PROYECTO TRANSFORMACIÓN ORGANIZACIONAL

(1)

PROYECTO

TRANSFORMACIÓN ORGANIZACIONAL

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Marzo 28 de 2.014

Curso

PROCESO: «GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS»

Curso Compras Específicas

(2)

Agenda

• Introducción

• Acuerdos

• Objetivos

• Temas a tratar:

• Evaluación inicial aprendizaje

• Metodología de Trabajo

• Cadena de valor

• Documentación

• Roles

• Conoce tu proceso

(3)

Agenda

• Introducción

• Acuerdos

• Objetivos

• Temas a tratar:

• Evaluación inicial aprendizaje

• Metodología de Trabajo

• Cadena de valor

• Documentación

• Roles

• Conoce tu proceso

(4)

Introducción

http://www.youtube.com/watch?v=JOhDDSJf-OU

Se presenta el siguiente video a la audiencia y se hace retroalimentación sobre las opiniones

de los asistentes:

(5)

Agenda

• Introducción

• Acuerdos

• Objetivos

• Temas a tratar:

• Evaluación inicial aprendizaje

• Metodología de Trabajo

• Cadena de valor

• Documentación

• Roles

• Conoce tu proceso

(6)

Acuerdos

• Puntualidad, respetando el tiempo destinado para

la capacitación.

•Mantener una comunicación abierta, sincera y

respetuosa.

• Divertirse aprendiendo, con actitud positiva.

• Dar y recibir retroalimentación abiertamente.

• Participación activa, enfocada y constructiva.

• Estar aquí y ahora: Concentrarse en la capacitación

y evitar hacer otras actividades simultáneas.

• Todas las preguntas son bienvenidas.

• Celulares y equipos electrónicos apagados.

(7)

Agenda

• Introducción

• Acuerdos

• Objetivos

• Temas a tratar:

• Evaluación inicial aprendizaje

• Metodología de Trabajo

• Cadena de valor

• Documentación

• Roles

• Conoce tu proceso

(8)

Objetivos

Al final del curso usted podrá

Conocer los conceptos básicos del proceso «Gestión de aprovisionamiento de bienes

y servicios – compras específicas»

(9)

Agenda

• Introducción

• Acuerdos

• Objetivos

• Temas a tratar:

• Evaluación inicial aprendizaje

• Metodología de Trabajo

• Cadena de valor

• Documentación

• Roles

• Conoce tu proceso

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Marco Metodológico

El planteamiento de mejoras al proceso obedeció a la aplicación de la siguiente metodología:

Levantamiento del

Proceso y

Subproceso

Matrices Causa /Efecto

Comités de

Mejoramiento

Rediseño del Proceso

Desarrollo de material Implementación de los procesos

Capacitación /

Implementación

Gestión Actual

Clasificación de las oportunidades de mejora Revisión de la problemática de manera interdisciplinaria Reconocimiento de otros Modelos de Gestión

Mejores prácticas -

De acuerdo con PHVA con la participación de líder.

(11)

(12)

Cadena de valor UJTL

¿

En dónde está

usted

?

Misionales

Soporte /

Apoyo

(13)

¿Cómo podemos generar valor desde los procesos?

Valor

Efectividad y

Eficiencia

Gestión del

conocimiento

y trazabilidad

Mejora clima

laboral

Estandarización

Competitividad

Trabajo en

equipo

Visión

compartida

Satisfacción

de

comunidad

universitaria

Lograr el

objetivo

Optimizar

los recursos

(14)

(15)

Mapa del Proceso

Gestión de Personas

Gestión de las Operaciones

Gestión de las Finanzas

Gestión del Mercadeo

Gestión de la Comunicación Desarrollo del Conocimiento Enseñanza y Formación Estudiantil Asuntos Estudiantiles Es tudi ante s Pote nci ale s Profesionales éticos, competentes, críticos , creat iv os, autó nomos y compr ometi dos con la sociedad Relación con el Medio Planeación y Aseguramiento de Calidad

Cadena de Valor UJTL

Gestión de

Aprovisionamiento

de Bienes y

Servicios

Macroproceso Gestión de las Operaciones

Involucra los procesos de carácter jurídico, tecnológico y

administrativo necesarios para garantizar la continuidad operacional de la Universidad, dentro de un marco de eficiencia.

(16)

SUBPROCESOS

 Planeación de Bienes y Servicios

 Ejecución de compras de Bienes

y Servicios

 Administración de Activos e

Insumos

 Gestión de Pólizas

(Administración de servicios)

Mapa del Proceso

Cadena de Valor UJTL

Gestión de

Aprovisionamiento

de Bienes y

Servicios

Involucra los procesos de carácter jurídico, tecnológico y administrativo necesarios para garantizar la continuidad operacional de la Universidad, dentro de un marco de eficiencia.

(17)

SUBPROCESOS

 Planeación de Bienes y Servicios

 Ejecución de compras de Bienes

y Servicios

 Administración de Activos e

Insumos

 Gestión de Pólizas

(Administración de servicios)

Mapa del Proceso

Cadena de Valor UJTL

Gestión de

Aprovisionamiento

de Bienes y

Servicios

Involucra los procesos de carácter jurídico, tecnológico y

administrativo necesarios para garantizar la continuidad operacional de la Universidad, dentro de un marco de eficiencia.

Procedimientos

 Administración de Activos

 Recepción de bienes y

servicios

 Ingresar - alta - crear y

asignar activos

 VU Novedades de

activos

 VU Toma de inventarios

 VU Operaciones

periódicas

 Retiro - Baja de activos

 Ejecución de Compras

 Creación de

elementos

 Compras material

bibliográfico

 Compras de TICs

 Evaluación de

Proveedores

 Gestión de Pólizas

 Gestión de pólizas

tomador UJTL

(18)

Objetivo del Proceso

Asegurar que la adquisición, administración y control de los

bienes y servicios, consideren la mejor opción de compra del

mercado, para suplir las necesidades de los procesos de la

Universidad dentro de los tiempos y calidades establecidos,

de acuerdo con la estrategia institucional.

(19)

Alcance del Proceso

Comprende:

 Análisis de los requerimientos de los

procesos UJTL,

 Planeación de compras y su ejecución,

 Administración de activos e insumos,

 Prestación de servicios en lo relacionado

con pólizas y la evaluación de la

(20)

Definiciones y siglas

Compras Especializadas: Son aquellas que son canalizadas por un área

específica (Biblioteca, Laboratorios y talleres) y deben ser avaladas por el

Comité Técnico o los aprobadores definidos por procedimiento. Son ej.:

Compras de libros de biblioteca y Compras de reactivos de Laboratorios y

Talleres.

Compras que garanticen el Normal Funcionamiento de la UJTL: Son

aquellas relacionadas con los bienes o servicios más relevantes de la

operación de la universidad, son ejemplos: elementos de aseo, dotación,

insumos de ferretería, fotocopias, insumos de cafetería, medicamentos,

papelería, entre otros.

(21)

Definiciones y siglas

Compras Planificadas: Son aquellas que generan una sola una orden

compra y se acuerda con el proveedor varios despachos. son ej.: papel

higiénico, café, vasos, entre otros. Estas solicitudes se conoce el consumo

de la compra (compra una orden - despachos).

Compras con Acuerdo: Son aquellas en la que se establece un contrato con

el proveedor del bien o servicio y el sistema Oracle EBS trae los datos del

acuerdo para facilitar la generación de la orden de compra. En estas

solicitudes se conoce el consumo estimado de la compra y se solicita al

proveedor que oferte el bien o servicio por rangos (compra con

contrato/acuerdo - consumo estimado).

(22)

Definiciones y siglas

Compras con Prioridad Alta: son las que requieren de cuatro (4) días hábiles

para su adquisición o ejecución, el analista de compras una vez reciba la

asignación debe iniciar el trámite de esta modalidad, son: las de proyectos

de investigación, de consultoría, eventos institucionales (compra 4 días h.-

investigación y consultoría).

Compras con Prioridad Baja: Son las asociadas al funcionamiento regular

de la Universidad y según el tipo puede ir de diez y seis (16) a sesenta (60)

días calendario.

Compras con Prioridad Media: son las que requieren de cinco (5) a quince

(15) días hábiles para su adquisición o ejecución. Son ejemplos los insumos

que se requieren para el normal desarrollo de las actividades (compra

entre 5 - 15 d.h.).

Módulo Issuplier: Módulo del sistema de información Oracle EBS en donde

los proveedores pueden consultar el estado de las órdenes de compra que

les han generado.

(23)

Lineamientos y Políticas

 Toda solicitud de compra de un bien o servicio debe contar con presupuesto

asignado, el sistema Oracle EBS en el módulo Iprocurement esta parametrizado

para restringir las solicitudes de compras sin disponibilidad presupuestal.

 La Jefatura de Compras establece los tiempos de respuesta (días hábiles) para los

grupos de compras desde la solicitud de la dependencia hasta la entrega de

elemento al usuario final.

 En caso de incumplimiento en los tiempos la Jefatura de Compras y la Dirección

Administrativa debe definir la revisión de los mismos y tomar acciones de mejora

en el proceso.

(24)

Lineamientos y Políticas

 Toda solicitud de compra de un bien o servicio debe contar con presupuesto

asignado, el sistema Oracle EBS en el módulo Iprocurement esta parametrizado

para restringir las solicitudes de compras sin disponibilidad presupuestal.

 La Jefatura de Compras establece los tiempos de respuesta (días hábiles) para los

grupos de compras desde la solicitud de la dependencia hasta la entrega de

elemento al usuario final.

 En caso de incumplimiento en los tiempos la Jefatura de Compras y la Dirección

Administrativa debe definir la revisión de los mismos y tomar acciones de mejora

en el proceso.

(25)

Lineamientos y Políticas material bibliográfico

 Las compras de material bibliográfico se deben enviar en el formato “Solicitud

material bibliográfico” al correo de la Biblioteca y se debe radicar la solicitud

firmada en la Biblioteca, mínimo quince (15) días antes del Comité Técnico de

Biblioteca .

 Si se presentan compras extraordinarias y/o extemporáneas deben ser aprobadas

por el Vicerrector Académico y legalizadas en el siguiente Comité Técnico de

Biblioteca.

(26)

(27)

Modelo Conceptual

Dirección Administrativa

Planeación de

Compras de

B/S

Ejecución de

Compras de

B/S

Administración de Activos e Insumos Gestión de pólizas (admón. de servicios) Gestión Contratos y Convenios Gestión Documental

Subproceso

Elaboración del

presupuesto

Dir. Planeación y Finanzas

Dir. Jurídica Dir. Administrativa

Todas las dependencias

Jefes de Dependencias

Ordenadores de Gasto

Proveedores

Insumos  Presupuesto aprobado  Plan de Desarrollo  Normatividad  Lineamientos  Directrices  (Solicitudes de Todas las áreas académicas y administrativas)

Gestión Contratos de Prestación de

Servicios Dir. Gestión Humana

(28)

Insumos

 Presupuesto

 Lineamientos

 Directrices

 Normatividad

 Todas las áreas académicas y administrativas)

Dirección Administrativa

Planeación de

Compras de

B/S

Ejecución de

Compras de

B/S

Administración de Activos e Insumos Gestión de pólizas (admón. de servicios) Gestión Contrataciones y Convenios Gestión Documental

Subproceso

Elaboración del

presupuesto

Dir. Planeación y Finanzas

Dir. Jurídica Dir.

Administrativa Elaborar Matriz de Compras Análisis de adquisiciones que garanticen el flujo de la operación Plan Anual Operativo

de Compras 6 Modalidad ejecución

de adquisiciones necesarias para flujo

de la operación  PAOC  Lineamientos  Directrices Gestión Contratos de Prestación de Servicios

Dir. Gestión Humana

Al Oracle EBS se cargan los tiempos estimados de respuesta por grupos de compras (Ferretería, medicamentos, papelería)

Modelo Conceptual

Todas las dependencias

Jefes de Dependencias

Ordenadores de Gasto

Proveedores

(29)

Insumos  Presupuesto  Lineamientos  Directrices  Normatividad  Formato Matriz de

Compras FOR- GOP-GAB-001 (Todas las áreas académicas y administrativas)

Dirección Administrativa

Planeación de

Compras de

B/S

Ejecución de

Compras de

B/S

Administración de Activos e Insumos Gestión de pólizas (admón de servicios)

Gestión

Contratos y

Convenios

Gestión

Documental

Subproceso

Elaboración

del

presupuesto

Dir. Planeación y Finanzas

Dir. Jurídica Dir. Administrativa

Elaborar Matriz de Compras Análisis de adquisiciones que garanticen la operación Plan Anual Operativo Compras Modalidad ejecución adquisiciones que garanticen la operación  PAOC  Lineamientos  Directrices

Gestión

Contratos de

Prestación de

Servicios

Dir. Gestión Humana

Al Oracle EBS se cargan los tiempos por grupos de compras (Ferretería, medicamentos, papelería)

Modelo Conceptual

Todas las dependencias

Jefes de Dependencias

Ordenadores de Gasto

Proveedores

(30)

Insumos  Presupuesto  Lineamientos  Directrices  Normatividad  Formato Matriz de Compras FOR- GOP-GAB-01 (Todas las áreas académicas y administrativas) Gestión Contratos de Prestación de Servicios Dir. RRHH

Dirección Administrativa

Planeación de

Compras de

B/S

Ejecución de

Compras de

B/S

Administración de Activos Fijos Gestión de pólizas (Admón. de servicios) Gestión Contratos y Convenios Gestión Documental

Proc. Propuesta

Presupuesto

Unidades de

Negocios

Dir. Planeación y Finanzas

Dir. Jurídica Dir. Administrativa

 PAOC  Lineamientos  Directrices Evaluación de necesidad / solicitud desde cada área (Académica – administrativa)

 La realiza cada área

(académica y administrativa)  Se valida viabilidad presupuestal 6  Cumplimiento de requisitos  Catálogo de elementos/tienda /proveedores 6

Evaluación del tipo de compra y

análisis de prioridad

 Asignación de un analista  Tipo de compra (Planificada,

Acuerdo o estándar, TC, Moneda Extranjera, pagos directos)

 Prioridad de la compra (alta,

media, baja)

 Acuerdos de Nivel de Servicio

Orden de Compra / Despacho Seguimiento y Cierre de la Orden de compra  Estatus de la compra (abierta/cerrada)

 Evaluación del proceso y

proveedor

 Reportes del Sistema  Indicadores

Modelo Conceptual

Todas las dependencias

Jefes de Dependencias

Ordenadores de Gasto

Proveedores

(31)

Insumos

 Presupuesto

 Lineamientos

 Directrices

 Normatividad

 (Todas las áreas académicas y administrativas)

Gestión

Contratos de

Prestación de

Servicios

Dir. RRHH

Modelo Conceptual

Dirección Administrativa

Gestión

Estratégica de

Compras

Ejecución de

Compras de

B/S

Administración de Activos Fijos Gestión de pólizas (Admón. de servicios) Gestión Contratos y Convenios Gestión Documental

Proc. Propuesta

Presupuesto

Unidades de

Negocios

Dir. Planeación y Finanzas

Dir. Jurídica

Dir. Administrativa

Todas las dependencias

Jefes de Dependencias

Ordenadores de Gasto

Proveedores

 PAOC  Lineamientos  Directrices Evaluación de necesidad / solicitud desde cada área (Académica – administrativa) 6

 La realiza cada área

(académica y administrativa)  Se valida viabilidad presupuestal 6  Cumplimiento de requisitos  Catálogo de elementos /proveedores6 Evaluación del tipo de compra y análisis de prioridad 6  Asignación de un analista  Tipo de compra (Planificada,

Acuerdo o estándar, TC, Moneda Extranjera, pagos directos)

 Prioridad de la compra (alta,

media, baja)

 Acuerdos de Nivel de Servicio

Orden de Compra / Despacho 6 Seguimiento y Cierre de la Orden de compra 6  Estatus de la compra (abierta/cerrada)

 Evaluación del proceso y

proveedor

 Reportes del Sistema  Indicadores

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Subproceso Planeación de Compras B/S (Actual)

• Enviar presupuesto a las dependencias

Dir. Planeación y Finanzas

• Analizar presupuesto aprobado de la Dirección

Director Administrativo - Jefe de Compras

• Convocar a las áreas para construir/ ajustar la matriz de

compras

Je fe de Compras

• Elaborar /ajustar el plan operativo de compras

Jefe de Compras

• Revisar matriz de compras y plan anual operativo e iniciar

el subproceso de «Ejecución de compras»

(33)

Subproceso Planeación de compras b/s (nuevo diseño)

• Divulgar que el presupuesto sea aprobado en la primera semana de nov. c/año.

Subproceso Elaborar el presupuesto

• Analizar variaciones para las compras que garantizan el flujo de la operación (ferretería, dotación , papelería, elementos de aseo) del área.

Jefes de Áreas

• Elaborar / ajustar la matriz de las compras (FOR-GOP-GAB-001) en reunión con las dependencias.

• Elaborar /ajustar el plan anual operativo de compras (FOR-GOP-GAB-014)/ seguimiento/compromisos de evaluación de desempeño.

Jefe de Compras

• Revisar las matriz de compras /el plan de compras • Divulgar el plan operativo

• Realizar invitación privada a proveedores, de acuerdo con las directrices del proceso gestión de contrataciones y convenios (FTC-GOP-GCC-001)

Director Administrativo

• Consulta la invitación, elaborar y entregar propuesta

(34)

Subproceso Planeación de compras b/s (nuevo diseño)

• Recepcionar ofertas de proveedores

Dirección Administrativa

• Apertura de ofertas

Direcciones Administrativa y de Auditoria

• Realizar análisis de las ofertas en sus especialidades

(formato analisis de ofertas)

Analista de Compras/Dirección Planeación y

Finanzas/ Dirección Jurídica

•Revisar análisis de ofertas

Jefe de Compras

• Revisar análisis para presentar al ordenador del gasto

Director Administrativo

• Aprobar o rechazar las propuestas e indicar las causales

en acta

Ordenador del gasto en máx. Cuantía.

Ordenador del Gasto Monto ($)

Jefe de Compras Hasta $ 600.000

Dirección Administrativo Hasta $ 9’000.000

Comité de Compras Hasta $ 300’000.000

Rectoría Hasta $800’.000.000 (*)

Comité Administrativo y

Financiero Hasta $ 5000’.000.000 Consejo Directivo Mayor a $5000’.000.000

(35)

Subproceso Planeación de compras B/S (Nuevo diseño)

• Notificar a proveedores

Dirección Administrativa

• Elaborar acuerdo , considerando directrices del

proceso Gestión de contratos y convenios.

• Solicitar firma al proveedor

Jefe de Compras

• Realizar el proceso Gestión de contrataciones y

convenios y solicitar firma al proveedor en el

contrato

Director Jurídica

• Cargar en el sistema el acuerdo o contrato una vez

legalizado.

Jefe de Compras

• Realizar archivo de la documentación del

subproceso

(36)

Proceso Ejecución de compras de bienes y servicios (actual)

• Revisar solicitud de compras en el plan anual y solicitar invitación.

Dir. Administrativo - Jefe de Compras

• Realizar cotización y entregar

Proveedor

• Recibir, analizar y presentar ofertas al ordenador del gasto

Director Administrativo - Jefe de Compras

• Aprobar o rechazar compra de elementos

Ordenador del Gasto

• Validar creación de elementos • Elaborar orden de compra

Analista de Compras

• Elaborar acuerdo o solicitar contrato

(37)

Proceso Ejecución de compras de bienes y servicios (actual)

• Realizar proceso «Gestión de Contrataciones y convenios» y entregar contrato

Dirección Jurídica

• Recibir acuerdo o contrato firmado

• Informar al área solicitante para elaborar solicitud de compra

• Realizar solicitud de compra

Área Solicitante

• Asignar solicitud de compra a responsable

(38)

Proceso Ejecución de compras de bienes y servicios (actual)

• Asignar solicitud de compra a responsable

• Verificar que solicitud cumple requisitos

• Elaborar orden de compras, si hay acuerdo o contrato o solicitar cotizaciones

• Aceptar orden de compra, despacho y entrega elementos al Almacén

Proveedor

• Realizar proceso Generar egresos para pago al proveedor

Tesorería

• Realizar proceso de Admón. de activos para identificar , alta y novedad de activos

(39)

Proceso Ejecución de compras de bienes y servicios (diseño)

• Identificar necesidad de compra y validar existencia del elemento en catálogo/tienda • Realizar solicitud de compra en el módulo Iprocurement

Responsable de la dependencia

• Aprobar/rechazar solicitud de compra

Responsable de la dependencia

• Revisar y asignar solicitud de compra (alta prioridad, media y baja). • Revisar y devolver la solicitud de compra indicando causal

Jefe de Compras

• Consultar órdenes de compras frecuentemente y validar existencia proveedor

• Solicitud por acuerdo: Elaborar orden de compra/módulo Purchasing considerando lo definido en el acuerdo y hacer seguimiento a la aprobación (prioridad).

• Solicitud planificada: Elaborar la orden de compra en el módulo Purchasing indicando la programación de despachos y hacer seguimiento de aprobación (prioridad).

• Solicitud compra estándar (común) : Solicitar cotizaciones al proveedor (prioridad).

Analista de Compras Número de cotizaciones Una (1) cotización hasta 6 S.M.L.V. Dos (2) cotizaciones hasta 14 S.M.L.V. Tres (3) cotizaciones hasta Más de 14 S.M.L.V.

(40)

Proceso Ejecución de compras de bienes y servicios (diseño)

• Solicitar cotizaciones a los proveedores de acuerdo con normatividad UJTL

Proveedor

• Recibir invitación, elaborar oferta y entregar

Proveedor

• Realizar análisis de ofertas

• Revisar análisis de ofertas

Jefe de Compras

• Revisar análisis para presentar al Ordenador del Gasto máxima cuantía.

(41)

Proceso Ejecución de compras de bienes y servicios (diseño)

•Aprobar/rechazar orden de compra (acta de reuniones) /módulo Purchasing

Ordenador del Gasto (máxima cuantía)

• Solicitar pólizas para órdenes de compra con anticipo

Analista de compras

• Realizar procedimiento «Gestión de contrataciones y convenios» para tramite de pólizas.

Dirección Jurídica

• Consolidar órdenes de compra por proveedor

• Consultar órdenes de compra, realizar despacho de acuerdo con las condiciones pactadas y facturar

(42)

Proceso Ejecución de compras de bienes y servicios (diseño)

• Realizar seguimiento a la respuesta de solicitudes y ordenes de compras (cumplimiento de proveedor: criterios éticos, de calidad, de capacidad operativa, de cumplimiento, de precio y de servicio) .

• Informar novedades de las órdenes de compras .

• Aplica directrices a las solicitudes y órdenes de compra

Jefe de Compras

• Medir indicadores del proceso.

• Generar reportes del sistema para seguimiento y análisis .

Jefe de Compras - Analistas

• Realizar proceso «Gestión del Mejoramiento Organizacional» y recibir seguimientos.

Proceso Mejoramiento Organizacional

• Realizar archivo de acuerdo con el proceso «Gestión Documental» con el aplicativo Docuware.

(43)

• Solicitar vía correo para la creación del elemento

Responsable área

• Verificar la existencia del elemento

• Crear el elemento en catálogo

• Verificar la creación correcta

• Informar la creación al área solicitante vía e-mail

Analista de Compras/Jefe de Compras

(44)

Procedimiento Creación de elementos (nuevo diseño)

• Solicitar vía correo la creación del elemento

Responsable del área

• Verificar la existencia del elemento

• Crear el elemento en el catálogo /tienda con evidencias

• Verificar la creación correcta

• Informar la creación al área solicitante via e-mail.

Analista de compras (rol maestro)

• Depurar el catálogo /tienda por trimestre

(45)

Procedimiento Material bibliográfico

Se presenta el

diagrama de flujo del

diseño del

procedimiento

(46)

Procedimiento Material bibliográfico evidencias

Biblioteca General

Área Desarrollo de Colecciones MACROPROCESO GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CÓDIGO: FOR-GOP-GAP-011 PROCESO GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS VERSIÓN: 1

SOLICITUD DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO FECHA: 25/10/2013

Fecha: DD/MM/AAAA

Solicitante Correo Electrónico

Programa Académico / Dependencia

Asignatura / Proyecto de Investigación Favor tener en cuenta:

1- Es necesaria la aprobación del Decano de Facultad o Jefe de Dependencia correspondiente para el trámite de adquisición en la Biblioteca de esta solicitud. 2- Diligenciar los campos obligatorios (*)

Marcar con X, según corresponda

No. Autor (*) Título (*) ISBN (*)

E d ic ión Editorial Año (*) C a n tida d S o lic it a d a ( *) P ro v e e d o r S u g e rido N ú m e ro d e E s tu d ian te s ( *) B ibliog ra fí a B á s ic a (*) B ibliog ra fí a C o m p lem e n ta ria (*) A c tu a liz a c ión ( *) P ro y e c to d e In v e s tiga c ión ( *) Observaciones

(47)

Procedimiento Material bibliográfico evidencias

Biblioteca General _{MACROPROCESO GESTIÓN DE OPERACIONES} CÓDIGO: FOR-GOP-GAP-017

PROCESO GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS VERSIÓN: 1

INGRESO DE DATOS PARA COMITÉ TÉCNICO DE BIBLIOTECA FECHA: 26/12/2.013

COMITÉ TÉCNICO DE BIBLIOTECA No. ____________ FECHA:______________________________ Cuadro No. PROGRAMA ACADÉMICO/ DEPENDENCIA FECHA SOLICITUD/ Y/O ASIGNATURA / PROYECTO DETALLE EJEMPLARES SOLICITADOS EJEMPLARES APROBADOS COMITÉ PROVEEDOR SUGERIDO VALOR TOTAL VALOR TOTAL APROBADO

Autor Título Año Volúmenes Aprobado Proveedor Total Total

Subtotales Subtotal $ Subtotal US$ TOTAL $ TOTAL US$

(48)

Documentación del Proceso

• Caracterización

• % Ordenes de compras tramitadas dentro de los tiempos

estándar de respuesta: No. ordenes de compras del mes

dentro de los tiempos de respuesta por Analista de Compras y grupo de compras / No. ordenes de compras del mes por Analista de Compras y grupo de compras

Indicador

• Satisfacción de procesos UJTL: No. Calificaciones dadas por los procesos a la gestión de aprovisionamiento de bienes y servicios superiores a 80 puntos / No. de calificaciones recibidas de los procesos por periodo.

Indicador

• % de cumplimiento de plan anual operativo de compras: Plan de compras ejecutado en el mes/ Plan de compras proyectado en el mes

(49)

Documentación del Proceso

• Caracterización

• Verificar que el plan de compras cumple

requisitos: considera los lineamientos de operación

de la Universidad, se proyecta de acuerdo con la

matriz de compras y el comportamiento histórico

analizado.

Punto de control

• Verificar que las compras realizadas cumplan con los requisitos: las especificaciones dadas, los acuerdos de niveles de servicio, las cantidades requeridas, a precios convenientes y puestas a disposición de los procesos y proyectos en los lugares y momentos requeridos.

Punto de control

• Verificar que los proveedores analizados cumplen con

los lineamientos definidos por la Universidad y que

(50)

Documentación del Proceso

• Caracterización

• Probabilidad de que se compren elementos que no

cumplan con las especificaciones y/o condiciones

dadas por procesos

Riesgo

• Probabilidad de que las solicitudes de compras presenten

rubros presupuestales errados.

(51)

(52)

Documentación del Proceso

Caracterización

Diagrama de flujo

Ficha Técnica

Roles

Procedimientos

Formatos

Instructivo

H.V. Indicador

(53)

(54)

(55)

Principales cambios

 Los procesos conocerán los tiempos

de respuesta de las solicitudes por

grupos de compras.

Elemento

Tiempo de respuesta de la compra

(días hábiles)

Material Bibliográfico Nacional

17 días

*

Material Bibliográfico

Internacional

17 días

*

Papelería

24 días

Insumos de Laboratorio

20 días

Insumos de Mantenimiento

20 días

Equipos (cómputo de oficina, de

mantenimiento, de investigación

y audiovisuales)

14 días *

Software

14 días *

Elementos Aseo y Desinfección

General

17 días

Elementos de Promoción Tienda

Tadeista

8 días

Tiquetes, Alojamiento en Hoteles

5 días

Insumos de Medicamentos

19 días

OPS

3 días

(56)

Principales cambios

Planeación de compras de B/S:

 Planeación adecuada de las compras desde todas las áreas y gestión

centralizada en la Dirección administrativa

 Aplicación de lineamientos y directrices para todas las sedes

 Creación de un Plan Anual Operativo de Compras y seguimiento

 Análisis de compras que permiten generar eficiencias en términos de tiempo

y dinero.

 La aprobación de órdenes de compra impresas se elimina y se aprueban en

el sistema Oracle EBS.

(57)

Principales cambios

Ejecución de Compras de Bienes y Servicios:

 Trazabilidad del proceso, impacto en reducción de tiempos de respuesta, con

aplicación de Acuerdos de Nivel de Servicio y Flujos de aprobación

 Eliminación de actividades manuales remplazadas por el uso adecuado del

Oracle EBS (Iprocurement, Isupplier, Inventory)

 Catálogo de elementos por tienda y Proveedores - Evaluación de proveedores

 Alertas para aprobación por parte de los ordenadores del gasto (flujos de

aprobación de Oracle EBS).

 Uso de reportes del sistema Oracle EBS e indicadores de gestión (Cumplimiento

ANS, Satisfacción del proceso)

(58)

Mejoras y beneficios

Solicitudes no catalogadas

para libros y servicios agilizar órdenes (no doble

digitación y completitud)

Reportes estándar del

sistema para

seguimiento y control del proceso

Proveedor consulta

cotizaciones,

devoluciones en el sistema y pagos en el sistema Oracle módulo Issuplier Acuerdo y contratos cargado en sistema facilitando la elaboración y seguimiento de ordenes de compra Aprobación de servicios en el sistema Oracle agilizando trámites de aprobación y pago

(59)

Mejoras y beneficios

Medición de proceso con indicadores claves

Seguimiento al plan operativo y presentación

de resultados a Vicerrectoría

Divulgación Plan operativo objetivos, metas, actividad, productos y cumplimiento,

asocia a los compromisos de evaluación desempeño

Matriz compras construye

con las dependencias (clientes internos) Evaluación de proveedores conjunta analista, Coordinador Almacén y jefe de compras

(60)

Estructura

ANTES

Vicerrectoría Administrativa Dirección Administrativa Jefatura Oficina Compras y Dotaciones Jefatura Desarrollo Físico Coordinación

Activos Fijos Coordinación Archivo y Correspondencia Jefatura Mantenimiento Tienda Tadeísta

AHORA

Vicerrectoría Administrativa Dirección Administrativa Jefatura Mantenimiento y

Servicios Generales Coordinación _Servicios

Universitarios Jefatura Compras Coordinación Almacén y Activos Fijos Jefatura Desarrollo Físico Tienda Tadeísta Dirección de Mercadeo Coordinación Almacén

(61)

(62)