Procedimiento para Evaluación y Selección de Proveedores y Contratistas

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Procedimiento para

Evaluación y Selección de Proveedores y Contratistas

Elaboró: Diana Lorena Rendón

Cargo: Coordinadora de

Seguridad y Salud en el Trabajo

Revisó: Alberto Fabián Pino Roldán

Cargo: Director Administrativo

Aprobó: Alberto Fabián Pino Roldán

Cargo: Director Administrativo

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PROCEDIMIENTO PARA EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS Macroproceso Gestión Administrativa Código P-GA-SST-003

Proceso Seguridad y Salud en el

Trabajo Versión 1

Subproceso NA Fecha de Versión 16-Abr-2021

Responsable Seguridad y Salud en el Trabajo

Página 2 de 8 CONTENIDO

PROPÓSITO 3

ALCANCE 3

POLITICAS 3

NORMAS 3

DEFINICIONES 3

REQUISITOS PARA PROVEEDORES Y CONTRATISTAS 4

PROCEDIMIENTO PARA OBLIGADOS A TENER UN SGSST 5

PROCEDIMIENTO PARA NO OBLIGADOS A TENER UN SGSST 6

DIAGRAMA DE FLUJO 7

CONTROL DE CAMBIOS DOCUMENTALES 8

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Página 3 de 8 PROPÓSITO

Establecer los criterios de evaluación y selección de proveedores teniendo en cuenta los requisitos de seguridad y salud en el trabajo de Jikkosoft SAS.

ALCANCE

Aplica a los contratistas y proveedores, se determina con base en los productos y/o servicios adquiridos considerados de impacto para la ejecución de actividades que pueden afectar de manera importante la seguridad y salud de los funcionarios de la organización, de los trabajadores de los contratistas y/o subcontratistas.

Los contratistas identificados como críticos sujetos a control están relacionados con los productos y/o servicios relacionados a continuación:

• Servicios de transporte urbano e intermunicipal

Los proveedores identificados como críticos sujetos a control están relacionados con los productos y/o servicios relacionados a continuación:

• Elementos de seguridad industrial, EPI.

• Servicios medicina preventiva y del trabajo (exámenes periódicos ocupacionales, de ingres, retiro).

POLITICAS

Política de Seguridad y Salud en el Trabajo.

NORMAS

• Decreto 1072 de 2015

• Resolución 0312 del 2019

•

DEFINICIONES

• CONTRATISTA: Persona natural o jurídica que suscribe un contrato para la ejecución de una actividad o prestación de un servicio por un precio determinado, asumiendo todos los riesgos para realizarlos con sus propios medios, con libertad y autonomía técnica.

• CONTRATISTA CRÍTICO: Contratistas que prestan servicios que tienen gran impacto en la seguridad o salud de sus trabajadores.

• EVALUACIÓN PROVEEDORES Y CONTRATISTAS: Proceso mediante la cual se logra la validación o aprobación de algunos proveedores y contratistas, que tengan las competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades de la entidad.

• EPI: Elementos de protección individual.

• PRODUCTO: Corresponde a la clasificación genérica para compras generales de bienes tangibles (insumos, suministros, herramientas, productos terminados, etc.).

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• PROVEEDOR: Una organización o persona que suministra un producto, no se requiere contrato.

• PROVEEDOR CRÍTICO: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto puede afectar la seguridad o salud de los funcionarios de la entidad.

• SELECCIÓN DE PROVEEDORES: Determinación de proveedor con el cual se va a realizar la compra de acuerdo con los requisitos establecidos para su selección.

• SGSST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

REQUISITOS PARA PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

Todos los contratistas deben garantizar el suministro y uso de los Elementos de Protección Individual a los trabajadores que presten sus servicios a la entidad o serán suministrados por la misma de acuerdo a las condiciones del contrato suscrito.

• RUT, cámara y comercio

• Copia Cedula de C. de cada trabajador

• Licencia SST

• Permiso Ambiental (si aplica)

• Examen de aptitud psicofísico (Personal de vigilancia)

• Certificado trabajo seguro en alturas (construcción y actividades de mantenimiento locativas)

• Exámenes médicos (Ingreso, Periódicos y retiro)

• Soporte entrega EPI (si aplica)

• Afiliación Seguridad social

• Procedimientos de las actividades

• Matriz de Peligros y valoración de los riesgos

• Inducción-Reinducción de SST

• Capacitaciones en temas de SST

• Plan estratégico de seguridad vial y todo lo que lo compone

• Soporte de mantenimiento preventivo de los vehículos

• La revisión técnico-mecánica

• Soportes de capacitación y entrenamiento de los conductores en seguridad vial

• Mediciones y/o controles de consumo de alcohol y drogas

• Licencia de conducción de los conductores asignados

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• Política de consumo de sustancias psicoactivas

• Responsable de SST

• Certificados de habilitación y funcionamiento

• Hojas de Seguridad y/o Fichas técnicas (aplicables)

• Esquema de vacunación (Si aplica)

PROCEDIMIENTO PARA OBLIGADOS A TENER UN SGSST

Procedimiento para utilizar cuando el proveedor o contratista esté obligado a tener un SG-SST, es decir, para los empleadores públicos y privados, los contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, las organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo.

# Actividad Responsable

(Cargo/Área) Descripción Actividad Documento 1 Especificar el

servicio a contratar Profesional SST

Otro

Realizar un documento con todas las especificaciones del servicio que se desea contratar. En la especificación se debe incluir si se requieren requisitos normativos como licencias o certificaciones, registros Invima, permisos u otros.

Documento de solicitud

2 Solicitar cotizaciones

Profesional SST

Compras

Solicitar cotizaciones a los proveedores o contratistas.

Cotizaciones

3 Solicitar pago de seguridad social

Profesional SST

Solicitar el último pago de seguridad social y verificar que los aportes a la ARL están de acuerdo con el nivel de riesgo de la actividad a realizar.

Planilla de

pago de

último mes 4 Cumplimiento

del SG-SST Profesional

SST Solicitar evidencia del cumplimiento del SG- SST con documentos como: certificado de avance en la implementación de la ARL, último informe de auditoría interna o externa o último informe de rendición de cuentas del responsable del SG-SST.

5 Cumplimiento de

estándares mínimos Profesional

SST Solicitar la última evaluación del SG-SST con los estándares mínimos.

6 Comparar

proveedores Profesional

SST Elaborar un cuadro comparativo con los requisitos de seguridad y salud en el trabajo necesarios para la actividad a desarrollar y

Tabla de comparación

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Página 6 de 8 para cada proveedor la información

asignada. Los proveedores serán organizados en orden descendente por porcentaje de cumplimiento de estándares mínimos. Los proveedores que no entreguen los ítems 3, 4 y 5 serán descalificados.

de

proveedores

PROCEDIMIENTO PARA NO OBLIGADOS A TENER UN SGSST

La contratación de personas naturales que realizan la actividad de forma personal y que para el cumplimiento del contrato no requieren personal dependiente de ellos, seguirá el siguiente procedimiento.

# Actividad Responsable

(Cargo/Área) Descripción Actividad Documento 1 Especificar el

servicio a contratar

Profesional SST

Se debe realizar un documento con todas las especificaciones del servicio que se desea contratar. En la especificación se debe incluir si se requieren requisitos normativos como estudios, licencias o certificaciones.

Documento de solicitud

2 Solicitar cotizaciones

Profesional SST Compras

Determinar si el proveedor o contratista cumple con los requisitos necesarios para el servicio a contratar.

Cotizaciones

3 Solicitar

pago de

seguridad social

Profesional SST Se debe incluir el requisito de afiliación al sistema de seguridad social y que los aportes a la ARL están de acuerdo con el nivel de riesgo de la actividad a realizar.

Planilla de

pago de

último mes 4 Evaluar el

proveedor o contratista

Profesional SST Si el contratista entrega la documentación solicitada de acuerdo con las especificaciones, cumple con los requisitos de seguridad y salud en el trabajo.

Aprobación de cotización

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Página 7 de 8 DIAGRAMA DE FLUJO

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Página 8 de 8 CONTROL DE CAMBIOS DOCUMENTALES

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN EMISIÓN MODIFICACIONES MOTIVO

1 16 – Abr - 2021 Documento Inicial N.A.

1 28-Feb-2022 Cambio codificación, responsables y

procesos. Actualización

general

Elaboró:

Diana Lorena Rendón Idárraga Cargo:

Coordinadora Seguridad y Salud en el Trabajo

Revisó:

Alberto Fabián Pino Roldán Cargo:

Director Administrativo

Aprobó:

Alberto Fabián Pino Roldán Cargo:

Director Administrativo