Secretaría de Educación Pública
Instituto Tecnológico de Colima
ESTUDIAR PARA PREVER Y PREVER PARA ACTUAR
R
SEP
Institutos Tecnológicos
VILLA DE ÁLVAREZ, COLIMA, NOVIEMBRE DE 2012
OPCIÓN X
MEMORIA DE RESIDENCIA PROFESIONAL
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE
LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN
PRESENTA
PERLA NOEMÍ ELIZONDO MAGALLÓN MARÍA MERCEDES RAMOS RAMÍREZ
ASESOR INTERNO
LIC. LEONCIO ALBERTO TORRES LOPEZ
1
INDICE
INTRODUCCIÓN ... 3
JUSTIFICACIÓN ... 5
OBJETIVO GENERAL Y OBJETIVOS ESPECÍFICOS. ... 6
CARACTERIZACIÓN EN EL ÁREA EN QUE SE PARTICIPÓ ... 7
PROBLEMAS A RESOLVER ... 8
FUNDAMENTO TEÓRICO ... 9
CAPITULO 1 “HISTORIA DE LA EMPRESA” ... 29
ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ... 30
MISIÓN Y VISIÓN ... 31
OBJETIVOS DE LA EMPRESA ... 32
METAS DE LA EMPRESA ... 33
CAPITULO 2 “MANUAL DE ORGANIZACIÓN” ... 34
INTRODUCCIÓN ... 35
OBJETIVOS DEL MANUAL ... 36
ALCANCE ... 37
CONSIDERACIONES ... 37
ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA ... 39
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS ... 40
Gerente ... 40
Secretaria ... 44
Jefe de ventas ... 48
Vendedores ... 52
Jefe de producción ... 56
Encargado del proceso húmedo ... 60
Encargado del proceso seco ... 64
Encargado de tostado y embasado ... 67
CAPITULO 3 “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS” ... 71
INTRODUCCIÓN. ... 72
1.-OBJETIVO DEL MANUAL ... 72
OBJETIVOS DEL MANUAL ... 74
CONSIDERACIONES ... 75
ORGANIGRAMA ... 76
2
Gerente ... 77
Secretaria ... 80
Jefe de ventas ... 82
Vendedores ... 84
Jefe de producción ... 87
Encargado proceso húmedo ... 89
Encargado del proceso seco. ... 90
Encargado de tostado y embasado.... 91
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 93
BIBLIOGRAFÍA ... 95
ANEXOS ... 95
ANEXOS 1:CRONOGRAMA ... 96
ANEXO 2: UBICACIÓN FÍSICA ... 98
3
Introducción
La experiencia que se adquiere al realizar este tipo de trabajo es trascendental
para nuestra formación profesional, ya que, se obtiene información muy importante para
nosotras; unas licenciadas en administración de empresas.
Todas las grandes empresas han empezado en pequeño y han ido creciendo con
base a diferentes factores; uno de ellos es sin duda una buena administración; la cual,
no sería posible sin una organización eficiente que permita que la empresa desarrolle
sus actividades de manera óptima y adaptándose a los diferentes cambios.
Todas las organizaciones se ven con la necesidad de contar con documentos
donde se plasme su misión, visión, valores, descripción de puestos, diagramas etc. En
el tiempo que estuvimos laborando en la empresa nos dimos cuenta de muchas
problemáticas, por ello nuestros objetivos fueron plantear y elaborar una propuesta del
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y DE PROCEDIMIENTOS.
Para la realización de los manuales se llevaron a cabo las siguientes actividades.
Determinar la forma de trabajo de la empresa
Recopilar la información de la misma a través de cuestionarios y
entrevista.
Obtener datos para la elaboración de misión, visión, y antecedentes
históricos
4 El proyecto lo realizamos en la empresa Fundación Ejidal 1936 S. P. R. de R. L.,
razón por la que detectamos la necesidad de que la empresa contara con documentos
que respalden la organización de la misma, obteniendo como resultado EL MANUAL
DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS, que servirá como base para que cada
miembro de la empresa conozca el lugar que ocupa jerárquicamente en la organización,
así como, las actividades y funciones propias de su puesto, con el propósito de que la
administración de la empresa pudiera manejar mejor su negocio y con esto obtengan un
mayor crecimiento en el mercado y mayores utilidades.
Para el logro de los objetivos se trabajó conjuntamente con el Gerente de la
Empresa, el Sr. Eusebio Hernández Rodríguez, así como de material bibliográfico del
Instituto Tecnológico de Colima con el cual nos apoyamos para la realización de los dos
manuales, algunos de los temas que investigamos fueron con relación a la
5
Justificación
Todas las organizaciones tienen la necesidad de contar con documentos en los
cuales se vea plasmado, su razón de ser, sus antecedentes, hacia dónde quieren
llegar, así como la descripción de sus puestos.
La razón de precisar las labores de un puesto en una empresa es para saber que
deberes y responsabilidades se asocian a cada puesto, se debe establecer la función
de cada puesto para que no exista duplicidad en las labores dentro de la misma, es
decir, para conocer con toda precisión lo que hace cada trabajador y las aptitudes que
se requieren para cada puesto.
La presente residencia profesional se desarrolló para cumplir con el plan de
estudios de la carrera de Licenciado en Administración de Empresas con Especialidad
en Turismo en el Instituto Tecnológico de Colima y a través de la cual nos involucramos
directamente con el ambiente laboral.
La llevamos a cabo en la empresa Fundación Ejidal 1936 S. P. R. de R. L.
porque realizamos un diagnóstico dentro de la misma y detectamos la carencia de
documentos administrativos trascendentales, como lo son EL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN Y EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, razón por la que nos motivó
6
Objetivo general y objetivos específicos.
General
Elaborar el Manual básico para la realización de las principales actividades de la
empresa, el cual es EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y EL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS.
Específicos
Definir los departamentos y puestos necesarios.
Proponer el organigrama de la organización.
Especificar los objetivos y funciones principales tanto de departamentos, como
de puestos.
Documentar las actividades de cada uno de los puestos de la empresa.
Identificar y estructurar los procedimientos para EL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN Y DE PROCEDIMIENTOS
7
Caracterización en el área en que se participó
El desarrollo del presente manual se realizo en la empresa Fundación Ejidal
1936 S. P. R. de R. L. empresa dedicada a la elaboración y exportación de café, misma
que se encuentra ubicada en km. 5.5 carretera Quesería-Montitlan
En el área de producción fue donde llevamos a acabo los planteamientos de los
procesos que se realizan en la empresa, que se encuentra a cargo del Gerente
General C. EUSEBIO HERNANDEZ RODRIQUEZ persona con quien nos dirigimos
para aclaraciones o dudas, respecto al proyecto.
Para la elaboración de este manual utilizamos técnicas para recabar información,
las cuales fueron, observación, cuestionarios y entrevista.
La importancia de este proyecto para nosotras como profesionistas, es conocer
cómo se trabaja en empresas de este giro, así como ver su organización, sus métodos
8
Problemas a resolver
Los problemas o cuestiones que se buscan resolver con la elaboración de este
trabajo de investigación son entre otras cosas el lograr que todos los miembros de la
organización conozcan la estructura organizacional de su empresa; es decir, el que
reconozcan como están distribuidas las diferentes áreas de la empresa, así como las
líneas de autoridad y responsabilidad que deben de tomar en cuenta cada uno de los
miembros.
Así como proponer un organigrama general de la empresa, y definir las
descripciones de funciones de cada puesto y por departamento. Del mismo modo
plantear los diagramas de los diferentes procedimientos que se llevan a cabo en la
9
Fundamento teórico
Importancia de la organización.
(2)Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:
1) Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la
empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión,
contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad
de efectuar cambios en la organización.
2) Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
3) Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
4) Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
5) Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.
Técnicas de organización
(3)Las técnicas de organización son herramientas necesarias para llevar a cabo una
organización racional, además son indispensables durante el proceso de acuerdo con
10
(2)
Werther William B. Jr. Davis Keith. Administración de Personal y Recursos Humanos Quinta edición. PP 86 – 89
(3)
11
Organigramas.
Definición:
El organigrama es la representación grafica simplificada de la estructura formal
que ha adoptado una organización. Es por lo tanto la representación de la forma en que
están dispuestas y relacionadas sus partes (funciones, niveles jerárquicos, obligaciones
y autoridad existentes). Organigrama es la denominación más común de este tipo de
representación grafica, pero también se le conoce como organograma, grafica de
organización, pirámide de cargos, diagrama de organización o diagrama de estructura.
Manual de organización
(4)Definición:
Es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información
y/o las instrucciones sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, historia,
organización, objetivo y funciones de la empresa, constituyéndose además en un
instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgánicas que se dan
entre las unidades administrativas, siendo ello, un elemento de apoyo a su
funcionamiento.
Objetivo:
Proporcionar, en forma ordenada, la información básica de la organización y
funcionamiento de la unidad responsable como una referencia obligada para lograr el
12
Objetivos del Manual de Organización
El Manual de Organización es un documento oficial cuyo propósito es describir la
estructura de funciones y departamentos de una organización, así como las tareas
específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo.
Los objetivos de los manuales de organización son:
Presentar una visión de conjunto de la organización
Precisar las funciones encomendadas a cada unidad para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
Evitar la repetición de instrucciones para ahorrar tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo.
Facilitar el reclutamiento y selección de personal.
Orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporación a las distintas unidades
Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
Importancia del Manual de Organización
La tarea principal de un administrador es organizar, delegar, supervisar Y estimular.
Esto hace evidente que exista una secuencia de acciones a seguir y nos indica que:
a) Antes de delegar los puestos de trabajo es necesario organizar los recursos con
13 b) La delegación que induce el establecimiento de normas de actuación debe
preceder al acto de acto de supervisión.
c) Los jefes deben delegar y vitalizar las normas de actuación, reconocer y
recompensar la ejecución del trabajo para motivarlos.
La acción de organizar no se limita a desarrollar un Manual de Organización,
también se ocupa de centralizar los objetivos del organismo, el análisis de los bienes o
servicios, comercialización, finanzas, administración de personal, presupuestos y una
apreciación de las habilidades y capacidades del personal con que se cuenta.
Preparación de los Manuales
El primer paso para preparar un manual es determinar lo que se desea alcanzar.
Para ello hay que contestar las siguientes preguntas:
¿Cuál es el objetivo de nosotras al crear estos Manuales a la Organización?
La empresa no cuenta con una estructura orgánica definida, por lo que nuestro
propósito es asegurarnos de que todo el personal conozca la estructura organizacional
y el orden adecuado de los diferentes procedimientos que se llevan acabo en la
empresa.
¿Qué beneficios proporcionarán los Manuales a los usuarios?
Puede ser útil para que los usuarios comprendan un nuevo sistema de
organización con rapidez y facilidad, o como fuente de consulta inmediata para dudas
14 ¿Qué espero (o mi empresa) lograr con este manual?
Además de alcanzar los objetivos de la organización, el manual debe ayudar a las
personas integradoras de la empresa. Si se cuenta con un manual de organización es
para contar con una herramienta de planeación organizacional.
Una vez determinados los objetivos del manual, habrá que ponerlos por escrito.
Esto ayudara al usuario a aclarar sus pensamientos y asegurar que se comporten de
una manera específica.
Elementos que integran EL MANUAL DE ORGANIZACION
Los elementos que integran el Manual de Organización son de identificación y de
contenido.
1. De identificación
La identificación o portada se refiere a la carátula del manual de organización la
cual da a conocer los datos más elementales como son:
a) nombre de la dependencia, entidad o unidad administrativa a que se refiere el
manual.
b) logotipo de la dependencia o entidad.
c) fecha de elaboración o actualización del manual de organización.
2. De contenido
En este apartado se presentan, de manera sintética y ordenada, los capítulos
que constituyen el manual o los títulos que comprende. A efecto de uniformar la
presentación de estos documentos, es importante seguir el orden que se describen a
15 Introducción
Justificación
Cronograma
Antecedentes históricos
Bases legales
Políticas, valores, visión y misión
Estructura orgánica
Función de los puestos
Descripción de puestos
Bibliografía
Recomendaciones generales
3. Descripción de Puestos
Una descripción de puesto es un documento conciso de información objetiva que
identifica la tarea por cumplir y la responsabilidad que implica el puesto.
Además bosqueja la relación entre el puesto y otros puestos en la organización, los
requisitos para cumplir el trabajo y su frecuencia o ámbito de ejecución.
Es importante observar que a descripción se basa en la naturaleza del trabajo, y
16
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Una de las mayores oportunidades que existen para reducir el costo de oficina
radica principalmente en la posibilidad de uniformar los procedimientos. Siempre existe
una mejor manera de realizar cualquier tarea y una vez que esta se encuentra debe
establecerse como el procedimiento a seguir.
El no utilizar de manera uniforme los procedimientos que existen para hacer
tareas da como resultado gran desperdicio de tiempo y esfuerzo en el trabajo de oficina.
Evitar que estos últimos acurren es el objetivo del Manual de Procedimientos.
Es muy importante que los procedimientos de operación se registren por escrito y
se pongan a disposición del personal en un documento (manual). Este viene a ser una
guía del trabajo que resultara muy valiosa.
Definición:
Es la guía detallada que muestra secuencias y ordenamientos como dos o más
personas realizando un trabajo
17
Objetivos del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El presentar un procedimiento aislado no permite conocer la operación de una
unidad administrativa, por lo tanto, es necesario agrupar en un documento todos los
procedimientos, que es el Manual de Procedimientos.
Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que apoyan
el que hacer institucional, se consideran elementos básicos para la coordinación,
dirección y control administrativo, ya que facilitan la adecuada relación entre las
distintas unidades administrativas de la organización.
Los objetivos del Manual de Procedimientos son:
a) Presentar una visión integral de cómo opera la organización.
b) Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de
los procedimientos.
c) Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.
d) Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
e) Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo
ingreso con el fin de facilitar su incorporación a la unidad orgánica.
18
Importancia del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
La función del Manual de Procedimientos consiste en describir la secuencia
lógica y cronológica de las distintas operaciones o actividades, señalando quien, como,
cuando, donde y para que han de realizarse.
La finalidad de describir procedimientos es la de uniformar y documentar las
acciones que realizan las diferentes aéreas de la organización y orientar a los
responsables de la ejecución en su desarrollo de sus actividades.
El Manual de Procedimientos debe reservarse para información de carácter
estable relacionada con la estructura procedimental de la empresa.
Como elaborar un MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El primer paso para elaborar un Manual de Procedimientos es determinar lo que
se desea lograr. Para ello debemos hacer las siguientes preguntas:
¿Cuál es el objetivo del organismo al crear el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS?
El objetivo se establece para satisfacer algunas necesidades fundamentales:
1. Reducir los errores operativos al máximo posible.
19 3. Facilitar la introducción de los empleados en los nuevos trabajos.
4. Evitar que se produzcan cambios del sistema debido a decisiones tomadas con
demasiada rapidez.
5. Facilitar el mantenimiento de un buen nivel organizacional.
¿Qué beneficios proporcionará el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS?
Es muy probable que el manual permita a los usuarios aprender un nuevo
sistema de contabilidad con rapidez y facilidad. También puede servir como guía para
aclarar dudad del personal.
Además, un Manual de Procedimientos correctamente elaborado puede servir como un
valioso instrumento directivo.
¿Que esperamos lograr o que el departamento logre con el MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS?
Básicamente se espera lograr los objetivos de la empresa, el manual debe
ayudar a que las operaciones de naturaleza repetitiva se realicen siempre de la misma
forma, lo cual ayudara a que cada uno de los encargados funcione de manera eficiente.
Una vez determinados los objetivos del manual, habrá que ponerlos por escrito.
Esto ayudara al analista a tener la certeza de que son lógicos, cuando tengamos que
definir los objetivos del Manual de Procedimientos hay que recordar que tiene un
propósito común: obtener resultados. El propósito del Manual de Procedimientos es
20
Contenido de un MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Una regla respecto al contenido de este tipo de manuales establece que un
manual solo debe contener los elementos necesarios para el logro de los objetivos
previstos.
Desde luego, es muy importante dejar claro que un manual de procedimientos no
debe estar sobrecargado de elementos superfluos que reduzcan considerablemente su
valor operativo. En otras palabras, la sencillez y la profundidad deben ser los motivos
que le inspiren su elaboración.
Sin embargo, sencillez y profundidad son dos términos cuyo significado adquiere mayor
importancia cuando se desciende a cada una de las situaciones del organismo.
De estas breves anotaciones se puede comprender lo difícil que es abarcar todos
los elementos que deben aparecer en todos los apartados del manual de
procedimientos. Sin embargo, encontramos una serie de elementos que debería de
aparecer casi siempre en todos los manuales.
1. Índice.
2. Introducción.
Objetivos del manual.
Alcance.
Como usar el manual.
21 3. Organigrama.
Interpretación de la estructura orgánica, en la cual se explican
aspectos como.
1. Sistema de organización (lineal, funcional etcétera)
2. Tipo de departamentalización.(geográfica, por producto
etcétera)
3. Relación entre personal con autoridad de línea y asesoría.
4. Graficas
Diagramas de flujos
5. Estructura procedimental.
Descripción narrativa de los procedimientos.
6. Formas.
Formas empleadas
Instructivo.
El empleo en mayor o menor escala de cada uno de los apartados anteriores
depende de los procedimientos de que se trate, del lector al que vaya dirigido o de la
22
Preparación de los manuales
Aquí se inicia el procesamiento de la información, es decir, la integración
propiamente dicha de los manuales.
Preparación de un borrador de los manuales. La elaboración de este borrador se
debe poner en conocimiento de la dirección superior, del gerente, de los jefes de los
departamentos y eventualmente de algunos empleados clave. Este borrador debe ser
cuidadosamente revisado para introducir las eventuales modificaciones o correcciones.
Desde liego, las sugerencias que se aprovechan para la redacción definitiva puedan
proceder de los mas diversos niveles jerárquicos jefes y empleados. Lo esencial es que
el manual resultante este a la altura de los propósitos que se desean alcanzar. Por ello
es preciso que se preste atención no loso a su contenido, si no a la forma en que esta
expuesto, refiriéndolo al nivel de preparación de los usuarios.
Preparación del manual. Con los datos anteriores el analista procederá a integrar
el manual. Al preparar el manual es muy importante uniformar criterios tanto en la
terminología como en la presentación de la información, con el fin de mantener un
sentido de continuidad y de unidad.
Durante la preparación del manual pueden surgir algunas dificultades al
determinarse funciones y procedimientos por escrito, ya que intereses particulares
pueden producir resistencias o desinterés por terminar con éxito el manual, o bien que
no se lleven a cabo las especificaciones que en el se establezcan.
Por lo tanto, los analistas deben hacer uso de una gran sensibilidad para obtener
consenso sobre el contenido de este documento, y sobre todo para lograr que sea
funcional y evite la falta de eliminación de competencia y responsabilidad entre los
23
Autorización de los manuales
Una vez elaborado el manual y para poder facilitar su implantación se recomienda
que sea autorizado por las partes que intervienen en su elaboración. Debe ser
autorizado por:
La dirección superior para darle la formalidad y apoyo necesario.
El responsable de la unidad administrativa que intervino en el proceso de que se
trate para asegurar su conformidad con la exactitud de su contenido.
La unidad responsable de la elaboración de manuales administrativos (sistemas
y procedimientos, organización y métodos.), si la hay, o del grupo de técnicos en
su caso.
Consultor externo en su caso.
La indicación de haber obtenido la aprobación de los órganos competentes es uno
de los aspectos que deben siempre aparecer en todo manual administrativo.
Existen distintas orientaciones respecto a la manera de expresar la autorización.
Hay quien se inclina por la adición directa de las firmas en las diversas copias del
manual y quien por el contrario prefiere poner en el manual la indicación
mecanografiada de los órganos que han dado su autorización (hoja de aprobación).
Las dos operaciones son validad y en la práctica se ha podido constatar que la
presencia de una o mas firmas en el manual sirve para darle más formalidad a las
24
Distribución y control de los manuales
Una vez que se obtiene la autorización el manual se imprime y se procede a su
distribución y control.
La distribución de los manuales es un aspecto delicado, especialmente en
organismos grandes. Conviene aclarar que un manual no debe ser distribuido a todos
los miembros del organismo. En particular es suficiente con que el personal subalterno
reciba las instrucciones relacionadas con los procedimientos en los que participa. Solo
los directivos, los ejecutivos y los jefes de departamento pueden recibir las ediciones
completas.
Por consiguiente, es necesario conocer por anticipado quienes estarán
directamente involucrados con el manual para poner disposiciones exactas
Sobre el número de copias que se deben imprimir con el fin de evitar gastos inútiles.
Se recomienda que las personas directamente involucradas en el uso de los
manuales conozcan con detalle su contenido para poder consultarlos, ya que el
25
Control de los manuales
.
Es necesario conocer los nombres de los destinatarios para poder organizar
convenientemente la distribución y asegurarse de que cada interesado ha recibido el
ejemplar que le corresponde.
Se recomienda que el órgano responsable de elaborar los manuales
administrativos haga un listado y registro de los funcionarios y unidades administrativas
que deben contar con ejemplares de los manuales para facilitar el control de quienes
tengan uno en su poder, así como para poder proporcionar en forma permanente la
información necesaria para mantener actualizados los ejemplares distribuidos, en el
caso de que el formato de estos se del tipo de hoja intercambiables.
Acciones para mantener actualizados los manuales “le corresponde a
la empresa"
La motivación de los usuarios para que se actualicen sus manuales es un
problema que afrontan todos los analistas de sistemas administrativos.
Podemos recomendar dos acciones para motivar a los usuarios, que exigen la
autorización y el apoyo de la dirección superior. La primera consiste el incluir una
revisión de los manuales en los procedimientos de auditoría interna (los auditores
verifican los ejemplares de los usuarios a fin de determinar se ha incluido
adecuadamente las actualizaciones y registran sus hallazgos en sus informes de de
auditoria). La segunda consiste en incluir una verificación de los manuales como parte
del proceso de evaluación del rendimiento de los usuarios para asegurar que estos
soliciten su actualización.
(4)
26
El análisis de puestos
El análisis de puestos, es el procedimiento a través del cual se determinan los
deberes y la naturaleza de las posiciones y los tipos de personas (en términos de
capacidad y experiencia) que deben de ser contratadas para ocuparlas.
Proporciona datos sobre los requerimiento del puesto que más tarde se utilizan
para desarrollar las descripciones del puesto (lo que implica el puesto) y las
especificaciones del puesto (el tipo de personas que debe ser contratado para
cubrirlo)(5)
Beneficios:
1.- Para las empresas
Señalar las lagunas que existen en la organización del trabajo y el
encadenamiento de los puestos y funciones.
Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo.
Sirve para fijar responsabilidades en la ejecución de las labores.
Permite a los altos ejecutivos discutir cualquier problema del trabajo sobre bases
firmes.
Facilita en general la mejor coordinación y organización de las actividades de la
empresa.
27
2.- Para los superiores
Les da un conocimiento preciso y completo de las operaciones encomendadas a
su vigilancia, permitiéndoles planear y distribuir mejor su trabajo.
Les ayuda a explicar al trabajador la labor que desarrolla.
Pueden exigir mejor a cada trabajador lo que debe hacer y forma como debe
hacerlo.
Permite al trabajador más apto para alguna labor accidental, y opinar sobre
asensos, cambios de métodos, etcétera.
Evita interferencia en el mando y en la realización de los trabajos.
Impide que al cambiar supervisor, los nuevos encuentren dificultades para dirigir
el trabajo.
3.- Para el trabajador
Le hace conocer con precisión lo que d3ebe hacer.
Le ensena con claridad sus responsabilidades.
Le ayuda a conocer si esta laborando bien.
Impide que en sus funciones invada el campo de otro.
Le señala sus fallas y aciertos, y hace que resalten sus meritos y su
28
4.- Para el Departamento de Personal
Es fundamental para la mayoría de las técnicas que se deben aplicar.
Proporciona los requisitos que deben investigarse al seleccionar el personal.
Permite colocar al trabajador en el puesto más conforme con sus actitudes.
Ayuda a determi8nar con precisión la materia de adiestramiento y a dar a este.
Es requisito indispensable para establecer un sistema de evaluación de puestos.
Permite calificar adecuadamente los meritos d los trabajadores.
Sirve de fundamento a cualquier sistema de salarios incentivos.
Facilita la conducción de entrevistas y el establecimiento de los sistemas de
quejas.
(5)
Dessler, Gary. Administración de Personal. Cuarta Edicion.Editorial Pretice
29
Capitulo 1
30
Antecedentes de la empresa
La empresa Fundación Ejidal 1936 S. P. R. de R. L. inició sus actividades el 30
de agosto del 2000.
La empresa surgió por la necesidad de producir café, ya que en la región hay
café y no hay quien lo compre, por lo que se acordó crear un centro de trabajo, para así
darle empleo a las personas y darle la oportunidad a que el mismo productor coseche y
venda su café. Por lo que acudieron con el Gobernador Lic. Fernando Moreno Peña, a
solicitar apoyo económico, siendo favorecidos con el programa Alianza para el Campo.
Hoy en día la empresa ya cuenta con casi el 90% de lo necesario para la plantación,
cosecha y procesamiento del grano del café, tales como: vehículo, oficina propia, y área
de trabajo, así como maquinaria para transformar y envasar el café. El producto final de la empresa lleva el nombre de “Café Fundación Quesería”.
Inicialmente los fundadores de la empresa fueron 33 socios, conforme pasó el
tiempo, algunos de los socios originales tuvieron que abandonar el proyecto por
razones personales, por lo que hoy en día quedan 19 socios activos.
El objetivo de la organización es trabajar unidos todos los integrantes para lograr
una convivencia sana, para sacar adelante la empresa. Llegar a la comercialización del
producto no sólo en el Estado si no también fuera de él.
La filosofía es trabajar con respeto y honradez para tener éxito en el trabajo.
Además de tratar de que todas las familias se enseñen a hacer el producto y enseñar la
cultura del café lo que es promover el producto ¿De dónde es? ¿Cómo se hace?
¿Dónde se acopia? etc.
La empresa se encuentra ubicada en el Km. 5.5 carretera Quesería-Montitlan.
31
Misión y Visión
Misión
La misión de la empresa es satisfacer la demanda de los consumidores, con café
de calidad cuyas características son: olor, sabor y precio sean la base de nuestra
oferta, lograda a través del esfuerzo constante de los integrantes de la organización y la
adecuada capacitación de los socios.
Visión
La visión para el 2011, es “Ser una empresa vanguardista en los mercados
cafetaleros local, regional, nacional e internacional, mediante un plan comercial de
mediano plazo, que permita lograr incremento en los ingresos y calidad de vida para las
32
Objetivos de la empresa
Objetivos a corto plazo.
Captar, procesar y comercializar el café cereza de los productores socios
de la empresa, buscando con ello pagar un precio justo por su materia
prima, así como capitalizar a la sociedad con infraestructura, procesos y
recursos humanos.
Regular precios de café cereza en la región, independientemente de los
que rigen través de la bolsa de valores a nivel mundial.
Objetivos a mediano plazo.
Consolidar el producto en los mercados regionales y nacionales, ampliar la
capacitación de café cereza de socios y productores de la región y
transferir utilidades y beneficios a sacios, a si como continuar regulado los
precios de la materia prima.
Objetivos a largo plazo.
Lograr que el producto en cuestión sea comercializado a nivel nacional e
33
Metas de la empresa
Captar 100 toneladas de café cereza, transformarlo y comercializar al
menos el 80% a nivel tostado y molido.
Aumentar la capacidad instalada en la empresa y complementar el
equipamiento de la misma para sistematizar y mecanizar la transformación
del producto. (Instalaciones, equipo y capacitación acorde a los objetivos
planteados).
Sostener los precios de acopio de la materia prima pagados al productor,
e introducir sistemas de incentivos económicos en base a las
34
Capitulo 2
“Manual de
35
Introducción
El presente documento se desarrolló con la realización del Manual de Organización
que usted tiene en sus manos, el objetivo que se busco es que todos los miembros de
su organización incluyéndolo a usted, conozcan la estructura organizacional de su
empresa; Es decir el que reconozcan como esta distribuidas las diferentes áreas de la
empresa, así como, las líneas de autoridad y responsabilidad que deben de tomar en
cuenta cada uno de los miembros.
1. Autoridad
Para la realización de este manual se contó con la aprobación de la empresa
Fundación Ejidal 1936 S. P. R. L. que a su vez participó como asesor externo
.
2. Como usar el manual
Se le invita entonces que examine el contenido de este manual, ya que, este deberá
ser de su interés. Dado el tamaño de la empresa carecerá de complejidades, por lo que
la lectura y comprensión serán muy digeribles.
Es importante señalar que la persona que desee consultar este documento debe de
responsabilizarse de la confidencialidad con la que cuenta este documento, es decir, no
se debe mostrar a algunas persona ajena a la empresa sin previa autorización del
gerente general o de quien sea responsable.
Una vez que usted ha consultado el manual deberá ser regresado a la persona
encargada de los manuales, quien a su vez, le puede señalar sus comentarios acerca
de cambios o correcciones o si desea hacer una recomendación para mejorar el
36
Objetivos del manual
El Manual de Organización presenta la estructura organizacional adecuada a las
necesidades y requerimientos de operación y tiene los siguientes propósitos:
Objetivos específicos del Manual de Organización
Describir y transmitir en forma ordenada y sistemática:
Las atribuciones y estructura de las áreas que integran Fundación Ejidal 1936
S.P.R. de R. L.
Los niveles jerárquicos, líneas de autoridad, delimitación de funciones asignada a
cada área.
Promover el desempeño eficiente de las labores, evitar duplicidades y estimular
la correcta toma de decisiones
Garantizar que la actuación de cada integrante de la Organización se apegue a
la normatividad y responsabilidad que exige su desempeño laboral
Definir el perfil para cada puesto, facilitando la selección y reclutamiento, así
como la capacitación y otros requerimientos de formación del personal,
garantizando la correspondencia entre los requerimientos de cada puesto, la
37
Alcance
La realización de este manual abarca a todas las áreas de la empresa fundación
ejidal 1936 S.P.R. de R.L. en el cual se presenta el organigrama general de la
empresa, así como la descripción y perfil de cada uno de los puestos, la funciones
generales, así mismo se muestran la descripción analítica, los requerimientos del
puesto el ambiente físico de trabajo, y por último la manera de realizar el trabajo y un
nivel de riesgo.
Consideraciones
La realización del Manual de Organización propicia el aprovechamiento de todos
los recursos de Fundación Ejidal 1936 S. P. R. de R. L.
El Manual de Organización propicia el aprovechamiento racional de los recursos
humanos, para lograr una mayor productividad Institucional; funciona también como una
guía formal de relación y coordinación con otras Organizaciones similares.
El presente manual servirá para tomar decisiones que sean para el beneficio de
la empresa, además de orientar el buen funcionamiento de la organización.
La información contenida en este documento deberá ser complementada y
enriquecida conforme las circunstancias lo requieran. A efecto de dar utilidad
permanente al Manual, es indispensable que su información se mantenga actualizada y
que ésta reúna requisitos de viabilidad, oportunidad y consistencia, por lo cual es
importante su enriquecimiento con las ideas y experiencias de quienes participan en su
38 La Empresa Fundación Ejidal 1936 S. P. R. de R. L. será responsable de
controlar las modificaciones y/o actualizaciones que se lleven a cabo en el contenido de
este manual. También tiene la responsabilidad de proporcionar la asesoría necesaria a
las dependencias que lo requieran,respecto a su interpretación y aplicación.
El Manual de Organización debe considerarse como un documento de consulta y
observancia normativa. Es obligación de los socios su colaboración para el buen uso y
39
Organigrama General de la Empresa
Consejo de Administración
Vendedor (2)
Gerente
Jefe de Ventas Contador
Jefe de Producción
Encargado proceso seco (2)
Encargado proceso húmedo (2)
Encargado de empaque y
embasado
40
Descripción de puestos
Gerente
1.- Descripción y perfil del puesto:
Generales:
Nombre del puesto: Gerente
Objetivo del puesto: cuando este en su turno, Planear, organizar, controlar y
evaluar de manera eficiente los recursos humanos, materiales y de servicios.
Ubicación física: ver anexo 2
Ubicación administrativa:
Consejo de Administración
Vendedor (2)
Gerente
Jefe de Ventas Contador
Jefe de Producción
Encargado proceso seco (2)
Encargado proceso húmedo
(2)
41
Tipo de contratación: base
Número de empleados en el puesto: 1
Jornada de trabajo: variable
Tipo de horario: vespertino y nocturno
Jefe inmediato. Consejo Administrativo
Subordinados directos: Secretaria, Jefe de Ventas y Jefe de Producción
Contacto permanente: Consejo Administrativo, Secretaria, Jefe de Producción y
Jefe de Ventas.
Maquinas y equipos que utiliza: teléfono, calculadora, libreta de notas, pluma o
lápiz y algunos artículos de limpieza.
2.- Funciones generales:
Planear, organizar y controlar la administración de los recursos humanos y
materiales.
Dirigir y coordinar las actividades de desarrollo de personal.
Compras, conservación y mantenimiento de bienes inmuebles.
Apoyar y realizar otras funciones que requiera la Gerencia General.
3.- Descripción analítica o específica.
Planear, organizar y controlar la administración de los recursos humanos y
materiales:
Responsable de dirigir, coordinar y supervisar, las actividades del Proceso
Administrativo correspondientes a la institución, velando por el cumplimiento de
la normativa.
42
Dirigir y coordinar las actividades de desarrollo de personal:
Ejecutar los acuerdos y resoluciones, mandados por el Consejo de
Administración asegurar el desempeño institucional dentro del marco normativo.
Compras, conservación y mantenimiento de bienes inmuebles.
Una vez que se tiene en conocimiento de lo faltante según los pedidos de café
se realiza la compra a los productores. Mantener en buen estado la maquinaria
es un trabajo que el gerente tiene que estar observando que los trabajadores
utilicen la maquinaria adecuadamente.
Apoyar y realizar otras funciones que requiera la Gerencia General.
Como el logro de los objetivos y propósitos que establece la empresa, así mismo
motivar a sus trabajadores a satisfacer las necesidades de los clientes.
4.- Requerimientos del puesto:
Conocimientos: saber cuáles son las actividades que debe realizar como
responsable de la empresa y las actividades de los demás puestos; ya que en
caso necesario deberá apoyar a las demás aéreas.
Experiencia mínima: en este caso no se requiere, ya que, esta persona forma
parte de la administración del establecimiento.
Escolaridad mínima: no necesaria.
43 5.- Ambiente físico del trabajo
Ambiente Excelente Bueno Regular Deficiente
Limpieza X
Iluminación X
Ruido X
Temperatura X
Humedad X
Olores X
Ventilación X
6.- Manera de realizar el trabajo
Forma Porcentaje
Caminando 30%
Sentado 60%
De pie 10%
Inclinado
Otra posición
7.- Nivel de riesgo
En una escala de riesgo de nulo, poco, medio y mucho; la persona que elabora
este puesto considera que el nivel de riesgo que existe al desempeñar sus actividades
44
Secretaria
1.- Descripción y perfil del puesto:
Generales:
Nombre del puesto: Secretaria
Objetivo del puesto: apoyar al Gerente de la empresa con el fin de atender
oportunamente con los requerimientos.
Ubicación física: ver anexo 2
Ubicación administrativa:
Consejo de Administración
Vendedor (2)
Gerente
Jefe de Ventas Contador
Jefe de Producción
Encargado proceso seco
(2)
Encargado proceso húmedo
(2)
45
Tipo de contratación: base
Número de empleados en el puesto: 1
Jornada de trabajo: 8hrs…
Tipo de horario: vespertino
Jefe inmediato. Gerente General
Contacto permanente: Gerente General.
Maquinas y equipos que utiliza: teléfono, calculadora, libreta de notas, pluma o
lápiz.
2.- Funciones generales:
Contestar llamadas telefónicas.
Redactar correspondencia y textos
Devolver textos y asuntos básicos recibidos, para fines de correspondencia y
recopilación de relaciones
Redactar, programar reuniones y mantener archivos del CONSEJO
ADMINISTRATIVO.
3.- Descripción analítica o específica.
Contestar llamadas telefónicas.
Se encarga de recibir todas las llamadas de los clientes tanto externos como
internos y genera reservaciones
Redactar correspondencia y textos.
Llevar y mantener al día la agenda de reuniones y otras actividades de los miembros
46 oportuno sobre las mismas. Redactar cartas, memorandos y otros documentos
variados, así como tomar dictado de los mismos
.
Devolver textos y asuntos básicos recibidos, para fines de correspondencia
y recopilación de relaciones.
Recibir y clasificar mensajes varios atendiendo su prioridad, recibir, registrar y sellar
la correspondencia, así como llevar el control pertinente de los documentos
enviados, a fin de organizar y actualizar los archivos.
Redactar, programar reuniones y mantener archivos del Consejo
Administrativo.
Organizar y mantener archivos de documentos y cartas generalmente
confidenciales, agenda y registros, determinando su localización, cuando sea
necesario.
4.- Requerimientos del puesto:
Conocimientos: se requiere considerable experiencia en posiciones de asistencia
administrativa y mecanografía.
Experiencia mínima: 2 años de experiencia en cargos similares.
Escolaridad mínima: secretariado o su equivalente.
Habilidades: habilidades para el manejo de documentos y buena redacción y
47 5.- Ambiente físico del trabajo
Ambiente Excelente Bueno Regular Deficiente
Limpieza X
Iluminación X
Ruido X
Temperatura X
Humedad X
Olores X
Ventilación X
6.- Manera de realizar el trabajo
Forma Porcentaje
Caminando 20%
Sentado 80%
De pie ---
Inclinado ---
Otra posición ---
7.- Nivel de riesgo
En una escala de riesgo de nulo, poco, medio y mucho; la persona que elabora
este puesto considera que el nivel de riesgo que existe al desempeñar sus actividades
48
Jefe de Ventas
1.- Descripción y perfil del puesto:
Generales:
Nombre del puesto: Jefe de Ventas
Objetivo del puesto: lograr los objetivos de la organización, monitorear
constantemente el mercado y la competencia.
Ubicación física: ver anexo 2
Ubicación administrativa:
Consejo de Administración
Vendedor (2)
Gerente
Jefe de Ventas Contador
Jefe de Producción
Encargado proceso seco (2)
Encargado proceso húmedo
(2)
49
Tipo de contratación: base
Número de empleados en el puesto: 1
Jornada de trabajo: 8hrs…
Tipo de horario: matutino
Jefe inmediato. Gerente General
Contacto permanente: Jefe de Producción y Vendedores.
Maquinas y equipos que utiliza: teléfono, calculadora, libreta de notas, pluma o
lápiz.
2.- Funciones generales:
Supervisión y control de los vendedores
Supervisión de tareas : cobros, citas, los objetivos de ventas propios
Capacitación a los vendedores
Motivación a los equipos de vendedores
Control de las carteras de clientes.
Reportes de pedidos:
3.- Descripción analítica o específica.
Supervisión y control de los vendedores:
Supervisa en las bodegas las cantidades de café empaquetado y procesado que
se encuentren en bodega y es encargado de los equipos de vendedores, es el
que lleva el don de mando y liderazgo, trata de tener una buena fluidez verbal,
personalidad trayente y cortes para el buen trabajo participativo en equipo así
50
Supervisión de tareas : cobros, citas, los objetivos de ventas propios
Es el que está al pendiente de citas que sus vendedores establezca con algún
vendedor, siempre son primero los clientes nunca quedarles mal para ser una
empresa, honesta cumplida y honrada.
Capacitación a los vendedores.
Les proporciona una pequeña charla donde se les hace saber cómo poder
realizar bien su trabajo y como vender dándoles un buen trato a los clientes.
Motivación a los equipos de vendedores.
Se le motiva dándoles compensación y motivándolos a realizar correctamente su
trabajo con el buen trato y técnicas para no dejar ir a ningún cliente.
Control de las carteras de clientes y visitas a clientes importantes.
Se archivan la cartera de clientes para siempre estar al contacto con ellos tener
su perfil y se les pueda dar un especial trato.
Reportes de pedidos:
Le reporta al jefe de producción lo que se necesita para que en la producción
estén consientes de las toneladas que se tienen que realizar.
4.- Requerimientos del puesto:
Conocimientos: se requiere considerable experiencia en posiciones de asistencia
administrativa.
Experiencia mínima: 1 años de experiencia en cargos similares
51
Habilidades: don de mando y liderazgo participativo; Fluidez verbal; Introversión
y creador; Personalidad atrayente y cortés.
5.- Ambiente físico del trabajo
Ambiente Excelente Bueno Regular Deficiente
Limpieza X
Iluminación X
Ruido X
Temperatura X
Humedad X
Olores X
Ventilación X
6.- Manera de realizar el trabajo
Forma Porcentaje
Caminando 80%
Sentado 20%
De pie ---
Inclinado ---
Otra posición ---
7.- Nivel de riesgo
En una escala de riesgo de nulo, poco, medio y mucho; la persona que elabora
este puesto considera que el nivel de riesgo que existe al desempeñar sus actividades
52
Vendedores
1.- Descripción y Perfil del Puesto:
Generales:
Nombre del puesto: Vendedor
Objetivo del puesto: cumplir con las metas propuestas por el Jefe de Ventas
Ubicación física: ver anexo 2
Ubicación administrativa:
\
Consejo de Administración
Vendedor (2)
Gerente
Jefe de Ventas Contador
Jefe de Producción
Encargado proceso seco (2)
Encargado proceso húmedo
(2)
53
Tipo de contratación: base
Número de empleados en el puesto: 2
Jornada de trabajo: 8hrs…
Tipo de horario: matutino
Jefe inmediato. Jefe de ventas
Contacto permanente: vendedores.
Maquinas y equipos que utiliza: teléfono, calculadora, libreta de notas, pluma o
lápiz.
2.- Funciones generales:
Concertación de visitas:
Distribución física
Promociones de venta y publicidad
Presentación de planes de visitas y ventas:
3.- Descripción analítica o específica.
Concertación de visitas:
En su horario de trabajo se encargan de llamarles a los clientes para saber si
aun tienen mercancía en existencia.
Distribución física:
Se encargan de llevar el café a los clientes cuando así se los requieren y cundo
54
Promociones de venta y publicidad:
Estas promociones de ventas solo se llevan a cabo cuando el comprador pide
ciertas toneladas de algún tipo de café, ellos mismo realizan la publicidad de su
producto de manera que lo conozcan por su sabor y calidad ya que el café de
esa región es de muy buena calidad es parecida al café colombiano.
Presentación de planes de visitas y ventas:
Presentar informe semanal y mensual de los resultados de ventas, promedio de
ventas de cada uno de los clientes actuales y nuevos.
4.- Requerimientos del puesto:
Conocimientos: Se requiere experiencia y si no la tiene se le enseña.
Experiencia mínima: 1 años de experiencia en cargos similares
Escolaridad mínima: Bachillerato
Habilidades: don de mando y liderazgo participativo; fluidez verbal; Introversión y
55 5.- ambiente físico del trabajo
Ambiente Excelente Bueno Regular Deficiente
Limpieza X
Iluminación X
Ruido X
Temperatura X
Humedad X
Olores X
Ventilación X
6.- Manera de realizar el trabajo
Forma Porcentaje
Caminando 80%
Sentado 20%
De pie ---
Inclinado ---
Otra posición ---
7.- Nivel de riesgo
En una escala de riesgo de nulo, poco, medio y mucho; la persona que labora
este puesto considera que el nivel de riesgo que existe al desempeñar sus actividades
56
Jefe de Producción
1.- Descripción y perfil del puesto:
Generales:
Nombre del puesto: Jefe de Producción
Objetivo del puesto: Cumplir con los objetivos y estándares de calidad de la
producción de nuestro producto conforme a la demanda que la misma necesite.
Ubicación física: ver anexo 2
Ubicación administrativa:
Tipo de contratación: base
Número de empleados en el puesto: 1
Jornada de trabajo: 8hrs…
Tipo de horario: vespertino
Jefe inmediato. Gerente
Contacto permanente: Jefe de Ventas y encargados de procesos.
Maquinas y equipos que utiliza: lápiz, libreta, instrumentos para calibrar las
maquinas, maquina del proceso húmedo, maquina del proceso seco y tostadora.
Consejo de Administración
Vendedor (2)
Gerente
Jefe de Ventas Contador
Jefe de Producción
57 2.- Funciones generales:
Supervisar el trabajo y cuadrar maquinaria:
Asegurar que la fabricación de los productos cumplan con las especificaciones
de producción vigentes para la satisfacción de nuestros clientes:
Elaborar y supervisar la documentación sobre el consumo de materiales y
traspaso de producto terminado y cumplir con los inventarios:
3.- Descripción analítica o específica.
Supervisar el trabajo y cuadrar maquinaria: organizar la producción ejerciendo
un estricto control sobre cada empleado, observando su rendimiento, su gasto de
insumos y materiales, su forma de utilización de los recursos, revisa que cada
máquina este en su funcionamiento perfecto y las cuadra cada mes, ya que un
error puede causar la perdido de la materia prima.
Asegurar que la fabricación de nuestros productos cumplan con las
especificaciones de producción vigentes para la satisfacción de nuestros
clientes: supervisa en todo momento el proceso de fabricación del producto, y
cuando se tienen especificaciones directas del cliente cuida que el producto sea
realmente como lo fue ordenado por el cliente, para lograr la satisfacción de los
clientes.
Elaborar y supervisar la documentación sobre el consumo de materiales y
traspaso de producto terminado y cumplir con los inventarios: llevar un
58 almacén para cuidar que en un momento dado no se vayan a quedar sin materia
prima, así mismo tener un control del producto terminado para saber cuánto es lo
que se tiene y no quedar mal con algún cliente.
4.- Requerimientos del puesto:
Conocimientos: se requiere experiencia y si no la tiene se le enseña.
Experiencia mínima: 1 años de experiencia en cargos similares
Escolaridad mínima: bachillerato
Habilidades: don de mando y liderazgo participativo; Fluidez verbal; Introversión
59 5.- Ambiente físico del trabajo
Ambiente Excelente Bueno Regular Deficiente
Limpieza X
Iluminación X
Ruido x
Temperatura X
Humedad X
Olores X
Ventilación X
6.- Manera de realizar el trabajo
Forma Porcentaje
Caminando 80%
Sentado 10%
De pie 10%
Inclinado ---
Otra posición ---
7.- Nivel de riesgo
En una escala de riesgo de nulo, poco, medio y mucho; la persona que elabora este
puesto considera que el nivel de riesgo que existe al desempeñar sus actividades es
60
Encargado del Proceso Húmedo
1.- Descripción y perfil del puesto:
Generales:
Nombre del puesto: Encargado del Proceso Húmedo
Objetivo del puesto: cumplir estándares de lavado y limpieza del café
Ubicación física: ver anexo 2
Ubicación administrativa:
Consejo de Administración
Vendedor (2)
Gerente
Jefe de Ventas Contador
Jefe de Producción
Encargado proceso seco (2)
Encargado de empaque y embasado Secretaria
61
Tipo de contratación: base
Número de empleados en el puesto: 2
Jornada de trabajo: 8 hrs.
Tipo de horario: vespertino
Jefe inmediato. Jefe de Producción
Contacto permanente: encargados de proceso seco.
Maquinas y equipos que utiliza: lápiz, libreta, maquina del proceso húmedo,
carretilla y araña.
2.- Funciones generales:
Abastecer la maquina.
Cuidar que la maquina este calibrada e iniciar el proceso
Extender el café en la era de secado.
Almacenar café.
3.- Descripción analítica o específica.
Abastecer la maquina: antes de comenzar con el proceso húmedo del café se
abastece la maquina con café en cereza y agua para lavarlo y quitarle la primera
cascara y dejar el café prima lavado.
Cuidar que la maquina este calibrada e iniciar el proceso: antes de iniciar la
maquina se revisa que está este calibrada, ya que en el paso del quitado de la
62
Extender el café en la era de secado: ya que sale en café prima lavado es
extiende en la era de sacado para que se le escurra toda el agua, ya extendido
se está moviendo con una araña para que este se seque de manera uniforme e
igual.
Almacenarlo: ya seco el café se recoge de la era para ponerlo en costales y
trasladarlo a las bodegas de café
4.- Requerimientos del puesto:
Conocimientos: se requiere experiencia y si no la tiene se le enseña.
Experiencia mínima: 1 años de experiencia en cargos similares
Escolaridad mínima: bachillerato
Habilidades: habilidad para realizar actividades especializadas; Habilidad para
organizar y planificar su trabajo y habilidad para el trabajo en equipo.
5.- Ambiente físico del trabajo
Ambiente Excelente Bueno Regular Deficiente
Limpieza X
Iluminación X
Ruido x
Temperatura X
Humedad X
Olores X
63 6.- Manera de realizar el trabajo
Forma Porcentaje
Caminando 80%
Sentado ---
De pie 20%
Inclinado ---
Otra posición ---
7.- Nivel de riesgo
En una escala de riesgo de nulo, poco, medio y mucho; la persona que elabora
este puesto considera que el nivel de riesgo que existe al desempeñar sus actividades
es medio, ya que, señala que siempre si es riego trabajar con ese tipo de maquinas. Ya
64
Encargado del Proceso Seco
1.- Descripción y perfil del puesto:
Generales:
Nombre del puesto: Encargado del Proceso Seco
Objetivo del puesto: cumplir estándares de la elaboración del café.
Ubicación física: ver anexo 2
Ubicación administrativa:
Tipo de contratación: base
Número de empleados en el puesto: 2
Jornada de trabajo: 8 hrs.
Tipo de horario: vespertino
Jefe inmediato. Jefe de Producción
Contacto permanente: encargados de proceso húmedo y encargados de
terminado y embasado.
Maquinas y equipos que utiliza: lápiz, libreta, maquina del proceso seco.
Consejo de Administración
Vendedor (2)
Gerente
Jefe de Ventas Contador
Jefe de Producción
65 2.- Funciones generales:
Abastecer la maquina.
Cuidar que la maquina este calibrada e iniciar el proceso
Recoger café.
3.- Descripción analítica o específica.
Abastecer la maquina. Se abastece la maquina del proceso seco, llenando la
tolva con café pergamino prima lavado o café capulín.
Cuidar que la maquina este calibrada e iniciar el proceso. Antes de iniciar
con el procesamiento de café se calibra la maquina, ya calibrada se inicia con el
proceso en el cual se le quita la segunda cascara para quedar así el café oro.
Recoger café. Terminado el proceso en seco del café se recoge.
4.- Requerimientos del puesto:
Conocimientos: Se requiere experiencia y si no la tiene se le enseña.
Experiencia mínima: 1 años de experiencia en cargos similares
Escolaridad mínima: bachillerato
Habilidades: Habilidad para realizar actividades especializadas; Habilidad para
66 5.- Ambiente físico del trabajo
Ambiente Excelente Bueno Regular Deficiente
Limpieza X
Iluminación X
Ruido x
Temperatura X
Humedad X
Olores X
Ventilación X
6.- Manera de realizar el trabajo
Forma Porcentaje
Caminando 80%
Sentado ---
De pie 20%
Inclinado ---
Otra posición ---
7.- Nivel de riesgo
En una escala de riesgo de nulo, poco, medio y mucho; la persona que elabora
este puesto considera que el nivel de riesgo que existe al desempeñar sus actividades
es medio, ya que, señala que siempre se está expuesto a sufrir cualquier tipo de
67
Encargado de tostado y embasado
1.- Descripción y perfil del puesto:
Generales:
Nombre del puesto: Encargado de Tostado y Embasado.
Objetivo del puesto: Cumplir estándares de calidad.
Ubicación física: ver anexo 2.
Ubicación administrativa:
Consejo de Administración
Vendedor (2)
Gerente
Jefe de Ventas Contador
Jefe de Producción
Encargado proceso seco (2)
Encargado proceso húmedo (2) Secretaria
