Diseño e implementación de un sistema de gestión de operaciones y calidad en una institución de salud - sistema de gestión de historias clínicas

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(1)II.06(10)92. DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE OPERACIONES Y CALIDAD EN UNA INSTITUCION DE SALUD: SISTEMA DE GESTION DE HISTORIAS CLINICAS. Proyecto de Grado. Tatiana Andrea Paz Páez Asesor: Ing. Arturo De Zan. UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE INGENIERIA DEPARTAMENTO DE INGENIERIA INDUSTRIAL Bogotá, Junio 16 de 2006.

(2) II.06(10)92. AGRADECIMIENTOS. A Dios por su continua presencia en mi vida. A mis padres por su amor y apoyo incondicional. A mi familia por su motivación permanente. A Arturo De Zan, mi asesor, por sus orientaciones y dedicación en el presente proyecto de grado. A la Fundación Niñez y Desarrollo que hizo posible la realización de este trabajo..

(3) II.06(10)92 INDICE. I. INTRODUCCIÓN, 5. II. OBJETIVOS, 6. 2.1 Objetivo general, 6 2.2 Objetivos específicos, 6. III. MARCO TEORICO, 7. 3.1 Certificación ISO 9000, 7 3.2 Ciclo PDCA, 9 3.3 Fundación Niñez y Desarrollo, 10. IV. GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA FND, 12. 4.1 Situación actual, 12 4.2 Escenario propuesto, 13 4.3 Herramientas utilizadas, 13. V. ESTRUCTURA DEL TRABAJO, 16. 5.1 Mapa general de procesos de la Fundación, 16 5.2 Mapa del proceso de Historia Clínica, 17 5.2.1 Introducción, 17 5.2.2 Subproceso de primer nivel: Apertura de historia clínica, 20 5.2.3 Subproceso de primer nivel: Cierre de historia clínica, 35 5.2.3.1 Subproceso de segundo nivel: Cierre de historia clínica por terminación de tratamiento, 39.

(4) II.06(10)92 5.2.3.2 Subproceso de segundo nivel: Cierre de historia clínica por abandono de tratamiento, 47 5.2.4 Subproceso de primer nivel: Consulta de historia clínica, 54 5.2.4.1 Subproceso de segundo nivel: Consulta de historia clínica para confirmación de la fecha de egreso de paciente de Compensar, 57 5.2.4.2 Subproceso de segundo nivel: Consulta de historia clínica para generación de una certificación de integración a centro educativo, 65 5.2.4.3 Subproceso de segundo nivel: Consulta de historia clínica para generación de una certificación requerida por el acudiente de un paciente en estado activo o inactivo, 72 5.2.5 Subproceso de primer nivel: Informe de historia clínica, 80 5.2.5.1 Subproceso de segundo nivel: Informe de historia clínica dirigida a Compensar, 82 5.2.5.2 Subproceso de segundo nivel: Informe interno, 88 5.2.6 Subproceso de primer nivel: Apertura de historia clínica por reingreso de paciente, 93 5.3 Implementación del ciclo PDCA, 102 5.3.1 Primera etapa: Planeación, 102 5.3.2 Segunda etapa: Ejecución, 104 5.3.3 Tercera etapa: Verificación, 114 5.3.4 Cuarta etapa: Acciones correctivas, 115. VI. CONCLUSIONES, 116. VII. ASPECTOS NO CUBIERTOS EN EL PROYECTO, 117. VIII. ANEXOS, 118. IX. BIBLIOGRAFÍA, 130.

(5) II.06(10)92. 5 I. INTRODUCCIÓN. Cada vez se hacen más exigentes los requisitos de calidad que debe cumplir una empresa de productos o servicios para poder competir satisfactoriamente en el mercado, lo cual ha conducido a que las certificaciones de calidad se hagan cada vez más comunes en diferentes sectores, incluyendo el de la Salud. El cumplimiento de los estándares internacionales de calidad permite a las instituciones del sector de la salud demostrar su capacidad para proporcionar servicios que sean conformes con los requisitos del cliente, debido a que cuentan con una herramienta de gestión que les permite la implementación de un Sistema de Gestión con procesos identificados, controlados y mejorados continuamente. Actualmente, la Fundación Niñez y Desarrollo esta interesada en el proceso de acreditación institucional, la cual debe llevarse a cabo en un límite de tiempo de tres años. Esta acreditación es exigida por el Ministerio de Protección Social a todas las instituciones prestadoras de servicios de salud. A través del presente proyecto de grado, se ofrecerá una propuesta de sistema de gestión de historias clínicas en la Fundación, específicamente en los subprocesos de Apertura, Cierre, Consulta, Informe y Apertura por reingreso de paciente, dentro del marco de gestión de la calidad..

(6) II.06(10)92. 6 II. OBJETIVOS. 2.1 OBJETIVO GENERAL Diseñar un sistema de gestión de calidad para el proceso de Historias Clínicas de la Fundación Niñez y Desarrollo, que se encuentre alineado con los requerimientos de un sistema de aseguramiento de la calidad tipo ISO 9000.. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Identificar y documentar los subprocesos relacionados con la gestión de historias clínicas de la Fundación: •. Apertura de historia clínica. •. Cierre de historia clínica. •. Consulta de historia clínica. •. Informe de historia clínica. •. Apertura de historia clínica por reingreso de paciente. 2. Programar una base de datos con las que se pueda gestionar los cinco subprocesos relacionados con las historias clínicas. 3. Definir indicadores de Gestión de Calidad integrados dentro del sistema informático que puedan ser comparables en el tiempo desde diferentes variables de medición. 4. Crear un subsistema de generación de registros teniendo en cuenta los aspectos que se requieran de acuerdo al sistema de calidad. 5. Crear un manual de soporte para la operación de este sistema alineado con la política de calidad de la institución..

(7) II.06(10)92. 7 III. MARCO TEÓRICO. 3.1. CERTIFICACIÓN ISO 9000 La certificación de un sistema de calidad es la certificación del conjunto formado por la estructura organizativa. de la empresa, los procedimientos, los procesos y los recursos. necesarios para poner en práctica la gestión de la calidad. Las normas ISO 9000, es el estándar de normas de aseguramiento internacionalmente mas aceptada que existe, las cuales surgen como la necesidad de que la validez del sistema de calidad fuera reconocida a nivel global. Se trata de un conjunto de parámetros que deben cumplir las empresas con el fin de ser reconocidas mundialmente. Para obtener esta certificación se hace una evaluación de los procesos y procedimientos que se siguen dentro de la empresa. El organismo que actualiza las normas ISO es la Organización Internacional de Normalización (Manual de Gestión de la Calidad, 2005). La familia de normas ISO 9000 se publicaron por primera vez en el año de 1987 y se compone de un conjunto de normas que ayudan a la implantación y al desarrollo de sistemas de calidad. La siguiente versión se realizo en el año 1994 y contiene requisitos que debe cumplir un sistema de calidad para demostrar sus capacidades y para la evaluación de dichas capacidades frente a una tercera parte (Manual de Gestión de la Calidad, 2005). Una última revisión da como resultado la familia de normas ISO 9000:2000. Esta versión presenta varios cambios entre los cuales se encuentra una adaptación de las normas a las empresas de servicios, como respuesta al elevado número que ha comenzado la implantación de sistemas de calidad y su certificación (Manual de Gestión de la Calidad, 2005). La norma ISO 9000:2000 se basa en los siguientes principios de gestión de calidad (Nava & Jimenez, 2002):.

(8) II.06(10)92 •. 8. Enfoque al cliente: Las organizaciones deben comprender y satisfacer los requisitos de los clientes. •. Liderazgo: Los líderes son los responsables de crear un entorno en el que se fomente la calidad y el mejoramiento de la organización.. •. Participación del personal: El compromiso de los integrantes de la organización es indispensable para el logro de los objetivos de calidad.. •. Enfoque basado en procesos: Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades se plantean como un proceso.. •. Enfoque de sistema para la gestión: Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de. una. organización en el logro de sus objetivos. •. Mejora continua: La comparación de la evolución de la organización a través del tiempo es la base para la mejora.. •. Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Las decisiones eficaces se basan en el análisis de datos e información disponible.. •. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: Estas permiten aumentar la capacidad de la organización y de los proveedores para crear valor.. Entre la nueva composición de la familia de normas se encuentran la ISO 9000:2000, la cual describe los fundamentos y la terminología de los sistemas de gestión de la calidad; la ISO 9001:2000, la cual especifica los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad; la ISO 9004:2000, que proporciona directrices sobre los sistema de gestión de calidad e incluye procesos par la mejora continua; finalmente ISO 19011, la cual ofrece conductas para la ejecución de auditorias de gestión de la calidad (Manual de Gestión de la Calidad, 2005).. Norma ISO 9001:2000 Esta norma contiene los requisitos para los sistemas de gestión de calidad que pueden utilizar las organizaciones para propósitos de certificación. El enfoque es dirigido hacia la efectividad del sistema de gestión para encontrar los requerimientos del cliente. Es una herramienta de.

(9) II.06(10)92. 9. gestión que les permite a las instituciones la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad con procesos identificados y controlados (Nava & Jimenez, 2002). La norma es aplicable para cualquier tipo de organización, solo es necesario definir un proceso de realización de producto o servicio, con el fin de alinear las actividades de la organización en una sola dirección, de manera que todas estén organizadas a la satisfacción del cliente y al desarrollo eficaz de las mismas (Nava & Jimenez, 2002). La aplicación de esta norma en las instituciones del sector de la salud permite que estén en capacidad de ofrecer servicios de excelente calidad orientados a la satisfacción de los clientes; por otra parte, permite alcanzar la competitividad que requiere el mercado actual.. Norma ISO 9004:2000 Esta norma proporciona las guías para la implementación de la ISO 9001 y busca el mejoramiento continúo del rendimiento, la eficiencia y la eficacia. Es apropiada para el diseño y la mejora de un sistema de gestión de calidad. Las normas ISO 9001:2000 e ISO 9004:2000 están destinadas para utilizarse juntas (Nava & Jimenez, 2002).. 3.2 CICLO PDCA El ciclo PDCA puede ser utilizado dentro de la norma ISO 9004 para implementar dentro de las organizaciones un modelo de mejoramiento continuo y para que todas las partes del sistema se encuentren relacionadas. El ciclo esta integrado por cuatro etapas: planear, hacer, verificar y actuar (Nava & Jimenez, 2002). La etapa de planeación consiste en estudiar la situación actual, identificar los problemas y desarrollar soluciones y planes de acción; en la etapa de hacer, se implementa el plan a manera de prueba, los datos suministrados se recopilan y registran. En la etapa de revisión se determina si el plan tentativo funciona en forma correcta mediante la evaluación de los.

(10) II.06(10)92. 10. resultados y estableciendo si es necesario tomar en cuenta otros aspectos u oportunidades. En la última etapa, las mejoras se estandarizan, el plan final se implementa como una “mejor practica actual” y se comunica a toda la organización. Posteriormente, este proceso se lleva otra vez a la etapa de planeación para la identificación de otras oportunidades de mejora (Evans & Lindsay, 2005). El ciclo PDCA contribuye a un mejoramiento continuo de la organización como consecuencia del conocimiento profundo que se adquiere de ella; Los procesos deben vigilarse para captar tendencias y causas especiales que señalen oportunidades de mejora, aunque esto implique aprender de los errores. El ciclo es muy eficaz en contextos planificables; representa una secuencia sistemática de mejora frente a situaciones cíclicas, repetitivas y donde los estándares de medidas o indicadores están consolidados, siendo el objetivo final alcanzar una mayor productividad (Walton, 1990).. 3.3 EMPRESA: FUNDACIÓN NIÑEZ Y DESARROLLO La Fundación Niñez y Desarrollo (FND Colombia), es una entidad sin ánimo de lucro que surge en el año 1971, como la FUNDACIÓN PARA EL NIÑO DIFERENTE.. Es una. empresa social, líder en su campo cuyo fin es brindar y promover el desarrollo integral de las personas especiales, su familia, el entrono y la comunidad científica a través de modelos especializados y actualizados de atención e investigación en las áreas de educación, rehabilitación y socialización. La idea nació de Mario Gómez Pahde de ofrecer a los niños con parálisis cerebral un lugar de encuentro y recreación en donde pudieran hallar el intercambio social y cultural que la sociedad en gran medida les había negado. Las directivas de la Fundación vieron la necesidad e importancia de que los niños que asistían al programa de recreación recibieran también educación, derecho que les había sido.

(11) II.06(10)92. 11. igualmente negado por su condición física y económica sin haberle tenido en cuenta su capacidad intelectual. Fue así como en el año de 1983 se proporcionó al servicio el Programa de Educación Especial. La importancia de la intervención de todas las áreas de rehabilitación en el proceso de atención integral, estimulo a las directivas para implementarlos e integrarlos al proceso pedagógico. La institución cuenta con un equipo profesional conformado por educadores especiales, fonoaudiólogos, psicólogos, terapeutas físicos, terapeutas ocupacionales y expertos en política pública en discapacidad. La Ley 100 de 1993 en sus articulos162 y 164 establece el Plan Obligatorio de Salud y ordena, por primera vez en la historia de Colombia, la atención al niño y joven con discapacidad. En los últimos diez años, La Fundación Niñez y Desarrollo ha tenido Contratos de Prestación de Servicios con diferentes entidades, siendo las actuales Compensar, la ETB (Empresas de Teléfonos de Bogota) y las Fuerzas Militares; igualmente existe la posibilidad de que se afilien particulares..

(12) II.06(10)92. 12. IV. GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA FUNDACIÓN NIÑEZ Y DESARROLLO. 4.1 SITUACION ACTUAL La Fundación Niñez y Desarrollo actualmente no posee los elementos básicos del sistema de calidad, específicamente los requisitos para desarrollar el enfoque de procesos; no existe documentación de ellos, de la misma forma no se encuentran descritas las secuencias e interacciones entre las actividades que constituyen los mismos, lo cual dificulta la creación de mecanismos de control. Existen métodos para llevar a cabo la operación de los diferentes procesos, la dirección de la Fundación ha sido la encargada de realizar la revisión y la mejora de los mismos, sin embargo, no han dispuesto una descripción formal de los cambios implementados. La escasa documentación tanto de los procedimientos requeridos como la necesaria para asegurar la efectiva operación y control de los procesos no solo impide que los directivos tengan un punto de referencia y mantenimiento de las mejoras alcanzadas, igualmente no deja evidencia de que se han definido lo procesos y procedimientos necesarios en el momento que se presente una auditoria. El proceso de historias clínicas de la Fundación, fuera de presentar la descripción anterior, posee deficiencias específicas en el manejo de la información, principalmente porque los datos de los pacientes son almacenados en Excel, lo cual conlleva a que exista perdida de los mismos, a una utilización inadecuada del tiempo y a la generación de reprocesos. Finalmente, el sistema actual no posee indicadores que permitan hacer la medición y el seguimiento de la gestión en cada uno de los subprocesos, realizando comparaciones entre los valores esperados y los valores reales de las variables en estudio con el fin de hacer el análisis pertinente y efectuar las acciones correctivas..

(13) II.06(10)92. 13. 4.2 ESCENARIO PROPUESTO El presente proyecto de grado pretende alinear el proceso de Historias Clínicas de la Fundación Niñez y Desarrollo con el sistema de gestión de calidad propuesto por la normas ISO 9000. Para este fin, se requirió en primer lugar documentar los diferentes subprocesos, es decir, describir el objetivo y alcances de cada uno, la secuencia de actividades, las entradas, las salidas, los participantes y sus responsabilidades. Por otra parte, se identificaron fallas en el sistema actual, siendo la principal el manejo deficiente de la información, lo cual condujo al diseño e implementación de una base de datos con la que se pueda gestionar los cinco subprocesos relacionados con las historias clínicas. Igualmente, existió la necesidad de establecer indicadores que permitieran hacer una medición y seguimiento de la gestión de los subprocesos; estos indicadores facilitan a la dirección ejercer una comparación de las variables de desempeño en el tiempo y poder realizar las mejoras pertinentes al sistema basándose en datos e información objetiva. Los registros desarrollados permiten a la organización demostrar su capacidad para ofrecer un servicio que cumple con los requisitos de sus clientes directos y con las entidades vinculadas, igualmente, lograr una estandarización en el sistema.. 4.3 HERRAMIENTAS UTILIZADAS La herramienta informática que emplea la Fundación Niñez y Desarrollo para almacenar la información de los diferentes subprocesos relacionados con las historias clínicas es Excel, sin embargo, con ella se presentan varias desventajas; en primer lugar, a que exista perdida de los datos de los pacientes y a que haya necesidad de repetir pasos en los procedimientos; por ejemplo, la información que corresponde a un paciente activo, si este pasa a ser inactivo, el sistema vigente necesita que se haga un nuevo registro..

(14) II.06(10)92. 14. En segundo lugar, la realización actual de los subprocesos de informes y consultas consume tiempo por la búsqueda de datos específicos y genera reprocesos que surgen por la lectura errada de información almacenada en celdas de Excel; en el caso de los informes, requieren no solo encontrar los datos relevantes de los usuarios, también es necesario efectuarlos en su totalidad. Igualmente, es preciso efectuar varias revisiones en el subproceso de consulta de confirmación de la fecha de egreso de pacientes de Compensar; esta la hace el Jefe de Rehabilitación y Educación al comienzo de cada mes, en ella se determina cuales son los usuarios que poseen salida en ese periodo de tiempo; esto no solo implica hacer una revisión reiterada, igualmente, existen casos en los cuales es necesario extender el tratamiento del paciente y mientras los especialistas hacen esta valoración, la Fundación no comunica la decisión a la entidad en el tiempo acordado La herramienta utilizada para la gestión del sistema de historias clínicas en el presente proyecto parte del diseño de una base de datos en Access; esta presenta varias ventajas en la ejecución de los subprocesos. Por una parte, el sistema propuesto evita la realización de nuevos registros cuando existe un paciente que termina su tratamiento y pasa a estado inactivo, o por el contrario, cuando un usuario reingresa a la Fundación, es decir, pasa a estado activo; permite que tan solo realizando el cambio de un campo, queden guardados los datos del paciente con su nuevo estado en el sistema. Además, la base de datos facilita los subprocesos de consultas e informes, ya que estos se encuentran establecidos con los datos necesarios para los diferentes fines; para el subproceso de consulta de confirmación de la fecha de egreso de pacientes de Compensar se ha programado una alarma que avisa que paciente o el grupo de pacientes que esta próximo a salir con diez días de anterioridad. Esto permite una mejor utilización de los recursos y evitar fallos en la comunicación oportuna con la entidad. Finalmente, la base de datos facilita la implementación de indicadores que permiten hacer una medición y seguimiento de la gestión del sistema de calidad, comparando los valores esperados y los valores reales para el desarrollo de los subprocesos; esto permite efectuar un.

(15) II.06(10)92. 15. control y análisis a los directivos de la Fundación para establecer las acciones correctivas a los procesos..

(16) II.06(10)92. 16 V. ESTRUCTURA DEL TRABAJO. El trabajo esta fundamentado en el ciclo PDCA; una vez propuesto el sistema de gestión de calidad en el proceso de las historias clínicas de la Fundación Niñez y Desarrollo, se tiene como plan desarrollar los subprocesos con los cambios implementados, para luego ejecutarlos. De acuerdo a los indicadores establecidos, se puede verificar que los resultados de la ejecución se aproximen a los de la planeación. La evaluación y análisis de las variables en estudio son la base para determinar las acciones correctivas a realizar en el proceso. Igualmente, se procede a estandarizar las soluciones derivadas del ciclo. 5.1 MAPA GENERAL DE PROCESOS DE LA FUNDACIÓN En la Fundación Niñez y Desarrollo pueden identificarse claramente cinco procesos; el primero es el de aplicación, tabulación, acciones preventivas y de mejora, el cual permite identificar el nivel de satisfacción del usuario en lo relacionado con la atención brindada y las instalaciones, para así realizar acciones de mejoría y correctivas. El segundo proceso es el de auditoria interna, con el cual se mide de manera cuantitativa el desempeño del profesional y la adherencia a los parámetros y guías clínicas institucionales. El tercer proceso es el de Estudios de Caso, que tiene por objetivo incentivar la buena práctica asistencial, la integralidad del manejo instaurado al paciente y la asesoria a los padres para contribuir a mejorar la calidad del tratamiento brindado al paciente, a través de los informe de evolución. El cuarto proceso es el de Epidemiología, con el cual se efectúan reportes acerca de eventos infecciosos o de notificaciones de violencia contra la mujer y/o al menor..

(17) II.06(10)92. 17. El quinto proceso es el de historias clínicas, el cual permite llevar a cabo la apertura de la historia de un paciente que ingresa o reingresa a la Fundación, realizar consultas, generar informes y efectuar el cierre de la historia clínica. El mapa de procesos de la Fundación es el siguiente:. PROCESOS FUNDACIÓN NIÑEZ Y DESARROLLO. Aplicación, Tabulación, Acciones preventivas y de mejora. Auditoria Interna. Estudios de Caso. Epidemiología. Historias Clinicas. Figura 1.. El proceso de la Fundación seleccionado para trabajar en el presente proyecto es el de Historias Clínicas, ya que es el que presenta una mayor oportunidad de mejora, la cual esta relacionada con el manejo de la información.. 5.2 MAPA DEL PROCESO DE HISTORIA CLINICA. 5.2.1 INTRUDUCCION El proceso de historias clínicas en la Fundación Niñez y Desarrollo consta de cinco subprocesos de primer nivel; el primero es la apertura de historia clínica, el cual esta relacionado con el registro del ingreso de una paciente nuevo a la institución. El segundo es el cierre de historia clínica, el cual esta constituido de dos subprocesos de segundo nivel: el cierre de historia clínica por terminación de tratamiento y el cierre de historia clínica por abandono de tratamiento..

(18) II.06(10)92. 18. El tercer subproceso de primer nivel es la consulta de historia clínica, el cual esta formado por tres subprocesos de segundo nivel: la consulta para confirmación de la fecha de egreso de un paciente de Compensar, la consulta para la generación de una certificación de integración a un centro educativo y la consulta para la generación de una certificación requerida por el acudiente de un paciente en estado activo o inactivo. El cuarto subproceso de primer nivel es el informe de historia clínica, este a su vez esta integrado por dos subprocesos de segundo nivel: el informe de historia externo, es decir, el que va dirigido a Compensar; el segundo es el informe interno, el cual es presentado a la dirección de la Fundación. Finalmente, el último subproceso de primer nivel es la apertura de historia clínica de un paciente que reingresa a la institución; este es característico de pacientes que pertenecen a Compensar, a la ETB y de usuarios particulares. Todos los subprocesos de primer y segundo nivel se pueden observar en la figura 2:.

(19) II.06(10)92. 19. MAPA DE PROCESO DE HISTORIAS CLÍNICAS:. Proceso Historias Clínicas Fundación Niñez y Desarrollo. Apertura de Historia Clínica. Cierre de Historia Clínica. Consulta de historia clínica. Subprocesos de Primer Nivel. Informe de historia clínica. Apertura de historia clínica por reingreso de paciente Subprocesos de Segundo Nivel. Cierre de historia clínica por terminación de tratamiento. Cierre de historia clínica por abandono de tratamiento. Consulta de historia clínica para confirmación de la fecha de egreso de paciente de Compensar Consulta de historia clínica para generación de una certificación de integración a centro educativo Consulta de historia clínica para generación de una certificación requerida por el acudiente de un paciente activo o inactivo. Figura 2.. Informe de historia clínica externo. Informe de historia clínica externo.

(20) II.06(10)92. 20. 5.2.2 SUPROCESO DE PRIMER NIVEL: APERTURA DE HISTORIA CLINICA Mediante este subproceso se hace el registro de la historia clínica de un paciente que ingresa a la Fundación por primera vez. El procedimiento que se realiza es el siguiente: Inicialmente, el paciente llama o llega a la Fundación y lo recibe la Secretaria Recepcionista. Ella le pregunta al paciente de que entidad procede o si es particular. Cuando se trata de una entidad privada existen tres alternativas; la primera es Compensar, la segunda es la ETB y la ultima son las Fuerzas Militares. Si el paciente pertenece a Compensar, existen diferentes procedimientos a practicar antes de programar una cita los cuales están relacionados con las edades de los pacientes. Lo primero que se analiza es si el usuario es menor o mayor a los cuatro años de edad. En caso de ser menor a este límite será recibido incondicionalmente. Si el paciente es menor a los dos años se procede a programar el horario para el tratamiento que requiere según el (o los) especialista (s) que ordena la remisión. Si el paciente es mayor a los dos años y además si este puede caminar entonces se programa el horario para recibir atención de Fonoaudiología, de Terapia ocupacional o de ambas, según la remisión medica. Cuando el paciente es mayor a dos años y no puede caminar, entonces se cuadra el horario para ser atendido por Fonoaudiología, Terapia Ocupacional o ambas, según la remisión y para Fisioterapia. Cuando el paciente tiene una edad mayor a los cuatro años y si este presenta autismo, entonces se procede a realizar una valoración por Psicología. Si el autismo resulta ser funcional, entonces se programa el horario con Fonoaudiología, Terapia Ocupacional y Psicología; en algunos casos para Educación Especial. Si el autismo no es funcional, el paciente no es recibido por la Fundación. El siguiente paso es analizar a los usuarios que no presentan autismo. Para pacientes menores a los ocho años de edad y que además presentan un trastorno severo de comportamiento o para pacientes mayores a los cuatro años que no presenta este diagnostico, se les programa horario para recibir atención de una, varias o cada una de las especialidades, es decir, Fonoaudiología, Terapia Ocupacional, Psicología y Educación especial. En el caso de ser un.

(21) II.06(10)92. 21. paciente mayor a los ocho años y que además presenta un trastorno severo entonces no es recibido por la institución. Si el paciente es remitido de las Fuerzas Militares entonces el afiliado debe solicitar una cita para hacer una valoración del paciente, la cual la realiza el Jefe de Rehabilitación. De acuerdo a los resultados de la valoración se da lugar a programar el horario del paciente. Si se trata de un paciente que proviene de la ETB, entonces se procede a programar el horario del usuario sin necesidad de valoración alguna. Por ultimo, si el paciente es particular, el procedimiento a efectuar es el mismo que siguen los usuarios de las Fuerzas Militares. En el momento que ya se han establecido los diferentes horarios, se genera la apertura de la carpeta del paciente, anexando a esta la remisión, la valoración si es el caso y una fotocopia del documento del paciente. El usuario asiste a la primera cita con uno de los especialistas que lo va a tratar según la remisión médica o la valoración realizada en la institución, este procede a completar los datos del paciente en la historia clínica. Una vez ha completado la información del paciente, comienza a realizar la primera sesión de su tratamiento. En ella completa los diferentes diagnósticos que presenta el paciente, para ello cada área (Fonoaudiología, Psicología, Fisioterapia, Terapia Ocupacional) dispone de un formato especial. Cada sesión tiene una duración de treinta minutos, es responsabilidad del usuario llegar a tiempo, de lo contrario no hay recuperación del tiempo de retraso. Una vez ha finalizado la sesión y si al paciente se le ha programado una cita con otro especialista, el primer profesional se dirige con el segundo, presenta al paciente y le hace entrega de la carpeta. El segundo especialista da inicio a la primera sesión del tratamiento requerido completando los diagnósticos ahora observados. La rotación del paciente continúa según la programación de las citas con los diferentes especialistas que se le han asignado al comienzo. Una vez la carpeta del paciente ha rotado por los especialistas que le fueron asignados y se han establecido los diferentes diagnósticos que posee el usuario, se hace entrega de la carpeta al Jefe de Rehabilitación quien traslada la información de la historia clínica que se encuentra en la carpeta a la base de datos y da paso a la verificación del ingreso exitoso..

(22) II.06(10)92. 22. Los diagnósticos no necesariamente deben ser completados en su totalidad en la primera sesión que les corresponden a cada especialista, puesto que este proceso requiere de la elaboración de varias pruebas que conllevan tiempo. Cuando se acaba el tiempo de la sesión, se continúa con el desarrollo de las pruebas en las siguientes sesiones del tratamiento. Esta situación se presenta principalmente con el área de Psicología, quienes por características propias a su procedimiento demoran más que las otras especialidades. Al cabo de las ocho sesiones de tratamiento por especialista se espera que cada profesional haya completado los diagnósticos del paciente y tengan preparado un resumen de los mismos, para luego hacer entrega de la carpeta al Jefe de Rehabilitación, quien actualiza los diagnósticos del usuario en la base de datos y verifica que el registro haya sido exitoso. La secretaria de Coordinación entrega el resumen a los acudientes y traslada la carpeta al archivo activo de la Fundación..

(23) II.06(10)92. 23. Diagrama de flujo Apertura de historia clínica: Inicio. Requerimiento de la institución por parte del paciente. ¿Se trata de un paciente particular o de una entidad privada?. Particulares. Entidad. ¿De cual entidad se trata?. Fuerzas Militares Pedir una cita para valoración. Compensar. Valoración realizada por el Jefe de Rehabilitación. ¿Se trata de un paciente menor o mayor a los cuatro años de edad?. <4. >4. ETB. Se cuadra horario según valoración. Si ¿Se trata de un paciente menor o mayor a los dos años de edad?. <2 Se recibe el paciente y se programa el horario de acuerdo a la remisión sin necesidad de valoración. Si. >2. El paciente pasa a valoración por Psicología. No. ¿El paciente presenta trastorno severo de comportamiento?. ¿El paciente camina o no camina? Si ¿Se trata de un paciente con autismo funcional?. No Se programa horario para Fonoaudiología, Terapia Ocupacional o ambas, según remisión.. ¿El paciente presenta autismo?. Se programa horario para Fonoaudiología, Terapia Ocupacional o ambas, según remisión y para Fisioterapia. No >8 Si. ¿Se trata de un paciente menor o mayor a los ocho años de edad?. No se recibe. Se programa horario para Fonoaudiología, Terapia Ocupacional y Psicología. En algunos casos para Educación Especial. Apertura de la carpeta. Realización de la primera sesión. Continuación siguiente página. No. <8 Se programa horario dentro de un período de prueba. Se programa horario según remisión.

(24) II.06(10)92. 24 Viene de la página anterior. Registro de la información del paciente en la carpeta. Rotación de la carpeta entre las diferentes áreas. Entrega de la carpeta al Jefe de Rehabilitación. Registro de la información del paciente en la base de datos. Verificación de los datos. Retorno de la carpeta a los especialistas. Registro de los siguientes diagnósticos. Elaboración de resumen de historia. Entrega de la carpeta actualizada al Jefe de Rehabilitación. Registro de los diagnósticos actualizados en la base de datos. Verificación del nuevo ingreso. Continuación siguiente página.

(25) II.06(10)92. 25. Viene de la página anterior. Entrega del resumen de historia a los acudientes. Ubicación de la carpeta en el archivo activo. Fin. Figura 3.. Esquema global Inputs/Outputs:. Entradas al sistema: •. Datos personales del afiliado. •. Datos personales del usuario. •. Datos clínicos del usuario. •. Remisión. Salidas del sistema: •. Registro de las historias clínica en el sistema. •. Registro de las historias clínica en la carpeta. Modelo de procedimiento:. 1. Objetivo Realizar el registro de las historias clínicas de los pacientes Fundación.. nuevos que ingresan a la.

(26) II.06(10)92. 26. 2. Alcances Completar los registros con datos relevantes para la Fundación de los nuevos pacientes de acuerdo a la información personal y clínica.. 3. Mapa del Proceso •. Cursograma analítico (Ver figura 4):. (Los Símbolos empleados se pueden observar en la Tabla 1 de Anexos). Actividades: Operación 1: Apertura de la carpeta de la historia clínica Operación 2: Realización de la primera sesión Operación 3: Registro de la información del paciente en la carpeta Operación 4: Rotación de la carpeta entre las diferentes áreas Transporte 1: Entrega de la carpeta a el Jefe de Rehabilitación Almacenamiento 1: Registro de la información del paciente en la base de datos. Inspección 1: Verificación de los datos Transporte 2: Retorno de la carpeta a los especialistas Operación 5: Registro de los siguientes diagnósticos Operación 6: Elaboración de resumen de historia Transporte 3: Entrega de la carpeta actualizada a el Jefe de Rehabilitación Almacenamiento 2: Registro de los diagnósticos actualizados en la base de datos Inspección 2: Verificación del nuevo ingreso Transporte 4: Entrega de la carpeta a la Secretaria Recepcionista Transporte 5: Entrega del resumen de historia a los acudientes Almacenamiento 3: Ubicación de la carpeta en el archivo activo de Rehabilitación.

(27) II.06(10)92 •. 27. Versión gráfica:. 1 5 2 6 3 3 4 2 1. 2. 1 4 1 5 2. 3. Figura 4..

(28) II.06(10)92 •. 28. Versión tabular: Cursograma Analítico. Diagrama Núm. 1 Hoja 1. Resumen. Actividad. Subproceso: clínica. Apertura. de. historia. Método: Propuesto. Propuesta. 6 5 0 2 3. Operación Transporte Espera Inspección Almacenamiento. Tiempo máximo planeado: 8 semanas No DETALLES DEL METODO PROPUESTO 01. Apertura de la carpeta. 02. Realización de la primera sesión. 03. Registro de la información del paciente en la carpeta. 04. Rotación de la carpeta. 05. Entrega de la carpeta al Jefe de Rehabilitación. 06. Registro de la información del paciente en la base de datos. 07. La realiza la Secretaria Recepcionista A cargo del primer especialista Los datos del paciente son registrados en la primera sesión Los especialistas completan los diagnósticos del paciente. Verificación de los datos. 08. Retorno de la carpeta a los especialistas. 09. Registro de diagnósticos. 10. Elaboración historia. 11. Entrega de la carpeta actualizada al Jefe de Rehabilitación. 12. Registro de los diagnósticos actualizados en la base de datos. 13. OBSERVACIONES. los de. siguientes. resumen. de. Verificación del nuevo ingreso. 14. Entrega de la carpeta a la Secretaria Recepcionista. 15. Entrega del resumen de historia a los acudientes. 16. Ubicación de la carpeta en el archivo activo Total. Lugar: Oficina Rehabilitación. 6. 5. 0. 2. 3. de.

(29) II.06(10)92. 29. 4. Responsables •. Jefe de Rehabilitación: Registro de la información del paciente en la base de datos Registro de los diagnósticos actualizados en la base de datos Verificación de los datos Entrega de la carpeta a la secretaria. •. Secretaria Recepcionista: Apertura de la carpeta de la historia clínica Ubicación de la carpeta en el archivo activo Entrega del resumen de historia a los acudientes. •. Equipo de especialistas: Registro de la información del paciente en la carpeta Registro de los diagnósticos Elaboración de resumen de historia Entrega de la carpeta al Jefe de Rehabilitación Entrega de la carpeta actualizada a el Jefe de Rehabilitación. 5. Plan de Contingencia a. ¿Qué pasa si alguno de lo especialistas le va a ser entrega de la carpeta del paciente al Jefe de Rehabilitación para que realice el registro o la actualización de la historia clínica y este no se encuentra? La historia clínica puede ser entregada en ese momento a la Secretaria Recepcionista o esperar para entregarla directamente al Jefe de Rehabilitación, para que el proceda a realizar el registro..

(30) II.06(10)92. 30. b. ¿Qué sucede si transcurren las ocho sesiones de tratamiento por especialista y no se ha completado la valoración total del paciente? Lo ideal es que al cabo de este tiempo se tenga el registro total actualizado de la historia clínica del paciente en el sistema para que Compensar autorice la prolongación del tratamiento según los diagnósticos observados del paciente. Sin embargo se podría generar el informe con los diagnósticos encontrados en las ocho sesiones. En general, se trata de una medida para evitar el empleo de un mayor número de sesiones completando los diagnósticos que realizando el debido tratamiento al paciente. c. ¿Qué sucede si un paciente llega tarde a la sesión o hubo retrasos ocasionados por el mismo? Las sesiones son de treinta minutos, de modo que cualquier incumplimiento por parte del paciente, se le descontara al tiempo destinado para la consulta y se prosigue el tratamiento en una siguiente sesión.. 6. Instrucciones especiales •. Vigencia de almacenamiento de registros en el sistema: Indefinida. •. Vigencia de almacenamiento de registros impresos: Indefinida. •. Lugar de almacenamiento de los registros impresos: Archivo activo. 7. Procesos anteriores •. Ninguno. 8. Procesos siguientes •. Consulta de historia clínica cuando se solicite. •. Informe de historia clínica de acuerdo al convenio con la entidad.

(31) II.06(10)92. 31. 9. Indicadores de productividad. Indicador de tiempo de registro: Este indicador permite comparar el tiempo esperado para llevar a cabo la apertura de historia clínica, es decir, que esta se encuentre registrada y actualizada en el sistema, con el tiempo real que tarda dicho proceso. A un usuario le son programadas dos sesiones por semana y se ha acordado un límite de cuatro semanas para tener el registro total de la historia clínica del paciente, es decir, en ocho sesiones, ya que al cabo de este tiempo se debe hacer entrega de un informe de evaluación inicial a Compensar para que autorice la prolongación del tratamiento. Este límite de tiempo se ha generalizado para las demás entidades no solo Compensar, con el fin de establecer una medida de rendimiento de los profesionales de la Fundación para completar el registro de las historias clínicas de los usuarios que ingresan. Para realizar la medición y el control del tiempo empleado se ha establecido un indicador utilizando dos campos de la base de datos, la fecha de afiliación del usuario y la fecha de diagnostico; la primera es el momento en que el usuario inicia su tratamiento en la Fundación, es decir, corresponde a la primera sesión a la que asiste. La segunda es la fecha en la que el Coordinador actualiza los diagnósticos del paciente en el sistema una vez la carpeta ha rotado por los distintos especialistas que completan las valoraciones del paciente. La diferencia entre los dos campos da como resultado el número de días utilizados para completar la historia clínica:. Días Totales = Fecha de Diagnóstico − Fecha de Afiliación. Este resultado debe ser menor o igual al tiempo esperado, es decir, 30 días:. Días Totales ≤ 30.

(32) II.06(10)92. 32. Si es mayor entonces se procede a analizar cuales son las causas que están incurriendo en una demora en el sistema. •. Estructura de informe del indicador:. Figura 5. En la figura 59 de la sección de Anexos se puede observar un ejemplo del indicador.. 10. Frecuencia de emisión Este proceso se ejecuta cada vez que llega un paciente a la Fundación para iniciar tratamiento.. 11. Modelo de historia clínica en el sistema •. Formulario con los datos del afiliado:. Figura 6..

(33) II.06(10)92 •. 33. Formulario con los datos personales y fechas relacionadas con el paciente:. Figura 7..

(34) II.06(10)92 •. 34. Formulario con los datos clínicos del paciente:. Figura 8.. 12. Ultima versión Versión Access 2003, Fecha Mayo 24 de 2006. Esta revisión anula y reemplaza a las de fecha anterior..

(35) II.06(10)92. 35. 5.2.3 SUPROCESO DE PRIMER NIVEL: CIERRE DE HISTORIA CLINICA Mediante este subproceso se hace el cierre de la historia clínica de un paciente en estado activo. El procedimiento que se realiza es el siguiente: El cierre de la historia puede darse por terminación o por abandono del tratamiento. En el caso de que el tratamiento haya finalizado, la secretaria recepcionista ingresa en la carpeta del usuario el formato de egreso elaborado por los diferentes especialistas y ubica la carpeta nuevamente en el archivo activo. A cada uno de los pacientes se le asigna una cita periódica con el fin de hacerle un seguimiento, la regularidad depende de la edad del paciente y de la valoración realizada por el equipo de profesionales. Si el usuario es menor a los cuatro años de edad entonces se le asigna un control cada dos meses; si es mayor a esta edad y la valoración final es satisfactoria pero existen todavía dudas, el control se efectúa cada tres meses; finalmente, si el paciente es mayor a los cuatro años de edad y la valoración es completamente satisfactoria, se cita a control cada seis meses. De acuerdo a los resultados del seguimiento de cada paciente, se establece si se encuentra nivelado o si por el contrario no se ha mantenido estable. En el caso de la primera opción, el equipo de especialistas prepara un informe de cierre, es decir, un resumen de historia clínica y registra un formato fijado para la culminación total de tratamiento; luego proceden a entregar la carpeta del paciente con los dos documentos al Jefe de Rehabilitación, quien se encarga de registrar el nuevo estado del paciente en el sistema, es decir, inactivo. Igualmente completa el motivo del retiro del paciente en la base de datos, en este caso por finalización de tratamiento. Por ultimo, la secretaria hace entrega del informe de cierre a los acudientes y traslada la carpeta al archivo muerto de la institución. En el caso de que el paciente no se encuentre estable, es decir, que haya retrocedido en su diagnostico, el equipo de especialistas completa el formato de reingreso al tratamiento y el paciente retoma el horario que tenía antes de haberlo finalizado..

(36) II.06(10)92. 36. Si el retiro del paciente se debe a abandono del tratamiento, el Jefe de Rehabilitación hace el registro en el sistema del motivo por el cual el paciente suspendió el tratamiento; las causas más frecuentes son el fallecimiento del paciente, la dificultad en el transporte y la cancelación de la afiliación con la entidad de salud; se concluye que un usuario deja el tratamiento cuando se presenta una inasistencia de cuatro sesiones que tenga por especialista, momento en el cual la Fundación llama al acudiente para conocer la razón de la ausencia. Posteriormente, la Secretaria Recepcionista ubica la carpeta del paciente en el archivo pasivo. Cada año, en el mes de Enero el Jefe de Rehabilitación reorganiza las historias clínicas de pacientes que han abandonado el tratamiento, de modo que si el usuario suspendió el tratamiento antes del mes de Diciembre, se ubica la carpeta en el archivo muerto; si fue durante este mes, la carpeta continúa en archivo pasivo.

(37) II.06(10)92. 37. Diagrama de flujo de Cierre de historia clínica: Inicio. Retiro del paciente. ¿Se debe por terminación o por abandono del tratamiento?. Terminación. Se coloca el informe de egreso en la carpeta del paciente. <4. Registro del motivo de abandono en el sistema La carpeta del paciente se ubica dentro del archivo pasivo. La carpeta del paciente se ubica dentro del archivo activo. ¿El paciente es menor o mayor a cuatro años?. Abandono. Tomando como base el mes de Enero del año siguiente al abandono de tratamiento. ¿El paciente se retiro previa o posteriormente al mes de Diciembre del año vigente a la suspensión?. >4. Posterior. Se hace seguimiento del paciente cada dos meses. Satisfactoria. ¿La valoración es satisfactoria o completamente satisfactoria?. Se hace seguimiento del paciente cada tres meses. Previa Muy Satisfactoria. Se hace seguimiento del paciente cada tres meses. La carpeta del paciente se ubica dentro del archivo muerto. La carpeta del paciente continúa en archivo pasivo. Fin. ¿El paciente se encuentra nivelado o no?. Si. No. Se elabora el informe de cierre. Se diligencia formato de reingreso a tratamiento. Se diligencia formato de culminación total de tratamiento. Se programa horario de acuerdo a las áreas a las que asistía. Entrega de la carpeta al Jefe de Rehabilitación. Continuación siguiente página. Fin.

(38) II.06(10)92. 38. Viene de la página anterior. Registro en el sistema de estado inactivo del paciente y el motivo de cierre. Entrega del informe de cierre a los acudientes. La carpeta se ubica dentro del archivo muerto. Fin. Figura 9..

(39) II.06(10)92. 39. 5.2.3.1 SUBPROCESO DE SEGUNDO NIVEL: CIERRE DE HISTORIA CLÍNICA POR TERMINACIÓN DE TRATAMIENTO. Subproceso de primer nivel al que pertenece: Cierre de historia clínica. Esquema global Inputs/Outputs:. Entradas al sistema: •. Historia clínica del paciente en el sistema. •. Carpeta de la historia clínica del paciente. •. Informe de egreso. Salidas del sistema: •. Registro del estado inactivo del paciente en el sistema. Modelo de procedimiento:. 1. Objetivo Cerrar la historia clínica de un paciente que termina su tratamiento en la Fundación.. 2. Alcances Documentar la salida del paciente de la Fundación. Registrar la salida en la base de datos y conservar la información impresa que contiene la carpeta del paciente en el archivo muerto de la Fundación.. 3. Mapa del Proceso •. Cursograma analítico (Ver figura 10):. (Los Símbolos empleados se pueden observar en la Tabla 1 de Anexos)..

(40) II.06(10)92 Actividades Operación 1: Colocar el informe de egreso en la carpeta del paciente Almacenamiento 1: Ubicar la carpeta dentro del archivo pasivo Operación 2: Hacer seguimiento del paciente Operación 3: Elaboración del informe de cierre Operación 4: Diligenciar formato de culminación total de tratamiento Transporte 1: Entrega de la carpeta al Jefe de Rehabilitación Almacenamiento 2: Registrar en el sistema el estado inactivo del paciente Almacenamiento 3: Registrar en el sistema el motivo de cierre Inspección 1: Verificación de un registro exitoso en la base de datos Transporte 2: Entrega de la carpeta a la Secretaria Recepcionista Transporte 3: Entrega del informe de cierre a los acudientes Almacenamiento 4: Ubicar la carpeta dentro del archivo muerto. 40.

(41) II.06(10)92 •. 41. Versión gráfica: 1. 1. 2. 3. 4. 1 2. 3. 1. 2. 3 4. Figura 10..

(42) II.06(10)92 •. 42. Versión tabular: Cursograma Analítico. Diagrama Núm1 Hoja 1. Resumen. Actividad. Propuesta. Subproceso: Cierre de historia clínica por terminación de Operación Transporte tratamiento. 4 3 0 1 4. Espera Inspección Almacenamiento. Método: Propuesto Tiempo máximo planeado: 5 días. OBSERVACIONES. No. DETALLES DE METODO PROPUESTO. 01. Colocar el informe de egreso en la carpeta del paciente. 02. Ubicar la carpeta dentro del archivo pasivo. Lugar: Oficina Rehabilitación. 03. Hacer seguimiento paciente. Según diagrama de flujo. 04. Elaboración del informe de cierre. 05. Diligenciar culminación tratamiento. formato total. del. de de. 06. Entrega de la carpeta al Jefe de Rehabilitación. 07. Registrar en el sistema el estado inactivo del paciente. 08. Registrar en el sistema el motivo de cierre. 09. Verificación de un registro exitoso en la base de datos. 10. Entrega de la carpeta a la Secretaria Recepcionista. 11. Entrega del informe de cierre a los acudientes. 12. de. Ubicar la carpeta dentro del archivo muerto Total. Lugar: Salón de archivos 4. 3. 0. 1. 4.

(43) II.06(10)92. 43. 4. Responsables •. Jefe de Rehabilitación: Registro en el sistema el estado inactivo del paciente y el motivo de suspensión del tratamiento Verificación de un registro exitoso en la base de datos Entrega de la carpeta a la Secretaria Recepcionista. •. Secretaria Recepcionista: Colocar el informe de egreso en la carpeta del paciente Ubicar la carpeta dentro del archivo pasivo Entrega del informe de cierre a los acudientes Ubicar la carpeta dentro del archivo muerto. •. Equipo de especialistas: Hacer seguimiento del paciente Diligenciar formato de culminación total de tratamiento Elaboración del informe de cierre Entrega de la carpeta al Jefe de Rehabilitación. 5. Plan de Contingencia a. ¿Qué pasa si el Jefe de Rehabilitación al verificar el registro en el sistema observa que ha inactivado a un paciente que continua en la Fundación? Cuando se registra a un paciente con estado inactivo, la información en la base de datos nunca se pierde; en este caso, se vuelve hacer la activación en el formulario correspondiente.. 6. Instrucciones especiales •. Vigencia de almacenamiento de registros en el sistema: Indefinida, dentro de la sección de usuarios inactivos de la base de datos. •. Vigencia de almacenamiento de registros impresos: diez años.

(44) II.06(10)92 •. 44. Lugar de almacenamiento de los registros impresos: Archivo pasivo y archivo muerto.. 7. Procesos anteriores •. Consulta de historia clínica. 8. Procesos siguientes •. Ninguno. 9. Indicadores de productividad. Indicador de tiempo de desactivación por terminación: Este indicador permite comparar el tiempo esperado y el tiempo real empleado para realizar la desactivación de la historia clínica de un paciente que culmina su tratamiento. El tiempo esperado para llevar a cabo este subproceso es cinco días; este tiempo abarca desde la fecha en que el equipo de especialistas inicia la preparación del formato de culminación de tratamiento y el informe de cierre hasta la fecha en que el Coordinador inactiva al paciente del sistema. Los campos utilizados en la base de datos para realizar la medición y seguimiento son la fecha de cierre y la fecha de desactivación. La diferencia entre los dos campos da como resultado el número de días utilizados para inactivar al paciente del sistema:. Diferencia Días = Fecha de Desactivación − Fecha de Cierre. Este resultado debe ser menor o igual al tiempo esperado, es decir, cinco días:. Diferencia Días ≤ 5. Si es mayor entonces se procede a analizar cuales son las causas que están ocasionando una demora en el sistema..

(45) II.06(10)92 •. 45. Estructura de informe del indicador:. Figura 11.. En la figura 60 de la sección de Anexos se puede observar un ejemplo del indicador.. 10. Frecuencia de emisión. Este proceso se ejecuta cada vez que un paciente termina su tratamiento en la Fundación. 11. Modelo de historia clínica en el sistema. •. Formulario con los datos del afiliado del paciente inactivo:. Figura 12..

(46) II.06(10)92 •. 46. Formulario con los datos personales del paciente inactivo:. Figura 13.. •. Formulario con el motivo de egreso del paciente:. Figura 14.. 12. Ultima versión. Versión Access 2003, Fecha Mayo 24 de 2006. Esta revisión anula y reemplaza a las de fecha anterior. Esta revisión anula y reemplaza a las de fecha anterior..

(47) II.06(10)92. 47. 5.2.3.2 SUBPROCESO DE SEGUNDO NIVEL: CIERRE DE HISTORIA CLÍNICA POR ABANDONO DE TRATAMIENTO. Subproceso de primer nivel al que pertenece: Cierre de historia clínica. Esquema global Inputs/Outputs:. Entradas al sistema: •. Historia clínica del paciente en el sistema. •. Carpeta de la historia clínica del paciente. Salidas del sistema: •. Registro del estado inactivo del paciente en el sistema. Modelo de procedimiento:. 1. Objetivo. Cerrar la historia clínica de un paciente que abandona su tratamiento en la Fundación.. 2. Alcances. Registrar la salida del paciente en la base de datos y conservar la información impresa que contiene la carpeta del paciente en el archivo pasivo de la Fundación.. 3. Mapa del Proceso. •. Cursograma analítico (Ver figura 15):. (Los Símbolos empleados se pueden observar en la Tabla 1 de Anexos)..

(48) II.06(10)92. 48. Actividades Operación 1: Conocer el motivo del abandono de tratamiento Operación 2: Comunicar el resultado al Jefe de Rehabilitación Almacenamiento 1: Registrar en el sistema el estado inactivo del paciente Almacenamiento 2: Registrar en el sistema el motivo de abandono Almacenamiento 3: Ubicar la carpeta del paciente dentro del archivo pasivo Inspección 1: Verificación de un registro exitoso en la base de datos Demora 1: Espera hasta el mes de Enero del siguiente año al que usuario abandono el tratamiento Almacenamiento 4: Ubicar las carpetas de los pacientes dentro del archivo muerto de acuerdo al criterio de selección..

(49) II.06(10)92 •. 49. Versión gráfica:. 1. 2. 1. 2. 3. 1. 1. 4. Figura 15..

(50) II.06(10)92 •. 50. Versión tabular:. Cursograma Analítico. Diagrama Núm1 Hoja 1. Resumen Actividad. Propuesta. Subproceso: Cierre de historia clínica por abandono de Operación Transporte tratamiento Espera. 2 0 1 1 4. Inspección Almacenamiento. Método: Propuesto Tiempo máximo planeado: 5 días DETALLES DEL No METODO PROPUESTO 01. Conocer el motivo abandono de tratamiento. 02. Comunicar el resultado al Jefe de Rehabilitación. 03. Registrar en el sistema el estado inactivo del paciente. 04. Registrar en el sistema el motivo de abandono. del. 05. Ubicar la carpeta del paciente dentro del archivo pasivo. 06. Verificación de un registro exitoso en la base de datos. 07. 08. OBSERVACIONES Después de dos semanas de ausencia, la secretaria llama al acudiente. El archivo pasivo esta localizado en la Oficina de Coordinación. Espera hasta el mes de Enero del siguiente año al que usuario abandono el tratamiento El archivo muerto esta localizado en el salón de archivos. Ubicar las carpetas de los pacientes dentro del archivo muerto de acuerdo al criterio de selección Total. 2. 0. 1. 1. 4.

(51) II.06(10)92. 51. 4. Responsables. •. Jefe de Rehabilitación: Registro en el sistema el estado inactivo del paciente y el motivo de abandono Verificación de un registro exitoso en la base de datos. •. Secretaria Recepcionista: Conocer el motivo del abandono de tratamiento Comunicar el resultado al Jefe de Rehabilitación Ubicar la carpeta del paciente dentro del archivo pasivo Ubicar la carpeta del paciente dentro del archivo muerto. 5. Plan de Contingencia. a. ¿Qué pasa si el Jefe de Rehabilitación al verificar el registro en el sistema observa que ha inactivado a un paciente que continua en la Fundación? Se vuelve hacer la activación del paciente en el formulario correspondiente. b. ¿Qué pasa con la carpeta de un paciente en estado inactivo si se han completado diez años desde la fecha del abandono del tratamiento? La carpeta es eliminada del archivo muerto de la Fundación.. 6. Instrucciones especiales. •. Vigencia de almacenamiento de registros en el sistema: Indefinida, dentro de la sección de usuarios inactivos de la base de datos. •. Vigencia de almacenamiento de registros impresos: diez años. •. Lugar de almacenamiento de los registros impresos: Archivo pasivo y archivo muerto. 7. Procesos anteriores. •. Apertura de historia clínica.

(52) II.06(10)92. 52. 8. Procesos siguientes. •. Ninguno. 9. Indicadores de productividad. Indicador de tiempo de desactivación por abandono: Este indicador permite medir el tiempo que transcurre desde la fecha correspondiente al momento en que la secretaria de Coordinación se comunica con los acudientes y conoce la causa del abandono del tratamiento del paciente, hasta la fecha de desactivación, en la cual el Jefe de Rehabilitación inactiva al usuario del sistema. El tiempo límite para lograr este fin es tres días. Los campos empleados en la base de datos para realizar el seguimiento son la fecha de comunicación y la fecha de desactivación. El número de días empleados para llevar a cabo la inactivación del usuario se obtiene hallando la diferencia entre los dos campos:. Diferencia Días = Fecha de Desactivación − Fecha de Comunicación. Este resultado debe ser menor o igual al tiempo esperado, es decir, tres días:. Diferencia Días ≤ 3. Si los días totales llegan a ser mayores al valor mencionado entonces se procede a detectar las fallas que están generando el atraso en el subproceso..

(53) II.06(10)92 •. 53. Estructura de informe del indicador:. Figura 16.. En la figura 61 de la sección de Anexos se puede observar un ejemplo del indicador.. 10. Frecuencia de emisión. Este proceso se ejecuta cada vez que un paciente abandona su tratamiento en la Fundación. 11. Modelo de historia clínica en el sistema. El mismo empleado en el subproceso de cierre de historia clínica por terminación de tratamiento.. 12. Ultima versión. Versión Access 2003, Fecha Mayo 24 de 2006. Esta revisión anula y reemplaza a las de fecha anterior.

(54) II.06(10)92. 54. 5.2.4 SUPROCESO DE PRIMER NIVEL: CONSULTA DE HISTORIA CLINICA. Mediante este subproceso se realizan consultas de la historia clínica de un paciente en estado activo o estado inactivo. El procedimiento que se realiza es el siguiente: Una consulta en la Fundación puede generarse cuando se necesita la confirmación de la fecha de egreso de un usuario perteneciente a Compensar o cuando se requiere de la expedición de alguna certificación. En el primer caso, la base de datos mediante un dispositivo de alerta informa cuales son los pacientes de Compensar que tienen una fecha de salida próxima, lo cual permite al Jefe de Rehabilitación identificar los usuarios que finalizan su tratamiento en ese período; una vez se tiene la lista, se hace un comunicado al equipo de especialistas que tratan a este grupo, para que ellos lleven a cabo una valoración e indiquen su situación a la Coordinación, en un tiempo límite de diez días. De acuerdo a los resultados entregados, si se observa que el usuario requiere de la prolongación del tratamiento entonces se genera un informe dirigido al acudiente y a la entidad a la cual esta afiliado, además, se actualiza la fecha de egreso en el sistema. Si por el contrario, el usuario esta por culminar con éxito el tratamiento entonces se confirma la fecha de egreso mediante un informe dirigido igualmente al afiliado y a la entidad. El proceso de consultas en la Fundación también se utiliza para la generación de certificados. En el caso de que la consulta sea para completar los datos acerca de la integración de un paciente a un centro educativo, entonces el grupo de especialistas hacen entrega de la propuesta al Jefe de Rehabilitación, quien realiza la consulta en el sistema de acuerdo a un formato establecido para este fin. La información localizada es comunicada a la Secretaria Recepcionista para que redacte una carta dirigida al centro educativo explicando los motivos que tiene la institución para integrar al paciente y luego es entregada al acudiente..

(55) II.06(10)92. 55. También se realizan consultas para expedir certificados que necesitan los acudientes con la información del paciente que se encuentra vinculado a la Fundación o que lo ha estado en el pasado. En ambos casos, la Secretaria Recepcionista comunica la solicitud realizada por el acudiente al Jefe de Rehabilitación, quien hace la consulta de acuerdo al formato establecido en el sistema según el caso, es decir, para usuarios activos o para usuarios inactivos. Los datos son comunicados a la Secretaria Recepcionista para que ella redacte la carta de certificación y se la entregue al acudiente..

(56) II.06(10)92. 56. Diagrama de flujo Consulta de historia clínica: Inicio. Requerimiento de consulta. Confirmación. ¿Se trata de una confirmación de la fecha de egreso de paciente de Compensar o para generación de una certificación?. El sistema avisa con diez días de anterioridad los pacientes que tienen fecha próxima de egreso. ¿Es para la integración del usuario a un centro educativo o es requerida por el acudiente?. Informar a los especialistas que tratan al paciente. Valoración de los especialistas si es necesario la prolongación del tratamiento. Integración. Requerimiento. Realizar la consulta según el formato establecido para integración de niños al centro educativo en la base de datos. Realizar la consulta según el formato establecido para certificación de diagnóstico de pacientes activos o inactivos en la base de datos, según el caso. Redactar la carta dirigida al centro educativo con los datos de la consulta. Redactar la carta de certificación con los datos de la consulta. Informar los resultados de la valoración al Jefe de Rehabilitación. Entrega de la carta al acudiente ¿ Se debe hacer la prolongación del tratamiento? Si. Generar una carta dirigida al acudiente y a la entidad comunicando el resultado Entrega de la carta al acudiente y a la entidad. Actualizar la fecha de egreso en el sistema. Certificación. No Fin. Generar una carta dirigida al acudiente y a la entidad comunicando la terminación. Entrega de la carta al acudiente y a la entidad. Confirmar la fecha de egreso en el sistema. Fin Fin. Figura 17.. Entrega de la carta al acudiente. Fin.

(57) II.06(10)92. 57. 5.2.4.1 SUBPROCESO DE SEGUNDO NIVEL: CONSULTA DE HISTORIA CLÍNICA PARA CONFIRMACIÓN DE LA FECHA DE EGRESO DE PACIENTE DE COMPENSAR. Subproceso de primer nivel al que pertenece: Consulta de historia clínica. Esquema global Inputs/Outputs:. Entradas al sistema: •. Historia clínica del paciente en el sistema. •. Historia clínica del paciente en el sistema. Salidas del sistema: •. Carta de terminación o prolongación de tratamiento. Modelo de procedimiento:. 1. Objetivo. Realizar la consulta de la fecha de salida de los pacientes de Compensar en el sistema para confirmar su salida.. 2. Alcances. Determinar si un paciente debe continuar el tratamiento o si ya lo puede concluir cuando se acerca la fecha de egreso que se tenía programada.. 3. Mapa del Proceso. •. Cursograma analítico (Ver figura 18):. (Los Símbolos empleados se pueden observar en la Tabla 1 de Anexos)..

(58) II.06(10)92. 58. Actividades Operación 1: Identificar el/los paciente(s) que tiene(n) salida próxima, diez días antes a la fecha de egreso programada Operación 2: Informar a los especialistas que tratan al paciente Operación 3: Valoración de los especialistas si es necesario la prolongación del tratamiento Operación 4: Informar los resultados de la valoración al Jefe de Rehabilitación Operación 5: Realizar la consulta según el formato establecido para confirmación de fecha de salida Operación 6: Comunicar los datos de la consulta a la Secretaria Recepcionista Inspección 1: Verificar los datos que son comunicados Operación 7: Generar una carta avisando la terminación o prolongación de tratamiento al acudiente y a la entidad Operación 8: Entrega de la carta al acudiente Operación 9: Enviar la carta a la entidad Operación 10: Revalidar la fecha de egreso en el sistema..

(59) II.06(10)92 •. 59. Versión gráfica: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 7. 1. 8. 9. Figura 18..

(60) II.06(10)92 •. 60. Versión tabular: Cursograma Analítico. Diagrama Núm1 Hoja 1. Resumen. Actividad Subproceso: Consulta de historia clínica para confirmación de la fecha de egreso de paciente de Compensar Método: Propuesto Tiempo máximo planeado: 10 días. No. Identificar los pacientes con salida próxima. 02. Informar a los especialistas que tratan al paciente. 03. Valoración de los especialistas si es necesario la prolongación del tratamiento. 04. Informar los resultados de la valoración al Jefe de Rehabilitación. 06. 07. 08 09 10 11. 9 1 0 1 0. Operación Transporte Espera Inspección Almacenamiento. DETALLES DEL METODO PROPUESTO. 01. 05. Propuesta. OBSERVACIONES. El sistema avisa con diez días de anterioridad El informe es por teléfono. El informe es por teléfono. Realizar la consulta según el formato establecido para confirmación de fecha de salida Comunicar los datos de la consulta a la Secretaria Recepcionista. Estos comunicados teléfono. son por. Dos copias documento. del. Verificar los datos que son comunicados Generar una carta avisando la terminación o prolongación de tratamiento Entregar la carta al acudiente Enviar la carta a la entidad. Se envía por Fax. Revalidar la fecha de egreso en el sistema Total. 9. 1. 0. 1. 0.

(61) II.06(10)92. 61. 4. Responsables. •. Jefe de Rehabilitación: Identificar el/los paciente(s) que tiene(n) salida próxima Informar a los especialistas que tratan al paciente Realizar la consulta Comunicar los datos de la consulta a la Secretaria Recepcionista Verificar los datos. •. Secretaria Recepcionista: Generar una carta comunicando el resultado final Entregar la carta al acudiente y a la entidad. •. Equipo de especialistas: Valoración de los pacientes Informar los resultados de la valoración a la Coordinación. 5. Plan de Contingencia. a. Qué pasa si el equipo de especialistas no entrega la valoración en el tiempo propuesto, es decir, diez días? En el caso de que al paciente se le encuentre apto para salir no hay problema, se le da la carta informando su salida a la institución y al acudiente. Cuando es necesario prolongar el tratamiento, entonces se hace un comunicado especial a la entidad con el resultado de la valoración. b. Que sucede si el mensaje de la base de datos que comunica diez días antes los pacientes próximos a salir, sale en un fin de semana? El tiempo límite real para que los especialistas realicen la valoración es ocho días, por ello se ha dado una holgura de dos días con el fin de tener en cuenta en el sistema los días no hábiles. Por otra parte, la base de datos continúa generando el mensaje hasta que el.

(62) II.06(10)92. 62. Coordinador realice la lectura del mismo, así haya salido por primera vez en días pertenecientes al fin de semana.. 6. Instrucciones especiales. •. Vigencia de almacenamiento de registros en el sistema: Indefinida. •. Vigencia de almacenamiento de registros impresos: N/A. •. Lugar de almacenamiento de los registros impresos: N/A. 7. Procesos anteriores. •. Apertura de historia clínica. 8. Procesos siguientes. •. Cierre de historia clínica, en el caso de que el paciente este por concluir su tratamiento. 9. Indicadores de productividad. Indicador de tiempo para confirmación de fecha de egreso: Este indicador permite comparar el tiempo esperado para llevar a cabo la confirmación de la fecha de egreso de un paciente afiliado a Compensar, con el tiempo real que tarda dicho proceso. El tiempo transcurrido desde que el Jefe de Rehabilitación conoce los pacientes próximos a salir hasta que el grupo de especialistas completan la valoración de los pacientes y le comunican el resultado a la Coordinación, debe ser igual a diez días. Para realizar la medición y el control del tiempo real que demora este procedimiento se ha establecido un indicador empleando dos campos de la base de datos, la fecha de lectura, que corresponde al momento en que el Coordinador conoce los pacientes que finalizan su.

(63) II.06(10)92. 63. tratamiento y la fecha de confirmación, que corresponde a la revalidación de la fecha de salida del paciente en el sistema. La diferencia entre los dos campos da como resultado el número de días utilizados para completar el procedimiento: Días Transcurridos = Fecha de confirmación − Fecha de lectura. Este resultado debe ser menor o igual al tiempo esperado, es decir, diez días: Días Transcurridos ≤ 10. Si es mayor entonces se procede a analizar cuales son las causas que están incidiendo en un retraso en el sistema. •. Estructura de informe del indicador:. Figura 19.. En la figura 62 de la sección de Anexos se puede observar un ejemplo del indicador.. 10. Frecuencia de emisión. Este proceso se ejecuta cada vez que un paciente de Compensar esta próximo a salir..

(64) II.06(10)92. 64. 11. Modelo de consulta de historia clínica para confirmación de la fecha de egreso de paciente de Compensar. Figura 20.. •. El modelo de aviso de los usuarios próximos a salir se puede observar en la figura 55.. 12. Ultima versión. Versión Access 2003, Fecha Mayo 24 de 2006. Esta revisión anula y reemplaza a las de fecha anterior.