REPORTE DE DOCUMENTACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS

REPORTE DE DOCUMENTACIÓN DE

BUENAS PRÁCTICAS

Mejora del desempeño de Pequeñas y Medianas Empresas centroamericanas a través de la Implementación de Prácticas Empresariales Responsables

Empresa Eléctrica de Guatemala S.A.

Nombre del Proyecto:

Programa para la Mejora del desempeño de Pequeñas y Medianas empresas (PyME) Centroamericanas a través de la Implementación de Prácticas empresariales responsables del Banco Interamericana del Desarrollo.

Antecedentes:

Debido a la internacionalización de los productos ha surgido la necesidad de implementar prácticas responsables en toda la cadena de suministro o de valor, que puedan garantizar condiciones de trabajo digno y que además minimicen los impactos ambientales lo que añadirá valor agregado a la empresa.

Empresa Eléctrica S.A. (EEGSA), una empresa comprometida con sus grupos de interés/stakeholders, buscó crear en el sector de proveedores de un programa incluyente para que se adopten los principios de la Responsabilidad Social como una cultura empresarial.

PLANSER

El propósito es fomentar la implementación de habilidades de RSE en la PYME, especialmente en aquellas que forman parte de las cadenas de valor de grandes empresas.

El objetivo transcendental de este proyecto fue mejorar la competitividad e incrementar las oportunidades de mercado de las empresas.

Perfil de la Empresa:

PLANSER

Dirección:

16 calle 15-68 zona 6 Colonia

Cipresales

Teléfono:

(502) 2288 6294

Equipo Responsable:

Ing. Freddy Ibañez

Ing. Mynor Martínez

Sector:

Servicios arbolado y desrrame

Productos y/o Servicios:

PLANSER INDICARSE PyME´s Eje 1era. Evaluación 2da. Evaluación Mejora

Gobernabilidad 12 53 Se desarrolló un código de ética; la empresa ahora posee un filosofía organizacional formalmente establecidas y un documento que regula los role y responsabilidades de los mandos medios y altos; existe un conocimiento y reconocimiento de los principales grupos de interés de la empresa.

Público Interno 21 54 Ya existe el reglamento interno de trabajo, se reforzaron y oficializaron las políticas que apoyan el respeto al individuo (prohibición del trabajo infantil y del acoso laboral) y cuenta ahora con un procedimiento establecido en el caso de despidos.

Medio Ambiente 0 11

Proveedores 40 45

Mercadeo 0 23 Se avanzó dejando en proceso la política de comunicación, la de protección a la privacidad del consumidor y del cliente y el sistema de control de calidad para el servicio que brinda actualmente la empresa.

Comunidades 0 0 Política Pública 17 33

Ejes priorizados por Planser

Grupos de Interés identificados por Planser

Detalle de Planes de Acción Presentadas por Empresa

En la empresa PLANSER

Se realizaron 10 planes de acción

los cuales se ejecutaron en un 85 % siendo los

siguientes:

No. Descripción

Gobernabilidad 1 Institucionalización de la empresa

Gobernabilidad/Público Interno 2 Socialización y divulgación Misión, Visión y Valores Corporativos

Gobernabilidad/Público Interno 3 Organigrama general

Público Interno/Gobernabilidad 4 Imagen institucional de la empresa

Público Interno/Gobernabilidad/Todos 5

Supervisión Operaciones Central Guatemala y Masagua

Público Interno/Todos 6 Remodelación COP (Guatemala y Masagua)

Público Interno/Gobernabilidad 7

Manual de Normas de Conducta del COP (Guatemala y Masagua)

Público Interno 8 Reglamento de Identificación de Colaboradores Público Interno/Mercadeo/Medio

Ambiente 9

Programa de Señalización e Identificación de Seguridad y Prevención

Gobernabilidad/Público Interno 10 _{Reglamento Interno /Normas de Conducta}

Eje Plan de Acción

Planes por ejes

Eje Gobernabilidad

Planser es una empresa con bases sólidas y guías bien definidas, sin embargo se vieron algunas áreas de oportunidad que se pueden mejorar en este eje y así ayudar a la implementación de una estrategia de RS en toda la organización.



Acción 1:

La incorporación de la RS en toda organización es una acción que demanda que se haga una revisión de las bases filosóficas de la empresa para poder inicia con buen pie la creación de una cultura que busca que todo el personal de la empresa también actúe de una manera alineada a la nueva estrategia y ventaja competitiva que está adquiriendo la empresa ante sus grupos de interés.



Acción 2:

Contando ya con la autorización y aceptación de la nueva filosofía organizacional, correspondió realizar un plan de acción específico para poder divulgar y socializar esta información

en primer lugar con los colaboradores y posteriormente con los grupos de interés



Acción 3:

El organigrama busca también que las personas vean cómo su puesto se relaciona directamente los demás y qué función hace para el trabajo de otros.



Acción 4:

Es necesario crear una imagen institucional integrada de la empresa la cual permita identificarla de forma interna y externa

Eje Público Interno

El segundo eje que Planser priorizó fue el de público interno, esto es un paso importante ya que no sólo permite a la empresa iniciar con la concienciación de que los colaboradores son parte fundamental de la organización, sino que también ayuda a que se fortalezcan las acciones necesarias para una conducta y comportamiento adecuado del personal en la empresa.



Acción 5:



Acción 6:

Al realizar el análisis respectivo en cada Centro Operativo, se identificó la necesidad de remodelar las instalaciones actuales de los COP´s para mejorar los ambientes de trabajo y facilidades a los colaboradores.



Acción 7:

Es necesario crear normas de conducta que los colaboradores deben cumplir en las instalaciones del COP (Guatemala y Masagua),



Acción 8:

Los colaboradores de Planser deben de estar debidamente identificados tanto en su relación diaria con clientes como en sus acciones diarias dentro de la empresa;



Acción 9:

En el análisis sobre el tema de Seguridad y Salud Ocupacional, se identificó que no se cuenta con un programa de señalización de áreas, espacios y dependencias de la empresa como parte de un proceso de prevención de accidentes e identificación,



Acción 10:

Es necesario formular y diseñar un reglamento interno en el cual se incluyan todas las políticas, normas y procedimientos de las acciones de la empresa.

Eje Mercadeo

El último eje que Planser decidió trabajar en su estrategia para generar valor fue el eje de mercadeo, el cual no sólo permite dirigir, diseñar y preparar estrategias para atender al cliente interno y externo; sino también necesita una base para un plan de comunicación integrado en la empresa.



Acción 11:

Se consideró necesario la implementación de un nuevo sistema de comunicación vía radial con el fin de mejorar la atención interna y externa.

Empresa Equipo de Trabajo

No. PLAN NOMBRE DEL PLAN EJE RSE ACCIÓNES REALIZADAS LOGROS OBTENIDOS STATUS GRADO DE AVANCE Definición de Misió, Visión, Valores corporativos Completo 100% Formulación de la nueva

misión, visión y valores corporativos.

Completo 100% 2

Socialización y divulgación Misión, Visión y Valores Corporativos

Gobernabilidad/Públ ico Interno

Socializar la misión, visión y valores en los canales de comunicación programados y propuestos. Conocimiento general, interno y externo de la actualización. Completo 100% 3 Organigrama general Gobernabilidad/Públ

ico Interno

Definir puestos dentro de un organigrama Diseño de un organigrama institucional Completo 100% 4 Imagen institucional de la empresa Gobernabilidad/Públ ico Interno Imagen institucional de la empresa (interno y externo)

Diseño de logo que

identifique a la empresa. Completo 100% 5 Supervisión Operaciones Central

Guatemala y Masagua

Público

Interno/Gobernabili dad/Todos

Integración y organización en cada COP (Centro Operaciones Planser) Formación y definición de puestos de Supervisor de COP (Guatemala y Masagua) Completo 100%

6 Remodelación COP (Guatemala y Masagua)

Público Interno/Todos

Se consideró necesario remodelar las instalaciones de ambos centros de operaciones para dar un mejor ambiente de trabajo a todos los colaboradors.

Remodelación completa de los centros de operaciónes. Construcción de nuevas áreas y mejoras. En proceso 85%

Informe General de avance del Proyecto Implementación Responsabilidad Social

OBSERVACIONES

1 Institucionalización de la

empresa Gobernabilidad

Se buscó lograr una institucionalización e integración general de la empresa.

Trabajo con el propietario para conocer antecedentes y propuestas a futuro.

Avance

PLANSER

Ing. Freddy Ibañez, Ing, Mynor Martínez, Sr. Anselmo Colop, Sr.

Luis Reyes, Sra. Michelle Barrientos, Sra. Elvia Sajché, Sr. Jhonnatan Casias P L A N S E R

Integración de la nueva visión, misión y valores en toda las áreas de la empresa.

Se buscó institucionalizar la empresa para lograr una mejor

imagen que la identifique. Se desarrolló un organigrama para identificar las posiciones y jerarquías dentro de la empresa. Mejorar las acciones en cada COP y ayudar a la

competitividad y eficiencia en el trabajo.

Inversión alta en la

remodelación de los COP´s. En proceso de continuar las mejoras.

Empresa Equipo de Trabajo

No. PLAN NOMBRE DEL PLAN EJE RSE ACCIÓNES REALIZADAS LOGROS OBTENIDOS STATUS GRADO DE AVANCE

7 Manual de Normas de Conducta del COP (Guatemala y Masagua)

Público

Interno/Gobernabili dad

Redación de normas de acuerdo a los COP´s.

Presentación y

socialización de normas con los colaboradores.

completo 100%

8 Reglamento de Identificación de

Colaboradores Público Interno

Es necesario que los colaboradores porten su gafete de identificación. Diseño, impresión y socialización del reglamento de identificación. Completo 100% 9 Programa de Señalización e Identificación de Seguridad y Prevención Público Interno/Mercadeo/ Medio Ambiente Se identificó la necesidad de crear y diseñar normas, procedimientos y mecanismos para un ordenamiento interno en temas de salud y seguridad ocupacional e industrial.

Se redactaron normas, procedimientos y mecánismos para contar programas de señalización y ordenamientos interno.

Completo 90%

10 Reglamento Interno /Conducta Gobernabilidad/Públ ico Interno

Se identificó la necesidad de contar con un reglamento interno el cual integre todas las acciones, procesos, conducta, politicas de la empresa. Se desarrolló un Reglamento Interno en el cual se integraron la forma de comportarse en todas las áreas de la empresa. Se trabajó el código de Ética/Conducta como parte de este reglamento.

En proceso 85%

Ing. Freddy Ibañez, Ing, Mynor Martínez, Sr. Anselmo Colop, Sr.

Luis Reyes, Sra. Michelle Barrientos, Sra. Elvia Sajché, Sr. Jhonnatan Casias P L A N S E R

Aún hay algunas áreas a desarrollar y completar. Se hizo una primera presentación general a todos los

colaboradores en las cuales se les informó sobre el

procedimiento de trabajo, acciones, formatos, conducta, respuestas, relaciones humanas, atención al cliente, entre otros.

PLANSER

Avance

OBSERVACIONES

Se realizó una presentación general en ambos COP´s para dar a conocer las normas y nuevas disposciones de la empresa.

Se les entregó a todos los colaboradores su gafete de identificación y durante la presentación general se les informó del reglamento. Se trabajaron las áreas mas importantes para señalización, así como en la formulación y redacción de normas y procedimientos para prevención en seguridad ocupacional e industrial. Se presentó a todos los colaboradores.

 De acuerdo al involucramiento de la empresa participante, se logró un nivel de fortalecimiento que contribuirá a sus sostenibilidad.

 De manera general los ejes desarrollados fueron: 1. Gobernabilidad 2. Público Interno 3. Medio Ambiente

 Es importante mencionar que el análisis podría indicarnos que hubo mas interés en priorizar los ejes al interno de la empresa, y se considera necesario incluir el eje de comunidad, por las áreas en donde se realizan los trabajos.

 Es muy importante que una empresa como Empresa Eléctrica de

Guatemala (EEGSA), mantenga el liderazgo con la implementación de

programas, en donde se fortalezca su cadena de valor sitúe a la empresa dentro.

 A futuro este programa deberá constituirse en acciones internas de las cadenas de valor de toda empresa, no importando el tamaño.

 Las empresa participante identificó este programa como una oportunidad de mejora.

 La implementación y ejecución de este programa con Empresa Eléctrica de Guatemala (EEGSA), fue significativo a nivel de país

 Con este programa Empresa Eléctrica (EEGSA) esta dando pasos firmes en la mejora de la estrategia de proveedores, que pretende minimizar riesgos, ambientales, económicos y sociales.

 Este programa debe de tener continuidad y la propuesta es involucrar a proveedores de otros productos y servicios, que ofrecerán una ampliación que permitirá conocer las necesidades y características de su cadena de valor.

 El seguimiento es también un proceso continuo. Las lecciones extraídas de las autoevaluaciones y determinación de planes, deben de llevar un seguimiento y análisis de forma periódicamente y que además podrían ser usadas para reforzar las próximas acciones y las decisiones.

 Es necesario crear vínculos e involucramientos con Empresa Eléctrica (EEGSA) para un mejor conocimiento de los proyectos y programas.

Gracias.

Lic. Juan Pablo Morataya Dra. Rosamaría Cruz Licda. Karla Toledo L.