REGLAMENTO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA DEL
AYUNTAMIENTO DE BENIDORM
PARTE EXPOSITIVA
La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos supone un hito normativo imprescindible para que las Administraciones, como la nuestra, y los ciudadanos puedan beneficiarse de la evolución de las tecnologías de la información. Además, gracias a esa evolución es posible consagrar un nuevo derecho para el ciudadano a poder relacionarse con nuestra administración por medios telemáticos. La Administración electrónica implica un nuevo modelo de administrar basado en la aplicación de las tecnologías de la información y de la comunicación en el desarrollo de las actividades administrativas con dos dimensiones diferenciadas, la interna y la externa, que el Ayuntamiento de Benidorm ha abordado en fases sucesivas. De un lado, la aplicación de las TIC en la dimensión o vertiente interna de la Administración, para lo cual nuestro Ayuntamiento ha realizado en los últimos años un intenso proceso de informatización del trabajo administrativo interno, del registro y de sus comunicaciones que ha permitido cimentar las bases del modelo de Administración electrónica. Una vez que se ha conseguido implantar internamente el procedimiento administrativo electrónico en nuestro Ayuntamiento, afrontamos ahora la implantación de la dimensión o vertiente externa del modelo de Administración electrónica, gracias a lo cual el Ayuntamiento de Benidorm prestará servicios públicos electrónicos y permitirá el desarrollo por sus ciudadanos de procedimientos administrativos electrónicos.
En este Reglamento de Administración Electrónica de Benidorm se pretende regular la aplicación de las técnicas informáticas y electrónicas en el procedimiento administrativo y en el resto de aspectos de relación del ciudadano con el Ayuntamiento de Benidorm desde el punto de vista de la innovación y modernización que las nuevas tecnologías ofrecen. El Ayuntamiento de Benidorm se dota así de una norma jurídica que regula de forma integral el modelo de Administración electrónica municipal, garantizando la seguridad jurídica y los derechos de sus ciudadanos cuando se relacionen electrónicamente con su Ayuntamiento.
El desarrollo de las tecnologías de la información y de las comunicaciones está generando una nueva forma de organización económica y social que también afecta a las actuaciones del Ayuntamiento de Benidorm como Administración, en el ejercicio de sus actividades competenciales, aumentando la eficiencia de nuestro Ayuntamiento al generar ahorros de tiempo tanto en la recogida y transmisión de datos, para aportar información al expediente, como para la comunicación con el propio interesado.
El Ayuntamiento de Benidorm, a través de la Administración electrónica es capaz de ofrecer un servicio on-line con un punto de acceso único, su sede electrónica, facilitando información global y direccionando al punto de acceso correcto para la tramitación de cualquier asunto o procedimiento. Con el presente reglamento y con la puesta en marcha de la sede electrónica del Ayuntamiento de Benidorm, los ciudadanos y empresas podrán beneficiarse de las ventajas de la tramitación administrativa electrónica gracias al ahorro de tiempo y de recursos económicos, cuestión que permitirá asimismo aumentar considerablemente la eficacia y eficiencia de nuestra Administración local.
TÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación
1. La presente normativa tiene por objeto desarrollar la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, y los Reales Decretos 3/2010, de 8 de enero, por el cual se regula el Esquema Nacional Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica y, 4/2010, de 8 de enero, por el cual se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, en el ámbito del Ayuntamiento de Benidorm.
2. Sus disposiciones son de aplicación:
a) A todos los órganos, departamentos y servicios del Ayuntamiento de Benidorm, así como a las entidades vinculadas o dependientes cuando ejerzan potestades administrativas.
b) A los trabajadores municipales, a los miembros de la corporación y a los ciudadanos en sus relaciones con esta administración local o con las entidades referidas en el párrafo anterior.
c) A las relaciones entre los servicios, órganos y dependencias del Ayuntamiento de Benidorm
Artículo 2. Principios generales
El Ayuntamiento de Benidorm aplicará en su modelo de Administración pública electrónica los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Los principios jurídicos serán tenidos en cuenta en el diseño, adaptación y funcionamiento de las plataformas y aplicaciones de Administración electrónica del Ayuntamiento de Benidorm.
Artículo 3. Derechos de los ciudadanos
El Ayuntamiento de Benidorm garantizará en las relaciones electrónicas con los administrados el cumplimiento de los derechos de los ciudadanos establecidos en el artículo 6 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. La implantación del modelo de Administración pública electrónica del Ayuntamiento de Benidorm prestará especial atención en la satisfacción de los derechos electrónicos de los ciudadanos, constituidos en obligaciones para el Ayuntamiento.
Artículo 4. Transmisión de datos y documentos entre órganos y departamentos del Ayuntamiento de Benidorm
1. La Administración facilitará a las personas interesadas en los procedimientos administrativos el ejercicio del derecho a no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, reconocido en el artículo 6.2.b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio , de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. El ejercicio del derecho podrá efectuarse por medios electrónicos.
2. Las personas interesadas serán informadas expresamente de que el ejercicio del derecho implica su consentimiento, en los términos del artículo 6.2.b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios
Públicos, para que el órgano ante el que se ejercita el derecho pueda recabar los datos o documentos, respecto de los que se ejercita el derecho, de los órganos en los que se encuentren.
3. El derecho se ejercitará de forma específica e individualizada para cada procedimiento concreto, sin que el ejercicio del derecho ante un órgano implique un consentimiento general para todos los procedimientos que aquél tramite en relación con la persona interesada.
4. En cualquier momento, las personas interesadas podrán aportar los datos o documentos, así como revocar su consentimiento para el acceso a los datos de carácter personal.
5. Si el órgano administrativo que tramita el procedimiento posee los datos o documentos o tiene acceso electrónico a los mismos, los incorporará al procedimiento. En los ficheros del órgano cedente quedará constancia del acceso a los datos o documentos efectuado por el órgano cesionario.
6. Si el órgano administrativo que tramita el procedimiento no posee los datos o documentos, los pedirá al órgano que los tenga, siempre que los sistemas de información de ambos órganos sean interoperables, esto es, tengan capacidad de compartir datos y documentos.
7. Si el órgano administrativo que tramita el procedimiento no puede obtener los datos o documentos, lo comunicará a la persona interesada, con indicación del motivo, para que los aporte en el plazo y con los efectos previstos en la norma reguladora del procedimiento correspondiente.
8. Para facilitar el ejercicio del derecho de los ciudadanos a no aportar datos y documentos, el Ayuntamiento de Benidorm utilizará como fórmula de agilización y simplificación de los procedimientos administrativos la transmisión electrónica de datos en entornos cerrados de comunicaciones entre sus órganos y departamentos. Conforme a lo establecido en los artículos 9 y 20 de la Ley 11/2007, las transmisiones de datos en entornos cerrados de comunicaciones gozan de plena validez en cuanto a la autenticación de los documentos y datos transmitidos y con respecto a la identificación de los emisores y receptores de los mismos.
9. Para facilitar el ejercicio del derecho a no aportar datos y documentos, el Ayuntamiento de Benidorm promoverá la celebración de convenios con las restantes Administraciones Públicas, según lo establecido en el artículo 9 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. En estos convenios se establecerán los procedimientos que permitan a los órganos cedentes comprobar el ejercicio del derecho respecto de los datos o documentos cuyo acceso hubiera sido solicitado. En la sede electrónica se publicarán los convenios, los datos y los documentos que se intercambian.
Artículo 5. Canales de acceso y disponibilidad de medios electrónicos
Los canales de acceso a los servicios de Administración electrónica del Ayuntamiento de Benidorm son los siguientes:
a) Acceso electrónico, a través de Internet, según los principios de accesibilidad y usabilidad, en los términos dictados por la normativa vigente en esta materia en cada momento.
c) Atención telefónica, a través del Registro General, o en los números de teléfono publicados en la propia sede.
d) Cualquier otro canal de acceso que se habilite en el futuro.
TÍTULO II. SEDE Y TABLÓN ELECTRÓNICO DE ANUNCIOS CAPÍTULO I. DE LA SEDE ELECTRÓNICA
Artículo 6. Creación de la sede electrónica del Ayuntamiento de Benidorm
1. Se crea la sede electrónica de la Administración Pública del Ayuntamiento de Benidorm.
2. La sede electrónica del Ayuntamiento de Benidorm es el espacio electrónico seguro, titularidad del Ayuntamiento, donde se prestarán los servicios públicos electrónicos, se desarrollarán procedimientos administrativos electrónicos y se publicará la información de esta Administración local que requiera de especiales garantías de seguridad, calidad y responsabilidad.
3. Estarán incluidos en la sede electrónica todos los órganos de la Administración Local del Ayuntamiento de Benidorm.
4. Mediante convenios de colaboración, se podrán incorporar a la sede electrónica otras entidades incluidas en el ámbito de aplicación del Reglamento y se podrán crear sedes compartidas con otras Administraciones Públicas.
5. La dirección electrónica de la sede electrónica es https://sede.benidorm.org/.
Artículo 7. Titularidad y gestión de la sede
1. La titularidad de la Sede Electrónica corresponderá al Ayuntamiento de Benidorm. 2. La gestión tecnológica de la Sede será competencia del Servicio de Informática. 3. Serán responsables de la gestión, de los contenidos y de los servicios puestos a disposición de los ciudadanos en la Sede los titulares de los órganos, los jefes de servicio correspondientes en función de las competencias y el personal funcionario habilitado para ello mediante el correspondiente nombramiento.
Artículo 8. Contenido de la sede electrónica
1. Se realizarán a través de la Sede Electrónica todas las actuaciones, procedimientos y servicios que requieran mecanismos de autenticación de los ciudadanos, o del Ayuntamiento de Benidorm en sus relaciones con éstos, por medios electrónicos, así como aquellos otros respeto de los cuales se decida su inclusión en la Sede por razones de eficacia y calidad en la prestación de servicios a los ciudadanos. Asimismo, se promoverá mediante la sede electrónica la automatización de los procedimientos reglados del Ayuntamiento de Benidorm.
2. La sede electrónica tendrá el contenido mínimo siguiente:
a) Identificación de la sede electrónica, así como del órgano titular y de los órganos responsables de la gestión y de los servicios puestos a disposición en la misma.
Asimismo, se publicará el sistema de verificación del certificado de la sede electrónica. b) Información necesaria para la correcta utilización de la sede electrónica, así como la relacionada con la propiedad intelectual.
c) Sistema de verificación de los certificados de sellos electrónicos empleados en la sede electrónica.
d) Servicios de asesoramiento a las personas usuarias para la correcta utilización de la sede electrónica.
e) Identificación de los canales de acceso a los servicios disponibles en la sede, y, en su caso, de los correos electrónicos, teléfonos, faxes, y direcciones postales de las oficinas a través de las cuales puede accederse a los servicios.
f) Relación de sistemas de firma electrónica y certificados electrónicos que sean admitidos o utilizados en la sede electrónica, así como los procedimientos para los que son válidos.
g) Catálogo de servicios y procedimientos electrónicos disponibles en la sede. h) Acceso al estado de tramitación de los expedientes.
i) Fecha y hora oficiales, y calendario de días hábiles e inhábiles.
j) Formatos admitidos para la presentación de documentos electrónicos en el registro electrónico.
k) Ordenanza reguladora de Administración electrónica del Ayuntamiento de Benidorm, accesible desde la sede.
l) Buzón de quejas y sugerencias.
m) Sistema de verificación de documentos para la comprobación de la autenticidad e integridad de los documentos que hayan sido autenticados mediante código seguro de verificación.
n) Perfil del contratante.
o) Tablón electrónico de anuncios.
p) Información relacionada con la protección de datos de carácter personal.
q) Cualquier otra información, servicios o procedimientos exigidos por la normativa vigente.
3. En la sede electrónica del Ayuntamiento de Benidorm, se garantizará el acceso a los contenidos y servicios en castellano y valenciano, y en la medida de lo posible en inglés.
4. El Ayuntamiento de Benidorm podrá incluir en la sede otros contenidos. Asimismo, actualizará las direcciones electrónicas, la denominación de los órganos debido a reordenaciones organizativas, y la relación y características de los canales de acceso a los servicios disponibles en la sede.
5. Los contenidos publicados en la Sede Electrónica responderán a los criterios de seguridad e interoperabilidad que se derivan de la normativa aplicable relativa al Esquema Nacional Seguridad e Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.
1. El establecimiento de la Sede Electrónica comportará la responsabilidad del Ayuntamiento de Benidorm respecto de la integridad, veracidad y actualización de la información y los servicios a los cuales pueda accederse. Cuando la Sede Electrónica contenga un enlace o vínculo a otra sede, la responsabilidad de la cual corresponda a otra administración pública, el Ayuntamiento de Benidorm no será responsable de su integridad, veracidad o actualización.
2. La Sede establecerá los medios necesarios para que el ciudadano conozca si la información o servicio al que accede corresponde a la propia sede, a un punto de acceso que no tiene el carácter de sede o a un tercero.
3. Únicamente tendrá validez administrativa aquella información que figure en las páginas de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benidorm convenientemente identificadas.
4. Este Ayuntamiento, a través de sus órganos y servicios, también podrá ofrecer noticias e información institucional oficial que no tenga efectos administrativos. En este caso figurará en páginas que no se identificarán como integrantes de la Sede Electrónica.
Artículo 10. Formulación de quejas y sugerencias
1. La sede electrónica del Ayuntamiento de Benidorm permitirá la presentación electrónica de quejas y sugerencias mediante una aplicación habilitada en la sede electrónica con dicha finalidad. La presentación de quejas y sugerencias se realizará mediante un sistema electrónico que permita acreditar su correcta tramitación y recepción en el departamento correspondiente del Ayuntamiento de Benidorm.
2. No se considerarán medios para la formulación de sugerencias y quejas los servicios de asesoramiento electrónico al usuario para la correcta utilización de la Sede, sin perjuicio de su obligación, cuando existan, de atender los problemas que suscitan los ciudadanos.
CAPÍTULO II. DEL TABLÓN ELECTRÓNICO DE ANUNCIOS Artículo 11. Régimen jurídico y de funcionamiento
1. Se crea el tablón electrónico de anuncios del Ayuntamiento de Benidorm.
2. La publicación de los actos y comunicaciones que, por disposición legal o reglamentaria, deba realizarse en el tablón de anuncios podrá ser sustituida o complementada por su publicación en la sede electrónica, con el mismo carácter de oficialidad y autenticidad, y con el mismo valor y efectos jurídicos reconocidos a aquélla.
3. El tablón electrónico de anuncios dispondrá de los sistemas y mecanismos que acrediten la autenticidad, integridad y disponibilidad de su contenido. Asimismo garantizará la protección de datos de carácter personal y la seguridad de la información.
Artículo 12. Creación del registro electrónico común municipal
1. Se crea el registro electrónico del Ayuntamiento de Benidorm para la recepción y remisión de los escritos, solicitudes y comunicaciones que se transmitan por medios electrónicos. El registro electrónico es una aplicación informática conectada al registro general capaz de remitir y recibir solicitudes y documentos, y cuyas anotaciones se asentarán en el registro general del Ayuntamiento de Benidorm.
2. El registro electrónico será único para todos los órganos de la Administración local de Benidorm y será gestionado por el negociado de registro.
3. El registro electrónico comunicará al órgano destinatario de la solicitud, escrito o comunicación, toda anotación que efectúe, con traslado de la documentación escaneada para su tramitación siempre que sea posible
4. El registro electrónico tendrá la fecha y hora oficial correspondiente a la sede electrónica.
5. El registro electrónico especificará el calendario de días inhábiles relativo a sus procedimientos y trámites, que será el que se determine anualmente en el Calendario Oficial de Fiestas Laborales de la Comunitat Valenciana.
6. En ningún caso tendrán la condición de registro electrónico las direcciones o los buzones de correo electrónico corporativo asignado a los empleados públicos o a los diferentes órganos y servicios.
7. Tampoco tendrán la consideración de registro electrónico los dispositivos de recepción de fax, excepto aquellos supuestos expresamente previstos en el ordenamiento jurídico.
Artículo 13. Régimen de funcionamiento
1. La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones relativos a procedimientos y trámites administrativos municipales dará lugar a los asientos correspondientes en el Registro Electrónico, utilizándose medios telemáticos seguros para su ejecución y para la recuperación de los datos de inscripción.
2. El sistema de información que soporte el Registro Electrónico garantizará la constancia de cada asiento que se practique y de su contenido, estableciéndose un registro por asiento en el cual se identifique la documentación presentada, que se asociará al número de asiento correspondiente.
3. Cada presentación en el Registro Electrónico contendrá la siguiente información básica
a) Un número o código de registro individualizado.
b) Los siguientes datos de identificación: nombre y apellidos, documento nacional de identidad, NIF, NIE, pasaporte o equivalente. En el caso de personas jurídicas, denominación social y CIF.
c) Fecha y hora de presentación.
d) Si procede, la identidad del órgano al que se dirige el documento electrónico. e) Procedimiento con el cual se relaciona.
f) Contenido del formulario, que además recogerá para personas físicas, dirección postal y, si procede, electrónica; y para personas jurídicas, domicilio social y, si procede, dirección electrónica.
h) Cualquier otra información que se considere necesaria en función del procedimiento telemático origen del asiento.
4. El registro electrónico admitirá:
a) Modelos electrónicos o formularios correspondientes a servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen en la sede electrónica.
b) Un modelo normalizado de instancia general que permita la presentación de cualquier documento electrónico distinto de los mencionados en el apartado anterior dirigido a cualquier órgano del Ayuntamiento de Benidorm.
5. La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones, no asociados a procedimientos normalizados, prevista en el apartado b) anterior, se efectuará mediante la utilización de formularios electrónicos de propósito general, disponibles en la sede electrónica. Estos formularios se remitirán al órgano u organismo competente, que deberá ser señalado por el remitente.
6. Con el fin de posibilitar su lectura y conservación, la sede electrónica contendrá información sobre los formatos a que deberán sujetarse los documentos electrónicos presentados junto con la solicitud.
Artículo 14. Cómputo de plazos
1. La sede electrónica mostrará, en lugar fácilmente visible, la fecha y hora oficial, que será la que conste como fecha y hora, a efectos de cómputo de los plazos, adoptando las medidas precisas para asegurar su integridad.
2. El registro electrónico permitirá la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día, sin perjuicio de las interrupciones, por el tiempo imprescindible, cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo, de las que se informará en el propio registro y en la sede electrónica. Ante este tipo de supuestos de interrupción técnica del sistema, podrá prorrogarse el plazo de presentación de escritos en el registro electrónico por un periodo equivalente a aquél en el que el registro haya estado fuera de funcionamiento, prórroga que será debidamente publicada en la sede electrónica. 3. A los efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles o naturales, y en lo que se refiere a cumplimiento de plazos por las personas interesadas, la presentación de escritos y solicitudes en un día inhábil se entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente, salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil. La presentación de escritos y solicitudes en día hábil se entenderá efectuada en el mismo momento de su presentación.
4. El inicio del cómputo de los plazos que hayan de cumplir los órganos administrativos y entidades de derecho público vendrá determinado por la fecha y hora de presentación en el propio registro. En todo caso, la fecha efectiva de inicio del cómputo de plazos deberá ser comunicada a quien presentó el escrito, solicitud o comunicación.
Artículo 15. Resguardo acreditativo de la presentación de escritos, documentos y copias
El registro electrónico emitirá, por el mismo medio electrónico, un recibo de presentación de la solicitud, escrito o comunicación en el que conste la fecha y hora de
presentación, el número de registro, el remitente, el órgano destinatario y un extracto del contenido de la solicitud, escrito o comunicación. Asimismo, generará un recibo acreditativo de la entrega de los documentos electrónicos presentados junto con la solicitud.
Artículo 16. Modelos normalizados de solicitud y carta de servicios del Ayuntamiento de Benidorm
1. El Ayuntamiento de Benidorm promoverá la utilización de modelos normalizados de solicitud para la iniciación de sus trámites y procedimientos administrativos electrónicos.
2. Los trámites y procedimientos accesibles por vía electrónica se incluirán, a los efectos de información a los ciudadanos, en el correspondiente catálogo de servicios electrónicos, que se publicará en la sede electrónica.
TÍTULO IV. COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS CAPÍTULO I. DE LAS COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS Artículo 17. Comunicaciones electrónicas
1. La ciudadanía podrá elegir el canal de comunicación, con la Administración, excepto que una Ley establezca la utilización obligatoria del canal electrónico o del no electrónico. En cualquier momento se podrá modificar el canal inicialmente elegido. Esta modificación tendrá efectos a partir del día siguiente a su recepción en el registro competente.
2. La Administración utilizará medios electrónicos en sus comunicaciones con la ciudadanía, siempre que ésta lo haya solicitado o consentido expresamente. La solicitud y el consentimiento podrán, en todo caso, emitirse y recabarse por medios electrónicos.
3. Las comunicaciones a través de medios electrónicos serán válidas siempre que exista constancia de la transmisión y recepción, de sus fechas, del contenido íntegro de las comunicaciones y se identifique fidedignamente a la persona remitente y a la destinataria de las mismas.
4. Cuando existan varios canales electrónicos, la ciudadanía podrá elegir el canal con el que desea comunicarse, dentro de los disponibles. Estos canales serán publicados en la sede electrónica.
Artículo 18. Obligatoriedad de las comunicaciones electrónicas
1. El Ayuntamiento de Benidorm, reglamentariamente, podrá establecer la obligatoriedad de las comunicaciones electrónicas, cuando las personas interesadas sean personas jurídicas o colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica o técnica, actividad profesional u otros motivos acreditados, tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos. 2. En la norma que establezca dicha obligación se especificarán: las comunicaciones a las que se aplica y si comprende o no la práctica de notificaciones electrónicas y la utilización del registro electrónico, el medio electrónico que se utilizará y las personas obligadas.
de ellos, el órgano competente requerirá la subsanación.
Artículo 19. Comunicaciones electrónicas entre órganos del Ayuntamiento de Benidorm
1. El Ayuntamiento de Benidorm utilizará medios electrónicos en las comunicaciones entre sus órganos y con otras Administraciones Públicas, de conformidad con lo establecido en el art. 4 de este Reglamento, salvo que existan causas técnicas justificadas que impidan su utilización.
2. Las condiciones que regirán las comunicaciones con otras Administraciones se determinarán a través de convenios, salvo que exista una regulación expresa.
CAPÍTULO II. DE LAS NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS Artículo 20. Notificación electrónica y elección del medio de notificación
1. Las notificaciones se realizarán por medios electrónicos cuando la persona interesada lo haya solicitado o consentido o exista una norma con rango legal o una disposición reglamentaria que establezca su obligatoriedad.
2. El sistema de notificación permitirá acreditar la fecha y hora en que se produzca la puesta a disposición de la persona interesada del acto objeto de notificación, así como la de acceso a su contenido, momento a partir del cual la notificación se entenderá practicada. Cuando exista constancia de la puesta a disposición, y transcurran diez días naturales sin acceder a su contenido, se entenderá que la notificación ha sido rechazada y se tendrá por efectuado el trámite siguiéndose el procedimiento, salvo que de oficio o a instancia de persona destinataria se compruebe la imposibilidad técnica o material del acceso.
3. En la medida que existan varias formas de notificación electrónica disponibles, la persona interesada podrá elegir entre ellas, salvo que una norma imponga un tipo de notificación específica.
Artículo 21. Obligatoriedad de la notificación electrónica
De conformidad con lo establecido en el artículo 18 del presente Reglamento, el Ayuntamiento de Benidorm, reglamentariamente, podrá establecer la obligatoriedad de las notificaciones electrónicas, cuando las personas interesadas sean personas jurídicas o colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica o técnica, actividad profesional u otros motivos acreditados, tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos.
Artículo 22. Práctica de la notificación por medios electrónicos
1. El Ayuntamiento de Benidorm utilizará preferentemente el sistema de notificación por comparecencia y puesta a disposición en la sede electrónica municipal.
2. El Ayuntamiento de Benidorm practicará las notificaciones electrónicas, a través del acceso de la persona interesada, previa su identificación, a una dirección electrónica habilitada en la sede electrónica municipal. Se acreditará la fecha y hora en que la
notificación se ponga a disposición de la persona interesada y en que ésta acceda a su contenido. Se podrá avisar a la persona interesada, por cualquier medio electrónico, de la existencia de notificaciones en la dirección electrónica. Este aviso será facultativo y tendrá valor informativo, sin que su omisión afecte a la corrección de la notificación. 3. Se podrán utilizar otros sistemas de notificación, siempre que quede constancia de la recepción por la persona interesada, en el plazo y en las condiciones que se establezcan.
TÍTULO V. IDENTIFICACIÓN, AUTENTICACIÓN Y FIRMA ELECTRÓNICA
CAPÍTULO I. DE LA IDENTIFICACIÓN, AUTENTICACIÓN Y FIRMA ELECTRÓNICA DE LA ADMINISTRACIÓN
Artículo 23. Identificación de la sede electrónica
1. La Sede Electrónica se identificará mediante sistemas de firma electrónica basados en certificados de dispositivo seguro o medio equivalente. Con carácter adicional y para su identificación inmediata, los ciudadanos dispondrán de la información general obligatoria que debe constar en la Sede de acuerdo con lo establecido en la presente normativa.
2. Para facilitar la identificación inequívoca de la Sede Electrónica ésta se identificará como “Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benidorm”.
Artículo 24. Firma electrónica del personal municipal e intercambio electrónico de datos y documentos en la plataforma electrónica municipal.
1. El personal municipal del Ayuntamiento de Benidorm utilizará el sistema de firma electrónica basado en el documento nacional de identidad, en un certificado de empleado público del Ayuntamiento de Benidorm u otros sistemas de firma electrónica basados en un certificado electrónico reconocido, emitido por un prestador de servicios de certificación que ofrezca de forma gratuita la información necesaria para verificar la titularidad y la validez del certificado.
2. El personal municipal podrá transmitir y recibir documentos en la plataforma de administración electrónica municipal, como entorno cerrado de comunicación, con plenas garantías de identificación y autenticación de los documentos respecto de los receptores y emisores.
Artículo 25. Firma electrónica en la actuación administrativa automatizada
1. La Administración podrá utilizar el sello electrónico o el código seguro de verificación para firmar la actuación administrativa automatizada. Estos sistemas de firma electrónica se emplearán en cualquier acto de trámite, resolutorio o de comunicación que no exija la intervención de una persona.
En los supuestos de actuación automatizada el Ayuntamiento de Benidorm utilizará preferentemente un sello electrónico basado en un certificado electrónico que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica e incorporará en los documentos un código seguro de verificación que permitirá la comprobación
documental y cotejo de las resoluciones y actos mediante la sede electrónica municipal.
2. El o la titular de la dirección competente en Administración Electrónica dictará una resolución, que se publicará en la sede electrónica, donde se establecerá:
a) Las actuaciones en que se podrán utilizar los sistemas de firma automatizada. b) Los órganos responsables de su utilización.
c) El servicio de validación para verificar el certificado utilizado.
d) El sistema de verificación del documento generado y el plazo de disponibilidad del mismo, cuando se utilice el código seguro de verificación.
3. El certificado de sello electrónico tendrá, al menos, los siguientes contenidos: a) Descripción del tipo de certificado, con la denominación sello electrónico.
b) Nombre del órgano de adscripción y, en el supuesto de órganos unipersonales, de la persona titular del mismo.
c) Número de identificación fiscal del subscriptor.
Artículo 26. Intercambio electrónico de datos y documentos en entornos cerrados de comunicaciones
1. De acuerdo con los principios de simplificación administrativa e interoperabilidad entre administraciones, el Ayuntamiento promoverá la eliminación de certificados y, en general, de documentos en papel, que se sustituirán, siempre y cuando sea posible, por certificados y documentos electrónicos o por transmisiones de datos.
Tanto en el caso de certificados electrónicos y documentos electrónicos, como en el de transmisiones de datos, su expedición, tratamiento y efectos se regirán por lo que dispone este Reglamento, con sujeción estricta a la normativa de protección de datos de carácter personal.
2. El Ayuntamiento emitirá, a petición de los ciudadanos, certificados electrónicos sobre los datos que figuran en su poder.
3. Los ciudadanos, en sustitución de los certificados en papel, podrán presentar a la Administración municipal certificados en soporte electrónico emitidos por otras administraciones obtenidos telemáticamente, o bien mediante el cotejo o la compulsa electrónica del certificado en papel.
4. El Ayuntamiento de Benidorm se compromete a facilitar el acceso de otras Administraciones públicas a los datos relativos a los interesados que estén en su poder y se encuentren en soporte electrónico. En todo caso, se establecerán las máximas garantías de seguridad, integridad y disponibilidad, de conformidad con lo que dispone la normativa aplicable a la protección de datos de carácter personal.
La disponibilidad de los datos se limitará estrictamente a los que el resto de Administraciones requieran a los ciudadanos para la tramitación y resolución de los procedimientos y las actuaciones de su competencia de acuerdo con su normativa reguladora. El acceso a los datos de carácter personal estará en todo caso sujeto al cumplimiento de las condiciones establecidas en la normativa de protección de datos de carácter personal.
5. En el marco de los principios regulados en este Reglamento, el Ayuntamiento promoverá el establecimiento de convenios con las entidades públicas o privadas,
tanto emisoras como receptoras de certificados o documentos administrativos, para simplificar la obtención, la transmisión y, si procede, la convalidación de documentos o certificados electrónicos por transmisiones de datos. La aportación de los certificados que prevén las normas reguladoras de los procedimientos y actuaciones administrativas se podrá realizar a través de certificados electrónicos, con plena validez y eficacia, de acuerdo con las siguientes previsiones:
a) En el marco de un procedimiento administrativo, el Ayuntamiento de Benidorm, como responsable del trámite, podrá solicitar telemáticamente la transmisión de datos en poder de otras Administraciones que sean necesarios para el ejercicio de sus competencias.
b) Para dar respuesta a las peticiones de las Administraciones conveniadas, el Ayuntamiento dispondrá de mecanismos automáticos de transmisión de datos en tiempo real.
c) Para la sustitución de un certificado en papel por la transmisión de los datos correspondientes, la persona titular de estos datos debe haber consentido la realización de la transmisión de acuerdo con lo previsto en la normativa de protección de datos de carácter personal, excepto en los casos previstos en una norma con rango de ley. Si no presta su consentimiento a la comunicación electrónica, la persona interesada deberá solicitar y aportar el certificado correspondiente.
d) Cualquier transmisión de datos, ya sea hecha por este Ayuntamiento u otras Administraciones conveniadas, se efectuará a solicitud del órgano o la entidad tramitadora, en la cual se identificarán los datos requeridos y sus titulares, como también la finalidad para la que se requieren. En la solicitud debe constar que se dispone del consentimiento de los titulares afectados, de la manera prevista en el apartado anterior, salvo que este consentimiento no sea necesario, en virtud de una norma con rango de Ley.
e) Se dejará constancia de la petición y la recepción de los datos en el expediente, por parte del órgano o el organismo receptor. A los efectos de la verificación del origen y la autenticidad de los datos por parte de los órganos de fiscalización y control, se habilitarán mecanismos para que los órganos mencionados puedan realizar los controles que consideren oportunos.
f) Para garantizar la identidad de la Administración peticionaria y la de la Administración emisora, así como la integridad, la autenticidad y la confidencialidad de los datos transmitidos, tanto la petición como la transmisión de datos deberán ir acompañadas de la firma electrónica reconocida del órgano administrativo competente. 6. El Ayuntamiento establecerá los mecanismos necesarios para la elaboración de certificados administrativos electrónicos, que tendrán los mismos efectos que los expedidos en soporte papel. El contenido de éstos podrá imprimirse en soporte papel y la firma manuscrita se sustituirá por un código de verificación generado electrónicamente, que permitirá comprobar su autenticidad accediendo telemáticamente a los archivos del órgano u organismo emisor.
CAPÍTULO II. DE LA IDENTIFICACIÓN, AUTENTICACIÓN Y FIRMA ELECTRÓNICA DE LOS CIUDADANOS
Artículo 27. Sistemas de firma electrónica de los ciudadanos
1. Las personas físicas podrán utilizar, para relacionarse con la Administración, los certificados electrónicos incorporados al Documento Nacional de Identidad, los
certificados electrónicos reconocidos y los sistemas de firma electrónica avanzada que se admitan por la Administración cuando la naturaleza del trámite lo permita, y en base al principio de proporcionalidad y cuando la naturaleza del trámite lo permita, el Ayuntamiento de Benidorm podrá habilitar la utilización por los ciudadanos de sistemas de firma electrónica basadas en claves concertadas para relacionarse electrónicamente con el éste.
2. Las personas jurídicas y las entidades sin personalidad jurídica podrán utilizar la firma electrónica de su representante legal, certificados electrónicos reconocidos de persona jurídica y de entidades sin personalidad jurídica, respectivamente, y los sistemas de firma electrónica avanzada, que se admitan por la Administración.
3. El uso por la ciudadanía de sistemas de firma electrónica implicará que la Administración puede tratar los datos personales consignados, a los efectos de verificación de la firma.
4. Se publicarán, en la sede electrónica, la relación de sistemas de firma y certificados electrónicos admitidos y los procedimientos para los que son válidos.
Artículo 28. Utilización del DNI electrónico y de sistemas de firma electrónica avanzada
Las personas físicas podrán, en todo caso y con carácter universal, utilizar los sistemas de firma electrónica incorporados al Documento Nacional de Identidad en su relación por medios electrónicos con las Administraciones Públicas. El régimen de utilización y efectos de dicho documento se regirá por su normativa reguladora.
Artículo 29. Otros sistemas de firma electrónica
Se podrán utilizar otros sistemas de firma distintos de los anteriores, como claves concertadas en un registro previo, aportación de información conocida por la Administración y las personas interesadas u otros sistemas no criptográficos. Estos sistemas de firma se admitirán en los trámites en que los datos e intereses afectados lo permitan, conforme a criterios de proporcionalidad. En la política de firma electrónica y de certificados se establecerán las condiciones de uso y características de estos sistemas de firma.
La admisión de otros sistemas de firma electrónica deberán aprobarse mediante resolución de Alcaldía, previo informe técnico.
El acto de aprobación contendrá la denominación y descripción general del sistema de identificación, órgano o servicio responsable de su aplicación y garantías de su funcionamiento, y será publicado en la Sede Electrónica, donde se informará de las actuaciones en las cuales son admisibles estos medios de identificación y autenticación.
Artículo 30. Representación por terceros para trámites electrónicos
1. Las personas interesadas podrán designar un representante en los procedimientos administrativos electrónicos tramitados en el Ayuntamiento de Benidorm conforme al régimen establecido en el artículo 32 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
2. En los supuestos de solicitudes presentadas a través del registro electrónico en las cuales figure más de una persona interesada, el documento deberá estar firmado por
todos ellos. En tal caso, las actuaciones posteriores a la presentación se realizarán con la persona designada expresamente y, en su defecto, con quien encabezó la solicitud.
Artículo 31. Habilitación para la representación de terceros por profesionales o entidades asimiladas
1. El Ayuntamiento podrá habilitar con carácter general o específico a personas físicas o jurídicas autorizadas para la presentación electrónica de documentos en representación de los interesados.
2. La habilitación requerirá la firma previa de un convenio entre el Ayuntamiento y la entidad interesada. El convenio deberá especificar, al menos, los procedimientos y trámites objeto de la habilitación, y las condiciones y obligaciones aplicables tanto a la persona jurídica o entidad firmante del convenio, como las personas físicas o jurídicas habilitadas.
3. Los convenios de habilitación tendrán efectos tanto en relación con la corporación, asociación o institución firmante como con las personas, físicas o jurídicas, que tengan la condición de colegiados, asociados o miembros de aquéllas. Para hacer efectiva la habilitación, estas últimas deberán suscribir un documento individualizado de adhesión que recoja expresamente la aceptación de su contenido íntegro.
4. La habilitación implica la presunción de validez de la representación. Sin embargo, la administración podrá requerir en cualquier momento la acreditación de la representación.
5. El incumplimiento de las obligaciones asumidas por las corporaciones, asociaciones o instituciones firmantes del convenio supondrá su resolución y la de las habilitaciones en él basadas, previa instrucción del oportuno expediente, con audiencia de la entidad interesada.
El incumplimiento por parte de una persona firmante del documento individualizado de adhesión supondrá su exclusión del convenio con el procedimiento y garantías previstos en el párrafo anterior.
En ambos casos se entenderá sin perjuicio de la exigencia de las responsabilidades que fueran procedentes.
Artículo 32. Registro electrónico de apoderamientos
1. Se crea el Registro Electrónico de Apoderamientos en el cual se podrán hacer constar las representaciones que los interesados otorgan a terceros para actuar en su nombre de forma electrónica. Este registro no tiene el carácter de registro público. 2. El registro de apoderamientos permitirá a los órganos y servicios del Ayuntamiento comprobar la representación que ostentan quienes actúan electrónicamente ante ellos en nombre de terceros.
En caso de entender que hay falta o insuficiencia de la representación formalmente incorporada al registro de apoderamientos podrá requerirse al interesado la correspondiente subsanación en los términos del artículo 32.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, o en los términos que resultan de la normativa específica de aplicación.
Artículo 33. Identificación y autenticación de ciudadanos por funcionario público
1. Se habilitará a personal funcionario para que, mediante su firma electrónica reconocida, pueda realizar los trámites que la ciudadanía le faculte.
2. La ciudadanía habrá de identificarse ante el personal funcionario y prestar consentimiento expreso, debiendo quedar constancia de ello.
3. El departamento competente en Administración Electrónica mantendrá actualizado un registro de personal funcionario, habilitado en el Ayuntamiento de Benidorm, para la identificación y autenticación regulada en este artículo. Mediante el correspondiente convenio de colaboración, el registro podrá extender sus efectos a las relaciones con otras Administraciones Públicas.
TÍTULO VI. GESTIÓN DOCUMENTAL, EXPEDIENTE Y ARCHIVO ELECTRÓNICO CAPÍTULO I. DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
Artículo 34. Expediente electrónico
1. El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contenga.
2. La remisión de expedientes podrá ser sustituida, a todos los efectos, por la puesta a disposición del expediente electrónico, teniendo las personas interesadas derecho a obtener una copia del mismo.
3. La formación del expediente electrónico será responsabilidad del órgano encargado de su tramitación, o en su caso, del órgano que disponga la política de gestión de documentos electrónicos.
4. Los documentos electrónicos generados por la Administración municipal de Benidorm, así como aquellos que hayan sido recibidos originariamente en formato electrónico a través del registro electrónico, o hayan sido aportados por comparecencia personal, pasarán a formar parte del patrimonio documental municipal, debiendo ser objeto de conservación de acuerdo a lo dispuesto en la normativa reguladora del patrimonio documental y en el presente Reglamento.
5. Los expedientes electrónicos que deban ser objeto de remisión o puesta a disposición se formarán ajustándose a las siguientes reglas:
a) Los expedientes electrónicos dispondrán de un código que permita su identificación unívoca por cualquier órgano del Ayuntamiento de Benidorm en un entorno de intercambio interadministrativo.
b) El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado electrónicamente mediante los sistemas previstos en esta ordenanza.
c) Con el fin de garantizar la interoperabilidad de los expedientes, tanto su estructura y formato como las especificaciones de los servicios de remisión y puesta a disposición se sujetarán a lo que se establezca al respecto por el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
d) Los expedientes electrónicos estarán integrados por documentos electrónicos, que podrán formar parte de distintos expedientes, pudiendo incluir asimismo otros expedientes electrónicos si así lo requiere el procedimiento. Excepcionalmente, cuando la naturaleza o la extensión de determinados documentos a incorporar al expediente no permitan o dificulten notablemente su inclusión en el mismo conforme a los estándares y procedimientos establecidos, deberán incorporarse al índice del expediente sin perjuicio de su aportación separada.
e) Los documentos que se integran en el expediente electrónico se ajustarán al formato o formatos de larga duración, accesibles en los términos que determine el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
6. Los documentos administrativos correspondientes a procedimientos no terminados se conservarán en la plataforma de tramitación electrónica. Desde su incorporación a la misma, cada documento tendrá asociada una única unidad administrativa responsable del mismo. La unidad administrativa responsable de un expediente lo será también de todos los documentos integrados en el mismo.
Artículo 35. Consulta del estado de tramitación de los procedimientos
1. La Administración pondrá a disposición de las personas interesadas un servicio electrónico en la sede electrónica, donde éstas puedan consultar la información acerca del estado de tramitación de los procedimientos, sean o no tramitados por medios electrónicos.
2. La información sobre el estado de tramitación del procedimiento comprenderá los trámites realizados y la fecha de los mismos. Asimismo, las personas interesadas podrán acceder a los documentos electrónicos, en el supuesto de que hayan tramitado el procedimiento por medios electrónicos.
CAPÍTULO II. DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Artículo 36. Documentos públicos administrativos municipales
1. El documento electrónico es la información de cualquier naturaleza, en forma electrónica, archivada en soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
2. El documento administrativo electrónico es el documento válidamente emitido por los órganos de la Administración. Tendrá siempre asociada, al menos, una firma electrónica de las reguladas en este Reglamento.
3. Los componentes de un documento electrónico son:
a) Contenido, entendido como conjunto de datos o información del documento. b) En su caso, firma electrónica.
c) Metadatos del documento electrónico.
Artículo 37. Referencia temporal de los documentos administrativos electrónicos 1. Se asociará, obligatoriamente, al documento electrónico administrativo una referencia temporal que consistirá en un sello de tiempo.
2. El sello de tiempo es la asignación, por medios electrónicos, de la fecha y hora a un documento electrónico, con la intervención de un prestador de servicios de certificación, que esté admitido para prestar servicios de sellado de tiempo, y que asegure la exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento, según el sistema de autenticación vigente en cada momento.
Artículo 38. Adición de metadatos a los documentos
1. Se entiende como metadato, a efectos de esta normativa, cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con el fin de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento. 2. Los documentos electrónicos susceptibles de ser integrados en un expediente electrónico, deberán tener asociados metadatos que permitan su contextualización en el marco del órgano o servicio, la función y el procedimiento administrativo al que corresponde.
Además, se asociará a los documentos electrónicos la información relativa a la firma del documento, así como la referencia temporal de los mismos, en la forma regulada en la presente normativa.
3. El Ayuntamiento de Benidorm elaborará un catálogo de metadatos, que será de uso obligatorio por todos los órganos y unidades municipales y se ajustará a lo dispuesto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
4. La asociación de metadatos a los documentos electrónicos aportados por los ciudadanos o emitidos por el Ayuntamiento de Benidorm será, en todo caso, realizada por el órgano actuante, en la forma que en cada caso se determine.
5. Las metadatos mínimos obligatorios asociados a los documentos electrónicos, así como la asociación de los datos de firma o de referencia temporal de los mismos, serán los que se especifiquen en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
6. En los metadatos de cada documento electrónico se indicará si este contiene datos de carácter personal y, en caso de ser así, el nivel de las medidas de seguridad aplicables a los mismos, según lo dispuesto en la normativa sobre protección de datos. En función del procedimiento o documento, el contenido a asignar a los correspondientes metadatos se podrá determinar en el catalogo unificado de procedimientos.
7. Una vez asociados los metadatos a un documento electrónico, no podrán ser modificados en ninguna fase posterior del procedimiento administrativo, con las siguientes excepciones:
a) Cuando se observe la existencia de errores u omisiones en los metadatos inicialmente asignados.
b) Cuando se trate de metadatos que requieran actualización, si así lo dispone el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
La modificación de los metadatos deberá ser realizada por el órgano competente, o de forma automatizada conforme a las normas que se establezcan a tal efecto.
8. Independientemente de los metadatos mínimos obligatorios a que se refiere el apartado 5, los órganos y servicios podrán asociar a los documentos electrónicos metadatos de carácter complementario, para las necesidades de catalogación
específicas de su respectivo ámbito de gestión, realizando su inserción de acuerdo con las especificaciones establecidas en el Esquema Nacional de Interoperabilidad. Los metadatos complementarios no estarán sujetos a las prohibiciones de modificación establecidas en el apartado anterior.
9. Se garantizará la disponibilidad e integridad de los metadatos de los documentos electrónicos manteniendo de manera permanente las relaciones entre el documento y sus metadatos.
10. El documento electrónico que vaya a ser objeto de intercambio entre Administraciones o consultado por la ciudadanía debe cumplir con los requisitos de formato, estructura y metadatos mínimos establecidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas de desarrollo.
CAPÍTULO III. DEL RÉGIMEN DE COPIAS
Artículo 39. Copias electrónicas de documentos administrativos electrónicos 1. Las copias electrónicas generadas que, por ser idénticas al documento electrónico original, no comportan cambio de formato ni de contenido, tendrán la eficacia jurídica de documento electrónico original.
2. En caso de cambio del formato original, para que una copia electrónica de un documento electrónico tenga la condición de copia auténtica, deberán cumplirse los siguientes requisitos:
a) Que el documento electrónico original se encuentre en poder del Ayuntamiento de Benidorm.
b) Que la copia sea obtenida conforme a las normas de competencia y procedimiento que en cada caso se aprueben, incluidas las de obtención automatizada.
c) Que incluya su carácter de copia entre los metadatos asociados.
d) Que sea autorizada mediante firma electrónica conforme a la normativa aplicable. 3. Se podrán generar copias electrónicas auténticas a partir de otras copias electrónicas auténticas siempre que se observen los requisitos establecidos en los apartados anteriores.
4. Los órganos emisores de los documentos administrativos electrónicos o receptores de los documentos privados electrónicos, o los archivos que reciban los mismos, están obligados a la conservación de los documentos originales, aunque se hubiera procedido a su copiado conforme a lo establecido en el presente artículo.
5. Será considerada copia electrónica auténtica de documentos electrónicos presentados conforme a sistemas normalizados o formularios:
a) La obtenida conforme a lo señalado en los apartados anteriores de este artículo. b) El documento electrónico, autenticado con la firma electrónica del órgano o servicio destinatario, resultado de integrar el contenido variable firmado y remitido por el ciudadano en el formulario correspondiente empleado en la presentación.
Artículo 40. Copias en papel de documentos administrativos electrónicos
Para la obtención de copias auténticas en soporte papel de documentos públicos administrativos electrónicos se incluirá la impresión de un código generado
electrónicamente u otros sistemas de verificación, que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso al documento electrónico correspondiente, a la firma del documento y a los metadatos mínimos obligatorios, en la sede electrónica.
Artículo 41. Copias electrónicas de documentos administrativos en soporte no electrónico
1. Las copias electrónicas de los documentos en soporte papel o en otro soporte susceptible de digitalización realizadas por el Ayuntamiento de Benidorm, ya se trate de documentos emitidos por la Administración o documentos privados aportados por los ciudadanos, se realizarán, según lo establecido en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y Seguridad y su normativa técnica de desarrollo, y de acuerdo con lo regulado en el presente artículo.
2. A efectos de lo previsto en esta normativa, se define como imagen electrónica el resultado de aplicar un proceso de digitalización a un documento en soporte papel o en otro soporte que permita la obtención fiel de esta imagen.
Se entiende por digitalización el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contenga la imagen codificada, fiel e íntegra, del documento.
3. Cuando sean realizadas por el Ayuntamiento de Benidorm, las imágenes electrónicas tendrán la naturaleza de copias electrónicas auténticas, con el alcance y efectos previstos en la legislación vigente, siempre que se cumplan los siguientes requisitos:
a) Que el documento copiado sea un original o una copia auténtica.
b) Que la copia electrónica sea autorizada mediante firma electrónica utilizando los sistemas previstos legalmente.
c) Que las imágenes electrónicas estén codificadas conforme a alguno de los formatos y con los niveles de calidad y condiciones técnicas especificados en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
d) Que la copia electrónica incluya su carácter de copia entre los metadatos asociados. e) Que la copia sea obtenida conforme a las normas de competencia y procedimiento que en cada caso se aprueben, incluidas las de obtención automatizada.
4. No será necesaria la intervención del órgano administrativo depositario del documento administrativo original para la obtención de copias electrónicas auténticas, cuando las imágenes electrónicas sean obtenidas a partir de copias auténticas en papel emitidas cumpliendo los requisitos legales.
Artículo 42. Destrucción de documentos en soporte no electrónico
1. Los documentos originales y las copias auténticas en papel o en cualquier otro soporte, de los que se hayan generado copias electrónicas auténticas, podrán destruirse en los términos que se establezcan en la política de gestión de documentos electrónicos.
2. En ningún caso, se destruirán documentos con valor histórico, artístico o de carácter relevante que aconseje su conservación y protección.
3. La eliminación de cualquier otro documento diferente de los previstos en este artículo, se regirá por lo previsto en la normativa de documentos y archivos.
4. El archivo municipal, de oficio o a instancia del órgano administrativo o entidad correspondiente, podrá destruir los documentos originales en papel, conforme a lo dispuesto en las normas reguladoras de la Junta Calificadora de Documentos Administrativos de la Generalitat Valenciana y siempre que se cumplan todas las siguientes condiciones:
a) Que se haya realizado una copia electrónica auténtica del documento original en papel conforme a los procedimientos regulados en este Reglamento.
b) Que la copia electrónica auténtica sea objeto de conservación con arreglo a lo dispuesto en este Reglamento.
c) Que no exista acuerdo municipal relativo a la necesidad de conservar el documento original en papel por razón de su valor histórico-artístico, en función de su valoración expresa en tal sentido por la Comisión de Valoración Documental del Ayuntamiento de Benidorm.
5. El archivo municipal controlará el proceso de destrucción y documentará su realización efectiva mediante acta firmada por el archivero con expresión de la fecha, documentación destruida y medio de destrucción.
6. La destrucción también podrá encomendarse a terceros, en cuyo caso deberá efectuarse conforme a las instrucciones técnicas establecidas al efecto, emitiéndose por la entidad colaboradora un certificado en el que conste la fecha de destrucción, la cantidad y el tipo de documentación destruida y el compromiso sobre la imposibilidad de reconstrucción o lectura de la misma. Este certificado, validado por el archivero, podrá sustituir a la evidencia documental prevista en el párrafo anterior.
Artículo 43. Normas específicas a los documentos electrónicos e imágenes aportadas por los ciudadanos
1. Los interesados podrán aportar al expediente, en cualquier fase del procedimiento, copias digitalizadas de los documentos, cuya fidelidad con el original garantizarán mediante la utilización de una firma electrónica. El Ayuntamiento podrá solicitar del correspondiente archivo el cotejo del contenido de las copias aportadas. Ante la imposibilidad de este cotejo y con carácter excepcional, podrá requerir al particular la exhibición del documento o de la información original. La aportación de tales copias implica la autorización a la administración para que acceda y trate la información personal contenida en tales documentos.
Las mencionadas imágenes electrónicas no tendrán el carácter de copia auténtica. 2. Las imágenes electrónicas presentadas por los ciudadanos deberán ajustarse a los formatos y estándares aprobados para tales procesos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad. En caso de incumplimiento de este requisito, se requerirá al interesado para la subsanación del defecto advertido, en los términos establecidos en la legislación aplicable.
3. Será de aplicación a las solicitudes de cotejo de las copias aportadas lo establecido en relación con la transmisión de datos regulados en el presente Reglamento.
CAPÍTULO IV. DEL ARCHIVO Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Artículo 44. Archivo electrónico de documentos
1. Se crea el Archivo Electrónico de documentos del Ayuntamiento de Benidorm, como parte integrante del sistema municipal de archivos y del modelo de tramitación electrónica que se desarrolla en el presente Reglamento.
2. El Ayuntamiento de Benidorm deberá conservar, en soporte electrónico, todos los documentos electrónicos utilizados en actuaciones administrativas, que formen parte de un expediente administrativo, así como aquellos otros que tengan valor probatorio de las relaciones entre los ciudadanos y el Ayuntamiento.
3. La Administración municipal archivará por medios electrónicos todos los documentos que se produzcan en el ejercicio de sus funciones. La reproducción electrónica de documentos en soporte papel se hará de conformidad con el procedimiento de compulsa previsto en esta Ordenanza.
En el supuesto de documentos emitidos originariamente en papel, de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto por la normativa aplicable, podrá procederse a la destrucción de los originales, en los términos y con las condiciones que se establezcan.
4. La Administración municipal debe garantizar la conservación de los documentos electrónicos originales, recibidos, producidos y gestionados en el desarrollo de sus procesos administrativos, y a lo largo de su ciclo de vida.
5. El archivo de documentos electrónicos se hará de acuerdo con la normativa vigente en materia de gestión documental en cuanto al cuadro de clasificación, método de descripción y calendario de conservación.
6. Los medios o soportes en que se almacenen los documentos electrónicos dispondrán de las medidas de seguridad que garanticen la integridad, la autenticidad, la confidencialidad, la calidad, la protección y la conservación de los documentos archivados, y en particular la identificación de los usuarios y el control de acceso.
Artículo 44. Conservación de documentos electrónicos
1. La preservación y el acceso a los documentos almacenados en medios electrónicos se regirá por los principios y normas aplicables a la protección de la confidencialidad y privacidad de los datos, así como por los dictámenes del órgano municipal encargado de la evaluación y el acceso a los documentos.
2. Serán objeto de conservación los documentos y la totalidad de sus metadatos, así como las firmas electrónicas originales y los sellados de tiempo, junto a los elementos de contexto que permitan su verificación ulterior.
3. Los periodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos se determinarán por el órgano competente de acuerdo con el procedimiento administrativo de que se trate, siendo en todo caso de aplicación las normas generales sobre conservación del patrimonio documental con valor histórico y sobre eliminación de documentos del Ayuntamiento de Benidorm.
4. Para garantizar la conservación, el acceso y la legibilidad de los documentos electrónicos archivados, podrán realizarse operaciones de conversión de acuerdo con las normas sobre copiado de estos documentos contenidas en la presente normativa. 5. Los responsables de los archivos electrónicos promoverán el copiado auténtico con cambio de formato de los documentos y expedientes del archivo tan pronto como el formato de los mismos deje de figurar entre los admitidos en la gestión pública por el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
6. El Ayuntamiento de Benidorm podrá expurgar los documentos electrónicos siguiendo los procedimientos previstos ya existentes para la valoración y destrucción de documentos y de conformidad con lo establecido en el presente Reglamento.
Artículo 46. Política de gestión de documentos electrónicos y acceso a solicitud del interesado
1. La Administración aprobará y publicará su política de gestión de documentos electrónicos que cumplirá los requisitos establecidos en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y de Seguridad y sus normas de desarrollo.
2. La política de gestión de documentos electrónicos incluirá directrices para la asignación de responsabilidades y la definición de los programas, procesos y controles de gestión de documentos y administración de los repositorios electrónicos.
3. Cuando los documentos electrónicos contengan datos de carácter personal les será de aplicación lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y su normativa de desarrollo.
4. La ciudadanía podrá ejercer el derecho a obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que tengan condición de parte interesada.
5. La obtención de la copia podrá realizarse mediante extractos de los documentos o se podrá utilizar otros métodos electrónicos que permitan mantener la confidencialidad de aquellos datos que no afecten a la persona interesada.
TÍTULO VII. REUTILIZACIÓN, TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA Y UTILIZACIÓN DE ESTÁNDARES ABIERTOS E INTEROPERABLES
Artículo 47. Utilización de estándares abiertos e interoperables y reutilización de tecnología
1. El Ayuntamiento de Benidorm utilizará las tecnologías de la información en sus relaciones con las demás Administraciones y con los ciudadanos, aplicando medidas informáticas, tecnológicas, organizativas, y de seguridad, que garanticen un adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa y eviten discriminación a los ciudadanos por razón de su elección tecnológica, para ello el Ayuntamiento de Benidorm utilizará los estándares de interoperabilidad y de seguridad definidos en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y Seguridad y en sus normas técnicas de desarrollo.
2. El Ayuntamiento de Benidorm utilizará preferentemente en la elaboración de sus aplicaciones, programas y plataformas tecnológicas estándares abiertos basados en los requisitos técnicos definidos por los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y Seguridad y en sus normas técnicas de desarrollo.
3. Para el desarrollo, creación o implementación de las aplicaciones, programas y plataformas tecnológicas del Ayuntamiento de Benidorm, el Departamento responsable de Administración electrónica utilizará preferentemente tecnología reutilizada del Centro de Transferencia de Tecnología de la Administración General del Estado u organismo equivalente que cumpla con los requisitos técnicos de los programas y plataformas tecnológicas.
4. Sólo en el supuesto de que el Ayuntamiento de Benidorm no pueda utilizar tecnología reutilizada del Centro de Transferencia de Tecnología de la Administración General u organismo equivalente, se optará preferentemente por el diseño o adquisición de aplicaciones, programas y plataformas tecnológicas que sean estándar abierto, cumplan con los requisitos de estandarización definidos por los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo, y cuya licencia de uso sea pública o propiedad del Ayuntamiento de Benidorm, lo que permitirá que dicha tecnología sea reutilizable en el futuro por otras Administraciones.
TÍTULO VIII. EL CONSEJO MUNICIPAL DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
Artículo 48. Composición y funciones
1. Se crea el Consejo municipal de Administración Electrónica, el cual estará integrado por:
a) El alcalde/sa, o concejal en quien delegue que lo preside. b) El Secretario General o funcionario en quien delegue.
c) El/la Jefe/a del Servicio de Informática, o persona en quien delegue. d) El/la jefe/a del Servicio de Contratación
e) El/la archivero/a municipal o persona en quien delegue. f) El/la director/a de las extensiones administrativas g) El sociólogo municipal
h) Un miembro jurista de la asesoría jurídica 2. Funciones:
a) Coordinar, supervisar, dirigir y participar en las actuaciones encaminadas a velar por la evolución hacia la Administración electrónica en las diferentes áreas y Departamentos municipales.
b) Gestionar y mantener la plataforma de Administración electrónica y los interfaces de acceso a los servicios de tramitación telemática.
c) Coordinación y evaluación contínua del catálogo de procedimientos realizado en cada área y Departamento.
También arbitrará los medios para que los procedimientos simplificados correctamente se vayan incorporando progresivamente al medio electrónico de conformidad con las disposiciones de este Reglamento.
DISPOSICIONES ADICIONALES Primera.
La Administración Municipal promoverá la formación de los empleados públicos a su servicio en el conocimiento y la utilización de medios electrónicos para el desarrollo de sus actividades.
A título informativo al presente Reglamento se acompaña anexo nº 1, en el que consta la relación personalizada de los funcionarios responsables de las distintas unidades organizativas.
Mediante resolución de Alcaldía se harán las modificaciones necesarias en cada momento de la relación a fin de que la misma sea acorde con la realidad administrativa. Segunda.
A partir de la entrada en vigor del Reglamento, cualquier regulación que se efectúe de nuevos procedimientos y trámites administrativos o modificación de los existentes, deberá prever la posibilidad de su tramitación por medios electrónicos y se ajustará a los requisitos previstos en este Reglamento.
Tercera.
Los preceptos derivados del presente Reglamento sólo vincularán a los procedimientos y servicios disponibles en la sede electrónica municipal cuya relación será publicada en la misma para el adecuado conocimiento de los ciudadanos.
Cuarta.
La incorporación de procedimientos y servicios se pondrá en marcha de forma progresiva a partir de la entrada en vigor del presente Reglamento. En la sede electrónica figurará la relación actualizada de procedimientos y servicios que podrán ser tramitados por medios electrónicos.
Quinta.
Del contenido del presente Reglamento se realizará la mayor difusión posible entre la ciudadanía utilizando para ello los distintos canales de comunicación que se disponen con el fin de promover un mayor conocimiento en materia de administración electrónica.
DISPOSICIONES FINALES Primera. Habilitación para el desarrollo normativo.
Se habilita a la Alcaldía- Presidencia para dictar las disposiciones que sean necesarias para el desarrollo del presente Reglamento.
Segunda. Entrada en Vigor.
El presente Reglamento entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la Provincia de Alicante.
