PROTOCOLO DE OPERACIÓN: RECEPCIÓN DE PLANOS

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PROTOCOLO DE OPERACIÓN: RECEPCIÓN DE PLANOS

MS.AC.P.RP.01 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA – DIRECCIÓN DE ATENCION AL CLIENTE

Preparado

por: Lic. José María Varela Fonseca

Jefe de la Unidad de Gestión de Trámites de la Dirección de Atención al Cliente

Validado por : Revisado por: Aprobado por:

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Contenido

1. Introducción ... 5

2. Objetivos de los procedimientos ... 5

3. Áreas de aplicación y alcance de los procedimientos ... 5

4. Responsables ... 6

5. Lineamientos generales ... 6

6. Conceptos ... 6

7. Descripción de las operaciones ... ¡Error! Marcador no definido. 8. Diagramas de flujo ... 5

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Protocolo de Operación Recepción de planos Código: MS.AC.RP.P.01

1. Introducción

La actividad constructiva refleja el crecimiento económico de un país. Por lo tanto el trámite ágil y adecuado de los visados sanitarios de planos constructivos (establecimientos industriales, condominios, urbanizaciones, sitios de reunión pública y servicios) representa una gran importancia para la vida económica de nuestro país. Las unidades y procesos del Nivel Regional y local, cumplen una función de importancia para el trabajo de la institución; como entes responsables por ley en el trámite de visados de los planos constructivos para diferentes proyectos.

Por ello es necesario que la administración disponga de un proceso ordenado y sistemático, para el debido control en la manipulación de esta clase de documentos, desde que ingresa a la institución, hasta que se devuelve al usuario correspondiente con la resolución respectiva.

2. Objetivos de los procedimientos

Establecer los procedimientos sistemáticos y uniformes necesarios para el trámite de entrada y salida de un plano constructivo, de tal forma que permita a la administración una eficiente herramienta en el control y trámite del documento en la institución de salud.

3. Áreas de aplicación y alcance de los procedimientos

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4. Responsables

Responsable (puesto) Unidad Organizacional

Director (a) Dirección de Atención al Cliente (Nivel central

Jefe Unidad de Plataforma de Servicios Dirección de Atención al Cliente, Nivel Regional y Áreas Rectoras de Salud

Equipo de Atención al Cliente Unidad de Plataforma de Servicios

5. Lineamientos generales

− Ley General de Salud. (# 5395)

− Ley de Planificación Urbana. (# 4220)

− Reglamento de Construcciones del 22 de marzo 1983 y sus reformas.

− Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos. (# 8220).

− Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio. (# 7933)

− Reglamento a la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio. (Decreto # 32303).

− Ley del Sistema Nacional de Archivos. (# 7202).

− Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República.

− Reglamento para el trámite de visado de planos para la construcción. (Decreto # 27967-MP-MIVAH-S-MIEC, del 6 de julio 1999 y sus reformas).

6. Conceptos

Condominios: Inmueble susceptible de aprovechamiento independiente por parte de distintos propietarios, con elementos comunes de carácter indivisible.

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Protocolo de Operación Recepción de planos Código: MS.AC.RP.P.01 químico o biológico, ya sea por medios manuales o por aplicación de maquinaria o instrumentos. Se comprenden también bajo esta denominación los sitios destinados a recibir o almacenar los utensilios de labor y los materiales que serán tratados o que están en proceso de elaboración, o sus productos; además, todos los anexos de las fábricas o talleres y las bodegas. Igualmente, se consideran como tales las estaciones y terminales de transporte.

Plano catastrado: Plano oficial de un terreno, debidamente registrado en la Dirección de Catastro Nacional, que fija la forma, área, deslindes y orientación.

Plano constructivo: Conjunto de información técnica, científica, geométrica de una obra que puede ser horizontal y vertical, que se presenta en forma de imágenes impresas o digitales.

Servicios: Locales destinados a satisfacer necesidades públicas, ya sea por instituciones públicas como privadas.

Sitio de reunión pública: Bajo este rubro se incluyen: 1) Salas de espectáculos (teatros, cinematógrafos, salones de conciertos o conferencias y similares); 2) Centros sociales (casinos, cabarés, bares, restaurantes, salones de baile y similares); 3) Edificios deportivos (estadios, gimnasios, hipódromos, plazas de toros y similares); y 4) Templos o locales de culto.

Urbanización: Fraccionamiento o habilitación de un terreno para fines urbanos, mediante la construcción de calles y provisión de servicios.

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7. Procedimiento

Código Actividad ¿Con qué? Responsable

7.1 Entregar el formulario al cliente - Formulario Visado de Planos (Anexo 1. MS.AC.RP.F.01)

Equipo Técnico de Atención al Cliente

7.2 Recibir solicitud del cliente

- Formulario Visado de Planos (Anexo 1. MS.AC.RP.F.01) y los requisitos de Presentación de Solicitud

- Protocolo de Recepción de Documentos (MS.AC.RD.P.01)

7.3 Asistir al cliente en el llenado del formulario - Dorso del Formulario Visado de Planos (Anexo 1. MS.AC.RP.F.01)

7.4 Verificar la completitud de la documentación

- Sección de Requisitos de la Presentación del Formulario Visado de Planos (Anexo 1. MS.AC.RP.F.01)

7.5 Notificar al cliente que la documentación está incompleta

- Sección de Requisitos de Presentación del Formulario Visado de Planos (Anexo 1. MS.AC.RP.F.01)

7.6 Registrar el ingreso de la solicitud - Sistema de Información Equipo Técnico de Atención al Cliente

7.7

Confeccionar comprobante de ingreso de la solicitud (formulario, y requisitos de presentación)

- Aviso de Planos Recibidos del INVU (Anexo 2. MS.AC.RP.F.02)

- Boleta de Ingreso de Solicitud de VP (Anexo 3. MS.AC.RP.F.03)

7.8

Entregar comprobante de ingreso de los documentos (formulario, y requisitos de presentación)

- Aviso de Planos Recibidos del INVU (Anexo 2. MS.AC.RP.F.02)

- Boleta de Ingreso de Solicitud de VP (Anexo 3. MS.AC.RP.F.03)

7.9 Asignar el plano para su estudio - Criterio profesional de la Unidad o Equipo de Atención al Cliente.

Coordinador de Atención al Cliente

7.10

Trasladar los planos a la Unidad de Rectoría de la Salud o al Equipo de Regulación, según sea el caso.

- Protocolo de Traslado de Documentos (MS.AC.TD.P.01)

7.11 Recibir los planos ya revisados - Protocolo de Traslado de Documentos (MS.AC.TD.P.01)

Equipo Técnico de Atención al Cliente 7.12 Actualizar la base de datos - Sistema de Información Equipo Técnico de Atención al Cliente

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Protocolo de Operación Recepción de planos Código: MS.AC.RP.P.01

7. Diagrama de flujo

Código: MS.AC.P.RP.01 Unidad organizativa: Dirección de Atención al

Cliente Elaborado por: José María Varela Fonseca

Versión 1 Fuente: Fecha

elaboración: 13/11/2008

Actividades

Código Descripción Equipo Técnico de

Atención al Cliente

Coordinador de Atención al Cliente

7.1. Entregar el formulario al cliente

7.2 Recibir solicitud del cliente ¿La solicitud proviene del INVU? ¿El formulario está debidamente llenado?

7.3 Asistir al cliente en el llenado del formulario

7.4 Verificar la completitud de la documentación

¿La documentación de la solicitud está completa?

7.5 Notificar al cliente que la documentación está incompleta 7.6 Registrar el ingreso de la solicitud

7.7

Confeccionar comprobante de ingreso de la solicitud (formulario, y requisitos de presentación)

7.8

Entregar comprobante de ingreso de los documentos (formulario, y requisitos de presentación)

7.9 Asignar el plano para su estudio

7.10

Trasladar los planos a la Unidad de Rectoría de la Salud o al Equipo de Regulación, según sea el caso. 7.11 Recibir los planos ya revisados

7.12 Actualizar la base de datos

¿Los planos son trámite de ventanilla única del Estado por medio del INVU?

7.12. Entregar de planos al cliente 7.13 Devolver los planos al INVU

Hoja 1 de 1

Flujo Información

Diagrama de Flujo

Protocolo de Operación: INFORMACIÓN Y ORIENTACIÓN

Responsable de la actividad Detalle Flujo de Información INICIO Si No Si No Si No FIN Si No