Instituto Nacional de Estadística y Geografía
C
Presentación
De acuerdo con la Ley del Sistema Nacional de Información
Es-tadística y Geográfica, el Instituto Nacional de EsEs-tadística y
Geo-grafía (INEGI)
“regulará, mediante la expedición de disposiciones
de carácter general, la captación, procesamiento y publicación de
la Información, para el debido funcionamiento del Sistema o
auto-rizará las que utilicen las Unidades para tales efectos” (Artículo 58).
De acuerdo con la Ley del Sistema Nacional de Información
Estadís-tica y Geográfica (LSNIEG), el Instituto Nacional de EstadísEstadís-tica y
Geografía (INEGI)
“regulará, mediante la expedición de
disposicio-nes de carácter general, la captación, procesamiento y publicación
de la Información, para el debido funcionamiento del Sistema o
autorizará las que utilicen las Unidades para tales efectos” (Artículo
58).
Con el fin de dar cumplimiento con el mandato de Ley, el INEGI
impulsa un programa de desarrollo normativo para la Coordinación
del Sistema Nacional de Información Estadística y Geográfica
(SNIEG), el Servicio Público de Información y la Regulación
Técni-ca sobre los procesos de generación, integración, difusión y
con-servación de la información estadística y geográfica.
La determinación de la normatividad técnica para el Sistema
constituye una estrategia esencial para regular la operación de
proyectos, estandarizar los procesos y homologar los conceptos
comunes, lo que permitirá avanzar en la mejora de la calidad de
los datos y la eficiencia del servicio público que da respuesta a la
demanda social de información.
Por ello, con fundamento en el Artículo 30 de la Norma Técnica
para la Generación de Estadística Básica publicada en el Diario
Ofi-cial de la Federación el 12 de noviembre de 2010, el Instituto pone a
disposición de las Unidades del Estado del SNIEG el documento
Captación en encuestas por muestreo, como parte de la serie
de documentación técnica y metodológica que elaborará y
propor-cionará con el fin de facilitar el cumplimiento de la Norma.
Este documento tiene como propósito presentar
recomenda-ciones que faciliten las decisiones relacionadas con el diseño y
ejecución para operativos de captación de datos, así como
identifi-car oportunidades de mejora en este tipo de proyectos.
Con el fin de mejorar su contenido, se ha previsto la
actualiza-ción periódica del documento, por lo cual el INEGI agradecerá los
comentarios y sugerencias que contribuyan a ese propósito.
INEGI. C aptación en encuestas por muestreo . 2013.
Índice
Introducción V
1. El diseño y ejecución de operativos para la captación
como fases del proceso de generación de datos
estadísticos 1
1.1 Generalidades
1
1.2 Conceptos básicos
2
1.3 Condicionantes para el diseño de las estrategias
operativas
2
2. Diseño de estrategias operativas 8
2.1 Planeación operativa
8
2.2 Integración de recursos humanos
16
2.3 Comunicación y concertación
23
3. Ejecución del Operativo 26
3.1 Preparación
26
3.2 Levantamiento
28
3.3 Cierre
32
Glosario 33
Bibliografía 38
C aptación en encuestas por muestreo . 2013.V
Introducción
Entre la diversidad de actividades de un proyecto de generación de
estadísticas, se encuentran las incluidas en las fases de diseño y
ejecución de operativos para la captación, orientadas a la
obten-ción de los datos con la calidad y oportunidad requeridas,
confor-me a los objetivos del proyecto. Esto exige contar con estrategias
para planear, organizar, ejecutar y controlar cada una de las
activi-dades incluidas en la captación.
Por ello, y en virtud de la complejidad en las tareas que se
re-quieren, así como de la organización de personal operativo que
in-volucra, se presentan las siguientes recomendaciones que facilitan
el diseño y ejecución de los operativos para la captación.
Este documento está dirigido a las Unidades del Estado del
SNIEG que implementen proyectos estadísticos con encuestas por
muestreo.
En el primer apartado de Generalidades, se expone un
pano-rama sobre los operativos, como parte del proceso estándar de
generación de estadísticas; se presenta un conjunto de conceptos
básicos, para facilitar la comprensión del documento; además, se
abordan
los “condicionantes” que deben tomarse en cuenta antes
de diseñar las estrategias operativas.
El segundo capítulo, establece los lineamientos para el diseño
de la captación, que comprende las estrategias para los
operati-vos, los recursos humanos y la comunicación y concertación. El
tercer capítulo, aborda los lineamientos para la ejecución de los
operativos, dividido en tres momentos: Preparación,
Levantamien-to y Cierre. Finalmente, se ofrece un glosario de concepLevantamien-tos
técni-cos utilizados en el documento, así como las referencias bibliográficas
consultadas.
INEGI. C aptación en encuestas por muestreo . 2013.1
1. El diseño y ejecución de operativos para la captación como fases del
pro-ceso de generación de datos estadísticos
1.1 Generalidades
El proceso de generación de estadística básica obte-nida mediante encuestas por muestreo, se organiza en siete grandes fases1, cuyas actividades se interre-lacionan bajo distintos esquemas de orden y secuen-cia. Las denominaciones convencionales de esas fases son:
En la medida que la ejecución de un operativo invo-lucra movilización de recursos, su relación con la fase de planeación es fundamental, en virtud de que
_______
1
Para mayor detalle de cada una de las fases puede consul-tarse el documento El proceso estándar para la generación de
estadísticas en encuestas por muestreo.
http://www.inegi.org.mx/est/contenidos/proyectos/aspectosmetodo logicos/documentostecnicos/default.aspx
debe ajustarse a determinadas restricciones en mate-ria de disponibilidad de tales recursos, a la vez que es necesaria la precisión sobre las características del operativo para una detallada programación y presu-puestación del proyecto.
En este sentido, ya que los recursos son limitados, se parte de una estimación global de los costos del
proyecto, con base en experiencias previas sobre otros similares, lo cual sirve de referencia para evaluar la facti-bilidad y conveniencia de generar la información reque-rida bajo determinada estrategia. De resultar factible y conveniente la propuesta, se hace necesaria la cuantifi-cación de todos los requerimientos y su calendarización conforme al programa detallado de actividades, y con ello establecer un presupuesto preciso y la programa-ción de su ejercicio, así como las previsiones necesarias en materia de administración de los recursos. La fase de captación implica en la práctica una amplia interacción con las fases previas y las subsiguientes.
C aptación en encuestas por muestreo . 2013.
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Los operativos para la captación implican dos gran-des grupos de actividagran-des: las relacionadas con el diseño de estrategias y las correspondientes a su eje-cución; de ahí que en el marco del proceso estándar de generación de estadísticas básicas, cubran dos de las siete fases del proceso de generación: el “Diseño de la captación y el procesamiento” y la “Captación”.
1.2 Conceptos básicos
Las actividades sobre la captación se planean en la fase de “Diseño de la captación y el procesamien-to”, que consiste en una “Serie de actividades para determinar, desarrollar y probar las estrategias, pro-cedimientos, esquemas técnicos y sistemas informáti-cos para las actividades tanto de la captación de datos como de su procesamiento”2
.
Las estrategias para los operativos de captación de datos, conocidos también como operativos de campo, cubren tres aspectos principales: la planeación opera-tiva, la integración de los recursos humanos, y la co-municación y concertación.
La estrategia operativa consiste en un conjunto integrado y ordenado de procedimientos para deter-minar la estructura operativa y plantilla de personal, el programa general de actividades, la cobertura de las áreas seleccionadas y la organización administrativa del proyecto para gestionar la estimación y adquisi-ción de los requerimientos, flujo de materiales,
elabo-_______
2 INEGI. 2012. Glosario de estadística básica.
ración de presupuesto y los controles para su eficiente aplicación.
La estrategia para la integración de los recursos humanos, considera el conjunto de procedimientos para disponer del personal capaz de desempeñar las funciones de los distintos cargos operativos y en número suficiente que permita cubrir todas las áreas geográficas que se contemplan en el proyecto, así como proporcionarles los conocimientos necesarios para cumplir con sus responsabilidades.
Por último, la estrategia para la comunicación y concertación es el conjunto integral y ordenado de procedimientos para difundir el proyecto y la concerta-ción de apoyos para el mismo, con lo cual se contribu-ye al logro de los objetivos y metas del procontribu-yecto estadístico en cuestión.
En la fase de “Captación”, se llevan a la práctica las estrategias diseñadas en la anterior, y consiste en la Serie de actividades para obtener los datos de cada elemento de la población de estudio o una muestra de ella, siguiendo las estrategias determinadas en pro-gramas y procedimientos de trabajo.
La fase culmina con la concentración ordenada de los formatos de control y reportes de trabajo, así como los cuestionarios donde se registran los datos a nivel individual y su envío al área de captura en el caso de impresos, y respecto a los electrónicos el envío de archivos para su integración en bases de datos. Según las características del proyecto, principalmente en cuanto a cobertura geográfica, especificidad de los datos, y complejidad de captación, esta etapa puede requerir operativos especiales, campañas de difusión, concertaciones y diversos apoyos institucionales.
1.3 Condicionantes para el diseño de las
estrategias operativas
En una encuesta, cuando ya se tienen definidos los objetivos del proyecto y una estimación global del co-sto, se toman algunas decisiones que constituyen condicionantes para el diseño de las estrategias ope-rativas como son los siguientes:
1.3.1 Cobertura conceptual
Se refiere a los conceptos (temas, categorías, varia-bles y sus clasificaciones) de los que se requiere ob-tener información, los cuales se identificaron en la fase de diseño conceptual, cuyas características en cuanto a dificultades de captación, implica considerar en el diseño de las estrategias operativas, programas de capacitación apropiados a las mismas.
Diseño de estrategias operativas Planeación operativa Integración de Recursos Humanos Comunicación y concertación Ejecución del operativo Preparación Levantamiento Cierre INEGI. C aptación en encuestas por muestreo . 2013.
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2. Diseño de estrategias operativas
Las estrategias y procedimientos técnicos para la captación de datos, se establecen de acuerdo con la técnica de entrevista definida en el proyecto, el tipo de tecnología aprobada para el levantamiento, las características del instrumento de captación (cuestio-nario impreso/ cuestio(cuestio-nario electrónico) y el tipo y tamaño de muestra. Estos procedimientos conside-ran aspectos relacionados con la organización, con-trol y seguimiento.Por la diversidad y diferencias de complejidad en las encuestas, éstas pueden realizarse con distintas modalidades y secuencias, no obstante, puede dis-tinguirse una serie de actividades que son comunes y que se siguen en la mayoría de ellas, de las cuales se presenta una descripción a continuación.
2.1 Planeación operativa
Conjunto integrado y ordenado de procedimientos para determinar la estructura operativa y la plantilla de personal, el programa general de actividades, la cobertura de las áreas seleccionadas, procedimientos para la organización administrativa del proyecto en la estimación y adquisición de los requerimientos y el
flujo de materiales, elaboración de presupuesto y los controles para su eficiente aplicación.
2.1.1 Determinación de la estructura operativa y plantilla de personal
Tiene por objetivo identificar las necesidades de recursos humanos para el operativo (estimación de la plantilla), considerando las funciones y respon-sabilidades por puesto y su representación en un organigrama, lo cual debe estar planteado en for-ma clara y precisa, basarse en los objetivos y me-tas del proyecto y estar orientado a garantizar la cobertura y calidad de la información.
El personal debe ser suficiente para llegar a cada una de las unidades de observación y realizar las actividades del levantamiento, además de la organización, supervisión y control, en el tiempo previsto.
Cuando existe una oficina o área encargada de la generación estadística con personal operativo, se recomienda partir del recuento de los recursos exis-Diseño de estrategias operativas Planeación operativa Determinación de la estructura operativa y plantilla de personal Programa para la cobertura de áreas seleccionadas Procedimientos para el control del operativo Determinación del programa de actividades Logística administrativa Pruebas de instrumentos y procedimientos Elaboración de manuales de procedimientos y para el control del operativo
Integración de Recursos Humanos Procedimientos para: el reclutamiento Procedimientos para la selección Procedimientos para la contratación Estrategia de Capacitación Comunicación y concertación Determinación de procedimientos para la comunicación y concertación Determinación de contenidos y medios Determinación de procedimientos para la concertación de apoyos C aptación en encuestas por muestreo . 2013.
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la propia institución en donde se desarrolla la en-cuesta, tanto del área responsable del operativo co-mo de otras áreas.
Hay también pruebas con fines específicos como pueden ser la comprobación de un método de capta-ción diferente, el uso de nuevas tecnologías o identi-ficación de problemas específicos que puedan repercutir en el levantamiento de los datos, como re-chazo a la entrevista, dificultades para la compren-sión de las preguntas, etcétera.
En este tipo de pruebas es posible considerar muestras separadas para la comparación de diseños o procedimientos alternativos, seleccionando indi-cadores que permitan evaluar la mejor opción.
La prueba final es conocida como prueba piloto, en donde se verifican prácticamente todos los aspectos del diseño del proyecto, desde el cuestionario, ma-nuales e instrucciones de apoyo hasta la estimación del costo del proyecto, pasando por todos los proce-dimientos del operativo de captación.
En este tipo de prueba es importante considerar los siguientes aspectos:
•
Seleccionar una muestra que sea representativa del área geográfica que cubrirá el proyecto.•
Diseñar la prueba de tal manera que busquereproducir un panorama similar a las condiciones reales en que se desarrollará el proyecto, y arroje resultados confiables
•
Minimizar la utilización del personal de las oficinas centrales en actividades del levantamiento, por lo que será necesaria la contratación, capacitación y remuneración del personal operativo participante en la prueba con el fin de obtener resultados válidos.•
Obtener los indicadores para comprobar la idoneidad de todo el proyecto y su organización.2.1.7 Elaboración de manuales de procedimientos y para el control del operativo
Los manuales de procedimientos son documentos de carácter técnico, donde se identifican e integran to-dos los procedimientos de trabajo, tanto sustantivos como administrativos, con el objetivo de coordinar y sistematizar las funciones en un marco de transpa-rencia y eficiencia.
En este contexto, los diversos procedimientos del operativo deben describirse en los manuales de las figuras que los aplicarán, incluidos los relacionados con el control, y prepararse y probarse con suficiente
anticipación, de manera que se puedan reproducir, distribuir y utilizarse en la capacitación del personal. Deben incluir:
•
Descripción de los procedimientos.•
Responsables de aplicación.•
Insumos de apoyo (formatos, listados, materiales cartográficos, etcétera).•
Soluciones que deben aplicarse en caso de problemas.Los manuales deben cumplir requisitos de clari-dad, precisión y orden lógico de ideas, además de considerar elementos didácticos y redactarse en for-ma correcta, todo lo cual implica el apoyo de perso-nal especializado.
2.2 Integración de recursos humanos
En gran parte de las encuestas por muestreo, el per-sonal de la estructura operativa es contratado por periodos cortos (ejecución del operativo), y el tamaño de la plantilla depende de las dimensiones del pro-yecto. De cualquier forma la integración del personal es una actividad relevante, en tanto que de su labor en campo depende la obtención de los datos de in-terés. Por ello es necesario definir con suficiente an-ticipación, las estrategias para reunir gente capaz de desempeñar las funciones de los distintos cargos operativos.La integración de los recursos humanos contempla las siguientes actividades: Reclutamiento del perso-nal de acuerdo con los puestos de la estructura ope-rativa, selección y contratación.
Algunos aspectos adicionales que deben ser con-siderados en un programa para la integración de los recursos humanos son:
•
Plantilla con el total de personal operativo que es necesario contratar, su distribución geográfica y las características de los puestos.•
Elaboración de un instructivo de reclutamiento, selección y contratación de personal.2.2.1 Procedimientos para el reclutamiento
Son el conjunto de actividades que determinan las formas en que la institución divulgará y ofrecerá al mercado de recursos humanos, las oportunidades de empleo que pretende llenar, con el fin de atraer aspi-rantes a ocupar un cargo en la estructura operativa que cubra los perfiles y requisitos necesarios. Para
INEGI. C aptación en encuestas por muestreo . 2013.
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características, entre otras cosas el manejo delgrupo, resolución de problemas y habilidad didáctica.
•
Evaluación del diseño del curso. Determina la eficiencia respecto a los objetivos, contenido, técnicas y recursos didácticos utilizados.•
Evaluación de la organización. Señala la eficiencia respecto de las instalaciones, iluminación, ruido, ventilación, materiales, avisos, lista de asistencia, puntualidad, etcétera.Es importante que la evaluación sea objetiva y permita medir tanto los aciertos como las áreas de oportunidad en el diseño y desarrollo de los cursos.
2.3 Comunicación y concertación
Es un conjunto integral y ordenado de procedimien-tos que tienen como fin la difusión del proyecto y la concertación de apoyos, para contribuir al logro de sus objetivos y metas.
El conocimiento de los objetivos de la encuesta por parte de la población puede favorecer una res-puesta positiva y por lo tanto, la consecución de in-formación de calidad. Mediante la difusión del proyecto se establece un vínculo importante con dis-tintas personas; entre ellas, los informantes y perso-nalidades que, en un momento dado, se convierten en puntos clave para el logro de los objetivos del operativo de captación, ya sea proporcionando apo-yos utilitarios o porque tienen influencia sobre ciertos sectores de la población. Además, mediante la difu-sión de los proyectos se fomenta la cultura estadísti-ca, al promover la respuesta verídica a las preguntas del cuestionario y la importancia de la información para el análisis y toma de decisiones en los diversos sectores.
Las diferencias entre las encuestas en cuanto a su periodicidad, tamaño de muestra, cobertura geográfi-ca, temática y presupuesto que se asigna a cada una de ellas, determinan las necesidades y posibilidades de comunicación y concertación y por lo tanto, la magnitud y grado de complejidad de la estrategia.
En el caso de encuestas pequeñas, donde no se tiene la necesidad de una difusión masiva o no exis-ten los suficientes recursos para susexis-tentar una estra-tegia de comunicación a gran escala, la estraestra-tegia puede considerar sólo los procedimientos más senci-llos, como la elaboración y distribución de folletos durante los recorridos de reconocimiento de las uni-dades de observación o el envío de cartas u oficios a los establecimientos u hogares seleccionados en la muestra.
Independientemente de lo sencillo o complejo de la campaña de difusión que se requiera para el pro-yecto, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
2.3.1 Determinación de procedimientos para la comunicación y concertación
Consiste en definir las líneas generales que habrán de seguirse en materia de comunicación y concertación durante la ejecución del operativo. Deben considerar-se, entre otros, los siguientes factores: frecuencia de la encuesta, cantidad y calidad de la difusión realizada por la institución responsable entre un evento y otro, recursos que se pueden obtener con tasas subvencio-nadas3, presupuesto global de la encuesta y la parte destinada a la campaña de difusión y tamaño de la población a la que estará dirigida.
Es conveniente la determinación de objetivos que orienten las acciones definidas, los cuales deben ser coherentes con el objetivo general del proyecto y es-tar redactados en forma clara.
Así mismo, se requiere establecer procedimientos que permitan evaluar los resultados de la comunica-ción y concertacomunica-ción, con base en la cuantificacomunica-ción del avance y cumplimiento de las metas, medición de la efectividad o la problemática de las acciones, a fin de hacer replanteamientos oportunos a la estrategia. La evaluación debe reflejar si los productos o materiales promocionales y las concertaciones lograron su obje-tivo y debe ser en forma cualitativa y cuantitativa.
En el diseño de estos procedimientos es conve-niente tomar en cuenta los siguientes aspectos:
•
Diseño de formatos de control. En ellos se registra la información sobre asuntos sustantivos, como el medio de difusión utilizado, producto promocional aplicado, la cobertura, tiempo de exposición en la campaña de difusión asi como el responsable de la aplicación; compromisos o apoyos obtenidos a través de las concertaciones, etcétera.•
Elaboración de informes. Consiste en documentar las actividades de comunicación y concertación realizadas, señalando la problemática enfrentada y el planteamiento de propuestas de solución. El personal que dará soporte al diseño de la estra-tegia de comunicación y concertación es básico. Se recomienda que tenga experiencia en la materia, lo cual además de favorecer la obtención de productos_______
3
Son tasas preferenciales que los medios de comunicación, obli-gados por la Secretaría de Gobernación, le otorgan a las institu-ciones públicas para la difusión de sus proyectos. Representan un
costo relativamente bajo respecto a las tasas generales. Captación
en encuestas por muestreo . 2013.
