PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN ECONÓMICA EN LA OSDE AGUA y SANEAMIENTO
ÍNDICE:
1. OBJETIVO.
2. ALCANCE.
3. NIVEL DE ACCESO.
4. REFERENCIAS.
5. DEFINICIONES.
6. RESPONSABILIDADES.
7. DESARROLLO.
8. INFORMACIÓN DOCUMENTADA.
9. ANEXOS
Nombre y apellidos Cargo Firma
Elaborado Lic. Amarilys Díaz Reyes Asesor “A” Jurídico Revisado Msc. Yaimée Jouver Massó Directora Jurídica Aprobado Ing. Abel Elpidio Salas García Presidente OSDE AyS
Observaciones
No.
revisión Motivo del cambio Fecha Aprobación Firma
Página 1 de 24 1. OBJETIVO
Establecer la metodología para la revisión, dictamen, firma, ejecución y control de los Contratos Económicos en los que el Grupo Empresarial de Agua y Saneamiento sea parte.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todas las relaciones contractuales que se susciten en el Grupo Empresarial de Agua y Saneamiento.
3. NIVEL DE ACCESO
• Se otorga acceso de solo lectura a todo el personal de la organización que lo requiera para su consulta.
• Tendrá acceso total, el presidente de la OSDE AyS, vicepresidente Primero y vicepresidentes, director de la Unidad Empresarial de Base de Servicios Internos, director de la Unidad Empresarial de Base de Servicios Técnicos de Inversiones y Proyectos para Sistemas de Abasto y Saneamiento.
4. REFERENCIAS
• Constitución de la República de Cuba,
• Ley 59, Código Civil de la República de Cuba,
• Decreto-Ley No.304/2012 “De la Contratación Económica”,
• Decreto Ley No.349, dictado por el Consejo de Estado en fecha 17 de octubre de 2017, denominado: “Del Asesoramiento Jurídico”,
• Decreto-Ley No. 383 “modificativo del Decreto-Ley No. 356 sobre el ejercicio del trabajo por cuenta propia”.
• Decreto Ley 44/2021 “sobre el ejercicio del trabajo por cuenta propia”
• Decreto Ley 47/21 “De las cooperativas no agropecuarias”
• Decreto No. 310/2012 “De los Tipos de Contratos”,
• Decreto 49/21 “De las actividades a realizar por las Micro, pequeñas y medianas empresas privadas, cooperativas no agropecuarias, y trabajador por cuenta propia”
• Resolución No. 183 de fecha 26 de noviembre de 2020 del Banco Central de Cuba,
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• Resolución No. 236 de 22 de octubre de 2019 del Ministerio de Economía y Planificación, sobre aspectos del régimen de contratación para los distintos sujetos de la economía nacional,
• Resolución 345/21 MFP “Normas para la tributación y el tratamiento de precios y tarifas para los trabajadores por cuenta propia”.
• Resolución 41/2018, “Reglamento para el Ejercicio de la Actividad de Asesoramiento Jurídico”, dictada por el MINJUS.
• Resolución 3/2021 “Creación del Comité de Contratación de la Unidad Empresarial de Base Servicios Técnicos de Investigaciones y Proyectos para Sistemas de Abasto y Saneamiento del OSDE Agua y Saneamiento.
• Resolución 4/2021 “Aprobación del Reglamento del Comité de Contratación de la Unidad Empresarial de Base Servicios Técnicos de Investigaciones y Proyectos para Sistemas de Abasto y Saneamiento del OSDE Agua y Saneamiento.
•
• Procedimiento para la Creación, Actualización y Control de la Información documentada del OSDE Agua y Saneamiento.
5. DEFINICIONES
Contratación: Procedimiento mediante el cual se lleva a cabo la concertación del contrato.
Contrato Económico: Acto jurídico mediante el cual se crean, modifican y extinguen relaciones jurídico-económico de naturaleza obligatoria, para la ejecución de una actividad productiva, comercial o de prestación de servicios, en el que intervienen tanto personas naturales como jurídicas nacionales y extranjeras que estén domiciliadas, establecidas o autorizadas para operar en el país.
Comité de Contratación: Órgano asesor de dirección en el cual se analizan, aprueban o repulsan los contratos que se requieran para garantizar el funcionamiento de la Oficina Central de la OSDE AyS según la competencia definida en el Reglamento del Comité de Contratación.
Administrador del Contrato: Persona responsable de la valoración del Contrato según objeto y alcance del mismo, y de controlar su ejecución en cuanto al
Página 3 de 24 cumplimiento de las obligaciones pactadas, los plazos, calidad y garantía de los Contratos.
Gestor del Contrato: Persona que realiza las acciones necesarias para la negociación, concertación, ejecución y/o extinción de los vínculos contractuales con las personas jurídicas o naturales proveedores de bienes o servicios; solicita ofertas de bienes o servicios, gestiona pago de facturas, concilia deudas existentes y otros trámites que se requieran para los cuales ha sido debidamente autorizado.
Contrato verbal: Acuerdo o aceptación verbal de una operación comercial, sin que medie contrato escrito; que debe ser respaldado mediante acuerdo, del cual se debe dejar constancia a través de un documento sencillo comprobante de pago o factura.
Anexo: Aquel documento adjunto al contrato, que se firma al momento o con posterioridad de su otorgamiento y que precisa o complementa las cláusulas contractuales.
Suplemento: Documento que después de otorgado, pasa a formar parte del contrato, para dejar constancia de cualquier modificación en su contenido y alcance o prorrogar su vigencia.
Factura: Documento que describe la identificación de las partes en la operación comercial: nombres y apellidos, dirección, carné de identidad, Licencia que autoriza el ejercicio de la actividad, datos generales e inscripciones, así como precio del producto o servicio, el valor total, tipo de moneda, medio de pago, plazo de pago, período de garantía, entre otros.
Hoja de Trámite del Contrato: Modelo que, de conjunto con la propuesta de Contrato, se traslada a cada especialista, para dejar constancia de la revisión del mismo y de los criterios técnicos de las áreas, económicas, jurídicas, técnica, comercial, u otras que se requieran según sea el caso.
Presentación: Acción de proponer y presentar la proforma de un Contrato o negocio de voluntades, a fin de solicitar su aprobación al Comité de Contratación.
Revisión: Análisis o examen cuidadoso de la propuesta de Contrato o negocio que se propone para asegurar que cumpla los requerimientos técnicos jurídicos y económicos exigidos.
Página 4 de 24 Pliego de concurrencia: Hoja que contiene como mínimo 3 ofertas de proveedores de productos y servicios, a fin de poder compararlas y seleccionar por el órgano colegiado la mejor, atendiendo a la competitividad del precio, calidad, garantía comercial y plazos de entrega.
Anticipo: Suma de dinero que se paga como adelanto o avance del precio total del contrato, el cual es destinado a adquirir previamente insumos o servicios para asegurar el cumplimiento de su objeto. La definición de su cuantía corresponde al órgano colegiado en dependencia de las características de cada operación comercial.
Aprobación: Manifestación de conformidad de los miembros del Comité de Contratación, del cual se deja constancia en Acta mediante un Acuerdo, que expresa la aceptación de la proforma contractual u oferta comercial que se aprueba, describiendo el nombre del Proveedor, el objeto, valor, forma y medio de pago, entre otros aspectos.
OSDE AyS: Organización Superior de Dirección Empresarial Agua y Saneamiento UEB: Unidad Empresarial de Base
TCP: Trabajador por cuenta propia
6 RESPONSABILIDADES
6.1. El Presidente de la OSDE AyS es el responsable de la aprobación del presente procedimiento, así como de las modificaciones e instrucciones.
6.2. El Director Jurídico de la OSDE AyS es el responsable de velar por el cumplimiento de la legalidad, de manera específica en lo relacionado a lo que en virtud del presente procedimiento se dispone.
6.3. El Director de la UEB de la OSDE AyS es el responsable de la ejecución, control y cumplimiento estricto de lo establecido en la presente.
6.4. El Asesor A Jurídico de la UEB es el responsable de velar por el cumplimiento integral, trazabilidad y materialización adecuada del proceso de contratación económica suscitada en su radio de actuación, desde el punto de vista técnico – jurídico, alertando de cualquier desviación e incumplimiento de lo establecido, emite su criterio técnico razonado de la propuesta de contrato, en virtud de dictamen legal.
Página 5 de 24 6.5. Especialista A en Gestión Comercial es el responsable de la gestión integral de los contratos y las ofertas que se requieran evaluar por la UEB, para el correcto funcionamiento de la Oficina Central de la OSDE AyS.
6.6. Directores de Regulación y Control, Especialistas Principales y Especialistas de la OSDE AyS son responsables de emitir criterios técnicos fundados, en relación a las cláusulas y/o aspectos que se requieran, vinculados a la actividad que desempeñan, siempre que resulte necesario, a partir de la propuesta contractual objeto de evaluación.
6.7. Miembros del Comité de Contratación Económica: son responsables del proceso de evaluación y análisis integral de los asuntos puestos a su consideración, atendiendo a su naturaleza, debiendo observar el proceder para la contratación económica.
7. DESARROLLO
La actividad de contratación económica en la OSDE AyS, tiene como premisa, que su organización se sustenta en la sistematicidad, actualidad y funcionabilidad, siguiendo ciertos pasos predefinidos para desarrollar una gestión contractual segura y eficiente;
requiere de la asesoría del órgano asesor creado a tales fines, que tendrá entre otras, la finalidad de velar por:
• La legitimidad de documentos legales para acreditar la capacidad y personalidad jurídica.
• Propuestas de contratos, formas y medios de pagos.
• Definición de anticipos, penalidades u otras cuestiones.
• Abarca las negociaciones contractuales y la elaboración de propuestas de contratos o convenios de cualquier naturaleza.
• Así como la evaluación, seguimiento y control de la ejecución de los contratos y de las reclamaciones comerciales que procedan en caso de incumplimiento de los mismos.
Cada UEB subordinada a la Oficina Central del OSDE AyS cuenta con un Comité de Contratación, que rige como órgano asesor de la actividad; los mismos se crean en
Página 6 de 24 virtud de resoluciones fundadas, emitida por los directores de las UEBs y su funcionamiento se rige por los respectivo Reglamentos aprobado a tales efectos.
7.1 Forma de los contratos, aspectos a tener en cuenta.
Las relaciones económicas con proveedores y/o suministradores, se materializarán mediante la concertación de contratos económicos, teniendo en cuenta su naturaleza, como regla general, por escrito, siempre que resulte necesario pactar términos tales como garantía, calidad, y otros, que así lo requieran; pudiéndose establecer relaciones contractuales verbales, conforme lo establecido en la legislación vigente.
Se emitirá una vez perfeccionado el contrato, tantos ejemplares idénticos como partes concurran a la firma, según sus generales y naturaleza. Los contratos deberán ser redactados en idioma español, salvo las excepciones establecidas en ley, según sea la relación contractual.
Cuando excepcionalmente se ejecuten prestaciones en virtud de contratos verbales, las partes estarán obligadas a asegurar las pruebas admitidas en Derecho, que demuestren la relación jurídica contractual, lo que procederá teniendo en cuenta lo establecido en las normas legales vigentes en materia de contratación.
Los contratos contarán con los anexos y/o suplementos que resulten necesarios.
7.1.1 Aspectos específicos a tener en cuenta en los contratos económicos a suscribir con sujetos de gestión no estatal.
Deberá tenerse en cuenta para suscribir contratos con trabajadores por cuenta propia, en los que sea parte este grupo empresarial los siguientes aspectos:
• Se encuentren identificados correctamente la nacionalidad, el nombre y apellidos, domicilio, ciudadanía, número de identificación o pasaporte y si corresponde datos de las licencias correspondientes, banco y número de cuenta con que operan.
• De tratarse de contratos verbales se cuenten con las facturas o documentos que acredite el servicio prestado y la cuantía a pagar.
• Cuando sean contratos de ejecución sucesiva o en aquellos casos que sea necesario realizar especificaciones técnicas de calidad, garantías, de servicios postventa u otras similares, que cuenten con los contratos por escrito y que estos cumplan con los requisitos establecidos.
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• Los contratos que se suscriban con estos sujetos de gestión, no excedan de los límites de gastos establecidos en el plan o el presupuesto aprobado.
• Que los pagos anticipados, no se excedan del 15 % del valor total del contrato.
• Que, de forma notoria y práctica, el trabajo o servicio que ejecute el TCP a partir del contrato suscrito, exista correspondencia entra la actividad económica autorizada y el objeto del contrato.
• Verificar que la actividad objeto del contrato, se corresponda con el alcance de lo permitido al TCP, previa declaración de documento de autorizo emitido por la autoridad competente, y lo dispuesto en ley.
• Que, en el proceso de negociación de los trabajos a realizar por TCP, se demuestre la licitud de las materias primas y materiales a emplear en los trabajos contratados, de ser aportados por este.
• Comprobar la realización del pliego de concurrencias.
• Verificar la evaluación con carácter integral, en relación a la factibilidad económica del contrato.
7.1.2 Aspectos específicos a tener en cuenta en los contratos económicos a suscribir con personas jurídicas nacionales.
Deberá tenerse en cuenta para suscribir contratos con personas jurídicas, en los que sea parte este grupo empresarial los siguientes aspectos:
• Objeto del contrato, descrito de forma tal que aparezcan claramente formuladas las prestaciones que lo conforman.
• El objeto de las prestaciones derivadas del contrato que cumpla los requisitos de posibilidad, licitud y determinación.
• Plazos para el cumplimiento de las obligaciones o cronograma de entrega de los bienes o servicios pactados según el tipo de Contrato a suscribir.
• Precios y tarifas, cumpliendo lo establecido en la legislación vigente.
• Pago, Forma, medio, plazo, tasas de interés, lugar y cualquier otra condición del pago.
• Parámetros de calidad, métodos y procedimientos para su comprobación.
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• Plazos de la garantía comercial, en correspondencia con la naturaleza de la prestación que constituye el objeto del contrato, o en su caso, de acuerdo con las normas vigentes, si se acuerda la relación de la documentación técnica y comercial a entregar.
• Cuando corresponda, la parte que debe obtener el seguro en virtud de los términos del contrato y de los riesgos contra los cuales se establece.
• Formas de aviso ante la eventual posibilidad de un incumplimiento en su ejecución.
• Solución de controversias, donde se especifique el órgano judicial o arbitral ante el que se resolverán las controversias.
• Modificación y terminación del contrato.
• Vigencia del contrato.
• Si se prevén en el contrato las penalidades que deben pagarse por mora o incumplimientos de las obligaciones pactadas, y que estas cumplan con lo regulado para las sanciones pecuniarias.
• Determinación de soluciones alternativas para los incumplimientos.
• Que los instrumentos de pago que se pacten sean los aprobados por el Banco Central de Cuba para tales efectos.
• Comprobar mediante pliego de concurrencias, la factibilidad económica del contrato.
7.2 Tramitación, presentación y defensa de los contratos
Las proformas de contratos y ofertas que se requieran para el funcionamiento de la Oficina Central de la OSDE AyS se gestionan por:
a) Los Especialistas y Técnicos en Gestión Comercial de las UEB creadas en la OSDE AyS.
b) Los directores de las áreas de regulación y control de la OSDE AyS.
Las proformas de contratos deben presentase acompañadas de los siguientes documentos:
a) Proforma de contrato y anexos.
Página 9 de 24 b) Carta de solicitud firmada por el director del área de regulación y control de la OSDE, dirigida al director de la UEB de que se trate, con la fundamentación de la necesidad del contrato. (anexo 1)
c) La documentación que acredita la personalidad y representación con que comparecen; ésta comprende según las personas contratantes, ya sean Naturales o Jurídicas, los siguientes elementos:
1. Personas Naturales (trabajador por cuenta propia):
• Nombre completo y Apellidos.
• Número de Identidad Permanente.
• Pasaporte, nacionalidad, ciudadanía.
• Licencia otorgada por la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social o Autorización otorgada por Transporte, (según sea el caso).
• Número de cuenta bancaria.
• Domicilio Legal.
• Inscripción en el Registro de Contribuyentes.
• Otros que se requieran.
2. Personas Jurídicas:
• Denominación.
• Razón social.
• Domicilio legal o reconocido.
• Nacionalidad.
• Sucursal Bancaria en que opera.
• Código REEUP.
• Número de identificación tributaria.
• número de las cuentas bancarias.
• Certificaciones actualizadas de inscripción en los registros que le otorgan personalidad jurídica.
• Documentos de creación o constitución de las personas contratantes.
• Precisión de los objetos empresariales o sociales.
• Licencias del Banco Central de Cuba o documento apropiado emitido por el mismo.
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• Documento que acredite que la persona que comparece a firmar el contrato, está debidamente facultada para realizar ese acto.
• Certifico de Inscripción ante el Registro Mercantil.
• Autorizaciones emitidas por determinados OACE, en relación a la naturaleza de contrato.
• Otros que resulten atinadas, previas evaluación de la futura relación contractual.
El Coordinador o secretario del Comité de Contratación o quien sea designado por el presidente de este órgano en cada UEB, recepciona las proformas de Contratos y las traslada a los miembros del Comité a través del modelo Hoja de Trámite de Contratos (anexo 2), para que emitan su criterio técnico razonado o dictamen legal según corresponda.
De igual forma, habilita un Registro de Presentación de Contratos para cada año fiscal, el que deberá mantener actualizado (anexo 3).
Una vez dictaminada la propuesta contractual por las áreas involucradas, el Coordinador del Comité de Contratación o quien sea designado por el presidente de este órgano, conformará un expedientillo contentivo de los documentos que se describen más adelante, resultando ser la base de la documentación para el análisis y discusión en el marco de actuación del Comité de Contratación.
7.3 Documentos contentivos en el expedientillo
• Pliego de concurrencias tramitadas, previas al proceso de contratación.
• Propuesta contractual, en idioma español, visible y legible.
• Carta de solicitud al director de la UEB, sobre la necesidad del contrato.
• Hoja de Trámites de Contratos debidamente firmada, donde se reflejen las consideraciones de directivos y especialistas que correspondan, según la naturaleza del contrato,
• Dictamen Legal del contrato, contentivo del criterio técnico razonado desde el punto de vista legal, elaborado por el Asesor A Jurídico que corresponda, conforme a lo establecido por el MINJUS.
El presidente del Comité de Contratación definirá el responsable de la defensa de las propuestas de contratos presentadas ante el Comité, el cual podrá auxiliarse de quien
Página 11 de 24 haya interesado la suscripción del contrato, cuya intención debe ser comunicada al Coordinador antes de la sesión, para que este curse las invitaciones correspondientes.
No serán presentadas al Comité de Contratación para su aprobación las relaciones contractuales verbales de las que sea parte el Grupo Empresarial de Agua y Saneamiento, lo que implica la realización por éste de pagos menores, siendo de aprobación directa por el director (a) de la UEB de Servicios Internos de este grupo empresarial, previo cumplimiento de los procedimientos de rigor establecidos en la entidad a tales efectos, quien además velará por su cumplimiento y correcta trazabilidad.
No obstante, en el marco de actuación del Comité de Contratación de la UEB de Servicios Internos, deberá ser analizado como mínimo dos veces al año, el estado actual de las relaciones verbales de contratación establecidas, lo que incluye su trazabilidad documental, a partir de los pagos menores que de ellas se deriven y que se registran en caja.
7.4- APROBACION, FIRMA, REGISTRO Y ARCHIVO DE LOS CONTRATOS
Una vez analizada, discutida y evaluada la propuesta de contrato en el marco de actuación del Comité de Contratación, se emite el correspondiente acuerdo que define la aprobación o no de la referida propuesta, dejándose evidencia documental en las actas que se deriven de cada sesión de trabajo del órgano.
En caso de ser aceptada la perfección o firma, el Coordinador del Comité de Contratación, emitirá Certificación de Acuerdo adoptado (anexo 4), el cual formará parte del expediente habilitado para cada proveedor o suministrador, haciendo entrega del mismo al administrador del contrato.
Todos los Contratos, previa aprobación del Comité de Contratación, podrán ser firmados por el presidente del Grupo Empresarial de Agua y Saneamiento conforme a las facultades de las cuales está investido; salvo delegación expresa de esta prerrogativa, la que se materializará en virtud de resolución fundada emitida al efecto, debiendo significar que este deberá establecer los mecanismos de control requeridos, que permitan dar seguimiento al correcto ejercicio de la facultad otorgada.
Página 12 de 24 En el caso de las propuestas contractuales que se evalúen y se emitan al respecto señalamientos que impidan su perfección, una vez realizadas las correcciones a las proformas, de conformidad con los acuerdos adoptados en el Comité, estos se presentan nuevamente ante el Coordinador para que revise, verifique y constate, si se cumplieron o no las indicaciones dadas, quien redactará una nota al margen en la hoja de trámite de los contratos, para dejar constancia del cumplimiento de lo recomendado y se presenta junto al Contrato a la autoridad facultada para que proceda a su firma.
El gestor del contrato se encargará de tramitar la concertación definitiva del mismo con la firma de ambas partes y hará entrega del original con todos sus anexos y los documentos legales correspondientes al Asesor A Jurídico de la UEB, quien protocolizará y habilitará Registro de Contratos (anexo 5), siendo responsable de su llenado, actualización y conservación, este último por un período de cinco años.
El administrador del contrato, designado por el director de la UEB, previo conocimiento del registro oficial del contrato en la entidad, habilita un expediente por cada uno, conservándolo con todos los documentos que se relacionan a continuación, a fin de cumplir lo que en este procedimiento se dispone:
• “Certificación de Acuerdo” (que acredite su aprobación por parte del Comité de Contratación).
• Copia del contrato suscrito (firmado, acuñado, enumerado).
• Suplementos que se suscriban con posterioridad a la firma del contrato.
• Dictamen legal emitido en relación al contrato.
• Facturas que respaldan los pagos.
• Ficha del Cliente.
• Cualquier reclamación comercial o demanda judicial promovida por las partes y sus resultados.
• Conciliaciones de deudas entre las partes.
• Comprobantes de los pagos realizados.
• Cualquier otra documentación que se requiera o considere necesario (historial) y que guarden estrecho vínculo con la relación contractual.
Página 13 de 24 7.5 Control y ejecución de los contratos
El Administrador del contrato, será el máximo responsable de dar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones establecidas entre las partes y la vigencia de los contratos suscritos con la entidad, debiendo alertar oportunamente, presentando al Comité de Contratación todos los aspectos relacionados con la ejecución de los contratos económicos en los que el grupo sea parte y que por su importancia ameriten ser analizados por sus miembros.
7.5.1 Del incumplimiento
Serán analizados en el marco del Comité de Contratación los temas derivados del incumplimiento de las obligaciones, como pueden ser, entre otros:
• Incumplimientos de los términos pactados en el contrato suscrito.
• Impagos.
• Diferencias en las cantidades contratadas.
• Calidad de las mercancías y/o inconformidad con las especificaciones técnicas de los productos o servicios contratados
• Incumplimiento de los servicios posventa.
Podrán presentar propuesta de discusión de los temas referidos en el apartado anterior, cualquier miembro del Comité u otro director de área de regulación y control, que conozca del incumplimiento de las obligaciones pactadas.
La propuesta se presentará ante el Coordinador del Comité, debiéndose para ello aportar las pruebas pertinentes, las cuales pueden ser documentales, testificales o cualquier otras admitidas en derecho. El director que pretenda hacer valer la discusión de un incumplimiento contractual en el Comité deberá asistir al mismo, previa invitación de su Coordinador.
7.5.2 De las conciliaciones, reclamaciones y demandas.
Una vez probado el incumplimiento contractual, el Comité procederá a tomar el acuerdo relacionado a las acciones que deberán ejecutarse para resolver el conflicto, las que podrán ser según el caso particular:
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• Conciliaciones (anexo 6)
• Reclamaciones Comerciales (anexo 7)
• “Demandas Judiciales” ante la Sala de lo Económico del Tribunal competente.
El Coordinador del Comité de Contratación, en un término de 3 días, emitirá certifico del Acuerdo adoptado, en correspondencia con lo anterior, notificando del mismo al responsable de su cumplimiento.
Las conciliaciones deberán ser firmadas obligatoriamente por el representante legal de las entidades contratantes, único facultado para suscribir este documento, previa elaboración por la Dirección Económica de la entidad o la UEB según el lugar donde se encuentre archivado el expediente, en correspondencia con lo establecido en el presente procedimiento.
Las Reclamaciones deberán ser firmadas por el presidente del Grupo Empresarial Agua y Saneamiento, previa elaboración de las mismas por el Asesor A Jurídico de la UEB, quien será responsable de la notificación a su contraparte, apercibiéndolo de los términos que le competen para responder la misma.
Las demandas serán elaboradas por el Asesor A Jurídico de la entidad, y presentadas al Órgano Jurisdiccional correspondiente, previa acreditación de la representación legal con que comparece.
8. INFORMACIÓN DOCUMENTADA.
1. Reglamento del Comité de Contratación de la UEB Servicios Técnicos
2. Reglamento del Comité de Contratación de la UEB Servicios Técnicos de Investigaciones y Proyectos para Sistemas de Abasto y Saneamiento
3. Contratos con proveedores o suministradores.
4. Carta de solicitud sobre la necesidad del contrato 5. Hoja de Trámites de Contratos
6. Registro de presentación de contratos 7. Expedientillo contentivo de los documentos 8. Protocolos de contratos
9. Expedientes económicos de cobros y pagos
10. Expedientes comerciales por proveedores y/o suministradores, Clientes
Página 15 de 24 11. Actas de las sesiones de trabajo del Comité de Contratación.
12. Acta de conciliación.
13. Certificación de Acuerdo del Comité de Contratación.
14. Registro de reclamación comercial.
15. Demandas Judiciales.
9. ANEXOS
Anexo 1. Carta de solicitud sobre la necesidad del contrato.
Anexo 2. Hoja de Trámites de Contratos.
Anexo 3. Registro de presentación de contratos.
Anexo 4. Certificación de Acuerdo del Comité de Contratación.
Anexo 5. Registro de contratos.
Anexo 6. Acta de Conciliación.
Anexo 7. Registro de reclamación comercial.
Página 16 de 24 Anexo 1. Ejemplo de carta de solicitud sobre la necesidad del contrato
Logotipo de la Entidad
✓ La Habana a los ___ días del mes de ____ de _____
✓ Área de Regulación y Control que solicita: ___________________
✓ Nombre y Apellidos, de quien solicita____________
✓ Cargo que ocupa, quien solicita: __________________
✓ Tipo de Contrato: _____________________
✓ Entidad a contratar: ____________________________
✓ Argumentos que sustentan la solicitud de contratación:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
________________________________________________________
✓ Firma y cuño de quien solicita_______________
✓ Recepcionado por: _______________
Página 17 de 24 Anexo 2. Hoja de Trámites de Contratos
Logotipo de la Entidad
Proveedor: _______ __
Tipo de contrato: ___________________
Objeto del Contrato: ______________________________________
Valor real o estimado del contrato: ______________
Forma de Pago: _________________________________
Fecha Área que
Revisa Nombre y Firma Aprobar No
aprobar Sin señalamientos Con señalamientos
Página 18 de 24 Anexo 3. Registro de Presentación de contratos.
PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN ECONÓMICA EN LA OSDE AGUA y
SANEAMIENTO
Edición: 01
Registro de Presentación de Contratos Vigente: 29/10/2021
REGISTRO DE PRESENTACIÓN DE CONTRATOS
No. DE PROFORMA
RECIBIDA ENTIDAD A CONTRATAR FECHA DE
RECIBIDA DICTAMEN FECHA DE DICTAMEN
APROBADO CON SEÑALAMIENTOS
APROBADO SIN SEÑALAMIENTOS
NO APROBADO
No. DE ACTA
No. DE ACUERDO
COPIAS ENTREGADAS
A
FECHA FECHA RECIBIDO
No.
REGISTRO PROTOCOLO
Página 19 de 24 Anexo 4. Certificación de Acuerdo del Comité de Contratación.
Logotipo de la entidad
CERTIFICACIÓN No. _____/______
Órgano: Comité de Contratación UEB ___________________.
Entidad Nacional: Grupo Empresarial de Agua y Saneamiento.
Coordinador: ___________________________, CERTIFICO que en fecha ________
de _______ del año______, sesionó el Comité de Contratación Económica de la UEB __________________, adoptándose el siguiente acuerdo:
Dado en La Habana, a los ___ días del mes ______ del año _______.
______________________________________
Nombre, apellidos y firma del coordinador del Comité
No. de Acuerdo Texto Literal del Acuerdo adoptado
Página 20 de 24 Anexo 5. Registro de contratos.
PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN ECONÓMICA EN LA OSDE AGUA y
SANEAMIENTO
Edición: 01
Registro de Contratos Vigente: 29/10/2021 Logotipo de la entidad
AÑO: __________
No de
asiento No. de
contrato Fecha del
Contrato Tipo de
contrato Entidad con que se suscribe
Vigencia Forma de
pago observaciones
Página 21 de 24 Anexo 6. Acta de Conciliación
Logotipo de la entidad
ACTA DE CONCILIACIÓN Y RECONOCIMIENTO DE DEUDA
DE UNA PARTE: La Empresa ___________________________________________, UEB __________________________________________________, con domicilio legal en:
_____________________________________________________________________, Código REEUP________________, Número de Identificación Tributaria (NIT) ________________, Cuenta Bancaria en CUP No. ______________________________, en la Agencia Bancaria ________________ y Cuenta Bancaria en CUC No.
_____________________________, en la Agencia Bancaria:
___________________________________________, representada en este acto por:
_______________________________________________________________en su carácter de: _______________________________, lo que se acredita mediante Resolución No. ____, de fecha_________________, emitida por _____________________________________, facultado para este acto en virtud de la Resolución No. ______, de fecha ____________, dictada por ____________________________, quien en lo sucesivo y a los efectos del presente contrato se denominará EL ACREEDOR.
DE OTRA PARTE: __________________________________________, con domicilio legal en: _______________________________________________________, Código REEUP___________, Número de Identificación Tributaria (NIT) ________________, Cuenta Bancaria en CUP No. ______________________________, en la Agencia Bancaria ___________________________ y Cuenta Bancaria en CUC No.
_________________________, en la Agencia Bancaria: __________, representada en este acto por: __________________________________________en su carácter de:
_______________________________, lo que se acredita mediante Resolución No. _____, de fecha _________________, emitida por _____________________________________, facultado para este acto en virtud de la Resolución No. ______, de fecha ____________, dictada por ____________________________, quien en lo sucesivo y a los efectos del presente contrato se denominará EL DEUDOR.
AMBAS PARTES: Reconocida la personalidad y representación con la que comparecen manifiestan:
PRIMERO: Ambas partes reconocen hacer suscrito contrato No.___/___de ___________________, de fecha __________, en virtud del cual se ha(n) emitido la(s) factura(s), cuyo(s) dato(s) se refleja(n) a continuación:
Página 22 de 24 SEGUNDO: El DEUDOR:
______ Reconoce la deuda ______ No reconoce la deuda
TERCERO: EL DEUDOR con respecto a la obligación de pago plantea que:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
________________
CUARTO: EL DEUDOR:
______ Se compromete a pagar la deuda contraída en el siguiente término:
__________________________________________________________________________
____
______ No se compromete a pagar.
QUINTA: Sin perjuicio de lo manifestado en la presente las partes ACUERDAN:
__________________________________________________________________________
____
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
________________.
Para que así conste, firman la presente en ________________, a los _____ días del mes de _______________ del año ______.
___________________ _____________________
Firma y cuño del deudor Firma y cuño del acreedor No. No.
Factura
Fecha Factura Monto de la factura Factura Recibida por:
1 2 3 Total
Página 23 de 24 Anexo 7. Reclamación Comercial
Logotipo de la entidad
RECLAMACIÓN COMERCIAL No. ___/____
A: _____________________________________________________
(Nombre y apellidos y cargo del representante legal de la entidad deudora).
Referencia: Reclamación comercial por incumplimiento de pago.
El que suscribe, en carácter de representante legal de_________________, entidad de nacionalidad cubana, con Cuenta Bancaria _____________________, agencia _________, teléfono______________, en el ejercicio de las facultades que me han sido conferidas, vengo a través del presente escrito a establecer formal RECLAMACIÓN COMERCIAL por incumplimiento de pago, contra la Entidad que usted representa, generado en virtud de la ejecución del Contrato No. ___/___, de fecha __________, suscrito por las partes, ascendente a la suma de __________CUP, a cuyos efectos relaciono la documentación que ampara dicha deuda:
No. de Factura Fecha de la factura Importe CUP Días de incumplimiento de pago
Total
El Reclamante con el objetivo de cobrar los importes adeudados por la entidad que usted representa ha realizado, previo a la presentación de esta Reclamación Comercial, las siguientes acciones:
Acciones realizadas Fecha de la acción realizada
Término del Compromiso de
pago
Otros acuerdos adoptados por las partes
Conciliaciones de deuda Reclamaciones Comerciales
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Se le solicita el pago inmediato del importe principal de la deuda ascendente a: _________
cup, por concepto de servicio de ________________, así como del correspondiente a los intereses moratorios que hasta la fecha en que se ha emitido la presente ascienden a la suma de ________ cup, cuya factura será debidamente emitida y entregada en su domicilio legal.
Se apercibe al Reclamado que en caso de no efectuar el pago inmediato de la deuda le será _____________, el que será reanudado al momento del total cumplimiento de las obligaciones interponiéndose, además, Demanda Judicial ante la Sala de lo Económico del Tribunal Provincial correspondiente.
Esperamos de usted el cumplimiento total de las obligaciones contraídas en virtud del principio de buena fe que rige la contratación económica y que debe primar entre las partes.
Dada en _________, a los _____ días del mes de _______ del año ______
________________________________
(nombre, apellidos, cargo, firma y cuño del Representante legal del Reclamante)
Diligencia de notificación:
En el día de hoy _______________, se le notifica a: ________________________ quien ocupa el cargo de _________________________ en la entidad denomina _________________, la presente Reclamación Comercial por concepto de impago, para que por su conducto llegue al representante legal de la misma entendiéndose a través de la presente que ha sido debidamente notificado en la fecha en que se consigna.
Notificador: _____________________
Cargo: _________________________
