Listas verificación revistas inspección

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LISTAS DE VERIFICACION

ECONOMATO Y CLASE I

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D O1. GENERALIDADES

1) La dependencia se encuentra en buenas condiciones de aseo,

organización y presentación.

2) El depósito cuenta con los elementos adecuados para su funcionamiento y el almacenamiento de los víveres.

3) Se almacenan elementos nocivos o tóxicos que contaminen los víveres.

4) Los Víveres se encuentran clasificados por tipos o clsaes y correctamente almacenados.

5) Cada Artículo tiene su correspondiente tarjeta indicando nombrs y existencias actualizadas.

6) El Economato está dotado de refrigerados o cuarto frío para el almacenamiento de los víveres que lo requieren.

7) El depósito ofrece buenas condiciones de seguridad y está dotado del correspondiente puesto de incendio.

b. Documentación

1) Se llevan los documentos de consulta teles como:

Manual de Control Fiscal, Manual de Contabilidad, Directivas y Circulares actualizadas.

2) Se encuentran organizados en carpetas respectivas las copias

de: Contratos Sin Formalidades Plenas, ordenes de Suministro, Planillas , Cuenta diarias de alimentación, Actas, Oficios llegados y Salidos, boletines diarios con los movimientos causados.

3) Se lleva el kárdex actualizado con los movimientos de entradas y salidas diarias, para el control de la existencia de víveres.

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LISTA DE VERIFICACION

ECONOMATO Y CLASE I

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D

4) Existe el Manual de Funciones y Procedimientos del Economoto, elaborado por la Unidad.

c. Entrada de Víveres

1) El recibo de víveres se encuentra respaldado con el comprobante de entrada.

2) Los víveres relacionados en cada comprobante de entrada están de acuerdo a especificaciones, cantidades, peso, medidas y marcas.

3) Se lleva el control adecuado de los víveres ingresados con base en los Contratos Sin Formalidades Planeas, mediante el registro en el li bro a cargo del Oficial de Servicio.

4) Los víveres ingresados al economato corresponden a los Contratos Sin Formalidades Plenas que aparecen registradas

en el libro control de la partida de alimentacion a cargo del ordenador del gasto.

5) Las entradas de los víveres adquiridos por avances y fondo específico se están legalizando en forma correcga y oportuna. 6) Se están legalizando los ingresos de víveres recibidos por

sobrantes, reintegros, traspasos y donaciones.

d. Salida de Víveres

1) Los víveres suministrados al rancho, para la confección de los alimentos, están de acuerdo al menú y parte del rancho.

2) Las entregas de los víveres al rancho, bases de patrullaje y puestos destacados en O/p. están legalizados oportunamente por medio de órdenes de suministro, planillas y comprobantes de salida.

3) Los suministros de víveres al rancho y áreas de orden público, se está considerando porcentaje adecuado para compra de víveres frescos

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LISTA DE VERIFICACION

ECONOMATO Y CLASE I

4) En las planillas por suministro de víveres a Unidades de Orden Pública, se está considerando el porcentaje adecuado para compra de víveres frescos.

5) Los comprobantes de salida por víveres suministrados a puestos destacados, patrullas, personal en terreno, etc., son elaborados separadamente de aquellos que se entregan al rancho de tropa. 6) El descargo de los artículos perdidos, por hurto, robo, causas

fortuítas o fuerza mayor, se está legalizando con base a un comprobante de salida y fallos correspondietes.

7) Se está registrando en los comprobantes de salida de víveres, el número de soldados que de acuerdo al parte de rancho toman alimentación en la Unidad.

e. Elaboración y Cumplimiento del Menú

1) Se está elaborando el menú de acuerdo a vívers incluídos en el Plan de Abastecimientos.

2) Los víveres que se entregan para la confección de la alimentación corresponde al menú aprobado.

3) En el menú aprobado se incluye el refrigerio correspondiete.

f. Devolcuiones de Alimentación

1) Se están efectuando oportunamente las devoluciones de alimentación por permisos mayores de 72 horas y licencias concedidas al personal de soldados.

2) Se incluye en las planillas de devoluciones de alimentación únicamente al personal de soldados autorizados por los respectivos Comandantes y òrdenes de día.

3) Se están efectuando las devoluciones de alimentación al personal de cuadros que teniendo derecho a la partida de alimentación por orden público, no haya tomado los alimentos correspondientes.

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LISTA DE VERIFICACION

ECONOMATO Y CLASEI

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D g. Cuenta Diaria de alimentación

1) Se están elaborando en forma oportuna y correcta los cuadros de la cuenta diaria de alimentación, de acuerdo a comprobantes de entradas, salidas, Contratos Sin Formalidades Plenas y registros en el libro control de vìveres del Oficial de Servicio.

2) El saldo de víveres que pasa de un mes a otro es igual en su valor y cantidades al inventario realizado al cierre mensual de novedades.

3) Las existencias de víveres en depósito están de acuerdo en cantidades y valores registrados en las respectivas tarjetas de control (kárdex) y cuenta diaria de alimentación.

h. Rancho de Tropa

1) La presentación, asep. higiene, dotaciones de menaje y utensilios para prestación del servicio, son adecuados y suficientes.

2) El personal que labora en el rancho tiene y usa los uniformes reglamentarios para preparar y servir los alimentos.

3) El personal integrante de las dependencias del Economato y Rancho de Tropa tiene la certificación sanitaria debidamente actualizada.

4) La calidad, cantidad y variedad de la alimentación se considera excelente? (Verifique mediante entrevistas con los soldados y tome una o varias comidas selectivas.

i. Cuenta Fiscal

1) Se está rindiendo oportunamente la cuenta fiscal consolidada a cada una de las dependencias dispuestas en el Manual de Control fiscal dentro del plazo determinado y con todos los documentos reglamentarios, verficar en la sección de Contabilidad.

2) Se ha tramitado la información correspondiente para la consitución del seguro del cargo y empleado de manejo.

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LISTA DE VERIFICACION

ECONOMATO Y CLASE I

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D 3) Existen observaciones de fondo o glosas pendietes formuladas

por parte de las dependencias encargadas del exámen y control fiscal de las cuentas.

4) Se están incluyendo para legalización en la cuenta fiscal la totalidad de los movimientos causados durante el mes por entradas y salidas de víveres.

5) Se están elaborando los comprobantes y documentos que intregran la cuenta fiscal de acuerdoa las normas vigentes.

6) Los saldos de las cuentas del Activo y Transitorias tomadas de meses anteriores que figuran en el balance son correctos? (Verificar en la Sección de Contabilidad).

7) Se están aplicando los asientos de contabilidad por los movimientos y correcciones causados de acuerdo a normas vigentes.

8) Verificar que el empleado de manejo rinda diariamente a la Sección de Contabilidad el boletín diario con los documentos de soporte correspondientes.

9) Revisar y anallizar los procedimientos de control interno que se aplican en el manejo de bienes.

10) Se constituyen responsabilidades pendietes por faltantes o pérdidas de víveres.

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LISTA DE VERIFICACION

ALMACEN DE INTENDENCIA CLASES II Y IV

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D 01. ORGANIZACION Y FUNCIONAMIENTO

a. La organización, clasificación, distribución y almacenamiento de los elementos es adecuado.

b. Es suficiente la estantería y tarimas para el correcto almacenamieto de los elementos, su organización facilita el movimiento del material y su evacuación en caso necesario.

c. La seguridad física y ambiental del almacén, son adecuados.

d. El material se encuentra identificado en forma individual mediante tarjetas que indique su existencia.

e. El orden, aseo y presentación de la dependencia son adecuados.

02. DOCUMENTACIÓN

a. Se dispone de los documentos de cosulta necesarios para el manejo y control de los bienes.

b. La documentación de la dependencia se encuentra correctamente organizada.

c. Las copias de las cuentas fiscales que se llevan en archivo de la Sección Contable facilitan su consulta.

d. Las funciones fijadas al almacenista en la Directiva Logística de Intendencia y Manual de Funciones y Procedimientos están en un lugar visible y son aplicadas por el empleado de manejo.

03. ENTRADA DE ALMACEN

a. Se han elaborado las actas de recpeción del material recibido por remeses y se han efectuado las entradas oportunamente.

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LISTA DE VERIFICACION

ALMACEN DE INTENDENCIA CLASES II Y IV

b. Las dotaciones de material se han recibido en forma oportuna y completa.

c. Se ejerce control de calidad de los elementos recibidos por remesas, y se han enviado los informes al Comando Superior.

d. d. El acta de los uniformes camuflados, está registrada la numeración impresa de fábrica.

e. Las entradas de elementos por compras con dineros de partidas fijas Especiales Oficiales, están legalizadas con base a los Contratos Sin Formalidades Plenas, según el libro de Control de Inversión de las Partidas.

f. Los reintegros de material en servicio se están legalizando con ascta y comprobantes de entrada.

g. Se han elaborado las acgas de avalúo de elementos donados, sobrantes de inventario, producción, aprovechamiento, recuperación, etc. nacimiento, y avalúo de semovientes y se han dado de alta en la Cuenta Fiscal.

h. Los elementos adquiridos con dineros de avances se encuentran dados de alta.

i. Los elementos devoluitivos adquiridos con dineros de caja menor se han incorporado en la cuenta fiscal.

j, Se está aplicando correctamente la imputación contable y clasificación de los elementos en los comprobantes de entrada.

k. Las entrads de los bienes son supervisadas por las personas encargadas del Control Fiscal.

l. Se está enviando a la Intendencia General para la actualización de cargos, copia de los Comprobantes de entrada de elemenots devolutivos adquiridos, donados, sobrantes de inventarios, producción, aprovechamiento, recuperación, nacimiento de semovientes, etc.

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m.El almacenista legaliza fiscalmente el material de vestuario servible, reintegrado del servicio.

n. Los combustibles se encuentran legalizados mediante comprobantes de entrada y salida en forma simbólica.

ñ. Revisar y analizar los procedimientos de Control Interno que se aplican en el manejo de los bienes.

04. SALIDA DE BIENES

a. Las entregas de elementos están respaldadas por la Orden de Suministro, expedida por la respectiva autoridad ordenadora.

b. Los comprobantes de salida son elaborados oportunamente, con base a la orden de suministro y legalización mediante las firmas correspondientes.

c. La salida de almacén del vestuario de dotación es legalizada fiscalmente en forma definitiva y el control en servicio queda a cargo de la parte administrativa.

d. Se está incluyendo en los comprobantes de salida o en cata la numeración impresa de fábrica de los uniformes camuflados.

e. Igualmente las prendas de uso personal diferentes a los uniformes miliatres, son descargados fiscalmente en forma definitiva del almacén, se incluye en este procedimiento los uniformes deportivos. f. En la salida de repuestos para vehículos o equipos, queda registrado

en el comprobante la identificación de cada uno de ellos. Se prohibe el suministro de repuestos a vehículos particulares.

g. En las entregas de bienes para trofeos, premios y obsequios protocolarios, los comprobantes están firmados por el funcionario encargado del retirarlos, indicando los nombres de los beneficiarios. h. Es correcta la imputación contable registrada a cada comprobante de

salida y a los elementos se les aplica las mismas agrupaciones que aparecen en los comprobantes de entrada.

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i. Se están marcando los uniformes camuflados en las Unidades Fundamentales con el número del Código del Usuario, al recibo de los mismos.

05. KARDEX GENERAL Y ADMINISTRATIVO

a. Los movimientos por entradas y salidas en las tarjetas kárdex de elementos en depósito y en servicio se realizan oportunamente, con base en los comprobantes .

b. La suma de las tarjetas de material fiscal es igual a las que refleja el boletín diario al análisis del movimiento del almacén por grupos de inventarios.

c. Las cantidades de elementos registrados en las tarjetas kárdex de control de material administrativo, coincide con el cuadro de situación que se lleva en el almacén, cuadro de distribución del S-4 y actas de conformación de cargos, entre el almacén, S-4 y Unidades Fundamentales.

d. Las actas de confrontación de los cargos entre el almacén y el S-4 y Unidades Fundamentales se elaboran trimestralmente.

e. Comprobados los registros en las tarjetas kárdex de elementos en depósito, se efectúa una prueba selectiva con base a un mínimo de 30 elementos.

f. Existen elementos en calidad de préstamo o en forma permanente. g. Determinar el material no utilizado en la Unidad para su

redistribución.

h. Comprobar existencias de material de campaña, equipo y vestuario, determinando las necesidades más urgentes de la Unidad.

i. Se elaboran actas de traspaso de material administrativo entre Unidades Fundamentales y Tácticas.

j. Los cargos de la Unidad están de acuerdo con los que le figuran en la Intendencia General.

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k. Verificar que los saldos que demuestra el boletín diario coincidan con los de las tarjetas kárdex.

06. BAJAS FISCALES ADMINISTRATIVAS

a. Se ha ejecutado algún plan de recuperación de material antes de tramitar su baja fiscal.

b. Para el trámite de las bjas fiscales, se elaboraron los documentos dispuestos en el Manual de Control Fiscal.

c. Las bajas de material administrativo, son legalizadas con actas y los elementos incluídos en las mismas son los que han egresado en forma definitiva al servicio.

d. Los Uniformes Camuflados inservibles se dan de baja en forma separada de los demás elementos, relacionando el número del Código del usuario o el impreso en fábrica.

e. Las copias de las actas de bajas fiscales y administrativs se están enviando a la Intendencia General para actualización de cargos. f. El material administrativo recibido por licenciamiento, es concentrado

por el S-4 para su clasificación, reintegrando el servible al almacén con acta y legalización, el inservible por baja administrativa.

07. INVENTARIO FISICO

a. En la elaboración de los inventarios parciales a 31-DIC, se cumplió con los requisitos establecidos en el Manual de Control Fiscal.

b. Se ha elaborado el resumen general de los inventarios por depdendencias y cuentas de balance.

c. Se lleva el control permanente de los movimientos causados en los inventarios, por suministro y reintegros.

d. En la revisión selectiva de inventarios con las dependencais, se encontraron diferencias.

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DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D 08. CUENTA FISCAL

a. Cada uno de los documentos que integran la Cuenta Fiscal, se elaboran de acuerdo con las normas y disposiciones vigentes. Verificar en la Sección Contable.

b. Verificar que las cuentas fiscales de bienes se estén legajando en un solo paquete y enviando al as dependencias encargadas de su revisión y aprobación de acuerdo a las instrucciones impartidas en la Circular No. 168970 Complementaria a la Directiva No. 0049/93 y No. 201527/94.

c. Se está contabilizando la mano de obra y otros gastos cancelados que afecten las cuentas instalaciohnes y cosntrucciones en proceso, adiciones en proceso, adiciones- mejoras y productos en proceso. d. Las obras incluídas están respaldadas por las respectivas actas de

terminación de las mismas, se están efectuando los movimientos contables en el balance de la Cuenta Fiscal, mediante asientos adicionales con cargo a la respectiva cuenta de bienes inmuebles. e. E l acta de visita administrativa mensual se está elaborando de

acuerdo al formato e instrucciones de la Circular No. 96786 del 30 de Septiembre/81.

f. Se han formulado glosas y observaciones a la Cuenta Fiscal y se ha dado respuesta oportunamente. Verificar en la Sección de Contabilidad.

g. Verificar la correcta consolidación contable que se envía trimestralmente en el reporte de Fondos y Bienes a la respectiva Sección Territorial.

h. Verificar que la Sección Contable cuente con un Auxiliar de Bienes con conocimientos en el manejo de éstas cuentas.

i. Verificar que el empleado de manejo rinda diariamente a la Sección de Contabilidaad el boletín diario con los documentos de soportes correspondientes.

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j. Verificar que diariamente se efectúen los registros contables en los libros auxiliares de Bienes, acorde con el boletín diario y que sean llevados en folios separados por cada almacén y consolidados por cada cuenta de balance los saldos de cierre mensual.

09. MANTENIMIENTO EN GENERAL

a. Se ha efectuado mantenimiento preventivo al material en servicio y en depósito.

b. Se cumplen las normas< de conservación y mantenimiento en general, dispuesta en la Directiva Logística de Intendencia.

10. TALLERES

a. En los horarios de trabajo de los talleres se incluye atención para el almacén, Unidades Fundamentales y otras dependencias.

b. Los talleres disponen de suficiente herramientas accesorios y materias primas para la ejecución de los trabajos.

c. Las labores realizadas se encuentran autorizadas por la respectivas orden de trabajo.

d. Las actividades desarrolladas se encuentran registradas en la respectiva libreta de control de trabajo del Jefe del taller.

e. Los trabajos particulares que ocasionalmente se autorizan son cobrados y sus valores consignados con destino al Fondo Interno de la Unidad.

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LISTA DE VERIFICACION INTENDENCIA LOCAL

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D 01. ORGANIZACIÓN

a. De acuerdo a TOE Vigente

1) Existe en la Unidad TOE Vigente.

2) El Comandante tiene la TOE de la Intendencia Local

3) La Unidad cuenta con las dotaciones de personal indispensables para el cumplimiento de la misión.

4) la Unidad tiene las dotaciones de material y equipo indispensables para el cumplimiento de la misión.

5) Se han hecho las gestiones para subsanar las limitaciones de la Unidad.

b. Conocimiento, Organización, Capacidades y Limitaciones de la Unidad

1) El Comandante de la Intendencia Local conoce la organización, misión y capacidades de la Unidad apoyada.

2) El Comandante de la Intendencia Local conoce las limitaciones de la Unidad apoyada.

3) El personal integrante de la Intendencia Local conoce la organización, misión y capacidades de ésta.

4) Constatar la organización de la TOE de la Intendencia Local en forma selectiva o total.

5) El personal conoce sus funciones, las tiene escritas y las aplica.

c. Estabilidad en los cargos

1) El personal de la Intendencia ha mantenido una adecuada estabilidad.

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2) Los relevos se hacen periódicamente, teniendo en cuenta el tiempo mínimo de permanencia en cada cargo.

d. Empleo de Personal y Unidades Según su Especialidad

1) Se emplea el personal en cargos de acuerdo a TOE.

2) Se emplea el personal teniendo en cuenta su especialidad y experiencia.

3) Los cargos de almacenistas son desempeñados por el personal idóneo.

4) la Intendencia Local se emplea como Unidad Fundamental de apoyo administrativo a la Unidad Táctica.

5) El personal del Cuerpo Administrativo se desempeña en su profesión y especialidad, o por el contrario no tiene aplicación a la Unidd.

02. DOCUMENTACION

a. Conocimiento y empleo del Reglamento de Correspondencia y Archivo

1) La documentación de la Intendencia Local se encuentra elaborada, organizada y archivada de acuerdo al Reglamento de Correspondencia y Archivo FF.MM.-3-25.

2) La clasificación decimal de la documentación es correcta, compare varios documentos de acuerdo a su contenido con la clasificación del Reglamento.

3) Se utiliza la boleta de desglose cuando se sacan documentos para consulta. Se sabe quien los tiene.

4) El archivo activo está organizado con documentación vigente.

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INTENDENCIA LOCAL

5) Se ha clasificado el archivo general y enviado al archivo general del Ministerio de Defensa de acuerdo al calendario anual.

6) El archivo secreto está organizado y se maneja de acuerdo a las normas del Manual de Seguridad Militar FF.MM-201.

b. Conocimiento del SOP de la Unidad.

1) El personal de la Sección conoce el SOP de la Unidad.

2) Se difunden las normas al nivel de mando acorde con el grado de responsabilidad.

3) Además de conocer el SOP, se cumple a cabalidad por parte de los integrantes de la Unidad.

c. Conocimiento de las Directivas Vigentes

1) En la Unidad existen por lo menos las siguientes directicvas y normas vigentes, el personal responsable de cada área las conoce?:

- Directiva Permanente de Administración y Logística 400-2/93. - Directiva Permanente No.0049/93 “Creación Secciones de

Contabilidad y Tesorería

- Directiva Permanente No 034/94 “Disposiciones Administrativas.

- Directiva Permanente de Sistematización de materiales. - Directiva Administrativa de Régimen de Adquisiciones - Directiva Logística de Sanidad

- Directiva Logística de Intendencia - Directiva Logística de Comunicaciones - Directiva Logística de Armamento - Directiva Logística de Transportes

- Directiva Logística de Remonta y Veterinaria - Directiva Logísitca de Ingenieros

- Directiva Permanente No. 0135/96 “Procedimientos para el manejo de Fondos Internos.

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d. Conocimiento de normas y órdenes relacionadas con la sección o dependencia emitidas a la fecha

1) En la Intendencia se tienen la s siguientes normas administrativas:

- Manual de Control Fiscal No. 048 (´Resolución No. 010731/84 de la Contraloría General de la República.

- Manual de Contabilidad para el Ministerio de la Defensa Nal. - Circular No. 168790/73 Complemento Directiva No. 0049/93 - Circular No. 201010 Reglamentación Ley 80/93

- Reglamento de Procesos Ádministrativos por Pérdida o daños de los bienes de propiedad o al servicio del Ramo de la

Defensa.

- Decreto No. 135/96 por el cual se autoriza el Fondo Interno. - Recopilación de Normas y Disposiciones de Carácter

Permanente de Asuntos Administrativos y Logísticos organizadas por áreas.

- Manuales y Reglamentos relacionados con el área Logística. 2) Tiene y utiliza la hoja de trabajo, está bien organizada,

actualizada, sierve como ayuda y cubre todas las áreas de responsabilidad.

3) Tiene organizadas las actas de: - Internas de la Unidad.

- De entrega de material S-4

- Copia de actualización de cargos a las Unidades Fundamentales

- De reintegro de material de las Unidades - De revista de armamento y conteo de munición - De revistas practicadas por el Oficial de Logística

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- De Junta de Compras

- De reuniones administrativas

- De cruce de cuentas entre los libros de la Contaduría y los de la Intendencia Local.

- De recepción de material por traspaso de otras Unidades. - Varias de asuntos administrativos de la Unidad (Nacimientos,

Defuciones de Semovientes, Sobrantes o Faltantes de inventarios, bajas de material, etc.).

4) Tiene copias de los planes e informes de: - Abastecimientos y cuadro de distribución. - Mantenimiento

- De Inversión de Fondo Interno - Informes sobre Fondo Específico - Devoluciones de alimentación

- Informes de personal con derecho a partida de alimentación de orden público o cobertura de fronteras.

- Informe de personal hospitalizado y en la enfermería del Ejército.

5) Copia del Menú mensual para tropas y casinos 6) Planillas de lavado de ropa

7) Cuado de inspecciones de mantenimiento en todas las áreas. 8) Carpeta con copia de Contratos sin Formalidades Plenas por

Artículos y Objetos.

9) Carpeta con copia de facturas tramitadas y canceladas por Artículos y Objetos.

10) Libro registrador de Contratos sin Formalidades Plenas por Artículos y Objetos.

11) Carpeta de órdenes del día de la Unidad Táctica.

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Objetos.

e. Facilidad de Consulta

1) Los documentos se pueden consultar fácilmente.

2) El personal de la Sección puede consultar y localizar fácilmente

cualquier documento.

3) Posee la Sección copia de las O.A.S. del Comando del Ejèrcito y de la Unidad Táctica.

03. EJECUCION PRESUPUESTAL

a. Cumplimiento Planes de Abastecimientos y Mantenimiento

1) Los planes se han ejecutado con prontitud y eficiencia?. Los Abastecimientos están acordes con las adquisiciones.

2) Las Unidades fuera de guarnición se abastecen oportunamente. 3) La Unidad Táctica emplea los elementos de la Compañía de

ASPC, para cumplir la función de abastecimientos.

4) Existen procedimientos sobre entrega, empaque, embalaje, transportes y seguridad para los abastecimientos de todas las clases fuera de la sede de la Unidad.

5) Existen las tablas que regulan el consumo y suministro de víveres.

6) Se han suministrado dineros, en cantidad adecuada para víveres frescos de unidades en campaña, destacadas en orden público, se ha previsto reservar para cancelaciones planillas por devoluciones de alimentación.

7) El Plan de Abastecimientos permite cumplir el Plan de Mantenimiento mensual de la Unidad?

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(Transportes, Armería, zapatería, albañilería, plomería, y comunicaciones) y compárelos con el Plan de Mantenimiento. 9) Cruce las adquisiciones (Contratos Sin Formalidades Plenas)

contenido del Plan de Abastecimientos, contra los Artículos y Objetos de mantenimiento y verifique las cantidades de los Artículos para cada trabajo programada.

10) Compruebe la existencia de copia de las órdenes de trabajo a los diferentes talleres de la Unidad y verifique su ejecución. Evalúe el rendimiento y calidad de los trabajos que se realizan en los talleres de la Unidad.

11) Revise las normas que tiene la Unidad para mantenimiento preventivo de I Escalón por parte de los usuarios en las áreas de armamento, intendencia, sanidad, comunicaciones, transportes, granjas, remonta y veterinaria, instalaciones, predios, áreas de instrucción, deportes, polvorines, etc.

13) Verifique las revistas efectuadas por parte del S-4 e Intendente Local para etablecer las novedades e incluír en los Planes de Mantenimiento.

14) Se conocen y cumplen los trabajos autorizados parca cada escalón de Mantenimiento.

15) Se han gestionado al Comando Superior los requerimientos de Mantenimiento de III Escalón (Batallòn de ASPC), IV y V Escalón (Intendencia General).

16) Los talleres cuentan con herramienta y equipos suficientes y adecuados para ejecutar los trabajos.

17) Los Planes establecidos en las diferentes áreas de responsabilidad del Oficial de Logística, contempla las necesidades prioritarias, teniendo las partidas presupuestales asignadas.

18) Los planes fueron elaborados con base en los requerimientos debidamente aprobados por el Comando de la Unidad.

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19) Se ha venido ejerciendo un control sobre el estado de mantenimiento y conservación del equipo para el empleo inmediato.

20) Como se ha llevado a cabo la recuperación del equipo y mantenimiento, conservación del equipo para el empleo inmediato.

21) Qué recomendaciones se han presentado para empleo, distribución o destrucción del material obsoleto y qué medidas se tormaron al respecto.

22) Cúales fueron las actividades desarrolladas en lo relacionado con las coordinaciones y empleo de los transportes en general.

23) Qué recomendaciones se han presentado a los Comandantes de la Unidad sobre el mantenimiento de las redes de acueducto, energía y teléfono.ç

24) Las actas de recepción de materiaol se han elaborado oportunamente y figuran relacionadas las novedades estableciendo responsabilidades.

b. Junta de Compras (Resolución 00146 del 16-MAR-94)

1) En el Comando del Ejèrcito

Con voz y voto

- Delegado del Comandante, del Director o Subdirector,

Ordenador del Gasto que firma el Contrato Sin Formalidades Plenas.

- Jefe del Departamento E-4 Ejèrcito. - Jefe del Departamento Financiero

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D - Director de Adquisiciones

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Con voz y sin voto

- Cotizador

- Almacenista respectivo

2) En las Unidades Operativas Menores, Unidades Tácticas y Especiales:

Con voz y voto

- Delegado del Comandante

- Oficial B-4 o S-4 o Jefe Sección Administrativa - Intendente Local.

Con voz y sin voto

- Cotizador

- Almacenista respectivo

El acta debe contemplas en lo posible

- Nombre de los proveedores (Seleccionados y no seleccionados).

- Artículos seleccionados.

- Sitio, lugar y dirección de adquisiciones. - Cantidad requerida.

- Precio Unitario. - Valor total.

- Capacidad de suministro. - Observaciones.

2) En la oficina se encuentran las cotizaciones para la adquisiciones de bienes muebles y obras públicas.

3) Cotizaciones analizadas y adjudicadas buscando beneficio para la Institución en cuanto a precios y calidad de los bienes y servicios ofrecidos, plazxos de entrega, capacacidad económica. 4) Los Oferentes garantizan capacidad y seriedad en el

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5) A la junta asiten asesores técnicos y peritos que indican deficiencia y presentan recomendaciones favorables.

6) Se analizan muestras y se mantienen por un tiempo prudencial para confrontación.

7) Los Contratos sin Formalidades Plenas se elaboran con base en la Junta de Compras.

c. Proceso de Adquisiciones y Suministros

1) Las cotizaciones aprobadas aparecen firmadas por los que intervinieron en la Juntas de Compras y las no favorecidas con las anotaciones correspondientes.

2) Las adquisiciones de bienes muebles y ejecución de obras se sujetan a los requisitos establecidos en le Ley 80/93.

3) Verfique que los formularios para los Contratos sin Formalidades Plenas se hayan dilligenciado correctamente:

- La distribución se hace en forma oportuna y como está dispuesto (original para el Proveedor, copias para: archivo de la oficina del ordenados de gastos, almacén , contaduría). - Las anulaciones de los Contratos sin Formalidades Plenas

que se hayan hecho necesariamente han debido ser dispuestas por el Ordenador del Gasto.

- La adjudicación de los contratos sin Formalidades Plenas se han hecho preferencialmente a firmas que tengan: capacidad solvente de reconocido prestigio y en lo posible mayoristas.

4) Verifique las facturas comerciales, cuentas de cobro, órdenes de ejecución de obras o prestación de servicios:

- Son elaborados por el proveedor sujetándose a los Contratos Sin Formalidades Plenas con la firma, potsfima, sello y

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número del Nit o Cédula de ciudadanía de la persona o razón social de quien tramite la cuenta.

- Que contenga la descipción detallada de los elementos, obras o servicios, cantidad, valor unitario y valor total.

- Que se hayan tramitado a las secciones de Contabilidad y Tesorería con el Comprobante de Egreso, anotadas con el cheque diligenciado y con la relación establecida para tal fin. - Los registros contables se han producido en los libros de

control en forma clara, precisa y oportuna.

5) Se está dando cumplimiento al Decreto 1477 de Sept/95.

d. Partidas Fijas y Especiales

1) La inversión de las partidas se han hecho con base en las delegaciones, ley de presupuesto, órdenes de giro y orden administrativa de partidas fijas.

2) Las partidas fijas fueron comprometidas siguiendo las prioridades y ejecutadas dentro del mes al cual corresponden.

3) Las partids especiales fueron invertids de acuerdo co su destinación y a su debido tiempo. Analice las fechas en que se recibieron los giros y cuando se efectuaron los pagos por este concepto.

4) Se cumplen los requisitos establecidos en la Ley 80/93. 5) Si no se adquieron compromisos por sumas superiores a las

signadas (100 Salarios Mínimos)

6) La nominación de la reserva de cada vigencia anterior se hizo siguiendo las instrucciones de la Circular de Cierre de Vigencia. 7) Los reintegros por sobrantes y apropiaciones enviados a la

Tesorería Central obedecen a saldos sin compromisos justificados

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e. Manejo de Chequeras

1) Los talonarios de chequeras necesarios para atender el movimiento de las cuentas oficiales, están soportados con solicitudes escritas, firmadas y sello que lo reconoce como tal, registrada en Entidad Bancaria.

2) Verifique la existencia de chequeras disponibles por utilizar tomando como base las solicitudes y cheques descargados de los Libros Auxiliares.

3) Revisar los libros auxiliares de bancos y determinar que no figuren cheques girados al portador.

4) Compruebe si existen chequeras de otros bancos que por cualquier circunstancia no fueron utillizadas y averigue el motivo el motivo por el cual no se han destruído y elaborado el acta correspondiente.

5) Cerciórese de los procedimientos empleados por el Intendente Local o su equivalente, cuando se hayan presentado pérdidas de cheques en blanco, tesorero y auditor, número y serie del formulario (extraviado).

6) Se difundió la noticia a través de la prensa hablada y escrita con todos los detalles, previniendo la utililzación delictuosa de los cheques robados.

7) Los cheques se elaboraron en la oficina del ordenador del gasto, siguiendo un orden de numeración consecutiva dentro de las series de cada una de las cuentas corrientes.

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D f. Cancelación de Proveedores

1) Los pagos en general son efectuados por el Tesorero con la intervención del Oficial Ejecutivo y Segundo Comandante, o en su efecto el oficial delegado por el Comando de la Unidad.ç

(25)

2) Los descuentos de Ley se liquidan correctamente (Retefuente y Reteiva).

3) Los pagos realizados a proveedores de otras plazas, se efectúan mediante cheques giros y enviados con oficio remisorio.

4) Si la cancelación de compromisos a entidades oficiales, a nombre de los organismos se hace únicamente con cheques cruzados y con la leyenda “Consígnese en cuenta Oficial no negociable”.

5) Compruebe los procedimientos utilizados por el responsable sobre cheques extraviados en poder del beneficiario.

- El beneficiario avisó por escrito al Tesorero inmediatamente. - El Tesorero comunicó por escrito al banco ordenando no pagar

el documento negociable.

- La entidad bancaria expidió la certificación indicando que a la fecha el cheque no se ha hecho efectivo y se dispuso lo pertinente para no pagarlo.

6) Los pagos a personas diferentes al primer beneficiario, se hacen con autorización permeante o por una sola vez y poderes autenticados por autoridad competente.

7) Al pago de pensiones con autorizaciones o poderes, se exige la certificación de supervivencia expedida dentro del mes al cual corresponde la mesada.

8) Comprobar si los ordenadores del gasto, personal administrativo y personal subalterno orgánico de la oficina de la Tesorería y empleados de la Auditoría Fiscal cobran valores pagados por la misma dependencia, actividad ésta prohibida en el Manual de Control Fiscal.

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D g. Verificación de Proveedores

1) Verifique las circulares trimestrales enviadas por el Ordenador del gasto, a los proveedores y confronte el Estado de Cuentas con el informe que éstos rinden y la información registrada en el kárdex.

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2) Comprobar si los Contratos sin Formalidades Plenas coinciden con las facturas comerciales.

3) Visite en lo posible a todos los proveedores y observe que los valores comunicados al ordenador de gastos concuerde con el kárdez y determine si los originales de los Contratos sin Formalidades Plenas pendientes de pago se encuentran en poder del Oferente o Comerciante y tenga en cuenta en las fechas de elaboración, imputación presupuestal y firma del ordenador del gasto.

h. Cruce de Cuentas

1) En el cruce de cuentas mensual, participa el ordenador del gasto,

empleado que lleva los libros de control de facturas y Contratos sin Formalidades Plenas, jefes de la Sección de Contabilidad, Tesorería y firmas de los que intervinieron.

2) Concuerdan los valores que figuran en los libro, justificación de los ajustes, Contratos sin Formalidades Plenas y Comprobantes de Egresos en el Trámite de pagos.

3) Analice los registros de los libros de control de facturas y Contratos sin Formalidades Plenas en cuanto a contraasientos o anulaciones, contaduría y empleados de la Auditoría Fiscasl cobran valores pagados, establezca sus causas, saldo en contra, balance y firmas.

4) Practique un cruce de cuentas del libro de facturas con el libro registrador de Contratos sin Formalidades Plenas y analice los saldos resultantes que indican la ejecución oportuna y correcta de las partidas.

5) Verifique selectivamente la entrada de elementos que figuran en las facturas comerciales con el libro que lleva el Oficial de Servicio y aparecen relacionadas en las órdenes de entrada de bienes

6) En los cruces de cuentas figuran ajustes en ninguno de los rubros a excepción de las partidas asignadas mediante

(27)

delegaciones de autorización; se puede evidenciar que los registros son oportunos, coordinados con la Sección de Contabilidad y que la función se cumpla a cabalidad.

i. Funcionamiento de Comisiones Administrativas

1) Compruebe si el ordenador de gastos ejerce un control permanente sobre las estancias suministradas diariamente, extras en general, recaudos en efectivo por extras y valor de los víveres suministrados.

2) Revise los comprobantes de diario con los inventarios de existencias y determine los procedimientos en las ventas de contado y a crédito.

3) Verifique si el Intendente Local o su Equivalente, Presidente Honorario, Ejecutivo y Segundo Comandante de la Unidad, han revisado los libros y se encuentran firmados en las fechas previstas para los cierres mensuales, para casinos y tienda del soldado.

i. Reuniones Administrativas

1) Las actas mensuales contemplan todas las informaciones relacionadas con los gastos de las partidas asignadas, incluyendo las cuentas de los Casinos y Tienda del Soldado. 2) Se han hecho sugerencias, conceptos y observaciones de interés

que redunden en beneficio común para la buena marcha de la administración de la Unidad y compruebe las medidas tomadas y sus resultados.

3) Entérese si hay ingerencia de los miembros de la Plana Mayor de las Unidades apoyadas y asistencia de personal integrante de las Unidades Fundamentales.

4) Si en el archivo de la Oficina se encuentran todas las copias de las actas mensuales elaboradas.

(28)

a. Origen de los Ingresos

1) Estos corresponden a todos aquellos valores recaudados por la Contaduría, que no hacen parte del Presupuesto Nacional.

2) Constatar que todos los recaudos se efectúen directamente en la Tesorería y se informe inmediatamente a la Intendencia Local o Sección Cuarta, con el fin de que éstos sean registrados en sus cuentas correspondientes.

3) Verificar que todos los recaudos sean contabilizados oportunamente por el Tesorero, expidiendo su correspondiente comprobante de ingresos.

b. Fondos del Decreto 135/96

1) Los dineros que ingresan a Fondo Interno tienen el documento soporte que certifica los valores totales y el objeto o destinación del recurso.

2) Los dineros con destinación específica (Apoyo Alimentación u otra actividad específica), provenientes de los contratos inter-administrativos, se destinan específicamente a sufragar los gastos objeto del contrato.

3) Con el propósito de no someterlos a porcentaje los recursos, la Unidad los declara destinados a “Apoyos Operacionales Militares”, contraviniendo La Ley del Presupuesto.

4) Se dá el tratamiento de recursos propios a los siguientes:

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D Por prestación de servicios

- Escoltas

- Seguridad

- Arrendamiento Polígonos y locales, etc. - Bandas, orquestas

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- Productos de granja, agrícolas y Pecuarios

- Productos de Mina y Canteras - Trabajos de Imprenta

- Inscripciones Académicas

- Pensiones, matrículas, ventas de formularias

- (Duplicados libretas, inscripciones de proveedores, etc) tarjetas militares, aprovechamientos, rendimientos de

inversiones financieras, participaciones de la Industria Militar. 5) Las donaciones por cualquier concepto son sometidas a

porcentajes. Se solicita al Comando del Ejèrcito la excepción de dicho tratamiento a las donaciones con destinación específica, enviando la justificación y soportes correspondientes.

6) La Unidad con ingreso significativo orienta sus recursos a apoyar otras Unidades, con propósitos específicos.

7) Los recursos del fondo de bienestrar social y cultural se clasifican y manejan dentro del rubro de Fondos Especiales Particulares. 8) Se tienen en cuenta las necesidades y prioridades para

proyectar la inversión de los recursos de Fondo Interno dentro de las siguientes alternativas.

- Apoyar solamente la actividad generadora - Apoyar solamente los Artículos Presupuestales

- Distribución en actividad generadora y artículos Presupuestales.

- Apoyando solamente un artículo presupuestal como es el caso de construcciones e instalaciones Militares.

- Apoyo a otras Unidades

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D c. Plan de Inversión

1) Verifique el envío oportuno por parte de la intendencia Local o sección Cuarta a la Sección de Contabilidad de la copia del Plan de Inversión de Fondo Interno aprobado. Así mismo, constate que los pagos a realizar estén incluídos en dicho Plan.

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2) Constatar que las Subcuentas de Fondo Interno se ajusten a lo dispuesto en el Manual de Contabilidad, Capítulo I Tema 02 “Código de Cuentas”..

OTROS

Elaboracion poliza Garantía Unica en la celebración de contratos de

obra - adquisición de bienes.

LISTA DE VERIFICACION SECCION CONTABILIDAD

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D 01. BALANCE DE COMPROBACION

a. Exite diferencia entre las cuentas del activo con referencia a las del pasivo, de acuerdo a los registros contables en los libros auxiliares. b. Se lleva el control de las cuentas transitorias en los libros auxiliares. c. El Intendente Local elabora el acta de cruce de cuentas con los libros

de la Sección de Contabilidad personalmente.

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a la Sección de Contabilidad.

e. Existe diferencias entre las cuentas del Activo con relación a las del pasivo, de acuerdo a los registros contables en los libros auxiliares.

02. CONCILIACIONES BANCARIAS

a. Existe veracidad en los registros y saldos que presentan los libros auxiliares de bancos, una vez realizadas las conciliaciones bancarias. b. Existen cheques pendientes por cobro con tiempo superior de seis

(06) meses.

c. Si existen depósitos a término fijo, qué destino se le vienen dando a los intereses producidos.

d. Los Extractos bancarios tienen anexa la certificación de saldos de los mismos.

e. Se solicita al banco la certificación de saldo el último día del mes y se anexa a la respectiva conciliación bancaria.

f. Existen cheques pendientes de cobro con más de seis meses de girados.

g. Las partidas conciliatorias presentadas en las conciliaciones bancarias se encuentran debidamente soportadas y justificadas.

h. Los saldos de las cuentas corrientes presentados en los libros auxiliares cruzan c

a. Se comprueba la existencia de fondos en Bancos, antes de tramitar a Tesorería los Comprobantes on los registrados en el listado diario de Fondos y Valores y los registrados en la conciliación bancaria

03. CUENTAS POR PAGAR CANCELADAS

de Egreso y Cheques.

b. Se han ejecutado en forma oportuna los saldos de vigencias anteriores y actual.

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c. Se vienen aplicando correctamente los recursos del presupuesto y los gastos corresponden a los objetos y fines para los cuales fueron situados.

d. Los pagos por servicios personales y proveedores se efectúan en forma oportuna.

e. Las devoluciones de alimentación y estancias de Orden Públilca, se encuentran autorizadas en la Orden del día de la Unidad.

f. Los valores liquidados en las planillas por devoluciones de alimentacion del personal de soldados corresponden a los días autorizados y se cancelan en forma oportuna.

g. En los comprobantes de Egreso, se vienen efectuando correctamente los descuentos ordenados.

h. Se ejecutan en forma oportuna los saldos de vigencias anteriores. i. La facturación pendiente por cancelar relacionada en el cruce de

cuentas cruza con el saldo de las cuentas por pagar, que refleja el balance.

j. La ejecución de los recursos del presupuesto corresponden a los objetos y fines para los cuales fueron situados.

k. Los comprobantes de Egreso cuentan con los respectivos soportes tales como : Contrato, factura, certificado de disponibilidad

presupuestal, registro presupuestal, entradas de almacén entre otros l. Se lleva a cabo la confirmación de saldos con todos y cada uno de

los proveedores.

m.Dentro de los procedimientos de verificación de los comprobantes de Egreso se tiene en cuenta los precios y cantidades de la factura, frente a lo estipulado en el contrato.

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n. En los comprobantes de Egreso, se tiene en cuenta las bases, tarifas y el procedimiento general a aplicar referente a la Retefunte, reteiva, impuesto de Indutria y Comercio.

ñ. En la revisión del comprobante de Egreso, por concepto de devolución de alimentación, se verifica que el valor a cancelar corresponde a los días autorizados.

04. DEPOSITOS ESPECIALES OFICIALES Y PARTICULARES

a. Las Subcuentas de depósitos especiales oficiales y particulares, están constituídas de acuerdo a lo establecido en el Plan de Cuentas para el Ministerio de Defensa Nacional.

b. Se justifican los Acreedores diversos constituídos.

c. Se reintegran oportunamente a la Caja Promotora de Vivienda, los ahorros de soldados que tienen dos años de permanencia en la contuduría.

d. A todo el personal que tiene equipo bajo su cargo, se le está constituyendo el Fondo de Garantía por la cuantía establecida.

e. Se está enviando el Fondo de garantía a la Unidad para donde sale trasladado el personal.

f. Se lleva kárdex por ahorro de soldados y garantía de equipos.

g. Al personal dado de baja se le hace la devolución del Fondo de Garantía o se hace el traslado de los dineros a la Unidad donde el personal es trasladado.

h. Se reintegran a la Caja Promotora de la Vivienda Militar los ahorros de soldados que tienen dos años de permanencia en la Contaduría. i. El personal que tiene a cargo equipo, se le constituye el Fondo de

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05. CRUCE DE CUENTAS

a. La Intendencia Local elabora el cruce de cuentas con los libros de la Sección Contable.

b. El Ejecutivo y Segundo Comandante efectúa mensualmente visita administrativa a la Sección de Contabilidad.

06. ACREEDORES VARIOS

a. Se constituyen dentro del respectivo mes de los Acreedores en caja. b. Los valores constituidos con más de un año por concepto de

servicios personales se están reintegrando a la Caja de Sueldos de Retiro.

c. Se coordina con la Sección Primera para la ubicación del personal que tiene dineros en la Cuenta de Acreedores Varios, con el fin de disminuír el saldo de la cuenta.

d. El saldo de la cuenta de Acreedores Varios registra en el balance coincide con el saldo del Libro Auxiliar.

e. Antes de efectuar el pago de Acreedores, se expide la constancia al beneficiario sobre los valores a su favor.

07. DOCUMENTACION CONTABLE

a. Se llevan los libros de contabilidad ordenados en Circular No. 168970-CE-CYP-AI-027/93 y se encuentran rubricadas y selladas sus hojas por la autoridad fiscal.

b. La documentación que conforma la cuenta fiscal es la dispuesta en el Manual de Contabilidad y su diligenciamiento está acorde con las instrucciones contenidas en el mismo.

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c. La cuenta fiscal se está rindiendo dentro de los plazos establecidos y en forma consolidada Fondos y Bienes.

d. Se está dando respuesta y corrigiendo en forma oportuna las observaciones hechas por las entidades fiscallizadoras y visitas de inspección anteriores.

e. Se llevan los libros auxiliares de contabilidad por cada una de las cuentas que maneja la Unidad, incluyendo las cuentas transitorias. f. Los folios de los libros auxiliares se encuentran debidamente

numerados, rubricados y sellados por el Ejecutivo.

g. Se diligencias en su totalidad de los certificados de Disponibilidad y registro presupuestal.

h. Se registran en el contrato la respectiva alta de almacenes

i. Las facturas recibidas de proveedores cumplen con los requisitos de Ley establecidos en el Estatuto Tributario y Código de Comercio. j. Se lleva el libro auxiliar o kárdex individual de los Acreedores Varios. k. Las planillas de devolución de alimentación, estancais y viáticos se

encuentran bien diligenciadas, firmadas ty soportados por la Orden del Dia.

l. Se lleva el libro Auxiliar de Deudores Varios en forma individual.

m.E la cuenta fiscal se incluyen todos los documentos soportes debidamente diligenciados.

n. Se está elaborando el formulario de extracto único de publicación para los contratos que superen el 50% de la menor cuantía.

ñ. Se envía la información a la Imprenta Nacional según los estipulado en el Decreto Reglamentario No. 1477/95.

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08. ORGANIZACION Y FUNCIONAMIENTO

a. La dependencia es adecuada para su funcionamiento, tiene sus medios de comunicación y cuenta con los muebles y equipo de oficina necesarios para cumplir con el desarrollo de sus funciones. b. La dependencia cuenta con personal de auxilaires para Fondos y

Bienes o en su defecto con una secretaria.

c. El personal es idóneo y posee por escrito las funciones que le corresponden desarrollar en su trabajo.

d. La Dependencia cuenta con el Manual de Funciones y procedimientos debidamente actualizado.

e. Se elabora el Plan Correctivo en forma oportuna, de acuerdo a las observaciones hachas por las visitas de inspección o entidades fiscallizadoras.

LISTA DE VERIFICACION SECCION TESORERIA

01. ARQUEO GENERAL DE CAJA MENOR Y AVANCES

a. Los fondos encontrados en la Tesorería se encuentran debidamente respaldados con los documentos de soporte que los originaron y además contabilizados en las respectivas cuentas.

b. La Oficina de manejo recibe directamente los ingresos de la Unidad. c. Las zonas de reclutamiento y distritos militares, consignan

directamente en la Cuenta Corriente de la Tesorería los recaudos por ventas de formularios.

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d. Existen diferencias entre los fondos encontrados en el arqueo de caja con relación a los compromisos pendientes por cancelar.

e. Las consignaciones se están efectuando oportunamente y en la misma especie en que fueron recaudados los fondos y al día siguiente.

f. Se cumplen los requisitos establecidos para el pago de Acreedores Varios por caja.

g. Se llevan los libros auxiliares ordenados para la caja menor y avances con folio para cada responsable. Se encuentran debidamente afianzados.

h. La sección lleva libros auxiliares de cajas, general, recaudadora, pagadora, fondos Especiales Oficiales, Especiales Particulares y Bancos de acuerdo al estado consolidado de Fondos y Valores.

i. Los comprobantes cancelados por caja menor reune los requisitos establecidos para tal fin.

j. La constitución de avances está debidamente autorizadas por el Ordenador de gastos y cumple los requisitos y fines para los cuales fueron concedidos.

k. Las facturas, recibos y comprobantes que respaldan la legalización de los avances, reunen los requisitos establecidos para tal fin, y los elementos adquiridos se dan de alta en el respectivo almacén.

l. El Ejecutivo y Segundo Comandante practica arqueos sorpresivos a los dineros como mínimo cuatro (4) veces al mes.

m.El Ejecutivo y Segundo Comandante practica mensualmente la visita administrativa a la Sección de Tesorería.

02. ESTADO DIARIO DE FONDOS Y VALORES

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a. Se viene elaborando el estado diario de fondos, valores , egresos y guardan relación con los registrados en los libros auxiliares.

b. Se incluye caja y banco oficina recaudadora.

O3. ORGANIZACION Y FUNCIONAMIENTO

a. La dependencia es adecuada para su funcionamiento, tiene sus medios de comunicación y cuenta con los muebles y equipo de oficina necesarios para cumplir con el desarrollo de sus funciones. b. El Tesorero es idóneo y posee por escrito las funciones que le

corresponden desarrollar en su trabajo. c. La Tesoreria cuenta con Tesorero Auxiliar.

d. La Tesorería cuenta con seguridad necesaria tales como rejas, chapas,caja fuerte, etc.

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D 04. VARIOS

a. La Tesorería efectúa las deducciones en las nóminas de pago, de acuerdo a las novedades consignada en el acta de revisión que elabora la sección de personal.

b. Se efectúan los reintegros a la Tesorería Central o se informa a autoridades ordenadoras de los dineros sin compromiso, existentes en la Tesorería.

c. Los valores constituídos en Acreedores Varios, están de acuerdo al concepto, beneficiario, fecha de constitución y se encuentran dentro del tiempo establecido para permanecer en la Tesorería.

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CASINO DE OFICIALES Y SUBOFICIALES

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D 01. ORGANIZACION

a. Verifique que la Comisión del Casino esté integrado por: 1) Comisión de Oficiales

Presidente : Oficial de Grado Capitán (Que no sea el Intendente Local)

Ranchero : Oficial de Grado Teniente o Subteniente Cantinero : Oficial de Grado Teniente o Subteniente Administrador : Suboficial de grado Sargento

2) Comisión de Suboficiales

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Administrador : Suboficial de grado Sargento Ranchero y Cantinero : Suboficial de Grado CP. o CS.

b. Los casinos tienen las dotaciones de equipo necesario para su funcioamiento.

c. Los Casinos tienen las dotaciones de personal auxiliar de acuerdo a TOE.

d. El personal conoce sus funciones de acuerdo al Capítulo III del Reglamento de Casinos.

e. La organización de la sede social, comedor, concina y despensa está acorde con la categoría del Casino.

02. LIBROS CONTABLES

a. Compruebe que se lleven adecuadamente el libro columnario y los auxiliares donde se registran los movimientos contables relacionados con:

- Caja- Bancos- Alimentación- Cantina- Deudores- Fondos Casinos- Fomento- Acreedores - P y G- Prorrateos- Planilla- Capital.

b. Libro de Cantina. c. Libro de Mercados

d. Libro control de existencias (ordenado en el Reglamento de Casinos Capítulo IX, Sección “A” Numeral 111.

e. Se hacen registros en forma diaria y de acuerdo al Reglamento.

f. Verificar los documentos se soporte constatando que se tengan archivados en forma cronológica y seleccione algunos para hacer un seguimiento a los registros en los auxiliares y el columnario.

g. Se diligencian los libros y documentos contables en forma pulcra y ordenada.

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h. Cerciórese que se hayan hecho los asientos de diario, de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento. De igual manera verifique que se hayan efectuado los pases a los libros respectivos yq ue se registren oportunamente en forma adecuada en las columnas correspondientes.

i. Compruebe que los libros estén revisados por el funcionario competente y que esta labor se ejerza en forma diaria.

j. Compruebe que los libros estén revisados por el funcionario competente y que ésta labor se ejerza en forma diaria.

k. Verificar que se lleve el libro Control Entrada de Elementos y que lo diligencie el Oficial de Se

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D 03. LIBRO DE ALIMENTACION

a. Concuerdan los saldos de la cuenta Mercados, con los del libro Columnario y el de control de Entrada de Víveres. Compare algunos artículos con los previstos en el Presupuesto Valorizado, si éste no existe, determine la cantidad y confronte que ésta concida con el número de personas que toman alimentación.

b. Compruebe que el saldo al final del mes concuerde con el que refleja la cuenta con el libro Columnario.

04. LIBRO DE CANTINA

a. Verifique que los valores registrados en las columnas de cantina del libro Columnario, concuerden con las del libro de Cantina respecto al

VIENEN, COMPRAS, VENTAS Y PASAN.

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c. Los Artículos que se venden satisfacen las necesidades básicas de los socios. Existen elementos de difícil venta).

d. Verifique que el valor de los artículos adquridos sea igual al que aparece en las facturas, libros de cantina, Columnas debe en Columnario y el libro CONTROL ENTRADA DE ELEMENTOS DEL

OFICIAL DE SERVICIO.Ç

e. Verifique si existen ventas a CREDITO.

f. Efectúe una prueba selectiva de las existencias físicas (Inventario de mercancias) y compárelas con las cantidades y valores que aparecen en los libros auxiliares respectivos.

g. Compruebe que las mercancias adquridas sean de orígen legal y no de contado.

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D 05. CONCILIACIONES BANCARIAS

a. Solicite con Oficio al Banco el extracto y saldo certificado de la Cuenta Corriente de los Casinos con cierre de operaciones a la fecha de la diligencia. Elabore la conciliación bancaria, haciendo uso del procedimiento contemplado en el Manual de Control Fiscal para el Ministerio de Defensa.

b. Elabore la conciliación bancaria analizando la fecha de giro de los cheques pendientes de cobro y que los registros que figuran en el extracto bancario sean iguales a los que aparecen en el libro de Bancos.

c. Revise la situación de cheques pendientes por cobrar, especialmente por más de 30 días.

d. En la conciliación bancaria no deben aparecer consignaciones en tránsito.

e. Verificar los extractos que sean originales, así mismo deben aparecer del 01 al 20 y del 20 al 31 de cada mes.

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f. La chequera está debidamente saldada y en forma diaria.

06. ADQUISICIONES

a. Las adquisiciones se hacen con los Contratos Sin Formalidades Plenas. Verifique que este documento cumpla su objetivo. (los administradores regularmente lo elaboran después de recibido el elemento, por tal razón se riñe con las normas establecidas).

b. En lo posible ls compras se hacen a fabricantes o mayoristas previa cotización.

c. Revisar los elementos adquridos y que sean los necesarios e indispensables para el uso.

d. Verifique que todas las compras se registren en los libros y documentos respectivos.

e. Los pagos de las adquisiciones se hacen en su totalidad con cheques.

f. Verifique si el pago a proveedores se hace de acuerdo con la disponibilidad de Fondos o se deja para hacerlo al final del periódo contable.

g. Verifique como se adquieren los elementos: de contado o a crédito.

07. MANEJO DE CAJA

a. Verificar que todos los comprobantes que hayan generado aumento o disminuciones se encuentren debidamente registrados en libros y documentos contables.

b. Todos los ingresos por: Ventas de contado, Pago de deudores, cancelación de planilla, extras de alimentación, fondos de casino, etc. deben contabililzarsen en caja al cierre de las operaciones diarias, en

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la misma forma, los ingresos del último día del cierre de las operaciones mensuales.

c. Compruebe que los Ingresos por cualquier concepto se hayan consignado en el misma cantidad y especie en que fueron recibidos. Estos recursos no deben emplearse para hacer adquisiciones.

d. Se debe expedir un recibo de caja en original y copia para todo ingreso de valores (Extras de alimentación, planillas de ventas en el bar, deudores, etc.).

e. Los recibos de caja deben llenar los siguiente requisitos: - Tener una numeración contínua previamente pre-impresa. - Lugar y fecha.

- Nombre del Consignante - Cantidad en Letras y Números

- Firma y sello de quien recibe los valores

- Todos los talonarios de recibo de caja serán presentados al fiscal administrativo de la Unidad, para su control y sello antes de utilizarlos.

f. Confrontar que las consignaciones se hagan diariamente.

08. ELABORACION Y CUMPLIMIENTO DEL MENU

a. Se elabora mensualmente un menú que sea variado y acorde con las posibilidades y categoría del Casino.

b. Se cumple con el Menú.

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09. COMPROBANTE DE DIARIO

a. El Comprobante de Diario resume los movimientos del día, se

elabora con base a los diferentes comprobantes expedidos dentro del normal funcionamiento del Casino.

b. Se debe constatar que los registros en libros sea exactamente los mismos que aparecen en los comprobantes de diario.

c. El Ejecutivo de la Unidad y Presidente del Casino revisan diariamente el Comprobante.

d. Al Comprobante de diario se le anexan los siguientes documentos:

- Consignación, Ordenes de Pedido, Facturas, Comprobantes de Egreso, Planillas de Alimentación, Planilla de Cantina, Recibo de Caja, Recibos de pago.

10. COMPROBANTE DE ALIMENTACION

a. El Comprobante de alimentación representa los siguientes aspectos: - La suma de los víveres suministrados durante el día y el valor de

los mismos en días anteriores.

- La suma de las estancias y el valor de las mismas suministradas en días anteriores y el día en que se está prestando el servicio. - La suma de las extras de alimentación anteriors y las

suministradas en el día respectivo.

- El valor promedio de las estancia se obtiene sumando los víveres de los días anteriores, más los del día respectivo menos el valor total de las extras, divido por el número de estancias acumuladas; en esta forma se puede calcular diariamente el valor de la alimentación.