UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DIRECCIÓN DE EMPRESAS CARRERA:
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y NEGOCIOS
TRABAJO DE GRADO PARA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN EMPRESAS Y ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS TEMA: MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA LA EMPRESA DE
PRODUCTOS LÁCTEOS PROLAFRON CÍA. LTDA. DE LA PARROQUIA LA LIBERTAD.
AUTOR: PONCE MONTALVO KAREN ESTEFANIA ASESORA: ING. PANTOJA JANNETH
II
CERTIFICACIÓN DE LA ASESORA
En calidad de tutora de la presente tesis, certifico que el Trabajo de Grado “MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA LA EMPRESA DE PRODUCTOS LÁCTEOS PROLAFRON CÍA.LTDA. DE LA PARROQUIA LA LIBERTAD”, ha sido elaborada por la
señorita, Karen Estefania Ponce Montalvo; cuya investigación cumple con los requisitos metodológicos y científicos que la Universidad UNIANDES exige, por lo tanto autorizo su presentación para los trámites pertinentes.
Ibarra, 10 de Junio del 2014
Atentamente,
………..
Ing. Janneth Pantoja
III
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo Karen Estefania Ponce Montalvo, declaro que el presente trabajo de tesis titulado MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA LA EMPRESA DE PRODUCTOS LÁCTEOS PROLAFRON CÍA.LTDA. DE LA PARROQUIA LA LIBERTAD es de auténtica autoría y responsabilidad de mi persona.
Atentamente,
………
Karen Estefania Ponce Montalvo
IV
DEDICATORIA
Esta Tesis se la dedico a Dios quien supo guiarme por el buen camino, dándome fuerzas y razones para seguir adelante y no desmayar en las adversidades enseñándome que el esfuerzo da sus recompensas.
A mis padres por brindarme su apoyo incondicional, sus consejos, su ejemplo, por haberme enseñado a ser una persona de bien cuyo fin es que su vida se rija mediante valores éticos y morales con el objetivo de convertirme en una persona muy humana que cumple sus sueños por medio de sus esfuerzos.
V
AGRADECIMIENTO
Agradezco a mis padres porque por ellos he llegado a esta meta, que con sus sacrificios me lograron sacar adelante apoyándome incondicionalmente, queriéndome y aceptándome como soy con mis aciertos y derrotas, por no darme la espalda cuando les he fallado y por estar siempre en los momentos que los necesito; les agradezco por ser mis padres.
Le Agradezco a Dios por cuidarme y darme lo que tengo, por escuchar mis oraciones y por proteger a mis seres queridos, por ser mi amigo, mi compañía, mi guía por enseñarme a tener fé en que lo que uno se quiere se puede.
También les agradezco a mis maestros por haberme compartido todos sus conocimientos, los cuales me ayudaron a llegar hasta aquí, por haberme tenido paciencia al aclarar mis dudas y por sus consejos los cuales me motivaron y contribuyeron a incrementar mis deseos de culminar esta etapa esforzándome sin desfallecer por mas abatimiento que exista.
VI
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN ... 1
Antecedentes de la investigación……….1
Planteamiento del Problema………1
Formulación del Problema………..……….1
Delimitación del Problema……….……….2
Objeto de investigación y campo de acción……….2
Identificación de la Línea de Investigación……….2
Objetivos: objetivo general y objetivos específicos………2
Idea a defender……….2
Justificación del tema………..….2
Metodología investigativa………...….2
Estructura de Tesis………..….3
Elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica………...3
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO ... 4
1.1 Origen y evolución del objeto de investigación ... 4
1.1.1 Gestión administrativa ... 4
1.2 ... Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación. ... 5
1.2.1 Modelo de Gestión Administrativo... 5
1.2.1.1 Clasificación de los Modelos Administrativos ... 5
VII
1.2.1.3 Importancia de los Modelos Administrativos ... 6
1.2.2 Proceso Administrativo... 7
1.2.2.1 Planificación ... 7
Importancia ... 7
Filosofía empresarial ... 8
Misión ... 8
Visión ... 8
Valores ... 9
Políticas ... 9
Reglas para el personal ... 9
1.2.2.2 Organización ... 10
Organigrama ... 10
Manual de funciones ... 10
Manual de procesos ... 11
1.2.2.3 Dirección ... 11
Flujogramas ... 12
Tipos de Flujogramas ... 12
Metodología de Flujogramación ... 13
Simbología de Flujogramación ... 14
Motivación ... 14
Plan de motivación ... 15
1.2.2.4 Control ... 16
Matrices de control ... 16
VIII
1.4 ... Análisis crítico sobre el objeto de investigación actual de la empresa PROLAFRON.
... 18
1.5 Conclusiones parciales del capítulo ... 20
CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA ... 22
2.1 Caracterización de la empresa ... 22
2.2 Descripción del procedimiento metodológico ... 23
2.2.1 Enfoque de la Modalidad ... 23
2.2.2 Tipos de Investigación ... 23
2.2.3 Métodos de Investigación ... 23
2.2.4 Técnica de Investigación ... 24
2.2.5 Instrumentos de Investigación ... 24
2.2.6 Análisis de las entrevistas realizadas al Gerente y empleados de PROLAFRON. ... 24
2.3 Propuesta del investigador: Modelo ... 26
2.4 Conclusiones parciales del capítulo ... 27
CAPÍTULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA ... 28
3.1 Modelo De Gestión Administrativo “PROLAFRON” ... 28
3.1.1 Filosofía Empresarial ... 29
3.1.1 Misión ... 29
3.1.1.2 Visión ... 29
3.1.1.3 Valores ... 29
3.1.1.4 Políticas ... 30
3.1.1.5 Socialización ... 31
3.1.2 Técnicas De Organización ... 32
IX
3.1.2.2 Descripción de Funciones ... 33
3.1.2.3 Descripción de Procesos ... 41
3.1.3 Técnicas De Dirección ... 58
3.1.3.1 Plan de Motivación ... 58
Recursos Plan de Motivación ... 60
3.1.3.2 Plan de Higiene del Personal ... 61
3.1.4.1 Formatos de Registros ... 63
Hoja de Control de Higiene del Personal ... 63
3.1.4.2 Hojas de control del proceso productivo ... 63
3.1.4.3 Matriz de control interno ... 64
3.1.4.4 Matriz de control de Higiene Personal ... 64
3.1.5Validación mediante la opinión de expertos ... 65
3.2 Conclusiones Parciales del Capítulo ... 67
CONCLUSIONES GENERALES ... 69
RECOMENDACIONES ... 69
BIBLIOGRAFÍA ... 71
X
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 Diseño del Modelo de Gestión Administrativa para PROLAFRON………..26
Figura 2 Misión………..29
Figura 3 Visión………..…………29
Figura 4 Organigrama Estructural PROLAFRON ... 32
XI
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo de grado se realizó con el fin de mejorar la gestión del proceso administrativo de la empresa PROLAFRON, ya que ésta está ejerciendo el proceso de una manera empírica para lo cual es importante sugerir este modelo para que sus actividades sean desarrolladas correctamente ya que en la actualidad la gestión empresarial está en crisis y las empresas necesitan herramientas actuales que les ayuden a mejorar su desempeño.
La investigación tiene las siguientes fases:
Capítulo I. Marco Teórico, establece un análisis crítico de las teorías fundamentales que contribuyeron a sustentar teóricamente el diseño del modelo donde se refleja que un modelo de gestión es la manera correcta de manejar una empresa.
Capítulo II. Marco Metodológico y planteamiento de la propuesta, describiendo el proceso metodológico el cual señala que esta investigación se enfocó con la modalidad cualitativa realizando un análisis interno de la empresa mediante la aplicación de encuestas cuyos resultados fueron denotar las falencias y asignar las soluciones correspondientes mediante el modelo de gestión, esta investigación se enmarca en la línea de investigación de competitividad, administración estratégica y operativa.
XII
EXECUTIVE SUMMARY
This degree work was performed in order to improve the management of the administrative process of the company PROLAFRON, since this is performing the process in an empirical manner for which it is important to suggest this model so that its activities are developed properly, so that nowadays the business management is in crisis and some enterprises need current tools to help them to improve their performance.
This research has the following phases:
Chapter I. Theoretical Framework, provides a critical analysis of the fundamental theories that contributed to theoretically support the design of the model where it is reflected that a management model is the right method to run a business.
Chapter II. Methodological Framework and approach of the proposal, describing the methodological process which indicates that this research focused with qualitative mode performing an internal analysis of the company by conducting surveys whose results were denote the shortcomings and assign the corresponding solutions by this management model, this research is part of the research line of competitiveness, strategic and operational administration.
1 INTRODUCCIÓN
Después de realizar una investigación preliminar en los diferentes repositorios de las Instituciones de Educación Superior y seguido de la revisión se ha constatado que existen temas similares al de la investigación presente como es el Modelo de Gestión Administrativo y Financiero para el Reposicionamiento y mejora de la rentabilidad de la Fábrica de Bolos Rogi de la Ciudad de Ibarra Provincia de Imbabura. Repositorio Universidad Técnica del Norte y La Gestión Administrativa y su afectación en el Posicionamiento de mercado de la empresa MOTOMARKET de la ciudad de Ambato. Repositorio de la Universidad Técnica de Ambato; cuyas investigaciones proporcionan las directrices necesarias para poder plantear el proceso investigativo adecuado para solucionar las diferentes problemáticas detectadas en la empresa PROLAFRON.
Esta investigación es muy importante porque ayudará a las empresas a realizar sus actividades de la manera correcta brindando las pautas del proceso administrativo que es necesario seguir para que la empresa crezca y pueda cumplir sus objetivos planteados.
Identificando la situación problemática de la Empresa de Productos Lácteos PROLAFRON de la Parroquia la Libertad, se pudo evidenciar que la empresa está ejerciendo un proceso administrativo de una manera empírica en base a las experiencias de otras empresas, cuyos
requerimientos y resultados no se acoplan a las verdaderas necesidades que posee la empresa; el manejo administrativo de la empresa presenta varias debilidades tales como: la duplicidad
de funciones, desorganización del personal al momento de realizar las actividades diarias, mala comunicación, desmotivación de los empleados, mala delegación de autoridad y autonomía en la toma de decisiones para cada empleado, todos estos aspectos generan malestar entre los directivos de la empresa e incluso de los empleados ya que el ambiente laboral interno es tenso; los empleados no se sienten parte de la empresa y desarrollan sus actividades muchas veces improvisando, además todos esos problemas genera desperdicio de tiempo, dinero e incluso del esfuerzo de los empleados.
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La delimitación del problema limita a incursionar en la Gestión Administrativa que es el objeto de investigación para proceder al campo de acción que es el desarrollo del Modelo de Gestión Administrativa.
La línea de investigación en la que se incursiona es competitividad, administración estratégica y operativa.
Para poder desarrollar la investigación se ha planteado un objetivo general que es:
Diseñar un Modelo de Gestión Administrativa para mejorar el proceso administrativo en la empresa de Productos Lácteos PROLAFRON Cía. Ltda. de la Parroquia La Libertad.
Los objetivos específicos que apoyan al cumplimiento del objetivo general son:
Fundamentar teóricamente el diseño de un modelo de gestión administrativa y el proceso
administrativo empresarial.
Diagnosticar la situación gerencial de PROLAFRON.
Estructurar las bases idóneas para el desarrollo correcto del modelo de gestión
administrativa.
Validar la propuesta mediante la opinión de expertos.
La idea a defender de la investigación es: La aplicación del Modelo de Gestión Administrativa permitirá mejorar el proceso administrativo de la Empresa de productos Lácteos PROLAFRON Cía. Ltda; cuya variable dependiente es el mejoramiento del proceso administrativo y la variable independiente es el modelo de gestión administrativa.
Es muy importante aplicar el modelo de gestión en PROLAFRON ya que de esta manera la empresa será guiada correctamente por medio del proceso administrativo adecuado y acorde a su realidad empresarial caso contrario; sin la aplicación del modelo de gestión el proceso administrativo seguirá siendo empírico y los resultados seguirán causando malestares entre los directivos y sus empleados.
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situación gerencial de la empresa y diseñar el modelo de gestión administrativa conforme a los requerimientos que necesita para mitigar los problemas existente mediante una encuesta dirigida al gerente y a sus empleados sustentándose en los conocimientos admirados en fuentes bibliográficas, conociendo las necesidades de los empleados con el fin de plantear cambios a la situación actual de la empresa desarrollando un análisis minucioso y descriptivo de la empresa y del problema global partiendo de sus esencialidades y viceversa, identificando sus partes será posible llegar a generalizaciones las cuales son indispensables para el proceso científico de la investigación, mediante esta metodología empleada se podrá desarrollar un estudio coherente, lógico, organizado y secuencial.
La estructura de tesis se basa en desarrollar las necesidades que se encuentran en el proceso administrativo de PROLAFRON, desarrollando una Filosofía empresarial (misión, visión, políticas y normas de higiene), una estructura organizacional (organigrama estructural, descripción de funciones, descripción de procesos) , técnicas de dirección (plan de motivación, plan de higiene del personal) y herramientas de control (matriz de control interno de gestión , matriz de control de Higiene del personal).
4 CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO
1.1 Origen y evolución del objeto de investigación 1.1.1 Gestión administrativa
El desarrollo de la gestión empresarial comienza desde que la administración se le ha derivado varias ramas de innovación, gracias a la influencia que esta ha tenido; Martínez, (2013) recalca que desde que se inició el mundo siempre ha existido la administración por consiguiente las empresas se conciben como una unidad de producción de la economía tanto en los países de libre mercado como en los países socialistas; pero fue hasta el siglo XXI cuando se crearon las primeras publicaciones donde se habló de la administración pero de una manera científica así mismo apareció la revolución industrial.
Ventura, (2012), Velázquez, (2013), señalan que la gestión administrativa es imprescindible en todas las empresas independientes del sector productivo al que pertenezcan. Y comentan que esta se ha ido desarrollando desde que las organizaciones del siglo XXI han basado su existencia en la creación del capital humano y el capital social, en este sentido la cultura organizacional y el liderazgo, han cobrado importancia al permitir poner en sincronía los intereses de los empleados con los de la empresa y desencadenar sinergias y valor agregado en los productos y servicios que ofrecen.
Bernal, Cos, & Tarré, (2012) Señala que la gestión empresarial que conocemos fue desarrollada durante el siglo XXI y está en crisis. Nuestras organizaciones están enfermas y necesitan ayuda para sanar. Nos hacen falta nuevas fórmulas y herramientas adaptadas al siglo XXI, un período con retos muy diferentes a los que se enfrentaron las organizaciones en el pasado. Necesitan nuevos modelos, políticos, de cooperación y de gestión empresarial, que ayuden a mejorar como colectivo. Requieren modelos que miren también a la persona y se preocupe de sus emociones, que entiendan sus motivaciones de trabajo, que respeten sus valores y entiendan y respeten también el medio ambiente en el que se desarrollan.
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1.2Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación.
1.2.1 Modelo de Gestión Administrativo
Herrscher, (2009) Anuncia que un modelo de gestión administrativo es la búsqueda del mejor modo de organizarse en la empresa, es la ubicación correcta de cada uno de sus integrantes con la asignación de las responsabilidades concernientes a cada área, creando un vínculo entre los mismos haciendo que la organización se convierta en mucho más ofensiva frente a su competencia.
Por otro lado, Chiang & Martín, (2010) explican que un modelo organizacional es la interacción entre el individuo y la organización, de una manera que se indiquen cuáles son las relaciones existentes entre la estructura y procesos organizacionales y las actitudes y comportamientos de los individuos de la misma organización, y entre el clima que emerge de la interacción y su entorno organizacional y humano.
Escudero, (2012) Indica que gestionar es conseguir que las decisiones adoptadas y los acuerdos se ejecuten eficazmente. Es decir: ¿Quién se encargara de cada función? Conseguir que todo el personal realice las tareas que tienen asignadas.
Por lo tanto de modelo de gestión administrativo es una estructura de la mejor forma de organización con una persona que esté a cargo cuya finalidad sea que sus decisiones tomadas se ejecuten eficaz y eficientemente interactuando con los miembros internos y externos relacionándolos de una manera correcta.
1.2.1.1 Clasificación de los Modelos Administrativos
Chiang & Martín, (2010) y González, (2010) distinguen tres tipos de modelos: aditivos, mediadores e interactivos.
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está altamente interrelacionado, imposibilitando captar relaciones multinivel y de nivel cruzado.
2. Modelos mediadores: en ellos se asume que algunas variables contextuales ejercen su influencia de modo indirecto, afectando en principio a otras variables más directamente relacionadas con los resultados. Es digno considerar que el clima, más que actuar fundamentalmente sobre las condiciones de posibilidad de las variables inmediatas que afectan directamente a dichos comportamientos. El clima, así conceptualizado, vendría a funcionar a modo catalizador.
3. Modelos interactivos: Estos modelos son los más complejos a causa de la interpelación de cada variable con las otras. Asume que el clima no solo influye; sino que es influido por el conjunto de variables en un proceso múltiple y de simultaneidad de efectos, tanto si es de manera directa como mediatizada. Las variables en estos modelos pueden ser utilizados tanto como variables dependientes como independientes.
1.2.1.2 Características de los Modelos Administrativos
Los modelos administrativos poseen muchas características pero las más resaltadas según Cuatrecasas, (2010), Cuesta, (2010) y González, ( 2010) son las siguientes:
Son aplicados para producir un cambio
Su aplicación requiere de distintas herramientas Pueden aplicarse en más de una empresa
Cambian la forma de desempeño del recuro humano de la empresa
Normalmente se aplican para mejorar o cambiar algún aspecto débil de la empresa Son flexibles y se ajustan a cualquier tipo de empresa según la necesidad que posea.
1.2.1.3 Importancia de los Modelos Administrativos
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Longenecker, Moore, Petty & Palich, (2009) diserta que los modelos administrativos imitan la realidad de las empresas para buscar soluciones, de ahí la importancia de diseñarlos específicamente para los problemas cuya complejidad impide describirlos o resolverlos. Tratan de reproducir una parte de las operaciones de la organización a fin de no ver lo que sucederá en ella con el tiempo, o ensayar con esa parte modificando con varias variables.
1.2.2 Proceso Administrativo
Según Hernández & Palafox, (2012) el proceso administrativo es el instrumento teórico básico que permite comprender la dinámica del funcionamiento de una empresa.; el cual sirve para diseñarla, conceptualizarla, manejarla, mejorarla, etc. Este da la metodología de trabajo consistente para organizar una empresa y facilitar su dirección y control.
1.2.2.1 Planificación
Navajo, (2009), Molins, (2009), Fernández , (2010), manifiestan que la planificación es una ciencia, un procedimiento, una actividad, una metodología que por medio de su aplicación puede llegar a cumplir los objetivos o metas formulados con anterioridad por las empresas utilizando los recursos tangibles e intangibles de una manera eficiente basándose en la información actual para decidir correctamente lo que se va a realizar.
Importancia
Lerma & Bárcena, (2012) Señala que de no existir la planeación sería difícil la supervivencia de las empresas; si no se cuenta con una guía clara (plan) que conduzca con mayor seguridad y eficiencia hacia el futuro que se desea, es más difícil y riesgoso lograr lo que se pretende, y con mayor probabilidad estará presente el fracaso.
Con la palabra planeación se diseña el futuro y se encuentran los caminos por los cuales transitar en la búsqueda de lo que se quiere (Objetivos de supervivencia y crecimiento).
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logrando que la administración de los recursos sea la adecuada organizándose internamente, dirigiendo, gerenciando y controlando; logrando el desarrollo sostenible de los objetivos y la estrategia general planteada por la organización.
Filosofía empresarial
Martínez, (2012), Molins, (2009) y Navajo, (2009) Manifiestan que la filosofía empresarial es hoy un elemento de gran poder y valor en el mundo de los negocios puesto que, define los elementos constitutivos de la empresa y determinan su propio espació ético; en ésta se imprimen los conocimientos, valores, visión y sueños que los empresarios tienen para su compañía; en sí, la filosofía empresarial determina lo que es y quiere llegar a ser la empresa rigiendo el comportamiento ético de sus integrantes .
Misión
(LERMA & BÁRCENA, 2012, pág. 34); El propósito específico de una organización, indica que le da sentido a una UEN al describir las pulsiones que motivaron a su creación, así como las características perdurables de la misma.
(ROBBINS & COULTER, Administración, 2010, pág. 151) “declaración del propósito de una organización”
(HILL & JONES, 2009, pág. 11) “La misión declara que hace la compañía” además señala que la misión contiene cuatro componentes: la expresión de la razón de ser de una compañía u organización – el motivo de su existencia.
Tomando la referencia de estos autores se puede definir a la misión como la razón de ser de la empresa dando a conocer que es, que hace y para que lo hace; e decir es una descripción de su esencia.
Visión
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Hill & Jones, (2009) recalca que la visión de una compañía expone cierto estado futuro deseado, con frecuencia a grandes rasgos, lo que la compañía trata de alcanzar.
De una manera más sencilla la visión es lo que la empresa desea alcanzar en el futuro es la proyección que la empresa anhela o desea al pasar los años.
Valores
Después de analizar a los autores Lerma & Bárcena, (2012), Robbins & Coulter, (2010), Sainz, (2012), se concluye que los valores son las convicciones básicas, las señas de identidad de la empresa en tanto a su actuación diferenciando lo correcto de lo incorrecto; estos constituyen el marco axiológico dentro del cual se conducirá la empresa en búsqueda de sus objetivos los cuales son utilizados para establecer en términos abstractos y mucho más amplios la forma en que se desarrolla en comportamiento cotidiano dentro y fuera de la empresa.
Políticas
Mondy, (2010), Lerma & Bárcena, (2012), Vértice , (2011) comentan que las políticas son un marco o guía de referencia, patrones de conducta que se han establecido para dar dirección en la toma de decisiones o en cualquier acción que se aplique a través de cualquier plan dentro de la organización los cuales deben ser más concretas y más específicas los cuales traten de reflejar interés en la administración por sus empleados generando su satisfacción.
Por otro lado, Robbins & Judge, (2009) señala que son aquellas actividades que no requieren ser parte del papel formal de alguien en la organización, pero que influyen o tratan de influir en la distribución de las ventajas y desventajas al interior de esta.
Reglas para el personal
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reglas también se convierten en indicadores que señalan la manera en que se debe realizar interna y externamente de la empresa.
1.2.2.2 Organización
Lacalle, (2011), Fernández E. , (2010), Álvarez, (2010) explican que la organización es una forma de diseñar la estructura o esquema de la empresa formalmente, dividiendo el trabajo en unidades más pequeñas, autónomas en gran parte, con la intención de regular su funcionamiento para que la actuación que realicen sus integrantes para lograr cumplir los objetivos institucionales sean de una manera más coordinada.
Organigrama
Lacalle, (2011), Fernández E. , (2010), Baguer, (2012) definen a el organigrama como un instrumento de gestión que representa gráficamente la estructura organizativa de la empresa visualizándola como un todo; en sí, es una imagen formada por cuadros y líneas las cuales denotan los enlaces entre las diversas funciones o procedimientos que se realiza en la empresa además de indicar los niveles de autoridad y los canales de transmisión de información cuyos aspectos son indispensables para que una organización sea eficiente y que sus resultados sean los esperados ya que a través de este los empleados conocen su puesto y lo que deben hacer y a quien tienen que responder.
Manual de funciones
11 Manual de procesos
Para Hernández & Palafox, (2012) el manual de procesos es un documento administrativo que contiene información relacionada con el conjunto de operaciones, técnicas o actividades que deben realizarse para la generación de bienes y servicios.
Lacalle, (2011) y Muñoz, (2009) añaden que es un plan o método de trabajo que establece una sucesión cronológica de operaciones relacionadas entre sí, que tienen como propósito la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación para la obtención de un resultado concreto; dichos procedimientos determinan la manera específica y detallada de cómo se realizan las actividades de transformación de insumos en productos. En consecuencia, en el manual de procedimientos se deben identificar las personas, tareas, recursos y flujos de información que se empleen en el desarrollo del trabajo.
1.2.2.3 Dirección
(ROBBINS & COULTER, 2010, pág. 9)“Función administrativa que involucra trabajar con personas y a través de ellas cumplir los objetivos organizacionales”
(CARDONA, 2009, pág. 248) “Dirección es el rumbo o camino que un cuerpo sigue en su movimiento. También significa consejo, enseñanza y precepto con que se encamina a otro hacia algún destino”
12 Flujogramas
Según los autores: Mattison,( 2009) y Velazquez, (2013) los flujogramas o también llamados diagramas de flujo o fluxogramas, constituyen un instrumento importante en el trabajo, ya que señalan los pasos necesarios que deben efectuarse para llegar a la solución de un problema; en sí, son representaciones gráficas de la ruta a seguir, en los cuales se puede observar la secuencia lógica de las operaciones, sirviendo así, como una guía o una técnica estandarizada para el mapeo de procesos entre diferentes organizaciones.
Tipos de Flujogramas
Mattison, (2009), Hernández, (2009), Calderón & Ortega, (2009) y Velazquez,( 2013) indican que existen los siguientes tipos de diagramas de flujo o fluxogramas:
Diagrama de flujo vertical: también conocido como gráfico de análisis del proceso. Es un gráfico, en donde existen columnas y líneas. En las columnas están los símbolos (de operación transporte, control, espera y archivo), en el espacio recorrido para la ejecución y el tiempo invertido, estas dos últimas son opcionales de inclusión en el diagrama de flujo. En las líneas se destaca la secuencia de los pasos y se hace referencia en cada paso a los funcionarios involucrados en la rutina.
Diagrama de flujo horizontal: En este diagrama de flujo se utilizan los mismos símbolos
que en el diagrama de flujo vertical, sin embargo la secuencia de información se presenta de forma horizontal. Este diagrama sirve para destacar personas, unidades u organismos que participan en un determinado procedimiento o rutina, y es bastante común que sea utilizado para visualizar las actividades y responsabilidades asignadas a cada uno de estos actores y así poder comparar la distribución de tareas y racionalizar o redistribuir el trabajo.
Diagrama de flujo de bloques: Este es un diagrama de flujo que representa la rutina a
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representar un proceso mediante la utilización de bloques que muestra paso a paso el desarrollo del mismo. Este tipo de diagrama permite registrar no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento.
Metodología de Flujogramación
Velazquez,( 2013) Recalca que los diagramas de flujo no necesitan ser técnicos, puesto que, la mayor parte de las funciones secuenciales que día a día realiza una persona pueden representarse en un diagrama de flujo, sin embargo Calderón & Ortega, (2009) mencionan que es imprescindible seguir los siguientes pasos:
Establecer el alcance del proceso al describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama.
Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el
proceso a describir y su orden cronológico.
Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también. Identificar y listar los puntos de decisión.
Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los
correspondientes símbolos.
Asignar un título al diagrama siempre verificando que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.
Mattison, (2009), Calderón & Ortega, (2009) y Fernández, (2010) manifiestan que para la elaboración de los flujogramas se debe seguir las siguientes recomendaciones:
La dirección que se aplica para hacer los diagramas de flujo es siempre de arriba hacia
abajo o de izquierda a derecha.
Las líneas no deben cruzarse, para esto se emplean líneas de conexión –conectores-
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Toda línea tiene su principio y fin, es decir, que todas las líneas terminan en algún tipo de
símbolo, nunca deben quedar sin conexión.
En caso de escribir leyendas o explicaciones dentro de los símbolos deben ser cortas, claras y precisas.
Cuando se hace un diagrama de flujo debe tomarse en cuenta todas las posibilidades y
situaciones existentes.
Los códigos que se empleen al hacer un diagrama de flujo deben ser universales.
Simbología de flujogramación
Fernández, (2010) y Calderón & Ortega, (2009) Expresan que el lenguaje gráfico de los diagramas de flujo está compuesto por símbolos, y que cada uno de ellos tiene un significado diferente, lo que garantiza que tanto la interpretación como el análisis del diagrama se realicen de forma clara y precisa.
Velazquez, (2013) y Robbins & Coulter, (2010) completan el concepto anterior indicando que, los símbolos que se utilizan para graficar flujogramas frecuentemente se someten a procesos de normalización, es decir, son diseñados para que su interpretación sea universal; Sin embargo, todos los autores anteriormente mencionados concuerdan que, la simbología para la elaboración de diagramas de flujo es variable y es escogida según el criterio discrecional de cada empresa. Por tal razón, diversas organizaciones han establecido diferentes tipos de simbologías para graficar flujogramas, siendo las más reconocidas y utilizadas las siguientes:
American National Standard Institute (ANSI): El Instituto Nacional de Normalización Estadounidense, ha desarrollado una simbología para que sea empleada en los diagramas orientados al procesamiento de datos, con el propósito de representar los flujos de información, de la cual se ha adoptado ampliamente algunos símbolos para la elaboración de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa.
Motivación
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Además manifiesta que es el empleo decente, decoroso, verdaderamente humano hacia objetivos que confieren orientación e intensidad a su actividad (conducta), determinadas por las necesidades a satisfacer. No es un estado sino un proceso.
Bateman, (2009) la define como la fuerza que vigorizan, dirigen y mantienen los esfuerzos de una persona, creando una verdadera disposición individual y grupal a favor de la empresa.
Este autor recalca que una persona altamente motivada trabajara más duro, buscando alcanzar objetivos. Con habilidades adecuadas, entendimiento del trabajo y acceso a los recursos necesarios, esta persona será altamente productiva.
Por otro lado, Hellriegel, Jackson, & Slocum, (2009) dicen que la motivación es un estado psicológico que se presenta siempre que las fuerzas internas y/o externas estimulan, dirigen o mantienen los comportamientos.
Acosta, (2011) Complementa enunciando que la motivación de una persona depende esencialmente de la tarea que realiza. Por supuesto que el ser humano tiene una enorme necesidad de cubrir sus necesidades elementales. Pero una cosa es que necesite cubrirlas y otra es que este motivado al hacerlo es decir la motivación contribuye a dar significado a su trabajo, que la labor que realiza el empleado tenga sentido, en fin este autor pone énfasis en que el verdadero triunfador es la persona que hace lo que le gusta y además le pagan por hacerlo.
Plan de motivación
Hellriegel, Jackson, & Slocum, (2009), Lacalle, (2011) Señalan que un plan de motivación es un modelo sistemático que se elabora antes de realizar acciones que tengan el objeto de estimular a los empleados, creando una verdadera disposición individual y grupal que favorezcan
principalmente a la empresa.
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su desarrollo personal como en el profesional. Solo así se logrará el compromiso necesario entre el empleado y los objetivos de la empresa.
1.2.2.4 Control
Hernández & Palafox,(2012) Comenta que es el proceso que garantiza que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas. Además dice que el control es un elemento del sistema que permite que las variables se comporten dentro de lo deseado.
Mientras que Robbins & Coulter, (2010) se refiere al control como la función administrativa que implica dar seguimiento, comparar y corregir el rendimiento laboral.
Además Escudero M. , (2012) complementa los anteriores conceptos manifestando que el control es comprobar que los datos reales coinciden con los previstos y, si es necesario, corregir las posibles desviaciones.
Matrices de control
Estado, (2012) Define como papeles de trabajo elaborados por la persona encargada de controlar al personal con el objetivo de:
Accionar proactivamente frente a los riesgos que están enfrentando las organizaciones. Constatar el cumplimiento tanto de las normativas internas, como de diversas normas o
procedimientos establecidos dentro e incluso fuera de la empresa. Evidenciar el trabajo realizado y los resultados del control.
Acumular evidencias, tanto de procedimientos del control, como de las muestras
seleccionadas, que permita formarse una opinión del manejo de la empresa.
Informar a la empresa sobre las deficiencias observadas, sobre cualquier aspecto que sea
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1.3Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación.
Es interesante comprobar como los autores concuerdan en que un modelo de gestión administrativa debe ajustarse a cada tipo de empresa; ya que un modelo de gestión administrativa es la mejor manera de organizar a la empresa buscando la interacción eficiente entre los individuos y la organización lo cual comprueba que es ajustable para cada empresa ya que cada empresa tiene su talento humano, sus recursos, sus metas, etc., muy diferente a las demás empresas.
Uno de los autores recalca que para que el modelo de gestión se ejecute de la manera adecuada debe existir una persona que lo dirija la cual está a cargo de tomar las mejores decisiones para la empresa, estructurando y asignando las responsabilidades correspondientes a cada uno de sus integrantes cuyos resultados es la optimización de tiempos y esfuerzos encaminando a la empresa a la eficiencia en lugar de la eficacia.
El texto indica que existen muchos modelos de gestión para lo cual el líder de la organización debe escoger el diseño que se ajuste a su empresa el cual le ayude a cambiar o mejorar cualquier aspecto que debilite a la empresa, tratando de mejorar el desempeño de su talento humano y la utilización de sus recursos materiales.
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1.4Análisis crítico sobre el objeto de investigación actual de la empresa PROLAFRON.
La gestión empresarial que se conoce está en crisis. Las organizaciones están enfermas y necesitan ayuda para sanar. Velázquez, (2013) comenta que hace falta nuevas fórmulas y herramientas adaptadas al siglo XXI, un periodo con retos muy diferentes a los que se enfrentaron las organizaciones en el pasado. Se necesita nuevos modelos, políticos, de cooperación y de gestión empresarial, que les ayuden a mejorar como colectivo. Se necesitan modelos que miren también a la persona y se preocupe de sus emociones, que entiendan sus motivaciones de trabajo, que respeten sus valores y también entiendan y respeten el medio ambiente en el que se desarrollan. Es necesario mirar más a fondo y dejar a un lado los procesos establecidos en la antigüedad, el mundo se desarrolla constantemente y las organizaciones cada vez necesitan nuevos modelos para ejercer su trabajo adecuadamente, es necesario ampliar los procesos incluir nuevas ideas que ayuden a generar dinámica interna y externa en la organización cuyo fin sea establecer un compromiso mutuo entre la empresa, los empleados, los cliente, y el medio ambiente.
En los países emergentes actualmente existe un problema latente en sus organizaciones de que es la baja productividad y competitividad en comparación con sus similares de países desarrollados, encontrando que sus empresas no reflejan indicadores económicos como son: bajos costos, alta productividad, incremento en las tasas de innovación, equilibrio entre las importaciones-exportaciones y rentabilidad entre otras. En este contexto la dupla Cultura Organizacional- Liderazgo Empírico, se convierte en una excelente oportunidad de desarrollar sistemas de gestión administrativa, para las organizaciones de los países emergentes, a los cuales se les presenta en la próxima década la posibilidad de lograr su desarrollo tanto económico, como social y tecnológico, para lo cual es imprescindible la creación de modelos de gestión para que puedan aportar a la solución de estos problemas.
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permita mantener a su personal motivado y comprometido al cumplimiento de los objetivos que se pretenden alcanzar, la empresa PROLAFRON es un claro ejemplo.
La empresa PROLAFRON se maneja mediante un proceso administrativo empírico en base a las experiencias de otras empresas que muchas veces no se ajusta a las necesidades propias; según la entrevista dirigida a la gerente de la empresa, señala que la planificación que operan les permite alcanzar los objetivos , sin embargo es preciso dar a conocer a sus empleados la información correcta para realizar su trabajo y comunicarles el plan que se ha desarrollado para que sepan hacia donde se centran sus esfuerzos.
Con respecto a la organización es imprescindible que la empresa tenga un diseño que divida el trabajo creando autonomía en la toma de decisiones para cada empleado, sin embargo, como es característico en las empresas familiares, como es el caso de la empresa PROLAFRON; dicho diseño o esquema de trabajo simplemente no existe ya que la autoridad y la toma de decisiones de cualquier índole se concentra únicamente en los dueños.
Dirección es encaminar al personal al cumplimiento de los objetivos empresariales mediante enseñanzas, consejos o guías, sin embargo Hernández & Pulido, (2011) manifiestan que es muy importante que la dirección sea ejecutada manteniendo elementos de liderazgo con el fin de que las personas se direccionen al cumplimiento de grandes objetivos; en PROLAFRON la dirección se limita a encaminar al empleado a cumplir el objetivo despreocupándose del lado del liderazgo, por tal razón los empleados no tratan de ir más allá simplemente ejecutan órdenes; Además, los empleados deben contar con un documento informativo que detalle el proceso o actividades que ejecutan diariamente con el fin de desenvolverse correctamente en su trabajo eliminando o suprimiendo los posibles errores que se pueden originar.
20 1.5 Conclusiones parciales del capítulo
La gestión administrativa es de gran importancia para cualquier tipo de empresa o negocio,
incluso la supervivencia de la empresa está en función a la gestión que esté operando; pues, concierne y abarca a todas las actividades empresariales, generando un gran impacto en su implantación, por el hecho mismo de impartir efectivamente los esfuerzos humanos. La gestión administrativa es imprescindible en todas las empresas independientes del
sector productivo al que pertenezcan. En las microempresas y las PYMES la actividad administrativa es global, sin existir división departamental, es decir, las operaciones administrativas que realiza el personal, van desde la gestión de compra-venta, al control de los recursos humanos, como la contratación, la nómina, etc. Es decir, esta se encuentra en todo el sistema (entrada-procesos-salidas).
Las empresas se encuentran en un mundo globalizado por lo cual deben desarrollar
estrategias y/o ventajas competitivas que las diferencien de su competencia y esto solamente se lo puede lograr aflorando un proceso de ejecución adecuado, el cual se lo logra con el modelo de gestión administrativo cuyo objetivo es interrelacionar a todos los elementos de la empresa ajustándolo a sus necesidades.
Las organizaciones se están desenvolviendo de una manera ambigua, usando herramientas
administrativas obsoletas cuyo resultado no es el anhelado por los altos directivos.
Las empresas actuales necesitan urgentemente conocer la manera correcta de manejar su
empresa usando un proceso administrativo acorde a sus necesidades tomando en cuenta primordialmente las emociones de sus empleado; mantenerlo motivado contribuirá a que se comprometan con la organización y a la vez contribuya eficientemente al cumplimiento de los objetivos empresariales.
El proceso administrativo brinda a la empresa una metodología de trabajo que ayuda al
gerente a manejarla, mejorarla y diseñarla conforme a sus necesidades.
La documentación del proceso administrativo de la empresa es muy útil para que los
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La Planeación es la aplicación de un procedimiento, actividad o una metodología que
permite el cumplimiento de los objetivos empresariales establecidos anteriormente optimizando los recursos de la empresa.
La Filosofía empresarial es primordial en una organización, puesto que busca formar una cultura, abarcando distintos aspectos éticos, buscando de cierta manera, que los empleados sean un excelente reflejo de sus directivos, enfatizando que en la filosofía empresarial es donde los dueños o gerentes plasman sus sueños, misión, visión y valores con los que desean que su empresa se desarrolle.
Las empresas deben estar claramente esquematizadas; es decir, tener una estructura que
permita a los empleados tener su propia unidad de trabajo brindando autonomía en la toma de decisiones en el área que se desempeñan, de tal manera podrán contribuir a cumplir los objetivos institucionales de una manera coordinada.
Por medio de la dirección, los empleados conocen el camino correcto para desempeñarse
en la empresa con el fin de contribuir al cumplimiento de metas; pero la dirección va más allá de encaminar al empleado; sino, debe tener elementos de liderazgo por medio de las cuales los empleados no desean alcanzar el objetivo planteado sino estar con el compromiso de cumplir grandes objetivos.
Todas las empresas deben contar con instrumentos de apoyo que les permita organizar,
distribuir y definir claramente las actividades, procesos y funciones de cada puesto, así mismo, la forma de ser ejecutadas para lograr los objetivos y metas propuestas de la institución, por tal razón es muy importante que las empresas cuenten con la descripción de funciones y procesos.
La empresas deben estar conscientes de que un empleado motivado es un empleado
eficiente y rentable, que trabaja más y mejor; por tal argumento, es necesario que la empresa desarrolle un buen plan de motivación con acciones encaminadas a satisfacer a los empleados; de esta manera se logrará obtener el compromiso necesario entre el empleado y los objetivos de la empresa.
Es muy importante que las actividades que se realizan en la empresa sean comparadas con
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CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1 Caracterización de la empresa
“PRODUCTOS LÁCTEOS FRONTERA PROLAFRON COMPAÑÍA LIMITADA” está
constituida por mutuo acuerdo por dos socios: Teniente Coronel Nilo Estrada y el Sr. Jesús Luna en 1998.
La empresa se encuentra ubicada en la ciudad de El Ángel, parroquia La Libertad, Cantón Espejo, provincia del Carchi y está catalogada como pequeña industria la cual ofrece trabajo a 7 personas y cuenta con dos recolectores quienes día a día se encargan de transportar la leche de 60 pequeños ganaderos de La parroquia, ésta se dedica a actividades de procesamiento y elaboración de productos lácteos, como son queso fresco, queso mozarela y yogurt en diferentes presentaciones los cuales son comercializados en Guayaquil, Quito, Ibarra, Tulcán y el mercado local, inicialmente comenzó con una producción de 150 litros, hoy en día se procesa 1600 litros diarios con el proyecto de ampliar su producción.
La Parroquia La Libertad cuenta con dos empresas dedicadas al sector lácteo; es decir, la principal competencia de PROLAFRON es la Empresa de Productos Lácteos Carchi, la cual, se dedica a elaborar queso y yogurt en diferentes presentaciones, los procesos que utilizan para la elaboración de su producto son similares a los de PROLAFRON contando con la colaboración de 6 empleados.
Los principales proveedores de PROLAFRON son:
60 pequeños ganaderos: entregan un total de 1600 litros de leche diaria,
Plasticol: proveedor de fundas plásticas impresas y sin impresión además de las botellas
para el yogurt.
Tetra Pack S:A: Proveedor de envases de cartón
23 2.2 Descripción del procedimiento metodológico 2.2.1 Enfoque de la Modalidad
La investigación se enfocó con la modalidad cualitativa, ya que se utilizó este enfoque para realizar un análisis interno de PROLAFON para diagnosticar la situación gerencial de la empresa y diseñar el modelo de gestión administrativa conforme a los requerimientos que necesita, los cuales contribuyeron a mitigar su problema.
2.2.2 Tipos de Investigación Bibliográfica
Se aplicó la investigación bibliográfica para obtener conocimientos o ideas de diferentes autores y estructurar el marco teórico.
De campo
Se aplicó esta investigación para diagnosticar las necesidades y problemas que surgen cotidianamente en la planta productiva y oficinas de la empresa.
De Acción
A través de esta investigación, se plantearon cambios a la situación actual de la empresa, proponiendo el modelo de gestión administrativo el cual aportará significativamente en el desempeño de PROLAFRON.
2.2.3 Métodos de Investigación
Método analítico- sintético.- Sirvió para realizar un estudio minucioso y descriptivo de la empresa PROLAFRON.
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Método sistémico.- Permitió desarrollar un estudio coherente, lógico, organizado y secuencial para la investigación en todas la fases, desde el perfil hasta concluir con la propuesta que es el diseño de gestión administrativa para PROLAFRON.
2.2.4 Técnica de Investigación
Entrevista.- Sirvió para obtener el criterio acerca de los problemas existentes por parte del Gerente y los empleados de la empresa PROLAFRON.
Observación: Consistió en adquirir información a través de la observación directa, con el fin de analizar cada una de las falencias existentes en la empresa en cuanto a su actual manera de administración.
2.2.5 Instrumentos de Investigación
Guías de Entrevista.- Las entrevistas dirigidas al gerente y sus empleados fueron organizadas y contenían los criterios y parámetros adecuados para obtener la información necesaria para realizar la propuesta.
Población
P= la población que se tomó en cuenta son los 7 empleados de la empresa, de los cuales 2 se encuentran en el área administrativa y los 5 restantes son los encargados de la producción.
2.2.6 Análisis de las entrevistas realizadas al Gerente y empleados de PROLAFRON. En términos generales conoce el propósito de la empresa PROLAFRON, sin embargo presenta ciertas debilidades respecto a la gestión administrativa los cuales no contribuyen a que este propósito se cumpla a cabalidad.
a) No utiliza el proceso administrativo como herramienta de apoyo a su gestión como gerente, más bien se apega a los conocimientos adquiridos y la experiencia, excepto la planeación.
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c) La estructura organizacional de la empresa presenta necesidades respecto a la ausencia de elementos de tipo organizacional, como organigrama, descripción de funciones. Por lo que los grupos de trabajo no tienen delimitado sus funciones, y responsabilidades creando malestar entre los trabajadores ya que se generan duplicidad de funciones.
d) En cuanto a la misión de la empresa la gerente la tiene muy clara pero no está documentada, por consecuencia, muchos de los empleados no la conocen en su esencia sino por simple percepción.
e) La empresa realiza un control de sus actividades de una manera personalizada y con el apoyo de herramientas entre las cuales se mencionan al cronograma de actividades el cual ayuda a controlar los avances de la planificación semanal, mensual y anual que la empresa ejecuta pero no existen herramientas de control para los Recursos Humanos como son control interno del proceso que realizan, de cumplimiento de normas, el cumplimiento del proceso productivo con los estándares que la empresa ha adoptado.
f) Los valores son esenciales para que la identidad de la empresa se identifique por lo bueno y por lo malo, sin embargo la empresa no cuenta con la documentación de los mismos. g) La gerente supo manifestar que los empleados conocen la manera en como tienen que
producir el producto pero en el caso de que se contrate un nuevo empleado este necesita tiempo para adquirir todos estos conocimientos por lo cual considera que la empresa necesita un documento que contenga la información del proceso de producción tanto del queso como del yogurt, cuyo documento es una ayuda primordial para eliminar errores y desperdicios ya que ayudará a ejecutar las actividades correctas en los momentos indicados.
h) No cuentan con un encargado específico para llevar la documentación de la gerencia por lo cual muchas veces hay pérdida de documentos, además es de vital importancia que exista alguien que se encargue de atender a los clientes y asignar las citas en caso de que sean solicitadas ya que en este aspecto se han originado varias dificultades y el descontento por parte de los clientes al no ser atendidos eficientemente al momento de visitar al gerente de la empresa.
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descontento de los empleados para que se sientan que son parte de la empresa y que sus esfuerzos son reconocidos.
2.3 Propuesta del investigador: Modelo
Figura 1 Diseño del Modelo de Gestión Administrativa para PROLAFRON
Descripción de procesos
Plan de Higiene del Personal Valores Descripción de
Funciones Misión y Visión Organigrama
Estructural
Plan de Motivación Filosofía
Empresarial
Estructura Organizacional
Técnicas de Dirección MODELO DE
GESTIÓN
Políticas
Matriz de control de Higiene del
27 2.4 Conclusiones parciales del capítulo
La empresa PROLAFRON está integrada por 7 empleados; 2 se encuentran en el área
administrativa y los 5 se encuentran en el área productiva, cabe recalcar que para pertenecer a la empresa los integrantes del área productiva recibieron una capacitación con los métodos de producción que la empresa utiliza.
La empresa PROLAFRON ejerce sus actividades con un proceso administrativo empírico
en base a la experiencia y conocimientos que tiene su gerente lo cual ocasiona que las funciones, responsabilidades, atribuciones del personal no sean implícitamente formales y correspondientes a cada cargo.
El propósito de la empresa se cumple de una manera eficaz pero no eficiente ya que su
proceso administrativo no establece ni un patrón a seguir.
Los empleados de la empresa están desmotivados, lo cual origina un clima laboral tenso, una desgana al momento de trabajar, cumplir las actividades sin un fin a seguir sin un compromiso institucional incluso sin un compromiso individual.
Existen actividades que son muy importantes dentro de una empresa como son la
organización y salvaguarda de los documentos, cuyas actividades no son asignadas a ningún empleado de PROLAFRON, los documentos muchas veces desaparecen por la falta de un responsable en esta área, por lo cual mediante la estructuración organizacional y la descripción de funciones planteados se podrá mitigar este gran problema.
La misión es conocida por los altos directivos pero no por los operativos por lo cual es necesario que la misión sea socializada por todos los integrantes de la institución ya que de nada sirve que la sepan solamente unos pocos, para que exista el sentido de pertenecía en los empelados es importante tomarlos en cuenta y brindarles la respectiva información de lo que la empresa es y de a donde desea llegar de esta manera los empleados conocerán hacia donde se dirigen sus esfuerzos.
La planificación de la empresa PROLAFRON, según lo que supo mencionar la Gerente,
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CAPÍTULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1 MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO “PROLAFRON”
Objetivos del Modelo
Indicar las acciones que contribuyan al logro de los objetivos de la empresa y a satisfacer las necesidades actuales de los integrantes de la misma a través del cumplimiento y la óptima aplicación del proceso administrativo.
Nota: El modelo de gestión planteado no contiene la planeación, ya que PROLAFRON la tiene efectuada y por motivos internos de la empresa no hay apertura a dicha información, sin embargo, las acciones desarrolladas en el modelo contribuyen al logro de su cumplimiento satisfaciendo las necesidades detectadas en el diagnóstico.
Datos Informativos de la Empresa
Razón Social: Empresa de Productos Lácteos “PROLAFRON”
Actividad Comercial: Se define como una Empresa de Producción y Comercialización de productos lácteos.
Principales Productos: Yogurt y Queso
29 3.1.1 FILOSOFÍA EMPRESARIAL
3.1.1 Misión
Figura 1. Misión
Fuente: Archivos PROLAFRON
3.1.1.2 Visión
Figura 2. Visión
Fuente: Archivos PROLAFRON
3.1.1.3 Valores
Honradez: El mantener o aumentar los bienes de PROLAFRON está por muy encima de
aprovecharse de ellos o beneficiarse a costa de algún miembro tanto interno como externo. Calidad: Cumpliendo con los estándares de producción de la empresa.
Responsabilidad: tener el compromiso genuino para asumir como grupos humanos con el
desarrollo y el bienestar de todos; es decir, al referirse a los trabajadores, la empresa se compromete a la estabilidad y buenas condiciones laborales. En cuanto a los clientes, la empresa se compromete a entregar bienes y servicios de calidad. Para ello es necesario cumplir con las leyes determinadas.
Puntualidad: Se hace referencia a este valor para exigir a los empleador el respeto de los tiempos de llegada, salida y realizar sus actividades asignadas a tiempo, pero sobre todo para con los clientes esencialmente realizar las entregas a la hora pactada.
Compromiso: Aceptando las metas y valores de la organización, teniendo voluntad de
ejercer un esfuerzo considerable en beneficio de la organización, en sí, desea seguir siendo miembro de la empresa.
Ética: Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento ético. PROLAFRON es una empresa productora y comercializadora de productos Lácteos, procesados con insumos cien por ciento naturales que satisfacen las necesidades alimenticias manteniendo una buena calidad y precios accesibles para todo el público.
30 3.1.1.4 Políticas de la empresa PROLAFRON Políticas respecto a los directivos de la empresa
Mantener una filosofía empresarial responsable, puntual, comprometida con honradez y
calidad.
Usar insumos de calidad cien por ciento naturales para darle un producto de agrado al cliente
Los productos deben cumplir con los estándares de calidad que tiene la empresa. . Mantener al Recurso humano motivado para que se comprometa con la empresa.
Políticas respecto a los empleados de la empresa
Todos los empleados deben conocer y estar familiarizados con la filosofía empresarial. Los empleados no podrán recibir visitas no laborales.
Políticas respecto al cliente
Proporcionar a nuestros clientes un servicio oportuno y confiable dirigido a satisfacer las expectativas de los clientes bajo un esquema de trabajo efectivo.
El cliente debe realizar su pedido con un tiempo mínimo de 36 horas de anterioridad para
que sea atendido satisfactoriamente.
Brindar un trato justo y esmerado a todos los clientes en sus llamadas, solicitudes y
reclamos.
Los reclamos de los clientes serán atendidos y solucionados inmediatamente.
Políticas respecto al precio
Manejar precios accesibles para todo tipo de clientes.
Políticas respecto a la Higiene
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Antes de iniciar con la producción diaria la planta industrial debe estar totalmente
higienizada.
3.1.1.5 Socialización De La Filosofía Empresarial Dirigida
a:
Tiempo Estrategias Responsable
Nuevo empleado
En el desarrollo de la capacitación. (La empresa capacita al aspirante antes de convertirlo en su empleado, esta capacitación incluirá la explicación de su filosofía empresarial.)
-Exposición de la filosofía.
-Se le facilitará la documentación de la filosofía.
-Se evaluará su comprensión al final de la capacitación.
Gerente General
Empleado s Actuales
Cada 3 meses se realizara una reunión.
-Se le facilitará la documentación de la filosofía.
-Se realizarán carteles con la información.
-Lluvia de preguntas entre compañeros y responsable de la empresa
Gerente General
Una vez a la semana, cualquier día que escoja el responsable.
32 Presupuesto para una socialización.
3.1.2 TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN 3.1.2.1Organigrama Estructural
Recursos Valor Unitario
Cantidad Total
Copias $ 0,03 14 $ 0,42
Cartulina $ 0,50 4 $ 2,00
Marcadores $ 1,50 3 $ 4,50
Total $ 6, 92
10% Imprevistos $0,692
Total $ 7,61
Jefe de Producción y Ventas
Jefe de Contabilidad
Operarios 3 Transportistas
Secretaria
Gerente General Junta General
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Actualmente la Empresa de Productos Lácteos PROLAFRON está integrado por 9 personas de las cuales 2 conforman la junta de accionistas o dueños; los 7 empleados que están a su cargo se encuentran distribuidos de la siguiente manera:
En el área administrativa se desempeñan dos personas: la gerente general y a la jefa de
contabilidad.
En el área de producción se desempeñan cinco personas: dos transportistas y tres operarios de producción.
Especificaciones
La gerente general no pertenece a la junta de accionistas.
Se ha propuesto crear la jefatura de producción puesto que, entre los cuatro operarios de producción no se ha especificado quien es el jefe, sin embargo uno de los empleados ejerce las funciones que corresponden a dicho cargo.
La empresa no cuenta con una persona encargada del manejo de la documentación,
llamadas telefónicas, registro de datos de clientes, entre otras actividades fundamentales para la empresa, por tal razón se propone la contratación de una secretaria.
3.1.2.2 Descripción de Funciones
La metodología para la descripción de las funciones fue una adaptación de las necesidades y sugerencias de la gerente de PROLAFRON y de los diferentes autores estudiados, como son: Sánchez, Herrero & Hortigüela, (2013), Álvarez, (2010) y González, (2010) , los cuales indican los requisitos básicos que deben contener los manuales de funciones contribuyendo las pautas necesarias para describir las funciones adecuadamente.
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EMPRESA DE PRODUCTOS LÁCTEOS “PROLAFRON”
Descripción de Funciones
Fecha de Origen: Fecha de Revisión: Pág:1 de 1
Cód: PRO-DF-001 Área: Dirección General
Puesto: Junta General Subordinado: Gerente General
Objetivo General del Puesto
Cumplir con los derechos, obligaciones y atribuciones que establece la Ley de Compañías. Atribuciones
Según el Art.118 de la Ley de compañías, la Junta General tiene las siguientes atribuciones: 1. Designar y remover administradores y gerentes.
2. Aprobar las cuentas y los balances que presente la Gerente General. 3. Resolver acerca de la forma de reparto de utilidades.
4. Resolver acerca de la amortización de las partes sociales. 5. Consentir la admisión de nuevos socios.
6. Decidir acerca del aumento o disminución del capital y la prórroga del contrato social. 7. Resolver, si en el contrato social no establece otra cosa, el gravamen o la enajenación
de inmuebles propios de la compañía.
8. Resolver acerca de la disolución anticipada de la compañía.
9. Acordar la exclusión del socio por las causales previstas en el Art. 82 de la Ley de Compañías.
10.Disponer que se establecen las acciones correspondientes en contra de la Gerente.
35
EMPRESA DE PRODUCTOS LÁCTEOS “PROLAFRON”
Descripción de Funciones
Fecha de Origen: Fecha de Revisión: Pág:1 de 1
Cód: PRO-DF-002 Área: Dirección General
Puesto: Gerente General Superior:
Ausencia del superior:
Junta General
Decisiones autónomas Subordinados: Jefe de Producción
Jefe de Contabilidad
Objetivo General del Puesto
Dirigir las actividades administrativas, financieras, de producción, y de comercialización, es el encomendado a cuidar, supervisar, controlar y planificar la organización.
Funciones
1. Nombrar al personal de la empresa delegando atribuciones y responsabilidades.
2. Crear y socializar las normativas y políticas en las que se enmarcan las acciones para una buena y segura conducción de todas las actividades de la empresa.
3. Fomentar y mantener buenas relaciones con los clientes, proveedores y personal de la empresa y atender sus solicitudes oportunamente
4. Ser el representante de la empresa en todo tipo de aspecto legal, financiero, etc. 5. Revisar y sumillar los documentos como cartas y memos.
6. Coordinar las actividades diarias de los departamentos
7. Realizar el análisis de cuentas y balances y presentar los respectivos informes a la Junta General.
8. Presenta ante la Junta de accionistas los resultados que arrojen los documentos de control y cualquier información que soliciten
9. Mantiene capacitado y motivado al personal de producción para que cumpla con más eficiencia la ejecución de sus labores cumpliendo el plan de motivación.
