MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RELACIONES LABORALES TOMO I

(1)

Este manual contiene información PÚBLICA y está integrado por:

•Carátula

•Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y autorización.

•Índice

•Hojas numeradas de las páginas 1-9 (PR-DERL-001-A1), 1-19 (PR-DERL-002-A1), 1-17 (PR-DERL-003-A1), 1-9 (PR-DERL-004-A1), 1-5 (PR-DERL-005-A1), 1-18 (PR-DERL-006-A1), 1-16 (PR-DERL-007-A1),

1-5 (PR-DERL-008-A1), 1-8 (PR-DERL-009-A1), 1-8 (PR-DERL-010-A1), 1-9 (PR-DERL-011-A1).

Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda “VIGENTE”.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE RELACIONES LABORALES TOMO I

Centros de Integración Juvenil, A.C.

DICIEMBRE 2017

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

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CONTENIDO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE RELACIONES LABORALES TOMO I

No. PROCEDIMIENTO CÓDIGO

1

2

3

4 5 6 7

8

9

10

11

CONCENTRACIÓN DEL EXPEDIENTE E INTEGRACIÓN DEL KARDEX

PROGRAMACIÓN DE VACACIONES DEL PERSONAL INSTITUCIONAL Y

TRÁMITE DE PAGO DE SUPLENCIAS AL DIRECTOR/A

REGISTRO Y TRÁMITE DE PAGO DE TIEMPO EXTRAORDINARIO Y

COMPENSADO

CONTROL Y PAGO DE ANIVERSARIOS Y/O CUMPLEAÑOS

APLICACIÓN DE LICENCIAS CON GOCE DE SUELDO

AUTORIZACIÓN DE LICENCIAS SIN GOCE DE SUELDO

ELABORACIÓN DE C^ONVENIOS ^POR B^ECAS INSTITUCIONALES

OTORGADAS AL PERSONAL

T^RÁMITE ^Y AUTORIZACIÓN DE HÔRA ^DE LÂCTANCIA Â ^LAS TRABAJADORAS DE LA INSTITUCIÓN

ATENCIÓN Y TRÁMITE DE PENSIONES ALIMENTICIAS Y EMBARGOS DE

S^UELDOS

TRÁMITE Y SEGUIMIENTO DE LAS PRESTACIONES ECONÓMICAS PARA EL

PERSONAL DE LA I^NSTITUCIÓN

TRÁMITE Y DISTRIBUCIÓN DE LAS PRESTACIONES EN ESPECIE PARA EL

PERSONAL DE LA I^NSTITUCIÓN

PR-DERL-001-A1

PR-DERL-002-A1

PR-DERL-003-A1

PR-DERL-004-A1 PR-DERL-005-A1 PR-DERL-006-A1

PR-DERL-007-A1

PR-DERL-008-A1 PR-DERL-009-A1

PR-DERL-010-A1

PR-DERL-011-A1

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Centros de Integración Juvenil, A.C.

PROCEDIMIENTO PARA LA CONCENTRACIÓN DEL EXPEDIENTE E INTEGRACIÓN DEL KARDEX

CÓDIGO: PR-DERL-001-A1

ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO ALCANCE

NOTACIONES Y DEFINICIONES POLÍTICAS DE OPERACIÓN MATERIALES

REFERENCIAS PROCEDIMIENTO DIAGRAMA

PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA

Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo

Diciembre 2017 Diciembre 2017 U: KARDEX

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O B J E T I V O

Conformar y controlar los expedientes físicos del personal, digitalizar la documentación y mantener actualizada permanentemente la información de las pantallas del kárdex y escolaridad, de acuerdo con la trayectoria laboral de cada uno de los empleados.

A L C A N C E

Al Departamento de Relaciones Laborales, Dirección General Adjunta Administrativa, Subdirección de Recursos Humanos, Departamento de Empleo y Política Salarial.

NOTACIONES Y DEFINICIONES

SIREH: Sistema de Recursos Humanos

Expediente Único: Es una carpeta integrada por la documentación confidencial del personal que ingresa a la Institución y se compone de: Solicitud de Empleo, Contrato Individual de Trabajo, Seguro de Vida, Alta en el IMSS, Alta en Nómina, Valoración Psicológica, Reporte Inicial.

Es importante señalar que adicionalmente a partir de la segunda quincena del mes de abril del 2011, se incluirá la siguiente documentación: Identificación Oficial, Comprobante de Domicilio y RFC, y asimismo se a partir del 01 de septiembre del 2012, se deberán incluir los siguientes documentos: Manifiesto de Contratación, Hoja de Registro de la Cédula Profesional ante la Dirección General de Profesiones de la SEP (para los que cuenten con ella), Formato de Compatibilidad de empleos (sólo si desempeña algún cargo o comisión en la Administración Pública Federal), Constancia de no Inhabilitación.

Expediente Digitalizado: Es un archivo ubicado en la bases de datos del SIREH, que contiene la información escaneada de cada uno de los trabajadores de la Institución, en el que se integran los siguientes documentos: Solicitud de Empleo, Contrato Individual de Trabajo, Seguro de Vida, Alta en el IMSS, Alta en Nómina, Identificación Oficial, Comprobante de Domicilio, RFC del personal, Manifiesto de Contratación, Hoja de Registro de la Cédula Profesional ante la Dirección General de Profesiones de la SEP (para los que cuenten con ella), Formato de Compatibilidad de empleos (sólo si desempeña algún cargo o comisión en la Administración Pública Federal), Constancia de no Inhabilitación.

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Centros de Integración Juvenil, A.C.

Clave del Documento PR-DERL-001-A1 Vigencia Dic. 2017 a Dic. 2019

PROCEDIMIENTOPARALACONCENTRACIÓNDELEXPEDIENTEEINTEGRACIÓNDELKARDEX

2 de 9

Kárdex: Es un archivo ubicado en la base de datos del SIREH, integrado por las modificaciones o movimientos del personal que se reflejan en la pantalla correspondiente y es retroalimentada por el Departamento de Empleo y Política Salarial, Departamento de Nóminas e Impuestos, Departamento de Relaciones Laborales.

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POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Técnico/a “B” Control de Expedientes y Prestaciones

- Controlará y actualizará las pantallas del kárdex de todo el personal de la Institución.

- Actualizará la pantalla de escolaridad cada que el personal lo solicite y lo compruebe con la copia del documento o en archivo electrónico.

- Será el responsable de la guarda y custodia de los expedientes tanto físicos como digitalizados del personal de la institución.

- Archivará en el expediente del trabajador los documentos de la trayectoria laboral del que se presenten durante su permanencia en la Institución.

- Controlará las pantallas de kárdex y únicamente la Subdirección de Recursos Humanos, Dirección General Adjunta Administrativa y la Dirección General, tendrán acceso a esta información.

- Conservará durante 5 años y en archivo físico, el expediente del personal que de por terminada la relación laboral.

Jefe/a del Departamento de Relaciones Laborales

- Verificará que los expedientes físicos del personal se encuentren resguardados bajo llave.

- Supervisará la integración y actualización de las pantallas del kárdex.

Subjefe/a Área de Gestión Laboral y Prestaciones

- Coordinará y supervisará la guarda y custodia de los expedientes del personal, así como las pantallas de kárdex.

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4 de 9

Departamento de Empleo y Política Salarial, Departamento de Nóminas e Impuestos y Departamento de Relaciones Laborales

- Registrará la información que le corresponda y que sea referente a cada uno de los empleados de la Institución en el SIREH, misma que retroalimentará en las pantallas del expediente y kárdex.

Personal Institucional

- Será responsable de realizar la actualización de su escolaridad ante el Departamento de Relaciones Laborales, cada que cuente con un documento oficial de terminación de grado, a fin de que se incluya en el kárdex.

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M A T E R I A L E S

 Catálogo de Empleados

 Expediente Único del trabajador

 Pantalla de kárdex

 Pantalla de Escolaridad

 Pantalla de Expediente Digitalizado

 SIREH

R E F E R E N C I A S

 Disposiciones en las materias de Recursos Humanos y del Servicio Profesional de Carrera; así como, el Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Recursos Humanos y Organización y el Manual del Servicio Profesional de Carrera.

 Manual de Organización Especifico de Centros de Integración Juvenil, A.C.

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RESPONSABLE DESCRIPCION MATERIALES

Y/O ANEXOS

6 de 9

SUBJEFE/A GESTIÓN LAB. Y

PRESTACIONES

TÉCNICO/A “B”

CONTROL EXP. Y

PRESTACIONES

CONCENTRACIÓN DE EXPEDIENTES

1. Recibe del Departamento de Empleo y Política Salarial los expedientes físicos del personal de la Institución y turna al Técnico/a “B” Control de Expedientes y Prestaciones.

2. Recibe el expediente físico que deberá contener la siguiente documentación.

 Solicitud de Empleo

 Contrato Individual de Trabajo

 Alta en nomina

 Alta ante en el IMSS

 Seguro de Vida

 Nivel Académico

 Documentos personales

 Reporte inicial

 Valoración Psicológica

 Identificación Oficial

 Comprobante de Domicilio

 Registro Federal de Contribuyentes

 Manifiesto de Contratación

 Hoja de Registro de la Cédula Profesional ante la Dirección General de Profesiones de la SEP (para los que cuentan con ella).

 Formato de Compatibilidad de empleos (solo si desempeñan algún cargo o comisión en la Administración Pública Federal).

 Constancia de no Inhabilitación.

3. Revisa que se encuentren integrados los documentos mencionados y que contengan las firmas correspondientes, pudiéndose presentar 2 casos:

3.1 Que el expediente no esté completo, en este caso, lo devuelve al Departamento de Empleo y Política Salarial mediante oficio en el que solicita se complemente y regresa al punto no. 1

EXPEDIENTE DE PERSONAL

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RESPONSABLE DESCRIPCION

Y/O ANEXOS

SUBJEFE/A GESTIÓN LAB. Y

PRESTACIONES

TÉCNICO/A “B”

CONTROL EXP. Y

PRESTACIONES

3.2 Que el expediente si este completo, en este caso, revisa que el empleado este dado de alta en el SIREH, escanea la documentación e integra el expediente digitalizado por cada empleado que ingresa a la Institución.

3.2.1 Integra los documentos del empleado en una carpeta, coloca separadores por cada concepto, imprime la caratula de identificación, la pega al frente del folder, archiva por centro de costo y por orden alfabético cada uno de los expedientes.

4. Actualiza constantemente en el SIREH un listado del personal que conforma la Institución y coteja con los expedientes físicos existentes.

INTEGRACIÓN DEL KÁRDEX

5. Una vez integrado el expediente digitalizado por empleado, despliega la pantalla del kárdex del mismo, incluye fotografía para control e identificación del trabajador y las integra por centro de costo para cualquier consulta.

6. Recibe mensualmente del Departamento de Empleo y Política Salarial el oficio junto con la transferencia que contiene los movimientos del personal y turna al Técnico/a

“B” Control de Expedientes y Prestaciones.

7. Recibe la transferencia que incluye los movimientos del personal y verifica que hayan sido aplicados en la pantalla del kárdex del empleado correspondiente.

8. Archiva en el expediente correspondiente la documentación generada en el procedimiento.

9. Termina procedimiento.

EXPEDIENTE DE PERSONAL

DOCUMENTOS

EMPLEADO

SIREH, LISTADO DE

PERSONAL

EXPEDIENTE

DIGITAL, PANTALLA

KARDEX

OFICIO Y

TRANSFERENCIA DE MOVIM.

TRANSFERENCIA DE MOVIM., PANTALLA DE

KARDEX

DOCUMENTOS

GENERADOS

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8 de 9

SUBJEFE/A GESTIÓN LABORAL Y PRESTACIONES

TÉCNICO/A “B” CONTROL DE EXPEDIENTES Y PRESTACIONES

1

Recibe del Departamento de Empleo y Política Salarial los expedientes físicos del personal de la Institución y turna al Técnico/a “B” Control de Expedientes y Prestaciones.

INICIA

SI NO

EL EXPEDIENTE ESTA COMPLETO…?

2

3.2 3

1

Expediente Expediente

Recibe el expediente físico que deberá contener la siguiente documentación:

Sol. Empleo, Contrato, Alta en nómina, Alta IMSS, Seguro de Vida, Nivel académico, Doctos personales, Reporte inicial, Valoración Psicológica.

En este caso, revisa que el empleado este dado de alta en el SIREH, escanea la documentación e integra el expediente digitalizado por cada empleado que ingresa a la Institución.

Expediente 3.1 Revisa que se encuentren integrados los documentos mencionados y que contengan las firmas correspondientes, pudiéndose presentar 2 casos:

Expediente 1

A CONCENTRACIÓN DE EXPEDIENTES

Expediente

Oficio En este caso, lo devuelve al Departamento de Empleo y Política Salarial mediante oficio en el que solicita se complemente y regresa al punto no. 1

Expediente

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SUBJEFE/A GESTIÓN LABORAL Y PRESTACIONES

TÉCNICO/A “B” CONTROL DE EXPEDIENTES Y PRESTACIONES

A

3.2.1

4

Actualiza constantemente en el SIREH un listado del personal que conforma la Institución y coteja con los expedientes físicos existentes.

Listado Pers.

Una vez integrado el expediente digitalizado por empleado, despliega la pantalla del kárdex del mismo, incluye fotografía para control e identificación del trabajador y las integra por centro de costo para cualquier consulta.

Expediente 6 5

7 Transferencia

Expediente Integra los doctos. del empleado en una carpeta, coloca separadores por cada concepto, imprime la caratula de identificación, la pega al frente del folder, archiva por centro de costo y por orden alfabético c/u de los expedientes.

Oficio Recibe mensualmente del Departamento de Empleo y Política Salarial el oficio junto con la transferencia que contiene los movimientos del personal y turna al Técnico/a “B” Control de Expedientes y Prestaciones.

Transferencia Recibe la transferencia que incluye los movimientos del personal y verifica que hayan sido aplicados en la pantalla del kárdex del empleado correspondiente.

Oficio INTEGRACIÓN DEL KÁRDEX

TERMINA 9

8

Archiva en el expediente correspondiente la documentación generada en el procedimiento.

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Centros de Integración Juvenil, A.C.

PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN DE VACACIONES DEL PERSONAL INSTITUCIONAL Y TRÁMITE DE PAGO DE SUPLENCIAS AL DIRECTOR/A

CÓDIGO: PR-DERL-002-A1

ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO 1

ALCANCE 1

NOTACIONES Y DEFINICIONES 1

POLÍTICAS DE OPERACIÓN 2

MATERIALES 5

REFERENCIAS 5

PROCEDIMIENTO 6

DIAGRAMA 9

ANEXO 12

Programa Anual de Vacaciones

PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA

Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo

Diciembre 2017 Diciembre 2017 U: VACACIONES

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PROCEDIMIENTOPARALAPROGRAMACIÓNDEVACACIONESDELPERSONAL INSTITUCIONALYTRÁMITEDEPAGODESUPLENCIASALDIRECTOR/A

1 de 19

O B J E T I V O

Programar, coordinar y autorizar el disfrute anual de los días de vacaciones a que tiene derecho el personal, así como gestionar el pago oportuno de éstas y de las primas vacacionales, de acuerdo con las fechas registradas en el Programa Anual de Vacaciones y a lo establecido en el Contrato Colectivo de Trabajo.

A L C A N C E

Al Departamento de Relaciones Laborales, Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones de Área, Coordinaciones Regionales, Subdirecciones de Área, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína y Departamentos.

NOTACIONES Y DEFINICIONES

Prima Vacacional: Porcentaje al que tiene derecho el personal sobre los salarios que les correspondan durante el periodo de vacaciones.

CIJ: Centros de Integración Juvenil

UH: Unidades de Hospitalización

UTUH: Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína

CCT: Contrato Colectivo de Trabajo

SIREH: Sistema Integral de Recursos Humanos

 La remuneración económica para los periodos vacacionales mencionados en el presente procedimiento, no aplicará para el personal con los siguientes puestos: Subjefaturas de Departamento, Subcoordinaciones de Servicios, Coordinaciones Ejecutivas, Profesionales Ejecutivos/as, y personal Técnico/a “A”, “B” y “C”, personal de la rama médica de confianza, a mandos medios y superiores.

 Los requisitos que deberá cubrir el personal para la programación de vacaciones, deberá consultarlos en el CCT.

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POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Profesional Ejecutivo/a Vacaciones, Suplencias y Prestaciones

- Elaborará Circulares con los lineamientos para el llenado del rol vacacional y las remitirá en forma anual a las diferentes unidades de trabajo, anexando dicho formato Excel para ser requisitado pro el personal.

- Realizará en los meses de marzo y abril de cada año las Circulares, en las cuales adjuntará los programas anuales de vacaciones con las observaciones y adecuaciones realizadas y las enviará a las unidades de trabajo para que ratifiquen con su firma la información del mismo.

- En caso de que no se reciba ninguna respuesta a la programación de vacaciones del área correspondiente, programará el pago de las primas vacacionales en base a la fecha de ingreso de los mismos/as trabajadores/as.

- Integrará e imprimirá quincenalmente los reportes referentes a: primas vacacionales, afectación de primas vacacionales, pago de periodos vacacionales, 3 por CCT, pago de suplencias a Director y enviará al Departamento de Nóminas e Impuestos para el pago correspondiente.

- Elaborará y emitirá el reporte anualmente para la remuneración económica del pago de los días 24 y 31 de Diciembre al personal que corresponda, de acuerdo a lo establecido en el CCT, mismo que enviará al Departamento de Nóminas e Impuestos para su pago.

- En el caso de las suplencias a Director/a y/o Responsable de CIJ, UH o UTUH, recibirá el oficio en el que se especifica el motivo de las mismas, las registrará en el SIREH, emitirá el Reporte correspondiente de manera quincenal y tramitará el pago ante el Departamento de Nóminas e Impuestos, cuando estas sean mayores a un día y el personal que supla sea de base del equipo médico-técnico y tenga como mínimo un año de servicios en la Institución.

- Recibirá el rol vacacional con la programación de los períodos vacacionales del personal de mandos medios y superiores y en su caso, el oficio donde notifica que las disfrutará, en las fechas programadas, la cancelación de los períodos o el goce de días a cuenta de vacaciones, de acuerdo con sus necesidades, previa autorización del Jefe/a inmediato/a o con el visto bueno del Coordinador/a regional, según corresponda.

- Tramitará el pago de la prima vacacional del personal de mandos medios y superiores, siempre y cuando haya cumplido seis meses de antigüedad en la Institución.

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3 de 19

- Gestionará conforme a la solicitud del personal que labora jornada ordinaria de lunes a viernes con ingreso a la Institución, antes del 1° de enero de 1996, la remuneración de los 3 días de vacaciones excedentes, la cual no se podrá pagar de manera fraccionada.

Jefatura del Departamento de Relaciones Laborales

- Supervisará que el personal de la Institución disfrute de sus períodos vacacionales, de acuerdo a lo estipulado en el CCT, asimismo, que se tramite, según corresponda, el pago oportuno de vacaciones, prima vacacional, afectación de la prima vacacional, el pago de los 3 días excedentes y suplencias a mandos medios.

- Revisará en forma individual, los casos de excepción de vacaciones y suplencias del personal, teniendo la Dirección General Adjunta Administrativa y la Subdirección de Recursos Humanos la facultad para autorizarlos.

Subjefefatura Administración del Contrato Colectivo de Trabajo

- Coordinará y revisará que el personal de la Institución disfrute de sus períodos vacacionales, de acuerdo a lo estipulado en el CCT; asimismo, que se tramite según corresponda, el pago oportuno de vacaciones, prima vacacional, afectación de la prima vacacional, 3 días de vacaciones excedentes y suplencias a mandos medios.

Personal Institucional

- Determinará los periodos de sus vacaciones, de acuerdo con las fechas establecidas en el Programa Anual de Vacaciones.

- El personal con antigüedad menor de un año, podrá solicitar a cuenta de vacaciones, la mitad de los días del período con goce de sueldo correspondiente al primer año, después de haber cumplido seis meses de servicios en la Institución.

- Notificará al Departamento de Relaciones Laborales mediante oficio firmado por su Jefe/a inmediato/a, cualquier cambio en el periodo vacacional por lo menos con 45 días de anticipación a la fecha programada indicando el motivo del cambio.

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- En caso de que desee laborar su período vacacional, solicitará mediante oficio al Departamento de Relaciones Laborales el pago de las misma, previa justificación y firmado por su Jefe/a inmediato/a, además de considerar lo establecido en el CCT.

- En caso de que no se haya programado en el rol vacacional, podrá solicitar mediante oficio firmado por su Jefe/a inmediato/a al Departamento de Relaciones Laborales el pago excedente de los 3 días por CCT, (siempre y cuando le corresponda esta prestación).

- El período vacacional no podrá unirse a días económicos, ni a tiempo compensado.

- Los períodos vacacionales se recorrerán en caso de que se presenten, durante estos, incapacidades, licencias con goce de sueldo, aniversarios o cumpleaños, días festivos, día regional (zona foránea) y suspensión de labores (zona metropolitanas), por lo que lo notificará mediante oficio al Departamento de Relaciones Laborales, especificando el motivo y firmará el Jefe/a inmediato/a.

Jefe/a de Departamento, Subdirector/a o Director/a de Área

- Firmará el oficio de modificación o cancelación de las vacaciones del personal adscrito a su área; así como, de la autorización de la remuneración del período vacacional, en caso que lo soliciten.

- En el caso de sus periodos vacacionales, los programará en las fechas que sean devengados y si le es necesario podrá solicitar días a cuenta de sus vacaciones o tomar sus periodos completos cuando lo requiera, previa autorización de su jefe inmediato.

- Será el responsable de remitir el rol vacacional del personal adscrito a su área, al Departamento de Relaciones Laborales.

Departamento de Nóminas e Impuestos

- Aplicará en la nómina en las fechas establecidas, los pagos correspondientes a prima vacacional, períodos vacacionales y 3 días de vacaciones excedentes, de acuerdo con la información del Departamento de Relaciones Laborales.

- En el caso de suplencias al Director, realizará el pago oportuno de las mismas, de acuerdo con la relación entregada por el Departamento de Relaciones Laborales.

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5 de 19

Director/a o Encargado/a de la Dirección del CIJ, UH o UTUH

- Serán los responsables de enviar el rol vacacional del personal a su cargo, al Departamento de Relaciones.

- Programará sus períodos vacacionales, con base en el rol vacacional enviado por el Departamento de Relaciones Laborales.

- En el caso de los mandos medios y superiores tendrán derecho a disfrutar del primer período vacacional después de su ingreso, una vez que hayan prestado sus servicios de manera ininterrumpida durante seis meses, por lo que anualmente podrán disfrutar de dos períodos de vacaciones de 10 días laborables cada uno y no se compensarán con remuneración alguna.

- En el caso de que lo suplan, enviará al Departamento de Relaciones Laborales un oficio solicitando el respectivo pago, especificando el motivo de la suplencia, el nombre de la persona que la realizará el período correspondiente y dependiendo de la circunstancia deberá incluir el visto bueno del Coordinador/a Regional..

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M A T E R I A L E S

 Plantilla del Personal

 Circular para Programar Vacaciones

 Programa Anual de Vacaciones (Rol vacacional)

 Oficio de reprogramación o corrección de los períodos vacacionales, en su caso

 Oficio para pago de vacaciones

 Oficio para pago de los 3 días por CCT

 Reporte para el pago de la Prima Vacacional

 Oficio de suplencias al Director, en su caso

 SIREH

R E F E R E N C I A S

 Ley Federal del Trabajo

 Contrato Colectivo de Trabajo

 Reglamento Interior de Trabajo

 Manual de Organización Especifico de Centros de Integración Juvenil, A.C.

ANEXOS

 Formato Programa Anual de Vacaciones

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Y/O ANEXOS

7 de 19

PROFESIONAL EJ. VACACIONES, SUPLENCIAS Y

PRESTACIONES

SUBJEFATURA

ADMINISTRACIÓN DEL CCT

PRESTACIONES

ÁREA

INTERESADA

1. Elabora anualmente con la plantilla del personal la base de datos que utilizará para la programación de las vacaciones.

2. Subdivide la plantilla, la aplica en el formato Programa Anual de Vacaciones, especificando centro de costo, número y nombre del empleado, horario, puesto, fecha de ingreso, días a disfrutar, período devengado, fechas a programar, 3xCCT, 24 y 31 de diciembre, observaciones, firma del trabajador, visto bueno del Jefe/a inmediato y en el caso, del personal de mando medio la rúbrica del Jefe/a superior que corresponda.

3. Elabora Circulares en donde se informan los requisitos para programar los períodos vacacionales, las fechas de entrega, la forma de envío y turna a la Subjefatura de Administración del CCT.

4. Recibe las Circulares, revisa, turna al Jefe/a del Departamento para recabar la firma de la Subdirección de Recursos Humanos.

5. Una vez firmada las Circulares la devuelve al Profesional Ejecutivo/a Vacaciones, Suplencias y Prestaciones.

6. Recibe las Circulares firmadas, escanea y envía por correo electrónico junto con el formato Programa Anual de Vacaciones (Rol vacacional) a cada una de las áreas.

7. Recibe por correo electrónico la Circular junto con el Programa Anual de Vacaciones, revisa y notifica al personal de su área las fechas establecidas para su programación.

8. Una vez programadas las vacaciones por su personal, captura en el Programa Anual de Vacaciones los períodos y envía por correo electrónico al Profesional Ejecutivo/a Vacaciones, Suplencias y Prestaciones y posteriormente el original por valija.

PLANTILLA

PERSONAL, BASE DATOS

PLANTILLA

PERSONAL, PROGRAMA

ANUAL DE

VACACIONES

CIRCULARES

CIRCULARES, PROGRAMA

ANUAL DE

VACACIONES

ANUAL DE

VACACIONES

PROGRAMA

ANUAL DE

VACACIONES

(23)

Y/O ANEXOS

PRESTACIONES

SUBJEFE

PRESTACIONES

ÁREA

INTERESADA

9. Recibe por correo electrónico el formato requisitado, revisa que la programación este de acuerdo con las políticas establecidas en el CCT y captura en el SIREH toda la información, pudiéndose presentar 2 casos:

9.1 Que los periodos vacacionales no estén correctos; en este caso, modifica en el SIREH especificando en la columna de observaciones las adecuaciones realizadas y continua en el punto No. 10.

9.2 Que los periodos vacacionales si estén correctos, en este caso, continúa el procedimiento.

10. En el mes de marzo, imprime el Programa Anual de Vacaciones por centro de costo, con la información proporcionada por las áreas.

11. Elabora Circulares, adjunta el Programa Anual de Vacaciones, especificando las observaciones detectadas en las prestaciones y turna a la Subjefatura de Administración del CCT.

12. Recibe Programa Anual de Vacaciones de todas las áreas junto con las Circulares, revisa, turna al Jefe/a del Departamento para recabar la firma de la Subdirección de Recursos Humanos, y una vez autorizada la devuelve al Profesional Ejecutivo/a Vacaciones, Suplencias y Prestaciones.

13. Recibe Circulares firmadas y envía estas junto con el Programa Anual de Vacaciones a cada una de las áreas para su conocimiento.

14. Recibe Circular junto con el Programa Anual de Vacaciones en original y copia, revisa, pudiéndose presentar 2 casos:

PROGRAMA

ANUAL DE

VACACIONES, SIREH PROGRAMA

ANUAL DE

VACACIONES, SIREH PROGRAMA

ANUAL DE

VACACIONES

PROGRAMA

ANUAL DE

VACACIONES

ANUAL DE

VACACIONES

PROGRAMA

ANUAL DE

VACACIONES, CIRCULARES

ANUAL DE

VACACIONES

CIRCULAR, PROGRAMA

ANUAL DE

VACACIONES

(24)

Y/O ANEXOS

9 de 19

PRESTACIONES

14.1 Que el Programa Anual de Vacaciones presente observaciones, en este caso, revisa el error, comenta con el personal interesado y si tiene dudas se comunica con el Profesional Ejecutivo/a Vacaciones, Suplencias y Prestaciones para aclararlas.

14.1.1 Elabora oficio para aclarar las observaciones realizadas por el Departamento de Relaciones Laborales y envía Programa Anual de Vacaciones firmado. Continua en el punto No.

15

14.2 Que el Programa Anual de Vacaciones no presente observaciones, en este caso, recaba las firmas del personal, firma de visto bueno y recaba la firma de autorización del Jefe/a superior que corresponda.

14.2.1 Elabora oficio dirigido al Departamento de Relaciones Laborales, adjunta el Programa Anual de Vacaciones y envía al antes de la fecha límite. Continúa el procedimiento.

15. Recibe el original firmado del Programa Anual de Vacaciones, realiza los ajustes en el SIREH, según corresponda y archiva en el expediente correspondiente.

16. Recibe de las áreas, oficios solicitando la autorización de reprogramación de períodos vacacionales; así como pago de suplencias a Director/a, revisa éstos en el SIREH y analiza la petición, pudiéndose presentar 2 casos:

16.1 Que la solicitud sea autorizada; en este caso, registra la petición en el SIREH y archiva documento.

Continua el procedimiento en el punto No.17

PROGRAMA

ANUAL DE

VACACIONES

OFICIO DE

ACLARACIÓN, PROGRAMA

ANUAL DE

VACACIONES

PROGRAMA

ANUAL DE

VACACIONES

OFICIO DE ENTREGA, PROGRAMA

ANUAL DE

VACACIONES

PROGRAMA

ANUAL DE

VACACIONES

OFICIOS DE

REPROGRAM. VACACIONES

SIREH

(25)

Y/O ANEXOS

SUBJEFE

PRESTACIONES

16.2 Que la solicitud no sea autorizada; en este caso, elabora oficio en el que especifica la no procedencia de la reprogramación o pago de suplencias a Director/a, recaba las firmas de la Subjefatura, del Jefe/a de Departamento y de la Subdirección de Recursos Humanos.

16.2.1 Envía por correo electrónico al área correspondiente y posteriormente turna la documentación y archiva. Termina procedimiento.

17. Quincenalmente imprime el reporte para el pago de las vacaciones, primas vacacionales, 3 días por CCT; así como, la afectación de las primas vacacionales del personal que le corresponde, de acuerdo con el Programa Anual de Vacaciones; asimismo, emite el reporte para el pago de suplencia a Director/a y turna a la Subjefatura de Administración del CCT.

18. Recibe los reportes de pago de vacaciones, primas vacacionales, 3 días por CCT, suplencia a Director/a; así como, el reporte de afectación de primas vacacionales, revisa, firma de validación, recaba la firma del Jefe/a del Departamento y devuelve al Profesional Ejecutivo/a Vacaciones, Suplencias y Prestaciones.

19. Recibe los reportes de pago firmados y turna al Departamento de Nóminas e Impuestos para la remuneración correspondiente.

20. Archiva la documentación generada por la programación de las vacaciones en el expediente correspondiente.

21. Termina procedimiento.

OFICIO DE NO

PROCEDENCIA

OFICIO DE NO

PROCEDENCIA

REPORTES DE

PAGOS

REPORTES DE

PAGOS

DOCUMENTOS

GENERADOS

(26)

Clave del Documento PR-DERL-000-E Vigencia Dic. 2017 a Dic. 2019

DESCRIPCIONDEFORMATO

11 de 19

PROFESIONAL EJECUTIVO/A VACACIONES, SUPLENCIAS Y

PRESTACIONES

SUBJEFE/A ADMINISTRACIÓN

DEL CCT ÁREA INTERESADA

INICIA

Elabora anualmente con la plantilla del personal la base de datos que utilizará para la programación de las vacaciones.

1

2 Subdivide la plantilla, la aplica en el formato Programa Anual de Vacaciones,

con las especificaciones

correspondientes, firma del trabajador, vo. bo. del Jefe/a inmediato y en el caso, del personal de mando medio la rúbrica del Jefe/a superior.

Elabora Circulares en donde se informan los requisitos para programar los períodos vacacionales, las fechas de entrega, la forma de envío y turna a la Subjefatura de Administración del CCT.

3 4

Recibe la Circulares, revisa, turna al Jefe/a del Departamento para recabar la firma de la Subdirección de Recursos Humanos.

Una vez firmada las Circulares la devuelve al Profesional Ejecutivo/a Vacaciones, Suplencias y Prestaciones.

5 Recibe las Circulares firmadas, escanea

y envía por correo electrónico junto con el formato Programa Anual de Vacaciones (Rol vacacional) a cada una de las áreas.

6

7

8 Una vez programadas las vacaciones por su personal, captura en el Programa Anual de Vacaciones los períodos y envía por correo electrónico al Profesional Ejecutivo/a Vacaciones, Suplencias y Prestaciones y posteriormente el original por valija.

9 Recibe por correo electrónico el formato requisitado, revisa que la programación este de acuerdo con las políticas establecidas en el CCT y captura en el SIREH toda la información, pudiéndose presentar 2 casos:

Prog. Anual Vac.

Circulares Circulares

Prog. Anual Vac.

Circulares Circulares

A

Prog. Anual Vac.

Recibe por correo electrónico la Circular junto con el Programa Anual de Vacaciones, revisa y notifica al personal de su área las fechas establecidas para su programación.

Prog. Anual Vac.

Circular

Prog. Anual Vac.

(27)

PRESTACIONES

A

SI PERIODOS NO

VACACIONALES CORRECTOS?

En este caso, modifica en el SIREH especificando en la columna de observaciones las adecuaciones realizadas y continua en el punto No. 10.

9.1

En el mes de marzo, imprime el Programa Anual de Vacaciones por centro de costo, con la información proporcionada por las áreas.

Prog. Anual Vac.

10 Prog. Anual Vac.

9.2

Continúa el procedimiento.

11

Recibe Programa Anual de Vacaciones de todas las áreas junto con las Circulares, revisa, turna al Jefe/a del Depto. para recabar la firma de la SRH, y una vez autorizada la devuelve al Profesional Ejecutivo/a Vacaciones, Suplencias y Prestaciones.

12

Prog. Anual Vac.

Elabora Circulares, adjunta el Programa Anual de Vacaciones, especificando las observaciones detectadas en las prestaciones y turna a la Subjefatura de Administración del CCT

Circulares

Circuares Prog. Anual Vac.

B

(28)

13 de 19

PRESTACIONES

B

Prog. Anual Vac.

Circulares Recibe Circulares firmadas y envía estas junto con el Programa Anual de Vacaciones a cada una de las áreas para su conocimiento.

13 14

Elabora oficio para aclarar las observaciones realizadas por el Departamento de Relaciones Laborales y envía Programa Anual de Vacaciones firmado. Continua en el punto No. 15

14.1.1

En este caso, recaba las firmas del personal, firma de visto bueno y recaba la firma de autorización del Jefe/a superior que corresponda.

14.2 Oficio

14.1 En este caso, revisa el error, comenta con el personal interesado y si tiene dudas se comunica con el Profesional Ejecutivo/a Vacaciones, Suplencias y Prestaciones para aclararlas.

14.2.1 Elabora oficio dirigido al Departamento de Relaciones Laborales, adjunta el Programa Anual de Vacaciones y envía al antes de la fecha límite. Continúa el procedimiento.

Reporte prima vacacional

NO SI

PRESENTA OBSERVACIONES EL

PROG. ANUAL?

Prog. Anual Vac.

Circular Recibe Circular junto con el Programa Anual de Vacaciones en original y copia, revisa, pudiéndose presentar 2 casos:

1

C

(29)

PRESTACIONES

C

15

16

En este caso, elabora oficio en el que especifica la no procedencia de la reprogramación o pago de suplencias a Director/a, recaba las firmas de la Subjefatura, del Jefe/a de Departamento y de la Subdirección de Recursos Humanos.

16.2

Oficio 16.1

NO SI

SOLICITUD AUTORIZADA?

Oficios Recibe de las áreas, oficios solicitando la autorización de reprogramación de períodos vacacionales; así como pago de suplencias a Director/a, revisa éstos en el SIREH y analiza la petición, pudiéndose presentar 2 casos

Prog. Anual Vac.

Recibe el original firmado del Programa Anual de Vacaciones, realiza los ajustes en el SIREH, según corresponda y archiva en el expediente correspondiente.

Que la solicitud sea autorizada; en este caso, registra la petición en el SIREH y archiva documento. Continua el procedimiento en el punto No.17

Oficios

16.2.1

TERMINA D

Envía por correo electrónico al área correspondiente y posteriormente turna la documentación y archiva. Termina procedimiento.

Doctos.

vacaciones 1

2

(30)

15 de 19

PRESTACIONES

D

17 18

20 19

Reportes Recibe los reportes de pago revisa, firma de validación, recaba la firma del Jefe/a del Departamento y devuelve al Profesional Ejecutivo/a Vacaciones, Suplencias y Prestaciones

Reportes Quincenalmente imprime el reporte para pago, de acuerdo con el Programa Anual de Vacaciones; asimismo, emite el reporte para el pago de suplencia a Director/a y turna a la Subjefatura de Administración del CCT

Recibe los reportes de pago firmados y turna al Departamento de Nóminas e Impuestos para la remuneración correspondiente.

Reportes

TERMINA

Archiva la documentación generada por la programación de las vacaciones en el expediente correspondiente.

Doctos.

(31)

I. Nombre del Formato: PROGRAMAANUALDEVACACIONES

II. Clave: S/C

III. Objetivo: Llevar el registro y control de los períodos vacacionales del personal de la Institución.

IV. Responsable de su Formulación: Profesional Ejecutivo/a Vacaciones, Suplencias y Prestaciones.

V. Periodicidad de su Elaboración: Anualmente

VI. Integración del Formato: Original y copia.

VII. Distribución: Original: Departamento de Relaciones Laborales Copia: Área Interesada

VIII. Forma de Llenado: Por computadora.

IX. Observaciones: