MANUAL DE CONTROL
Y PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS,
FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y OTROS
DELITOS
INTRODUCCION
LONG LIFE SEGUROS LLS EMPRESA DE SEGUROS S.A., a quien para efectos
de éste manual se la podrá denominar simplemente como “LLS”, en cumplimiento de las disposiciones legales para la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, entrega a sus colaboradores internos y externos una herramienta que les permita conocer a profundidad, las normas internas y externas para evitar que los clientes en sus diferentes operaciones utilicen a la institución como instrumento para el ocultamiento, manejo o inversión de dinero proveniente de actividades ilícitas, especialmente del narcotráfico y delitos tipificados en la Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, y el financiamiento al terrorismo.
La correcta aplicación de las Políticas “Conozca a su Cliente”, “Conozca a su Colaborador o Empleado”, “Conozca a su accionista”, “Conozca su prestador de servicios de seguros” y “Conozca su Mercado” permitirán seguir de cerca el comportamiento de nuestros clientes, incrementando de esta forma la productividad del negocio, evitando riesgos y fraudes.
Este Manual aplica a todos y cada uno de los accionistas, miembros del directorio, ejecutivos y trabajadores de LLS, quienes tienen la obligación de mancomunar esfuerzos para la lucha contra el delito de Lavado de Activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos. El estricto cumplimiento de las políticas, procedimientos y controles establecidos en este documento, y demás que se dicten para el efecto, es de carácter obligatorio para todos los que conformamos LLS.
OBJETIVOS DE ESTE MANUAL
El objetivo de este manual es establecer los controles internos para prevenir el lavado de activos en general, financiamiento del terrorismo y otros delitos, provenientes de actividades ilícitas, conforme está previsto en las Normas para las Instituciones del Sistema de Seguros Privados sobre Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos proveniente de actividades ilícitas, para instituciones controladas por la Superintendencia de Bancos y Seguros”; según Resolución No.
JB-2013-2
2454 que consta en el Título X “Del Control Interno”, del Libro II de las
Normas generales para la aplicación de la Ley General de Seguros de la codificación de resoluciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros, así como de la Junta Bancaria.
Al adherirse a esta política, en todo aspecto de su negocio, LLS, espera que sus trabajadores se manejen de acuerdo a los más altos principios y estándares éticos. Así mismo, espera que sus empleados conduzcan el negocio de acuerdo a la normativa legal que rige la prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos. Por ningún concepto podrá un trabajador de LLS, asesorar o asistir a aquellos individuos que pretendan violar o desconocer normas de prevención de lavado de activos o de este Manual.
La falta de adherencia a esta política puede implicar desde una sanción disciplinaria, en contra del trabajador hasta la terminación de la relación laboral, previo visto bueno otorgado por la autoridad competente, según lo establecido en el reglamento interno de trabajo. En base a estos antecedentes, los objetivos de este Manual son:
1. Dar cumplimiento a lo dispuesto por la Ley General de Seguros, su reglamento general, la ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, su reglamento, la Codificación de las resoluciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros y de la Junta Bancaria, así como toda la legislación aplicable.
2. Observar las recomendaciones impartidas por los organismos internos, institucionales, e internacionales especializados.
3. Facilitar los medios necesarios para que el trabajador pueda conocer mejor a su cliente y de esta manera pueda identificar clientes, transacciones y cuentas sospechosas a fin de evitar que se perjudique a la empresa con dinero proveniente de actividades ilícitas.
4. Precautelar la imagen y el riesgo de LLS, ante el medio económico y social tanto nacional como internacionalmente, brindando seguridad, seriedad y confianza a todos sus clientes. 5. Evitar que el personal de LLS se encuentre involucrado en
transacciones ilícitas.
6. Consolidar en este documento lo prescrito en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de
Activos y del Financiamiento de Delitos, su reglamento general, leyes conexas y la codificación de la Superintendencia de Bancos y Seguros y de la Junta Bancaria.
¿QUÉ SE ENTIENDE POR LAVADO DE ACTIVOS?
Es el proceso mediante el cual, los bienes de origen delictivo (actividad ilícita) se integran al sistema económico legal con apariencias de haber sido obtenidas de forma lícita.
Etapas del lavado de activos.-
1. Producción o Recolección: Consiste en la recepción física de
bienes de cualquier naturaleza o de dinero como consecuencia de actividades ilícitas.
2. Colocación: Es la actividad de colocar físicamente dinero en el
sistema financiero, en el sistema de seguros privado, en el segmento empresarial o en cualquier ámbito de la sociedad, mediante diversas formas como: depósitos en cuentas corrientes, de ahorros, inversión o compra de varios instrumentos monetarios, como certificados de depósito, cheques de viajero, pólizas de seguros, entre otros.
3. Estratificación o Intercalación: Es el realizar varias transacciones
financieras complejas para disfrazar el dinero ilícito, como puede ser la realización de transferencias de dinero a otros sitios dentro o fuera del país, retiros en forma de transferencias electrónicas, cartas de crédito, adquisición de acciones, bonos, obras de arte, entre otros bienes de fácil transporte y venta.
4. Integración: Es la etapa en la cual el lavador proporciona una
explicación aparentemente legítima de los ingresos ilegales.
Características del lavado de activos.-
Suele ser un conjunto de operaciones complejas. 1. Utiliza mecanismos para ocultar el origen ilícito. 2. Es un fenómeno de dimensiones internacionales.
3. Se sirve de la vulnerabilidad de las instituciones financieras, de las instituciones del sistema de seguro privado, del segmento empresarial o de cualquier ámbito de la sociedad.
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4. Utiliza los adelantos tecnológicos.
Marco legal de uso general para la prevención del lavado de Activos.-
1. Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas y su Reglamento.
2. Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos y su Reglamento.
3. Convención de las Naciones Unidas contra el Tráfico Ilícito de Estupefacientes y Sustancias Psicotrópicas de 1988.
4. Declaración de Principios de Basilea, 1988. 5. Código Penal.
6. Código de Procedimiento Penal.
7. Resoluciones emitidas por la Junta Bancaria y la Superintendencia de Bancos y Seguros.
8. Manual, Instructivos y Resoluciones emanados por el CONSEP y de la Unidad de Análisis Financiera - UAF
9. Declaración de las cuarenta recomendaciones del GAFI.
PROCEDIMIENTOS PARA LA PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS
1. Aplicar los procesos de permitan identificar las condiciones básicas del perfil de riesgo del potencial cliente previo a establecer una relación comercial.
2. Recopilar, confirmar y actualizar información de los clientes, determinando los niveles o cargos responsables de su ejecución. 3. Establecer perfiles operativos y de comportamiento del cliente,
identificando los cambios y la evolución de los mismos y sus actualizaciones.
4. Implementar metodologías y procedimientos para detectar operaciones inusuales e injustificadas, así como su oportuno y eficiente reporte a la Unidad de Análisis Financiero UAF.
5. Mantener procesos para cumplir oportunamente con los reportes que, de acuerdo a la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, deben remitir a la Unidad de Análisis Financiero – UAF.
6. Atender los requerimientos de información provenientes de autoridades competentes.
7. Establecer las sanciones por el incumplimiento de las disposiciones contenidas en las normas sobre prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, y los procesos para su imposición.
8. Llevar a cabo una adecuada aplicación de las políticas conozca a su accionista, conozca a su cliente, conozca su empleado, conozca su mercado y conozca su proveedor de servicios de seguros.
POLÍTICAS PARA PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS
1. Impulsar a nivel institucional el conocimiento de la normativa legal,
reglamentaria y operativa en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.
2. Asegurar el acatamiento de las disposiciones internas relacionadas
con la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos por parte de sus órganos internos de administración y de control, del oficial de cumplimiento, así como de todos los funcionarios y empleados.
3. Definir factores, criterios y categorías de riesgos de prevención de
lavado de activos.
4. Establecer los lineamientos que adoptará LLS frente a los factores de
riesgo de exposición al lavado de activos y financiamiento de delitos.
5. Establecer normas y procedimientos para la identificación,
aceptación, permanencia y terminación de la relación comercial de clientes de acuerdo a la categoría de riesgo definida por LLS.
6. Determinar estrictos procedimientos para el inicio de las relaciones
contractuales con los clientes; y, para el monitoreo de operaciones de aquellos clientes que por sus perfiles operacional y de comportamiento, por las funciones que desempeñan o por la cuantía y origen de los recursos financieros que administran, pueden
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exponer en mayor grado, a LLS al riesgo de lavado de activos y financiamiento de delitos.
7. Establecer procedimientos para la selección, contratación y
monitoreo de personal.
8. Designar al (los) responsable (s) de llevar la relación con el cliente,
quien (es) deberá (n) aplicar las políticas de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.
9. Garantizar la reserva y confidencialidad de la información obtenida
o generada como parte del cumplimiento de este capítulo y conforme lo previsto en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos.
10. Establecer sanciones por falta de aplicación de políticas o ejecución
oportuna de procesos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.
11. Precisar la exigencia de que los funcionarios y empleados
antepongan el cumplimiento de las normas en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos al logro de las metas comerciales.
12. Todas las áreas de LLS deben obligatoriamente aplicar los
procedimientos de control de lavado de activos, determinados en el presente Manual, basados en las políticas de LLS y lineamientos generales de los entes de control nacionales e internacionales, normas legales de uso general en el país, normas internacionales de control de prevención de lavado de activos, a fin de evitar ser víctima del delito de conversión o transferencia de bienes dentro de sus actividades y negocios.
13. La confianza es necesaria en el ámbito asegurador, esta se construye
con el conocimiento recíproco, el punto de partida es el ingreso de la información de todas las personas que intervienen en el contrato de seguros, siendo estos: asesores productores de seguros, peritos de seguros, ajustadores de siniestros, solicitantes, asegurados y beneficiarios. Esta información estará registrada en nuestra base de datos, siendo indispensable aplicar las Políticas “Conozca a su Cliente”, esta información debe ser verificada y actualizada de acuerdo a los parámetros dictados por los Organismos de Control, permitiendo al funcionario que lleva la relación con el cliente, conocer su actividad económica, su patrimonio, y la transparencia de sus operaciones.
14. Los colaboradores que tienen supervisión de personal y las funciones
denominadas “de confianza” son responsables de la aplicación y supervisión estricta del control de lavado de activos, en las áreas bajo su gestión, contando con el apoyo y la coordinación de la Unidad de Cumplimiento. Así mismo, la responsabilidad de los líderes y responsables de áreas, es verificar la aplicación de las medidas de lavado de activos.
15. Por designación del Directorio de LLS, el Comité de Cumplimiento es
el máximo organismo institucional que supervisará la aplicación de los procedimientos de control de lavado de activos, a través del Oficial de Cumplimiento, así mismo, está facultado para que en última instancia adopte las medidas y resoluciones sobre los temas pertinentes.
16. Dar cumplimiento en el plazo estipulado a las disposiciones
emanadas por las autoridades competentes y organismos gubernamentales de control sobre medidas cautelares reales en juicios por delitos tipificados en la Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas.
17. Cumplir puntualmente con la entrega de toda la información y
demás requerimientos solicitados por el CONSEP, Superintendencia de Bancos y Seguros, UAF y demás entidades u organismos creados para prevenir el lavado de activos.
18. Es de carácter confidencial toda información suministrada para la
prevención o investigación de lavado de activos, así como la documentación expedida por el CONSEP, Superintendencia de Bancos y Seguros, así como la Asociación de Bancos Privados del Ecuador que tengan relación con el control de lavado de activos; por consiguiente, con antelación a su divulgación institucional, deberá ser conocida y aprobada por el Comité de Cumplimiento, previo informe del Oficial de Cumplimiento.
19. No establecer ningún tipo de relación comercial con personas que
constan en la base de datos del CONSEP.
20. Aplicación de las medidas de prevención de lavado de activo y
financiamiento de delitos desde los accionistas, miembros del directorio, funcionarios y empleados, mismo que deben observar lo previsto en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, su reglamento general, leyes conexas y las disposiciones de este capítulo, así como
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también los convenios y acuerdos internacionales suscritos y ratificados por el Estado ecuatoriano.
21. LLS deberá evitar establecer relaciones comerciales con sociedades
o empresas comerciales constituidas al amparo de legislaciones extranjeras que permitan o favorezcan el anonimato de los accionistas o administradores, incluyendo en esta categoría a sociedades anónimas cuyas acciones sean emitidas al portador; o, que dichas legislaciones impidan la entrega de información.
POLÍTICA “CONOZCA A SU CLIENTE”
Las políticas sobre “Conozca a su cliente” y los procedimientos establecidos buscarán un adecuado conocimiento de los clientes potenciales, actuales, permanentes y ocasionales que operan con la empresa de seguros, vinculados ya sea de manera directa o por medio de intermediarios, teniendo en cuenta las características, naturaleza y dimensión de las coberturas a contratar.
Es indispensable analizar al cliente antes y durante la relación contractual, desde el momento de la suscripción de las pólizas de seguros hasta la fecha de su vencimiento.
La identificación del cliente implica el conocimiento y verificación de todos los datos acerca de la persona natural o jurídica con la que se iniciará la relación contractual. En el caso de personas jurídicas, el conocimiento del cliente supone, además, el conocer la estructura de su propiedad, es decir, la identidad de los accionistas o socios que tengan directa o indirectamente el 25% o más del capital suscrito y pagado de la institución.
Es necesario conocer el volumen o índole de los negocios o cualquier otra actividad económica a la que se dedican cada uno de los clientes, analizando las características, montos y procedencia de los ingresos y egresos. No dejando de monitorear permanentemente las operaciones que realicen los clientes, a fin de establecer el perfil transaccional de cada uno.
LLS cuenta con un formulario de vinculación de cliente que se utiliza al inicio y renovación de pólizas de seguros, siendo indispensable la siguiente información y documentos según sea el caso de persona natural o persona jurídica:
1. Personas Naturales, cuya suma asegurada es igual o inferior a cincuenta mil dólares de los Estados Unidos de América (USD $ 50.000.00):
a) Nombres y apellidos completos. b) Lugar y fecha de nacimiento.
c) Número de identificación, ya sea cédula de ciudadanía, cédula de identidad, documento de identificación de refugiado o pasaporte vigente.
d) Ciudad y país de residencia.
e) Dirección y número telefónico del domicilio. f) Dirección de correo electrónico.
g) Nombres y apellidos completos del cónyuge o conviviente. h) Número de identificación del cónyuge o conviviente.
i) Descripción de la principal actividad económica o no económica, independiente o dependiente (cargo).
j) Detalle de los ingresos que provengan de las actividades económicas declaradas.
k) Detalle de ingresos netos diferentes a los originales en la actividad principal (fuente)
l) Propósito de la relación contractual.
m) Vínculos existentes entre el solicitante, asegurado, afianzado y beneficiario.
n) Declaración de origen lícito de recursos.
o) Firma y número de documento de identificación del solicitante.
p) Copias de la cédula de ciudadanía, cédula de identidad, documento de identidad de refugiado o pasaporte, certificado de empadronamiento y del cónyuge.
q) Copia de planilla de servicios básicos.
r) Constancia de revisión de listas de información nacional e internacional a las que tenga acceso LLS.
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2. Personas Naturales, cuya suma asegurada es superior a cincuenta mil dólares de los Estados Unidos de América (USD $ 50.000.00) e inferior a doscientos mil dólares de los Estados Unidos de América (USD $ 200.000.00), además de la información detallada en el literal 1:
a) Confirmación del pago al Impuesto a la Renta del año inmediatamente anterior.
b) Situación financiera: total de activos y pasivos.
3. Personas Naturales, cuya suma asegurada es superior a doscientos mil dólares de los Estados Unidos de América (USD $ 200.000.00, ), además de la información detallada en el literal 2:
a) Nombres, dirección, número de teléfono, fax y dirección de correo electrónico de la empresa, oficina o negocio donde trabaja.
b) Referencias personales, bancarias y comerciales del cónyuge de todos los intervinientes en la contratación de pólizas de seguros.
4. Personas jurídicas, empresas, fundaciones y otras sociedades con contratos cuya suma asegurada sea igual o inferior a doscientos mil dólares de los Estados Unidos de América (USD $ 200.000.00):
a) Razón social.
b) Número de registro único de contribuyentes. c) Copia de escritura de constitución y sus reformas. d) Objeto social.
e) Ciudad y país del domicilio de la persona jurídica.
f) Dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico.
g) Actividad económica.
h) Nombres y apellidos completos del representante legal, su número de documento de identificación y copia certificada de su nombramiento.
i) Lugar y fecha de nacimiento del representante legal
j) Dirección, número de teléfono del domicilio del representante legal y dirección de correo electrónico.
k) Nómina actualizada de accionistas o socios, en la que consten los montos de acciones o participantes obtenida por el cliente en el órgano de control competente.
l) Certificado de cumplimiento de obligaciones otorgado por el órgano de control competente, según sea el caso.
m) Estados financieros, mínimo de un año atrás. En caso de que por disposición legal, tienen la obligación de contratar a una auditoría externa, los estados financieros deberán ser auditados.
n) Copia de planilla de servicios básicos. o) Declaración de origen lícito de recursos.
p) Documento de identificación de las personas que tengan firma autorizada en la empresa, o de quienes representen legalmente a la entidad.
q) Nombres y apellidos completos del cónyuge del representantes legal de ser el caso.
r) Documento y número de identificación del cónyuge del representante legal de ser el caso.
s) Constancia de revisión de listas de información nacional e internacional a las que tenga acceso LLS.
5. Personas jurídicas, empresas, fundaciones y otras sociedades con contratos cuya suma asegurada sea mayor a doscientos mil dólares de los Estados Unidos de América (USD $ 200.000.00), además de la información detallada en el literal 4:
a) Estados financieros auditados, mínimo de un año atrás.
b) Confirmación del pago del impuesto a la renta del año inmediato anterior o constancia de la información publicada por el Servicio de Rentas Internas.
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Se debe prevenir al cliente de su obligación de actualizar, por lo menos anualmente, los datos que varíen, según el producto o servicio de que se trate, suministrando los antecedentes correspondientes.
La política “Conozca a su cliente” busca tener herramientas que permitan consolidar las operaciones para monitorear y detectar el origen de las operaciones de los clientes y sus montos, basándose en la declaración realizada al iniciar la relación contractual, así como detallar las características de las sumas aseguradas, recaudación de primas y todo lo inherente al contrato de seguros.
Es deber permanente de LLS identificar al (los) beneficiario (s) final (es) de todas las pólizas de seguros así como el interés asegurable. Cuando el beneficiario es diferente al solicitante o contratante de la póliza se debe solicitar la información establecida en los formularios de vinculación, y los soportes respectivos que respalden dicha operación, en caso de que no suministren, se considerará inusual y deberá ser reportado a los órganos de control, queda sin efecto la solicitud de información si el beneficiario es pariente comprendido hasta el cuarto grado de consanguinidad o hasta segundo de afinidad.
La finalidad que se busca mediante la aplicación de esta política es detectar operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas que se puedan presumir provenientes de actividades ilícitas.
Es obligación de LLS realizar un proceso de “Debida Diligencia”, esto es, identificar plenamente: ¿Quién es?, ¿Qué hace?, ¿Con quién opera?, ¿Dónde opera?, ¿Cómo realiza sus operaciones?, ¿Frecuencia con que las realiza?, ¿Qué servicios requiere de la institución?. Por consiguiente, LLS tiene la obligación de solicitar toda la información relacionada a la actividad económica y financiera, principales negocios de cada cliente.
El funcionario que mantiene la relación comercial con el cliente, basándose en el proceso de “Debida Diligencia”, en forma obligatoria identificará y asignará el perfil correspondiente, sobre la base de documentos e información verificada.
LLS aplicará procedimientos de debida diligencia ampliados para la identificación y aceptación de clientes solo aprobados por gerencia general, cuando las siguientes circunstancias se presenten:
1. Cuando el valor asegurado anual por una o varias pólizas de un cliente sea igual o superior a cuatrocientos mil dólares de los Estados Unidos de América (USD $ 400.000,00).
2. Al inicio de la relación comercial cuando los clientes sean sociedades o empresas comerciales constituidas en el extranjero. 3. Cuando clientes o beneficiarios provengan o residan en países o
territorios calificados por el Grupo de Acción Financiera Internacional - GAFI como no cooperantes o en países denominados como paraísos fiscales, así como también existan estructuras complejas de cuentas, actividades y relaciones de los clientes y beneficiarios.
4. Exista duda que el cliente actúa por cuenta propia o exista certeza de que no actúa por cuenta propia.
5. Cuando utilicen a personas naturales jurídicas como empresas pantalla para realizar sus operaciones.
6. Cuando operen en industrias o empresas consideradas de alto riesgo.
7. Cuando se establezca y mantenga relaciones comerciales con personas políticamente expuestas nacionales o extranjeras.
8. Cuando se trate de clientes no residentes en el Ecuador.
9. Cuando realicen operaciones que de alguna forma se presuma que están relacionadas con el terrorismo u organizaciones que ayudan o respaldan al terrorismo.
10. Las que correspondan a las señales de alerta definidas.
11. Cuando sean catalogados con una categoría de riesgo mayor. LLS podrá realizar procedimientos de medidas abreviadas o simplificadas en los siguientes casos:
1. El Contratante sea una institución del sistema financiero, empresa de seguros o compañía de reaseguros sujeta al control de la Superintendencia de Bancos y Seguros.
2. Cuando el contratante sea una sociedad anónima que cotiza sus títulos en bolsa, que cumpla los requisitos para combatir el lavado
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de activos y financiamiento de delitos y este supervisado respecto al cumplimiento de esos controles.
3. Cuando el contratante sea una empresa pública o gubernamental.
4. Cuando el monto de la suma asegurada por un mismo cliente durante un año sea inferior a treinta mil dólares de los Estados Unidos de América (US$30.000.00), o su equivalente en otras monedas.
5. En ramos de asistencia médica
6. En los seguros contratados por personas naturales o jurídicas por cuenta y a favor de sus clientes o empleados, cuyo origen sea contrato comercial o relación laboral, respecto de la información del asegurado y el beneficiario.
7. Cuando la póliza contratada sea para planes de pensión, jubilación y retiro, siempre y cuando no cuente con una cláusula de rescate y la póliza no pueda usarse como garantía.
8. En los seguros de contratación obligatoria de aplicación general
PERSONAS PUBLICAMENTE EXPUESTAS
Son aquellas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, ostentan algún grado de poder público, hasta un año después de sus funciones, o gozan de reconocimiento público, así como cónyuge y sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad y sus estrechos colaboradores.
En el caso de personas públicamente expuestas, se deberán aplicar procedimientos más estrictos para el inicio de las relaciones contractuales, ya que por su perfil o por las funciones que desempeñan, pueden exponer en mayor grado a LLS en riesgo de lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
El inicio y continuación de la relación comercial con personas políticamente expuestas, debe contar con la autorización de la alta gerencia.
Las políticas sobre “Conozca a su accionista”, consisten en los mecanismos que utiliza LLS, estableciendo normas y procedimientos para con los accionistas, cuidando que:
Cuando el monto de las acciones adquiridas por el nuevo accionista de la empresa de seguros o compañía de reaseguros supere el 6% del capital suscrito, se requerirá una declaración de origen lícito de los recursos con los que adquiere su participación en la entidad, en la que además se detallará si éstos provienen de remuneraciones, ahorros, herencias, legados, donaciones, inversiones, entre otros.
Adicional se aplicara lo estipulado en la política conozca a su empleado para tener registros y documentación detallada de los accionistas de LLS.
POLÍTICA “CONOZCA A SU EMPLEADO”
Las políticas sobre “Conozca a su empleado”, consisten en los mecanismos que utiliza LLS, por intermedio del área de Recursos Humanos, estableciendo normas y procedimientos para la selección del personal que laborará en la Institución, cuidando que tengan el perfil adecuado considerando experiencia, capacidad, honorabilidad, pulcritud, honestidad, entre otros.
El seguimiento incluye a los empleados y colaboradores a contrato por tiempo fijo, temporales, por horas, honorarios profesionales y actividades complementarias. Además, de las personas que conforman el directorio, así como todos los ejecutivos de alta de gerencia.
Recursos Humanos requerirá, revisará y validará la siguiente información relacionada con los colaboradores, funcionarios o empleados que se incorporen a la institución, al igual que la actualización para los que mantienen antigüedad:
Documentos solicitados al ingreso del personal, sin embargo, deberán ser actualizados anualmente:
1. Formulario de Solicitud de Empleo. 2. Partida de nacimiento original. 3. Copia de la cédula de identidad. 4. Copia del certificado de votación.
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5. Récord Policial (una sola vez, al ingreso del empleado). 6. Copia de la Cédula Militar.
7. Hoja de vida.
8. Formulario de situación financiera de empleado 9. Copia de planilla de algún servicio básico.
10. Copia de títulos y certificados académicos de bachiller o universitario.
11. Declaración de recepción del Manual de Control y Prevención de Lavado de Activos.
12. Copia del carnet de afiliación al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (sí lo tuviere).
13. Fotografías.
14. Perfil del cargo y de competencias
Adicionalmente para el Personal que no esté bajo relación de dependencia, deberá proporcionar los siguientes documentos:
R.U.C.
Declaración de Impuesto a la Renta.
El oficial de Cumplimiento con el soporte del área de Recursos Humanos deberá realizar verificaciones periódicas de los movimientos bancarios de sus empleados y funcionarios, solicitando las justificaciones de los mismos cuando se considere necesario. También deberán evaluar los justificativos presentados por los empleados en el caso que éstos perciban otros ingresos diferentes a las remuneraciones percibidas en la Empresa.
Se debe determinar si los miembros del directorio, ejecutivos, funcionarios y empleados de la entidad mantienen un nivel de vida compatible con sus ingresos habituales, para lo cual debe realizarse análisis periódicos de su situación patrimonial y de no existir tal compatibilidad o si ésta no es justificada, se los reportará a la Unidad de Análisis Financiero UAF, observando el procedimiento establecido para el reporte de operaciones inusuales e injustificadas.
POLÍTICA “CONOZCA SU MERCADO”
LLS debe conocer el segmento de mercado hacia el cual va dirigido los productos o servicios de sus clientes y tener conocimiento hacia dónde va enfocada su labor de mercadeo, permitiendo adoptar señales de alerta en aquellas operaciones que no sean usuales en el mercado. La Empresa debe disponer de de la siguiente información:
1. Las industrias o sectores económicos sobre las cuales se ha identificado con mayor frecuencia tipología de lavado de activos y financiamiento de delitos, las que representan mayor riesgo. 2. Información general de las actividades económica y de la zona
geográfica en la que se ubican los sectores con la que interactúa los clientes.
3. Las principales variables macroeconómicas que influyen en los mercados.
4. Los siclos o períodos en las que rigen las actividades económicas de sus clientes.
Con la información detallada LLS deberán ejercer los siguientes controles:
1. Definición y análisis de características homogéneas de las industrias y sectores económicos.
2. Segmentación de los clientes en función de las relaciones económicas o financieras con la industria y sectores económicos. 3. Determinación de comportamiento inusual de cliente frente a los
estándares del mercado.
La información debidamente actualizada, debe estar a disposición de los ejecutivos comerciales correspondientes, además de los altos funcionarios de la compañía.
POLÍTICA “CONOZCA SU PRESTADOR DE SERVICIO DE SEGUROS”
Son personas naturales o jurídicas nacional o extranjeras, con la cual LLS mantiene relaciones comerciales, es decir, todas las personas que conforman el sistema de seguros privados en el Ecuador. Estos son:
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Agencias Asesoras Productoras de Seguros, Agentes de Seguros, Intermediarios de Reaseguros, Reaseguradores, Compañías de Seguros y LLS extenderá la aplicación de esta política a los proveedores de servicios varios.
LLS debe aplicar esta política a los prestadores de servicio de seguros mediante el formulario de vinculación que contendrá lo siguiente:
a) Razón social.
b) Número de registro único de contribuyentes. c) Copia de escritura de constitución y sus reformas. d) Objeto social.
e) Ciudad y país del domicilio de la persona jurídica.
f) Dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico.
g) Actividad económica.
h) Nombres y apellidos completos del representante legal, su número de documento de identificación y copia certificada de su nombramiento.
i) Lugar y fecha de nacimiento del representante legal
j) Dirección, número de teléfono del domicilio del representante legal y dirección de correo electrónico.
k) Nómina actualizada de accionistas o socios, en la que consten los montos de acciones o participantes obtenida por el cliente en el órgano de control competente.
l) Certificado de cumplimiento de obligaciones otorgado por el órgano de control competente, según sea el caso.
m) Estados financieros, mínimo de un año atrás. En caso de que por disposición legal, tienen la obligación de contratar a una auditoría externa, los estados financieros deberán ser auditados.
n) Copia de alguna planilla de servicios básicos. o) Declaración de origen lícito de recursos.
p) Documento de identificación de las personas que tengan firma autorizada en la empresa, o de quienes representen legalmente a la entidad.
q) Nombres y apellidos completos del cónyuge del representantes legal de ser el caso.
r) Documento y número de identificación del cónyuge del representante legal de ser el caso.
s) Constancia de revisión de listas de información nacional e internacional a las que tenga acceso LLS.
t) Estados financieros auditados, mínimo de un año atrás.
u) Confirmación del pago del impuesto a la renta del año inmediato anterior o constancia de la información publicada por el Servicio de Rentas Internas.
Además deberá exigir según sea el caso la entrega y actualización anualmente como mínimo la siguiente información:
1. Permiso de funcionamiento otorgado por la Superintendencia de Bancos y Seguros.
2. Calificación de riesgo de la entidad realizada por empresas de reconocido prestigio, de ser aplicable, así como sobre el conocimiento de los controles implementados para detectar operaciones de lavado de activos y financiamiento de delitos y si ha sido objeto de investigación o sanción por falta de aplicación de medidas de prevención de lavado de activos financiamiento del terrorismo y de otros delitos.
Los prestadores de servicios están obligados a proveer la información referida en este artículo. Su renuencia a hacerlo será reportada a la Unidad de Análisis Financiero UAF como una inusualidad.
Para iniciar nuevas relaciones con prestadores de servicios de seguros, se requiere la aprobación de la alta gerencia de acuerdo a los procedimientos y políticas internas para manejo de relaciones comerciales con los proveedores.
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REPORTE DE TRANSACCIONES INUSUALES E INJUSTIFICADAS
LLS mantendrá reportes de transacciones de clientes, los mismos que se sujetarán a las disposiciones establecidas por los órganos de control, en los que se registrarán todas las operaciones derivadas tanto del pago de primas, pago anticipado de primas, pago complementario de primas, devolución de primas, retiro voluntario de valores en las póliza de vida, cancelación anticipada de pólizas de seguros, pago de indemnización y pago de indemnizaciones “ex gratia” por siniestros, cuya cuantía sea igual o superior a diez mil dólares de los Estados Unidos de América (US$ 10.000.00) o su equivalente en otra monedas, así como las operaciones múltiples que, en conjunto, sean iguales o superiores a dicho valor, siempre y cuando sean realizadas en beneficio de una misma persona y dentro de un periodo de treinta días, mismos que serán reportados a los órganos de control respectivo.
Los funcionarios que manejen directamente la relación comercial con los clientes, siempre que consideren que hay resistencia para consignar la información requerida o llenar el Formulario de vinculación de clientes, en general cualquier situación irregular por parte de ellos, tendrán la obligación de notificar a la Unidad de Cumplimiento, bajo los siguientes conceptos:
1. Transacciones Inusuales: Son aquellas que realiza una persona o
cliente fuera de su actividad habitual o normal.
2. Transacciones Injustificadas: Aquellas que no tienen
aparentemente una razón económicamente y legalmente que la justifique.
Es responsabilidad de LLS, reportar los clientes que tengan operaciones inusuales en forma confidencial y reservada, frente al Comité de Cumplimiento, para lo cual se deberá elaborar un informe detallando los antecedentes, las conclusiones y recomendaciones sobre tales inusualidades, basándose en las políticas de prevención de lavado de activos contenidas en este manual, además se necesitará adjuntar copias de los siguientes documentos:
1. Informe sobre la recopilación de antecedentes, conclusiones y
recomendaciones del caso, realizado por el funcionario que mantenga la relación comercial directa con el cliente, además deberá contar con la firma de responsabilidad del Gerente General.
2. Formulario de licitud de origen de fondos o Declaraciones y
3. Soportes de las operaciones efectuadas. 4. Documentos de identidad.
5. Copia de la planilla de alguno de los servicios básicos. 6. Escritura de Constitución (Persona Jurídica).
7. Nómina de accionistas (Persona Jurídica).
8. Nombramiento de Representante Legal (Persona Jurídica) 9. Listado de principales clientes y proveedores (Persona Jurídica).
El Comité de Cumplimiento deberá emitir dentro de un periodo de treinta días, el informe acerca de la existencia o no de transacciones inusuales e injustificadas, remitiéndolo a la Unidad de Análisis Financiera -UAF.
LLS tendrá en sus archivos los reportes remitidos a la Unidad de Análisis Financiera - UAF de operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas, al menos por un período de seis (6) años contados a partir de la fecha en que se envió el reporte.
No obstante lo anteriormente expuesto, LLS tendrá la obligación de remitirle mensualmente a la Superintendencia de Bancos y Seguros, con fines estadísticos, todos los informes remitidos a la Unidad de Análisis Financiera – UAF, de acuerdo al siguiente detalle:
Número de reportes sobre transacciones realizadas por cantidades superiores a los umbrales.
Número de reportes por transacciones inusuales e injustificadas, ejecutadas o intentadas.
Localización geográfica, de acuerdo a la ciudad en donde fue identificada la operación inusual e injustificada.
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DIRECTORIO
El Directorio de LLS, en lo relativo a prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, tendrá las siguientes funciones:
1. Aprobar y emitir las políticas generales para la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos. 2. Aprobar el código de ética en relación a la prevención de lavado
de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.
3. Aprobar el manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y sus actualizaciones. 4. Aprobar, en enero de cada año, el plan de trabajo anual de la
unidad de cumplimiento en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, así como el informe de labores del año inmediato anterior, posterior dar a conocer al Directorio.
5. Designar al oficial de cumplimiento de conformidad con el perfil y requisitos requeridos para ocupar el cargo, y removerlo de sus funciones. La gestión de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y de otros delitos será responsabilidad exclusiva del directorio de LLS en tanto no se disponga de un oficial de cumplimiento.
6. Designar a los miembros del comité de cumplimiento.
7. Aprobar el procedimiento de control y las instancias responsables conformadas con funcionarios de la alta gerencia para la vinculación de clientes que por sus características, actividades, operaciones y/o transacciones, puedan considerarse mayormente expuestos al riesgo de lavado de activos y financiamiento de delitos.
8. Conocer y realizar un seguimiento de las resoluciones adoptadas por el comité de cumplimiento, dejando expresa constancia en el acta respectiva.
9. Aprobar la adquisición de los recursos técnicos y la contratación de los recursos humanos necesarios para implementar y mantener los procedimientos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y de otros delitos.
10. Designar la instancia responsable del diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y cuantitativos para la oportuna detección de las operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas, con un valor técnico que vaya en función de la información pública disponible y la mínima solicitada en este manual.
11. Determinar las sanciones para quien incumpla con los procesos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y de otros delitos.
12. Aprobar la metodología general de la matriz de riesgo de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos y las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y cuantitativos para la oportuna detección de las operaciones inusuales e injustificadas que presente el comité de cumplimiento.
COMITÉ DE CUMPLIMIENTO
LLS, con el fin de cumplir y aplicar la normativa de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos para personas naturales y jurídicas que integran el sistema de seguro privado, emitida por la Junta Bancaria, y en consecuencia, siguiendo con la estructura organizacional interna de gestión y decisión ha conformado el Comité de Cumplimiento, siendo un cuerpo colegiado que tiene como función principal aplicar las medidas de control tendientes a evitar el riesgo de lavado de activos.
CONFORMACIÓN.-
1. El representante Legal de la compañía o su delegado. 2. Un miembro del Directorio de la compañía o su delegado. 3. Un responsable del área comercial o su delegado.
4. Un responsable del área técnica o su delegado. 5. Un responsable de control interno.
6. El Oficial de Cumplimiento. 7. El Asesor Legal o su delegado.
Al delegar la función, los titulares no se eximen de responsabilidad sobre las decisiones tomadas por el Comité de Cumplimiento, aunque éstas hayan sido adoptadas por sus delegados.
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1. Será presidido por el miembro del Directorio o su delegado, y en su ausencia, asumirá la misma el miembro del comité con mayor jerarquía, es decir, el representante legal de la compañía.
2. Sesionará de manera ordinaria una vez al mes, el segundo martes de cada mes y extraordinariamente cuando el presidente la convoque por iniciativa propia o por pedido de por lo menos dos de sus miembros.
3. En la convocatoria constará el orden del día y se la realizará por lo menos con cuarenta y ocho horas de anticipación.
4. El quórum para las sesiones se establecerá por lo menos con la mitad más uno de los miembros del Comité.
5. Las decisiones se tomarán con el voto mayoritario de los miembros del Comité, en caso de empate, tendrá voto dirimente el presidente.
6. El asesor legal actuará como Secretario del Comité de Cumplimiento quien elaborará y llevará las respectivas actas de las sesiones, que serán aprobadas por sus miembros, copias que serán remitidas al Directorio y al Representante Legal.
7. Todos los miembros del comité tendrán voz y voto, excepto el responsable del control interno que participará únicamente con voz pero sin voto.
FUNCIONES.-
1. Proponer al Directorio las políticas generales de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos. 2. Someter a aprobación del Directorio, el manual de control interno
sobre prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y sus actualizaciones.
3. Recibir, analizar y pronunciarse sobre cada uno de los puntos que contenga el informe mensual presentado por el oficial de cumplimiento y realizar seguimiento a las labores que desempeña el oficial de cumplimiento, dejando expresa constancia en la respectiva acta.
4. Recibir, analizar y pronunciarse sobre los informes de operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas reportadas
por el Oficial de Cumplimiento, para si fuere del caso, trasladarlos en forma inmediata a conocimiento de la Unidad de Análisis Financiera –UAF.
5. Prestar eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento. 6. Emitir recomendaciones al Oficial de Cumplimiento sobre la
aplicación de las Políticas de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y efectuar el seguimiento del acatamiento de las mismas.
7. Proponer la imponer las sanciones por el incumplimiento de los procesos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, previo al proceso administrativo correspondiente.
8. Presentar al directorio la metodología general de la matriz de riesgo de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, y aprobar al menos semestralmente las actualizaciones de los criterios, categorías y ponderaciones de riesgo constantes en la matriz de riesgo.
9. Presentar al directorio las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y cuantitativos para la oportuna detección de operaciones inusuales e injustificadas.
10. Aprobar los mecanismos suficientes y necesarios para que LLS mantenga su base de datos actualizada y depurada, para que pueda ser utilizada de manera eficiente y oportuna en las labores de prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.
SANCIONES.-
En caso de incumplimiento de las funciones señaladas en este artículo, la Superintendencia de Bancos Y Seguros sancionará a los integrantes del Comité de Cumplimiento en base a lo dispuesto en el artículo 134 de la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero.
UNIDAD DE CUMPLIMIENTO
LLS contará con una unidad de cumplimiento cuyo responsable será el oficial de cumplimiento designado por el Directorio.
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La unidad de cumplimiento, a través del oficial de cumplimiento, es la encargada de proteger a la entidad, así como coordinar y vigilar el cumplimiento de leyes y normativas, manuales y políticas internas, prácticas, procedimientos y controles con respecto a la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, y depende directamente del Comité de Cumplimiento.
Para el cumplimiento de sus objetivos deberá contar con una estructura administrativa independiente de cualquier área, y recibir la colaboración de las unidades operativas, de riesgos, de sistemas y de auditoría interna, entre otras.
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
El oficial de cumplimiento, designado por el Directorio y calificado por la Superintendencia de Bancos y Seguros mediante resolución No. SBS-DNE-2011-393 del 10 de mayo del 2011, el mismo que acredita conocimiento y experiencia en la temática de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y sobre los servicios y/o productos de LLS, tendrá capacidad decisoria y autonomía para desarrollar su gestión, de manera de que puede señalar las medidas que deban adoptarse en aplicación de los mecanismos de prevención diseñados, acogidos o requeridos por LLS. Las personas que vayan a desempeñar el cargo de oficial de cumplimiento deberán ser calificadas previamente por la Superintendencia de Bancos y Seguros y cumplir con los siguientes requisitos:
1. Estar en goce de sus derechos políticos. 2. Ser mayor de edad.
3. Acreditar título profesional universitario, en las ramas de derecho, economía, administración de empresas, contabilidad, auditoria o carreras afines a banca, finanzas y seguros, además deberá contar con experiencia profesional de dos años mínimo. No obstante, puede acreditar experiencia equivalente a un tiempo mínimo de seis años en el área técnica u operativa de una empresa de seguros o compañía de reaseguros; o haber laborado dos años en área de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos en una empresa de seguros o compañía de reaseguros.
4. Presentar certificados notariados de haber aprobado uno o más cursos de capacitación en materia de prevención de lavado de activos o financiamiento de delitos, dictados en el Ecuador o en el extranjero, que acrediten por lo menos noventa horas de duración. Para las capacitaciones en el Ecuador es necesario que estas deban contar con la autorización de la Unidad de Análisis Financiera – UAF.
5. Presentar su hoja de vida.
6. Presentar la declaración del impuesto a la renta del año inmediato anterior.
7. Presentar el certificado del Ministerio de Relaciones Laborales, que acredite que no es funcionario ni empleado público.
8. Presentar el certificado del Consejo Nacional de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas – CONSEP, que acredite que no está registrado en las bases de sindicados y homónimos que mantiene esa entidad.
9. Presentar copia certificada y actualizadas de la autorización otorgada por el Ministerio de Relaciones laborales, en caso de que la persona cuya calificación se solicita sea extranjera.
10. Presentar una declaración juramentada de no tener impedimento para ejercer el cargo para el cual ha sido designado.
11. Presentar copia certificada del acta del directorio en la que conste la designación de cuál es el objeto.
En caso de ausencia temporal del Oficial de Cumplimiento, la que no podrá ser mayor de treinta (30) días, lo reemplazará la persona designada por el Comité de Cumplimiento, particular que deberá ser notificado a la Superintendencia de Bancos y Seguros.
En caso de que la ausencia del Oficial de Cumplimiento sea mayor a los treinta (30) días, el Directorio deberá designar un nuevo Oficial de Cumplimiento, quien se someterá a la calificación por parte de la Superintendencia de Bancos y Seguros.
No podrán calificarse como oficiales de cumplimiento a las personas que se encuentren comprendidas en los siguientes casos:
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1. Las que en calidad de deudores principales registren créditos castigados durante los últimos cinco años en una institución del sistema financiero sus off-shore.
2. Las que se hallen inhabilitadas para ejercer el comercio.
3. Las que a criterio de la Superintendencia de Bancos y Seguros afecten su independencia.
4. Las que sean funcionarios o empleados públicos.
5. Las que en calidad de deudores principales se hallen en mora con las institución del sistema financiero, sus off-shore o del sistema de seguro privado.
6. Las que registren multas pendientes de pago por cheques protestados.
7. Las que sean titulares de cuentas corrientes cerradas por sanción. 8. Las personas extranjeras que no cuenten con la autorización del
Ministerio de Relaciones Laborales.
9. Las que hubieran sido llamadas a juicio por infracciones a la Ley de Substancias Estupefacientes y Psicotrópicas, la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos u otras relacionadas en materia de lavado de activos y financiamiento de delitos.
10. Las que tengan sentencia ejecutoriada en su contra por infracciones a la ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, a la Ley de Substancias Estupefacientes y Psicotrópicas u otras relacionadas en materia de lavado de activos.
11. Las que hubieren presentado documentación alterada o falsa, sin perjuicio de las acciones legales a las que hubiere lugar.
12. Las que hayan sido descalificadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros.
LLS no contara con oficial de cumplimiento suplente según autorización de la Superintendencia de Bancos y Seguros dictada en documentos No. DNR-SPLA-2012 del 02 de julio del 2012.
El oficial de cumplimiento titular de LLS no puede desempeñar ninguna otra dignidad o función en LLS, mismo que deberá presentar a la Superintendencia de Bancos y Seguros hasta el 31 de marzo de cada año la siguiente información:
1. Nombre de la institución a la cual se encuentra prestando sus servicios.
2. Dirección, casilla, número telefónico, fax y dirección de correo electrónico.
3. Declaración de impuesto a la renta del año anterior.
4. En caso de ser extranjero, deberá presentar copia certificada y actualizada de autorización otorgada por el Ministerio de Relaciones Laborales.
5. Nuevos títulos académicos obtenidos y el detalle de los cursos de capacitación sobre prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.
6. Detalle de las empresas de seguros o compañías de reaseguros en las que ha ejercido funciones como oficial de cumplimiento durante el periodo sujeto a actualización.
FUNCIONES.-
1. Elaborar y actualizar el manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos; para conocimiento del comité de cumplimiento y su posterior aprobación por parte del Directorio.
2. Vigilar que el manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y sus modificaciones se divulgue entre todo el personal.
3. Coordinar con la administración en la elaboración de la planificación de cumplimiento para prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos de LLS.
4. Remitir a la Superintendencia de Bancos y Seguros el manual de control de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y sus reformas, aprobado por el directorio.
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5. Elaborar y remitir, hasta el 31 de enero de cada año, a la Superintendencia de Bancos y Seguros el plan de trabajo de la unidad de cumplimiento para el nuevo año, así como el informe de cumplimiento de los objetivos en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos del año inmediato anterior.
6. Verificar el cumplimiento de las disposiciones relacionadas con la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos contenidas en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación de delito de Lavado de Activo y financiamiento de delitos, en el manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, en el Código de Ética, y en otras normas aplicables.
7. Formular estrategias para establecer los controles necesarios sobre la base del grado de exposición al riesgo de lavado de activos y financiamiento de delitos.
8. Propender que las políticas, procesos y procedimientos, respecto de la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, sean adecuados y actuales.
9. Verificar la aplicación de procedimientos específicos para prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos por parte de los empleados.
10. Controlar permanentemente el cumplimiento de las políticas “Conozca a su accionista”, “Conozca su cliente”, “Conozca su empleado”, “Conozca su mercado” y “Conozca su prestador de servicios de seguros”.
11. Verificar permanentemente, en coordinación con los responsables de las diferentes áreas de LLS, que las operaciones cuenten con los documentos de soporte requeridos por la normativa.
12. Coordinar los esfuerzos de monitoreo con las distintas áreas, identificando las fallas en el programa de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.
13. Monitorear permanentemente las operaciones que se realizan, a fin de detectar las inusuales e injustificadas.
14. Recibir los informes de operaciones económicas inusuales e injustificadas, de acuerdo al mecanismo implementado en el manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.
15. Realizar el análisis de las operaciones económicas inusuales e injustificadas, detectadas y reportadas por quien tramita, registra o controla la operación, para sobre esta base y con los documentos de sustento suficientes, preparar el informe al comité de cumplimiento, cuerpo colegiado que deberá reunirse inmediatamente, ante convocatoria del oficial de cumplimiento a fin de determinar la procedencia o no de remitirlo a la Unidad de Análisis Financiero UAF.
16. Dejar constancia de lo actuado sobre las operaciones mencionadas en los literales anteriores, informes y documentos que, deben conservarse por un tiempo mínimo de seis años.
17. Vigilar que el reporte de operaciones inusuales e injustificadas a la Unidad de Análisis Financiera – UAF se lo realice de manera adecuada y oportuna.
18. Orientar la conservación de los documentos relativos a la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, de modo que éstos sean archivados de acuerdo a las seguridades previstas.
19. Presentar al comité de cumplimiento, los informes sobre operaciones económicas inusuales e injustificadas, intentadas o realizadas. El informe mensual y anual de gestión deben referirse como mínimo a los resultados de los procesos de cumplimiento y actividades desarrolladas, sugiriendo acciones de mejoramiento. 20. Absolver consultas del personal, relacionadas con la naturaleza
de las operaciones frente a la actividad del cliente.
21. Reportar al comité de cumplimiento el cometiendo de faltas o errores que resulten del incumplimiento de los procesos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos por parte de accionistas, directores, funcionarios o empleados.
22. Coordinar el desarrollo de programas de capacitación inicial y continua sobre prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos para los empleados que sean contratados y para los demás funcionarios.
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23. Cumplir con el rol de enlace con autoridades e instituciones en asuntos de prevención de lavados de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.
24. Utilizar estadísticas sobre la base de la información que se deriva de los factores y criterios de riesgo determinados en la matriz de riesgo.
25. Colaborar con la instancia designada por el Directorio en el diseño de metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos para la oportuna detección de operaciones inusuales e injustificadas.
26. Emitir un informe sobre los nuevos productos y servicios que vaya a implementar LLS en forma previa a su aprobación por el comité de cumplimiento. Dicho informe expresará la opinión sobre la suficiencia de las políticas, procesos y procedimientos que se establezca para la aplicación de estos productos y servicios; respecto de las acciones o medidas de identificación y control de los riesgos asociados con el lavado de activos y financiamiento de delitos.
27. Proponer al comité de cumplimiento los mecanismos suficientes y necesarios, para que LLS mantenga su base de datos actualizada y depurada, con el fin de que pueda ser utilizada de manera eficiente y oportuna en la aplicación de las políticas de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.
28. Coordinar e informar al comité de cumplimiento sobre la aplicación de los mecanismos suficientes y necesarios para que LLS mantenga la base de datos actualizada.
29. Verificar e informar sobre el establecimiento de perfiles operacionales y de compartimiento actualizados de todos los clientes de LLS.
PROHIBICIONES.-
1. Delegar el ejercicio de su cargo.
2. Dar a conocer a personas no autorizadas los informes sobre operaciones inusuales e injustificadas.
3. Revelar datos contenidos en los informes, o entregar a personas no relacionadas con las funciones de control, información respecto a los negocios o asuntos de la entidad, obtenidos en el ejercicio de sus funciones.
SANCIONES.-
Hay cuatro tipos de sanciones impuestas por la Superintendencia de Bancos y Seguros al Oficial de Cumplimiento:
1. Amonestación escrita: En los casos que del análisis de su gestión
se evidencia negligencia leve en el cumplimiento de sus funciones.
2. Sanción pecuniaria: En los casos que del análisis de su gestión se
evidencie por segunda ocasión negligencia leve, y/o negligencia media grave en el cumplimiento de sus funciones en un lapso de 12 meses. Así como incumplimiento injustificado en la entrega de la información requerida por el órgano de control.
3. Suspensión temporal: En los casos que haya incurrido por segunda
ocasión en negligencia media grave y por tercera en negligencia leve, en un lapso de 12 meses. Además cuando el perfil del oficial de cumplimiento se enmarque en la prohibición establecida en el numeral 9.
4. Descalificación: En el caso que del análisis de su gestión se
evidencie negligencia grave en el cumplimiento de sus funciones, cuando ha proporcionado información adulterada o falsa, cuando haya incurrido por tercera ocasión en negligencia media grave y por cuarta negligencia leve en el lapso de 12 meses, así como también cuando incurra en una de las prohibiciones establecidas en los numerales 4, 8, 9 y 10.
La descalificación será resuelta mediante resolución y determinará que el sancionado no pueda ejercer la función en una unidad de cumplimiento de las entidades que conforman los sistemas controlados por la Superintendencia de Bancos y Seguros.
CAPACITACION
El programa de capacitación referente a temas de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos será diseñado por el oficial de cumplimiento en el mes de enero de cada año indicando el
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alcance del mismo, incluyendo al personal y/o funcionarios nuevos, en constante revisión y actualización de ser el caso, así como también deberán ser evaluados los empleados y/o funcionarios capacitados.
OTRAS CONSIDERACIONES.-
1. El Oficial de Cumplimiento con el apoyo de Auditoría Interna debe controlar en cada oficina y área de LLS el cumplimiento de las políticas y procedimientos emitidos en este instructivo, de acuerdo a su plan anual de trabajo previamente establecido. 2. No operar con clientes que hayan sido sobreseídos en juicios por
tráfico de droga, salvo por autorización expresa del Gerente General de LLS.
3. Se deberá proceder a la cancelación de pólizas inmediatamente, en el caso de tener a un cliente activo que registre juicios por tráfico de droga o narcolavado, aunque este estuviese sobreseído, salvo por autorización expresa del Gerente General de LLS.
El presente Manual de Control y Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y otros delitos fue presentado a Comité de Cumplimiento en sesión del 17 de julio del 2013 y aprobado por el Directorio de la compañía
LONG LIFE SEGUROS LLS EMPRESA DE SEGUROS S.A., en sesión
