Manual de Funciones. Administración Aeropuerto El Alto

(1)

El manual de funciones de Sabsa brinda

información clara y específica sobre las

responsabilidades, funciones, relaciones de

dependencia y la razón de ser de los puestos.

Este documento, refleja las características

particulares de cada puesto y busca ser una guía

adecuada para las personas en el desempeño de

su trabajo.

Recursos Humanos

2010

Manual de Funciones

Administración

Aeropuerto El Alto

(2)

1 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Nombre del Puesto: Jefe Administrativo Contable

Área: Administración

Depende de: Gerente de Aeropuerto por jerarquía Gerente financiero por función

Supervisa a: Contador regional Encargado de ingresos Encargado de egresos Encargado de tesorería Encargado de facturación

Encargado de almacenes y activos fijos Encargado de adquisiciones

Encargado de manifiestos 2. MISIÓN

Controlar la correcta elaboración de estados financieros y anexos, generación de ingresos

y aplicación de gastos. Por otro lado, realizar la gestión y el control administrativo para

la regional El Alto.

3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción Frecuencia media diaria

(3)

2

1 Revisar el movimiento de bancos, para verificar la disponibilidad de fondos. 1 2 Revisar y aprobar las órdenes de compra del área de Adquisiciones, así

como los requerimientos de almacén cuando se solicita ingresos o salidas de cualquier material.

8 3 Realizar el seguimiento y control de la calidad y precisión de las tareas

dependientes del área de Jefatura Administrativa.

Continuo 4 Revisar los reportes de recaudación elaborados por el encargado de

tesorería, para su entrega al encargado de ingresos.

1 5 Revisar y aprobar las notas de cobranza elaboradas y emitidas por el

encargado de facturación.

1 6 Revisar apropiación contable de comprobantes de pago, comprobante de

ingreso y comprobante de diario, para su archivo.

Continuo 7 Hacer seguimiento detallado a las cobranzas de clientes, llamar a clientes en

mora y elaborar las cartas de requerimiento de pago.

1 8 Autorizar pagos y firma de cheques de la cuenta operativa, para autorización

de Gerencia General (gerencia de aeropuerto, cuando corresponda).

1 9 Autorizar gastos de caja chica a encargados del área administrativa. 5 10 Atender ante cualquier requerimiento de información, datos u otro tanto a

clientes internos como externos.

Continuo 11 Coordinar los pagos con proveedores locales. 1 12 Realizar el seguimiento diario de reporte de almacenes, para verificar el

correcto registro de ingresos y salidas los productos.

1

b. Periódicas (periodicidad fija)

Nº Descripción Frecuencia media 1 Revisar y aprobar los requerimientos de fondos para enviar a Gerente de

Aeropuerto.

Semanal 2 Revisar y aprobar notas de cobranza por concepto de alquileres y aterrizajes,

realizadas por Facturación.

Mensual 3 Revisar los Estados Financieros y anexos de la regional con el coordinador

contable.

Mensual 4 Revisar los formularios de Declaración de los diferentes impuestos, de la

regional, con el contador regional.

Mensual 5 Revisar la ejecución presupuestaria de la regional El Alto, para verificación

de desviaciones presupuestarias.

Mensual 6 Revisar el reporte de altas, bajas, transferencia de activos fijos de la

regional, para su presentación a AASANA.

(4)

3

7 Elaborar hojas de cálculo para el respaldo de provisiones, amortizaciones de seguros, activos diferidos en UFVs, para adjuntar al balance.

Mensual 8 Revisar estadística de manifiestos y exentos, para aprobar el envío al

encargado de presupuestos y proyectos.

Mensual 9 Elaborar matrices y altas de mejoras inmuebles AASSANA y su

contabilización en el Sistema Contable Scala en UFVs, para la emisión de estados financieros.

Mensual 10 Elaborar notas a los estados financieros, explicando saldos de cuentas

relevantes comparados con el mes y la gestión anterior, para presentación a Gerencia General.

Mensual 11 Hacer seguimiento a contratos de servicio de alquiler a concesionarios, para

informar al área comercial el estado de los mismos.

Mensual 12 Realizar la revisión y conciliación de ingresos para el cálculo del pago por la

concesión a AASANA.

Mensual 13 Elaborar cuadro de prueba de impuestos (IVA e IT), para adjuntar al balance

mensual.

Mensual 14 Elaborar carta de cobranza a clientes, de acuerdo a procedimiento definido

en la empresa.

Semanal 15 Revisar el reporte de gastos de caja chica, realizado por el encargado de

egresos.

Semanal

c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)

Nº Descripción Media de veces por año 1 Atender notificaciones de acuerdo a instrucción del Contador General. 6 2 Atender y coordinar requerimientos de Auditorías Financieras. 2 3 Atender requerimientos de Organismos del Estado (AASANA, ATT,

DGAC, etc.)

5 4 Realizar el seguimiento a importaciones y coordinación con proveedores de

pagos y logística.

10 5 Realizar toda tarea encomendada por Gerencia de Aeropuerto o Gerencia

Financiera.

Variable 6 Elaborar planilla de costo de importaciones y su posterior contabilización en

el sistema contable Scala.

10

5. RELACIONES DE TRABAJO

Relaciones Internas Relaciones Externas

 Gerente de Aeropuerto

 Gerente Financiero

 Proveedores

(5)

4  Contador General

 Encargado Comercial

 Jefe Administrativo La Paz

 Encargados del área administrativa - contable

 Encargado de Sistemas

 Jefe y encargados de Mantenimiento

 Encargado de RRHH

 Jefe de Operaciones y Aeropuerto

 Comandante SEI

 Auditores externos

 Instituciones del Estado

 SIN (santa Cruz)

6. REQUISITOS DEL PUESTO

Formación básica Licenciatura en Auditoría o Contaduría Pública. Formación complementaria Conocimientos tributarios avanzados

Idioma

(6)

5

1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Nombre del Puesto: Contador Regional

Depende de: Jefe Administrativo Contable

Supervisa a:

-2. MISIÓN

Realizar la contabilidad del aeropuerto para obtener resultados financieros mensuales y

anuales que permitan contar con información actualizada y oportuna para la toma de

decisiones.

3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción Frecuencia media diaria 1 Realizar la contabilidad de los comprobantes de pago por cheques, los

comprobantes de caja chica de mantenimiento y administración y los comprobantes de diario sobre otras transacciones.

(7)

6

2 Asistir con la recepción de llamadas y documentación recibida, en ausencia de Jefe Administrativa Contable.

2 3 Transcribir cargos contables en el sistema contable Scala, recibidos de las

otras regionales, como parte de la contabilidad mensual.

Continuo 4 Contabilizar los asientos de diario de las transferencias contables de las otras

regionales.

1 5 Escanear documentación contable de su competencia de interregionales, para

enviar a los aeropuertos de Santa Cruz y Cochabamba.

3 6 Contabilizar los movimientos en almacenes. Asimismo, revisar las

apropiaciones contables en el Sistema Sigpre para almacén.

1 7 Realizar la contabilización de las cajas chicas en el sistema contable Scala. 1

Nº Descripción Frecuencia media 1 Realizar la conciliación de interregionales, para el balance. Quincenal 2 Contabilizar la facturación mensual por concepto de alquileres y operaciones

aeronáuticas.

Mensual 3 Contabilizar pasajes de Aerosur y elaborar el cuadro de control. Elaborar el

cuadro de cuentas por cobrar de Aerosur.

Mensual 4 Contabilizar las provisiones de gastos de fin de mes, para el balance. Mensual 5 Contabilizar planilla de sueldos, amortización de seguros y devengamiento de

ingresos, para el balance.

Mensual 6 Registrar el cálculo del pago por la concesión a AASANA. Mensual 7 Elaborar los estados de cuentas de activo, pasivo, ingreso y gasto, para

respaldo del balance mensual.

Mensual 8 Conciliar las cuentas por cobrar entre Sistema Contable y Tesorería, para la

elaboración de los reportes financieros mensuales.

Mensual 9 Elaborar cuadros de información para el informe de Responsabilidad Social

Corporativa (CSR), colaborando con el Jefe de Mantenimiento.

Anual

Nº Descripción Media de veces por año 1 Reemplazar a Encargados de Contabilidad, en caso de ausencia. Variable

(8)

7

2 Preparar información y/o documentación para auditorías externas o de acuerdo a requerimiento de instituciones externas.

Variable 3 Contabilizar planilla de costo de importaciones y su posterior contabilización

en el sistema contable Scala.

4 Realizar toda tarea encomendada por la Jefe Administrativa Contable.

5 Apoyar en el inventario físico de almacenes. Trimestral

 Jefe administrativo Contable Santa Cruz

 Encargados del área administrativa – contable.

 Contadores regionales

 Auditores externos

 Servicio de Impuestos Nacionales

Formación básica Licenciatura en Auditoría o Contaduría Pública Formación complementaria Conocimientos avanzados en tributación Idioma

(9)

Nombre del Puesto: Contador de Ingresos

Supervisa a:

-2. MISIÓN

Realizar el control de ingresos de la regional Santa Cruz, revisando que los mismos estén

correctos, para obtener Reportes Financieros mensuales y anuales, y así, contar con

información fidedigna y en el momento oportuno.

3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción Frecuencia media diaria 1 Realizar la contabilización de los Ingresos por recaudaciones diarias (tasas

de aeropuerto, peaje, parqueo cerrado y cobranzas).

(10)

9

2 Realizar la contabilización de las facturas diarias correspondientes a las operaciones aeronáuticas no regulares.

5 3 Apoyar en el recuento de recaudaciones a Tesorería, para actuar como

testigo.

1 4 Custodiar los valores de la empresa (facturas, stickers y boletos) para

entregar a los diferentes puntos de recaudación.

Continuo 5 Archivar la documentación y los asientos contables referidos a ingresos. 1 6 Hacer seguimiento detallado a las cobranzas de clientes, bajo instrucción del

Jefe administrativo contable.

Continuo 7 Entregar valores y formularios a los recaudadores, previa firma de nota de

remisión.

1

Nº Descripción Frecuencia media 1 Realizar controles en puntos de recaudación, para el seguimiento del trabajo

de recaudadores y para realizar arqueos comprobando la correcta administración de los fondos.

4 veces a la semana 2 Contabilizar los asientos de diario de las transferencias contables de las otras

regionales referente a ingresos y a bancos (interregionales).

C/3 días 3 Realizar arqueos de caja, para respaldo del balance. Semanal 4 Elaborar Kardex de existencias de valores, para reportar al Jefe

Administrativo.

Mensual 5 Elaborar el Cuadro mensual de ingresos por tipo de ingresos, para presentar al

jefe de administración.

Mensual 6 Conciliar información de formulario ATC04 de AASANA, respecto a reporte

de vuelos no regulares de Némesis, para control de Jefe Administrativo.

Mensual 7 Verificar datos del libro de ventas IVA, aleatoriamente, como control interno. Mensual 8 Preparar cuadros y documentación para el encargado de presupuestos y

proyectos (desglose de ingresos)

Mensual 9 Apoyar en el arqueo de fondos y cajas chicas del aeropuerto. Semanal 10 Conciliar Kardex del Sistema Némesis con el Sistema Scala, para verificar

que se registraron todas las transacciones en ambos sistema.

Mensual 11 Enviar estadísticas de facturación, aterrizajes y servicios SAT al encargado de

Proyectos y Presupuestos.

Mensual

(11)

10

Nº Descripción Media de veces por año 1

Apoyar en el inventario físico de almacenes. Variable 2 Recibir, revisar y custodiar los valores entregados de almacenes, de acuerdo a

dosificación y requerimiento previo.

Variable 3 Reemplazar a los otros encargados del área, cuando sea necesario. Variable 4 Preparar información para auditorías o de acuerdo a requerimiento de

instituciones externas.

3 5 Realizar toda tarea encomendada por el Jefe Administrativo Contable. Variable

 Jefe Administrativo

 Encargado Tesorería

 Encargado Facturación

 Encargados Sistemas

 Contadores de Ingresos otras regionales

 Adquisiciones

Formación básica Licenciatura en Auditoría, Contaduría Pública o Administración de Empresas.

Formación complementaria Conocimientos avanzados en tributación Idioma

(12)

Nombre del Puesto: Contador de Egresos

Supervisa a:

-2. MISIÓN

Gestionar los pagos de la empresa, mediante la emisión de cheques y el control de

cuentas bancarias.

3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción Frecuencia media diaria 1 Contabilizar los comprobantes de pago en el Sistema Contable Scala, como

parte del proceso de elaboración de estados financieros.

1 2 Hacer el seguimiento de comprobantes de pago. 1

(13)

12

3 Controlar y contabilizar servicios básicos y servicios fijos prestados a la empresa.

Continuo 4 Recibir y controlar entradas de almacén, verificando saldos para el

seguimiento respectivo.

Continuo 5 Archivar toda la documentación contable referente a pagos y caja chica. 1

Nº Descripción Frecuencia media 1 Elaborar libros y conciliaciones bancarias de cuentas operativas, para

complementar información de estados financieros.

Mensual 2 Elaborar requerimientos de fondos, con documentación de respaldo, de

acuerdo a obligaciones semanales, para envío a jefe administrativo.

Semanal 3 Elaborar cheques y comprobantes de pago de cuenta operativa y cuenta matriz

en el sistema Sigpre, de acuerdo al procedimiento definido.

3 veces por semana 4 Elaborar las Declaraciones Juradas de impuestos del aeropuerto de El Alto y

reportarlo al Jefe Administrativo.

Mensual 5 Controlar la generación del archivo de libros de compras en el sistema Da

vinci para la presentación de la Declaración Jurada.

Mensual 6 Realizar control de saldos de cuentas corrientes bancarias operativas, en

moneda nacional y extranjera, relacionado a pagos pendientes.

Semanal 7 Elaborar informe de control presupuestario, para entrega a Jefe

Administrativo.

Mensual 8 Elaborar cuadros de Ejecución Capex para la regional, detallando todos los

movimientos generados.

Semanal 9 Revisar los cuadros de Ejecución Capex de la regional con el Contador

Regional.

Semanal 10 Elaborar cuadros de Ejecución Capex para la regional, detallando todos los

movimientos generados.

Mensual 11 Realizar el cuadro de Caja Chica, para solicitar reembolso de lo gastado,

mediante documentación de respaldo a Jefe Administrativo.

Semanal

Nº Descripción Media de veces por año 1 Atender solicitudes del SIN (impuestos) y AASANA (documentación)

apoyando al Contador General

Variable 2 Preparar información para auditorías o de acuerdo a requerimiento de

instituciones externas.

3 3 Realizar el control de la vigencia de los contratos de proveedores. Variable

(14)

13

4 Realizar toda tarea encomendada por el Jefe Administrativo Contable. Variable

 Jefe Administrativo  Encargado de Adquisiciones  Encargado de Almacén  Encargado de Tesorería  Mantenimiento  Operaciones  Proveedores  SIN  Auditores

Formación básica Licenciatura en Contaduría Pública, Auditoría o Administración de Empresas.

Formación complementaria Conocimientos avanzados en Tributación Idioma

(15)

Nombre del Puesto: Responsable de Activos Fijos

Depende de: Jefe Administrativo Contable /Contador General

Supervisa a:

-2. MISIÓN

Efectuar el registro de ingreso, la asignación del custodio, salvaguarda y control

minucioso de los activos fijos de la empresa. Además, realizar la inventariación física de

los mismos.

3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción Frecuencia media diaria 1 Realizar rondas diarias en las instalaciones del aeropuerto para hacer el

seguimiento del manejo o administración de los activos fijos en cada área.

1 2 Archivar físicamente la documentación relacionada con los activos fijos,

como ser compras, hojas y actas de transferencia y el listado de Activos Fijos

(16)

15

(17)

16 b. Periódicas (periodicidad fija)

Nº

Descripción

Frecuencia media 1 Elaborar los cuadros con altas y bajas de activos fijos de la empresa

realizadas en el mes, para reportar a Jefe Administrativo.

Mensual 2 Elaborar los cuadros para el cálculo de depreciaciones y amortizaciones

mensual de los Activos Fijos de la empresa, de acuerdo a la normativa local.

Mensual 3 Realizar la verificación física de los activos fijos por sectores dentro del

aeropuerto.

c/ 4 meses 4 Preparar un reporte semestral de altas, bajas, transferencias locales y

regionales de los activos fijos propios y de AASANA. Además, cualquier devolución realizada a AASANA.

Semestral 5 Preparar cuadros y documentación para el encargado de presupuestos y

proyectos (desglose activos fijos)

Mensual 6 Registrar Estados de Activos Fijos y Activos Diferidos en UFVs, como

respaldo de balance mensual.

Mensual

Nº

Descripción

Media de veces por año 1 Registrar los activos fijos nuevos de acuerdo a las especificaciones de los

mismos, codificando físicamente y en el sistema de activos fijos.

Variable 2 Realizar la transferencia y el seguimiento de la misma de activos fijos

propios y concedidos, anotando en el sistema el movimiento realizado.

Variable 3 Elaborar el Acta de Transferencia entre los diferentes aeropuertos por el

movimiento de activos fijos propios y concedidos por AASANA.

Variable 4 Mantener un control estricto de las bajas de los Activos Fijos propios y los

concedidos por AASANA, dando de baja el activo con autorización del Jefe Administrativo.

Variable 5 Recoger los activos fijos dados de baja para llevarlos al depósito de activos,

registrando en el sistema, resguardando los mismos.

Variable Realizar inventarios a requerimiento de otras instituciones. Variable 6 Reemplazar al Encargado de Tesorería, al Encargado de Manifiestos y al

Asistente Administrativo en caso de ausencia.

Variable 7 Realizar toda tarea encomendada por su superior. Variable

(18)

17  Jefe Administrativo

 Todo el personal

 Encargado de almacenes

 Encargado de activos fijos de AASANA

Formación básica Técnico superior en Administración de Empresas, Contabilidad o ramas afines.

Formación complementaria Conocimientos sólidos en Computación

Conocimiento de normas tributarias para la administración de activos fijos

Idioma

(19)

Nombre del Puesto: Responsable de Adquisiciones

Supervisa a:

-2. MISIÓN

Realizar la adquisición de bienes y servicios, cumpliendo procedimientos establecidos y

precautelando los intereses de la empresa.

3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción Frecuencia media diaria 1 Recibir pedidos de adquisición de las unidades solicitantes, mediante el

sistema Sigpre. previa aprobación y de acuerdo a procedimiento establecido,

3 2 Realizar cotizaciones de productos por teléfono o correo electrónico, de

acuerdo a los requerimientos recibidos.

(20)

19

3 Elaborar órdenes de compra, órdenes de trabajo y cuadros de comparación, presentando a Jefe Administrativo para su firma de aprobación.

3 4 Archivar toda la documentación referida a la compra de los materiales,

productos e insumos.

(21)

Nº Descripción Frecuencia media 1 Realizar cotizaciones de productos visitando a proveedores, cuando la

compra así lo requiera.

3 veces a las semana 2 Realizar la compra en instalaciones de los proveedores, cuando se requiera,

para entregar a almacenes.

2 - 3veces a la semana 3 Realizar compras menores con fondos de Caja Chica. Semanal 4 Verificar que el material adquirido se encuentre en excelente estado y que

cuente con la documentación requerida de acuerdo a procedimiento.

2 - 3veces a la semana

Nº Descripción Media de veces por año 1 Apoyar a Jefatura Administrativa en tareas específicas, de acuerdo a

necesidades de su área.

Variable 2 Realizar compras de emergencia requeridas con fondos de caja chica,

contando con la información respaldatoria y coordinando con el Encargado de Egresos (montos inferiores a los Bs. 500).

Variable 3 Coordinar compras y recepción de materiales o productos con las otras

regionales.

Variable 4 Apoyar con tareas de mensajería y cobranzas, para el área de

administración.

 Jefe Administrativo  Encargado de egresos  Encargado de almacenes  Jefes de área  Encargados de Área  Proveedores

(22)

21

Formación básica Técnico medio en Administración de Empresas, Contabilidad o ramas afines.

Formación complementaria Idioma

(23)

Nombre del Puesto: Responsable de Almacenes

Supervisa a:

-2. MISIÓN

Administrar y controlar el inventario de productos y materiales de la empresa, siguiendo

los procedimientos establecidos y de la manera más eficiente.

3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción Frecuencia media diaria 1 Recibir los materiales y productos, verificando especificaciones contenidas

en la orden de compra, cotización del proveedor y pedido de materiales. (En caso de productos especiales, realizar la verificación con la unidad

solicitante).

Continuo 2 Registrar compras en el Sistema Sigpre, para control de inventarios. Continuo

(24)

23

3 Realizar la entrega de materiales y productos, a requerimiento de las diferentes áreas, siguiendo el procedimiento definido y bajo la aprobación que corresponda.

Continuo 4 Actualizar stocks en el Sistema Sigpre, generando las entradas y salidas del

sistema, para su envío a contabilidad.

1 5 Controlar la existencia de productos, el correcto almacenamiento y orden de

los mismos.

Continuo 6 Entregar reportes de ingresos y salidas de almacén a Contabilidad. 1 7 Archivar toda la documentación de ingreso y entrega de los materiales,

productos e insumos.

1 8 Elaborar estadísticas sobre los movimientos en almacenes de acuerdo a

centros de gastos y por objeto de gastos.

Mensual

Nº Descripción Frecuencia media 1 Realizar el control de stocks mínimos, para efectuar solicitudes de

adquisición cuando sea pertinente. Mensual 2 Generar el Reporte de inventarios a valor histórico y re expresados en UFVs

o en la moneda requerida. Mensual 3 Realizar el informe de sustancias controladas, para reportar a Jefe de

Administración por requisito de la División de Sustancias Controladas.

Mensual 4 Realizar inventario general, por cierre de gestión y control interno,

verificando que la existencia física coincida con la documentación.

Semestral 5 Realizar inventario por muestra, para verificar que la existencia física esté de

acuerdo a inventarios.

Trimestral

Nº Descripción Media de veces por año 1 Coordinar compras y recepción de materiales o productos con las otras

regionales.

12 2 Realizar toda tarea encomendada por su superior. Variable

 Encargado de Adquisiciones

(25)

24  Encargados de las distintas áreas.

Formación básica Técnico superior en Administración de Empresas, Contabilidad, Auditoría o ramas afines.

Formación complementaria Sólidos conocimientos en Computación Idioma

(26)

Nombre del Puesto: Responsable de Manifiestos

Supervisa a:

-2. MISIÓN

Analizar y conciliar información estadística referente a pasajeros reportados en

manifiestos de vuelo respecto a venta efectiva de valorados.

3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción Frecuencia media diaria 1 Recoger Manifiestos de vuelos de las diferentes líneas aéreas (lista y

resumen de pasajeros).

10 2 Obtener los itinerarios diarios de las líneas aéreas del área de Informaciones,

cotejando que la cantidad de manifiestos sea la correcta.

1 3 Introducir los datos al sistema de manifiestos con la información recogida,

para después obtener los diferentes cuadros estadísticos.

(27)

26

4 Revisar el trabajo en sistema y cuadrar la información de manifiestos y recaudaciones con tesorería, analizando posibles diferencias.

1 5 Recoger los exentos del área de informaciones, para revisar si están

correctamente otorgados e introducirlos al sistema. Si los datos no son correctos, presentar la observación al Jefe de Informaciones para su reposición.

1 6 Revisar cuadro analítico nacional e internacional, para establecer diferencias

entre la información de líneas aéreas respecto a información de Sabsa.

1 7 Realizar ajustes que correspondan, respaldando estas diferencias con

documentación de recaudaciones.

1 8 Ordenar y archivar la información de manifiestos. 1

Nº Descripción Frecuencia media 1 Emitir reporte general de información de vuelos y flujo de pasajeros, para

enviar al Encargado de Proyectos y Presupuestos y Jefe Administrativo.

Mensual 2 Introducir datos, obtenidos de las líneas aéreas, de carga y equipaje al

sistema de manifiestos, para obtener información estadística de carga.

Semanal

Nº Descripción Media de veces por año 1 Realizar toda tarea de apoyo designada por la Jefe Administrativa Contable. Variable

 Encargado de Tesorería (no para LP ni CBA)

 Contador Regional (no para LP ni CBA)

 Personal de Informaciones

 Líneas aéreas

Formación básica Bachiller

(28)

27

(29)

Nombre del Puesto: Responsable de Facturación

Supervisa a: - 2. MISIÓN

Generar la facturación de la empresa por servicios aeronáuticos y no aeronáuticos,

siguiendo con los procedimientos establecidos y de la manera más eficiente.

3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción Frecuencia media diaria 1 Generar la nota de cobranza y la factura desde el sistema de facturación

Némesis para Aerosur, revisando previamente las constancias de servicios emitidas a las líneas aéreas.

1 2 Introducir al sistema de facturación el pago efectuado por los clientes, de

acuerdo al informe de cobranzas, para generar el estado de cuentas por cobrar.

1 3 Entregar las facturas a los clientes. 1

(30)

29

4 Emitir viñetas de ingreso al aeropuerto a concesionarios, líneas aéreas, instituciones del estado, empleados de SABSA, empleados de AASANA y otros; solicitando requisitos, firma de compromiso y pago previo en tesorería.

(31)

Nº Descripción Frecuencia media 1 Generar la nota de cobranza y la factura del sistema de Némesis para alquileres

a concesionarios, revisando previamente vigencia de contrato.

Mensual 2 Generar la nota de cobranza y la factura del sistema de facturación Némesis

para servicios básicos, tomando en cuenta el consumo de energía eléctrica y agua de los concesionarios (informe recibido de mantenimiento)

Mensual 3 Generar la nota de cobranza y la factura del sistema de facturación Némesis por

ingreso a plataforma a las empresas que brindan servicios de remesas de dinero. 4 Facturar por servicios aeronáuticos a las líneas aéreas nacionales e

internacionales, de acuerdo a cronograma establecido por Jefe Administrativa Contable, previa revisión de las constancias de servicios emitidas.

Cronograma establecido 5 Comparar el ATC 004 respecto al resumen de servicio de aterrizaje en el

sistema némesis de vuelos de las diferentes líneas aéreas.

Mensual 6 Conciliar información de alquileres con el sistema contable Scala, para verificar

que en contabilidad se haya registrado la totalidad de facturas.

Mensual 7 Realizar la facturación por alquiler variable, previa revisión de información de

ventas de cada concesionario.

Mensual 8 Preparar cuadros y documentación para el encargado de presupuestos y

proyectos (desglose cuentas por cobrar)

Mensual 9 Notificar la necesidad de renovación de viñetas a las instituciones del

aeropuerto (AASANA y líneas aéreas).

Anual 10 Actualizar viñetas en el sistema, diferenciando entre las vencidas y las vigentes. Anual 11 Hacer el desglose de todo lo facturado y enviarlo a las empresas, con copia a

Contabilidad y archivo, para control mensual.

Mensual 12 Elaborar el Cuadro de Cuentas por Cobrar. Mensual

Nº Descripción

Media de veces por

año 1 Visitar a clientes para efectuar revisiones in situ, verificando que la información

sobre ventas recibida sea la correcta.

De acuerdo a cronograma 2 Realizar toda tarea encomendada por su superior. Variable

(32)

31 5. RELACIONES DE TRABAJO

 Jefe Administrativo  Contador de Ingresos  Encargado de Tesorería  Operador Némesis  Encargado Comercial  Asesoría Legal

 Concesionarios y líneas aéreas

 Consulados

 Instituciones del Estado

Formación básica Técnico Superior en Contabilidad. Formación complementaria Conocimiento en legislación tributaria Idioma

(33)

Nombre del Puesto: Encargado de Tesorería

Supervisa a: Recaudadores Tasa de Aeropuerto Recaudadores Portazgo

Recaudadores Parqueo Cerrado 2. MISIÓN

Recibir y controlar la recaudación por ingresos aeronáuticos y no aeronáuticos y realizar

los pagos a proveedores de bienes y servicios. Además, supervisar el trabajo de los

recaudadores.

3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción Frecuencia media diaria 1 Realizar el conteo del dinero recaudado el día anterior (caja fuerte y entrega

directa de recaudadores), en presencia de un tercero, para consolidar los ingresos diarios y enviar al banco mediante la empresa Brinks.

1 2 Generar la información de las recaudaciones, en el Sistema Contable Scala y

el Sistema de Tesorería.

(34)

33

3 Elaborar el detalle de recaudaciones, mediante el Sistema de Tesorería, para el envío electrónico a Jefe Administrativo, a Contador General y a Gerente Financiero.

1 4 Imprimir el detalle de recaudaciones, con los debidos respaldos, para revisión

de Jefe Administrativo.

1 5 Emitir facturas manualmente por cobro inmediato de ingresos aeronáuticos y

no aeronáuticos. Archivando y pasando una copia a jefe administrativo.

Continuo 6 Elaborar boletas de depósito del dinero recaudado y la boleta de transporte de

la remesa a enviar.

1 7 Proporcionar moneda fraccionada a los recaudadores, para facilitar su trabajo. 1 8 Mantener el contacto directo con recaudaciones y atender sus requerimientos

para solucionar dificultades con los usuarios, siguiendo los procedimientos y normas establecidos para cada caso.

Continuo 9 Emitir recibos oficiales, cuando el cliente paga en la oficina de tesorería. 3 10 Archivar toda documentación relacionada con tesorería, tales como recibos

oficiales y los resúmenes de control de ingresos de los encargados recaudadores.

1 11 Efectuar el pago a proveedores, una vez que los cheques cuenten con las

firmas autorizadas.

12 Recibir los pagos por credenciales, viñetas, aterrizajes no regulares y concesionarios.

Continuo 13 Efectuar y hacer el seguimiento de pago a proveedores 10

Nº Descripción Frecuencia media 1 Elaborar e imprimir cuadros por tipo de ingreso para cierre de balance

(reportes a la DGAC, cuadros correlativos de valores, libro de ventas, Kardex valores, ingresos por alquileres a concesionarios, credenciales, viñetas y otros), para adjuntar al balance general del mes.

Mensual 2 Elaborar el cuadro de ventas de valores y cuadro detallado de ingresos para

reportar al Jefe Administrativo, Contador General y Gerente de Finanzas.

Mensual 3 Realizar visitas a los puntos de recaudación, para inspeccionar el trabajo del

personal.

Semanal 4 Almacenar las copias de los valores, para archivar en depósito. Mensual 5 Realizar la revisión el libro de ventas IVA, corrección de errores del sistema

IVA y conciliación con el saldo del sistema contable.

Semanal – Mensual

(35)

34

Nº Descripción

Media de veces por

año 1 Efectuar el pago de planillas a personal de apoyo externo y al personal

terciarizado.

3 2 Realizar toda tarea encomendada por su superior. Variable

 Recaudadores

 Encargados del área administrativa

 Contador de Ingresos

 Empresa Brink's

 Proveedores

Formación básica Técnico Superior en Administración de Empresas, Economía o Auditoría.

(36)

Nombre del Puesto: Recaudador Peaje

Depende de: Encargado de Tesorería

Supervisa a:

-2. MISIÓN

Realizar el cobro por todo ingreso y circulación vehicular en las instalaciones del

aeropuerto, a través de un control seguro y eficaz, brindando a los usuarios un servicio de

calidad.

3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción Frecuencia media diaria 1 Realizar el cobro de peaje a los vehículos que ingresan al aeropuerto,

brindando un buen servicio y mostrando una buena imagen de SABSA.

Continuo 2 Verificar el fondo de cambio y valores existentes al momento de ingresar al

turno.

(37)

36

3 Controlar de manera eficiente los boletos sellados con la fecha del día, para en caso de alguna observación, reportar a tesorería.

Continuo 4 Realizar la conciliación de lo recaudado diariamente con el reporte del sistema

de peaje y llenar el resumen de ingresos para entregar al Encargado de Tesorería.

1 5 Entregar el dinero recaudado al Encargado de Tesorería o depositar en caja

fuerte en caso de ausencia del primero, coordinando con Jefe de Aeropuerto.

1 6 Llevar un registro ordenado de los números de placa de todos los vehículos

exentos de pago, a través de la verificación de viñetas de ingresos mediante el código de barras y la roseta de control (buses, taxis, movilidades de

AASANA, movilidades de SABSA, etc.).

Continuo

7 Entregar el puesto al cierre de turno, llenando boleta de traspaso y entregando el fondo de cambio y valores.

1 8 Recibir, del contador de ingresos, los valorados para el control de ingreso al

aeropuerto.

9 Mantener en orden y limpieza su lugar de trabajo Continuo

Nº Descripción Frecuencia media

Nº Descripción

Media de veces por

año 1 Realizar la solicitud de requerimiento de materiales a tesorería Variable 2 Realizar toda tarea encomendada por su superior. Variable

 Encargado de Tesorería  Contador de Ingresos  Personal de Seguridad  Recaudadores  Jefe de Aeropuerto  Usuarios aeropuerto

(38)

37 6. REQUISITOS DEL PUESTO

Formación básica Bachiller en Humanidades. Conocimientos de computación Formación complementaria Auxiliar de Contabilidad. Idioma

(39)

Nombre del Puesto: Recaudador Parqueo Cerrado

Supervisa a:

-2. MISIÓN

Realizar el cobro por la custodia del vehículo en el parqueo cerrado del aeropuerto, a

través de un control seguro y eficaz, brindando a los usuarios un servicio de calidad.

3. ORGANIGRAMA

4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

(40)

39

Nº Descripción

Frecuencia media diaria 1 Realizar el registro de cada vehículo que ingresa al área de parqueo cerrado en

el sistema computarizado.

Continuo 2 Realizar el cobro a los vehículos que salen del parqueo, de acuerdo al tiempo

de permanencia en el mismo.

Continuo 3 Revisar los vehículos actuales en parqueo, para inventariar y cruzar lo físico

con el sistema.

3 4 Entregar el puesto al cierre de turno, llenando boleta de traspaso y entregando

el fondo de cambio y el listado de vehículos existentes físicamente en el parqueo.

1 5 Brindar auxilios básicos a vehículos en parqueo cerrado (servicio de aire y

cargar batería)

2 6 Preparar el dinero recaudado para entregar a tesorería y el parte de ingresos,

detallando los vehículos salientes en el turno con el cobro individual y el monto total cobrado.

1 7 Mantener en orden y limpieza la oficina. 1

Nº Descripción Frecuencia media 1 Realizar la solicitud de requerimiento de materiales a tesorería 2 veces por

semana 2 Recibir, del Contador de Ingresos, los valorados correspondientes. 2 veces por

semana

Nº Descripción

Media de veces por

año 1 Realizar toda tarea encomendada por su superior. Variable

 Encargado de Tesorería

 Seguridad

 Recaudadores

 Usuarios aeropuerto

(41)

40

Formación básica Bachiller en Humanidades. Conocimientos de computación Formación complementaria Auxiliar de Contabilidad. Idioma

(42)

Nombre del Puesto: Recaudador Tasa de Aeropuerto

Supervisa a:

-2. MISIÓN

Realizar el cobro de las tasas de aeropuerto nacional e internacional, brindando a los

usuarios un servicio de calidad y mostrando la mejor imagen de la empresa.

3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción Frecuencia media diaria 1 Realizar el cobro por tasa de aeropuerto para viajes nacionales e

internacionales, entregando la factura adhesiva con la fecha del día en el pase a bordo.

Continuo 2 Realizar el arqueo diario del Fondo de Cambio, para control y posterior

cambio de turno.

(43)

42

3 Cuadrar al final del turno, los datos de venta física con el sistema. 1 4 Preparar y entregar el dinero recaudado al encargado de tesorería al término

del turno o depositar en la caja de seguridad ante ausencia de éste, adjuntando el parte de ingresos

1

Nº Descripción Frecuencia media 1 Recibir, del Contador de Ingresos, los valorados para el cobro de tasa de

aeropuerto nacional e internacional, verificando correlativos.

c/2 días 2 Realizar el cambio de dinero a moneda fraccionada con la empresa Brink's. c/2 días 3 Revisar correlativo de valores, para verificar la existencia de faltantes o

errores de impresión.

Variable 4 Solicitar y recibir material y suministros de escritorio a tesorería. Mensual 5 Fotocopiar tasas de embarque internacional del mes, para entrega a tesorería

quien envía la información a la contadora general.

Mensual

Nº Descripción

Media de veces por

año 1 Devolver el valor de los stickers cuando el pasajero lo requiera por alguna

razón válida, y anularlos con la aclaración de las causas.

 Encargado de Tesorería  Contador de Ingresos  Jefe de Aeropuerto  Personal Seguridad  Recaudadores  Informaciones  Usuarios aeropuerto

Formación básica Bachiller en Humanidades. Conocimientos de computación

(44)

43

Formación complementaria Auxiliar de Contabilidad. Idioma

Experiencia 1 año en el manejo de dinero

1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Nombre del Puesto: Encargado de Sistemas

Depende de: Jefe de Sistemas

Supervisa a:

-2. MISIÓN

Brindar servicios informáticos y de sistemas de información de calidad, para facilitar las actividades y operaciones de la empresa.

3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción Frecuencia media diaria 1 Realizar el monitoreo de la conectividad y uso de ancho de banda de red en

puntos locales y remotos, para asegurar que el tráfico de datos se encuentre

(45)

44

dentro de los estándares normales y que no exista saturación.

2 Inspeccionar los monitores de información en todo el aeropuerto, para verificar que la información desplegada sea la correcta y que los monitores estén funcionando.

1 3 Atender y solucionar consultas y requerimientos simples de los usuarios (vía

teléfono, personalmente, por correo electrónico)

10 4 Realizar la revisión técnica de los sistemas de circuito cerrado de televisión,

coordinando con el área de mantenimiento.

1 5 Realizar la importación de datos de control de peaje a la base de datos de

tesorería, para el control de recaudaciones de tesorería.

1 6 Registrar las actividades del área de sistemas en el libro de hechos, para

llevar un control de sistemas.

1 7 Elaborar el respaldo de todas las Bases de Datos y verificación de los

mismos

1

Nº Descripción Frecuencia media 1 Transferir información de dispositivos externos a las bases de datos de los

servidores (Reloj de Marcación Biométrico, Control de Puertas, entre otros), para alimentar de información a las aplicaciones de negocios (RRHH, Seguridad, entre otros)

Semanal 2 Realizar reinstalaciones de software, para mantener los equipos en

funcionamiento óptimo.

3 veces por semana 3 Coordinar la corrección de datos entre la información generada por los

recaudadores y por la información recibida de las aerolíneas en el manifiesto de vuelos, para conciliar la información estadística de tesorería y

manifiestos.

Mensual 4 Realizar la transferencia de datos de la base de datos de facturación

aeronáutica y no aeronáutica y Tesorería.

Mensual 5 Emitir el Registro de libro de venta a ser exportado al sistema Da vinci para

el aeropuerto, entregando al Jefe de Sistemas.

Mensual 6 Realizar el mantenimiento preventivo del Hardware de todo el aeropuerto. Trimestral

Nº Descripción Media de veces por año 1 Trasladar equipos de computación entre áreas, de acuerdo a necesidades

específicas.

15 2 Configurar nuevos perfiles de usuarios a personal entrante, creando su

cuenta de usuario , correo electrónico y la configurar los programas que

(46)

45

utilizará

3 Realizar el mantenimiento correctivo del Hardware de todo el aeropuerto. Tres aeropuertos

12 4 Realizar la instalación o actualización de software en los equipos de los

usuarios.

Variable 5 Desarrollar programas específicos de acuerdo a los requerimientos y

necesidades de la empresa, coordinando con el Jefe Nacional de Sistemas ubicado en la regional Santa Cruz.

3 6 Realizar las modificaciones de forma en los sistemas de información. 13 7 Brindar capacitación al personal en la implementación de nuevos sistemas. 6 8 Realizar toda tarea encomendada por sus superiores. Variable

 Jefe Nacional de Sistemas

 Jefes y Encargados de área

 Encargados de Sistemas

 Proveedores

Formación básica Técnico Superior en programación de sistemas o análisis de sistemas

Formación complementaria  Curso en servidores de Microsoft o sistemas operativos certificados.

 Ingeniero de sistemas junior. Idioma Inglés intermedio

(47)

Nombre del Puesto: Encargada de Recursos Humanos

Depende de: Gerente de Recursos Humanos – por función Gerente de Aeropuerto – por jerarquía

Supervisa a:

-2. MISIÓN

Gestionar los recursos humanos, a través del diseño e implementación de políticas,

procedimientos y normas, orientados al cumplimiento de los objetivos de la empresa.

1 Dar seguimiento al desempeño respecto a las funciones del personal,

solicitando informes verbales a las diferentes jefaturas. 1 2 Mantener contacto con el personal in situ o en oficina, para lograr una

comunicación abierta desde recursos humanos. 10

3 Redactar comunicaciones internas, externas o memorandums, para

(48)

47 4 Archivar toda la documentación del personal, como parte del respaldo

institucional. Continuo

5 Registrar información pertinente al sistema de recursos humanos. _Continuo

6 Mantener correspondecia interna y externa, para informar o comunicar

temas relativos a recursos humanos del aeropuerto. Continuo 7 Archivar la documentación del área de Recursos Humanos, para contar con

la información ordenada y oportunamente. Continuo

Nº

Descripción

Frecuencia media

1 Elaborar planillas salariales (incluyendo el cálculos de horas extra, bajas, altas, aportes sindicales, días no trabajados sancionados, retenciones

judiciales y otros decuentos), para el pago a personal. Mensual 2 Elaborar reportes de capacitación (tema del curso, tiempo en horas,

instructor, personas que participaron) del personal en la regional, para

informar al Gerente de Recursos Humanos. Mensual

3 Elaborar reportes de bajas médicas del personal, para informar al Gerente

de Recursos Humanos. Mensual

4 Elaborar planillas de incapacidad, de acuerdo a bajas médicas registradas,

para adjuntar a formularios de aportes a la caja petrolera de salud. Mensual 5 Llenar formularios de pago de aportes laborales y patronales, para AFPs. _Mensual 6 Llenar formularios de presentación al Ministerio de Trabajo, para dar

cumplimiento a obligaciones patronales. Trimestral

7 Calcular y llenar formulario de impuestos RC IVA.

Mensual 8 Elaborar planilla de subsidios y retenciones judiciales, para remitir reporte

al área administrativa - contable. Mensual

9 Coordinar con adquisiciones, la compra de EPP para el personal.

Semestral c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)

Nº

Descripción

Media de veces por año

1 Atender requerimientos del personal relativos a compra de pasajes, préstamos para descuentos por planilla. Asimismo, responder peticiones o

solicitudes desde Sindicato. Variable

2 Mantener reuniones de negociación con sindicatos en Santa Cruz. _Variable 3 Dar seguimiento y registrar las vacaciones del personal de todas las áreas,

coordinando con las jefaturas de área. Variable

4 Realizar el llenado de formularios de requerimiento y contratación de personal, de acuerdo a solicitud de las distintas áreas, para solicitar

(49)

48 5 Realizar los trámites relacionados a accidentes de trabajo, reuniendo la

documentación requerida por las instituciones reguladoras. Variable 6 Calcular y elaborar la liquidación de beneficios sociales, cuando

corresponda. Variable

7 Realizar los procesos de altas y bajas de personal. _Variable 8 Contactar a proveedores para servicios relacionados al personal

(transporte, refrigerios), comunicando los requerimientos a administración. Variable 9 Coordinar con las empresas de terciarización de personal, en suscripción de

contratos, nuevas condiciones de contratos, desempeño del personal y

otros. Variable

10 Dar seguimiento a procesos y requerimientos de personal retirado,

coordinando con asesoría legal. Variable

11 Realizar procesos de reclutamiento y selección de personal de planta y

terciarizado, para facilitar la decisión final de Gerencia. Variable 12 Apoyar en procesos de mejora continua y proyectos de recursos humanos. Variable 13 Atender requerimientos de auditorías internas y externas. ₃ 14 Realizar toda tarea encomendada por Gerencia de Recursos Humanos. Variable

 Gerente RRHH  Gerente de Aeropuerto  Jefaturas de área  Encargados de área  Personal  AFP

 Caja Petrolera de Salud

 Ministerio de Trabajo

 Proveedores de servicios

Formación básica Licenciatura en Administración de Empresas o ramas afines. Formación complementaria Especialización en recursos humanos.

Idioma

(50)

Nombre del Puesto: Encargado Comercial

Depende de: Gerente Comercial – por función Gerente de Aeropuerto – por jerarquía

Supervisa a:

-2. MISIÓN

Implementar las estrategias y políticas comerciales definidas, con el fin incrementar los

ingresos para la empresa por conceptos no aeronáuticos. Además, realizar el seguimiento

y control de los clientes en el aeropuerto de Viru Viru.

1 Dar seguimiento al cumplimiento de las condiciones contractuales, mediante inspecciones y recorridos de los locales, verificando calidad de

servicio, atención y tipo de productos a la venta. 1 2 Coordinar con operaciones nuevas asignaciones de espacios a

concesionarios, la colocación o el retiro de espacios publicitarios y la

(51)

50 3 Coordinar con el área de mantenimiento, los trabajos a realizar con clientes:

solicitudes de planos para cotizaciones, entrega y recepción de espacios, colocado y retiro de publicidad, mantenimiento de espacios, vallas y letreros, construcción de vallas camineras, atención a reclamos de

mantenimiento de concesionarios. 7

4 Realizar la búsqueda de nuevos clientes para el aeropuerto, mediante contacto telefónico y visitas personales, en base a una identificación previa

de potenciales clientes. 3

5 Dar respuesta a correspondencia, correo electrónico o llamadas de clientes

por requerimientos o consultas existentes. 13

6 Buscar nuevas opciones en espacios publicitarios para ofrecer a clientes

potenciales y reales. Continuo

7 Mantenerse en contacto con Gerente de Desarrollo de Negocios para comunicar e informar sobre las actividades, irregularidades comerciales en

el aeropuerto. Continuo

8 Archivar diariamente toda información importante generada en el área _Continuo b. Periódicas (periodicidad fija)

Nº

Descripción

Frecuencia media

1 Elaborar la cotización de espacios simples, de acuerdo a tarifa de la tabla

comercial y detallando toda la información sobre ubicación y superficie. c/2 días 2 Elaborar la cotización de espacios múltiple, de acuerdo a la tarifa de la tabla

comercial, evaluando las condiciones en cada caso. Semanal 3 Participar de reuniones de coordinación con gerencia y jefaturas de área,

para dar reportes de actividades. Semanal

4 Dar seguimiento a cobranzas y gestión de cuentas en mora por alquileres a

clientes en coordinación con administración. Semanal

5 Dar seguimiento a la elaboración y renovación de contratos, coordinando con asesoría legal y administración, acerca de las condiciones,

documentación, revisiones, protocolización, garantías y pagos. c/ 2 semanas 6 Mantener una reunion mensual con los encargados comerciales y el gerente

del área para informar y coordinar actividades y tareas del área. Mensual 7 Evaluar e identificar nuevas opciones de negocio por iniciativa de la

empresa o por solicitud de un cliente, para proponer a gerencia y empezar a desarrollarla. Realizar investigaciones y desarrollo de nuevos servicios y/o

productos que pueden ser explotados comercialmente. Mensual 8 Apoyar a gerencia de desarrollo de negocios en la estimación de ingresos

proyectados para el área comercial. (Elaboración de presupuestos y CAPEX). Anual c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)

(52)

51

Nº

Descripción

1 Informar al jefe administrativo el inicio del contrato y los términos de

facturación. Variable

2 Actualizar la información del cliente sobre espacios alquilados y la base de

datos de clientes, para contar con información correcta. Variable 3 Realizar viajes a Cochabamba y La Paz, para mantener reuniones de

seguimiento o con los clientes en caso de necesitarse. Variable 4 Evaluar las solicitudes y/o propuestas para la apertura de nuevos negocios

en el aeropuerto, para presentar a gerencia. Variable

 Administración: Jefe Administrativa y Facturación, tesorería

 Operaciones: JOP, JAP

 Mantenimiento: Jefe de

Mantenimiento, Enc. Obras civiles Enc. Eléctrico

 Gerente Desarrollo de Negocios

 Clientes potenciales, actuales e interesados

 Agencias publicitarias - de clientes

 Legal

Formación básica Licenciatura en Ing. Comercial, Marketing o ramas afines Formación complementaria

Idioma

(53)

Nombre del Puesto: Asistente de Gerencia

Depende de: Gerente de Aeropuerto

Supervisa a:

-2. MISIÓN

Asistir de manera eficiente al Gerente de Aeropuerto en todas sus actividades y tareas,

para facilitar su trabajo.

1 Recibir la correspondencia y registrarla en el libro correspondiente. Continuo 2 Ingresar toda la correspondencia recibida al sistema de correspondencia

(CORMAN) y generar la hoja de ruta (H.R.), para derivarla a donde corresponda, por órdenes de Gerencia. Posteriormente archivar toda la

documentación ingresada. 12

3 Preparar la agenda diaria del Gerente de Aeropuerto, de acuerdo a sus

(54)

53 4 Preparar y/o redactar la correspondencia generada en Gerencia de

Aeropuerto. Continuo

5 Recibir la documentación interna que requiere aprobación de gerencia. _Continuo 6 Atender y realizar las llamadas para el Gerente, tomando datos importantes

cuando sea necesario. Continuo

7 Organizar y administrar los archivos y libros de registro relacionados con

gerencia. 1

8 Recibir e imprimir los reportes diarios de Jefatura de Operaciones de las

tres regionales, para respaldo. 3

Nº

Descripción

Frecuencia media

1 Procesar información, imprimir y fotocopiar documentación encomendada

por su superior. Semanal

2 Realizar el seguimiento de documentación pendiente, solicitando

información a las diferentes áreas sobre el estado de la misma. Semanal 3 Realizar la solicitud y control de material de escritorio para el uso en

gerencia de aeropuerto. Mensual

Nº

Descripción

1 Recibir, clasificar y traducir información, para la elaboracióndel Reporte

operacional. Variable

2 Traducir toda documentación recibida desde la casa matriz. _Variable 3 Realizar la compra de pasajes aéreos para todo el personal del aeropuerto. _Variable 4 Reservar y confirmar hoteles para ejectuvivos y funcionarios, para sus viajes

al interior o exterior del país. Variable

5 Transcribir las actas de directorio y accionistas a los libros de actas

correspondientes. 3

6 Transcribir las actas de directorio y accionistas a los libros de actas

correspondientes, cuando… 3

7 Realizar el seguimiento y actualización de las inspecciones operacionales de

Abertis. 2

8 Recibir, clasificar y organizar la información para preparar la memoria

anual. 1

9 Realizar toda tarea encomendada por Gerencia de Aeropuerto _Variable 5. RELACIONES DE TRABAJO

(55)

54

 Administración

 Mantenimiento

 Operaciones

 Encargada de RRHH

 Gerente de Aeropuerto

 Servicios terciarizados.

 Instituciones del estado

Formación básica Secretaria ejecutiva bilingüe Formación complementaria

Idioma