ANTONIETA LISETT DE LEÓN SOTOVANDO
“Uso técnico de manual de equipo de la Coordinación Técnico Administrativa del distrito 090201 del municipio de Salcajá, departamento de Quetzaltenango”
Asesora: Licda. Guadalupe Leonor Hernández García
Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades
Departamento de Pedagogía Ejercicio Profesional Supervisado
ANTONIETA LISET DE LEÓN SOTOVANDO
“Uso técnico de manual de equipo de la Coordinación Técnico Administrativa del distrito 090201 del municipio de Salcajá, departamento de Quetzaltenango”
Asesora: Licda. Guadalupe Leonor Hernández García
Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades
Departamento de Pedagogía Ejercicio Profesional Supervisado
Este informe es presentado por la autora, como trabajo de Ejercicio Profesional Supervisado, previo a optar al grado de Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa.
Tabla de Contenidos
INTRODUCCIÓN ... i
CAPÍTULO I DIAGNÓSTICO 1.1 Datos generales de la institución patrocinante ... 3
1.1.1 Nombre de la Institución ... 3
1.1.2 Tipo de Institución ... 3
1.1.3 Ubicación Geográfica ... 3
1.1.4 Visión ... 3
1.1.5 Misión ... 4
1.1.6 Políticas Institucionales ... 4
1.1.7 Objetivos institucionales ... 4
1.1.8 Metas ... 5
1.1.9 Estructura Organizacional ... 5
1.1.10 Recursos ... 7
1.2 Técnicas Utilizadas para el Diagnóstico ... 9
1.2.1 Guía para el análisis contextual e institucional ... 9
1.2.2 Encuestas... 9
1.2.3 Entrevistas... 9
1.2.4 Matriz FODA ... 9
1.3 Lista de Necesidades/ Carencias ... 9
1.4 Cuadro de análisis y priorización de problemas ... 10
1.5 Datos de la institución beneficiada ... 11
1.5.1 Nombre de la institución ... 11
1.5.2 Tipo de institución por lo que genera o su naturaleza ... 11
1.5.3 Ubicación Geografía ... 11
1.5.4 Visión ... 11
1.5.5 Misión ... 11
1.5.6 Políticas ... 11
1.5.7 Metas ... 13
1.5.9 Recursos (humanos, materiales, financieros, físicos) ... 14
1.6 Lista de carencias ... 15
1.7 Cuadro de análisis y priorización de problemas ... 16
1.7.1 Problema Priorizado: ... 17
1.8 Análisis de Viabilidad y Factibilidad ... 17
1.9 Problema Seleccionado ... 19
1.10 Solución propuesta con viable y factible ... 19
CAPÍTULO II FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 2.1 Administración Educativa ... 20
2.1.1 Relación de la Educación con la Administración Educativa ... 21
2.2 Coordinación Técnica Administrativa ... 21
2.3 El Coordinador Técnico Administrativo ... 23
2.3.1 El Administrador Educativo ... 23
2.4 Administración de Personal ... 25
2.4.1 Definición... 25
2.4.2 Funciones de la Administración de personal ... 26
2.4.3 Responsabilidades del administrador de personal ... 27
2.4.4 Objetivos de la Administración de Personal ... 27
2.5 Etapas de la Administración ... 28
2.5.1 Planeación... 28
2.5.2 Organización ... 30
2.5.3 Ejecución ... 31
2.5.4 Dirección ... 32
2.5.5 Control ... 34
2.6 Principios de la administración según Fayol ... 35
2.7 El Manejo de Recursos Operativos ... 37
2.7.1 Equipo de sonido ... 38
2.7.2 Equipo de cómputo ... 40
2.8 Mobiliario y enseres de oficina ... 42
CAPÍTULO III
3.1 Aspectos Generales del Proyecto... 44
3.1.1 Nombre del Proyecto ... 44
3.1.2 Problema ... 44
3.1.3 Localización ... 44
3.1.4 Unidad Ejecutora ... 44
3.1.5 Tipo de Proyecto ... 44
3.2 Descripción del Proyecto ... 44
3.3 Justificación ... 45
3.4 Objetivos ... 46
3.4.1 General ... 46
3.4.2 Específicos ... 46
3.5 Metas ... 46
3.6 Beneficiarios ... 47
3.6.1 Directos ... 47
3.6.2 Indirectos ... 47
3.7 Fuente de Financiamiento y Presupuesto ... 48
3.7.1 Financiamiento ... 48
3.7.2 Presupuesto ... 49
3.8 Cronograma de Actividades de Ejecución del Proyecto - Año 2016 -... 50
3.9 Recursos (humanos, materiales, físicos, financieros) ... 52
CAPÍTULO IV PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO 4.1 Actividades y Resultados ... 54
4.2 Productos y Logros ... 57
4.2.1 Referencia Macro Proyecto (Reforestación)... 58
EVIDENCIA FOTOGRÁFICA DEL PROCESO DE EJECUCIÓN ... 59
“Manual de equipo de la Coordinación Técnico Administrativa del distrito 090201 del municipio de Salcajá, departamento de Quetzaltenango”
CAPÍTULO V
5.1 Evaluación de la Etapa Diagnóstica ... 64
5.2 Evaluación de la Fundamentación Teórica ... 64
5.3 Evaluación del Perfil ... 65
5.4 Evaluación de Ejecución ... 66
5.5 Evaluación Final ... 67
CONCLUSIONES ... iii
RECOMENDACIONES ... iv
BIBLIOGRAFÍA ... v
APÉNDICE ... - 1 -
Plan general ... - 2 -
Plan de diagnóstico ...- 12 -
Plan de general de reforestación ...- 16 -
Plan de fundamentación teórica ...- 23 -
Plan de perfil del proyecto ...- 28 -
Plan de ejecución del proyecto...- 32 -
Plan de evaluación del proyecto ...- 37 -
Guía de análisis contextual e institucional ...- 40 -
FODA de la institución patrocinante ...- 75 -
FODA de la institución patrocinada ...- 78 -
Instrumentos de evaluación para cada una de las etapas ...- 81 -
ANEXOS ...- 91 -
Fotografías del diagnóstico de carencias del problema priorizado ...- 92 -
i
INTRODUCCIÓN
El informe que a continuación se presenta corresponde al trabajo de Ejercicio Profesional Supervisado (EPS), llevado a cabo por la epesista y autora del mismo, el cual consiste en la ejecución de dos proyectos educativos, el primero fue grupal y de tipo ambientalista denominándosele macroproyecto, seguidamente el segundo pero más desarrollado es el individual que se le denomina microproyecto y consistió en un proyecto de tipo administrativo educacional, al cual se le nombró como “Uso técnico de manual de equipo de la Coordinación Técnico Administrativa del distrito 090201 del municipio de Salcajá, departamento de Quetzaltenango”, mismo que resulto siendo la solución más viable y factible para el problema de “Desorden administrativo” previamente priorizado.
En tal sentido, el contenido principal del informe consta de cinco capítulos, los cuales son: el Diagnóstico Institucional, la Fundamentación Teórica, el Perfil del Proyecto, El Proceso de Ejecución y la Evaluación del Proyecto, mismos que favorecen la práctica de los conocimientos, habilidades y destrezas necesarios para desempeñarse eficazmente en el campo de la administración educativa.
En relación al contenido de los capítulos mencionados, en resumida forma se puede indicar que:
El primero, Diagnóstico, se refiere a los resultados encontrados respecto a la problemática a solucionar y la solución establecida como proyecto dentro de las instituciones patrocinante y patrocinada.
El segundo, Fundamentación Teórica, contiene un compendio analítico descriptivo de los temas más importantes para la definición de la problemática priorizada y de la posible solución determinada como proyecto a ejecutar.
El tercero, Perfil del Proyecto, establece el nombre del proyecto, su ubicación, descripción, justificación, objetivos y metas que se pretenden alcanzar, como también
ii
el cronograma general de actividades, el financiamiento y presupuesto para su ejecución.
El cuarto, Proceso de Ejecución, confronta las actividades llevadas a cabo en cada etapa del proyecto con sus respectivos resultados concretos, haciendo énfasis en lo programado en comparación con lo cumplido; seguidamente expone los productos que se obtuvieron y los logros alcanzados en relación a éstos.
El quinto, Evaluación del Proyecto, hace una síntesis analítica de los datos arrojados mediante la aplicación de los instrumentos de evaluación, en este caso “Listas de Cotejo”, a cuyos criterios fueron sometidos los resultados generales de cada una de las etapas del Ejercicio Profesional Supervisado.
Dichos capítulos se complementan con la presente introducción, y las respectivas conclusiones y recomendaciones del informe. Posteriormente, al final del informe aparecen un apartado de Apéndice que contiene todos los documentos elaborados por la estudiante epesista como base para el presente informe, y un apartado de Anexos donde se pueden observar las fotografías y documentos administrativo-legales del diligenciamiento de los proyectos ejecutados.
3 CAPÍTULO I DIAGNÓSTICO 1.1 Datos generales de la institución patrocinante
1.1.1 Nombre de la Institución
Cooperativa de Ahorro y Crédito Integral Salcajá R.L.
1.1.2 Tipo de Institución
De servicios financieros cooperativos Por su naturaleza: Privada
1.1.3 Ubicación Geográfica
La Agencia Central se localiza en la 0 calle y 0 avenida esquina zona 2 municipio de Salcajá, departamento de Quetzaltenango.
(google Maps, 2016)
1.1.4 Visión
Impulsar la calidad de vida de la familia cooperativista y el desarrollo de la Región. (Cooperativa Salcajá, 2016)
4 1.1.5 Misión
Proporcionar soluciones financieras altamente competitivas, proyectando solidez, confianza y seguridad a sus asociados, colaboradores y comunidad. (Cooperativa Salcajá, 2016)
1.1.6 Políticas Institucionales
Políticas, Normas y Procedimientos de Inducción del personal. Reglamento de Depósitos de Ahorro a plazo Fijo.
Políticas y Procedimientos para la Captación de Ahorros.
Política para el análisis y Detección de Operaciones Inusuales y/o
Sospechosas.
Reglamento de Función del Comité de Cumplimiento. Comité de Ética de la Cooperativa.
Políticas y Procedimientos para la Gestión de Créditos y sus Fichas Técnicas de Productos Crediticios.
Políticas y Procedimientos para la Debida Diligencia Ampliada para Asociados de Zonas Fronterizas.
Política y Procedimientos de la Revisión Salarial. Política Evaluación de Desempeño Cualitativa.
(Cooperativa Salcajá, 2016)
1.1.7 Objetivos institucionales
Promover el desarrollo integral de sus asociados a través de sus servicios financieros cooperativos.
Impulsar la inclusión financiera dentro de los habitantes de las localidades donde tienen presencia.
5 1.1.8 Metas
Posicionar la imagen de la Cooperativa en el sur y occidente del país Reducir el indicador moratorio de la cartera de créditos.
Incrementar los saldos de las carteras activas y pasivas.
Expandir los servicios de la Cooperativa mediante la apertura de nuevas agencias y puntos de servicio. (Cooperativa Salcajá, 2016)
1.1.9 Estructura Organizacional
La Cooperativa de Ahorro y Crédito Integral de Salcajá funciona de la siguiente manera:
Concejo de Administración Comisión de Vigilancia Gerencia General
Gerencia Administrativa Financiera Gerencia de Negocios
Actual Consejo de administración y Comisión de Vigilancia (Consejo de Administración, 2015)
Consejo de Administración 2016 Cargo
PEM. Luis Enrique de León Presidente
Ing. José Calixto Sapón Tax Vice-Presidente
Licda. Evelyn Mishell Hernández Secretaria
Lic. Marvin Emeterio Tizol Cuc Vocal I
Luis Carlos Meza de León Vocal II
Comisión de Vigilancia 2016 Cargo
Ing. Francisco Javier Estrada García Presidente
PE. Edwin Santiago Soc Mejía Secretario
6
Organigrama de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Integral R.L. Salcajá (Oficina de Contabilidad, 2016)
ASAMBLEA GENERAL CONSEJO DE ADMINISTRACION COMISIÓN DE VIGILANCIA GERENCIA GENERAL GERENCIA DE NEGOCIOS SUPERVISOR DE AGENCIAS JEFE AGENCIA CENTRAL JEFE AGENCIA LA DEMOCRACIA JEFE AGENCIA SAN CRISTOBAL JEFE AGENCIA SAN NICOLAS JEFE AGENCIA MOMOSTENANG O JEFE AGENCIA EL CARMEN JEFE AGENCIA SAN JUAN OSTUNCALCO JEFE AGENCIA COATEPEQUE JEFE AGENCIA MALACATAN COORDINADOR DE AVALUOS SUB-COORDINADOR DE AVALUOS SECRETARIA DE AVALUOS I SECRETARIA DE AVALUOS II VALUADORES JEFE DE CREDITOS Y COBROS SUPERVISOR DE CREDITOS Y COBROS AUXILIAR ENCARGADO TRAJETAS DE CREDITO PROCURADOR JURIDICO AUXILIAR JURIDICO JEFE DE DIGITALIZACIÓN Y ARCHIVO AUXILIAR DIGITALIZACION I UXILIARA DIGITALIZACIÓN II AUXILIAR DE ARCHIVO I AUXILIAR ARCHIVO II AUXILIAR ARCHIVO III JEFE DE MERCADEO PUBLICIDAD Y PROMOCIÓN INVESTIGACIÓN DE MERCADOS DISEÑADOR PROMOTORES JEFE DE CAPTACIONES ENCARGADOS AGENTES MICOPE I ENCARGADOS AGENTES MICOPE GERENCIA ADMIISTRATIVA FINANCIERA JEFE DE RECURSOS HUMANOS ANALISTA DE RECLUTAMIENT O Y SELECCION
AUXILIAR I AUXILIAR II JEFE DE INFORMATICA ENCARGADO DE SISTEMAS AUXILIAR DE INFORMATICA I AUXILIAR DE INFORMATICA II AUXILIAR DE INFORMATICA II CONTADOR GENERAL AUXILIAR DE CONTABILIDAD I AUXILIAR DE CONTABILIDAD II AUXILIAR DE CONTABILIDAD III TESORERO OFICINA DE CUMPLIMIENTO AUDITORIA INTERNA
7 1.1.10 Recursos
a) Humanos
Consejo de Administración 5 Comisión de Vigilancia 3
Gerencia General 3
Gerencia de Administrativa Financiera 2
Gerencia de Negocios 1
Coordinación de Avalúos 12
Créditos y Cobros 6
Archivo 3
Departamento de Mercadeo 7 Departamento de Captaciones 3
Recursos Humanos 4
Departamento de Informática 5 Departamento de Contabilidad 5
Tesorero 1
Departamento de Cumplimiento 4 Departamento de Auditoria 3
Agencia Central 30
Agencia La Democracia 12
Agencia San Cristóbal 9
Agencia San Nicolás 15
Agencia Momostenango 10
Agencia El Carmen 7
Agencia San Juan Ostuncalco 6
Agencia Coatepeque 9
Agencia Malacatán 6
Personal Rotativo 12
Total personal laborante 169 (Oficina de Contabilidad, 2016)
8 b) Infraestructura
La Agencia Central tiene una extensión aproximada de 450 metros cuadrados por nivel que da un total de 1350 metros cuadrados.
c) Mobiliario:
Tiene ventanillas de receptoría, escritorios de oficina de metal, sillas giratorias de plástico, Sillas ejecutivas, sillas plásticas, pizarrones en los salones de reuniones, archivos de metal en cada oficina.
d) Equipo
Cuenta con computadoras de escritorio en las oficinas y algunas portátiles, cañoneras, fotocopiadoras, radios comunicadores, impresoras, equipo de amplificación, cámaras digitales, cámaras de video, teléfonos, servicio de fax.
e) Materiales
Hojas de papel bond carta y oficio, perforadores, engrapadoras, grapas, clips, folders, hojas membretadas, sellos de hule, almohadillas, tinta, etc.
f) Vehículos
3 paneles de promoción y 6 pick up dobles.
g) Recursos financieros
La Cooperativa de Ahorro y Crédito Integral Salcajá obtiene sus recursos mediante los siguientes rubros:
Cartera de ahorros Cartera de aportaciones
Cartera de intereses sobre prestamos Pago de remesas
Cobros a terceros
9 1.2 Técnicas Utilizadas para el Diagnóstico
Las técnicas que se utilizaron para la recopilación de la información del diagnóstico en la institución son:
1.2.1 Guía para el análisis contextual e institucional
Técnica que se utilizó para recoger la información en cada uno de los sectores, para conocer la institución así identificar sus principales problemas y buscar una posible solución después del análisis de carencias y factores que los ocasionan.
1.2.2 Encuestas
Se distribuyeron encuestas en las diferentes oficinas de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Integral Salcajá RL., Coordinación Técnico Administrativa y Municipalidad para recolectar la información.
1.2.3 Entrevistas
Se realizaron durante el proceso de investigación al personal de la Cooperativa, Coordinación y Municipalidad con el objetivo de conocer a fondo los problemas y carencias que tiene cada institución.
1.2.4 Matriz FODA
Técnica utilizada para recolectar información desde un punto de vista interno y externo, la que nos da a conocer las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la institución y tomar la mejor decisión que nos permita contribuir en la comunidad.
1.3 Lista de Necesidades/ Carencias
1. No llevan control del uniforme del personal. 2. Imagen de la Cooperativa deteriorada.
3. Ingreso de personas no deseadas al municipio. 4. Ausencia de personal de seguridad.
5. Deterioro del medio ambiente. 6. Tala inmoderada de árboles.
10
7. Basura orgánica y plástica en los tragantes del municipio. 8. Inundaciones
1.4 Cuadro de análisis y priorización de problemas
PROBLEMAS FACTORES QUE LOS
PRODUCEN
SOLUCIONES
1. Administración deficiente
1. No llevan control del uniforme del personal. 2. Imagen de la
Cooperativa deteriorada
1. Establecer mecanismo de control de uniforme.
2. Mantenimiento de la imagen.
2. Inseguridad 1. Ingreso de personas no deseadas a la agencia. 2. Ausencia de personal de seguridad.
1. Identificar a las personas que ingresen a solicitar un servicio. 2. Contratar más personal de seguridad para el resguardo de la institución.
3. Insalubridad 1. Deterioro del medio ambiente.
2. Tala inmoderada de árboles.
3. Basura orgánica y plástica en los tragantes del municipio.
4. Inundaciones
1. Talleres de concientización para conservar el medio ambiente.
11 1.5 Datos de la institución beneficiada
1.5.1 Nombre de la institución
Coordinación Técnico Administrativa del distrito 090201 del municipio de Salcajá, departamento de Quetzaltenango.
1.5.2 Tipo de institución por lo que genera o su naturaleza Por su naturaleza: Institución pública
1.5.3 Ubicación Geografía
3ra. Avenida y 1ra. Calle zona 1 del municipio de Salcajá, interior del Mercado Artesanal Municipal, departamento de Quetzaltenango
1.5.4 Visión
Formar ciudadanos con carácter, capaces de aprender por sí mismos, orgullosos de ser guatemaltecos, empeñados en conseguir su desarrollo integral, con principios, valores y convicciones que fundamentan su conducta. (Coordinación Técnico Administrativa 090201, 2015)
1.5.5 Misión
Somos una institución evolutiva, organizada, eficiente y eficaz, generadora de oportunidades de enseñanza-aprendizaje, orientada a resultados, que aprovecha diligentemente las oportunidades que el siglo XXI le brinda y comprometida con una Guatemala mejor. (Coordinación Técnico Administrativa 090201, 2015)
1.5.6 Políticas 1. Cobertura
Garantizar el acceso, permanencia y egreso efectivo de la niñez y la juventud sin discriminación, a todos los niveles educativos y subsistemas escolar y extraescolar.
12 2. Calidad
Mejoramiento de la calidad del proceso educativo para asegurar que todas las personas sean sujetos de una educación pertinente y relevante.
3. Modelo de Gestión
Fortalecimiento sistemático de los mecanismos de efectividad y transparencia en el sistema educativo nacional.
4. Recurso Humano
Fortalecimiento de la formación, evaluación y gestión del recurso humano del Sistema Educativo Nacional.
5. Educación Bilingüe Multicultural e Intercultural
Fortalecimiento de la Educación Bilingüe Multicultural e Intercultural.
6. Aumento de la Inversión Educativa
Incremento de la asignación presupuestaria a la Educación hasta alcanzar lo que establece el Artículo 102 de la Ley de Educación Nacional, (7% del producto interno bruto).
7. Equidad
Garantizar la educación con calidad que demandan las personas que conforman los cuatro pueblos, especialmente los grupos más vulnerables, reconociendo su contexto y el mundo actual.
8. Fortalecimiento Institucional y Descentralización
Fortalecer la institucionalidad del sistema educativo nacional y la participación desde el ámbito local para garantizar la calidad, cobertura y pertinencia social, cultural y lingüística en todos los niveles con equidad, transparencia y visión de largo plazo. (Coordinación Técnico Administrativa 090201, 2015)
13 1.5.7 Metas
A corto plazo:
Ampliar el acceso educativo con calidad, equidad y pertinencia.
Ampliar la tecnología de información y comunicación como herramientas para aprender.
Participación de toda la comunidad educativa y de diferentes actores.
A mediano plazo:
Formar estudiantes que lideren el cambio, se desarrollen personal y
profesionalmente.
Formar a jóvenes para el ejercicio de la ciudadanía y la continuidad de estudios del nivel medio y/o la futura empleabilidad en una sociedad multiétnica, multilingüe y pluricultural inmersa en un mundo globalizado.
A largo plazo:
Promoción del bilingüismo (Idioma Indígena-español-inglés) y gradualmente, cuando sea posible del multilingüismo (por ejemplo, competencia lingüística en tres idiomas)
Renovar el currículo del ciclo básico en el marco de un enfoque curricular unitario para el sistema educativo.
14 1.5.8 Estructura Organizacional
ORGANIGRAMA COORDINACIÓN TÉCNICO ADMINISTRATIVA 090201
1.5.9 Recursos (humanos, materiales, financieros, físicos)
Humanos
Coordinador 1 Oficinista 1
Materiales
2 Locales dentro del Mercado Artesanal de Salcajá Mobiliario
1 silla giratoria
2 equipos de computo 1 UPS
Coordinación Técnico
Administrativa 090201 Junta Directiva del Magisterio
Secretaría
Sector Oficial Sector Privado
Directores preprimari a Directores Primario Directores Nivel Medio Docentes Estudiantes Docentes Estudiantes Docentes Estudiante s Directores preprimari a Directores preprimari a Directores preprimari a Directores preprimaria
Docentes Docentes Docentes Docentes
Estudiantes Estudiantes Estudiantes Estudiantes Estudiantes Docentes
Academias Padres de familia
15 Teléfono
Internet
6 Sillas platicas 2 escritorios 1 grapadora 1 perforador
Financiero
El salario del personal de la Coordinación Técnico Administrativa es remunerado por el MINEDUC renglón 011. El mantenimiento de la oficina es a través del gobierno y de donaciones que han recibido de parte de directores o epesistas.
Físicos
Local que ocupa la Coordinación Técnico Administrativa del distrito 090201.
1.6 Lista de carencias
1. Deficiente uso técnico del equipo de la Coordinación Técnico Administrativa. 2. Falta de información sobre la historia de la coordinación.
3. No cuentan con estantería para ordenar los registros de años pasados. 4. Falta de control en el manejo de recursos económicos.
16
1.7 Cuadro de análisis y priorización de problemas
PROBLEMAS FACTORES QUE LOS
PRODUCEN
SOLUCIONES
1. Desorden Administrativo
1. Deficiente uso
técnico del equipo de la Coordinación Técnico Administrativa.
1. Uso técnico de manual de equipo de la Coordinación Técnico Administrativa del distrito 090201 del municipio de Salcajá, departamento de Quetzaltenango
2. Guía de uso técnico del equipo para el personal de la Coordinación Técnico Administrativa.
2. Inconsistencia Institucional
1. Falta de información sobre la historia de la coordinación
1. Recabar la información y elaborar un documento sobre el origen.
2. Implementar un archivo en forma digital la información de la
Coordinación.
3. Desorganización 1. No cuentan con estantería para ordenar los registros de años pasados.
1. Adquirir una estantería.
2. Organizar los expedientes de archivo en cajas plásticas.
4. Desconfianza económica
1. Falta de control en el manejo de recursos económicos.
1. Establecer normativos para el control de fondos.
2. Implementar un libro de caja para la Coordinación.
17 5. Infraestructura 1. No cuenta con
terreno propio para la oficina.
1. Comprar un lote de terreno.
2. Construir la oficina para la Coordinación.
1.7.1 Problema Priorizado:
De acuerdo con las autoridades de la Coordinación Técnico Administrativa y el diagnóstico aplicado se acordó que la problemática a darle solución es de “Desorden Administrativo”.
1.8 Análisis de Viabilidad y Factibilidad
Alternativas de solución a la problemática priorizada:
No. INDICADORES
OPCION 1
OPCION 2 SI NO SI NO FINANCIEROS
1 ¿Se cuenta con el apoyo de distintas instituciones? X X 2 ¿Se cuenta con suficientes recursos económicos? X X 3 ¿Se cuenta con fondos adicionales para imprevistos? X X 4 ¿El proyecto se ejecutará con recursos propios? X X ADMINISTRATIVO LEGAL
Opción 1. Uso técnico de manual de equipo de la Coordinación Técnico Administrativa del distrito 090201 del municipio de Salcajá, departamento de Quetzaltenango.
Opción 2. Guía de uso técnico del equipo para el personal de la Coordinación Técnico Administrativa.
18
5 ¿Se tienen autorización legal para realizar el proyecto? X X 6 ¿Se tiene bien definida la cobertura del proyecto? X X
7 ¿Se han definido bien las metas? X X
TÉCNICO
8 ¿Las actividades corresponden a los objetivos del proyecto?
X X
9 ¿Se tiene las instalaciones adecuadas para realizar el proyecto?
X X
10 ¿Se cuenta con los elementos necesarios para el desarrollo del proyecto?
X X
11 ¿El tiempo programado es suficiente para la ejecución del proyecto?
X X
12 ¿Se han definido claramente las metas? X X 13 ¿Se cuenta con la tecnología apropiada para el proyecto? X X 14 ¿Existe la planificación de la ejecución del proyecto? X X MERCADO
15 ¿El proyecto es aceptado por la comunidad? X X 16 ¿El proyecto satisface las necesidades del sector? X X 17 ¿Puede el proyecto abastecerse de insumos? X X 18 ¿El proyecto es accesible a la población en general? X X CULTURAL
19 ¿El proyecto responde a las expectativas de la comunidad educativa?
X X
20 ¿El proyecto violenta las tradiciones culturales de la comunidad?
X X
21 ¿El proyecto es importante para la Coordinación? X X SOCIAL
22 ¿El proyecto genera conflictos entre grupos sociales? X X 23 ¿El proyecto es de beneficio para la institución? X X
19 1.9 Problema Seleccionado
“Desorden Administrativo” en la Coordinación Técnico Administrativa del distrito 090201 del municipio de Salcajá, departamento de Quetzaltengo.
1.10 Solución propuesta con viable y factible
Uso técnico de manual de equipo de la Coordinación Técnico Administrativa del distrito 090201 del municipio de Salcajá, departamento de Quetzaltenango.
24 ¿El proyecto promueve la participación de sus participantes?
X X
25 ¿El proyecto está dirigido a un grupo de personas en específico?
X X
FISICO NATURAL
26 ¿El proyecto favorece la conservación del medio ambiente? X X 27 ¿El clima permite el desarrollo del proyecto? X X ECONÓMICO
28 ¿Se ha establecido el costo total del proyecto? X X 29 ¿El proyecto es rentable en términos de utilidad? X X RELIGIOSO
30 ¿El proyecto respeta los distintos credos de la sociedad? X X 31 ¿El proyecto tendrá aceptación de los diferentes grupos
religiosos?
X X
TOTAL 26 5 15 16
20 CAPÍTULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.1 Administración Educativa
Se considera que la administración educativa es aquella que “…está dirigida a la ordenación de esfuerzos; a la determinación de objetivos académicos y de políticas externas e internas; a la creación y aplicación de una adecuada normatividad para alumnos, personal docente, administrativo, técnico y manual, con la finalidad de establecer en la institución educativa o de enseñanza-aprendizaje y un gobierno escolar eficiente y exitoso” (Monografías.com, s.f).
Punto de vista que tiene semejanza con el concepto de administración en términos generales. La diferencia radica que en la administración educativa, los esfuerzos se concentran en proveer una educación de alta calidad. Por tal razón, los recursos humanos y materiales son orientados, organizados y otorgados para que se alcancen los objetivos educativos.
Otro aspecto que se señala en esta noción es la existencia de un manual o documento que describa de forma detallada la misión, visión, los objetivos, las políticas de admisión para el centro educativo, las actividades extra-curriculares, las políticas en casos de ausencia del docente y del educando, la participación de los padres de familia en el proceso educativo, el calendario de actividades del año, los procedimientos relacionados a casos de desastres naturales u otras emergencias, los procedimientos de disciplina, las responsabilidades adicionales de cada docente y las estrategias de comunicación entre la comunidad educativa. Sin este manual, el funcionamiento de la entidad educativa se expone a múltiples vías de fracaso. Por consiguiente, una de las funciones esenciales del administrador educativo deberá ser la creación o actualización del mismo. Después haberse creado el manual, el administrador deberá comunicar su contenido entre todos los miembros de la comunidad educativa a fin de encaminar de manera conjunta y cooperativa todos los esfuerzos y recursos materiales para el logro de los objetivos educativos.
21
2.1.1 Relación de la Educación con la Administración Educativa
La educación existe como un producto y factor de la sociedad, está sometida a ésta y concurre a sus fines, especialmente al desarrollo de sus esfuerzos productivos, atendiendo a la renovación de los recursos humanos.
La administración de la educación permite garantizar la eficiencia del funcionamiento y la organización del sistema educativo, no constituye un fin sino un medio que permite promover las actividades requeridas para alcanzar los objetivos institucionales. Se puede afirmar que el logro de dichos objetivos depende mucho del tipo de administración que se emplee.
Tradicionalmente la administración, orientación y supervisión escolar han sido guiadas exclusivamente por normas y reglamentos. El buen director o supervisor era aquel que cumplía con los reglamentos, y no enfrentaba problemas en su distrito o plantel. Sin embargo, esta forma burocrática de administración ha dejado de ser eficaz en un mundo y en sistemas cada vez más complejos. (DIDEDUC Chimaltenango, 1999)
Lo anterior dio origen a la administración por objetivos, mediante la cual una unidad central asigna a las unidades que la integran como sistema, determinados objetivos para lograr, y deja a cada unidad la decisión de cómo trabajar para alcanzarlos. Este modelo administrativo es el que utiliza el Ministerio de Educación de Guatemala, asignándole deberes a las Direcciones Departamentales de Educación, y éstas a su vez, a las Coordinaciones Técnicas Administrativas.
2.2 Coordinación Técnica Administrativa
La Coordinación Técnica Administrativa es el enlace entre las comunidades escolares y las Direcciones Departamentales, realizando actividades de coordinación, información, asesoría, orientación, capacitación, seguimiento y evaluación de los servicios educativos, con el fin de mejorar su eficiencia, calidad y pertinencia cultural y lingüística. (DIDEDUC Chimaltenango, 1999)
22
Dicha entidad debe ser presidida por un Coordinador Técnico Administrativo, cuyo perfil contempla en primer plano su calidad de Licenciado en Pedagogía con especialización en Administración Educativa, ya que el ejercicio del cargo así lo requiere.
Las funciones específicas de una Coordinación Técnica Administrativa, de acuerdo con el Manual para el Coordinador Técnico Administrativo, son las siguientes:
a) Coordinar las acciones, programas y proyectos a nivel distrital.
b) Organizar el flujo de información de las comunidades educativas hacia las Direcciones Departamentales y viceversa.
c) Orientar, asesorar y capacitar a los directores de escuela en: La planificación y la organización escolar
El desarrollo curricular y la planificación, ejecución y evaluación de los procesos de enseñanza y aprendizaje
La administración de personal y legislación educativa vigente La relación con los padres de familia y las instancias comunitarias
d) Detectar necesidades de capacitación de los docentes, organizar y realizar capacitaciones y establecer contactos con personas o entidades que desarrollan capacitaciones.
e) Orientar los procesos de evaluación de la cobertura y calidad educativa y retroalimentar a las comunidades educativas sobre los indicadores educativos logrados.
f) Orientar y asesorar la planificación de recursos humanos y financieros.
g) Coadyuvar a la Dirección de la escuela y a la Dirección Departamental en la administración de personal.
h) Coadyuvar a éstos y las Juntas Escolares en la administración de recursos físicos y financieros. (DIDEDUC Chimaltenango, 1999)
23 2.3 El Coordinador Técnico Administrativo
El Coordinador Técnico Administrativo es la persona encargada de presidir la Coordinación Técnica Administrativa, por ende, debe ser un profesional especializado en administración educativa y debe contar con habilidades y características básicas que le permitan ejercer eficazmente sus funciones.
2.3.1 El Administrador Educativo
Un gerente o administrador es una persona que se encarga de dirigir las actividades de otros al logro de un objetivo, mediante la asignación óptima de recursos. Por lo que, el administrador educativo, es la persona encargada de la planeación, organización, dirección y control de actividades en una institución educativa, siendo él quien maneje óptimamente los recursos materiales, humanos, financieros y tecnológicos que le son confiados, con la finalidad de conseguir los objetivos estratégicos que la institución educativa previamente se ha fijado. (DIDEDUC Chimaltenango, 1999)
El perfil del profesional del administrador educativo debe llenar los siguientes requisitos:
Identificar y aplicar adecuadamente métodos, técnicas y procedimientos de enseñanza.
Manejar adecuadamente las relaciones humanas.
Poder analizar las situaciones de conflicto y tener la habilidad de encontrar
estrategias de solución.
Poseer habilidad para la toma de decisiones. Facilitar el trabajo en grupo.
Aplicar adecuadamente las leyes, reglamentos y disposiciones que norman el
sistema educativo nacional.
Debe ser un líder positivo y mediador ante los conflictos que en su relación de trabajo se presenten.
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Debe ser un profesional capaz de llevar una agenda de trabajo.
Ser un crítico y participativo en todas las actividades profesionales de su entorno de trabajo.
Ser reflexivo, con capacidad de escuchar los problemas del personal.
Hábil, honesto y honrado en todas las actividades que como directivo o administrador realice.
Tener seguridad en sí mismo.
Capacidad para compartir ideas, fomentar la iniciativa y el progreso. Capacidad para observar, analizar y razonar.
Conocimiento de la teoría, práctica educativa y técnica. Tener respeto por la dignidad humana.
Imparcial y sincero en las relaciones interpersonales de sus subalternos.
Con capacidad financiera y de organización en el buen desempeño de su puesto. Capaz de aceptar sus errores con humildad como instrumento de aprendizaje. Formar parte de la comunidad, participe colectivamente para un desarrollo global
de los elementos, procesos y sujetos de la comunidad. (DIDEDUC Chimaltenango, 1999)
Y en cuanto el ejercicio pleno de sus funciones, el administrador educativo debe cumplir con los siguientes roles:
Rol Interpersonal Figura.- Actúa como representante de la organización.
Líder.- Contrata a los empleados, motiva y estimula.
Enlace.- Trata con personas distintas de los subalternos y superiores (gente externa).
Rol Informal Colector.- El directivo busca información para tomar las mejores decisiones.
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Diseminador.- Proporciona a los subalternos, información importante que no sería accesible para ellos.
Vocero.- Transmite información de la organización fuera de ella o manteniendo informados a los superiores. Rol Decisorio Empresario.- Trata de mejorar su unidad, desarrolla e
implanta proyectos.
Componedor.- Resuelve conflictos.
Asignador.- Responsable de decidir cómo y a qué se asignarán los recursos de la organización.
Negociador.- Responsable de representar los intereses de la organización en negociaciones.
2.4 Administración de Personal
2.4.1 Definición
La Administración de Personal es el planteamiento, organización, dirección y control de la consecución, desarrollo, remuneración, integración y mantenimiento de las personas, con el fin de contribuir a la empresa (Flippo, 1998)
Se puede decir que la Administración de personal el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento, esfuerzo, experiencias, la salud, conocimientos y las habilidades. Toda persona de cualquier nivel, tipo o tamaño intervienen en la Administración de Personal.
Es la función empresarial que contribuye a que el docente logre sus metas en su ámbito laboral (escuela).
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Busca organizar el trajo, dirigir y controlar los recursos aprovechables de una institución, asimismo la armonía entre los trabajadores al tenerse que adaptar a las políticas, procedimientos y sistemas para alcanzar los propósitos establecidos en cada empresa.
Administrar: Es guiar, coordinar, dirigir, organizar, establecer objetivos, controlar, monitorear orientar y supervisar
Personal: es el recurso humano que labora en una empresa o institución, son las personas que dirigen adecuadamente una empresa o institución.
2.4.2 Funciones de la Administración de personal
Todo administrador de personal debe cumplir cinco funciones básicas: planificar. Organizar, dotar de personal, dirigir y controlar, algunas de las actividades específicas:
Planificar: Establecer metas y normas; elaborar reglas y procedimientos, elaborar planes y pronósticos, es decir, predecir o proyectar una situación futura.
Organizar: Asignar una tarea específica a casa subordinado; establecer departamentos delegar funciones en los subordinados; establecer canales de autoridad y de comunicación, coordinar el trabajo de los subordinados.
Dotación de personal: Decidir qué tipo de personal se habrá de contratar, reclutar a posibles empleados, seleccionar a los empleados, establecer normas para su desempeño, compensarles, evaluar su desempeño, brindarles asesoramiento, capacitación y desarrollo.
Dirigir: Encargarse de que otros cumplan con su trabajo; conservar la moral y motivar a sus subordinados.
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Controlar: Establecer estándares como cuotas de ventas, estándares de calidad o niveles de producción, comparar el desempeño real con estos parámetros; tomar las medidas correctivas necesarias. (Dessler, 2001)
2.4.3 Responsabilidades del administrador de personal
Una buena administración es aquella que describe las obligaciones siguientes: Colocar a la persona idónea en el puesto correcto.
Orientar a los empleados nuevos
Capacitar al personal sobre trabajos nuevos Mejorar el desempeño laboral de cada persona
Conseguir una cooperación creativa y promover una buena relación laboral Aplicar las políticas y procedimientos de la empresa
Controlar los costos laborales
Desarrollar distintas capacidades en cada persona Conservar la moral con los trabajadores
Proteger la salud y condición física de los trabajadores
2.4.4 Objetivos de la Administración de Personal
La administración de personal tiene como objetivo los siguientes roles:
Corporativo: contribuir al éxito de la empresa o escuela, no es un fin en sí mismo, es una parte de la organización
Funcional: el personal debe contribuir al logro de las necesidades de la organización por medio de la función específica en cada puesto.
Social: Se debe responder con ética y socialmente a los desafíos de la comunidad o sociedad, si una organización no emplea sus recursos apropiadamente para el beneficio de la población no logra su impacto.
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Personal: Cada laborante aspira a lograr ciertas metas personales que hará que su desempeño laboral sea exitoso.
2.5 Etapas de la Administración 2.5.1 Planeación
Está integrada por las siguientes etapas: Propósitos:
Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente a un grupo social.
Las siguientes cuatro características los diferencian de los objetivos.
a. Son básicos o trascendentales porque constituyen el fundamento delos demás elementos.
b. Genéricos o cualitativos, porque no se expresan en términos numéricos.
c. Permanentes, porque permanecen vigentes durante el periodo de vida de la organización.
d. Semipermanentes, porque pueden abarcar un periodo determinado.
Investigación:
La investigación es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos.
La investigación es trascendental en la planeación, ya que proporciona información a las etapas de la misma para que se lleve a cabo racionalmente.
Premisas:
Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran al curso en que va a desarrollarse el plan.
Las premisas de acuerdo a su naturaleza pueden ser:
1.- Internas: cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos.
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2.- Externas: son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades. Están premisas externas pueden ser:
a. De carácter político. b. De carácter legal. c. Económica. d. Sociales. e. Técnicas. f. Otros factores.
Objetivos: Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
Clasificación de los objetivos:
1. Estratégicos o generales: comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.
2. Tácticos o departamentales: se refieren a un área o departamento de la empresa, se establecen a corto o mediano plazo.
3. Operacionales o específicos se establecen en niveles o secciones más específicas de la empresa e invariablemente son a corto plazo.
Estrategias:
Las estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
Las estrategias en la empresa nacen como una respuesta para afrontar los retos que implican la competencia, y la vida de la empresa en sí.
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1. Determinación de los cursos o alternativas: consiste en buscar el mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.
2. Evaluación: analizar y evaluar cada una de las alternativas tomando en consideración las ventajas y desventajas de cada una de ellas.
3. Selección de alternativas: considerar las alternativas más idóneas en cuanto a factibilidad y ventajas. (Chiavenato, 1997)
2.5.2 Organización
Definición: Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
Elementos del Concepto.
Estructura: La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.
Sistematización: Las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente para facilitar el trabajo y la eficiencia.
Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. En la organización surge la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.
Estructura Jerárquica: La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
31 Importancia de la Organización:
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son: 1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
4. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. (Chiavenato, 1997)
2.5.3 Ejecución
Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución. (Chiavenato, 1997)
Actividades importantes de la ejecución:
a. Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión. b. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
c. Motivar a los miembros. d. Comunicar con efectividad.
e. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
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g. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo. h. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.
2.5.4 Dirección
Concepto: Esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución, comando o liderazgo, es una función de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administración y la dirección son una misma cosa. (Chiavenato, 1997)
Elemento del Concepto:
• Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional. • Motivación.
• Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados. • Comunicación.
• Supervisión.
• Alcanzar las metas de la organización.
Importancia:
La dirección es trascendental porque:
• Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
• A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.
• La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
• Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
• A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.
Principios:
33 • Impersonalidad de mando.
• De la supervisión directa. • De la vía jerárquica.
• De la resolución del conflicto. • Aprovechamiento del conflicto.
De la armonía del objetivo o coordinación de intereses:
La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.
Así mismo, establece que los objetivos de todos los departamentos y secciones deberán relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general.
Impersonalidad de mando:
Se refiere a que la autoridad y su ejerció (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.
De la supervisión directa:
Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.
De la vía jerárquica:
Postula al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.
De la resolución del conflicto:
Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan.
Aprovechamiento del conflicto: • Experiencia.
• Experimentación. • Investigación.
• Aplicar la decisión. Consiste en poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan comprenderá: los
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recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantación de la decisión.
Etapas de Dirección
Integración: Comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.
Reglas:
1. El hombre adecuado para el puesto adecuado.
Los hombres deben poseer las características que la empresa establezca para desempeñar un puesto. Los recursos humanos deben adaptarse a las características de la organización y no ésta a los recursos humanos.
2. De la provisión de elementos necesarios.
A cada miembro de la empresa debe proporcionársele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto.
2.5.5 Control
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé está haciendo para asegurar que el trabajo de otros está progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva. (Chiavenato, 1997)
Actividades importantes de control
a. Comparar los resultados con los planes generales.
b. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño. c. Idear los medios efectivos para medir las operaciones. d. Comunicar cuales son los medios de medición.
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e. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.
f. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. g. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
h. Ajustar el control a la luz de los resultados del control. (Chiavenato, 1997)
2.6 Principios de la administración según Fayol
1) División del Trabajo: Cuanto más se especialicen las personas, con mayor eficiencia desempeñarán su oficio. Este principio se ve muy claro en la moderna línea de montaje.
2) Autoridad: Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas. Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre obtendrán obediencia, a menos que tengan también autoridad personal (Liderazgo).
3) Subordinación de interés individual al bien común: En cualquier empresa el interés de los empleados no debe tener relación sobre los intereses de la organización como un todo.
4) Remuneración: La compensación por el trabajo debe ser equitativa para los empleados como para los patronos.
5) Centralización: Fayol creía que los gerentes deben conservar la responsabilidad final pero también necesitan dar a su subalterna autoridad suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio. El problema consiste en encontrar el mejor grado de Centralización en cada caso.
6) Unidad de Dirección: Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan.
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7) Jerarquía: La línea e autoridad en una organización representada hoy generalmente por cuadros y líneas de un organigrama pasa en orden de rangos desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos de la empresa.
8) Estabilidad del Personal: Una alta tasa de rotación del personal no es conveniente para el eficiente funcionamiento de una organización.
9) Iniciativa: Debe darse a los subalternos, libertad para concebir y llevar a cabo sus planes, aun cuando a veces se cometan errores.
10) Espíritu de Grupo: Promover el espíritu de equipo dará a la organización un sentido de unidad. Recomendaba por ejemplo el empleo de comunicación verbal en lugar de la comunicación formal por escrito, siempre que fuera posible
11) Disciplina: Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y convenios que gobiernan la empresa. Esto será el resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de acuerdos equitativos (tales disposiciones para recompensar el rendimiento superior) y sanciones para las infracciones, aplicadas con justicia.
12) Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el cargo o posición más adecuados para él.
13) Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus subalternos.
14) Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación particular solamente de una persona. (14 Principios de Henry Fayol, 2016)
37 2.7 El Manejo de Recursos Operativos
De acuerdo con el blog Administración Educativa, la administración escolar implica “la dirección de la organización misma, el uso y ejercicio estratégico de los recursos, humanos, intelectuales, tecnológicos y presupuestales; la proyección de necesidades humanas futuras; la previsión estratégica de capacitación de los recursos humano y la formación docente; la vinculación con el entorno; la generación de identidad del personal con la organización; la generación de una visión colectiva de crecimiento organizacional en lo colectivo y profesional en lo individual y el principio de colaboración como premisa de desarrollo.” (Maradiaga, 2016)
Lo anterior implica, que administrador educativo no solamente debe ser el encargado de organizar los recursos de la institución que dirige, sino que también debe ser el encargado de gestionar la obtención de dichos recursos. En la educación, las organizaciones educativas manejan recursos operativos de tipo: humano, material y financiero que juegan un papel fundamental en el éxito o fracaso de dicha organización. (Maradiaga, 2016)
Sin embargo, para objeto del presente estudio nos enfocaremos en los recursos materiales. Ya que, dentro de los recursos operativos materiales encontramos el equipamiento de las instalaciones, el cual debería estar en suficiencia y en perfecto estado de uso para facilitar el funcionamiento de la organización educativa.
Lamentablemente, en nuestro medio, es común encontrar múltiples carencias materiales, en especial de equipo tecnológico, en las oficinas gubernamentales de educación. Circunstancia que limita a los Coordinadores Técnicos Administrativos para el adecuado ejercicio de su labor clave en beneficio de la educación de este país. Siendo que muchas veces dejan de tener comunicación con los establecimientos educativos que dirigen por la falta de un equipo de cómputo; o que se les dificulte tener una eficaz capacitación o reunión de información con los docentes de su distrito, debido a la falta de un buen equipo de amplificación. He ahí entonces, la importancia de los recursos operativos de tipo material para el debido cumplimiento de los objetivos y metas estratégicos institucionales de una Coordinación Técnica Administrativa.
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Empero, también es bien sabido que esta problemática no justifica en su totalidad la dejadez del administrador educativo, pues es en estos casos cuando debe activar su iniciativa y sus habilidades de gestión para la provisión de los recursos que hagan falta.
2.7.1 Equipo de sonido
Son aquellos aparatos electrónicos utilizados en conjunto para potencializar la transmisión sonora de un audio, puede ser útil para expandir el volumen de la voz en reuniones, conferencias, etc. Dentro de esta clasificación, nos interesan los siguientes:
Amplificador: es todo dispositivo que, mediante la utilización de energía, magnifica la amplitud de un fenómeno. Aunque el término se aplica principalmente al ámbito de los amplificadores electrónicos, también existen otros tipos de amplificadores, como los mecánicos, neumáticos, e hidráulicos, como los gatos mecánicos y los boosters usados en los frenos de potencia de los automóviles. Amplificar es agrandar la intensidad de algo, por lo general, sonido. También podría ser luz o magnetismo, etc. En términos particulares, un amplificador es un aparato al que se le conecta un dispositivo de sonido y aumenta la magnitud del volumen. En música, se usan de manera obligada en las guitarras eléctricas y en los bajos, pues esas no tienen caja de resonancia, la señal se obtiene porque las cuerdas, metálicas y ferrosas, vibran sobre una cápsula electromagnética, y esa señal no es audible, pero amplificada por un amplificador (valga la redundancia) suena con su sonido característicos. Mediante su interfaz se le puede agregar distintos efectos, como trémolo, distorsiones o reverso entre otros. Las radios y los televisores tienen un amplificador incorporado, que se maneja con la perilla o telecomando del volumen y permite que varíe la intensidad sonora. (Wikipedia, 2016)
El amplificador es un equipo que en la actualidad ha revolucionado y es necesario para ser utilizado en las diversas actividades que realiza la Coordinación Técnica
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Administrativa en el desarrollo de su labor educativa como: reuniones con directores, padres de familia, capacitaciones y talleres. Debido a que el número de personas que asisten es grande, se necesita sonido para escuchar los temas a tratar.
Micrófono: Básicamente, un micrófono (del inglés microphone, acuñado en el siglo XVII a partir del prefijo micro, "pequeño" y el griego antiguo ϕωνή - foné, "voz") es un aparato que se usa para transformar las ondas sonoras en energía eléctrica y viceversa en procesos de grabación y reproducción de sonido; consiste esencialmente en un diafragma atraído intermitentemente por un electroimán, que, al vibrar, modifica la corriente transmitida por las diferentes presiones a un circuito. Un micrófono funciona como un transductor o sensor electro acústico y convierte el sonido (ondas sonoras) en una señal eléctrica para aumentar su intensidad, transmitirla y registrarla. Los micrófonos tienen múltiples aplicaciones en diferentes campos como en telefonía, ciencia, salud, transmisión de sonido en conciertos y eventos públicos, trasmisión de sonido en medios masivos de comunicación como producciones audiovisuales (cine y televisión), radio, producción en vivo y grabado de audio profesional, desarrollo de ingeniería de sonido, reconocimiento de voz y VoIp.
Actualmente, la mayoría de los micrófonos utilizan inducción electromagnética (micrófonos dinámicos), cambio de capacitancia (micrófonos de condensador) o piezoelectricidad (micrófonos piezoeléctricos) para producir una señal eléctrica a partir de las variaciones de la presión de aire. Los Micrófonos usualmente requieren estar conectados a un preamplificador antes de que su señal pueda ser grabada o procesada y reproducida en altavoces o cualquier dispositivo de amplificación sonora. (Wikipedia, 2016)
El micrófono es un elemento esencial en toda reunión, capacitación o taller que se realiza en la Coordinación, por número de personas que asisten es necesario
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contar con un micrófono para que el mensaje se escuche con claridad y llegue a todos los presentes.
2.7.2 Equipo de cómputo
Está compuesto de dispositivos y accesorios electrónicos que forman en conjunto un computador, entre éstos están:
UPS (Batería): Sistema de alimentación ininterrumpida (SAI), en inglés uninterruptible power supply (UPS), es un dispositivo que gracias a sus baterías u otros elementos almacenadores de energía, puede proporcionar energía eléctrica por un tiempo limitado y durante un apagón eléctrico a todos los dispositivos que tenga conectados. Otras de las funciones que se pueden adicionar a estos equipos es la de mejorar la calidad de la energía eléctrica que llega a las cargas, filtrando subidas y bajadas de tensión y eliminando armónicos de la red en el caso de usar corriente alterna.
Los SAI dan energía eléctrica a equipos llamados cargas críticas, como pueden ser aparatos médicos, industriales o informáticos que, como se ha mencionado anteriormente, requieren tener siempre alimentación y que ésta sea de calidad, debido a la necesidad de estar en todo momento operativos y sin fallos (picos o caídas de tensión).
La unidad de potencia para configurar un SAI es el voltiamperio (VA), que es la potencia aparente, o el vatio (W), que es la potencia activa, también denominada potencia efectiva o eficaz, consumida por el sistema. Para calcular cuánta energía requiere un equipo de SAI, se debe conocer el consumo del dispositivo. Si la que se conoce es la potencia efectiva o eficaz, en vatios, se multiplica la cantidad de vatios por 1,4 para tener en cuenta el pico máximo de potencia que puede alcanzar el equipo. Por ejemplo: (200 v × 1,4 A) = 280 VA. Si lo que encuentra es la tensión y la corriente nominales, para calcular la potencia aparente (VA) hay que
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multiplicar la corriente (amperios) por la tensión (voltios), por ejemplo: (3 amperios × 220 voltios) = 660 VA. (Wikipedia, 2016)
El UPS es una batería que se utiliza para el resguardo del equipo de cómputo ya que actualmente este se alimenta de energía directa, lo que puede ocasionar altas y bajas en el voltaje y provocar daños al equipo. El UPS permitirá que el equipo se encuentre protegido de la corriente eléctrica, inclemencias de tiempo (rayos, descargas eléctricas, ventarrones y tempestades) asegurando una vida útil por más años del equipo.
Impresora: Es un dispositivo periférico del ordenador que permite producir una gama permanente de textos o gráficos de documentos almacenados en un formato electrónico, imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel, utilizando cartuchos de tinta o tecnología láser (con tóner).
Muchas de las impresoras son usadas como periféricos, y están permanentemente unidas al ordenador por un cable. Otras impresoras, llamadas impresoras de red, tienen una interfaz de red interno (típicamente wireless o ethernet), y que puede servir como un dispositivo para imprimir en papel algún documento para cualquier usuario de la red.
Además, muchas impresoras modernas permiten la conexión directa de aparatos de multimedia electrónicos como las tarjetas Compact Flash, Secure Digital o Memory Stick, pendrives, o aparatos de captura de imagen como cámaras digitales y escáneres. También existen aparatos multifunción que constan de impresora, escáner o máquinas de faxen un solo aparato. Una impresora combinada con un escáner puede funcionar básicamente como una fotocopiadora.
Las impresoras suelen diseñarse para realizar trabajos repetitivos de poco volumen, que no requieran virtualmente un tiempo de configuración para conseguir una copia de un determinado documento. Sin embargo, las impresoras son
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generalmente dispositivos lentos (10 páginas por minuto es considerado rápido), y los gastos por página es relativamente alto. (Wikipedia, 2016)
En la actualidad la impresora forma parte esencial del equipo de una oficina, ya que esta ha venido a remplazar a las máquinas de escribir mecánicas, facilitando tener la información impresa en menos tiempo y errores, lo que hace que el trabajo se dé eficientemente. Asimismo con una impresora multifuncional se puede escanear documentos para ser enviados por medio de correos electrónicos los cuales sustituyen al fax, realizar copias de documentos, e imprimir fotografías digitales.
2.8 Mobiliario y enseres de oficina
Son muebles diseñados exclusivamente para realizar el trabajo de gabinete en una oficina, mientras que los enseres, son todos aquellos pequeños pero útiles enseres para llevar a cabo el manejo de papelería, aquí encontramos a los siguientes:
Librera: es un mueble de metal que cuenta con divisiones, y sirve para almacenar libros o todo tipo de documento que requieren ser archivados por un largo tiempo, protegiendo su estado. La librera es parte del equipo de oficina ya que en ella se encuentra los archivos o libros que se han guardo por un largo plazo que se necesiten para el futuro.
Silla de oficina: Es aquella que se utiliza para sentarse frente al escritorio de oficina. Tiene asiento regulable en altura y respaldo reclinable para adaptarla a las características de la columna de cada persona. Las sillas giratorias como comúnmente se conocen aportan un gran beneficio para la persona oficinista, o gerente ya que mantiene un estado confortable de la posición del cuerpo para desenvolverse libremente, haciendo más fácil su movimiento para el desarrollo de sus actividades de oficina.
