MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO DE ALMACÉN DE MATERIAL Y MEDICAMENTO

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Servicio de ALMACEN DE FARMACIA Clave: M-ORG-ALMACENF-03 Fecha de emisión: 05/01/2004 Última modificación: 20/02/2014 Página 1 de 26

Dr. Sergio Sosa Chávez Subdirector Médico del HCC

Ing. Paola Gpe. Alvarado Ramírez Encargada de Calidad del HCC

Rigoberto Herrera Jáuregui Encargado de Almacén de Farmacia del HCC

Autoriza Revisa Elabora

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO DE

ALMACÉN DE MATERIAL Y MEDICAMENTO

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ÍNDICE

DIRECTORIO 3

MISION, VISION 4

VALORES 5

INTRODUCCIÓN 6

OBJETIVO DEL MANUAL 7

RECOMENDACIONES DEL USO DEL MANUAL 8

DATOS GENERALES DE LA UNIDAD 9

ANTECEDENTES HISTÓRICOS 11 BASE JURÍDICA 12 OBJETIVOS 16 POLÍTICAS 17 ESTRUCTURA ORGÁNICA 19 ORGANIGRAMA 20 FUNCIONES 21 GLOSARIO DE TÉRMINOS 24 BIBLIOGRAFÍA 26

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DIRECTORIO

Herrera Jáuregui Rigoberto

Encargado de almacén

Jesús Manuel Aguilar García

Auxiliar de almacén

Nicolás Martínez Martínez

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MISIÓN

Somos un departamento comprometido a otorgar atención rápida y oportuna con un amplio surtido de productos y de alta calidad que satisfacen las necesidades del usuario interno del hospital de manera confiable y oportuna.

VISIÓN

Nuestra visión es ser un departamento comprometido a trabajar constantemente para alcanzar la excelencia y mejora continúa tanto de nuestros empleados como del servicio que ofrecemos a nuestros clientes internos, para con ello lograr la máxima eficiencia y eficacia de este departamento.

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VALORES

Hospital Civil de Culiacán cree y fomenta los siguientes valores para brindar una atención de calidad al usuario:

 Responsabilidad

Entendemos por responsabilidad que nuestros empleados cumplan al 100% con las normas y actividades asignadas en tiempo y forma.

 Humanismo

Inculcamos que nuestro personal proporcione trato amable y cordial al usuario interno y externo.

 Calidad en la atención

Definimos la calidad como hacer bien las cosas a la primera vez contando con los mejores procesos y tecnología de vanguardia, para exceder las expectativas de nuestros usuarios.

 Respeto

Impulsamos el respeto y desarrollo integral de las personas y sus familias, buscando ampliar los conocimientos, habilidades y capacidades de todos nuestros

trabajadores, puesto que sólo de esta forma podremos asegurar su crecimiento en la excelencia y el de nuestro hospital.

 Ética

Promovemos que nuestros empleados ejecuten los valores de la institución poniendo en alto el profesionalismo en el servicio otorgado.

 Limpieza

Promovemos que todas las actividades se realicen en un ambiente ordenado e higiénico que garantice el confort y seguridad de nuestros usuarios internos y externos.

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I.- INTRODUCCIÓN

El departamento de almacén de material y medicamentos es un eslabón fundamental que provee de productos a todo el hospital, es un departamento que ha ido evolucionando a la par con el hospital adaptándose a las necesidades y requerimientos demandados por los diferentes departamentos del nosocomio.

El presente manual de organización contiene el directorio del personal que labora en el servicio de almacén de medicamento y material, donde se establecen las funciones de cada integrante del área así como también objetivos, políticas y recomendaciones para su uso.

Todo lo anterior fundamentado en una base jurídica, para alcanzar una mejor organización en el área. Este documento será presentado a todo el personal del área y permanecerá disponible para cualquier consulta.

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II.- OBJETIVO DEL MANUAL

Contar con un instrumento administrativo para el personal que labora en el área y para el personal de nuevo ingreso, logrando así que conozcan sus funciones y se unifiquen criterios en la realización de cada actividad que se desarrolla en este servicio.

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III.- RECOMENDACIONES DEL USO DEL MANUAL

1. Este documento se refiere a las generalidades que el personal de Almacén de Medicamentos debe de considerar para la organización y funcionamiento del área, por lo cual es necesario que el manual sea estudiado por todas las personas que laboran en esta unidad.

2. Es necesario que el personal se rija bajo los lineamientos que se señalan en este documento ya que con ello se podrá estandarizar un método de atención. 3. Este documento deberá de permanecer en el Almacén de Medicamentos para

que el personal de dicha área pueda hacer uso de el en todo momento que lo requieran. Cabe señalar que existirá una copia de resguardo en el Departamento de Calidad.

4. El personal del área deberá de consultar el manual cada vez que sea necesario, y con ello evitar la variabilidad en las funciones o actividades a realizar.

5. El manual será actualizado cada año con la finalidad de adecuarlo a los cambios que se presenten en la estructura organizacional del hospital o bien con los avances tecnológicos que sean implementados.

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IV.- DATOS GENERALES DE LA UNIDAD

NOMBRE OFICIAL DE LA UNIDAD:

Almacén de medicamento y material

DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA:

Subdirección Administración

CAPACIDAD INSTALADA:

Mostrador

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IV. I.- CROQUIS

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V.- ANTECEDENTES HISTÓRICOS

El almacén de material y medicamento era el único medio para llevar un control adecuado de los medicamentos y material de curación En esta época existían dos turnos, el almacén contaba y con una persona encargada para atender el mostrador en cada turno y otra para llevar la contabilidad. Aparte de surtir los requerimientos de los diferentes departamentos, también existía venta de medicamento y materiales de curación, se surtían recetas al personal, por lo cual se contaba con una serie de medicamentos que estaban fuera del cuadro básico de medicamentos del hospital.

Posteriormente se elimino el turno vespertino y el surtido de medicamentos al personal. El espacio de almacén estaba muy reducido y era inadecuado. Actualmente el almacén de material y medicamento se encuentra ubicado en el al derecha del hospital. Actualmente se llega a presentar una demanda de 150%.

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VI. BASE JURÍDICA

1. La ley federal de los trabajadores del estado.

2. Ley general de salud.

3. Condiciones generales de trabajo de la secretaria de salud.

4. Reglamento para hospitales dependientes de la secretaria de salud.

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MARCO JURÍDICO PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES HOSPITALARIAS

La atención médica en México, está regulada básicamente por los siguientes ordenamientos jurídicos:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos:

Capitulo 1 de las garantías individuales.

 Artículo 4°.- Toda persona tiene derecho a la protección de la salud

 Artículo 123, del trabajo y previsión social.- Toda persona tiene derecho al trabajo

digno y socialmente útil, efecto de promover la creación de emplear y organización social para el trabajo conforme a la ley

Ley Federal de Trabajo.

 Artículo 123, fracción XIII.- Las empresas cualesquiera que sean, estarán obligadas

a proporcionar a sus trabajadores capacitación o adiestramiento para el trabajo.

 Artículo 9.

 Artículo 47.- Son áreas laborales y penales.

Fracción V, VI, VII, IX.

 Artículo 132 y 133 del código penal.- Los profesionistas serán responsables de los

delitos que comentan en el ejercicio de su profesión.

Ley General de Salud.

 Artículo 20.- El derecho a la protección de salud.

 Artículo 224.- Clasificación por su forma de preparación y por su naturaleza

 Artículo 226.- De la Clasificación de medicamentos

Clasificación para su venta y suministro al público

Fracción IV.

 Art. 242 y 375.- de los permisos para utilizar recetas especiales con código de

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Fracción VI, VII.

 Articulo 3.

Fracción XIII.

 Art. 20.- del permiso para uso de recetarios para prescripción de

estupefacientes.

Control Sanitario de Productos y Servicios

 Artículo 194Bis.- Para efectos de esta Ley se considera insumos para la salud;

medicamento, substancias, psicotrópicas, estupefacientes, así como los equipos médicos, prótesis, ayudas funcionales, agentes de diagnostico, los de uso odontológico, material quirúrgico y de curación.

 Artículo 240 y 242.- Medicamentos controlados

Reglamentos de insumos para la salud

 Artículo 24.- Etiquetado de medicamentos

 Artículo 28, 29, 30, 31y 32.- Prescripción de medicamentos

 Artículo 33 – 35.- Venta y suministro

 Artículo 72-80.- Medicamentos Genéricos intercambiables

Suplemento de la Farmacopea de los EUM

 Capítulo 8.- Manejo y conservación de medicamentos

 Capítulo 10.- Dispensación de medicamentos

 Capítulo 11.- Medicamentos Controlados

 Capítulo 12.- Medicamentos Genéricos Intercambiables

Fracción I, II, III, VII, VIII.

 Artículo 78.- El ejercicio de las profesiones, de las actividades técnicas y auxiliares y

de las especialidades para la salud.

Fracción I, II, III, IV.

 Artículo 79.- Para el ejercicio de las actividades profesionales en el campo de la

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Fracción I.

 Artículo 84.- Todos los pasantes de las profesiones para la salud.

 Artículo 86 y 87.- para los efectos de la eficaz prestación del servicio social de

pasantes de las profesiones para la salud.

 Artículo 89.- Formación de recursos humanos para la salud.

 Artículo 90.- Capacitación y actualización de los recursos humanos.

Fracción I, II, III, IV.

 Artículo 92.- Formación, capacitación y actualización de los recursos humanos.

La secretaria dictará las normas técnicas de los servicios de atención médica.

Artículo XIII, XIV, XVIII, XXIV, XXV, XXVII, XXVIII, XXIX, XXX, XXXI. NORMAS OFICIALES MEXICANAS

NOM – 001 - SSA1 - 1993

NOM – 087 – SEMARNAT - SSA1 – 2002 NOM – 176 – SSA1 – 1998

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VII.- OBJETIVO

 Realizar las entregas de medicamento y material de insumos a los servicios en el tiempo estimado para garantizar la operatividad de estos.

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VIII. POLÍTICAS Y/ O NORMAS Reglamento

 El personal del área deberá portar el uniforme reglamentario, así como el

gafete que lo acredite como personal de este hospital.

 El tiempo limite para que el personal cheque su entrada es de 10 minutos

después de este tiempo no se podrá checar.

 No esta permitido abandonar el servicio sin causa justificada o sin autorización

del jefe inmediato o encargado del servicio en el que se desempeñe.

 El personal deberá atender al cliente de acuerdo al protocolo de servicio

especificado por la Dirección del Hospital.

 El personal deberá mantener la limpieza de su área de trabajo y cumplir con el

rol establecido para efectuar el aseo de la farmacia.

 No comer dentro del área de trabajo.

 Prohibido el paso a toda persona ajena al área de farmacia.

 No realizar ningún tipo de negociación con representantes médicos,

mayoristas, proveedores o distribuidores.

 Cumplir al 100% con los lineamientos, manejo y dispensación de

medicamentos.

 Estrictamente prohibido recibir pagos en efectivo, cheques o cualquier otra

forma de pago por concepto de facturación de empresas en convenio u otra.

 Mantener resguardado bajo llave el medicamento controlado.

 Se deberá registrar en libro de medicamento controlado todos los movimientos

realizados con el mismo.

 No capturar entradas de medicamentos con fecha del día anterior.

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 No recibir medicamento con fecha de caducidad menor a 1 años.

 Anotar en libreta de control todos los movimientos realizados por concepto de

alta, cambio de precios o cualquier otra modificación de los medicamentos y artículos de venta de la farmacia.

 Es responsabilidad del almacenista contar y checar los lotes, caducidad y buen

estado de todos los medicamentos y artículos que se describen en la factura del proveedor, así como acomodar en anaqueles y etiquetar para su venta.

 Es obligatorio llevar un control de archivo de todas las entradas, anexando

copia fotostática y copia de orden de compra. (entregar reporte a jefe de farmacia por mes).

 Hacer un pedido en base al consumo y existencias, al departamento de compras.

 Pasar este pedido oportunamente, en tiempo y forma.

 El pedido se recibe si las mercancías y los datos de facturación son los correctos.

 Para cubrir los excesos de consumo se esta creando un stock de medicamentos.  Se surten los requerimientos de material solo si el pedido se justifica con vales

de consumo por pacientes o en su caso con material de canje.

 Cuando se trate de material contaminado, deteriorado o dañado por accidente de trabajo este deberá justificarse con un vale que especifique el motivo, autorizado este por el jefe de turno del servicio.

 Los medicamentos controlados por salubridad, deberá acompañarse con una receta que contenga los datos requeridos por este.

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IX.- ESTRUCTURA ORGÁNICA

Encargado de almacén Auxiliar de almacén Intendente

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IX. I.- ORGANIGRAMA

AUXILIAR DE ALMACEN ENCARGADO DE ALMACEN DIRECCIÓN CONTADOR GENERAL INTENDENTE

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X.- DESCRIPCIÓN Y PERFIL DEL PUESTO

Puesto: Encargado de almacén

Área: Almacén de medicamento y material

Jefe Inmediato: Subdirección administrativa

Puestos a los que reporta: Contabilidad, subdirección administrativa, subdirección medica

Puestos que le reportan: Auxiliar de almacén, intendente

Contactos Internos: Jefaturas y otros Encargados

Contactos Externos: Repartidores de los proveedores

Condiciones de trabajo: Buenas

Escolaridad: Carrera técnica

Edad: 24- 35 años

Sexo: Indistinto

Estado Civil: Indistinto

Experiencia: 2 años

Responsabilidad Administrar, Resguardar y surtir material y medicamento a los diferentes

servicios.

Actividades Diarias

 Solicita productos al departamento de compras.  Recepción de facturas productos licitados y no licitados

 Revisa y controla recibos de Rx, y anota registro de las películas  Codifica de facturas , realiza conversión de cantidades y costos  Separar facturas y coteja con orden de compras y contabilidad.  Registra entradas y salidas de productos en el sistema

 Entrega reporte diario de movimientos de productos de almacén al departamento de compras.

 Toma y registra temperatura de refrigerador.

 Evalúa al personal que labora en dicho servicio en la de desempeño laboral.

Actividades Eventuales

 Elabora relación de inventarios, para hacer pedidos a compras y cotejar en el listado de stock

 Entrega de reportes de movimientos de inventarios realizados en el departamento de almacén una vez por semana

 Control de medicamento controlado

 Elimina cada 15 días los desechos de los cambios de material hechos por las áreas.

 Etiquetado de electrolitos séricos.  Recibir material de que licitación.

Actividades esporádicas  Asiste a cursos de capacitación

 Inventario anual

 Realiza modificaciones de manual de organización  Realiza modificaciones de manual de procedimientos  Realiza modificaciones del diagnostico situacional  Realiza modificaciones el programa de trabajo

 Reuniones departamentales para revisión de funciones establecidas en el manual de organización.

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Puesto: Auxiliar de almacén

Jefe Inmediato: Subdirección administrativa

Puestos a los que reporta: Encargado de almacén de medicamento y material

Puestos que le reportan: Ninguno

Contactos Internos: Intendencia, supervisoras

Contactos Externos: Proveedores

Escolaridad: Preparatoria

Edad: 20-35

Sexo: Indistinto

Experiencia: 1 año

Responsabilidad Despachar el medicamento a los servicios

 Entregar los vales a los supervisores de las áreas.

 Recibir vales de medicamentos junto con los vales de paciente para cotejar la solicitud del pedido.

 acomodar el material y medicamento en los estantes.  Sellar vales.

 Recibe y almacena productos licitados y no licitados.

 Entrega productos solicitados por los servicios al intendente para su entrega posterior.

Actividades Eventuales  Rotación de productos en tarimas

 Acomodo de productos en estantes.

 Llevar el control de registro de recetas de medicamento del tipo 1 en libro mayor de S.S.A. (entradas y salidas).

 Acomodo de material de licitación.

Actividades esporádicas  Cursos de capacitación

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Puesto: Auxiliar administrativo

Jefe Inmediato: Encargado de almacén

Puestos a los que reporta: Encargado de almacén

Puestos que le reportan: Encargados de áreas de servicio

Contactos Internos: Encargado de Almacén y Auxiliar de Almacén Contactos Externos: Jefes de Servicio

Escolaridad: Preparatoria

Edad: 20-35

Sexo: Masculino

Experiencia: 1 año

Responsabilidad Repartición de material a los diferentes servicios

 Realizar recorrido para entregar hojas de requisición a las diferentes áreas de servicio.

 Recoger libreta de Unima de recibos de películas de rayos x.

 Realizar recorrido para recoger las hojas de requisición ya elaboradas.  Revisar y checar la cantidad de material y medicamento que le es

entregado por el auxiliar de almacén antes de ser entregado a los servicios.

 Entregar productos a las áreas de servicio de hospitalización, Unima y quirófanos.

 La entrega y recepción del material y medicamento será en coordinación con los encargados del servicio al que se le hace entrega de dicho material.

Actividades Eventuales

 Limpieza de refrigerados para medicamentos de almacén.  Mover tarimas para realizar limpieza.

 Apoyo en el acomodo de material y medicamento de licitaciones (cajas).

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XI.- GLOSARIO

OBJETIVOS: Relativo al objeto en si y no a nuestro modo de pensar o de sentir. POLÍTICAS: Relativo a la organización al gobierno de los asuntos políticos. MANUAL: Que se ejecuta con la manos.

ORGANIZACIÓN: Acción de organizar. FUNCIÓN: Desempeño de un cargo.

PROCEDIMIENTO: Manera de hacer ó método práctico para hacer algo. INSTRUMENTO: Aparato, utensilio o herramienta para realizar trabajo. EQUIPO: Acción y efecto de equipar.

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XII. BIBLIOGRAFÍA

 Ley General de Salud

 FARMACOPEA

 Normas Oficiales Mexicanas