Manual de Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos

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Manual de Prevención de Lavado de Activos,

Financiamiento del Terrorismo y Otros D

Manual de Prevención de Lavado de Activos,

Financiamiento del

errorismo y Otros Delitos Manual de Prevención de

Lavado de Activos, Financiamiento del

elitos

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ÍNDICE

1. Objetivos ... 4

1.1. Objetivo General ... 4

1.2. Objetivos Específicos ... 4

2. Alcance ... 5

3. Marco Legal ... 5

4. Políticas Organizacionales ... 6

5. Responsabilidades y Funciones Organizacionales de Cumplimiento ... 7

5.1. Del Directorio ... 7

5.2. Comité de Cumplimiento ... 9

5.3. Unidad de Cumplimiento. Oficial de Cumplimiento (Principal y Suplente) ... 11

5.4. Reportes Externos ... 16

6. Diligenciamiento de las Políticas de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos ... 16

6.1. Política conozca su cliente ... 17

6.2. Política conozca a su empleado y accionista ... 21

6.3. Política conozca a su prestador de servicios de seguros y reaseguros ... 21

6.4. Política conozca a su mercado ... 22

7. Capacitación y Evaluación ... 23

8. Conservación de Documentos... 24

9. Reserva y Confidencialidad ... 24

10. Sanciones ... 25

10.1. Al Oficial de Cumplimiento ... 25

10.2. Al Personal ... 26

10.3. A la Compañía ... 27

11. Consideraciones Generales ... 28

12. Glosario ... 29

13. Anexos ... 39

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CONTROL DE VERSIONES

Fecha de

actualización Versión Documentado

por Motivo de actualización

01/10/2015 1.0 - Creación del documento

21/03/2016 2.0

Yolanda Sacoto

Reforma a la normativa inciso incluido con resolución No. JB2014-3089 de 9 de septiembre del 2014

Resolución de la JB-2014-2961 Adriana

Granizo Actualización de Formato

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1. Objetivos

1.1. Objetivo General

Concientizar y desarrollar una cultura organizacional entre los miembros del Directorio, Funcionarios y Empleados de MAFPRE ATLAS Compañía de Seguros sobre la necesidad de conocer, comprender y aplicar las disposiciones legales y buenas prácticas sobre prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, propendiendo que su riesgo residual se reduzca, mediante la implementación de acciones oportunas y diligentes , protegiendo bajo los principios de responsabilidad social el buen nombre y reputación de la entidad.

1.2. Objetivos Específicos

1.2.1. Disponer de una guía y consulta que rija una conducta técnica, diligente y oportuna en prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos por parte de los directores, funcionarios y empleados de MAFPRE ATLAS Compañía de Seguros a través de la asignación de responsabilidades específicas en toda la organización y el establecimiento de políticas de procedimientos y control fundamentadas en principios normativos, estándares internacionales y las mejores prácticas, enunciados en forma que permita su evaluación;

1.2.2. Garantizar la confianza depositada en MAFPRE ATLAS Compañía de Seguros por parte de sus asegurados y de potenciales cliente;

1.2.3. Socializar al personal las tipologías, señales de alerta y formas de identificar los riesgos asociados con el lavado de activos y el financiamiento de delitos;

1.2.4. Disponer de una herramienta que permita a la alta gerencia tomar las decisiones apropiadas, ejecutar y hacer cumplir el ordenamiento institucional aprobado por el Directorio;

1.2.5. Asignar en forma precisa las responsabilidades que deben cumplir los funcionarios y empleados en el desarrollo de sus funciones; así como también, establecer y describir las sanciones administrativas y legales que se originan por el incumplimiento, omisión o negligencia; y,

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1.2.6. Cuidar la rentabilidad sostenida de los accionistas realizando una adecuada y efectiva administración de los riesgos provenientes de estos delitos,

2. Alcance

Este Manual es de cumplimiento obligatorio para directores, funcionarios y empleados de MAFPRE ATLAS Compañía de Seguros, quienes en el desempeño de sus actividades, deben aplicar un comportamiento profesional, ético, legal, socialmente responsable y acorde con las políticas de la institución.

La obligatoriedad de cumplimiento se extenderá a lo establecido en las circulares, instructivos, oficios, normas y resoluciones que expida la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros y la Unidad de Análisis Financiero y que por su urgencia se comunicarán por el medio más idóneo y se cumplirán aún cuando no esté estipulado explícitamente en este Manual.

Las sanciones al incumplimiento de este Manual se basarán en el Reglamento Interno de Trabajo y en las decisiones que la Alta Gerencia tome para el efecto, sin perjuicio de las acciones legales que se apliquen por parte de los organismos de control y de la compañía como consecuencia de este incumplimiento.

3. Marco Legal

Los términos constantes en este Manual se sustentan en:

3.1. Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos.

3.2. Normas de prevención de lavado de activos para las personas naturales y jurídicas que integran el sistema de seguro privado expedida por la Junta Bancaria.

3.3. Circulares de aplicación obligatoria expedidas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

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3.4. Instructivos y Resoluciones de la Unidad de Análisis Financiero –UAF-.

3.5. Recomendaciones de organismos internacionales.

4. Políticas Organizacionales

MAFPRE ATLAS Compañía de Seguros declara las siguientes políticas organizacionales en materia de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos:

4.1. El presente manual, así como la normativa legal, reglamentaria y operativa en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos serán de cumplimiento obligatorio de directores, funcionarios y empleados de la compañía;

4.2. El Oficial de Cumplimiento es el funcionario responsable y competente de asegurar el acatamiento de las disposiciones internas relacionadas con la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos por parte de sus órganos internos de administración y de control;

4.3. La compañía precisa la exigencia de que los funcionarios y empleados antepongan el cumplimiento de las normas en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo de otros delitos al logro de las metas comerciales.

4.4. Los clientes con los que opere la entidad serán segmentados de acuerdo a una matriz de riesgos, diseñada en función a factores, criterios y categorías de riesgos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, de cuyos resultados se adoptarán las decisiones para la aceptación, permanencia y terminación de la relación comercial de clientes, así como las acciones de debida diligencia a instrumentarse;

4.5. Bajo ninguna circunstancia se creará o mantendrá pólizas anónimas cifradas, con nombres ficticios o se usará cualquier otra modalidad que encubra la identidad del titular.

4.6. La compañía adoptará estrictos procedimientos para el inicio de las relaciones contractuales con los clientes, empleados y prestadores de servicios; y, establecerá sobre la base de la información exigida, los perfiles operacionales y de comportamiento de cada cliente, sobre los cuales confrontará permanentemente su operación para la determinación de casos inusuales;

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4.7. Los clientes, empleados y prestadores de servicios que no justifiquen satisfactoriamente una inusualidad serán reportados a las instancias correspondientes;

4.8. Los funcionarios y empleados que presten sus servicios en la institución serán sujetos de estrictos procesos de selección, contratación y monitoreo;

4.9. Para los controles de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y de otros delitos, la compañía garantizará la provisión de recursos humanos suficientes, herramientas informáticas confiables y seguras, infraestructura adecuada independiente y segura, y controles internos, que sustente la calidad de la información de los clientes, el establecimiento de perfiles operativos y de comportamiento reales, la detección de operaciones inusuales los reportes oportunos de todas las operaciones inusuales e injustificadas.

4.10. La compañía garantiza la reserva y confidencialidad de la información obtenida o generada como parte del cumplimiento de las labores de cumplimiento y conforme lo previsto en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos; y,

4.11. Los directores, funcionarios y empleados de la compañía están sujetos a las sanciones previstas en las Leyes, Reglamentos y en este Manual por falta de aplicación de políticas o ejecución oportuna de procesos de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos.

5. Responsabilidades y Funciones Organizacionales de Cumplimiento

5.1. Del Directorio

5.1.1. Aprobar y emitir las políticas generales para la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

5.1.2. Aprobar el código de ética en relación a la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

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5.1.3. Aprobar el manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y sus actualizaciones;

5.1.4. Aprobar, en enero de cada año, el plan de trabajo anual de la Unidad de Cumplimiento en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, así como el informe de esta unidad correspondiente al año inmediato anterior, llevando a conocimiento de la junta general de accionistas;

5.1.5. Designar al Oficial de Cumplimiento y a su respectivo suplente, de conformidad con el perfil y requisitos exigidos para ocupar el cargo, y removerlo de sus funciones, cuando existan los méritos para ello;

5.1.6. Asumir la gestión de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos en tanto no se disponga de un Oficial de Cumplimiento debidamente calificado por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros;

5.1.7. Designar a los miembros del comité de cumplimiento;

5.1.8. Aprobar el procedimiento de control y las instancias responsables conformadas con funcionarios de la alta gerencia para la vinculación de los clientes que por sus características, actividades que desempeñan, operaciones que realizan, entre otros, puedan considerarse mayormente expuestos al riesgo de lavado de activos y financiamiento de delitos;

5.1.9. Conocer y realizar un seguimiento de las resoluciones adoptadas por el comité de cumplimiento, dejando expresa constancia en el acta respectiva;

5.1.10. Aprobar la adquisición de los recursos técnicos y la contratación de los recursos humanos necesarios para implementar y mantener los procedimientos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

5.1.11. Designar la instancia responsable del diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos para la oportuna detección de las operaciones inusuales e injustificadas, con un valor técnico que vaya en función de la información pública disponible y la mínima solicitada en la normativa;

5.1.12. Determinar las sanciones administrativa internas para quien incumpla los procesos de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, y verificar su cumplimiento;

y,

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5.1.13. Aprobar la metodología general de la matriz de riesgos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y cuantitativos para la oportuna detección de las operaciones inusuales e injustificadas que presente el comité de cumplimiento.

5.2. Comité de Cumplimiento

5.2.1. El Comité de Cumplimiento de MAPFRE Atlas Compañía de Seguros S.A. está conformado por:

a. El Representante Legal o su delegado, b. Un Miembro del Directorio,

c. El Responsable del Área Comercial o su delegado, d. El Responsable del Área Técnica o su delegado, e. El Responsable de Control Interno o su delegado, f. El Oficial de Cumplimiento, y

g. El Asesor Legal.

5.2.2. Los funcionarios delegados contarán con el mismo poder de decisión que el titular. Así mismo, los titulares no se eximen de la responsabilidad sobre las decisiones tomadas por los delegados.

5.2.3. Todos los miembros tendrán voz y voto, excepto el responsable de control interno que participará únicamente con voz pero sin voto.

5.2.4. El comité de cumplimiento estará presidido por el representante del directorio y, en ausencia de éste, asumirá la presidencia el miembro del comité de mayor jerarquía.

5.2.5. El Asesor Legal será el Secretario del Comité de Cumplimiento, quien elaborará y llevará las respectivas actas de todas las sesiones, en forma cronológica y debidamente numeradas.

5.2.6. El comité sesionará de manera ordinaria una vez al mes y extraordinariamente cuando el presidente lo convoque por iniciativa propia o por pedido de por lo menos dos (2) de sus miembros, o ante el requerimiento del Oficial de Cumplimiento para el pronunciamiento de un caso inusual injustificado.

5.2.7. En la convocatoria constará el orden del día y se la realizará por lo menos con cuarenta y ocho (48) horas de anticipación, excepto cuando se trate de sesiones extraordinarias.

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5.2.8. El quórum para las sesiones se establecerá por lo menos con la mitad más uno de los miembros del Comité de Cumplimiento.

5.2.9. Las decisiones se tomarán con el voto mayoritario de los miembros del Comité de Cumplimiento; en caso de empate, tendrá voto dirimente el Presidente del Comité.

5.2.10. Son funciones del Comité de Cumplimiento:

a. Proponer al Directorio las políticas generales de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos;

b. Someter a aprobación del Directorio, el manual de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, así como sus reformas y actualizaciones;

c. Recibir, analizar y pronunciarse sobre cada uno de los puntos que contenga el informe mensual del Oficial de Cumplimiento y realizar seguimiento a las labores que desempeña este funcionario, dejando expresa constancia en la respectiva acta;

d. Recibir, analizar y pronunciarse sobre los informes de operaciones inusuales e injustificadas reportadas por el Oficial de Cumplimiento, para si fuere del caso, trasladarlos a conocimiento de la Unidad de Análisis Financiero - UAF;

e. Prestar eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento;

f. Emitir recomendaciones al Oficial de Cumplimiento sobre la aplicación de las políticas de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y efectuar el seguimiento del acatamiento de las mismas;

g. Proponer la imposición de sanciones administrativas internas por el incumplimiento de los procesos de prevención de lavado de activos o financiamiento de delitos, previo al proceso correspondiente;

h. Presentar al Directorio la metodología general de la matriz de riesgos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y aprobar al menos semestralmente las actualizaciones de los criterios, categorías y ponderaciones de riesgos constantes en la matriz de riesgos;

i. Aprobar y reformar los formularios y anexos que hace relación del Manual de Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del terrorismo y otros Delitos de la compañía;

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j. Presentar al Directorio las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y cuantitativos para la oportuna detección de las operaciones inusuales e injustificadas; y,

k. Aprobar los mecanismos suficientes y necesarios para que las empresas de seguros y compañías de reaseguros mantengan sus bases de datos actualizadas y depuradas, para que puedan ser utilizadas de manera eficiente y oportuna en las labores de prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

l. Pronunciarse sobre el informe presentado por el Oficial de Cumplimiento relativo a los nuevos productos y servicios que vaya a implementar la compañía en forma previa a su implementación, respecto de las acciones o medidas de identificación y control de los riesgos asociados con el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

5.2.11. En caso que el Comité de Cumplimiento incumpliere sus funciones según las normas de prevención de lavado de activos, la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros sancionará a los integrantes del comité de cumplimiento sobre la base de lo dispuesto en la Ley.

5.3. Unidad de Cumplimiento. Oficial de Cumplimiento (Principal y Suplente)

5.3.1. La Unidad de Cumplimiento, que depende directamente del directorio, a través de los oficiales de cumplimiento titular y suplente, es un área de estructura administrativa independiente encargada de proteger a la compañía y de prevenir el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos en los productos y servicios que ofrece, así como de velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y normativas, manuales y políticas internas, prácticas, procedimientos y controles internos en materia de prevención de lavado de activos, por parte de todos y cada uno de los miembros de la empresa.

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5.3.2. Las unidades comerciales, técnicas, riesgos, sistemas, recursos humanos y financieros, entre otras, están obligadas a proporcionar la información y accesos solicitados por el Oficial de Cumplimiento. La Unidad de Cumplimiento realizará visitas de inspección a sucursales, agencias, oficinas y dependencias en el lugar en el que éstas estuvieran ubicadas, con el objetivo de verificar el cumplimiento de las normas de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos.

5.3.3. Para su designación por parte del Directorio, quienes vayan a cumplir las funciones de oficiales de cumplimiento (titular y suplente) tendrán que acreditar conocimiento y experiencia en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y sobre las actividades, productos y servicios que la entidad desarrolla y ofrece; deben ser funcionarios que formen parte de la alta gerencia en la entidad, tener capacidad decisoria y autonomía para desarrollar su gestión, de manera que puedan disponer la implementación de medidas que deban ser adoptadas en aplicación de los mecanismos de prevención diseñados, acogidos o requeridos por la entidad. Para desempeñar las funciones de Oficial de Cumplimiento en forma previa deberá ser calificado por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros de acuerdo a los requisitos constantes en la normativa.

5.3.4. La persona designada como oficial de cumplimiento suplente podrá desempeñar simultáneamente otro cargo dentro de la entidad controlada, siempre que no lo haga en las áreas de suscripción de póliza, de siniestros o de auditoría interna, ni que sus funciones interfieran o influya en las actividades o decisiones de aquellas áreas; (inciso incluido con resolución No. JB2014-3089 de 9 de septiembre del 2014).

5.3.5. Las funciones del Oficial de Cumplimiento son las siguientes:

5.3.5.1. Elaborar y actualizar el manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, para conocimiento del Comité de Cumplimiento y su posterior aprobación por parte del Directorio;

5.3.5.2. Vigilar que el manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y sus modificaciones sea divulgado entre todo el personal;

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5.3.5.3. Coordinar con la administración en la elaboración de la planificación de cumplimiento para prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos de la entidad;

5.3.5.4. Remitir a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros el manual de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos y sus reformas, aprobado por el Directorio;

5.3.5.5. Elaborar y remitir, hasta el 31 de enero de cada año, a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros el plan de trabajo de la Unidad de Cumplimiento para el nuevo año, así como el informe de cumplimiento de los objetivos de la entidad en materia de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos del año inmediato anterior, debidamente aprobados por el Directorio;

5.3.5.6. Verificar el cumplimiento de las disposiciones relacionadas a la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos contenidas en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, en el manual de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, en el código de ética y en otras normas aplicables;

5.3.5.7. Formular las estrategias de la entidad para establecer los controles necesarios sobre la base del grado de exposición al riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

5.3.5.8. Propender que las políticas, procesos y procedimientos respecto de la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos sean adecuados y actuales;

5.3.5.9. Verificar la aplicación de procedimientos específicos para prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos por parte de los empleados;

5.3.5.10. Controlar permanentemente el cumplimiento de las políticas “Conozca a su accionista", "Conozca su cliente”, “Conozca su empleado”, “Conozca su mercado” y “Conozca su prestador de servicios de seguros”;

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5.3.5.11. Verificar permanentemente, en coordinación con los responsables de las diferentes áreas de la compañía, que todas las operaciones cuenten con los documentos de soporte definidos en el presente capítulo;

5.3.5.12. Coordinar los esfuerzos de monitoreo con las distintas áreas de la compañía, identificando las fallas en el programa de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos;

5.3.5.13. Monitorear permanentemente las operaciones que se realiza en la compañía, a fin de detectar las inusuales e injustificadas;

5.3.5.14. Recibir los informes de operaciones inusuales e injustificadas, de acuerdo al mecanismo implementado por la compañía en el manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

5.3.5.15. Realizar el análisis de las operaciones inusuales e injustificadas, detectadas y reportadas por quien tramita, registra o controla la operación, para sobre esta base y con los documentos de sustento suficientes, preparar el correspondiente informe al Comité de Cumplimiento, cuerpo colegiado que deberá reunirse inmediatamente, ante convocatoria del Oficial de Cumplimiento, a fin de determinar la procedencia o no de remitirlo a la Unidad de Análisis Financiero UAF;

5.3.5.16. Dejar constancia de lo actuado sobre las operaciones mencionadas en los numerales anteriores, informes y documentos que, con las seguridades previstas en este capítulo, deben conservarse por un tiempo mínimo de seis años;

5.3.5.17. Vigilar que el reporte de operaciones inusuales e injustificadas a la Unidad de Análisis Financiero UAF se lo realice de manera adecuada y oportuna;

5.3.5.18. Orientar la conservación de los documentos relativos a la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, de modo que éstos sean archivados de acuerdo a las seguridades previstas en la normativa;

5.3.5.19. Presentar al Comité de Cumplimiento, los informes sobre operaciones inusuales e injustificadas, intentadas o realizadas. El informe mensual y anual de gestión deben referirse como mínimo a los resultados de los procesos de

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cumplimiento y actividades desarrolladas, sugiriendo acciones de mejoramiento;

5.3.5.20. Absolver consultas del personal de la entidad, relacionadas con la naturaleza de las operaciones frente a la actividad del cliente;

5.3.5.21. Reportar al Comité de Cumplimiento el cometimiento de faltas o errores que resultaren del incumplimiento de los procesos de prevención de lavado de activos o financiamiento de delitos por parte de accionistas, directores, funcionarios o empleados de la compañía;

5.3.5.22. Coordinar el desarrollo de programas de capacitación inicial y continua sobre prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos para los empleados que contrate la compañía y para los demás funcionarios, respectivamente;

5.3.5.23. Cumplir con el rol de enlace con autoridades e instituciones en asuntos de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos;

5.3.5.24. Utilizar estadísticas sobre la base de la información que se deriva de los factores y criterios de riesgo determinados en la matriz de riesgo;

5.3.5.25. Colaborar con la instancia designada por el Directorio en el diseño de metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos para la oportuna detección de operaciones inusuales e injustificadas;

5.3.5.26. Emitir un informe sobre los nuevos productos y servicios que vaya a implementar la entidad en forma previa a su aprobación por el Comité de Cumplimiento, que expresará la opinión sobre la suficiencia de las políticas, procesos y procedimientos que se establezca para la aplicación de estos productos y servicios, respecto de las acciones o medidas de identificación y control de los riesgos asociados con el lavado de activos y financiamiento de delitos;

5.3.5.27. Proponer al Comité de Cumplimiento los mecanismos suficientes y necesarios, para que la compañía mantenga su base de datos actualizada y depurada, con el fin de que pueda ser utilizada de manera eficiente y oportuna en la aplicación de las políticas de prevención del lavado de activos y de financiamiento de delitos;

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5.3.5.28. Coordinar e informar al Comité de Cumplimiento sobre la aplicación de los mecanismos suficientes y necesarios para que la compañía mantenga su base de datos actualizada;

5.3.5.29. Verificar e informar sobre el establecimiento de perfiles operacionales y de comportamiento actualizados de todos los clientes de la compañía; y,

5.3.5.30. Otras que coadyuven a prevenir el lavado de activos y financiamiento de delitos en la compañía.

5.4. Reportes Externos

5.4.1. Los reportes externos se generarán por disposiciones legales y normativas, por requerimientos específicos y por operaciones inusuales e injustificadas a la UAF.

5.4.2. Los normativos son los informes que por disposición de la ley o reglamentos deberán entregarse a la Unidad de Análisis Financiero (reportes sobre el umbral) y a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros (reportes estadísticos) en forma periódica según las estructuras y en los plazos que se establezcan. Se diseñarán de acuerdo a la estructura de información definida y los reportes se obtendrán de la extracción sistemática de los registros que mantiene la compañía y no podrán ser alterados en forma manual por ningún funcionario;

5.4.3. Se calendarizarán por el área de sistemas mediante una modalidad automática para su generación permanente;

6. Diligenciamiento de las Políticas de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos

Si bien los procedimientos generales de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos implican la implementación de medidas de debida diligencia en las que se incluyen la calidad de información, el establecimiento de perfiles operativos y de comportamiento, el monitoreo permanente y los reportes internos y externos de inusualidades, MAPFRE Atlas Compañía de Seguros S.A., en cumplimiento de las disposiciones legales y de las buenas prácticas, implementará políticas específicas de cumplimiento que comprenden a sus clientes, a sus empleados y accionistas, a su prestador de servicios de seguros y reaseguros mercado y al mercado.

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6.1. Política conozca su cliente

6.1.1. Requisitos

Si la contratación de los productos ofrecidos por las empresas de seguros se realiza por intermedio de los asesores productores de seguros, éstos serán responsables de la recopilación de la información y documentación prevista en la presente sección, que deberá realizarse en los formularios de inicio de relación comercial provistos por la compañía, obligación que constará en los respectivos contratos de agenciamiento.

La aplicación de las políticas y procedimientos de debida diligencia será de responsabilidad final de la compañía de reaseguros, sin perjuicio de la obligación prevista para los asesores productores de seguros y para los intermediarios de reaseguros.

Conforme a los respectivos formularios de solicitud de inicio y renovación de relación comercial diseñados por MAPFRE Atlas Compañía de Seguros S.A. para cada tipo de seguro se incorporará como mínimo la información y documentación que se detalla a continuación:

6.1.2. Requisitos para personas naturales Suma asegurada inferior a US$ 50.000 a. Nombres y apellidos completos;

b. Lugar y fecha de nacimiento;

c. Número de identificación: cédula de ciudadanía, cédula de identidad, documento de identificación de refugiado (visa 12 IV), o pasaporte vigente, para el caso de los extranjeros;

d. Ciudad y país de residencia;

e. Dirección y número de teléfono del domicilio;

f. Dirección del correo electrónico, de ser aplicable;

g. Nombres y apellidos completos del cónyuge o conviviente, de ser aplicable;

h. Número de identificación del cónyuge o conviviente, de ser el caso;

i. Descripción de la principal actividad económica o no económica, independiente o dependiente, en este último caso el cargo que ocupa;

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j. Detalle de los ingresos que provengan de las actividades económicas declaradas;

k. Detalle de ingresos netos diferentes a los originados en la actividad principal, especificando la fuente;

l. Propósito de la relación comercial;

m. Vínculos existentes entre el solicitante, asegurado, afianzado y beneficiario;

n. Declaración de origen lícito de recursos;

o. Firma y número del documento de identificación del solicitante;

p. Copias de la cédula de ciudadanía, cédula de identidad, documento de identificación de refugiado (Visa 12 IV) o pasaporte vigente; certificado de empadronamiento; y, de ser aplicable el de su cónyuge o conviviente.

q. Copia de un recibo de cualquiera de los servicios básicos. En caso de que en alguna localidad no existan dichos servicios, tal particular deberá constar en el expediente; y,

r. Constancia de revisión de listas de información nacionales e internacionales;

Suma asegurada entre $ 50.000 y $200.000

A más de la información anterior, se tendrá que recabar la siguiente:

a. Confirmación del pago de impuesto a la renta del año inmediato anterior o constancia de la información publicada en el sitio web del SRI.

b. Situación financiera: total de activos y pasivos Suma asegurada superior a $200.000

A más de toda la información anterior, se tendrá que recabar la siguiente:

a. Nombre, dirección, número de teléfono, fax y dirección de correo electrónico de la empresa, oficina o negocio donde trabaja, de ser aplicable.

b. Referencias personales y/o bancarias y/o comerciales.

6.1.3. Requisitos para personas jurídicas Suma asegurada inferior a US$ 200.000 a. Razón social;

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b. Número de RUC o número análogo;

c. Copia de la escritura de constitución y de sus reformas, de existir éstas;

d. Objeto social;

e. Ciudad y país del domicilio de la persona jurídica;

f. Dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico;

g. Actividad económica;

h. Nombres y apellidos completos del representante legal o apoderado; número de documento de identificación; y, copia certificada de su nombramiento;

i. Lugar y fecha de nacimiento del representante legal o apoderado;

j. Dirección y número de teléfono del domicilio del representante legal o del apoderado; y, dirección electrónica, de ser el caso;

k. Nómina actualizada de accionistas o socios, en la que consten los montos de acciones o participaciones obtenida por el cliente en el órgano de control o registro competente;

l. Certificado de cumplimiento de obligaciones otorgado por el órgano de control competente, de ser aplicable;

m. Estados financieros, mínimo de un año atrás. En caso de que por disposición legal, tienen la obligación de contratar a una auditoría externa, los estados financieros deberán ser auditados;

n. Copia de un recibo de cualquiera de los servicios básicos;

o. Declaración de origen lícito de recursos;

p. Documentos de identificación de las personas que sean firmas autorizadas de la empresa, o de quienes representen legalmente a la entidad;

q. Nombres y apellidos completos del cónyuge o conviviente, del representante legal o apoderado, si aplica;

r. Documento y número de identificación del cónyuge o conviviente, del representante legal o apoderado, si aplica; y,

s. Constancia de revisión de listas de información nacionales e internacionales;

Suma asegurada superior a US$ 200.000

A más de toda la información anterior, se tendrá que recabar la siguiente:

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a. Certificado de cumplimiento de obligaciones otorgado por el órgano de control competente, de ser aplicable;

b. Estados financieros auditados, mínimo de un año atrás, de ser aplicable; y, c. Confirmación del pago del impuesto a la renta del año inmediato anterior o

constancia de la información publicada por el Servicio de Rentas Internas a través de su página web, de ser aplicable

6.1.3.1. Para el requerimiento de información, la compañía considerará el total de los valores asegurados que mantenga un mismo cliente, para sobre esa base, requerir como mínimo la información y documentación prevista en los numerales anteriores, según corresponda.

6.1.3.2. En caso de que el potencial cliente no cuente con alguno de los datos o documentación solicitada, y lo justifique razonablemente, se deberá consignar tal circunstancia en el formulario de vinculación suscrito por el responsable de la compañía de la vinculación del cliente

6.1.4. Personas Expuestas Políticamente PEPS

6.1.4.1. Persona políticamente expuesta PEP es la persona que desempeña o ha desempeñado funciones públicas destacadas en el país o en el exterior, que por su perfil pueda exponer en mayor grado a la compañía al riesgo de lavado de activos y financiamiento de delitos, por ejemplo, jefe de Estado o de un gobierno, político de alta jerarquía, funcionario gubernamental, judicial o militar de alto rango, ejecutivo estatal de alto nivel, funcionario importante de partidos políticos,

6.1.4.2. Las relaciones comerciales con, los parientes dentro del segundo grado de consanguinidad o primero de afinidad y los colaboradores cercanos de una persona políticamente expuesta, implica que la compañía aplique procedimientos de debida diligencia ampliados (procedimientos más estrictos al inicio de las relaciones contractuales y durante el monitoreo de sus operaciones);

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6.2. Política conozca a su empleado y accionista

6.2.1. La aplicación de la política "Conozca a su Empleado” corresponde al responsable del área de Recursos Humanos, quien reportará sus resultados al Oficial de Cumplimiento. Específicamente le corresponde:

a. Conocer adecuadamente a todos los miembros del directorio, ejecutivos, funcionarios, empleados y personal temporal, por el que requerirá, revisará y validará toda la información requerida por las normas de prevención de lavado de activos, en forma previa al inicio de la relación de dependencia, periódicamente y cuando existan variaciones que ameriten su actualización.

b. Realizar un análisis periódico de la situación patrimonial de los miembros del directorio, ejecutivo, funcionarios y empleados, para evaluar que mantienen un nivel de vida compatible con sus ingresos habituales. También evaluará conductas inusuales tales como: resistencia a salir de vacaciones, renuencia a ser promovido a otras funciones, colaboración inusual y no solicitada, encontrarse habitualmente en lugares distintos al de su función.

De no existir tal compatibilidad o si ésta no es justificada el responsable de Recursos Humanos de MAPFRE Atlas Compañía de Seguros S.A., informará al Oficial de Cumplimiento sobre este evento, quien analizará el caso y emitirá el informe para que el Comité de Cumplimiento se pronuncie, organismo que a su vez en caso que sea necesario dispondrá al Oficial de Cumplimiento que reporte a la Unidad de Análisis Financiero - UAF, observando el procedimiento para el reporte de operaciones inusuales e injustificadas.

Actualizar anualmente los datos y más información requerida a los miembros del directorio, ejecutivos, funcionarios y empleados.

6.3. Política conozca a su prestador de servicios de seguros y reaseguros

6.3.1. Para la aplicación de la política “conozca su prestador de servicios de seguros”, las áreas Comercial, Técnica y Administrativa Financiera de la compañía al recibir los servicios de reaseguradores, intermediarios de reaseguros, asesores productores peritos de seguros,

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y otros servicios, exigirá a éstos, además de los requisitos contemplados en la política

"conozca su cliente", entregar y actualizar anualmente la siguiente información como mínimo:

a. Permiso de funcionamiento otorgado por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros; y,

b. Calificación de riesgo de la entidad realizada por empresas de reconocido prestigio, de ser aplicable, así como sobre el conocimiento de los controles implementados para detectar operaciones de lavado de activos y financiamiento de delitos y si ha sido objeto de investigación o sanción por falta de aplicación de medidas de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos.

Los prestadores de servicios están obligados a proveer la información referida en este artículo. Su renuencia a hacerlo será reportada a la Unidad de Análisis Financiero como una inusualidad.

6.3.2. Para iniciar nuevas relaciones los prestadores de servicios de seguros, se requiere la aprobación de la alta gerencia.

Se deberá conocer a todos los proveedores, previo a la contratación de cualquier servicio con la compañía.

6.4. Política conozca a su mercado

6.4.1. Para la aplicación de la política “conozca su mercado”, la compañía contará especialmente con información específica sobre:

a. Las industrias o sectores económicos sobre las cuales se ha identificado con mayor frecuencia tipologías de lavado de activos y financiamiento de delitos, es decir, las que representan mayor riesgo;

b. Información general de la actividad económica y de la zona geográfica en la que se ubican los sectores con los que interactúa los clientes;

c. Las principales variables macroeconómicas que influyen en los mercados; y, d. Los ciclos o períodos en las que rigen las actividades económicas de sus clientes.

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6.4.2. Con la información detallada en el artículo anterior, se generará tres controles de gran importancia:

a. Definición y análisis de características homogéneas de las industrias y sectores económicos;

b. Segmentación de los clientes en función de sus relaciones económicas o financieras con dichas industrias y sectores económicos; y,

c. Determinación de comportamientos inusuales del cliente frente a los estándares del mercado.

6.4.3. La información que se obtenga de la aplicación de la política "conozca su mercado" servirá de insumo fundamental para la ponderación de las actividades económicas previstas en el factor de riesgo "clientes", criterio "actividad económica".

7. Capacitación y Evaluación

7.1. El Oficial de Cumplimiento diseñará, programas y coordinará planes de capacitación sobre prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos para todos los personal y especialmente dirigidos a las áreas y funcionarios de la entidad relacionados con el cumplimiento de los procesos de prevención.

7.2. El área de Recursos Humanos realizará la coordinación y supervisión del cumplimiento por parte de toda la organización del programa de capacitación

7.3. Los programas tendrán las siguientes condiciones:

• Periodicidad anual;

• Los programas serán difundidos de manera presencial, por correo electrónico o escrito.

• Serán impartidos a todos los funcionarios de la compañía y durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios y de terceros relacionados con el negocio ,en caso de ser procedente su contratación;

• Serán constantemente revisados y actualizados;

• Las actualizaciones por nuevas leyes, resoluciones, regulaciones o políticas internas se deberán realizar en forma inmediata.

• Serán evaluados los resultados obtenidos para determinar la eficacia de dichos programas y el nivel de cumplimiento de los objetivos propuestos;

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• Los resultados de la capacitación serán esenciales para cualquier promoción, así como para las sanciones que correspondan; y

• Cada programa especificará el alcance de estos programas, los medios que se emplearán para ejecutarlos y los procedimientos que se utilizará para evaluarlos.

8. Conservación de Documentos

8.1. La compañía mantendrá los registros de la información general del cliente durante los diez años posteriores a la fecha de finalización de la última transacción o relación contractual.

8.2. La información sobre los reportes que se remitan a la Unidad de Análisis Financiero -UAF- se archivará, así como los respectivos respaldos documentados y la identificación del (los) responsable(s) de efectuar el análisis de los soportes utilizados, mantendrá la compañía por seis años, contados desde el término del ejercicio fiscal durante el cual se realizó el reporte, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley General de Seguros y las disposiciones constantes en la Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros y de la Junta Bancaria.

8.3. Los documentos que sirvieron para análisis y justificación de los casos de inusualidades deberán archivarse en la carpeta del cliente;

8.4. Los informes de operaciones inusuales y actas de las sesiones del Comité de Cumplimiento estarán bajo la custodia del Secretario de dicho Comité;

8.5. Toda la información contará con requisitos de seguridad, con niveles de autorización de accesos, con criterios y procesos de manejo, salvaguarda y conservación, a fin de asegurar su integridad, confidencialidad y disponibilidad.

9. Reserva y Confidencialidad

9.1. Los funcionarios que tengan conocimiento de los reportes e informes de operaciones inusuales no justificadas suscribirán un registro en el que constará el compromiso de confidencialidad y responsabilidad.

9.2. Para no interferir en las investigaciones y por compromiso ético de la compañía, no se deberá informar a los clientes sobre los reportes de inusualidad que se califiquen de injustificados o que se remitan a las autoridades;

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9.3. Cualquier incumplimiento al principio de confidencialidad será considerado como “falta grave” sin perjuicio de las acciones legales a que dieren lugar.

10. Sanciones

La compañía impondrá sanciones a cualquiera de sus funcionarios por la inobservancia a las leyes, reglamentos, resoluciones y manual interno relativos a prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

10.1. Al Oficial de Cumplimiento

10.1.1. El Oficial de Cumplimiento de MAPFRE Atlas Compañía de Seguros S.A., está sujeto a las siguientes sanciones por parte de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros:

SANCIÓN MOTIVO

Observación escrita 1 negligencia leve

Sanción pecuniaria

2 negligencias leves en 12 meses

1 negligencia media grave

Incumplimiento injustificado en la entrega de la información a la SCV

Suspensión temporal

2 negligencias medias graves en 12 meses

Cuando hubieran sido llamadas a juicio por infracciones a la Ley mientras dure el proceso y hasta que se dicte sentencia

Descalificación

1 negligencia grave

Proporcione información adulterada o falsa

3 negligencias medias graves en 12 meses

Falten a cualquiera de los requisitos para los cuales se calificaron

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10.1.2. Se entenderá como negligencia la omisión en el cumplimiento de las obligaciones constantes en las disposiciones legales y normativas, graduando su gravedad en función del impacto que dicha falla ocasione en la exposición de la entidad al riesgo de lavado de activos.

10.1.3. La descalificación será resuelta mediante resolución y determinará que el sancionado no pueda ejercer ninguna función en las unidades de cumplimiento de las entidades que conforman los sistemas controlados por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

10.1.4. No obstante las sanciones previstas por el organismo de control, el Directorio de la compañía podrá aplicar cualquiera de las sanciones señaladas, en función de la reglamentación interna y de las sanciones contempladas para el personal en este manual.

10.2. Al Personal

10.2.1. El personal de MAPFRE Atlas Compañía de Seguros S.A., está sujeto a las siguientes sanciones:

SANCIÓN MOTIVO

Observación escrita

Negligencia en el desempeño de sus funciones;

Incumplimiento injustificado o falta de entrega oportuna en de la información requerida por el Oficial de Cumplimiento.

Sanción pecuniaria

Reiterada negligencia en el desempeño de sus funciones. Se considerará reiterada negligencia, cuando haya sido amonestada por escrito o sancionada pecuniariamente por dos o más ocasiones;

Reiterado incumplimiento injustificado o falta de entrega oportuna de la información requerida por el Oficial de Cumplimiento.

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Remoción

Ha proporcionado información adulterada o falsa al Oficial de Cumplimiento;

Haya sido sancionado pecuniariamente por tres ocasiones;

Ser reportado a la Unidad de Análisis Financiero - UAF, a través del reporte de operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas.

10.2.2. Una posible sanción o amonestación a algún colaborador, por incumplimiento de las normas indicadas en la Ley y en este manual, constará dentro del orden del día a tratar y resolver por el Comité de Cumplimiento, organismo colegiado que deberá pronunciarse

10.3. A la Compañía

10.3.1. MAPFRE Atlas Compañía de Seguros S.A., si no presentara los reportes a la Unidad de Análisis Financiero- UAF dentro de los quince (15) días posteriores al cierre del ejercicio mensual será sancionado, si el retraso es de uno (1) a cinco (5) días, la sanción a imponerse será entre $ 5.000,00 a $ 12.500,00

10.3.2. De acuerdo al artículo# 3 de la Ley de Prevención, Detención y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo serán sancionadas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros con multa de cinco mil a veinte mil dólares de los Estados Unidos de América, y que la reincidencia dará lugar a la suspensión temporal del permiso de operar.

10.3.3. Si el retraso es de seis (6) a quince (15) días la sanción será de $ 12.501.00 A $ 19.999.00 10.3.4. Si la información no ha sido entregada por un período mayor contemplado en los

numerales anteriores dará lugar a la imposición de una multa de $ 20.000.00 independiente de la participación en la transaccionalidad del sistema controlado al que pertenece.

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La Compañía en caso que incurra en la reincidencia de cualquiera de estas sanciones se aplicará las disposiciones legales de acuerdo a la Resolución de la JB-2014-2961

11. Consideraciones Generales

11.1. El presente manual de Prevención de Lavado de Activos, una vez aprobado por el Directorio de MAPFRE Atlas Compañía de Seguros S.A., será distribuido entre los funcionarios involucrado en los procedimientos descritos en esta herramienta, debiéndose dejar constancia de su reserva y confidencialidad y de la responsabilidad por la difusión o entrega a personas no autorizadas.

11.2. Los formularios y anexos a los que se hace relación el presente manual, serán elaborados por el Oficial de Cumplimiento y aprobados y reformados por el Comité de Cumplimiento, siempre en acatamiento a los términos generales expuestos en las disposiciones legales y normativas y en este manual.

11.3. El presente manual rige a partir de su aprobación por parte del Directorio, salvo en aquellos procesos en que la normativa y el organismo de control haya señalado fechas específicas para su implementación, en cuyo caso seguirá vigente el manual aprobado con anterioridad al presente.

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12. Glosario

A

Actividades de alto riesgo.- Aquellas que por sus características particulares representan un mayor riesgo para las personas naturales y jurídicas que integran el sistema de seguro privado de ser utilizadas en el cometimiento de los delitos de lavado de activos y financiamiento de delitos;

Alta gerencia.- Nivel jerárquico dentro de la organización que cuenta con autonomía para tomar decisiones. La integran los presidentes y vicepresidentes ejecutivos, gerentes generales, vicepresidentes o gerentes departamentales y otros profesionales responsables de ejecutar las decisiones del directorio, de acuerdo con las funciones asignadas y la estructura organizacional definida en cada institución;

Apoderado.- Persona legalmente facultada para actuar a nombre de otra en los ámbitos que se acuerden por ambas partes por medio de un contrato de representación o mandato. Las actuaciones del apoderado se consideran responsabilidad del titular o poderdante, salvo que el mandatario exceda las atribuciones del contrato de representación;

Asegurado.- El cliente, persona natural o jurídica de las empresas de seguros y compañías de reaseguro interesada en la transferencia de los riesgos;

Asesores productores de seguros.- Aquellas personas naturales o jurídicas que tienen la obligación de asesorar a los clientes, previa la contratación de un seguro, durante la vigencia del contrato o para la tramitación del reclamo. Éstos se dividen en:

Agentes de seguros.- Personas naturales autorizadas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, que a nombre de una empresa de seguros se dedican a gestionar y obtener contratos de seguros, que se rijan por el contrato de trabajo suscrito entre las partes y no podrán prestar tales servicios en más de una entidad aseguradora por clase de seguros; y, los agentes de seguros, personas naturales que a nombre de una o varias empresas de seguros se dedican a obtener contratos de seguros, que se rijan por el contrato mercantil de agenciamiento suscrito entre las partes; y,

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Agencias asesoras productoras de seguros.- Personas jurídicas autorizadas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, con organización y cuya única actividad es la de gestionar y obtener contratos de seguros para una o varias empresas de seguros o de medicina prepagada autorizada a operar en el país;

Ajustadores de siniestros.- Personas naturales o jurídicas autorizadas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, cuya actividad profesional es la de examinar las causas de los siniestros y valorar la cuantía de las pérdidas en forma equitativa y justa, de acuerdo con las cláusulas de la respectiva póliza. El ajustador tendrá derecho a solicitar al asegurado la presentación de libros y documentos que estime necesarios para el ejercicio de su actividad;

B

Beneficiario.- Persona natural o jurídica, que ha de percibir en caso de siniestro el producto de la póliza del seguro contratado, pudiendo ser el propio contratante o un tercero;

Beneficiario final.- Se refiere a las personas naturales que son las propietarias finales del producto de la póliza contratada o tienen el control final de un cliente y/o de la persona en cuyo nombre se realiza la operación. Comprende a aquellas personas que ejercen el control efectivo sobre una persona jurídica o acuerdo legal;

C

Categoría.- Nivel en el que la empresa de seguros o compañía de reaseguro ubica a un cliente por el riesgo que éste representa;

Cliente.- Persona natural o jurídica con la que una empresa de seguros o compañía de reaseguro establece, de manera ocasional o permanente, una relación contractual de carácter financiero, económico o comercial; entre ellos el asegurado, el contratante o solicitante de seguro, beneficiario y apoderado;

Cliente ocasional.- Persona natural o jurídica que desarrolla una vez o eventualmente negocios con las empresas de seguros y compañías de reaseguro;

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Cliente permanente.- Persona natural o jurídica que, al amparo de un contrato, mantiene una relación comercial habitual con las empresas de seguros y compañías de reaseguro;

Cliente potencial.- Es la persona natural o jurídica que ha consultado por los servicios o productos de las empresas de seguros y compañías de reaseguro, y que pueda estar interesado en acceder a un producto o servicio diferente o nuevo;

Código de Ética: Documento aprobado por el Directorio que consagra los valores institucionales y principios fundamentales que guiarán la conducta y práctica profesional esperada de los directores, colaboradores y clientes, anteponiéndose frente a cualquier probabilidad de negocios, por lo tanto, su cumplimiento es de carácter general y obligatorio.

Colaboradores cercanos.- Incluye a aquellas personas que se benefician del hecho de ser cercanos a la persona políticamente expuesta, tales como, sus colaboradores de trabajo, asesores, consultores y socios personales;

Compañía de reaseguros.- Las compañías anónimas autorizadas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, constituidas en el territorio nacional, y las sucursales de empresas extranjeras establecidas en el país, de conformidad con la ley; y, los reaseguradores extranjeros que mantengan su registro vigente en la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros; y, cuyo objeto es el otorgar coberturas a una o más empresas de seguros por los riesgos que éstas hayan asumido, así como el realizar operaciones de retrocesión;

Confidencialidad: Mantener los hechos, datos e información de la compañía en estricta reserva, esto es, sin darla a conocer al público o personas no autorizadas.

Contratante de reaseguros.- Persona jurídica que suscribe con una entidad reaseguradora un contrato de reaseguros;

Contratante de seguros.- Persona natural o jurídica que suscribe con una entidad aseguradora una póliza o contrato de seguros;

Controles Internos: Políticas y procedimientos vigentes dentro de la compañía, diseñados para detectar actividades inusuales e injustificadas.

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Criterios de riesgo.-Son los elementos sustentados que bajo cada factor de riesgo previamente definido, permiten evaluar dicho factor;

D

Debida diligencia.- Es el conjunto de políticas, procesos y procedimientos que aplica la entidad, a sus accionistas, clientes, empleados, prestadores de servicios de seguros, y mercado, para prevenir que se la utilice como un medio para el cometimiento de lavado de activos y financiamiento de delitos;

Debida diligencia mejorada, reforzada o ampliada.- Es el conjunto de políticas, procesos y procedimientos diferenciados, más exigentes, exhaustivos y razonablemente diseñados en función de los resultados de la identificación, evaluación y diagnóstico de los riesgos, que aplica la entidad para prevenir el cometimiento del lavado de activos y el financiamiento de delitos;

Debida diligencia simplificada.- Es el conjunto de políticas, procesos y procedimientos, que bajo la responsabilidad de la entidad, conforme su perfil de riesgo, aplica con menor intensidad a sus clientes para prevenir que se la utilice como un medio para el cometimiento del delito de lavado de activos y financiamiento de delitos;

E

Elementos de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos.- Son las políticas, procesos, procedimientos, documentados formalmente, estructura organizacional, el sistema de control interno, infraestructura tecnológica, capacitación y formación del personal y divulgación de normas y principios orientados a prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos;

Empresas de seguros.- Son las compañías anónimas autorizadas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, constituidas en el territorio nacional y las sucursales de empresas extranjeras establecidas en el país, cuyo objeto exclusivo es el negocio de asumir directa o indirectamente, o aceptar y ceder riesgos en base a primas;

Empresas pantalla.- Es la compañía que no tienen una presencia física en el país donde fueron legalmente constituida y autorizada para funcionar, ni en ningún otro país;

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Etapas de prevención de lavado de activos.- Se refiere a la identificación, medición, control y monitoreo del riesgo de lavado de activos y financiamiento de delitos;

F

Factores de riesgo.- Son parámetros que permiten evaluar las circunstancias y características particulares de clientes, productos y servicios, canal y situación geográfica, con la finalidad de determinar la probabilidad de ocurrencia e impacto de una operación inusual;

Financiamiento de delitos.- Actividad por la cual cualquier persona deliberadamente provea o recolecte fondos o recursos por el medio que fuere, directa o indirectamente, con la intención ilícita de que sean utilizados o a sabiendas que serán utilizados, en todo o en parte para cometer un acto o actos delictivos;

Financiamiento del terrorismo.- Actividad por la cual cualquier persona deliberadamente provea o recolecte fondos o recursos por el medio que fuere, directa o indirectamente, con la intención ilícita de que sean utilizados o a sabiendas que serán utilizados, en todo o en parte para cometer un acto o actos de terrorismo, por una organización terrorista o por un terrorista;

G

GAFI.- Grupo de Acción Financiera, es una organización intergubernamental con sede en París, formada en 1989 por el Grupo de los 7 países industrializados con el propósito de elaborar y promover políticas para combatir el blanqueo de capitales, Su mayor aporte son las 40 Recomendaciones para prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

I

Inspectores de riesgos.- Personas naturales o jurídicas autorizadas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, cuya actividad es la de examinar y calificar los riesgos en forma previa a la contratación del seguro y durante la vigencia del contrato;

Interés asegurable.- Requisito que debe concurrir en quien desee la cobertura de determinado riesgo, reflejado en su deseo de que el siniestro no se produzca, ya que a consecuencia de él se originaría un perjuicio para su patrimonio;

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Intermediarios de reaseguros.- Son las personas jurídicas autorizadas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, cuya única actividad es la de gestionar y colocar reaseguros y retrocesiones para una o varias empresas de seguros o compañías de reaseguros;

J

Jurisdicciones.- Término para denominar a un territorio nacional o país.

L

Lavado de activos.- Es el mecanismo a través del cual se oculta o disimula la naturaleza o el verdadero origen, ubicación, propiedad o control de dineros provenientes de actividades ilegales, tanto en moneda nacional como extranjera, para introducirlos como legítimos dentro del sistema económico de un país;

M

Mercado.- Es el conjunto de personas y organizaciones que participan de alguna forma en la compra y venta de los bienes y servicios o en la utilización de los mismos. Para definir el mercado en el sentido más específico, hay que relacionarle con otras variables, como el producto o una zona determinada;

Método de reconocido valor técnico.- Es una sucesión de pasos documentados, ligados entre sí por un propósito verificable, comprobable, operativo y fidedigno, que en función de sus clientes, productos y servicios, canal, ubicación geográfica, entre otros, las empresas de seguros y compañías de reaseguros deben usar para segmentar la información del cliente, establecer perfiles operacionales, de comportamiento y de riesgo, aplicar procesos de monitoreo y reportar inusualidades;

Modalidades de contratación de reaseguro.- Forma de colocación del reaseguro, excluyéndose la colocación de los reaseguros facultativos;

Monitoreo: proceso de prevención del lavado de activos y del financiamiento de delitos en el que la actividad del cliente es revisada para verificar si se producen desviaciones inusuales e injustificados,

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que no guardan relación con los perfiles operativos y de comportamiento levantados, es decir frente a la capacidad patrimonial y económica del cliente;

O

Ocupación.- Es la actividad económica o labor que habitualmente desempeña el cliente, tanto al inicio como durante el transcurso de la relación comercial;

Oficial de cumplimiento.- Es el funcionario que forma parte de la alta gerencia, calificado por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, responsable de verificar la aplicación de la normativa inherente a la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, ejecutar el programa de cumplimiento tendiente a velar por la observancia e implementación de los procedimientos y controles y buenas prácticas necesarios para la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos;

Operación inusual e injustificada.- Movimientos económicos realizados por personas naturales o jurídicas, que no guarden correspondencia con el perfil operativo y de comportamiento establecido por la entidad sobre el cliente y que no puedan ser sustentados; o, cuando aún siendo concordantes con el giro y perfil del cliente parezcan desmedidos o inusuales, por su monto, frecuencia o destinatarios;

Organizaciones o empresas de alto riesgo.- Aquellas personas jurídicas que por su ubicación geográfica, su nicho de mercado, por el perfil de sus accionistas y demás características particulares, representan un mayor riesgo para las personas naturales y jurídicas que integran el sistema de seguro privado de ser utilizadas en el cometimiento de los delitos de lavado de activos y el financiamiento de delitos;

P

Paraísos fiscales.- Son aquellos territorios o estados que se caracterizan por tener legislaciones impositivas y de control laxas, y que han sido clasificados como tales por el Servicio de Rentas Internas;