FORMULACIÓN DE ACCIONES DE MEJORA PARA EL PROCESO DE ASIGNACION DE AULAS Y EL ACCESO A LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO A TRAVÉS DE CÓDIGOS QR EN LAS SALAS DEL BLOQUE 15 DE LA UNIVERSIDAD
COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE BOGOTÁ BASADOS EN ITIL 4.
PRESENTADO POR:
DAVID FELIPE GONZALEZ DIAZ ALEJANDRO ROMERO LIBERATO JOSE BERNARDO GOMEZ CASTRO
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍA
PROGRAMA INGENIERÍA DE SISTEMAS SECCIONAL BOGOTÁ
2021
FORMULACIÓN DE ACCIONES DE MEJORA PARA EL PROCESO DE ASIGNACION DE AULAS Y EL ACCESO A LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO A TRAVÉS DE CÓDIGOS QR EN LAS SALAS DEL BLOQUE 15 DE LA UNIVERSIDAD
COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE BOGOTÁ BASADOS EN ITIL 4.
PRESENTADO POR:
DAVID FELIPE GONZALEZ DIAZ ALEJANDRO ROMERO LIBERATO JOSE BERNARDO GOMEZ CASTRO
Modalidad de grado Seminario de perfeccionamiento Requisito Parcial para obtener el título de Ingeniero de Sistemas
Director
ING. YOVANNY LAUREANO VELA SAENZ
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍA
PROGRAMA INGENIERÍA DE SISTEMAS SECCIONAL BOGOTÁ
2021
NOTA DE ACEPTACIÓN
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PRIMER JURADO
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SEGUNDO JURADO
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OBSERVACIONES __________________________________________________
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Bogotá, Julio de 2021
AGRADECIMIENTOS
Agradecemos a la universidad cooperativa de Colombia en su programa de ingeniería de sistemas por brindarnos la oportunidad de mejorar en el proceso de desarrollo e innovación como profesional, a los docentes del programa por el grado de conocimiento brindado para el desarrollo social y universitario.
CONTENIDO
1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.2. OBJETIVOS DEL PROBLEMA
1.2.1. Objetivo General 1.2.2. Objetivos específicos
2. MARCOS DE REFERENCIA 2.1 MARCO TEÓRICO
2.1.1 Etapas de ITIL 2.1.2 Código QR
2.1.3 Los códigos de Barras
2.1.4. Segunda dimensión (Códigos Bidimensionales) 2.2. MARCO INSTITUCIONAL
2.2.1 Plataforma estratégica de la Universidad Cooperativa de Colombia 2.2.1.1 Historia
2.2.1.2 Estructura Organizacional
2.2.2 Política y principios de la Universidad Cooperativa de Colombia 2.2.2.1 Misión y Visión
2.2.2.2 Principios y Valores
2.2.3 Líneas de Servicios o productos de la Universidad Cooperativa de Colombia
2.2.3.1. Oferta de Programas 2.2.3.2. Formación Continua
3. METODOLOGÍA 3.1. Población
3.2 Técnicas para la recolección y análisis de la información
3.3 Técnicas, herramientas y métodos para el diseño e implementación de los sistemas de gestión tecnológica.
4. DIAGNÓSTICO DE LAS CONDICIONES ACTUALES
4.1. ESTADO DE LAS CONDICIONES ACTUALES (Análisis de los procesos de auditoria de los sistemas)
4.2. DETERMINACIÓN DE FACTORES CRÍTICOS (aplicación de las herramientas)
4.3. IDENTIFICACIÓN DE HALLAZGOS SIGNIFICATIVOS
5. FORMULACIÓN DE ACCIONES DE MEJORA PARA EL PROCESO DE ASIGNACION DE AULAS Y EL ACCESO A LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO A
TRAVÉS DE CÓDIGOS QR EN LAS SALAS DEL BLOQUE 15 DE LA UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE BOGOTÁ BASADOS EN ITIL 4
(Presentación de la Propuesta de ingeniería) 5.1. Estrategia del servicio
5.2. Diseño del servicio 5.3. Transición del servicio 5.4. Operación del servicio 5.5. Mejora continua del servicio
6. CONCLUSIONES
7. RECOMENDACIONES
8. BIBLIOGRAFÍA
TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1 Ciclo de la vida del servicio, Publicada el 10 de octubre del 2019 por EL BLOG DE OSCAR A.
CORBELLI en el sitio web http://zonabusit.blogspot.com/2019/10/itil-4-vs-itil-v3-cuales-son-las-7.html
Ilustración 2 Sistema de Gestión de Servicios, Publicada en 2007 por La UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL en el sitio web https://slideplayer.es/slide/1106177/
Ilustración 3Codigo QR, Publicado el 2020 por Unitag en el sitio web https://www.unitag.io/es/qrcode/book
Ilustración 4- Logo UCC, Publicada el 2018 por La Universidad Cooperativa De Colombia en el sitio web https://www.ucc.edu.co/Paginas/inicio.aspx
Ilustración 5; Archivo Excel Enviado Por Planeación; Proporcionado Por Coordinadora. Ambientes Prácticos De Aprendizaje APA, Silvia Sofia Ballesteros
Ilustración 6; Formato Físico De Separación De Salas; Proporcionado por Coordinadora. Ambientes Prácticos De Aprendizaje APA, Silvia Sofia Ballesteros
Ilustración 7; Formato Control De Clases Jornada Diurna; Proporcionado por Coordinadora. Ambientes Prácticos De Aprendizaje APA, Silvia Sofia Ballesteros
Ilustración 8; Formato Control De Clases Jornada Nocturna; Proporcionado por Coordinadora.
Ambientes Prácticos De Aprendizaje APA, Silvia Sofia Ballesteros
Ilustración 9; Estadísticas De Ocupación De Salas Y Porcentaje Por Docente; Proporcionado por Coordinadora. Ambientes Prácticos De Aprendizaje APA, Silvia Sofia Ballesteros
Ilustración 10; Sistema de Gestión de Servicios; Publicado en el sitio web http://www.normas- iso.com/iso-2000
Ilustración 11; Ciclo de Deming; Publicado en el sitio web https://metodoss.com/metodologia-pdca- ciclo-shewhart-deming/
1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
En la universidad cooperativa de Colombia sede Bogotá, en las salas de cómputo pertenecientes al bloque 15 de la sede calle 39, se ha identificado la necesidad imperativa de mejorar sustancialmente el sistema de agendamiento de dichas salas, teniendo en cuenta los inconvenientes que se presentan actualmente en cuanto a la falta de disponibilidad, cruce de horarios de asignaturas diferentes en una misma sala y manejo discrecional de asignación por parte de los monitores, no existe control directo, se carece de un sistema adecuado de información de ocupación, estadísticas de uso y no existe control de gestión automatizado sobre la utilización de los equipos de cómputo que se encuentran allí.
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Se requiere una mejora sustancial en el sistema de agendamiento de las salas de cómputo que permita priorizar los tipos de sala, gestionando adecuadamente la ocupación con el fin de determinar la disponibilidad una vez realizada la asignación, para permitir de esta manera mediante la divulgación oportuna a través de los dispositivos determinados para ello, la interacción con la comunidad educativa que requiere hacer uso de estos espacios, permitiéndole así hacer uso de las franjas determinadas como disponibles.
Al manejarse un asignación ordenada y asertiva de las salas de cómputo se evitará el cruce de horarios, indisponibilidad aparente y manejos discrecionales por parte de los encargados del proceso actual, además de contar con un proceso estadístico que permitirá conocer datos exactos de uso de cada una de las salas, como tiempo de uso, frecuencia, personal que ingresa, perfiles, privilegios, etc.
1.2. OBJETIVOS DEL PROBLEMA
1.2.1 Objetivo General
Formular acciones de mejora para el proceso de asignación de aulas y el acceso a los equipos de cómputo a través de códigos QR en las salas del bloque 15 de la
universidad cooperativa de Colombia sede Bogotá basados en ITIL 4.
1.2.2 Objetivos Específicos
✓ Establecer un sistema de agendamiento automatizado de salas que permita priorizar los 3 tipos de aula identificados (Aula por planeación, Aula por docente, Aula por estudiante), con el fin de organizar la ocupación de las mismas permitiendo determinar en tiempo real la disponibilidad y horario facilitando el uso inmediato por parte de la comunidad educativa debidamente identificada.
✓ Diseñar una base datos con el fin de recaudar la información necesaria para obtener parámetros de ingreso y utilización de los equipos de cómputo por los docentes y los estudiantes, para tener un control de asistencia a las diferentes salas del bloque 15.
✓ Establecer un sistema de divulgación de la disponibilidad de cada una de las salas en tiempo real, a través de monitores que permitan visualizar la información e interactuar directamente con la comunidad educativa.
✓ Establecer un sistema que permita mediante el ingreso al portal de la Universidad Cooperativa de Colombia gestionar cancelaciones de ocupación ya programada, debido a inconvenientes o contratiempos presentados, haciendo uso de dispositivos móviles y equipos de cómputo.
2. MARCOS DE REFERENCIA
2.1 MARCO TEORICO
Las buenas prácticas de ITIL están orientadas hacia la gestión de los servicios de TI. ITIL da recomendaciones para la provisión de los servicios de TI, este se basa de un ciclo de vida del servicio y este consiste en cinco diferentes etapas (estrategia del servicio, diseño del servicio, transición del servicio, operación del servicio y mejora continua del servicio).
Básicamente ITIL se encarga de alinear los servicios de TI con las necesidades que tiene el negocio, se encarga de mejorar los procesos para que estos estén alineados de manera inteligente con los procesos de gestión de servicios de TI
2.1.1 Etapas de ITIL:
Ilustración 1 Ciclo de la vida del servicio, Publicada el 10 de octubre del 2019 por EL BLOG DE OSCAR A. CORBELLI en el sitio web http://zonabusit.blogspot.com/2019/10/itil-4-vs-itil-v3-cuales-son-las-7.html
Estrategia del servicio:
Alineamiento de los servicios de TI con los objetivos del negocio, que ayuda a lograr los objetivos del negocio
✓ Generación de la estrategia
✓ Gestión financiera
✓ Gestión Portafolio de servicios
✓ Gestión de la demanda (AXELOS, 2019)
Diseño del servicio:
Diseño de los diferentes servicios teniendo en cuenta tanto los objetivos de utilidad y garantía (aseguramiento de logros de objetivos como uso de estos)
✓ Gestión de catálogo de servicios
✓ Gestión del nivel de servicio
✓ Gestión de la capacidad
✓ Gestión de la disponibilidad
✓ Gestión de la continuidad del servicio de TI (AXELOS, 2019)
Transición del servicio:
Aseguramiento de los servicios de TI para que estos cumplan su objetivo y suplan la necesidad del negocio.
✓ Planificación y apoyo de transición
✓ Gestión del cambio
✓ Servicio activo y configuración
✓ Entrega y despliegue
✓ Validación del servicio y pruebas
✓ Evaluación
✓ La gestión del conocimiento (AXELOS, 2019)
Operación del servicio:
Aseguramiento de los servicios para que estos logren su objetivo sobre las necesidades del negocio y que estos puedan ser operados de forma confiable y segura.
✓ Gestión de eventos
✓ Gestión de incidentes
✓ Solicitud de cumplimiento
✓ Gestión de problemas
✓ Gestión de acceso (AXELOS, 2019)
Mejora continua del servicio:
Evaluar los servicios de TI para mejorar calidad, eficiencia y efectividad.
✓ Proceso de mejora
✓ Medición de servicio
✓ Servicio de Informes
Ilustración 2 Sistema de Gestión de Servicios, Publicada en 2007 por La UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL en el sitio web https://slideplayer.es/slide/1106177/
Implementación de ITIL.
✓ Identificación de los procesos actuales:
Documentación de los procesos actuales.
✓ Análisis de brecha:
Analizar la situación actual del negocio para identificar que es necesario para cumplir con los estándares de ITIL.
✓ Mapa de ruta:
Planificación de prioridades y medición del progreso sobre la implementación de ITIL.
✓ Implementación de un plan:
Realizar las acciones necesarias para cumplir los objetivos trazados en el mapa de ruta.
✓ Revisión de la implementación:
Dar seguimiento si se cumplieron los objetivos planificados. (AXELOS, 2019)
2.1.2 Código QR
Un código QR es un código de barras bidimensional cuadrada que puede almacenar los datos codificados.
Hoy en día, los códigos QR se pueden ver en folletos, carteles, revistas, etc. Usted puede detectar fácilmente estos códigos de barras de dos dimensiones a tu alrededor. Los códigos QR permiten interactuar con el mundo a través de su smartphone.
Específicamente, un QR Code extiende los datos a disposición de cualquier objeto físico y crean una medida digital para las operaciones de marketing. Esta tecnología permite y acelera el uso de servicios web para móviles: se trata de una herramienta digital muy creativa.
Ilustración 3Codigo QR, Publicado el 2020 por Unitag en el sitio web https://www.unitag.io/es/qrcode/book
Historia del Código QR
En 1994, Denso Wave (subsidiaria japonesa en el Grupo Toyota) anunció el lanzamiento de su código QR. El QR que es el acrónimo de Quick Response o Respuesta Rápida, expresa una de las características esenciales del diseño como es la necesidad de una lectura de alta velocidad. Cuando se anunció, sin embargo, incluso Hara, uno de los desarrolladores del código, no pudo saber si realmente sería aceptado el código bidimensional como sustituto de los códigos de barras. (Lozano, 2013)
Como resultado de las gestiones, el código QR fue adoptado por la industria automotriz
japonesa para su uso en la Kanbanâ (una herramienta de comunicaciones electrónicas usada en los sistemas de control de la producción) lo cual contribuyó a hacer un trabajo más eficiente en una amplia gama de tareas de fabricación desde el envío de mercancías en origen hasta el control de las transacciones económicas.
El código QR se convirtió en un medio indispensable para almacenar una gran cantidad de información sobre estos procesos.
Código QR es el más famoso de código de barras 2D en el mundo. Se ha ganado su éxito en Japón desde la década de 2000, donde ahora es un estándar. En 2011, un promedio de 5 códigos QR fueron escaneados diariamente por cada japonés - más que el número promedio de SMS enviados.
En 2010 Códigos QR comenzaron a expandirse en los EE.UU. y luego en Europa, donde pueden verse notablemente en los anuncios.
2.1.3 Los códigos de Barras
Simbología de los códigos de Barras
Los códigos de barras utilizan unos símbolos considerados el lenguaje de la tecnología.
Los símbolos son empleados para codificar la información en la estructura de barras y espacios del símbolo de código de barras.
Principales características de Simbología de los códigos de Barras
Características Símbolos del Código de Barras
Característica Descripción
Numéricas o alfanuméricas
Sus caracteres pueden ser numéricos o alfanuméricos.
De longitud fija o de longitud variable
Está conformado por una cantidad fija o variable de caracteres.
Discretas o continuas
Continuas los caracteres comienzan con un espacio.
Discretas los caracteres comienzan y terminan con barras y el espacio entre caracteres es ignorado y generalmente de poca anchura.
Característica Descripción
Auto verificación
Utiliza caracteres al comienzo y final para garantizar la ausencia de errores.
Densidad
Es la anchura del elemento (barra o espacio) más angosto dentro del símbolo de código de barras.
Está dado en milésimas de pulgada. Un código de barras no se mide por su longitud física sino por su densidad.
WNR: (Wide to Narrow Ratio)
Corresponde al grosor del elemento más angosto contra el más ancho. Usualmente es 1:3 o 1:2.
Quiet Zone: (Zona de Seguridad o área muerta o área de vacío)
Es el área blanca al principio y al final de un símbolo de código de barras. Esta área es necesaria para una lectura conveniente del símbolo.
2.1.4. Segunda dimensión (Códigos Bidimensionales)
La ventaja de utilizar códigos de 2 dimensiones es que pueden almacenar una gran cantidad de información para ser leída de manera rápida y confiable, sin necesidad de acceder a una base de datos en donde se almacene la información (el caso de los códigos de 1 dimensión) e inclusive esta información físicamente puede ser contenida en un espacio aún menor a un código de 1 dimensión.
La estructura 2D son resistentes al maltrato y deterioro. Se pueden construir con muchos grados de redundancia, duplicando así la información en su totalidad o sólo los datos vitales. La redundancia aumenta las dimensiones del símbolo, pero la seguridad del contenido se incrementa notablemente. (Lozano, 2013)
Escanear un Código QR
En primer lugar, el código QR corrige las principales falencias que presenta el de barras, su limitado espacio para contener una secuencia de números y su incapacidad para corregir errores. Al crear el código QR, los japoneses incorporan un sistema de corrección de errores y multiplican la cantidad de información a contener permitiendo ingresar dígitos, textos, imágenes y archivos, pero tal vez lo más revolucionario fue la posibilidad de descifrar este tipo de códigos con la cámara de un teléfono celular.
Lectura de Código QR
Los códigos QR son leídos por las llamadas "aplicaciones de lectura", que básicamente son los escáneres de códigos de barras. Hay docenas de ellos que se pueden descargar en el teléfono inteligente a través de sus tiendas.
Tipos de Código QR
Los códigos QR pueden desencadenar varias acciones en el smartphone en el que se leen. Dirección de un usuario a un sitio web no es la única acción posible y algunos de ellos son la pena conocer (cómo guardar una tarjeta de visita o la conexión a redes inalámbricas).
✓ Sitio Web: Mediante la exploración de este tipo de códigos QR, los usuarios serán dirigidos a una página web y descubrirán el contenido disponible. Este es el tipo más común de código QR.
✓ Tarjeta Comercial: Con estos códigos QR tarjeta de visita, una tarjeta de contacto con los detalles que ha entrado no se almacenará automáticamente en la lista de contactos del smartphone. Usted puede introducir sus nombres, dirección, número de teléfono, correo electrónico, etc.
✓ Red Inalámbrica: Puede crear códigos QR que contienen las credenciales de red inalámbricas. Después de la exploración, los teléfonos inteligentes se conectarán de forma automática.
✓ Envío un SMS: Guarde el contenido y el número de teléfono del destinatario de un mensaje SMS. Después de la exploración, usted sólo tendrá que confirmar antes de enviarlo.
✓ Envío Correo electrónico: Esto funciona exactamente igual que el SMS de tipo Código QR. Sólo que esta vez, se introduce el contenido del correo electrónico, el tema y los destinatarios para habilitar el envío después de la digitalización.
✓ Llamar a un número telefónico: Escriba un número de teléfono cuando se crea el código QR. Al escanear, se propondrán a los usuarios llamar al número de teléfono.
✓ Añadir un evento al calendario: Después de escanear estos códigos QR, se le preguntará si desea guardar el evento en el calendario de su smartphone. Al añadir el evento a su calendario, se le recordará de la fecha correcta.
✓ Geolocalización: Al crear estos códigos QR, que introduzca las coordenadas de latitud y longitud de un lugar. Mediante la exploración de ellos, los usuarios serán capaces de encontrar la ubicación en su aplicación de geolocalización favorito.
✓ Texto sin Formato: Este es el tipo más simple Código QR. Un texto sin formato se codifica y se mostrará en la pantalla después de escanear. Puedes escribir lo que quieras.
✓ Dinámica Código QR: Este nuevo tipo de código QR está disponible con el plan de vivo Live. Ya que envía a los usuarios a una página web que es muy similar a la Tipo de sitio web o de visita, sino que ofrece nuevas características útiles.
(Lozano, 2013)
2.2. MARCO INSTITUCIONAL
2.2.1 Plataforma estratégica de la Universidad Cooperativa de Colombia 2.2.1.1 Historia
La trayectoria institucional de la UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA data desde el año 1958, cuando un grupo de cooperativistas, liderados por los hermanos Henry y Rymel Serrano Uribe junto con Carlos Uribe Garzón, deciden apostarle al fortalecimiento de la economía solidaria y en particular al cooperativismo, a partir de la formación de adultos dentro de esta doctrina. Para ello, fue creado el Instituto Moses Michael Coady, honrando el nombre del sacerdote cooperativista canadiense, pionero de la educación cooperativa en su país.
Más adelante, en 1961, el Instituto M. M. Coady se convierte en el Instituto de Economía Social y Cooperativismo – INDESCO, y posteriormente, la Superintendencia Nacional de Cooperativas, después DANCOOP, luego DANSOCIAL, y hoy Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, mediante Resolución 4156 de 1963, otorga Licencia de funcionamiento al “Instituto de Economía Social y Cooperativismo”.
Gracias a la labor en pro del desarrollo de las cooperativas durante la década de los 60, no sólo en la labor de formación sino de consultoría, la Superintendencia Nacional de Cooperativas, mediante Resolución 00559 de 1968, reconoce como Institución auxiliar del cooperativismo al “Instituto Universitario de Economía Social y Cooperativismo”- INDESCO, con domicilio en la ciudad de Bogotá.
La Superintendencia Nacional de Cooperativas, mediante la Resolución 0501 de 1974, reconoce la personería jurídica a la entidad denominada Universidad Cooperativa - INDESCO.
El Ministerio de Educación Nacional, con la Resolución 24195 de 1983, hace el reconocimiento institucional como Universidad a la Corporación Instituto Universitario de Economía Social y Cooperativismo “INDESCO”, con domicilio en la ciudad de Bogotá.
La Constitución de 1991 y la Ley 30 de 1992, por la cual se reforma la Educación Superior en el país, abrieron un espacio importante para las Instituciones de Economía Solidaria como alternativa de transformación social y democratización de la propiedad y la prestación de servicios.
La Universidad Cooperativa de Colombia, a partir de la década de los 90 consolidó las cinco seccionales: Bogotá como domicilio, Medellín, Barrancabermeja, Santa Marta y Bucaramanga. Con el concurso de las fuerzas vivas de las regiones, creó varias Sedes en el territorio nacional: en la costa Caribe: en Montería y Apartadó; en el centro del país:
en Pereira, Cartago, Espinal e Ibagué; en el oriente: en Arauca y Villavicencio; en el sur:
con las Sedes de Pasto, Popayán, Cali, Neiva y en la región pacífica con la sede en Quibdó.
El Ministerio de Educación Nacional, mediante la Resolución 1850 de 2002, reconoce a la Universidad Cooperativa de Colombia, su origen y naturaleza jurídica como de economía solidaria, de conformidad con el reconocimiento efectuado por DANCOOP mediante Resolución 0501 del 7 de mayo de 1974 y certificado por la Superintendencia de la Economía Solidaria el 22 de julio de 2002 mediante certificación No. 066.
La Universidad Cooperativa de Colombia avanza permanentemente hacia la excelencia y la acreditación institucional, fortaleciendo sus relaciones en el país y en el mundo, mejorando su infraestructura física y tecnológica, innovando en los procesos académicos y los programas, para responder a las necesidades de los territorios y sus comunidades.
Estamos comprometidos con la construcción de un mejor país para todos; somos “Una Universidad, todo un país”. (Colombia, 2018)
Ilustración 4- Logo UCC, Publicada el 2018 por La Universidad Cooperativa De Colombia en el sitio web https://www.ucc.edu.co/Paginas/inicio.aspx
2.2.1.2 Estructura Organizacional
Estructura Organizacional
El enfoque estratégico nos permite insertar la vida de la organización en el medio externo, la construcción participativa de una visión compartida y la acción concertada en un ambiente activo de aprendizaje institucional.
Este enfoque se concreta en planes de desarrollo que articulan políticas, estrategias, programas y proyectos para orientar la acción en el marco de la misión y la visión de la institución que la identifica y posiciona en el contexto educativo regional, nacional e internacional.
De esta manera, las estructuras académico-administrativas generan sistemas confiables de información que facilitan mecanismos de gestión para realizar procesos de planeación, administración acompañamiento, evaluación y mejoramiento continuo de los servicios ofrecidos a nuestros estudiantes, a los demás miembros de la comunidad universitaria y a la sociedad. (Colombia, UCC, 2018)
2.2.2 Política y principios de la Universidad Cooperativa de Colombia 2.2.2.1 Misión y Visión
Misión
Somos una Institución multicampus de propiedad social, educamos personas con las competencias para responder a las dinámicas del mundo, contribuimos a la construcción y difusión del conocimiento, apoyamos el desarrollo competitivo del país a través de sus organizaciones y buscamos el mejoramiento de la calidad de vida de las comunidades, influidos por la economía solidaria que nos dio origen.
Visión
Para 2025, la Universidad Cooperativa de Colombia será una institución sostenible que aprende continuamente para transformarse de acuerdo con las exigencias del contexto, reflejándose en:
Una educación y un aprendizaje a lo largo de la vida soportado en nuestro modelo educativo con una oferta educativa pertinente, en diferentes modalidades. Una gestión inclusiva que integre entornos individuales, físicos y digitales con nuevos desarrollos tecnológicos. Una cultura innovadora que responda a las demandas del contexto, a la generación de conocimiento colectivo y experiencias compartidas. (Colombia, UCC, 2018)
2.2.2.2 Principios y Valores
Se refieren a los aspectos que se convierten en el basamento para todas las acciones que adelanta la Universidad. Los principios son lo que no se negocia, lo que siempre está presente y frente a lo cual no se transige:
Principios
En primer lugar, es una Universidad que pertenece al sector solidario, lo cual significa una propiedad social y un sentido social de sus programas y proyectos dirigidos a una población que, por otros medios, no tiene acceso a la educación superior. Su finalidad es el desarrollo de potencialidades en las personas que se benefician de los servicios y de los sectores sociales que tienen necesidades que deben ser satisfechas a través de éstos.
En segundo lugar, es una Universidad que tiene entre sus objetivos propiciar la formación de profesionales con criterios políticos, con la convicción de que la política es la estrategia para canalizar la participación, es el recurso de expresión de necesidades y aspiraciones, un mecanismo para tomar decisiones colectivas, es, en suma, un camino para repensar y reestructurar la sociedad para el bien de todos.
En tercer lugar, es una Universidad abierta y flexible, siempre dispuesta a asimilar los cambios y a adaptarse a ellos de manera crítica, reflexiva y analítica. La Universidad Cooperativa de Colombia está lejos de unirse mecánicamente a las modas o a las vías inventadas por fuera e impuestas para que sean adoptadas.
En cuarto lugar, es una Universidad que mira hacia el futuro, lo que indica que sus servicios procuran anticiparse a los requerimientos de la sociedad mediante estrategias proyectivas.
En quinto lugar, es una Universidad a la vez nacional y regional, lo que la lleva a conciliar diferencias en las concepciones sobre lo que se debe hacer en este país, lo que se debe atender como prioridad y lo que debe ser adoptado como compromiso solidario. La Universidad Cooperativa de Colombia conjuga los ámbitos local, regional y nacional con las tendencias internacionales, particularmente derivadas de la globalización y los integra de manera creativa.
Finalmente, la Universidad cree y practica la Responsabilidad Social Universitaria, asumiendo un compromiso institucional con el cuidado y promoción de ambientes naturales y sociales sanos y justos, con un ejercicio profesional y académico ético y responsable con los otros presentes y futuros y con una convicción de que un mundo mejor e incluyente se construye con la participación de todos.
Valores
Los principios se van concretando en las acciones a partir de unos valores que son los que los hacen visibles. La Universidad Cooperativa de Colombia, en su propósito de contribuir especialmente con la formación de profesionales con criterios políticos, es decir, ciudadanos que piensen y actúen de manera autónoma sobre los asuntos públicos en procura del bienestar colectivo, se orienta por los siguientes valores:
✓ La Solidaridad, eje de los valores institucionales como fundamento de la formación de personas con responsabilidad social a partir del trabajo colectivo y la interdisciplinariedad.
✓ La Equidad, manifestada en primera instancia en el ofrecimiento de sus servicios sin distinciones de raza, credo o procedencia social como un aporte a la construcción de la democracia.
✓ El Respeto a la Diversidad, basado en la convicción de la diversidad del ser, como elemento potenciador del desarrollo. Valor básico al considerar las diferentes realidades y condiciones individuales de sus miembros y las formas de organización local, regional y nacional que caracterizan sus sedes. Su desarrollo implica, a la vez, la tolerancia y el pluralismo.
✓ La Libertad, como valor inherente a la humanidad para buscar la verdad sin restricciones, producir el conocimiento y el progreso de la sociedad. Implica la conciencia del sujeto sobre sus intereses, derechos, deberes y responsabilidades políticas con un alto sentido de responsabilidad colectiva. (Colombia, UCC, 2018)
2.2.3 Líneas de Servicios o productos de la Universidad Cooperativa de Colombia
2.2.3.1. Oferta de Programas
✓ Pregrados
o Administración de Empresas Ofrecido en 12 ciudades o Comercio Internacional Ofrecido en 3 ciudades
o Comunicación Social Ofrecido en 2 ciudades o Contaduría Pública Ofrecido en 14 ciudades o Derecho Ofrecido en 14 ciudades
o Diseño Crossmedia Ofrecido en 2 ciudades o Economía Ofrecido en 1 ciudad
o Enfermería Ofrecido en 4 ciudades
o Ingeniería Ambiental Ofrecido en 2 ciudades o Ingeniería Civil Ofrecido en 5 ciudades
o Ingeniería Electrónica Ofrecido en 2 ciudades o Ingeniería Industrial Ofrecido en 5 ciudades o Ingeniería Mecánica Ofrecido en 1 ciudad o Ingeniería de Sistemas Ofrecido en 8 ciudades o Ingeniería de Software Ofrecido en 3 ciudades
o Ingeniería de Telecomunicaciones Ofrecido en 1 ciudad
o Licenciatura en Educación Física, Recreación y Deportes Ofrecido en 1 ciudad
o Licenciatura en Matemáticas Ofrecido en 1 ciudad o Medicina Ofrecido en 4 ciudades
o Medicina Veterinaria y Zootecnia Ofrecido en 3 ciudades o Mercadeo Ofrecido en 1 ciudad
o Odontología Ofrecido en 4 ciudades o Psicología Ofrecido en 11 ciudades
o Tecnología en Control y Automatización Industrial Ofrecido en 1 ciudad o Tecnología en Desarrollo y Administración de aplicaciones Informáticas
Ofrecido en 1 ciudad
o Tecnología en Georreferenciación Topográfica Ofrecido en 1 ciudad (Colombia, UCC, 2018)
✓ Posgrados
o Especialización Epidemiología Ofrecido en 1 ciudad
o Especialización en Alta Gerencia y Economía Solidaria Ofrecido en 2 ciudades
o Especialización en Consultoría para la Comunicación Pública Ofrecido en 1 ciudad
o Especialización en Contratación Estatal Ofrecido en 2 ciudades
o Especialización en Derecho Administrativo Disciplinario Ofrecido en 3 ciudades
o Especialización en Derecho Médico Ofrecido en 3 ciudades o Especialización en Derecho Procesal Penal Ofrecido en 1 ciudad o Especialización en Derecho del Proceso Ofrecido en 1 ciudad o Especialización en Docencia Universitaria Ofrecido en 1 ciudad o Especialización en Endodoncia Ofrecido en 1 ciudad
o Especialización en Finanzas Corporativas y Riesgo Financiero Ofrecido en 1 ciudad
o Especialización en Finanzas Corporativas y Riesgos Financieros Ofrecido en 1 ciudad
o Especialización en Finanzas Corporativas y Riesgos Financieros Ofrecido en 2 ciudades
o Especialización en Gerencia de Impuestos Ofrecido en 2 ciudades o Especialización en Gerencia de Mercadeo Ofrecido en 1 ciudad
o Especialización en Gerencia de Servicios de Salud Ofrecido en 2 ciudades
o Especialización en Gerencia de la Calidad y Auditoría en Salud Ofrecido en 5 ciudades
o Especialización en Gerencia del Talento Humano Ofrecido en 1 ciudad o Especialización en Gestión Pública Ofrecido en 1 ciudad
o Especialización en Gestión en la Seguridad y Salud en el Trabajo Ofrecido en 2 ciudades
o Especialización en Intervención Comunitaria Ofrecido en 1 ciudad o Especialización en Medicina Interna Ofrecido en 1 ciudad
o Especialización en Ortodoncia Ofrecido en 3 ciudades o Especialización en Periodoncia Ofrecido en 1 ciudad
o Especialización en Periodoncia y Óseo integración Ofrecido en 1 ciudad o Especialización en Promoción Psicosocial para la Salud Ofrecido en 3
ciudades
o Especialización en Redes de Tele comunicaciones Ofrecido en 1 ciudad o Especialización en Revisoría Fiscal y Auditoría Integral Ofrecido en 4
ciudades
o Especialización en Seguridad de la Información Ofrecido en 1 ciudad o Especialización en Turismo para el Desarrollo del Territorio Ofrecido en 1
ciudad
o Especialización en diseño y Construcción de Pavimentos Ofrecido en 1 ciudad
o Especialización en producción y comercio del café Ofrecido en 1 ciudad o Especialización en seguridad de la información Ofrecido en 1 ciudad o Maestría en Aseguramiento Financiero y Sostenibilidad Corporativa
Ofrecido en 1 ciudad
o Maestría en Derecho del Trabajo y de la Seguridad Social Ofrecido en 1 ciudad
o Maestría en Derechos Humanos y Gobernanza Ofrecido en 1 ciudad o Maestría en Dificultades del Aprendizaje Ofrecido en 1 ciudad
o Maestría en Educación Ofrecido en 2 ciudades y 100% Virtual o Maestría en Energías Ofrecido en 1 ciudad
o Maestría en Entornos Digitales para Educación Ofrecido en 1 ciudad o Maestría en Gestión de Organizaciones Ofrecido en 2 ciudades o Maestría en Gestión de Tecnologías de la Información 100% Virtual o Maestría en Propiedad Intelectual Ofrecido en 1 ciudad
o Maestría en Proyectos para el Desarrollo Integral de Niños y Adolescentes 100% Virtual
o Maestría en Psicología de la Educación Ofrecido en 1 ciudad o Maestría en Psicología de la Salud Ofrecido en 1 ciudad o Maestría en Salud y Producción Animal Ofrecido en 1 ciudad o Maestría en Telemática Ofrecido en 1 ciudad
o Maestría en proyectos para el desarrollo de la infancia, adolescencia y la juventud Ofrecido en 1 ciudad (Colombia, UCC, 2018)
✓ Educación virtual
o Maestría en Educación 100% Virtual
o Maestría en Gestión de Tecnologías de la Información 100% Virtual o Maestría en Proyectos para el Desarrollo Integral de Niños y Adolescentes
100% Virtual (Colombia, UCC, 2018)
✓ Programas para el trabajo y el desarrollo humano
o Técnica Laboral en Auxiliar en Cuidado del Adulto Mayor Ofrecido en 3 ciudades
o Técnico Laboral Auxiliar de Aseguramiento de la Calidad Ofrecido en 1 ciudad
o Técnica Laboral en Auxiliar en Educación para la Primera Infancia Ofrecido en 4 ciudades
o Técnico Laboral en Auxiliar en Almacén y Bodega Ofrecido en 1 ciudad o Técnico Laboral Auxiliar en Aseguramiento de la Calidad Ofrecido en 1
ciudad
o Técnico Laboral en Auxiliar Contable Ofrecido en 1 ciudad
o Técnico Laboral en Auxiliar de Gestión Humana Ofrecido en 1 ciudad o Técnico Laboral en Auxiliar en Mercadeo Ofrecido en 1 ciudad
o Técnico Laboral en Auxiliar en Desarrollo de Software Ofrecido en 1 ciudad o Técnico Laboral en Auxiliar en Desarrollo de Videojuegos Ofrecido en 1
ciudad
o Técnico Laboral Auxiliar Auditoría Ofrecido en 1 ciudad
o Auxiliar en educación para la primera infancia Ofrecido en 1 ciudad o técnico laboral auxiliar en diseño gráfico Ofrecido en 1 ciudad
o Conocimientos académicos en idioma inglés, niveles a1, a2, b1, b2Ofrecido en 2 ciudades
o Técnico Laboral Auxiliar en Gestión Humana Ofrecido en 1 ciudad o Técnico Laboral Auxiliar Contable Ofrecido en 1 ciudad
o Técnico Laboral Auxiliar Servicio y Telemercadeo. Ofrecido en 1 ciudad o Técnico Laboral Auxiliar de Logística y Aprovisionamiento Ofrecido en 1
ciudad
o Conocimientos Académicos en Idioma Inglés, Niveles A1, A2, B1, B2Ofrecido en 1 ciudad
o Técnica auxiliar en Diseño gráfico Ofrecido en 1 ciudad
o Técnico Laboral Auxiliar en Procesos Administrativos Ofrecido en 1 ciudad o Técnico Laboral Auxiliar de Planeación Eventos Ofrecido en 1 ciudad o Técnica Laboral en Auxiliar de Gestión Humana Ofrecido en 1 ciudad o Técnico Laboral en Mesa y Bar Ofrecido en 1 ciudad
o Técnico laboral en diseño creativo y multimedia Ofrecido en 1 ciudad o técnico laboral en auxiliar en procesos administrativos Ofrecido en 1
ciudad
o Técnica Laboral por Competencias en Auxiliar de Aseguramiento de Calidad Ofrecido en 2 ciudades
o Técnico Laboral Por competencias en Mesa y Bar Ofrecido en 1 ciudad o Técnico Laboral por Competencias en Auxiliar de Procesos de Calidad
Ofrecido en 1 ciudad
o Técnica Laboral por Competencias en Auxiliar en Enfermería Ofrecido en 2 ciudades
o Técnico Laboral en Servicios de Telemercadeo Ofrecido en 1 ciudad o Técnica Laboral por Competencias en Asistencia y Soporte de
Tecnologías de la Información Ofrecido en 1 ciudad
o Técnica Laboral en Auxiliar en Desarrollo de Software Ofrecido en 2 ciudades
o Técnica Laboral en Auxiliar en Procesos Administrativos Ofrecido en 2 ciudades
o Técnica Laboral por Competencias en Auxiliar de Logística y Aprovisionamiento Ofrecido en 2 ciudades
o Técnica Laboral por Competencias en Auxiliar de Servicio y Telemercadeo Ofrecido en 2 ciudades
o Técnica Laboral por Competencias en Diseño Creativo y Multimedia Ofrecido en 2 ciudades
o Técnica Laboral por Competencias en Sanidad y Control Ambiental Ofrecido en 2 ciudades
o Técnica Laboral por Competencias en Seguridad Industrial Ofrecido en 2 ciudades
o Técnica Laboral por Competencias en Organización de Archivos Ofrecido en 1 ciudad
o Técnica Laboral por Competencias en Logística y Aprovisionamiento Ofrecido en 1 ciudad (Colombia, UCC, 2018)
2.2.3.2. Formación Continua
✓ Cursos
o Medellín 3 Programas ofrecidos
▪ Curso Análisis y Diseño Básico de Estructuras
▪ Curso Formalización unidades emprendedoras ante Cámara de Comercio y DIAN
▪ Taller migraña episódica o Cali 2 Programas ofrecidos
▪ Curso Empresas de Triple Impacto (en convenio con Eduambiental)
▪ Curso Estrategias de Valorización de Residuos o Pasto 1 Programa ofrecido
▪ Curso de atención en salud a víctimas de violencia sexual en la consulta odontológica.
o Bucaramanga 5 Programas ofrecidos
▪ Curso en Atención Integral a Primera Infancia
▪ Curso en Cuidado integral de Enfermería del paciente Hemato- oncológico pediátrico
▪ Curso en Toma e Interpretación de Citología Cérvico-Uterina
▪ Curso en asesoría y prueba voluntaria de
▪ Reanimación cardiopulmonar Pediátrica y Neonatal (Colombia, UCC, 2018)
✓ Diplomados
o Bogotá 2 Programas ofrecidos
▪ Diplomado Liderazgo Directivo para una Educación de Calidad
▪ Diplomado en Monografía Jurídica 2021-2 o Medellín 3 Programas ofrecidos
▪ Diplomado en Comunicación Política y Marketing Electoral
▪ Diplomado en Conciliación
▪ Diplomado en novedades tributarias, impuesto renta persona natural y devolución de impuestos
▪ Bucaramanga 1 Programa ofrecido
▪ Diplomado en Gerencia Estratégica del Talento Humano (Colombia, UCC, 2018)
✓ Seminarios
o Medellín 1 Programa ofrecido
▪ Implementación y aspectos problemáticos del Decreto 806 de 2020 o Bucaramanga 3 Programas ofrecidos
▪ Seminario en Emprendimiento y Formulación de Proyectos
▪ Seminario en Legislación Laboral en Administradores de Empresas
▪ Seminario en Seguridad y Salud en el Trabajo (Colombia, UCC, 2018)
✓ Seminario - taller
✓ Congresos
o Medellín 1 Programa ofrecido
▪ II Congreso Internacional de Ingeniería con Impacto Social - CIIISOL (Colombia, UCC, 2018)
3. METODOLOGÍA
3.1. Población
La población que se verá beneficiada con la Formulación de un sistema que permita la gestión y asignación autónoma de las salas de cómputo del bloque 15 de la Universidad Cooperativa de Colombia Sede Bogotá, será la comunidad educativa (Estudiantes y docentes) que forma parte activa del campus universitario, que hace uso permanente o esporádico de las salas de cómputo y que de una u otra forma han tenido que pasar por los inconvenientes que a la fecha presentan dichas aulas en cuanto a la disponibilidad y procesos de asignación
3.2 Técnicas para la recolección y análisis de la información
• Inicialmente se recolectan datos basados en la técnica de observaciones por la cual se toman como punto de origen las experiencias propias bajo el perfil de estudiante, en la cual evidenciamos deficiencias importantes en cuanto a pérdida de tiempo, falta de organización, indisponibilidad de aulas y cruce de horarios en una misma sala.
• Se implementa la técnica de Revisión de Registros con el fin de evidenciar de forma física la manera en la que se lleva la administración de las salas de cómputo y así obtener información relevante del estado actual y evitar la pérdida de valor con la que se cuenta en la actualidad, dando cabida al segundo principio guía de ITIL “Empezar desde donde se está”, el cual indica: Cuando se desea realizar cambios, es fácil caer en la tentación de empezar desde cero. Sin embargo, el principio de borrón y cuenta nueva, puede tener más efectos negativos que positivos… Primero porque estaría desechando no solo el valor con el que ya cuenta, sino también el trabajo de su equipo. Partir de lo que tiene, le permitirá avanzar con rapidez, optimizar con eficiencia y recibir el apoyo de sus colaboradores. (AXELOS, 2019)
3.3 Técnicas, herramientas y métodos para el diseño e implementación de los sistemas de gestión tecnológica.
La metodología a usarse en la proyección de un sistema que permita la gestión y asignación autónoma de las salas de cómputo del bloque 15 de la Universidad Cooperativa de Colombia Sede Bogotá, será basado en las etapas o fases fundamentales que indica ITIL (Information Technology Infrastructure Library)
4. DIAGNÓSTICO DE LAS CONDICIONES ACTUALES
4.1. ESTADO DE LAS CONDICIONES ACTUALES (Análisis de los procesos de auditoria de los sistemas)
De acuerdo a la entrevista realizada el día 28 de julio del 2021 con la Coordinadora.
Ambientes Prácticos de Aprendizaje APA, la docente Silvia Sofia Ballesteros se conversa sobre el proceso de separación de los espacios de las salas las cuales indica;
minuto 4:03 "como se separan los espacios en APA los espacios en apa tienes múltiples formas de separarse porque, nosotros mismos lo decimos no puede ser un proceso primero burocrático, no puede ser un proceso centrado en el llenado de un formato debe ser una cosa un poco más libre menos pungitiva" cerrado minuto 4:27; por otro lado nos comenta las plataformas o medios donde puede gestionar el docente la asignación de salas; minuto 4:36 "existen múltiples formas de separar los espacios por eso el profesor puede ir directamente a separar una y llenado una planilla por eso es que lo puede hacer por WhatsApp por eso es que lo puede hacer por correo electrónico y la forma más formal de hacerlo es directamente desde el departamento de planeación" terminación minuto 4:54; Por otra parte nos informa donde se encuentra la información de las asignaciones; minuto 5:02 “a nosotros nos llega directamente como les digo desde el departamento de planeación nos llega directamente un Excel donde dice quién viene… entonces es por eso que aparecen las salas ocupadas porque desde planeación a nosotros ya nos dijeron quién va en que, que grupo va en automatización que grupo va estar en el 204 y así sucesivamente entonces nosotros lo que hacemos es primero tomar esa base de datos que nos envía planeación un Excel y digamos que generar unos horarios y en los huequitos diferentes a esos espacios es donde el profesor va y dice venga yo quiero hacer una práctica… obviamente es un reproceso porque planeación nos envía una cosa nosotros tenemos que ir actualizando y por eso toca hacer a mano… Nosotros lo que buscamos es prestar un servicio con oportunidad y calidad y por eso es que tenemos o lo hacemos de esa forma para que no haya tanta burocracia”. (Coordinadora. Ambientes Prácticos de Aprendizaje APA, 2021)
Con ello pudimos identificar que el sistema actual que posee y maneja la universidad cooperativa de Colombia con respecto a las salas es
• Para realizar la separación de salas se indica a los docentes que deben de realizarlas desde el inicio del semestre con la planeación o la programación semestral de cada clase.
Ilustración 5; Archivo Excel Enviado Por Planeación; Proporcionado Por Coordinadora. Ambientes Prácticos De Aprendizaje APA, Silvia Sofia Ballesteros
• Para realizar la separación a mediados de semestre se debe tramitar directamente con un
• coordinador de las salas de forma personal mediante un formato diseñado para tal fin, por WhatsApp o por correo electrónico.
Ilustración 6; Formato Físico De Separación De Salas; Proporcionado por Coordinadora. Ambientes Prácticos De Aprendizaje APA, Silvia Sofia Ballesteros
• Estas separaciones tienen que ser actualizadas en un archivo Excel el cual es compartido tanto con los coordinadores como con el departamento de planeación.
Ilustración 7; Formato Control De Clases Jornada Diurna; Proporcionado por Coordinadora. Ambientes Prácticos De Aprendizaje APA, Silvia Sofia Ballesteros
Ilustración 8; Formato Control De Clases Jornada Nocturna; Proporcionado por Coordinadora. Ambientes Prácticos De Aprendizaje APA, Silvia Sofia Ballesteros
• Se maneja un cuadro estadístico que permite evidenciar la ocupación y la disponibilidad de aulas medidas por docente.
Ilustración 9; Estadísticas De Ocupación De Salas Y Porcentaje Por Docente; Proporcionado por Coordinadora. Ambientes Prácticos De Aprendizaje APA, Silvia Sofia Ballesteros
4.2. DETERMINACIÓN DE FACTORES CRÍTICOS (aplicación de las herramientas)
Los factores críticos identificados respecto a las evidencias obtenidas anteriormente son:
• El reproceso que existe desde planeación, al modificar de forma constante el archivo Excel entregado a los coordinadores de APA, lo que se traduce en una continua modificación de la programación ya establecida desde el inicio.
• El no contar con un método unificado que permita realizar las reservas de los espacios disponibles en las Aulas ya que en la actualidad se manejan diferentes opciones a través de canales como el WhatsApp, correo electrónico, formatos físicos, que no centralizan ni constituyen un proceso ordenado y efectivo para tal fin.
• No existe en el momento un sistema de información para la comunidad educativa, que le permita conocer en tiempo real la disponibilidad existente en cada una de las Salas.
• En la actualidad no se cuenta con una herramienta que permita a un miembro de la comunidad educativa, teniendo en cuenta la disponibilidad de las Salas, realizar una reserva de forma autónoma, para poder acceder a estos espacios.
• La carencia de un sistema que permita al docente cancelar con antelación un espacio previamente reservado, a fin de permitir el uso del mismo por otro miembro de la comunidad educativa que pretenda usarlo.
4.3. IDENTIFICACIÓN DE HALLAZGOS SIGNIFICATIVOS
Como hallazgo significativo podemos obtener
• El monitor de salas realiza diferentes tareas no solo la asignación de salas, tales como verificación de equipos e implementos que se requieran
• Los docentes planean las visitas a las salas desde el primer día del semestre en base a la programación o planeación semestral de sus cursos
• El uso de aplicaciones no formales y de índole social como WhatsApp para realizar reservas en las Salas por parte de los docentes.
5. FORMULACIÓN DE ACCIONES DE MEJORA PARA EL PROCESO DE ASIGNACION DE AULAS Y EL ACCESO A LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO A TRAVÉS DE CÓDIGOS QR EN LAS SALAS DEL BLOQUE 15 DE LA UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE BOGOTÁ BASADOS EN ITIL 4
5.1. Estrategia del servicio
Teniendo en cuenta el manejo que hasta la fecha se ha venido trabajando en cuanto a la asignación de salas de cómputo y que evidenciamos en el desarrollo del punto 4 del actual proyecto, en donde es posible comprender la manera física y mecánica a través de la cual se realizan los procesos de asignación de salas.
Con base en lo expresado, en el lineamiento de las buenas prácticas de ITIL 4, se plantea una estrategia que permita una asignación de estas aulas de una manera más asertiva y totalmente automatizada a través de la cual se reduzcan los tiempos de asignación y cruces de horarios en las salas de cómputo, permitiendo conocer en tiempo real las franjas disponibles en las aulas, luego de haber realizado el proceso de asignación según horario, dando una mejora continua la cual se tendrá como objetivo la administración automatizada del mismo, lo que implicara prescindir en un 100% de la figura de monitor de salas, para esto se tendrá en cuenta los procesos internos de la universidad cooperativa de Colombia con el fin de organizar y numerar los procesos críticos.
5.2. Diseño del servicio
Para este proceso se adiciona las distintas estrategias de solución obtenidas con las verificaciones y validaciones previas obtenidas las cuales arrojan mejoras en los diferentes ámbitos como: administraciones automatizadas, programación de aulas, sistema de verificación de agendas, validación en diferentes plataformas
La intencionalidad del proyecto es inicialmente realizar de forma automática la asignación de las salas de cómputo teniendo en cuenta lo estipulado directamente en el horario de clases de cada una de las facultades que realizan sus prácticas en estos espacios, a partir de allí, identificar los espacios libres con los que cuente cada una de las aulas, para que a través de la publicación haciendo uso de monitores electrónicos en cada uno de los pisos, sea posible que la comunidad educativa reconozca dicha disponibilidad y permita mediante el uso de su identificación “carne estudiantil”, que tendrá impreso el código QR, el agendamiento y reserva del espacio que considere pertinente para el desarrollo de su actividad en sala, permitiendo al sistema realizar los ajustes y publicar en todo momento la nueva disponibilidad del aula.
Una vez se encuentre implementado, el proyecto permitirá conocer en tiempo real la información respecto a la ocupación de salas, lo que facilitara desde todo punto de vista acceder a los espacios libres.
Para realizar la innovación proyectada se requerirán algunos elementos tecnológicos que permitan el acceso al sistema de agendamiento, además de la correcta interacción entre el usuario y sistema propiamente dicho, para esto se hará necesario contar con:
• Dispositivos de lectura de códigos QR
• Monitores tipo led
• Unidades interacción usuario-sistema
• Software a medida
• Cableado y conectividad
El desarrollo de este proyecto garantizará a la comunidad educativa conocer la disponibilidad en todo momento de las aulas de cómputo, así como evitar el cruce de horarios en una misma aula y la asignación de salas a discreción de la persona que se encuentra a cargo de estos espacios, será desde todo punto de vista una gestión transparente y acorde con la necesidad establecida en el pensum de cada facultad y que se verá reflejada en la priorización dada por los horarios de clase.
5.3. Transición del servicio
En este proceso se propone asegurar y alternar los diferentes métodos mencionados en el diseño del servicio con el fin de optimizar y garantizar la formulación del sistema planteado. Realizando así un valor añadido al método, teniendo como base la co- creación del servicio dándose, así como principio la garantía del mismo.
5.4. Operación del servicio:
La operación del servicio en ITIL y sus procesos asociados se identifican como buenas prácticas, porque permiten que la organización pueda asegurar que los servicios se prestan de manera eficaz y eficiente.
De esta forma, la gestión se basa en prestar la mejor y oportuna atención, basados en un sistema automatizado que pueda cumplir a cabalidad con las peticiones que realicen los miembros de la comunidad educativa.
Procesos de ITIL:
• Gestión de eventos
• Gestión de incidentes
• Solicitud de cumplimiento
• Gestión de problemas
• Gestión de acceso
Figura. Sistema de Gestión de Servicios
Ilustración 10; Sistema de Gestión de Servicios; Publicado en el sitio web http://www.normas-iso.com/iso-2000
5.5. Mejora continua del servicio:
La mejora continua del servicio permite evaluar los servicios de TI para mejorarlos con calidad, eficiencia y efectividad.
Alinear los servicios de TI de acuerdo con los cambios que el negocio necesita.
Identificar e implementar mejoras con los servicios de la TI que les den soporte a los procesos del negocio.
• Proceso de mejora
• Medición de servicio
• Servicio de Informes
Los objetivos de la mejora continua del servicio son:
• Revisar, analizar, y hacer recomendaciones sobre las oportunidades de mejora en cada fase del ciclo de vida
• Revisar y analizar los logros del nivel de servicio
• Mejorar la calidad de los servicios de TI
Figura. Ciclo Deming
Ilustración 11; Ciclo de Deming; Publicado en el sitio web https://metodoss.com/metodologia-pdca-ciclo-shewhart-deming/
Conclusiones
• El sistema mejorara sustancialmente la manera actual de asignar las aulas de cómputo a través de un uso centralizado e interactivo y en tiempo real.
• El sistema permitirá visualizar en tiempo real la disponibilidad de cada una de las aulas mediante los dispositivos multimedia, permitiendo así que la comunidad educativa conozca de los espacios libres de cada una de las salas
• El sistema facilitara el proceso de cancelaciones de los espacios asignados por docentes a través de una plataforma virtual, cuando por alguna eventualidad el maestro así lo requiera, permitiendo liberar inmediatamente el espacio para que sea usado por otro docente o por algún estudiante.
• Teniendo en cuenta la dinámica de asignación de aulas que se lleva a cabo actualmente y los establecido en el modelo ITIL4, se partirá desde lo establecido desde el departamento de planeación para luego dar prioridad según la disponibilidad actual a las necesidades del docente para terminar final mente según los espacios que aún se encuentren disponibles atendiendo la necesidad de la comunidad educativa en cuanto a practicas libres y uso de equipos de computo
• El sistema nos permitirá generar estadísticas en tiempo real con el fin de proveernos un porcentaje con respecto a la disponibilidad y ocupación de las aulas, utilización de los espacios por cada docente durante el mes y cancelaciones realizadas.
Recomendaciones
Teniendo en cuenta las fallas encontradas en el proceso actual de asignación de salas se proyectara un sistema que abarque de forma general y autónoma la manera de agendar y asignar las aulas de computo del bloque 15 entendiendo como prioridad jerárquica lo establecido inicialmente por el departamento de planeación a razón de trabajar a partir de allí con los espacios disponibles en cada una de las aulas permitiendo así conocer en tiempo real dicha disponibilidad para que el docente pueda a través del sistema diseñado realizar su reserva y cancelación de forma oportuna, permitiendo evidenciar los cambios en la disponibilidad de forma inmediata y así mismo que sea de conocimiento público a través de los elementos instalados para tal fin, de manera tal que la comunidad educativa disfrute de un sistema interactivo y autónomo que permita la organización en el agendamiento de las aulas
Bibliografía
AXELOS. (2019). ITIL FOUNDATION. AXELOS Limited.
Colombia, U. C. (2018). UCC. Obtenido de ucc.edu.co:
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%7d
Coordinadora. Ambientes Prácticos de Aprendizaje APA, d. S. (10 de agosto de 2021).
Información Proceso actual - Salas de Cómputo - Bloque 15, LINK:
https://youtu.be/9KgDBFtqGXQ. (A. R. David Felipe Gonzalez Diaz, Entrevistador) Bogota.
Lozano, U. d. (2013). utadeo.edu.co. Obtenido de
https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=&ved=2ah UKEwiJ3_iMir7yAhU0MlkFHRXGBFYQFnoECAIQAQ&url=https%3A%2F%2Fw ww.utadeo.edu.co%2Ffiles%2Fcollections%2Fdocuments%2Ffield_attached_file
%2Fproyecto_de_grado_qr_0.docx&usg=AOvVaw21ulO5BECZ7t
ISO/IEC 15415 Tecnología de información -- identificación automática y técnica de captura de datos -- símbolos de dos dimensiones.
ISO/IEC 18004:2000 Tecnología de información -- identificación automática y técnica de captura de datos – Códigos QR
Archivo para la categoría de aplicaciones de QR. Recuperado el 12 de Mayo de 2013 de http://www.codigos-qr.com/category/aplicaciones-de-los-codigos-qr/.
