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Política de uso aceptable de Internet y redes sociales
Objetivo Las redes sociales e Internet representan una oportunidad fundamental para que Crawford & Company y sus subsidiarias (la “Compañía”) mejoren y profundicen la interacción con sus clientes, sus proveedores, los líderes de negocios, la prensa, etc. Por el contrario, también pueden poner en riesgo la información confidencial y de dominio privado, la reputación y las marcas, además del cumplimiento de la empresa de diversos reglamentos y leyes. Estas pautas tienen el objetivo de generar políticas de conducta laboral permanentes y minimizar los riesgos comerciales y legales asociados.
Alcance La política es aplicable a todos los empleados de tiempo completo, a tiempo parcial, temporales, consultores y contratistas (en conjunto denominados “Trabajadores”). Esta política abarca reglamentos específicos que la Compañía espera que sus Trabajadores cumplan al momento de ingresar al sistema de Intranet interno de la Compañía, a Internet o a las redes sociales, ya sea con fines personales o comerciales, y sin importar que el dispositivo utilizado pertenezca a la Compañía, en consideración de su empleo o relación comercial con la Compañía y sujeta a acciones disciplinarias por su infracción.
Definiciones Internet: Permite acceder a la World Wide Web (“Web”), que contiene información y facilita la comunicación fuera de la Compañía. El acceso a Internet se proporciona principalmente para la realización de transacciones comerciales.
Intranet: Permite a los usuarios autorizados acceder a información cuyo uso se limita a la Compañía.
Redes sociales: Las redes sociales incluyen todas las formas de comunicación y expresión públicas por Internet que unen a las personas al facilitar la publicación de contenido (incluido contenido personal y no profesional) para muchos públicos.
Los siguientes son algunos ejemplos de redes sociales:
▪ Sitios de redes sociales de contactos (como Facebook, LinkedIn)
▪ Sitios web para compartir fotos y videos (como YouTube, Vimeo, Instagram) ▪ Sitios y aplicaciones de microblogging (como Twitter, Instagram, Vine, Snapchat) ▪ Blogs (como blogs corporativos, blogs personales, blogs alojados en páginas de medios) ▪ Foros y tableros de discusión (como Reddit)
▪ Sitios de publicación colaborativa (como Wikipedia) ▪ Sitios de marcadores (como Pinterest)
2 | 2 0 1 5 Pautas para el uso
aceptable de Internet
Los sistemas de Internet e Intranet y los dispositivos informáticos (“Recursos”) se proporcionan para realizar operaciones comerciales de la Compañía y para acceder a la información relacionada con el empleo. Los Recursos no deben usarse para intentar acceder sin autorización a una red o computadora a través de Internet, distribuir software maligno en la red de manera deliberada, participar en juegos recreativos, obtener o distribuir materiales pornográficos o de orientación sexual, o realizar actividades ilegales.
Pautas para el uso de redes sociales en nombre de la Compañía
Esta sección aplica a los Trabajadores de la Compañía que están autorizados para crear blogs, wikis, redes sociales, mundos virtuales o cualquier otro tipo de red social, tanto dentro como fuera de los sitios de la Compañía, o para colaborar en ellos en nombre de la Compañía (“Representante autorizado en redes sociales”). Esta sección no aplica a Trabajadores que usan las redes sociales con fines personales.
Aprobación para publicar en nombre de la Compañía: Los
Representantes autorizados en redes sociales pueden realizar publicaciones en sitios de redes sociales con fines laborales. Antes de convertirse en un Representante autorizado en redes sociales de una plataforma de red social, debe obtener la aprobación de su gerente y estar acreditado por los departamentos de Marketing Global y Comunicaciones Corporativas.
Solo se concederá aprobación a las comunicaciones conectadas con iniciativas encabezadas por la corporación que cumplan con las políticas corporativas, leyes y obligaciones regulatorias aplicables.
Requisitos de la capacitación: Cuando representa a la Compañía, se
le exige que realice una capacitación sobre las tendencias sociales emergentes y la evolución de las mejores prácticas en redes sociales, conocido como el Módulo de capacitación sobre el uso de redes sociales de Corpedia.
Requisitos de retención de registros: Comunicaciones dentro del alcance de
esta política que cumplen con la descripción de “registro de la compañía”, según lo definido en la Política de administración de registros de la Compañía. La información del tipo que se incluye en sus publicaciones o comunicaciones debe conservarse de acuerdo a las disposiciones de esta política.
Estándares para los Representantes autorizados en redes sociales:
Mantener la transparencia. Al hablar en nombre de la Compañía en todas
las comunicaciones con los clientes, los medios u otras partes interesadas de la Compañía, debe dar a conocer su empleo y otorgar información de contacto de la Compañía si se le solicita. Se prohíbe el uso de identidades falsas cuando se colabora con contenido relacionado con la Compañía, se lo edita o modifica. Nunca oculte su identidad con el propósito de promocionar a la Compañía a través de redes sociales.
Información precisa. Asegúrese de que todo el contenido que publique sea objetivamente preciso y cumpla con las políticas pertinentes de la Compañía, particularmente con aquellas relacionadas con la confidencialidad y la divulgación.
Desarrollo de la marca. Si debe incluir las marcas registradas, los logotipos
y las marcas de la Compañía en sus publicaciones o comunicaciones, debe usar las versiones más actuales.
Respete y cumpla con los términos de uso de todos los sitios que visite. Revise los términos de uso de todos los sitios que visite en Internet y asegúrese de cumplirlos. Si usa redes sociales como parte de sus tareas laborales, preste especial atención a los términos relacionados con los siguientes aspectos:
▪ Prohibiciones o restricciones en el uso de los sitios de redes sociales, incluidas las prohibiciones o restricciones en el uso con fines de publicidad, comercialización o promoción, u otros fines comerciales. Recuerde que algunos sitios de Internet tienen términos de uso distintos para los usuarios comerciales.
▪ Titularidad de la propiedad intelectual del sitio, o de la información recopilada o generada a través del uso del sitio (por ejemplo, cualquier material protegido por derechos de autor y marcas registradas de la compañía que pudieran publicarse en el sitio o información de usuario que la compañía recopila a través del sitio). ▪ Requisitos de licencias u otros permisos que aprueben el uso
de las marcas registradas de la compañía u otra propiedad intelectual por parte del propietario del sitio y otros terceros.
▪ Derechos de privacidad y responsabilidades del propietario del sitio y los usuarios.
Mantener la cortesía y el profesionalismo. Solo publique comentarios
profesionales y constructivos relativos a su área de conocimiento, piense antes de realizar una publicación y cumpla con las políticas de la Compañía. Como representante de la Compañía, comprende su compromiso por debatir con respeto, educación y cortesía. Algunas comunidades virtuales pueden ser irascibles, lo que incita a los usuarios a actuar de manera inusual. Su reputación y la de la Compañía se benefician más si se abstiene de participar en discusiones extremas. Si desea escribir algo sobre algún tipo de material y no está seguro si sería apropiado en su rol de representante de la Compañía, puede consultar a los departamentos de Marketing Global y Comunicaciones
Corporativas antes de realizar la publicación.
Proteger la información confidencial. Respete la información del
propietario y el contenido de la compañía, proteja su confidencialidad y cumpla con las políticas de la Compañía.
Titularidad de la cuenta. Recuerde que toda la información y el contenido
usado en las cuentas de redes sociales corporativas pertenecen a la Compañía, sin importar qué Trabajador cree la cuenta o la utilice, y que la Compañía puede retener dicha información y contenido a pesar de que el Trabajador quede desvinculado de la Compañía.
Consultas legales o de medios de comunicación. Si los medios de
comunicación o asesores legales externos o internos se comunican con usted con respecto a una publicación de la Compañía, incluida en cualquier red social, dirija la consulta al departamento de Comunicaciones Corporativas y no responda sin antes recibir la aprobación por escrito.
4 | 2 0 1 5 ESTÁNDARES PARA EL USO DE INTERNET Y REDES SOCIALES CON FINES PERSONALES
General Esta política aplica a todo uso de Internet y redes sociales con fines personales. Entendemos que, al cumplir con largas jornadas laborales, los trabajadores, ocasionalmente, deseen usar Internet o las redes sociales para realizar actividades personales en la oficina mediante computadoras, redes y otros recursos de TI y sistemas de comunicación de la compañía. Autorizamos dicho uso durante los momentos en que no está trabajando, siempre y cuando obedezca la ley y las políticas de la Compañía en todo momento y sea consciente de que sus publicaciones serán públicas por un largo tiempo.
Hacer referencia a la Compañía en las redes sociales
Si publica contenido en cualquier sitio web fuera de la Compañía durante su tiempo libre, y está relacionado con su trabajo o con temas asociados a la Compañía, utilice un descargo como el siguiente: “Las publicaciones realizadas en este sitio pertenecen al autor y no representan necesariamente las posiciones, estrategias u opiniones de Crawford & Company”.Esta práctica garantiza que las comunicaciones del Trabajador no se interpreten como una representación incorrecta de la posición oficial de la Compañía con respecto a un determinado tema.
Respetar a los demás
Absténgase de realizar comentarios o publicaciones que pudieran ser consideradas obscenas o pudieran constituir acoso u hostigamiento. Algunos ejemplos de dicho comportamiento son las publicaciones ofensivas que pueden generar un ambiente laboral hostil en base a la raza, género, discapacidad, religión u otra condición protegida por ley o política común.
Respetar la privacidad
Durante el período de empleo, es posible que esté en contacto con información de identificación personal (“PII”) de los empleados, contratistas, clientes o demandantes de la Compañía, u otras personas que comparten PII con ella. Respete la privacidad de los demás y no publique PII en sitios de Internet no autorizados. Para obtener más información sobre el uso apropiado de la PII, consulte la
Política global de protección y privacidad de datos la Compañía.
Información confidencial y exclusiva
Respete todos los derechos de autor y otras leyes de propiedad intelectual. Para protegerse y proteger a la Compañía, es sumamente importante que respete las leyes de derechos de autor, uso legítimo de material protegido por derechos de autor, marcas registradas y otra propiedad intelectual, incluidos los derechos de autor, las marcas registradas y marcas propios de la Compañía. No publique informes internos, procedimientos u otra información comercial interna acerca del desempeño financiero o de la Compañía para un trimestre próximo o para futuros períodos en sitios de Internet públicos.
Respete y cumpla con los términos de uso de todos los sitios que visite
No se exponga ni exponga a la Compañía a riesgos legales por utilizar un sitio de Internet, incluidos los sitios de redes sociales, en contravención de sus términos de uso. Revise los términos de uso de todos los sitios que visite y asegúrese de cumplirlos.
Consultas legales y de medios de
comunicación
La Compañía se esfuerza por anticipar y controlar las situaciones de crisis para reducir la interrupción del empleo de nuestros Trabajadores y mantener nuestra alta reputación como empresa. A fin de atender estos objetivos, cualquier consulta legal o de medios de comunicación que pueda recibir acerca de la Compañía debe ser enviada al departamento Legal o al departamento de Comunicaciones Corporativas.
No tener expectativas de privacidad
Como se indica en la Política global de seguridad de la información, todos los contenidos de los recursos de TI y los sistemas de comunicaciones de la Compañía son propiedad de la Compañía. Por lo tanto, no debe tener expectativas de privacidad de ningún tipo con respecto a su historial de navegación, sus publicaciones en redes sociales u otro tipo de información o comunicación transmitidas, recibidas, impresas, almacenadas o registradas a través de los sistemas de información y comunicación electrónicas de la Compañía.
La Compañía se reserva el derecho de controlar el uso de los equipos informáticos de la Compañía, incluido cualquier contenido transmitido a través de los sistemas de comunicación electrónica de la Compañía mediante dispositivos provistos por la Compañía. Cumplimiento de la
políticas de la Compañía
Todas las demás políticas de la Compañía que puedan aplicarse al uso de redes sociales continúan en plena vigencia y validez. Siempre debe cumplir con las políticas de la Compañía cuando se encuentre en el lugar de trabajo y cuando actúe en nombre de la Compañía o de manera privada y sus acciones puedan tener consecuencias en el lugar de trabajo. En particular, debe tener presentes las siguientes políticas de la Compañía al usar redes sociales:
Política contra el acoso Política de ética y cumplimiento
Política global de seguridad de la información Política global de protección y privacidad de datos Política global de clasificación y manejo de la información Política de administración de la información y registros Revisar o rechazar
comentarios en sitios de la Compañía
La Compañía revisará cualquier comentario enviado por los usuarios antes de publicarlos en los sitios de redes sociales de la Compañía. La Compañía no publicará comentarios que sean spam o difamatorios, incluyan vocabulario obsceno, o sean inapropiados de otra manera, ni aquellos que violen nuestras políticas o Términos de uso. La Compañía corregirá cualquier publicación imprecisa o confusa de manera oportuna. La mayoría de los cambios se añadirán a las publicaciones y serán marcados claramente.
La Compañía se reserva el derecho de eliminar cualquier información de sitios internos sin aviso y sin contactar a los autores, y de negar a los autores el derecho a continuar publicando.
6 | 2 0 1 5 Disciplina y
consecuencias
de no cumplir las políticas
El incumplimiento de la Política de redes sociales o cualquier política aplicable de la Compañía podría resultar en medidas disciplinarias que pueden llegar a la terminación de la relación de empleo.
Comportamiento no prohibido por esta política
Esta política no tiene como objetivo disuadir o impedir que los empleados participen en actividades protegidas por la ley estatal o federal, lo que incluye la Ley Nacional de Relaciones del Trabajo de Estados Unidos, como analizar salarios, beneficios u otros términos y condiciones del empleo; formación, integración o apoyo de sindicatos; negociación colectiva a través de representantes de su elección; presentación de quejas acerca de condiciones laborales para mutua ayuda o protección de sí mismos o de sus colegas; o actividades requeridas legalmente.
Información de contacto Las redes sociales son un medio de comunicación y expresión en evolución. Si tiene preguntas acerca de esta Política o sobre su alcance u objetivo,
comuníquese con los departamentos de Comunicaciones Corporativas o Marketing Global, o con el departamento Legal.
Consejos y principios para el uso correcto de las redes sociales
Sea transparente
No espere permanecer en el anonimato. Si no está dispuesto a respaldar sus comentarios o le preocupa meterse en problemas, entonces no publique.
Sea juicioso
No es necesario publicar todo. Evite publicar cualquier información confidencial de la compañía o compartir información sobre sus colegas.
Esté informado
Revise la información antes de publicarla para garantizar su veracidad. Si ha obtenido el contenido de alguna otra parte, cite y enlace sus fuentes.
Sea coloquial
Escriba en sus propias palabras y comparta su personalidad; pero recuerde hacerlo de forma respetuosa.
Sea responsable
Al utilizar las redes sociales, únicamente usted será responsable del contenido de su publicación.
Sea considerado
Respétese a sí mismo y a sus colegas. Evite calumniar, atacar personalmente, palabras obscenas y publicaciones incendiarias que puedan constituir acoso o intimidación.
Sea reflexivo
Es muy fácil valorar una publicación fuera de contexto. Piense antes de publicar sobre las reacciones a sus comentarios.
Sea profesional
Evite publicar información o imágenes que puedan poner en duda su profesionalismo, especialmente si tiene agregados o se comunica regularmente con sus colegas en las redes sociales, ya que puede perjudicar su credibilidad o conllevar a acciones disciplinarias si sus comentarios infringen las políticas de la compañía.
Sea significativo
Mantenga privados los detalles de su vida. Piense en lo que le gusta y no le gusta sobre las publicaciones de otras personas en las redes sociales y adopte las mismas reglas a sus propias publicaciones.
Sea legítimo
Cumpla con las leyes pertinentes, incluidas las leyes de propiedad intelectual, de protección de datos y de difamación y calumnia.
Sea precavido
Los criminales cibernéticos han evolucionado dentro de la web; sea cuidadoso con la información que publica y con quién la comparte.
