SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DE RECAUDO DE SERVICIOS
PÚBLICOS Y PRIVADOS
1. OBJETIVO
Establecer las disposiciones para realizar el recaudo efectivo de servicios públicos domiciliarios, privados y sus afines.
2. ALCANCE
Comienza con Recepción de pagos para servicios y termina con Consolidación de soportes de recaudo.
3. RESPONSABLE
Coordinador Red de Recaudo. 4. RECURSOS
Tecnología informática y comunicaciones, papelería, recurso humano, etc. 5. VOCABULARIO
CLIENTE: Persona natural o jurídica que hace uso de los servicios prestados por Servicer Ltda., por medio contractual.
USUARIO: Persona que hace uso de los servicios de los puntos de recaudo de Servicer Ltda.
6. ACTIVIDADES
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Recepción De Pagos Para Servicios: Inicia con el saludo de bienvenida al cliente.
Se solicita al usuario la factura, libreta o numero de cedula de acuerdo al servicio a cancelar y se informa el valor correspondiente a pagar, se desprende el cupón y/o tirilla (cuando aplique) que corresponde al importe cancelado y se coloca el sello al reverso. A las facturas donde se realicen pagos parciales, se les anota el valor cancelado. Por solicitud de ciertos clientes se le coloca a la factura de servicio la hora del recaudo.
Cajero Auxiliar
2
Procesamiento de Cupones: Cada cajero auxiliar procesa su información a través de la plataforma web y/o software suministrado por la empresa
Cajero Auxiliar / Cajero Principal/ Encargado de Oficina/ Auxiliar de Sistemas
cliente cuando los pagos son online y el total recaudado se relaciona en el formato S-F-47 Recaudo Diarios Y Abonos En Efectivo al finalizar el día; la validación de lo recaudado en sistema está a cargo de los Auxiliares de sistema y/o soporte Administrativo y Operativo.
Para empresas que se les recauda manual y no cuentan con código de barras en sus facturas, se sella la factura de acuerdo a las condiciones del cliente y es relacionada por el Auxiliar de Caja en el formato S-F-47 Recaudo Diarios Y Abonos En Efectivo, esta misma información es relacionada en el formato S-F-19 Recaudos Diarios y se entrega al cliente por el Auxiliar de Sistemas y/o Soporte Administrativo y Operativo.
La información del recaudo será entregada al cliente de acuerdo a las exigencias del mismo y con la periodicidad en que soliciten la información; esta información será enviada diariamente por el Cajero Auxiliar, Cajero Principal o Encargado a la Oficina Principal de Recaudo.
/ Soporte Administrativo y Operativo.
3
Entrega De Efectivo: Se entrega efectivo y/o cheque a cajero principal en varios cortes, de acuerdo al movimiento y volumen de dinero durante el día, diligenciando el formato, S-F-47 Recaudo Diario Y Abonos En Efectivo como evidencia del traslado y entrega de efectivo, del auxiliar de cajas al cajero principal o encargado de oficina.
Cajero Principal / Cajero Auxiliar
4
Verificación De Recaudo Cajeros: El Cajero Auxiliar relaciona el dinero recaudado diario al cajero principal a través del formato S-F-47 Recaudo Diario Y Abonos En Efectivo, este cuenta el dinero recibido, por cada cajero y se consolida lo entregado con lo recibido por medio de un arqueo de caja, registrando sobrantes y faltantes en el formato S-F-49 Sobrantes y Faltantes, a
Cajero Principal / Cajero Auxiliar / Auxiliar de Sistemas
/ Soporte administrativo y Operativo
partir de cualquier monto; registrándolos y dándoles su respectivo tratamiento en el formato S-F-06 Reporte de No Conformidad Acciones Correctivas y Preventivas, se consideraran faltante y sobrantes para tratamiento por valor igual o mayor a $ 10.000, con un tiempo máximo para levantar la No Conformidad de 24 horas hábiles; a partir del cuadre del cajero.
5
Gestión De Consignación: El Auxiliar De Sistemas y/o Soporte Administrativo Y Operativo diligencian el formato de S-F-19 Recaudos Diarios, relacionanando el dinero recaudado por día, y el número de cupones, Los cajeros principales se encargan de enviar a consignar, según los datos suministrados por cada cliente (Banco, Número y tipo de cuenta).
Las consignaciones parciales pueden realizarse según las políticas de las empresas clientes, sin exceder el plazo del día hábil siguiente al recaudo.
Cajero Principal / El Auxiliar De Sistemas / Soporte Administrativo Y Operativo
6
Consignación: El cajero principal entrega el efectivo y/o cheques al Supernumerario, este contabiliza el dinero y firma la tirilla en que se hace el cálculo como evidencia de recibido, se dirige al banco y realiza la consignación del dinero, validando que los valores coincidan con los de la tirilla y a sus cuentas destinos, este soporte es remitido al cliente con la copia del formato de S-F-19 Recaudos Diarios.
Supernumerario / Cajero Principal
7
Consolidación De Soportes De Recaudo: El supernumerario entrega las consignaciones al cajero principal y este a su vez las entregas a soporte Administrativo y operativo, y al auxiliar de sistemas, quienes se encargan de conciliar los valores consignados y el número de cupones recibidos, luego se anexa diligencia el formato S-F-19 Recaudos Diarios por empresas y el formato S-F-41 Relación De Gestiones Físicas Y
Cajero Principal / Soporte Administrativo y Operativo /
Consignaciones Entregadas, para algunas empresas clientes.
Se procede hacer entrega de los formatos mencionados anteriormente al cliente con los soportes originales o se envían por medio magnético de acuerdo a la solicitud del cliente, dejando como constancia un recibido con copias de los soportes.
8
Consolidación De Recaudos Mensual: El Auxiliar De Caja Y/O Responsable De Oficina diligencia diariamente el formato S-F-07 Reporte Diario De Recaudo Por Empresa y lo envía en magnético al Coordinador de Red de Recaudo de Servicios Públicos y Privados mensualmente, quien recibe la información y archiva para validar la trazabilidad del comportamiento de cupones en los diferentes puntos de recaudo.
Auxiliar de Caja / Coordinador de Red de
Recaudo
7. GENERALIDADES
Algunos clientes proporcionarán software para el diligenciamiento de la información de recaudo, por lo cual se convertirán de obligatorio uso para este procedimiento.
Se tendrá a disposición de cada Cajero Auxiliar una base de acuerdo a las necesidades del punto.
Hay puntos de pago donde no existen todos los cargos mencionados anteriormente, por ende se designa un responsable de oficina que se encarga de realizar todas las actividades logísticas.
El cajero principal adicional a la base, entrega al cajero auxiliar un efectivo por el valor que estimen conveniente, que devolverán los cajeros auxiliares, una vez este valor sea recaudado al cajero principal y así sucesivamente antes de iniciar operaciones en el día.
El valor máximo en efectivo que un cajero auxiliar debe tener en su caja u organizadora de billetes es de $2.000.000.°° (Dos Millones de Pesos).
El Coordinador Red de Recaudo auditara arqueos a los cajeros principales y/o responsables de oficina repentinamente.
Solo se reciben cheques en pagos de factura de aquellos clientes que por medio de contrato lo autoricen, cumpliendo con las siguientes especificaciones: el cheque debe estar a nombre del cliente empresa, no debe ser posfechado, el valor debe ser exacto al de la colilla o colillas en casos en que sean varias facturas del mismo servicio, el cheque debe tener los datos del cuentahabiente que son:
Nit de la empresa si es persona jurídica. Numero de cedula si es persona natural. Código del cliente para el caso de Surtigas. Firma autorizada.
NIC en caso del cliente Electricaribe.
Teléfono o número de celular del cuentahabiente.
Teléfono o número de celular de la persona a cancelar que entrega el cheque. NOTA: El cheque no debe tener enmendaduras, no tenga números sobre puestos, que contenga el valor a cancelar en número y letras.
Cuando el cheque es de otras plazas se debe confirmar con la Coordinación su recibido.
No se recibirán pagos mixtos, es decir, aquellos que los usuarios pretendan pagar una factura en efectivo y parte en cheque.
El pago se valida con un (1) sello, firma, fecha y hora tanto en la factura como en el desprendible y se entrega al cliente la factura con la validación de su pago.
No se acepta ninguna clase de enmendaduras(correcciones, liquid paper) y/o tachones en las facturas todo tipo de documento controlado dentro del Sistema de Gestión Integral.
No se debe colocar ningún tipo de firma, escrito, sello y/o timbre que deteriore la información del código de barras, para ello se utiliza las áreas indicadas al respaldo,
8. FORMATOS RELACIONADOS
Reporte Diario De Recaudo Por Empresa S-F-07
Recaudos Diarios S-F-19
Relación Diaria de Facturas Recibidas S-F-29
Relación De Gestiones Físicas Y Consignaciones Entregadas S-F-41 Arqueo de caja principal S-F-45
Recaudos Diarios y abonos en efectivo S-F-47 Sobrantes y Faltantes S-F-49
9. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DE
ACTUALIZACIÓN CAMBIO REALIZADO
00 10/11/2009
Aclaración de las actividades 1, 3, 5, 7, 8 y 9.
En las generalidades se aclara el recibo de cheques de algunos clientes.
01 07/13/2010
ACTIVIDAD 1: Recepción de pagos para servicio.
Resaltar en el cajero auxiliar la importancia de saludar y dar la bienvenida al usuario.
ACTIVIDAD 3: Gestión de Cupones.
Se especificó que la actividad se realiza entre el auxiliar de sistemas y el cajero auxiliar.
Se aclaro que solo se recibe valores distintos a los estipulados en las facturas de las empresas Telmex y Electricaribe.
ACTIVIDAD 4: CREACION DE ARCHIVO PLANO. En el vocabulario se adiciono el concepto de
archivo plano.
ACTIVIDAD 5: Entrega de Efectivo
Se suprimió la actividad «registra sobrantes a partir de $1000«, ya que esto lo realiza el cajero principal, y se adiciono en la actividad 6, cuya verificación de recaudo la realiza el cajero principal.
GENERALIDADES: Se aclaró el concepto:
"No se recibirán pagos parciales de las facturas de telecom, Edatel, y aguas de la sabana".
02 03/05/2011
Se estable un periodo máximo de custodia de cupones para aquellos clientes que no se les hace entrega física diaria de ellos de 6 meses máximos y se tomara la determinación de enviarlos hasta el cliente o destruirlos previa autorización del cliente; así mismo los informes diarios de aquellos clientes como Edatel, Surtigas, Telmex, Movistar, Telefónica Telecom, etc. A los cuales los informes se realiza vía correo electrónico u correo certificado la firma de formato de control diario sea validada con la observación de medio enviado (Correo Electrónico, Entrega Física, Fax).
03 01/09/2011 Se cambio de Sistema de Gestión de Calidad a Sistema de Gestión Integral.
04 20/09/2012
En el ítem 4 RECURSOS se elimina la palabra computador para mejorarla por Tecnología Informática y Comunicaciones.
En el ítem 6, la actividad 1 se elimina la descripción de los pagos parciales que referenciaban a algunas empresas clientes, quedando actualmente abierto sin identificar las empresas, e ingresando las diferentes modalidades de solicitud de pago de acuerdo al servicio a cancelar.
La actividad 2 Gestión De Cupones se elimina ya que este procedimiento cambio y queda actualmente Recolección De Colillas De Pago con un nuevo procedimiento a realizar. En esta misma actividad cambie el responsable quien anteriormente era Auxiliar de Sistemas y ahora queda definido como Cajero Auxiliar.
Las actividades 3 y 4 Gestión de Cupones y Creación de Archivos Planos en su respectivo
orden se suprimen del procedimiento, debido a la mejora que ha tenido el proceso.
A la actividad 6 se le cambia el monto del sobrante partiendo de $50 e inicialmente era $1.000 este cambio se realiza porque los sobrante que se han visto inician desde $10 y se considera que $50 es un valor significativo.
En la actividad 7 se aclara que las consignaciones parciales se realizan de acuerdo a las políticas de cada empresa.
A la actividad 8 se cambia el cargo (Auxiliar de Recaudo) del responsable de recibir el efectivo y/o cheque remplazándolo por un nuevo cargo establecido como Supernumerario.
Se reevaluó la actividad 9 esclareciendo el paso a paso actual de la actividad que se realizo en busca de un mejor entendimiento y una mejora constante continua. A su vez se cambiaron los cargo de los responsables de esta actividad quienes quedan actualmente Cajero Principal / Soporte Administrativo y Operativo / Auxiliar Sistemas. Y anteriormente era únicamente el Cajero Principal.
05 18/12/2012
Se esclarece en la Actividad No 1. Que habrá facturas que se les colocara la hora del recaudo por solicitud del cliente.
En la Actividad No 2 se elimina la tarea que se realizaba con el formato S-F-18 Recaudo Diarios Por Cajero y automáticamente este desaparece de los formatos Relacionados, excluyéndolo del procedimiento por unificación de otros dos formatos con este.
En esta misma actividad se incluye el proceso a realizar cuando el recaudo de servicios es manual y la documentación que se utiliza en esta labor; agregando como responsables de esta actividad los
siguientes cargos Auxiliar de Sistemas / Soporte Administrativo y Operativo.
En la Actividad No 3 se elimina la tarea que se realizaba con el formato S-F-20 Control de Recaudo y automáticamente este desaparece de los formatos Relacionados, excluyéndolo del procedimiento y siendo reemplazado por el formato
S-F-47 Recaudo Diario Y Abonos En Efectivo.
Dejando en claro que los responsables de la actividad son el auxiliar de cajas, cajero principal o encargado de oficina.
Actividad No 4 se elimina la tarea que se realizaba con el formato S-F-20 Control de Recaudo y automáticamente este desaparece de los formatos Relacionados, excluyéndolo del procedimiento y siendo reemplazado por el formato S-F-47 Recaudo
Diario Y Abonos En Efectivo. Y se anexa el
tratamiento que se le debe dar a los faltantes y sobrantes encontrados en el día a día de los recaudos en los diferentes puntos de recaudo, esclareciendo el monto mínimo para levantar una no conformidad por este causal. Eliminando el monto mínimo para registrar un sobrante o faltante que estaba definido por $50.
Se ingresa como responsables de esta actividad a Cajero Auxiliar / Auxiliar de Sistemas / Soporte administrativo y Operativo.
En la actividad No 5 se ingresa Soporte Administrativo Y Operativo como un apoyo más de esta actividad; eliminando el formato S-F-18 Recaudo Diarios Por Cajero y automáticamente este desaparece de los formatos Relacionados, reemplazándolo por el formato S-F-19 Recaudos Diarios e incluyendo nuevos cargos que son responsables de esta actividad Principal / El Auxiliar De Sistemas / Soporte Administrativo Y Operativo.
Se anexo la actividad No 8 donde se incluye acción a realizar con el formato S-F-07 Reporte Diario De Recaudo Por Empresa.
Se cambió imagen corporativa.
06 03/01/2013
En la Actividad No. 2 Procesamiento de Cupones, Se anexo el tiempo en que será enviado la información del recaudo manual diario y los encargados de realizar esta actividad.
En la 4ta Generalidad se agrega el valor máximo a tener en caja los días en que se recaudan los diferentes servicios.
En la 6ta Generalidad se amplía la información que se debe solicitar y deben contener los cheques al momento de ser recibidos cuando se cancele un servicio; y se esclarece que este no debe contener enmendaduras y que debe tener previa autorización para ser recibido cuando son cheques de otras plazas.
07 21/03/2013
En la actividad N° 2 se deja más claro el procedimiento cuando se recauda manual a las empresas que no cuentan con software.
Así mismo en la actividad N° 4 se establece plazo para levantar una no conformidad.
Observación: El procedimiento S-P-09 Copias de Seguridad fue eliminado por la creación de un nuevo procedimiento BACKUP Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL
PROCESO RED DE RECAUDO que toma la misma codificación del anterior con versión 00.
REVISÓ: APROBÓ:
Carlos Mosquera Coord. Red de Recaudo
Soffi Santis Martínez
