Instructivo Gestión de Requerimientos de Compra - Extranet. Código: IT-LOG-02 Versión: 01 Fecha: 25/10/2021

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Instructivo

Gestión de Requerimientos de Compra - Extranet

Código: IT-LOG-02 | Versión: 01 | Fecha: 25/10/2021

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Contenido

El presente documento busca brindar a los/las colaboradores/as una guía para el registro, asignación, seguimiento y aprobación del proceso de requerimientos de compra a través del Extranet ManpowerGroup. En esta guía encontrarás:

Conceptos Básicos

Condiciones de Compra

Proceso de Requerimientos de Compra

Soporte y Consultas

1 2 3

4

3.1 Proceso de Requerimiento de Compra 3.2 Seguimiento de Requerimiento de Compra 3.3 Aprobación de Requerimiento de Compra 3.4 Conformidad del Servicio

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1. CONCEPTOS BÁSICOS

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Conceptos Básicos

Usuario/a Requerimiento:

▪ Usuario único para generar requerimientos de compra.

▪ Posterior al ingreso al sistema, debe seleccionar su nombre para generar los requerimientos de compra.

Hoja de demanda:

▪ Documento (virtual) donde se registra el bien o servicios que se necesite adquirir.

Producto:

▪ Ítems inventariables.

▪ Se consideran a los equipos de protección personal (EPP) y uniformes.

Cuenta:

▪ Ítems no inventariables.

▪ Se consideran todos los bienes y servicios comprados a excepción de los EPP y uniformes.

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2. CONDICIONES DE COMPRA

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Costo de Estructura

Condiciones de Compra

Solicitante Comprador/a

Responsable de Proyecto

• Gerente/a de Cuenta

• Jefe/a de Cuenta

Dirección de

Finanzas Dirección General

Responsable de aprobar montos mayores a:

S/. 50,000.01 Responsable de generar

requerimiento

Responsable de verificar proveedor precalificado y valorizar requerimiento

Responsable de revisar y aprobar requerimiento

Desde S/. 0.00 Hasta S/. 15,000.00

Responsable de revisar y aprobar montos:

Desde S/. 15,000.01 Hasta S/. 50,000.00

▪ Son compras consideradas dentro de la estructura del costo inicial del proyecto.

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Facturable

Condiciones de Compra

Solicitante Jefe/a de

Logística Comprador/a

Dirección de Finanzas

Desde S/. 5,000.01 Hasta S/. 10,000.00

requerimiento

Responsable de revisar conformidad y sustentos por parte del cliente

Responsable de verificar proveedor precalificado, valorizar requerimiento y aprobar

Desde S/. 0.00 Hasta S/. 5,000.00

▪ Son compras facturadas al cliente. Al solicitar el requerimiento, se debe adjuntar el sustento de la aprobación de la compra por parte del cliente. Se exceptúan de esta aprobación los requerimientos de productos o servicios que estén incluidos en la estructura de costos inicial como facturables.

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Gastos de Sucursal

Condiciones de Compra

Solicitante Jefe/a de

Logística Comprador/a Dirección de

Desde S/. 0.00 Hasta S/. 15,000.00

requerimiento

Responsable de revisar conformidad y sustentos por parte del cliente

▪ Son gastos administrativos y de ventas asumidos por ManpowerGroup Perú. Al momento de solicitar el requerimiento se deberá indicar el motivo de la compra. En caso de compras por concepto extraordinarios como: cursos, premios, talleres, adjuntar correo de aprobación de Jefe/a inmediato/a.

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Costo No Facturable

Condiciones de Compra

Dirección de

Desde S/. 0.00 Hasta S/. 10,000.00

requerimiento

▪ Son compras no consideradas inicialmente dentro del costo de estructura y que serán asumidas por el centro de costos del proyecto. Al momento de solicitar el requerimiento se deberá indicar el motivo de la compra.

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Costo de Estructura Adicional

Condiciones de Compra

Dirección de

requerimiento

Desde S/. 0.00 Hasta S/. 5,000.00

Desde S/. 5,000.01 Hasta S/. 20,000.00

▪ Son compras adicionales a la estructura inicial por ampliación del servicio a solicitud del cliente. Al momento de solicitar el requerimiento se deberá indicar el motivo de la compra.

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Requerimiento de Equipos Tecnológicos

Condiciones de Compra

▪ Los requerimientos de equipos informáticos deben tener la conformidad vía correo electrónico de la Gerencia de Tecnología y Transformación, la misma que debe estar adjunta al requerimiento de compra.

Recuerda:

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3. PROCESO DE REQUERIMIENTO

DE COMPRAS

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Proceso de Requerimiento de Compras

Genera Requerimiento

de Compra

Revisa requerimiento y

selecciona proveedor

Valoriza requerimiento

Revisión y aprobación de Requerimiento

Generación de pedido de

compra

Conformidad servicio o recepción prod.

en almacén

Presentación de factura

Responsable:

Usuario/a Solicitante

Responsable:

Comprador/a

Responsable:

Comprador/a

Responsable:

Aprobadores/as (Jefaturas, Gerencias, etc.)

Responsable:

Aprobadores/as (Jefaturas, Gerencias, etc.)

Responsable Servicio:

Usuario/a Solicitante

Responsable:

Proveedor Responsable Producto:

Almacenero/a

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3.1 REGISTRO DE REQUERIMIENTO

DE COMPRAS

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Extranet

Registro de RQ de Compra

Accede a laextranet ManpowerGroup ingresando tu usuario y contraseña.

Responsable:

Usuario/a Solicitante

1

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Dirígete al menú lateral de opciones y selecciona la opción “Módulos de NAV”.

Extranet

Registro de RQ de Compra

Responsable:

2

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Extranet

Registro de RQ de Compra

Responsable:

Para generar tu requerimiento selecciona la opción“Solicitar Requerimientos de Compras”.

3

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Extranet

Registro de RQ de Compra

Responsable:

Dirígete al botón inferior“Nuevo Requerimiento de Compra”.

4

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Extranet

Registro de RQ de Compra

Responsable:

Nota: Una vez completada la sección “Datos Generales”, se autocompletarán los campos de la sección “Detalle de la Línea” como:

Departamento Código, Ceco Código, Línea Código, División Código, Marca Código.

Si tienes alguna consulta o la información no es la correcta, comunícate con el equipo de TI.

Completa la sección“Datos Generales”.

5

Revisa la siguiente lámina para completar los campos resaltados.

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Extranet

Registro de RQ de Compra

Responsable:

COMPAÑÍA

▪Professional

CONDICIÓN

▪Costo de Estructura

▪Costos de Estructura Adicional

▪Facturable

▪No Facturable

PROYECTO

▪Aparecerá el(los)

número(s) de proyecto(s) del requerimiento de compra que registrarás.

TIPO

▪Cuenta

▪Producto Campos a completar:

Si quieres conocer más sobre la definición de las condiciones de compra, ve a los slides del 6 al 10.

En caso no se encuentre el N° de Proyecto, deberás de comunicarte con tu Responsable de Cuenta.

CLIC AQUÍ

para ir a slide 6

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Extranet

Registro de RQ de Compra

Responsable:

En la sección“Detalle de la Línea” deberás completar los siguientes campos.

6

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Extranet

Registro de RQ de Compra

Responsable:

Para guardar la información de tu requerimiento, da clic en el botón“Agregar Línea”.

7

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Extranet

Registro de RQ de Compra

Responsable:

Posterior a ello, dirígete a la sección inferior y selecciona el botón “Editar” para que continues con el registro de tu requerimiento.

8

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Extranet

Registro de RQ de Compra

Responsable:

Dirígete al botón“Seleccionar archivo” para adjuntar los respectivos sustentos de tu compra, los cuáles pueden ser:

9

▪Cotización del producto o servicio.

▪Correo de aprobación de tu jefe directo o del cliente para la compra.

Recuerda que durante el registro de tu requerimiento, deberás adjuntar algún sustento de la compra.

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Extranet

Registro de RQ de Compra

Responsable:

Luego da clic en el botón “Agregar Adjunto” para que tu(s) archivo(s) puedan guardarse.

10

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Extranet

Registro de RQ de Compra

Responsable:

Para finalizar con el registro de tu requerimiento, selecciona el botón“Genera Requerimiento NAV”.

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Extranet

Registro de RQ de Compra

Responsable:

Para verificar que tu requerimiento se ha registrado con éxito, te aparecerá en la parte superior un mensaje de “Se generó el requerimiento en “NAV”.

12

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Extranet

Registro de RQ de Compra

Responsable:

Recuerda que el número de requerimiento generado en NAV, lo podrás visualizar en las líneas del requerimiento de extranet.

Deberás de revisar este dato para que puedas hacerle el seguimiento correspondiente con este número.

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El requerimiento de extranet puede generar uno o más requerimientos en NAV, pues puede abrirse si las líneas se dividen en distintos compradores.

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Si el requerimiento tuviera algún error, el/la comprador/a o el/la aprobador/a procederá a rechazarlo desde el NAV para que lo vuelvas a registrar desde Extranet porque ya no existirá la opción de apertura de requerimiento para su modificación.

Cuando el requerimiento sea rechazado, te llegará una notificación indicándote el motivo del rechazo.

Extranet

Registro de RQ de Compra

Responsable:

Recuerda:

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3.2 SEGUIMIENTO DE

REQUERIMIENTO DE COMPRAS

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Extranet

Seguimiento de RQ de Compra

Responsable:

Dirígete al menú y selecciona la opción“Consulta Requerimientos NAV”.

1

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Extranet

Seguimiento de RQ de Compra

Responsable:

Selecciona la compañía.

2

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Extranet

Seguimiento de RQ de Compra

Responsable:

Selecciona el tipo de requerimiento de compra.

3

Recuerda que el

seguimiento solo se podrá hacer en los requerimientos que aún no tienen orden de compra, seleccionando la opción “Sin Orden de Compra”.

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Extranet

Seguimiento de RQ de Compra

Responsable:

Busca tu requerimiento de compra.

4

En la opción de búsqueda realiza la consulta de tu requerimiento por el N° de pedido de compra.

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Extranet

Seguimiento de RQ de Compra

Responsable:

Comprueba la información registrada en el requerimiento de compra haciendo clic en la opción“Detalle”.

5

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Extranet

Seguimiento de RQ de Compra

Responsable:

Y te aparecerá una pantalla así con el detalle de tu requerimiento:

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Extranet

Seguimiento de RQ de Compra

Responsable:

Para visualizar el estado de tu requerimiento selecciona la opción “Seguimiento”.

7

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Extranet

Seguimiento de RQ de Compra

Responsable:

En esta sección aparecerá la lista de aprobadores asignados y el status de su respuesta.

8

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3.3 APROBACIÓN DE

REQUERIMIENTO DE COMPRAS

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Sistema NAV - Versión Escritorio

Aprobación de RQ de compra

Responsable:

Comprador(a) / Aprobador(a)

Ingresa a la sección “Aprobaciones Pendientes Manpower”. Recuerda que el NAV en versión escritorio no pide credenciales, pues se conecta a través de las credenciales de inicio de sesión de Windows.

1

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Sistema NAV - Versión Escritorio

Aprobación de RQ de compra

Responsable:

Si requiere ver el detalle de los requerimientos deberá hacer clic en “Documento”. Si el requerimiento es conforme, dar clic en

“Aprobar” y por último clic en “Si”.

2 2 1

3

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Sistema NAV - Versión Escritorio

Aprobación de RQ de compra

Responsable:

Podrás aprobar requerimientos masivos haciendo clic en “Editar” y marcar (check) todos los requerimientos de compra que se vayan a aprobar u observar.

3

1

2

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Sistema NAV - Versión Escritorio

Aprobación de RQ de compra

Responsable:

Podrás aprobar o rechazar los requerimientos de compra seleccionando el botón“Aprobar” o “Rechazar”.

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Los requerimientos de compra a partir de ahora podrán ser aprobados o rechazados. La opción

“Observar” quedará deshabilitada.

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3.4 CONFORMIDAD DEL SERVICIO

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Extranet

Conformidad del Servicio

Responsable:

Dirígete al menú lateral y selecciona la opción“Consulta Pedidos de Compra NAV”.

1

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Extranet

Conformidad del Servicio

Responsable:

Selecciona la compañía en la que generaste el requerimiento de compra.

2

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Extranet

Conformidad del Servicio

Responsable:

Busca tu requerimiento de compra pendientes de recibir. Recuerda que estarán señalados de color amarillo.

3

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Extranet

Conformidad del Servicio

Responsable:

Clic en “Detalle”.

4

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Extranet

Conformidad del Servicio

Responsable:

Registra la cantidad a recibir.

5

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Extranet

Conformidad del Servicio

Responsable:

Finaliza la recepción dando clic en el botón“Registrar Recepción”.

6

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SISTEMA NAV

▪ Contacto: Yuly Reynoso

▪ Correo: [email protected]

Soporte y Consultas

EXTRANET

▪ Contacto: Fabio Munarriz

▪ Correo: [email protected]