Lic. Miguel Alemán Velazco Gobernador Constitucional del Estado de Veracruz

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Lic. Miguel Alemán Velazco

Gobernador Constitucional del Estado de Veracruz

C.P. Ricardo García Guzmán Contralor General del Estado C.P. Gonzalo Guízar Valladares Director General de Control y Evaluación

C.P. José Gómez Durán

Director General de Auditoría Gubernamental Lic. María Evelia López Maldonado

Directora General de Responsabilidades y Situación Patrimonial Lic. Flor Alicia Zamora Pozos

Directora General de Desarrollo Administrativo Lic. Jenaro del Ángel Amador

Director General de Asuntos Jurídicos C.P. Lorenzo Antonio Portilla Vásquez Director General de Administración y Finanzas

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CONTENIDO

I. PRESENTACIÓN II. OBJETIVO

III. CONSIDERACIONES IV. TIPOS DE AUDITORÍA

V. PROCESO DE LA AUDITORÍA 5.1 INICIO

5.2 DESARROLLO DE LA AUDITORÍA

5.3 ELABORACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA 5.4 ENTREGA DEL INFORME

VI. SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES

VII. AVANCE TRIMESTRAL DEL PROGRAMA GENERAL DE TRABAJO

VIII. ANEXOS

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I. PRESENTACIÓN

En cumplimiento del cuarto eje rector, que establece como política gubernamental dotar a la Entidad con una Administración Pública moderna que ofrezca mejores servicios; la Coordinación General de Órganos Internos de Control, ofrece la presente recopilación a los titulares de los Órganos Internos de Control, como apoyo a su función directiva.

II. OBJETIVO

Constituir un elemento que estandarice el trabajo de los Órganos Internos de Control, para promover el mejoramiento en la ejecución de sus programas de trabajo.

III. CONSIDERACIONES

Cada revisión estará plasmada en el Programa General de Trabajo, vigilando que no exceda de cuarenta y cinco días calendario, desde su inicio hasta la extinción de observaciones;

considerando, que toda cancelación, adición, reprogramación o sustitución será informada a la Coordinación General de Órganos Internos de Control dentro de los cinco primeros días posteriores a este hecho; los informes ejecutivos se entregarán a la Coordinación General de Órganos Internos de Control, de acuerdo al calendario de entrega de información del Programa General de Trabajo 2002.

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IV. TIPOS DE AUDITORÍA Las auditorías se clasifican en:

AUDITORÍA INTEGRAL.- Estas auditorías, habrán de ser programadas con la frecuencia, tiempo y oportunidad que cada Dependencia o Entidad juzgue necesario, dependiendo de su propia estructura y problemática. Se refieren a la revisión integral (deberán incluir los conceptos de auditoría financiera, operativa y de legalidad) a Unidades Administrativas, Oficinas de Hacienda, Delegaciones, Áreas, etc. y permiten contar con la panorámica general de un centro de operación en un periodo más reducido.

AUDITORÍA POR FLUJO DE OPERACION.- Es el mecanismo mediante el cual se obtienen resultados tendientes a cumplir con las características de la auditoría integral al universo total de la operación y tiene las siguientes ventajas:

• En un periodo anual se hace una revisión total de la operación de la Dependencia u Organismo.

• Se obtienen resultados de revisiones iguales en periodos iguales a nivel macro.

• Las revisiones tienen una secuencia lógica por lo que a calendarización y frecuencia se refiere.

AUDITORÍA A PROGRAMAS SUSTANTIVOS O DE DESEMPEÑO.- Tiene como propósito fundamental determinar si las Dependencias y Entidades cumplen, no solo con la normatividad, presupuestos, programas, objetivos, y metas establecidos en sus respectivos Programas Operativos Anuales aprobados, sino también con las expectativas de la población que recibe sus bienes y servicios, y si los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos, utilizados para producirlos u otorgarlos son razonables, debiendo evaluarse la eficiencia,

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oportunidad y eficacia en el cumplimiento de cometidos para los cuales fueron creadas.

AUDITORÍA A LA OBRA PÚBLICA.- Que puede ser de:

a) Congruencia: es el tipo de auditoría en el que se fiscalizarán la correcta integración y procedencia de los documentos correspondientes a todas las etapas de la obra, mediante análisis al proyecto ejecutivo, presupuesto contratado y gastos cargados al costo de la obra, comparados con volúmenes y/o cantidades de obra obtenidos en la revisión física de la misma.

Se determina la congruencia entre lo programado, contratado, ejecutado y lo pagado.

b) Cumplimiento: es el tipo de auditoría en que se revisará la correcta integración y procedencia de los documentos correspondientes a todas las etapas de la obra y se verificará si las obras se ejecutaron con precios justos y con la calidad especificada, para la cual se analizarán y compararán, mediante costos paramétricos, precios unitarios e insumos de conceptos preponderantes de los presupuestos base y contratados, estimaciones y finiquitos.

c) Ocular: es aquella en que se verificará la ubicación, existencia y operación de una obra visitada, registrando las características constructivas relevantes de la misma.

d) Paramétrica: la que tiene como finalidad determinar si las obras se ejecutaron a los precios justos y con la calidad especificada. Para ello, se realiza el análisis y comparación de costos por parámetros en precios unitarios e insumos de conceptos preponderantes de los presupuestos base y contratados, las estimaciones y los finiquitos. Este análisis y comparación se hará entre las obras del mismo tipo realizadas

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al interior del municipio y entre municipios que conformen una región geográfica y con los costos del Órgano.

AUDITORÍA FINANCIERA.- Consiste en el análisis, revisión y examen para evaluar la razonabilidad de los estados financieros y determinar su correcta revelación, integración presentación y oportunidad, así como el ejercicio y aplicación de los recursos públicos de parte de los Entes Fiscalizables.

AUDITORÍA DE LEGALIDAD.- Sirve para comprobar que la recaudación, administración, manejo y aplicación de recursos públicos; actos contratos, licitaciones, convenios, concesiones, u operaciones que los Entes Fiscalizables celebraron o realizaron, se ajustaron a la legalidad o, en su caso, no causaron daño o perjuicio ni existió desvío de recursos en contra de la hacienda pública o de su patrimonio, así como que, en todos aquellos actos de gobierno, el ejercicio de funciones y de atribuciones se haya apegado a derecho, y a la normatividad administrativa aplicable.

AUDITORÍA DE GABINETE.- La que se lleve a cabo en las instalaciones del Órgano Interno de Control, a través de solicitudes de información y documentación a las áreas.

AUDITORÍA SOCIAL.- Tiene como objetivo promover el oportuno y correcto destino de los recursos públicos, así como prevenir irregularidades, igualmente, tramitar y agilizar la resolución de problemas y quejas con la actuación e intervención directa de los beneficiarios por obras y servicios instrumentados por los Entes Fiscalizables.

AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO.- Tiene como objetivo mantener la permanencia entre un proceso de auditoría y otro, para comprobar si se atendieron las observaciones hechas en una

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auditoría previa y que se le notifiquen al Ente Fiscalizables en el respectivo pliego de observaciones.

OTROS TIPOS DE REVISIONES:

ACTOS DE INSPECCIÓN.- Son aquellos que deben ser programados o realizados de manera sistemática por requerimientos tanto internos como externos, de acuerdo a la operación y a la problemática de la Dependencia y/o Entidades y a juicio del Órgano Interno de Control.

Permiten reforzar los resultados de las auditorías y realizar intervenciones con mayor frecuencia o tiempo a áreas problemáticas, de mayor riesgo o con mayor manejo de recursos representando una actividad preponderantemente preventiva.

Las auditorías básicas, en el Programa General de Trabajo del Órgano Interno de Control serán de:

A Programas Sustantivos o de Desempeño

Financieras

Legalidad

A la Obra Pública

Integrales

V. PROCESO DE LA AUDITORÍA 5.1 INICIO DE LA AUDITORÍA

El inicio de la auditoría está sujeto a las formalidades legales y administrativas para evitar su nulidad o anulación. El auditor encargado llevará a cabo una investigación preliminar que le permita conocer los antecedentes del área, programa o rubro por revisar.

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ORDEN DE LA AUDITORÍA

La práctica de la auditoría, se llevará a cabo mediante mandato escrito que se denomina Orden de Auditoría, la cual se entregará a quien va dirigida, obteniendo de éste el acuse de recibido (Anexos 1.0 y 2.0).

5.2. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA

Una vez concluida la planeación detallada, (anexo 4.0) el auditor está en posibilidades de compilar toda la información y documentación que requiera para iniciar el análisis respectivo.

El objetivo de la etapa de ejecución es obtener evidencia del programa, área o rubro que se analiza para contar con los suficientes elementos de juicio que permitan al auditor el grado de razonabilidad de las situaciones observadas, la veracidad de la documentación revisada y la confiabilidad de los sistemas y registros examinados.

El desarrollo de la Auditoría, es una serie de actividades que se aplican de manera lógica y sistemática para que el auditor se allegue de los elementos informativos.

ACTA DE INICIO

Invariablemente se levantará Acta de Inicio de Auditoría, la cual deberá contener lugar, hora y fecha del acto, nombre de los auditores comisionados, número de identificación institucional, número de orden de auditoría, a quien fue dirigida y quien la dirigió, un apartado de hechos, datos de los testigos, apartado para agregar algún otro hecho y cierre del acta (Anexo 3.0).

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• Recopilación de Datos

• Registro de Datos

• Análisis de Información

• Evaluación de los Resultados

Las observaciones quedarán plasmadas en Cédulas determinando las irregularidades apreciadas, sus causas y efectos, el fundamento legal transgredido las áreas responsables, los servidores públicos responsables y las recomendaciones que el auditor propone para resolver la problemática.

ACTA PARCIAL DE AUDITORÍA

Es importante mencionar, que durante el desarrollo de la Auditoría, es conveniente ir solucionando las observaciones que puedan ser susceptibles para ello, a fin de que en el informe final se plasmen las que requieran de tiempo para su total solución, para lo cual se levantará acta parcial de auditoría en la tercera parte del periodo de la misma, en donde se notificarán las observaciones que hasta el momento existan, de tal manera que el auditor en pleno periodo de la auditoría verifique que se estén llevando a cabo las recomendaciones plasmadas en las cédulas de observaciones, así también optimizamos el tiempo de atención de las observaciones (anexo 5.0).

ACTA DE CIERRE DE AUDITORÍA

Concluido el periodo de revisión de la auditoría, se formaliza el mismo, mediante el acta de cierre de auditoría que contendrá los resultados de las observaciones notificadas en las actas parciales así como la notificación de las observaciones que se hayan notificado al término de la auditoría (anexo 6.0).

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5.3. ELABORACIÓN DEL INFORME EJECUTIVO DE AUDITORÍA

Los informes de auditoría deberán estar impresos en forma horizontal en hoja tamaño carta con el logotipo de la Dependencia o Entidad en el margen superior izquierdo y el logotipo de la Contraloría General del Estado en el margen superior derecho, debiendo contener los siguientes puntos:

I. Antecedentes

• Número de la revisión (programada o adicional), según el Programa de Trabajo del Órgano Interno de Control.

• Número de orden de auditoría con que se dio inicio la revisión.

• Nombre del área auditada.

• Tipo de auditoría

• Nombre del responsable de la revisión y de los auditores.

II. Periodo

• Fecha de inicio y conclusión de la revisión.

III. Objetivo

• Descripción clara y concisa de los propósitos de la revisión.

IV. Alcance

• Periodo revisado.

• Descripción breve de las áreas y aspectos revisados (partida, cuenta, actividades u operaciones).

• Importe y porcentaje revisado.

Si la auditoría es integral, estos aspectos deberán indicarse de manera separada por rubro. (Recursos financieros, humanos, materiales y Programa Operativo Anual)

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V. Resultado del Trabajo Desarrollado

• Indicar el número de observaciones detectadas.

• Clasificarlas por rubro, enunciando únicamente el título de la observación e indicando si son relevantes o no relevantes o generales.

VI. Conclusión y Recomendación General

Resaltar los principales hallazgos detectados en la revisión.

Dar una opinión en cuanto al cumplimiento de objetivos, metas, normatividad aplicable y la confiabilidad de los sistemas de control e información del área auditada.

Recomendar de manera general las acciones que den solución a la problemática detectada.

VII. Cédulas de Observaciones Relevantes, No Relevantes y de Seguimiento

Estas cédulas deberán formar parte del informe ejecutivo de auditoría, debiendo ser impresas en forma horizontal tamaño carta y con los respectivos logotipos tal y como se enunció anteriormente (anexos 7.0, 8.0 y 9.0)

Cada Observación deberá especificar lo siguiente:

• Número de la Revisión a la que corresponde.

• Número de la Observación.

• Descripción de la Observación.

• Causa y Efecto.

• Fundamento Legal.

• Recomendación Correctiva.

• Recomendación Preventiva.

• Área y Servicios Públicos Responsable de solventar la observación.

• Espacio para firma y nombre del responsable de solventación.

• Espacio para fecha compromiso de solventación.

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5.4. ENTREGA DEL INFORME

Los informes de auditoría deberán entregarse mediante oficio dirigido al Titular del área revisada, con copia para el Titular de la Dependencia y/o Entidad.

En la entrega del informe deben estar presentes los titulares de las áreas responsables de solventar las observaciones de tal manera que en ese momento se comenten y sean firmadas las observaciones, estableciendo la fecha compromiso de solventación de cada una de ellas, sin rebasar los 45 días naturales estipulados.

Para tal efecto, el informe deberá emitirse en tres tantos que se distribuirán de la siguiente manera:

• Titular de la Dependencia y/o Entidad.

• Titular del área revisada.

• Órgano Interno de Control.

El Órgano Interno de Control deberá conservar el informe con el sello de recibido de la Dependencia, firma de las observaciones y fecha compromiso de solventación de las mismas, formando parte del archivo de papeles de trabajo de la auditoría realizada.

VI. SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES.

La auditoría no concluye con la emisión del informe, por ello, el objetivo del seguimiento es cerciorarse de que las acciones adoptadas por las áreas sustantivas y operativas coadyuven a la corrección y prevención de irregularidades, así como evitar su recurrencia.

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Con el fin de que el Órgano Interno de Control pueda orientar sus seguimientos se recomienda:

La elaboración de reportes, desarrollar una auditoría de seguimiento, elaborar un informe de seguimiento y la entrega formal del reporte de las observaciones solucionadas.

De acuerdo con las especificaciones de las bases generales del Programa General de Trabajo, se llevará a cabo la programación de los seguimientos, sin embargo, como éste es un proceso continuo, el Órgano Interno de Control llevará los registros y controles que sean necesarios, para instrumentar programas de abatimiento de observaciones.

VII. AVANCE TRIMESTRAL DEL PROGRAMA GENERAL DE TRABAJO.

Este reporte se limitará a la entrega del formato plasmado en el anexo número 10.0 y se entregará a la Coordinación General de Órganos Internos de Control los días 10 de abril, 10 de julio y 10 de octubre del 2002 y el 10 de enero del 2003.

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VIII. ANEXOS

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ANEXO 1.0 ORDEN DE AUDITORÍA

ÓRGANO INTERNO DE CONTROL (Mencionar el nombre de la

Dependencia o Entidad).

ORDEN No. (Anotar el oficio que corresponda).

ASUNTO: Se ordena la práctica de auditoría.

(Nombre y cargo de la persona responsable del área por auditar y domicilio donde se ubica el área) P R E S E N T E

(Ciudad y fecha) Con objeto de verificar y promover en esa Unidad Administrativa el cumplimiento de sus programas sustantivos, operativos y de la normatividad aplicable, y con fundamento en lo dispuesto por los artículos 33 y 34, fracción XXIII, de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-Llave, el artículo X del Reglamento Interno de la Contraloría General del Estado y de los artículos 293, 294 fracción III, 297, 298 y 299 fracción VI, del Código número 18 Financiero para el Estado de Veracruz-Llave, se llevará a cabo la revisión No. (indicar el número de revisión de acuerdo con el Programa General de Trabajo 2002) a esa Unidad Administrativa en su área de (nombrar el o las áreas a revisar que tengan que ver con ellas).

Para tal efecto, se servirá proporcionar a los CC. Auditores Internos: (mencionar al personal comisionado incluyendo al responsable del área de auditoría), los registros, reportes, informes, correspondencia y demás efectos relativos a sus operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas que estimen necesarios, así como suministrarles todos los datos e información que soliciten para la ejecución de la auditoría de conformidad con el artículo en No. 295 segundo párrafo del Código Financiero.

Comunico a usted que la auditoría se dirigirá a (mencionar de manera general los alcances de la auditoría).

Asimismo, le agradeceré girar sus instrucciones a quien corresponda a efecto de que el personal comisionado tenga acceso a las instalaciones de esa Unidad y se le brinden las facilidades necesarias para la realización de su cometido.

A T E N T A M E N T E (Nombre del titular de Órganos Internos de Control)

C.c.p.- (Indicar las copias que deben remitirse a otras instancias).

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ANEXO 2.0

ORDEN DE AUDITORÍA PARA REVISIONES DE SEGUIMIENTO

ÓRGANO INTERNO DE CONTROL (Mencionar el nombre de la

Dependencia o Entidad).

ORDEN No. (Anotar el oficio que corresponda) ASUNTO: Se ordena la práctica de auditoría.

(Nombre y cargo de la persona responsable del área por auditar y domicilio donde se ubica el área) P R E S E N T E

(Ciudad y fecha) Con objeto de verificar y promover en esa Unidad Administrativa el cumplimiento de sus programas sustantivos, operativos y de la normatividad aplicable, y con fundamento en lo dispuesto por los artículos 33 y 34, fracción XXIII, de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-Llave, el artículo X del Reglamento Interno de la Contraloría General del Estado y de los artículos 293, 294 fracción III, 297, 298 y 299 fracción VI, del Código número 18 Financiero para el Estado de Veracruz-Llave, se llevará a cabo la revisión No. (indicar el número de revisión de acuerdo con el Programa General de Trabajo 2002) a esa Unidad Administrativa en su área de (Nombrar el o las áreas a revisar que tenga que ver con ellas). o cualquier otra instalación.

Para tal efecto, se servirá proporcionar a los CC. Auditores Internos: (mencionar al personal comisionado incluyendo al responsable del área de auditoría), los registros, reportes, informes, correspondencia y demás efectos relativos a sus operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas que estimen necesarios, así como suministrarles todos los datos e información que soliciten para la ejecución de la auditoría de conformidad con el artículo No. 295 2° párrafo del Código Financiero.

Comunico a usted que la auditoría se dirigirá a (mencionar de manera general los alcances de la auditoría).

Asimismo, le agradeceré girar sus instrucciones a quien corresponda a efecto de que el personal comisionado tenga acceso a las instalaciones de esa Unidad y se le brinden las facilidades necesarias para la realización de su cometido.

A T E N T A M E N T E (Nombre del Titular de Órganos Interno de Control)

c.c.p. (Indicar las copias que deben remitirse a otras instancias).

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ANEXO 3.0

ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA

Nombre Anotar el nombre de la dependencia o entidad Servidor

Público Anotar el nombre de la persona con quien se entiende la diligencia

Giro Anotar el objeto de la dependencia o entidad Orden No. Anotar el número de orden de la auditoría.

Ubicación Anotar el domicilio donde se levanta el acta No. Acta de

visita Anotar el número consecutivo del acta Área Anotar el nombre del área auditada Clase "Acta de inicio de Auditoría"

Folio de 8 dígitos (3 primeros número de la orden de auditoría; dos siguientes, últimos dígitos del año; últimos tres dígitos, número consecutivo

En la ciudad de ( nombre de la ciudad o en su caso, anotar la localidad donde se levanta el acta), siendo las (anotar la hora de inicio del acta) horas del día (anotar el día, mes y año correspondiente) los C.C. (mencionar los nombres completos de los auditores comisionados) Auditores Públicos, adscritos al Órgano Interno de Control en (mencionar la dependencia o entidad de que se trate), hace constar que se constituyeron en (anotar el domicilio completo del lugar donde se levanta el acta) domicilio de (anotar el nombre de la dependencia o entidad y del área auditada), a efecto de iniciar la visita domiciliaria de auditoría contenida en la orden que más adelante se detalla, con la presencia del (mencionar con que persona se presentan los auditores, su cargo, documento con que se identifica o poder que lo acredita como tal. En su caso también debe mencionarse si la persona con quien se entiende la diligencia fue designado en sustitución del servidor público que debió atenderla), ante quien se identifican los auditores con sus credenciales números (anotar el número de credencial institucional de cada auditor), respectivamente, expedidas por (mencionar que área expide la credencial), a fin de proceder a levantar la presente Acta de Inicio de Auditoría con el objeto de consignar los siguientes:--- --- ---H E C H O S --- --- Se hace constar que con la Orden de Auditoría número (anotar el número de la orden de auditoría) de fecha (anotar el día, mes y año de la orden de auditoría), girada por el C. (anotar el nombre y cargo de la persona que expidió la orden de auditoría), se presentó al día de hoy el personal comisionado para realizar la auditoría ahí ordenada, procediendo a entregar el oficio original que la contiene y una copia del mismo a (mencionar quien recibió la orden de auditoría y conque carácter la recibió) quien firma de recibido de su puño y letra en la copia de la orden citada. En lo sucesivo el C.

(mencionar nuevamente el nombre de la persona con quien se entiende la diligencia) será la persona con quien se entiende la auditoría.--- --- Acto seguido, los auditores requieren al C. (mencionar al servidor público con quien se entiende la diligencia), el cual se identifica con su nombramiento oficial, para que designe a dos testigos de asistencia, procediendo a nombrar a los CC. (mencionar los

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--- Mediante el presente acto se da por iniciada la auditoría y por enterado el C.

(mencionar el nombre de la persona con quien se atiende la diligencia) en su carácter de (citar el carácter con que se presenta el acto).

Leída la presente Acta y no habiendo más hechos que hacer constar se da por terminada esta fase de la diligencia, siendo las (anotar la hora en que concluye el levantamiento del Acta) del día de su fecha, levantándose en original y tres copias, de las cuales se entrega una legible a la persona con quien se entendió la diligencia, después de firmar al final del acta y al margen de todos y cada uno de sus folios, las personas que en ella intervinieron, dando inicio formal a la auditoría que nos ocupa.--- --- POR (Mencionar el nombre del área que intervino en el acta, seguido del nombre de la dependencia o entidad)

C. (Anotar el nombre del servidor público con quien se entendió la diligencia) POR EL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN

(Mencionar el nombre de la dependencia o entidad)

C. (Nombre del auditor comisionado) C.(Nombre del auditor comisionado) TESTIGOS

C. (Anotar el nombre del primer testigo) C.(Anotar el nombre del segundo testigo)

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ANEXO 4.0 CARTA DE PLANEACIÓN

No. De Revisión: Área a Revisar Fecha:

Tipo de Revisión:

Trimestre:

1. ANTECEDENTES

En este apartado se hará mención a los antecedentes del área, programa o rubro por auditar, describiendo su estructura, marco legal aplicable, principales políticas y funciones, actividades que realiza, distribución física de las áreas de trabajo, resultados más importantes en auditorías anteriores, información financiera y presupuestal, así como los demás elementos que permitan al auditor tener un conocimiento general antes de iniciar la auditoría.

2. OBJETIVO

Mencionar el objetivo que persigue la auditoría, el cual deberá ser congruente con el Programa General de Trabajo del Órgano Interno de Control. Este objetivo debe caracterizarse por ser claro, preciso, medible y alcanzable.

3. ALCANCES

Mencionar de manera general, cuáles serán los alcances de la revisión, mismos que pueden referirse a: ejercicios, periodos, programas o proyectos, rubros, partidas o cuentas específicas.

4. ESTRATEGIA

Aquí se deben citar las acciones que el auditor promueve para reducir el efecto de la problemática que pudiese presentarse en los resultados de la auditoría, como puede ser: especialidad de las operaciones, atraso en el registro o desarrollo de funciones, actitud del personal auditado, antigüedad de las operaciones.

La estrategia debe considerar el tiempo asignado a la revisión y el personal con que se cuenta, debe ser viable y canalizarse a la solución inmediata de los problemas que presente la revisión.

5. PERSONAL COMISIONADO

El personal asignado a la auditoría se mencionará en este apartado, plasmando su firma y su rúbrica para identificar sus papeles de trabajo, además estará relacionado en el cronograma de las actividades a desarrollar, en el cual se describirán las actividades específicas de cada auditor, de acuerdo con las instrucciones del anexo 2.0.

Finalmente se anotará el nombre del responsable de la auditoría y será rubricada por el mismo.

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ANEXO 5.0

ACTA DE PARCIAL DE AUDITORÍA

visita Anotar el número consecutivo del acta Área Anotar el nombre del área auditada Clase "Acta parcial de Auditoría"

En la ciudad de ( nombre de la ciudad o en su caso, anotar la localidad donde se levanta el acta), siendo las (anotar la hora de inicio del acta) horas del día (anotar el día, mes y año correspondiente) los C.C. (mencionar los nombres completos de los auditores comisionados) Auditores Públicos, adscritos al Órgano Interno de Control en (mencionar la dependencia o entidad de que se trate), hace constar que se constituyeron en (anotar el domicilio completo del lugar donde se levanta el acta) domicilio de (anotar el nombre de la dependencia o entidad y del área auditada), a efecto de solventar las observaciones que más adelante se detallan. Con la presencia del (mencionar con que persona se presentan los auditores, su cargo, documento con que se identifica o poder que lo acredita como tal. En su caso también debe mencionarse si la persona con quien se entiende la diligencia fue designado en sustitución del servidor público que debió atenderla), ante quien se identifican los auditores con sus credenciales números (anotar el número de credencial institucional de cada auditor), respectivamente, expedidas por (mencionar que área expide la credencial), a fin de proceder a levantar la presente Acta parcial de Auditoría con el objeto de consignar los siguientes:--- --- ---H E C H O S --- --- Se hace constar que con la Orden de Auditoría número (anotar el número de la orden de auditoría) de fecha (anotar el día, mes y año de la orden de auditoría), girada por el C. (anotar el nombre y cargo de la persona que expidió la orden de auditoría), se presentó al día de hoy el personal comisionado para realizar la auditoría ahí ordenada, procediendo a entregar las siguientes observaciones:

El oficio original que la contiene y una copia del mismo a (mencionar quien recibió las observaciones y con que carácter las recibió) quien firma de recibido de su puño y letra en la copia de la orden citada. En lo sucesivo el C. (mencionar nuevamente el nombre de la persona con quien se entiende la diligencia) será la persona con quien se entiende la auditoría.--- ---

Acto seguido, los auditores requieren al C. (mencionar al servidor público con quien se entiende la diligencia), el cual se identifica con su nombramiento oficial, para que designe a dos testigos de asistencia, procediendo a nombrar a los CC. (mencionar los nombres completos de las personas designadas como testigos, domicilios

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Contribuyentes y nacionalidad). Dichos testigos aceptaron el nombramiento.--- --- Mediante el presente acto se dan por entregadas las observaciones para su solventación en un término no mayor de ( tiempo razonable)asimismo, se da por enterado el C. (mencionar el nombre de la persona con quien se atiende la diligencia) en su carácter de (citar el carácter con que se presenta el acto).--- Leída la presente Acta y no habiendo más hechos que hacer constar se da por terminada esta fase de la auditoría, siendo las (anotar la hora en que concluye el levantamiento del Acta) del día de su inicio, levantándose en original y tres copias, de las cuales se entrega una legible a la persona con quien se entendió la diligencia, después de firmar al final del acta y al margen de todos y cada uno de sus folios, las personas que en ella intervinieron.

--- POR (Mencionar el nombre del área que intervino en el acta, seguido del nombre de la dependencia o entidad)

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ANEXO 6.0

ACTA DE CIERRE DE AUDITORÍA

visita Anotar el número consecutivo del acta Área Anotar el nombre del área auditada Clase "Acta de cierre de Auditoría"

En la ciudad de ( nombre de la ciudad o en su caso, anotar la localidad donde se levanta el acta), siendo las (anotar la hora de inicio del acta) horas del día (anotar el día, mes y año correspondiente) los C.C. (mencionar los nombres completos de los auditores comisionados) Auditores Públicos, adscritos al Órgano Interno de Control en (mencionar la dependencia o entidad de que se trate), hace constar que se constituyeron en (anotar el domicilio completo del lugar donde se levanta el acta) domicilio de (anotar el nombre de la dependencia o entidad y del área auditada), a efecto de hacer constar la finalización de la auditoría no. ____, con la presencia del (mencionar con que persona se presentan los auditores, su cargo, documento con que se identifica o poder que lo acredita como tal. En su caso también debe mencionarse si la persona con quien se entiende la diligencia fue designado en sustitución del servidor público que debió atenderla), ante quien se identifican los auditores con sus credenciales números (anotar el número de credencial institucional de cada auditor), respectivamente, expedidas por (mencionar que área expide la credencial), a fin de proceder a levantar la presente Acta de cierre de Auditoría con el objeto de consignar los siguientes:--- --- ---H E C H O S --- --- Se hace constar que con la Orden de Auditoría número (anotar el número de la orden de auditoría) de fecha (anotar el día, mes y año de la orden de auditoría), girada por el C. (anotar el nombre y cargo de la persona que expidió la orden de auditoría), se realizó la auditoría ahí ordenada, determinando ____ observaciones, se procedió a entregar el informe final, previa discusión del mismo; a (mencionar quien recibió la orden de auditoría y conque carácter la recibió) quien firma de recibido de su puño y letra en la copia de la orden citada. En lo sucesivo el C. (mencionar nuevamente el nombre de la persona con quien se entiende la diligencia) será la persona responsable de solventar las observaciones mencionadas en un termino de --- --- --- Acto seguido, los auditores requieren al C. (mencionar al servidor público con quien se entiende la diligencia), el cual se identifica con su nombramiento oficial, para que designe a dos testigos de asistencia, procediendo a nombrar a los CC. (mencionar los

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oficiales o particulares, documento con que se identifican, Registro Federal de Contribuyentes y nacionalidad). Dichos testigos aceptaron el nombramiento.--- --- Mediante el presente acto se da por iniciada la auditoría y por enterado el C.

(mencionar el nombre de la persona con quien se atiende la diligencia) en su carácter de (citar el carácter con que se presenta el acto).

Leída la presente Acta y no habiendo más hechos que hacer constar se da por terminada esta fase de la diligencia, siendo las (anotar la hora en que concluye el levantamiento del Acta) del día de su fecha, levantándose en original y tres copias, de las cuales se entrega una legible a la persona con quien se entendió la diligencia, después de firmar al final del acta y al margen de todos y cada uno de sus folios, las personas que en ella intervinieron, dando inicio formal a la auditoría que nos ocupa.--- --- --- --- POR (Mencionar el nombre del área que intervino en el acta, seguido del nombre de la dependencia o entidad)

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GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ - LLAVE CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

CÉDULA DE SEGUIMIENTO

ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN (1)

HOJA No. ______DE_____

SECTOR: (2) ÁREA REVISADA. (3)

OBSERVACIÓN: (14)____________________

SOLVENTADO

CLAVE DE LA DEP. O ENT. (11) TIPO DE AUDITORÍA: (12) NO SOLVENTADA_______________

NÚMERO DE

REVISIÓN NÚMERO DE OBSERVACIÓN

DESCRIPCIÓN DE LA

OBSERVACIÓN SITUACIÓN ACTUAL REPLANTEAMIENTO FECHA COMPROMISO TÍTULO DE LA

OBSERVACIÓN En este espacio se deberá transcribir la observación original a la cual se da seguimiento, así como las recomendaciones propuestas, tal y como se encuentran en la cédula de observaciones original.

Las causas, efectos y fundamento legal no se incluyen.

En e apartado se hará una breve reseña de las acci nes implantadas por las reas responsables de dar tención a las recomendaciones señ ladas en la obs rvación original o, en su caso, las omisiones en que se ha incurrido y que no an permitido solventar la o servación.

Asi ismo, se deberán indicar los motivos por los cuales el auditor considera dar or solventada o no la obs rvación, o bien el gra o de avance que pre enta la atenci ón de las regularidades señaladas.

En caso de que la observación no haya sido solventada, se deberán sugerir recomendaciones que permitan solucionar la problemática, las cuales deben ser congruentes con las

recomendaciones originales

Al igual que en la cédula de

observaciones, en esta columna debe plasmarse la fecha compromiso en la que el responsable del área auditada implantará las medidas correctivas y preventivas.

Asimismo, debe indicarse nombre y cargo del servidor público responsable de dar ate nción a la observación y la firma del mismo.

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(30)

(31)

Gobierno del Estado de Veracruz-Llave Contraloría General del Estado

Xalapa-Enríquez, Ver.

Coordinación General de Órganos Internos de Control