UNIVERSIDAD ANDINA NÉSTOR CÁCERES
VELÁSQUEZ
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS
ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE CONTABILIDAD “IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN
EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PILCUYO, PERIODO 2012-2014”
TESIS
PRESENTADA POR
BACH. MARILYN GRACE QUISPE HUARACHI
PARA OPTAR EL TITULO PROFESIONAL DE:
CONTADOR PÚBLICO
UNIVERSIDAD ANDINA NÉSTOR CÁCERES VELÁSQUEZ
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS
ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE CONTABILIDAD
“IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO EN LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE PILCUYO, PERIODO 2012-2014”
PRESENTADO A LA FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS - ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE
CONTABILIDAD DE LA UNIVERSIDAD ANDINA “NÉSTOR CÁCERES VELÁSQUEZ”, COMO REQUISITO PARA OPTAR EL
TÍTULO PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO, REVISADO Y APROBADO POR EL JURADO INTEGRADO POR:
PRESIDENTE : ..……….
DR. LEOPOLDO CARI ORTIZ
MIEMBRO : ………
MG SONIA YANETH TIPULA TICONA
MIEMBRO : ………
CPCC NHELIO NATALIO ONOFRE MAMANI
ASESOR : ………
CPCC. RUBEN TITO MONTEAGUDO
PROMOCIÓN 2015 - I PUNO – PERU
AGRADECIMIENTO
Hoy al concluir mi trabajo de tesis, tuve tiempo de reflexionar en
todos aquellos factores que se dieron para que este proyecto fuera
posible y que detrás de cada uno de ellos, se encuentra siempre
alguien a quienes les agradezco de todo corazón: a Dios por
conservarme la vida y por seguirse haciendo presente cada día a
pesar de todas las vicisitudes, a mi familia por estar siempre
conmigo, en las buenas y en las malas.
Mi especial agradecimiento es para la Universidad Andina Néstor
Cáceres Velásquez sede Puno por su responsabilidad y alto nivel
académico desarrollado en los años de estudio; a los docentes de la
Facultad de Ciencias Contables y Financieras, por forjar
DEDICATORIA
El presente trabajo está dedicado a las personas más importantes en mi vida, Al ejemplo en seguir día a día mi padre Rogelio P. Quispe Mamani, y mi madre Nelly M. Huarachi Gómez, quien con su esfuerzo han hecho posible este logro y por la oportunidad de realizarme profesionalmente, por su constante preocupación, sacrificio e infinito amor y comprensión.
.
A mis hermanas Julissa Ivonne y Lizeth Sumery por el apoyo y comprensión que me brindaron durante mis años de estudio y formación, por su cariño, su comprensión a mis abuelos, José Huarachi y Teresa Gómez, Q.E.P.D. Gregoria Mamani.
RESUMEN
La investigación tuvo como objetivo general, determinar si la
implementación del sistema de control interno incide en el Área de
Abastecimiento de la Municipalidad Distrital de Pilcuyo, Periodo
2012-2014. La investigación fue cuantitativa y de nivel descriptivo, páralo cual
se tomó una muestra no probabilística de 12 trabajadores de una
población de 25, a quienes se les aplicó un cuestionario, aplicando la
técnica de la encuesta obteniendo los siguientes resultados el 50% no
tiene una opinión favorable sobre el diseño para enfrentar los riesgos, el
58% negaron el cumplimiento de los objetivos del control interno, un 50%
afirmaron que el control interno contribuye al logro efectivo de los
objetivos institucionales, el 41% tuvieron una opinión negativa sobre la
mejora del uso de los recursos mediante el control interno, el 58% niega
que el control interno debe adecuarse al marco legal peruano, el 66%
negaron tener conocimiento de la estructura de control interno.
Finalmente las conclusiones son: la mitad de los trabajadores no conocen
las actividades del Control interno y la mayoría opinó que era necesario la
implementación del sistema de control interno.
ÍNDICE
Resumen 5
Índice 6
INTRODUCCIÓN 8
I. El Problema, Objetivos E Hipótesis 10
1.1. Análisis de la Situación Problemática 10
1.2. Definición del Problema, Tipo y Nivel 13
1.3. Planteamiento del Problema 14
2. Objetivos 15
2.1. Objetivo General 15
2.2. Objetivos Específicos 15
3. Sistema de Hipótesis y Variables 16
3.1. Hipótesis General 16
3.2. Hipótesis Específicas 16
3.3. Operacionalización de Variables 17
II. MARCO TEÓRICO 20
1. Antecedentes 20
2. Bases Teóricas del Estudio 28
III. METODOLOGÍA 63
1. Tipo y nivel de investigación 63
2. Diseño de la investigación 63
3. Población y muestra 63
5. Plan de Análisis 65
IV. RESULTADOS Y ANÁLISIS 64
1. Resultados 66
2. Análisis de los resultados 70
V. CONCLUSIONES 88
VI. RECOMENCIONES 90
Referencias bibliográficas 92
INTRODUCCIÓN
La idea de proyecto y formulación de tesis se originó por las
deficiencias observadas en el Área de Abastecimiento en la
Municipalidad Distrital de Pilcuyo, Periodo 2012-2014, hecho que
motivo la curiosidad científica para la implementación de un sistema de
control interno en dicha Municipalidad.
El tema es importante por ser de actualidad y utilidad permanente en el
cumplimiento de funciones del área de abastecimiento y el sistema de
control interno para un desarrollo positivo de la Municipalidad en su
conjunto.
Una vez determinado el tema se elaboró el proyecto de investigación,
se estructuró el instrumento de medición y se aplicó a los trabajadores
que se dedican al área de abastecimiento y otros directivos de la
municipalidad seleccionados como muestra de estudio, luego se
procedió a la recolección de datos mediante la aplicación del
cuestionario. Después del procesamiento de datos con la ayuda de la
estadística descriptiva, se redactó el informe final de tesis.
La estructura del trabajo de investigación contable contiene: las
páginas preliminares tales como: agradecimiento, dedicatoria,
comprende el planteamiento del problema, caracterización del
problema, enunciado del problema, justificación de la investigación,
formulación de objetivos general y específicos e hipótesis. El capítulo II
trata de la revisión de literatura, que contiene los antecedentes, bases
teóricas, marco conceptual. El capítulo III trata de la metodología con
el tipo y nivel de investigación, diseño de investigación, población y
muestra, técnicas e instrumentos y operacionalización de variables. El
capítulo IV presenta los resultados y el análisis de los mismos. El
capítulo V presenta las conclusiones, aspectos complementarios, las
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA, OBJETIVOS E HIPÓTESIS
1. EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1. Análisis de la Situación Problemática
El control interno es el conjunto de acciones, actividades, planes,
políticas, normas, registros, procedimientos y métodos, incluido el
entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a cargo,
con el objetivo de prevenir riesgos, cuyo origen, suele ubicarse en el
tiempo con el surgimiento de la partida doble, que fue una de las
medidas de control, pero no fue hasta fines del siglo XIX que los
hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas
adecuados para la protección de sus intereses.
El área de abastecimiento es un problema muy complejo en las
municipalidades del país, de la región y del gobierno local de Pilcuyo,
debido a un conjunto de factores siendo el factor principal la falta de
implementación del control interno, que permita un manejo
transparente, ordenado del cumplimiento de funciones con base a la
normatividad establecida en la Ley N° 27972, Ley de Municipalidades
del Perú y las normas que rigen el sistema de abastecimiento, según la
Constitución Política del Perú, Decreto Ley N° 22056, Sistema de
Abastecimiento, Resolución Jefatural 118-90-INAP/DNA, Ley de Bases
reglamento de contrataciones y adquisiciones del estado y otras leyes
complementarias.
Esta situación se agrava más cuando el área está a cargo de personal
que no conoce y/o tiene deficiencias en la administración de los
sistemas de abastecimiento, el diseño y organización de esta oficina
en los gobiernos locales que comprende el subsistema de información
y control, subsistema de negociación/obtención, subsistema de
utilización/preservación, menos aún las principales funciones
generales de abastecimiento y procesos técnicos de abastecimiento;
en los que será muy importante tener en cuenta la programación,
catalogación de bienes, registro de proveedores, registro y control,
contrataciones y adquisiciones, recuperación de bienes,
mantenimiento, seguridad, almacenamiento, distribución y disposición
final.
Estas circunstancias, no son cumplidas en la mayoría de los casos por
el personal asignado al área de abastecimiento; y que no permite
contribuir al funcionamiento del sistema de abastecimiento, la
programación de necesidades, la elaboración del presupuesto valorado
y con muchas limitaciones la elaboración del plan anual de
adquisiciones y contrataciones, deficiente ejecución de los procesos de
existencias de almacén, inventario físico, ajuste del valor monetario y
la presentación adecuada y oportuna a la oficina de contabilidad.
Frente a los aspectos descritos y explicados, probablemente las
deficiencias en el área de abastecimientos se deben a la falta de
implementación de una oficina de control interno que cumpla con los
objetivos asignados a esta área y los tipos de control previo,
simultaneo y posterior; donde se cumplan los roles del alcalde, de los
funcionarios, de los servidores, del consejo municipal y de los
ciudadanos con el fin de obtener beneficios en la aplicación del control
interno en los gobiernos locales con los que se puede lograr
efectivamente los objetivos municipales, el mejor uso de los escasos
recursos, un conocimiento y destrezas en los gestores públicos,
desarrollando una cultura orientada a buen desempeño y la ética en la
acción pública; con lo que se puede cumplir a cabalidad los principios
del control interno como son: equidad, moralidad, eficiencia, eficacia,
economía, rendición de cuentas y preservación del medio ambiente; de
acuerdo al marco normativo y la estructura del sistema de control
interno.
Esta forma de análisis, permitirá comprender al sistema de control
interno, en su ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades
de control gerencial, información y comunicación, supervisión y
del sistema de control interno en la municipalidad de Pilcuyo, contando
con la voluntad política y compromiso del alcalde, construyendo un
equipo de articulación, elaborando un plan de implementación y
haciendo una difusión interna previa a la implementación.
En caso de no organizarse y poner en funcionamiento el sistema de
control interno, es probable que el área de abastecimiento siga con
una serie de irregularidades en el manejo de recursos de la
municipalidad.
1.2. Definición del Problema, Tipo y Nivel
La implementación de la oficina de control interno tiene mucha
incidencia en el gobierno local de Pilcuyo. Por lo cual se decidió
responder a la siguiente interrogante: ¿De qué manera la Aplicación
del Sistema de Control interno incide en la gestión del área de
Abastecimiento de la Municipalidad Distrital de Pilcuyo, Periodo
2012-2014?
Existen problemas en la administración de recursos del área de
abastecimientos en la Municipalidad de Distrital de Pilcuyo, porque no
existe una oficina de control interno que permita dar los correctivos
preventivos concurrentes y posteriores a las actividades que realizan el
Desde el punto de vista teórico, la investigación tiene su base en los
conceptos, definiciones, principios y leyes, que le dan un sustento
teórico al trabajo de investigación contable. Desde el punto de vista
práctico sus resultados servirán para la toma de decisiones en la
Municipalidad Distrital de Pilcuyo, para la implementación del sistema
de control en su gobierno local. Desde el punto de vista metodológico,
el estudio es importante porque en la ejecución del proyecto se
aplicarán nuevos métodos, técnicas e instrumentos de recolección de
datos. Desde el punto de vista de la viabilidad la ejecución del proyecto
es viable, porque se cuenta con los recursos humanos, materiales y
financieros adecuados en el logro de los objetivos.
Los resultados de la investigación, servirán como fuente de información
a los futuros investigadores de la especialidad, en cuanto al manejo de
las variables control interno y área de abastecimiento. A la tesista, le
servirá como un marco orientador en la solución de problemas
prácticos en la realidad laboral.
1.3. Planteamiento del Problema Problema General:
¿De qué manera la Aplicación del Sistema de Control interno incide en
la gestión del área de abastecimiento de la Municipalidad Distrital de
Problemas Específicos:
¿La Municipalidad Distrital de Pilcuyo, tiene implementado un sistema
de control interno para el área de abastecimientos?
¿Cumplen los servidores del área de abastecimientos de la
Municipalidad Distrital de Pilcuyo con la ejecución del sistema de
control Interno para el cumplimiento de metas y objetivos?
¿La correcta implementación de un sistema de control interno influirá
en el logro de metas y objetivos en la Municipalidad Distrital de
Pilcuyo?
2. OBJETIVOS
Es necesario determinar los objetivos, para cuyo efecto se propusieron
los siguientes:
2.1. Objetivo General:
Determinar si la implementación del Sistema de Control Interno incide
en el área de Abastecimiento de la Municipalidad Distrital de Pilcuyo,
Periodo 2012-2014.
2.2. Objetivos Específicos:
Describir los procesos de implementación del sistema de control
Determinar el cumplimiento de las normas legales en el área de
abastecimiento de la Municipalidad Distrital de Pilcuyo.
Relacionar el control interno con el área de abastecimiento de la
Municipalidad Distrital de Pilcuyo.
3. Sistema de Hipótesis y Variables 3.1. Hipótesis General:
El grado de cumplimiento de las acciones de control es deficiente;
debido a la falta de implementación por parte del personal lo que atrae
el incumplimiento de metas y objetivos institucionales de la
Municipalidad Distrital de Pilcuyo.
3.2. Hipótesis Específicas:
Las acciones de control Interno tienen un incumplimiento para su
ejecución debido a la falta de implementación por parte del personal de
las Municipalidad Distrital de Pilcuyo.
Las actividades y acciones de control es deficiente, lo cual hace que
no se logre las metas y objetivos institucionales de las Municipalidad
La implementación y ejecución de un sistema de control interno mejora
el logro de metas y objetivos en la Municipalidad Distrital de Pilcuyo
3.3. Operacionalización de Variables:
VARIABLES DIMENSIONES INDICADORES
ESCALA DE
MEDICIÓN
VI:
Implementación
n del sistema de
control
interno
Objetivos de
control interno
Cuidado de los recursos
Cumplimiento de
la normatividad
Garantía de la
confiabilidad.
Nominal
Encargados de
realizar el Control
Interno
Funcionarios
Ciudadanos
Nominal
Beneficios de
aplicar el Control
Interno en los
Gobiernos
Locales
Contribución del
logro efectivo de los
objetivos
Mejora del uso de los
recursos escasos.
Nominal
Componentes del
sistema de
Control
Interno
Ambiente de
Control
Interno
Actividades de
Control Gerencial
Sistema de información
y comunicación
- Actividades
Supervisión
de
VD: Área de
Abastecimiento Funciones del área de abastecimiento
Elaboración de las
respectivas órdenes de
compra y/o venta
Organización,
valorización,
actualización y control
del inventario.
Nominal
Normas que rigen
el
Sistema de
Abastecimiento
Leyes y normas
peruana vigentes
Nominal
Los Subsistemas
de
Abastecimiento
Subsistema de
Información y Control
Subsistema de
Negociación/Obtención
Subsistema de
Utilización/Preservación.
Funcionamiento del
Sistema de
Abastecimiento
Programación de
necesidades
Elaboración del
Presupuesto Valorado.
Elaboración del
Plan
Anual de Adquisiciones
y Contrataciones.
Ejecución de los
procesos de selección
Valorización de las
existencias de almacén.
Inventario Físico.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
1. Antecedentes
(Gormaz, A. 2011) en investigación sobre Rediseño del proceso de abastecimiento del Hospital Luis Calvo Mackenna; tuvo como objetivo
rediseñar el proceso de abastecimiento con propuestas que mejoren la
calidad del servicio entregado. Dentro de los procesos claves del
hospital, se encuentra el proceso de abastecimiento, encargado de
proveer al establecimiento de todo insumo necesario para su correcto
funcionamiento, ya sean insumos médicos como no médicos. En la
actualidad este proceso presenta serias deficiencias y se prevé la
situación no sea sostenible en el tiempo, las directrices fueron:
Eficacia, Eficiencia, Transparencia y Control. Se espera una
implementación por parte del Hospital en el corto o mediano plazo de
la mayoría de las propuestas entregadas por el alumno. De este
rediseño junto con su implementación se esperan los siguientes
resultados: Reducción de tiempo en los procesos hasta en un 50%,
mejorando la eficiencia y eliminando o cambiando labores. Menores
costos operativos y precios, un 30% menores en sus productos
licitados gracias a una buena planificación de compras y licitaciones
más grandes a clientes de confianza.
Chile. En este trabajo se resalta el control de las distintas actividades
administrativas, financieras, contables, legales y la relación de la
municipalidad con la comunidad, elemento que desde siempre ha sido
necesario resaltar y sobre el cual no se ha hecho mucho. Este trabajo
tiende a propiciar un moderno y eficaz instrumento de control
administrativo que implica un cambio en la estructura del órgano
responsable que el control interno funcione de manera integral,
efectiva y eficiente que asegure en lo posible un control permanente de
todos los procedimientos del organismo municipal a fin de que cada
acción sea ejecutada ejerciendo una estricta y permanente vigilancia
del cumplimiento de las medidas de control previo, concurrente y
posterior.
(Vílchez, D. 2010) en su tesis "El Control interno y su incidencia en la ejecución de gastos en la Municipalidad Provincial de Huamanga
períodos: 2006 – 2007”, en la Universidad Nacional De San Cristóbal.
Sostiene que en la Municipalidad Provincial de Huamanga no está
implementado un Sistema de Control Interno en las oficinas y unidades
orgánicas encargadas de la ejecución de gastos, que verifique todas
las operaciones, de acuerdo a las normas técnicas y según la
documentación que sustente el gasto; no existe personal idóneo y
capacitado que aplique las Normas de Control Interno; pues se ha
observado que no se realiza el trabajo de Control Previo, porque creen
pasar con total negligencia e indiferencia las irregularidades, ya que no
se aplica de manera integral y coherente los principios, sistemas y
procedimientos técnicos de Control; en consecuencia no hay un uso
óptimo, eficaz y eficiente de los recursos, porque es escaso la
incidencia del Control Interno durante la ejecución de gastos.
(Rodero, J. 2012) en su tesis sobre objetivos de control y requisitos para la auditoría y seguridad de los almacenes de datos, realizado en
el 2001. Sostiene: se propone un sistema de control interno para
almacenes de datos, que se use como marco de referencia para el
proceso de Auditoría Informática de estos entornos. El sistema de
control está basado en una doble perspectiva: por un lado desde el
punto de vista del entorno del almacén de datos, y por otro lado, desde
el punto de vista del ciclo de vida seguido en la construcción del
mismo. Previamente a la definición del sistema de control, se proponen
modelos tanto para el ciclo de vida como para la arquitectura de los
almacenes de datos. Se han analizado también los riesgos de los
almacenes de datos y se han propuesto mecanismos y funciones de
salvaguarda que contribuyan a la reducción del riesgo del proyecto.
Además, se ha desarrollado un prototipo de herramientas de ayuda a
la auditoría para soportar este proceso.
a través de su Comité de Desarrollo Internacional, ha realizado un
estudio del control interno para determinar lo que ha venido
haciéndose en el campo de la misma y como se ha realizado. El primer
estudio se realizó en 1957, seguido de otros en 1968, 1975, 1979,
1985, 1990, 1992. Cada uno de ellos ha demostrado que la función del
control interno aplicado a las entidades públicas y privadas ha
progresado notablemente en la extensión de su alcance hacia áreas
operacionales, acrecentando el estatus del informe de los
responsables de la evaluación del sistema de control interno.
(Carvajal, D. 2009) en su investigación sobre Implementación del sistema de control interno en la Municipalidad de Miraflores. El Sistema
de Control Interno de la Municipalidad de Miraflores está conformado
por el conjunto de políticas, normas, planes, metodologías y registros
debidamente organizados, con el propósito que ésta logre su misión y
objetivos institucionales, en concordancia con establecido en la Ley
Orgánica de Municipalidades – Ley N° 27972, y la Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General
de la República – Ley N° 27785. El Sistema de Control Interno de la
Municipalidad de Miraflores es entendido, considerado y valorado
como una herramienta de gestión de las diversas unidades orgánicas,
funcionarios y autoridades, la misma que les debe ayudar en la
cuenta la eficiencia, eficacia y economía en la administración de los
recursos de la municipalidad.
(Peña, N. 2008) en su tesis acerca del Sistema de control interno; concluye que incluye la evaluación y calificación del Sistema de
Control Interno en 214 entidades del orden nacional sujetas de control
de la Contraloría General de la República. De éstas, 176 regidas por el
Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y 38 no, por tratarse de
particulares que administran recursos públicos y, por lo tanto, se
fundamentan en sus propios modelos de control interno. Esta
cobertura de 214 entidades corresponde a un 79,55%, de un total de
269 sujetos de control programados en modalidad de auditoría regular
en el Plan General de Auditoría (PGA 2011). Lo anterior, es
consecuente con la fecha de corte para la elaboración del presente
informe, en el cual se incluyen los resultados obtenidos durante los 7
primeros meses de ejecución del PGA, el cual termina en el segundo
semestre del 2011. Es importante resaltar que con respecto al año
anterior el indicador de cobertura aumentó 1,5 puntos porcentuales al
pasar de 78% a 79,55%.
(Blas, F. 2009) en su tesis sobre Sistemas del control interno; sostiene que es conjunto de planes, métodos y elementos de Control Interno no
son evaluados; a falta del manual de procedimientos y guías por cada
detallada y definan las funciones del personal; entonces el calendario
de compromisos que es una herramienta para el control presupuestal
del gasto, se efectúe de manera incorrecta, pues no hay control de los
compromisos de gasto, que permita asegurar su correcta aplicación en
las partidas presupuestales relativas a las metas programadas, no
contándose con información actualizada sobre los saldos
presupuestales disponibles y de los montos comprometidos que
permanecen pendiente de ejecución; dificultando la distribución de los
gastos por cada período.
(Nicolay, A. & Sosa G. 2009) en su tesis sobre “Nuevo enfoque de control interno alternativa de solución para las Municipalidades del
Perú". Determinan que las Municipalidades de nuestro país, tanto en la
administración financiera gubernamental que comprende: el sistema
administrativo de contabilidad, tesorería, presupuesto y el sistema de
control que comprende: el sistema de control interno y la auditoría
gubernamental, vemos que actualmente en estos sistemas
anteriormente mencionados vienen presentándose una serie de
debilidades en su entorno interno, como consecuencia de que el
Alcalde, Regidores y Funcionarios vienen aplicando la
conceptualización y sus elementos de control interno tradicional y no lo
ha establecido a partir de julio de 1998, por las normas técnicas de
control interno, por el Órgano Superior de Control que es la Contraloría
consideración es: que habiendo determinado en forma muestral
debilidades de algunas Municipalidades de nuestro país en los
sistemas administrativos de gestión y control, donde la única manera
de solucionar este problema es aplicando el nuevo enfoque de control
interno.
(Ochoa, C. 2011). En su tesis “Control Interno” Todas las empresas públicas, privadas y mixtas, ya sean comerciales, industriales o
financieras, deben de contar con instrumentos de control
administrativo, tales como un buen sistema de contabilidad, apoyado
por un catálogo de cuentas eficiente y practico, debe contar,
además, con un sistema de control interno, para confiar en los
conceptos, cifras, informes y reportes de los estados financieros.
Luego entonces, un buen sistema de control interno es importante,
desde el punto de vista de la integridad física y numérica de bienes,
valores y activos de la empresa, tales como el efectivo en caja y
bancos, mercancías, cuentas y documentos por cobrar, equipos de
oficina, reparto, maquinaria, etc., es decir, un sistema eficiente y
práctico de control interno, dificulta la colusión de empleados,
fraudes, robos, etc.
de Control Interno, arrojan que 165 entidades, equivalentes a un 77%
de un total de 214 evaluadas, registraron un nivel de riesgo bajo, lo
cual significa que el diseño conceptual de su sistema es formal y
completo con base en su marco normativo; 28 entidades, que
equivalen al 13% de las evaluadas, se encuentran ubicadas en un nivel
de riesgo medio, resultado que refleja un esquema de su Sistema de
Control Interno con cierto grado de deficiencias formales y de
completitud que deben ser corregidas; el restante 9,8%, representado
por 21 entidades se ubica en el nivel de riesgo alto, con la connotación
de que conceptualmente su Sistema de Control Interno es totalmente
informal y no sigue su rigor normativamente.
(Olórtegui, O. 2008)en su tesis sobre “El sistema de control interno en las municipalidades”; concluye que la evaluación conceptual del
Sistema de Control Interno está asociada con el nivel de riesgo a que
están expuestas las entidades por la no existencia y aplicación de
controles; su referente es el número total de criterios evaluados, si el
número de criterios “no existentes y/o no aplicados” es menor al 17%
del total de los criterios evaluados, el nivel de riesgo es bajo; si se
ubican entre el 17% y menos de 34% el nivel de riesgo es medio; y son
2. Bases Teóricas del Estudio.
2.1. Teoría del control social de Hirschi y Gottfredson
Según Hirschi y Gottfredson. La ausencia de control social, causa la
desviación de los procedimientos establecidos, si no se cometen actos
desviantes se debe a nuestro estrecho lazo con la sociedad. Si el lazo
se debilita, se saltan las reglas y se cometen actos desviantes.
Hay cuatro vías por las cuales los individuos establecen lazos con la
sociedad
1. Por medio de lazos con personas o instituciones convencionales.
2. Por implicación.
3. Por estar inmersos en actividades convencionales.
4. Por una creencia en el valor moral de las reglas sociales.
Este esquema evoluciona hacia la idea de la falta de autocontrol, el
principal sistema de control social está en la mente de los individuos.
Gran cantidad de comportamientos desviados están relacionados con
la ruptura de los mecanismos íntimos de control social: alta
impulsividad, insensibilidad y falta de prudencia.
Braithwaite: El principal sistema de control social es la vergüenza: expresión de desaprobación social dirigida a la invocación de
remordimiento en el proscrito. Por lo tanto, son los sistemas de control
social informales los que mejor funcionan
2.2. Teoría del control interno.
Berducido, H. (2008). Ésta teoría se mantiene por Reiss, y tiene
inequívocas conexiones con el Psicoanálisis y la cibernética. Para
el autor, la delincuencia es el resultado de una relativa falta de
normas y reglas internalizadas, de un desmoronamiento de
controles erigidos con anterioridad y/o de un conflicto entre reglas
y técnicas sociales. La desviación social se entiende como la
consecuencia funcional de controles personales y sociales débiles
fundamentalmente por el fracaso de los grupos primarios).
2.3. Teoría de abastecimiento
Vásquez, D. (2010). Esta teoría general sobre la logística como
ciencia y su particular aplicación asía el desarrollo operacional de los
diversos órganos estructurales de la empresa como un sistema único
interactivo, es lo que se pretende desarrollar en la presente obra. Así
como la adaptación de los principios, postulados , reglas, normas,
procesos técnicos que informan tal teoría , los cuales darían como
consecuencia la formulación de la doctrina Abastecimiento
cae fuera de las posibilidades de un trabajo abstracto y general como
podría ser este, aparte de que tal cumplimiento le corresponde y no
podría ser realizada, más que por los superiores, ejecutivos, directores
etc. ; encargados responsables de la conducción de una empresa.
De lo que se exponga a continuación, no puede ser completado de
carácter doctrinal en ningún aspecto, es conveniente que se utilice
como fuente de depurados conocimientos científicos, aptos para ser
utilizados en la creación de doctrinas logísticas como de su aplicación
práctica y ejecutiva de tales doctrinas.
2.4. El Control Interno 2.4.1. Definición
Desde el punto de vista del ciclo gerencial y de sus funciones, el
control se define como “la medición y corrección del desempeño a fin
de garantizar que se han cumplido los objetivos de la entidad y los
planes ideados para alcanzarlos”. Resolución de Contraloría N°
320-CG. Lima. (2006).
Según las Normas de Control Interno, el concepto de control abarca lo
siguiente:
El Control Interno es un “proceso integral efectuado por el titular,
riesgos y para asegurar que se alcancen los siguientes objetivos
gerenciales: (CGR. LIMA, 2006).
Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las
operaciones de la entidad, así como en la calidad de los servicios
públicos que presta.
2.4.2. Objetivos del control interno
Las entidades del Estado implantan obligatoriamente sistemas de
control interno en sus procesos, actividades, recursos, operaciones y
actos institucionales, orientando su ejecución al cumplimiento de los
objetivos siguientes:
a) Promover y optimizar la eficiencia, eficacia, transparencia y
economía en las operaciones de la entidad, así como la calidad de
los servicios públicos que presta;
b) Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra
cualquier forma de pérdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales,
así como, en general, contra todo hecho irregular o situación
perjudicial que pudiera afectarlos;
c) Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y sus operaciones;
d) Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información;
f) Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos
de rendir cuenta por los fondos y bienes públicos a su cargo y/o por
una misión u objetivo encargado y aceptado.
2.4.3. Tipos de Control Interno
Rothery, I. (2011). Existen tres tipos de Control Interno diferenciados y
complementarios a la vez, que se ejecutan antes, durante y después
de los procesos o acciones que realiza una municipalidad o entidad del
Estado: A continuación se describen las similitudes y diferencias entre
estos tipos de control:
2.4.3.1. Control Previo.- Es el conjunto de acciones de cautela que se realizan antes de la ejecución de los procesos u operaciones.
2.4.3.2. Control Simultáneo.- Es el conjunto de acciones de cautela que se realizan durante la ejecución de los procesos u operaciones.
2.4.3.3. Control Posterior.- Es el conjunto de acciones de cautela que se realizan después de la ejecución de los procesos u operaciones.
2..4.4. Encargados del Control Interno en los Gobiernos Locales
Tal como señala el concepto de Control Interno, las funciones del
mismo son principalmente responsabilidad del Alcalde, de los
distinto énfasis y de acuerdo a las funciones de cada uno, la aplicación
del control interno requiere de parte de todos ellos, un compromiso,
una planificación sistemática y la verificación del cumplimiento de las
tareas asignadas.
A nivel de roles, podríamos mencionar las siguientes funciones:
Rol del Alcalde:
• Dictar políticas y pautas para la implementación sistemática del
Control Interno.
• Aprobar el plan de implementación.
• Dar seguimiento general a la aplicación de las normas a nivel de
gerencias.
• Disponer la implementación de correctivos y medidas.
• Aprobar medidas de fortalecimiento institucional.
• Respaldar y promover una cultura orientada al buen desempeño
institucional, a la rendición de cuentas y a las prácticas de control.
Rol de los funcionarios
Identificar y valorar los riesgos que afectan el cumplimiento de la misión
y el logro de los objetivos institucionales.
• Realizar acciones preventivas para reducir o eliminar riesgos
• Proponer y ejecutar acciones sistemáticas de mejora de los
procesos en base a las acciones de control interno preventivo.
• Aplicar las políticas de control interno, así como desarrollar las
acciones que le competen en el marco del plan de implementación.
• Monitorear la implementación del control interno en sus respectivas
gerencias.
• Motivar e integrar al personal en torno a la práctica cotidiana del
control interno haciéndoles ver su importancia para el desempeño
institucional.
• Estar informado sobre las políticas y pautas de control interno y
comunicar sobre las mismas para su aplicación.
• Sistematizar y preservar la información generada como
consecuencia de la implementación del control interno.
Rol de los servidores y/o funcionarios
• Identificar riesgos que puedan afectar el cumplimiento de la misión y
el logro de los objetivos específicos encargados.
• Proponer iniciativas de solución a los problemas identificados.
• Implementar las recomendaciones relativas al control interno
preventivo de acuerdo a la función que cumple en la entidad.
• Cumplir las tareas de control encomendadas en los plazos y con la
calidad solicitada.
• Sistematizar la información producida en torno a la implementación
Rol del Consejo Municipal
• Fiscalización de las actividades en las municipalidades conforme a
sus atribuciones legales.)
• Fiscalizar la gestión de los funcionarios de la municipalidad.
• Aprobar el régimen de organización interior y funcionamiento del
gobierno local.
• Solicitar la realización (CGR Ley N°27783, 2007 de exámenes
especiales, auditorías económicas y otros actos de control.
Rol de los ciudadanos
• Los vecinos de una municipalidad intervienen en la gestión
administrativa, a través de mecanismos de participación vecinal y
del ejercicio de sus derechos político.
• Es derecho y deber de los vecinos participar en el gobierno
municipal de su jurisdicción. La ley norma y promueve los
mecanismos directos e indirectos de su participación. (Vargas F. Ley
N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades (Artº 9). CGR, 2008).
2.4.4. Beneficios de aplicar el Control Interno en los Gobiernos Locales
Ningún proceso o práctica gerencial que se aplique en las entidades
públicas está completo sin la incorporación del control interno; los
2.4.4.1. El control interno contribuye al logro efectivo de los objetivos institucionales
La misión y los objetivos de las municipalidades constituyen la razón
de su existencia; sin ellos, los procesos, acciones y recursos que
asignemos no tendrían ningún sentido ni finalidad. El control interno,
como función y práctica cotidiana, permite cautelar y verificar que los
objetivos se cumplan en la medida de lo planificado y de acuerdo con
las necesidades de la población
2.4.4.2. El control interno permite un mejor uso de los recursos escasos.
Al advertir riesgos y plantear medidas correctivas antes y durante la
ejecución de los procesos y operaciones, el control interno contribuye a
una mayor eficiencia en el uso de los recursos que por lo general son
escasos en las municipalidades. Por ejemplo, un buen control
preventivo podría evitar por ejemplo, las paralizaciones de una obra;
los procesos de selección declarados desiertos; los contratos mal
elaborados; la deficiente calidad de los bienes adquiridos; los pagos
realizados sin el debido sustento o sin la autorización debida; entre
muchos otros casos que terminan generando sobrecostos a la
2.4.4.3. La retroalimentación del control interno genera mayor conocimiento y destrezas en los gestores públicos:
Dado que el control interno preventivo, funciona como sensor de
errores y desviaciones, además de proponer medidas correctivas.
Asimismo, mejora las prácticas gerenciales y operativas, permite
reenfocar los conceptos y metodologías, desarrollando así nuevas
habilidades en los funcionarios y servidores de la entidad. Por ejemplo,
en un proceso de selección, el control interno enseñaría la mejor
manera de determinar los precios referenciales; de indagar la
presencia de potenciales postores en el mercado; de elaborar mejor
las bases; y de planificar el proceso de manera oportuna y como lo
requiere el usuario.
2.4.4.4. El control interno promueve una cultura orientada al buen desempeño y la ética en la acción pública:
Fonseca, R. (2009). El desarrollo de mecanismos de control y su
verificación previa y simultánea, trae como consecuencia la mejora del
desempeño institucional y promueve una “cultura del logro” en los
gestores públicos. Su práctica promueve la ética en la acción pública,
en la medida que desarrolla conciencia respecto al compromiso con la
misión y en tanto limita potenciales prácticas irregulares.
Los Principios del Control Interno
son:
a) Equidad
b)Moralidad
c) Eficiencia
d)Eficacia
e) Economía
f) Rendición de Cuentas
g)Preservación del Medio Ambiente.
2.4.4.6. Marco normativo
El Control Interno en el Perú, su concepto, principios, técnicas y
metodologías, se sustenta en diversas normas de distinta jerarquía,
emitidas para su implementación en las entidades del Estado. Entre las
principales normas se encuentran:
- Artículo 82° de la Constitución Política del Perú.
- Ley N°27785, Ley del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la República.
- Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
- Resolución de Contraloría N°320-2006-CG que aprueba las Normas
de Control Interno.
- Resolución de Contraloría General N°458-2008-CG que aprueba la
“Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las
- Resolución de Contraloría N°094-2009-CG “Ejercicio del Control
Preventivo por la Contraloría General de la República (CGR) y los
Órganos de Control
Institucional (OCI)”.
2.4.4.7. El Sistema de Control Interno
Aguirre, O. (2010). Es el conjunto de políticas, normas, planes,
organización, metodología y registros organizados e instituidos en
cada entidad del Estado para la consecución de la misión y objetivos
institucionales que le corresponde cumplir.
Esta definición es aplicable para todas las instituciones públicas del
país, incluyendo a las municipalidades sean éstas pequeñas o
grandes. Por ejemplo, la implementación de este sistema implicaría
que las autoridades y el personal que laboran en la misma se
comprometan con su misión y con el logro de sus objetivos
institucionales, desarrollando esfuerzos para lograr un manejo eficiente
de los recursos de que disponen para este fin y alineando la
organización, planes y procedimientos con dichos objetivos.
Entendido así, la implementación del Sistema de Control Interno (SCI)
en un Gobierno Local debe ser considerada y valorada como un factor
relevante y necesario para el buen desempeño institucional de las
2.4.4.8. Estructura del Sistema de Control Interno
Sifuentes, R. (2009). Este sistema se encuentra organizado en cinco
componentes que son complementarios entre sí. Estos componentes
son reconocidos internacionalmente por las principales organizaciones
mundiales especializadas en materia de control interno y si bien su
denominación y elementos pueden variar, su utilización facilita la
implementación estandarizada del control interno en las entidades del
Estado, contribuyendo igualmente a una evaluación ordenada,
uniforme e integral por parte de los órganos de control competentes.
A continuación, presentamos un cuadro que resume cuáles son estos
componentes y cuál es el objetivo del Sistema de Control Interno para
cada uno; asimismo, usted encontrará junto a cada uno, cuáles son las
normas asociadas que ayudan a alcanzar dichos objetivos.
2.5. Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento
Las normas que rigen el Sistema de Abastecimiento en la
a) Constitución Política del Perú Artículo 76
“Las obras y la adquisición de suministros con utilización de fondos o
recursos públicos se ejecutan obligatoriamente por contrata y licitación
pública, así como también la adquisición o la enajenación de bienes.
La contratación de servicios y proyectos cuya importancia y cuyo
monto señala la Ley de Presupuesto se hace por concurso público. La
ley establece el procedimiento, las excepciones y las respectivas
responsabilidades.”
Artículo 194
“Las municipalidades provinciales y distritales son los órganos de
gobierno local. Tienen autonomía política, económica y administrativa
en los asuntos de su competencia. Las municipalidades de los centros
poblados son creadas conforme a ley.”
Artículo 195
“Los gobiernos locales promueven el desarrollo y la economía local, y
la prestación de los servicios públicos de su responsabilidad, en
armonía con las políticas y planes nacionales y regionales de
desarrollo.
Son competentes para:
1. Aprobar su organización interna y su presupuesto.
3. Administrar sus bienes y rentas.
b) Decreto Ley 22056: Sistema de Abastecimiento Artículo 1
“Institúyase a partir del 1ero de enero de 1978 el Sistema de
Abastecimiento (…)”
Artículo 2
“Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad,
racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de
bienes y servicios no personales en la Administración Pública a través
de los procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores,
programación, adquisiciones, almacenamiento y seguridad,
distribución, registro y control, mantenimiento, recuperación de bienes
y disposición final”.
c) Resolución Jefatural 118- 80- INAP/DNA. Aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
SA 05. Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes
Los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar físicamente por
el Almacén Central, salvo que por su naturaleza y características
propias, resulte imposible hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se
Servicio: O/S, Nota de Entrada de Almacén: NEA y Pedido
Comprobante de Salida: PECOSA). Se denomina así por ser éstos de
uso compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y
Presupuesto.
Ingresados “conformes” los bienes, se codifican según los Catálogos
Nacionales vigentes, se registra su ingreso o salida en las TCVA o
BindCard y se informa documentadamente al Kárdex, para que haga lo
propio ante la Oficina de
Contabilidad, a través del Resumen del Movimiento de Almacén (RJ.
Nº 335-90INAP/DNA).
Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacén con
PECOSA. Los que van a ser utilizados en fecha posterior (como es el
caso de los insumos para obras) podrán hacerlo mediante Pedido
Interno de Almacén (PIA), que es un documento interno de naturaleza
extra-contable, previa su aprobación y autorización por resolución de
Oficina General de Abastecimiento, o la que haga sus veces como es
el caso de la Gerencia de Administración en las municipalidades.
SA 06. Austeridad del abastecimiento
“En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización o
administración de bienes y servicios, se aplicarán los criterios e
propuesta de la Oficina de Abastecimiento, en concordancia por la
política gubernamental. La austeridad no significa “dejar de gastar”,
sino más bien, “hacer un mejor uso de los pocos recursos económicos
o materiales con los que se cuenta o de los que se dispone”.
La austeridad en el proceso de abastecimiento ha de entenderse como
la equilibrada estimación de necesidades de bienes y servicios, el
empleo mesurado de los recursos asignados a la municipalidad y su
adecuada combinación, para obtener más y mejores resultados en
beneficio de la colectividad en general.
La austeridad es condición básica del abastecimiento. Su aplicación,
observancia y cumplimiento corresponden a todas las dependencias
de la entidad pública, cualquiera sea su denominación, estructura,
ubicación, directivos, etc.
Es competencia de la Oficina de Abastecimiento, de acuerdo a sus
funciones y atribuciones, estudiar y proponer a la Gerencia de
Administración y Gerencia Municipal, los criterios y orientaciones para
la mejor aplicación de las medidas de austeridad, sobre bienes y
servicios. Entre ellos tenemos los siguientes:
La estandarización de bienes y servicios: para controlar la excesiva
La relación de los bienes y servicios de los que se puede prescindir,
por ser mínimo su requerimiento anual.
Imprimir en los Cuadros de Necesidades, antes de entregarlos a las
dependencias de la entidad, la relación e información básica de los
bienes y servicios programables.
Establecer la cantidad máxima de cada bien o servicio que puede
programarse, en función a los objetivos y metas, frecuencia de uso,
real cantidad de personal que labora, etc.
Los titulares de las dependencias de la entidad son responsables de
supervisar la aplicación de las medidas de austeridad del
abastecimiento, en el ámbito de competencia.
Periódicamente, la Oficina de Abastecimiento conducirá y coordinará la
evaluación y resultado de la austeridad del abastecimiento, para
proponer su perfeccionamiento.”
d) Ley de Bases de la Descentralización: Ley 27783 Artículo 10
“[...] las normas técnicas referidas a los servicios y bienes públicos, y
tesorería, contaduría, crédito público, inversión pública, contrataciones
y adquisiciones, personal y control, por su naturaleza son de
observancia y cumplimiento obligatorio para todos los niveles de
gobierno”.
e) Ley Orgánica de Municipalidades: Ley 27972 Artículo VIII
“Los gobiernos locales están sujetos a las leyes y disposiciones que,
de manera general y de conformidad con la Constitución Política del
Perú, regulan las actividades y funcionamiento del Sector Público; así
como a las normas técnicas referidas a los servicios y bienes públicos,
y a los sistemas administrativos del estado que por su naturaleza son
de observancia y cumplimiento obligatorio”.
Artículo 34. Contrataciones y adquisiciones locales
“Las contrataciones y adquisiciones que realizan los gobiernos locales
se sujetan a la ley de la materia, debiendo hacerlo en acto público y
preferentemente con las empresas calificadas constituidas en su
jurisdicción, y a falta de ellas con empresas de otras jurisdicciones.
Los procesos de contratación y adquisición se rigen por los principios
de moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia,
transparencia, economía, vigencia tecnológica y trato justo e igualitario;
bienes, servicios y obras de la calidad requerida, en forma oportuna y a
precios o costos adecuados”.
f) Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Supremo No.184-2008-EF.
Ley de Contrataciones del Estado, aprobada mediante D.L. No.1017 y
su Reglamento, aprobado por D.S. No.184-2008-EF. Publicado en
Octubre del 2010.
Ley Nº 29873.
Ley que modifica el Decreto Legislativo 1017 que aprueba la Ley de
Contrataciones del Estado (publicado el 1 de Junio del 2012).
Decreto Supremo Nº 138-2012-EF
Que modifica el Decreto Supremo Nº 184-2008-EF que aprueba el
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado (publicado el 7 de
agosto del 2012).
Directiva Nº 005-2009-OSCE/CD - Plan Anual de Contrataciones
Uniformizar los criterios para la elaboración y publicación de los Planes
Anuales de Contrataciones de las Entidades del Sector Público bajo el
ámbito de aplicación de la Ley de Contrataciones del Estado. Precisar
las obligaciones que las Entidades del Sector Público bajo el ámbito de
elaboración, contenido, aprobación, modificación, publicación, registro,
difusión, ejecución, supervisión y evaluación del Plan Anual de
Contrataciones.
g) Otras leyes complementarias
Ley N° 30281 - Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año
Fiscal 2015
Ley N° 30282: Ley de Equilibrio Financiero de Presupuesto del Sector
Público para el Año Fiscal 2015
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría
General de la República, Ley 27785 modificada por leyes 28396 y
28422
Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley Nº 27444
R.D. 216-98-SBN (Superintendencia de Bienes Nacionales), Sobre
registro de bienes cuya propiedad está acreditada
Directiva 004-2002/SBN Procedimientos para la Alta y la Baja de los
Bienes Muebles de propiedad estatal y su recepción por la SBN
D.S. 154-2001-EF, que modifica el Reglamento General de
Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal,
2.5.1. Los Subsistemas de Abastecimiento y el Diseño y Organización de la Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos Locales
2.5.1.1. Los Subsistemas de Abastecimiento
Valcárcel, G. (2011). Los Subsistemas de Abastecimiento son:
a) Subsistema de Información y Control
Romero, K. (2010). A través de este subsistema se capta, procesa,
clasifica, actualiza, proporciona y conserva información sobre: los
bienes, servicios y obras; proveedores; precio y condiciones de venta;
seguridad; garantía que ofrecen; acciones de seguimiento y control a
realizar; etc., requeridas por la municipalidad y sus diversas gerencias,
para tomar la decisión más conveniente en condiciones óptimas para
la municipalidad.
Está constituido por los Procesos Técnicos de:
Programación: Cuadro de Necesidades - CN, Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - PAAC, Presupuesto Institucional de
Apertura - PIA.
Registro Nacional de Proveedores
Registro y Control: seguimiento de acciones de cada fase de cada
Proceso Técnico.
b) Subsistema de Negociación/Obtención
A través de este subsistema se presentan alternativas y condiciones
para negociar, conseguir o poseer la tenencia, propiedad o derecho de
uso de los bienes o servicios necesarios o para rescatarlos, de
haberlos perdido. Está conformado por los Procesos Técnicos de:
Contrataciones y Adquisiciones: Adjudicación de Menor Cuantía
-AMC, Adquisición Directa - AD, Concurso Público - CP y Licitación
Pública - LP.
Recuperación de Bienes: consistente en volver a tener dominio de los
bienes para uso o consumo o para prestar servicios, cuya propiedad se
había perdido por descuido, negligencia, deterioro, abandono, robo,
obsolescencia tecnológica, etc.
c) Subsistema de Utilización/Preservación
A través de este subsistema se prevé, orienta y supervisa la
dentro de una concepción integral, para una adecuada utilización y
preservación.
Este Subsistema está constituido por los Procesos Técnicos de:
Mantenimiento (interno o externo). Puede ser sólo maño de obra - la
entidad compra la materia prima - o a todo costo.
Almacenamiento: almacén central y almacenes periféricos.
Seguridad integral: para personas y bienes.
Distribución -racional y mesurada- de bienes: sólo con PECOSA, para
consumo inmediato o, con PIA, para uso y consumo posterior.
Disposición Final: acción que compete a la Oficina de Control
Patrimonial y al Comité de Gestión Patrimonial, conforme al artículo
168 del Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los
bienes de propiedad estatal, aprobado por DS 154-2001-EF,
modificado por el DS 107-2003-EF y demás Directivas de la SBN.
2.5.1.2. Diseño y Organización de la Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos Locales
La Oficina de Abastecimiento es el órgano de apoyo encargado de
gerenciar y administrar las acciones y actividades propias del Sistema
bienes muebles, maquinaria, equipo mecánico, flota vehicular y de los
locales institucionales de la entidad. Está a cargo de un Sub Gerente,
quien depende del Gerente de Administración y Finanzas o de la
Gerencia de Administración.
a) Denominación y Organización
El área encargada del abastecimiento en una municipalidad –
dependiendo del tamaño de ésta- generalmente tiene jerarquía de
subgerencia con el denominativo o nombre de Subgerencia de
Abastecimiento. También se le denomina Subgerencia de Logística o
Jefatura de Logística, como en la Municipalidad Provincial de Puno.
b) Principales Funciones Generales de Abastecimiento
Las principales funciones generales de las oficinas de abastecimiento o
logística de las municipalidades peruanas son:
1. Dirigir, programar y ejecutar la administración del Sistema
Administrativo de Abastecimiento conforme a los lineamientos y
políticas de la municipalidad, normas presupuestarias, técnicas de
control sobre adquisiciones y otras normas pertinentes.
2. Adquirir, almacenar y distribuir los bienes y servicios que requiera
la municipalidad.
3. Elaborar anualmente el Cuadro de Necesidades de Bienes y de
4. Formular y ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones y proponer su
aprobación, en coordinación con las Gerencias de Planeamiento y
Presupuesto y de Administración y Finanzas.
5. Prestar asistencia a los Comités Especiales de Adquisiciones de
bienes y servicios en los procesos de selección.
6. Participar en la conformación de los Comités Especiales para las
licitaciones, concursos públicos y adjudicaciones directas de mayor
y menor cuantía.
7. Administrar la base de datos de proveedores de bienes y servicios.
8. Reportar información mensual a nivel de compromiso, de las
órdenes de compra y de servicios, a la Gerencia de Administración
y Finanzas.
9. Dirigir y supervisar las acciones de inventario, registro, uso y
control de los bienes muebles.
10. Cautelar y mantener al día el margesí de bienes patrimoniales de
la municipalidad.
11. Cautelar que los bienes inmuebles de la municipalidad cuenten con
los respectivos títulos de propiedad y estén inscritos en los
registros públicos
12. Supervisar las acciones de tasación, valuación, actualización o
ajuste del valor monetario de los activos fijos y de las existencias
en almacén.
13. Tramitar ante el respectivo Comité de Bajas y Venta de Bienes
transferencia, incineración o destrucción, según el caso, de los
bienes muebles.
14. Mantener en custodia el archivo de los documentos fuente que
sustente el ingreso, baja y transferencia de los bienes
patrimoniales.
15. Supervisar las acciones de mantenimiento de los bienes muebles,
inmuebles e infraestructura municipal y la prestación de servicios
para tal fin.
16. Supervisar la ejecución del Plan de Mantenimiento Preventivo y
Correctivo de la maquinaria, equipo mecánico y flota vehicular.
17. Otras que le encargue el Gerente de Administración.
c) Principales Procesos Técnicos de Abastecimiento
Los principales procesos técnicos de abastecimiento son los
siguientes:
Programación
Este proceso comprende las siguientes actividades:
Determinación de necesidades.
Consolidación de necesidades.
Formulación del plan de adquisiciones.
Ejecución de la programación.
Catalogación de bienes
Este proceso comprende las siguientes actividades:
Identificación de bienes no codificados.
Actualización de bienes no codificados.
Se cumplen en coordinación con la Superintendencia Nacional de
Bienes.
Registro de proveedores
A partir del Texto Único Ordenado – TUO de la Ley de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado no existe obligación de formular un registro
de proveedores en cada municipalidad. De ello se encarga el
CONSUCODE a través del Registro Nacional de Proveedores - RNP.
Registro y control
Este proceso comprende las siguientes actividades:
Desarrollar estadísticas de la información de abastecimiento.
Elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores.
Contrataciones y Adquisiciones
Este procedimiento está regulado por el TUO de la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado el 29 de
noviembre del 2004 -Ley 26850- y su reglamento aprobado mediante
merece mayor atención por lo que en el presente documento se
profundiza su desarrollo.
Recuperación de bienes
Este proceso comprende las siguientes actividades:
Recolección o selección.
Reparación o reconstrucción.
Utilización.
Mantenimiento
Este proceso tiene por objetivo evitar la paralización de los servicios
que presta la municipalidad y consiste en realizar acciones destinadas
a conservar en óptimo estado los equipos, instalaciones, materiales y
bienes que posee la entidad.
Seguridad
Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las
situaciones que pueden causar daño o pérdida en las personas,
información o medios naturales, a fin de evitar la paralización de los
Almacenamiento
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa
referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico
determinado con fines de custodia.
Distribución
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa en
que se cierra el círculo, y permite la satisfacción de las necesidades
del usuario con la entrega de los bienes o servicios solicitados.
Disposición final
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico-administrativa
orientadas a detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los
bienes proporcionados a las diferentes dependencias de la
municipalidad. (Ley de Abastecimiento, 2008).
2.5.1.3. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento
El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o
pasos.
2.5.1.3.1. Programación de necesidades
Es la determinación de éstas en función a los objetivos y metas
institucionales, concordantes con el PIA. En esta fase se utilizará el
2.5.1.3.2. Elaboración del Presupuesto Valorado
Esta fase consiste en la consolidación de las necesidades de bienes,
servicios y obras, sustentatorias del Presupuesto Institucional de
Apertura – PIA.
2.5.1.3.3. Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones–PAAC
Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) días siguientes a la
aprobación del PIA, es decir, a más tardar el 31 de enero de cada año.
No se podrá ejecutar ningún proceso de selección que previamente no
haya sido incluido en el PAC, siendo nulo todo proceso que
contravenga a esta disposición.
2.5.1.3.4. Ejecución de los procesos de selección
Consiste en la realización de los procesos de selección de acuerdo al
objeto del proceso. Los procesos de selección se rigen por el artículo
11 de la Ley Anual de Presupuesto y por los artículos 14 del TUO y 77
del Reglamento, así como por el numeral 2.3., inciso g, del TUO.
2.5.1.3.5. Ingreso al Almacén Institucional
Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a través de los
diversos procesos de selección, en aplicación de la SA 05- Unidad en