UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA C.P.A.
PROYECTO DE EXAMEN COMPLEXIVO PREVIO A LA OBTENCIÓN
DEL TÍTULO DE INGENIERO EN CONTABILIDAD SUPERIOR
AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A.
MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA LA
“DISTRIBUIDORA PAREDES” DE LA CIUDAD DE IBARRA
AUTOR: FRANKLIN OLMEDO COLLAGUAZO DÍAZ
TUTOR: DRA. MYRIAM POVEDA C. MSc.
CERTIFICACIÓN
En calidad de asesora del presente proyecto de investigación, certifico que el trabajo de grado,
cuyo título es MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA LA “DISTRIBUIDORA PAREDES” DE LA CIUDAD DE IBARRA, fue elaborado por el señor Franklin Olmedo
Collaguazo Díaz, y cumple con los requisitos metodológicos y científicos que la Universidad
Regional Autónoma de los Andes UNIANDES exige, por lo tanto autorizo su presentación
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES declaro
que el contenido del Proyecto: “MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA LA
“DISTRIBUIDORA PAREDES” DE LA CIUDAD DE IBARRA, presentada como requisito
de graduación de Ingeniero en Contabilidad, Auditoría y Finanzas, C.P.A. es original, de mi
DEDICATORIA
Con mucho amor quiero dedicar este logro tan relevante en mi vida a cuatro personas que
considero las más importantes, a Dios por permitirme existir en este mundo maravilloso, a mi
madre Flora que me ha dado la vida y me ha cuidado en los momentos que los he necesitado,
inculcándome los mejores valores para sobresalir en la vida, a mi padre Olmedo que me ha
enseñado el verdadero valor del trabajo ya que de esa manera me he formado como una
persona humilde y respetuosa, por último a ti mi amada Anita que ha sido el pilar que me
faltaba en la vida para ser feliz, con quien puedo contar mis penas y alegrías y que siempre
está ahí, escuchándome y acompañándome a donde quiera que yo voy como si fuera un ángel
que cuida mi vida el cual nunca quisiera que se aleje porque el amor verdadero te escucha y
nunca te abandona gracias por quererme como soy, para ustedes con amor.
AGRADECIMIENTOS
Expreso mis siseros agradecimientos en primer lugar a Dios por darme la salud y el trabajo e
iluminarme para sobresalir de los problemas de la vida.
A los docentes de la Universidad Regional Autónoma de los Andes por su enseñanza y sus
consejos que sirvieron de mucho para el logro de mis aspiraciones, afianzando en mí el valor
de la responsabilidad y ética en la vida profesional.
A la Dra. Myriam Poveda que ha sido una guía indispensable en el correcto desarrollo de mi
proyecto con su completa disposición y amabilidad que hacen de ella una excelente
profesional y persona.
Al Sr. Henry Paredes por la gran acogida y confianza para la realización del presente Modelo
de Gestión de Inventarios que sin duda será una herramienta importante para su empresa.
Por último quiero expresar mis sinceros agradecimientos a Anita que es la persona que ocupa
un lugar importante en mi vida, al ser una mujer verdadera con grandes principios y virtudes
pero sobre todo con el corazón más noble y sincero que he conocido, que me ha hecho sentir
querido, siendo un apoyo incondicional y que siempre ha estado en los momentos buenos y
malos de mi vida.
ÍNDICE GENERAL
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
DECLARACIÓN DE AUDITORIA DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO RESUMEN EJECUTIVO EXECUTIVE SUMMARY
A) MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA LA “DISTRIBUIDORA
PAREDES” DE LA CIUDAD DE IBARRA
INTRODUCCIÓN..………1
B) PROBLEMA QUE SE VA A INVESTIGAR ... 2
C) JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD, ACTUALIDAD E IMPORTANCIA DEL TEMA ... 6
D) OBJETIVOS ... 6
E) FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA – CONCEPTUAL DE LA PROPUESTA ... 7
1.1.2 Clases de inventarios ... 8
1.1.2.1 Inventario perpetuo ... 8
1.1.2.2 Inventario intermitente ... 9
1.1.2.3 Inventario final ... 9
1.1.2.4 Inventario inicial ... 9
1.1.2.5 Inventario físico ... 9
1.1.2.6 Inventario mixto ... 9
1.1.2.7 Inventario de productos terminados ... 9
1.1.2.8 Inventario en tránsito ... 10
1.1.2.9 Inventario de materia prima ... 10
1.1.2.10 Inventario en proceso ... 10
1.1.2.11 Inventario en consignación ... 10
1.1.2.12 Inventario máximo ... 10
1.1.2.13 Inventario mínimo ... 11
1.1.2.14 Inventario disponible ... 11
1.1.2.15 Inventario en línea ... 11
1.1.2.17 Inventario en cuarentena ... 11
1.1.2.18 Inventario de previsión ... 11
1.1.2.19 Inventario de seguridad ... 12
1.1.2.20 Inventario de mercaderías ... 12
1.1.2.21 Inventario de fluctuación ... 12
1.1.2.22 Inventario de anticipación ... 12
1.1.2.23 Inventario de lote o de tamaño de lote ... 12
1.1.2.24 Inventarios estacionales ... 12
1.1.2.25 Inventario permanente ... 13
1.1.2.26 Inventario cíclico ... 13
1.1.3 Funciones de los inventarios ... 13
1.2 Control de inventarios ... 14
1.2.1 Definición ... 14
1.2.2 Características ... 14
1.2.2.1 Refleja la naturaleza de estructura organizacional... 15
1.2.2.2 Oportunidad. ... 15
1.2.2.3 Accesibilidad. ... 15
1.2.2.4 Ubicación estratégica. ... 15
1.2.3 Principios de planeación y control de inventarios ... 15
1.2.3.1 Equilibrio ... 15
1.2.3.2 De los objetivos ... 16
1.2.3.3 De la oportunidad ... 16
1.2.3.4 De las desviaciones ... 16
1.2.3.5 De excepción ... 16
1.2.3.6 De la función controlada ... 16
1.3 Modelos de inventarios ... 17
1.3.1 Definición ... 17
1.3.2 Características ... 17
1.4 Gestión de indicadores ... 18
1.4.1.1 Características de las categorías A, B, C ... 19
1.4.2.1.1 Producto tipo A ... 19
1.4.1.2 Producto tipo B ... 20
1.4.1.3 Producto tipo C ... 21
1.5 Sistema de gestión de stock ... 21
1.5.1 Concepto ... 21
1.5.2 Los tres sistemas principales de gestión de stock: ... 22
1.6 Gestión de almacenes ... 22
1.6.1 Concepto ... 22
1.6.2 Función de los almacenes ... 22
1.6.3 Función de las existencias ... 23
F) LA METODOLOGÍA ... 23
G) PROPUESTA ... 37
H) CONCLUSIONES ... 70
I) RECOMENDACIONES ... 71
J) FUENTES/BIBLIOGRAFÍA
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico #01Relación de la gestión de inventarios ... 14
Gráfico #02 El tiempo que es cliente de la empresa ... 32
Gráfico #03 Rapidez en ubicación de los productos ... 33
Gráfico #04 Productos en mal estado de entrega ... 34
Gráfico #05 Eficacia del cumplimiento de sus pedidos ... 35
Gráfico #06 La empresa no conto con productos en Stock ... 36
Gráfico #07 Componentes del modelo de Gestión de inventarios ... 39
Gráfico #08 Resultados de las existencias ABC ... 52
Gráfico #09 Estructura y redistribución física de bodega de la “Distribuidora Paredes” ... 55
Gráfico #10 Proceso de Adquisición de Mercadería de La “Distribuidora Paredes” ... 57
Gráfico #11 Proceso de recepción de mercadería ... 59
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla #01 Población ... 25
Tabla #02 Ficha de observación de la bodega ... 26
Tabla #03 Tiempo que es cliente en la empresa ... 32
Tabla #04 Ubicación de los productos ... 33
Tabla #05 Productos en mal estado ... 34
Tabla #06 Plazos de pedidos ... 35
Tabla #07 Productos en Stock ... 36
Tabla #08 Desarrollo del paso 1 ... 42
Tabla #09 Clasificación del consumo de forma descendiente ... 43
Tabla #10 Cálculo de la frecuencia relativa ... 44
Tabla #11 Cálculo de la frecuencia relativa acumulada ... 45
Tabla #12 Porcentajes de participación ... 46
Tabla #13 Clasificación ABC ... 47
Tabla #14 Modelo de clasificación ABC grupo “A” ... 49
Tabla #15 Modelo de clasificación ABC grupo “B” ... 50
Tabla #16 Modelo de clasificación ABC grupo “C” ... 51
Tabla #17 Proceso de adquisición de mercadería ... 56
Tabla #18 Proceso de recepción de mercadería ... 58
Tabla #19 Proceso de almacenamiento de mercadería ... 60
Tabla #20 Proceso para devolución de mercaderías ... 62
Tabla #21 Demanda de productos de cafeteras ... 64
RESUMEN EJECUTIVO
La empresa “Distribuidora Paredes” ha logrado alcanzar un progreso significativo dentro del
mercado local, permitiéndole convertirse en una empresa líder en la comercialización y
distribución de productos diversos para el consumidor.
El presente tema de investigación denominado modelo de gestión de inventarios para la
empresa “Distribuidora Paredes”, de la ciudad de Ibarra, provincia de Imbabura, es una técnica
que permite mejorar la gestión de estos activos, ya que son considerados como el factor que
impulsa y dinamiza la situación económica del negocio.
De tal manera que se podrá dar respuesta a las dos interrogantes de cuándo y cuánto ordenar,
además gracias a los procedimientos, políticas y documentos que se establecieron se podrá
generar un mayor control, ya que existirán ciertos parámetros que deberán cumplirse desde el
momento de la compra hasta el despacho de la mercadería.
Lo anteriormente mencionado está enmarcado en la optimización de los costos que incurren en
el manejo de la mercadería, problemática que se identificó mediante la realización de
entrevistas efectuadas tanto al gerente propietario, contador y guardalmacén.
Cabe recalcar que se hizo uso de diferentes tipos de investigación, así como también de
métodos, técnicas e instrumentos que ayudaron a recopilar información, donde se pudo
detectar los diversos problemas que aquejan a la empresa.
En sí, el Modelo de gestión de inventarios beneficiará de manera directa a la empresa, ya que
el reabastecimiento y ciertos procesos internos serán efectuados de una manera correcta,
EXECUTIVE SUMMARY
The company "Distribuidora Paredes" has achieved significant progress in the local market,
allowing you to become a leader in the marketing and distribution of various consumer
products company.
This research topic called model inventory management for the company "Distribuidora
Paredes " city of Ibarra, Imbabura province, is a technique to improve the management of
these assets, as they are regarded as the driving factor and boosts the economic situation of the
business.
So you can answer the two questions of when and how much to order, also thanks to the
procedures, policies and documents that established it can generate greater control, because
there will be certain parameters to be met from the time of purchase to the dispatch of the
goods.
The foregoing is framed in optimizing the costs incurred in handling the goods, a problem that
was identified by conducting interviews conducted both the owner manager, accountant and
storekeeper.
It should be noted that use was made of different types of research as well as methods,
techniques and tools that helped gather information, which could detect the various problems
facing the company.
In itself, the Inventory management model will directly benefit the company, as the
replenishment and certain internal processes will be carried out in a correct manner, thus
1
INTRODUCCIÓN
En un importante porcentaje de empresas comerciales se ha podido identificar un inadecuado
control de sus inventarios. En este contexto, desde hace varios años atrás, se evidencia
inconvenientes en el registro de mercaderías al no disponer de métodos de valoración de
inventarios; sin embargo, en la actualidad las empresa requieren ser más competitivas, para ir
creciendo paulatinamente, demandando estar en capacidad de desarrollar una actitud positiva
y buscar estrategias que promuevan efectividad y eficacia en el manejo de sus operaciones.
Hasta la década de los ochenta, el contar con grandes volúmenes de existencias se interpretaba
como un signo de poder económico y buena administración e incluso en ocasiones se medía la
solidez de una empresa por la cantidad de inventario que era capaz de almacenar, sin tomar en
cuenta los altos costos que incurrían en el mantenimiento y control de los mismos; hoy en día,
esto se considera como un inadecuado manejo de los inventarios, fundamentalmente porque
representa un alto costo para las empresas comerciales.
Todas las empresas tanto comerciales, industriales y de producción, hoy en día gracias a los
acelerados cambios que se están produciendo en el contexto empresarial, las empresas
comerciales han podido hacer uso de técnicas, modelos y herramientas de gestión que les
permitan llevar un correcto manejo de sus inventarios, ya que estos son considerados el motor
de este tipo de entidades.
En la Empresa “Distribuidora Paredes”, la actividad principal es la venta al por mayor y menor
de productos diversos para el consumidor, como artículos para el hogar y entre otros,
productos.
La implementación de un modelo de gestión de inventarios en la “Distribuidora Paredes” es
una gran oportunidad para el crecimiento y mejora continua de la empresa, por cuanto se crea
una herramienta fundamental para el control de los inventarios ya que se sabe que la base
2
esta razón que una empresa debe contar con un manejo eficiente ya que es indispensable
garantizar un control preciso de los recursos con los que cuenta la misma.
Otro de los aspectos relevantes de este trabajo es, que su aplicación permitirá contar con
registros adecuados de las transacciones económicas, permitiendo determinar lo que cuesta el
almacenamiento y distribución de la mercadería, y los factores que estén incidiendo en los
mismos, elementos importantes para la toma de decisiones.
B) PROBLEMA QUE SE VA A INVESTIGAR
Antecedentes Investigativos
Los primeros manejos de inventarios se evidencia en la población egipcia, quienes logran
ingentes recursos utilizando técnicas para el control de los recursos destinados a la
comercialización. Posteriormente, en el tiempo de los Incas, ellos controlaban sus productos
mediante instrumentos llamados kipus que eran una serie de nudos distribuidos en una cuerda
que servía para llevar las cuentas de sus guerreros, animales, alimentos entre otros. Al paso del
tiempo, se han ido modificando las formas y métodos de control de los inventarios pero con el
mismo fin de mantener un orden y equilibrio de sus bienes.
En el Ecuador la mayoría de las empresas comerciales que se dedican a la compra - venta de
productos que pueden ser materia prima o productos terminados, manejan su mercadería
gracias a diversos sistemas de control interno que les permite establecer políticas, normas y
procedimientos para el logro de sus objetivos.
Las empresas comerciales en general, han adoptado un rol importantísimo en cuanto a la
economía del país ya que en este sector se genera un incremento anual de aproximadamente
un 4.5 %, incidiendo de manera directa en la economía de la nación, son dignas de mencionar,
las grandes empresas comerciales que existen en el país como es el caso de “Corporación
3
con un ingreso de US$ 1,925.644,051 y una utilidad de US$ 224.946,029 dando un beneficio a
la población ecuatoriana e incidiendo en la generación de plazas de trabajo”.(SRI)
La provincia de Imbabura no es la excepción, pues, encontramos operando empresas
comerciales que manejan un alto valor en mercadería, mismas que están empeñadas en seguir
creciendo de la mejor manera. Para tal efecto, es prioridad poner especial atención en los
mecanismos de gestión y control de su principal activo empresarial.
En la ciudad de Ibarra existen varias distribuidoras de productos para el hogar, que buscan
satisfacer las necesidades de la población, ofertando variedad y calidad para que el cliente
encuentre lo que necesitan en un solo sitio.
Todas estas empresas, grandes o pequeñas tienen como prioridad manejar de manera eficiente
sus inventarios, pues este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control
oportuno, así como también promover la generación un estado confiable de la situación
económica de la empresa
Se ha investigado algunos trabajos que se centralizan en los modelos de gestión para
inventarios, entre ellas se destacan las siguientes.
Vásquez Yánez Wilson Raúl 2012, de la Universidad Central del Ecuador elaboró un proyecto titulado “MODELOS DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA
MARTEC LTDA”
En este proyecto el autor se enfoca en implantar un modelo de gestión de inventarios centrado
en la combinación entre un sistema ABC y la cantidad económica de pedidos con la finalidad
de que su gestión con el sistema ABC le ayudara a controlar de mejor manera los productos de
dicha bodega.
Espinel Piedra Adriana Ximena 2011, de la Universidad Politécnica Salesiana de Quito
4
En el cual propone herramientas básicas y simplificadas en el manejo del control de
inventarios, con la finalidad de llevar a cabo la planeación y la maximización de utilidades en
cada una de las construcciones.
Viejo Lozano Evelyn Johanna 2012, de la Universidad Estatal de Bolívar elaboró un proyecto titulado, “DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INVENTARIOS
PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN DEL COMERCIAL DAVID & DAVID DEL
CANTÓN MONTALVO, PROVINCIA LOS RÍOS, AÑO 2012” en el cual propone un
sistema de inventarios para la toma de decisiones acertadas y oportunas en la administración
del comercial.
Situación Problémica
En la empresa en estudio, en cuanto al almacenamiento, distribución y control de mercadería
que actualmente maneja, existe una deficiencia significativa, pues al no contar con
experiencia necesaria se limita el manejo efectivo de inventarios, con técnicas y métodos que
permitan llevar un adecuado control de los bienes para la comercialización, el personal
responsable de este proceso no cuenta con los conocimientos y herramientas adecuadas.
Existe un manejo empírico, el mismo que no permite el logro sus objetivos planteados en
cuanto al manejo de los inventarios.
Al no disponer de un modelo de gestión de bienes, existen inconvenientes en la
administración, ya que no se cuenta con la información pertinente, siendo deficientes los
procesos de abastecimiento, control y organización de mercaderías.
No se conocen los verdaderos saldos, no existe definido un mecanismo de ubicación, se sufren
pérdidas por daños de los productos, no se realizan constataciones físicas.
Al no contar con mecanismos, normas y procedimientos para el manejo correcto de sus
mercaderías la empresa sufre pérdidas económicas significativas, con el agravante que no
cuenta con información suficiente y pertinente para la toma de decisiones, incidiendo inclusive
5
La falta de coordinación entre el área de bodega y ventas, así como también la planeación
inadecuada de las salidas de mercaderías de las bodegas generan ventas de artículos no
existentes y estas deficiencias si no son tratadas a tiempo por la empresa se podría perder la
confianza de sus clientes al no cumplir con la entrega de mercaderías, afectando la
rentabilidad y credibilidad de la empresa.
Hoy por hoy se requiere de un manejo eficiente y responsable de los inventarios para una
buena organización, oportunidades económicas y crecimiento empresarial. Por esta razón se
deberá tomar en cuenta un tipo de modelo que mejore la situación actual de la “Distribuidora Paredes” en cuanto al control de sus inventarios.
Problema Científico
¿Cómo promover la eficiencia y eficacia en el control del inventario de las mercaderías en la
“Distribuidora Paredes” de la ciudad de Ibarra?
Identificación de la Línea de Investigación.
Gestión de la Información Contable.
Delimitación del Problema
Objeto de investigación: Procesos Contables: es el ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son registradas y resumidas para la obtención de los
Estados Financieros.
Campo de acción: Gestión de Inventarios: la gestión de inventarios se incluye dentro de la rama de la contabilidad y se define como la administración adecuada de registro,
6
C) JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD, ACTUALIDAD E IMPORTANCIA DEL TEMA
La elaboración del modelo de gestión de inventarios para la “Distribuidora Paredes” es de vital
importancia dentro del proceso de gestión de la empresa.
El presente trabajo constituye un valioso instrumento para el gerente propietario de la
“Distribuidora Paredes”, porque brindará la posibilidad de aplicarlo como una herramienta de
información en la difícil tarea del manejo de los inventarios y a su vez se ofrecerá un buen
servicio al cliente atendiendo a sus necesidades.
Mediante el desarrollo del modelo de gestión de inventarios, entre otros aspectos, se provee
evitar conflictos futuros al momento de una toma física de inventarios así como se fomenta la
eficiencia y eficacia dentro del control de sus actividades.
Además con la aplicación de este modelo se garantiza un eficiente manejo en la
administración de los recursos adquiridos por la empresa, todo esto conlleva al cumplimiento
de los objetivos y la satisfacción de los propietarios y clientes.
Se considera que esta propuesta será de gran utilidad para la empresa, por lo que existe
acogida por parte del propietario quien está consciente que es una real necesidad a fin de
operar con eficiencia y eficacia en el proceso de control.
D) OBJETIVOS
Objetivo General
Diseñar un modelo de gestión de inventarios para la “Distribuidora Paredes” de la ciudad de
7 Objetivos Específicos
Fundamentar científicamente el modelo de gestión de inventarios, y el control de
mercaderías.
Diagnosticar el manejo actual de los inventarios de la “Distribuidora Paredes”. Elaborar el modelo de gestión de inventarios para la “Distribuidora Paredes”. Validar la propuesta por medio de expertos
Idea a Defender
Con el diseño y aplicación de un modelo de gestión de inventarios, se logrará el manejo
eficiente de la mercadería en la “Distribuidora Paredes” en la ciudad de Ibarra, promoviendo
la eficiencia, eficacia y economía en el área de los inventarios.
Variables de la Investigación
Variable independiente: Modelo de gestión de inventarios.
Variable dependiente: Control eficiente de inventarios en la “Distribuidora Paredes”.
E) FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA – CONCEPTUAL DE LA PROPUESTA
1.1 Inventarios 1.1.1 Concepto
El inventario es uno de los activos más grandes existentes en una empresa, y aparece
detallado tanto como en el balance general como en el estado de resultados cabe
mencionar que en el balance general, el inventario casi siempre es el activo corriente
más grande. En el estado de resultados, el inventario final se resta del costo de las
mercaderías disponibles para la venta, determinándose el costo de las mercaderías
8
Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario
del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su
posterior comercialización.
Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y
productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o
en la prestación de servicios, empaques y envases.
La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de
aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este
manejo tanto físico como contable permitirá a la empresa mantener el control
oportunamente, así como también conocer al final del periodo de su actividad, un
estado confiable de la situación económica de la empresa.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales
necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene
un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de
producción y de esta forma afrontar la demanda. (MUJICA, 2012, pág. 85)
1.1.2 Clases de inventarios
Existen varias clases de inventarios que a continuación se presentan y se analizara
cada uno de ellos:
1.1.2.1 Inventario perpetuo
Es aquel que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por
medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde
se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. Ejemplo:
9 1.1.2.2 Inventario intermitente
Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre a él, por razones
diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable
permanente, al que se trata de suplir en parte. Ejemplo: almacenamiento de cemento
blanco.
1.1.2.3 Inventario final
Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al
finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese
sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
Ejemplo: inventario final de una empresa dedicada a la venta de textos.
1.1.2.4 Inventario inicial
Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones. Ejemplo: inventario inicial de
una empresa dedicada a la venta de suministros de oficina.
1.1.2.5 Inventario físico
Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las
diferentes clases de bienes, que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y
evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de
las existencias. Ejemplo: el conteo de herramientas.
1.1.2.6 Inventario mixto
Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden
identificarse con un lote en particular. Ejemplo: en una empresa que se dedica a la
producción de uniformes deportivos y como complemento tan bien produce medias.
1.1.2.7 Inventario de productos terminados
Todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes.
10 1.1.2.8 Inventario en tránsito
Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que
ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen
porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se
encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes,
existe exclusivamente por el tiempo de transporte. Ejemplo: cuando se están enviando
útiles escolares de la matriz a otra sucursal por ciertos requerimientos.
1.1.2.9 Inventario de materia prima
Representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran de
incorporarse al proceso de fabricación de una compañía. Ejemplo: harina para la
producción de pan.
1.1.2.10 Inventario en proceso
Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y
demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un
sub ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su
proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso. Ejemplo: masa para hacer
pan.
1.1.2.11 Inventario en consignación
Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero el título de propiedad lo
conserva el vendedor. Ejemplos: herramientas que se dejan a un cliente para que
venda en un mes y de no haberlas vendida en ese lapso de tiempo, se devuelven al
proveedor.
1.1.2.12 Inventario máximo
Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del
11
establece un nivel de inventario máximo. Ejemplo: cuando el inventario de revistas en
el supermaxi es el máximo, y ya no se pide ese producto para el mes siguiente.
1.1.2.13 Inventario mínimo
Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén. Ejemplo:
inventario mínimo de bolígrafos finos en una papelería.
1.1.2.14 Inventario disponible
Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta. Ejemplo: el
inventario de ropa que una boutique tiene disponible para la venta.
1.1.2.15 Inventario en línea
Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción. Ejemplo:
producción de muñecas.
1.1.2.16 Inventario agregado
Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un alto
costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los
artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de
acuerdo a su importancia económica, etc. Ejemplo: los uniformes escolares.
1.1.2.17 Inventario en cuarentena
Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer
del mismo, es aplicado a bienes de consumo. Ejemplo: comestibles.
1.1.2.18 Inventario de previsión
Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se
diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz
de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un
12 1.1.2.19 Inventario de seguridad
Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de
incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Ejemplo: inventario
de gafas en una boutique.
1.1.2.20 Inventario de mercaderías
Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento
determinado. Ejemplo: inventario de maquinaría automotriz que se encuentra en el
almacén y aún no está vendida.
1.1.2.21 Inventario de fluctuación
Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden
decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden
compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Ejemplo: inventario de
celulares.
1.1.2.22 Inventario de anticipación
Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a
programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. Ejemplo: los
inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras
necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción.
1.1.2.23 Inventario de lote o de tamaño de lote
Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico
hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Ejemplo: una
empresa comercializadora de agujas.
1.1.2.24 Inventarios estacionales
Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir más económicamente
13
fluctuaciones en la demanda. Ejemplos: los paraguas, los juguetes y los artículos de
moda.
1.1.2.25 Inventario permanente
Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas
de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los
stocks.
1.1.2.26 Inventario cíclico
Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de
lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios
de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los
inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema. Ejemplo:
cuando un tornero acumula piezas hasta completar un lote que será enviado al fresado
o al siguiente proceso. (PAZ PEREZ, 2008, pág. 25)
1.1.3 Funciones de los inventarios
Los inventarios son parte fundamental en el manejo interno de una organización
cualquiera, puesto que gracias a su buen manejo podemos implementar una
flexibilidad en las operaciones que realizamos en cuanto al control en la fabricación y
comercialización de muestras mercancías; por lo tanto, son tomados como una
necesidad absoluta en la organización de nuestras existencias.
Entre las funciones encontramos:
Eliminación de irregularidades en la oferta Compra o producción en lotes o tandas
Permitir a la organización manejar materiales perecederos
14 1.2 Control de inventarios
1.2.1 Definición
El control de inventarios se refiere a la parte operacional de los inventarios, es decir,
todas aquellas prácticas que se tiene en cuanta a la hora de almacenar el producto.
Entre otras se encuentran: como se debe realizar el conteo de inventarios, cada
cuantos se debe realizar, como deben ser los registros en el manejo de inventarios
(entradas, salidas, fechas, lotes), como se deben poner las ordenes de pedidos, como
se debe recibir las ordenes de despacho, como realizar la inspección de órdenes de
recibo, como asegurar un adecuado almacenamiento (bodega, estantería, luz,
ventilación). (MORA GARCIA, 2011)
Gráfico # 01Relación de la gestión de inventarios
Fuente: MORA GARCÍA, Luis Aníbal (2011), Pág. 63 “Gestión Logística en Centros
de Distribución, Bodegas y Almacenes”
1.2.2 Características
Un buen control de inventarios deben posibilitar:
GESTION DE INVENTARIOS
ADMINISTRACION DE
INVENTARIOS
Máximo nivel de
servicio
Mínimo costo de
manterner
inventario
CONTROL DE
INVENTARIOS
Almacenamiento
, conteo y
15
1.2.2.1 Refleja la naturaleza de estructura organizacional.
Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de
actividad que se desea controlar.
1.2.2.2 Oportunidad.
Un buen control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal
que las descubra antes que se produzcan.
1.2.2.3 Accesibilidad.
Todo control debe establecer medidas sencillas de entender para facilitar su
aplicación. Las técnicas muy complicadas en lugar de ser útiles, crean confusiones.
1.2.2.4 Ubicación estratégica.
Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la
compañía, por lo que es necesario implantarlos en ciertas áreas de valor estratégico.
(MORA GARCIA, 2011)
1.2.3 Principios de planeación y control de inventarios
Los stocks suelen ser un elemento crítico en la gestión logística de las empresas, por
lo que es fundamentalmente basarse en una serie de principios tendientes a facilitar su
accionar.
1.2.3.1 Equilibrio
A cada grupo de trabajo debe proporcionarle el grado de control correspondiente. Al
delegar autoridad es necesario establecer los mecanismo para verificar que se está
cumpliendo con la responsabilidad conferida; y que la autoridad delegada
16 1.2.3.2 De los objetivos
Ningún control será válido sino se fundamenta en los objetivos y si mediante el, no se
evalúa el logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas
específicas o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo definido.
1.2.3.3 De la oportunidad
Para que sea eficaz, el control requiere ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de
que se presente el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con
anticipación.
1.2.3.4 De las desviaciones
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes
deben ser analizados detalladamente, de tal manera que sea factible conocer las
causas que lo originaron: Al fin de tomar las medidas del caso para evitarlas en el
futuro.
1.2.3.5 De excepción
El control debe aplicarse, preferiblemente, a las actividades excepcionales o
representativa, con el propósito de reducir costos y tiempos, delimitando
adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de inspección. Este principio
se vale de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.
1.2.3.6 De la función controlada
Por ningún motivo, la función controladora debe comprender a la controlada, ya que
pierde efectividad el control. Este principio es básico, pues señala que la persona o
área responsable de la inspección no debe estar involucrada con la actividad a
17 1.3 Modelos de inventarios
1.3.1 Definición
Comúnmente los inventarios están relacionados con la mantención de cantidades
suficientes de bienes (insumos, repuestos, etc.), que garanticen una operación fluida
en un sistema o actividad comercial. La forma efectiva de manejar los inventarios es
minimizando su impacto adverso, encontrando un punto medio entre la poca reserva y
el exceso de reserva. Está actitud prevaleció en los países industrializados de
Occidente. (MORA GARCIA, 2011, pág. 96)
1.3.2 Características
Se explicará brevemente los parámetros de entrada y características de un modelo de
inventarios:
1.3.2.1 Alcance: Define si el modelo resuelve un problema de un solo o múltiples niveles; los niveles en este caso pueden ser, puntos de red, múltiples estaciones de
trabajo, diferentes niveles del proceso productivo (materia prima, ensambles,
subproductos).
1.3.2.2 Demanda: La demanda se puede mirar desde dos dimensiones. En primera instancia puede ser constante o variable y de otro lado puede ser aleatoria o
determinántica.
1.3.2.3 Lead times: pueden ser de tipo aleatorio o determinántico.
1.3.2.4 Excesos de demanda: Define que ocurre con la demanda no satisfecha, pueden ser back orders (se satisface cuando se tenga disponibilidad de producto bajo
un costo adicional) o son ventas perdidas (podría ser una mezcla de ambas opciones).
1.3.2.5 Tiempos de revisión: Define cada cuánto tiempo se tiene la posibilidad de conocer el inventario disponible, se divide en modelos de revisión continua y
18
1.3.2.6 Vida útil: Determina si los productos tienen tipos de deterioro o niveles de obsolescencia. De otro lado es importante entender qué tipos de costos son los que se
tienen en cuenta en un modelo de inventarios.
1.3.2.7 Costo de mantener el inventario: Son todos aquellos costos en que se incurre por la tenencia y manejo del inventario tales como: Suministro de espacio
físico, impuestos, seguros y costo de oportunidad de tener el dinero invertido en
inventarios.
1.3.2.8 Costo de agotados: está compuesto por dos rubros; costo de la venta perdida y costo por perdida de buena voluntad (goodwill).
1.3.2.9 Costo de pedir: es la suma de los costos de colocar pedido o iniciar una corrida de producción.
1.3.2.10 Costo de obsolescencia: es el costo por pérdida de funcionalidad o calidad de productos al estar almacenados demasiado tiempo. (MORA GARCIA, 2011, pág.
63)
1.4 Gestión de indicadores
1.4.1 Clasificación ABC de inventarios
Desde el punto de vista de control y conservación de los inventarios, una clasificación
ABC que si bien puede ser parecida a la clasificación bajo la óptica de
almacenamiento o rotación, no es igual, ya que el enfoque de esta clasificación debe
indicar a que producto se debe prestar más atención para la realización de inventario
físico y garantizar sus existencias.
El ABC en los inventarios consiste en estructurar o clasificar los productos en tres
categorías denominadas A, B y C, apoyándose en el principio en el cual
19
con las rentas de los individuos, cuyo argumento es: alrededor del 20% del número de
artículos en stock, representan cerca el 80% del valor total de ese stock.
1.4.1.1 Características de las categorías A, B, C Artículo “A”
Artículos de mayor costo Artículos especializados
Artículo de difícil consecución ( importados, fabricación exclusiva)
Artículo “B”
Artículos de costo medio
Artículos de fácil consecución (producción local o nacional) Artículos de alta rotación
Artículo “C”
Artículos de bajo costo
Artículos de baja rotación. (MORA GARCIA, 2011)
1.4.2.1.1 Producto tipo A
Representan un porcentaje pequeño en términos de referencias físicas respecto al total
de las referencias en inventario.
Características del producto tipo A
Representan la mayor parte del valor del inventario Generalmente son más rentables.
Nunca deberían presentar agotamientos, pues requieren un nivel de servicio
superior al 99%
Su nivel de inventario suele ser bajo, pero justificable.
El costo de venta es mayor comparado con los que poseen los otros dos tipos de
20
Son productos de media y alta rotación y generalmente su demanda es más fácil
de predecir.
Su proceso productivo está más estandarizado
Los proveedores de estos productos están más desarrollados.
Políticas de inventarios asociada:
Ubicación en un área de almacenamiento especial con buenas medidas de
seguridad.
Realización de inventarios cíclicos permanentemente. Proveedores confiables.
Conocer perfectamente el tiempo de reposición.
1.4.1.2 Producto tipo B
Tiene una representación mediana en términos de la referencias con relación al total.
Características del producto tipo B
Poseen el segundo valor en cuanto a capital movilizado. Su tratamiento es
intermedio, es decir, sin una gran inversión pero con un cuidado razonable.
Su nivel de inventarios suele ser un término medio.
Son productos con una rotación alta lo que nos ayuda a detectar diferencias
cuando alcanzan su mínima cantidad de stock.
Presentan un costo de ventas intermedio, comparados con los productos A y C.
Políticas de inventarios asociados:
21 1.4.1.3 Producto tipo C
En este grupo representa un alto porcentaje en cuanto a referencia física con relación al total.
Características del producto tipo C
Es el grupo que menos capital moviliza con respecto a la inversión total. Tiene una rentabilidad inferior y su manejo no es muy exigente.
Son los productos con más baja rotación.
En el inventario es normal tener pocas unidades de estos productos. Presentan el mayor costo de venta, comparados con los productos A y B. Son candidatos a convertirse en productos obsoletos.
Representan un alto costo de mantenimiento para la empresa.
Políticas de inventarios asociados:
Ubicación en almacenamiento con nivel normal de seguridad.
Incluirlos en la programación de inventarios cíclicos como complemento a los tipos A
y B siendo esta última prioridad,
Es recomendable mantener un bajo volumen en el inventario de este tipo de
productos.” (MORA GARCIA, 2011, pág. 82)
1.5 Sistema de gestión de stock
1.5.1 Concepto
La gestión de stock es una función destinada a optimizar todo el conjunto de
elementos almacenados por la empresa, intentando realizar una coordinación entre las
necesidades físicas del proceso productivo y las necesidades financieras de la
empresa.
Su objetivo fundamental es asegurar la disposición de los materiales en las mejores
22
1.5.2 Los tres sistemas principales de gestión de stock:
Los tres sistemas principales de gestión de stock son los siguientes:
1.5.2.1 Volumen fijo de pedido.- el sistema de volumen fijo de pedido (fixedordersystem). Consiste en formular pedidos de igual volumen cuando el stock alcanza el “punto de pedido”,
también llamado “nivel de reaprovisionamiento”.
1.5.2.2 Periodo fijo de pedido.- el sistema de periodo fijo de pedido (fixedinternalordesystem).
En este sistema se formula los pedidos por periodos fijos de tiempo, de tal forma que en el
momento de recibir el pedido, el stock recupere el nivel deseado.
1.5.2.3 Periodo fijo de pedido condicional.- el sistema de periodo fijo de pedido condicional (S.S. Polycy). Se trata de un sistema similar al interior, pero se fija un límite inferior para los
pedidos a formula. (SUAREZ CERVERA, 2012, pág. 67)
1.6 Gestión de almacenes
1.6.1 Concepto
Los almacenes son aquellos lugares donde se guarda los diferentes tipos de mercancía.
La formulación de una política de inventario para un departamento de almacén depende de la
información respecto a tiempos de adelanto, disponibilidades de materiales, tendencias en los
precios y materiales de compras; ya que es la mejor fuente de esta información. Esta función
controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados.
Se deben establecer resguardos físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño de
uso incorrecto, debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos y a robos.
1.6.2 Función de los almacenes
a) Mantener las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
23
c) Mantener constantemente informado al departamento de compras sobre las existencias reales de materia prima.
d) Llevar en forma minuciosa controles sobre la materia prima (entradas y salidas).
e) Vigilar que no se agoten los materiales (máximos - mínimos).
1.6.3 Función de las existencias
Garantizan el abastecimiento e invalidan los efectos de:
a) Retraso en el abastecimiento de materiales.
b) Abastecimiento parcial.
c) Compra o producción en totales económicos.
d) Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.
F) LA METODOLOGÍA
Métodos: se aplicaron los siguientes métodos:
Método inductivo-deductivo.- La inducción nos permite transitar de lo particular a lo general, partimos de cierta verdad establecida para llegar a otras, sin contradicciones lógicas.
Da relación de lo general con lo particular y se fundamenta los principales resultados del nivel
teórico, es esencial en las ciencias exactas.
Método analítico-sintético.- Permite el estudio del proceso completo de todas las partes que componen el hecho, analizaremos a los elementos que intervienen en la investigación para una
comprensión y explicación; luego del análisis complementaremos con la síntesis que permite
integrar a nivel mental las partes del objeto. Este método incursiona en las causas del
fenómeno y así descubrir los elementos que necesita modificar el investigador para cambiar el
24
Método histórico lógico: Los procesos de la investigación se establecen a través de diferentes etapas de la investigación, así como la revisión de datos e información referida a la empresa en
el ámbito de gestión de manejo y control de inventarios, proceso necesario para identificar los
factores de incidencia, sobre los cuales la propuesta se sustenta para alcanzar cambios
proactivos en la empresa.
Técnicas: Se aplicaron las siguientes técnicas:
Observación directa: Se dedica mayor importancia porque es un trabajo de campo continuo para determinar los hechos que intervienen en este fenómeno.
Encuesta: Se realizó tanto a los trabajadores como a los clientes de la “Distribuidora Paredes” para conocer su situación actual y las posibles falencias que afecten la relación comercial.
Entrevista: Se la realizó al gerente propietario para determinar expectativas referentes a la solución de problemas desde el punto de vista directivo.
Instrumentos de la investigación.-Los instrumentos que se utilizaron para esta investigación son:
1. Guía de observación
2. Cuestionario
3. Guía de entrevista
4. Investigación bibliográfica y lincográfica
Población y muestra
La población es el conjunto de todos los elementos a los cuales se refiere la investigación, en
este caso, la población lo constituyen los propietarios, empleados y clientes de Distribuidora
“Paredes”.
Para la presente investigación, debido a su universo limitado no se consideró establecer
25
En el caso de los clientes se consideró trabajar directamente con los más potenciales de la
empresa.
Tabla #01 Población
SEGMENTO INVESTIGADO
No TÉCNICA UTILIZADA
Gerente Propietario
1 Entrevista
Empleados 2 Entrevista
Clientes 20 Encuesta
TOTAL 23
26 Análisis de la observación
Para el efecto, se procedió a observar varios parámetros en la bodega de la empresa en estudio,
mismos que se describen en la siguiente ficha de observación:
Tabla #02 Ficha de observación de la bodega
FICHA DE OBSERVACIÓN DE LA BODEGA
DISTRIBUIDORA PAREDES
FICHA N° 1
ÁREA: BODEGA FECHA: 02/10/2015
INDICADORES DE EVALUACIÓN CALIFICATIVO
SI NO
1 LAS BODEGAS CUENTAN CON EL ESPACIO FÍSICO SUFICIENTE PARA LA MERCADERÍA
X
2 LOS PRODUCTOS SE ENCUENTRAN BIEN ORGANIZADOS X
3 HAY ESPACIOS ESPECÍFICOS PARA RECEPCIÓN Y DESPACHO DE MERCADERÍA
X
4 LAS BODEGAS SE ENCUENTRAN BIENMANTENIDAS EN CUANTO A SU ESTRUCTURA
X
5 LAS BODEGAS CUENTAN CON VENTILACIÓN SUFICIENTE X
6 CUENTAN CON SISTEMA DE CONTROL DE INCENDIO X
7 LA MERCADERÍA ES UBICADA EN PERCHAS X
8 LA CANTIDAD DE PERCHAS SON SUFICIENTES PARA TODA LA MERCADERÍA
X
9 LAS BODEGAS ESTÁN CERCANAS AL ALMACÉN X
10 LAS INSTALACIONES SON PROPIEDAD DE EMPRESA X
27
De la observación se desprende que la empresa, a pesar de tener un espacio físico suficiente
para el almacenamiento de la mercadería, éste no ha sido optimizado; pues, no se han
organizado adecuadamente ni se ha provisto del acondicionamiento requerido, las mercaderías
no se encuentran organizadas de manera apropiada.
Entrevista aplicada al Sr. Gerente
Se realiza la entrevista al señor Henry Paredes, gerente propietario de la “Distribuidora
Paredes”, el cual nos atiende en su oficina, respondiendo de la siguiente manera:
1. ¿Cuál es su principal prioridad como gerente de la empresa?
La principal función que el cumple en la empresa es velar por el bienestar de la misma, como
también no perder la buena relación con los clientes que son la fuente principal de su
crecimiento, ya que el manejo empresarial depende de los años de experiencia obtenidos al
paso del tiempo.
2. ¿La organización y control de las mercaderías es efectiva en la empresa?
Lamentablemente al no contar con una organización estructural y funcional bien definida, no
se puede mantener un buen control en el área de comercialización.
Las bodegas al ser manejadas de manera empírica no cuentan con un registro del estado en las
que se encuentran estas mercaderías ya que solo se ingresan las cantidades que se detalla en
cada factura y se realiza el ingreso al sistema manual de inventarios que la empresa dispone
pero no puede obtener una referencia de los ingresos y egresos detallados de la mercadería.
3. ¿La empresa cuenta con herramientas que le ayuden al control de las mercaderías?
La empresa no cuenta con herramientas que le ayuden al control de la mercadería sino que
todo el manejo se lo realiza de forma empírica por la experiencia que ha obtenido, considero
que a pesar de la experiencia con la que se cuenta no es suficiente por cuanto hay cosas que
requieren de técnicas y procesos definidos para un manejo eficiente, Las requisiciones de
28
revisión de los productos que se han terminado o que están por terminarse, no se utiliza ningún
tipo de herramienta para calcular la cantidad óptima de pedido
4 ¿Considera que un modelo de gestión de inventarios ayudaría en el control de las mercaderías?
Pienso que un modelo de gestión de inventarios permitirá manejar con exactitud los
movimientos de las mercaderías, por lo que con optimismo estoy interesado en la
implementación de este proyecto.
5. ¿La empresa dispone de algún mecanismo para determinar cantidades óptimas en stock?
Lamentablemente no se sabe con cuanta mercadería disponemos, ni que producto necesita
mayor atención de compra y de reabastecimiento, pues no se utiliza técnica alguna sino que
los pedidos se realizan por simple observación.
Entrevista dirigida a la Sra. Contadora
La presente entrevista se ha realizado al Ing. Martha Herrera, contadora de la “Distribuidora
Paredes” quien ha respondido nuestras inquietudes de la siguiente manera
1. ¿Está la empresa obligada a llevar contabilidad?
La empresa es obligada a llevar contabilidad, por esta razón las funciones que ella desempeña
en esta área las realiza con toda su ética y profesionalismo que la caracterizan para de esta
manera contribuir con el crecimiento de la misma.
2. ¿Utiliza usted herramientas de control para manejar los inventarios del negocio?
En la empresa las herramientas utilizadas son los listados de la mercadería que se los realiza
médiate una hoja de cálculo de Excel ya que no contamos con un sistema adecuado que nos
29 3. ¿Cómo controla la recepción de mercadería?
Al momento que ingresa la mercadería al área de bodega, este departamento se encarga de
revisar que todo llegue con normalidad y en el caso de que los datos no concuerden con el
pedido se realiza la devolución, se podría decir que en un 30% se realizan verificaciones al
azar es decir no todas las veces concuerdan el inventario que está realmente dentro de la
empresa con el registro contable debido a que no se maneja bajo ningún sistema, sino más
bien se lo realiza de forma manual y lo más ordenado posible.
4. ¿Cuáles son sus actividades principales que realiza dentro de la empresa?
Las actividades principales que realiza, está el ingreso de las compras, gastos deducibles,
declaración de impuestos y la elaboración de balances, el cual facilita el registro de las
compras, ventas, notas de crédito, retenciones, cuentas por cobrar y cuentas por pagar, se
obtiene un reporte de existencias en Excel que aunque no es exacto, sirve como base para la
constatación física de la mercadería, el inventario se realiza al finalizar el año contable el que
siempre arroja novedades de inconsistencia entre existencia física y contables, ya que existe
una gran cantidad de productos.
5. ¿Considera que en la empresa se requiere de un sistema de control de inventarios que le brinde mayor eficiencia, porque motivos?
En cuanto a la aplicación de un modelo de control de inventarios en la empresa considera que
sería un avance positivo para un manejo eficiente de los mismos ya que de esa manera se
contaría con el valor exacto de los productos que dispone la empresa y se llevaría un correcto
30 Entrevista dirigida al Sr. Bodeguero.
De la entrevista realiza realizada al Sr. Christian Montalvo, bodeguero de la “Distribuidora
Paredes” quien supo manifestar lo siguiente:
1. ¿Cuáles son sus principales funciones en el área de bodega?
Dentro de esta área con trola las entradas y salidas de la mercadería, verifica la mercadería
recibida con la factura de compra, realiza constatación física verifica la mercadería a ser
despachada a demás indico que sus funciones y responsabilidades son emitidas de forma
verbal por parte del gerente propietario, añadiendo que el cargo de bodega no es rotativo
dentro de la empresa.
2. ¿Qué procedimiento realiza para el despacho y recepción de mercadería?
Para el despacho de mercadería se trabaja con una copia de la factura de ventas, todo este
manejo de la mercadería se lo efectúa de manera verbal, en conjunto con él vendedor y gerente
propietario, al igual para la recepción de la mercadería, se saca una copia de la factura de
compra, a fin de poder efectuar la verificación de las cantidades solicitadas con las entregadas.
Por lo tanto, manifestó que el proceso que se lleva a cabo dentro de la bodega no está
sustentado con documentos de control diseñados por la propia empresa.
3. ¿Cuál es el proceso que sigue para elaborar una orden de pedido para realizar una compra?
Supo manifestar que para realizar un pedido, se verifica que las existencias hayan llegado a un
inventario cero, para elaborar una orden de compra, la misma que es entregada de forma
indirecta al proveedor, haciendo uso de llamadas telefónicas, envíos por correo o de forma
31
4. ¿Se realiza una ubicación adecuada de las mercaderías de acuerdo a su categoría?
En relación a la ubicación adecuada de las diferentes mercaderías el encargado de la bodega
supo manifestar que no existe una clasificación correcta de los productos que facilite una
rápida ubicación al momento del despacho al área de comercialización, la responsabilidad de
custodiar toda la bodega recae sobre él ya que la empresa no se responsabiliza por pérdidas y
hurtos de los productos, por esta razón al presentarse algún inconveniente debe ser informado
al gerente para emplear las respectivas medidas pertinentes.
5. ¿Qué procedimiento realiza usted para realizar las constataciones físicas de las existencias?
Con respecto al procedimiento que se realiza para la constatación física de los inventarios
indica que se lo efectúa con el listado de productos que se ingresan en el sistema manual de
inventarios mismo que no cuenta con las cantidades exactas de la mercadería disponible por lo
32
Análisis de la encuesta realizada a los clientes de la “Distribuidora Paredes” 1. ¿Qué tiempo es cliente de la empresa “Distribuidora Paredes”?
Tabla #03 Tiempo que es cliente en la empresa
Descripción Frecuencia Porcentaje
Menos de 6 meses 0 0%
Entre 6 meses y un año 3 15%
Más de un año 17 85%
TOTAL 20 100%
Elaborado: El investigador
Gráfico #02 El tiempo que es cliente de la empresa
Elaborado:El investigador
Análisis e interpretación:
Como se puede observar el gráfico anterior, el 85% son clientes más de un año, un 15% entre
seis meses y un año y no hay clientes con menos de seis meses.
Se puede concluir que la empresa ha logrado fidelizar a sus clientes en gran manera.
0% 15%
85%
33
2.- ¿Al momento de su compra los vendedores se tardan en la ubicación de los productos que usted solicita?
Tabla #04 Ubicación de los productos
Descripción Frecuencia Porcentaje
Siempre 10 50%
Frecuentemente 8 40%
Nunca 2 10%
TOTAL 20 100%
Elaborado:El investigador
Gráfico #03 Rapidez en ubicación de los productos
Elaborado:El investigador
Análisis e interpretación:
Según el gráfico 3, los vendedores en un 50% siempre se tardan en ubicar los productos,
mientras que un 40% los hacen frecuentemente y un 10% nunca se demoran en localizar los
productos.
Es relevante evidenciar la limitada satisfacción de los clientes en cuanto a la atención
oportuna y eficiente en la distribuidora, por lo que este trabajo es pertinente. 50%
40%
10%
Siempre
34
3.- ¿Los productos que usted adquiere en la Distribuidora Paredes alguna vez le entregaron en mal estado, roto o defectuoso?
Tabla #05 Productos en mal estado
Descripción Frecuencia Porcentaje
Con frecuencia 0 0%
Eventualmente 5 25%
Nunca 15 75%
TOTAL 20 100%
Elaborado: El investigador
Gráfico #04 Productos en mal estado de entrega
Elaborado:El investigador
Análisis e interpretación:
Un 75% los productos nunca han sido entregados en mal estado, roto o defectuoso, pero ha
existido un 25% que eventualmente han sido entregados en mal estado.
Existe un importante porcentaje de clientes es al cual hay que atender en cuanto a la
satisfacción en sus compras. 0%
25%
75%
35
4.- ¿Con qué nivel de eficacia la empresa cumple con los plazos de sus pedidos?
Tabla #06 Plazos de pedidos
Descripción Frecuencia Porcentaje Nada eficaces 0 0%
Ligeramente eficaces 1 5%
Muy eficaces 14 70%
Extremadamente eficaces 5 25%
TOTAL 20 100%
Elaborado:El investigador
Gráfico #05 Eficacia del cumplimiento de sus pedidos
Elaborado:El investigador
Análisis e interpretación:
Con respecto al nivel de eficacia que la empresa cumple con los plazos de sus pedidos un 70%
ha sido muy eficaz, mientras que un 25% extremadamente eficaz y un 5% ligeramente eficaz y
un porcentaje de 0% nada eficaz.
Aunque la mayoría está satisfecha, hay que promover un 100% de certeza en el nivel de
satisfacción del cliente.
0% 5%
70%
25%
Nada eficaces
Ligeramente eficaces Muy eficaces
36
5.- ¿Durante el tiempo de relación comercial, Distribuidora Paredes indicó no contar en su stock con algún producto?
Tabla #07 Productos en Stock
Descripción Frecuencia Porcentaje
Siempre 1 5%
Eventualmente 11 55%
Nunca 8 40%
TOTAL 20 100%
Elaborado:El investigador
Gráfico #06 La empresa no conto con productos en Stock
Elaborado: El investigador
Análisis e interpretación:
Eventualmente un 55% la empresa indicó no contar en su stock con algún producto, un 40%
tampoco indicó no contar en su stock con algún producto y un 5% siempre indicó no contar en
su stock con algún producto.
Se evidencia un problema significativo que básicamente se debe a la falta de control en cuanto
al stock requerido para la empresa, por lo tanto se evidencia la pertinencia de este trabajo
investigativo.
5% 55%
40%
Siempre
Eventualmente
37 G) PROPUESTA
1. Tema
MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA LA “DISTRIBUIDORA PAREDES” DE LA CIUDAD DE IBARRA
2. Antecedentes
La empresa “Distribuciones Paredes” ha logrado alcanzar un progreso significativo
dentro del mercado local, permitiéndole convertirse en una empresa líder en la
comercialización y distribución de productos diversos para el consumidor.
Sin embargo, basándose en la información obtenida mediante la recopilación de los
métodos de investigación que fueron aplicados a los clientes y empleados de la
empresa, así como la observación directa a la empresa, se pudo constatar el limitado
manejo en el inventario en sus bodegas, también se ha podido notar la carencia de
herramientas o mecanismos que le permitan llevar un buen control de sus mercaderías;
considerando que la fuente principal de sus ingresos está en la venta de sus productos y
que forma parte del activo corriente que es su principal patrimonio abarcando un 80%
del total del mismo.
Mediante las entrevistas realizadas se ha podido constatar que el mecanismo para
realizar los pedidos de la mercadería a los proveedores se lo realiza empíricamente es
decir que el gerente realiza la compra cuando el producto está por terminar o se ha
terminado sin el apoyo de alguna herramienta que le permita obtener con exactitud la
cantidad necesaria requerida, por esta razón se ha propuesto aplicar el método de la
