1. OBJETIVO
Establecer los parámetros necesarios para el manejo, control e identificación de los activos fijos y herramienta que son propiedad de la compañía y que están a cargo de los colaboradores.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la solicitud y compra del activo fijo y termina cuando se realizar la baja del activo y/o baja por desgaste de la herramienta.
Aplica para las Regionales, Centros de Distribución y Centros de Servicio de Coéxito S.A.S.
3. RESPONSABILIDADES
3.1 Gerente General y Gerente de Unidades.
3.2 Director Regional.
3.3 Coordinador de Zona de Centros de Servicio. 3.4 Analista de Cartera y Administración Regional. 3.5 Analista Contable de Activos Fijos.
3.6 Auditor Interno Ema Holdings S.A.S.
4. DEFINICIONES
4.1 Activo Fijo: Es un bien de cualquier naturaleza que posea el ente económico, con carácter
permanente para el desarrollo del giro normal de su negocio o que poseen por el apoyo que prestan en la producción de bienes y servicios, por definición no destinados para la venta en curso normal de los negocios.
4.2 Devoluciones: Devolución inmediata al proveedor por compra equivocada.
4.3 Baja: Retirar del inventario y de los registros, la herramienta en mal estado.
5. POLITICAS GENERALES
5.1 . ACTIVOS FIJOS
5.1.2 Todas las solicitudes de compras de activos fijos aprobadas por los Gerentes de cada unidad o por el Gerente General deben ser enviadas al Área de Compras.
5.1.3 La solicitud de compra de activos debe cumplir con los requisitos establecidos en el Anexo CO-05-001 Niveles de Autorización para Solicitud de Compra.
5.1.4 Las compras de activos autorizadas realizadas directamente en las sedes de Coexito S.A.S, igualmente deben ser reportadas al analista contable de activos.
5.1.5 Para el control e identificación de los activos fijos, se emplea una placa con el número de identificación, este número que lo identifica será el mismo desde la compra, sin importar los traslados o venta; la placa sólo se quitará al momento de darle de baja o que sea vendido a un tercero. En el departamento de contabilidad se lleva el control e identificación de los muebles, equipos de oficina, vehículos existentes en cada una de los centros de servicio o en centros de distribución.
5.1.6 Los implementos de oficina como cosedora, perforadora, tarjetas, etc., no se toman como activos fijos, deben incluirse en una relación y asignar su custodia al colaborador que lo utilice. El jefe inmediato deberá entregar formalmente al nuevo colaborador los implementos requeridos para el desempeño de su cargo y legalizar la entrega mediante el formato
AD-04-026 Control de Activos Fijosuna copia para la hoja de vida.
5.1.7 Para control de los activos fijos, el Analista de Cartera y Administrativo Regional deberá programar el inventario físico dos veces al año, y el colaborador responsable del inventario debe diligenciar el formato AD-04-055 Reporte de Novedades Toma Inventario físico de activos fijos y herramientas dejando como soporte el listado de activos del CG1. 5.1.8 La depreciación de activos fijos en el mismo año de adquisición se realiza de acuerdo al
monto establecido por la Dirección de impuestos y aduanas nacionales (DIAN). 5.1.9 La placa debe colocarse en un sitio visible y deben asignarse en orden consecutivo.
5.1.10 Cuando un Centro de Distribución y/o Centro de Servicio traslade activos a otro de la misma compañía, le dejaran adherida la placa asignada, pues ésta es la identidad del activo dentro de la compañía.
5.1.11 Los equipos de cómputo deben estar bien empacados (embalados), identificando correctamente el remitente y el destinatario.
5.1.12 Los gastos generados en el traslado de los activos se registrarán con cargo al nuevo dueño del activo.
5.1.13 El Centro de Distribución y/o Centro de Servicio que envía será responsable del activo hasta tanto sea confirmado su recibo por el Centro de Distribución y/o Centro de Servicio destinatario.
5.1.14 Para el control de entrada y salida de activos fijos y activos en general por concepto de traslado, reparación, préstamo, garantía, bodegaje, mantenimiento, obsequio, venta, devolución, trabajos externos y otros deben diligenciar en su totalidad el talonario AD-04-060 Formato Control de Entrada y Salida de Activos, en original y dos copias.
5.1.15 La distribución del documento AD-04-060 Formato Control de Entrada y Salida de Activos, es la siguiente:
5.1.16 Para la venta de activos fijos de mayor cuantía ($3.000.000) a terceros o compañías de la organización o colaborador, la Gerencia General determinará el valor de acuerdo a su estado y el valor en libros. Para la venta de activos fijos de menor cuantía (menor a $3.000.000) a terceros o compañías de la organización o colaborador, el Analista de Cartera y Administración Regional determinará el valor de acuerdo a su estado y el valor en libros para Venta de Activos Fijos de Centros de Servicio determinará su valor el Gerente de Unidad de Centros de Servicio.
5.1.17 Cuando existan activos fijos para la venta de interés de los colaboradores, se debe colocar un aviso en la cartelera con el fin de informar a todos, si se presentan varios interesados, se sorteará la oportunidad de compra. El pago debe ser de común acuerdo con la Gerencia General y/o el Analista de Cartera y Administración Regional, si el pago es de contado deben enviar el recibo de caja y documento AD-04-060 Formato Control de Entrada y Salida de Activos; igualmente deben enviar al Gerente de Unidad los datos del activo para la elaboración de la factura de venta.
5.1.18 El Área de Soporte Técnico es responsable del control, manejo y reporte oportuno a las sucursales del estado de los equipos recibidos para revisión e inspección.
Original Para el destinatario
Primera Copia Centro de Distribución que realiza el envío del activo
5.1.19 Soportes para facturar un activo en venta: Contado:
• Correo autorización de la venta enviado por el Gerente de la Unidad. • Recibo de caja definitivo.
• Talonario AD-04-060 Formato Control de Entrada y Salida de Activos debidamente diligenciado (Nombre, Nit o Número de cedula del cliente, dirección, teléfono, ciudad y descripción del equipo tal como figura en los listados del sistema de activos fijos CG1).
5.1.20 Retiro de un activo
5.1.20.1 Cuando un activo fijo se encuentre en mal estado y el daño sea irreparable o el valor de la reparación sea superior al costo, se dará de baja con previa autorización del Gerente de Unidad y éste decidirá el destino final del bien cuando se trate de muebles y enseres, y los equipos deberán ser trasladados a la división de equipos de la regional Cali.
5.1.20.2 En caso que el activo fijo no supere el monto de $ 3.000.000 en el Centro de Servicio y/o Centro de Distribución, el Coordinador de Zona de Centro de Servicio y/o Director Regional de Distribución deberá realizar el acta de baja con los soportes y autorización respectiva del Gerente de Unidad sin efectuar el traslado al Centro de Distribución Regional Cali y escanear e informar a la analista de cartera y administración para que pueda realizar el reporte.
5.1.20.3 En caso de pérdida o hurto, el Analista de Cartera y Administración Regional Cali debe informar a la División Administrativa y Legal EMA Holdings S.A.S y dependiendo del monto se realizará la reclamación a la Compañía de Seguros.
5.1.20.4 La supervisión de bajas de activos fijos debe ser responsabilidad de los Directores para
los CEDI, así como de los coordinadores de zona en los Centros de Servicio.
5.1.20.5 Los colaboradores responsables de la supervisión firmarán la respectiva acta de baja en constancia de la misma y se adjuntarán los soportes respectivos tales como correos de autorización, diagnósticos técnicos, recibos de caja por aprovechamiento.
5.1.20.6 El archivo y custodia de la documentación de la baja de activos fijos estará bajo la responsabilidad de las Unidades de Logística, Cartera y Comercial según corresponda o del Centro de Servicio.
5.1.20.7 Todo activo fijo para baja debe presentar la aprobación física o por correo electrónico corporativo de Gerentes de Unidad según corresponda.
5.1.20.8 La asignación del consecutivo de las actas de baja de activos fijos (AD-04-044 Formato Modelo Acta de Baja Activos Fijos) serán asignados directamente por el CEDI o el Centro de Servicio según corresponda asignando el número de acta que lleven en esa sucursal, seguido del código del CEDI o Energiteca y el año en curso Ej: Acta 001-N6-2015.
5.1.20.9 El Analista de Cartera y Administración Cali deberá elaborar el reporte mensual a la Gerencia General, Gerencia de Centros de Servicio y Gerencia de Cartera y Administración del total de bajas de activos fijos (cantidades, causal de baja y costo) para efectos de indicadores y seguimiento.
5.1.20.10 Es absoluta responsabilidad del Administrador del Centro de Servicio, Coordinador de Zona de Centro de Servicio y Directores Regionales conservar en los archivos de cada sucursal y/o unidad los originales de las licencias, CD’s de programas de instalación, folletos y garantías de los equipos asignados a cada una área (Alineadores, Balanceadoras, Montallantas y Scanner).
5.1.21 Control de Documentos e identificación
5.1.21.1 Para el control de los documentos correspondientes a activos fijos, deben abrir un legajador permanente e incluir una copia o fotocopia de las facturas de compra, facturas de venta, formato control de activos, documento soporte de traslado, actas, listado contable de activos.
5.1.21.2 Cuando se realice inventario de activos fijos o se haga la entrega formal a otro Administrador de los centros de servicios, Coordinador de Zona de Centro de Servicio, Directores Regionales y/o Analista de Cartera y Administración Regional, las diferencias deben ser aclaradas inmediatamente y éstas deben hacerse directamente sobre un listado contable actualizado y relacionadas en el formato AD-04-031 Acta de entrega y recibo de activos fijos y herramienta, en el cual se deben anotar todas las novedades no contempladas contable o físicamente, una copia del listado de activos y formato deben enviarlas al Departamento de Contabilidad donde se efectuarán los ajustes correspondientes y otra la deben enviar a Coéxito Sede Principal a nombre del Analista de Cartera y Administración Regional.
5.1.21.3 En caso de algún faltante injustificado el Administrador del centro de servicio, Director o Analista de Cartera y Administración Regional, realizaran un llamado de atención con copia a la Hoja de Vida. (Ver RH-02-008 Procedimiento de Faltas y Sanciones Disciplinarias). 5.1.21.4 El formato AD-04-031 Acta de entrega de activos fijos y herramienta, es soporte del
paz y salvo del colaborador saliente. 5.2 HERRAMIENTAS
5.2.2 Para facilitar el control Interno de la herramienta los despachos, se deberá realizar únicamente desde la regional Cali.
5.2.3 En caso que la herramienta recibida no sea la solicitada, se deberá devolver a la regional Cali, dirigida al Analista de Cartera y Administración Regional Cali.
5.2.4 El colaborador deberá firma el formato EDI-04-001 Control de Herramientas como constancia del recibo de las herramientas.
5.2.5 Control y supervisión de la herramienta
5.2.5.1 Director Regional del Centro de Distribución, Coordinador de planta baterías industriales y líquidos / Director Nacional de Garantías, Director Regional de Ventas Mayor, Director de Soporte Técnico, Administrador de Centro de Servicios, Director Almacenes de Cadena, Coordinador de Zona de Centros de Servicios, Analista de Cartera y Administración Regional deberán supervisar periódicamente y realizar el inventario a los colaboradores con herramienta a cargo, también deberán solicitar al Analista de Cartera y Administración Regional o analista de activos fijos en contabilidad, el inventario de herramienta.
5.2.5.2 El área de Auditoría Interna de Ema Holdings S.A.S efectuará validación de los controles internos de los inventarios periódicos de las herramientas asignados y/o a cargo de los colaboradores por parte de los Administradores y Directores Regionales.
5.2.5.3 En caso de algún faltante injustificado de herramienta, el Administrador del centro de servicio, Director o Analista de Cartera y Administración Regional, realizaran un llamado de atención con copia a la Hoja de Vida. (Ver RH-02-008 Procedimiento de Faltas y Sanciones Disciplinarias).
5.2.5.4 La restitución se debe hacer por herramienta de las mismas especificaciones, teniendo en cuenta que la marca sea la misma, lo cual deberá ser comprobado por el Coordinador de
Zona y el Administrador del Centro de Servicio, Director de Soporte Técnico y Director Almacenes de Cadena.
5.2.5.5 El Administrador de Centro de Servicio y/o Coordinador de Zona, Director de Soporte Técnico y Director Almacenes de Cadena deberá enviar evidencia de la herramienta restituida por el colaborador al Analista de Cartera y Administración Regional Cali.
5.2.5.6 La herramienta sin uso deberá reportarse a la Gerencia de la Unidad de Centros de Servicios, Director de Línea de Posventa, Gerente de Unidad Industrial, Director Regional de Distribución o Director Regional Ventas, Analista de Cartera y Administración Regional Cali y Analista de Compras para su reubicación.
5.2.5.7 En los Centros de Servicio o Centros de Distribución no deberá almacenarse ni utilizarse herramienta de propiedad de terceros o del Colaborador.
5.2.6 Baja por desgaste de la herramienta por parte de la empresa
• La supervisión de la baja de activos fijos debe ser responsabilidad de los Directores Regionales para los CEDI, así como de los Coordinadores de Zona para los Centros de Servicio.
• Toda herramienta para baja debe presentar la aprobación física o por correo electrónico corporativo de Gerencia General y los Gerentes de Área según corresponda. En caso que la herramienta no supere el monto de $ 3.000.000 en el Centro de Servicio y/o Centro de Distribución, el Coordinador de Zona de Centro de Servicio y/o Director Regional de Distribución deberá realizar el acta de baja con los soportes y autorización respectiva del Gerente de Unidad y escanear e informar a la analista de cartera y administración para que pueda realizar el reporte.
• La asignación del consecutivo de las actas de baja de activos fijos serán asignados directamente por el CEDI o el Centro de Servicio según corresponda asignando el número de acta que lleven en esa sucursal, seguido del código del CEDI o Energiteca y el año en curso Ej: Acta 001-N6-2015.
5.2.6.1 La herramienta en mal estado que no sea presentada al Analista de Cartera y Administración Regional y/o Coordinador de Zona se deberá asumir como perdida y se cargará al responsable.
5.2.6.2 De acuerdo a la revisión del Analista de Cartera y Administración Regional, si la cantidad de la herramienta dada de baja es representativa, se deberá vender por chatarra, como aprovechamiento. Esta herramienta no deberá ser obsequiada a los empleados.
5.2.6.3 El recibo de caja posterior a la venta de la herramienta (Aprovechamiento), se deberá enviar copia del recibo al Analista de Cartera y Administración Regional Cali.
5.2.6.4 El formato deberá diligenciarse en original y dos copias y su distribución será así:
5.2.6.5 En todos los Centros de Servicios o Centros de Distribución o Regionales deberán tener una carpeta con el formato EDI-04-001 Control de Herramientas y las copias de las actas de baja, los cuales serán requeridos por Auditoría en sus visitas.
• Los colaboradores responsables de la supervisión firmarán la respectiva acta de baja en constancia de la misma y se adjuntarán los soportes respectivos tales como correos de autorización, diagnósticos técnicos, recibos de caja por aprovechamiento.
• El Analista de Cartera y Administración Regional Cali deberá elaborar reporte/informe mensual a la Gerencia General, Gerencia de Centros de Servicio y Gerencia de Cartera y Administración del total de bajas de activos fijos (cantidades, causal de baja y costo) para efectos de indicadores y seguimiento.
6. Descripción de la Actividad
ACTIVIDAD NO.
RESPONSABLE PROPÓSITO Y OBSERVACIONES REGISTRO DOCUMENTO RELACIONADO ACTIVO FIJO
1. Compra del Activo Fijo Directores, Coordinador de Zona, Administrador de centros de servicio, Analista de Cartera y Administrativo Regional.
Se realiza la compra del activo fijo y autorización por medio del modulo de compra en la intranet.
Intranet
CO-03-003 Solicitud de Compra por la Intranet
Original Para el Funcionario responsable de la herramienta
Primera Copia Analista Cartera y Administración Cali
2. Colocación de la placa
Analista de Cartera y Administración Regional Cali, Administrador del Centro de Servicio, Analista de Cartera, Administración Regional, Director Regional
- La placa deberá ser asignada al momento de la compra, si la compra se efectúa en la regional Cali. -La placa la deberá colocarla el departamento de informática, (cuando se trate de equipos de computo e impresoras que son para uso administrativo) comunicando al analista de contabilidad y al Analista de Cartera y Administración Regional Cali, el traslado con su respectivo número de placa, marca, modelo y serie.
- Si la compra se efectúa fuera de Cali, el Analista de Cartera y Administración Cali envía la placa al Administrador del Centro de Servicio, Analista de Cartera y Administración Regional o Director Regional quien deberá colocar en el activo. -En el evento que se extravié una placa deberán solicitarla al Analista de Cartera y Administración Regional Cali para su reemplazo quién reportará al departamento de contabilidad el nuevo número, citando el número de la placa anterior para que el analista contable efectúe la respectiva sustitución en el módulo contable. Modulo Contable CG1 3. Registro de Control Analista Contable de Activos Fijos y/o
Al momento de asignar la placa, deben registrar el número asignado al activo en la factura de compra. El Analista Contable de activos fijos con la factura de compra debe actualizar el inventario de Activos Fijos, registrando toda la información del activo como: marca, modelo, serie y color.
Modulo Contable CG1 4. Traslado de Activo Fijos Analista de Cartera y Administración Regional Cali, Administrador del Centro de Servicio, Analista de Cartera, Administración Regional, Director Regional
Se debe realizar y legalizar por medio el talonario AD-04-060 Formato Control de Entrada y Salida de Activos, previa autorización de gerente de unidad.
AD-04-060 Formato Control de Entrada y Salida de Activos 5. Traslado de Equipo de Inventario a Activo Fijo Analista de Cartera y Administración Regional Cali, Administrador del Centro de Servicio, Analista de Cartera, Administración Regional, Director Regional
Cuando se requiera un equipo que pertenezca al inventario, para el desempeño de las labores de los Centros de Servicios, Centro de Distribución, ventas o Soporte Técnico deben trasladarlo de inventarios a activos fijos mediante el Traslado a Activos Fijos concepto 28, previa autorización del Gerente de la Unidad.
Traslado a Activos Fijos concepto 28 6. Traslado de Activos al Área de Soporte Técnico Analista de Cartera y Administración Regional Cali, Administrador del Centro de Servicio, Analista de Cartera, Administración Regional, Director Regional, Gerencia de
-Cuando un Centro de Distribución o Centro de Servicios traslade un activo a la Unidad de Equipos - regional Cali, debe enviar un reporte del estado del mismo e informar si es para revisión, garantía o devolución.
-Para el traslado se debe diligenciar el documento AD-04-060 Formato Control de Entrada y Salida de
AD-04-060 Formato Control de Entrada y Salida de Activos.
Unidad. Activos.
-Una vez el técnico determine el estado del activo debe elaborar un informe con copia a la Analista de Cartera y Administración Regional, Gerencia de Logística y Centros de Servicio, para definir su reparación o baja. 7. Traslado de Activos Nuevos y Usados de la Administración central a diferentes sucursales Analista de Cartera y Administración Regional Cali, Administrador del Centro de Servicio, Analista de Cartera, Administración Regional, Director Regional, Gerencia de Unidad.
Cuando se traslade un activo se debe realizar mediante talonario AD-04-060 Formato Control de Entrada y Salida de Activos y numero de la guía de la transportadora, la cual sirve como soporte en caso de una reclamación.
Los soportes deberán reportarse semanalmente y en el cierre de mes al analista Contable de activos fijos y al Analista de Cartera y Administración Regional para la correspondiente actualización del sistema y control de los mismos. También deberán informar en caso de una devolución para que el registro contable quede actualizado AD-04-060 Formato Control de Entrada y Salida de Activos / Modulo Contable 8. venta de activos fijos Analista de Cartera y Administración Regional y Gerente Unidad de Centros de Servicio
Para la venta de activos fijos a terceros o compañías de la organización o colaborador, el Analista de Cartera y Administración Regional determinará el valor de acuerdo a su estado y el valor en libros, para el efecto se elabora una factura manual, indicando el número de placa y la descripción según el listado contable de activos para poder realizar la venta.
Para Activos Fijos de Centros de Servicio determinará su valor el Gerente de Unidad de Centros de Servicio Factura / Modulo Contable 9. Retiro de un Activo Analista de Cartera y Administración Regional Cali, Administrador del Centro de Servicio, Analista de Cartera, Administración Regional, Director Regional, Gerencia de Unidad.
Para Retiro de un Activo Fijo se elaborará un AD-04-044 Formato Modelo Acta de Baja Activos Fijos en original y copia firmada por el Director Regional de Distribución / Administrador de centros de servicios. El original deben enviarlo al Departamento de Contabilidad junto con el AD-04-044 Formato Modelo Acta de Baja Activos Fijos para que efectúen el retiro del inventario.
Una vez el Analista de Cartera y Administración Regional Cali envíe por correo electrónico las actas de baja ya aprobadas, el Analista de Cartera y Administración Regional, Director Regional, Coordinador de Zona de Centros de Servicios deben confirmar mediante Formato AD-04-070 Confirmación de Status de Baja del Activo fijos y/o herramienta.
AD-04-044 Formato Modelo Acta de Baja Activos Fijos / AD-04-070 Confirmación de Status de Baja del Activo fijos y/o herramienta.
HERRAMIENTAS
1. Solicitud de Herramientas
Director Regional de Ventas Mayor y/o Director Regional de
Distribución y/o Administrador de Centro
de Servicio y/o Analista de Cartera y Administración Regional
y/o Coordinador de Zona de Centro de Servicio, Jefe de
Una vez identificada la necesidad de la herramienta, deberá solicitar el pedido por el modulo de compras. El Jefe de Compras deberá enviar copia de las órdenes de compra de herramienta a nivel nacional al Analista de Cartera y Administración Regional Cali.
Intranet
CO-03-003 Solicitud de Compra por la Intranet
Compras
2. Asignación de la Herramienta
Analista de Cartera y Administración Regional
Cali, Director Regional de Ventas y/o Director Regional de Distribución
y/o Director de Garantías y/o Director
de Equipos y/o Administrador de Centro
de Servicio y/o Analista de Cartera y Administración Regional
Una vez la sucursal o área reciba por parte del transportador la herramienta enviada, el Administrador, Director Regional o Analista de Cartera y Administración Regional; enviar por
correo electrónico al remitente al Analista de
Cartera y Administración Regional Cali la copia del documento remisorio firmado y sellado.
En caso de no hacerlo se da como aceptado y recibido a satisfacción los ítems relacionados en el mismo y será soporte de esta, la guía de la transportadora que realizó el servicio de entrega de la herramienta.
Una vez recibida la herramienta deberá relacionarla en el formato EDI-04-001 Control de Herramientas y asignarla al colaborador que la requiere.
EDI-04-001 Formato Control de Herramientas
3. Baja por Desgaste de la Herramienta
Coordinador de Zona, Administrador de Centro
de Servicio y/o Analista de Cartera y Administración Cali
La herramienta en mal estado deberá guardarse hasta la visita del Coordinador de Zona para la baja respectiva, quienes no podrá modificar ni cambiar de fecha el formato EDI-04-001 Control de Herramienta, y en caso de que necesite esta herramienta debe solicitarse en un nuevo pedido y asignarse como compra nueva.
El Coordinador de Zona de Centro de servicio deberá elaborar el AD-04-057 Formato Modelo Acta Baja de Herramienta, con su número de control, el número de registro de cada herramienta y deberá adjuntar fotos de la herramienta.
El AD-04-057 Formato Modelo Acta Baja de Herramienta se deberá adjuntar al Formato EDI-04-001 Control de Herramienta donde se aplique la baja y se le debe enviar copia Analista de Cartera y Administración Regional para la actualización del inventario.
El Administrador y/o Coordinador de Zona de Centros de Servicios deben confirmar mediante Formato AD-04-070 Confirmación de Status de Baja del Activo fijos y/o herramienta al Analista de Cartera y Administración Cali. EDI-04-001 Formato Control de Herramienta, AD-04-057 Formato Modelo Acta Baja de Herramienta
6. REQUISITOS DE LAS NORMAS EXTERNAS
N/A
7. DOCUMENTOS RELACIONADOS
7.1. Anexo CO-05-001 Niveles de Autorización para Solicitud de Compra. 7.2. Formato AD-04-026 Control de Activos Fijos.
7.3. Formato AD-04-055 Reporte de Novedades Toma Inventario físico de activos fijos y herramientas.
7.6. Formato AD-04-060 Control de Entrada y Salida de Activos. 7.7. Formato AD-04-044 Modelo Acta de Baja Activos Fijos.
7.8. Formato AD-04-070 Confirmación de Status de Baja del Activo fijos y/o herramienta.
7.9. Formato AD-04-057 Modelo Acta Baja de Herramienta.
8. REGISTROS COD. NOMBRE TIEMPO DE RETENCION R E RECIBIDO DE/ENTREGADO A UBICACION ACTIVO MUERTO
AD-04-060 Formato Control de Entrada y Salida de
Activos 1 año 3 años X Analista de Cartera y Administración Regional, Administrador, Director Regional
Archivo de centro de servicio, Archivo Centro de Distribución
AD-04-026 Formato Control de Activos Fijos 1 año
3 años
X Analista de Cartera y
Administración Regional Cali
Archivo de la contabilidad Analista de Cartera y Administración Regional Cali
EDI-04-001 Formato Control de Herramientas 1 año
3 años
X Analista de Cartera y
Administración Regional Cali
Archivo de la contabilidad Analista de Cartera y Administración Regional Cali
AD-04-031 Formato Acta De Entrega yRecibo De
Activos Fijos y Herramienta 1 año
3 años
X Analista de Nomina Archivo del Colaborador
AD-04-044 Formato Modelo Acta de Baja Activos
Fijos 1 año
3 años
X Analista de Cartera y
Administración Regional Cali
Archivo de la contabilidad Analista de Cartera y Administración Regional Cali
AD-04-057 Formato Modelo Acta Baja de
Herramienta 1 año
3 años
X Analista de Cartera y
Administración Regional Cali
Archivo de la contabilidad Analista de Cartera y Administración Regional Cali
AD-04-070 Formato Confirmación de Status de
Baja del Activo fijos y/o herramienta 1 año
3 años
X Analista de Cartera y
Administración Regional Cali
Archivo de la contabilidad Analista de Cartera y Administración Regional Cali
R: El registro es recibido para efectuar el proceso E: El registro se entrega como consecuencia del proceso
ELABORO: REVISO: APROBO: Coordinadora de Sistema de Gestión de Calidad Analista de Cartera y
Administración Regional Cali
Gerente Unidad de Cartera y Administración
