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Factura Electrónica: Manual del Proveedor

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Academic year: 2021

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Factura Electrónica: Manual del Proveedor

Resumen

:

Manual del Proveedor para la Factura Electrónica

Registro de modificaciones:

Versión Descripción Autor Fecha Aprobado por Fecha aprobación

1.00 Versión inicial. Diego Rodriguez Copado 07/11/14 1.01 Revisión menor. Diego Rodriguez Copado 30/01/15 1.02 -Nueva ver. Cliente.

-Envío de facturas desde cliente. -Revisión menor.

Diego Rodriguez Copado 05/03/15

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Índice de contenido

1 - Introducción...5

2 - Uso del programa de facturación...6

2.1 - Instalación...6

2.2 - Configuración inicial de Facturae...8

2.2.1 - Configuración Face.gob.es...11

2.3 - Realización de una factura ...12

2.3.1 - Incluir emisor...13

2.3.2 - Incluir receptor...15

2.3.3 - Detalle de la factura...22

2.3.4 - Adjuntos...25

2.3.5 - Suplidos...27

2.3.6 - Resumen de datos de la factura ...28

2.3.7 - Guardar borrador...28

2.3.8 - Firmar borrador...29

2.4 – Enviar facturas desde cliente Facturae...31

2.5 - Importar / Exportar facturas...33

2.6 - Configuración adicional de Facturae...39

3 - Portal web FACe...40

3.1 - Introducción...40

3.2 - Alta de proveedor en la web...41

3.3 - Enviar factura electrónica desde la web...44

3.4 - Consulta de facturas desde la web...47

3.5 - Anulación de Facturas...48

3.6 - Directorio de organismos...49

4 – Relación de códigos...51

5 – Glosario...57

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Índice de ilustraciones

Ilustración 1: Sección de descargas en la web de facturae...6

Ilustración 2: Pasos de la instalación facturae...7

Ilustración 3: Pantalla de carga facturae...8

Ilustración 4: Pantalla inicial de facturae...8

Ilustración 5: Configuración de proxy...11

Ilustración 6: Ventana "Generar Factura" de Facturae...12

Ilustración 7: Ventana para añadir centros administrativos...20

Ilustración 8: Ventana de generación de factura...22

Ilustración 9: Ventana de generación de factura...23

Ilustración 10: Nueva linea de detalle de factura...24

Ilustración 11: Adjuntar anexos desde el portal web FACe...25

Ilustración 12: Adjuntar anexos desde el programa Facturae...25

Ilustración 13: Opcion de adjuntos locales. No utilizar para mandar anexos...26

Ilustración 14: Ventana para agregar suplidos...27

Ilustración 15: Lista de borradores...29

Ilustración 16: Ventana de selección de certificado...30

Ilustración 17: Proceso para importar facturas...34

Ilustración 18: Proceso para exportar facturas...35

Ilustración 19: Ventana configuración de Facturae...39

Ilustración 20: Formulario de alta de certificado en la web face...43

Ilustración 21: Enviar una factura al portal de proveedores...44

Ilustración 22: Resumen de la factura antes de enviarla...45

Ilustración 23: Consulta de facturas...47

Ilustración 24: Ventana del directorio de organismos...49

Ilustración 25: Detalles del resultado de busqueda...50

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1 - Introducción

Este documento presenta toda la información necesaria para poder presentar una factura electrónica, desde el alta del proveedor al envío de la misma.

Así mismo, se muestra el uso básico del programa de facturación Facturae.

Para obtener una visión general del proceso, se recomienda encarecidamente ver el videotutorial disponible en el portal FACe (enlace) así como consultar el tríptico informativo con las preguntas más frecuentes (enlace triptico pdf)

En este manual se presupone que el usuario dispone de un certificado personal válido instalado en el equipo. En caso contrario, puede dirigirse a la pagina de la FNMT https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados/persona-fisica en la que encontrará información al respecto y en la que se le informará del proceso para solicitar un certificado digital.

También es posible utilizar su DNIe junto con un lector de tarjetas para identificarse y poder firmar las facturas sin necesidad de certificado digital.

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2 - Uso del programa de facturación

En esta sección se detalla el proceso de realización de una factura utilizando el programa Facturae.

2.1 - Instalación

La aplicación Facturae es totalmente gratuita. Podemos descargarla desde la web de facturae, en la sección de descargas,

http://www.facturae.gob.es/formato/Paginas/descarga-aplicaciones.aspx

También se encuentra disponible una versión no oficial del programa que corrige algunos problemas en la dirección:

https://ssweb.seap.minhap.es/almacen/descarga/fichero/b2f0659ef7ecd118d7bb3f 2b870278179ebf6b94

Una vez descargado, lo ejecutamos para instalarlo.

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La instalación es muy sencilla y nos va guiando durante el proceso. No es necesario cambiar nada para que el programa funcione.

NOTA: Si estamos actualizando a la versión no oficial 3.1.1 de Facturae, podemos

conservar el historial de facturas si lo instalamos en el directorio de la versión anterior (por defecto, C:\Facturae-3.1).

Una vez instalado, ya podemos iniciar el programa haciendo click en el icono del escritorio, o bien desde el menú inicio en la carpeta “facturae”.

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2.2 - Configuración inicial de Facturae

Para conectarnos al sistema de facturación FACe, es necesario introducir algunos datos. Abrimos el programa Facturae. Puede tardar un poco en cargar la configuración.

Una vez cargado, se muestra la pantalla inicial. En el lateral izquierdo tenemos el menú con las distintas acciones disponibles.

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Ilustración 3: Pantalla de carga facturae

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Opcional: Para poder utilizar todas las funcionalidades del programa Facturae se

recomienda configurar un certificado personal.

Para ello, desde la ventana principal, accedemos al menú de configuración:

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Se mostrará una ventana para seleccionar la ubicación del certificado digital a usar para interactuar con FACE:

Almacén de Windows/Internet Explorer: Contiene los certificados instalados en el

sistema.

Utilizar DNIe: En este caso, no hace falta seleccionar certificado. Simplemente tras

marcar la opción pulsamos Aceptar.

Seleccionar certificado de disco (p12): Seleccione esta opción para importar un

archivo individual desde un archivo.

Pulsamos el botón “Seleccionar certificado”, elegimos el certificado deseado y pulsamos “Aceptar”.

En caso de tener alguna duda en el proceso puede consultarse la guia de Facturae del Ministerio, páginas 52 y siguientes:

-Guía de usuario Facturae 3.1

Ministerio de Industria, Energía y Turismo

http://www.facturae.gob.es/formato/...Guia-Usuario-Facturaev3-1.pdf

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En la ventana de configuración también tenemos la opción de introducir información de proxy, en caso de que sea necesario su uso por las características de la red.

La configuración de proxy se encuentra debajo de la configuración FACE.

2.2.1 - Configuración Face.gob.es

Para que el programa comunique correctamente con FACe, se debe estar registrado en FACe / Proveedores. Consulte el apartado 3.2 - Alta de proveedor para más información.

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2.3 - Realización de una factura

De manera general, el proceso de realización de la factura se descompone en las siguientes partes:

Añadir al emisor y al receptor, es decir, la persona/empresa que hace la factura y hacia quien va dirigida.

Añadir los detalles de la factura, que representan cada uno de los elementos facturados.

De forma opcional, añadir otros elementos que puedan aparecer en la factura como descuentos o cargos generales (los descuentos o cargos específicos de un elemento concreto se incluyen al añadir ese elemento). • Por último, firmar la factura, que es lo que dota a la factura de validez y la

deja lista para ser presentada a la administración.

Seleccionamos “Generar Factura” en el menú de la izquierda, tras lo cual se nos muestra la siguiente ventana:

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2.3.1 - Incluir emisor

En el cuadro de emisor podemos seleccionar en el desplegable emisores que hayan sido introducidos previamente. Si el emisor y receptor han sido creados anteriormente, bastará con seleccionarlos del desplegable. En ese caso, podemos continuar por la siguiente sección del manual: 2.3.2 - Detalle de la factura. En otro caso, para introducir un nuevo emisor, elegimos entre persona física o jurídica y pulsamos el botón de añadir usuario.

A continuación, introducimos los datos necesarios en las diferentes pestañas.

Los campos con un asterisco son obligatorios. Los demás campos son opcionales y

si no podemos rellenarlos no hay problema en dejarlos en blanco.

El campo identificador debe ser numérico, si no, no se guardarán los datos. Es

importante señalarlo porque aunque los identificadores se asignan automáticamente puede ser que en la primera factura de todas si que haya que ponerlo a mano.

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Para terminar, pulsamos el botón “Guardar” y si los datos son válidos, el emisor aparecerá en el desplegable listo para seleccionarlo. En caso contrario, se mostrará un mensaje en rojo indicando cuál de los campos hay que corregir.

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2.3.2 - Incluir receptor

El Receptor de la factura es la persona o entidad hacia la que va dirigido el cargo de la factura.

Para incluir un receptor, seleccionamos persona física o jurídica según corresponda y pulsamos el botón o bien lo seleccionamos del desplegable en caso de que ya hayamos definido algún receptor con anterioridad.

Hay dos métodos para dar de alta un nuevo receptor:

Método preferente:

Importante: para utilizar este método hace falta haber configurado el cliente Facturae, así como haber dado de alta nuestro certificado en la web FACe.

Si no lo ha hecho aún, consulte los apartados 2.2 - Configuración inicial de Facturae y 3.2 - Alta de proveedor para más información, o bien utilice el método alternativo. En la ventana emergente que se muestra al añadir el receptor, seleccionamos “Si”.

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A continuación, hay que introducir la información relativa al sistema FACe. Para ello, rellenamos los campos “Órgano gestor” “Unidad Tramitadora” y “Oficina contable”. Empezando por “Órgano gestor”, pulsamos el botón situado a la derecha para introducir los datos.

Hacemos click en el desplegable y buscamos el centro receptor, en este ejemplo, “Diputación Provincial de Jaén”, rellenamos los datos y pulsamos el botón aceptar.

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Una vez completado el “Órgano Gestor” se habilitará la edición del siguiente (“Unidad Tramitadora”).

Al abrir el desplegable, sólo se mostrarán las Unidades Tramitadoras relacionadas con el Órgano Gestor introducido anteriormente, para facilitar el proceso.

Introducimos los datos referentes a la Unidad Tramitadora, y para terminar repetimos el proceso para la oficina contable.

Una vez que hayamos introducido los datos del emisor, Órgano Gestor, Unidad Tramitadora y Oficina Contable, pulsamos el botón para guardar los datos.

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Método alternativo:

El Receptor de la factura es la persona o entidad hacia la que va dirigido el cargo de la factura.

En la ventana emergente que se muestra al añadir el receptor, seleccionamos (X).

Introducimos los datos del receptor de las pestañas “General” y “Dirección”:

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Rellenamos los datos del Receptor del mismo modo que se hizo con el Emisor, y guardamos.

El usuario debe definir los “Centros Administrativos” asociados al Emisor/Receptor a través del botón creado para tal efecto.

Para ello, pulsamos el botón editar ( )

Pulsando este botón, se abre un listado con los “Centros Administrativos” asociados.

Para receptores que no pertenezcan al sistema FACe no es obligatorio este paso. Para los demás, es necesario al menos definir los centros con los roles “Receptor”, “Fiscal” y “Pagador”. Dichos centros pueden coincidir en algunas ocasiones.

Es importante recalcar que los Centros Administrativos quedan ligados a cada Receptor, por lo que habrá que definirlos para cada Receptor diferente.

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Pulsando el botón “+” podemos añadir centros rellenando la información.

Los códigos de los centros administrativos indican a qué unidad se deben enviar las facturas.

MUY IMPORTANTE: Este apartado es fundamental, ya que si no se rellenan correctamente los centros administrativos, la factura no llegará a su destino.

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Los roles indispensables son “Fiscal”, “Receptor” y “Pagador”, con la siguiente equivalencia:

Los códigos de los centros administrativos se pueden consultar en la Página de proveedores, en el apartado “directorio” ( https://face.gob.es/es/directorio ).

Para mas información sobre la consulta de centros administrativos consulte la sección “3.6 - Directorio de organismos”.

Para un listado de los centros administrativos de los ayuntamientos de la provincia, consulte el apartado 4 – Relación de códigos.

Cuando ya no se desee crear nuevos “Centros Administrativos”, pulsar el botón “Volver” desde la ventana que presenta el listado de “Centros Administrativos”. Finalmente pulsar “Guardar”:

• Si los datos insertados son correctos, se mostrará el siguiente mensaje de éxito en color verde: “Se ha guardado correctamente”. A partir de ese momento los datos del nuevo sujeto pasarán a formar parte de la base de datos.

• Si por el contrario, los datos son incorrectos o falta algún campo obligatorio por cumplimentar, aparecerá el siguiente mensaje de error en color rojo: “Error, complete los campos obligatorios”. Además, aparecerán resaltados en color rojo los campos que falten por rellenar.

Con esto, tenemos todos los datos necesarios para dar de alta tanto emisores como receptores de factura. Una vez introducidos los datos, pulsamos el botón

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2.3.3 - Detalle de la factura

En el panel de “Detalle de factura” (Ilustración 7) podemos añadir los conceptos a facturar implicados en la transacción mercantil, es decir, cada uno de los elementos que componen la factura, así como todos aquellos elementos que normalmente están asociados a los mismos: cargos, descuentos, medios de pago, etc.

Pulsando en el botón “+” del panel “Detalle de factura” se mostrará una ventana en la que podemos introducir información referente a una linea de la factura.

Habrá que repetir el siguiente proceso para cada elemento.

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Esta es la ventana que se nos muestra:

En la zona “General” hay que introducir los datos principales de la factura: Cantidad de elementos, precio unitario y descripción. Así mismo, a la derecha, podemos añadir tanto “Descuentos” como “Cargos”. Tan solo es necesario introducir el concepto y el porcentaje correspondiente.

Los campos “Importe total” e “Importe bruto” se calculan automáticamente al modificar los anteriores.

Para introducir un impuesto (como por ejemplo el IVA) pulsamos el botón “+” del panel de impuestos. Se nos mostrará una ventana en la que hemos de elegir el tipo de impuesto (en este ejemplo, seleccionamos IVA), elegir el porcentaje adecuado a nuestro producto en el desplegable, y pulsar aceptar.

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Una vez cumplimentados todos los campos obligatorios, si se pulsa el botón “Cancelar” se desecharán los datos introducidos y saldrá de la ventana sin salvar la información introducida.

Si se pulsa el botón “Aceptar”, se comprobará que como mínimo, se hayan introducido los datos obligatorios para definir el concepto. En caso de no cumplirse dicha condición, se mostrará un mensaje informativo y se marcarán en rojo los datos que falten por rellenar.

Si, por el contrario, se cumplen los requisitos, la acción de aceptar hará que el concepto se incluya en la factura, quedando reflejado en una nueva fila de la tabla de conceptos.

Repitiendo este proceso podemos añadir tantas lineas a la factura como sea necesario. Una vez acabado, podemos añadir descuentos o cargos, pero a nivel general de factura (a nivel individual se pueden definir a la hora de introducir cada elemento como se ha explicado anteriormente).

Para añadir un descuento o cargo general, seleccionamos “Descuento” o “Cargo” en el cuadro debajo de los detalles de factura, y pulsamos el botón “+”

E introducimos los datos (si el porcentaje es fraccionario, utilizar punto)

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2.3.4 - Adjuntos

Hay dos métodos para incluir documentos anexos a la factura:

• Desde la página web de FACe, en el apartado “Anexos” al remitir cada factura. (Para mas información, consulte el apartado 3.2 - Enviar factura electrónica del manual)

• Desde el programa Facturae, al hacer la factura.

En el apartado “Adjuntos” (ver Ilustración 11) pulsando el botón “+” podemos añadir ficheros.

En la ventana emergente, seleccionamos la extensión del desplegable y buscamos el archivo a incluir. Debemos dejar marcada la opción “Incluir en XML” e indicar una descripción del archivo

Ilustración 11: Adjuntar anexos desde el portal web FACe

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Ambos métodos son igualmente válidos y se puede utilizar indistintamente.

IMPORTANTE: No utilizar la opción “Adjuntos” de la ventana principal (ver imagen).

Esta opción es para incluir adjuntos LOCALES que NO SE ENVIAN.

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2.3.5 - Suplidos

Los gastos suplidos son aquellos que se facturan por separado porque el comprador lo pide expresamente. En la pestaña “Suplidos” podemos introducir datos de este tipo.

Pulsando “+” se muestra una ventana en la que nos pedirá datos como tipo de residente e identificación fiscal del emisor y receptor, así como importe total.

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2.3.6 - Resumen de datos de la factura

En la parte inferior de la ventana de generación de facturas se muestra un cuadro resumen de todos los datos numéricos introducidos.

Si metemos mas información, estos campos se vuelven a calcular automáticamente, a excepción de dos:

Gastos financieros: es una cantidad (expresada con dos decimales) que se suma al

importe total de la factura, dando lugar al Total a ejecutar (en euros).

Por gastos financieros se entienden todos aquellos gastos originados como consecuencia de financiarse una empresa con recursos ajenos.

En la cuenta de gastos financieros destacan entre otras las cuentas de intereses de obligaciones y bonos, los intereses de deudas, los intereses por descuento de efectos, las diferencias negativas de cambio, y se incluyen también dentro de este apartado los gastos generados por las pérdidas de valor de activos financieros.

Extensión (XML): este campo opcional esta diseñado para usuarios avanzados que

deseen introducir información adicional en la factura, y que dicha información se incluya en el XML de la misma. Para más información, consulte el apartado bibliografía.

2.3.7 - Guardar borrador

Una vez introducidos todos los datos de la factura, se procede a realizar un borrador de la misma. Para esto, pulsamos el botón “Guardar borrador” situado en la esquina inferior izquierda.

Si toda la información es correcta, se genera el borrador. En caso contrario, un mensaje de color rojo alertará de los campos que sean incorrectos y haya que corregir.

Una vez creado el borrador, se almacena a la espera de ser firmado, modificado, o eliminado.

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2.3.8 - Firmar borrador

En la ventana principal de Facturae, en el apartado borradores, tenemos disponibles todas las facturas no firmadas.

Para firmarla, la seleccionamos y pulsamos “firmar” en la parte inferior de la pantalla.

A continuación aparecerá una ventana de menor tamaño destinada a la selección de un certificado digital (de entre todos los instalados en el navegador del ordenador del usuario) necesario para la firma digital de la factura.

En caso de que no aparezca la ventana de selección de certificados, es posible que sea debido a que el antivirus bloquee algunas de las características del programa. Desactivar el antivirus y reiniciar la aplicación Facturae podría resolver el problema.

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Escogemos el certificado deseado de los disponibles, pulsamos el botón “Continuar” (esquina inferior izquierda) y si todo es correcto, se generará una nueva factura localizada en la carpeta “Emitida”.

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2.4 – Enviar facturas desde cliente Facturae

Importante: No se pueden enviar facturas desde el cliente Facturae v3.1. Utilice el

método alternativo descrito en el apartado 3.3 - Enviar factura electrónica desde la web o actualice a la versión no oficial 3.1.1 (apartado 2.1 - Instalación).

Para la versión 3.1.1:

Una vez firmada la factura, aparece en el apartado “Emitida” de Facturae:

Seleccionamos la factura que queramos enviar y pulsamos el botón “Enviar” en la zona inferior.

Nos pedirá confirmación del envío:

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Si pulsamos “Aceptar” se nos mostrará el estado actual de la factura:

NOTA: En caso de no poder realizar el envío desde el programa Facturae, puede

enviar la factura desde la web https://face.gob.es/ usando método alternativo descrito en el apartado 3.3 - Enviar factura electrónica desde la web.

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2.5 - Importar / Exportar facturas

A través de la opción “Importar/Exportar” de la ventana principal es posible exportar o importar facturas, es decir, guardar nuestras facturas en ficheros externos al programa, y también cargarlas al programa Facturae.

De este modo, podemos pasar las facturas a otro equipo o mandarlas por correo, por ejemplo.

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Importar Facturas: para cargar archivos de facturas individuales.Importar Base de Datos: para cargar una base de datos existente.Importar Facturas de versión previa de la aplicación: para trasladar

las facturas de una versión anterior de Facturae.

Exportar facturas: permite guardar facturas del programa en archivos individuales.

Exportar Base de Datos a fichero: guarda toda la base de datos del programa (todas las facturas) en un fichero en disco.

Seleccionamos la opción deseada y pulsamos “continuar”.

Al importar facturas, seleccionamos los archivos con el botón marcamos el estado de la factura y pulsamos importar.

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Para exportar facturas el proceso es muy similar:

Seleccionamos qué facturas se van a exportar (emitidas, borradores, todas...) seleccionamos una carpeta en la que se van a guardar y pulsamos exportar. Facturae generará una carpeta con la fecha, en cuyo interior encontraremos las facturas.

De manera alternativa, si lo que se desea es exportar una única factura,

podemos seguir los siguientes pasos:

1- Generamos la factura de manera habitual y la firmamos. 2- Nos dirigimos a la vista principal del programa.

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3- Seleccionamos las facturas emitidas.

4- Marcamos la factura deseada, y pulsamos “Ver XML” en la parte inferior.

5- El contenido de la factura se nos mostrará en nuestro navegador por defecto.

A partir de aquí los pasos pueden variar ligeramente dependiendo de la configuración del sistema y del navegador:

(37)

6- Desde el navegador que se ha abierto, guardar el contenido de la factura (Menú “ Archivo > Guardar Como... ” o teclas Control+S) en un archivo.

Antes de guardarlo, seleccionar como tipo “Todos los documentos” y poner como terminación del nombre del archivo “.xsig”:

Hecho esto ya tenemos disponible nuestra factura. En caso de no poder

seleccionar esta opción:

-Guardar el documento de manera normal en la ubicación deseada ignorando el cambio de tipo siguiendo los pasos anteriores.

(38)

-Abrir las propiedades de carpeta, desmarcar la opción “Ocultar extensiones para tipos de archivos conocidos” en la pestaña “Ver” y pulsar “Aceptar”.

-Buscar el archivo de factura que hemos guardado anteriormente, y cambiarle el nombre, asegurándonos de sustituir la terminación “.xml” que trae por defecto por “.xsig”:

-Ya tenemos disponible nuestra factura.

Para más información sobre las diferentes opciones al Importar/Exportar, consultar Guía de usuario Facturae 3.1 (enlace disponible en Bibliografía y enlaces) página 64 y siguientes.

(39)

2.6 - Configuración adicional de Facturae

Es posible configurar los números de factura. Por defecto las facturas se emiten con un numero del estilo “Emit-1” incrementándose con cada factura.

Si queremos cambiarlo, pulsamos “Configuración” en la ventana principal y en la ventana de configuración, cambiamos los números de facturación según nuestras necesidades.

(40)

3 - Portal web FACe

3.1 - Introducción

En la dirección https://face.gob.es/ podemos acceder al portal web de facturación FACe.

A través de él tenemos acceso a los siguientes servicios: Registro de proveedores en el portal, envío de facturas a la administración, consulta de facturas así como un directorio de organismos.

(41)

3.2 - Alta de proveedor en la web

Aunque no es obligatorio darse de alta como proveedor en la web FACe, si que es recomendable para poder utilizar toda su funcionalidad.

Para darnos de alta como proveedor hay que seguir los siguientes pasos: • Nos dirigimos al portal FACe: https://face.gob.es/

Una vez en la portada de la web, nos dirigimos al apartado “Proveedores”.

(42)

Se nos presentará un formulario web, en el que tenemos que rellenar los siguientes campos:

Email: correo electrónico de contacto donde se le notificarán cualquier incidencia con su solicitud de alta.

PEM: parte pública del certificado electrónico que usará para enviar las facturas a través de servicios web.

Usuarios autorizados: Datos personales de las personas que podrán acceder a la renovación de este certificado en face.gob.es

Durante los pasos del alta en la página de FACe, se solicita el campo PEM. Los pasos para obtenerlo se detallan a continuación.

El campo PEM es la parte pública de su certificado digital:

• En su explorador, ir al menú de Exportación de Certificados (Menú contenido / Certificados) de Internet Explorer.

• Se abrirá un asistente para la exportación de certificados.

Es importante seleccionar la opción “X.509 codificado en base 64 (.cer)”. • Una vez exportado el archivo, lo abrimos con un editor de texto cualquiera. • El PEM es la parte pública del certificado que empieza por “BEGIN CERTIFICATE” y

termina por “END CERTIFICATE” (Ambos incluidos).

Una vez este completo el formulario, pulsamos el botón “Enviar” (abajo a la derecha) tras lo cual se nos pedirá que elijamos un certificado personal para firmar la solicitud.

Aceptamos y si todo está correcto se nos confirmará el alta como proveedor:

(43)
(44)

3.3 - Enviar factura electrónica desde la web

Sin necesidad de estar dado de alta, podemos enviar facturas utilizando la página web desde el apartado facturas:

Es necesario introducir algunos datos para poder enviar la factura:

Correo electrónico: el mismo con el que nos dimos de alta como proveedor Fichero de factura: el fichero de la factura firmada

Anexos: (opcional) en caso de necesitar adjuntar documentación

(Máximo 5 documentos anexos de 2mb)

Código de verificación: hay que escribirlo respetando las mayúsculas

Por último pulsar el botón “Validar”.

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Se mostrará un resumen con los datos de la factura. La factura aun no está enviada.

Si los datos son correctos, pulsamos “Enviar ” y se abrirá un cuadro de dialogo para seleccionar un certificado digital de entre todos los instalados en el equipo.

Tras unos instantes, se procesará la solicitud y si todo va bien se mostrará sobre el estado de la factura:

(46)

Nota: Hay una incidencia detectada con archivos de facturas superior a 30KB en Internet Explorer 8 y 9. Esta incidencia no se encuentra en Chrome ni Firefox y se recomienda usarlos de modo alternativo en caso de error durante el envío.

IMPORTANTE: La opción “Enviar” de la ventana principal de Facturae sólo funciona en la versión 3.1.1 de Facturae y previa configuración del programa y alta de certificado.

Para la versión 3.1 de Facturae no utilizar la opción “Enviar” de la ventana principal (Ver imagen). Utilizar en su lugar el método descrito anteriormente para remitir las facturas a través del portal web FACe.

Las facturas que no se envíen a través del portal web no se recibirán correctamente y por lo tanto no se tramitarán

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3.4 - Consulta de facturas desde la web

En el apartado “Facturas”-> “Consulta de facturas con certificado” podemos consultar las facturas enviadas:

Seleccionamos nuestro certificado electrónico en el desplegable y pulsamos “Entrar

con mi certificado”.

Tenemos disponible un listado de las facturas presentadas así como una serie de filtros para poder buscar facturas concretas.

Existen 3 roles diferentes en la tramitación de una factura: • Emisor: Empresa o persona que factura.

Firmante: Persona que realiza la firma de la factura.Proveedor: Persona que presenta en FACe.

(48)

Los estados por los que puede pasar una Factura en el servicio son las siguientes: • Registrada: La factura electrónica ha sido recibida en el punto general de

entrada de facturas y ha sido registrada administrativamente, proporcionando un número de asiento registral al proveedor.

Registrada en RCF: La factura electrónica ha sido recibida y registrada en el registro contable de facturas de la oficina contable destinataria.

Contabilizada la obligación reconocida: La obligación de pago derivada de la factura ha sido reconocida.

Pagada: La obligación de pago derivada de la factura ha sido pagada.

Rechazada: La oficina contable o la unidad tramitadora han rechazado la factura, se debe indicar al proveedor el motivo del rechazo.

Anulada: La oficina contable o la unidad tramitadora aceptan la solicitud de anulación de la factura electrónica, presentada por el proveedor.

3.5 - Anulación de Facturas

Desde el apartado de “Consulta de Facturas” descrito anteriormente, se puede solicitar la anulación de una factura. Para ello, pulsamos el botón eliminar (X) y en la ventana emergente indicamos el motivo de la anulación.

La solicitud de anulación por parte del proveedor de la factura no paraliza el proceso de tramitación interno de la factura.

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3.6 - Directorio de organismos

Por último, también disponemos de un directorio de manera que es sencillo consultar Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora de los diferentes organismos.

Vista de Directorio de organismos:

Para buscar en el directorio, podemos hacer uso de los filtros de búsqueda:

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Por ejemplo, para buscar la Diputación de Jaén, seleccionamos “Entidades Locales”.

Marcamos “Jaén” en la provincia, y pulsamos “Buscar”.

Resultados de búsqueda:

En los resultados de búsqueda, podemos utilizar el botón de la derecha para consultar detalles de las unidades tramitadoras:

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Administración Oficina contable Órgano gestor Unidad tramitadora

CIF

AYTO. DE ALBANCHEZ DE MAGINA P-2300100A

AYUNTAMIENTO DE ALCALA LA REAL P-2300200I

L01230032 Intervención L01230032 Alcaldía L01230032 Intervención P-2300300G L01230047 ALCALDIA L01230047 INTERVENCION P-2300400E

L01230050 INTERVENCION L01230050 ALCALDIA P-2300500B

L01230063 INTERVENCION L01230063 ALCALDIA L01230063 INTERVENCION P-2300600J

P-2300700H

L01230085 ALCALDIA P-2300800F

AYUNTAMIENTO DE ARROYO DEL OJANCO P-2300018E P-2300900D

L01230102 ALCALDIA P-2301000B

Ayto. de Alcaudete

Ayto. de Aldeaquemada L01230047 Ayto. DE ALDEAQUEMADA

Ayto. de Andújar L01230050 UNIDAD DE

GESTION Y CONTROL DE FACTURACION

Ayto. de Arjona

AYUNTAMIENTO

DE ARJONILLA L01230079 INTERVENCION L01230079 ALCALDIA-PRESIDENCIA L01230079 INTERVENCION

Ayto. de Arquillos L01230085

SECRETARIA-INTERVENCION L01230085 SECRETARIA-INTERVENCION

Ayto. de Baeza L01230098 INTERVENCION

MUNICIPAL Ayto. L01230098 ALCALDÍA-PRESIDENCIA L01230098 INTERVENCIÓN MUNICIPAL Ayto.

LA0000076 INTERVENCION

MUNICIPAL CEE LA0000076 PRESIDENCIA DEL CENTRO ESPECIAL DE EMPLEO

LA0000076 INTERVENCIÓN MUNICIPAL CEE

LA0000075 INTERVENCION

MUNICIPAL PMJD LA0000075 PRESIDENCIA DEL PMJD LA0000075 INTERVENCION MUNICIPAL PMJD LA0000077

ADMINISTRACIÓN EMS LA0000077 PRESIDENCIA EMS LA0000077 ADMINISTRACIÓN EMS Ayto. de Bailén L01230102 INTERVENCION

MUNICIPAL L01230102 INTERVENCION MUNICIPAL

LA0000131 INTERVENCION

CEEI LA0000131 ALCALDIA-PRESIDENCIA CEEI LA0000131 INTERVENCION CEEI

4 – Relación de códigos

(52)

L01239027 ALCALDIA

P-2301300F

L01230145 ALCALDIA

P-2301400D

AYUNTAMIENTO DE BELMEZ DE LA MORALEDA P-2301500A

L01230161 INTERVENCIÓN P-2301600I

L01230177 OCL01230177 L01230177 OGL01230177 L01230177 UTL01230177 P-2301700G

P-2301800E P-2301900C P-2302000A

L01230217 Intervención L01230217 Alcaldía L01230217 Intervención P-2302100I

P-2302300E

L01230243 OC L01230243 L01230243 OG L01230243 L01230243 UT L01230243 P-2302400C L01230256 INTERVENCIÓN L01230256 ALCALDE L01230256 INTERVENCIÓN P-2302500J

P-2302600H L01230275 Alcaldía P-2302700F P-2302800D L01230294 ALCALDIA L01230294 INTERVENCION P-2302900B L01230308 ALCALDIA P-2303000J L01230315 ALCALDIA P-2303100H P-2303200F AYUNTAMIENTO DE

BEDMAR Y GARCIEZ L01239027 INTERVENCION L01239027 INTERVENCION AYUNTAMIENTO

DE BEGIJAR L01230145 AYUNTAMIENTO DE

BEGIJAR L01230145 NEGOCIADO DE CONTABILIDAD

Ayto. de Benatae L01230161 ÁREA DE

CONTABILIDAD L01230161 SECRETARIA - INTERVENCIÓN Ayto. de Cabra del Santo Cristo

Ayto. de Cambil L01230183 Rafael Fernández

Guzman L01230183 Miguel Angel García Martos L01230183 Antonia Martin Monzo

AYUNTAMIENTO DE

CAMPILLO DE ARENAS

Ayto. de Canena L01230200 Ayto. DE

CANENA L01230200 ALCALDE-PREDIDENTE L01230200 SECRETARÍA-INTERVENCIÓN Ayto. de Carboneros

AYUNTAMIENTO DE

CARCHELES L01239012 SECRETARIA INTERVENCIÓN L01239012 ALCALDE PRESIDENTE. L01239012 SECRETARIA INTERVENCIÓN Ayto. de Carolina, La

Ayto. de Castellar AYUNTAMIENTO DE

CASTILLO DE LOCUBIN

Ayto. de Cazalilla L01230275

Secretaría-Intervención L01230275 Secretaría-Intervención AYUNTAMIENTO DE

CAZORLA

L01230281 ANTONIO

MORENO VAZQUEZ L01230281 JOSE LUIS OLIVARES L01230281 ENCARNACION TAMARGO RIOS Ayto. de Chiclana de Segura L01230294 Ayto. DE

CHICLANA DE SEGURA AYUNTAMIENTO DE CHILLUEVAR L01230308 INTERVENCION L01230308 INTERVENCION AYUNTAMIENTO DE ESCAÑUELA L01230315 INTERVENCION L01230315 INTERVENCION FACTURACION AYUNTAMIENTO DE ESPELUY Página 52 de 59

(53)

AYUNTAMIENTO DE FRAILES P-2303300D

P-2303400B

AYUNTAMIENTO DE FUERTE DEL REY P-2303500I

L01230373 SECRETARIA L01230373 SECRETARIA L01230373 SECRETARIA

P-2303700E

L01230392 OC L01230392 L01230392 OG L01230392 L01230392 UT L01230392 P-2303900A L01230406 INTERVENCION L01230406 ALCALDIA L01230406 INTERVENCION P-2304000I

L01230413 ALCALDIA L01230413 INTERVENCION P-2304100G L01230428 OCL01230428 L01230428 OGL01230428 L01230428 UTL01330428 P-2304200E

P-2304300C

L01230449 INTERVENCION L01230449 INTERVENCION P-2304400A

P-2304500H

AYUNTAMIENTO DE IBROS P-2304600F

L01230487 ALCALDÍA L01230487 INTERVENCIÓN P-2304800B

L01230490 INTERVENCION L01230490 ALCALDE L01230490 INTERVENCION P-2304900J

P-2305100F L01230525 ALCALDIA L01230525 INTERVENCION P-2305200D P-2305300B P-2303800C AYUNTAMIENTO DE FUENSANTA DE MARTOS L01230341 INTERVENCION L01230341 ALCALDÍA-PRESIDENCIA L01230341 Dpto. DE CONTABILIDAD Y FACTURACION AYUNTAMIENTO DE GENAVE Ayto. de Guarromán Ayto. de La higuera

Ayto. de Higuera de Calatrava L01230413 REGISTRO DE FACTURAS

Ayto. de Hinojares

AYUNTAMIENTO DE HORNOS

Ayto. de Huelma L01230449

ALCALDE-PRESIDENTE

AYUNTAMIENTO DE HUESA

Ayto. de Iznatoraf L01230487 Ayto. DE IZNATORAF Ayto. de Jabalquinto

AYUNTAMIENTO DE JAMILENA

Ayto. de Jimena L01230525 REGISTRO DE FACTURAS

Ayto. de Jódar L01230531 INTERVENCION

JODAR L01230531 Ayto. DE JODAR L01230531 INTERVENCION JODAR

AYUNTAMIENTO DE LA GUARDIA DE JAEN

(54)

AYUNTAMIENTO DE LARVA P-2305400J

L01230559 INTERVENCION L01230559 10 SECRETARIA P-2305500G

P-2305600E

L01230578 CONTABILIDAD L01230578 ALCALDÍA L01230578 INTERVENCIÓN P-2305700C

L01230584 Intervención L01230584 Alcaldía

P-2305800A

L01230597 JOSE LUQUE P-2305900I

L01230601 Intervención L01230601 Intervención P-2306000G P-2306100E

L01230623 ALCALDIA

P-2306200C

L01230639 CONTABILIDAD P-2306300A

L01230644 ALCALDIA L01230644 INTERVENCION P-2306400I

L01230657 CONTABILIDAD L01230657 INTERVENCIÓN P-2306500F

P-2306600D P-2306700B P-2306900H

L01230709 OCL01230709 L01230709 OGL01230709 L01230709 UTL01230709 P-2307000F

L01230716 ALCALDIA L01230716 INTERVENCION P-2307100D

L01230721 ALCALDIA

P-2307300J

Ayto. de Linares L01230559 Ayto. DE

LINARES Ayto. de Lopera L01230562 FRANCISCO

GABRIEL SANCHIZ MARINL01230562 ISABEL UCEDA CANTERO L01230562 JOSE YARZA PUENTES

Ayto. de Lupión

AYUNTAMIENTO DE

MANCHA REAL L01230584 Registro contable de facturas

Ayto. de Marmolejo L01230597 JUNTA DE

GOBIERNO LOCAL L01230597 JESUS COLMENERO CARO

Ayto. de Martos L01230601 Concejal

Hacienda

AYUNTAMIENTO DE

MENGIBAR L01230618 Intervencion L01230618 Alcaldia L01230618 Tesoreria

Ayto. de Montizón L01230623

AYUNTAMIENTO DE MONTIZON

L01230623 SECRETARÍA-INTERVENCIÓN

Ayto. de Navas de San Juan L01230639 Ayto. DE NAVAS

DE SAN JUAN L01230639 INTERVENCION Ayto. de Noalejo L01230644 Ayto. DE

NOALEJO

Ayto. de Orcera L01230657 SECRETARIA -

INTERVENCIÓN

AYUNTAMIENTO DE PEAL

DE BECERRO L01230660 FRANCISCO JOSE MARTOS MARTINEZ L01230660 ANA DOLORES RUBIA SORIA L01230660 RAMON NIETO DELGADO

Ayto. de Pegalajar L01230676 Martín Lozano

Cárdenas L01230676 Juan Cordero Garrido L01230676 María Del Carmen Ruiz López

AYUNTAMIENTO DE

PORCUNA L01230695

INTERVENCION L01230695 ALCALDÍA-PRESIDENCIA

L01230695 CONTABILIDAD Y FACTURACION

Ayto. de Pozo Alcón

Ayto. de Puente de Génave L01230716 Ayto. DE PUENTE DE GENAVE

Ayto. de Puerta de Segura, La L01230721 Ayto. DE LA

PUERTA DE SEGURA L01230721 INTERVENCION-TESORERIA

AYUNTAMIENTO DE

QUESADA L01230737 juan antonio laso fernandez L01230737 Manuel Vallejo Laso L01230737 elisabeth almansa robledillo

(55)

AYUNTAMIENTO DE RUS

L01230742 ALCALDIA

P-2307400H

AYUNTAMIENTO DE SABIOTE P-2307500E

L01230768 INTERVENCION L01230768 SECRETARIA P-2307600C P-2307700A P-2307800I L01230793 ALCALDIA L01230793 INTERVENCION P-2307900G P-2308000E L01230814 Contabilidad L01230814 Intervención P-2308100C P-2308200A P-2308400G P-2308500D P-2308600B L01230872 ALCALDIA L01230872 INTERVENCION P-2308700J P-2308800H L01230905 INTERVENCION L01230905 ALCALDIA P-2309000D P-2309100B LA0000563 Intervención P-2309200J L01230933 ALCALDÍA P-2309300H P-2309400F L01230742 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD L01230742 SECRETARIA INTERVENCION

Ayto. de Santa Elena L01230768 Ayto.

AYUNTAMIENTO DE SANTIAGO DE CALATRAVA AYUNTAMIENTO DE

SANTIAGO-PONTONES L01239048 RAMON MORCILLO SEGOVIA L01239048 RAMON MORCILLO SEGOVIA L01239048 ELENA M. CORTES MARTIN DE LUCIA

Ayto. de Santisteban del Puerto L01230793 Ayto. DE SANTISTEBAN DEL PUERTO

AYUNTAMIENTO DE SANTO

TOME L01230807 MERCEDES RAMOS JODAR L01230807 FRANCISCO JIMENEZ NOGUERAS L01230807 TORIBIO GINEL PRETEL

Ayto. de Segura de la Sierra L01230814 Secretaria-Intervención

Ayto. de Siles L01230829

SECRETARIA-INTERVENCION L01230829 ALCALDE-PRESIDENTE L01230829 SECRETARIA-INTERVENCION Ayto. de Sorihuela del

Guadalimar L01230840 PEDRO MARCO MARCOS L01230840 ANA BELEN RESCALVO ALGUACIL L01230840 ROSA NAVARRO GONZALEZ

AYUNTAMIENTO DE TORREBLASCOPEDRO AYUNTAMIENTO DE TORREDELCAMPO

Ayto. de Torredonjimeno L01230872 Ayto. DE TORREDONJIMENO

AYUNTAMIENTO DE

TORREPEROGIL L01230888 INTERVENCION L01230888 INTERVENCION L01230888 INTERVENCION

 Ayto. de Torres L01230905 REGISTRO DE

FACTURAS

AYUNTAMIENTO DE TORRES DE ALBANCHEZ

Ayto. DE ÚBEDA L01230927 Ayto. L01230927 Ayto.

Ayto. de Valdepeñas de Jaén L01230933

SECRETARÍA-INTERVENCIÓN L01230933 SECRETARÍA-INTERVENCIÓN

AYUNTAMIENTO DE VILCHES

(56)

Página 56 de 59

P-2309600A P-2309700I

L01230986 INTERVENCIÓN L01230986 ALCALDE L01230986 INTERVENCIÓN P-2309800G L01230999 Intervención L01230999 Alcaldía L01230999 Intervención P-2309900E L01231010 CONTABILIDAD L01231010 INTERVENCIÓN P-2310100I

L01239033 ALCALDIA L01239033 INTERVENCION P-2310000A

DIPUTACIÓN DE JAÉN P-2300000-C L02000023 L02000023 L02000023 P7300002H L02000023 L02000023 L02000023 G23019227

Ayto. de Villanueva de la Reina L01230964 Juan Rodríguez

López L01230964 Juan Rodríguez López L01230964 Francisca Roa Lirio Ayto. de Villanueva del

Arzobispo L01230970 Francisco del Sol Cuadros L01230970 Francisco del Sol Cuadros L01230970 Francisco del Sol Cuadros  Ayto. de Villardompardo

Ayto. de Villares, Los

Ayto. de Villarrodrigo L01231010 SECRETARIA -

INTERVENCIÓN Ayto. de Villatorres L01239033 Ayto. DE

VILLATORRES

L02000023 Diputación

Provincial de Jaén L02000023 Diputación Provincial de Jaén L02000023 Diputación Provincial de Jaén Servicio Provincial de

Gestión y Recaudación Instituto de Estudios Giennenses

(57)

5 – Glosario

Adjunto: Documento externo a la factura, como imágenes, que se incluyen dentro

de la factura de manera opcional.

Borrador de factura: Factura que no esta firmada, y que por lo tanto no puede

presentarse hasta que se firme.

Certificado digital: Fichero informático que sirve para garantizar la identidad de una

persona.

Centro administrativo: Nombre genérico para designar órgano gestor, unidad

tramitadora y oficina contable de destino.

Detalle de factura: Cada uno de los elementos físicos o servicios que se incluyen en

la factura.

Emisor de una factura: Persona/empresa que hace la factura.

Extensión XML: Una extensión es una definición estructurada de información

específica, de un sector determinado, que no está contemplada en el núcleo del formato Facturae y que es de interés para emisores y receptores.

Factura electrónica: Factura en soporte electrónico, con los mismos requisitos

legales que una factura en formato físico.

Factura firmada: Factura que incluye información del certificado del emisor y esta

lista para presentarla.

Firmar una factura: Proceso informático por el cual a partir de un borrador de

factura y un certificado digital se certifica la identidad del emisor. No confundir con el acto físico de firmar un papel.

(58)

Lector de tarjetas: Dispositivo físico que permite usar el certificado del DNIe.

Presentar una factura: Enviar electrónicamente una factura firmada a la

administración,de manera que queda entregada y a la espera de tramitarse.

Proxy: Sistema informático que realiza las funciones de intermediario entre dos

redes.

Receptor de una factura: Persona/empresa hacia la que va dirigida la factura. Residente: Persona con domicilio establecido en España.

Residente en la UE: Persona con domicilio establecido fuera de España y dentro de

la Unión Europea.

Suplido: Los gastos suplidos son aquellos que se facturan por separado porque el

comprador lo pide expresamente.

(59)

6 - Bibliografía y enlaces

-Información básica, videotutorial y preguntas frecuentes

Gobierno de España

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategi... http://administracionelectronica.gob.es/pae_H...

-Manual del portal de proveedores FACe

Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

http://administracionelectronica.gob.es/PAe/FACE/manualproveedores

-Información adicional sobre las extensiones de formato

Ministerio de Industria, Energía y Turismo

http://www.facturae.gob.es/formato/Paginas/extensiones-formato.aspx

-Guía de usuario Facturae 3.1

Ministerio de Industria, Energía y Turismo

http://www.facturae.gob.es/formato/...Guia-Usuario-Facturaev3-1.pdf -Información adicional:

Portal Facturae - http://www.facturae.gob.es/paginas/Index.aspx Portal facturación para proveedores - https://face.gob.es/es/

Referencias

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