Cápsula 13: DOCUMENTOS DE COMERCIO INTERNACIONAL
- Objetivos
Al finalizar esta cápsula se pretende haya conseguido...
- Proporcionar una visión sintética de las razones que justifican la documentación de las operaciones de comercio exterior.
- Conocer los principales documentos que se encuentran en las operaciones comerciales.
- Pretest
En su experiencia profesional ¿ha tenido en algún momento que tramitar algún tipo de operación internacional que lleve el calificativo de documentario?. En caso afirmativo, estas cuestiones le servirán para recordar algunas de sus experiencias. En caso negativo pretenden servirle de introducción al contenido de esta cápsula.
1. Toda operación de importación/exportación ¿está asociada a algún tipo de documentos?
a. Sí, sin excepciones b. Sí, con excepciones c. No, con excepciones d. No, sin excepciones
2. ¿Cuales son los tipos de documentos mínimos que están asociados?
a. Un documento de pago y la licencia
b. La factura comercial y un documento de transporte c. Un documento de transporte y la licencia
d. La licencia y la factura comercial
3. Examinando una factura comercial internacional, ¿en qué se distinguirá una factura pro-forma de la definitiva?
a. En su tamaño
b. En la información contenida c. En sus efectos jurídicos
d. En el número de copias requeridas
4. ¿Desde qué momento adquiere carácter contractual una factura pro-forma?
a. Desde que la emite el vendedor b. Desde que la recibe el comprador c. Desde que llega al banco
d. Desde que el comprador lo declara
5. Las Cámaras de Comercio generalmente
a. Visan las facturas comerciales
b. Autorizan las licencias de importación c. Emiten certificados de origen
6. El conocimiento de embarque caracteriza al
a. Transporte aéreo b. Transporte marítimo c. Transporte por carreteras d. A los dos primeros
7. ¿Qué se conoce como certificado de seguro?
a. La acreditación para cada operación derivada de una póliza global b. La acreditación para la operación asociada a una póliza individual c. La acreditación para todas las operaciones de una empresa
d. Ninguna de las anteriores
8. Un certificado de sanidad debe obtenerse
a. Para toda clase de operaciones de importación de productos vegetales b. Para toda clase de importación de productos alimenticios
c. Para las operaciones de importación designadas en las normas de un país d. Para todas las operaciones de importación designadas por la OMC.
9. Respecto a licencias de importación/exportación (en su caso)
a. Están prohibidas por las normas internacionales b. Están limitadas a las normas nacionales
c. Están autorizadas por el FMI.
d. Están sometidas a normas internacionales
10. El documento DUA se refiere básicamente
a. A aspectos arancelarios de una operación comercial b. A aspectos fiscales de la operación comercial c. A aspectos de control de divisas
d. Al despacho aduanero de importación/exportación
- Índice de contenidos
- Notas generales sobre documentación del comercio internacional - Algunas notas técnicas
- Tipos de documentos
• Documentos comerciales • Documentos para el transporte • Documentos administrativos • Otros documentos
- Página de contenidos (I)
Notas generales
La realización de operaciones de importación y exportación como inicio de las actividades de internacionalización de las empresas está asociada a dos conceptos que se interrelacionan: la información y la documentación.
La información resulta cada vez más necesaria para conseguir que las decisiones que, en diversos órdenes ha de tomar la entidad que se internacionaliza, sean lo más afortunadas posibles. En un sentido amplio, las informaciones sobre diversos aspectos de las operaciones comerciales (las características de los mercados y clientes, las normas legales que afectan a tales mercados y clientes, etc.) suelen plasmarse en documentos de tipo interno que se aconseja sean ordenados de modo operativo (tarea hoy realizada por medios electrónicos).
Pero se suele reservar el término documentación de la operación comercial para todo el conjunto de documentos, tradicionalmente vinculados a un soporte de papel, que acompañan a la realización efectiva de las operaciones de importación y exportación. Cumplen una serie de funciones:
• Expresan y otorgan la titularidad de la mercancía • Informan sobre la cantidad y calidad de la misma
• Indican el cumplimiento de las normas legales exigidas en el país de origen y en el de destino
• Resultan absolutamente imprescindibles para ciertos medios de pago (remesa documentaria, crédito documentario).
Algunas notas técnicas
En general, dependiendo de la mercancía, de los países del comprador y del vendedor y de la fórmula contractual elegida, puede producirse una cierta variación con el número y tipo de los documentos necesarios. No obstante, conviene matizar esto indicando que existe una gran repetición en las operaciones que pueden considerarse más frecuentes. En los casos difíciles resulta importante una consulta a los centros que se indican.
Resulta conveniente – de acuerdo con el INCOTERM elegido – conocer con precisión las obligaciones que tienen comprador y vendedor respecto a la obtención y presentación de documentos.
Es aconsejable que en todo tipo de documentos figuren siempre los mismos elementos mínimos de identificación (nombre y domicilio de comprador y vendedor, datos relativos a la mejor identificación de la mercancía).
Aunque en la actualidad, los organismos oficiales están procurando conseguir una facilitación de las operaciones de comercio internacional por medio de una normalización (igualación) de los documentos requeridos, aún nos encontramos lejos de ello. De ahí que los tipos y clases de documentos no coincidan en sus detalles.
Página de contenidos (II)
Tipos de documentos
Están muy extendidas entre los tratadistas unas clasificaciones de los documentos según dos criterios:
a) Por una parte, según los que se requieran en el país de origen o de destino
b) Por otra, según la función que los mismos cumplan. Se encuentran así: • Documentos comerciales
• Documentos para el transporte • Documentos administrativos
A efectos prácticos – y a modo de ejemplo – una relación de documentos de estos tipos se suele encontrar en los “impresos de solicitud de créditos documentarios”. Como antes se ha señalado, cada operación, dentro de un gran número de coincidencias, requiere algunos de los que señalamos a continuación
Documentos comerciales
Los más importantes son los diversos tipos de factura.
• Factura pro-forma: es un documento de carácter provisional que emite el vendedor en el que se informa de las condiciones en las que se realizará la venta.
La factura pro-forma generalmente permite al comprador iniciar las operaciones tendentes a conseguir la documentación administrativa que pueda requerirse y a iniciar las operaciones de pago.
Físicamente, la factura pro-forma es idéntica a la factura comercial (mismo soporte papel) con la diferencia de que se indica esa condición de pro-forma.
En buen número de casos, se considera la factura pro-forma como una proposición del vendedor. Si el comprador la confirma se convierte en un pedido en firme.
• Factura comercial: es un documento clave de la operación comercial. Se caracteriza porque es prácticamente un resumen de la operación. De acuerdo con el modelo que haya elegido el vendedor, se especifican en ella aspectos tan importantes como la cantidad, la calidad, las condiciones de entrega, o la forma de pago convenida, además de identificar a comprador y vendedor.
En buen número de operaciones puede ser considerada el contrato de venta. En correspondencia también se la considera forma de cobro. En consecuencia, debe ir firmada.
También la factura cumple una función administrativa por ser requerida por las aduanas para el despacho de la mercancía.
• Factura consular: en algunos casos la operación de compraventa da origen a un documento, que contiene las informaciones antes citadas y que es emitido por el consulado del país del comprador en el país del vendedor. Con ella se quiere generalizar en buena medida la veracidad de la operación.
• Certificaciones de origen: en buen número de casos se suele solicitar una certificación, normalmente expedida por las Cámaras de Comercio, acreditativa del origen de las mercancías exportadas. En el comercio internacional, dada la existencia de diversos regímenes de preferencias arancelarias (esto es, de distintos aranceles según el origen de las mercancías) resulta necesario demostrar ese origen.
• Lista de contenido (Packing List): es un documento emitido por el exportador en el que se expresa el contenido de cada uno de los bultos que forman la expedición comercial. Se señalan en ella peso, número de unidades, etc.
Documentos para el transporte
En el comercio internacional, como se deduce de su definición, las mercancías pasan de un país de origen a un país de destino que puede estar situado a miles de kilómetros. Adquieren así una gran importancia todos los aspectos relacionados con las operaciones logísticas y de transporte. En la práctica, la documentación relacionada con el transporte tiene una gran importancia por las siguientes razones:
a) Son prueba de la recepción de las mercancías por parte del transportista (técnicamente conocido como porteador) quien ha de entregarlas al propietario legítimo.
b) Son la prueba de la existencia de un contrato de transporte.
c) Lógicamente permiten la retirada de las mercancías a quien tenga el título que lo autoriza.
d) Además, permite un uso como título de crédito.
Aunque los términos que se recogen a continuación son distintos pues están asociados a los diversos medios de transporte sustancialmente su contenido relativo a las características de la mercancía, identificación de los usuarios, etc. es similar.
Así, los documentos básicos son:
• En transporte marítimo, el conocimiento de embarque (Bill of Lading) • En transporte terrestre por carretera, la carta de porte CMR
• En transporte terrestre por ferrocarril, la carta de porte CIM • En transporte aéreo, el conocimiento aéreo (Airway Bill)
• En transporte multimodal, el conocimiento de embarque FIATA (FIATA Bill of Lading)
Una serie de convenciones recogen los derechos y obligaciones de las partes que intervienen en la operación. Conviene señalar la conveniencia de distinguir entre documentos “limpios” que indican que la mercancía ha sido recibida por el transportista en “perfecto orden y condición aparente” y documentos “sucios” en los que se expresa los tipos de defectos o reservas (roturas, mojaduras, etc.).
Además de los documentos básicos pueden señalarse otros.
En el transporte marítimo:
• El recibo de a bordo es un recibo provisional que indica que el cargador ha efectuado el embarque de las mercancías.
• La lista de embarque que recoge el contenido y número de bultos de la expedición.
En todos:
• El aviso de expedición, documento de información al destinatario.
• El certificado de depósito por el que se confiere la titularidad sobre las mercancías almacenadas.
Unido al transporte de mercancías suele asociarse el seguro de transporte.
Se suele distinguir al respecto:
• Pólizas individuales, que cubren los riesgos que se especifican en las mismas que pueda sufrir una mercancía determinada en una expedición concreta. • Pólizas globales, en las que se cubren varias operaciones durante un cierto
período de tiempo. En este caso, un certificado de seguro se emplea como demostrativo de la existencia de la póliza para cada expedición concreta.
Documentos administrativos
Las formas en que las autoridades administrativas de los distintos países actúan sobre el comercio exterior son muy variadas. Resulta prácticamente imposible indicar las formas en que lo hacen. (Así, por ejemplo, estudios del GATT mostraban la existencia de más de 1.300 en el año 1.975). Señalaremos las más frecuentes, agrupándolas en este epígrafe en intervenciones que se plasman en documentos aduaneros y no aduaneros, aunque muchas veces son solicitados por las aduanas.
Cabe indicar así:
• Licencias de importación y exportación. Según países y mercancías resulta precisa la obtención de un documento en el órgano administrativo correspondiente que permita la operación. (En la mayoría de los casos, en los Ministerios de Comercio, pero no siempre ocurre así).
• Certificaciones de sanidad, exigido por regulaciones sanitarias de la práctica totalidad de países para el comercio de diversas mercancías relacionadas no
sólo con la salud humana sino también con los efectos del comercio exterior sobre plantas y animales.
• Certificaciones de calidad, de análisis, de cumplimiento de normas técnicas, etc. Igualmente, muchos países exigen para diversos productos el cumplimiento de requerimientos en los órdenes indicados que habrá de ser acreditado por los organismos competentes.
• Otras certificaciones. La existencia de requisitos especiales en muchos países para permitir las operaciones de importación y exportación es amplísima. Como ejemplo, el cumplimiento del Convenio de Protección de las Especies en Peligro de Extinción o la demostración de inexistencia de un producto nacional exigen la obtención de documentos.
No obstante, debe señalarse que lógicamente estos documentos están relacionados con un número relativamente limitado de operaciones. La gran mayoría de las operaciones de países de la U.E. son intracomunitarias y una de las características del mercado interior es la eliminación de estos requisitos que sólo se encuentran en países que inician su desarrollo.
También ha de indicarse la existencia en las aduanas del DUA (documento unificado de audanas) que ha de ser presentado para el despacho de las mercancías. Igualmente se han de considerar los documentos relacionados con la fiscalidad internacional, objeto de la cápsula 7.
Otros documentos
Una serie de operaciones específicas de comercio exterior han dado también origen a la necesidad de documentos específicos. Así encontramos:
• Cuadernos ATA utilizados para permitir la exhibición de muestras con valor comercial durante viajes, ferias o material publicitario. Permiten la importación y la exportación temporal sin pago de derechos aduaneros. • Carnés TIR que permiten el tránsito de mercancías entre un país de origen y
otro de destino por carretera a través de los países intermedios sin ser sometidas a revisiones en las aduanas de estos últimos.
• Carnés TIF realizan la misma función en el tránsito ferroviario. En uno y otro caso la mercancía se transporta en medios (camiones o contenedores) herméticos y con precintos.
En otro orden de cosas, también en el bancario resulta necesario obtener documentos asociados a certificaciones que se refieren a la apertura de créditos documentarios, remesas, etc. Su conexión con los temas analizados en las cápsulas 20 a 24 es inmediata.
- Glosario
Agente de aduanas: Persona física o jurídica a cargo de la tramitación de los documentos aduaneros.
Aparente buen estado y condición: Declaración que se hace constar en el conocimiento de embarque que indica las perfectas condiciones de la mercancía cargada (da origen al llamado conocimiento de embarque “limpio”).
Certificado de sanidad: Documento expedido por la autoridad competente referido a las condiciones de la mercancía en este ámbito.
Conocimiento de embarque: Título por el que el armador reconoce haber recibido las mercancías para el transporte y se compromete a entregarlas en su destino al proveedor del documento.
Factura comercial: Documento expedido por el vendedor en que se indican las mercancías objeto de la operación, recogiendo los precios y todas las formalidades que requiere el ordenamiento en vigor.
Factura pro-forma: Recoge todos los elementos que figuran en la factura definitiva.
Licencia de importación: Documento que expresa la autorización de la autoridad administrativa de un país para poder obtener mercancías de procedencia extranjera.
- FAQ’s
Aquí te presentamos las preguntas más frecuentes que surgen en el desarrollo de la documentación de comercio exterior:
P Al presentarse una operación de comercio internacional ¿conoce la documentación requerida para su ejecución?
R Debe señalarse que, aunque cada caso es específico, una gran mayoría de las situaciones que pueden calificarse de normales sólo requieren un número muy limitado de documentos (generalmente la factura comercial y la documentación referida al transporte).
P ¿Qué ocurre en el caso de la Unión Europea?
R Aunque aún no se haya conseguido la existencia de un solo derecho europeo de las empresas, en la práctica totalidad de los casos los requerimientos que se han señalado no existen.
P ¿Qué consejo operativo puede darse para las operaciones que se realizan con terceros países en cuanto a la documentación requerida?
R Conviene distinguir si se trata de una operación sobre la que existen precedentes, o si no es este el caso es decir si se trata de una primera operación, conviene realizar una consulta previa, bien a los servicios de información de las Oficinas Comerciales de España, bien a las Cámaras de Comercio.
P ¿Existe un modelo único de facturas comerciales y pro-forma?
R No, aunque haya que indicar que la existencia de programas informáticos ha introducido una cierta tendencia a la uniformidad. Lo que sí ha de resaltarse es que todos los modelos suelen coincidir en presentar una serie de conceptos iguales respecto a los intervinientes en la operación, las descripciones de las mercancías, etc.
P ¿Para qué sirve una factura pro-forma?
R Normalmente cumple tres objetivos distintos. En primer lugar, uno de orden informativo al comprador. Recuérdese que la aceptación de una factura de este tipo supone la formalización de la operación. En segundo lugar, en buen número de países permite al comprador solicitar los documentos administrativos que se requieran (licencias, etc.). Y, por último, permite iniciar las operaciones de pago, especialmente en el caso de los créditos documentarios.
P ¿Cuáles son los documentos que deben asociarse a la entrega de la mercancía al transportista?
R En general se aconseja hacer entrega al mismo de todos los documentos requeridos para poder despachar la mercancía en la aduana (generalmente, factura, certificaciones, licencias si se requieren). En contrapartida, se ha de solicitar como mínimo un certificado o recibo de entrega de la mercancía.
P ¿Por qué se habla en transporte de documentos “limpios” y “sucios”?
R Evidentemente para evitar los riesgos y los gastos asociados a unos daños al transporte, el transportista se puede cubrir indicando que las mercancías que recepciona no están en perfecto estado (sólo si lo están emitiría documentos limpios).
P Desde el punto de vista de los documentos, ¿hay algunos que tengan un valor especial hasta el punto de constituir títulos de crédito que pueden endosarse?
R Sí, son algunos de los documentos de transporte. Hay que señalar que no son endosables los títulos nominativos.
P Las intervenciones administrativas en el comercio responden a muy diversas razones. En ciertos casos resulta necesario obtener algún documento tras la realización de alguna prueba en un centro determinado previamente. ¿Se aplica esto tanto a los productos agrícolas como a los industriales?
R En general, la inspección de productos agrícolas tanto por razones sanitarias respecto a las personas como a animales y plantas se extiende a una gran parte de los productos, pero ha de señalarse que, según los países, este comercio difícilmente llega a más del 10% de los movimientos. En productos industriales, las intervenciones administrativas son muchísimo más limitadas. Como se desprende de toda esta cápsula resulta muy importante obtener al respecto las informaciones necesarias.
P ¿Considera que las necesidades de información respecto a una operación comercial concreta sobrepasan a las de documentación?
R Evidentemente las necesidades de información comercial, especialmente cuando se trata de primeras operaciones por razones de cliente o de país son mucho más amplias y exigen una actualización constante. Los aspectos de documentación acompañan a la realización de operaciones ya en fase de realización.
P ¿Qué precaución elemental se debe adoptar al examinar una documentación de comercio exterior desde una perspectiva bancaria?
R La mínima es que coinciden de todos los elementos de la operación – comprador, vendedor, precios, características de la mercancía, medio de transporte, etc. – en todos los documentos requeridos en cada operación.
- Links
Los principales centros españoles que proporcionan información acerca de los documentos precisos para el comercio exterior son
- La red de Cámaras de Comercio españolas. El comercio electrónico genérico es
www.camara(nombre).es. Por ejemplo la de Madrid es www.camaramadrid.es.
- El Instituto Español de Comercio Exterior con su portal www.icex.es dispone de diversas bases de datos informativas.
- La Unión Europea: europa.eu.int/celex
- En buen número de casos, suele aconsejarse una consulta sobre documentación a la red de oficinas comerciales de España en el exterior.
- Bibliografía
DIAZ MIER, M.A. (2002): “Técnicas de Comercio Exterior”, Pirámide. Madrid. En el capítulo 1 del primer tomo se encuentra un completo trabajo de A. ROSELLO
sobre este tema
