1. PRESENTACIÓN.
2. OBJETIVOS.
3. DEFINICIÓN DE CONTROL DE INVENTARIOS.
4. INVENTARIO.
5. CONTROL.
6. PROCEDIMIENTOS PARA LLEVAR A CABO EL CONTROL DE INVENTARIO EN LA EMPRESA COMERCIAL REYES, C.A. REALIZACIÓN DE PEDIDOS, ENTRADA Y SALIDA DE MERCANCÍA.
7. NORMAS.
8. POLÍTICAS.
9. FLUJO DEL PROCESO.
10. FUNCIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO.
11. RECOMENDACIONES.
12. CONCLUSIÓN.
La presente investigación se ha propuesto el diseño de un Sistema de Control de Inventarios para la empresa Comercial Reyes, c.a.
En esta, se va analizar la situación actual de la empresa, como también el estudio de las políticas utilizadas por la empresa para luego proseguir al rediseño de las mismas. También se elaboraran normas y procedimientos tanto para el almacén como para el área administrativa, y un flujograma del proceso que ayudara al tratamiento adecuado del inventario.
Alguno de los objetivos es aumentar las ventas, motivar al trabajador para que realice cada vez mejor su trabajo;
presionar q los empleados para que cumplan con las normas y políticas de la empresa, y elaborar un flujo del proceso que apresuren el trabajo y haga el trabajo más sencillo.
Para la Empresa Comercial Reyes, c.a, el control de inventario es aquel que se encarga de asegurar que el inventario se lleve eficazmente, tanto en el área administrativa como en el área de almacén.
También este va a determinar si en verdad se está cumpliendo con lo establecido y con las metas propuestas, es decir, verificar si lo presupuestado para la venta de mercancía, los costos a consumir, el tiempo de entrega de la mercancía, la exactitud de los pedidos, entre otros, sé esta cumpliendo a cabalidad.
La empresa Comercial Reyes, c.a. considera que el control tiene mucha relación con el buen funcionamiento del Inventario porque esta empresa centra casi toda su actividad en esta área, por consiguiente para que la empresa trabaje adecuadamente se necesita tener un control que cubra con las necesidades que toda empresa debe poseer para mantenerse al mismo ritmo de los cambios ambientales que ocurren a diario.
• Uno de los controles a sugerir es colocar mayor supervisión en todas las áreas de la empresa.
• Revisar adecuadamente la mercancía que entra al almacén y la que sale.
• Realizar conteo físico de la mercancía a la llegada.
• Al revisar y contar la mercancía corroborar que la cantidad que se enviara a cada sucursal sea la misma establecida en él en las ordenes.
• Las boletas deben ser llenadas y firmadas por los proveedores y el supervisor encargado.
• Rotar constantemente a los supervisores.
• Los gerentes deben evaluar a los supervisores encargados del conteo y revisión de la mercancía.
Este es la función principal de la empresa Comercial Reyes, c.a, es su fuente principal de ingresos, es decir, todos sus beneficios se centran en la compra y venta de mercancía.
Por lo antes expuesto, la gerencia encuentra gran preocupación debido a todas las desviaciones que se están presentando a nivel del inventario, y es por ello que plantean la necesidad de el Diseño de un Sistema de Inventario para mejorar o eliminar todos esos inconvenientes que no permiten que la organización se desenvuelva de la mejor manera.
El presente diseño se conforma por normas y procedimientos creados para lograr optimizar el manejo de inventario de la empresa Comercial Reyes, c.a. y que además facilite las labores de todo el personal y así mejorar las funciones laborales y la atención y el servicio a la clientela.
Este sistema de control de inventario posee una serie de políticas, normas, y flujos del proceso que se deben cumplir al momento de realizar los pedidos, entrega de la mercancía, almacenamiento de la mercancía entre otros.
El sistema se realizo basándose en las necesidades y requerimientos actuales de la empresa.
Las normas son pasos que se deben seguir dentro de la empresa para que todo marche correctamente. En toda organización es necesario tener un manual o por lo menos tenerlas establecidas ya que esta ayudan a mantener control sobre todas las actividades que se desarrollan en la empresa.
La organización en estudio no cuenta con normas, lo que conlleva al desorden y por lo tanto al retraso de las actividades a realizar. A continuación se presentan algunas normas:
• La entrada del personal que entrega la mercancía debe ser 15 minutos antes de la hora de llegada estipulada.
• Los proveedores debe presentarse solo a una hora fija, y dos días a la semana.
• Todo el personal que labora en la empresa debe comenzar previo adiestramiento según su área de trabajo.
• Programar las necesidades de materiales en cantidad.
• Programar la cantidad a comprar de cada tipo de mercancía.
• Establecer niveles de existencias de la mercancía, en términos de cantidad y costo.
• Los pedidos u ordenes de compra de mercancía, deben estar debidamente identificado con el No de RIF y NIT.
• La persona que reciba la mercancía deben estar debidamente identificado.
• Las personas que reciben la mercancía deben ser autorizadas por el Gerente encargado de el inventario.
• Rotar constantemente a las personas que se encargan de recibir la mercancía.
• Realizar conteos físicos de la mercancía trimestralmente.
• Todo el personal debe establecerse metas diarias.
• Las compras solo deben ser realizadas por personal autorizado.
• Los pedidos solo se aceptaran a la fecha indicada.
• Antes de autorizar el pago de la factura se debe comprobar la cantidad, la calidad, las condiciones y el precio de cada material.
• Las devoluciones se realizaran solo un día a la semana.
• El pago a los proveedores se realizara solo un día a la semana estipulado.
• Las facturas deben especificar el tipo de material, por precio unitario, total y global y las condiciones y forma de pago.
• El personal que se encarga de elaborar las ordenes de compra no puede mantener ninguna relación directa con la empresa con la que se mantenga relaciones comerciales.
Este sistema de control de inventario busca eliminar o por lo menos reducir al máximo todos los errores que presenta la empresa Comercial Reyes, C.A., en lo referente al área que se encarga de administrar la mercancía con la que esta organización trabaja, es decir, el Inventario.
Al llevar a cabo un adecuado plan de control para el inventario que contenga todos los aspectos importantes que se presentan en este, se conseguirá la eficiencia y eficacia que son necesarias para el buen desenvolvimiento que toda empresa necesita para alcanzar el éxito.
El Diseño del sistema para el control de Inventario que se ofrece en esta investigación encierra todos esos características que cualquier empresa que trabaja con mercancía busca para lograr la superación y llegar a ser competitiva, por todo lo expuesto se recomienda la aplicación del presente diseño.
F
Inicio
Informe de inexistencia de la
mercancía Se recibe la mercancía junto
con el asist. de compra Verifica e inspecciona la mercancía con el
pedido y factura
La factura es pasada al departamento de
compra Gerente de compra
recibe informe de la mercancía
Solicita cotización de la mercancía
Recibe cotización
Selecciona al comprador o
distribuidor
Formaliza el pedido
La mercancía es procesada en el sistema, en el libro de compra y se informa al dpto. de venta
de la existencia de mercancía.
si no
Se despacha la mercancía al
cliente
Recibe informe de la existencia
de mercancía.
Realiza la venta Mostrador
Se entrega la mercancía si es
de mostrador o se realiza una nota de entrega
para ser despachada por
el almacén.
Recibe el pago de la mercancía.
Se entrega la factura y una
copia al cliente.
Controla la factura.
Compara lo que se vende con lo registrado en la
caja
Inventario de la mercancía comprada y
vendida
Dpto. Compra Almacén Dpto. Venta Caja
Fin
FUENTE: ALVAREZ Y RODRIGUEZ. 2.000
Contabilidad
