Sistema:
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Manual de Usuario
DOCSOLUTIONS de MÉXICO, S.A de C.V
DERECHOS RESERVADOS
La información contenida en este documento es propiedad de DOCSOLUTIONS y es confidencial.
Es para uso único del destinatario y para propósitos exclusivamente de consulta. Este documento deberá pertenecer inalterado y solo podrá ser modificado, replicado y/o distribuido con permiso expreso de DOCSOLUTIONS.
Fecha De Elaboración Estado de México 16 de Junio del 2011 Elaboró Sheila Vania Godoy Hernández
Operaciones
Email [email protected]
Fecha De Supervisión Estado de México 16 de Junio del 2011 Supervisó Alejandro Tecla Jimenez
Operaciones
Email [email protected] Fecha De Autorización Estado de México 16 de Junio del 2011
Autorizo Antonio Cantón Monsreal Sistemas
Email [email protected] Documento Manual de Usuario
Tipo De Documento Manual de Usuario DocAccess Versión Del Sistema DocAccess3
ÍNDICE GENERAL
Página
ÍNDICE GENERAL ... 3
I N T R O D U C C I Ó N ... 4
O B J E T I V O ... 4
A L C A N C E ... 4
1. INGRESO AL SISTEMA DOCACCESS ... 5
2. BARRA DE MENÚ ... 8
3. SELECCIONE TABLA O CONSULTA ... 11
4. RESULTADO DE LA BÚSQUEDA ... 16
5. EJEMPLO ... 18
C O N C L U S I Ó N ... 21
I N T R O D U C C I Ó N
DocAccess es un producto de software desarrollado por DOCSOLUTIONS es nuestro totalmente renovado servicio de consulta de Bases de Datos y solicitudes de información.
Esta herramienta está destinada únicamente para el uso de la o las personas autorizadas oportunamente, mediante un usuario y contraseña que es personal e intransferible.
Internet es actualmente una de las herramientas más poderosas para mantenernos siempre informados y actualizados, sin embargo en ocasiones puede presentar ciertos riesgos de seguridad.
En DOCSOLUTIONS estamos conscientes de dichos riesgos y por ello DocAccess se apega a las premisas de la norma de Seguridad de la Información ISO 27000. Esta norma dicta los estándares para el aseguramiento de la información garantizando su disponibilidad, integridad y confidencialidad. En DOCSOLUTIONS sabemos que uno de los activos más importantes de nuestros clientes es la Información es por esto que cada día nos esforzamos por protegerlo.
O B J E T I V O
Adquirir los conocimientos teórico-prácticos necesarios para utilizar de manera correcta la aplicación DocAccess
A L C A N C E
El manual de usuario de DocAccess explica el trabajo de la aplicación así como los
detalles de su operación, la descripción e interacción de todos los procesos establecidos
para explicar su conveniencia adecuación a partir del principio de mejoramiento continuo.
1. NGRESO AL SISTEMA DOCACCESS
Tendrán acceso al sistema todas aquellas personas que hayan sido dadas de alta como usuarios en cualquier configuración del sistema.
Para acceder al sistema se utiliza la URL http://www.docsolutions.com, que desplegará la siguiente pantalla.
Figura 1.0 DocSolutions
En la pantalla elija la opción de
.El acceso al sistema DocAccess se realiza mediante una pantalla con seguridad de vanguardia la cual restringe el acceso a usuarios no autorizados. La pantalla principal es mediante la identificación de usuario para comienzo de sesión.
Figura 1.1 Inicio de sesión
Usuario:
o Es imprescindible estar registrado como usuario del sistema.
o Ningún usuario no registrado tendrá acceso.
o No está autorizado compartir una cuenta ya que, el sistema registra cada movimiento que se efectúo en cada sesión y será responsabilidad del dueño de la cuenta.
Contraseña:
La contraseña no debe hacerla de conocimiento público; pues toda acción que se registre en el sistema será responsabilidad del mismo. Esto es necesario para mantener la privacidad de la cuenta, la seguridad del sistema y el registro de todas las actividades dentro del sistema.
: Se presiona este botón, una vez que la información de usuario y contraseña
haya sido ingresada correctamente.
El sistema enviara un mensaje de error a toda persona que intente ingresar con información equivocada.
Figura 1.2 Error al entrar
Al ingresar al sistema en la parte superior deracha se visualiza una barra de menu y del lado izquierdo se encuentra el listado de las tablas que fueron asignadas al perfil de usuario, estas contienen la estructura de la base de datos.
Figura 1.3 Selección de tablas
2. BARRA DE MENÚ
Figura 2.0 Barra de menú
1) Inicio: Permite regresar a la pantalla principal desde cualquier ventana.
2) Cesar Secion: Salir de la aplicación DocAccess.
3) Usuarios adicionales: Este modulo le permite realizar una solicitud de accesos para nuevos usuarios y usuarios ya registrados.
3.1 Solicitudes de accesos
Figura 2.1 Barra de menú 2
Deberá de ingresar los datos del nuevo usuario que tendrá acceso al sistema DocAccess, los datos a registrar son:
Apellido paterno Apellido Materno Nombre
Cuenta de correo
La descripción del acceso solicitado
Figura 2.2 Barra de menú 2
Pulse sobre el botón Enviar solicitud, esta solicitud será enviada a los técnicos de HelpDesk, los cuales le darán el correcto seguimiento.
Figura 2.3 Botón de enviar solicitud
3.2 Usuarios registrados
Figura 2.4 Barra de menú 3
En este apartado podra visualizar los accesos que se encuentren registrados y
aprobados.
Figura 2.5 Usuarios adicionales
4) Opciones: Le permite al usuario realizar el cambio de su contraseña, de clic sobre la opcion cambio de contraseña.
5) Ayuda: podra consultar el manual de usuario
Figura 2.6 Opciones
Al seleccionar la opcion le desplegara la siguiente ventana en donde le solicitara:
Contraseña actual Nueva contraseña
Confirmar nueva contraseña
Debera de colocar la informacion requerida en cada apartado
Figura 2.7 Cambiar contraseña
Pulse sobre el boton para realizar el cambio o Cancelar según sea la
situacion.
3. SELECCIONE TABLA O CONSULTA
En este apartado debera dar clic sobre la base a consultar y lo enviara a la pantalla principal de Consultas, esta se encuentra dividida en 9 secciones de herramientas, las cuales nos serviran para el desarrollo de las consultas sobre nuestro inventario.
Figura 3.0 Selección de tablas o consultas
3.1 Orden de Columnas: Esta barra de herramientas nos permite seleccionar el orden en el que requiere que laa informacion sea visualizada para modificar el orden es necesario seguir la secuencia como fueron habilitadas en forma descendente.
Figura 3.1 Tablas
3.2 Ordenar resultados por: Le permite seleccionar tres columnas, la datos que contienen estas columnas pueden ser ordenados de forma ascendente o descendente.
Figura 3.2 Ordenar resultados
3.3 Criterios de Consulta: Es una combinacion entre los campos que fueron habilitados
en la tabla y los criterios de busqueda que a continuacion se detallan para que la
busqueda sea mas especifica.
Figura 3.3 Criterios de consulta
3.4 Pantalla de visualizacion: Es el lugar donde sera desplegado el query con el que se realizara la consulta.
Figura 3.4 Borrar criterios
3.5 Operadores Logicos: DocAccess le permite realizar busquedas utilizando los operadores logicos y anidar los querys de las consultas para que el resultado sea lo mas exacto a lo que se busca.
Figura 3.5 Borrar criterios
3.6 Guardar selección y ordenamiento: DocAccess permite guardar la configuracion realizada en los puntos 1. Orden de Columnas y 2 Orden Ascendente o Descendente, para que en futuros ingresos a las consultas no tenga que seleccionar y ordenar nuevamente las columnas.
Figura 3.6 Botón de guardar
3.7 Busqueda masiva de Expedientes: DocAcces permite realizar busquedas masivas de información, solo debra de tener la informacion requerida en un archivo de texto.
Debera de seleccionar el campo de busqueda, este sera el campo que haga referencia con la informacion contenida en el archivo de texto, si en este contiene nombres debera de seleccionar el campo de nombre.
Figura 3.7 Búsqueda masiva
Pulse sobre el boton Browse para seleccionar el archivo que contiene la información para realizar las busquedas.
Figura 3.8 Archivo clave
3.8 Salvar la Consulta: DocAccess permite asignarle un nombre a la consulta para que
en futuros ingresos solo seleccionemos el nombre de nuestra consulta y esta nos
desplegara la informacion solicitada.
Figura 3.9 Guardar vista
3.9 Busca Expedientes: Esta casilla permite ejecutar la busqueda de la información su funcion es similar a un enter.
Figura 3.10 Buscar expedientes
4. RESULTADO DE LA BÚSQUEDA
El resultado de la consulta será desplegado tomando en cuenta los siguientes puntos:
4.1 El orden de las columnas es el configurado por el usuario en la sección 1 de la pantalla principal.
4.2 En la parte superior resumirá el No. de registros que se localizó en la búsqueda.
4.3 Si el expediente cuenta con una imagen, el campo correspondiente al código de barras del expediente mostrará un link a la imagen para que pueda ser visualizada inmediatamente.
4.4 El resultado de la consulta puede ser exportado bajo los siguientes formatos: Excel o csv.
4.5 El resultado de la consulta puede ser exportado bajo los siguientes formatos: Excel o csv.
Figura 4.0 Tabla
Desde este apartado podra solicitar los expedientes para que le sean entregados en sus
oficinas, este servicio puede ser inmediato, normal o urgente. Para realizar esta solicitud
debera de activar la casilla del expediente a solicitar.
Figura 4.1 Selección de campo
Ya activada debera de establecer el tipo de netrega que se realizara y en caso de haberlas coloque las observaciones, en estas puede incluir la hora en la que lo requiere entre otras.
Figura 4.2 Solicitar expediente
5. EJEMPLO
En el siguiente ejemplo se buscará el FileFolder FISA010003534.
5.1 Solicitar la búsqueda del FileFolder
Figura 5.0 FileFolder
5.2 Guardar la Consulta con el Nombre FileFolders
Figura 5.1 FileFolder1
Figura 5.2 FileFolder2
5.3 Ejecutar la consulta utilizando Buscar Expedientes
Figura 5.3 FileFolder3
Mostrando como resultado lo siguiente:
Figura 5.3 FileFolder3
En el siguiente ejemplo se buscará no. de crédito por la opción de búsqueda masiva 5.4 Active la opción Búsqueda Masiva de Expedientes y seleccione el campo de búsqueda
Figura 5.4 Búsqueda masiva
5.4 Seleccione el archivo que contiene la informacion a buscar, pulsando sobre el boton Browse
Figura 5.5 Archivo
5.6 Ejecutar la consulta utilizando Buscar Expedientes
Figura 5.6 Buscar expediente
Mostrando como resultado lo siguiente:
Figura 5.7 Tabla de ejemplo
