Manual de Procedimientos Gerencia Administrativa

(1)

PROCEDIMIENTOS

Octubre 2008

(2)

CONTENIDO

(3)

CONTENIDO

(4)

CONTENIDO

1. PRESENTACIÓN

2.

2. PROPROPÓSPÓSITOS ITOS DEL DEL MANMANUALUAL

3. NORMATIVIDAD

3.1

3.1 Fundamento Fundamento Legal Legal

3.2 Atribuciones

4.

4. FILOSOFFILOSOFÍA ÍA DE DE LA LA GERGERENCIAENCIA

4.1 Misión 4.1 Misión 4.2 Visión 4.2 Visión 4.3 Valores 4.3 Valores 5.

5. OBJOBJETIVOS ETIVOS DE DE LA LA GERGERENCIAENCIA

5.1

5.1 Objetivo Objetivo General General

5.2

5.2 Objetivos Objetivos Específicos Específicos

6.

6. ININVENVENTATARIOS RIOS DE DE SERVICISERVICIOS, OS, DESCRDESCRIPCIONIPCIONES ES DE DE PROCEPROCESOS SOS Y Y

DIAGR

DIAGRAMAS DE FLUJAMAS DE FLUJO O

7.

7. HISTHISTORIAL ORIAL DE DE CAMBICAMBIOS OS

8. AUTORIZACIONES

9. GLOSARIO

10.

10. CATÁLCATÁLOGOGO O DE DE FORFORMATMATOS OS

11. ANEXOS

(5)

(6)

1. PRESENTACIÓN

El manual de procedimientos, es una herramienta técnica, que representa de manera gráfica y descriptiva las actividades específicas de los procedimientos, buscando la estandarización en su ejecución, teniendo como fin los objetivos fijados por las normas. Asimismo, es indispensable para asegurar la calidad de los servicios que prestan las diferentes gerencias del SIAPA, cumpliendo con los ejes rectores trazados por la presente Administración, los cuales se detallan a continuación:

1. El agua como derecho y como generador de desarrollo. 2. Sustentabilidad ambiental.

3. Honestidad y Transparencia. 4. Efectividad Administrativa. 5. Calidad Total en operación

A través de esta herramienta, será posible identificar los elementos básicos de los servicios, tipos de servicios, la descripción narrativa de los procedimientos y sus correspondientes diagramas de flujo, (para que con éste apoyo, sea más fácil su comprensión y su aplicación). Identifica además, a los responsables de la ejecución de los procedimientos, en cada área, las entradas e insumos requeridos en cada paso y su resultado o servicio esperado, lo cual nos permitirá establecer y vigilar el cumplimiento de los estándares de calidad.

El valor del manual de procedimientos, como herramienta de trabajo, radica en la información contenida en ellos, por lo tanto mantenerlo actualizado permite que cumpla con su objetivo, que es proporcionar la información necesaria para el desarrollo de actividades.

(7)

PROPÓSITOS DEL

MANUAL

(8)

2. PROPÓSIT OS DEL MA NU AL

El Manual de Procedimientos en su calidad de instrumento administrativo, tiene como propósitos fundamentales los siguientes:

Extractar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se desarrollan dentro de un procedimiento, indicando los documentos utilizados en la realización de las actividades institucionales.

Otorgar al servidor público una visión integral de sus funciones al ofrecerle la descripción del procedimiento en su conjunto, así como las interrelaciones de este con otras unidades de trabajo para la realización de las funciones asignadas.

Implementar formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la realización de las actividades.

Determinar responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades.

Fortalecer la cultura en la organización orientada a la mejora continua.

Servir de consulta a todos los colaboradores de esta área, así como a los usuarios de los servicios que presta la misma.

Mantener el orden organizacional a través de respetar y cumplir las directrices tanto de políticas generales como en los procesos en toda la Gerencia.

Incrementar la productividad de la Gerencia disminuyendo o eliminando las demoras, los errores y los retrabajos.

(9)

(10)

3. NORMATIV IDAD

3.1 Fundament o Legal

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado de Jalisco

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco Ley de Transparencia e Información Pública del Estado de Jalisco

Ley del Agua para Jalisco y sus Municipios

Reglamento de la Administración Pública Municipal de Guadalajara, Zapopan, Tonalá, y Tlaquepaque.

Convenio de Asociación Intermunicipal para la prestación de los servicios de agua potable, drenaje, alcantarillado, tratamiento y disposición final de las aguas residuales, suscrito por los Municipios de Guadalajara, Zapopan, Tlaquepaque y Tonalá y su respectivo Addéndum.

Contrato Colectivo de Trabajo SIAPA Reglamento Interior de Trabajo SIAPA

Reglamento de Adquisiciones y Enajenaciones del SIAPA

3.2 Atribuc iones

CONVENIO DE ASOCIACIÓN INTERMUNICIPAL PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE AGUA POTABLE, DRENAJE, ALCANTARILLADO, TRATAMIENTO Y DISPOSICIÓN

FINAL DE LAS AGUAS RESIDUALES firmado el 7 de febrero 2002, Certificado en Guadalajara, Jalisco, a los 27 veintisiete días del mes de mayo del 2002 dos mil dos, y publicado el 6 junio de 2002, sección II.

DECLARACIONES

(11)

Tlaquepaque y Tonalá, de fechas 23 de agosto de 2001, 13 de septiembre de 2001, 28 de agosto de 2001 y 12 de octubre de 2001, respectivamente, aprobaron la celebración del presente Convenio en los términos y condiciones que en el cuerpo del presente instrumento se describen; y

b) Suscriben el presente Convenio de Asociación Intermunicipal, con fundamento en los

e conformidad con lo anterior, las partes convienen en sujetarse a las siguientes: LAUSULAS

.- El Director General del Organismo será el ejecutor de los acuerdos del

II.-Conocer y resolver de los asuntos de carácter administrativo y laboral relacionados

III.-Realizar todos los actos encaminados, directa o indirectamente, al mejor I.- Someter a la consideración del Consejo los anteproyectos de reglamentos referentes .- Expedir los instructivos y manuales a los que deberán sujetarse los usuarios para la I.- Someter a la consideración del Consejo los anteproyectos de reglamentos referentes II.- Dentro de sus facultades, realizar los actos de administración que le encomienden el ecimocuarta.- Para la mejor administración del Organismo, funcionarán las Gerencias y

…..

artículos 115, fracción III, inciso a) y párrafo tercero de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 79 y 81, párrafo segundo de la Constitución Política del Estado de Jalisco; 94, fracción I y 97 de la Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco; y 7, 36, 37, 39, cuarto, quinto y sexto transitorios de la Ley del Agua para el Estado de Jalisco y sus Municipios.

D C

Decimotercera

Consejo y el superior jerárquico de todas las dependencias. Será atribución del Director General nombrar a los gerentes, superintendentes, jefes y subjefes de departamento, oficinas y secciones, auditores, contadores y ayudantes, y demás personal; y tendrá las siguientes obligaciones y atribuciones:

V

con los recursos humanos del organismo, otorgando los nombramientos correspondientes a los funcionarios de las áreas administrativas, técnicas y operativas de la misma;

V

funcionamiento de los servicios públicos; X

a las modalidades del servicio; X

obtención de los servicios prestados por el Organismo; X

a las modalidades del servicio; X

Consejo o el Presidente; D

Departamentos que se estimen convenientes, con facultades específicas de tramitar y resolver lo que les corresponda, contando, en su caso, con el apoyo y colaboración de las demás que, como mínimo, serán:

(12)

REGLAMENTO ORGANICO DEL SISTEMA INTERMUNICIPAL PARA LOS

rtículo 15.- La Gerencia Administrativa tendrá las siguientes atribuciones:

,

cumplimiento de las disposiciones que rigen las relaciones

servicios requeridos por las

volucradas, los movimientos e

ciales que le asigne la Dirección

a Gerencia Administrativa para el buen despacho de sus funciones cuenta con el

a) Departamento de Recursos Humanos, con las siguientes atribuciones:

rabajo y coordinar las

ar los estímulos económicos y prestaciones que retribuyan el

SERVICIOS PUBLICOS DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE LA

ZONA METROPOLITANA DE GUADALAJARA.

A

I. Coordinar con las demás gerencias que integran el S.I.A.P.A., la selección

contratación y capacitación del personal asignado al servicio del

Organismo;

II. Promover el

entre el S.I.A.P.A. y sus servidores públicos;

III. Ejecutar el Programa Anual de Adquisiciones;

IV. Coordinar las adquisiciones de los bienes y

distintas áreas que conforman el Organismo;

V. Administrar, en coordinación con las áreas in

incidencias administrativas de personal;

VI. Negociar el contrato colectivo de trabajo;

VII. Resolver las comisiones y trabajos espe

General.

L

apoyo de las siguientes áreas:

i.

Establecer políticas y lineamientos relacionados con la administración

del personal así como verificar su cumplimiento;

ii.

Mantener vigentes las políticas generales de t

acciones para verificar el cumplimiento del Reglamento Interior de

Trabajo;

(13)

rendimiento del capital humano;

iv.

Establecer las estrategias que conduzcan a la disminución del índice

l personal de nuevo ingreso;

as áreas del

orcionar atención

l

dicos para empleados del

las diferentes prestaciones y servicios que se otorgan a los

nismo;

e

descuentos y aportaciones al fondo de

este

istro y control de incapacidades expedidas por el I.M.S.S.;

nal al I.M.S.S.;

l

de riesgo de trabajo; así como llevar un control, seguimiento y

estadísticas de los mismos;

v.

Llevar a cabo la inducción de

vi.

Organizar cursos de capacitación y adiestramiento en l

S.I.A.P.A. de acuerdo al Plan Estratégico de Capacitación autorizado

por la Dirección General, previo diagnóstico de necesidades, así como

dar seguimiento y evaluar los programas ejecutados;

vii.

Diseñar programas para mantener la salud y prop

médica a los trabajadores del S.I.A.P.A., respecto a los padecimientos

más comunes y su derivación al Instituto Mexicano del Seguro Social;

viii.

Coordinar acciones con Sindicatos, Tribunales, Instituto Mexicano de

Seguro Social y demás dependencias para dar cumplimiento a los

ordenamientos legales, en materia laboral;

ix.

Administrar el programa de Seguros Mé

S.I.A.P.A.;

x.

Administrar

empleados, así como su actualización y nuevas propuestas;

xi.

Coordinar y administrar al personal de servicio social del orga

xii.

Asesorar al personal para el tramite de jubilación ante la Dirección d

Pensiones y el I.M.S.S.;

xiii.

Aplicar por nómina los

Pensiones y realizar los enteros a las instancias correspondientes;

xiv.

Efectuar el pago de nomina a todo el personal que labora en

organismo;

xv.

Llevar el reg

xvi.

Llevar el registro y control de vacaciones del personal;

xvii.

Determinar las liquidaciones por las cuotas obrero-patro

(14)

organismo, con relación al pago de nómina;

xix.

Dar mantenimiento al sistema de nominas respecto de obligaciones

l y retenciones de

ar la prima de grado de riesgo de trabajo;

la elaboración de

xxiii.

laración anual de impuestos para la Secretaria

xxiv.

iales y

xxvi.

ción de procedimientos de investigación y

xxvii.

ro de incidencias en el control de asistencia del

xxviii.

onsejo técnico, la posible responsabilidad de

xxix.

compra de alimentos para el personal que labora tiempo

inar el calculo del tiempo extra para su respectivo pago;

rsonal y

xxxii.

del personal a

la Comisión

xxxiii.

gración, control y custodia de los expedientes de

fiscales por sueldos, salarios y de seguridad social;

xx.

Aplicar descuentos por incidencias del persona

nómina;

xxi.

Determin

xxii.

Atender a despachos externos, para efecto de

dictámenes del I.M.S.S.;

Calcular y elaborar la dec

de Hacienda y Crédito Público, así mismo realizar y entregar las

constancias de retenciones a los empleados que correspondan;

Administrar las incidencias de los prestadores de servicio social;

xxv.

Brindar apoyo en la organización de eventos culturales, soc

deportivos del organismo;

Coadyuvar en la instaura

sanción administrativa;

Llevar el control y regist

personal del organismo;

Dictaminar junto con el c

los resguardantes de vehículos, respecto a la normatividad para su uso

y cuidado; así como, el aseguramiento de las unidades propiedad del

S.I.A.P.A.;

Autorizar la

extra;

xxx.

Determ

xxxi.

Llevar a cabo el proceso de reclutamiento y selección de pe

mantener la bolsa de trabajo actualizada;

Proponer los movimientos de ascensos

Mixta de Escalafón;

(15)

personal;

Actualizar

xxxiv.

la plantilla de personal;

y ordenes de pago;

ves de datos del

xxxvii.

jas, cambios de puesto y sueldo, en las áreas y grupos

xxxviii.

jas y modificaciones de sueldo ante el I.M.S.S.;

seguimiento de accidentes y

ación con las diferentes dependencias del

e la Comisión Central de Seguridad e Higiene;

e higiene

en las áreas operativas, para

la entrega de uniformes y calzado de seguridad;

protección

xlv

y administrar las recargas de equipos contra incendio;

nte el

control y la estadística de los accidentes de trabajo ante el

edores establecidos en los centros de

y la certificación de cuidados

xxxv.

Validar la elaboración de finiquitos

xxxvi.

Asignar y actualizar los usuarios en SAP a través de cla

mismo sistema;

Integrar altas, ba

de personal en SAP;

Presentar las altas, ba

xxxix.

Elaborar el examen médico de admisión;

xl.

Llevar a cabo la investigación, atención y

enfermedades de trabajo;

xli.

Llevar a cabo la coordin

Sector Salud;

xlii.

Formar parte d

xliii.

Asesorar a las unidades de trabajo en materia de seguridad

principalmente en trabajos de alto riesgo;

xliv.

Determinar la consolidación de uniformes

su entrega al Departamento de Compras para su adquisición y

suministro;

xlv.

Administrar

xlvi.

Llevar el registro y control de resguardo del equipo de

personal;

ii.

Supervisar

xlviii.

Elaborar el informe mensual de ST1 informe inicial de accidente a

I.M.S.S.;

xlix.

Llevar el

IMSS, por cada área de trabajo;

l.

Llevar la supervisión de los com

trabajo de acuerdo a la NOM 091SSA;

li.

Elaborar las incapacidades internas

(16)

maternos; así como las recomendaciones medicas generales del

personal.

b) Departamento de Patrimonio, con las siguientes atribuciones:

os en los

ión de movimientos y llevar el

io y equipo de cada

s bienes del Organismo, factibles de aseguramiento,

modificación de resguardo de

do en el área a la cual fue

as enajenaciones de los bienes que se han dado de baja y

piedad como: las escrituras y

mantenimiento preventivo y correctivo del parque

s áreas de S.I.A.P.A. a

suministro de materiales a las áreas

técnico-lii.

Supervisar y controlar el inventario de materiales requerid

almacenes internos del organismo;

liii.

Mantener actualizada la informac

inventario general de bienes muebles e inmuebles;

liv.

Analizar y determinar los requerimientos de mobiliar

área de trabajo;

lv.

Garantizar que lo

cuenten con su póliza de seguro vigente;

lvi.

Coordinar las peticiones de elaboración y

vehículos, mobiliario, maquinaria y equipo;

lvii.

Vigilar que el parque vehicular sea utiliza

asignado;

lviii.

Coordinar l

no tengan utilidad para el Organismo;

lix.

Resguardar los documentos de pro

facturas originales de los bienes muebles e inmuebles propiedad de la

institución, así como patentes, marcas registradas, entre otras;

lx.

Coordinar en conjunto con el Departamento Jurídico la validación de la

documentación que acredite la propiedad del Organismo respecto a los

activos inmobiliarios;

lxi.

Vigilar el buen uso y

vehicular así como el estado físico del mismo;

lxii.

Validar y gestionar los bienes solicitados por la

través del sistema SAP;

lxiii.

Atender las urgencias de

(17)

lxiv.

Realizar, verificar y actualizar los resguardos individuales de

herramientas, mobiliarios, equipo de oficina, maquinaria y parque

vehicular;

lxv.

Analizar e identificar el inventario de lento movimiento y obsoleto;

lxvi.

Recibir los bienes comprados por el Organismo cerciorándose que se

cumplan con las especificaciones requeridas;

lxvii.

Notificar al área de control patrimonial de los bienes que se reciben

para su registro correspondiente;

lxviii.

Dotar los requerimientos de mobiliario y equipo de las diferentes áreas

con el material disponible en bodega;

lxix.

Realizar, verificar y actualizar los resguardos de mobiliario, equipo de

oficina, maquinaria y parque vehicular;

lxx.

Mantener actualizado el inventario general o selectivo de los bienes

muebles e inmuebles del organismo;

lxxi.

Realizar altas, bajas y traslados de mobiliario, equipo de oficina,

herramientas y parque vehicular, así como de equipos en instalaciones

y plantas;

lxxii.

Coordinar y vigilar el mantenimiento preventivo y correctivo al

mobiliario y equipo, así como a los inmuebles en posesión de la

institución;

lxxiii.

Realizar los trámites administrativos necesarios ante las diversas

dependencias gubernamentales en los que se involucren vehículos y

predios propiedad del organismo;

lxxiv.

Atender y controlar las solicitudes de préstamo de los equipos de audio

y video disponible en este departamento;

lxxv.

Recibir, clasificar y ordenar al acomodo de los legajos de archivo

muerto, así como atender las peticiones de consulta y su depuración;

lxxvi.

Atender y coordinar la reclamación de siniestros de los bienes muebles

e inmuebles, responsabilidad civil y parque vehicular, ante las

compañías de seguros.

(18)

c) Departamento de Servicios Administrativos, con las siguientes

enerales requeridos se presten de manera eficiente y

de políticas y normatividades en la

orrecta aplicación del

l y la supervisión de los equipos de radio

amiento del equipo de

raciones en taller mecánico y

análoga y digital, celulares y

combustible que requieren los equipos de

equipo

rectivo a las

al organismo, presupuestos de reparación

trabajos realizados por talleres mecánicos externos al

atribuciones:

i.

Establecer comunicación con las áreas de responsabilidad, para que los

servicios g

adecuada;

ii.

Supervisar la correcta aplicación

adquisición de bienes y servicios;

iii.

Verificar conforme a la normatividad vigente, la c

gasto en la partida presupuestal correspondiente;

iv.

Llevar el contro

comunicaciones;

v.

Administrar la comunicación análoga;

vi.

Mantener en óptimas condiciones el funcion

transporte y servicio propiedad del organismo;

vii.

Autorizar las facturas para el pago de repa

servicios generales del parque vehicular;

viii.

Realizar el oportuno pago de telefonía

radios de comunicación del organismo;

ix.

Suministrar y controlar el

combustión del S.I.A.P.A;

x.

Definir los programas de mantenimiento preventivo de

especializado de transporte y servicio propiedad del S.I.A.P.A.;

xi.

Ejecutar los programas de mantenimiento preventivo y cor

unidades de transporte y servicio propiedad del S.I.A.P.A.;

xii.

Solicitar a talleres externos

cuando el caso lo requiera;

xiii.

Verificar los

(19)

xiv.

Codificar facturas de servicios y refacciones y determinar el costo de

operación por cada unidad;

xv.

Proporcionar servicio de limpieza a las oficinas centrales, plantas y

recaudadoras del S.I.A.P.A.;

xvi.

Efectuar el mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de aire

acondicionado, a puertas, ventanas y pisos;

antenimiento y limpieza de sus instalaciones;

fraestructura propiedad del organismo;

iv.

Vigilar que los vehículos propiedad del S.I.A.P.A. se encuentren en las

d)

nes y servicios a las

una de las modalidades

Enajenaciones, así

como, las políticas de compra del S.I.A.P.A.;

xvii.

Elaborar construcciones ligeras en tabla roca y proporcionarles

mantenimiento a las mismas;

xviii.

Verificar que el equipo de comunicación por radio opere eficientemente

y controlar sus costos de operación;

xix.

Controlar el uso del aula de la Academia del Agua y la Unidad

Deportiva; y atender el m

xx.

Especificar las áreas de oportunidad para abatir costos, dentro de las

funciones establecidas;

xxi.

Auxiliar a otras áreas en la adquisición de enseres menores, mediante

el uso del fondo revolvente;

xxii.

Controlar los ingresos y las salidas del personal y los visitantes a las

instalaciones del Organismo;

xxiii.

Aplicar sistemas de seguridad que garanticen el resguardo de

vehículos, mobiliario, equipo e in

xx

áreas destinadas al resguardo.

Departamento de compras, con las siguientes atribuciones:

i.

Abastecer oportunamente los requerimientos de bie

unidades organizacionales del S.I.A.P.A., cuidando los principios de

calidad, precio, garantía y financiamiento de pago;

ii.

Llevar a cabo las adquisiciones en cada

(20)

iii.

Conformar y actualizar un Padrón de Proveedores;

iv.

Controlar y dar seguimiento de cada expediente de compras desde la

Solicitud de pedido, orden de compra hasta la entrada al almacén o el

amiento;

analizar

y firmas de la entrega de los

ite de cualquier Solicitud

de Pedido dentro de la normatividad vigente.

finiquito del contrato;

v.

Coordinar la vinculación entre proveedores y áreas del S.I.A.P.A.;

vi.

Auxiliar en la integración del Programa Anual de Aprovision

vii.

Validar la ejecución del Programa Anual de Adquisiciones;

viii.

Cotizar bienes y servicios en el mercado, así como, generar y

el cuadro comparativo de los precios de los bienes y servicios;

ix.

Integrar la información y documentación correspondiente al proceso de

compra que el Comité de Adquisiciones y la Dirección General requiera;

x.

Vigilar, en coordinación con los almacenes y las áreas solicitantes, el

seguimiento y cumplimiento de los tiempos

bienes y de la prestación de los servicios;

(21)

FILOSOFÍA DE LA

GERENCIA

(22)

4. FIL OSOFÍA DE LA GERENCIA

4.1 Misión

Implementar y promover la innovación de procesos y sistemas de medición y mejora continua, que permita optimizar la calidad de los servicios prestados por el organismo, mediante la planeación y estandarización de herramientas de gestión y control con un equipo de trabajo efectivo y comprometido.

4.2 Visión

Ser un equipo de excelencia e innovador que implemente las mejores prácticas en los procesos y servicios del Organismo.

4.3 Valores Efectividad Responsabilidad Calidad Honestidad Equidad

(23)

OBJ ETIVOS DE LA

GERENCIA

(24)

5. OBJ

ETIV

OS

DE

LA

GER

ENCIA

5

5.1.1 OObjetivo bjetivo GeneralGeneral

Asegurar que todas las áreas del Organismo cuenten de manera oportuna con los Asegurar que todas las áreas del Organismo cuenten de manera oportuna con los recursos necesarios autorizados, tanto humanos como materiales para desarrollar sus recursos necesarios autorizados, tanto humanos como materiales para desarrollar sus labores.

labores.

5

5.2.2 OObjetivos bjetivos EspecíEspecíficosficos

I.

I. Administrar Administrar adecuadamente adecuadamente los los recursos recursos humanos humanos del del organismo, organismo, de de acuerdo acuerdo aa las disposiciones legales y políticas de seguridad que fomenten un clima de las disposiciones legales y políticas de seguridad que fomenten un clima de trabajo eficiente y productivo.

trabajo eficiente y productivo. II.

II. Elaborar Elaborar y y controlar controlar la la nómina nómina del del personal personal actualizando actualizando de de forma forma permanente permanente elel banco de datos de los mismos, para mantener así el registro y control de las banco de datos de los mismos, para mantener así el registro y control de las obligaciones, retenciones y pagos.

obligaciones, retenciones y pagos. III.

III. Vigilar Vigilar el el cumplimiento cumplimiento estricto estricto del del Contrato Contrato Colectivo Colectivo de de Trabajo, Trabajo, la la Ley Ley FederalFederal del Trabajo y Reglamento Interior de Trabajo, así como la aplicación de sanciones del Trabajo y Reglamento Interior de Trabajo, así como la aplicación de sanciones y descuentos por faltas y otros conceptos en

y descuentos por faltas y otros conceptos en nómina.nómina. IV.

IV. Reclutar, Reclutar, seleccionar seleccionar y y contratar contratar el el personal personal requerido y requerido y solicitado solicitado por por laslas diferentes áreas que integran el Organismo, que además contribuya al logro de los diferentes áreas que integran el Organismo, que además contribuya al logro de los objetivos institucionales, así como promover su desarrollo dentro

objetivos institucionales, así como promover su desarrollo dentro de la institución.de la institución. V.

V. Detectar, Detectar, evaluar evaluar y y controlar controlar los los factores factores de de riesgo riesgo a a los los que que están están expuestos expuestos loslos trabajadores, así como el fomento a la salud coordinando todas las áreas del trabajadores, así como el fomento a la salud coordinando todas las áreas del Organismo.

Organismo. VI.

VI. Controlar Controlar los los equipos equipos y y recursos recursos materiales materiales asignados, asignados, necesarios necesarios para para que que lala realización de actividades de las áreas

realización de actividades de las áreas incremente su eficacia y productividad.incremente su eficacia y productividad. VII.

VII. Abastecer, Abastecer, suministrar suministrar y y controlar los controlar los materiales, materiales, equipos equipos y y herramientasherramientas solicitados por las distintas áreas de responsabilidad del Organismo, con el fin de solicitados por las distintas áreas de responsabilidad del Organismo, con el fin de apoyarlos en la realización de sus actividades.

apoyarlos en la realización de sus actividades. VIII.

VIII. Actualizar Actualizar permanentemente permanentemente el el inventario inventario general de general de los los bienes bienes muebles muebles ee inmuebles propiedad del Organismo, así como conservar vigente el archivo inmuebles propiedad del Organismo, así como conservar vigente el archivo general.

general. IX.

IX. Coordinar Coordinar los los programas programas orientados orientados a a proporcionar proporcionar de de manera manera eficaz eficaz y y racional racional loslos servicios de mantenimiento de vehículos, aseo y comunicación analógica, así servicios de mantenimiento de vehículos, aseo y comunicación analógica, así

(25)

organizacionales que conforman el Organismo del SIAPA. organizacionales que conforman el Organismo del SIAPA. X.

X. Mantener Mantener en en óptimas óptimas condiciones condiciones de de funcionamiento funcionamiento el el equipo equipo de de transporte transporte yy

I.

I. Proporcionar Proporcionar oportunamente oportunamente los los servicios servicios de de radio, radio, telefonía, telefonía, mantenimiento mantenimiento yy II.

II. Asegurar Asegurar la la integridad integridad de de las las instalaciones instalaciones del del SIAPA, SIAPA, a a través través de de sistemas sistemas dede III.

III. Coordinar Coordinar los los programas programas orientados orientados a a proporcionar proporcionar de de manera manera eficaz eficaz y y racional racional loslos

V.

V. Adquirir oportunamAdquirir oportunamente ente y y en las en las mejores mejores condiciones, condiciones, los los bienes bienes y y serviciosservicios servicio propiedad del Organismo y verificar la oportuna aplicación del reglamento servicio propiedad del Organismo y verificar la oportuna aplicación del reglamento para su uso y cuidado.

para su uso y cuidado. X X aseo en general. aseo en general. X X vigilancia. vigilancia. X X

bienes y servicios requeridos por las distintas unidades organizacionales que bienes y servicios requeridos por las distintas unidades organizacionales que conforman el Organismo.

conforman el Organismo. XI

XI

requeridos por las diferentes áreas que conforman el Organismo, aplicando requeridos por las diferentes áreas que conforman el Organismo, aplicando adecuadamente los recursos presupuéstales con apego a las normas y adecuadamente los recursos presupuéstales con apego a las normas y disposiciones establecidas.

(26)

Gerencia

A d m i n i s t r a t i v a

Inventario de Procesos 1 pág. Inventario de Procesos 1 pág. Descripciones de P

(27)

De p ar t a m e n t o de

Rec ursos Hum anos

Inventario de Procesos 3 pág. Descripciones de Procedim ientos 25 pág. Diagramas de Flujo 27 pág.

(28)

Se c c i ó n de N ó m i n as

(29)

Se c c i ó n d e

Relac iones Laborales

(30)

Sec c ión de Personal

(31)

Sec c ión de Seguridad

e Higiene

(32)

De p ar t a m e n t o de

P a t r i m o n i o

Inventario de Procesos 1 pág. Descripciones de Proc edimient os 5 pág.

(33)

Se c c i ón d e A l m a c é n

(34)

Sec c ión de Cont rol de

Bienes

(35)

De p ar t a m e n t o de

Servicios

A d m i n i s t r a t i v o s

(36)

Sec c ión de Taller

M e c á n i c o

(37)

Sec c ión de Servic ios

Generales

(38)

Sec c ión de Seguridad

y V i g i la n c i a

(39)

Se c c i ó n d e

Adquisiciones

(40)

HISTORIAL DE

CAMBIOS

(41)

7. HI STORIAL DE CAMB IOS

7.1 Historial de cam bios

Registrar los cambios y modificaciones efectuadas al manual de procedimientos, se realiza con el fin de conocer qué servicio fue afectado, quien es el responsable y cual es la magnitud del cambio.

La información que debe de contener este historial de cambios se debe presentar bajo el siguiente formato: FORMATO: 6.FECHA: 7.NÚMERO: 9.ACCIONES: 11. NOMBRE: 12. PUESTO: 13. NOMBRE: 14. PUESTO: 15. NOMBRE: 16. PUESTO: 23. FIRMA: 26. FIRMA: 21. NOMBRE: 24. NOMBRE: 19. PUESTO 22. PUESTO: 25. PUESTO: 18.NOMBRE: 20.FIRMA: 17. AUTORIZACION (ES)

8. ORIGEN DEL CAMBIO

10. RESPONSABLE (S) DEL CAMBIO: HISTORIAL DE CAMBIOS

4. ÁREA ESPECÍFICA 5. CÓDIGO DEL_SERVICIO:

Sistema Intermunicipal para los servicios de Agua Potable y Alcantarillado

1. GERENCIA:

2. SUBGERENCIA O DEPARTAMENTO:

GDO/DII/F006

3. SECCIÓN:

(42)

(43)

8. AUT ORIZA CIONES

ELABORACIÓN

GERENCIA ADMINISTRATIVA

LIC. PAULO EDUARDO COLUNGA PERRY

FIRMA

APROBACIÓN

DIRECTOR GENERAL

LIC. C.P. RODOLFO GUADALUPE OCAMPO VELÁZQUEZ

FIRMA

FECHA DE SESIÓN:____________DE_________________________ DE 2008 FECHA DE ELABORACIÓN:_____DE_________________________ DE 2008

FECHA DE DICTAMINACIÓN:_____DE_________________________ DE 2008

DICTAMINACIÓN

GERENCIA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

LIC. RAMÓN ALEJANDRO REYES GÓMEZ

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9. GLOSARIO

Actividades: Es la suma de tareas o labores específicas que debe realizar una persona, departamento, unidad. También puede definirse como una o más operaciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento ejecutado por una misma persona o una misma unidad administrativa. Ej. Cotizar materiales.

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Área: Unidad de trabajo que se hace responsable de un proceso o fase de proceso.

Atribuciones: Son las facultades otorgadas a una unidad administrativa como de su exclusiva competencia, por un ordenamiento legal (Constitución, Leyes, reglamentos, circulares, acuerdos).

Departamento: Es el área responsable de coordinar y controlar determinados procesos. Es el conjunto de operaciones que forman parte de un proceso dentro de una estructura orgánica.

Gerencia: Es aquella institución pública subordinada en forma directa al Titular del SIAPA, en el ejercicio de sus atribuciones y para el despacho de los negocios del orden administrativo que tienen encomendados.

Diagrama de Flujo: Es una gráfica que muestra la secuencia ordenada de actividades a seguir en el procedimiento y la interrelación que hay entre todas las personas o departamentos involucrados.

Estructura organizacional: Modelo que representa y describe las relaciones que se establecen entre los miembros de la organización y que a la vez sirve para limitar, orientar y anticipar las actividades organizacionales, con el propósito de elevar la efectividad en las operaciones y resultados.

Función: Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de un organismo social. Con la función se identifican las atribuciones que se confieren a un órgano y consiste en una transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la entidad o a sus unidades administrativas de acuerdo con las disposiciones jurídicas que dan base legal a sus actividades.

Guía Técnica: Es una herramienta administrativa que contiene las políticas, reglas, procedimientos e información general que orienta las actividades de una persona o grupo de personas para lograr un fin determinado.

Instructivo de Llenado: Es la guía que se utiliza para elaborar en forma adecuada y correcta un formato.

Manual de Procedimientos: Es una herramienta técnica que representa de manera gráfica y descriptiva las actividades específicas de los procedimientos, buscando la estandarización en su ejecución, teniendo como fin los objetivos fijados por las normas.

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Método: Es una guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente las actividades que sigue una persona para realizar un trabajo.

Normatividad: Desde un concepto jurídico, es la regla o mandato que establece la forma en que debe ordenarse un determinado grupo social. La norma es la que prescribe, prohíbe, autoriza o permite determinada conducta humana.

Procedimiento: Serie de labores concatenadas, que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado.

Proceso: Secuencia de actividades que tienen la finalidad de lograr un resultado, generalmente crear un valor agregado para el ciudadano, utilizando los recursos que transforman elementos de entrada (insumos) en elementos de salida (servicios). Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y métodos. Producto: Son los resultados de valor para los usuarios emitidos después de haber realizado la transformación de los insumos.

Puesto: conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones que forman una unidad de trabajo específica e impersonal.

Requisitos: Son todas aquellas especificaciones cuantitativas y cualitativas que el ciudadano o el usuario requiere específicamente para ser dotado de un producto o servicio.

Responsable: Es la persona encargada de editar, revisar, y actualizar periódicamente el documento controlado que le fue asignado.

Servicio: Efecto de satisfacer las necesidades públicas.

Servicio Interno: La satisfacción de las necesidades que están dentro de las dependencias del ayuntamiento.

Servicio Externo: La satisfacción de las necesidades públicas que requieren los usuarios (ciudadanos).

Subprocesos: Son partes bien definidas en un proceso. Su identificación puede resultar útil para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso.

Ubicación: la ubicación expresará la dirección, departamento y coordinación en que se desarrolle el trabajo, esto sirve para localizarlo y observarlo.

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Gerencia

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Comisión: Participación en un evento a realizarse fuera de la Zona Metropolitana de omprobante de gasto: factura, recibo o nota de remisión que demuestre la erogación

romisos de carácter urgente o gastos enores relacionados con la actividad propia del organismo, derivado del ejercicio de sus funciones, programas y presupuestos autorizados.

Guadalajara, relacionado con las funciones propias del área interesada. C

de efectivo para la adquisición de un bien o servicio.

Fondo revolvente: Mecanismo que la Dirección del SIAPA autoriza a través de su Tesorería que permite a las áreas cubrir los comp

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De p ar t a m e n t o de

Rec ursos Hum anos

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Incapacidad permanente: Estado físico del trabajador que le impide desarrollar sus actividades dentro del organismo de manera permanente.

Instrumento de detección de necesidades: Cuestionario, encuesta, entrevista o medio aplicado para orientar la estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma.

PIC: Programa Institucional de Capacitación

SADA: Sistema de enlace entre el Organismo y la Dirección de Pensiones del Estado, mediante el cual se cargan las altas, bajas y modificaciones de los empleados.

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Cédula de diferencias: Documento emitido por el IMSS en el que se reportan diferencias de cuotas obrero-patronales.

Compulsa: Acción de cotejar.

Concepto de nómina: Nombre que se le da a los diversos movimientos que afectan la percepción salarial del trabajador, los cuales se muestran a continuación.

• Tiempo normal

• Tiempo extra doble • Turnos adicionales

• Compensación

• Gratificación entrega recibos • Día de cumpleaños

• Estimulo de productividad

• Complemento de sueldo

• Turnos compuerteros

• Estímulo al trabajador SIAPA

• Sábados

• Prima dominical • Apoyo al transporte • Faltas

• Sanciones por día • Permisos por hora

• Descuentos de comedor

• Remuneración eventual

• Tiempo extra triple

• Domingos • Prima vacacional • Despensa • Ayuda de transporte • Ajuste de cheque • Aguinaldo

• Días laborados por licencia • Bono del 10 de mayo

• Complemento aguinaldo

• Días festivos

• Quinquenio de antigüedad • Ajuste contable por días del año • Permisos sin goce de sueldo

• Retardos

• Seguro de gastos médicos

• Descuento sábados, domingos y

días festivos

Credencial de registro patronal: Documento que identifica a los representantes del patrón ante el IMSS.

DEM: Declaración Empresarial Múltiple, software utilizado para declaración de impuestos. DIM: Declaración Informativa Múltiple, software utilizado para declaración de impuestos. FONACOT: Fondo de Fomento y Garantía para el Consumo de los Trabajadores.

Prestaciones: Las estipuladas en el Contrato Colectivo de Trabajo RCV: Retiro, cesantía, vejez.

Riesgo de trabajo: Son los accidentes y enfermedades a que están expuestos los trabajadores en ejercicio o con motivo del trabajo.

SIVEPA: Sistema de Verificación de Pagos SUA: Sistema Único de Autodeterminación

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Se c c i ó n d e

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CCT: Contrato Colectivo de Trabajo.

Incidencias: Se refieren a los hechos que se suscitan como resultado de los registros o no registros de entrada y salida de labores, entre los cuales tenemos los siguientes.

• Permiso sin goce de sueldo.- Consisten en las ausencias de labores con

permiso del Jefe Inmediato sin que estos perciban salario alguno.

• Falta injustificada.- Se refiere a la ausencia del trabajador en su área de

trabajo sin que este presente justificación alguna.

• NRE.-No registro entrada de labores

• NRS.- No registro salida de labores

• Registro de entrada después de los 20 minutos.- Son aquellos ingresos

que se dan después de transcurridos los 20 minutos de tolerancia para iniciar sus labores de trabajo.

• Pases de salida.- Son los permisos de ausentarse afuera de su área de

trabajo con permiso de su Jefe Inmediato, estos pueden ser por motivos personales, por asistencias al Seguro Social (IMSS) o por comisión.

• Vacaciones.- Es el disfrute de días con goce de sueldo y las cuales se

encuentran contempladas en el CCT.

• Incapacidades.- Son las ausencias de los trabajadores que se dan por

motivos de enfermedad o por alguna otra discapacidad temporal causada por alguna enfermedad o accidente laboral o de casa.

• Comisiones.- Son labores que realiza el trabajador en un área o centro de

trabajo diferente a la cual fue asignado originalmente, estas comisiones pueden ser laborables o sindicales.

• Cambios de horario.- Son los cambios de horario que se le efectúan al

trabajador de acuerdo a las necesidades del área en la cual labora y que estos pueden ser definitivos o temporales.

• Permiso con goce de sueldo.- Se refiere a los permisos que son

otorgados a los trabajadores por el Jefe inmediato y que están plenamente justificadas por labores de tiempo extra o guardias que los trabajadores previamente laboraron.

• Registro dentro de los 20 minutos de tolerancia (Retardo).- Estos

registros son los que se dan dentro del tiempo de tolerancia (20 minutos) y que son aplicables para descuento.

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Personal de sifones: Personal adscrito a la Gerencia de Agua Potable y Alcantarillado cuya función es la limpieza de sifones

Programa contra la Adicciones:- Es un programa que existe en el Organismo con el fin de apoyar al personal que tiene alguna adicción a las drogas o al alcohol.

Pruebas toxicológicas:- Son pruebas que efectúa la Sección de Seguridad e Higiene con el fin de detectar a personal que consume estupefacientes.

Reloj 0: Se refiere al personal cuya asistencia no se regula mediante tarjeta de registro de entrada y salida, si no mediante listas de asistencia.

RIT: Reglamento Interior de Trabajo.

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Credencial de registro patronal: Documento que identifica a los representantes del patrón ante el IMSS.

IDSE: IMSS Desde su Empresa (Software).

Incapacidad permanente: Estado físico del trabajador que le impide desarrollar sus actividades dentro del organismo de manera permanente.

Documento de baja laboral: Documento donde se asienta la terminación de la relación laboral con el empleado, puede ser un convenio, renuncia, rescisión de contrato, dictamen de incapacidad permanente.

Promoción: Se refiere a un movimiento ascendente del personal.

Reclutamiento: Proceso de creación de una reserva de candidatos para un determinado puesto de trabajo

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Sec c ión de Seguridad

e Higiene

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EPP: Equipo de Protección Personal.

Esfigmomanómetro: Instrumento médico usado para la medición de la presión arterial. Estetoscopio: un aparato acústico para la auscultación o para oír los sonidos internos del cuerpo humano. Generalmente se usa en la auscultación de los ruidos cardíacos o los ruidos respiratorios, aunque algunas veces también se usa para objetivar ruidos intestinales o soplos por flujos anómalos sanguíneos en arterias y venas.

Examen antropométrico: Examen mediante el cual se obtienen medidas corpóreas (Cintura, cadera, pliegues bicipital, tricipital, sub-escapular, peso, talla).

Prueba hidrostática: Mecanismo para determinar el espesor y la resistencia del metal del cual el cilindro está fabricado.

Reactivo: Substancia que se emplea para reconocer la naturaleza de ciertos cuerpos por medio de la acción que produce sobre ellos, en este caso es utilizado para la

determinación de uso de sustancias ilícitas (cocaína, anfetamina y marihuana).

Sistema Control de equipo: Software utilizado para controlar el inventario de equipo de protección personal, así como el suministro del mismo.

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De p ar t a m e n t o de

P a t r i m o n i o

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Querella: Acto por el que el fiscal o un particular ejercen ante un juez o un tribunal la acción penal contra quienes se estiman responsables de un delito.

Siniestro: Daño de cualquier importancia que puede ser indemnizado por una compañía aseguradora.

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Datos fiscales: Requisitos que de acuerdo al código Fiscal de la Federación que debe contener una factura (nombre, domicilio, teléfono, ciudad, código postal, cédula de registro federal de contribuyentes, CURP, caducidad de la factura.)

Inventario selectivo: Documento que se genera diariamente de todos los artículos que tuvieron movimiento en ese dicho periodo (entrada o salida).

Maestro de materiales: Listado donde se puede visualizar todos los materiales ya sea material de alto movimiento (código 1) o material de bajo movimiento (código 9) creados en el sistema SAP.

Material de alto movimiento (código 1): Se refiere a los artículos que por su alto movimiento o consumo se manejan de stock, es decir que la Sección de Almacén debe tener siempre dichos artículos en existencia.

Material de bajo movimiento (código 9): Se refiere a los artículos de poco movimiento que solicitan las áreas de acuerdo a sus necesidades.

Material de regularización: Son los artículos que son recibidos directamente por las áreas usuarias, es decir que no entran físicamente a Almacén, sin embargo requieren entrada y salida del almacén en sistema para control contable, por lo que son regulados mediante la entrega de factura con visto bueno del área y salida de almacén.

PEPS: Primeras entradas-primeras salidas, la distribución de la mercancía en el almacén aplica este principio colocando el material con mayor tiempo de almacenamiento en la parte frontal del anaquel y el más nuevo en la parte posterior.

Reserva: Movimiento generado en el sistema SAP por las áreas para poder retirar material de alto movimiento (código 1) del Almacén

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Sec c ión de Cont rol de

Bienes

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Documento de resguardo: Contrato de comodato de bienes propiedad del SIAPA que se genera en SAP, integrado por los datos del resguardante así como las características de los activos a su resguardo.

SCT: Secretaría de Comunicaciones y Transportes.

Siniestro: Daño de cualquier importancia que puede ser indemnizado por una compañía aseguradora.

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Sec c ión de Taller

M e c á n i c o

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Equipo de combustión interna: tipo de máquina que obtiene energía mecánica directamente de la energía química producida por un combustible que arde dentro de una cámara de combustión.

Prueba estática: Prueba aplicada al vehículo o maquinaria sin movimiento para verificar su correcto funcionamiento.

Prueba dinámica: Prueba aplicada al vehículo o maquinaria en movimiento para verificar su correcto funcionamiento.

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Sec c ión de Servic ios

Generales

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Consumibles: Materiales de uso diario como lo son el jabón, papel higiénico,

entre otros.

Sistemas de telecomunicación analógica: Mecanismo de comunicación

mediante señales analógicas-digitales que logran una comunicación directa, sin un

tercero como enlace.

Sistemas de radiocomunicación convencional: Mecanismo de comunicación

entre dos líneas mediante un conmutador.

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Sec c ión de Seguridad

y V i g i la n c i a

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Irregularidad: Cualquier evento o situación extraordinario que ponga en riesgo las instalaciones, activos o personal del SIAPA.

Rondín: Recorrido a las instalaciones con el fin de identificar irregularidades y garantizar la seguridad en las mismas.

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Se c c i ó n d e

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Comité de Adquisiciones y Enajenaciones del SIAPA: Órgano colegiado de consulta, asesoría, análisis, opinión, orientación y resolución, que tiene por objeto intervenir como instancia administrativa en el procedimiento de adquisiciones de bienes muebles, arrendamientos y contratación de servicios.

Concurso por invitación: Es el procedimiento mediante el cual el SIAPA podrá de manera restringida invitar a participar a cuando menos tres o a seis participantes para la adquisición de bienes o servicios.

Enajenación: Proceso mediante el cual los bienes muebles que resulten inútiles, obsoletos o de lento movimiento son desincorporados del organismo, cediendo los derechos a un tercero que retribuye económicamente la adquisición de los mismos.

Licitación pública: Es la convocatoria abierta a todas las personas, físicas o jurídicas que tengan la idoneidad, capacidad técnica y económica para proveer al Organismo de los bienes y servicios que así lo requieran.

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