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CONSEJO NACIONAL DE RECTORES AUDITORÍA INTERNA. Informe de Auditoría Interna

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CONSEJO NACIONAL DE RECTORES

AUDITORÍA INTERNA

Informe de Auditoría Interna

“Evaluación de la administración y manejo de inversiones en

el CONARE”

(Período: Enero a Diciembre de 2007)

INF-005 (06-2008)

(2)

CONTENIDO

I. DESCRIPCIÓN DEL ESTUDIO REALIZADO - METODOLOGÍA ... 1

II. RESUMEN DE HALLAZGOS... 7

III. DESCRIPCIÓN DE LOS HALLAZGOS ... 8

IV. COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN ... 27

V. CONCLUSIONES ... 28

(3)

I. DESCRIPCIÓN DEL ESTUDIO REALIZADO - METODOLOGÍA ... 1 1. INTRODUCCIÓN ... 1 1.1 ORIGEN ... 1 1.2. OBJETIVO GENERAL ... 1 1.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 1 1.4. ALCANCE ... 1 1.5 RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN ... 1

1.6 REGULACIONES DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO ... 2

1.6.1. RESPONSABILIDAD POR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ... 2

1.6.2 DEBERES DEL JERARCA Y LOS TITULARES SUBORDINADOS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: ... 3

1.6.3. LOS INFORMES DE AUDITORÍA: ... 3

1.6.4 CAUSALES DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA: ... 4

2. LIMITACIONES ... 5

3. PROCEDIMIENTOS APLICADOS ... 5

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I. Descripción del estudio realizado - Metodología

Administración de Inversiones, CONARE Pag 1 de 30 INF-005 (06-2008)

I. Descripción del estudio realizado - Metodología

1. INTRODUCCIÓN 1.1 Origen

El origen del estudio obedece al cumplimiento del Plan Anual de trabajo 2008 de la Auditoría Interna, aprobado por el Consejo Nacional de Rectores y presentado a la Contraloría General de la República. El tipo de estudio a realizar comprende los procedimientos propios de una auditoría operativa.

1.2. Objetivo General

Evaluar la eficacia y eficiencia de las actividades de control que aplica la Administración de CONARE, en el proceso de inversiones, en cumplimiento del Plan Anual de Auditoría 2008 y de conformidad con lo indicado en la Ley de Control Interno 8292.

1.3. Objetivos Específicos

a) Verificar el cumplimiento de la normativa interna y externa, según directrices emanadas por los entes que regulan las inversiones en el Sector Público.

b) Revisar el proceso seguido y el análisis efectuado para la toma de decisiones en el tema de inversiones.

c) Evaluar el efecto de las nuevas disposiciones del Banco Central y el efecto en el manejo de los fondos institucionales.

d) Validar que las inversiones estén registradas contablemente en el programa correspondiente.

e) Validar que los intereses generados por las inversiones, estén registrados en la contabilidad y en el programa que corresponde.

1.4. Alcance

El estudio realizado comprendió un análisis sobre la eficiencia y eficacia de las actividades de control que aplica la Administración en el proceso de inversiones, abarca el período del 01 de enero 2007 al 31 de diciembre 2007 y aplica técnicas de auditoría para evidenciar la revisión efectuada, según el criterio del auditor.

1.5 Responsabilidad de la Administración

La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta Auditoría para llegar a los resultados obtenidos en el presente informe, es responsabilidad de la Administración Activa.

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I. Descripción del estudio realizado - Metodología

Administración de Inversiones, CONARE Pag 2 de 30 INF-005 (06-2008)

La responsabilidad de esta Auditoría consiste en evaluar la efectividad del control interno sobre el proceso de inversiones que impera en la Administración del Consejo Nacional de Rectores, CONARE, el cual fue evaluado de conformidad con las normas y técnicas de auditoría generalmente aceptadas y emitidas por la Contraloría General de la República.

1.6 Regulaciones de la Ley General de Control Interno

Para lograr la consecución de los objetivos institucionales, el sistema de control interno existente en cualquier administración debe aplicar sistemáticamente, cinco componentes funcionales y relacionados entre sí; a saber: Ambiente de control, Valoración del Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de Información y Seguimiento.

Ambiente de Control: “Conjunto de factores del ambiente organizacional que deben establecer y

mantener el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una administración escrupulosa.”

(inciso e) artículo 2, Ley General de Control Interno).

Valoración del Riesgo: “Identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la Institución, tanto de

fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos; deben ser realizados por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos.” (inciso f) artículo 2, Ley General de Control Interno).

Actividades de Control: “Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se

llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del sistema de control interno.” (inciso

g) artículo 2, Ley General de Control Interno)

Sistemas de información: conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar, y,

posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío de los objetivos trazados…”

(artículo 16 Ley General de Control Interno).

Seguimiento: “Entiéndase por seguimiento de control interno las actividades que se realizan para

valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; así mismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud...” (artículo 17, Ley General de Control Interno).

1.6.1. Responsabilidad por el sistema de control interno

Artículo 10. — Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del

jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.

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I. Descripción del estudio realizado - Metodología

Administración de Inversiones, CONARE Pag 3 de 30 INF-005 (06-2008)

1.6.2 Deberes del Jerarca y los titulares subordinados en el sistema de Control Interno:

Artículo 12. — Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control

interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá

cumplir, entre otros, los siguientes deberes: […]

c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones

formuladas por la Auditoría Interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan.

[…]

Artículo 16. —Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que

permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.

En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:

a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; así mismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.

b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.

c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.

1.6.3. Los informes de auditoría:

Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de

auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera:

a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales

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I. Descripción del estudio realizado - Metodología

Administración de Inversiones, CONARE Pag 4 de 30 INF-005 (06-2008)

objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados.

b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes.

c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.

Artículo 37. —Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al

jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente.

Artículo 38. —Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme

la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de septiembre de 1994.

1.6.4 Causales de Responsabilidad Administrativa:

Artículo 39. — Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares

subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.

[…] Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que

injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente.

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I. Descripción del estudio realizado - Metodología

Administración de Inversiones, CONARE Pag 5 de 30 INF-005 (06-2008)

2. LIMITACIONES

a) No se logró obtener la totalidad de los estados financieros del período 2006 necesarios para identificar información de relevancia en el presente estudio, ya que la contabilidad no tenía la política de imprimir los Balances porque contaba con el sistema electrónico (histórico) para realizar consultas e imprimir reportes. No obstante, al deshabilitarles el sistema en febrero del 2008 ya no contaban con dicha herramienta para obtener información del período 2006.

Se obtuvieron los balances de enero, febrero, marzo y diciembre 2006 en el archivo de la Auditoría Interna como parte de los papeles de trabajo de la revisión que efectuó esta Unidad en la Liquidación Presupuestaria 2006. Pero los estados financieros de los meses siguientes no fueron suministrados.

Esto afectó para dar seguimiento a un Certificado de Depósito a Plazo que a pesar de estar activo, no aparece en los estados financieros del cierre del período 2006, por lo que no se pudo dejar evidencia del mes en que fue excluido y las razones por las cuales fue dado de baja en la contabilidad.

b) El detalle de movimientos por cuentas (movimientos históricos) del período 2007 no fueron suministrados ni se obtuvo acceso a los mismos. Los datos para analizar en el presente estudio debieron ser tomados de los Balances de Comprobación y no se contó con los documentos de respaldo en asientos y ajustes. No se contó con el acceso al sistema automatizado porque el mismo fue deshabilitado a todos los usuarios desde febrero 2008 y no se suministró la autorización para obtener acceso temporal para consultas y reportes.

c) No se obtuvieron los estados financieros al 31 de marzo 2008, los cuales se pretendía revisar para obtener una evaluación del primer trimestre del período actual. La ausencia de los balances se debió a que el proveedor del servicio contratado para elaborar la contabilidad de los meses de enero, febrero y marzo 2008, no los había entregado porque mantenían diferencias que estaban en proceso de revisión.

A raíz de lo anterior, la Auditoría procedió a elaborar cédulas y resúmenes de información financiera para poder validar el período, ya que no se contó con estos instrumentos de control propios de la administración.

3. PROCEDIMIENTOS APLICADOS

3.1. El estudio se llevó a cabo mediante entrevistas, consultas directas a funcionarios, revisión de documentos y normativa, observación y otras técnicas de auditoría generalmente aceptadas. 3.2. Se verificó la eficiencia de los controles establecidos por Administración para el adecuado

manejo de los fondos ociosos y correspondiente inversión.

3.3. Con el objetivo de obtener un claro entendimiento de los procesos y actividades realizadas por la Administración, se procedió a efectuar las siguientes actividades como parte de la revisión:

a) Seguimiento del proceso de las transacciones (y la correspondiente elaboración del flujograma de Inversiones).

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I. Descripción del estudio realizado - Metodología

Administración de Inversiones, CONARE Pag 6 de 30 INF-005 (06-2008)

c) Revisión del Auxiliar de Inversiones elaborado por la contabilidad.

d) Revisión de los archivos de correspondencia enviada y recibida con los entes emisores de inversiones, custodiada por la administración.

e) Pruebas sustantivas.

f) Verificación de los documentos físicos de Inversiones. g) Consultas a otras instituciones relacionadas.

h) Entrevista al Jefe Administrativo de OPES.

i) Consultas directas al personal de la contabilidad encargado del registro de Inversiones y sus intereses.

j) Revisión de libros legales en las cuentas contables que conciernen al tema de Inversiones. k) Revisión de los saldos en el Auxiliar de Inversiones presentado en la Liquidación

Presupuestaria de los períodos 2006 y 2007.

3.4. Del universo auditable, se verificó la totalidad de inversiones con corte al 31 de diciembre 2007. Se le dio seguimiento a un Certificado de Depósito a Plazo desmaterializado (CDP) que ha sido renovado varias veces desde enero 2006 hasta abril 2008 y ha ido capitalizando sus intereses. No obstante, no se pudo comprobar cuándo fue excluido o reclasificado en la contabilidad, ya que no aparece en los Estados Financieros al 31 de diciembre 2006 y por ende en los del 2007 (período auditado).

El monto del CDP al cierre del 2006 ascendía a $179.512,68; al cierre del 2007 a $182.852,11. Dicho certificado venció el 17 de abril 2008, pero a la ausencia de una contabilidad actualizada, no se pudo verificar si ya fue debidamente registrado; el monto para el 2008 corresponde al principal de $182.852,11 e intereses ganados por $5.965.55 para un total de $188.817,66.

4. RESULTADOS

De la evaluación realizada sobre el manejo de Inversiones en el CONARE, se obtuvieron los resultados que se muestran en el cuadro “Resumen de Hallazgos”, de la Sección II, de este informe de auditoría.

El detalle de cada hallazgo y su debida descripción se presentan en la Sección III de este informe, con la finalidad de proporcionar total claridad de cada uno de ellos, así como la correspondiente recomendación de esta unidad fiscalizadora.

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I1.Resumen de los Hallazgos

Administración de Inversiones, CONARE Pag 7 de 30 INF-005 (06-2008)

II. Resumen de Hallazgos

Hallazgo Nivel de Riesgo

Alto Medio Bajo

1

La Administración del CONARE no cuenta con una Política ni con un Procedimiento por escrito para el manejo y administración de las inversiones y/o títulos valores en la Institución.

X

2 No se confecciona una conciliación mensual con los tres saldos de control de las Inversiones y Títulos Valores de la Institución. X 3

El Auxiliar de Inversiones elaborado por la contabilidad presenta varias deficiencias por lo que no brinda total claridad y confianza de la información que se requiere.

X

4

No se encuentra registrado en la contabilidad un Certificado de Depósito a Plazo (CDP desmaterializado) por un monto de $182.852,11, emitido en enero 2006 y que se ha ido renovando paulatinamente.

X

5 Los saldos ociosos de las cuentas corrientes no son invertidos periódicamente para obtener réditos a favor de la Institución. X 6

Los intereses de las inversiones son registrados de manera esporádica y el asiento contable respectivo no cuenta con ningún respaldo que sustente su registro.

X

7 Las inversiones en dólares no son valuadas al tipo de cambio actual, ni se registra el correspondiente diferencial cambiario mensualmente. X 8

Los Estados Financieros del 2007 no cuentan con las Notas de los Estados Financieros, para tener claridad del método de valuación y el proceso establecido en la adquisición de inversiones.

X

9

Las Inversiones y sus intereses no se encuentran presentados en los Estados Financieros debidamente separados en moneda nacional y moneda extranjera para su adecuada presentación e identificación.

X

10

Las renovaciones de las inversiones no son registradas apropiadamente, únicamente se incrementa el monto por los intereses ganados a la cuenta de Inversiones.

X

11

Se observó una diferencia de ¢113.100,00 entre el saldo final de marzo 2007 y el saldo inicial de abril 2007 de la cuenta corriente No.60505-8 en Dólares del Banco Nacional.

(11)

II1. Descripción de los Hallazgos

Administración de Inversiones, CONARE Pag 8 de 30 INF-005 (06-2008)

III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia Administración Proceso Inversiones

Hallazgo Nº 1

La Administración del CONARE no cuenta con una Política ni con un Procedimiento por escrito para el manejo y administración de las inversiones y/o títulos valores en la Institución.

Objetivo de

control Operativo Financiero Cumplimiento

Nivel de Riesgo Alto Medio Bajo

X X X

Descripción del Hallazgo

Al no haber definido con claridad una política y su debido proceso para el manejo y administración de inversiones, se ha observado lo siguiente:

a) No existe un expediente en donde se evidencie la razón o el criterio tomado por el Jefe Administrativo para realizar la inversión de los montos ociosos de la Institución.

b) No se realiza un flujo de caja que quede como respaldo de que lo invertido fueron realmente los fondos ociosos de la Institución y de cada uno de sus programas.

c) No se analizan varias opciones en la banca estatal para invertir, pues se ha familiarizado con el Banco Nacional y su puesto de Bolsa, sin tomar otras alternativas que pudieran otorgar mejores beneficios a la Institución.

La Administración no está acatando las responsabilidades que mediante Ley General de Control Interno y mediante el Manual de Normas Generales de Control Interno le han sido conferidas, en lo que respecta a los componentes de control interno, que cita:

(…) El Ambiente de Control: (…) actitudes y acciones de los jerarcas y titulares subordinados, sus valores y el ambiente en el que se desempeñan sus actividades dentro de la institución, que sirvan como fundamento para la operación exitosa de los demás componentes y el sistema como un todo (…)

(…) Las Actividades de Control: que comprenden todos los métodos, políticas, procedimientos y otras medidas establecidas y ejecutadas como parte de las operaciones para asegurar que se están aplicando las acciones necesarias par manejar y minimizar los riesgos y realizar una gestión eficiente y eficaz (…)

Causa

Al no contar con directrices bien definidas y responsables para cada actividad, así como una adecuada matriz de delegación y autoridad, no se están realizando de manera efectiva cada una de las actividades del proceso de inversiones, careciendo de controles fundamentales que al tema corresponden.

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II1. Descripción de los Hallazgos

Administración de Inversiones, CONARE Pag 9 de 30 INF-005 (06-2008)

Impacto

a) Pérdida de información por falta de políticas y procedimientos. b) Falta de información oportuna, total, exacta y confiable.

c) Desconocimiento de los resultados totales obtenidos en cada inversión.

d) Inadecuada administración de los activos institucionales al no aplicar los principios de eficiencia y eficacia en cada transacción realizada.

e) Pérdida monetaria en decisiones no tomadas en tiempo y con un análisis débil o carencia del mismo.

f) Impotencia para sentar responsabilidades al no tener claramente definido los responsables en cada actividad y delimitado su campo de acción.

Recomendación o Actividad de Control por Implementar

a) Se recomienda definir una política por parte de la Administración tendiente a formalizar el tema de las inversiones, midiendo el riesgo, estableciendo los controles y responsables, en el manejo de los fondos institucionales, y aplicando los principios de eficiencia y eficacia que le ha sido conferido mediante la Ley General de Control Interno.

b) Elaborar formalmente los flujos de caja indispensables para tomar una decisión acertada en el tema de inversiones, así como documentar en un expediente el proceso de análisis realizado.

c) Dejar constancia por escrito de las recomendaciones sobre nuevas inversiones y liquidaciones de valores, esto a su vez facilita el entendimiento al Director de OPES al tener que aprobar las solicitudes y a terceros para revisiones futuras.

d) Acatar lo indicado en el informe de consultoría externa sobre el “Diagnóstico de Control

Interno del área Administrativa Financiera” emitido en febrero 2008, en lo que al tema de

inversiones se refiere, puntos que se transcriben:

(…) Se recomienda a la Administración la definición de planes de acción relativos a la documentación de políticas y procedimientos, iniciando con aquellos procedimientos más sensitivos, complejos o riesgosos (…)

(…) Se recomienda la formalización escrita de los siguientes documentos (...): 1. Política Matriz de Delegación de Autoridad (control de firmas y autorizados) 4. Procedimiento para la elaboración del Flujo de Caja.

17. Política y procedimientos de administración del efectivo (apertura de cuentas corrientes, administración del riesgo de firmas, conciliaciones bancarias, cheques devueltos, cheques en cartera, etc.)

21. Procedimiento de Ingresos.

28. Política para la administración archivo de documentos.

Comentarios de la Administración

Ver comentarios de la Administración en el memorando SA-139 del 15 de julio de 2008, incluido en el punto IV.

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II1. Descripción de los Hallazgos

Administración de Inversiones, CONARE Pag 10 de 30 INF-005 (06-2008)

Dependencia Administración Proceso Inversiones

Hallazgo Nº 2 No se confecciona una conciliación mensual con los tres saldos de control de las

Inversiones y Títulos Valores de la Institución.

Objetivo de control

Operativo Financiero Cumplimiento Nivel de Riesgo Alto Medio Bajo

X X X

Descripción del Hallazgo

La Contabilidad no se asegura de que todo lo registrado está correcto ya que no confecciona una conciliación del saldo de las inversiones, mediante la cual se cotejen los tres saldos que intervienen como parte del adecuado control:

a) Saldo según la Contabilidad,

b) Saldo según el Auxiliar de Inversiones y

c) Saldo según Estado de Cuenta del ente emisor de la inversión

Según Circular No 8280 del 07 de agosto de 1998, emitida por la Contraloría General de la República , sobre “ Directrices sobre la gestión de inversiones del sector público” señala:

“ Deberán emitirse manuales de control interno que distingan claramente las funciones y responsabilidades de los órganos a los que corresponderá la emisión de políticas de inversión y a la selección de los puestos de bolsa, los órganos ejecutores de las decisiones de inversión, los órganos encargados de la tesorería y la contabilidad, y los órganos de control interno. Estos manuales establecerán además los procedimientos a que deberán sujetarse tales órganos en el ejercicio de sus funciones, todo ello de acuerdo con los criterios establecidos por la Contraloría General de la República”.

Por tanto, a la fecha la Administración aún no ha acatado esta circular y demás normativa relacionada.

Causa

La Administración no ha establecido procedimientos y herramientas de control que ayuden a mitigar y detectar oportunamente deficiencias en el manejo de las inversiones.

Impacto

a) Desconocimiento de los valores totales que se encuentran invertidos.

b) Pérdida de títulos valores al no realizar revisiones periódicas y completas, que ayuden a confirmar su existencia y registros contables correctos (máxime que se pueden realizar ajustes y reclasificaciones en la contabilidad y éstos no cuentan con la autorización de un superior).

c) Información no confiable presentada al ente contralor y fiscalizador. d) Toma de decisiones incorrectas.

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II1. Descripción de los Hallazgos

Administración de Inversiones, CONARE Pag 11 de 30 INF-005 (06-2008)

Recomendación o Actividad de Control por Implementar

a) Se recomienda a la Administración establecer los mecanismos de control en el manejo de Inversiones y sus rendimientos, entre ellos, la implementación de conciliaciones mensuales de los saldos mostrados por los entes y dependencias involucradas en el proceso, que garanticen confianza y exactitud en los saldos mostrados en los Estados Financieros y Liquidación Presupuestaria.

b) Establecer los adecuados canales de comunicación con el ente emisor de títulos valores, con el fin de que los estados de cuenta o confirmación mensual, sean entregadas a tiempo, y que garanticen que la información ahí establecida es correcta y completa a la fecha dada.

c) Cumplir a cabalidad con la normativa y directrices emitidas por el ente contralor en beneficio de la Institución, garantizando ante la sociedad el uso transparente y adecuado de los fondos.

Comentarios de la Administración

Ver comentarios de la Administración en el memorando SA-139 del 15 de julio de 2008, incluido en el punto IV.

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II1. Descripción de los Hallazgos

Administración de Inversiones, CONARE Pag 12 de 30 INF-005 (06-2008)

Dependencia Administración Proceso Inversiones

Hallazgo Nº 3

El Auxiliar de Inversiones elaborado por la contabilidad presenta varias deficiencias por lo que no brinda total claridad y confianza de la información que se requiere.

Objetivo de control

Operativo Financiero Cumplimiento Nivel de Riesgo Alto Medio Bajo

X X X

Descripción del Hallazgo

Por la carencia de procedimientos y controles por parte de la Administración, la asistente de contabilidad ha elaborado un Auxiliar de Inversiones para su control, no obstante éste contiene varias debilidades, algunas son:

a) No indica claramente qué tipo de instrumento financiero se tiene en cada una de las transacciones anotadas en el auxiliar.

b) El Auxiliar de Inversiones no cuentan con la firma y fecha de la persona que las elabora. c) El auxiliar no es revisado por ningún superior inmediato.

d) En el Auxiliar no se muestran los intereses ganados por cada inversión efectuada, ni la fecha de cuándo fueron registrados en la contabilidad, careciendo de información en lo que al rendimiento de cada inversión se ha obtenido.

e) El auxiliar no mantiene datos históricos de las inversiones que permita ver los datos de manera resumida y oportuna, las modificaciones y resultados en el tiempo, así como la fácil consulta de renovaciones y liquidaciones hechas.

Nota:

Es importante comentar que el Auxiliar al 31 de diciembre 2007, presentado a esta auditoría difiere del presentado a la Unidad de Plan Presupuesto para la elaboración de la Liquidación Presupuestaria del período 2007. Evidenciando que la información no es completa, exacta y confiable.

Causa

Carencia de lineamientos y procedimientos previamente evaluados por la Administración e implementación de los mismos a total satisfacción.

Impacto

Falta de información oportuna, real y confiable, que ayude en los controles y en la toma de decisiones.

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II1. Descripción de los Hallazgos

Administración de Inversiones, CONARE Pag 13 de 30 INF-005 (06-2008)

Recomendación o Actividad de Control por Implementar

a) Mantener un adecuado registro de inversiones en títulos valores y sus intereses, que le permita a la administración no solo ejercer un estricto control sobre dichas inversiones, sino también contar con información disponible, suficiente, relevante y oportuna sobre las mismas, para efectos de toma de decisiones.

b) Diseñar y poner en práctica un registro auxiliar de las inversiones que contenga como mínimo, fuente de los recursos invertidos, el número y fecha del cheque o transferencia, número y fecha del oficio de solicitud al ente emisor, fecha de emisión, vencimiento, plazo, monto del principal , renovaciones, etc. Así como los intereses que se han ganado en cada inversión efectuada, para mostrar el rendimiento correspondiente.

Comentarios de la Administración

Ver comentarios de la Administración en el memorando SA-139 del 15 de julio de 2008, incluido en el punto IV.

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II1. Descripción de los Hallazgos

Administración de Inversiones, CONARE Pag 14 de 30 INF-005 (06-2008)

Dependencia Administración Proceso Inversiones

Hallazgo Nº 4

No se encuentra registrado en la contabilidad un Certificado de Depósito a Plazo (CDP desmaterializado) por un monto de $182.852,11, emitido en enero 2006 y que se ha ido renovando paulatinamente.

Objetivo de control

Operativo Financiero Cumplimiento Nivel de Riesgo Alto Medio Bajo

X X X

Descripción del Hallazgo

A pesar de que el Puesto de Bolsa y la Banca Corporativa, ambos del Banco Nacional de Costa Rica, envían los estados de cuenta mensualmente de los instrumentos financieros que se tienen, para el caso de los Certificados de Depósito a Plazo no se emite mensualmente ningún comprobante de su existencia, ésta se ampara con el comprobante de emisión del certificado en el momento que se realiza.

Revisando el saldo final al 31 de diciembre 2006 de la cuenta Mayor de Inversiones, para iniciar con el saldo correcto de enero 2007, se observó que el CPD No.407-02-084-002830-5 por $179.512,68 no aparece registrado en la contabilidad. Se observó que fue incluido en el auxiliar para la Liquidación Presupuestaria 2006, más no fue cotejado con el saldo del mayor contable de diciembre 2006, en donde no aparece reflejado en el saldo de la cuenta de Inversiones.

Se comprobó que la adquisición del certificado fue el 23 de enero 2006, más no se pudo comprobar cuándo se excluyó de la contabilidad ya que no se cuenta con los estados financieros del 2006 impresos por la contabilidad ni con los movimientos históricos para realizar la correspondiente verificación.

Este certificado ha sido renovado en varias ocasiones y se han capitalizando los intereses obtenidos. Al 31 de diciembre 2007 el monto ascendía a $182.852,11, monto que no se encuentra registrado en la contabilidad en la cuenta de Inversiones, arrastrando el error del período anterior, en los estados financieros del 2007.

Este monto tampoco fue incluido en el auxiliar de Inversiones para la Liquidación Presupuestaria del 2007.

No se pudo verificar si fue debidamente registrado en el 2008, ya que la contabilidad de los tres primeros meses no está aún disponible.

De acuerdo a la Ley General de Control Interno y su artículo 16, la Administración debe velar por un adecuado Sistema de Información, mismo que no se está cumpliendo como lo demanda la normativa:

Artículo 16. —Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que

permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente,

(18)

II1. Descripción de los Hallazgos

Administración de Inversiones, CONARE Pag 15 de 30 INF-005 (06-2008)

recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.

En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:

a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante,

pertinente y oportuna; así mismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.

b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean

adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.

d) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo

institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.

Y con base al decreto ejecutivo No.34460-H del Ministerio de Hacienda publicado en la Gaceta del 29 de abril 2008, en donde se reactivan los Principios de Contabilidad aplicables al Sector Público Costarricense hasta tanto entre en vigencia definitiva la adopción e implementación de las NICSP, a saber el 01 de enero del 2009, indica lo siguiente :

(…) Registro: Todos los hechos de carácter contable deben ser registrados en oportuno orden cronológico en el que se produzcan éstos, sin que se presenten vacíos, lagunas o saltos en la información registrada.

Con este principio se procura garantizar que todas las operaciones tramitadas se den en forma ordenada, quedando debidamente justificada la información registrada en los diferentes sistemas auxiliares y procesos contables de manera secuencial, permitiendo una transparencia en los sistemas. (…)

Según aclara el personal de la administración y de la auditoría, la información que brindan los sistemas automatizados de la contabilidad no han sido del todo confiables y no garantizan que todos los datos se mantengan íntegros y exactos.

Nota:

Causa

a) Falta de controles y revisiones periódicas de la información financiero contable, así como de un encargado que de seguimiento oportuno a los instrumentos financieros y sus rendimientos.

b) Carencia de controles cruzados para determinar inconsistencias en la información financiera contable.

c) Carencia de un Auxiliar de Inversiones completo, exacto y confiable, que refleje los movimientos históricos y transacciones hechas en el tiempo.

(19)

II1. Descripción de los Hallazgos

Administración de Inversiones, CONARE Pag 16 de 30 INF-005 (06-2008)

Impacto

a) Información no confiable brindada por la Administración en Estados Financieros y en el Auxiliar.

b) Posibles sanciones por parte del ente contralor por presentarle datos erróneos en las Liquidaciones Presupuestarias.

Recomendación o Actividad de Control por Implementar

a) Se recomienda a la Administración la inmediata revisión de esta partida no registrada en la contabilidad y proceder con las correcciones correspondientes dejando como respaldo de su investigación toda la documentación pertinente y las notas aclaratorias que justifiquen el error cometido y cómo fue subsanado.

b) Establecer los mecanismos de control necesarios para subsanar estas debilidades a partir de ahora.

c) Definir y asignar responsables para el control y manejo de las inversiones, así como de su correspondiente revisión periódicamente.

Comentarios de la Administración

Ver comentarios de la Administración en el memorando SA-139 del 15 de julio de 2008, incluido en el punto IV.

(20)

II1. Descripción de los Hallazgos

Administración de Inversiones, CONARE Pag 17 de 30 INF-005 (06-2008)

Dependencia Administración Proceso Inversiones

Hallazgo Nº 5 Los saldos ociosos de las cuentas corrientes no son invertidos periódicamente para

obtener réditos a favor de la Institución.

Objetivo de control

Operativo Financiero Cumplimiento Nivel de Riesgo Alto Medio Bajo

X X

Descripción del Hallazgo

a) El CONARE, tiene registradas en su contabilidad cinco cuentas corrientes, abiertas para diferentes fines, una de ellas es exclusiva para planillas. De las cuatro restantes, solamente dos (No. 54768-7 BNCR Colones y No.605005-8 BNCR Dólares) son consideradas para invertir a pesar que todas mantienen altos saldos mensuales disponibles.

CUENTAS NO TOMADAS EN CUENTA PARA INVERTIR

BNCR COLONES No.121340-4

PROMEDIO MENSUAL ¢ 22.941.903,25

BNCR COLONES No.141878-9 34.194.099,79

BCR COLONES No.22002301 8.462.754,08

NO INVERTIDO - OTRAS CUENTAS BANCARIAS ¢65.598.757,11

b) A pesar de que la cuenta corriente principal No. 54768-7 BNCR Colones, mantiene un saldo mensual promedio disponible de ₵ 200 .000.000,00 durante el período 2007, únicamente se realizaron dos inversiones en Diner Fondos del Banco Nacional de Costa Rica en los meses de febrero y marzo, dejando de percibir réditos mensuales por no contar con una rigurosa política de inversión.

PROMEDIO DE SALDO MENSUAL EN CTA CTE Cuenta No. 54768-7 BN Colones

MES SALDO AL CIERRE

ene-07 INVERTIDO ¢115.837.201,30 - feb-07 371.086.104,72 - mar-07 172.074.004,79 01-02-07 ¢250.000.000,00 abr-07 57.491.368,37 27-03-07 200.000.000,00 may-07 146.551.829,14 - jun-07 205.199.528,26 - jul-07 235.109.582,20 - ago-07 334.689.380,78 - sep-07 363.819.538,48 - oct-07 390.780.965,79 - nov-07 151.788.973,21 - dic-07 109.277.504,00 - ene-08 109.399.073,06 - TOTAL ANUAL ¢2.763.105.054,10 ¢450.000.000,00 PROM. MENSUAL ¢ 212.546.542,62

(21)

II1. Descripción de los Hallazgos

Administración de Inversiones, CONARE Pag 18 de 30 INF-005 (06-2008)

c) Lo mismo se observó en la cuenta No.605005-8 BNCR Dólares, a pesar de que contó con un saldo promedio mensual de $400.000,00, no fue sino hasta el mes de diciembre 2007 que se realizó una única inversión por $425.000,00, en un CDP.

Causa

Carencia de política y procedimientos que regulen y delimiten el accionar de los funcionarios, con su correspondiente delegación de responsabilidad y autoridad.

Impacto

a) Pérdida de réditos por una inapropiada administración de los valores institucionales. b) Inadecuado manejo de los fondos en desfavorecimiento de la Institución.

Recomendación o Actividad de Control por Implementar

a) Se recomienda a la Administración la emisión e implementación de una política y procedimientos para la administración de inversiones que regulen y delimiten el accionar de los funcionarios, con su correspondiente delegación de responsabilidad y autoridad. Velando por el adecuado manejo de los fondos públicos que le han sido conferidos.

b) Elaborar flujos de caja para tener conocimiento de los saldos disponibles reales para invertir, evaluando las diferentes opciones que brinda la banca estatal y sus beneficios.

c) Velar por la protección y conservación del patrimonio contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal como lo establece el Manual de Normas Generales de Control Interno (Objetivo de Control Interno).

Comentarios de la Administración

Ver comentarios de la Administración en el memorando SA-139 del 15 de julio de 2008, incluido en el punto IV.

(22)

II1. Descripción de los Hallazgos

Administración de Inversiones, CONARE Pag 19 de 30 INF-005 (06-2008)

Dependencia Administración Proceso Inversiones

Hallazgo Nº 6 Los intereses de las inversiones son registrados de manera esporádica y el asiento

contable respectivo no cuenta con ningún respaldo que sustente su registro.

Objetivo de control

Operativo Financiero Cumplimiento Nivel de Riesgo Alto Medio Bajo

X X X

Descripción del Hallazgo

a) Los intereses percibidos por los diferentes instrumentos financieros que el CONARE ha adquirido, no son registrados mensualmente en la contabilidad, mostrando información inexacta en los estados financieros mensuales.

b) No existe una relación razonable entre el monto invertido y la distribución de los intereses en cada uno de los programas del CONARE, ya que al no contar con flujos de caja por programa que demuestre los saldos disponibles en cada programa se desconoce cuánto es la parte proporcional que le corresponde.

c) No existe una adecuada política para el registro de los intereses, en algunos casos se distribuye entre todos los programas de acuerdo al Superávit obtenido en el período, pero en otras ocasiones la totalidad de los intereses son registrados únicamente en OPES.

d) Se pudo observar que los intereses de la inversión que no se encuentra registrada en la Contabilidad por $182.852,11 no han sido registrados, ya que cuando se venció en el mes de mayo 2007, no se realizó el registro y en la fecha de la renovación en julio 2007 tampoco se efectúo.

e) Los asientos no son revisados ni aprobados por ningún superior que garantice que el registro es correcto y que reúne todas las características de calidad.

f) Los Asientos de Diario que dan origen al registro de los intereses, por lo general resumen varios meses y diferentes instrumentos financieros, no obstante, éstos no cuentan con el debido respaldo documental y aclaratorio de la procedencia de los montos, tal es el caso que el monto de diciembre 2007 no se logró reconstruir.

De acuerdo a las Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental referente a registros computarizados (Norma 302 emitida por la Contraloría General de la República) indica entre otras:

Los hechos económicos deberán sustentarse con documentos, los cuales pueden ser de origen interno y externo. Los comprobantes de contabilidad deben tener los respaldos respectivos o dejar evidencia de la existencia de éstos, y archivarse de tal manera que sea posible su verificación posterior.

Causa

a) Ausencia de políticas y procedimientos que regulen el manejo de las Inversiones.

b) Carencia de Flujos de Caja que proporcionen claridad en la información y su correspondiente registro.

(23)

II1. Descripción de los Hallazgos

Administración de Inversiones, CONARE Pag 20 de 30 INF-005 (06-2008)

Impacto

a) Estados Financieros no muestran mensualmente la realidad financiera de la Institución. b) Información presentada al ente contralor es incorrecta.

Recomendación o Actividad de Control por Implementar

a) Se recomienda a Administración normar el manejo y administración de las inversiones, brindando claridad y comparabilidad de la información financiera contable, que evite los errores presentados a la fecha.

b) Elaborar flujos de caja que facilite el entendimiento y procedencia de los fondos que dieron origen a los intereses obtenidos.

c) Registrar los intereses mensualmente como sana práctica contable y para mostrar estados financieros confiables y útiles.

d) Se recomienda dejar documentado cada asiento de diario con el debido respaldo y anotaciones de la razón de su registro o reclasificación.

Comentarios de la Administración

Ver comentarios de la Administración en el memorando SA-139 del 15 de julio de 2008, incluido en el punto IV.

(24)

II1. Descripción de los Hallazgos

Administración de Inversiones, CONARE Pag 21 de 30 INF-005 (06-2008)

Dependencia Administración Proceso Inversiones

Hallazgo Nº 7 Las inversiones en dólares no son valuadas al tipo de cambio actual, ni se registra

el correspondiente diferencial cambiario mensualmente.

Objetivo de control

Operativo Financiero Cumplimiento Nivel de Riesgo Alto Medio Bajo

X X X

Descripción del Hallazgo

Las inversiones en dólares ascienden a $848.852.11, de los cuales en la contabilidad solamente se encuentran registradas $666.000,00 (CDP por $182.852,11 sin registrar en la cuenta de inversiones como se indicó en el Hallazgo No.4), dicho monto se encuentra subvaluado, ya que en el CONARE se ha mantenido una directriz de registrar los dólares a un tipo de cambio de ¢20 por $1, y registrar el diferencial cambiario hasta que los valores se liquidan.

Igualmente pasa con los intereses que genera la inversión, a pesar de que son ingresos ya ganados, éstos son registrados al tipo de cambio de ¢20 por $1, no mostrando la verdadera realidad de la información financiera contable.

La Ley No.1367 del 19-10-1951 bajo la cual se apega la directriz de este cálculo fue derogada mediante Ley No.7558 del 21-11-1995, Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica, por lo tanto, el registro no se está apegando a la legislación actualizada y las normas contables donde se indica que debe presentarse el verdadero valor de los activos en los Estados Financieros en cada cierre contable.

A continuación se muestra el detalle de lo indicado anteriormente, tanto la diferencia en la contabilidad por el tipo de cambio utilizado, como el certificado no registrado y su efecto contable:

INSTRUM. FINANCIERO EN $ TC REGISTRADO EN CONTABILIDAD 20,00 TC CIERRE DIC 2007 499,00 DIFERENCIA en TC Utilizado Registrado en Contabilidad $666.000,00 ¢13.320.000,00 ¢332.334.000,00 ¢-319.014.000,00 CDP Sin Registrar en Contabilidad al 31-12-2007 $182.852,11 - ¢91.243.202,88 ¢ -91.243.202,88 - TOTAL $848.852,11 ¢423.577.202,88 ¢-410.257.202,90

De acuerdo a la NICSP 4, Efecto en variaciones en las tasas de cambio de la moneda extranjera, Párrafo 31 de esta norma, indica que las diferencias cambiarias derivadas de la fuerte devaluación de una moneda deben, en determinadas circunstancias, capitalizarse en el activo correspondiente (Publicado en Gaceta No.196 del 11 octubre, 2007).

Y con base al decreto ejecutivo No.34460-H del Ministerio de Hacienda publicado en la Gaceta No.82 del 29 de abril 2008, en donde se reactivan los Principios de Contabilidad aplicables al Sector

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II1. Descripción de los Hallazgos

Administración de Inversiones, CONARE Pag 22 de 30 INF-005 (06-2008)

Público Costarricense hasta tanto entre en vigencia definitiva la adopción e implementación de las NICSP, a saber el 01 de enero del 2009, indica lo siguiente :

Valor Histórico: (…) Este principio reconoce como mecanismo contable válido registrar

ajustes periódicos que permitan depurar y actualizar los valores que muestran los recursos y obligaciones, a fin de lograr una adecuada razonabilidad en la presentación de la información contable (…)

(…)Para determinadas inversiones en títulos valores o cotización pública, corresponderá utilizar el valor de mercado para su valuación (...)

Prudencia: La medición o cuantificación contable debe ser prudente en sus cálculos, así como

equivalentes y aceptables, escogiendo aquellas que indudablemente no modifiquen, ni a favor ni en contra, la situación de la entidad o el resultado de sus operaciones.

Cuando existan hechos de incertidumbre que dificulten medir un hecho económico, debe tenerse precaución en la inclusión de ciertos juicios para realizar las estimaciones necesarias, de manera que no se produzcan situaciones de sobrevaluación o de subvaluación en los activos, pasivos y capital contable

Esto en igual concordancia con las Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental.

Causa

a) Falta en actualización de conocimientos en la normativa vigente que les regula.

b) Falta de revisión y aprobación de los Estados Financieros mensuales por parte de un superior, mismo que debe dejar evidencia y firma de su aprobación.

Impacto

a) Información no confiable brindada en los Estados Financieros.

b) Contingencia al no presentar la información de manera correcta y en apego a la normativa que les regula.

c) Toma de decisiones inadecuadas.

Recomendación o Actividad de Control por Implementar

a) Proceder con la revisión y ajuste de la información financiera actual.

b) Indagar sobre las medidas correctivas y ajustes que deben ser aplicados al período anterior, en apego a la normativa vigente.

c) Elaborar las políticas y procedimientos en el tema y divulgarlos al personal involucrado. Esto con el fin de que quede claramente definido el procedimiento a utilizar y de valuar las inversiones según el método más apropiado a las necesidades del CONARE en apego a la normativa que le regula.

Comentarios de la Administración

Ver comentarios de la Administración en el memorando SA-139 del 15 de julio de 2008, incluido en el punto IV.

(26)

II1. Descripción de los Hallazgos

Administración de Inversiones, CONARE Pag 23 de 30 INF-005 (06-2008)

Dependencia Administración Proceso Inversiones

Hallazgo Nº 8

Los Estados Financieros del 2007 no cuentan con las Notas de los Estados Financieros, para tener claridad del método de valuación y el proceso establecido en la adquisición de inversiones.

Objetivo de control

Operativo Financiero Cumplimiento Nivel de Riesgo Alto Medio Bajo

X X X

Descripción del Hallazgo

La Administración aún no ha incorporado las notas a los Estados Financieros, mismas que son parte integral de los balances mensuales y adoptadas mediante NICSP y también mediante Principios de

Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense, en lo que a Revelación Suficiente se

refiere. (decreto ejecutivo No.34460-H en la Gaceta No.82 del 29 de abril 2008)

Causa

Falta de una adecuada actualización y aplicación de conocimientos en lo que a normativa financiera-contable se refiere.

Impacto

a) Información y presentación financiera inadecuada y bajo estándares distintos a los adoptados a nivel nacional e internacional.

b) Desacato a la normativa establecida por el ente contralor, afectando el manejo normal de fondos públicos del CONARE.

Recomendación o Actividad de Control por Implementar

a) Proceder con el ordenamiento formal del actuar de la Administración, elaborando y adoptando políticas y procedimientos para respaldar la ejecución de todas sus acciones y de la presentación de la información financiera.

b) Las notas a los Estados Financieros deben estar amparadas con las políticas contables establecidas, mismas que deben ser adecuadamente estructuradas, aprobadas y actualizadas (según el continuo cambiar de la legislación y/o procesos), contribuyendo también de esta manera, a fortalecer el control interno de la administración.

Comentarios de la Administración

Ver comentarios de la Administración en el memorando SA-139 del 15 de julio de 2008, incluido en el punto IV.

(27)

II1. Descripción de los Hallazgos

Administración de Inversiones, CONARE Pag 24 de 30 INF-005 (06-2008)

Dependencia Administración Proceso Inversiones

Hallazgo Nº 9

Las Inversiones y sus intereses no se encuentran presentados en los Estados Financieros debidamente separados en moneda nacional y moneda extranjera para su adecuada presentación e identificación.

Objetivo de control

Operativo Financiero Cumplimiento Nivel de Riesgo Alto Medio Bajo

X X X

Descripción del Hallazgo

En la contabilidad las inversiones se identifican por tipo de instrumento financiero pero no por el tipo de moneda, necesario para ser identificado con claridad y proceder con el ajuste en diferencial cambiario mensual.

Igualmente, los intereses generados por las inversiones tanto en dólares como en colones, se encuentran ambos registrados en una misma cuenta contable Intereses sobre Títulos Valores del

Gobierno Central.132-300-100-100, situación que no facilita la presentación de la información

financiera y su correspondiente verificación para la revisión de estados financieros.

Causa

Falta de procedimientos que regule el manejo y registro de las Inversiones y sus intereses.

Impacto

Estados Financieros no muestran información clara para la toma de decisiones.

Recomendación o Actividad de Control por Implementar

Proceder con la separación de las cuentas con la finalidad de dar una adecuada presentación de la información en los estados financieros, estableciendo actividades de control para verificar el oportuno y adecuado registro de los intereses percibidos.

Comentarios de la Administración

Ver comentarios de la Administración en el memorando SA-139 del 15 de julio de 2008, incluido en el punto IV.

(28)

II1. Descripción de los Hallazgos

Administración de Inversiones, CONARE Pag 25 de 30 INF-005 (06-2008)

Dependencia Administración Proceso Inversiones

Hallazgo Nº 10

Las renovaciones de las inversiones no son registradas apropiadamente, únicamente se incrementa el monto por los intereses ganados a la cuenta de Inversiones.

Objetivo de control

Operativo Financiero Cumplimiento Nivel de Riesgo Alto Medio Bajo

X X

Descripción del Hallazgo

La contabilidad no registra las renovaciones de inversiones haciendo el correspondiente asiento por la liquidación y la nueva inversión, como se puede percibir con el título desmaterializado vencido el 28 de mayo de 2007 y renovado hasta el 17 de julio de 2007. En la contabilidad no aparecen dichos asientos en ninguno de los dos meses.

De esta forma se percibe una pérdida de ingresos por intereses, ya que a pesar de que el certificado se venció a finales de mayo, éste fue renovado hasta un mes y medio después por falta de control y seguimiento de los instrumentos financieros que se han adquirido.

Como efecto de lo anterior se ha dejado de percibir un ingreso aproximado de $907 que al tipo de cambio del momento (519,39) correspondía a ¢471.000,00, esto aunado a los intereses no registrados por esta inversión como se indica en el Hallazgo No.6.

Causa

Falta de control y seguimiento de las inversiones que se han adquirido.

Impacto

Pérdida de ingreso por intereses por no tener un debido control de las inversiones.

Recomendación o Actividad de Control por Implementar

Establecer un adecuado procedimiento y responsables para el control y óptima inversión de los fondos del CONARE.

Comentarios de la Administración

Ver comentarios de la Administración en el memorando SA-139 del 15 de julio de 2008, incluido en el punto IV.

(29)

II1. Descripción de los Hallazgos

Administración de Inversiones, CONARE Pag 26 de 30 INF-005 (06-2008)

Dependencia Administración Proceso Inversiones

Hallazgo Nº 11

Se observó una diferencia de ¢113.100,00 entre el saldo final de marzo 2007 y el saldo inicial de abril 2007 de la cuenta corriente No.60505-8 en Dólares del Banco Nacional.

Objetivo de control

Operativo Financiero Cumplimiento Nivel de Riesgo Alto Medio Bajo

X X

Descripción del Hallazgo

Se observó una diferencia entre el saldo final del mes de marzo 2007 y el saldo inicial del mes de abril 2007 en la cuenta contable 110-200-600-001, Cuenta Corriente No.60505-8 del Banco Nacional de Costa Rica.

El monto de la diferencia asciende a ¢113.100,00. Sin embargo, no se obtuvo ninguna nota aclaratoria que justificara la diferencia en dichos saldos, mostrando información financiera poco confiable.

Causa

Falta de revisión de los Estados Financieros antes de cerrar cada mes.

Impacto

Información de los Estados Financieros poco confiable.

Recomendación o Actividad de Control por Implementar

a) Proceder con la revisión y justificación de la diferencia indicada.

b) Revisar los estados financieros antes de cerrar el mes, cerciorándose de que todas las partidas y saldos están correctos y sin errores significativos.

Comentarios de la Administración

Ver comentarios de la Administración en el memorando SA-139 del 15 de julio de 2008, incluido en el punto IV.

(30)

IV. Comentarios de la Administración

Administración de Inversiones, CONARE Pag 27 de 30 INF-005 (06-2008)

(31)

V. Conclusiones

Administración de Inversiones, CONARE Pag 28 de 30 INF-005 (06-2008)

V. Conclusiones

La Administración del OPES (Oficina de Planificación de la Educación Superior) no ha establecido políticas y procedimientos para el control de sus operaciones, como lo establece la normativa del ente contralor y las sanas prácticas administrativas y contables. Al no contar con esta formalidad, el tema de Inversiones igualmente se encuentra al descubierto y sin controles esenciales para una adecuada administración de los recursos ociosos de la Institución.

Por ello es necesario implementar políticas y procedimientos de control que aseguren el adecuado cumplimiento de la normativa que involucra el manejo de fondos públicos y que estos se encuentren debidamente sustentados con documentos que así lo avalen.

De conformidad con lo que establece La Ley General de Control Interno 8292, se observó que para la administración de Inversiones en el CONARE, no se cuenta con adecuadas herramientas que garanticen eficiencia, eficacia y transparencia en el accionar de la Administración y que a la vez garantice el óptimo control para mitigar los posibles riesgos operativos, financieros y de cumplimiento que el tema involucra.

El proceso que se realiza para la adquisición de Inversiones no queda documentado ni se cuenta con el criterio de la decisión tomada, tampoco se invierten satisfactoriamente todos los fondos ociosos de la Institución, donde la Administración debe velar por evitar pérdidas institucionales y buscar un adecuado manejo de los recursos.

Los registros contables no son los más adecuados, ya que éstos no están sustentados con documentación y anotaciones que justifiquen su registro, ni son autorizados por la jefatura inmediata que garantice la correcta procedencia con el debido visto bueno.

El atraso en la contabilidad del primer trimestre 2008, evidencia situaciones reincidentes y que son necesarias de ser corregidas a la brevedad para tener información confiable y oportuna.

Así mismo, el manejo de la información financiera contable y los sistemas automatizados que se utilizan no garantizan que los datos reales estén almacenados, custodiados y archivados satisfactoriamente.

(32)

VI. Seguimiento y plan de implementación

Administración de Inversiones, CONARE Pag. 29 de 30

INF-005 (06-2008)

VI. Seguimiento y Plan de Implementación

Nº. Hallazgo Riesgo Comentarios de la Administración Plan de Implementación Responsable Fecha Estimada de Implementación 1

La Administración del CONARE no cuenta con una Política ni con un Procedimiento por escrito para el manejo y administración de las inversiones y/o títulos valores en la Institución.

Alto

2 No se confecciona una conciliación mensual con los tres saldos de control de las Inversiones y Títulos Valores de la Institución.

Alto

3 El Auxiliar de Inversiones elaborado por la contabilidad presenta varias deficiencias por lo que no brinda total claridad y confianza de la información que se requiere.

Medio

4 No se encuentra registrado en la contabilidad un Certificado de Depósito a Plazo (CDP desmaterializado) por un monto de $182.852,11, emitido en enero 2006 y que se ha ido renovando paulatinamente.

Alto

5 Los saldos ociosos de las cuentas corrientes no son invertidos periódicamente para obtener réditos a favor de la Institución.

Alto

(33)

VI. Seguimiento y plan de implementación

Administración de Inversiones, CONARE Pag. 30 de 30

INF-005 (06-2008)

registrados de manera esporádica y el asiento contable respectivo no cuenta con ningún respaldo que sustente su registro.

7 Las inversiones en dólares no son valuadas al tipo de cambio actual, ni se registra el correspondiente diferencial cambiario mensual.

Alto

8 Los Estados Financieros del 2007 no cuentan con las Notas de los Estados Financieros, para tener claridad del método de valuación y el proceso establecido en la adquisición de inversiones.

Medio

9 Las Inversiones y sus intereses no se encuentran presentados en los Estados Financieros debidamente separados en moneda nacional y moneda extranjera para su adecuada presentación e identificación.

Medio

10 Las renovaciones de las inversiones no son registradas apropiadamente, únicamente se incrementa el monto por los intereses ganados a la cuenta de Inversiones.

Alto

11 Se observó una diferencia de ¢113.100,00 entre el saldo final de marzo 2007 y el saldo inicial de abril 2007 de la cuenta corriente No.60505-8 en Dólares del Banco Nacional.

Referencias

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