Elaboración del manual de funciones para la empresa Chamorro Lara Cía. Ltda.

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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS

CARRERA DE INGENIERÍA EN ADMINISTRACIÓN DE TALENTO HUMANO

TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERÍA EN ADMINISTRACIÓN DE TALENTO HUMANO

TEMA: “ELABORACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA CHAMORRO LARA Cía. Ltda.”

AUTORA: VIVIANA CAROLINA JIMÉNEZ PAUCARIMA DIRECTOR: MsC. OSWALDO HARO HARO

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AGRADECIMIENTO

Quiero agradecer a DIOS por darme la bendición de ver cristalizado mi sueño a través de este trabajo, así mismo por dame la vida, la salud y la fuerza para perseverar y no dejarme vencer.

Agradezco a la Universidad Tecnológica Equinoccial que me abrió las puertas y con todo su cuerpo docente hizo de mi la profesional que aspiro ser, como no agradecer a mis compañeros que día a día juntos aprendimos a ser mejores personas y profesionales.

Finalmente agradezco al Magister Oswaldo Haro quien con su guía y conocimientos me ayudo a alcanzar la meta final para cumplir mi objetivo de ser una profesional.

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DEDICATORIA

Dedico este trabajo a la Virgen de Guadalupe quien me cubre con su manto sagrado, a mi guerrera hermosa quien me ha enseñado que con amor todo se puede a mi madre, a mi padre que nos ha sacado adelante con la frente en alto y me enseño que con la familia unida se logra grandes cosas.

A mi hermana que ha sido mi compañera de vida y con la que hemos pasado cosas que nos han hecho fuertes, a mi esposo que con su amor y de su mano alcanzar mi sueño ha sido más fácil, a mi hija ella que es la razón más fuerte para salir adelante y enseñarle que todo es alcanzable y que todo tiene una razón de ser.

A todos los amo y mi dedicatoria para ustedes que se sientan orgullosos de mí.

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CERTIFICACIÓN

Certifico que la tesis cuyo tema es “ELABORACIÓN DEL MANUAL D FUNCIONES PARA LA EMPRESA CHAMORRO LARA CIA. LTDA.” Fue desarrollada por la estudiante Viviana Carolina Jiménez Paucarima, bajo mi dirección y control de acuerdo a las normas de la Universidad Tecnológica Equinoccial, cumpliendo con los requerimientos técnicos y metodológicos.

Quito, septiembre 2015

DIRECTOR DE TESIS

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AUTORÍA

Yo, Viviana Carolina Jiménez Paucarima con CI. 1725211807 me responsabilizo del contenido de la investigación realizada en la elaboración del trabajo de grado previa a la obtención del título de Ingeniera en Administración del Talento Humano, cuyo tema es: “ELABRACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA CHAMORRO LARA Cía. Ltda.”

Quito, septiembre 2015

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RESUMEN EJECUTIVO

El trabajo de investigación tiene como objetivo, elaborar un manual de funciones que permita a los trabajadores de la compañía Chamorro Lara Cía. Ltda., identificarse con el puesto en el que se desempeñan y puedan cumplir así con los objetivos planteados por la organización, así mismo se busca alcanzar efectividad en la organización y mejorar la cultura organizacional de la empresa.

Se busca también obtener un adecuado control de la gestión del personal por parte de y que los procesos se ejecuten de mejor manera; socializar el organigrama y el manual de funciones a toda la organización puesto que la falta de conocimiento ha provocado en la compañía falta de compromiso y comunicación entre los trabajadores y los directivos, razón por la cual la empresa no ha podido alcanzar el desarrollo y permanencia en el mercado que se había planteado.

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EXECUTIVE SUMMARY

This work of investigation aims to develop a manual of functions that allow Chamorro Lara Cia. Ltda. workers, identify themselves with the position in which they labor, so they can fulfill the objectives set by the organization; it also seeks to achieve effectiveness in the organization and improve the organizational culture of the company.

It also intends to a suitable control of the personnel management so processes run better; socialize the organizational and operating functions across the organization, since the insufficient knowledge has led to a lack of commitment and communication between workers and managers; this is the reason why the company has been unable to achieve development and success in the market as it had been planned.

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Contenido

1 CAPITULO I INTRODUCCIÓN ... 1

1.1 Problema de Investigación: ... 1

1.1.1 Problema a investigar ... 1

1.1.2 Objeto de Estudio teórico: ... 1

1.1.3 Objeto de Estudio práctico: ... 1

1.1.4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 1

1.1.5 Formulación del problema: ... 5

1.1.6 Sistematización del Problema: ... 5

1.1.7 Objetivo General: ... 5

1.1.8 Objetivos Específicos: ... 5

1.1.9 JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA: ... 5

1.2 Marco Referencial ... 6

1.2.1 Marco referencial teórico... 6

2 CAPITULO II... 16

2.1 Metodología General ... 16

2.1.1 Nivel de investigación... 16

2.1.2 Modalidad de Investigación ... 16

2.1.3 Método ... 17

2.1.4 Población y Muestra ... 17

2.1.5 Selección de instrumentos ... 17

2.1.6 Procesamiento de Datos ... 18

2.1.7 Metodología Específica ... 18

3 Capítulo III RESULTADOS ... 25

3.1 Recolección y tratamiento de datos ... 25

3.1.1 Observación: ... 25

3.1.2 Encuesta: ... 25

3.1.3 Entrevista... 35

3.2 Presentación y análisis de resultados ... 37

3.2.1 Estructura Organizacional ... 37

3.2.2 Descripción y Análisis de puestos... 41

3.2.3 Manual de Funciones ... 46

4 Capítulo IV Discusión ... 72

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ÍNDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1 ... 9

Ilustración 2 ... 11

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ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 ... 26

Tabla 2 ... 27

Tabla 3 ... 27

Tabla 4 ... 28

Tabla 5 ... 29

Tabla 6 ... 30

Tabla 7 ... 30

Tabla 8 ... 31

Tabla 9 ... 32

Tabla 10 ... 32

Tabla 12 ... 33

Tabla 13 ... 34

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1

1 CAPITULO I INTRODUCCIÓN

1.1 Problema de Investigación: 1.1.1 Problema a investigar

No es adecuado el manual de funciones para la empresa Chamorro Lara Cía. Ltda.

1.1.2 Objeto de Estudio teórico: Manual de Funciones.

1.1.3 Objeto de Estudio práctico: Empresa Chamorro Lara Cía. Ltda.

1.1.4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Actualmente la globalización exige a las organizaciones ir al ritmo que se vive a diario en la organización, ya sean pequeñas, medianas o grandes empresas, razón por la cual se debe considerar que las personas se deben identificar con la organización y con las exigencias del mercado empresarial.

La meta de toda empresa pequeña es crecer y mantenerse en el mercado organizacional y laboral, por lo cual es necesario que el personal con el que cuenta la empresa y con el que se proyecta tener conozca y tenga acceso al desarrollo organizacional y personal que se requiere para crecer en el tiempo.

El crecimiento de una empresa depende de la estructura que tenga y que está este difundida y empoderada por los empleados de la empresa, con el fin de que el personal pueda exponer todas sus habilidades y destrezas al momento de desempeñar sus funciones, razón por la cual el adecuado manual de funciones es vital para una empresa tanto para el cliente internos, externo y directivos.

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2 Obstaculizando el desarrollo profesional y por ende el crecimiento deseado global de la organización.

En el Ecuador se conforman empresas con una naturaleza familiar, que con el pasar del tiempo logran alcanzar estabilidad y se mantienen en el tiempo, razón por la cual necesitan crecer; debido a la principal constitución no se tiene una adecuada selección para los puestos directivos, lo cual no perite que la empresa se desarrolle de tal manera que ingrese a competir en el mercado.

Por lo tanto el diseño específico para la realidad de cada empresa es vital, ya que los empleados no trabajan por una meta común sino más bien de acuerdo a lo que está planteado, razón por la cual los directivos deben tener definidas con exactitud las funciones que cada uno va a desempeñar, la estructura y la misión empresarial para no desviar recursos; cabe recalcar que el recurso más importante de toda empresa el recurso humano ya que son los ejecutores de las metas.

La compañía Chamorro Lara Cía. Ltda. Es una empresa familiar constituida como tal desde 24 de agosto del 2011 que busca desarrollarse y permanecer en el mercado, generando trabajo y alcanzando las metas que se han establecido como empresa. Nace a partir de una unión familiar de socios quienes nombran como Gerente al señor Robert Hipólito Chamorro, registrándose en la súper intendencia de compañías como PYME. El giro de negocio de la empresa es de servicio gráfico, imprenta offset y digital- diseño de gigantografía debido a que se requiere digitadores, diseñadores y que estén capacitados para instalar los productos que tienen y que cumplan a cabalidad las exigencias del cliente y la calidad que propone.

La empresa cuenta con todas las exigencia que la república del Ecuador demanda para iniciar funciones, al momento de formar la empresa uno de los requisitos es tener el plan estratégico empresarial con el que va a iniciar operación la empresa. La empresa recurre a una consultoría para cumplir con el requisito del manual de funciones.

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3 las personas se deslinden y evadan responsabilidades que son propias del puesto que ocupan.

Al momento de implementar un adecuado manual de funciones se evita la duplicidad de funciones y se tiene un adecuado control de las funciones que cada puesto debe cumplir, es así que se detecta con facilidad los errores u omisiones que se puedan estar danto por puesto.

Los trabajadores no conocen cuales son las funciones específicas que deben cumplir lo que ocasiona que el trabajo no sea uniforme y se crea un pésimo ambiente laboral ya que o existe superposición de funciones o nadie se responsabiliza de la función que debe realizar. El manual de funciones no solo es vital para los trabajadores que ya son parte de la empresa, también permite integrar y orientar al personal que ingresa a la empresa de las funciones que debe cumplir y de la relación que debe tener con los demás miembros de la organización.

Si todos los miembros de la empresa conocen sus funciones, es fácil encaminar la consecución de los objetivos empresariales ya que se conoce con claridad el funcionamiento interno de la empresa, logrando así detectar posibles problemas en cuanto a requerimientos propios de cada puesto y que los correctivos sean aplicados de forma eficiente.

El manual de puestos cumple un papel importante al momento de la inducción de un nuevo miembro, puesto que el adiestramiento en el puesto y en la ejecución de la funciones ya se encuentra detallado y por lo tanto se puede ir acoplando a los demás compañeros en menor tiempo.

Sin un adecuado manual de funciones los trabajadores no muestran eficiencia, con un adecuado manual de funciones el trabajador va a tener un conocimiento claro de qué hacer y cómo hacer logrando así optimizar tiempo y recursos propios de la empresa. Los trabajadores pueden hacer una retroalimentación de lo que se está haciendo y de lo que se debe hacer con el fin de mejorar los procesos y que el cliente este satisfecho.

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4 existe continuidad en la ejecución de las funciones que se deben realizar lo que impide un adecuado control de la relación persona-puesto.

Las funciones que cada puesto debe cumplir deben estar estrechamente relacionadas con los objetivos de la empresa, con el fin de tener un control de lo que hace para alcanzar lo que se quiere lograr.

La compañía Chamorro Lara Ltda. evidencia problemas de comunicación y delegación, debido a que no están establecidas y socializadas las responsabilidades y las relaciones que tiene cada puesto con las personas que se encuentran en el mismo nivel jerárquico y con la organización, al momento de estructurar bien el manual de funciones ya no se va a tener desinformación de que hacer, cómo hacer, para que hacer y a quien reportar o a quien y que supervisar.

En la empresa no hay un equilibrio entre los que se espera alcanzar como empresa y lo que se está logrando, esto se refleja no solo en los resultados globales sino también en el trabajo del día a día, debido a que las relaciones entre los miembros de la empresa no son las adecuadas.

En esta empresa la rotación de personal es moderada-alta, la empresa no cuenta con un esquema de contratación, reclutamiento y selección lo que conlleva a la contratación de una persona que no está acorde al perfil que se requiere, y por su falta de conocimiento y experiencia se invierte varios recursos hasta que la persona se acople a la empresa y realice sus funciones. Obviamente esto lleva a que la empresa tenga un desgaste en los demás trabajadores y duplicidades de funciones.

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5 1.1.5 Formulación del problema:

¿Considerando que no existe un Manual de funciones que cubra las expectativas de la empresa Chamorro Lara Cía. Ltda., es pertinente la elaboración de esta herramienta ? 1.1.6 Sistematización del Problema:

¿Cómo afecta en el desarrollo de la empresa tener un manual de funciones adecuado? ¿Es adecuada la estructura organizacional de la empresa?

¿Es adecuada la descripción de puestos, y son claras las funciones de los trabajadores de la empresa?

1.1.7 Objetivo General:

Elaborar un manual de funciones para a empresa Chamorro Lara Cía. Ltda. que permita mantener una organización equilibrada en cuanto al desempeño funcional de los trabajadores en relación a los resultados esperados.

1.1.8 Objetivos Específicos:

 Verificar el estado actual de la empresa y como está funcionando para ubicar las áreas más afectadas del inadecuado manual de funciones para determinar el impacto en el cliente interno.

 Diseñar la estructura organizacional de la empresa que refleje la realidad de la empresa, que tengan buena comunicación y que sea entendible para cada miembro de la empresa con el fin de lograr empoderamiento1 organizacional.

 Diseñar la descripción de puestos para elaborar el manual que permita tener con claridad las funciones y puestos que requiere la empresa para funcionar.

1.1.9 JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA:

El recurso humano es el activo más importante de la empresa, puesto que son ellos los que ejecutan, dan funcionamiento y estabilidad a la empresa dentro del campo competitivo, con la investigación se pretende determinar los problemas que influyen en el comportamiento

1_{Empoderamiento:}_{se refiere al proceso por el cual se aumenta la}

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6 empresarial frente al desconocimiento de las necesidades personales para concatenar con las necesidades empresariales.

No se puede dejar de lado las relaciones empleador-empleado puesto que nos arrojan datos sobre clima laboral que están estrechamente relacionados con el cumplimiento de las actividades y el desarrollo de la empresa.

Es necesario implementar una adecuada estructura organizacional para que puedan desarrollarse de pequeña a mediana empresa y sean competitivos, además que con una adecuada organización interna los clientes externos van a tener mayor confianza, lo que va a conllevar a una mayor credibilidad.

La empresa necesita hacer un cambio de la cultura organizacional que maneja y eso solo se puede lograr empoderando a las personas de la empresa para la que prestan los servicios. Lo que causa el problema de la empresa es la falta de delegación por parte del gerente y lámala selección en las personas que ejecutan el trabajo, lo que lleva a perder recursos que hacen que la empresa pierda.

La confianza interna y externa de la empresa se debe reflejar en todo momento tato en el ambiente laboral como en la entrega de los trabajos que llegan al centro de diseño gráfico. El personal debe tener lealtad hacia la organización y respeto a las personas que dirigen la empresa, a sus pares, así mismos y los clientes a los que prestan los servicios. La calidad debe notarse en los bienes y servicios que brindan.

1.2 Marco Referencial

1.2.1 Marco referencial teórico

1.2.1.1 Estructura Organizacional

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7 Independientemente del tamaño de la empresa se debe considerar tres áreas indispensables de una empresa:

 Área Administrativa

 Área Productiva

 Área de Ventas

Todo organigrama debe estar diseñado de tal manera que sea fácil de difundir y de inmediata percepción, es indispensable que cada miembro de la empresa conozca la estructura de la misma y su puesto en ella, quien es su jefe y quien su subalterno, quienes sus pares y la línea de comunicación que su puesto tiene en la empresa, esto determina también que debe hacer. (Montalvan Garcés, 1999)

El organigrama debe ser real, sin importar si parece ser limitado, un buen diseño del organigrama permite optimizar recursos y ser efectivos, puesto refleja aspectos fundamentales como: (Montalvan Garcés, 1999)

 Visión general e integral de la empresa

 Ubicación del personal

 Áreas que tiene la empresa

 Líneas de comunicación

 Distribución de la autoridad

 Detección de problemas estructurales

Por lo tanto el organigrama es una visualización de la empresa, la realidad, manejo, organización, líneas de comunicación, jerarquización, distribución del personal, responsabilidades. Para tener un buen organigrama se requiere una buena planificación estratégica, misma que también se refleja en su estructura orgánica.

1.2.1.2 Reclutamiento

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8 El reclutamiento surge a partir de la requisición de un puesto, y se trata de sacar la oferta de trabajo en el mercado laboral, es importante buscar dentro de la misma empresa si algún emplead cumple con las necesidades del puesto. De lo contrario la oferta se la pública y se activa el plan de selección.

1.2.1.3 Selección de Personal

La empresa debe contar con el plan estratégico tanto organizacional como de talento humano y es ahí donde se debe considerar como seleccionar el personal que va a ser necesario para la vida y crecimiento de la empresa tanto al inicio de sus funciones, como en su tiempo en el mercado laboral. Se debe tener un requerimiento para iniciar con la búsqueda de una persona apta para el puesto.

Según Louart (1994) “Aquel proceso que consiste en elegir entre diversos candidatos para un cargo, cuando se ha estimado útil crear, mantener o transformar ese cargo”.

Siguiendo a Chiavenato (1999) es “la elección del hombre adecuado para el cargo adecuado, o más ampliamente, entre los candidatos reclutados aquellos más adecuados a los cargos existentes de la empresa, con miras a mantener o aumentar la eficiencia y el desempeño laboral”.

Por lo tanto se trata de en el momento de que la empresa necesita una persona para cubrir un puesto, se debe hacer una búsqueda de un candidato idóneo que pueda cubrir el puesto eficientemente.

La selección busca aumentar el desempeño del talento humano con el fin de mejorar la eficiencia empresarial, al momento que se pone en marcha la selección; es decir se abre una vacante en la empresa, se analiza la necesidad de empleo, se inicia la búsqueda de candidatos (reclutamiento), y se aplica una serie de filtros que permite obtener al candidato adecuado para finalmente incorporarlo a la empresa. (Chiavenato, 2009)

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9 Frente a

La planificación es de vital importancia dentro del proceso de selección, ya que es allí donde se detectan las necesidades empresariales presentes y futuras, y a su vez del crecimiento profesional y desarrollo de competencial del personal. Se debe tener en cuenta que constante cambio que se vive en las empresas, la tecnología, las expectativas de vida y salariales, con el fin de proveer estabilidad a la empresa y a las personas que en ella trabajan; arrojando resultados cualitativos y cuantitativos. (Olleros Izad, 2005)

Finalmente se debe comparar entre las exigencias del cargo y las que requiere el postulante para aspirar al cargo. De ahí que se debe considerar que la capacidad es la habilidad que tiene la persona en una determinada actividad y que necesita entrenamiento y practica para desarrollarla en distintas actividades y que es necesario detectar con claridad con qué tipo de habilidades cuentan cada persona.

Ilustración 1 La selección de personal como una comparación

Fuente: CHIAVENATO, Idalberto, 2009, Gestión de Talento Humano, México, Mc Graw Hill, pág. 139.

1.2.1.4 Análisis y descripción de puestos de trabajo Puesto de Trabajo

Especificaciones del puesto o competencias

deseadas

Características de candidato

Análisis y descripción del puesto para saber cuáles son los requisitos que el puesto exige de su ocupante o definición

de competencias Lo que requiera el

Puesto o las competencias deseadas

Técnicas de selección para saber cuáles de las condiciones para ocupar

el puesto o de la competencia deseada tiene la persona

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10 Siguiendo a Peña Baztan (1975) abarca las funciones o actividades que en el mismo se desarrollan, así como los niveles de formación, habilidad, experiencia, esfuerzo que son precisos y la responsabilidad que se exige a su ocupante en el marco de unas determinadas condiciones ambientales.

Según Louart (1994), el puesto de trabajo significa” el punto de encuentro entre una posición que es a la vez geográfica, jerárquica y funcional y un nivel profesional, que se refiere a competencia, formación y remuneración.

(Fernandez Rios, 1995) Menciona que el análisis y la descripción de puestos de trabajo es una técnica básica de planificación de área, por lo que se considera que es imprescindible para la correcta compensación de la organización y la consecución de los objetivos y metas organizacionales.

Análisis

Si el puesto no ha sido analizado, habrá de hacerse el inventario del puesto donde obtendremos la descripción del puesto, esto se deberá hacer con el debido orden y método, con la finalidad de conseguir información veraz. (Fernandez Rios, 1995) Con el análisis también se obtiene las características necesarias de la persona para ocupar el puesto; esto se denomina perfil del candidato.

Descripción

Es la exposición detallado, estructurado, ordenado y sistemático que arroja el análisis de puestos de trabajo. Muestra la relación entre las tareas, obligaciones y responsabilidades que tiene el puesto de trabajo. Es aquí donde se recoge toda la información y se refleja las especificaciones que tiene el puesto. (Fernandez Rios, 1995)

Por lo tanto se puede afirmar que el análisis y descripción de puestos se refiere al puesto en sí, en cuáles son las características que requiere el puesto de trabajo para engranar con la organización y llegar a la consecución de los objetivos empresariales que están estrechamente relacionadas con el puesto de trabajo.

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11 determinado puesto, cabe recalcar que al ver desde este punto de vista no se toma en cuenta la parte d la persona sino del puesto.

Esta herramienta ayuda a optimizar recursos ya que permite tomar decisiones sobre la marcha ya que en el documento final se encuentra detallado que necesitamos para cubrir la perdida de una persona en el puesto, así mismo se controla la carga laboral. Se obtienen respuestas como: ¿Qué se hace?, ¿Cómo se hace?, ¿para qué se hace? ¿Qué se logra? En el puesto de trabajo. (Dessler, 2001)

Ilustración 2 Análisis y descripción de puests

Fuente: (Vadillo, 2005)

(Fernandez Rios, 1995)Como resultado del análisis y descripción de puestos se obtiene:

Ilustración 3 Descripción de puestos: Cuantitativa y Cualitativa

DETERMINACIÓN CUALITATIVA

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

Partes Contenido

Análisis • Recopilacion

de datos • Ordenamiento

Lógico de la información

Descripción • Diseño del

formato • Redacción • Control de

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12

Identificación  Denominación

 Posición en el organigrama

 De quien depende

 A quién supervisa

 Con quién coopera

Funciones  Razón de ser

 Específicas

 Responsabilidades

Requerimientos  Competencias

 Conocimientos y

Experiencia

 Capacidades físicas y

Mentales

 Condiciones de trabajo

DETERMINACIÓN CUALITATIVA

INVENTARIO PERSONAL

Tipos de Datos Contenido

Generales  Identificación personal

 Situación familiar y

social

 Posición en la empresa

Académicos  Formación general

 Formación específica

 Conocimientos

especiales

Profesionales  Trabajos desarrollados

 Experiencia Concreta

Características personales  Físicas

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13

Laborales  Condiciones de Trabajo

 Contraprestaciones recibidas

Fuente: (Fernandez Rios, 1995)

Así se logra tener la clasificación de puestos y el profesiograma que son documentos en los que se sintetiza la información agrupando los puestos de acuerdo a los principales requerimientos y exigencias que debe obtener el ocupante del puesto.

Clasificar es integrar puestos de valoración similar en grupos ocupacionales, para proporcionar beneficios como planes de carrera, beneficios empresariales que afectan al clima laboral. (Robbins, 2004)

Manual de Funciones

Después de tener el análisis y descripción de cargos se facilita la estructuración del manual de funciones, que es un instrumento que permite ubicar y orientar al personal, así mismo delimita las funciones, obligaciones y responsabilidades de cada cargo, esto no depende de la naturaleza, tamaño o alcance de la empresa, toda empresa debe contar con un manual. (Ulrich, 2004)

La elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente, su alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la dirección empresarial. (CHIAVENATO, 2007)

El Manual de funciones cuyo contenido será en siguiente: “la metodología, la estructura de puestos de la institución, definición y puestos de cada grupo ocupacional, la descripción y valoración genérica y específica de los puestos”. (SENRES-RH-2005-000042, 2005)

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14 Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma. (Irigoin & Vargas, 2002)

Es así que en manual debe estar basado y contener:

1. Definir estructura Organizacional de la empresa

2. Definir la denominación y número de cargos que conforma la empresa 3. Asignar a cada cargo las funciones que le corresponden

4. Establecerlos requisitos necesarios para la consecución del trabajo 5. Establecer relaciones jerárquicas

6. Divulgar y hacer conocer a toda la empresa (Ulrich, 2004) El Manual de funciones permite:

 Hacer posible el desarrollo de una valoración de puestos de trabajo ajustada a sus contenidos y exigencias de manera que la política retributiva, allá donde la legislación y normativa lo permitan, considere la aportación diferencial, a los resultados de la organización, de cada uno de los puestos de trabajo, así como sus características diferenciales. (Aiteco Consultores S.A, 2013)

 El manual de funciones posee información detallada sobre los puestos; esa información se obtiene mediante el análisis de puestos. Si carecen de un sistema adecuado de información, los responsables de la toma de decisiones no podrán encontrar candidatos que reúnan las características necesarias para un puesto, ni señalar niveles salariales. (Pérez, 2014)

Importancia del manual de funciones

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15 Es importante considerar que para elaborar el manual de funciones se requiere de información específica del puesto y de la organización puesto que se debe fijar similares lineamientos de trabajo de lo que necesita la empresa, demanda el puesto y ofrece el trabajador; se debe considerar: (Herrera Monterroso, 2007)

 Recopilación de información

 Interpretación y diseño de la información

 Elaboración del manual

 Aprobación y actualización del manual

 Difusión y socialización del manual

Con todo lo expuesto a través de la consulta bibliográfica y teniendo como referentes principales a Daniel Patricio Jiménez y Manuel Fernández Ríos, puesto que en el análisis de sus libros denota con claridad y dinamismo que es, para que sirve y como funciona una organización mediante un manual de funciones.

Así se concluye que el manual de funciones es un documento mediante el cual la empresa tiene un respaldo de los perfiles y puestos que se requiere para poner en funcionamiento a la empresa, es decir que es información documentada a la cual se puede recurrir en caso de requerir información específica del puesto.

El manual de funciones sirve para la contratación de nuevos colaboradores con las competencias y conocimientos claves para ejecutar el puesto, y así mismo la nueva persona puede recurrir al manual para saber con exactitud cuáles son sus funciones, como hacerlo de manera técnica y que logra haciendo una o varias funciones.

Guía a los jefes y supervisores a tener conocimiento de que es lo que el puesto y la persona requiere para cumplir a cabalidad su trabajo y si esta realizado de manera eficiente; en caso de ausencia de la persona ocupante de un puesto, las personas pueden recurrir al manual y dar solución a los problemas que se presentan sobre la marcha.

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16 Al saber con claridad que se necesita para que la empresa marche correctamente se puede armar planes de capacitación adecuados para cada nivel de la organización y por su puesto de cada puesto de acuerdo a las necesidades que demanda la ejecución correcta del puesto.

2 CAPITULO II

2.1 Metodología General

2.1.1 Nivel de investigación

El tipo de estudio que se va utilizar el descriptivo puesto que busca especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades u otros fenómenos que sean sometidos a análisis limitándose a medir el objeto investigado. (Científico, 2012)

Nivel descriptivo: Describe fenómenos sociales o clínicos en una circunstancia temporal y geográfica determinada.

Su finalidad es describir y estimar parámetros. Se describen frecuencias y/o promedios; y se estiman parámetros con intervalos de confianza. (Supo, 2010)

Con la aplicación de este método se detalla los diferentes tipos de puestos que requiere la empresa y que se asentaran en la nueva propuesta del orgánico funcional y por supuesto del manual de funciones, se definen las propiedades, características y perfiles importantes de cada uno de los cargos a ser evaluados, sus obligaciones y deberes a cumplirse dentro de su área y puesto de trabajo dando la importancia que requiere.

2.1.2 Modalidad de Investigación

La modalidad a seguir en el presente trabajo es de campo, ya que la recopilación de los datos se lo harán directamente en la empresa, y el desarrollo del mismo se irá basando en el requerimiento real y lógico que la empresa tiene. El levantamiento de los perfiles y la aplicación se la hará conjuntamente con el área de recursos humanos empresarial.

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17 Se debe hacer una comparación in situ de los requerimientos de la empresa y de las exigencias que tiene el puesto, este se lo puede lograr estando en el puesto de trabajo, con la persona que desempeña el puesto y con el supervisor.

2.1.3 Método

El método a ser utilizado será el Inductivo – Deductivo; Francis Bacon (1561-1626) método inductivo: ordenar la observación tratando de extraer conclusiones de carácter universal a partir de los datos particulares. Los pasos a Seguir son:

1. Observación y registro de los hechos 2. Análisis y clasificación de los hechos

3. Derivación inductiva de una generalización a partir de los hechos

Método Deductivo: a partir de principios generales, con la ayuda de una serie de reglas de inferencia, se demuestra unos teoremas o principios secundarios. (desconocido)

En la presente investigación se tomará en cuenta los estatutos que marca el ministerio de trabajo para que la empresa pueda funcionar y mantener a los empleados, así mismo se estudiará los requisitos científicos que la empresa debe tener para estructurar el manual de funciones. Pero también se va a analizar la situación actual de la empresa para llegar a compaginar todo y tener como resultado una empresa apegada a la realidad y a la parte legal.

2.1.4 Población y Muestra

En el presente trabajo se va a utilizar toda la población (encuesta) ya que el manual de funciones va a hacer relación a todos los cargos por lo tanto a todos los trabajadores de la empresa Chamorro Lara Cía. Ltda. Por lo tanto para la aplicación de todas las herramientas que se usen se tomara en cuenta a los 16 trabajadores.

2.1.5 Selección de instrumentos

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18

 Entrevista: Es importante tener una entrevista previa con los directivos para tener claro que es lo que la empresa necesita para cumplir sus metas, que es lo que buscan en los trabajadores para que se cumplan las metas anheladas, así vamos a obtener la información relevante y precisa para arrancar.

 Observación Directa: La modalidad a seguir es de campo, por lo tanto es indispensable ver y analizar las actividades diarias, constantes, genéricas y específicas que cada cargo demanda, así la información va a ser actual, precisa y medible.

 Encuestas: Mediante un conjunto de preguntas se puede conocer de cerca que es lo que los trabajadores sienten y piensan sobre las actividades que se están realizando.

 Análisis de Documentos: La empresa cuenta con un manual y un orgánico que debe ser estudiado previo a la propuesta de cambio.

2.1.6 Procesamiento de Datos

La recolección de datos va a salir de los actores directos de la empresa tanto directivos como trabajadores, por lo tanto el procesamiento de los datos será escrito e ir al ritmo de la investigación completando los formularios que se establezcan para el manual de funciones. 2.1.7 Metodología Específica

La naturaleza de la investigación da para se utilice metodología de recursos humanos y organizacional puesto que se quiere lograr un cambio estructural y obviamente va a afectar al personal de la empresa y la forma de ejecutar el trabajo.

Diseñar la estructura organizacional de la empresa.

El término organización es la acción de organizarse como parte del proceso administrativo en esta etapa se define la estructura organizacional, la forma de delegar, el enfoque para manejar procesos; una organización es una entidad social orientada a la consecución de metas. (Franklin, 2009)

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19 Es necesario analizar la situación actual de la empresa para conocer cómo está la organización esto se lo hace con el análisis FODA2. A partir de ello establecer la misión y visión que es ver como punto de partida como está la empresa y que debemos hacer para llegar a donde se quiere estar.

Una vez planteada la misión se deben buscar estrategias para que la misión se cumpla en al plazo que se establece en la visión. Es aquí donde se debe contemplar la estrategia de negocio puesto que toda empresa se crea con el fin de crecer y tener una rentabilidad. Por tanto también se debe considerar la calidad de servicio que se va a brindar y la calidad de personas que van a colaborar3 en la empresa.

Como es una empresa que ya está en marcha se debe buscar factores de riesgo y beneficio no solo del entorno sin de la parte interna d la empresa, que puede ser la inadecuada organización. Al hablar de factores externos se habla de la competencia tanto laborar como de naturaleza similar al giro de negocio de la empresa.

Al momento de tener claro visión y misión de la empresa por parte de los directivos se debe empezar a plasmar en un gráfico lo que se quiere proyectar, a esto se lo conoce como Organigrama, es aquí donde se va a distribuir los puestos y personas que necesitamos. Lo primero que se debe plantear es si el organigrama es jerárquico, funcional o mixto, ya que esto da la pauta principal a la hora de dibujar el organigrama, cabe recalcar que depende de la naturaleza del negocio. Así mismo se debe analizar que ámbitos se debe diseñar en el organigrama ya sea general, especifico o integral.

Se hace un inventario de los puestos de trabajo con los que cuenta la empresa, como es la relación entre las áreas de la empresa, que tipo de comunicación se tiene, definir los puestos de mayor a menor jerarquía, definir puestos de supervisión, detectar si nos puestos tienen categorías especiales como por ejemplo consultorías. Por lo tanto deben estar correctamente delimitados las unidades, el nivel de mando y la forma de comunicación.

Diseñar el análisis y clasificación; selección adecuada de puestos

Previo al análisis de los puestos se debe determinar el tipo de información que se pueda recolectar en la empresa ya sea de los trabajadores, de los directivos o de los clientes para

(31)

20 detectar posibles errores en el manejo actual que arroje información clara para el desarrollo del trabajo.

Como la empresa está en funcionamiento se debe revisar los documentos con los que la empresa cuenta, y hacer una comparación del organigrama anterior con el actual, ya que esto clarifica el panorama y especifica los puestos que se van analizar por qué son los que necesita la empresa para el correcto funcionamiento.

La empresa Chamorro Lara Cía. Lda. Cuenta con 14 empleados por lo cual todos los puestos deben ser analizados y correctamente descritos para obtener un correcto manual de funciones y dejar los perfiles para la selección del personal cuando se amerite.

Se debe empezar a reunir la información para lo cual se requiere la entrevista y la encuesta, herramientas que permiten obtener de los propios trabajadores que hacen, como lo hacen y para que lo hacen, información, las condiciones en las que se ejecuta el trabajo, la coordinación que se establece con otros puestos, la autoridad, requerimientos académicos y de experiencia que tiene el puesto.

La encuesta debe ser socializada con la persona que realizo la encuesta así como una retroalimentación de la encuesta para determinar con exactitud si el resultado que se obtiene es veraz y tiene estrecha relación con la realidad del trabajador.

Así mismo se debe corroborar la información con los supervisores, si fuera el caso, y con los ejecutivos tanto de talento humano como con el gerente general que son las personas que conocen como se debe ejecutar el trabajo y si se está cumpliendo a cabalidad.

Con los datos recopilados se debe ir analizando puesto por puesto los requerimientos tanto técnicos como empresariales para el correcto funcionamiento del puesto, por ejemplo en cuanto a la preparación académica la empresa puede solicitar un nivel pero como analista de puesto se conoce que el requerimiento es otro.

(32)

21 Con toda la información verificada se procede a la descripción de los puestos, la descripción es un documento escrito de las actividades y responsabilidades que tiene el puesto, lo que necesita para la ejecución como condiciones de trabajo y riesgos a los que se está expuesto. Este debe contener:

 Designación del puesto, unidad organizacional y relación de dependencia.

 Síntesis del puesto, deberes y responsabilidades.

 Deberes y responsabilidades.

 Preparada por, Aprobada por y Fecha.

 Cualidades clave, requisitos y otras condiciones del puesto

Especificación de puesto

Se define como el resumen de las cualidades personales, características, capacidades y antecedentes requeridos para realizar el trabajo.

Elementos que están contenidos en una especificación de puesto a partir de la práctica actual de trabajo:

 Requisitos relacionados con la persona que realiza el trabajo  Requisitos relacionados con las condiciones de trabajo  Educación pertinente Experiencia pertinente

 Esferas concretas de experiencia Aptitudes manuales o mentales Aptitudes sociales o de acción recíproca

 Exigencias de viajes  Horas y horarios de trabajo

 Condiciones ambientales peligrosas o duras.

El ministerio de relaciones laborales brinda un profesiograma en el cual las empresas pueden guiarse para tener un manual de funciones mismo que se usara en el presente trabajo como revisión bibliográfica.

(33)

22

PROFESIOGRAMAMODELO

CÓDIGO:MRL-SST-04 REVISIÓN: 01

PÁGINA:1/3

PROFESIOGRAMA MODELO

El presente modelo es una propuesta para desarrollar los profesiogramas en una organización, esperamos sea una herramienta de apoyo para Responsables, Técnicos de Seguridad y Salud y Médicos Ocupacionales.

PUESTO TIPO

Puesto de trabajo

Código Puesto

Formación

Experiencia

Aptitudes

Actitudes

Descripción del proceso productivo que se desempeña en el puesto de trabajo

Tareas y/o funciones que realizaenelpuesto

Útiles, herramientas o

Maquinaria de trabajo utilizados

Exigencias funcionales

Competencias

Capacitaciones

Horario de trabajo

(34)

23

PROFESIOGRAMAMODELO

CÓDIGO:MRL-SST-04 REVISIÓN: 01

PÁGINA:2/3

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOSDEL PUESTO DE TRABAJO

RIESGO FACTORDERIESGO PRIORIDADDEL

GRADODEPELIGRO

MECÁNICO

FÍSICO

BIOLÓGICO

ERGONÓMICO

QUÍMICO

PSICOSOCIAL

GRÁFICOFACTORES DE RIESGODEL PUESTO DE TRABAJO-PRIORIZACIÓN

EQUIPODE PROTECCIÓNINDIVIDUALPORPUESTODE TRABAJO

PUESTODE TRABAJO

(35)

24 PROFESIOGRAMAMODELO CÓDIGO:MRL-SST-04 REVISIÓN: 01 PÁGINA:3/3 EXIGENCIASPSICOFISIOLÓGICASDELPUESTO DETRABAJO

APTITUDESMÍNIMASEXIGIBLES MUYBUENA BUENA MEDIA INSUFICIENTE DÉFICIT OBSERVACIONES

1 2 3 4 5

SALUDGENERAL APTITUDAPERMANECERSENTADO EQUILIBRIO FACILIDADDEMOVIMIENTOSOBREELTRONCO FACILIDADDEMOVIMIENTOSOBREMIEMBROSUPERIOR FACILIDADDEMOVIMIENTOSOBREMIEMBROSINFERIORES CONOCIMIENTOSTÉCNICOSREQUERIDOS EXIGENCIASVISUALES EXIGENCIASAUDITIVAS EXIGENCIASTÁCTILES DESTREZAMANUAL APARATODIGESTIVO APARATORESPIRATORIO APARATOCIRCULATORIO APARATOURINARIO PIELYMUCOSAS MEMORIA ATENCIÓN ORDEN RESPONSABILIDAD RESISTENCIAALAMONOTONÍA

EXAMENES Y VALORACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES

PRE-OCUPACIONALES PERIÓDICOS REINTEGRO ESPECIALES SALIDA CONTRAINDICACIONES MÉDICAS ABSOLUTAS RELATIVAS

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Técnico de SeguridadySaluden el

Trabajo

Fecha:12 deagostode2013

Director de Seguridad y Salud en el

Trabajo

Fecha:12 deagostode2013

Director de SeguridadySaluden el

Trabajo

(36)

25

3 Capítulo III RESULTADOS

Para obtener la información que se requiere se aplica encuestas, observación directa y entrevistas para verificar y corroborar los datos que se obtiene, conforme al modelo inductivo - deductivo. En cuanto a la encuesta las preguntas aplicadas son preguntas para analizar como el trabajador percibe su desarrollo en el puesto por lo que son preguntas abiertas.

3.1 Recolección y tratamiento de datos

3.1.1 Observación:

En la visita a la empresa se puede observar que existe inconveniente de alto impacto para la empresa, que están causando pérdida de recursos y causa molestia tanto en el interior de la organización y así mismo se ven reflejados en la atención y cumplimiento de los compromisos con los clientes.

Se puede observar que no existe buena delegación por parte del gerente, tiene todo el control razón por la cual cuando no se encuentra en la empresa los trabajadores no tiene una figura de supervisión y no cumplen con el trabajo que se espera. Los empleados no tienen compromiso empresarial no muestran pro-actividad; se percibe un desinterés.

No hay claridad en la distribución de los puestos, se nota la falta de comunicación que hay entre los empleados tanto en los pares como en los diferentes niveles que tienen la empresa. El área de recursos humano no tiene control de las ausencias de los trabajadores en horarios de trabajo, por ejemplo en respetar los horarios de almuerzo.

3.1.2 Encuesta:

La encuesta está formulada con el fin de obtener la información por parte de los trabajadores de cómo cada uno percibe su trabajo y el desempeño del mismo. Esta direccionada a con0cer la comunicación y sociabilidad que hay en la empresa de las funciones y perfiles.

(37)

26

Femenino 3 20%

Masculino 12 80%

Tabla 1

Fuente: Compañía Chamorro Lara Ltda. Elaborado por: Viviana Jiménez

Toda empresa debe cumplir con la constitución de la republica del ecuador en la cual se destaca que el trabajo es un derecho para todos los ecuatorianos y que se debe respetar la equidad de género, como se observa en el código de Trabajo Art.42 numeral 34 donde se dice….”contratar un porcentaje mínimo de trabajadoras por las comisiones sectoriales del Ministerio de relaciones laborales”.

La compañía Chamorro Lara Ltda. Sigue los lineamientos del código de trabajo y por lo tanto respeta dicho artículo, así se demuestra que el 20% de la población es femenina y cuentan con todos los beneficios y protecciones que el código tipifica.

1.- Nivel de estudio Formal

Primaria 2 13%

Secundaria 5 33%

Tercer

Nivel 8 53%

Cuarto

Nivel 0 0%

0% 20% 40% 60% 80%

Femenino Masculino 20%

80%

(38)

27

Tabla 2

Los trabajadores de la compañía Chamorro Lara Ltda. Revelan que en su mayoría cuentan con estudios de tercer nivel, aunque no tienen relación con las funciones que desempeñan; seguido de personas con estudios de secundaria que han aprendido en la empresa y se mantienen, buscando desarrollarse profesional y académicamente con el respaldo de la empresa.

2.- ¿Es de su conocimiento la misión, visión, objetivos y estrategias de la compañía Chamorro Lara Ltda.?

SI 4 27%

NO 11 73%

Tabla 3

13%

40%

47%

0% 0%

5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%

Primaria Secundaria Tercer Nivel Cuarto Nivel

(39)

28 Fuente: Compañía Chamorro Lara Ltda.

Elaborado por: Viviana Jiménez

Del total de los encuestados el 27% asegura que conoce la planificación estratégica de la empresa y que trabajan apuntando hacia esos objetivos, mientras que el 73% no tiene ningún tipo de información sobre la planificación estratégica y por lo tanto no conocen el sentido de la empresa y no les es fácil empoderarse de la misma, y causa mal clima organizacional.

3.- ¿Conoce el organigrama de la compañía Chamorro Lara Ltda.?

SI 4 27%

NO 11 73%

Tabla 4

Fuente: Compañía Chamorro Lara Ltda.

27%

73%

Conocimiento del plan

estrategico

SI NO

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

(40)

29 Elaborado por: Viviana Jiménez

Del total de los encuestados el 73% no conoce el organigrama de la empresa lo que genera caos al momento de trabajo ya que n hay definición en las líneas de comunicación, a más de que el organigrama no está bien definido no ha sido socializado, esto tiene efectos también en el cliente externo. Solo 27% conoce el organigrama que son los directivos de la empresa.

4.- ¿Conoce cuál es el nombre de su puesto en el organigrama?

SI 4 27%

NO 11 73%

Tabla 5

La mayoría de los trabajadores aseguran conocer el nombre de su puesto en el organigrama, más cabe recalcar que en la entrevista señalan que es el nombre con el que fueron contratados, esto nos da la idea de que no conocen el organigrama en sí, más bien conocen el nombre que se determinó para su puesto en el contrato.

5.- ¿Sabe si la empresa cuenta con un manual de funciones?

73% 27%

0% 20% 40% 60% 80%

SI NO

(41)

30

SI 2 13%

NO 13 87%

Tabla 6

La encuesta arroja que los trabajadores no conocen si existe un manual de funciones, quienes lo tienen claro son los directivos que obviamente son quienes direccionan el trabajo y las actividades que se espera lograr se la hacen por repetición.

6.- ¿Al momento de su contratación le detallaron de manera clara sus funciones?

SI 10 67%

NO 5 33%

Tabla 7

13%

87%

Manual de Funciones

SI NO

SI

NO 67%

33%

(42)

Al momento de contratar la compañía Chamorro Lara, cumple con la entrevista en la cual se les detalla a los trabajadores las funciones que se espera que sean realizadas y ya en el trabajo se toma práctica y se sigue la experiencia de los demás.

7.- ¿Su nivel de instrucción formal es la requerida para ejecutar las funciones del puesto que usted ocupa?

SI 5 33%

NO 10 67%

Tabla 8

Un importante porcentaje de encuestados reconoce que no cuentan con la formación necesaria para cumplir con el trabajo que debe ejecutas, por el giro de en la parte operativa los trabajadores pueden ir tomando experiencia, sin embargo es importante que los diseñadores si tengan formación, así como también los directivos.

8.- ¿Tiene claro quién es su supervisor y quien o quienes sus subalternos?

SI 7 47%

NO 8 53%

0% 20% 40% 60% 80%

SI NO

(43)

32

Tabla 9

El 67% de los encuestados saben quién es su supervisor, el área de producción identifica a una persona como su supervisor al Sr. Jorge Tapia, pero este colaborador no se reconoce a sí mismo como tal, lo que crea conflicto en la comunicación del área de producción con el área directiva. Mientras que un 33% no sabe quién es su superior y el Sr. Jorge Tapia no reconoce a sus subalternos.

9.- ¿Considera que tener claras las funciones de la empresa, mejoraría el desempeño de las actividades que usted cumple?

SI 15 100%

NO 0 0%

Tabla 10

67% 33%

Control

SI NO

(44)

El 100% de los miembros de la compañía Chamorro Lara Ltda. Reconoce que le contar con un manual de funciones y que sean totalmente claras va a contribuir a mejorar todos los procesos que deben ser manejados en la empresa y que se va a reflejar en la calidad de productos y la satisfacción del cliente interno y externo.

10. -¿Al momento de ejecutar sus funciones que considera que es más importante?

Educación Formal 2 13%

Experiencia 2 13%

Todas las anteriores 11 73%

Tabla 11

Por la naturaleza de la empresa el 73% de la población encuestada considera que tienen igual importancia la educación formal y la experiencia, por lo que en su mayoría los trabajadores de la empresa llegan sin conocimiento específico sobre la producción de la empresa, pero aprenden y buscan capacitarse.

11.- ¿Cumple en este momento las funciones para las que fue contratado/a?

SI 10 67%

0% 0% 0%

14%

13%

73%

Educación Formal

Experiencia

(45)

34

NO 5 33%

Tabla 12

Loe encuestados manifiestan que en su mayoría se encuentran cumpliendo las mismas funciones para las que fueron contratados, para quienes la respuesta es negativa aclaran que es debido a que aprendieron sobre los bienes y servicios que ofrece la empresa y sus funciones han cambiado.

12.- ¿La empresa le brinda oportunidad de crecimiento en la misma?

SI 7 47%

NO 8 53%

0% 20% 40% 60% 80%

SI NO

(46)

35

Tabla 13

Los trabajadores reconocen que tienen oportunidades de crecer en la empresa puesto que si aprenden y se capacitan pueden escalar en cuanto a sus responsabilidades y beneficios y el 53% asegura que no cuentan con un plan de carrera hacia el área directiva, y que además necesitan capacitación formal para seguir ascendiendo.

3.1.3 Entrevista

La entrevista se realiza para corroborar la información rescatada de las encuestas; esta herramienta permite tener información veraz, puesto que hay un contacto directo y se puede apreciar el lenguaje corporal y las preguntas que aunque son estructuradas pueden buscar información entre líneas.

Se detecta principalmente que no hay una organización socializada con los trabajadores y que las respuestas de la encuesta estuvieron presionadas por la presencia de los directivos, esta conclusión es debido a que al momento de conversar con cada colaborador no contestan con lo que se consideraba que estaba claro, como por ejemplo la planificación estratégica y el organigrama.

Nadie conoce la denominación de su puesto y que lugar del organigrama se encuentran, no tienen conocimiento específico de las funciones que la denominación del cargo requiere. A

47% 53%

Crecimiento

(47)

36 demás la empresa no cuenta con perfiles estructurados y la contratación se la hace sin fundamentación de educación o experiencia solo se considera e resultado de la prueba psicológica y la entrevista. (Respuestas de los trabajadores).

Los operativos reconocen a una persona como el supervisor encargado cuando el gerente no se encuentra pero al momento de la entrevista esta persona no se reconoce como tal y dice que esa no es parte de su función. Lo que muestra la falta de delegación.

Las actividades que se realizan en la empresa se pueden desarrollar mediante experiencia pero es importante tomar en cuenta la parte técnica – científica que se requiere. En cuanto a los digitadores son bachilleres que pueden cumplir con las funciones de su puesto mediante la experiencia pero reconocen que es importante capacitarse.

De los diseñadores solo uno cuenta con la educación necesaria para cumplir con los requerimientos básico de un diseñador y que todo perfil similar busca, en el nivel directivo el departamento de recursos humano es ocupado por una persona que no tiene conocimiento específico y esto se refleja en cómo se llevan los procesos del personal y como estos se proyectan.

La empresa es paternalista y el gerente no quiere reconocer que los errores son de alto impacto, pero son los mismos trabajadores que afirman que se cometen errores que incluso perjudican a las ganancias empresariales; piden estructurar bien la empresa y que las funciones sean claras para que no se dé la superposición de funciones.

Diagnóstico:

Después de analizar la entrevista y la encuesta con los resultados cuantitativos y cualitativos se puede concluir que es de vital importancia para la Compañía Chamorro Lara aplicar correctivos que permitan que la organización mejore y que los trabajadores se identifiquen con la empresa para la que prestan sus servicios. Así mismo es importante considerar que los trabajadores se sienten a gusto en la empresa, sin embargo piden que se mejore los procesos para que el clima y ambiente laboral sean excelentes.

(48)

37 forma de trabajo de los empleados, por lo que en la empresa se denota un caos si el gerente no se encuentra para vigilar a sus trabajadores.

A partir de la información que se rescató de la observación directa, entrevista y encuesta uno de los resultados es la falta de delegación por parte del gerente, razón por la cual no se tiene un control de cada trabajador sino que los resultados solo se evalúan globalmente a través de la caja. Sería importante que cada trabajador busque la forma de tener resultados y que la empresa reconozca individualmente, lo que sin duda conllevaría a un crecimiento en los resultados financieros.

Si bien es cierto la empresa brinda oportunidad de trabajo a jóvenes bachilleres y quo n el tiempo y experiencia crecen dentro de la empresa, no se toma en cuenta que los trabajadores pueden quedarse en la zona de confort y solo aplicar lo que ya aprendieron, la empresa debería dar apoyo a los trabajadores para que se formen profesionalmente ya sea para reforzar la empresa o para crecimiento personal de cada uno.

Los trabajadores manifiestan que no existe buena socialización cuando se ingresa a la empresa como por ejemplo la planificación estratégica empresarial, razón por la cual hay un des cocimiento de la empresa no se saben para que y que quien alcanzar con su trabajo.

3.2 Presentación y análisis de resultados

3.2.1 Estructura Organizacional

(49)

38 Fuente : Empresa Chamorro Lara Cía. Ltda.

Esta es la estructura actual de la empresa Chamorro Lara Cía. Ltda. , misma que presenta falencias de alto impacto para la misma, como se puede ver no existe una consistencia de la gráfica con lo que la empresa necesita.

Como se puede ver en la gráfica se puede ver superposición de funciones y que la

estructura está basada en la teoría de dibujar y presenta una gráfica, mas no en la realidad de la empresa puesto que no requiere tanto puestos como se grafican.

(50)

39

3.2.1.2 Estructura Organizacional Propuesta

Gerencia

Dpto. Recursos Humanos

Mensajeria Dpto. Financiero

Bodega Mantenimiento

Diseño

Ventas Cobranza y Facturación

(51)

40

3.2.1.3 Organigrama Posicional

Gerencia 1

Gerente 1

Dpto. Recursos Humanos 1 Jefe de Recursos

Humanos 1

Mensajeria 1

Mensajero 1

Dpto. Financiero 1

Contadora 1

Bodega 1

Logistica 1

Mantenimiento 1

Limpieza 1

Diseño 3

Diseñador 3

Ventas 3 Atencion al Cliente

3 Cobranza y

Facturación 3

Cajero 3

(52)

41

3.2.2 Descripción y Análisis de puestos

El análisis y descripción de puestos identificamos de manera clara y sencilla puesto por puesto toda la organización, es a partir de aquí que se va a diseñar el manual de funciones. Al definir un buen análisis del puesto mejorará la selección de personal puesto que se puede acudir a este instrumento en el caso de requisición de personal.

Para la empresa Chamorro Lara Ltda. La descripción y análisis de cargos va a contener la siguiente información:

1. Nombre del Puesto. 2. Área.

3. Supervisa a. 4. Reporta a. 5. Función Básica. 6. Responsabilidades.

7. Características requeridas.

Esta herramienta puede ser utilizada por todos los niveles de la empresa puesto que es sencillo de interpretar.

Elaborado por Viviana Jiménez.

1.- Nombre del Puesto: Gerente

Área: Gerencia

Supervisa a: RR-HH. Dpto. Financiero, Supervisor Delegado.

Reporta a: Junta de Socios.

Función Básica: Organiza, dirige y Controlar al personal de la compañía Chamorro Lara Ltda.

Responsabilidades:

 Delegar los tareas y funciones a sus trabajadores.

 Controlar la entrega de trabajos a tiempo.

 Vigilar la estabilidad de la empresa.

 Negociar con los clientes principales sobre costos, financiamiento y tiempos de entrega.

 Analiza los problemas que se presentan en la empresa y toma decisiones para la pronta y efectiva solución.

 Promueve comunicación en toda la empresa.

Características Requeridas

(53)

42

 Buena Comunicación

 Capacidad de síntesis y análisis

 Capaz de solucionar problemas.

 Saber administrar.

 Coordinar y delegar en la empresa.

2.- Nombre del Puesto: Contador

Área: Financiero

Supervisa a: Cajeros.

Reporta a: Gerente

Función Básica: Manejo de caja y revisión periódica de cuentas

 Revisa Facturas

 Controla el ingreso y el pago de cheques.

 Pago a proveedores

 Vigilar las obligaciones tributarias y patronales

 Llevar los asientos contables diarios

 Liderazgo

 Capacidad de síntesis y análisis

 Gestionar costos

 Habilidad numérica.

3.- Nombre del Puesto: Cajero (Cobranza y Facturación)

Área: Financiera

Supervisa a:

Reporta a: Líder Financiero

Función Básica: Recaudar el dinero, cuadrar caja con el respaldo de las ordenes de trabajo.

 Atención al cliente

(54)

43

 Factura y registra los montos recaudados.

 Recibe y registra los cheques en cuentas por cobrar.

 Capacidad numérica.

 Honestidad.

 Lealtad

 Confianza

4.- Nombre del Puesto: Diseñador

Área: Producción

Supervisa a: Operativo

Reporta a: Gerente general

Función Básica: Diseña los productos requeridos y se asegura de la calidad del producto.

 Asesora al cliente

 Diseña el material gráfico.

 Elabora publicidad.

 Creatividad

 Innovación

 Trabajo en equipo

 Destreza mental

5.- Nombre del Puesto: Vendedor Polifuncioal

Supervisa a:

Reporta a: Diseñador

Función Básica: Atiende al cliente y elabora las exigencias del mismo

 Asesora al cliente

(55)

44

 Copiados

 En el caso de no cumplir con el requerimiento del cliente, direccionarlo al diseñador

 Elabora ordenes de trabajo

 Revisa el correo electrónico institucional

 Precisión

 Buena comunicación

 Escucha activa

 Creatividad

 Capacidad para solucionar problemas

 Agilidad

6.- Nombre del Puesto: Mantenimiento

Supervisa a:

Función Básica: Mantenimiento de las máquinas de la empresa con el fin de evitar pérdida de recursos por daños.

 Conocimiento del mantenimiento de copiadoras, plotter, computadoras, scanner

 Mantener el aseo del local y áreas de trabajo.

 Organizar los productos de manera que sean de fácil acceso

 Mantener las áreas comunales en orden

 Colaborar con los vendedores poli funcionales si fuera el caso.



 Concentración

 Cuidado

 Limpieza

 Orden

7.- Nombre del Puesto: Bodeguero

Área: Recursos Humanos

Supervisa a:

(56)

45

Función Básica: Realiza el inventario, y registra la entrega y recepción del material

 Realizar inventario

 Realizar actas de entrega y recepción

 Realizar pedidos oportunos

 Mantener actualizado el KARDEX

 Responsabilidad

 Lealtad

 Trabajo en equipo

 Habilidad comunicacional

 Orden y organización

8.- Nombre del Puesto: Jefe de Recursos Humanos

Área: RR-HH

Supervisa a: Todo el personal.

Reporta a: Gerente General.

Función Básica: Controla y planifica al personal para la consecución de las objetivos personales y empresariales.

 Control de biométrico

 Selección de personal

 Supervisar y controlar al personal

 Elaborar la nómina mensual

 Calcular las horas extras y vacaciones.

 Gestionar y tramitar los permisos

 Evaluación del desempeño

 Programa reconocimientos

 Liderazgo

 Capacidad de organización.

(57)

46

 Empatía

9.- Nombre del Puesto: Mensajero

Área: Recursos Humanos

Supervisa a:

Reporta a: Líder de recursos humanos

Función Básica: Transporta bienes desde la compañía hacia los clientes y viceversa

 Transporta bienes, personas y materiales

 Realiza la bitácora de salida e ingreso del vehículo

 Realiza pagos en entidades financieras

 Transporta y entrega correspondencia

 Lealtad

 Responsabilidad

 Puntualidad

10.- Nombre del Puesto: Mantenimiento

Supervisa a:

Función Básica: Mantenimiento de las máquinas de la empresa con el fin de evitar pérdida de recursos por daños.

 Conocimiento del mantenimiento de copiadoras, plotter, computadoras, scanner

 Concentración

 Cuidado

 Limpieza

 Orden