GUÍA METODOLÓGICA PROCESO DE AUDITORÍA

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Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C. PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953

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GUÍA METODOLÓGICA PROCESO DE AUDITORÍA Auditoría censal de matrícula (oficial y oficial-contratada),

Directorio Único de Establecimientos Educativos DUE, docentes, directivos – docentes y administrativos.

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y FINANZAS

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Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C. PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953 www.mineducacion.gov.co - [email protected] 2 Tabla de contenido 1. PRESENTACIÓN ... 5 2. CONTEXTO NORMATIVO ... 7

3. OBJETO GENERAL DE LA AUDITORÍA MATRÍCULA, PLANTA DOCENTE Y DUE VIGENCIA 2015 9 3.1. OBJETIVOS AUDITORÍA MATRÍCULA, PLANTA DOCENTE Y DUE VIGENCIA 2015 ... 9

4. ETAPA INICIAL ... 10

4.1. INSUMOS ENTREGADOS POR EL MEN... 10

5. ETAPA DE PLANEACIÓN... 11

5.1. DEFINIR LA ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN. ... 11

1. 5.1.1. Modelo de arquitectura de información ... 11

2. 5.1.2. Diccionario de Datos y Reglas de validación de Datos ... 11

3. 5.1.3. Esquema de clasificación de datos ... 11

4. 5.1.4. Administración de integridad ... 11

5.2. ADMINISTRAR LA CALIDAD ... 12

5. 5.2.1. Sistema de Administración de Calidad ... 12

6. 5.2.2. Estándares y prácticas de calidad ... 12

7. 5.2.3. Mejora continua ... 12

8. 5.2.4. Medición, Monitoreo y Revisión de la calidad ... 12

5.3. GESTIÓN DEL RIESGO – ANALIZAR, DISEÑAR, EVALUAR, CONTROLAR Y TOMAR ACCIONES FRENTE A LOS RIESGOS DEL PROCESO DE AUDITORIA ... 12

9. 5.3.1. Marco de trabajo de administración de riesgos ... 12

10. 5.3.2. Establecimiento del Contexto del Riesgo ... 12

11. 5.3.3. Identificación de eventos ... 12

12. 5.3.4. Evaluación de riesgos del proceso de auditorias ... 12

13. 5.3.5. Mantenimiento y monitoreo de un plan de acción de riesgos. ... 13

5.4. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ENTREGADA POR EL MEN ... 13

14. 5.4.1. ANÁLISIS DE REGISTROS REPETIDOS DE MATRÍCULA ... 14

15. 5.4.2. ANALISIS DE PLANTA DOCENTE ... 15

5.5. CONTRASTE Y LEVANTAMIENTO DE VARIABLES BÁSICAS ... 16

16. 5.5.1. MATRICULA OFICIAL Y CONTRATADA ANEXO 6A. ... 16

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17. 5.5.2. NECESIDADES EDUCATIVAS ESPECIALES ... 19

18. 5.5.3. ACTUALIZACIÓN DE VARIABLES BÁSICAS DE ESTUDIANTES NUEVOS ENCONTRADOS EN CAMPO. ... 20

19. 5.5.4. VERIFICACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE MATRÍCULA CONTRATADA ... 20

20. 5.5.5. CONTRASTE Y LEVANTAMIENTO DE VARIABLES BÁSICAS DE DOCENTES, DIRECTIVOS DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS ... 22

21. 5.5.6. HALLAZGOS DE AUDITORÍA ... 25

22. 5.5.7. ACTUALIZACIÓN DE VARIABLES BÁSICAS DEL DIRECTORIO ÚNICO DE ESTABLECIMIENTOS – DUE – ... 25

23. La trama capturada debe corresponder al protocolo NMEA, con estándar $GPRMC (mínima recomendada) que contiene la información básica de rastreo; posición, velocidad, dirección de desplazamiento, hora UTC, posición de los satélites, intensidad de la señal que se recibe y datos de control. ... 28

6. EQUIPO DE TRABAJO SUGERIDO ... 29

6.1. COMITÉ DE INFORMACIÓN ... 33

6.2. GESTIÓN DOCUMENTAL, ESCANEO DE DOCUMENTOS ... 34

7. CAPACITACIÓN ... 36

7.1. CAPACITACIÓN A LAS FIRMAS ... 36

7.2. CAPACITACIÓN DE LOS GRUPOS DE AUDITORÍA POR PARTE DE LA FIRMA... 36

7.3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ... 37

8. DESARROLLO DE LOS INSTRUMENTOS DE VERIFICACIÓN ... 38

9. VISITAS EN CAMPO ... 42

9.1. VISITAS SECRETARÍA DE EDUCACIÓN ... 42

9.2. TRABAJO DE CAMPO EN LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS Y SEDES ... 48

24. 9.2.1. Visita de apertura en el establecimiento educativo (sede principal) ... 48

25. 9.2.2. Visita de auditoría en la sede educativa ... 49

26. 9.2.3. Visita de cierre de auditoría en el establecimiento educativo (sede principal) ... 51

10. VALIDACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE BASE DE DATOS DE MATRICULA OFICIAL Y CONTRATADA DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES CERTIFICADAS ... 52

11. VALIDACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE BASE DE DATOS DE DOCENTES, DIRECTIVOS DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS ... 54

12. BIOMETRIZACIÓN ... 55

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Todos los informes resultantes del proceso auditor deberán ser presentados de manera individual para

cada una de las entidades territoriales objeto de auditoría. ... 56

13.1. PRIMER PRODUCTO ... 56

13.2. SEGUNDO PRODUCTO ... 56

13.3. TERCER PRODUCTO ... 56

13.4. CUARTO PRODUCTO ... 57

13.5. QUINTO PRODUCTO ... 57

14. ETAPA DE ANÁLISIS POSTERIORES AL PROCESO DE OPERATIVO DE CAMPO Y RESULTADOS FINALES ... 59

14.1. ANÁLISIS POSTERIORES AL PROCESO DE OPERATIVO DE CAMPO ... 59

15. DEFINICIONES BÁSICAS ... 62

16. PLANES DE CONTINGENCIA ... 64

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1. PRESENTACIÓN

En cumplimiento de la Ley 715 de 2001, el Ministerio de Educación Nacional – MEN – implementó el sistema de información del sector, reglamentado mediante Decreto 1526 de 2002, y posteriormente con la Resolución 166 de 2003, donde se establece que el MEN contratará auditorias para verificar la calidad de la información de matrícula reportada por las entidades territoriales mediante visitas a las secretarías de educación y a las instituciones educativas de las entidades. Para la vigencia 2012, el MEN teniendo en cuenta la experiencia y resultados alcanzados en las vigencias anteriores, requiere adelantar un proceso de auditoría que permita optimizar la cantidad, calidad y análisis de la información reportada por las entidades territoriales. Para efectos contractuales la a Oficina Asesora de Planeación y Finanzas (OAPF) será la unidad que realice procesos de coordinación, seguimiento y supervisión a la ejecución de las auditorías a través de una firma interventora. Para facilitar este proceso el MEN oficiará a las Secretarías de Educación informando el calendario en que se llevará a cabo la auditoría, y solicitando que los documentos requeridos – del estudiante, docente y de la institución – para este proceso se encuentren disponibles.

Hasta el 2008, el ejercicio de auditoría se realizaba solamente con un grupo de estudiantes seleccionados mediante muestra focalizada y el objetivo principal del proceso de auditoría se centraba exclusivamente en la verificación presencial y/o documental de la existencia de los estudiantes reportados por las entidades territoriales a través del Sistema de Información de Matrícula. Por lo tanto, los resultados que arrojaba este proceso permitían solamente tener una idea del volumen de hallazgos (niños no válidos con respecto a lo reportado) encontrados en la muestra verificada en campo, que debían ser descontados tanto para efectos estadísticos como para la asignación de los recursos del Sistema General de Participaciones.

Teniendo en cuenta lo anterior, en aras de fortalecer el proceso y garantizar los resultados esperados para el MEN, a partir del año 2009 se solicitó ajustar la metodología de auditoría, pasando de una verificación mediante muestras focalizadas a una auditoría de tipo censal donde se garantice la verificación y levantamiento de la información del ciento por ciento de los estudiantes atendidos en cada entidad territorial objeto de auditoría.

La metodología censal que se propuso para el proceso de auditoría 2009, 2010, 2011, 2012 y 2013 que se expande a los 94 entes territoriales, implicó la ejecución de actividades adicionales por parte de las firmas auditoras y tuvo como objetivo, además de garantizar una asignación eficiente de los recursos del SGP, fortalecer los procesos de recolección de información. Esta metodología propuso además de la simple verificación de la existencia o no de los estudiantes, de la planta docente (docente, directiva y administrativa) y el directorio único de establecimientos educativos DUE, la verificación, depuración, corrección y/o levantamiento de un conjunto de variables básicas en el sistema educativo para cada una de las 95 entidades. Así como también el registro de los alumnos, docentes y sedes educativas nuevas encontradas en campo y que no se encuentran reportados en los sistemas de información que administra el MEN. Seguidamente para la vigencia 2014, se continúa con esta metodología de carácter censal en cada una de las sedes educativas, verificando en ellas la matrícula, georreferenciación del DUE y verificación de la información financiera, presupuestal, contable y de contratación reportada por los Fondos de Servicios Educativos de los Establecimientos Educativos de las entidades territoriales certificadas de Buenaventura o Santa Marta.

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Para la vigencia 2015 la auditoría se debe realizar a la matrícula, georreferenciación del DUE, docentes, directivos – docentes y administrativos. De acuerdo con lo anterior, las firmas externas de auditoría contratadas por el MEN deben propender por desarrollar un proceso confiable, oportuno y veraz, acerca del número de estudiantes matriculados financiados con recursos del Estado, es decir, a la matrícula oficial y oficial contratada, la planta docente (docentes, directivos y administrativos) con el fin de permitir una adecuada toma de decisiones y una correcta distribución de los recursos del sector.

A partir de los resultados del proceso auditor, el MEN realiza los ajustes estadísticos pertinentes y ajusta la asignación de recursos del Sistema General de Participaciones a los Entes Territoriales que presentaron hallazgos, situación que se refleja en el documento CONPES elaborado en la siguiente vigencia.

Dadas las implicaciones de tipo legal y fiscal que tiene el alcance de las auditorias, el MEN, contrata firmas interventoras, cuyo objeto es verificar que los procedimientos de la auditoría se hayan realizado con total transparencia y en los tiempos indicados, a la vez que certifica la realidad encontrada en el análisis y verificación de información.

Con el objetivo de clarificar y especificar el proceso que debe adelantar la firma auditora en cada de las entidades territoriales seleccionadas, el MEN diseñó un protocolo de levantamiento, verificación y análisis de la información encontrada.

El presente protocolo tiene por objeto presentar la metodología propuesta por el MEN, y demás aspectos institucionales, normativos, técnicos y contractuales en los cuales se inscribe el trabajo de la firma auditora. Se espera que este se convierta en el insumo principal para la definición y diseño de todas y cada una de las actividades desarrolladas por la firma auditora.

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2. CONTEXTO NORMATIVO

Las Auditorías, enmarcadas dentro del control fiscal micro, se traducen en la vigilancia sistemática y permanente sobre las diversas entidades del Estado y aquellos particulares que manejan recursos públicos, cuyo objetivo último es disponer de información actualizada para permitir una adecuada toma de decisiones y una correcta distribución de los recursos del sector.

En el caso de la auditoría al reporte de matrícula, planta docente (administrativos, directivos docentes y docentes) y Directorio Único de Establecimientos Educativos DUE, ésta se propone como un mecanismo que permite al Ministerio y a las entidades territoriales verificar, depurar, corregir y actualizar la información que se reporta en el Sistema de Información de Matrícula de Educación Básica y Media. El resultado de este proceso permite garantizar la eficiencia en la asignación de los recursos transferidos por concepto del Sistema General de Participaciones – SGP –. La auditoría a la matrícula, planta docente y establecimientos educativos reportados por las secretarias de educación se enmarca en la siguiente legislación:

Ley 715 de 2001. “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros”

Artículo 19. Información obligatoria. En la oportunidad que señale el reglamento en cada año, los departamentos, distritos y Municipios suministrarán al Ministerio de Educación la información del respectivo año relativa a los factores indispensables para el cálculo de los costos y de los incentivos del año siguiente. En caso de requerirse información financiera, ésta deberá ser refrendada por el Contador General o por el contador departamental previa delegación.

Los funcionarios de los departamentos, distritos y municipios que no proporcionen la información en los plazos establecidos por el Ministerio de Educación incurrirán en falta disciplinaria y serán objeto de las sanciones correspondientes, establecidas en el Régimen Disciplinario Único.

En caso que la entidad territorial no proporcione la información, para el cálculo de la distribución de los recursos se tomará la información estimada por el Ministerio de Educación y la respectiva entidad no participará en la distribución de recursos por población por atender en condiciones de eficiencia y por equidad.

Decreto 1526 de 2002. “Por el cual se reglamenta la administración del sistema de información del sector educativo”

Artículo 4. Calidad de la información. Para efectos de garantizar la calidad de la información, la Nación realizará periódicamente la validación y verificación de la información reportada por los departamentos, distritos y municipios certificados.

Igualmente, será responsabilidad de cada entidad territorial, una vez al año, efectuar las auditorías que considere necesarias a la misma y la información de la población matriculada y del personal docente y administrativo y contrastarla con la información de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Parágrafo. Se considera información de mala calidad o inexacta, aquella que, se aparta en más o menos un 5% de la información que representa en forma exacta la realidad cuando esta es de naturaleza

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cuantitativa; cuando ha sido elaborada sin tener en cuenta y verificar los hechos a los que ella se refiere, ya sea que coincida o no con la realidad a describir y ha sido elaborada con el propósito de obtener efectos distintos a los que se buscan con las leyes y reglamentos que se refieren a ella, tal como puede deducirse de las normas que regulan la materia.

Artículo 5. Reporte de la información. Los departamentos, distritos y los municipios certificados deben reportar la información de manera sistemática al Ministerio de Educación Nacional, en los formatos y estructuras que para tal fin se expidan. Los municipios no certificados reportarán la información básica a los departamentos. Las informaciones financieras deberán ser refrendadas por el contador departamental, distrital o municipal. La veracidad de los datos que se suministren será responsabilidad del funcionario competente, así mismo, constituye responsabilidad el no proporcionar información o proporcionarla de manera inexacta.

Resolución 166 de 2003. “Por medio de la cual se establecen las condiciones del reporte de información para la implementación de la primera etapa del Sistema de Información del Sector Educativo”

Artículo 3. Calidad de la Información. Para efectos de garantizar la calidad de la información se implementarán los siguientes mecanismos:

…b) La Oficina Asesora de Planeación y Finanzas contratará auditorias para verificar la calidad de la información reportada por las entidades territoriales mediante visitas a las secretarías de educación y a las instituciones educativas de las entidades territoriales. Las secretarías de Educación tendrán la obligación de facilitar el trabajo de las auditorias contratadas por el Ministerio, así como de suministrar a sus representantes la información necesaria para el cumplimiento de sus funciones.

… c) De acuerdo con lo establecido en el Capítulo IV, Artículo 16, numeral 16.1.2 de la Ley 715 de 2001, cuando la Nación constate que debido a deficiencias de la información, una entidad territorial recibió más recursos de los que le correspondería de conformidad con la población atendida y la asignación por alumno que defina el Ministerio de Educación, su participación deberá reducirse hasta el monto que efectivamente le corresponda. Cuando esta circunstancia se presente, los recursos girados en exceso se deducirán de la asignación del año siguiente.

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3. OBJETO GENERAL DE LA AUDITORÍA MATRÍCULA, PLANTA DOCENTE Y DUE

VIGENCIA 2015

Realizar auditoría censal a la información de matrícula (oficial–contratada), planta de personal docente, directivo docente, administrativos y el Directorio Único de Establecimientos Educativos, DUE, reportada a través de los sistemas de información que el Ministerio de Educación Nacional ha dispuesto para tal fin, en las entidades territoriales establecidas para la vigencia 2015.

3.1. OBJETIVOS AUDITORÍA MATRÍCULA, PLANTA DOCENTE Y DUE VIGENCIA 2015

 Propiciar en las entidades territoriales la gestión que conlleve el mejoramiento de la calidad de la información reportada en el Sistema de Información de Matrícula, SIMAT.

 Verificar en campo la información de matrícula oficial, directa, contratada, planta docente y administrativo y DUE en los establecimientos educativos y demás información que genere dudas sobre su validez y/o consistencia.

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4. ETAPA INICIAL

En esta etapa se realizará el proceso de contratación de las firmas auditoras y el MEN le entregará los insumos con los cuales empezarán el proceso.

4.1. INSUMOS ENTREGADOS POR EL MEN

A la firma del acta de inicio la OAPF entregará a las firmas auditoras los siguientes insumos necesarios para el desarrollo del objeto contractual:

 DUE – Establecimiento: Archivo que contiene la información de los establecimientos educativos del país.

 DUE – Sede: Archivo que contiene la información de las sedes educativas del país.

 FUC: Formato único de estadísticas de contratación del servicio educativo – FUC

 Anexo 6A: Archivo que contiene la información de los estudiantes oficiales y contratados matriculados en el sistema.

 Anexo 31: Información de nómina de los docentes, directivos docentes (escalafón docente), y administrativos.

 Anexo 3A - Archivo 1: Reporte planta oficial de los docentes y directivos docentes.

 Anexo 3A - Archivo 2: Reporte planta oficial de personal administrativo.

 Inventario de evidencias: cuadro explicativo de las evidencias que se deberán recolectar como soporte de la visita.

 Causales de No realización de auditoría.

 Reglas de validación: criterios que se deben tener en cuenta al momento de realizar la verificación de la información con el fin de establecer: una acción a seguir, la calificación de un incidente o hallazgo o un reproceso.

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5. ETAPA DE PLANEACIÓN

Comprende las actividades de análisis preliminar detallado del 100% de la información reportada por las entidades objeto de auditoría y el establecimiento de una línea base que servirá como referente para la cualificación de posteriores hallazgos, además de la planificación del proceso de levantamiento de información, metodologías de investigación, análisis de datos y procedimientos logísticos propuestos para el desarrollo del trabajo en campo.

Se realizará un análisis de la base de datos entregada por el MEN y las resultantes de cada uno de los análisis estructurales que se harán por parte de la firma y documentos adicionales que resulten del proceso de verificación en campo.

Se realizará un análisis detallado del ciento por ciento de la información de las unidades de análisis objeto de auditoría en las entidades territoriales certificadas seleccionadas para verificación en campo de la información que genere mayores dudas sobre su validez e inconsistencia.

5.1. DEFINIR LA ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN. 5.1.1. Modelo de arquitectura de información

La firma auditora deberá establecer y mantener un modelo de información que facilite el desarrollo de aplicaciones y las actividades de soporte a la toma de decisiones, consistente con los planes y objetivos del proceso de auditorías de matrícula, planta docente, directorio único de establecimientos educativos DUE.

5.1.2. Diccionario de Datos y Reglas de validación de Datos

La firma deberá mantener un diccionario de datos (entregado por el MEN) que incluya las reglas de validación de datos de matrícula, planta docente, directorio único de establecimientos educativos DUE. Con lo cual se facilite el diseño de las aplicaciones y el entendimiento común de datos entre los integrantes de la firma auditora, previniendo la creación de datos e información errónea.

5.1.3. Esquema de clasificación de datos

La firma deberá establecer un esquema de clasificación que aplique a todo el personal, basado en que tan crítica y sensible es la información entregada por el Ministerio de Educación Nacional. Este esquema incluirá la definición de niveles apropiados de seguridad y de controles de protección, con el fin de aplicar controles de acceso, archivo o cifrado.

NOTA: Los datos resultantes del proceso de auditorías deberán entregarse con esquema apropiado de seguridad.

5.1.4. Administración de integridad

La firma definirá e implementará procedimientos para garantizar la integridad y consistencia de todos los datos almacenados en las bases de datos (almacenes de datos y archivos) tanto en las entregadas por el Ministerio de Educación Nacional como las resultantes del proceso de auditorías.

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5.2. ADMINISTRAR LA CALIDAD

5.2.1. Sistema de Administración de Calidad

La firma auditora deberá establecer y mantener un sistema de administración de calidad que proporcione un enfoque estándar, formal y continuo, que esté alineado con los requerimientos planteados en la guía metodológica por el Ministerio de Educación Nacional. El sistema de administración de la calidad identificará los requerimientos y los criterios de calidad, los procesos claves de la auditoria, las políticas, criterios y métodos para definir, detectar, corregir y prever las inconsistencias o no conformidades.

5.2.2. Estándares y prácticas de calidad

La firma deberá identificar y mantener estándares, procedimientos y prácticas para los procesos claves de la auditoria, para cumplir con lo establecido en el sistema de administración de la calidad.

5.2.3. Mejora continua

La firma mantendrá y comunicará regularmente un plan global de calidad que promueva la mejora continua (por ejemplo en el caso de incidentes no contemplados en la guía metodológica).

5.2.4. Medición, Monitoreo y Revisión de la calidad

La firma deberá definir, planear e implementar mediciones para monitorear el cumplimiento continuo del sistema de administración de la calidad, así como el valor que este proporciona. La medición, el monitoreo y el registro de la información deben ser usados por la firma para tomar las medidas correctivas y preventivas.

5.3. GESTIÓN DEL RIESGO – ANALIZAR, DISEÑAR, EVALUAR, CONTROLAR Y TOMAR ACCIONES FRENTE A LOS RIESGOS DEL PROCESO DE AUDITORIA

5.3.1. Marco de trabajo de administración de riesgos

La firma deberá establecer un marco de trabajo de administración de riesgos para el proceso de auditorías que esté alineado al marco de trabajo definido en la guía metodológica entregada por el MEN.

5.3.2. Establecimiento del Contexto del Riesgo

La firma establecerá el contexto en el cual el marco de trabajo de evaluación de riesgos se aplica para garantizar resultados apropiados. Esto incluye la determinación del contexto interno y externo de cada evaluación de riesgos, la meta de la evaluación y los criterios contra los cuales se evalúan los riesgos.

5.3.3. Identificación de eventos

La firma identificará eventos (una amenaza importante y realista que activa una vulnerabilidad aplicable y significativa) con un impacto potencial negativo sobre las metas o las operaciones del proceso auditor, incluyendo aspectos regulatorios, legales, tecnológicos, de recursos humanos y operativos. Determinando la naturaleza del impacto y tener en cuenta esta información. Se deberá registrar y mantener los riesgos relevantes en un registro de riesgos.

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La firma evaluará de forma recurrente la probabilidad e impacto de todos los riesgos identificados, usando métodos cualitativos y cuantitativos. La probabilidad e impacto asociados a los riesgos debe identificar estrategias tales como evitar, reducir, compartir o aceptar riesgos; determinando responsabilidades y considerando los niveles de tolerancia a riesgos.

5.3.5. Mantenimiento y monitoreo de un plan de acción de riesgos.

La firma priorizará y planeará las actividades de control a todos los niveles para implementar las respuestas a los riesgos, identificadas como necesarias, incluyendo la identificación de costos, beneficios y la responsabilidad de la ejecución. Deberá obtener la aprobación previa concertación con la interventoría del Ministerio de Educación Nacional de las acciones recomendadas y la aceptación de cualquier riesgo residual, y se asegurará de que las acciones comprometidas están en línea con las especificaciones dadas en la guía metodológica.

5.4. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ENTREGADA POR EL MEN

En el proceso de análisis de información, la firma auditora utilizará la información y los datos entregados por el Ministerio de Educación Nacional (MEN), con los cuales los analistas de información organizarán y sintetizarán la esencia de los contenidos, obteniendo diagnósticos que generen conocimiento enfocados a las necesidades del proceso auditor, incentivando una oportuna y confiable toma de decisiones.

Este paso comprenderá la entrega del valor agregado, donde el analista generará nuevo conocimiento justo a la medida de las exigencias del proceso de auditorías de matrícula, planta docente y Directorio Único de Establecimientos Educativos DUE, toda vez, que garantice el continuo perfeccionamiento de las estrategias y planes de contingencias que aplicará la firma auditora para el buen desarrollo del proceso, cuyos principales objetivos son: separar actividades principales, diseñar el plan logístico para abordar operativo de campo, minimizar tiempos de ejecución y garantizar la efectividad y eficiencia en el proceso. El análisis que se exige deberá pasar de la simple recopilación y lectura de la información entregada por el MEN (Bases de Datos, Diccionario de Datos y Guía Metodológica) a una interpretación que interrelacione conceptos. Por eso se propone un análisis tanto cuantitativo como cualitativo que inicie desde la recopilación, procesamiento y análisis de datos de información, sobre variables o interrogantes previamente determinadas con base en capacitación impartida por el MEN, estudiando la asociación o relación que se pueda presentar entre las variables de las Bases de Datos de matrícula y así determinar la asociación o relación entre ellas, así como la generalización de los resultados esperados del proceso auditor.

La firma con este análisis deberá garantizar corregir los sesgos propios del proceso, incrementar la calidad y la confiabilidad de los resultados esperados.

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Los pasos a seguir por parte de la firma auditora serán los descritos en la siguiente gráfica:

5.4.1. ANÁLISIS DE REGISTROS REPETIDOS DE MATRÍCULA

El Ministerio de Educación Nacional entregará la base de datos total de matrícula – Anexo 6A, con lo que las entidades territoriales certificadas reportaron a un determinado corte. Con esta información se debe realizar un análisis previo en donde se identifiquen los registros duplicados, con el fin de que al momento de la visita sean identificados y se logre hacer el seguimiento para establecer si realmente es un registro duplicado.

IMPORTANTE! ¿Cómo se puede identificar un registro duplicado en la base de datos?

Hay varias formas, sin embargo es importante tener en cuenta que la base entregada contiene la totalidad de los registros de los estudiantes durante la vigencia determinada, estos registros contienen el campo [ESTADO_DEFINITIVO] que indica tres estados: 1 – MATRICULADO, 2 – RETIRADO y 3 – DEPURADO. Uno de los primeros agregados a tener en cuenta es el que da cuenta de dichos estados por entidad territorial Certificada y posteriormente en la tipificación de los repetidos de acuerdo a la información de base de datos.

Investigación

cualitativa Investigacióncuantitativa

Análisis de información

Descripción y comprensión guía metodológica que genere valor

agregado.

Diseño de plan operativo y ajuste de cronograma basado en técnicas de

análisis de datos a Bases (matrícula, DUE, planta docente)

entregadas por el MEN

Generación de conocimiento

Representación e interpretación de resultados Compilación de la información entregada por el MEN

Procesamiento primario estandarización y homogenización de la información entregada por el MEN

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Existe además una variable [PER_ID] que es un número que se genera a través de ciertas combinaciones y que da un único número a cada estudiante presente en la base de datos, sin embargo pueden existir registros con el mismo [PER_ID], lo cual debe tenerse en cuenta.

Para encontrar los registros duplicados la firma debe realizar los algoritmos que se establezcan, mediante combinaciones. La metodología dependerá de la firma, no obstante un registro repetido se establece mediante las siguientes combinaciones que se harán escalonadas y las cuales deberán procesarse:

Variables a tener en cuenta para las diferentes combinaciones

Combinación NUMERO DE _DOCUMENTO APELLIDO1 APELLIDO2 NOMBRE1 NOMBRE2 _NACIMIENTOFECHA DE

A 1 1 1 1 1

B 1 1 1 1 1

Los registros repetidos como resultado de dichas combinaciones deberán registrarse en la tabla DUPLICADOS_CORTE_INICIAL_2015 indicando el tipo de combinación con la cual cruzó y las demás variables definidas en la estructura de datos.

Estos registros deben tener un tratamiento de confrontación especial en el operativo de campo, de tal forma, que el listado de los estudiantes genere una alerta para que el auditor en campo verifique con especial cuidado.

5.4.2. ANALISIS DE PLANTA DOCENTE

El Ministerio de Educación Nacional entregará la base de datos de planta docente y administrativos (Anexo 31, Anexo 3A1 y Anexo 3A2) reportada por las entidades territoriales certificadas a un determinado corte. Con esta información se debe realizar un análisis previo, con el fin de determinar posibles duplicidades e inconsistencias en el reporte de la información y que en el momento de la visita sean verificados. Así mismo, se deberá tener en cuenta la base de datos de la matriz de identificación de necesidades de directivos y docentes en las instituciones educativas, entregada por el MEN.

Para encontrar los registros duplicados la firma debe realizar los algoritmos que se establezcan, mediante combinaciones. La metodología dependerá de la firma, no obstante un registro repetido se establece mediante las siguientes combinaciones que se harán escalonadas y las cuales deberán procesarse:

Variables a tener en cuenta para las diferentes combinaciones

Combinación NUMERO DE _DOCUMENTO APELLIDO1 APELLIDO2 NOMBRE1 NOMBRE2 _NACIMIENTOFECHA DE

A 1 1 1 1 1

B 1 1 1 1 1

Estos registros deben tener un tratamiento de confrontación especial en el operativo de campo, de tal forma, que el listado de los funcionarios a verificar genere una alerta para que el auditor en campo verifique con especial cuidado la información.

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5.5. CONTRASTE Y LEVANTAMIENTO DE VARIABLES BÁSICAS 5.5.1. MATRICULA OFICIAL Y CONTRATADA ANEXO 6A.

5.5.1.1. Registro de lo encontrado en campo (sedes educativas) respecto a la matrícula.

Con el propósito de actualizar la base de matrícula del anexo 6A para todos los estudiantes considerados en la auditoría, la firma auditora deberá validar la información básica de las variables que serán enunciadas a continuación.

El auditor en campo debe realizar contraste de las variables entregadas al corte de información frente a lo que encuentra en campo. En caso de encontrar diferencias debe registrarlas en el sistema de información del proceso auditor (provisto por la firma auditora), aquellas variables que no muestren diferencias no debe registrarlas, sólo aquellas que tengan diferencia entre lo reportado al corte y lo encontrado en campo, esto permite optimizar los tiempos del trabajo de campo.

Tabla 1. Variables validación Matrícula

Variables básicas de validación por parte de la firma auditora Variable mínima

Código DANE del establecimiento educativo SI

Código DANE de la sede educativa SI

Tipo de documento SI

Número de documento SI

Lugar de expedición documento (Departamento) SI

Lugar de expedición documento (Municipio) SI

Apellido 1 SI

Apellido 2 SI

Nombre 1 SI

Nombre 2 SI

Fecha de nacimiento SI

Lugar de nacimiento departamento SI

Lugar de nacimiento municipio SI

Género SI Tipo de discapacidad Capacidades excepcionales Jornada SI Grado SI Grupo SI Subsidiado SI

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Los auditores en campo deben validar las variables enunciadas para cada estudiante, y cuando se encuentren inconsistencias, se realice el registro a que haya lugar en el sistema. La definición de las variables y sus respectivos dominios, se encuentran en el anexo 6A y se presentan en el diccionario de datos que se anexa a este documento.

5.5.1.2. Variable de verificación del estado del estudiante

Para establecer el estado de los estudiantes se deberá realizar la verificación de la presencialidad y de las evidencias documentales relacionadas en la siguiente tabla. Así mismo debe quedar registro en el sistema de información provisto por la firma auditora cuales fueron las evidencias documentales verificadas para actualizar las variables.

Tabla 2. Variable de verificación de estado en campo - Matrícula

Código Nombre Descripción Evidencias Documentales para verificar, capturar y actualizar

1 Presente

Se entiende como PRESENTE, aquel estudiante relacionado en el corte de información entregado por el MEN y que se encuentra en el aula de clase en el momento que el auditor realiza la visita de campo y del cual es posible realizar la validación de las variables del 6A de manera directa.

[(i) Documento de identidad válido] En caso de no contarse con el documento de identidad válido ver relación en la tabla

Evidencias documentales en campo – Matrícula

2 Ausente

Se entiende como AUSENTE aquel estudiante relacionado en el corte de información entregado por el MEN y que no se encuentra en la sede educativa, pero se encuentran soportes documentales de su vinculación y permanencia en la misma.

[(i) Documento de identidad válido], En caso de no contarse con el documento de identidad válido ver relación en la tabla

5 Nuevo

Un estudiante es NUEVO cuando el auditor lo encuentra en la sede educativa, no está en el listado del anexo 6A reportado al Ministerio de Educación Nacional por la secretaría de educación y además verifica documentalmente su matrícula en el establecimiento educativo. Para este estudiante se hará la recolección de información de las variables mínimas.

[(i) Documento de identidad válido], En caso de no contarse con el documento de identidad válido ver relación en la tabla

6 No válido

Un alumno es NO VÁLIDO cuando está reportado en la base de datos que entregó el Ministerio de Educación Nacional a la firma auditora y al realizar la visita en la sede

educativa el auditor no encuentra al

estudiante ni documentos que demuestren su existencia.

El acta de la sede educativa debidamente

firmada por el rector, director o delegado (debidamente autorizado), con el listado de

los no válidos.

Dicha acta es la única evidencia documental y legal para el estado no

(18)

Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C. PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953 www.mineducacion.gov.co - [email protected] 18 7 No verificado

La variable de verificación se codificará con código 7 “NO VERIFICADO”, en el caso en que se refiera a los estudiantes atendidos en sedes educativas que por razones de fuerza mayor los auditores no pudieron desplazarse a ellas. Para que sea catalogado este estado tiene que existir documento emitido por la autoridad competente que sustente esta situación.

Documento emitido, con datos básicos para la corroboración y debidamente firmado

por la autoridad competente en que se establezca que el auditor no se pudo

desplazar a dicha sede educativa. El listado de eventos por esta causa se encuentran en el anexo a la presente guía

Causas posibles para la NO realización de las auditorías.

8 Subsanado

Un estudiante es SUBSANADO cuando en la visita de cierre en la sede principal el auditor verifique su documento de identidad valido

Nota: Este estado solo será determinado en la visita de cierre a la sede principal.

[(i) Documento de identidad válido]

Para este estado no se aceptarán documentos diferentes al documento de identidad válido.

Evidencias documentales

Como evidencia única se establece el documento de identidad válido, en caso de no contar con este, se requieren uno (1) de los siguientes documentos.

Tabla 3 Evidencias documentales en campo – Matrícula

Documento de identidad válido (RC, NUIP, TI, CC, CE, Cabildo, Doc. Sria) Captura completa del documento

SI Se verifican los datos básicos de identificación1_,

los que no correspondan se actualizarán en el sistema de información provisto por la firma auditora.

NO Entonces se requiere la evidencia documental de al menos uno (1) de los siguientes documentos:

Folio de matrícula debidamente diligenciado y firmado por el acudiente

Carné EPS vigente Carné Seguro estudiantil

Boletín de calificaciones periodo de la vigencia

Licencia de conducción

Acta de grado para los estudiantes de ciclos Boletín de calificaciones periodo de la vigencia

1_{En datos básicos se requiere como mínimo: nombres, apellidos y, número de identificación y/o fecha de nacimiento. En caso de no cumplir con}

(19)

19 5.5.2. NECESIDADES EDUCATIVAS ESPECIALES

La Dirección de Cobertura y Equidad del Ministerio de Educación Nacional, requiere validar en campo y contrastar las condiciones de Necesidades Educativas Especiales (NEE); estas son: Tipo de Discapacidad y Capacidades excepcionales.

5.5.2.1. Verificación variable discapacidad

Para actualizar esta variable, se requiere que el auditor valide la información de todos los estudiantes (no solo para los marcados previamente en el anexo 6A) respecto a la presencia de alguna limitación. El auditor debe apoyarse en el docente que esté presente al momento de realizar la auditoría en el aula para saber si existen estudiantes con algún tipo de discapacidad, igualmente debe solicitar y escanear en el sistema la certificación médica de aquellos estudiantes que están registrados en la base de datos inicial como discapacitados.

Una persona con discapacidad, es aquella que tiene limitaciones para realizar ciertas actividades de la vida cotidiana y restricciones en la participación social, por causa de una condición de salud, y de barreras físicas, ambientales, culturales, sociales de su entorno.

En ese sentido, se entiende por estudiante con discapacidad, aquel que presenta un déficit que se refleja en su desempeño dentro del contexto escolar, lo cual le representa una clara desventaja frente a los demás, debido a las barreras físicas, ambientales, culturales, comunicativas, lingüísticas y sociales que se encuentran en dicho entorno.

La discapacidad puede ser de tipo sensorial como sordera, hipoacusia, ceguera, baja visión y sordo ceguera, de tipo motor o físico, de tipo cognitivo como síndrome de Down u otras discapacidades caracterizadas por limitaciones significativas en el desarrollo intelectual y en la conducta adaptativa, o por presentar características que afectan su capacidad de comunicarse y de relacionarse como el síndrome de Asperger, el autismo y la discapacidad múltiple.

Tipo de discapacidad: las discapacidades se clasifican como evidentes y no evidentes.

Las discapacidades evidentes como la ceguera, la sordo ceguera y las alteraciones motrices, no requieren certificación documental en el establecimiento educativo y a simple vista pueden ser identificadas por el auditor o certificadas por el profesional de apoyo.

En los casos de discapacidad no evidente, la verificación se realizará sobre los soportes documentales que deben reposar en la institución educativa. En dichas situaciones, el auditor debe contrastar con el personal de apoyo del establecimiento educativo o en su defecto con el docente de cada grado (o con quien esté representando a la institución educativa), el soporte documental que certifique el tipo de discapacidad de cada estudiante que esté registrado con discapacidad.

5.5.2.2. Verificación de la variable capacidades excepcionales

Para actualizar esta variable, se requiere que el auditor valide la información de todos los estudiantes (no solo para los marcados previamente en el anexo 6A) respecto a la presencia de alguna capacidad excepcional. El auditor debe apoyarse en el docente que esté presente al momento de realizar la auditoría

(20)

20

en el aula para saber si existen estudiantes con algún tipo de capacidad excepcional, igualmente debe solicitar y escanear en el sistema alguna documentación que evidencie esta situación.

La capacidad o talento excepcional, hace referencia a un alto potencial, general o restringido a un campo específico de la actividad humana, para aprender y desarrollar competencias, que supera con creces al que se espera para personas de su edad y en su medio. En ese sentido, se entiende por estudiante con capacidades excepcionales, aquel que presenta una capacidad global que le permite obtener resultados sobresalientes en pruebas que miden la capacidad intelectual (mayor a 145 puntos) y los conocimientos generales.

Se entiende por estudiante con talentos excepcionales aquel que tiene un desempeño superior y precoz en un área específica, es decir, un estudiante cuyo potencial se dirige a un área específica de la actividad humana, como las ciencias, las matemáticas, las artes o la tecnología, entre otras.

Algunas personas con discapacidad pueden poseer capacidades o talentos excepcionales, en estos casos se debe levantar la información de las dos variables.

5.5.3. ACTUALIZACIÓN DE VARIABLES BÁSICAS DE ESTUDIANTES NUEVOS ENCONTRADOS EN CAMPO.

Con el propósito de incluir en el sistema de información a todos los estudiantes que efectivamente estén siendo atendidos, el MEN requiere que se recolecte en campo la información básica de los estudiantes “nuevos” así como los documentos soportes para dichos estudiantes.

Para ello, se solicita que se realice el levantamiento de información de las variables básicas del Anexo 6A

(ver 5.5.1.), para cada niño nuevo encontrado en cada sede educativa. Para reportar estas variables se

debe diligenciar cada una de ellas en el sistema de información del proceso auditor (provisto por la firma auditora).

Es importante tener en cuenta que el listado de los estudiantes nuevos encontrados en cada sede hace parte integral del acta de visita de auditoría para cada sede.

5.5.4. VERIFICACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE MATRÍCULA CONTRATADA

El decreto 2355 de 2009 y el 2500 de 2010 establecen las modalidades de contratación del servicio educativo. El interés del MEN en esta materia consiste en verificar que la oferta de servicio educativo efectivamente esté siendo provista en los términos de la contratación establecidos para tal fin.

Para ello, es necesario que la firma auditora realice la validación de matrícula en campo, en el mismo esquema presentado en los apartes anteriores y que solicite copia de la documentación de cada contrato suscrito, con cualquier fuente de financiación, en las secretarías de educación, garantizando la obtención de dicha información.

Existen dos tipos de matrícula oficial: (i) Matrícula (estudiantes) que se atiende con recursos propios del estado (infraestructura, docentes, directivos, administrativos) y (ii) Matrícula oficial que se atiende a través de la contratación de la prestación del servicio educativo. Ésta última se da una vez la entidad territorial certificada cumpla con las condiciones de ley que habilitan este proceso y que para el aval se elabora un documento denominado [Estudio de insuficiencia].

(21)

21

Para la atención a través de la contratación de la prestación del servicio educativo media un contrato, el cual contiene un anexo en que se listan los estudiantes que van a ser atendidos mediante dicho contrato, es decir en los contratos los estudiantes son identificados claramente y hacen parte integral del contrato. El listado de los estudiantes debe contener la información necesaria y suficiente para la identificación de dichos estudiantes, es función de la firma auditora tabular, en el sistema de información provisto por la firma auditora, los datos que presente el contrato y el anexo, lo cual deberá verificar con lo reportado en el SIMAT:

Tabla 4 Variables validación Contratada

Variables básicas de validación por parte de la firma auditora Entidad territorial certificada

Número de contrato Fecha de inicio Fecha de finalización Contratista

Nit del contratista Tipo de contrato Monto

Código DANE de la sede educativa

Tipo de documento de identificación del estudiante Número de documento de identificación del estudiante Primer nombre del estudiante

Segundo nombre del estudiante Primer apellido del estudiante Segundo apellido del estudiante Grado del estudiante

Es importante tener en cuenta que el contrato puede tener modificaciones, y en éstas pueden estar cambios de estudiantes, adiciones o retiros de los mismos. Por otra parte si el (los) contrato(s) no dispone(n) del anexo con el listado de estudiantes debidamente identificados, debe registrarse este evento (en el sistema de información del proceso auditor) y quedar expresado muy claramente en el acta que realiza la firma auditora en la secretaria de educación. El contrato debe ser escaneado, con el correspondiente anexo de estudiantes, como parte de las evidencias documentales del proceso auditor. La información de los estudiantes que forman parte del contrato debe ser tabulada por la firma auditora y se debe cruzar con los estudiantes del corte de matrícula entregado por el MEN, este cruce da como resultado situaciones como:

(i) Estudiantes que cruzan en el anexo del contrato contra la información en el corte entregado por el MEN.

(ii) Estudiantes presentes en el anexo del contrato y que no figuran en el corte entregado por el MEN.

(22)

22

(iii) Estudiantes presentes en el corte entregado por el MEN y que no figuran en el anexo del contrato.

Es importante anotar que, al final se debe también realizar un contraste de información con la auditoría de los estudiantes realizada en las sedes educativas.

La firma auditora deberá cargar en el sistema de información provisto, la información actualizada del FUC, en la estructura MEN, contratos, sedes, anexo 1 consolidado, dicha información deberá estar disponible para los actores del proceso auditor (interventoría y Ministerio de Educación Nacional).

5.5.5. CONTRASTE Y LEVANTAMIENTO DE VARIABLES BÁSICAS DE DOCENTES, DIRECTIVOS DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS

5.5.5.1. Registro de lo encontrado en campo (sedes educativas) respecto a la planta docente.

Con el propósito de verificar la base de planta docente del anexo 31 de nómina, la firma auditora deberá validar la información básica de las variables que serán enunciadas a continuación.

El auditor en campo debe realizar contraste de las variables entregadas al corte de información frente a lo que encuentra en campo. En caso de encontrar diferencias debe registrarlas en el sistema de información del proceso auditor (provisto por la firma auditora), aquellas variables que no muestren diferencias no debe registrarlas, sólo aquellas que tengan diferencia entre lo reportado al corte y lo encontrado en campo, esto permite optimizar los tiempos del trabajo de campo.

Tabla 5 Variables de validación planta docente y administrativa

Variables básicas de validación por parte de la firma auditora Variable mínima

Código DANE del establecimiento educativo SI

Código DANE de la sede educativa SI

Tipo de documento SI

Número de documento SI

Lugar de expedición documento (Departamento) SI

Lugar de expedición documento (Municipio) SI

Apellido 1 SI

Apellido 2 SI

Nombre 1 SI

Nombre 2 SI

Fecha de nacimiento SI

Lugar de nacimiento departamento SI

Lugar de nacimiento municipio SI

Número de Teléfono SI

(23)

23

Correo electrónico SI

Nivel educativo de enseñanza SI

Área de enseñanza para la que fue nombrado SI

Área de enseñanza técnica SI

Otra enseñanza técnica

Los auditores en campo deben validar las variables enunciadas para cada registro, y cuando se encuentren inconsistencias, realizar la actualización a que haya lugar en el sistema. La definición de las variables y sus respectivos dominios, que se presentan en el diccionario de datos que se anexa a este documento.

5.5.5.1. Variable de verificación del estado del docente, directivo-docente y administrativos en la sede educativa (primera visita)

Así mismo, se deberá registrar la información de la variable de verificación, que dará cuenta del estado del docente, directivo-docente y administrativo de acuerdo a la siguiente clasificación, teniendo en cuenta la validación de la información en el documento de identidad válido:

Tabla 6 Variable de verificación de estado en campo – Planta docente y administrativa

Código Nombre Descripción Evidencias Documentales para verificar, capturar y actualizar

1 Presente

Se entiende como PRESENTE, aquel docente, directivo-docente o administrativo relacionado en el corte de información entregado por el MEN y que se encuentra en la sede educativa en el momento que el auditor realiza la visita de campo con su

documento de identidad válido y del cual es

posible realizar la validación de las variables básicas requeridas de manera directa.

[(i) Documento de identidad válido],

En caso de no contarse con el documento de identidad válido ver relación en la tabla Evidencias documentales en campo – Planta docente y administrativa

2 Ausente

Un docente, directivo-docente o administrativo es AUSENTE cuando en la visita a la sede educativa fue catalogado como NO VALIDO y que en la visita a la sede principal el rector o director allega el documento de identidad valido y el soporte que justifica su ausencia (tabla de situación administrativa por ausencia en el establecimiento educativo).

Nota: Este estado solo será determinado en la visita de cierre a la sede principal.

[(i) Documento de identidad válido y (ii)

Documento soporte de ausencia], En caso de no contarse con el documento de identidad válido ver relación en la tabla Evidencias documentales en campo – Planta docente y administrativa

5 Nuevo

Un docente, directivo-docente o administrativo es NUEVO cuando el auditor lo encuentra en la sede educativa, no está en el listado relacionado en el corte de información entregado por el MEN y que en el momento

En caso de no contarse con el documento de identidad válido ver relación en la tabla

(24)

24 que el auditor realiza la visita de campo, se

encuentra en la sede educativa con su

documento de identidad válido y del cual es

posible realizar la validación de las variables básicas requeridas de manera directa.

Para este docente, directivo-docente o administrativo se hará la recolección de información de las variables mínimas.

Evidencias documentales en campo – Planta docente y administrativa

6 No válido

Un docente, directivo-docente o administrativo es NO VÁLIDO cuando está reportado en la base de datos que entregó el Ministerio de Educación Nacional a la firma auditora y al realizar la visita en la sede

educativa el auditor no evidencia la

documentación requerida del docente, directivo-docente o administrativo, en las que pueda contrastar las variables básicas. Igualmente, será NO VÁLIDO aquel que a pesar de estar presente al momento de la visita de auditoría no cuenta con su documento de identidad válido.

El acta de visita de auditoría en la sede

educativa debidamente firmada por el

rector, director o delegado (debidamente autorizado), con el listado de los no válidos. Dicha acta es la única evidencia

documental y legal para los estados no

válidos.

7 No

verificado

La variable de verificación se codificará con código 7 “NO VERIFICADO”, en el caso en que se refiera a los docentes, directivos-docentes o administrativos asignados a sedes educativas que por razones de fuerza mayor los auditores no pudieron desplazarse a ellas. Para que sea catalogado este estado tiene que existir documento emitido por la autoridad competente que sustente esta situación.

Documento emitido, con datos básicos para la corroboración y debidamente firmado por la autoridad competente en que se establezca que el auditor no se pudo desplazar a dicha sede educativa. El listado de eventos por esta causa se encuentra en el anexo a la presente guía

Causas posibles para la NO realización de las auditorías.

8 Subsanado

Un docente, directivo-docente o administrativo es SUBSANADO cuando en la visita de cierre en la sede principal el auditor verifique su presencialidad frente al documento de identidad valido.

Nota: Este estado solo será determinado en la visita de cierre a la sede principal.

En caso de no contarse con el documento de identidad válido ver relación en la tabla Evidencias documentales en campo – Planta docente y administrativa

Tabla 7 Evidencias documentales en campo – Planta docente y administrativa

Documento de identidad válido (CC, CE, Contraseña)

SI Se verifican los datos básicos de identificación.

NO Entonces se requiere la evidencia documental de al menos uno (1) de los siguientes documentos:

(25)

25 Carné del establecimiento educativo en el

que se evidencia las variables necesarias para establecer plenamente su identificación

Carné de la EPS en el que se evidencia las variables necesarias para establecer plenamente su identificación

 Como evidencia única se establece el documento de identidad válido, en caso de no contar con este, se requiere al menos un (1) documento.

Para el caso de los docentes, directivos-docentes y administrativos determinados como ausentes en la visita de cierre a la sede principal, las ausencias relacionadas en la tabla, se deberán soportar mediante un documento que evidencie dicha ausencia, la cual deberá ser capturada y registrada en el sistema de información provisto por la firma auditora.

Tabla 8. Situación administrativa por ausencia en la Sede Educativa

Tipo de ausencia

Ausencia no justificada En Comisión o encargo Trasladado

Lic. por incapacidad Suspensión

Retirado Jubilado Fallecido

Permiso escrito por el rector o director

5.5.6. HALLAZGOS DE AUDITORÍA

Para efectos de los hallazgos (matrícula, planta docente y administrativos), la firma auditora deberá realizar un análisis de la información del trabajo de campo frente al corte final que entregará el Ministerio de Educación Nacional, de acuerdo a lo reportado por las entidades territoriales certificadas.

Es importante tener en cuenta que las reglas de validación de estos hallazgos se establecerán en el COMITÉ DE INFORMACIÓN conformado para este proceso auditor.

5.5.7. ACTUALIZACIÓN DE VARIABLES BÁSICAS DEL DIRECTORIO ÚNICO DE ESTABLECIMIENTOS – DUE –

Con el fin de actualizar el directorio de establecimientos educativos para las entidades territoriales seleccionadas, se solicita a la firma validar la información de las variables básicas del DUE. En ese

(26)

26

sentido, es responsabilidad de la firma auditora, validar en campo, la consistencia de los datos de los establecimientos educativos respecto a la información contenida en el DUE actual (provista por la Oficina de Tecnología del Ministerio de Educación Nacional) y levantar los datos faltantes.

Para lograr la actualización del DUE, se seguirá el mismo procedimiento utilizado con el anexo 6A, por lo que, se solicita a la firma auditora validar la siguiente información:

5.5.7.1. VERIFICACIÓN DEL DUE – ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO

 Código DANE Institución Educativa: deberá ser la llave primaria de este anexo y solo debe existir un registro por cada institución educativa. El código DANE de la Institución Educativa debe ser de doce (12) posiciones.

 Código departamento: debe ser un código de dos dígitos el cual es asignado por el DANE, se encuentra en el documento División Política de Colombia.

 Código municipio o distrito: debe ser un código de tres dígitos asignado por el DANE, el cual se encuentra en el documento División política de Colombia; el código del municipio debe corresponder al departamento antes relacionado.

 Nombre de la Institución educativa: este campo debe ser diligenciado con los nombres completos de las Instituciones Educativas sin utilizar ningún tipo de abreviatura, dejando un espacio entre cada palabra y sin permitir caracteres distintos a los del alfabeto o numéricos.

5.5.7.2. VERIFICACIÓN DEL DUE – SEDE EDUCATIVA

 Código departamento: debe ser un código de dos dígitos el cual es asignado por el DANE, se encuentra en el documento División Política de Colombia.

 Código municipio o distrito: debe ser un código de tres dígitos asignado por el DANE, el cual se encuentra en el documento División política de Colombia; el código del municipio debe corresponder al departamento antes relacionado.

 Código DANE institución educativa: se debe encontrar registrada en el anexo 1 archivo 1. Se recuerda que este código DANE debe tener doce (12) posiciones.

 Código DANE antiguo de la sede: se debe registrar el código DANE que poseía la sede antes de la fusión establecida por la Ley 715 de 2001, su inclusión en el reporte tiene como fin permitir el análisis de la serie histórica. En este caso no deben existir códigos DANE mayores a 12 dígitos.

 Nombre sede: se debe registrar el nombre de la sede con la nomenclatura designada por la secretaría de educación. En el caso de las asociaciones escriba el nombre del centro educativo.

 Dirección sede: registre la dirección de la sede.

 Teléfono de la sede: Registre el número de la sede, en caso de no tener, no registre información en este campo.

 Zona de la sede: ubique la referencia geográfica a la cual corresponde la sede independientemente a la que corresponde la institución educativa. Esta variable solo puede tener dos valores 1 en el caso de que se localice en la zona urbana y 2 si se ubica en la zona rural que se asimila como resto incluyendo rural disperso.

(27)

27  Internado sede: indica si la sede educativa presta el servicio de internado, esta variable debe ser

de especial cuidado, así como la verificación de los estudiantes. Debe tenerse en cuenta que no todos los estudiantes que están en una sede que presta el servicio de internado son internos. 5.5.7.2.1 INFORMACIÓN GEORREFERENCIADA DE LAS SEDES EDUCATIVAS

La firma auditora deberá entregar Georreferenciadas las sedes educativas auditadas al Ministerio de Educación Nacional. Para esto DEBE utilizar dispositivos GPS autónomos.

De igual manera, deberá georreferenciar las sedes educativas en cada una las visitas de auditoría contempladas en el presente documento.

IMPORTANTE: No se aceptará Georreferenciación con Cartografía impresa ni levantamiento de información con software geográfico.

Los dispositivos deberán configurarse con los parámetros requeridos para hacer el levantamiento de coordenadas, según los sistemas de referencia utilizados por el Ministerio, a saber:

 Datum: magna / wgs84  Unidades: DD / m  Huso Horario: UTC -5

 La Precisión en la captura de coordenadas debe estar alrededor de 40m en área rural y a 10 m para el área urbana.

Para este caso la firma auditora debe recoger esta información en el sistema de información del proceso auditor (provisto por la firma auditora) de donde el Ministerio podrá generar la información recogida en archivos planos o Excel, con la siguiente información para cada sede:

Tabla 9 Georreferenciación

Ord Nombre del Campo/Variable Tipo de _Dato _Caracteres# Detalle

1 CODIGO_DANE_SEDE Numérico 12 Código DANE de la Sede

2 GEOREF_MECANISMO Carácter 1 1 Dispositivos GPS

3 GEOREF_LATITUD_SEDE_DECIMAL Float Valor decimal de la latitud en donde se _{encuentra la sede}

4 GEOREF_LONGITUD_SEDE_DECIMAL Float Valor decimal de la longitud en donde se _{encuentra la sede}

5 GEOREF_ALTIITUD_SEDE_DECIMAL Numérico 5 Valor expresado en metros de la altitud en que _{se encuentra la sede}

6 GEOREF_LATITUD_SEDE_N_S Carácter 1 N Norte _{S Sur}

7 GEOREF_LATITUD_SEDE_GRADO Numérico 3

8 GEOREF_LATITUD_SEDE_MINUTOS Numérico 2

9 GEOREF_LATITUD_SEDE_SEGUNDOS Numérico 3

10 GEOREF_LONGITUD_SEDE_E_O Carácter 1 E Este _{U oeste}

11 GEOREF_LONGITUD_SEDE_GRADO Numérico 3

12 GEOREF_LONGITUD_SEDE_MINUTOS Numérico 2

13 GEOREF_LONGITUD_SEDE_SEGUNDOS Numérico 3

(28)

28

La trama capturada debe corresponder al protocolo NMEA, con estándar $GPRMC (mínima recomendada) que contiene la información básica de rastreo; posición, velocidad, dirección de desplazamiento, hora UTC, posición de los satélites, intensidad de la señal que se recibe y datos de control.