REVISÓ
Nombre: Mionel Quiñones Cabezas Cargo: Director Ejecutivo
APROBÓ
Nombre: Rafael Pinilla Cargo: Gerente General
Fecha: 17/07/2018 Fecha: 17/07/2018
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ISO 9001:2015
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS
Código: PRO-MCON-03 Revisión: 7 Fecha Aprobación: 18/06/2020 Páginas: 2 de 10
1. OBJETIVO
Definir el proceso de planificación, ejecución e informe de las auditorías internas del sistema de gestión de ASERASEO SAS para asegurar que es conforme con los requisitos propios de la organización, los requisitos de la norma internacional ISO 9001:2015, los requisitos del Sistema de Gestión en Seguridad y salud en el trabajo y con los requisitos establecidos por los clientes.
Evaluar si el Sistema de Gestión se implementa y mantiene eficazmente.
2. ALCANCE
Aplica para la planificación y realización de las auditorias programadas para los sistemas de gestión de calidad, seguridad y salud en el trabajo y sistema de gestión ambiental de ASERASEO SAS.
3. RESPONSABLES
El Director Ejecutivo y el grupo de auditores son responsables de la implementación del presente procedimiento.
4. DEFINICIONES 4.1 AUDITADO
Organización que es auditada.
4.2 AUDITOR
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
4.3 AUDITOR LÍDER
Auditor designado para llevar a cabo una auditoría actuando como líder del equipo.
4.4 AUDITORÍA
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoría.
4.5 ACCIÓN CORRECTIVA
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
4.6 ACCIÓN PREVENTIVA
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial indeseable.
4.7 CLIENTE DE LA AUDITORÍA
Organización o persona que solicita una auditoría.
4.8 CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA
Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor, tras considerar los objetivos de la auditoría y todos sus hallazgos.
4.9 CONFORMIDAD
Cumplimiento de un requisito.
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PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS
Código: PRO-MCON-03 Revisión: 7 Fecha Aprobación: 18/06/2020 Páginas: 3 de 10 4.10 CORRECCION
Acción inmediata tomada para eliminar una no-conformidad.
4.11 CRITERIOS DE AUDITORÍA
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencias.
4.12 EQUIPO AUDITOR
Uno o más Auditores que llevan a cabo una auditoría.
4.13 ESPECIFICACIÓN
Documento que establece requisitos.
4.14 EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.
4.15 EVIDENCIA OBJETIVA
Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
4.16 HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no-conformidad con los criterios de la auditoría, u oportunidades de mejora.
4.17 JAF
Jefe de área funcional
4.18 LISTA DE VERIFICACIÓN
Herramienta que sirve para facilitar el examen de evidencias objetivas y/o la investigación durante la ejecución de la auditoría.
4.19 NO CONFORMIDAD Incumplimiento de un requisito.
4.20 OBSERVACIONES
Declaración de no conformidades potenciales, oportunidades de mejora u observaciones positivas, detectadas durante la auditoría.
4.21 ORGANIZACIÓN
Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones.
4.22 PLAN DE AUDITORÍA
Descripción de las actividades que se llevarán a cabo durante la auditoría.
4.23 PROGRAMA DE AUDITORÍA
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Código: PRO-MCON-03 Revisión: 7 Fecha Aprobación: 18/06/2020 Páginas: 4 de 10 Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
4.24 REGISTRO
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
4.25 REQUISITO
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
4.26 VERIFICACIÓN
Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados.
4.27 SGC
Sistema de Gestión de la Calidad 5. CONSIDERACIONES GENERALES
El Líder del Proceso de Mejora Continua, en adelante LPMC, es el responsable de elaborar y ejecutar el Programa de Auditoría, FOR-MCON-04, y presentarlo al Comité de Calidad y la Gerencia General. Se debe garantizar que, al menos una vez al año, se realiza una auditoría a cada proceso de la empresa.
Para cada auditoría, el LPMC escoge el equipo auditor conformado por uno o varios integrantes, para la realización de la auditoría y designa a uno como el Auditor líder. En caso de ser un solo colaborador el designado para la realización de la auditoría, éste debe actuar como Auditor líder.
El Auditor asignado como líder del equipo, es responsable de dirigir y coordinar la ejecución de todas las etapas de la auditoría definidas en este documento, incluyendo la elaboración del informe final de la auditoría.
Los Auditores deben ser independientes de quienes tienen responsabilidad directa por la actividad que se está auditando, con el fin de no afectar su objetividad.
Los Auditores deben permanecer dentro del alcance de la auditoría, ser objetivos, reunir y analizar evidencia que sea pertinente y suficiente para permitir la deducción de conclusiones con respecto al proceso auditado.
El Jefe de área funcional – JAF, a ser auditado debe informar a los colaboradores de su área, sobre los objetivos y el alcance de la auditoría, designar funcionarios responsables para que acompañen al equipo auditor durante el desarrollo de la auditoría, proporcionar todos los recursos necesarios, facilitar al equipo auditor el acceso a las instalaciones y al material de evidencia y brindar toda la cooperación posible para asegurar un proceso de auditoría efectivo.
Si el Auditado no está de acuerdo con la no-conformidad levantada, el Auditor notificará del hecho al Auditor líder y/o al LPMC, quienes serán los encargados de dirimir el conflicto.
Es responsabilidad del Jefe del área funcional auditada, asegurarse de que se realicen las correcciones y se tomen acciones correctivas necesarias sin demora injustificada para eliminar las no conformidades generadas y sus causas, pues se trata de su propio proceso.
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Programa de Auditorías
El LPMC debe realizar anualmente el programa de Auditorías Internas para la verificación de la conformidad del sistema de gestión. El programa se debe elaborar en el formato F-04 Programa de Auditoría. Así mismo se debe establecer el objetivo y el alcance de la auditoría para ser aprobado por el Gerente General, previa presentación al Comité de Calidad.
En el momento de elaborar el programa, el LPMC debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
• Elementos del sistema con mayor dificultad de implementación.
• Cambios organizacionales (retiro de personal clave, fusión creación u omisión de cargos, traslados frecuentes de personal o elevada rotación del personal).
• Nuevos procesos administrativos.
• Resultados no satisfactorios de otras Auditorías.
• Cambios tecnológicos.
• La ejecución de una auditoría a todas las secciones del manual de calidad una vez al año.
• Manejo de Auditorías no programadas.
• Cambios en requerimientos del Cliente y/o en la legislación aplicable.
• Indicadores de eficiencia y eficacia del proceso de auditoría
• Resultados de indicadores de gestión (satisfacción de clientes, índices de quejas y reclamos, etc.).
Una vez elaborado y aprobado el programa, se procede a publicar y divulgar para conocimiento de todos los involucrados.
Selección de Auditores
El LPMC es el responsable de seleccionar el equipo auditor de acuerdo con los criterios establecidos por la norma NTC ISO 19011, asegurándose de su objetividad e imparcialidad; así como que no tengan responsabilidad directa en la ejecución de las actividades que auditarán.
Planeación de Auditorías
Como mínimo con cinco (5) días de anticipación a la realización de la auditoría, el LPMC comunica por escrito al Auditor Líder el objetivo y alcance de la auditoría y sobre los participantes del equipo auditor que lo acompañarán en el proceso de auditoría.
El Auditor Líder debe tener en cuenta las siguientes etapas para realizar la auditoría:
Recolección de la Información
El Auditor Líder solicita al LPMC, la documentación que considere necesaria para preparar la auditoría. El LPMC expide copia no controlada de estos documentos.
Planificación y Preparación de la Auditoría
Durante la planeación y preparación de la auditoría, el equipo auditor es responsable por revisar la información necesaria para verificar la existencia de documentos que soporten la auditoría a realizar.
El Auditor líder debe elaborar el Plan de auditoria interna de calidad FOR-MCON-05, asignando tareas individuales a los miembros del equipo auditor y debe considerar los resultados de Auditorías anteriores, si existen.
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Preparación de la lista de verificación. Para dar cumplimiento con el Plan de auditoría preparado por el Auditor Líder, cada miembro del equipo auditor debe elaborar la Lista de verificación para estructurar la auditoría a realizar.
Para elaborar la Lista de Verificación FOR-MCON-18, se recomienda que el Auditor considere los aspectos relacionados en la lista de verificación estándar y de ser necesario complementarla a partir de criterios como:
• Cargos que se relacionen con el alcance de la auditoría
• Aplicación de los numerales de la norma ISO 9001:2008 a la actividad auditada
• Requisitos legales o reglamentarios aplicables a la actividad a auditar
• Afirmaciones en los documentos aplicables
• Registros que se generan de las disposiciones o documentos a auditar
• Actividades de alto impacto o con posibles riesgos de generar no conformidades
• Verificar la disponibilidad del procedimiento documentado, la evaluación del grado de conocimiento y la consistencia de la información en registros
EJECUCION DE AUDITORÍAS Reunión de Apertura
El Auditor Líder coordina la reunión de apertura con el fin de:
• Presentar a los miembros del equipo auditor, a los colaboradores que van a atender la auditoría.
• Aclarar cualquier detalle del Plan de auditoría.
• Confirmar la disponibilidad de los recursos e instalaciones necesarios para el equipo auditor.
• Informar brevemente sobre los métodos y procedimientos que van a ser usados para la realización de la auditoría.
• Establecer conductos oficiales de comunicaciones entre el equipo auditor y el Auditado.
• Confirmar la hora y fecha para la reunión de cierre y cualquier reunión intermedia.
Concluida la reunión de apertura, el equipo auditor se desplaza, si es necesario, a los sitios donde va a efectuar la auditoría asignada.
Después de la reunión de apertura y la visita a las instalaciones, el equipo debe tener una reunión privada para confirmar los detalles de las reuniones de enlace, de ser consideradas necesarias.
Auditoría
Durante el proceso de auditoría, el Auditor debe reunir las evidencias necesarias, a través de entrevistas, revisión documental, observación del desarrollo de las actividades y condiciones en las áreas de interés.
A medida que el Auditor avance en la auditoría, es esencial que se tomen y se registren las notas en la Lista de verificación FOR-MCON-18, a fin de no confiar nada a la memoria. Las notas en lo posible deben incluir referencias a procedimientos particulares, trabajos, cargos, localización, etc., de manera que, si es necesario, se pueda hacer Trazabilidad y verificar. Si el Auditor observa alguna desviación, se recomienda que el Auditado también la observe, con el fin de obtener el reconocimiento de la veracidad de los hallazgos de no conformidades.
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PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS
Código: PRO-MCON-03 Revisión: 7 Fecha Aprobación: 18/06/2020 Páginas: 7 de 10 Recogidas las evidencias, el Auditor debe revisarlas para determinar si es conforme, o no, con los criterios de la auditoría; si el Auditor no está seguro de la calificación, puede revisarlas y discutirlas en una reunión de enlace con los demás miembros del equipo auditor.
En la casilla de “Hallazgos” de la Lista de verificación FOR-MCON-18 además de registrar la evidencia obtenida, puede anotar cualquier observación encontrada.
Cualquier desviación encontrada en la auditoría se documenta como no-conformidad, en el formato FOR- MCON-06 Acciones Correctivas
Informe de Auditoría
El reporte de la auditoría es preparado por el equipo auditor y el auditor líder en el formato FOR-MCON-20 Informe de auditoría interna, de tal manera que los resultados globales se conozcan de inmediato al término de la auditoría. El informe es entregado al LPMC con copia al JAF del área auditada.
Reunión de Cierre. Una vez concluida la fase de recolección de evidencias, el equipo auditor debe realizar la reunión de cierre con los funcionarios que atendieron la auditoría y el Jefe inmediato del Auditado. En la reunión de cierre se ratifican los siguientes aspectos:
• Actividad auditada
• Nombres de las personas entrevistadas
• Conclusiones sobre aspectos favorables (fortalezas identificadas)
• Documentos consultados
• Presentación de las no conformidades, si las hay.
El Jefe inmediato del área auditada debe proponer las acciones correctivas y o preventivas a tomar registrándola en el formato de FOR-MCON-06 Acciones Correctivas
SEGUIMIENTO DE NO CONFORMIDADES
Los Jefes de área funcional junto con el auditado son responsables por la determinación e implementación de los correctivos o las acciones correctivas, en un plazo no mayor a 10 días hábiles. Dichas acciones deben ser aprobadas por el auditor y se plantearán según lo descrito en el procedimiento PRO-MCON-04, Acciones Correctivas.
El responsable del cierre de No conformidades es el auditor, en compañía del LPMC y para ello se debe recaudar evidencia para verificar la implementación de las acciones y su eficacia. En caso de requerir auditoría de seguimiento, la fecha será programada por el LPMC. Una vez realizada la visita de seguimiento, se procederá a cerrar el reporte de no conformidad y el resultado se registrará en el formato FOR-MCON-06 Acciones Correctivas.
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
El LPMC consolida la información de los informes de auditoría (cantidad de no conformidades levantadas) y realiza un análisis de tendencia (número de no conformidades por proceso Vs. Numerales de la norma ISO 9001:2015) requisito de la norma con las debilidades y fortalezas encontradas y entrega el reporte al Gerente General para la revisión gerencial. Para medir la gestión del proceso de auditoría, puede considerar en el reporte los siguientes aspectos:
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Código: PRO-MCON-03 Revisión: 7 Fecha Aprobación: 18/06/2020 Páginas: 8 de 10
• Horas utilizadas en auditoría
• Distribución del tiempo por Auditor y Número de procesos auditados
• Relación de no conformidades / Auditorías y por proceso auditado
• Procesos con mayor número de Auditorías y mayor número de no conformidades
• Porcentaje de no conformidades abiertas
• Otros aspectos que por solicitud de la Gerencia General se deban adjuntar
• Acciones correctivas propuestas 6. ACTIVIDADES / DESARROLLO
Actividad Descripción Responsable Registros
Elaborar el programa de auditorías.
Líder de Proceso de Mejora Continua
F-04 Programa de auditoria
Presentar el programa al Comité de Calidad y entregar al Gerente General para su aprobación.
Líder de Proceso de Mejora
Continua F-04 Programa de auditoria
Realizar ajustes de las observaciones al programa.
Líder de Proceso de Mejora
Continua F-04 Programa de auditoria
Publicar y divulgar el programa de auditoría.
Líder de Proceso de Mejora Continua
Solicitar y revisar la documentación para planear y preparar la auditoría.
Equipo Auditor
Elaborar el Plan de
auditoría Equipo Auditor FOR-MCON-05 Plan de auditoria interna de calidad
Elaborar la lista de
verificación. Cada miembro del
equipo auditor FOR-MCON-18 Lista de verificación A
INICIO
Presentar programa para aprobación
Realizar ajustes
Publicar y divulgar programa Aprueba?
No
Si Elaborar el programa de auditoría
Solicitar y revisar la documentación
Realizar la reunión de apertura Elaborar el plan de auditoría
Elaborar la lista de verificación
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PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS
Código: PRO-MCON-03 Revisión: 7 Fecha Aprobación: 18/06/2020 Páginas: 9 de 10
Actividad Descripción Responsable Registros Coordinar y realizar la
reunión de apertura de la
auditoría. Auditor líder
Realizar reuniones de
enlace. Equipo auditor
Reunir evidencias
necesarias a lo largo de la auditoría, y abarcar los temas de la lista de verificación.
Equipo auditor FOR-MCON-18 Lista de verificación
Determinar si las
evidencias son conformes
o no. Equipo auditor FOR-MCON-18
Lista de verificación Elaborar el informe de
auditoría. Equipo auditor FOR-MCON-20
Informe de auditoría interna
Hacer la reunión de cierre de la auditoría.
Auditor líder Equipo de auditores Entregar al Líder de
Proceso de Mejora Continua, la evidencia magnética de la(s) auditoría(s) interna(s) realizada(s)
Auditor líder
Determinar e implementar acciones correctivas dentro de los 10 días hábiles siguientes a la auditoría.
Jefes de área
funcional FOR-MCON-06 Acciones Correctivas
Verificar la
implementación de las
acciones y su eficacia Equipo auditor FOR-MCON-06 Acciones Correctivas A
Hacer reuniones de enlace
Reunir evidencias
Determinar grado de no conformidad de las
evidencias
Hacer reunión de cierre
Entregar al Administrador SGC la evidencia de auditoría Elaborar el informe de auditoría
FIN Determinar e implementar acciones
correctivas
Verificar la eficacia de las acciones
Cerrar las no conformidades
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PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS
Código: PRO-MCON-03 Revisión: 7 Fecha Aprobación: 18/06/2020 Páginas: 10 de 10 Actividad Descripción Responsable Registros
Cerrar las no conformidades
Auditor líder en compañía del Líder de Proceso de Mejora Continua
FOR-MCON-06 Acciones Correctivas
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA MAN-MCON-01 Manual de Calidad
FOR-MCON-20 Informe de Auditoría Interna FOR-MCON-04 Programa de Auditoría
FOR-MCON-05 Plan de Auditoría Interna de Calidad FOR-MCON-06 Acciones Correctivas
FOR-MCON-18 Lista de Verificación
CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del cambio Responsable de Aprobación del
Cambio
A Quien se le entrega
el documento Fecha
Modificación Rev.
REVISION TOTAL DEL
DOCUMENTO. JORGE V. CONTROL DE
DOCUMENTOS 28/04/2005 1 SEPARACION DEL PROCESO DEL
GRUPO VARU, REVISION GENERAL Y ASIGNACION DE FUNCIONES DE ACUERDO A LA
NUEVA ESTRUCTURA
RAFAEL PINILLA CONTROL DE
DOCUMENTOS 14/03/2008 2
ACTUALIZACION DE ACUERDO A LA NORMA ISO 9001:2008,
CAMBIO DE LOGO
RAFAEL PINILLA CONTROL DE
DOCUMENTOS 20/11/2009 3
REVISION GENERAL DEL DOCUMENTO, ACTUALIZACION
DE ACUERDO AL PROCESO Y CARGOS ACTUALES
RAFAEL PINILLA CONTROL DE DOCUMENTOS
RED 11/01/2013 4
REVISION GENERAL DEL DOCUMENTO, ACTUALIZACION
DE ACUERDO AL PROCESO Y CARGOS ACTUALES
MIONEL QUIÑONES
CABEZAS CONTROL DE
DOCUMENTOS
RED 06/04/2015 5
ACTUALIZACION A VERSION
2015 DE LA NORMA ISO 9001 RAFAEL PINILLA INTRANET 17/07/2018 6
ACTUALIZACION CODIGO Y
VERSION DIANA PEÑA CONTROL
DOCUMENTAL 18/06/2020 7
