COLEGIO BILINGÜE DIANA OESE PROCEDIMIENTO ADMISIONES

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CODIGO: P. AE-01 VIGENCIA: MAYO DE 2014 VERSION : 3 Página 1 de 12 CO LEGIOBILINGÜ E DIA_{NA OESE} CAMBIO REALIZADO

MOTIVO DEL CAMBIO FECHA _{ANTERIOR N°}VERSION VERSION ACTUAL

N° Elaboración del procedimiento N.A D M A _N.A ₁ 10 03 09 5.2 RECEPCIÓN DE SOLICITUD Se incluye autorización de documentos Se hace necesario hacer claridad frente a la persona que aprueba las encuestas, entendiendo que de esta forma se optimiza el proceso.

29 07 11 1 2

5.3 INSCRIPCIÓN DEL ESTUDIANTE

Se incluye formato F.AE-11 para recolectar

información del proceso formativo del estudiante.

Porque es importante dentro del proceso de admisiones ampliar la información del proceso formativo del estudiante en el colegio de procedencia. Se anexa formato F.AE-11 29 07 11 1 2 5.4 APROBACIÓN DE DOCUMENTOS Se incluye aclaración aprobación de documentos. Se hace necesario e importante aclarar que para situaciones específicas el comité financiero avala otros tipos de documentación, si es el caso de personal vinculado con la organización no aplica.

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CODIGO: P. AE-01 VIGENCIA: MAYO DE 2014 VERSION : 3 Página 2 de 12 CO LEGIOBILINGÜ E DIA_{NA OESE} 5.5 ENTREVISTAS Aclaración para personal vinculado con la

organización.

Es importante aclarar que este aspecto no aplica para el personal vinculado con la

organización. 29 07 11 1 2

5.6 VALORACIÓN DEL ESTUDIANTE

Aplicación del formato F.AE-06

Es importante hacer claridad frente a la utilización del formato

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CODIGO: P. AE-01 VIGENCIA: MAYO DE 2014 VERSION : 3 Página 3 de 12 CO LEGIOBILINGÜ E DIA_{NA OESE} 7. MATRICULA Se incluye aclaración para el registro y

aprobación del proceso de matrícula.

Se hace claridad frente al formato F.AE-09

Porque se quiere asegurar la eficacia del proceso de matrícula, avalando únicamente la firma de uno de los padres o acudiente, así como la autorización por parte de la Dirección o su Representante. Se hace claridad frente al formato de actualización de datos (F.AE-09) el cual no es requisito indispensable para la formalización de la matricula. 29 07 11 1 2 5.4 APROBACIÓN DE DOCUMENTOS Se incluye aclaración aprobación de documentos. Se hace necesario e importante aclarar que para los padres ya vinculados a la institución, que tengan un récord de pagos correcto y quieran ingresar un nuevo estudiante, no se requiere actualización de documentos. 12 05 14 2 3

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CODIGO: P. AE-01 VIGENCIA: MAYO DE 2014 VERSION : 3 Página 4 de 12 CO LEGIOBILINGÜ E DIA_{NA OESE} 5.6 VALORACIÓN DEL ESTUDIANTE

Aplicación del formato F.AE-12

Es importante hacer claridad frente a la utilización del formato

F.AE-12. 12 05 14 2 3

1. OBJETIVO:

Definir y documentar las actividades establecidas para el Proceso de Admisión en el COLEGIO BILINGÜE DIANA OESE cumpliendo con los requisitos estipulados por la organización y el Ministerio de Educación Nacional (MEN).

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica al personal comprometido con el Proceso de Admisión del COLEGIO BILINGÜE DIANA OESE y a los clientes que solicitan el estudio de la documentación para el ingreso de su hijo (a) a la Institución.

3. DEFINICIONES:

SERVICIO AL CLIENTE: Es el conjunto de actividades interrelacionadas que se

ofrecen con el fin de que el cliente obtenga la información del producto de forma oportuna, y que asegure un uso correcto del mismo.

PERFIL FAMILIAR: Es el estudio y seguimiento socio-económico que el

COLEGIO BILINGÜE DIANA OESE hace a las familias que inician el Proceso de Admisión en la Institución.

PROCESO: Es una serie de actividades interrelacionadas o que interactúan, para

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REGISTRO: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades

efectuadas o de los resultados alcanzados.

ENTREVISTA: Es un tipo de encuesta que tiene como fin establecer una relación

de comunicación verbal, para recoger información y opiniones de los padres de familia del estudiante que desea ingresar a la Institución.

MATRICULA: Es el último paso que se lleva a cabo en el Proceso de Admisión,

siendo un requisito de Secretaría de Educación, en el que el niño (a) queda registrado como estudiante de una Institución Educativa en el libro reglamentario.

4. GENERALIDADES:

Es responsabilidad del Administrador de Admisiones del COLEGIO BILINGÜE DIANA OESE diseñar estrategias que garanticen la correcta difusión y comprensión del presente documento.

Es deber del Administrador de Admisiones del COLEGIO BILINGÜE DIANA OESE suministrar la información, concreta y veraz, sobre los requerimientos establecidos para el proceso.

5. CONTENIDO:

5.1. PRESUPUESTO DE CUPOS PARA ADMISIONES

La Directora del COLEGIO BILINGÜE DIANA OESE es la persona encargada de asignar los cupos disponibles para el próximo año lectivo (Mayo-Junio), teniendo en cuenta el número máximo de estudiantes existentes y proyectado para el año siguiente.(F.AE-01).

5.2. RECEPCIÓN DE SOLICITUD

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OESE, deben presentarse para diligenciar una encuesta en el formato identificado como F.AE-02, en la que se recopila información personal de los padres y el nivel socio-económico del grupo familiar. Este formato es analizado por la Dirección y /o representante de la organización, para dar continuidad o no al proceso.

Las encuestas que no son aprobadas, son archivadas por el Administrador de Admisiones, quien deja registro en el formato F.AE-03 del por qué fue negado el cupo, con el fin de llevar un historial en caso de ser solicitado nuevamente.

5.3. INSCRIPCIÓN DEL ESTUDIANTE

En este proceso el padre de familia diligencia la ficha de inscripción de acuerdo a los requisitos establecidos por la institución, anexando la documentación solicitada.

Anexo a la documentación, los padres de familia deben solicitar a la institución educativa de donde proviene el estudiante, información del proceso formativo a través del Formato F.AE-11, a excepción de los estudiantes que provienen del exterior.

Con la inscripción del estudiante se inicia un seguimiento al proceso de matrícula, para conocer la eficacia del mismo y se lleva registro en el formato F.AE-03.

5.4. APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

La documentación es revisada por la contadora, por el auditor y/o la Dirección del COLEGIO BILINGÜE DIANA OESE quienes aprueban o desaprueban para dar continuidad al proceso. El proceso se desaprueba ya sea por bajos ingresos o porque no exista un buen respaldo patrimonial.

La contadora, el auditor y/o la Dirección tienen la potestad para aprobar o considerar válido otro tipo de documentación que respalde la solvencia económica de los padres.

Para el personal vinculado con la institución, únicamente aplican los documentos externos de tipo académico y/o disciplinario del estudiante.

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Los padres de familia ya vinculados a la institución, que demuestren un récord de pagos correcto y pretenden ingresar un nuevo estudiante, no requieren actualización de documentos.

5.5. ENTREVISTAS

Los padres de familia que cumplan con los requisitos, son citados por la Administradora del Proceso de Admisión a entrevistas con la Dirección o su representante, dejando evidencia en el formato F.AE-04 y con la Psicóloga de la organización, formato F.AE-05, con el fin de valorar la dinámica familiar y conocer el compromiso con el proceso educativo de sus hijos y con la institución.

Para el personal vinculado con la organización, únicamente se realiza la entrevista psicológica.

5.6. VALORACIÓN DEL ESTUDIANTE

Cada aspirante es valorado por la Psicóloga y el docente asignado, con el fin de conocer su proceso evolutivo, teniendo en cuenta las dimensiones de desarrollo del ser humano, para determinar el grado en el que debe ser ubicado.

Como soporte se entrega un informe valorativo de Psicología a la Dirección, para dar el visto bueno y dar inicio así al proceso de matrícula, según formato F.AE-08. Para los aspirantes a la sección de Preescolar se deja evidencia en el Formato Evaluación Estudiantes Nuevos F.AE-06.

Para los niños de 2 a 3 años que se les dificulta presentar la Valoración con la Psicóloga y el docente, conocer su proceso evolutivo no es requisito indispensable para el proceso de matrícula.

Para los estudiantes de Preescolar que ingresan en el curso de verano (mes de Julio) la valoración psicológica se realizará iniciando el año escolar (Septiembre) para ofrecer el debido acompañamiento en los casos que así lo requieran.

Cuando un estudiante ha mostrado algunas falencias en su desarrollo durante el proceso de admisión, se elabora un acta en la cual los padres se comprometen a

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que el niño tenga un acompañamiento de un profesional externo. (Formato F.AE-07).

Los aspirantes nuevos, a grados de 1º hasta 8º, se citan 2 días para presentar evaluaciones de todas las áreas. Finalizadas las evaluaciones, el profesor encargado las califica y presenta un informe al Coordinador Académico de la sección, quien a su vez lo entrega para ser revisado por la Dirección.

Para los aspirantes a la sección de Primaria y Secundaria, se deja evidencia en el Formato Informe de Resultados de Evaluación Admisión Estudiantes Nuevos F.AE-12.

Para los estudiantes que ingresan después de las fechas autorizadas para matrícula, es requisito presentar evaluaciones de todas las áreas, de acuerdo con la Secretaria de Educación, además de solicitar autorización al jefe de los Grupos de Apoyo de la Gestión Local (GAGEL) de dicha Secretaría, para su ingreso.

5.7. MATRICULA

El padre de familia debe presentarse al COLEGIO BILINGÜE DIANA OESE, para recibir la información pertinente al proceso de matrícula y cumplir con todos los requisitos para hacerla efectiva.

Es requisito indispensable en el COLEGIO BILINGÜE DIANA OESE, que uno de los padres y/o acudiente del estudiante se presente para hacer efectiva la matrícula y firmar el Contrato de Prestación de Servicios.

La Directora y/o representante de la Dirección puede autorizar la matrícula de estudiantes con algún documento faltante, dejando registro de la concesión y compromiso de los padres de familia para la entrega de los documentos. Como evidencia se diligencia un acta (concesión y compromiso).

Una vez terminado el proceso, se registra en el libro de matrícula, requisito de Secretaría de Educación.

A los padres de familia de los estudiantes antiguos se les envía un formato donde aparece la solicitud de cupos para el próximo año lectivo, y actualización de datos

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(F.AE-09). Esta actualización de datos tiene como fin que, en las fechas que les corresponda la matrícula, el proceso sea más ágil; sin embargo, no es requisito indispensable para el registro de matrícula.

5.8. SEGUIMIENTO A CLIENTES:

Es la evaluación que se hace cada mes sobre el número de familias que han solicitado información e iniciado el Proceso de Admisión en el COLEGIO BILINGÜE DIANA OESE (Formato F.AE-10).

5.9 PROPIEDAD DEL CLIENTE

El cliente tiene derecho a disponer de un bien de forma exclusiva y absoluta, según lo establece la ley. Por tal motivo, EL COLEGIO BILINGÜE DIANA OESE asegura que los documentos considerados propiedad del cliente, y que se encuentren bajo el control de la organización, sean identificados, protegidos y salvaguardados.

Son propiedad del cliente dentro de esta organización todos los documentos solicitados en el momento de admisión y de matrícula, así como aquellos registros e informes correspondientes con el desempeño escolar del estudiante.

Para asegurar su protección y evitar el deterioro, estos documentos se archivan en carpetas y permanecen bajo el cuidado y responsabilidad del Director de Grupo asignado para cada año escolar. Estas son salvaguardadas en el locker de cada salón y se mantienen bajo llave.

5.10 TRAZABILIDAD

Cuando se hace efectiva la matrícula de un estudiante en el COLEGIO BILINGÜE DIANA OESE se da apertura a la hoja de vida de éste dentro de la institución, ingresando en primera instancia a la base de datos la información personal y familiar requerida, para establecer con facilidad canales de comunicación con los clientes.

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a la organización es archivada en un fólder, con el fin de protegerla y evitar que se deteriore. De ésta manera se da apertura al fólder del estudiante, el cual se lleva desde el inicio de su vida escolar hasta el momento de su desvinculación. En éste, no sólo se conservan los requisitos de matrícula, sino todos los registros e informes relacionados con el desempeño académico y disciplinario del estudiante. Cuando se da por concluida la prestación del servicio con cualquiera de los clientes, su hoja de vida es trasladada al archivo general de la organización, el cual está identificado por orden alfabético, desde la fundación del Colegio.

Para efectos de realización de certificados de estudio, EL COLEGIO BILINGÜE DIANA OESE cuenta con el “Libro de Oro” (historia de los estudiantes del colegio) en el que se lleva el registro de los años de permanencia en el colegio y grados cursados del estudiante. Éste marca la ruta para poder ubicar al estudiante en el libro escolar de valoraciones.

6. MATRIZ DE REGISTROS

IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO PROTECCION RECUPERACION TIEMPO RETENCION DISPOSICION _FINAL NOMBRE CODIGO ACTIVO INACTIVO

PRESUPUESTO CUPOS DE ADMISION F.AE-01 OFICINA DE SECRETARIA ACADEMICA, ARCHIVADOR No.0 1 CAJÓN 01 FOLDER PREVIA AUTORIZACIÓN DEL ADMINISTRADOR DEL PROCESO Y SE LOCALIZA EN ORDEN DE REGISTRO DURANTE SU

VIGENCIA N.A DESTRUIR

ENCUESTA SOLICITUD DE CUPO F.AE-02 CUANDO UN ESTUDIANTE ES MATRICULADO VA AL FOLDER DEL ESTUDIANTE EN EL LOCKER DEL SALÓN.

PARA LOS CASOS QUE NO SON APROBADAS SE DESTRUYEN FOLDER PREVIA AUTORIZACIÓN DEL DOCENTE Y ADMINISTRADOR DEL PROCESO Y SE LOCALIZA EN ORDEN ALFABÉTICO DURANTE SU VIGENCIA

N.A ARCHIVO _GENERAL

SEGUIMIENTO AL PROCESO DE INSCRIPCIÓN Y MATRICULA F.AE-03 OFICINA DE SECRETARIA ACADEMICA, ARCHIVADOR No.0 1 CAJÓN 01 FOLDER PREVIA AUTORIZACIÓN DEL ADMINISTRADOR DEL PROCESO Y SE LOCALIZA EN ORDEN DE REGISTRO DURANTE SU VIGENCIA 2 AÑOS DESTRUIR

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CODIGO: P. AE-01 VIGENCIA: MAYO DE 2014 VERSION : 3 Página 11 de 12 CO LEGIOBILINGÜ E DIA_{NA OESE} ENTREVISTA DE ADMISIÓN A PADRES DE FAMILIA DIRECTORA F.AE-04 FOLDER DEL ESTUDIANTE EN EL LOCKER DEL SALÓN FOLDER PREVIA AUTORIZACIÓN DEL DOCENTE Y ADMINISTRADOR DEL PROCESO DURANTE SU VIGENCIA

ENTREVISTA DE ADMISIÓN A PADRES DE FAMILIA PSICOLOGIA F.AE-05 FOLDER DEL ESTUDIANTE EN EL LOCKER DEL SALÓN FOLDER PREVIA AUTORIZACIÓN DEL DOCENTE Y ADMINISTRADOR DEL PROCESO Y SE LOCALIZA EN ORDEN DE REGISTRO DURANTE SU VIGENCIA

EVALUACIÓN ESTUDIANTES NUEVOS F.AE-06 FOLDER DEL ESTUDIANTE EN EL LOCKER DEL SALÓN FOLDER PREVIA AUTORIZACIÓN DEL DOCENTE Y ADMINISTRADOR DEL PROCESO Y SE LOCALIZA EN ORDEN DE REGISTRO DURANTE SU VIGENCIA

COMPROMISO PROCESO DE ADMISION F.AE-07 FOLDER DEL ESTUDIANTE EN EL LOCKER DEL SALÓN FOLDER PREVIA AUTORIZACIÓN DEL DOCENTE Y ADMINISTRADOR DEL PROCESO Y SE LOCALIZA EN ORDEN DE REGISTRO DURANTE SU VIGENCIA

VALORACIÓN PSICOLOGICA ESTUDIANTES NUEVOS F.AE-08 FOLDER DEL ESTUDIANTE EN EL LOCKER DEL SALÓN FOLDER PREVIA AUTORIZACIÓN DEL DOCENTE Y ADMINISTRADOR DEL PROCESO Y SE LOCALIZA EN ORDEN DE REGISTRO DURANTE SU VIGENCIA

ACTUALIZACIÓN DE DATOS F.AE-09 OFICINA DE SECRETARIA ACADEMICA FOLDER PREVIA AUTORIZACIÓN DEL ADMINISTRADOR DEL PROCESO Y SE LOCALIZA EN ORDEN DE REGISTRO DURANTE SU

VIGENCIA 1 AÑO DESTRUIR

SEGUIMIENTO A CLIENTES POTENCIALES F.AE-10 OFICINA DE SECRETARIA ACADEMICA, ARCHIVADOR No.0 1 CAJÓN 01 FOLDER PREVIA AUTORIZACIÓN DEL ADMINISTRADOR DEL PROCESO Y SE LOCALIZA EN ORDEN DE REGISTRO DURANTE SU

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CODIGO: P. AE-01 VIGENCIA: MAYO DE 2014 VERSION : 3 Página 12 de 12 CO LEGIOBILINGÜ E DIA_{NA OESE} __________________________ _______________________________ ELABORO APROBO VALORACIÓN DE COLEGIO ANTERIOR F.AE-11 FOLDER DEL ESTUDIANTE EN EL LOCKER DEL SALÓN FOLDER PREVIA AUTORIZACIÓN DEL ADMINISTRADOR DEL PROCESO Y SE LOCALIZA EN ORDEN DE REGISTRO DURANTE SU VIGENCIA

INFORME DE RESULTADOS DE EVALUACIÓN ADMISIÓN ESTUDIANTES NUEVOS F.AE-12 FOLDER DEL ESTUDIANTE EN EL LOCKER DE CADA SALÓN FOLDER PREVIA AUTORIZACIÓN DEL DOCENTE Y ADMINISTRADOR DEL PROCESO Y SE LOCALIZA EN ORDEN DE REGISTRO DURANTE SU VIGENCIA