INTRODUCCIÓN...5 INICIO DE SESIÓN...6

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INTRODUCCIÓN ... 5 INICIO DE SESIÓN... 6 MENU PRINCIPAL ... 7 MENÚ DE MAESTROS ... 7 MENÚ DE PRESUPUESTO ... 7

MENÚ DE PROCESOS DIARIOS... 7

MENÚ DE CONSULTAS... 7 MENÚ DE REPORTES... 7 MENÚ DE CONFIGURA... 8 MENÚ DE VENTANA... 8 SALIR... 8 BARRA DE HERRAMIENTAS ... 9 MENU MAESTROS ... 12 DATOS DE LA COMPAÑÍA... 13 PAÍSES... 15 ESTADOS... 17 CIUDADES... 19 IDENTIFICADORES... 21 CENTROS DE COSTO... 23 PUESTOS ... 26 EMPLEADOS... 28 ALMACENES... 30 ÁREA... 32 ÁREA-CUENTA... 33 LAB´S... 35 TIPOS DE MOVIMIENTOS... 36 PROVEEDORES... 39 MONEDAS... 44 TIPO DE CAMBIO... 46 EMBARQUE... 48 A,B,C A REGIONES... 49

LISTA DE PRECIOS POR REGIÓN... 50

EMPLEADOS VS.CUENTAS... 52 RETENCIONES... 53 MENU DE PRESUPUESTO ... 55 ASIGNACIÓN DE REQUISITORES... 56 ASIGNACIÓN DE COMPRADORES... 58 TIPOS DE INSUMO... 60 GRUPOS DE INSUMO... 62

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INSUMOS... 64

EXPLOSIÓN DE MATERIALES... 66

ADITIVAS Y DEDUCTIVAS... 68

ADITIVAS Y DEDUCTIVAS CANTIDAD... 70

ADITIVAS Y DEDUCTIVAS PRECIO... 72

IMPRESIÓN DE ADITIVA/DEDUCTIVA... 74

IMPRESIÓN DE EXPLOSIÓN DE MATERIALES... 77

CAPTURA DE PRESUPUESTO... 79

MENU DE PROCESOS DIARIOS ... 81

ANTICIPOS... 82

ABC Anticipos Proveedor... 83

Reportes Anticipo Proveedor ... 86

Generación Anticipos Proveedor... 89

Reporte Estado de Cuenta Proveedor ... 91

REQUISICIONES... 94

CUADRO COMPARATIVO... 98

GENERACIÓN DE O.C. ...101

ORDENES DE COMPRA...104

AJUSTES /CANCELACIÓN O.C. ...110

ENTRADAS DE ALMACÉN...112

TRASPASOS A OTRO C.C. ...115

INSUMOS RECIBIDOS POR ORDEN COMPRA...118

PROVEEDOR INSUMOS...121

MOVIMIENTOS NOINVENTARIABLES...123

Mantenimiento Remisión...124

Recepción de Insumos...127

Recepción Global de Insumos ...130

Consulta Remisión ...133

Reporte Remisión: ...134

ABC Interfase a Contabilidad...136

Definición de Transferencia Póliza ...139

Proceso de Generación de Póliza...141

Proceso de Desactualización de Póliza ...142

MENU DE CONSULTAS ... 143 REQUISICIONES...144 ORDENES DE COMPRA...146 ENTREGAS PROGRAMADAS...149 ANÁLISIS DE COMPRAS...151 INSUMOS EXCEDIDOS...153

REQUISICIONES POR COMPRADOR...155

PROVEEDOR INSUMO...157

ANÁLISIS CONSOLIDADO PROVEEDOR...159

COMPORTAMIENTO DE PROVEEDORES...161

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ANÁLISIS CONSOLIDADO %C.C. ...165

COMPARATIVO VSPRESUPUESTO...167

COMPARATIVO VS PPTO POR EL TIPO DE INSUMO...169

COMPARATIVO VS PPTO POR GRUPO DE INSUMOS...170

COMPARATIVO VSPPTO POR INSUMO...171

ANÁLISIS DE INSUMOS...173

ANALÍTICO POR ORDEN DE COMPRA ...175

MENU DE REPORTES ... 177

ESTATUS DE REQUISICIONES...179

CUADRO COMPARATIVO...182

PREFORMA MATERIAL POR RECIBIR...185

RESUMEN DE FLUJOS COMPROMETIDOS...188

REPORTE DE FLUJOS COMPROMETIDOS...191

ORDENES DE COMPRA...194

ORDENES DE COMPRA POR CONTRATISTA...196

REQUISICIÓN...198

AJUSTE ORDEN COMPRA...200

COMPARATIVO DE PROVEEDORES...202

RELACIÓN DE ORDEN DE COMPRA–FACTURA...205

COMPARATIVO VSPRESUPUESTO...208

PRESUPUESTO VS COMPRADO VS GASTADO REAL...213

PRESUPUESTO VS COMPRADO VS GASTADO REAL POR TIPO...216

CONSECUTIVO DE ORDENES DE COMPRA...219

ENTREGAS PROGRAMADAS...222

CONSOLIDADO DE COMPRAS...225

ANÁLISIS DE COMPRAS...228

ANALÍTICO DE COMPRAS POR PROVEEDOR...231

ESTADÍSTICO MENSUAL POR PROVEEDOR...234

PROVEEDOR INSUMOS...238

ANALÍTICO DE COMPRAS POR INSUMO...240

ESTADÍSTICO DE ÚLTIMOS PRECIOS...243

RELACIÓN DE INSUMOS RECIBIDOS...246

RESUMEN DE COMPRAS ...249

REGISTRO DE COMPRAS...252

RELACIÓN DE COMPRAS PENDIENTES POR COMPRADOR ...255

MENU DE CONFIGURA ... 257

IMPRESORA...258

USUARIOS...259

NIVELES SEGURIDAD...261

RELACIÓN PROG/NIVEL...262

CAMBIAR DE USUARIO (ADMINISTRADOR) ...264

PASSWORD EN PROCESOS...265

ACTUALIZA UNIVERSAL...266

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LEYENDA ORDEN DE COMPRA...269

RE-GENERACIÓN PRESUPUESTO...270

LIBERADOR DE INSTANCIAS...271

NIVELES SEGURIDAD POR IDENTIFICADOR DE CC ...272

RELACIÓN IDENTIFICADOR CCNIVEL IDENTIFICADOR POR CC ...273

MENU AYUDA ... 274

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Sistema Integral de Ordenes de Compra Introducción

El módulo de compras se diseñó con el motivo de ser una herramienta computacional con la cual se evitará efectuar manualmente el trabajo tedioso y repetitivo que le ocasiona la elaboración y control de las órdenes de compra y su seguimiento.

Este sistema se encuentra enlazado con los Sistemas de Precios Unitarios, Inventarios, Contabilidad y Proveedores EnKontrol. Con esta comunicación se evitarán dobles y hasta triples capturas, ya que al momento de capturar las requisiciones y órdenes de compra se comparten los catálogos de insumos y proveedores y se actualizan los acumulados para comparar el presupuesto de control Vs lo comprado y así inmediatamente permitir al usuario tomar decisiones.

Es conveniente que el Sistema de Compras sea solamente utilizado por personal relacionado y autorizado del área de compras.

Con este sistema el usuario manejará con oportunidad las requisiciones y órdenes de compras contando así con un amplio rango de confiabilidad.

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Inicio de Sesión

Para iniciar la sesión en el módulo debemos dar doble click en el acceso directo que corresponde al sistema de compras:

Inmediatamente aparecerá la pantalla de acceso del sistema en la cual nos solicitará los datos principales para identificarnos y abrir las bases de datos.

Estos datos son:

• Compañía: El sistema es multicompañía, debemos introducir el número de empresa que deseamos acceder para que sea abierta la base de datos correspondiente.

• Password: Esta es la clave de acceso configurada por el administrador del sistema que nos identifica como usuario y que es única. Está compuesta por un número de usuario de cuatro dígitos y una contraseña (password) confidencial y personal.

Al teclearlos correctamente será desplegada la pantalla principal que contiene el menú principal como se muestra a continuación:

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MENU PRINCIPAL

Describiremos brevemente las opciones del menú principal: Menú de Maestros

A través de este menú definimos las tablas de inicio del sistema y le damos mantenimiento a los catálogos que nos facilitan la operación diaria. Tablas como ciudades, países, estados y catálogos como los tipos de movimientos y

proveedores son indispensables para iniciar la operación del sistema_.

Menú de Presupuesto

A través de este menú definimos las tablas que nos permiten compartir información con el sistema de Precios Unitarios, en él también establecemos el acceso de los diferentes compradores a los centros de costo para establecer responsabilidades de control y seguimiento. Facilita la puesta en marcha de las comparaciones contra el presupuesto de control capturándolo y dándole mantenimiento.

Menú de Procesos Diarios

Este menú nos permite la captura de las requisiciones y órdenes de compra así como sus cancelaciones y modificaciones. También, en caso de no contar con el Sistema de Inventarios EnKontrol, nos facilita la captura de las entradas y traspasos al almacén, permitiendo así darle seguimiento y control a nuestras

órdenes de compra.

Menú de Consultas

Nos permite desplegar en pantalla diferentes formatos de nuestros movimientos como son: entregas programadas, insumos excedidos, etc.

Menú de Reportes

De la misma manera que las consultas, nos facilita la visualización de datos, pero la diferencia está en que nos da la opción de enviarlos a la impresora.

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Menú de Configura

Nos permite definir los niveles de acceso al sistema y las opciones de menú a que se tiene derecho según lo establecido en las funciones operativas. También nos facilita la administración de los usuarios, passwords o contraseñas y sus niveles de acceso para asegurar nuestra información. También nos facilita seleccionar y administrar las características de las impresoras tanto locales como de red, que tengamos disponibles en el sistema.

Menú de Utilerías

Esta opción nos brinda una utilería gráfica de concurrencia de usuarios, así como un reporte de conexión de los mismos.

Menú de Ayuda

Esta opción solo proporciona información de Copyright así como la versión del sistema.

Menú de Ventana

Nos facilita la configuración en nuestra pantalla de las diferentes ventanas desplegadas simultáneamente durante nuestra operación diaria, de tal manera que podamos administrarlas y visualizarlas de la manera más adecuada.

Salir

Esta opción no es un menú, es la decisión del usuario para cerrar la aplicación y salir totalmente del sistema_.

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Barra de Herramientas

Los iconos de la barra de herramientas nos permiten realizar las siguientes actividades:

Configura la Impresora: Seleccionar y configurar las impresoras tanto locales como de red para utilizarse como dispositivos de salida según convenga en cada momento del proceso diario. Al presionar este botón se despliega el cuadro de diálogo:

Debemos seleccionar la impresora que deseamos y presionar el botón OK. Si

necesitamos ajustar la definición de la impresora oprimimos el botón Setup y

entramos al menú correspondiente. Si no deseamos hacer cambios oprimimos el

botón Cancel.

Salir: Al oprimir este botón el sistema asume que deseamos Salir del Sistema, pero nos envía la ventana de confirmación:

Si en verdad desea terminar su sesión de trabajo con esta aplicación presione

el botón Aceptar, en caso contrario presione el botón Cancelar.

NOTA: En la esquina superior derecha se encuentra el botón marcado con una X. Al presionar este botón la sesión se termina automáticamente sin confirmar. Tenga precaución al utilizar esta opción ya que puede perder datos que no hayan sido grabados a la base de datos.

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Otros iconos que se despliegan en la barra de herramientas durante las sesiones de trabajo en las ventanas de captura son:

Envía a Imprimir el reporte o catálogo seleccionado mostrándonos en la

mayoría de las veces una vista preliminar.

Agrega un renglón en blanco que nos permite la introducción de datos para dar de alta un registro en la base de datos, también se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas.

Nos permite Modificar información de un registro grabado previamente en la

base de datos. también se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas.

Grabar la información de la ventana activa en la base de datos. Por ejemplo Al dar de alta el registro para su uso posterior. también se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas.

Cancela la información introducida hasta la última grabación en la base de datos. Regresando a la posición inicial de captura en el cuadro de diálogo. también se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas.

Borra el renglón de la base de datos. Se debe tener cuidado con el uso de este botón ya que puede perder información importante. Cuando el registro en cuestión tiene asociadas otras transacciones en la base de datos, el sistema

NO nos permite borrarlo para mantener la consistencia. también se puede

realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas.

Busca información en la base de datos mostrándonos los catálogos, facilitando así la selección de las claves o códigos correctos en los campos de captura de los cuadros de diálogo. Se tiene la opción de las teclas rápidas: F1, CtrlF1 y/o ALT+F1 dependiendo de la opción a la que se ingrese La pantalla mostrada varía de acuerdo al catálogo en cuestión.

Salir o cerrar la última ventana abierta. Este botón nos facilita regresarnos a la ventana inmediata anterior abierta, cerrando correctamente la ventana actual. En la ejecución de reportes mientras nos muestra la vista preliminar, este botón nos facilita desplazarnos a la página anterior para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir. Se encuentra a la derecha del botón de Siguiente Página.

En la ejecución de reportes este botón nos facilita desplazarnos a la Siguiente

Página para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir.

Este botón nos permite Aumentar el tamaño (Zoom In) de la vista preliminar

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Este botón nos permite Disminuir el tamaño (Zoom Out) de la vista preliminar

para revisar su contenido y formato antes de enviarlo a imprimir.

Exportar para mandar el documento a un archivo con formato específico

Cabe destacar que cada vez que se selecciona una opción dentro de cualquiera de los menús, aparece una serie de iconos debajo de la barra de menús y al mismo tiempo un menú adicional en la parte superior izquierda de la ventana denominado Edición o Reporte, las opciones desplegadas bajo este último menú, corresponden a cada uno de los iconos presentados, de esta manera el usuario cuenta con dos opciones para realizar una misma operación.

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MENU MAESTROS

Este menú está diseñado para dar de alta todos los datos referentes a la empresa, tales como: Nombre o Datos de la Compañía, Países en los que realizan operaciones, Centros de Costo que utiliza, Puestos y Empleados, Almacenes, Proveedores y Monedas que utiliza en sus operaciones.

Al momento de entrar en algunas de las opciones de este menú, se encenderá un menú adicional llamado Edición que varía según la opción

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Datos de la Compañía

Se despliega una ventana donde aparecen el Nombre de la Compañía, dirección , así como tres campos donde es posible insertar la leyenda para la Orden de Compra, sobre alguna descripción específica o comentario que se desee, mismos que aparecerán impresos en los contra recibos.

La ventana descrita se presenta a continuación:

En esta ventana se encuentran diversos check box que a continuación se explicaran.

• Sesión Única por Usuario: Al seleccionarlo esta opción el Sistema EnKOnTROL llevará una bitácora de procesos especiales que le permitirá saber lo siguiente:

I. Hora, Nombre, Sistema, Dirección de red y Nombre del equipo de

computo desde donde se realizan cambios y/o modificaciones a pólizas de subsistemas y/o eliminación total de éstas

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• Valida Presupuesto Requerido: Al seleccionar esta opción el sistema comienza hacer la validación del presupuesto desde que se empiezan hacer las requisiciones.

• Captura Precio Traspaso: Al seleccionar esta opción cuando realizas los traspasos “aparece” la ventana de captura del precio.

• Validar tope de IVA: Al seleccionar esta opción el sistema no permite pasarte del IVA definido.

• Tope del IVA: En este campo defines el tope del porcentaje de IVA

• Periodo del Tipo de Cambio: Al seleccionar esta opción empiezas a definir el período en que se actualizara el tipo de cambio. Los períodos son Mensuales, Diarios y Semanales.

• Detecta Tipo de Cambio Vigente: Al seleccionar esta opción cuando haya vencido el período del T.C. abre una ventana donde te permite capturar el nuevo T.C.

• Concepto Factura Automático en OC: Al seleccionar esta opción cuando se realice el contra recibo tomará el concepto de factura que se haya capturado al momento de realizar la orden de compra.

• Valida fecha de entrega: Al seleccionar esta opción el sistema afecta la ventana de requisición ya que desde allí te permite capturar la fecha de entrega con 7 días posteriores a la fecha de elaboración de la requisición. En caso contrario pide Password.

• Tipo Validación Ppto. excedido: Mediante este combo se especifica como se realizará la validación cuando se exceda el presupuesto al generar una orden de compra, esta validación puede ser

I. Con una clave o password.

II. Con un aviso.

III. Sin validación.

• Obliga Area-Cta.: Al seleccionar esta opción, cuando se capture una orden de compra, una requisición o se realice un ajuste/cancelación de una orden de compra, será obligatorio especificar un área cuenta.

• Sustituir Universales: Al seleccionar esta opción permite hacer la sustitución de los catálogos de las Base de Datos. Debe seleccionarse esta opción en la(s) Base (s)de Dato(s) origen(es) y Destino(s).

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Países

Al seleccionar la opción Países, el sistema da la posibilidad de registrar los países donde se localizan los proveedores con los cuales tendrá operaciones la empresa, la ventana desplegada en este caso se presenta a continuación:

El procedimiento para dar de alta un nuevo país es el siguiente:

• Agregar : Esto se hace por medio de el icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú Edición, esta misma operación que puede realizarse con las teclas rápidas Alt+A

• País: En este parámetro se debe escribir el nombre del país deseado (15

caracteres como máximo).

• Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+G

• Modificar/Borrar: Si después de grabar un país se quiere modificarlo, solo hay que seleccionarlo y en el menú Edición elegir la opción Modif./Borrar, ó por medio del las teclas rápidas Alt+M y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas en forma de Lápiz.

• Borrar: Si el país seleccionado no cuenta con algún registro que haga referencia a él (Ej. estado o ciudad), es posible borrarlo por completo

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seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B y/o dando un click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

El nuevo país ha quedado grabado .y siguiendo el mismo procedimiento se pueden registrar tantos países como sean necesarios.

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Estados

El sistema da la posibilidad de anexar todos los estados donde se localizan los proveedores con los cuales la empresa tiene operaciones, para poder hacer esto, es necesario haber registrado en la opción anterior el país al cual pertenece el estado deseado.

El procedimiento para registrar nuevos estados es de manera similar al caso anterior:

• Agregar : Esto se hace por medio de el icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú adicional Edición, esta misma operación que puede realizarse con las teclas rápidas Alt+A

• Estado: En este campo se teclea el nombre del estado deseado (5 caracteres como máximo).

• País: Menú descendente se selecciona el país al cual pertenece el estado

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• Modificar/Borrar: Si después de grabar un estado se quiere modificarlo, solo hay que seleccionarlo y en el menú Edición elegir la opción Modif./Borrar, ó por medio del las teclas rápidas Alt+M y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas en forma de Lápiz.

• Borrar: Si el estado seleccionado no cuenta con algún registro que haga referencia a él (Ej. ciudad), es posible borrarlo por completo seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B y/o dando un click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

El nuevo estado ha quedado registrado, siguiendo el mismo procedimiento se pueden registrar tantos estados como sean necesarios.

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Ciudades

Seleccionando la opción Ciudades del menú Maestros se desplegará la

ventana siguiente:

El procedimiento para dar de alta ciudades es el siguiente:

• Ciudad: En este campo hay que escribir el nombre de la ciudad deseada (25 caracteres como máximo).

• Estado: Menú descendente donde se selecciona el estado al cual pertenece la ciudad a registrar.

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• Modificar/Borrar: Si después de grabar un ciudad se quiere modificarlo, solo hay que seleccionarlo y en el menú Edición elegir la opción Modif./Borrar, ó por medio del las teclas rápidas Alt+M y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas en forma de Lápiz.

• Borrar: Si la ciudad seleccionada no cuenta con algún registro que haga referencia a él (Ej. estado), es posible borrarlo por completo seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B y/o dando un click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

La nueva ciudad ha quedado registrada, siguiendo el mismo procedimiento se pueden registrar tantas ciudades como sean necesarias.

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Identificadores

Un identificador permite agrupar varios centros de costos, con el fin de concentrar información útil en consultas y reportes. Es en esta opción de Identificadores del menú Maestros donde estos se administran, al entrar se desplegará la ventana siguiente:

El procedimiento para dar de alta identificadores es el siguiente:

• Identificador: En este campo hay que escribir la clave del identificador. • Descripción: En este campo capturamos la descripción larga del

identificador.

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• Modificar/Borrar: Si después de grabar un identificador se quiere modificarlo, solo hay que seleccionarlo y en el menú Edición elegir la opción Modif./Borrar, ó por medio del las teclas rápidas Alt+M y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas en forma de Lápiz.

• Borrar: Si el identificador seleccionado no cuenta con algún registro que haga referencia a él, es posible borrarlo por completo seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B y/o dando un click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

El nuevo identificador ha quedado registrado, siguiendo el mismo procedimiento se pueden registrar tantos identificadores como sean necesarios.

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Centros de Costo

En esta opción el sistema permite registrar todos los centros de costo utilizados por la empresa. A continuación se presenta la ventana desplegada para efectuar su registro:

El procedimiento para agregar nuevos centros de costo es el siguiente:

• Agregar. Se puede agregar un “renglón” con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas y otra opción sería desde el menú Edición

• Centro de Costo Clave correspondiente al centro de costo que se va a registrar. Es importante señalar que este campo cuenta con tres espacios alfanuméricos; sin embargo, se recomienda utilizar solo números para facilitar su orden y utilización, es necesario llenar los tres espacios del campo. Se puede definir por rangos, por ejemplo Edificación, Urbanización, Administrativos, etc. También se recomienda dejar números

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libres entre centros de costo para una posible adición posterior de centros de costo del mismo rango.

• Descripción En este campo se define el “nombre “ del centro de costo al que se hará referencia con la clave arriba asignada, se permiten máximo 40 posiciones alfanuméricas.

• Descripción Corta Se escribe una abreviación de la descripción (máximo de 15 caracteres), misma que aparecerá en la impresión de algunos reportes.

• Estatus Es un menú desplegable con tres opciones, de las cuales se debe de seleccionar una de acuerdo a lo siguiente:

I. No Utiliza Presupuesto : Si no es necesario comparar y controlar las compras que se realizan en ese centro de costo con el presupuesto definido.

II. Valida Presupuesto :Si es necesario comparar las compras con el presupuesto para que sean autorizadas.

III. Presupuesto Terminado: Si el presupuesto para ese centro de costo indica que ya no es necesario realizar más compras, se selecciona la opción.

NOTA: Esta opción de Estatus puede ser modificada posteriormente pero solo por la persona autorizada para ello.

• Presupuesto Global: Este parámetro es opcional, aquí se establece el monto total del presupuesto a aplicar en el CC

• Tipo de IVA: : Esta opción afecta el modulo de IVA

I. Por Definir

II. Acreditable

III. No Acreditable

• Porcentaje de IVA: Se define el porcentaje de IVA para el CC, en caso de no utilizarlo el sistema lo toma el porcentaje desde la ventana de Datos Compañía

• Validar Tope de IVA: No te permite pasar del IVA definido para el CC o en caso de no estar definido lo busca en Datos Compañía.

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I. No

II. Con Password

A. Inicio

B. Fin

III. Sin Password

A. Inicio

B. Fin

• Identificador: Es una clasificación que se le da al centro de costos en cuestión, en base a este se podrán filtrar los centros de costos en las consultas y reportes. El identificador default es el 99-99-99-99.

• Región: Mediante este campo se puede especificar si el Centro de Costos pertenece a una región y así poder manejar listas de precio distintas para cada región.

• Moneda: Tipo de moneda que manejara el Centro de Costo.

• Valida Presupuesto por Sector: Permite utilizar el presupuesto por sector, que solo esta disponible para aquellos clientes que lo hayan solicitado.

• Valida presupuesto anual: Si se tiene habilitado este check se validará que no se rebase el presupuesto anual de compra para el centro de costos.

• Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+G.

El nuevo Centro de Costo ha quedado registrado, siguiendo el mismo procedimiento se pueden registrar tantas Centros de Costos como sean necesarios.

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Puestos

Al seleccionar la opción Puestos del menú Maestros se despliega la ventana siguiente:

El procedimiento para el registro de puestos es el siguiente:

• Agregar: Se puede agregar un “renglón” con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas ALT+A y otra opción sería desde el menú Edición

• Puesto En este campo se debe teclear el número que identificará a dicho puesto, como en el caso de los centros de costo, es recomendable definir los números de puestos por rangos o áreas, como gerencias, jefaturas, etc.

• Descripción debe escribirse el nombre del puesto, el cual aparecerá en la impresión de documentos que hagan referencia al mismo.

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• Modificar/Borrar: Si después de grabar un puesto se quiere modificarlo, solo hay que seleccionarlo y en el menú Edición elegir la opción Modif./Borrar, ó por medio del las teclas rápidas Alt+M y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas en forma de Lápiz.

• Borrar: Si el puesto seleccionado no cuenta con algún registro que haga referencia a él, es posible borrarlo por completo seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B y/o dando un click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

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Empleados

En esta ventana se permite registrar a todos los empleados involucrados en operaciones de compra y definir su grado de libertad para autorizar requisiciones y su importe. La ventana para el registro de empleados se presenta a continuación:

El proceso para registrar empleados es el siguiente:

• Empleado En este campo se introduce el número con el que se desea identificar al empleado, dicho número debe estar formado con un máximo de tres dígitos.

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• Nombre Se escribe el nombre del empleado.

• Puesto Se introduce el número del puesto al que se asignará el empleado, dicho número debió haber sido definido en el registro de

puestos. Se tiene una opción de Búsqueda en la base de datos que

funciona sencillamente, te posicionas en el campo y le das click en el icono en forma de binoculares que aparece en la barra de herramientas, la

búsqueda también se hace desde el menú Edición y/o con las tecla

rápida F1

• Almacén: Se define a que almacén será asignado el empleado, debe introducirse el número del almacén, operación que también puede realizarse por medio del Menú Edición, ó con el icono en forma de binoculares que se encuentra en la barra de herramientas y/o con las teclas rápidas F1. Si se desea asignar al mismo empleado a varios almacenes, es necesario registrarlo tantas veces como sea necesario. • Teléfono: En este campo debe indicarse el número telefónico del

empleado.

• Password: Debe llenarse con una clave de cuatro posiciones alfanuméricas como máximo, la cual será utilizada para reconocer si ese empleado está facultado para autorizar requisiciones.

• Monto Autoriza: Se introduce el monto total por cada compra que el empleado tiene derecho a autorizar, siempre que no existan restricciones en este aspecto es recomendable introducir una cantidad muy grande con el fin de no tener obstáculos futuros para las compras. Este campo permite introducir 14 dígitos incluyendo dos decimales.

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Almacenes

Antes de hacer el registro de empleados, es necesario dar de alta los

almacenes con los que cuenta la empresa, al seleccionar la opción Almacenes se

despliega la ventana siguiente:

El proceso para dar de alta almacenes es el siguiente:

• Almacén Es un campo numérico de 3 dígitos, se refiere al número con el que será identificado el almacén.

• Descripción Se introduce el nombre mediante el cual se hará referencia al almacén.

• Validar C.C.: Mediante esta opción se puede determinar la manera en la que se validara el centro de costos en el almacén, se tienen varias opciones:

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A. No validar

B. Si validar

C. Sugiere

• Dirección: Se escribe la calle y colonia en la que se encuentra ubicado el almacén.

• Responsable: Se escribe el nombre de la persona que estará a cargo del almacén.

• Teléfono: Se indica el número telefónico del almacén.

• Producto Terminado: Se indica si el almacén es de producto terminado. • Materia Prima: Se indica si se trata de un almacén de materia prima. • Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en

forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+G

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Área

Para las empresas constructoras de obra civil e industrial son los frentes que utilizan para controlar la obra; para las empresas de vivienda serán las manzanas del proyecto.

El procedimiento para dar de alta una Área es el siguiente:

• Centro de Costo: Es el número que identificará a la obra a la que hará referencia el Área.

• Area: Es el número con el que se identifica el área. • Descripción: Nombre de el área

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Área-Cuenta

En esta opción se deben establecer aquellas entidades dentro del presupuesto de control que permitirán realizar los acumulados de consumos. Estos recibirán las asignaciones a través de las salidas de almacén para comparar los costos de obra reales contra los presupuestados.

El procedimiento es el siguiente:

• Agregar: Se puede agregar un “renglón” con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas ALT+A y otra opción sería desde el menú Edición.

• Centro de Costo: es el número que identificará a la obra a la que hará referencia el Área y la Cuenta.

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• Área: Para las empresas constructoras de obra civil e industrial son los frentes que utilizan para controlar la obra; para las empresas de vivienda serán las manzanas del proyecto.

• Cuenta: Para las constructoras de obra civil e industrial, son las partidas del presupuesto de control; para vivienda serán los lotes de las casas a construir.

• Descripción: es el nombre del área-cuenta a afectar.

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LAB´s

Significa Libre a Bordo. Al seleccionar la opción LAB´s del menú Maestros el sistema permite definir las diferentes formas de embarque de los insumos, en este caso se despliega la siguiente ventana:

El procedimiento para registrar LAB´s es el siguiente:

• Número Este campo corresponde al número (máximo tres dígitos) con el que se quiere identificar al LAB en cuestión.

• Descripción se refiere al nombre o concepto con el que se identificará dicho LAB.

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Tipos de Movimientos

Los tipos de movimientos son una forma de clasificar la naturaleza de una compra, en el sistema ya están definidos cuatro rangos:

1 –25 Cargos (Facturas)

26 – 50 Cargo Rojo (Notas de Crédito) 51 – 75 Abonos (Pagos)

76 - 99 Abonos Rojos (Cancelación de pagos, rebote de cheques)

Es importante señalar que los tipos de movimientos deben reflejar las operaciones de recepción de documentos de proveedores más repetitivas o de mayor volumen de transacciones. Gracias a los tipos de movimiento, el sistema automatiza la elaboración de pólizas de contabilidad derivadas de la recepción de documentos en el módulo de proveedores.

NOTA En la configuración de los tipos de movimientos debe ser capacitado el personal de contabilidad. El personal de compras y cuentas por pagar es opcional.

Al seleccionar la opción Tipos de Movimientos del menú Maestros se

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A continuación se describe el procedimiento para registrar tipos de movimientos:

• Tipo de Movimiento: En este campo se introduce el número correspondiente al movimiento de acuerdo a los rangos descritos.

• Naturaleza El sistema automáticamente proporciona el campo. Se tienen definidos como estándar los tipos de movimiento 24 para Saldos Iniciales y el 51 para Pago de Factura.

• Descripción: En este campo se escribe el nombre o una descripción corta con la cual se identificará al movimiento en cuestión.

• Referencia: En este campo se permite definir si el tipo de movimiento validará o no contra una orden de compra.

• TM Bancos: Tipo de Movimiento de Bancos.

• TM Pagos: Es el tipo de movimiento configurado para los pagos.

• I.V.A. da la posibilidad de elegir que el sistema solicite cantidades monetarias con el IVA desglosado, para ello se selecciona la opción Sí, por el contrario, si se desean manejar montos totales se selecciona la opción No.

• Afecta Compra: En esta opción se determina si el tipo de movimiento será considerado o no, para la declaración anual de los 50 principales proveedores que se presenta ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

• Es Factura: En este campo se indica si el movimiento referido implica un control por medio de factura o no.

• Valida el monto recibido de la O.C.: al: Existen 3 opciones:

I. Recibir Contra-recibido

II. Autorizar la Factura

(39)

(40)

Proveedores

El sistema permite crear una lista con la información general de todos los proveedores de la empresa. Para ello se despliega la siguiente ventana

El procedimiento para dar de alta un proveedor es el siguiente:

Datos Generales: Es una pestaña donde aparecen varios campos a llenar.

• Proveedor, se refiere al número que se asignará al proveedor; se sugiere hacer una agrupación por rangos, por ejemplo proveedores de materiales, proveedores de mano de obra, proveedores de servicios.

• Nombre se debe ingresar el nombre del proveedor de acuerdo a su Cédula Fiscal.

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• Dirección: En este campo se ingresa la dirección fiscal del proveedor. • Nombre Corto: En este campo se especifica un nombre corto (máximo

veinte caracteres) para identificar al proveedor.

• Ciudad: Menú descendente y se refiere a la ciudad a la que pertenece el proveedor y que debe estar ya registrada en la base de datos.

• Tipo de Proveedor: Permite catalogar a los proveedores para filtrarlos en futuros reportes.

• Nac o Ext.: Se indica si el proveedor es Nacional o Extranjero.

• Código Postal: En este campo se introduce el código postal del proveedor.

• RFC: En este campo se introduce el registro federal de contribuyentes del

proveedor. Este último dato es importante ya que el sistema lo utiliza para evitar el registro de un proveedor por más de una vez.

• Estatus General: En este campo se hace referencia al status en el cual se encuentra el Proveedor

I. Vigente: Proveedor con el cual se esta trabajando actualmente (ACTIVO).

II. Cancelado: Proveedor con el que no se esta trabajando más y al seleccionarlo no te permitirá realizar la compra.

III. Habilitado Con Password: Proveedor especial, que se encuentra restringido a los usuarios de compras

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Otros Datos En esta pestaña se despliega una serie de campos para ingresar datos complementarios del proveedor.

• Responsable En este campo se registra el nombre de la persona con el que se contactará en esa compañía.

• Teléfono 1, Teléfono 2 y Fax: En estos campos se registran los números correspondientes.

• E-mail@: En este campo se registra la dirección de correo electrónico del proveedor.

• Cuenta Bancaria: En este campo se registra el # de cuenta de proveedor. Campo Informativo.

• Límite de Crédito : Ene este campo se refiere al monto total acumulado de compras que proporciona el proveedor, siempre que no existan

(43)

restricciones se recomienda sea una cantidad muy grande (máximo 17 dígitos). Se recomienda utilizar una cantidad grande, mientras se captura el presupuesto real (por ejemplo: 1´000,000.00).

• Tipo de Movimiento Base se refiere a la operación más común que se tiene con ese proveedor en particular.

• Descuento En este campo se indica el porcentaje de descuento que otorga el proveedor por cada compra, mismo que no afecta en operaciones del sistema, es simplemente información que se utiliza en el cuadro comparativo de proveedores.

• Condiciones de Pago : Este ampo se refiere a los días de plazo para pagar.

• Moneda: En este campo se define que moneda maneja el proveedor. Retenciones Aquí se registran las retenciones que por default se le generarán al proveedor en cada orden de compra que se le registre.

• Concepto: Es el concepto o nombre con el que se identifica la retención, esta se toma del catálogo de retenciones.

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• Porc Ret: Es el porcentaje de retención que se calculará al momento de generar una orden de compra para este proveedor, para cada concepto. • Opcional: La retención puede ser eliminada en la orden de compra solo si

la columna Opcional así lo indica. Si NO es opcional, no podrá ser eliminada.

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Monedas

Antes de registrar a los proveedores de la empresa, es necesario elaborar la lista de monedas con las cuales se efectuarán operaciones. Se despliega la ventana siguiente:

El proceso para el registro de monedas es el siguiente:

• Moneda: Este campo es el número (máximo cuatro dígitos) que identificará a la moneda.

• Descripción: En este campo se escribe el nombre de la moneda.

• Tipo de Cambio: En este campo se introduce la equivalencia en moneda nacional de alguna moneda extranjera. Se debe tener especial cuidado en actualizar el tipo de cambio, además se recomienda definir al tipo de cambio en moneda nacional como la unidad (1.00) para facilitar la conversión de otras monedas.

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• Id Moneda: Es una clave numérica con la cual se identifica la moneda, por ejemplo: moneda = 1, es moneda nacional; moneda <> 1, se trata de una moneda extranjera.

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Tipo de Cambio

Esta pantalla la utilizamos parta definir el tipo de cambio al que manejamos cada una de las monedas dadas de alta en el menú de Monedas. La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento es el siguiente:

• Moneda: Menú descendente donde seleccionas la moneda extranjera. • Fecha: Es la fecha del tipo de cambio.

• Tipo de Cambio: En este campo se coloca el cantidad que representará al tipo de cambio de la moneda seleccionada.

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En la pantalla aparece la clave del usuario que capturó el tipo de cambio, así como la fecha y la hora de la última modificación.

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Embarque

Mediante esta opción se da alta el lugar donde se va a dejar el material en la obra. La ventana que se despliega es la siguiente:

Para dar de alta el embarque se hace de la siguiente manera:

• Centro de Costo: Se introduce el número del CC al que se realizará el embarque.

• Embarque: En este campo se introduce el # que se le asignará al embarque.

• Descripción: En este campo se introduce la dirección.

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A,B,C a Regiones

Mediante esta opción se da dan de alta las regiones que se van a utilizar para las columnas de la ventana de la lista de precios; en esta ventana se muestran los centros de costo asignados a cada región. La ventana que se despliega es la siguiente:

Para dar de alta la región se hace de la siguiente manera:

• Descripción: En este campo se introduce la descripción de la región. • Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en

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Lista de Precios por Región

Mediante esta opción se da dan de alta los precios por región por proveedor. La ventana que se despliega es la siguiente:

Para dar de alta la lista de precios se hace de la siguiente manera:

• Proveedor: Se captura el número de proveedor para la lista de precios. • Insumo: Es la clave del insumo perteneciente a la lista de precios.

• Región: Aparecerá la descripción de la región en columnas, tantas columnas como regiones se tengan definidas, para cada región se deberá capturar el precio que tendrá en la lista de precios correspondiente.

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Adicionalmente esta ventana cuenta con algunas funciones que a continuación se describen:

• Autorizar lista de precios: Se utiliza mediante un password para autorizar el uso de la lista de precios, ya que cuando se da de alta o se modifica algún precio se pone con un estatus de no autorizado.

• Filtrar: Mediante este botón se establecen criterios para filtrar la información en la ventana de la lista de precios. Al oprimir el botón aparece esta ventana:

La información se puede filtrar:

A. Por Estatus.

B. Por Rango de Insumo

C. Por Nivel

D. Por Proveedor

• Región a imprimir: Mediante esta función se indica la región de la cual se desea imprimir su lista de precios.

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Empleados vs. Cuentas

Mediante esta opción relacionan los empleados y las cuentas. La ventana que se despliega es la siguiente:

Para dar de alta al empleado y la cuenta se hace de la siguiente manera:

• Empleado: En este campo se introduce número del empleado.

• Cuenta: En este apartado se captura la cuenta que se asociará al empleado.

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Retenciones

Mediante esta opción se administra el catálogo de retenciones, mismas que pueden ser aplicadas a los proveedores en caso de así requerirse, ya sea porque el proveedor la tenga definida como default en el maestro de proveedores, o que se le agregue al momento de que se le genere una orden de compra.

La ventana que se despliega es la siguiente:

Para dar de alta la retención se hace de la siguiente manera:

• Cpto: En este campo se introduce la clave con la cual será identificada la retención.

• % ó Cant.: En este campo se define como será aplicada la retención al momento de generarse la orden de compra, y se puede aplicar por porcentaje o por cantidad.

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• Default: Es el porcentaje o cantidad definida como default cuando se genera la orden de compra.

• Aplica: Es la forma en la que se aplicará la retención en la orden de compra, puede ser aplicada en el subtotal o no aplicarse.

• Naturaleza: En este campo se define la naturaleza de la retención, al momento de que se realiza la afectación contable, puede ser un cargo, un abono, un cargo rojo, o bien, un abono rojo.

• Insumo: Es la clave del insumo sobre el cual se aplicará la retención. • Cta Contable: Es la cuenta definida en la contabilidad para la afectación

de en la contabilidad.

• Forma de Pago: Es la forma de pago definida para la retención, puede ser que no se pague, o por el monto calculado, o bien, sobre el saldo retenido.

• TM Pago: Tipo de movimiento definido para el pago de la retención, este solo se activa en el caso de que la forma de pago de la retención sea diferente a la de “No se paga”.

• Apica IVA: Se indica si el concepto de retención SI aplica o NO al momento de generar la orden de compra.

• TM Descuento: Tipo de movimiento definido para el descuento de la retención.

• Afecta OC: Se indica si la retención afecta al momento de generar la orden de compra.

• Afecta Factura: Se indica si la retención afecta al momento de realizar la facturación.

• Considera insumos negativos: Es un check box para indicar si la retención afecta a insumos negativos.

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MENU DE PRESUPUESTO

En este menú, el usuario podrá establecer los tipos de insumos y cantidad de los mismos que utilizará en cada unos de sus centros de costo y en caso de ser necesario podrá modificar el presupuesto.

También tendrá la posibilidad de asignar compradores a cada uno de sus centros de costo. Al dar un click en el título del menú se despliegan las opciones que

permitirán introducir la información, de la misma manera que en el menú Maestros,

se recomienda seguir un orden descendente, excepto en los casos que se mencionen.

Al momento de entrar a algunas de las opciones del menú Presupuesto, se encienden un menú adicional, y este puede ser el menú Edición y/o Reporte con varias opciones

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Asignación de Requisitores

Con esta opción el sistema permite asignar que empleado tiene autorización para hacer Requisiciones de Compra

El procedimiento para dar de alta a un requisitor es el siguiente:

• Requisitor: En este campo se coloca el Número del empleado que esta autorizado para hacer requisiciones. La búsqueda del empleado es sencilla, por medio del icono de la barra de herramientas (en forma de binoculares) y/o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1 Si en este campo utilizas el número (000) el sistema permitirá que TODOS los empleados puedan hacer requisiciones para un CC y tipo y gpo definido.

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• Centro de Costo: Se introduce el Número del CC al que se asignará el requisitor, la búsqueda se puede hacer por medio del icono de la barra de herramientas, por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla

rápida F1. Si en este campo tecleas (000) y/o (*) el sistema permitirá que el requisitor definido en el campo anterior puedan hacer requisiciones para TODOS los CC y para un tipo y un gpo de insumos definido.

• Tipo de Insumo: En este menú descendente selecciona el tipo de insumo que el empleado está autorizado a solicitar en la requisición. Si en este campo tecleas el número 0 el sistema permitirá que un requisitor pueda comprar TODOS los tipos de Insumos para un CC y Gpo de Insumos definido.

• Grupo de Insumo: En este menú descendente se selecciona el grupo de insumo que el empleado está autorizado a solicitar en la requisición. Si en este campo tecleas el número 0 el sistema permitirá que el Requisitor pueda hacer requisiciones para TODOS los gpos de Insumo para un CC y Tipo de insumo definido.

Se repite el proceso las veces que sea necesario

Nota: Si se desea que el mismo empleado haga requisiciones para más de un tipo o grupo de insumo pero NO todos, es necesario agregarlo las veces deseadas. Si tecleas 0 en los campos el sistema te permitirá que TODOS los empleados tengan autorización de hacer requisiciones para TODOS los CC y de TODOS los tipos y en TODOS los grupos de Insumos.

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Asignación de Compradores

Al seleccionar la opción el sistema permite establecer el tipo de insumos y grupo que cada comprador puede gestionar, así como el centro de costos en que lo hará. Se desplegará la siguiente ventana:

El procedimiento para asignar compradores es el siguiente:

• Comprador Debe insertarse el número del comprador y/o empleado, se tiene la opción de Búsqueda para facilitar la captura, por medio del icono de la barra de herramientas (binoculares) y/o por medio del menú Edición y/o la tecla rápida F1. En este campo si se introduce el número cero, el sistema asignará a todos los empleados registrados a un centro de costo, es decir, todos los empleados podrán realizar compras en ese centro de costo.

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• Centro de Costo Se introduce el número del centro de costo al cual se asignará el comprador, para ello puede utilizarse la opción de Búsqueda. por medio del icono de la barra de herramientas (binoculares) y/o por medio del menú Edición y/o la tecla rápida F1. En este campo si se introducen ceros, el sistema asignará al comprador a todos los centros de costo, esta misma operación la realizará si se introducen en el campo tres asteriscos (***).

• Tipo de Insumo Menú descendente donde se selecciona el tipo de insumo que el empleado está autorizado a comprar, al seleccionar el número cero, el sistema permitirá que compre todos los tipos de insumo. • Grupo de Insumo, Menú descendente donde se selecciona el grupo de

insumo que el empleado está autorizado a comprar, si se selecciona el número cero, el sistema permitirá que el empleado compre todos los grupos de insumo registrados dentro del tipo de insumo correspondiente. • Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en

Se repite el proceso las veces que sea necesario

Nota: Si se desea que el mismo empleado compre más de un tipo o grupo de insumo pero NO

todos, es necesario agregarlo las veces deseadas. Si tecleas 0 en los campos el sistema te permitirá que TODOS los empleados tengan autorización de hacer Ordenes de Compra para TODOS los CC y de TODOS los tipos y en TODOS los grupos de Insumos

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Tipos de Insumo

La primera opción que debe ejecutarse dentro de este menú es la de Tipos de

Insumo, se refiere a una clasificación general que considera todos los insumos que pueden ocuparse. Al seleccionar la opción se despliega la siguiente ventana

El procedimiento para dar de alta tipos de insumo es:

• Tipo de Insumo Este refiere al número (un dígito) que identificará al tipo de insumo

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• Descripción se escribe el nombre del tipo de insumo. Sólo existen nueve tipos de insumo y el sistema tiene ya definidos cinco de ellos, que son:

Tipo - Grupo o Familia

x - xx 1 - Materiales 2 - Mano de Obra 3 - Herramienta y Equipo 4 - Subcontratos 8 - Básicos

• Clasificación: Menú descendente que donde se determina si el insumo es Básico o Global ( relacionado con SUN)

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Grupos de Insumo

Un grupo de insumo está contenido dentro de un tipo de insumo particular, es decir, es una clasificación menos general de los insumos, por ejemplo dentro del tipo

de insumo 1 (Materiales), se puede encontrar un grupo de insumo denominado

Cementantes, Agregados, etc.; dentro de cada tipo de insumo pueden haber hasta 99 grupos de insumo diferentes. La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento para dar de alta grupos de insumo es el siguiente:

• Tipo Insumo Menú descendente donde seleccionas a que tipo de insumo pertenece el grupo de insumo a registrar.

• Grupo de Insumo En este campo se introduce el número (máximo dos dígitos) con el que se identificará al grupo de insumo.

• Descripción,:Se escribe el nombre o concepto del grupo de insumo. • Tipo Kontrol: Menú descendente donde se define si el insumo es Normal

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• Inventariado: En este campo clasificas el grupo de insumo en :

I. INVENTARIADO :

II. NO INVENTARIADO.

• Valida Presupuesto: En este campo se clasifica si el grupo de insumo :

I. Valida Presupuesto: En caso de validar presupuesto, existen unos

check box de configuración.

A. Valida presupuesto importe

B. Valida presupuesto cantidad

C. Valida presupuesto precio

II. No Valida Presupuesto

• Tipo Basico: En este campo se clasifica si el grupo de insumos pertenecen a:

I. Básico

II. Normal

• Transfiere Póliza: Transfiere el movimiento a una póliza en contabilidad. • Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en

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Insumos

Una vez definidos los tipos y grupos de insumos, se registran todos los insumos que la empresa utilizará, definiéndolos dentro del tipo y grupo que le corresponde,. La siguiente ventana que aparece es la siguiente:

El procedimiento para dar de alta insumos es el siguiente:

• Insumo se refiere a la clave que identificará al insumo, la cual está compuesta por siete dígitos. El primero para asignar un tipo de insumo, los siguientes dos para asignar un grupo de insumo, los siguientes cuatro es para asignar un número consecutivo dentro del grupo.

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• Descripción En este campo se escribe el nombre o concepto del insumo. • Unidad En este campo se define la unidad de medida para ese insumo. • Estatus General: En este parámetro se definen 3 tipos de estatus para

los Insumos:

I. Vigente

II. Cancelado

III. Con Password

• Descripción Adicional: En este parámetro puedes incluir un texto adicional al insumo.

• Producto Terminado: En este se configura si se trata de un insumo de tipo producto terminado.

• Materia Prima: Mediante este check se indica si el insumo es una materia prima.

• Se factura: Se indica si este insumo se factura.

• Validar lista de precios en base a: Se puede cambiar el estatus de no autorizado de la lista de precios, mediante un check box y un password.

I. Fijar precio

II. Utilizar lista de precios

III. Autorizado

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Explosión de Materiales

Dentro de esta opción el usuario tendrá la posibilidad de definir todos los insumos que se ocuparán en cada uno de los centros de costo, así como la cantidad y el precio de los mismos, es decir, generará el presupuesto base que servirá para validar las órdenes de compra. Se despliega la ventana siguiente:

El proceso para realizar la explosión de materiales es el siguiente:

• Centro de Costo En este campo se debe introducir el número del centro de costo para el que se hará el presupuesto, la búsqueda es sencilla, y se puede hacer por medio de el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares) ó por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

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• Año: Es el año para realizar la explosión de los materiales.

• Insumo En este campo se escribe el número del insumo que se utilizará en ese centro de costo, la búsqueda es sencilla, y se puede hacer por medio de el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares) ó por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

• Cantidad En este campo se define la cantidad total del insumo que se utilizará en el centro de costo, misma que será utilizada para autorizar compras si al registrar el centro de costo se definió la opción de validar con presupuesto; en caso de no utilizar presupuesto para ese centro de costo, la cantidad no será utilizada para validar órdenes de compra.

• Precio En este campo se introduce el precio máximo que se aceptará pagar por el insumo en el centro de costo, el precio también será utilizado para validar órdenes de compra si así fue definido al registrar el centro de costo.

• Moneda: Tipo de moneda que se le asigna al insumo.

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Aditivas y Deductivas

Con esta operación el sistema permite agregar o reducir las cantidades y

precios de los insumos definidos en el presupuesto base, siempre y cuando estas modificaciones sean necesarias y estén previamente autorizadas por el responsable. La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento para capturar aditivas o deductivas es el siguiente:

• Año Ppto.: En este campo se presenta automáticamente el año del presupuesto.

• Centro de Costo En este campo se introduce el número del centro de costo donde se quiera realizar alguna modificación. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1. • Insumo En este campo se introduce la clave del insumo que requiere

modificación. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1.

• Cantidad Base y Precio Base presentan automáticamente la información registrada en la explosión de materiales para ese centro de costo y ese insumo en particular. Por otro lado, los campos ubicados dentro de los registros Aditivas y Deductivas, indican la cantidad total acumulada y su importe, generados por modificaciones realizadas anteriormente o en el momento, para el centro de costo y el insumo especificados.