SUPERINTENDENCIA
DE NOTARIADO
& REGISTRO
La guarda de la fe pública3919
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RESOLUCIÓN NÚMERO (_ de de 2013)Por medio de la cual se establecen las condiciones y procedimientos para el acceso de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos, a los registros de instrumentos públicos
administrados por la Superintendencia de Notariado y Registro.
EL SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO
En ejercicio de sus facultades legales y en especial las otorgadas por los numerales 32 y 19 del artículo 13 del Decreto 2163 del 17 de Junio de 2011 y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 227 de la Ley 1450 de 2011 establece que para el desarrollo de los planes, programas y proyectos incluidos en el Plan de Desarrollo y en general para el ejercicio de las funciones públicas, las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas pondrán a disposición de las demás entidades públicas, bases de datos de acceso permanente y gratuito, con la información que producen y administran. Las entidades productoras y usuarias de la información deben garantizar la observancia de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de habeas data, privacidad, reserva estadística, los asuntos de defensa y seguridad nacional, y en general, todos aquellos temas a los que la ley les haya otorgado el carácter de reserva.
Que el artículo 15 del Decreto 019 del 10 de enero del 2012, señala que las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos pueden conectarse gratuitamente a los registros públicos que llevan las entidades encargadas de expedir los certificados de existencia y representación legal de las personas jurídicas, los certificados de tradición de bienes inmuebles, naves, aeronaves y vehículos y los certificados tributarios, en las condiciones y con las seguridades requeridas que establezca el reglamento. La lectura de la información obviará la solicitud del certificado y servirá de prueba bajo la anotación del funcionario que efectúe la consulta.
Que el artículo 113 de la Constitución Política de Colombia señala que los diferentes órganos del Estado tienen funVones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines y de conformidad con lo establecido en el artículo 95 de la Ley 489 de 1998, las entidades públicas podrán asociarse con el fin de cooperar con I cumplimiento de las funciones administrativas o de prestar conjuntamente servicios que se hallan a su cargo, medí nte la celebración de convenios interadministrativos o la conformación de personas jurídicas sin ánimo de lucro.
Que con fundamento en lo anterior las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas o que presten servicios públicos que requieran acceder a la información de registro de instrumentos públicos que administra la Superintendencia de Notariado y Registro deberán cumplir con las condiciones establecidas en la presente resolución,
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KQue en consecuencia el Despacho,150 5001 '1' 1"ntec 4111..11. 1C 76561
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ABR 2013
RESUELVE: CAPÍTULO I
OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
ARTÍCULO 1 - OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN: La presente resolución tiene por objeto reglamentar las
condiciones y procedimientos para el acceso de las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas o que presten servicios públicos a la información registra) que administra la Superintendencia de Notariado y Registro, conforme lo previsto en el artículo 227 de la Ley 1450 de 2011 y el artículo 15 del Decreto 019 del 2012, de acuerdo con la tecnología e infraestructura con que cuenta la entidad a través de los sistemas de información disponibles para tal fin según los niveles de servicio y confidencialidad establecidos.
La Superintendencia de Notariado y Registro, señalará en el documento "Acuerdo del Servicio", las condiciones de uso de la plataforma tecnológica a través de la cual se administra la información de la SNR, de conformidad con las condiciones expuestas en la presente resolución.
CAPÍTULO II DE LAS SOLICITUDES
ARTÍCULO 2 - TRÁMITE DE LAS SOLICITUDES: Las solicitudes presentadas por las entidades públicas y los
particulares que ejerzan funciones públicas o que presten servicios públicos para el acceso a la información descrita en la presente resolución, serán tramitadas a través de la SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL REGISTRO, quien coordinará con las diferentes áreas competentes el proceso a que haya lugar y emitirá los pronunciamientos que correspondan para cada caso.
ARTÍCULO 3 - REQUISITOS DE LAS SOLICITUDES: Las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas o que presten servicios públicos y que deseen acceder a la información descrita en la presente resolución, deberán presentar una solicitud escrita y dirigida a la Superintendencia Delegada para el Registro con los siguientes requisitos:
a. Estar suscrita por el representante legal de la entidad o la persona que éste delegue para tramitar la solicitud.
b. Indicar la naturaleza jurídica de la entidad solicitante.
c. Descripción del objeto de la petición y tratamiento del uso que pretende dársele a la información.
PARAGRAFO: Si la información allegada en la solicitud no es suficiente para decidir, la SUPERINTENDENCIA DELEGA
PARA EL REGISTRO requerirá en forma escrita a la entidad o al particular para que complemente la misma, en caso de no allegar la información solicitada dentro del término de diez (10) días hábiles, la solicitud se entenderá desistida.
CAPÍTULO III
ACCESO A LA INFORMACIÓN REGISTRAL
ARTÍCULO 4 - AUTORIZACIÓN PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN REGISTRAL DE LA ENTIDAD. La
Superintendencia de Notariado
y Registro, permitirá a las entidades públicas y a los particulares que ejerzan
Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PEIX (1)328-21- 21
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funciones públicas o presten servicios públicos, el acceso de la información disponible en el Sistema de Información
Registral a través de la consulta vía Web y de acuerdo con la tecnología e infraestructura con que se cuente, a
través de los sistemas de información disponibles para tal fin y conforme los niveles de servicio y confidencialidad
que se acuerden, los cuales constarán en el documento
"acuerdo del servicio"
PARÁGRAFO. La Superintendencia de Notariado y Registro nunca entregará total o parcialmente las bases de datos
de la Información Registral sino que permitirá la consulta de dicha Información Registral.
ARTÍCULO 5 -
ACCESO PRIORITARIO A LA INFORMACIÓN DE LAS BASES DE DATOS. Los accesos estarán
supeditados a la disponibilidad de los recursos con que cuente la Superintendencia de Notariado y Registro. Por
razones inherentes a los procesos de la entidad los servicios podrán ser limitados o suspendidos. La
Superintendencia de Notariado y Registro, no incurrirá en ninguna responsabilidad, por la no disponibilidad temporal de la información, por la interrupción, por fallas técnicas, o por porque se restrinja en cualquier momento el acceso al mismo o por pérdidas en la información del usuario.
ARTÍCULO 6 - PROCESAMIENTO O FILTROS ESPECIALES ADICIONALES A LA CONSULTA DE INFORMACIÓN EN EL SISTEMA DE INFORMACION REGISTRAL Si las consultas implican condiciones o criterios especiales que requieran la
realización de un proceso adicional a la información publicada, se deberá adelantar una reunión técnica entre las partes a fin de establecer el tipo de información requerida y el procedimiento a seguir de acuerdo a viabilidad legal
y técnica.
ARTÍCULO 7 - VIGENCIA DEL ACCESO A LA INFORMACIÓN.
A las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas o presten servicios públicos, se les permitirá el acceso a la información contenida en las bases de
datos de la información registral, por un término mínimo de dos (2) años, contado a partir de la suscripción del
acuerdo de servicio, este plazo podrá ser prorrogado por las partes.
ARTÍCULO 8 - CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.
1. La entidad o el particular que ejerza funciones públicas o preste servicios públicos, se compromete a no divulgar
la información que le sea suministrada por la Superintendencia de Notariado y Registro, sin previo consentimiento escrito por parte de la entidad, ni podrá comunicar, ni divulgar, ni aportar, ni comercializar, ni suministrar, ni utilizar indebidamente la información que haya conocido a ningún título frente a terceros ni en provecho propio. 2. La entidad o el particular que ejerza funciones públicas o preste servicios públicos, se compromete a Aceptar y Garantizar el conocimiento y cumplimiento de la Política y estándar de Seguridad dispuesta por la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO para el Acceso a datos Web y las consultas vía WEB.
3.
La entidad o el particular que ejerza funciones públicas o preste servicios públicos, se compromete a adoptar, respecto de la información objeto de este acuerdo, las medidas de
seguridad que garanticen la confidencialidad y
no
divulgación de la información entregada por parte de la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO, teniendo
presente que no debe ser menor al nivel de cuidado, que sea razonablemente necesario para evitar su pérdida, robo o sustracción o utilización no autorizada, su uso debe estar orientado en cumplir con el objeto de la ,solicitud, conforme lo indicado en capítulo II artículo 3 de la presente resolución.
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Superintendencia de Notariado y Registro
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RESUELVE: CAPÍTULO IOBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
ARTÍCULO 1 - OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN: La presente resolución tiene por objeto reglamentar las
condiciones y procedimientos para el acceso de las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas o que presten servicios públicos a la información registral que administra la Superintendencia de Notariado y Registro, conforme lo previsto en el artículo 227 de la Ley 1450 de 2011 y el artículo 15 del Decreto 019 del 2012, de acuerdo con la tecnología e infraestructura con que cuenta la entidad a través de los sistemas de información disponibles para tal fin según los niveles de servicio y confidencialidad establecidos.
La Superintendencia de Notariado y Registro, señalará en el documento "Acuerdo del Servicio", las condiciones de uso de la plataforma tecnológica a través de la cual se administra la información de la SNR, de conformidad con las condiciones expuestas en la presente resolución.
CAPÍTULO II DE LAS SOLICITUDES ARTÍCULO 2 - TRÁMITE DE LAS SOLICITUDES:
Las solicitudes presentadas por las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas o que presten servicios públicos para el acceso a la información descrita en la presente resolución, serán tramitadas a través de la SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL REGISTRO, quien coordinará con las diferentes áreas competentes el proceso a que haya lugar y emitirá los pronunciamientos que correspondan para cada caso.
ARTÍCULO 3 - REQUISITOS DE LAS SOLICITUDES:
Las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas o que presten servicios públicos y que deseen acceder a la información descrita en la presente resolución, deberán presentar una solicitud escrita y dirigida a la Superintendencia Delegada para el Registro con los siguientes requisitos:
a. Estar suscrita por el representante legal de la entidad o la persona que éste delegue para tramitar la solicitud.
b. Indicar la naturaleza jurídica de la entidad solicitante.
c. Descripción del objeto de la petición y tratamiento del uso que pretende dársele a la información.
PARAGRAFO:
Si la información allegada en la solicitud no es suficiente para decidir, la SUPERINTENDENCIA DELEGA PARA EL REGISTRO requerirá en forma escrita a la entidad o al particular para que complemente la misma, en caso de no allegar la información solicitada dentro del término de diez (10) días hábiles, la solicitud se entenderá desistida.
CAPÍTULO III
ACCESO A LA INFORMACIÓN REGISTRAL
ARTÍCULO 4 - AUTORIZACIÓN PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN REGISTRAL DE LA ENTIDAD.
La Superintendencia de Notariado y Registro, permitirá a las entidades públicas y a los particulares que ejerzan
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funciones públicas o presten servicios públicos, el acceso de la información disponible en el Sistema de Información Registral a través de la consulta vía Web y de acuerdo con la tecnología e infraestructura con que se cuente, a través de los sistemas de información disponibles para tal fin y conforme los niveles de servicio y confidencialidad que se acuerden, los cuales constarán en el documento "acuerdo del servicio"
PARÁGRAFO. La Superintendencia de Notariado y Registro nunca entregará total o parcialmente las bases de datos
de la Información Registral sino que permitirá la consulta de dicha Información Registral.
ARTÍCULO 5 -
ACCESO PRIORITARIO A LA INFORMACIÓN DE LAS BASES DE DATOS. Los accesos estarán
supeditados a la disponibilidad de los recursos con que cuente la Superintendencia de Notariado y Registro. Por razones inherentes a los procesos de la entidad los servicios podrán ser limitados o suspendidos. La Superintendencia de Notariado y Registro, no incurrirá en ninguna responsabilidad, por la no disponibilidad temporal de la información, por la interrupción, por fallas técnicas, o por porque se restrinja en cualquier momento el acceso al mismo o por pérdidas en la información del usuario.
ARTÍCULO 6 -
PROCESAMIENTO O FILTROS ESPECIALES ADICIONALES A LA CONSULTA DE INFORMACIÓN EN EL SISTEMA DE INFORMACION REGISTRAL
Si las consultas implican condiciones o criterios especiales que requieran la realización de un proceso adicional a la información publicada, se deberá adelantar una reunión técnica entre las partes a fin de establecer el tipo de información requerida y el procedimiento a seguir de acuerdo a viabilidad legal y técnica.
ARTÍCULO 7 - VIGENCIA DEL ACCESO A LA INFORMACIÓN.
A las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas o presten servicios públicos, se les permitirá el acceso a la información contenida en las bases de datos de la información registral, por un término mínimo de dos (2) años, contado a partir de la suscripción del acuerdo de servicio, este plazo podrá ser prorrogado por las partes.
ARTÍCULO 8 - CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.
1.
La entidad o el particular que ejerza funciones públicas o preste servicios públicos, se compromete a no divulgar la información que le sea suministrada por la Superintendencia de Notariado y Registro, sin previo consentimiento escrito por parte de la entidad, ni podrá comunicar, ni divulgar, ni aportar, ni comercializar, ni suministrar, ni utilizar indebidamente la información que haya conocido a ningún título frente a terceros ni en provecho propio. 2.
La entidad o el particular que ejerza funciones públicas o preste servicios públicos, se compromete a Aceptar y Garantizar el conocimiento y cumplimiento de la Política y estándar de Seguridad dispuesta por la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO para el Acceso a datos Web y las consultas vía WEB.
3.
La entidad o el particular que ejerza funciones públicas o preste servicios públicos, se compromete a adoptar, respecto de
la información objeto de este acuerdo, las medidas de seguridad que garanticen la confidencialidad y no divulgación de la información entregada por parte de la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO, teniendo presente que no debe ser menor al nivel de cuidado, que sea razonablemente necesario para evitar su pérdida, robo o sustracción o utilización no autorizada, su uso debe estar orientado en cumplir con el objeto de la ,solicitud, conforme lo indicado en capítulo II artículo 3 de la presente resolución.
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CAPÍTULO IV OBLIGACIONESARTÍCULO 9 - OBLIGACIONES DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y DE LOS PARTICULARES QUE EJERZAN
FUNCIONES
PÚBLICAS O PRESTEN SERVICIOS PÚBLICOS:
1. Definir el protocolo seguridad y los requerimientos de información a través del comité de seguimiento o de los canales establecidos para tal fin.
2. Designar al personal necesario para asistir a las jornadas de capacitación organizadas por la
Superintendencia de Notariado y Registro como herramienta de trabajo para la ejecución del presente convenio.
3. Establecer los procedimientos eficaces de control mediante los cuales se garantice que la información consultada, se realice de acuerdo a los manuales y a los procedimientos creados para tal fin.
4. Acatar las Políticas, Estándares y Protocolos de seguridad, confidencialidad y de conectividad establecidos por la Superintendencia de Notariado y Registro para el acceso a la plataforma tecnológica de la misma.
5. Efectuar a su costa las adecuaciones técnicas y procedimentales necesarias, para permitir desde sus
instalaciones realizar la consulta objeto del presente convenio
6. Disponer y proveer los equipos y canales de comunicación necesarios, la
infraestructura y plataforma requeridas para realizar la consulta mediante el acceso vía web, de la información disponible en el Sistema de Información Registral, los cuales serán definidos en el acuerdo de servicio.
7. Implementar los mecanismos necesarios para adecuarse a los adelantos tecnológicos que en materia de disposición de información haga la Superintendencia de Notariado y Registro.
8. Abstenerse de reproducir, modificar, hacer pública o divulgar a terceros la información objeto del
presente acuerdo, sin previa autorización escrita y expresa de la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO; ni utilizar, indebidamente la información que haya conocido, a ningún título frente a terceros ni en provecho propio, el uso de la información estará ceñido al objeto de la presente resolución.
9.
La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO, no será responsable de las decisiones que adopte la entidad o el particular, con base en la información suministrada.
10. En relación con el tratamiento de datos personales deberá cumplir con los siguientes deberes:
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella, previo diligenciamiento del formato creado para la asignación de usuarios.
d)
Informar cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
ARTÍCULO 10 - OBLIGACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO:
1. Permitir la consulta vía web, de la información disponible en el Sistema de Información Registral, de acuerdo con los niveles de servicio establecidos en el acuerdo respectivo.
Designar un funcionario responsable e interlocutor frente a la ejecución del
presente convenio.
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Mi 150 9001 41, Icontee embadefrIC '1511 CollindoN (IP 17,13. Atender las solicitudes de información sobre el Sistema de Información Registral formuladas, con las debidas restricciones y de acuerdo con los niveles de servicio acordados.
4. Suministrar la información y apoyo técnicos que se requieran, la metodología y la capacitación necesaria para facilitar el entendimiento y el acceso a los aplicativos.
CAPITULO V COMITÉ DE SEGUIMIENTO
ARTICULO 11 — SEGUIMIENTO A OBLIGACIONES: Para velar por el cumplimiento de las obligaciones establecidas
en esta resolución y suscribir el acuerdo de servicio, se creará un comité de seguimiento, el cual estará integrado por un funcionario delegado de la Superintendencia Delegada para el Registro y otro de la Oficina de Informática y dos (2) personas designadas por las entidades públicas o los particulares que ejerzan funciones públicas o que presten servicios públicos peticionarias de la información.
CAPITULO VI DISPOSICIONES VARIAS ARTICULO 12 — CAUSALES DE TERMINACIÓN:
El acceso de las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas o que presten servicios públicos, a la información registral que administra la Superintendencia de Notariado y Registro, podrá terminarse por las siguientes causas:
1. De común acuerdo entre las partes, de forma anticipada
2. Por incumplimiento de las obligaciones establecidas en el acuerdo de servicio 3. Por imposibilidad de cualquiera de las partes para cumplir con sus obligaciones 4. Por vencimiento del término pactado
ARTÍCULO 13 NORMATIVIDAD APLICABLE.
En lo no previsto en esta resolución se aplicarán las disposiciones contenidas en el Código de Procedimiento administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en la Ley 1450 de 2011,e1 Decreto 019 del 10 de enero del 2012, la Ley 1581 de 2012 y demás normatividad aplicable.
ARTÍCULO 14 VIGENCIA.
La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los
2
2 ABR.
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JORGE ENRIQUE VELEZ GARCÍA
Superintendente de Notariado y Registro
Vo.Bo: Enrique Josl Nates Guerra —
Superintendente Delegado para el Registro
Vo.Bo. Marcos Parra Oviedo —Jefe Oficina Asesora Jurídica QY
11Vo.Bo. Elba Lucia Corredor —Jefe Oficina de Informática Vo.Bo: María Victoria Álvarez Builes —Asesora despacho Su
intendente v/ Vo.Bo: Archibaldo Villanueva/Asesor — Delegado
de Registr
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Elaboró: Andrea Cubillos Gualdrón -VUR/ Julián Santos
de Ávila -/Oficina Asesora Jurídica
A
Superintendencia de Notariado y Registro
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