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MODULO ACTIVOS FIJOSIntroducción
El objetivo del presente documento es la introducción a un usuario nuevo en el módulo: Gestión de Activos Fijosdel Sistema BS Gestión
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Los puntos a ver serán: Movimientos:
1. Activos Fijos
2. Activos Fijos de Terceros
3. Ruta de Inspección y Órdenes de Reparación Informes:
4. Costos de Utilización de Activos Fijos 5. Actualizacion de Activos
6. Requisitos Vencidosde Activos 7. Listado de Activos
8. Anexo Activos Fijos
9. Reporte Mantenimiento de Activos 10.Reportes Personalizados
Archivos:
11.Tipo Mantenimiento 12.Item Inspeccion de Activos
13.Plantillas de Inspeccion y Mantenimiento 14.Requisitos Uso de Activos
15.Plantilla Requisitos Uso de Activos MOVIMIENTOS
1- ACTIVOS FIJOS
Los activos fijos son aquellos bienes que la empresa utiliza de una manera continua durante el curso normal de sus operaciones.
El procedimiento de gestión de Activos Fijos comienza con el alta de dichos bienes, yendo a “Activos Fijos”. Se generará un listado con los ya creados, presionar en “Nuevo (F7)”donde aparecerá la pantalla de carga delactivo.
Las características de la pantalla son:
Producto:Es el tipo de activo que se trata, debe ser cargado previamente en
Código Identificación: un código interno de identificación Ejemplo: C001 (C de camión, 001 de orden).
Estado: Estado en que se encuentra el activo. Ejemplo: disponible, en reparación, en uso.
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Identificación: una descripción que individualice el activo. Ejemplo: modelo y patente Datos técnicos:Descripción detallada del activoResponsable:Responsable del activo
Centro de costos:Si el activo está asignado a un centro de costos especifico Ruta de Inspección:
Departamento:
Ubicación:Ubicación física del activo Registro de Mantenimientos:
Deposito:
Botón de asociados: muestra todos los comprobantes generados en los que el activo en cuestión fue movido.
Completamos los datos y le damos clic en “Guardar”.
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a) CostosSe puede calcular los que cuesta el uso del activo, a través de una unidad de medida de uso y una medida de control.
Por ejemplo se puede calcular que un camión cuesta $45 por cada hora de uso y se controlará cada 1000 kms.
También tienela opción de tildar si el bien se encuentra en “Leasing” b) Datos Contables
Son los registroscontables del activo. Cuál es la cuenta que identifica al activo, cuál es el método de amortización (Línea, creciente, decreciente, etc.), cuál es la vida útil medida en años y la fecha de cálculo.
c) Usos del activo
En este espacio se mostrará en qué centro de costo se encuentra actualmente en uso el activo. Donde podremos ver qué periodo va a estar en uso, cuál será su utilización y valorizar dicha utilización.
Haciendo click en el botón “Historial” podremos ver un listado de todos los centros de costos en los que fue utilizado el activo, con fecha desde–hasta y sus correspondientes valores.
d) Mantenimiento y reparación
En esta opción podremos cargar los mantenimientos, desde el botón “Nuevo Mantenimiento”, y también podremos observar un listado con los mantenimientos/reparaciones que recibió el activo.
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f) RequisitosEn esta opción podremos cargar los requisitos. Esto se puedehacer de dos maneras: 1. Agregar un requisito, desde una lista de requisitospredefinidos. Para esto debemos hacer clic en el símbolo que tiene un más color verde:
Se nos abrirá una ventana donde desplegaremos los requisitos, seleccionamos y luego clic“Guardar”.
Observamos que existe el Botón de alta rápida: es para cargar los requisitos (Punto 14 de este manual).
Luego de guardar el requisito nos aparece una pantalla de configuración del mismo.
Luego de cargar los datos que sean necesarios modificar, cerramos la ventana. Volvemos a la pantalla inicial de la carga de activos y veremos que ya figuran los requisitos.
2. Desde una plantilla de requisitos. Las plantillas son formatos que contienen varios requisitos. Es decir por ejemplo la plantilla “matafuegos” incluye todos los requisitos
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que corresponden: Carga y Prueba hidráulica. (La creación de las plantillas lo vemos en el punto 13 de este manual)Debemos primero seleccionar la plantilla y luego clic en el botón “Generar Requisitos”
Aparecerán todos los requisitos correspondientes a dicha plantilla. g) Especificación técnica
Esta opción permite cargar archivos que describan técnicamente el activo. h) Legajo Técnico
2- ACTIVOS FIJOS DE TERCEROS
Esta opción es exactamente igual a la anterior, con la diferencia que los activos no van a ser propios sino de terceros. Con lo cual deberemos completar:
- Propietario
-3- RUTA DE INSPECCIÓN Y ÓRDENES DE REPARACIÓN
Esta opción sirve para buscar específicamente cuales fueron las reparaciones que se solicitaron y/ohicieron a un activo en particular.
Completaremos el activo que corresponda, luego clic en “Buscar Reparaciones” nos traerá el estadodel activo y las reparaciones que tuvo.
La plantilla se puede imprimir desde la opción“Imprimir planilla Ruta inspección”.
INFORMES:
4- COSTOS DE UTILIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
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Podremos filtrar los activos por Marca, Rubro o Categoría. También podemos poner los valores a una fecha determinada. Si no ponemos directamente “Buscar” para que nos traiga todos los activos.Nos traerá un listado donde podremos modificar los valores de dos formas:
1) Con un coeficiente de actualización. Ejemplo: Si sabemos que los valores aumenta un 20%, ponemos 1.2 en la columna de “Coeficiente” marcando los activos que aumentarán.
2) Con el valor que corresponda. Ejemplo: el activo 103 aumenta a 40, ponemos 40 en la columna de “Nuevo valor” tildando dicho activo.
En cualquiera de las dos formas, una vez modificado el valor se irá hacia el final de la pantalla y se hará click en el botón: “Crear periodo”. Para que se pueda cargar a partir de cuándo se aplicará el nuevo valor.
Ejemplo: Se cambiará el valor del activo 120, a partir del 01/05/2015 hasta el 31/12/2500 (conviene poner una fecha bastante alejada). Este nuevo valor reemplazará al ya existente a partir del 1/05/2015, es decir que el valor que ya estaba cargado estará vigente hasta el 30/04/2015.
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De esta forma de habrán actualizado los valores de los activos necesarios.
6- REQUISITOS VENCIDOS DE ACTIVOS
7- LISTADO DE ACTIVOS
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-ANEXO ACTIVOS FIJOS 9
-REPORTE MANTENIMIENTO DE ACTIVOS
10- REPORTES PERSONALIZADOS ARCHIVOS: 11 -TIPO MANTENIMIENTO 12
-ITEM INSPECCION DE ACTIVOS
13- PLANTILLAS DE INSPECCION Y MANTENIMIENTO
14- REQUISITOS USO DE ACTIVOS
