MANUAL DE USUARIO IPSOFACT V1.0.

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MANUAL DE USUARIO

IPSOFACT V1.0.

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MANUAL DE USUARIO

1 Introducción

1.1 Inscripción del servicio

1.2 Sistema de contabilidad en línea listo para utilizarse

1.3 Generación automática de archivos de texto para facturación electrónica con Buzón E

1.4 Enfoque hacia el micro empresario o profesional independiente

2 Especificaciones Técnicas

2.1 Requerimientos 2.2 Hardware y Software

2.3 Conocimientos básicos de contabilidad o soporte de su contador

3 Seguridad

3.1 Sistema seguro y codificado 3.2 Resguardo de su información 3.3 Consejos de seguridad 4 Ingreso al sistema 4.1 Pantalla Principal 4.1.1 Menú general 4.1.2 Área de soporte. 4.1.3 Tablero de Alertas. 4.1.4 Área de Trabajo 5 Módulo de Administrador 5.1 Cuentas

5.1.1 Búsqueda de una cuenta. 5.1.2 Vista Tabulador

5.1.2.1 Actualizar una cuenta. 5.1.2.2 Crear subcuenta. 5.2 Mis Empresas

5.2.1 Registrar mi Empresa 5.2.2 Búsqueda de una Empresa.

5.2.3 Editar información de una Empresa. 5.3 Productos

5.3.1 Registrar un Producto 5.3.2 Búsqueda de un Producto 5.3.3 Borrar un Producto

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5.5.1 Registrar un Usuario 5.5.2 Búsqueda de un Usuario

5.5.3 Editar información de un Usuario

6 Módulo de Facturación

6.1 Nueva Factura (Comprobante) 6.2 Administración de Facturas 6.2.1 Buscar Facturas

6.2.2 Generar Archivo UTF8 6.2.3 Cancelar Factura

6.2.4 Crear una nota de crédito 6.2.5 Cambiar Estatus 6.2.6 Clonar Factura 7 Módulo de Contabilidad 7.1 Movimientos Contables 7.1.1 Póliza diario 7.1.2 Libro diario 7.1.3 Libro Mayor 7.1.4 Póliza de Apertura 7.1.5 Póliza de Cierre 8 Modulo de Reportes 8.1 Reporte de Facturación 8.2 Balanza de Comprobación 8.3 Estado de Resultados 8.4 Balance General

8.5 Reporte de Ventas Totales 8.6 Reporte de Gastos Totales

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1. Introducción

Ipsofact V1.0 es un sistema de contabilidad diseñado para micro empresas o para profesionistas independientes que desean llevar por ellos mismos su contabilidad o con el apoyo de su contador. El sistema se ofrece para su uso a través de Internet, por lo que el usuario puede ingresar al sistema desde cualquier lugar en donde tenga una computadora conectada a Internet.

Ipsofact es una empresa independiente que ofrece un sistema contable en línea, que entre sus diferentes beneficios genera el archivo de texto compatible con el sistema de Buzón E y que es necesario para generar una factura electrónica. Buzón E complementa a Ipsofact en el manejo de Comprobantes Fiscales Digitales o Facturas Electrónicas, sin embargo son dos instituciones diferentes y autónomas.

Es importante aclarar que IPSOFACT maneja los términos de Factura y Facturación con el objetivo de facilitar al usuario el manejo de los conceptos e información contenida en el sistema. Sin embargo IPSOFACT no genera comprobantes fiscales digitales oficiales, sólo cumple con la función de facilitar la capturar y administración de los datos necesarios para generar el archivo de texto UTF8 que será procesado por Buzón E (Proveedor autorizado por el SAT) y que como resultado final será una factura electrónica oficial.

IPSOFACT actualmente no maneja números de Folios, Serie, Fecha y Hora de los comprobantes fiscales digitales (CFD), esta información es controlada por Buzón E (empresa aprobada por el SAT para la generación de CFD)

1.1 Inscripción al servicio

Para tener acceso al sistema es necesario se ponga en contacto con nosotros y nos proporcione los siguientes datos:

• RFC

• Razón Social

• Dirección Completa: Calle, número exterior, número interior, Colonia, Ciudad, Municipio o Delegación, Código Postal, Teléfono y Correo

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haya recibido autorización para poder ingresar al sistema, lo podrá hacer desde: http://www.ipsofact.com/system/index.php. (ver figura # 3).

Figura #3

1.2 Sistema de contabilidad en línea listo para utilizarse

El sistema está listo para que empieces a facturar a tus clientes y llevar tu contabilidad. Te ofrecemos un catálogo de cuentas contables básicas para la contabilidad de cualquier empresa, y te damos la habilidad de aumentar dicho catálogo según las necesidades de tu empresa y de tu contabilidad. Para facturar, tendrás que dar de alta tus clientes y tus productos. Pero esto lo puedes ir haciendo poco a poco, de uno en uno, sin apresurarte. Cada vez que hagas una factura, puedes dar de alta un cliente. Y la próxima vez que vuelvas a factura al mismo cliente, ya tendrás sus datos listos. La factura saldrá en segundos.

1.3 Generación automática de archivos de texto para facturación electrónica con Buzón E

Una vez que hayas realizado la factura podrás exportar un archivo de texto el cual es usado por Buzón E* para convertir tu factura en un documento legal aprobado por el SAT.

Lo único que hay que hacer es exportar el archivo, guardarlo en tu PC, entrar al sistema de Buzón E y subirlo como lo indica el proveedor. El archivo está listo. ¡No más plantillas en Excel! Ipsofact te resuelve esto al instante.

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En México existen miles de micro empresas y/o profesionistas que no tiene un alto volumen de facturación. En el pasado estas personas han tenido que mandar a imprimir recibos de honorarios o facturas por adelantado, corriendo el riesgo de no usar todos los folios a tiempo antes de que caducaran e incurriendo en gastos sin sentido.

De la misma manera, hay muchas microempresas que pudiendo llevar su contabilidad por ellos mismos no cuentan con un sistema sencillo de usar que les permita realizar facturas, mandarlas a sus clientes, llevar un control de ventas y gastos a través de pólizas contables.

Ipsofact lleva su funcionalidad al sentido más básico de la administración

contable de un negocio: un catálogo de cuentas contables, un catálogo de clientes, un catálogo de productos y pantallas de captura. Con estos elementos, el usuario puede llevar su negocio de forma básica, sin complicaciones, cumpliendo en todo momento y además emitiendo facturas electrónicas*. En el articulo 29 en el que el SAT indica que "... El registro

en su contabilidad deberá ser simultáneo al momento de la emisión de los comprobantes fiscales digitales".

Ipsofact rompe con el paradigma de que llevar la contabilidad de un

negocio es complicado. Todos podemos hacerlo. Y con Ipsofact, además de cumplir con el SAT tienes un sistema rápido, conveniente, sencillo, seguro, práctico, en línea y basado en Internet.

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Especificaciones Técnicas

2.1 Requerimientos

Ipsofact es un sistema basado en tecnología de programación de última generación. El lenguaje de programación es PHP 5 y utiliza elementos en AJAX y bases de datos MySQL. El objetivo que tenemos al usar lo último en tecnología para Internet es el de ofrecer un sistema rápido, muy simple e intuitivo para usar y por supuesto fácilmente accesible desde cualquier computadora con conexión a Internet.

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(2005) y que al menos tenga instalado Windows 95, Windows 98, Windows XP o Windows Vista si es PC.

La mejor experiencia se tiene con una conexión a Internet por cable de al menos 256 Kbps de velocidad, Windows XP, Windows Vista, Mac OS X, Linux SUSE como sistemas operativos y Explorer 6.0 o superior como navegadores.

2.3 Conocimientos básicos de contabilidad o soporte de su contador

Llevar por uno mismo la contabilidad es algo perfectamente realizable. Muchas empresas contratan a personal específicamente para esta función. Pero para aquellos que no tienen tiempo para hacerlo lo más común es contratar a un tercero, a un contador que le lleve su contabilidad.

Con Ipsofact buscamos que el micro empresario se adentre un poco más a la contabilidad de su negocio.

El sistema puede ser consultado por más de 1 usuario, por lo que un microempresario puede dar acceso a su contador para que lleve la contabilidad y puede también dar acceso a un asistente administrativo para que haga las facturas a clientes, de soporte a clientes e incluso apoye al contador.

De esta manera, todos aquellos involucrados en el manejo de información de facturación y contabilidad pueden tener acceso vía Internet a la misma información si es requerido. E incluso se puede restringir el acceso a ciertos módulos cuando así sea requerido.

Lo importante es poder integrar al micro empresario, al profesionista o al comerciante en su proceso contable, agilizar la comunicación con su contador y ayudarle a estar mejor informado sobre el desempeño de su negocio.

Por lo tanto, es necesario que al menos uno de los usuarios del sistema tenga conocimientos básicos de contabilidad para el manejo del módulo de contabilidad y pólizas contables.

Para el módulo de facturación y obtención de reportes, no es necesario tener ningún conocimiento previo. El sistema es muy intuitivo y se aprende a utilizar en minutos.

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La seguridad es un aspecto importante en relación a la información personal y de nuestro negocio. Ipsofact utiliza los servicios de la empresa PAIR (www.pair.com) para el hospedaje, resguardo y administración de la información. PAIR es una de las empresas con mayor experiencia y seguridad de transacciones de comercio electrónico.

3.1Sistema seguro y codificado

Así mismo, PAIR nos proporciona un certificado de seguridad en donde se certifica que todas las transacciones realizadas en nuestro sistema son cifradas con un nivel de seguridad de 1024 bits, el más alto nivel de aseguramiento de la información.

3.2 Resguardo de su información

Por nuestra parte, hemos dedicado 2 servidores exclusivamente para el manejo del sistema los cuales respaldan la información en tiempo real. Esto da un 100% de seguridad de contar con toda su información respaldada. Y si en caso extremo se tuviera alguna falla en alguno de los servidores, el segundo proporciona todo el servicio mientras el primero es reemplazado por uno nuevo. Estos casos son improbables, pero de suceder esto no representa ningún problema para los usuarios de Ipsofact ya que siempre tendrán disponibilidad de uso en el sistema. 100% todo el tiempo.

3.3 Consejos de seguridad

Estos son algunos consejos que creemos útiles en la utilización de nuestro sistema:

1.- Designe inteligentemente quienes tendrán acceso al sistema. Cuando su estructura de acceso cambie, por favor haga un cambio de contraseñas para que solo sean conocidas por los nuevos usuarios. Si necesita ayuda solicite soporte a nuestro staff de soporte.

2.- Utilice el sistema desde su computadora personal, ya sea en su oficina o en casa. No se recomienda el uso de computadoras de uso público como son los cybercafés, café Internet o algún otro.

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4. Ingreso al Sistema.

Para entrar al sistema es necesario indicar su ID DE USUARIO y CONTRASEÑA. Esta información le llegó a su correo electrónico:

Figura # 4

Si usted es el responsable de la cuenta debe ingresar como usuario Master, seleccione la opción Master en el tipo de Usuario antes de entrar al sistema. Si usted recibió su clave y contraseña de parte de un Master para ser usuario del sistema, entonces usted debe seleccionar la opción User.; finalmente de click al botón Login para ingresar a la pantalla principal del sistema.

4.1 Pantalla Principal.

La pantalla principal está dividida en 3 áreas principales:

A. Menú General (a la izquierda, desplegado en forma vertical) B. Área de soporte (parte superior a la derecha en la pantalla) C. Tablero de Alertas

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4.1.1 Menú General

El Menú General se encuentra dividido en 4 módulos: - Administrador. - Facturación. - Contabilidad. - Reportes. 4.1.2 Área de soporte.

El Área de Soporte cumple con la función de ayudar al usuario a resolver dudas sobre el sistema, tanto relacionadas con la funcionalidad, como preguntas relacionadas con políticas de privacidad.

Las cinco áreas son las siguientes:

- Ver la demo.- En esta sección se presenta una breve introducción al sistema, las partes en las que se encuentra dividido y sus funcionalidades. Esto con el fin de guiar de manera rápida al usuario en el manejo IPSOFACT.

- FAQ o preguntas frecuentes.- Consta de un listado de preguntas y respuestas habituales acerca de IPSOFACT. Antes de contactar con el Administrador del sistema, se sugiere consultar esta sección.

- Ayuda y Contacto del Administrador. Estas secciones están disponibles para consultas con el Administrador sobre el funcionamiento del sistema. Puede ser asesoría en línea o consulta por correo electrónico.

- Política de privacidad. Describe las reglas por las cuales se rige el uso y manejo de información del usuario, así como los permisos legales para el uso del sistema.

4.1.3 Tablero de Alertas.

El tablero de alertas es el encargado de proporcionar información resumida del sistema como por el ejemplo: el número total de usuarios de la cuenta, el número de clientes registrados; así como los usuarios en línea, es decir,

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manipulación de la información contable.

5 Módulo de Administrador

5.1 Catálogo de Cuentas

Aquí se muestra el catálogo de cuentas contables que se incluye de forma inicial por pre-configuración del sistema. Este catálogo no puede ser reemplazado pero puede ser modificado, es decir, es posible agregar o modificar cuentas a fin de adecuarse a las necesidades de su empresa. En la pantalla de Catálogo de Cuentas (Figura #6) se pueden observar las acciones posibles a seguir.

Figura # 6

5.1.1 Búsqueda de una cuenta.

Permite realizar la búsqueda de una cuenta contable, usando el criterio de búsqueda, “Descripción de la cuenta” y una palabra clave especificada en el campo de captura “Buscar Palabra”.

Figura #7

5.1.2 Vista Tabulador.

Vista Tabulador, consiste en desplegar la información correspondiente a la cuenta, en forma de tabla (Figura # 6), divida por columnas y filas, en las cuales se pueden encontrar acciones haciendo click en las celdas. Acciones tales como: actualizar la información de una cuenta o crear una subcuenta.

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a) Hacer click en la celda del ID correspondiente a la cuenta donde es requerida la actualización.

Figura # 8 .

b) Automáticamente se abre una ventana donde se debe verificar y confirmar que se desea actualizar la información, presionando el botón que corresponde a “Actualizar cuenta”. (Figura #9)

Figura #9

c) Posteriormente se abre una ventana donde se encuentra un espacio para editar la información que corresponde a “Descripción de la Cuenta” (Figura #10) Presionamos el botón de “Actualizar Cuenta”, y finalmente confirma la actualización de la cuenta y terminar con dicho procedimiento.

Figura # 10

5.1.2.2 Crear Subcuenta.

Como se ha mencionado el sistema cuenta con un listado de cuentas básicas de contabilidad, pero a estas se les puede agregar una o varias

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cuenta principal, se abrirá una ventana con un espacio para ingresar la descripción de la subcuenta que se va a crear (Figura #11).

Figura # 11

b) Después de escribir la información necesaria en este campo y presionar el botón “Añadir”, se genera un aviso para confirmar que todo está bien, a continuación podremos observar la nueva cuenta creada en la opción “Vista Tabulación” del menú inicial.

5.2 Mis Empresas

En Mis Empresas se dan de alta las empresas (series de facturas diferentes) que tenga la compañía o persona física con actividad empresarial.

Figura #12

En la pantalla de Mis empresas (Figura #12) se pueden observar las acciones posibles a seguir una vez seleccionada esta opción.

5.2.1 Registrar mi Empresa

Para dar de alta una empresa seguimos los siguientes pasos:

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El formato de captura correspondiente al campo Tel. será de la siguiente forma: nnn-nnn-nnnn. Es decir 10 números divididos en dos grupos de 3 y uno de 4 separados por guiones. Ejemplo. 222-222-2222

Figura #13

b) Una vez llenado el formulario con los datos correspondientes, presionar el botón Registrar mi Empresa que se encuentra en la parte inferior, al final de la forma. (Figura #13). En ese momento se abre una ventana para confirmar los datos que han sido capturados. Presionar el botón “Alta de Empresa” para finalizar la transacción o “Volver a Editar” (Figura #14) para hacer alguna corrección a los datos capturados.

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Figura #14

5.2.2 Búsqueda de una Empresa.

Permite realizar la búsqueda de una empresa, usando el criterio de “Conector”(Seudonimo) y alguna palabra clave especificada en el campo de captura “Buscar Palabra”. El resultado de la búsqueda se desplegará en la tabla en la parte central del área de trabajo. (Figura #15)

Figura #15

5.2.3 Editar información de una Empresa.

Para editar y actualizar la información de cada empresa es necesario seguir los siguientes pasos:

a) En la tabla que muestra el listado de las empresas, se encuentra la celda correspondiente al ID de la empresa, al dar click en ésta se genera una ventana en la cual podemos ver el resumen de la información de dicha empresa. (Figura #16)

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Figura #16

b) Para actualizar la información presionamos el botón “Actualizar Información” al final de la venta, en la parte inferior.

c) Se genera a su vez otra venta, que permite editar los datos (Figura #17). Una vez finalizada la actualización, presionar el botón “Actualizar Información”, que genera una ventana de información, donde se confirma el éxito de la actualización de los datos. (Figura #18)

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_{Figura #18}

5.3 Catálogo de Productos

Aquí se dan de alta productos y/o servicios que ofrece la empresa y se muestran en un listado (Figura #19) La tabla que contiene el listado es dinámica y puede agrandar celdas y ordenar los datos a gusto del usuario. Para catálogos grandes se ofrecen herramientas de búsqueda rápida por nombre.

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Figura #19

5.3.1 Registro de un Producto o Servicio

Esta parte cumple con la función de añadir en un catálogo un producto o servicio ofrecido por una empresa.

Los pasos para registrar un producto o servicio son:

a) Hacer click en la opción Registrar Producto marcada con símbolo (+) en verde. Al realizar esta acción se abre un formulario (Figura #20) en el cual se deben de capturar los datos del producto a registrar, es importante capturar los campos marcados por un asterisco en rojo ya que estos son necesarios para que su factura se genere con éxito.

Figura #20

b) Una vez llenado el formulario con los datos correspondientes, presionar el botón Registrar Producto que se encuentra en la parte inferior, al final de la forma. (Figura #20). En ese momento se abre una ventana para confirmar los datos que han sido capturados. Presionar el botón “Alta de Producto” para finalizar la transacción o “Volver a Editar” (Figura #21) para hacer alguna corrección a los datos capturados.

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Figura #21

Nota: Si usted es proveedor de HOMEX favor de consultar el ANEXO I

5.3.2 Búsqueda de un Producto

Permite realizar la búsqueda de un producto, usando varios criterios de búsqueda: “Nombre del producto”, “Código del producto”, “Descripción”, “Precio”, “Unidad de medida” y alguna palabra clave especificada en el campo correspondiente a “Buscar Palabra”. El resultado de la búsqueda se desplegará en la tabla en la parte central del área de trabajo (Figura #22)

Figura #22

5.3.3 Borrar un Producto

Esta acción es muy útil para borrar un producto de nuestro catálogo. Los pasos son los siguientes:

a) En la tabla que muestra el listado de las Productos, se encuentra una columna de celdas donde se despliega la acción “Borrar”, al dar click en la celda correspondiente a un producto, se genera una ventana en la cual podemos ver el resumen de la información de dicho producto (Figura #23).

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b) Para borrar la información presionamos el botón “Borrar Producto” al final de la venta, en la parte inferior. (Figura #23)

c) Se genera a su vez otra pantalla donde se confirma el éxito de la transacción.

5.3.4 Editar o Actualizar datos de un Producto.

Para editar y actualizar la información de cada Producto es necesario seguir los siguientes pasos:

a) En la tabla que muestra el listado de las productos, se encuentra la columna que muestra el listado de identificadores (ID) de los diferentes productos, al dar click en la celda correspondiente al producto que se requiere editar se genera una ventana en la que podemos ver el resumen de la información de dicho producto. (Figura #24).

Figura #24

b) Para actualizar la información presionamos el botón “Actualizar campo” al final de la venta, en la parte inferior. (Figura #24)

c) Se genera a su vez otra ventana que permite editar los datos (Figura #25). Una vez finalizada la actualización, presionar el botón “Actualizar campo”, que genera una ventana de información, donde se confirma el éxito de la actualización de los datos. (Figura #26)

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Figura #25

Figura #26

5.4 Catálogo de Clientes

El sistema cuenta con una opción llamada Catálogo de Clientes la cual muestra una tabla con un listado de los registros de clientes. La tabla es dinámica y en la cual el tamaño de las celdas puede ser modificado, además de ordenar los datos a gusto del usuario (por ejemplo, por nombre).

Figura #27

5.4.1 Registro de un Cliente.

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en verde. Al realizar esta acción se abre un formulario (Figura #28) en el cual se deben de capturar los datos del cliente a registrar, donde los campos obligatorios son aquellos marcados con un asterisco rojo, los cuales son importantes para su facturación

Figura #28

El primer dato que le solicita el sistema es “Seleccionar Perfil del Cliente”, ahí deberá elegir la primera (generalmente la única) opción que tendrá listada (Figura #29)

Figura #29

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Figura #29-A1

Lo siguiente es ingresar todos los datos que se le piden : RFC, Razón social, Conector (Numero de Cliente), Nombre y Apellidos, dirección fiscal (calle, numero, colonia, Ciudad, Municipio o Delegación, Estado, País y CP) , teléfono el formato de captura correspondiente al teléfono será de la siguiente forma: ###-###-####. Es decir 10 números divididos en dos grupos de 3 y uno de 4 separados por guiones. Ejemplo. 222-222-2222.

Correo electrónico, también puede almacenar tres correos más para tenerlos como referencia de contacto.

Es importante resaltar el campo referente a IVA retenido, el cual como su nombre lo indica, cumple la función de permitir capturar el % de IVA retenido que será manejado por el cliente al que se le facturará. Es decir si mi cliente manejará un 10% de IVA retenido, es en este campo donde se especificará la información para que el cálculo sea automático al capturar la información de la factura que se le hará a ese cliente. (Figura 29-A2). Antes de utilizar este campo por favor verifique con su contador que su empresa puede realizar facturas con IVA Retenido.

Figura #29-A2

Por último solo falta “Seleccionar Perfil de Facturación” para lo cual debe identificarse con lo siguientes tipos de usuarios:

• Agente de Inbursa: consultar Anexo II • Proveedor de Homex: consultar Anexo I

• Otro: NO seleccione ningún perfil de facturación.

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b) Una vez que llenamos el formulario con los datos correspondientes, presionar el botón Registrar Cliente que se encuentra en la parte inferior, al final de la pantalla. (Figura #29-A3). En ese momento se abre una ventana para confirmar los datos que han sido capturados. Presionar el botón “Registrar Cliente” para finalizar la transacción o “Volver a Editar” (Figura #30) para hacer alguna corrección a los datos capturados.

Figura #30

5.4.2 Búsqueda de un Cliente.

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campo correspondiente a “Buscar Palabra”. El resultado de la búsqueda se desplegará en la tabla en la parte central del área de trabajo. (Figura#31)

Figura #31

5.4.3 Borrar un cliente.

Esta acción tiene como objetivo dar de baja a un cliente de su catálogo de clientes. Los pasos para realizar dicha acción son los siguientes:

a) En “Catálogo de Clientes” se muestra el listado de los mismo, ahí encontrará una columna en donde se despliega la acción “Borrar”, al dar click en el renglón correspondiente a un cliente (Figura #31), se genera una ventana en la cual podemos ver el resumen de la información de dicho cliente (Figura #32).

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transacción.

5.4.4 Editar o Actualizar datos de un Cliente.

En “Catalogo de Clientes” podrá actualizar datos de sus clientes que ya tiene registrados, para saber como hacerlo lea lo siguiente:

a) En el listado de Clientes, se encuentra columna correspondiente al ID de cliente (número de identificación), al dar click en el número asignado a su cliente y se abrirá una pantalla en la cual podemos ver el resumen de la información. (Figura #33).

Figura #33

b) Para actualizar la información presionamos el botón “Actualizar campo” al final de la pantalla. (Figura #33)

c) Ahí podrá editar los datos (Figura #34). Una vez finalizada la actualización, presionar el botón “Actualizar campo”, que genera una ventana de información, donde se confirma el éxito de la actualización de los datos. (Figura #35)

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Figura #34

Figura #35

5.5 Administración de Usuarios

Aquí se dan de alta los demás usuarios del sistema (en caso de que se requiera) y se les da acceso a los diferentes módulos. Por ejemplo, el usuario Master, es el dueño de la empresa, puede dar de alta 2 usuarios nivel USER; a su contador como usuario de contabilidad y configuración para que lleve la contabilidad y a su asistente como usuario de facturación para que sea quien genere las facturas.

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Figura # 36

5.5.1 Registro de un Usuario.

Para dar de agregar un Usuario:

a) Hacer click en la opción Registrar Usuario marcada con símbolo (+)

en verde. Al realizar esta acción se abre un formulario (Figura #37) en el cual se deben de capturar los datos del usuario a registrar, donde los campos obligatorios son aquellos marcados con un

asterisco rojo.

Figura #37

Como se puede observar, existe la opción Contraseña (Figura #37), en esta se debe de especificar un clave confidencial para el usuario del sistema.

La sección que hace referencia a los Accesos a Módulos, cumple con la función de asignar al usuario el nivel de acceso al sistema. Por ejemplo, si estamos creando la cuenta de usuario a un Contador, podemos seleccionar la opción “Contabilidad” y “Reportes” para que ese nuevo usuario tenga acceso sólo a ésta área.

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el botón “Alta Usuario” para finalizar la transacción o “Volver a Editar” (Figura #38) para hacer alguna corrección a los datos capturados.

Figura #38

Es importante mencionar que el sistema le enviará un correo electrónico de bienvenida al correo especificado con el nombre de usuario y la contraseña indicada. Estos usuarios deberán ingresar al sistema seleccionando “Tipo de usuario” = “User” (Figura #38-A)

Figura #38-A

5.5.2 Búsqueda de un Usuario.

Permite realizar la búsqueda de un Usuario, utilizando el criterio de “Usuario” y alguna palabra clave especificada en el campo correspondiente a “Buscar Palabra”. El resultado de la búsqueda se desplegará en la parte central del área de trabajo. (Figura #39)

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Para editar y actualizar la información de cada Usuario es necesario realizar lo siguiente:

a) En el listado de Usuarios (Admon de Usuarios), se encuentra columna correspondiente al ID de usuario (número de identificación), al dar click en el número se abrirá una pantalla en la cual podemos ver el resumen de la información que ingresamos (Figura #40).

Figura #40

b) Para actualizar la información presionamos el botón “Actualizar usuario” al final de la pantalla. (Figura #40)

c) Ahí podremos editar los datos (Figura #41). Una vez finalizada corregida o actualizada la información se debe dar click en el botón “Actualizar campo”, que genera una ventana de información, donde se confirma el éxito de la actualización de los datos. (Figura #42)

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Figura #42

6. Módulo de Facturación

Es importante aclarar que IPSOFACT maneja los términos de Factura y Facturación con el objetivo de facilitar al usuario el manejo de la información contenida en el sistema. Sin embargo IPSOFACT no genera

comprobantes fiscales oficiales, sólo cumple con la función de facilitar la

capturar y administración de los datos necesarios para generar el archivo de texto UTF8 que será procesado por Buzón E (Proveedor autorizado por el SAT) y que como resultado final será una factura electrónica oficial. IPSOFACT actualmente no maneja números de Folios, Serie, Fecha y Hora de los comprobantes fiscales digitales (CFD), esta información es controlada por Buzón E (empresa aprobada por el SAT para la generación de CFD)

Una vez hecha la configuración de la empresa dentro del sistema, el usuario puede empezar a generar el archivo UTF8 compatible con el sistema de Buzón - E

6.1 Nueva Factura (Generar archivo UTF8)

Aquí el usuario puede capturar los datos para generar una nueva factura de forma sencilla y rápida. Puede seleccionar la empresa que está facturando, uno o varios productos de su catálogo, mientras el sistema se encarga de generar automáticamente el total, subtotal y el IVA de la factura. La siguiente figura muestra la vista general de la pantalla de captura para crear

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Figura #43

Los pasos para capturar la información de la factura:

a) Seleccionar la Razón Social de la empresa que va a generar la factura. (Figura #44)

b) Seleccionar el Cliente a quien se le va a vender el producto o servicio, presionando la celda del ID correspondiente al cliente. De esta forma automáticamente el sistema busca el RFC y lo agrega al campo de captura que se encuentra abajo del listado. Esto con el fin de hacer más rápido y facilitar al usuario la captura de datos. (Figura #44).

c) Especificar la Forma de pago en el campo de texto que corresponde. (Figura #44)

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Figura #44

d) Seleccionar el Producto o Servicio a facturar, presionando la celda del ID que corresponde al producto. (Figura #45). Automáticamente son generados varios campos de captura, cuyos valores iniciales corresponden al costo generado por sólo un producto. Si se requiere facturar más de uno, es posible editar el campo correspondiente al número de unidades y automáticamente el sistema actualiza los costos totales, evitando al usuario el cálculo manual.

Figura #45

e) Una vez calculados automáticamente el total, subtotal, IVA; sólo se verifican los datos. Así mismo si el cliente retiene algún % de iva y sus datos fueron capturados adecuadamente al darlo de alta, el cálculo del monto en el campo de IVA retenido será automático, de

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Figura #46

g) Finalmente presionar el botón Crear en la parte baja del la forma para generar y registrar la factura. (Figura #46)

6.2 Administración de Facturas.

El administrador de facturas permite realizar diferentes acciones con nuestras facturas, como por ejemplo: Buscar una factura, Enviar una factura a un cliente, Exportar una factura a un archivo UTF8, Cambiar su estatus, Cancelarla, Clonarla, Crear una nota de crédito. Todas estas opciones se despliegan en filas y columnas la parte central de la ventana. Para activar alguna de estas opciones se debe de dar click en la casilla correspondiente a la factura que va a ser editada y en la columna de la acción a realizar. Como por ejemplo, se puede ver en la figura #47 que la casilla activada corresponde a la factura No. 35 y la columna corresponde a la acción “Enviar factura”, donde se abre una ventana que contiene un campo de captura para especificar el mail a donde se enviará la factura.

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“Cancelada” y alguna palabra clave especificada en el campo correspondiente a “Buscar Palabra”. El resultado de la búsqueda se desplegará en la tabla en la parte central del área de trabajo (Figura #48)

Figura #48

6.2.2 Generar Archivo UTF8

El archivo UTF8 es una parte importante de IPSOFACT ya que este es indispensable para generar una factura electrónica.

Una vez capturada la información en que se usará en la factura y haberla guardado en el sistema contable de IPSOFACT, es necesario activar la acción correspondiente a “Exportar archivo UTF8” si se desea posteriormente generar una factura electrónica. Esta acción abre una ventana de diálogo donde se despliega la liga “Bajar archivo de texto UTF-8 de esta factura”, (Figura #50) al activarla se genera a su vez una nueva ventana que permite confirmar si se desea guardar el archivo, (Figura #51) así al aceptar esta acción, el último paso que queda por realizar es especificar el nombre con el que se desea guardar el archivo. (Figura #52)

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Figura #51

Figura #52

6.2.3 Cancelar una factura

Esta acción permite cancelar una factura, lo cual no significa borrarla de nuestra contabilidad, si no sólo mantenerla como referencia a una factura que se hizo pero que no tiene validez, como por ejemplo, si los datos del cliente fueron mal capturados o si el producto que se está facturando no es el indicado, podemos cancelar la factura actual y empezar una nueva con los datos correctos.

Para llevar a cabo esta acción se debe de activar la casilla correspondiente a la factura que se desea cancelar y a la columna que pertenece a la acción “Cancelar Factura”, la cual genera una ventana de diálogo que permite confirmar o cancelar dicha acción. (Figura #53)

Figura #53

Al finalizar se despliega una ventana en la que se indica el éxito de la transacción.

NOTA: Esta cancelación sólo tiene efecto en el sistema de IPSOFACT, para cancelar un folio ante el SAT favor de consultar con Buzón E.

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Para crear una nota de crédito, al igual que las acciones anteriores, es necesario activar la acción que corresponde a la factura y a la columna que contiene la oración “Crear nota de crédito” (Figura # 54).

Figura #54

En la ventana de captura correspondiente, es necesario especificar la Cantidad, el Monto por el cual se va a generar la Nota de Crédito, la Descripción del movimiento y finalmente presionar el botón “Hacer nota de crédito”

El siguiente paso consiste en verificar la información proporcionada y confirmar “Hacer nota de Crédito”. En caso de existir algún error en la captura es posible editar la información presionando el botón “Editar nota de Crédito” (Figura #55)

Figura #55

Para finalizar la acción, en una ventana de aviso se confirma el éxito de la transacción. (Figura #56)

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no Pagada. Si se requiere cambiar el estatus de una factura podemos recurrir a esta opción.

Una vez que damos click en la casilla correspondiente, se abre una ventana con el botón “Marcar como Factura Pagada” (Figura #57)

Figura #57

Una vez que este botón es presionado, el sistema arroja una ventana de dialogo donde se confirma el cambio del estatus exitoso. (Figura #58)

Figura #58

6.2.6 Clonar Factura

Esta función de IPSOFACT le agrega practicidad a la función de realizar facturas, ya que en algunas ocasiones, las facturas que son generadas contienen con frecuencia los mismos datos, sólo varían en aspectos como la fecha o el producto. En el caso de tener registradas facturas con el mismo contenido, se puede recurrir a esta función para genera una copia de la factura seleccionada a clonar y en base a ésta modificar los datos contenidos.

Los pasos para clonar una factura son:

a) Hacer click en la casilla en donde se une la fila de la factura a clonar y la columna de la acción de Clonar Factura, la cual genera un cuadro de diálogo (figura #59) donde se pide confirmar la acción “Clonar Factura”

Figura #59

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“Crear factura”. Es importante notar que la factura generada es completamente nueva y a la cual corresponde un número diferente de la que fue seleccionada para clonar.

Figura #60

7. Módulo de Contabilidad

Este módulo permite al usuario registrar sus movimientos diarios a través de pólizas contables. Le permite también mostrar sus pólizas creadas dentro del Libro Diario y ver también su Libro Mayor. La lógica de la contabilidad se basa en el sistema de contable de partida doble y registra los movimientos en 6 grupos de cuentas: Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Gastos.

Al tener toda esta información almacenada en un sistema se está cumpliendo con el requisito del SAT que especifica a la persona física o moral, tener un sistema de contabilidad que registre los asientos contables al momento de estar generando una factura electrónica.

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Figura #61

7.1 Movimientos Contables.

Con las herramientas para crear pólizas de diario, el libro diario, el libro mayor, la póliza de apertura y póliza de cierre usted podrá registrar de manera sencilla y ordenada todos y cada unos de los movimientos que afecten su contabilidad, así como consultar en todo momento los movimientos realizados en fechas específicas.

7.1.1 Crear Pólizas Diario.

En esta sección usted podrá registrar sus movimientos contables (ingresos, gastos y cheques), a través de pólizas de diario. Las pólizas registran de manera ‘interna’ todas y cada una de las operaciones que se realizan día a día para poder llevar un mejor control de la contabilidad de cada empresa. La siguiente imagen (Figura # 62 ) le muestra la pantalla general para crear una póliza diario.

(42)

Usted podrá seleccionar el Tipo de póliza (Figura # 63) que va a crear, pueden ser pólizas de diario, ingresos, gastos o cheques.

Figura #63

Puede seleccionar también la fecha en que esta generando la póliza y la(s) cuenta(s) en la que se van a reflejar los movimientos cargo y abono. (Recuerde que el sistema de contabilidad está basado en la partida doble.) Con los botones de “Añadir” usted puede hacer cargos o abonos en diferentes cuentas. Por último usted podrá escribir una descripción para su póliza y un número de documento para llevar un mejor control.

Por ejemplo si usted quiere registrar en su contabilidad la compra de una computadora para su oficina debe elegir el tipo de póliza de “GASTOS”, en cuenta de Cargo “Equipo de Computo” y la cantidad que está pagando por dicha computadora. (Figura #64 y Figura #65)

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de crédito (cuenta 01001001) (Figura #66)

Figura #66

Por último ingrese una descripción y número de documento. El sistema automáticamente le muestra el total del monto cargado y el monto abonado. (Figura #67)

Figura #67

Para finalizar la póliza de diario de clic en el botón ‘Crear Póliza’, el sistema nos muestra una pantalla para verificar todos los datos que hemos ingresado (Figura #68)

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Figura #69

Es importante mencionar que no es necesario crear una póliza para registrar una venta ya que el sistema esta configurado para crear la póliza automáticamente en el momento de realizar la factura.

En la parte media superior de la pantalla usted encontrará una opción “Admin. Pólizas” (Figura # 70)

Figura #70

En esta opción usted podrá ver una descripción detallada de cada una de las pólizas que se han creado (Figura #71).

Usted podrá ver de manera detallada el tipo de póliza, la fecha en que se creo dicha póliza, descripción, número de documento y el monto total de la póliza.

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Figura #72

Por ejemplo, puede seleccionar una búsqueda por “Tipo de póliza” o por “Descripción de la póliza” , a continuación escriba la palabra a buscar y de clic en el botón de “Buscar!”. En la parte inferior usted podrá visualizar el resultado de su búsqueda. (Figura #73)

Figura #73

7.1.2 Libro Diario

El Libro Diario contiene un listado con todos los movimientos contables ordenados por fecha de creación. El libro diario que se muestra en esta sección esta divido en 4 columnas (Figura #74)

Figura #74

En la primera columna encontramos la fecha en que fue creada nuestra póliza, la segunda columna muestra las diferentes cuentas que fueron afectadas por dicha póliza. La tercera columna muestra las cantidades Cargadas y la cuarta muestra las cantidades Abonadas.

En la parte superior de la información descrita en el párrafo anterior hay una herramienta que permite buscar los movimientos contables por rangos de fecha. (Figura #75)

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Sólo debe seleccionar una fecha inicial y una fecha final, dando clic en el recuadro que esta junto a “Fecha inicial” o “Fecha final”, y en el calendario podrá seleccionar la fecha que desee (Figura #76)

Figura #76

Después de seleccionar las fechas dar clic en el botón “Ir” y el Libro Diario mostrará los datos correspondientes a ese rango de fechas.

Para ver la información detallada de cada movimiento, del lado derecho de la fecha hay un link que dice “Ver detalle del Libro Diario” (Figura #77).

Figura #77

Esta herramienta le permite ver los detalles de cada movimiento contable. Al dar clic en ese link se abre una ventana (Figura # 78) que contiene en forma detallada el tipo de póliza, los nombre de las cuentas de cargo y abono, la descripción de la póliza por último el numero de documento.

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Figura #78

7.1.3 Libro Mayor:

En el libro mayor podemos ver un listado de todos los movimientos contables, pero a diferencia del libro diario, en el mayor los movimientos están agrupados por cuentas y no por fecha como en el diario (Figura # 79). En el libro mayor podemos ver los movimientos agrupados por Activos, Pasivos, Ingresos, Capital y Gastos, cada uno a su vez con el detalle de sus sub-cuentas.

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En el libro mayor se muestra del lado derecho los movimientos de cargo y del lado izquierdo los movimientos de Abono. En cada lado se muestra la fecha del movimiento contable el nombre de la cuenta y el monto. (Figura #80)

Figura #80

En la parte superior de la información descrita en el párrafo anterior hay una herramienta que permite buscar los movimientos contables por rangos de fecha. (Figura #81)

Figura #81

Sólo debe seleccionar una fecha inicial y una fecha final, al dar clic en el recuadro que esta junto a “Fecha inicial” o “Fecha final”, y en el calendario podrá seleccionar la fecha que desee (Figura #82)

Figura #82

Después de seleccionar las fechas dar clic en el botón “Ir” y el Libro Mayor mostrará los datos correspondientes a ese rango de fechas.

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Figura #83

Al dar clic se abrirá una ventana con la información del libro mayor.

7.1.4 Póliza de Apertura

Esta función es específica para crear la carga de datos iniciales de la contabilidad de la empresa. Normalmente se usa una sola póliza de apertura para cargar los saldos iniciales en las cuentas. Esta operación la debe hacer al empezar a utilizar este sistema.

En la pantalla de póliza de apertura (Figura #84) usted va a registrar los saldos de sus cuentas, al igual que en las pólizas de diario usted podrá ingresar datos tanto de cargo como de abono, de modo que al iniciar su ejercicio fiscal tenga registrado toda su información.

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Figura #85

Figura #86

En la parte media superior de esta pantalla usted podrá realizar búsquedas de sus pólizas de diferentes formas

Figura #87

Puede seleccionar una búsqueda por “Tipo de póliza” o por “Descripción de la póliza”, a continuación escriba la palabra a buscar y de clic en el botón de “Buscar!”. En la parte inferior usted podrá visualizar el resultado de su búsqueda. (Figura #88)

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Normalmente se usa una sola póliza de cierre para ajustar las cuentas en el momento de terminar un ejercicio fiscal.

En la pantalla de póliza de cierre (Figura #89) usted va a registrar los saldos de sus cuentas, al igual que en las pólizas de diario usted podrá ingresar datos tanto de cargo como de abono, de forma que al finalizar su ejercicio fiscal tenga registrado toda su información.

Figura #89

Por último en esta sección en la parte media superior de la pantalla usted encontrará una opción “Admin. Pólizas” (Figura #90)

Figura #90

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Figura #91

En la parte media superior de esta pantalla usted podrá realizar búsquedas de sus pólizas de diferentes formas

Figura #92

Puede seleccionar una búsqueda por “Tipo de póliza” o por “Descripción de la póliza”, a continuación escriba la palabra a buscar y de clic en el botón de “Buscar!”. En la parte inferior usted podrá visualizar el resultado de su búsqueda. (Figura #93)

Figura #93

8. Modulo de Reportes

Ipsofact V1.0 te permite generar reportes importantes para la contabilidad de la empresa y realizar búsquedas en dichos reportes. Como por ejemplo: Reportes de Facturación, Balanza de comprobación. Estado de Resultados, Balance General.

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La función de Reporte de Facturación permite ver en un listado todas las facturas generadas, ahí podemos ver un listado con la Razón Social, el total y el estatus de cada factura generada. Figura # 95

Figura #95

También podemos generar reportes de facturación más específicos, en la parte media superior de la pantalla tenemos una lista de criterios de búsqueda. (Figura #96)

Figura #96

Ahí podemos seleccionar una búsqueda de facturas canceladas, no pagadas, pagadas o todas las facturas, según las necesidades de nuestro reporte.

En la parte central derecha de la pantalla tenemos una opción para “Ver reporte de facturación” (Figura #97) Esta opción nos ayudará a imprimir en papel nuestro reporte

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Al dar clic en esta opción se abrirá una nueva ventana con la misma información que ya teníamos Figura #98

Figura #98

Desde esta nueva ventana usted pude mandar a imprimir dicho reporte dando clic con el botón derecho del Mouse, seleccione la opción de “Imprimir” (“Print” si su sistema operativo esta en Inglés) y por último elija la impresora conectada a su computadora.

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Este reporte permite comprobar que la contabilidad está balanceada y lista para producir los estados financieros. La balanza de comprobación permite ver en un listado todas las cuentas con sus saldos (Figura #100). En donde se especifican primero los activos, en segundo lugar los pasivos y finalmente el capital contable.

Figura #100

En este reporte usted puede comprobar que el total de sus Cargos es igual que sus abonos.

Usted puede generar una balanza general en un rango de fechas determinadas, en la parte media superior de su pantalla usted puede seleccionar un rango de fechas y el sistema le mostrará la balanza general que corresponde a las fechas establecidas. (Figura #101)

Figura #101

En la parte central derecha de la pantalla tenemos una opción para “Ver Balanza de Comprobación” (Figura #102) Esta opción nos ayudará si

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Figura #102

Al dar clic en esta opción se abrirá una nueva ventana con la misma información que ya teníamos pero con una vista diferente Figura #103

Figura #103

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Figura #104

8.3 Estado de Resultados

Este es uno de los Estados Financieros que te entrega Ipsofact V1.0 en donde puedes ver si tu operación refleja utilidades o pérdidas. En esta sección usted podrá obtener un reporte con el total de sus ingresos y gastos reflejando las ganancias o pérdidas. Figura #105

Figura #105

Usted puede generar un estado de resultados de un rango de fechas determinadas, en la parte media superior de su pantalla podrá seleccionar

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Figura #106

En la parte central derecha de la pantalla tenemos una opción para “Ver Estado de Resultados” (Figura #107) Esta opción nos ayudará básicamente si queremos imprimir en papel nuestro reporte

Figura #107

Figura #108

Desde esta nueva ventana usted pude mandar a imprimir dicho reporte dando clic con el botón derecho del Mouse, seleccione la opción de

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Figura #109

8.4 Balance General.

Este es otro de los Estados de Resultados que Ipsofact V1.0 genera y te ayudará a ver la distribución y balance entre el Activo, el Pasivo y el Capital de tu empresa. Este balance al igual que el estado de resultados ayuda a presentar la situación financiera de la empresa. (Figura #110)

Figura #110

Usted puede generar un balance general de un rango de fechas determinadas, en la parte media superior de su pantalla usted puede seleccionar un rango de fechas y el sistema le mostrará el reporte que corresponde a las fechas establecidas. (Figura #111)

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Figura #111

En la parte central derecha de la pantalla tenemos una opción para “Ver Balance General” (Figura # 112) Esta opción nos ayudará si queremos imprimir en papel nuestro reporte

Figura #112

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impresora conectada a su computadora.

Figura #114

8.5 Reporte de Ventas Totales

En este reporte podrá consultar el total de todas tus ventas, el reporte le mostrará la fecha en que registró su venta, la razón social de la empresa a la que facturó y el monto total de la venta. Al final del listado usted podrá ver la suma de todas sus ventas (Figura #115)

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Figura #115

Usted puede generar un reporte de ventas de un rango de fechas determinadas, en la parte media superior de su pantalla usted puede seleccionar un rango de fechas y el sistema le mostrará el reporte que corresponde a las fechas establecidas. (Figura #116)

Figura #116

En la parte central derecha de la pantalla tenemos una opción para “Ver Ventas Totales” (Figura #117) Esta opción nos ayudará básicamente si queremos imprimir en papel nuestro reporte

Figura #117

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Figura #118

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cuenta y el monto total. Al final del listado usted podrá ver la suma de sus gastos. (Figura #120)

Figura #120

Usted puede generar un reporte de gastos de un rango de fechas determinadas, en la parte media superior de su pantalla usted puede seleccionar un rango de fechas y el sistema le mostrará el reporte que corresponde a las fechas establecidas. (Figura #121)

Figura #121

En la parte central derecha de la pantalla tenemos una opción para “Ver Gastos” (Figura #122) Esta opción nos ayudará si queremos imprimir en papel nuestro reporte

Figura #122

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Figura #123