Agenda
I
. APERTURA DE LA MESA DE TRABAJO
II. PRESENTACION DEL EQUIPO DE TRABAJO-PLAN DE ORGANIZACIÓN
III. PROPÓSITO Y ALCANCE
IV. OBJETIVO Y VINCULACIÓN CON LOS SUBSISTEMAS DIRECTIVOS,
OPERACIONAL, INFORMACIÓN Y RECURSOS HUMANOS
V. ELEMENTOS CONCEPTUALES Y METODOLOGICOS
VI. BASES LEGALES
VII. REFERENCIAS-EJEMPLOS
VII. MANUAL DE ORGANIZACIÓN
IX. MANUAL ESTRUCTURA DE CARGOS
X. REGLAMENTO INTERNO INSTITUCIONAL
XI. MANUAL DE POLITICAS
XII. MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
XIII. CONCLUSIONES-COMPROMISOS
SECRETARIA SECTORIAL DEL PODER POPULAR PARA LA HACIENDA, ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Art .Nº 36. Numeral 7. Decreto Nº 1919 13/12/2010 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO Y CONTROL DE GESTIÓN Art. Nº 40. Numeral 10 Decreto Nº 1919 13/12/2010 PROPÓSITO.
Dictar los lineamientos, directrices y estrategias para la conformación estructural, organizacional, funcional y operativa del Ejecutivo Regional.
ALCANCE ESTRATÉGICO
Cubrir todo el aparato organizativo y funcional del Ejecutivo Regional, el cual abarca las Direcciones, Secretarias Sectoriales, Servicios Autónomos, Entes Descentralizados y demás dependencias que componen la Administración Pública Estadal.
OPERACIONAL
Cubrir los niveles Ejecutivos, de Apoyo o de Staff y Sustantivos y Medulares de todos los Órganos y Entes que conforman el Ejecutivo Regional
OBJETIVO
Diseñar, crear e implementar las herramientas metodológicas de trabajo, que conlleven a lograr el funcionamiento y la operatividad en cada una de las entidades que componen el sector público estadal de forma organizada y sistematizada.
VINCULACIÓN CON LOS SUPRASISTEMAS La Secretaria Sectorial del Poder Popular para la Hacienda, Administración y Finanzas, conjuntamente con la Dirección de Planificación, Presupuesto y Control de Gestión, les corresponde impulsar la modernización institucional del Gobierno Bolivariano de Aragua, por lo cual define, diseña y dicta las directrices generales y especificas con el fin de que las entidades que componen el sector público estadal las aplique; obteniendo como resultado los instrumentos metodológicos de trabajo que permitirán optimizar las funciones y operaciones para alcanzar la eficacia y la eficiencia.
ESTRUCTURA ORGÁNICA VS. ESTRUCTURA FUNCIONAL Estructura Orgánica:
Columna vertebral de las organizaciones, donde a través de entegramas se definen las denominaciones de las unidades organizativas, niveles jerárquicos y los vectores de comunicación que regirán el funcionamiento y operatividad en las instituciones.
Estructura Funcional:
Define los objetivos de cada una de las unidades organizativas, conjuntamente con las funciones estratégicas, generales y especificas, que regirán el comportamiento operativo en la unidades.
Desarrollo Organizacional Integral del
Ejecutivo Regional
ESTRUCTURAL ORGANIZACIONAL FUNCIONAL PROCEDIMENTAL COMUNICACIONAL SISTEMATICAPLAN DE ORGANIZACIÓN
FUNCIONAMIENTO Y OPERATIVIDAD DE LA INSTITUCION EN EL CUMPLIMIENTO DE LA MISION, OBJETIVO GENERAL Y ESPECÍFICO DEL EJECUTIVO REGIONAL
LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL
TÍTULO II DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL CAPÍTULO II
DEL CONTROL INTERNO
Artículo 35. “El Control Interno es un sistema que comprende el plan de
organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo, sujeto a esta Ley, para salvaguardar recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas, prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas”.
Artículo 36. “Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines del ente”.
LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL
SECTOR PÚBLICO
TÍTULO VI DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Artículo 134.
“Corresponde a la máxima autoridad de cada organismo o
entidad la responsabilidad de establecer y mantener un sistema de
control interno adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la
organización. Dicho sistemas incluirá los elementos de control previo y
posterior incorporados en el
plan de organización
y en las normas y
manuales de procedimientos de cada ente u órgano, así como la
AREAS DE OPERACIONES AREAS DE OPERACIONES AREAS DE OPERACIONES AREAS DE OPERACIONES SALA SITUACIONAL - Planificación y Presupuesto - Bines - Servicios Generales - Almacén - Prensa y Relaciones Públicas - Asistencia Jurídica - Tec. De la Información - Recursos Humanos TECNICA CONFORMACIÓN AREAS DE OPERACIÓN SECRETARIA EJECUTIVA ARCHIVO OBJETIVOS - METAS
JUSTIFICACION – EXPOSICION DE MOTIVOS
P R O D U C T O - Asistencia Administrativa - Operativa -Unidades Organizativas -Comunidades DESPACHO DE LA SECRETARIA NIVEL EJECUTIVO AREAS DE OPERACION
CONSEJO TACTICO SECTORIAL
NIVEL SUSTANTIVO O MEDULAR -Recepción y procesamiento de la información - Análisis - Asistencia, seguimiento y control -Orientación E Inducción -Recepción y Registro -Evaluación -Seguimiento y Control - Políticas - Implementación - Coordinación y Cooperación -Planificación -Implementación -Seguimiento y Control ANTECEDENTES COORD DE
PROYECTOS UNIDAD UNIDAD
1 2 3 P R O Y E C T O S FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ESTRUCTURA MATRICIAL INTERNA MIXTA
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA: GENERAL Y ESPECIFICA, VISIÓN GENERAL DESPACHO DEL GOBERNADOR
SECRETARIA GENERAL DE GOBIERNO
COORDINACION DE APOYO ADMINISTRATIVO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL ASISTENCIA ADMINISTRATIVA COORDINACION DE PROYECTOS ASISTENCIA ADMINISTRATIVA COORD DE FORMACION Y COMUNICACION ASISTENCIA ADMINISTRATIVA COORD DE PARTICIPACION CIUDADANA ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA TÍTULO II
PRINCIPIOS Y BASES DEL FUNCIONAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Principio de suficiencia, racionalidad y adecuación de los medios a los fines institucionales
Artículo 21. “La dimensión y estructura organizativa de los órganos y entes de la Administración Pública serán proporcionales y consistentes con los fines y propósitos que le han sido asignados”
Principio de simplicidad, transparencia y cercanía organizativa a las personas
Artículo 22. “La organización de la Administración Pública procurará la simplicidad institucional y la transparencia en su estructura organizativa, asignación de competencias, adscripciones administrativas y relaciones interorgánicas.
La estructura organizativa preverá la comprensión, acceso, cercanía y participación de las personas de manera que les permitan resolver sus asuntos, ser auxiliados y recibir la información que requieran por cualquier medio”.
Principio de jerarquía
Artículo 28. “Los órganos y entes de la Administración Pública estarán internamente ordenados de manera jerárquica y relacionados de conformidad con la distribución vertical de atribuciones en niveles organizativos. ..”
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO CAPÍTULO II
DEL CONTROL INTERNO
Artículo 20. “En los organismos y entidades deben estar claramente definidas, mediante normas e instrucciones escritas las funciones de cada cargo, su nivel de autoridad, responsabilidad y sus relaciones jerárquicas dentro de la estructura organizativa, procurando que el empleado o funcionario sea responsable de sus actuaciones ante una sola autoridad”.
MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO
4.3. NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS A LA ORGANIZACIÓN DE LOS ORGANISMOS Y ENTES PÚBLICOS
4.3.1. Organización Interna de los Organismos
Cada organismo de la administración central y descentralizada funcionalmente debe organizarse internamente en función de sus objetivos, de la naturaleza de sus actividades y operaciones, de los sistemas de administración, de los principios generales de organización y de las presentes Normas de Control Interno.
LEY DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO ARAGUA TÍTULO III
DE LA POTESTAD ORGANIZATIVA Y DE LAS DEFINICIONES ORGANIZACIONALES CAPÍTULO I
DE LA CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE ÓRGANOS Y ENTES ADMINISTRATIVOS
Artículo 19. La creación de órganos y entes administrativos estarán sujetas a los siguientes requisitos:
Numeral 2. Determinación de su forma organizativa, su ubicación en la estructura de la Administración Pública y su adscripción funcional y administrativa.
MANUAL DE ORGANIZACION Estructura Organizativa
SECRETARIA SECTORIAL PARA EL FORTALECIMIENTO DEL PODER POPULAR
COORDINACION GENERAL – ORGANIZACIÓN Y MÉTODO
SALA SITUACIONAL
CUALITATIVO CUANTITATIVO EJECUCIÓN CONCLUSIÓN DE PROYECTO COORDINACIÓN SUPERVISION CONTROL EVALUACIÓN RESULTADOS IMPACTO COORD. PROYECTOS COORD. F. Y COMUNICACIÓN COORD. P. CÍUDADANA PROCESAMIENTO ANÁLISIS RESULTADO CONCLUSION -RECOMENDACIÓN REGISTRO RECEPCION DE INFORMACION PROYECTOS INFORMACION ASIGNACION PROBLEMAS NECESIDADES DISTRIBUCION INFORMACION PROYECTOS PROBLEMAS NECESIDADES CONFICTOS EXPECTATIVAS DESPACHO COORD. GENERAL DECISIÓN DESPACHO COORD. GENERAL COORD. PROYECTOS COORD. F. Y COMUNICACION COORD. P. CIUDADANA EXPO DIFERIDO O RECHAZADO BASE DE DATOS PLANIFICACION ELEMENTOS LOGISTICA INTEGRAL R. HUMANO, EQUIPOS , MATERIALES PLATAFORMA TECNOLOGICA C O N S E J O S C O M U N A L E S C O M U N A S O T R A S O R G A N I Z A C I O N E S ESTRUCTURA MATRICIAL APROBADO OBJETIVO PROPOSITO FUNDAMENTACIÓN PROGRAMACIÓN ACTIVIDADES COMUNIDADES COMUNAS C. COMUNALES O. ORGANIZACIONES
INFORMES DE RESULTADOS DESPACHO
COORD GENERAL SALA SITUACIONAL
INF . DE RESULTADOS
MANUAL DE ORGANIZACION Estructura de Cargos
Ley del Estatuto de la Función Pública Titulo I
Disposiciones Fundamentales
Articulo 1. “La presente Ley regirá las relaciones de empleo público entre los funcionarios y funcionarias públicos y las administraciones públicas nacionales, estadales y municipales, lo que comprende: … 2. El Sistema de Administración de Personal, el cual incluye la Planificación de Recursos Humanos, procesos de Reclutamiento, Selección, Ingreso inducción, capacitación y desarrollo, planificación de las carreras, evaluación de méritos, ascensos, traslados, transferencia, valoración y clasificación de cargos, escalas de sueldos, permisos y licencias, régimen disciplinarios y normas para el retiro.”
TITULO II
Dirección y Gestión de la Función Pública Capitulo IV
Oficina de Recursos Humanos
Artículo 10: Serán atribuciones de las oficinas de recursos humanos de los órganos y entes de la administración pública nacional: 2: Elaborar el Plan de Personal de conformidad con esta Ley, sus reglamentos y las normas y directrices que emanen del Ministerio de Planificación y Desarrollo, así como dirigir, coordinar, evaluar y controlar su ejecución. Parágrafo Único: Las oficinas de recursos humanos de los estados y municipios tendrán las mismas competencias respecto al órgano o ente encargado de la planificación y desarrollo en su territorio.
Ley del Estatuto de la Función Pública Titulo I
Capitulo V Planes de Personal
Articulo 12: “Los planes de personal serán los instrumentos que integran los programas y actividades que desarrollaran los órganos y entes de la administración pública para la optima utilización del Recurso Humano, tomando en consideración los objetivos institucionales. La disponibilidad presupuestaria y las directrices que emanen de los órganos de gestión de la función pública”.
Articulo 13: ... “Los planes de personal estarán orientados al cumplimiento de los programas y metas institucionales”.
Gaceta Oficial Nº 36.229 del 17-06-1997 Normas Generales de Control Interno
Capitulo II Del Control Interno
Articulo 20: “En los organismos y entidades deben estar claramente definidas mediante normas e instrucciones escritas “Las Funciones de cada Cargo”, su nivel de autoridad, responsabilidad y sus relaciones jerárquicas dentro de la “Estructura Organizativa” procurando que el empleado o funcionario sea responsable de sus actuaciones ante una sola autoridad”.
LIDERAZGO
HUMILDAD
SENCILLEZ
INICIATIVA
CREATIVIDAD
CAPACIDAD DE ANÁLISISDICERNIMIENTO
SENTIDO COMÚN
RAPIDEZ DE OPERACIÓN
INVENTIVA
PODER DE CAPTACIÓN PODER DE DECISIÓN APLICAR LÓGICA RESULTADOEFICIENCIA Y EFICACIA EN EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS
CONDICION PERSONAL QUE DEBEN TENER LOS FUNCIONARIOS CON CARGOS DE JEFATURA
HUMILDAD
SENCILLEZ
DICERNIMIENTO
SENTIDO COMÚN
RAPIDEZ DE OPERACIÓN
PODER DE CAPTACIÓN APLICAR LÓGICA RESULTADO FUNCIONARIO
EFICIENCIA Y EFICACIA EN EL DESARROLLO DE LAS TAREAS
CONDICIÓN PERSONAL QUE DEBE TENER LOS FUNCIONARIOS BAJO RELACIÓN DE DEPENDENCIA
- PLANIFICACION - DIRECCION - CONTROL RESULTADO EFICAZ Y EFICIENTE SUPERVISIÓN EVALUACIÓN CUALITATIVA - CUANTITATIVA - FUNCIONAMIENTO - ACTIVIDAD - OPERATIVIDAD LOGRO DE LA MISIÓN Y DE LOS OBJETIVOS DE LA INSTITUCIÓN CICLO
NIVEL GERENCIAL
Implementar un conjunto de acciones de forma participativa que permitan planificar de forma estratégica y operativa la evaluación del entorno en relación al cumplimiento por parte de la institución, de la Misión, Visión, Objetivos Generales y Específicos sobre la base del análisis y evaluación de las capacidades internas a Nivel Integral. Tomando en cuenta los aspectos siguientes: cultura, principios, valores, y compromisos.
AREA DE RECURSOS HUMANOS
Diseñar, elaborar y mantener la descripción de cargos sobre la base de los objetivos, funciones y competencias de las unidades organizativas, mediante la provisión, mantenimiento, evaluación y desarrollo de talentos, a través de programas de capacitación y adiestramiento e implementar y mantener un sistema de medición de resultados sobre la gestión ejecutada por el Recurso Humano.
REGLAMENTO INTERNO INSTITUCIONAL
OBJETIVO
El Reglamento Interno en las instituciones debe contener un conjunto de normas que determinen las condiciones a que deben sujetarse las instituciones en su carácter de empleador y los funcionarios: empleados, contratados y obreros en su condición de trabajadores; el Reglamento Interno debe formar parte de las condiciones que regirán las relaciones entre el empleador y el empleado y su observancia es obligatoria.
LEY DE ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO ARAGUA TITULO II
PRINCIPIOS GENERALES DEL FUNCIONAMIENTO Y ORGANIZACIÒN DE LA ADMINISTRACIÒN PÙBLICA DEL ESTADO
Artículo 6: Los reglamentos, resoluciones y actos administrativos de carácter general dictados por la administración pública del estado, deberán ser publicados en la gaceta oficial del estado Aragua.
TITULO IV
DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRAL DEL ESTADO ARAGUA CAPITULO I
DE LOS ORGANOS SUPERIORES DE LA ADMINISTRACIÒN PÙBLICA CENTRAL DEL ESTADO ARAGUA
Articulo 36: Son órganos superiores de dirección de la administración pública central del estado Aragua el Gobernador, el Secretario General de Gobierno, los Secretarios Sectoriales y los Secretarios de estados…………
Articulo 37: Corresponde a los órganos superiores de dirección de la administración pública central del estado Aragua, dirigir la política del estado, ejercer la función ejecutiva y la potestad reglamentaria, de conformidad con la Constitución de la República, la Constitución del estado y las Leyes………..
CAPITULO IV
DE LA ORGANIZACIÓN DE LAS SECRETARIAS Y DEMÁS ORGANOS DE LA ADMINISTRACIÒN CENTRAL
SECCIÒN PRIMERA
DE ALA SECREATARIA SECTORIALES
Artículo 52: Las competencias específicas y las actividades particulares de cada Secretaria sectorial serán, las establecidas en el reglamento respectivo.
MANUAL DE POLÍTICAS GENERALES Institucionales y Operacionales
MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO Normas Generales de Control Interno
Articulo 15.- Las políticas que dicten los organismos o entidades deben definirse por escrito.
Asimismo, deben adoptarse decisiones dirigidas a procurar la debida concordancia y adecuación de la organización con sus planes y programas, a establecer mecanismos para ejercer el control de las actividades de acuerdo con lo programado y a motivar al personal en la consecución de los objetivos y metas establecidos.
Manual de Normas de Control Interno-Componentes del Control Interno
Procedimientos de Control. Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar
que se cumplan las directivas de la administración: - Procesamiento de Información - Revisiones del Desempeño - Controles Físicos
LEY DE ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO ARAGUA Título IV
DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRAL DEL ESTADO ARAGUA Capítulo I
De los Órganos Superiores de la Administración Pública Central del Estado Aragua
Artículo 36: “Son órganos superiores de Dirección de la Administración Pública Central del Estado Aragua. El Gobernador, El Secretario General de Gobierno, los Secretarios Sectoriales y los Secretarios de Estado”.
Artículo 37: “Corresponde a los Órganos Superiores de Dirección de la Administración Pública Central del Estado Aragua dirigir la “política” del Estado ejercer la función ejecutiva y la potestad reglamentaria de conformidad con la Constitución de la República, la Constitución del Estado y las
Artículo 38, numeral 20
Definir las políticas, en cada campo de actividad y aprobar los planes de acción que deberán ejecutar los Secretarios Sectoriales del Ejecutivo Estadal.
POLITICAS ALCANZAR EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES Y OPERACIONALES OBJETIVO INSTITUCIONALES OPERACIONALES DIRIGIDAS A FORTALECER EL PODER POPULAR ARTICULO 28 LEY ORGANICA CONSEJOS COMUNALES DIRIGIDAS A CUMPLIR CON LOS OBJETIVOS DE LAS UNIDADES ORGANIZATIVAS CON EL FIN DE ALCANZAR LA EFICIENCIA Y EFICACIA BASE - DEFINICION - DISEÑO - IMPLEMENTACION DIAGNOSTICO PROBLEMAS NECESIDADES REQUERIMIENTOS PROPIEDADES EXPECTATIVAS RESULTADO VISUALIZAR, REALIZAR ACTIVIDADES CON CONSECUENCIA FUTURAS DE LA COLECTIVIDAD Y DE LA SSFPP; LAS CUALES HAY QUE REVERTIR. MEDIANTE EL DISEÑO Y
APLICACIÓN DE POLÍTICAS PUBLICAS
P- 001 POLITICAS GENERALES
RESULTADO FUENTE DEFINICIÓN DE POLITICAS INSTITUCIONALES CONSEJOS COMUNALES COMUNAS ORGANIZACIONES POPULARES Y COMUNITARIAS COLECTIVIDAD GENERAL OTRAS SITUACIONES
EN CONSONANCIA CON LAS POLITICAS NACIONALES Y REGIONALES DIRIGIDAS HACIA EL FORTALECIMIENTO DE LAS COMUNIDADES. LAS CUALES SE REFLEJAN PLAN DE LA PATRIA DIAGNOSTICO DE INFORMACION PROCESAMIENTO - ANALISIS - IDENTIFICACION DE SITUACIONES - PRIORIZACIÓN - JUSTIFICACIÓN - COORDINACION DE APOYO - COORD. DE FORMACION Y COMUNICACIÓN - COORD. PARTICIPACION CIUDADANA - SALA SITUACIONAL POLITICAS INSTITUCIONALES
OPERACIONALES DIRIGIDAS - NIVEL EJECUTIVO - NIVEL DE APOYO - NIVEL SUSTANTIVO O MODULAR SSFPP EN CONSONANCIA CON LOS OBJETIVOS Y FUNCIONES DE CADA UNIDAD RGANIZATIVA Y DE LA INSTITUCION EN GENERAL DE TODAS LAS UNIDADES ORGANIZATIVAS QUE CONFORMAN LA ESTRUCTURA ORGANICA DE LA FUENTE - DIAGNOSTICO - INFORMACIÓN PROCESAMIENTO - ANALISIS - IDENTIFICACION DE SITUACIONES - PRIORIZACIÓN - JUSTIFICACIÓN RESULTADO POLITICAS OPERACIONALES DISEÑO
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
•
Proceso
: Es la secuencia de pasos necesarios para
realizar una actividad. Podemos definir de manera
global que el manual es una recopilación de
procesos.
•
Procedimiento
: Para definirlo técnicamente, el
procedimiento es “la gestión del proceso”. Es como
cuando hablamos de administración y gestión
administrativa; la administración es el conjunto de
pasos y principios, y la gestión es la ejecución y
utilización de esos principios.
Elaboración de Procedimientos
¿Por qué se hace?
Esta pregunta pretende establecer el objetivo o razón de un proceso y para que servirá. (La meta que deseamos cumplir).
¿Dónde inicia?
Se refiere a la dependencia, cargos o área geográfica, que intervienen en cada actividad donde se inicia el proceso.
¿Dónde termina?
Indicar el cargo, área geográfica o dependencia donde finaliza el procedimiento para el cumplimiento de un trabajo preciso
¿Qué trabajo o proceso se hace?
Este indica la necesidad de responder a una meta o a una actividad precisa.
Qué necesita para realizarlo?
Se refiere documentos como por ejemplo: expedientes actuales o anteriores, normativas legales o institucionales, equipo, herramientas, etc.
Elaboración de Procedimientos
¿Quién o quiénes son los responsables?
Aquí es importante establecer a las personas o dependencias del GBEA que intervienen en el procedimiento y el orden lógico en que intervienen (pueden establecerse como cargos o unidades administrativas) y además pueden establecerse las instituciones con las que tiene vinculación la institución.
¿Cómo se hace?
Es necesario que se analice la forma en que se realiza el procedimiento paso a paso, que elementos intervienen en el.
¿Cuándo se hace?
Se refiere a la periodicidad en que se realizan las actividades, (días, semanas, quincena mes, horarios etc.)
