FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA EJÉRCITO NACIONAL

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JEFATURA DE DESARROLLO HUMANO

COPIA No.__1____ DE__20___ COPIAS. COMANDO DEL EJÉRCITO NACIONAL BOGOTÁ, D.C, 30 de Agosto de 2010

DIRECTIVA PERMANENTE No.

009

/2010

ASUNTO: Directiva Clima Organizacional Ejército

AL: Estado Mayor del Ejército Nacional y Unidades Operativas Mayores.

1. OBJETIVO Y ALCANCE a. Finalidad

1. Impartir normas, criterios e instrucciones, para fortalecer el ambiente laboral a través del programa de Clima Organizacional al personal militar y civil en servicio activo de la Fuerza, con el propósito de detectar las necesidades a partir de las percepciones del personal con el fin de generar acciones de mejora enfocadas a la calidad de vida integral y dar el cumplimiento a los objetivos estratégicos del Ejército Nacional.

b. Referencias

1. Constitución Política de Colombia. Art 25

2. Clima Organizacional. Departamento Administrativo de la Función Pública. Abril de 2001. Bogotá

3. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública 1000:2009 Numeral 6.4

c. Vigencia

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“EFICIENCIA CON TRANSPARENCIA”

Calle 26 No. 52-00 Com. 3150111 Ext. 4201 Fax 2660421 www.ejercito.mil.co

[email protected] 2. INFORMACIÓN GENERAL

El clima organizacional, es el conjunto de percepciones, compartidas que los funcionarios desarrollan en relación con las características de su entidad, tales como las políticas, practicas y procedimientos, formales e informales que la distinguen de otras entidades e influyen en su comportamiento . El clima organizacional permite visualizar, una perspectiva que indaga sobre el acontecer, sentimientos y/o percepciones del trabajador, sus expectativas e incidencia directa sobre el ámbito laboral de la gestión para lograr un cambio estratégico”.

2.1 Características del Clima Organizacional

Las características del sistema organizacional generan un determinado clima, este repercute sobre las motivaciones de los miembros de la organización y sobre su correspondiente comportamiento. Este comportamiento tiene obviamente una gran variedad de consecuencias para la organización las cuales se ven reflejadas en la productividad, satisfacción, rotación y adaptación.

2.2 Variables del Clima Organizacional.

Las variables propuestas para la ejecución del programa clima organizacional se seleccionaron las siguientes variables, de acuerdo con las necesidades y características de cada población.

PERSONAL MILITAR

1. Motivación: Esta dimensión se refiere a las condiciones que llevan a los funcionarios a trabajar más o menos intensamente dentro de la Fuerza y permitirá observar los motivos, necesidades, esfuerzos y refuerzos.

2. Liderazgo: Es el grado de apoyo y orientación recibida por los jefes frente a las diferentes necesidades laborales de sus subalternos bajo su cargo.

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3. Trabajo en equipo: El conocimiento de la percepción

de esta variable, permite desarrollar la integración sincronizada de funciones y actividades apuntando al cumplimiento de los objetivos. 4. Comunicación: El estudio de la comunicación, permite visualizar las

redes de comunicación que existen dentro de la Fuerza (canales, medios, expresión de necesidades etc.)

5. Identidad: Desde el punto de vista organizacional, esta variable es el conjunto de relaciones y regulaciones de los principios, valores, normas y como esta ética es aplicada en la vida cotidiana tanto personal como laboral en el personal militar.

PERSONAL CIVIL

1. Reconocimiento: En esta variable se pueden apreciar los refuerzos o estímulos de la Fuerza frente al trabajo bien hecho.

2. Bienestar y calidad de vida: Esta variable corresponde a la forma en la cual la Fuerza genera espacios para la integración, esparcimiento, recreación, manejo de horarios y tiempo libre.

3. Puesto de Trabajo: Se evaluara si el funcionario cuenta con los recursos físicos adecuados y dentro de los parámetros exigidos por parte de salud ocupacional para el cumplimiento de sus funciones.

4. Cooperación: Esta dimensión permite observar el nivel de colaboración entre los funcionarios en el ejercicio laboral y en el apoyo material y humano que éstos reciben de la Institución.

5. Relaciones con el Superior: se evalúa el tipo de atmosfera social que se maneja dentro de la dependencia y la relación directa con los jefes y hasta que punto estos facilitan los apoyos necesarios.

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6. Identidad: Esta variable se evaluara en el personal

civil, con el fin de conocer que impacto tiene el sentido de pertenencia en sus funciones diarias y su nivel de compromiso con la Fuerza.

3. GENERALIDADES

Se han establecido criterios en la Fuerza, que han permitido coadyudar en las Unidades del Ejército Nacional, a que el Clima Organizacional de los Oficiales, Suboficiales y Personal Civil, se realice de manera descentralizada, permitiendo que se fortalezcan diferentes áreas de interés que beneficien a la Institución.

A través de la Directiva de Clima Organizacional se impartirán las políticas, criterios e instrucciones que deben cumplir los Jefes de Jefatura, Directores en el Cuartel General y los Comandantes a todo nivel; para ello se deberá realizar anualmente una evaluación del Clima Organizacional, que permita ejecutar, supervisar y evaluar las diferentes necesidades en el ambiente laboral, en beneficio de la Institución, de tal manera que el presupuesto asignado y los convenios existentes permitan avanzar en este tema.

3.1 OBJETIVOS DEL CLIMA ORGANIZACIONAL

Las solicitudes de Clima Organizacional deben estar orientadas a cumplir con los siguientes objetivos:

Contribuir al mejoramiento del ambiente laboral

Elevar el nivel de compromiso de los funcionarios del Ejército Nacional.

Fortalecer esfuerzos para la consecución de la misión de la Fuerza.

3.2 PROGRAMA DE CLIMA ORGANIZACIONAL

El Programa de evaluación del Clima Organizacional hará énfasis en generar espacios de evaluación, sensibilización y armonía en las relaciones laborales y personales, que faciliten el cumplimiento de la misión con compromiso y actitud favorable a ésta.

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3.3 FASES DEL DISEÑO DEL PROGRAMA ANUAL DE CLIMA ORGANIZACIONAL

Para formular el Programa de Clima Organizacional se deberá tener en cuenta las fases que a continuación se describen, y cuyo periodo se encuentra anexo a la presente Directiva así

I. SENSIBILIZACIÓN

II. APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO III. TABULACIÓN DE LA INFORMACIÓN IV. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN V. ACCIONES DE MEJORA

I. SENSIBILIZACIÓN:

Se reúne al personal militar y/o civil de la dependencia del Cuartel General del Comando del Ejército o la Unidad Operativa Mayor (baja de nivel).

En esta fase, el Oficial de Desarrollo humano, psicólogo o la persona asignada para esta fase, deberá tener en cuenta los siguientes criterios:

 Objetivo: Evaluar la percepción del ambiente laboral  Aplicación: Personal Militar y/o Civil

 Administración del Instrumento: Colectivo

 Tiempo de la Evaluación: Variable, entre treinta minutos y cuarenta minutos

 Material: Encuesta, bolígrafo

(Las unidades que no cuenten con personal civil deben omitir la encuesta para el personal civil)

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[email protected] II. APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO

Según la clasificación del personal, es decir, militar y/o civil, se debe administrar el material (encuesta) en forma individual así.

Ver anexo:

Formato No 1 Evaluación Clima Organizacional Personal Militar Formato No 2 Evaluación Clima Organizacional Personal Civil.

Posterior a este se debe leer la introducción del material y verificar si han entendido las instrucciones para diligenciar la encuesta. El Periodo a desarrollar esta fase: Septiembre del año en vigencia.

Se abre un espacio de posibles preguntas antes de iniciar el desarrollo de la misma.

III. TABULACIÓN DE LA INFORMACION

En esta fase, el Oficial de Desarrollo humano, psicólogo o la persona asignada, tomará el material recogido del personal civil o militar y hará el respectivo conteo de los mismos con el fin de evidenciar si posee todo el material en su totalidad y se clasificará las evaluaciones de acuerdo a la población militar y/o civil.

Posterior a este, Tabulará la información en general acorde al documento adjunto en la presente Directiva.

Ver anexo:

Formato No 3 Tabulación de la Información Militar Formato No 4 Tabulación de la Información Civil

Lo anterior debe tener el visto bueno del Jefe de Jefatura, Director o Comandante de Unidad. El Periodo a desarrollar esta fase: Octubre del año en vigencia.

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[email protected] IV. ANALISIS DE LA INFORMACION

En esta fase, el Oficial de Desarrollo humano, psicólogo o la persona asignada, en la Jefatura, Dirección, Dependencia o la Unidad Operativa Mayor, Menor y Táctica, realizará el análisis de la información en forma cuantitativa y cualitativamente.

Para esto, ingresará los porcentajes en el formato y la grafica automáticamente aparecerá en el formato. Acorde a los resultados, se orientará con el criterio de evaluación y describirá en la casilla de interpretación cualitativa de la variable a evaluar.

Ver anexo: Formato No 5 Análisis de la Información Militar - Civil

Los criterios de evaluación se encuentran entre los siguientes rangos: Nulo (0-20) Bajo (20-50) Medio (50-80) y Alto (80-100).

Lo anterior debe tener el visto bueno del Jefe de Jefatura, Director o Comandante de Unidad. El Periodo a desarrollar esta fase: Noviembre del año en vigencia.

V. ACCIONES DE MEJORA

Acorde al análisis de la información cualitativa y cuantitativa, se diseñarán acciones de mejora según las variables y acorde a los resultados: Medio, Bajo y Nulo. Se registrará en el documento adjunto a la presente directiva con las correspondientes acciones de mejora. Ver anexo Formato No 6 Acciones de Mejora.

Las acciones deben estar encaminadas a detectar la causa y evitar situaciones de inadecuada percepción en el ambiente laboral. Estas acciones, deberán ser reales, medibles y observables.

Lo anterior debe tener el visto bueno del Jefe, Director o Comandante de Unidad. El Periodo a desarrollar esta fase: Noviembre del año en vigencia.

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[email protected] 4. EJECUCIÓN

A. Misión General

El Comando del Ejército Nacional a través de la Jefatura de Desarrollo Humano en conjunto con la Dirección de Sanidad y la Dirección de Personal, programa, ejecuta y evalúa, las necesidades primordiales detectadas para garantizar el beneficio institucional.

B. Misiones Particulares I. DIRECCIÓN DE SANIDAD

a. El programa de Clima Organizacional dirigido al Personal Militar de la fuerza, se realizará a través de Dirección de Sanidad, Área de Psicología militar.

b. Diseña y fomenta políticas en materia de Clima Organizacional al personal militar en conjunto con la Dirección de Sanidad.

c. La Sección de Salud Mental, efectúa el análisis de la información conforme a los informes recibidos de la Jefaturas, dependencias y unidades operativas mayores del Ejército.

d. Realiza el seguimiento del Programa anual de Evaluación del Clima Organizacional de las Jefaturas, dependencias y unidades del Ejército, con base a las acciones de mejora.

II. DIRECCIÓN DE PERSONAL

a. El programa de Clima Organizacional dirigido al Personal Civil de la fuerza, se realizará a través de Dirección de Personal, Área de Altas, ascensos, Retiros y Carrera Administrativa.

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b. Diseña y fomenta políticas en materia de Clima Organizacional al personal civil en conjunto con la Dirección de Sanidad.

c. El área de Altas, ascensos, Retiros y Carrera Administrativa, efectúa el análisis de la información conforme a los informes recibidos de la Jefaturas, dependencias y unidades operativas mayores del Ejército.

d. Realiza el seguimiento del Programa anual de Evaluación del Clima Organizacional de las Jefaturas, dependencias y unidades del Ejército, con base a las acciones de mejora.

III. UNIDADES OPERATIVAS MAYORES.

a. Envían a la Jefatura de Desarrollo Humano del Ejército Nacional, a la Dirección de Sanidad (Personal Militar) y la Dirección de Personal (Personal Civil) las evaluaciones de Clima Organizacional, conforme a los plazos estipulados en la Matriz de Fase Diseño de Evaluación del Clima Organizacional.

b. Efectuar el seguimiento y control sobre las necesidades detectadas en el personal para facilitar integración en los factores personales y laborales c. Los Comandantes de las Unidades deberán enviar a la Jefatura de

Desarrollo Humano en forma semestral el informe de los avances en las acciones de mejora.

d. La Unidad Operativa Mayor, consolidará la información de las Unidades operativas menores y tácticas, los cuales deben ser enviados con copia a la Dirección de Sanidad y la Dirección de Personal y respectivamente en forma física y medio magnético.

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[email protected] 5. INSTRUCCIONES DE COORDINACIÓN

 El Oficial o Suboficial de Desarrollo Humano G-1 de las unidades Operativas Mayores tienen la responsabilidad de difundir la presente directiva a cada una de sus Unidades Subordinadas y así mismo, controlar la aplicación del mismo y desarrollo dentro de los periodos estipulados.  En el Cuartel General será la persona asignada por el Jefe o Director de la

dependencia y en las Unidades el oficial o suboficial de desarrollo humano.  Las solicitudes de Clima Organizacional deben dirigirse al señor Brigadier

Jefe de Desarrollo Humano del Ejército Nacional.

 Las Unidades apoyadas, implementaran una base de datos del personal evaluado, consolidando las evidencias correspondientes, para ser presentadas cuando se requiera a los organismos de control.

Brigadier General JOSE RAFAEL GONZALEZ VILLAMIL Jefe de Desarrollo Humano

Elaboró: TE. Sandra Bustacara Asesoró: AS. Diana Castellanos S Oficial Salud Mental Asesora JEDEH

Revisó:CR. CARLOS BEDOYA O. VoBo: CR. ALEXANDER CARMONA M. Director DIPER Director DISAN

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ANEXOS:

“A” Matriz de Fases del Diseño

“B” Formato No 1 Encuesta Personal Militar

“C” Formato No 2 Encuesta Personal Civil

“D” Formato No 3 Tabulación Personal Militar

“E” Formato No 4 Tabulación Personal Civil

“F” Formato No 5 Análisis de Información Militar- Civil

“G” Formato No 6 Acciones de Mejora

DISTRIBUCIÓN:

Copia No 1 Comando del Ejército

Copia No 2 Segundo Comandante y Jefe de Estado Mayor

Copia No 3 Inspección General del Ejército

Copia No 4 Jefatura de Operaciones

Copia No 5 Jefatura Logística

Copia No 6 Jefatura de Desarrollo Humano

Copia No 7 Jefatura de Educación y Doctrina

Copia No 8 Jefatura de Derechos Humanos y DIH

Copia No 9 Jefatura de Ingenieros

Copia No 10 Jefatura Financiera y Presupuestal

Copia No 11 Jefatura Jurídica

Copia No 12 Jefatura de Reclutamiento

Copia No 13 Primera División

Copia No 14 Segunda División

Copia No 15 Tercera División

Copia No 16 Cuarta División

Copia No 17 Quinta División

Copia No 18 Sexta División

Copia No 19 Séptima División

Copia No 20 Octava División

Original Dirección de Personal y Dirección de Sanidad

Autentica:

Brigadier General JOSE RAFAEL GONZALEZ VILLAMIL