Resolución Nº 1408-2011-TC-S1
Sumilla: Corresponde imponer sanción administrativa al Contratista que presentó documentos falsos durante la etapa de ejecución contractual y que dio lugar a la resolución del contrato por causal atribuible a su parte.
Lima, 22 de Agosto de 2011
Visto en sesión de fecha 19 de agosto de 2011 de la Primera Sala del Tribunal de Contrataciones del Estado el Expediente N° 2810.2008.TC sobre procedimiento administrativo sancionador iniciado contra la empresa Multiservicios y Asesoría S.A. por supuesta responsabilidad en dar lugar a la resolución del contrato por causal atribuible a su parte, materia de la Adjudicación Directa Selectiva Nº ADS-015-2007-JNE, convocada por el Jurado Nacional de Elecciones (JNE), para la “Contratación del servicio de toma de inventario físico de bienes patrimoniales del JNE”; oídos los informes orales en la audiencia pública realizada el 20 de abril de 2010 y, atendiendo a los siguientes:
ANTECEDENTES: ANTECEDENTES:
1. El 17 de diciembre de 2007, el Jurado Nacional de Elecciones (JNE), en adelante la Entidad, convocó la Adjudicación Directa Selectiva Nº ADS-015-2007-JNE, para la “Contratación del servicio de toma de inventario físico de bienes patrimoniales del JNE”, por un valor referencial total equivalente a S/. 22,400.00 (Veinte dos mil cuatrocientos con 00/100 Nuevos Soles). 2. Como consecuencia de dicho proceso, resultó ganadora de la buena pro la empresa
Multiservicios y Asesoría S.A., en adelante el Contratista, con una propuesta económica ascendente a S/. 21,600.00 (Veintiún mil seiscientos con 00/100 Nuevos Soles).
3. El 25 de enero de 2008, la Entidad hizo entrega de la base de datos de bienes patrimoniales al Contratista, conforme consta en el acta respectiva.
4. Con Oficio Nº 014-2008-OL-GAF/JNE, recibido el 11 de febrero de 2008, la Entidad manifestó al Contratista que la buena pro otorgada a su favor quedó consentida, por lo que le solicitó que remita diversa documentación a más tardar el 15 de febrero de 2008; debiendo apersonarse el 21 del mismo mes y año para la suscripción del contrato respectivo.
5. Por Carta Nº MSA-025/2008, presentada el 12 de febrero de 2008, el Contratista remitió al ingeniero Neal Martín Maura Gonzáles, Jefe de Logística (e) de la Entidad, la documentación requerida y comunicó lo siguiente:
i. Debido al tiempo transcurrido por la impugnación formulada por uno de los participantes, el personal comprometido para la ejecución del presente servicio está laborando en otras entidades, por lo que está obligado a reemplazarlo.
ii. De contar con su anuencia, el total de personal asignado para el servicio sería de 33 profesionales y técnicos según Anexo Nº 02. La adición de personal no implica incrementos en los costos del servicio.
iii. Solicita se le proporcione copia de la documentación requerida para la toma de inventario físico en campo, incluyendo los planos de los diferentes ambientes, e iniciar las acciones de coordinación previa a la ejecución del servicio.
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iv. Se adjunta copia de las planillas de inventario, así como el listado de las parejas de inventariadores encargados de la toma de inventario físico en campo para su aprobación.
v. Desea iniciar el servicio a partir del 13 de febrero de 2008, por lo que espera su respuesta.
6. El 15 de febrero de 2008, la Entidad y el Contratista suscribieron el contrato para el servicio de toma de inventario físico de bienes patrimoniales (ejercicio 2007), a ejecutarse en el plazo de 45 días, computable a partir del día siguiente de su firma, por la suma de S/. 21 600,00 (Veintiún mil seiscientos con 00/100 Nuevos Soles).
7. Con Carta Nº MSA-026/2008, presentada el 14 de febrero de 2008, el Contratista confirmó al señor Eudoro Llamas, Encargado de Patrimonio de la Entidad, su solicitud para la entrega de la siguiente documentación:
i. Organigrama funcional de la Entidad.
ii. Planos de ambientes de todos los pisos, sótano y azotea. iii. Relación del personal por centro de costo
iv. Base de datos y copia de las tarjetas de propiedad de los vehículos
v. Base de datos contable de Activos Fijos y Bienes No Depreciables al 31 de diciembre de 2007.
vi. Relación de bienes dados de baja al 31 de diciembre de 2006. vii. Relación de compras de bienes del año 2007.
viii. 6000 etiquetas provisionales y pre numeradas para el inventario físico al barrer. ix. 6000 etiquetas con códigos SBN y códigos de barras.
Asimismo, informó que de acuerdo a su propuesta, el personal efectuará tanto la toma de inventario físico, como su etiquetado final con código de barras en una sola oportunidad, por lo que solicitó se le alcancen las etiquetas con código de barras por usuario, de acuerdo a lo coordinado con el señor César Morales.
De otro lado, agregó que es importante la confirmación sobre la fecha acordada para el inicio del inventario ha sido fue fijada para el lunes 25 de febrero de 2008, con la inclusión de 12 parejas de inventariadores conformados en 2 grupos de trabajo físico en campo. Dado que el tercer grupo efectuará la toma de inventario físico en los depósitos de patrimonio ubicado en la azotea y sótano, pidió su ayuda para que dichos ambientes se encuentren ordenados de manera que su personal pueda realizar sus actividades.
8. El 18 de febrero de 2008 se reunieron la CPC María Elena Carrera Martínez, Gerente de Administración y Finanzas, en su condición de Presidenta de la Comisión de Coordinación, la señora Susana Ramos Vilca como Jefe de la Oficina de Contabilidad y el señor Eudoro Llamas Villanueva como Jefe de Control Patrimonial (e) de la Entidad y el señor Raúl Aquino Ortega como Jefe del Equipo de inventario y representante legal del Contratista, para dar inicio al inventario físico, según consta en el Acta respectiva.
9. Con Carta Nº MSA-028/2008, presentada el 19 de febrero de 2008, el Contratista solicitó al señor Eudoro Llamas Villanueva, Encargado de Control Patrimonial (e) de la Entidad, su
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autorización para el ingreso de equipos de cómputo a utilizar durante la ejecución del servicio, con el detalle del uniforme de su personal.
10. Por Memorando Nº 001-2008-CP/JNE, notificado al Contratista el 19 de febrero de 2008, el señor Eudoro Llamas Villanueva, Encargado de Control Patrimonial (e) de la Entidad le comunicó que:
i. El avance tiene una ligera demora atribuible al horario de inicio en los primeros días, hecho que será subsanado a partir del 20 de febrero de 2008.
ii. Las etiquetas del correlativo han sido pegadas sin tomar la precaución de antes limpiar los bienes de la grasa y el polvo por haber estado almacenados, lo que ha ocasionado que buena parte de éstas se desprendan de los bienes de la azotea. No puede atribuirse esto a la calidad de las etiquetas en vista de que nada se adhiere a una superficie con grasa y polvo. Se ha tenido que destacar a una persona de apoyo de parte de Control Patrimonial que subsane en parte este defecto, por lo que agradece se verifique este inconveniente.
iii. El etiquetado con los códigos de barras sí debe ser realizado con la debida precaución, a efectos que las etiquetas permanezcan bien ubicadas.
iv. A consecuencia de cambios de lugar de los usuarios y desplazamientos de los bienes desde el saneamiento realizado, la base de datos proporcionada no puede ser tomada al 100%, por lo que se sugiere la secuencia siguiente: En primer lugar, etiquetar el correlativo y levantar los bienes asignados al usuario; procesar la información y regresar con las etiquetas con códigos de barras para pegarlas definitivamente. Se recomienda realizar este trabajo debido a que la asignación final va a ser el punto de partida que permita controlar desplazamientos, salidas e ingresos. De no ser así, solicita se indique el procedimiento a aplicar.
11. El 20 de febrero de 2008, el Contratista presentó ante la Entidad, su Carta Nº MSA-029/2008, dirigida al señor Eudoro Llamas Villanueva, Encargado de Control Patrimonial de la Entidad, mediante la cual respondió lo siguiente:
i. Las etiquetas pre numeradas (provisionales) para el inventario físico al barrer han sido entregadas muy parcialmente, teniendo algunas dificultades en el pegado debido a que dicho material no es el más apropiado; su numeración se encuentra duplicada y se despegan con el calor del día. Dichas etiquetas tampoco han sido cortadas debidamente, lo que retrasa el avance de sus labores, sin que esto le sea atribuible. ii. Su representante está dedicado al ordenamiento de las etiquetas con código de barras
por usuario, debido a que éstas no fueron impresas de acuerdo a su solicitud, por lo que ordenarlas individualmente le ocasiona retrasos; razón por la cual no puede cumplir su propuesta para el etiquetado de los activos inventariados al mismo tiempo del inventario físico en campo y solicitó su comprensión de no guardar los bienes ubicados en el almacén y depósito de patrimonio hasta que se efectúe el etiquetado final.
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iii. El etiquetado de los bienes inventariados en las oficinas será efectuado una vez culmine el ordenamiento físico de las etiquetas con códigos de barras, sin que esto le sea imputable.
iv. Solicitó se efectúen las coordinaciones para realizar la toma del inventario en el tercer piso para el día viernes 22 de los corrientes, a partir de las 8:00 am con la participación de 5 parejas de inventariadores.
v. El etiquetado final del inventario con código de barras se realizará el lunes 25 de los corrientes, a cargo de 4 parejas de inventariadores.
12. A través del Oficio Nº 091-2008-GAF/JNE, entregado el 21 de febrero de 2008, la CPC María Elena Carrera Martínez, Gerente de Administración y Finanzas de la Entidad, remitió al Contratista copia del Acta de inicio de inventario físico en bienes muebles del año 2007. 13. Por Carta Nº MSA-031/2008, presentada el 25 de febrero de 2008 y dirigida a la CPC María
Elena Carrera, Gerente de Administración y Finanzas de la Entidad, el Contratista informó sobre los avances del inventario físico en campo:
i. El inventario físico en campo se inició el 18 de febrero de 2008, con un avance lento por la falta de etiquetas provisionales pre numeradas cuya entrega le corresponde a la Entidad (en algunos casos tuvo que esperar, con el descanso del personal de inventariadores). Dichas etiquetas son de mala calidad, se despegan con el calor normal del día y tienen que pegarse nuevamente en algunos bienes, y parte de ellas fueron entregadas al señor César Morales, comunicándole que se encontraban inservibles.
ii. El avance del inventario físico en campo es del 98%, quedando pendiente algunos ambientes por estar cerrados, como es el caso de la Oficina de Tesorería, ubicado en el primer piso y el personal que posee la llave se encuentra de vacaciones.
iii. Las planillas del inventario en un 98% se encuentran sin firmas de los usuarios porque éstos nos los quieren firmar o no se encontraban en sus oficinas al momento del inventario físico. Dichas planillas se encuentran en proceso de digitación, que al culminar, se solucionará el impase con el señor Eudoro Llamas.
iv. El etiquetado de los bienes patrimoniales inventariados no se ha iniciado debido a que las etiquetas no fueron entregadas por cada personal usuario, pese a haber solicitado su impresión en esta modalidad al señor César Morales. Ha tenido que ordenar unitariamente aproximadamente 6000 etiquetas por usuario, verificándose que faltan 244, según listado que se remite en diskette adjunto. La impresión de las etiquetas debe ser por usuario, a fin de facilitar su pegado. El inicio del etiquetado se iniciará el miércoles 27 de febrero de 2008, por lo que solicita su autorización para que se le haga entrega oportuna de las etiquetas. Tampoco cuenta con las etiquetas con código de barras de los bienes no depreciables.
v. El avance de la digitación de los bienes inventariados es del 40%, debiendo culminar en la presente semana, está a cargo de 3 técnicos en digitación.
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14. Mediante Oficio Nº 093-2008-GAF-JNE, presentado el 26 de febrero de 2008, la CPC María Elena Carrera Martínez, Gerente de Administración y Finanzas de la Entidad, manifestó al Gerente de Administración y Finanzas de la ONPE que existen 4 bienes muebles de propiedad de la Entidad que se encuentran en uso de la ONPE, los cuales requieren ser verificados físicamente por personal de la institución; señalando que dicho procedimiento ha sido previsto para el jueves 28 de los corrientes a las 10:00 horas, con la participación del señor Eudoro Llamas Villanueva, Presidente del Comité de Gestión Patrimonial, y del inventariador Raúl Aquino Ortega, a fin que se le otorguen las facilidades del caso.
15. Con Oficio Nº 002-2008-CP/JNE, suscrito por el señor Eudoro Llamas Villanueva, Jefe de Control Patrimonial (e) de la Entidad, se solicitó al Contratista que señale los avances del servicio, considerando que se llevan 16 días útiles de trabajo, que descontando los 3 días de retraso por la confección de etiquetas, son 13 días útiles, con lo que deberían estar las actividades detallas de la siguiente manera:
Duración Estado
Inventario físico y etiquetado en campo (6000) 8 días 100%
Digitación y procesamiento del inventario 9 días 100%
Codificación del inventario 10 días 100%
Conciliación Patrimonial del inventario 17 días 80%
Conciliación contable 25 días 50%
Por tanto, pidió se informe sobre el avance real de cada una de las actividades señaladas en su propio cronograma de trabajo.
16. A través de la Carta Nº MSA-032/2008, recibida por la Entidad el 05 de marzo de 2008, el Contratista presentó su primer informe de avance del inventario físico de bienes patrimoniales al 31 de diciembre de 2007, cuyo resumen es el siguiente:
i. Se culminó el inventario físico en campo, salvo la existencia de algunos activos no ubicados por inventariar. A la fecha, no tiene información alguna de la supervisión del inventario de la Entidad.
ii. Culminación de la digitación de los bienes inventariados a la base de datos del 2007 el día miércoles 05 de marzo de 2008.
iii. Inicio del etiquetado final con código de barras de los activos inventariados y conciliados patrimonialmente el día miércoles 05 de marzo de 2008, a cargo de 1 supervisor y 4 parejas de inventariadores, por un periodo de 4 días como máximo, según lo coordinado con el señor Eudoro Llamas. El etiquetado se iniciará con los bienes ubicados en la azotea y el sótano, por lo que requiere que estos ambientes sean abiertos oportunamente. Se adjunta el personal encargado del etiquetado. iv. Análisis de datos discrepantes entre el inventario físico en campo y la base de datos al
31 de diciembre de 2007 proporcionada por la Entidad, el jueves 06 de marzo de 2007, con participación del señor Morales. Para estos efectos, una vez terminada la digitación, emitirá el reporte correspondiente.
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v. Verificación física en campo de los códigos patrimoniales asignados por la Entidad discrepantes entre el inventario físico en campo y la base de datos al 31 de diciembre de 2007 proporcionada por la Entidad, programada para los días 06 y 07 de marzo de 2008. La codificación patrimonial es como el etiquetado final con código de barras de los bienes discrepantes están programados para el día lunes 10 de marzo de 2008, previa coordinación con el Área de Control Patrimonial de la Entidad.
vi. Suscripción del Acta de conciliación patrimonial: martes 11 de marzo de 2008. vii. Conciliación contable del inventario: del 11 al 14 de marzo de 2008.
viii. Valorización del inventario: del 17 al 24 de marzo de 2008.
ix. Emisión y presentación de entregables contractuales: del 25 al 31 de marzo de 2008 Añadió que hasta la fecha no cuenta con las etiquetas con códigos de barras de los bienes patrimoniales no depreciables, pese a haberlos solicitados a través de la Carta Nº MSA-031/2008; motivo por el cual reiteró su solicitud, indicando que dichos bienes no podrán ser etiquetados en el cronograma establecido y estos serán ubicados por el personal de Control Patrimonial de la Entidad.
17. En referencia a dicha misiva, a través del Memorando Nº 003-2008-CP-GAF/JNE del 07 de marzo de 2008, el señor Eudoro Llamas Villanueva, Encargado de Control Patrimonial de la Entidad, hizo de conocimiento del Contratista lo siguiente:
I. Sobre el inventario físico
1.1 Conforme se inició el 18 de febrero de 2008
1.2 El retraso se debió al poco tiempo que existió para su confección y revisión por parte de la Entidad.
1.3 El inventario físico de campo no está al 100%, existen bienes no levantados en diferentes áreas, que están siendo saneados oportunamente.
II. Digitación del inventario en la base de datos
2.1 La base de datos del inventario físico de bienes patrimoniales fue digitada indistintamente por 1, 2 y/o 3 técnicos, de estar concluida, es necesario que la hagan llegar a patrimonio para realizar la revisión y posterior conciliación con la base de datos de la Entidad.
2.2 Luego del saneamiento patrimonial 2006, la totalidad de bienes están etiquetados, es el trabajo de la empresa que toma el inventario comunicar a la Entidad qué bienes han sido ubicados durante el barrido.
2.2.1 Bienes patrimoniales con código de saneamiento y SBN etiquetados correctamente. 2.2.2 Esto demuestra que su empresa no ha realizado el barrido como estipula el contrato, sino que ha tomado como referencia datos de la base de la Entidad, la misma que se le otorgó para que sirva de referencia en el cruce de información, mas no para que a partir de ella realice su trabajo.
2.2.3 Forma parte de la información que debe ser presentada luego del inventario, la misma que debe ser sustentada
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2.2.4 Forma parte de la información final, debe ser sustentada con las planillas resultantes del barrido.
2.2.5 Ídem.
III. Codificación patrimonial
3.1 De acuerdo en este punto, es importante contar con la información con codificación discrepante.
IV. Conciliación patrimonial y etiquetado del inventario
4.1 Es necesario contar con la base de datos del inventario 2007 para realizar la conciliación, así como las planillas del inventario de información
V. Etiquetado del Inventario con código de barras V.1 De acuerdo
V.2 Se conversó en ese sentido.
V.3 Con esta aclaración se confirma que han utilizado la base de datos del JNE para realizar el inventario, confundiendo el término:
IMPRIMIR ETIQUETAS: Compromiso de la Entidad según contrato
CODIFICAR BIENES: Obligación de la empresa, tomando en cuenta características de los bienes, estado actual del bien, usuario del bien, ubicación actual, código SBN anterior, otro tipo de información. Esta información se procesa y se elabora un listado incluyendo el código asignado, correcta descripción del bien y la denominación inventario 2007 JNE.
Este listado es el que la empresa debió entregar a control patrimonial de la Entidad para que imprima las etiquetas, evitando errores y confusión que existe ahora, insistir reiterativamente que control patrimonial no entregó las etiquetas impresas de la base de la Entidad, ordenas por usuario, contribuye a prejuzgar que no se ha realizado un trabajo serio y sobre todo técnico.
Para proceder de la forma que usted indica: 1. Tomar la base de datos de la Entidad.
2. Imprimir las etiquetas con códigos y descripción de dicha base 3. Solicitar se clasifique por usuario.
4. Con las etiquetas impresas y clasificadas por usuario, proceder a pegarlas en los bienes.
No se necesita del apoyo de la empresa.
V.4 Los bienes no depreciables deben ser levantados en el barrido, procesados y entregados para su revisión luego de una depuración se confeccionará las etiquetas con códigos de barras.
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Trabajo pendiente2. Por Carta Nº MSA-033/2008, presentada el 12 de marzo de 2008, el Contratista informó a la CPC María Elena Carrera, Gerente de Administración y Finanzas de la Entidad, que su labor de etiquetado quedó suspendida debido a que no cuenta con las etiquetas de código de barras finales con los códigos SBN, pese a haberle entregado la relación de etiquetas faltantes los días 06 y 07 de los corrientes. En ese sentido, indicó que sólo se le entregaron las etiquetas faltantes de los pisos 2 y 4, quedando pendientes las etiquetas de los bienes ubicados en la azotea, sótano, pisos 3 y 5. Asimismo, indicó que al haber culminado el etiquetado de los pisos 1 y mezanine el 11 de marzo de 2008, en la fecha entregaría la relación pendiente. Por tanto, concluyó que el incumplimiento del cronograma de trabajo no le era imputable.
3. En cuanto a la confección de etiquetas, mediante Oficio Nº 109-2008-GAF/JNE, notificada el 14 de marzo de 2008, la CPC María Elena Carrera, Gerente de Administración y Finanzas de la Entidad, comunicó al Contratista lo siguiente:
i. De acuerdo al contrato, corresponde a la Entidad imprimir las etiquetas correlativas y las correspondientes al código de barras.
ii. Para cumplir con la impresión era imprescindible que el Contratista proporcione la base de datos “Inventario 2007”, obtenida luego de realizar el barrido que dada la experiencia se iba a realizar en una semana y ser digitada inmediatamente por 3 digitadores con experiencia.
iii. Para lograr este trabajo conjunto, la Entidad contrató a 4 personas para revisar diariamente las fichas de levantamiento de información, que debían ser proporcionadas por sus supervisores al final del día antes de ingresarlas a su base. iv. Luego de este trabajo se contaría con la data “Inventario 2007” para confeccionar las
etiquetas y proceder a adherirlas por cada usuario en forma ordenada.
v. Sin embargo se exigió que le proporcione las etiquetas correlativas, que por la premura del tiempo, Control Patrimonial informó a la Gerencia de Administración de las deficiencias de la confección.
vi. Se ha cumplido con entregar la base de datos que maneja Control Patrimonial, como parte del contrato, y se le ha confiado que, como conclusión de su trabajo, indique las bondades y posibles fallas que pueda tener ésta.
vii. A su solicitud se mandó imprimir la totalidad de la base manejada por Control Patrimonial, entregándole 5 967 etiquetas debidamente codificadas, las que se asume fueron verificadas por el Contratista.
viii. Ante un requerimiento posterior, se mandó confeccionar 244 etiquetas adicionales, en vista que –según lo indicado- figuraban como faltantes.
ix. A la fecha, sigue la solicitud de confección de etiquetas por parte del Contratista, las cuales vienen siendo impresas por la Entidad; empero, la relación aumenta conforme pasan los días.
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x. Considerando las adquisiciones 2007 las del año 2008, en conjunto, no deben pasar de los 200 bienes.
Es necesario encontrar una explicación para el exceso de las etiquetas demandadas por la empresa.
Deberá entregar a la mano la totalidad de las fichas empleadas en el levantamiento de la información clasificada por piso y por usuario, así como la base de datos del Inventario 2007, para dar indicaciones a Control Patrimonial en el sentido de proceder a su revisión y realizar un primer cruce con la base actual.
4. Con Oficio Nº 113-2008-GAF/JNE que data del 19 de marzo de 2008, la CPC María Elena Carrera, Gerente de Administración y Finanzas de la Entidad, manifestó al Contratista que a la fecha se siguen ubicando bienes no inventariados conforme lo demuestra su solicitud de confección de nuevas etiquetas codificadas impresas por la Entidad. Igualmente recordó que a la fecha no se le proporcionó las fichas de levantamiento de información por usuario y por piso, así como la base de datos levantada por el Contratista para realizar el cruce de bienes patrimoniales, con la base que maneja Control Patrimonial.
Conforme a lo expuesto, indicó que confiaba contar con la información ofrecida incurriendo en retraso, el lunes 24 de marzo de 2008, que además debe incluir las conciliaciones establecidas para ser revisadas y poder cumplir con el compromiso de enviarla a la SBN el 31 de marzo de 2008.
5. El 24 de marzo de 2008, el Contratista presentó ante la Entidad la Carta Nº MSA-034-2008, a través de la cual adjuntó los documentos siguientes:
i. 01 cd con la base de datos del inventario, así como los reportes de bienes conciliados y no conciliados con la base de datos de la Entidad. Este último documento contiene 642 bienes integrados, en su mayoría, por bienes no depreciables y con codificación NoSBN, los que no están incluidos en la base de datos proporcionada por la Oficina de Control Patrimonial al 31 de diciembre de 2007.
ii. 01 folder conteniendo la relación de los bienes no conciliados e integrados por 642 bienes.
iii. 02 archivadores de palanca, conteniendo 861 planillas originales del inventario físico de bienes patrimoniales de la Entidad, utilizados para el levantamiento de datos del inventario físico. En caso de requerir las planillas impresas y mecanizadas del inventario para la suscripción por los usuarios y jefes de área, hacerlo conocer para su atención.
iv. La conciliación de los bienes considerados como no conciliados amerita su revisión conjunta con el Área de Control Patrimonial, debido a que muchos de ellos carecen de código patrimonial pegados en cada bien físicamente y otros ubicados en cada activo pero no considerados en la base de datos y/o con códigos patrimoniales diferentes y la mayoría de ellos con códigos de saneamiento inexistentes físicamente, pero sí referenciados en la base de datos del saneamiento.
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v. Con respecto a los bienes NoSBN, éstos están siendo conciliados con la información proporcionada por la Oficina de Contabilidad.
vi. Solicita su autorización para que se le proporcione una copia de las órdenes de compra de las adquisiciones del ejercicio 2007, para efectos de la valorización del inventario.
6. Por Oficio Nº 116-2008-GAF/JNE, notificado el 27 de marzo de 2008, la CPC María Elena Carrera, Gerente de Administración y Finanzas de la Entidad, expresó al Contratista su preocupación por el retraso respecto a la entrega de información necesaria para conciliarla contable y patrimonialmente con la de la Entidad, con miras a la presentación del Software de Inventario Mobiliario Institucional (SIMI) a la SBN, más aún si se tiene en cuenta que la fecha vence indefectiblemente el 31 de marzo de 2008. En ese sentido, indicó que es necesario efectivizar los compromisos asumidos a lo largo de las diferentes reuniones sostenidas para tal fin o en su defecto, en vista del incumplimiento del cronograma de trabajo y la falta de entrega de dicha información y consideró necesario que se comunique por escrito las conclusiones sobre lo solicitado.
7. El 27 de marzo de 2008, el Contratista cursó a la CPC María Elena Carrera, Gerente de Administración y Finanzas de la Entidad, la Carta Nº MSA-035/2008, en la que adjuntó:
i. 02 ejemplares del inventario físico valorizado de bienes patrimoniales depreciables al 31 de diciembre de 2007
ii. 01 cd conteniendo la base de datos contable y el reporte de bienes depreciables al 3 1de diciembre de 007.
iii. 03 files con los reportes de sobrantes, faltantes y propuestos a baja de los bienes no depreciables con código SBN, para su revisión conjunta con el Área de Control Patrimonial por las siguientes razones:
La Oficina de Control Patrimonial, en respuesta a su Carta Nº MSA-034/2008, le entregó una segunda base de datos (actualizada) de bienes patrimoniales, los cuales ha conciliado patrimoniales con estos resultados:
432 bienes sobrantes y 764 faltantes debido a que esta base de datos no se encuentra actualizada hasta el 31 de diciembre de 2007, así como la existencia de bienes adquiridos hasta el 31 de diciembre de 2006 que se encuentran sin códigos SBN que aparentemente son bienes sobrantes para el inventario, y una cantidad importante (764 activos aparentemente no faltantes) con códigos SBN registrados en la base de datos de la Entidad, diferentes a los existentes y etiquetados e inventariados físicamente en el campo. Ésta es la razón principal de la existencia de una importante cantidad de bienes cuyas etiquetas con códigos de barras que fueron impresas inicialmente con información de su base de datos, posteriormente frente a la inexistencia de dichas etiquetas con códigos de barras del inventario, ha solicitado permanentemente que se le impriman nuevas etiquetas de acuerdo al inventario físico real de campo, con un serio retraso en el cumplimiento de su cronograma de actividades.
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La existencia de etiquetas con códigos de saneamiento teóricos y sólo existentes en la base de datos, mas no así pegados en los bienes saneados.
Las etiquetas de los códigos de saneamiento físico pegados en cada activo difieren de los registrados en la base de datos de la Entidad, lo que dificulta seriamente la conciliación patrimonial.
En la fecha es imposible continuar con la conciliación patrimonial debido a que ha culminado con el etiquetado de los bienes inventariados de acuerdo a la situación física y real, y la base de datos de la Entidad se mantiene con información desactualizada. De proseguir el trabajo solamente alcanzará información errada que, a su vez, será remitida a la SBN.
Solicita su intervención en la asignación a tiempo completo de personal para solucionar y dinamizar estos serios retrasos no atribuibles a su parte y la ampliación del contrato por un periodo de 15 días calendario, a partir del 28 de marzo de 2008, con la finalidad de cumplir sus obligaciones para la existencia de un registro patrimonial actualizado y confiable que concuerde con los bienes físicamente inventariados.
8. El 27 de marzo de 2008 se realizó una reunión de coordinación y supervisión del inventario físico de los bienes, teniendo como agenda el estado situacional del avance de la toma del inventario, en la que se acordó verificar inmediatamente lo aseverado por el Contratista respecto al listado de 764 bienes faltantes en base a una muestra de bienes tomada del listado de faltantes proporcionado por el Contratista, habiéndose hallado algunos bienes.
9. El 31 de marzo de 2008, la CPC María Elena Carrera, Gerente de Administración y Finanzas de la Entidad, notificó al Contratista el Oficio Nº 139-2008-GAF/JNE, indicándole que luego de la reunión del 29 de marzo de 2008, la que culminó con la firma de un acta de acuerdos, hizo de su conocimiento que la información entregada, por el momento no puede ser aceptada como válida y conformante del compromiso asumido contractualmente, sino hasta la revisión y confirmación del usuario, que es Control Patrimonial, por lo que se considera sólo como “ingresada para su revisión”.
Respecto a la ampliación de plazo, señaló que la culminación del contrato según el contrato firmado por la empresa, queda fijada para el 03 de abril de 2008, de acuerdo a lo establecido en el contrato firmado en su oportunidad.
De igual manera, es responsabilidad de la empresa contar con personal a tiempo completo; personal de la Entidad puede coordinar aspectos relativos a brindar información y otros, pero no puede estar a tiempo completo a órdenes del Contratista.
10. Mediante Carta Nº MSA-036/2008 del 03 de abril de 2008, dirigida a la CPC María Elena Carrera, Gerente de Administración y Finanzas de la Entidad, el Contratista informó que la verificación física de los bienes faltantes requeridos por dicha Gerencia no se ha realizado con la seriedad del caso, por los siguientes hechos:
i. De manera previa a la verificación física de los bienes, el señor César Morales se ausentó por aproximadamente 1 hora, y cuando por acuerdo con los miembros del
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Comité se retiraba, se apersonó y sorpresivamente le indicó que fuera al almacén de Control Patrimonial ubicado en el sótano y procedió a la verificación física de 6 computadoras personales, las cuales siguen formando parte de la base de datos al 31 de diciembre de 2007, pese a la existencia de la Resolución Nº 237-2007-SG-ADM/JNE, que ha originado la incorporación automática en su reporte de faltantes. ii. A solicitud de su representante legal se requirió al señor Morales que verifique las
sillas fijas de metal ubicadas en la azotea, lo que quedó pendiente de verificar porque no se encontró disponible la llave del almacén de la azotea.
iii. Posteriormente, por decisión unilateral del señor Morales, efectuó un sondeo en la azotea, encontrándose 4 bienes aparentemente no inventariados, sin etiquetas con código de barras. Lo cierto es que esos bienes fueron inventariados y con sus etiquetas respectivas, pero debido a la mala calidad de etiquetas proporcionadas por el señor César Morales, éstas se despegaron. Como prueba de la baja calidad, se le entregó personalmente un grupo de 15 etiquetas encontradas en el piso del comedor del segundo piso, no utilizables en este tipo de servicios, que adicionados a la pésima atención del proveedor en requerido ha afectado el cumplimiento de los servicios, por lo que se ha paralizado el inventario por falta de etiquetas con el serio retraso en el cumplimiento del Plan de Trabajo.
iv. Con respecto al etiquetado de los bienes con las etiquetas con código de barras, igualmente, desde la fecha del inicio del inventario, la impresión de dichas etiquetas estuvo a cargo del señor César Morales, a quien le solicitó que imprima por código de usuario; sin embargo, se le entregó un rollo de las 5600 etiquetas en forma desordenada, por lo que ha tenido que ordenar todo manualmente por usuario, en base a los usuarios al 31 de diciembre de 2006, para luego reordenar con el personal usuario al 31 de diciembre de 2007. Lo preocupante es que las etiquetas que se imprimieron con la base de datos desactualizada y no se efectuó el control de calidad correspondiente; razón por la cual, a su solicitud se tuvo que imprimir nuevamente 250 etiquetas adicionales, debido a que muchos bienes no se encontraban incluidos en dicha base.
v. Culminado el inventario y durante el proceso de etiquetado, requirió en varias oportunidades la impresión de nuevas etiquetas debido a que los códigos patrimoniales de los bienes inventariados no tenían las etiquetas correspondientes y requirió la impresión de éstas periódicamente, las cuales fueron entregadas con un serio retraso y malestar. Esta situación ha originado la emisión de sus Cartas Nº MSA-029/2008, Nº MSA-031/2008, hasta que finalmente llegó a suspender sus labores al no contar con las etiquetas con códigos de barras como informó en su Carta Nº MSA-033/2008.
vi. Con la finalidad de culminar con el etiquetado de los bienes, ha procedido a la verificación de los bienes faltantes de etiquetado, identificando 127 bienes sin etiquetas con códigos de barras, por lo que alcanza la relación correspondiente para su autorización de impresión y entrega para culminar el servicio. Copia de dicho reporte fue entregado al señor Eudoro Llamas.
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vii. Solicita una ampliación de plazo por quince (15) calendarios, sustentando su requerimiento, sustancialmente, en lo siguiente: “La Entidad viene incumpliendo el numeral 7 de los Términos de Referencia, por tardía e incompleta entrega de las etiquetas prenumeradas provisionales utilizadas para el inventario físico al barrer, así como de las etiquetas con código de barras, para el inventario”.
11. Por Oficio Nº 146-2008-GAF/JNE del 04 de abril de 2008, la Entidad -a través de la Gerencia de Administración y Finanzas- dio respuesta a la Carta Nº MSA- 036/2008 del Contratista, señalando que:
i. En el acta firmada el 29 de marzo de 2008 no se detalla ninguno de los hechos señalados en los primeros puntos de su misiva, ante el accionar del señor César Morales el día de la verificación que se realizó en el campo, considerando que en la reunión en la que participaban dos miembros de la Comisión de Supervisión, debió alertar sobre esta situación para su consignación en el acta.
ii. Resulta repetitivo traer a colación el argumento de la confección de etiquetas, considerando que esta consulta fue absuelta en su oportunidad.
iii. Es muy preocupantes en vista que el 03 de abril de 2008, 3 personas de la empresa hayan realizado labores de etiquetado en bienes recién ubicados, tanto en almacén de la Entidad como en el de Control Patrimonial, empleando etiquetas correlativas color guinda y posteriormente etiquetas con códigos de barras, lo que demostraría que no existe un orden coherente en vista que estas labores corresponden a trabajos de campo que en un inventario se hacen los primeros días. Incluso han comunicado que proseguirán esta labor en otros pisos.
iv. En la fecha se han entregado las etiquetas debidamente impresas al señor Javier López Gonzáles, correspondiendo a la empresa realizar los trabajos complementarios de ubicar los bienes, etiquetarlos, ingresarlos a la base de datos para su conciliación; quedando demostrado que el trabajo está seriamente desfasado.
v. En lo referente al apoyo brindado por la Entidad, éste es similar al brindado a otras empresas, como es la ubicación física, entrega de base de datos y etiquetas en cantidades y veces requeridas, apoyo de control patrimonial, del área de Sistemas, Departamento Médico, atendiendo al personal de inventariadores con molestias dentro de horas de oficina, y otros que estén al alcance de las posibilidades.
vi. A la fecha no se cuenta con información derivada de su trabajo de campo, ingreso de información y resultado de la misma para poder conciliar patrimonial y contablemente; que existe confusión y necesaria aclaración respecto a la presentación conciliada de la parte contable, sin haber concluido la conciliación patrimonial; que es urgente contar con la información referida en el punto 11 del Capítulo II de las Bases Integradas, que es parte integrante del contrato suscrito.
vii. Se le concede la ampliación del plazo de cinco (05) días hábiles, por retrasos en la confección de etiquetas correlativas color guinda.
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viii. Es necesario recordarle que la responsabilidad del inventario recae en la Comisión constituida para el caso y el responsable director de coordinar la toma de inventario es el señor Eudoro Llamas Villanueva, aclarando que el señor Morales es personal contratado sin ninguna capacidad de decisión respecto al trabajo que realiza la empresa para la Entidad; su responsabilidad está circunscrita a brindar apoyo, por lo que en caso contrario, deberá comunicar cualquier acción que realice ante la empresa que esté fuera de las labores indicadas.
12. Mediante Oficio Nº 047-2008-OL-GAF/JNE, remitido vía fax el 11 de abril de 2008, la Entidad comunicó al Contratista que el plazo para realizar el servicio debió haber culminado el 08 del mismo mes y año, sin embargo éste no había finalizado, por lo que le otorgó dos (02) días calendarios para culminar el servicio sin perjuicio de las penalidades y la sanción administrativa aplicable.
13. Ante la continuidad del incumplimiento por parte del Contratista, con Oficio Nº 050-2008-OL-GAF/JNE, suscrito por el ingeniero Neal Martín Maura Gonzales, Jefe de Logística (e) de la Entidad, remitido a través de la Notaria de Lima María Mujica Barreda, notificado el día 17 de Abril de 2008, se le comunicó que no habiendo sido ejecutado el servicio en el plazo previsto, el cual culminó el 08 de abril de 2008, se ha configurado la causal de incumplimiento prevista en el numeral 1) del artículo 225 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, por lo que en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 226 de la citada norma, se otorgó un plazo de cinco (05) días a partir de recibido el documento, para cumplir con el servicio, bajo apercibimiento de resolver el contrato.
14. Por Carta Nº MSA-038/2008, presentada el 25 de abril de 2008, el Contratista comunicó a la CPC María Elena Carrera, Gerente de Administración y Finanzas de la Entidad, que trabajaba intensamente en la conciliación patrimonial y contable, habiendo culminado recién el 22 de los corrientes la conciliación patrimonial, con la cantidad inventariada de 6343 bienes, conforme al cd entregado al señor Llamas en la fecha. Adicionalmente, informó lo siguiente:
Conciliación Patrimonial
i. Desactualización en el registro de la base de datos de Control Patrimonial por los bienes existentes y adquiridos por la Entidad, así como la existencia de bienes sobrantes patrimonialmente, los cuales han sido contabilizados por la Entidad. Esta base de datos fue entregada por el señor César Morales por segunda vez en el mes de abril de 2008.
ii. La existencia de serios errores incurridos durante el saneamiento patrimonial al 31 de diciembre de 2006, registrando en la base de datos con códigos inexistentes, etiquetas que difieren en la base de datos y los realmente pegados en cada activo.
iii. La existencia de códigos SBN duplicados, pegados en los diferentes activos al 31 de diciembre de 2006, que para la conciliación se vienen asignando nuevos códigos, a efectos de realizar una correcta conciliación patrimonial.
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v. Es importante indicar que para la conciliación de los 6302 se han utilizado las siguientes siglas: C=bienes conciliados, S=bienes codificados sobrantes, SNC=bienes sin código patrimonial (sobrantes nuevos códigos), CSD= códigos de bienes sobrantes duplicados, F= bienes faltantes, I-NO= Para los activos propuestos a baja por ser inservibles y estar inoperativos.
Conciliación contable
vi. Existencia de activos fijos sin código patrimonial y en algunos casos bienes codificados con sólo 8 dígitos, que dificulta la conciliación patrimonial por la existencia de 12 dígitos patrimoniales.
vii. Está dedicado a la conciliación contable tanto de los activos fijos y bienes no depreciables, para lo cual se ha emitido la Carta Nº MSA038/2008, dirigida a la señora Mariela Vargas, solicitando copia de las órdenes de compras de los años 2004, 2005 y 2006 para identificar los códigos patrimoniales no incluidos en los registros contables y efectuar el cálculo de la depreciación y el valor neo en libros de los equipos de cómputo, considerandos en el Anexo Nº 02.
15. A través de la Carta Nº MSA-039/2008, presentada el 25 de abril de 2008, el Contratista solicitó a la CPC Mariela Varga Chu, Jefe de Contabilidad de la Entidad, que le remita copia de las órdenes de compra incluidas en los Anexos Nº 01 y Nº 02, dado que requiere mayor información para la identificación técnica de los bienes y efectuar la conciliación contable de los bienes inventariados al 31 de diciembre de 2006. Adicionalmente, solicitó se le otorgue la autorización para proceder al cálculo de la depreciación y el valor neto en libros de los activos contabilizados al 31 de diciembre de 2006.
16. Con Oficio Nº 182-2008-GAF/JNE que data del 05 de mayo de 2008, suscrito por la CPC María Elena Carrera, Gerente de Administración y Finanzas, la Entidad hizo entrega al Contratista, en calidad de préstamo, de las copias de las órdenes de compra detalladas en sus Anexos Nº 01 y Nº 02, adjuntos a su Carta Nº MSA-039/2008, verificadas individualmente por la Oficina de Contabilidad y por su representante legal.
17. El 06 de mayo de 2008, el Contratista presentó la Carta Nº MSA-040/2008, dirigida a la CPC María Elena Carrera, Gerente de Administración y Finanzas de la Entidad, solicitándole la remisión de copia de las órdenes de compra de determinados bienes inventariados que no se incluyen en los reportes de compra alcanzados anteriormente, pero que sí se registran en la base de datos del inventario que proporcionó la Entidad, para la valorización del inventario al 31 de diciembre de 2007.
También indicó que, contando con el reporte valorizado de las adquisiciones del año 2007 incompleto, y no teniendo registrado los códigos patrimoniales de los bienes adquiridos en las copias de las órdenes de compra proporcionadas por la Oficina de Contabilidad, solicitó su ayuda para que se le remita toda la información solicitada vía fax.
18. El mismo 06 de mayo de 2008, a través del Oficio Nº 187-2008-GAF€JNE, la CPC María Elena Carrera, Gerente de Administración y Finanzas de la Entidad, manifestó al Contratista que los bienes señalados como no habidos en los reportes de compra 2006 y 2007 fueron adquiridos en el año 2008; tomando la precaución de consignar en cada etiqueta adherida a cada bien la
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nomenclatura “ADQUISICIÓN 20082, para evitar errores; lo que no habría sido tomado en cuenta. En lo referente a las órdenes de compra del año 2007, agregó que se le proporcionó toda la información con la que cuenta la Oficina de Contabilidad y Control Patrimonial, por tanto, deberá consignar en su informe la diferencia existente. En consecuencia, indicó que remitía vía fax la comunicación y una orden de compra del año 2008, recordando que el periodo que comprende su trabajo es al 31 de diciembre de 2007.
19. El 29 de mayo de 2008, el Contratista remitió a la CPC María Elena Carrera, Gerente de Administración y Finanzas de la Entidad, la Carta Nº MSA-041/2008, recibida por el señor César Morales, adjuntando lo siguiente:
i. 02 files incluyendo las copias de las órdenes de compra solicitadas a la Oficina de contabilidad.
ii. 01 reporte impreso del inventario físico de bienes patrimoniales al 31 de diciembre de 2005, proporcionado por el señor Eudoro Llamas Villanueva, jefe de Control Patrimonial.
iii. 02 bolsas de plástico conteniendo las etiquetas con código de barras sobrantes, proporcionadas por el señor César Morales Mejía, los cuales han sido reemplazados por otras etiquetas proporcionadas por la Oficina de Control Patrimonial para el etiquetado de los bienes inventariados.
iv. 03 archivadores de palanca conteniendo las planillas de inventario físico de la Entidad del año 2007, prestados por el señor Eudoro Llamas.
El archivador de palanca que contiene copias de las órdenes de compra del año 2007 fue entregado al señor César Morales el día lunes 26 de los corrientes.
20. Con Carta Nº MSA-042-2008, entregada el 02 de junio de 2008, el Contratista remitió a la CPC María Elena Carrera, Gerente de Administración y Finanzas de la Entidad, los reportes de inventario físico de bienes patrimoniales (reportes logísticos y contables).
21. Mediante Carta Nº MSA-043/2008, entregada el 02 de junio de 2008, el Contratista añadió que, existiendo en la información contable de la Entidad como activos fijos de manera separada las adiciones según anexo, grabadoras de disco compacto, unidades de memoria y discos duros, con un total de 43 activos, incluidos en el Reporte CONT-033BP-JNE, estos bienes deben ser incorporados contablemente en cada equipo de cómputo y sus valores residuales adicionales de manera respectiva, para ser reportados correctamente a la SBN; razón por la cual es imposible que pueda emitir el Reporte del Inventario Físico General de bienes Muebles de la Entidad para ser presentados a la SBN, por no tener conocimiento a qué bienes corresponden dichas adiciones.
Por todo lo expuesto, indicó que se da por concluida la prestación de sus servicios.
22. Mediante Oficio Nº 207-2008-GAF/JNE que data del 03 de junio de 2008, remitido a través del Notario Público de Lima Dra. María Mujica Barreda y recibido el día 05 de junio de 2008, la Entidad le comunicó la Resolución Nº 094-2008-SG-ADM/JNE que dispone la
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resolución de contrato. De igual manera, indicó que devuelve un grupo de 24 anillados y 2 folios, ingresados por la Oficina de orientación electoral y Servicios al Ciudadano.
23. Por Oficio Nº 210-2008-GAF/JNE, notificado por conducto notarial el 05 de junio de 2008, la Entidad remitió al Contratista 24 anillados, 1 cd y 2 folios ingresados por la Oficina de Orientación Electoral y Servicios al Ciudadano. En ese sentido, agregó que si la citada información es parte del servicio, debió ser presentado en la fecha establecida.
24. A través del Oficio Nº 002-2008-DGRC/JNE, presentado el 24 de julio de 2008 ante la Mesa de Partes del Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (actualmente Tribunal de Contrataciones del Estado), la Entidad solicitó se imponga sanción administrativa al Contratista por dar lugar a la resolución de contrato, por causal atribuible a su parte.
25. Por decreto del 31 de julio de 2008, el Tribunal requirió a la Entidad que subsane su comunicación, debiendo remitir su informe técnico legal sobre la supuesta responsabilidad del Contratista al haber dado lugar a la resolución de contrato de fecha 15 de febrero de 2008; debiendo adjuntar copia de las cartas notariales debidamente recibidas y/o diligenciadas, mediante las cuales se le requirió el cumplimiento de sus obligaciones y se le comunicó la resolución de contrato; dentro del plazo de diez (10) días hábiles, bajo responsabilidad y apercibimiento de poner en conocimiento de la Contraloría General de la República en el supuesto caso de no atender el requerimiento.
26. En respuesta, el 21 de agosto de 2008, la Entidad presentó el Oficio Nº 072-2008-DGRS/JNE, mediante el cual cumplió con remitir lo solicitado.
27. Por decreto del 26 de agosto de 2008, el Tribunal inició procedimiento administrativo sancionador contra el Contratista por supuesta responsabilidad al haber dado lugar a la resolución del contrato, por causal atribuible a su parte, materia de la Adjudicación Directa Selectiva Nº 015-2007-JNE, infracción tipificada en el numeral 2) del artículo 294 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado; y lo emplazó para que formule sus descargos en el plazo de diez (10) días, bajo apercibimiento de resolver con la documentación obrante en autos.
28. Con escrito presentado el 29 y subsanado el 31 de octubre de 2008, MULTISERVICIOS Y ASESORIA S.A. se apersonó a la instancia y formuló sus descargos, en los que señaló lo siguiente:
I. Solicita que se declare la no aplicación de sanción en su contra, por cuanto la denuncia de la Entidad contiene información unilateral, incompleta y no se ajusta a la verdad de los hechos, con un manifiesto abuso de autoridad de la CPC María Elena Carrera Martínez, Directora General de Recursos y Servicios de la Entidad, al negarse a recibir el informe final y los entregables contractuales por la presentación de sus servicios con fecha 16 de abril de 2008.
i. En el numeral 6 de los Términos de Referencia del presente proceso de selección, se estableció que: “El Jurado Nacional de Elecciones entregará a la empresa contratista la Base de Datos correspondientes según las Tablas del Software SIMI de la SBN y el Listado de Bienes NO SBN. Se trabajará asimismo partiendo de las Bases de Datos proporcionados según el SIMI- SBN”. Estos documentos no fueron
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entregados a la empresa, sino que le dieron la base de datos administrados por la Oficina de Patrimonio, con serias deficiencias técnicas: i) Base de datos con códigos patrimoniales desactualizados, incompletos y duplicados, ii) Códigos patrimoniales discrepantes entre lo considerado en las Bases de datos y lo real y físicamente existente y pegado en cada bien patrimonial.
ii. Incumplimiento del numeral 7 de los Términos de Referencia, en la provisión de etiquetas Nº 01 (etiqueta con código de barras para la identificación final de los activos inventariados) y Nº 02 (etiqueta provisional y pre numerada identificadas como etiquetas de saneamiento patrimonial 2006, requeridas como constancia de haber efectuado el inventario físico al barrer), las cuales fueron proporcionadas con las siguientes falencias:
Etiquetas Nº 01: Entrega parcial, desorganizada, incompleta, duplicada, inoportuna y discrepante con los reales existentes y pegados físicamente en cada activo inventariado, lo que obligó a solicitar permanentemente a la Entidad la emisión de nuevas etiquetas a fin de cumplir con la ejecución de sus servicios. Las entregas fueron incompletas y retrasadas, lo que afectó el cronograma de actividades, razón por la cual, pese a la ampliación del plazo de ejecución, no se pudo cumplir lo solicitado por la Entidad.
Etiquetas Nº 02: Entrega parcial, incompleta, duplica, inoportuna y de pésima calidad que le obligó a efectuar hasta dos inventarios por la caída y pérdida de dichas etiquetas.
iii. Información contable incompleta, sin la identificación del código patrimonial correspondiente al ejercicio 2007, con cálculos errados en la depreciación anual y acumulada por error en la aplicación de los porcentajes de depreciación distorsionando seriamente el valor neto en libros por cada activo, que le obligó a efectuar un examen especial para la conciliación contable de los bienes patrimoniales inventariados, que igualmente afectó el cronograma de trabajo y es de conocimiento formal de la CPC María Elena Carrera Martínez, Directora General de Recursos y Servicios de la Entidad. Es importante recalcar que según el numeral 10 de los Términos de Referencia, en el proceso de conciliación: “El Postor deberá considerar como el único factor común de conciliación automática existente entre el Inventario Físico y los Registros Contables, es el Código Patrimonial, debiendo verificar que concilie la descripción y características principales del bien”.
II. Solicita se obligue a la Entidad a pagarle la suma de S/. 21 600,00 (Veintiún mil seiscientos con 00/100 Nuevos Soles), monto contractual, debido al incumplimiento de sus obligaciones.
III. Frente a los abusos funcionales de la CPC María Elena Carrera Martínez, Directora General de Recursos y Servicios de la Entidad, solicita las sanciones administrativas por las siguientes causales:
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i. Por sorprender a la Alta Dirección de la Entidad al solicitar la resolución del contrato en forma extemporánea e irresponsable, aduciendo que el Contratista no cumplió el servicio, pese a que sí cumplió y presentó todos los entregables contractuales mediante Carta Nº MSA-042/2008 recién el 02 de junio de 2008 por la Oficina de Trámite Documentario, cansados de esperar que se le conceda una entrevista durante dos semanas con la CPC Carrera Martínez, para que reciba el 16 de abril de 2008, los entregables contractuales por la prestación de sus servicios como se había acordado verbalmente con su representante legal, justamente por la serie de incumplimientos de la Entidad.
ii. Por su expresa mala intención en perjuicio económico del Contratista, al disponer ilegalmente la resolución del contrato, mediante Oficio Nº 207-2008-GAR/JNE, por vía notarial el 03 de junio de 2008 y solicitar la emisión de la Resolución Nº 094-2008-ADM/JNE, ambos extemporáneamente y dejar impagas las remuneraciones del personal de inventariadores; así como la quiebra económica de la empresa al no poder cumplir con las obligaciones asumidas, razón por la cual no ha podido interponer la demanda respectiva ante el CONSUCODE (actualmente OSCE). IV. Respecto del desarrollo del inventario físico en campo:
i. El 13 de febrero de 2008, su representante legal se comunicó con el señor Eudoro Llamas, Jefe de Patrimonio de la Entidad, y concertó una reunión de coordinación para el 14 del mismo mes y año. En esta reunión, mediante Carta Nº MSA-026/2008, solicitó la entrega de documentación técnica y administrativa para el planeamiento técnico del inventario físico integral, principalmente, la entrega de las 6000 etiquetas provisionales y pre numeradas para la ejecución del inventario físico al barrer y las 6000 etiquetas finales para el pegado en cada activo inventariado durante el ejercicio 2007. En esta misma reunión, ambas partes acordaron dar inicio al inventario el 18 de febrero de 2008, debiendo la Oficina de Patrimonio proceder a la impresión de las 6000 etiquetas provisionales y finales, las cuales le serían entregadas con dos días de anticipación, vale decir, el 16 de febrero de 2008. Las etiquetas finales (con código de barras) serían impresas utilizando la copia de la base de datos del inventario al 31 de diciembre de 2006, que le proporcionaría la Oficina de Presupuesto.
ii. El contrato tiene como fecha de suscripción el 15 de febrero de 2008, aunque recién fue emitido y firmado –ante sus reclamos- el 03 de junio de 2008.
iii. De manera previa al inicio del inventario físico en campo, el 18 de febrero de 2008 a las 9:30 horas, se suscribió el Acta de inicio de inventario físico de bienes patrimoniales al 31 de diciembre de 2007, cuya copia le fue entregada por Oficio Nº 091-2008-GAF/JNE el 21 de febrero de 2008.
iv. El inventario físico en campo se inició el 18 de febrero de 2008, con tres grupos de trabajo con un total de 32 inventariadores e integrado por: Grupo 1 (Supervisor de Inventario, 1 Conciliador Contable, 3 técnicos en digitación y conciliación y 2 técnicos de control de calidad); Grupo 2 (1 Supervisor de campo y 12 técnicos en inventario); Grupo 3 (1 Supervisor de campo y 12 técnicos en inventario).
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v. El mismo 18 de febrero de 2008, la Oficina de Patrimonio de la Entidad sólo entregó 200 etiquetas provisionales pre numeradas de un total de 6000, creando desconcierto en el personal de inventariadores. De estas 200 etiquetas, existían duplicados y de mala calidad, porque no resistían al pegado en los activos. Ante esta situación, se procedió a realizar el reclamo ante el señor César Morales, pero estas deficiencias no fueron superadas, sino que durante todo el proceso de inventariado, la Entidad se limitó a entregar parciales en desorden.
vi. Las etiquetas con código de barras finales impresas utilizando la Base de datos de la Oficina de Patrimonio discrepaban con las etiquetas pegadas en cada bien durante inventarios anteriores, con lo que se demuestra que la base de datos utilizada por la Oficina de Patrimonio se encuentra desactualizada, con bienes faltantes y activos inventariados con códigos duplicados. Esta situación le obligó a conformar un cuarto grupo de trabajo para proceder al reordenamiento de dichas etiquetas por personal usuario del inventario físico al 31 de diciembre de 2006, con el propósito de mantener una cercana consistencia debido al incumplimiento de los numerales 6, 7 de los Términos de Referencia, lo que le obligó a no cumplir con su propuesta, en lo que respecta al inventario físico en campo para realizar tanto el inventario físico mismo, como el pegado de etiquetas provisionales pre numeradas y las etiquetas con códigos finales inmediatamente después de culminado el levantamiento de la información técnica de cada activo inventariado, generando mayores costos no previstos debido a la irresponsabilidad del señor César Morales, encargado de esta labor.
vii. Mediante Carta Nº MSA-028/2008 del 19 de febrero de 2008 se ingresó a las instalaciones de los equipos de cómputo y equipos auxiliares para la ejecución del inventario.
viii. Por Memorando Nº 001-CP/JNE del 19 de febrero de 2008, la Entidad emitió el primer informe de observación del desarrollo del inventario. En respuesta, mediante Carta Nº MSA-029/208 del 19 de febrero de 2008, comunicó que el lento avance se debe a la falta de etiquetas para el inventario físico al barrer y a la mala calidad de éstas. Para el caso de las etiquetas con código de barras, el representante legal con un cuarto grupo de trabajo se encuentra avocado al reordenamiento por personal usuario del inventario de 2006, por lo que no podrá cumplir el programa de trabajo descrito para el inventario en campo de acuerdo a su propuesta.
ix. Con Carta Nº MSA-031/2008 del 26 de febrero de 2008 se emitió el informe de toma de inventario físico en campo al 98%, quedando pendiente algunos ambientes que se encuentran cerrados, con planillas sin firma en igual porcentaje por el personal usuario. Asimismo, se informó que el etiquetado con código de barras no se inició puesto que, pese a habérsele solicitado su impresión por cada usuario, el señor César Morales le entregó etiquetas desordenadas, con 244 faltantes. Finalmente, agregó que el etiquetado se encuentra programado para el 27 de febrero de 2008.
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Posteriormente, con Oficio Nº 093-2008-GAF/JNE del 26 de febrero de 2008, dirigido a la ONPE se le comunicó que los cuatro bienes cedidos en uso serán inventariados el 28 de febrero de 2008.
x. Mediante Carta Nº MSA-032/2008 del 04 de marzo de 2008, remitió a la CPC María Elena Carrera Martínez, Gerente de Administración y Finanzas, el primer informe de avance, comunicándole que el inventario físico en campo y la digitación de los activos inventariados se culminó al 100%; se inició el etiquetado con código de barras el 05 de marzo de 2008; las etiquetas de bienes no depreciables no fueron entregadas por el señor César Morales hasta la fecha, pese haberlos solicitados con Carta Nº MSA-031/2008 del 26 de febrero del 2008; se reprogramó las diferentes actividades pendientes del inventario físico.
xi. Con Oficio Nº 002-2008-CP/JNE del 04 de marzo del 2008, la Entidad le pidió un informe del avance del inventario de cada una de las actividades programadas; y mediante Oficio Nº 003-2008-CP-GAF/JNE del 07 de marzo de 2008 dio respuesta a su Carta Nº MSA-032/2008.
xii. A través de su Carta Nº MSA-033/2008 del 12 de marzo de 2008, comunicó a la Entidad que la labor del etiquetado con código de barras ha sido suspendido debido a que no se cuenta con las nuevas etiquetas solicitadas a la Oficina de Control Patrimonial, faltando etiquetar en la azotea, sótano, pisos 3 y 5.
xiii. Mediante Oficio Nº 109-2008-GAF/JNE del 13 de marzo de 2008, en respuesta la Entidad admitió que, de acuerdo al contrato le corresponde imprimir las etiquetas correlativas y las correspondientes al código de barras, admitiendo las deficiencias en su confección que fueron informadas por la Oficina de Control Patrimonial; que, según la base de datos se imprimieron 5967 etiquetas; adicionalmente se mandaron a elaborar 244 etiquetas adicionales consideradas como faltantes. Asimismo, solicitó que el día 14 de marzo de 2008 se le entreguen las fichas empleadas en el inventario clasificadas por piso y por usuario.
Es importante indicar que faltaron etiquetas debido a la discrepancia entre la base de datos de la Oficina de Control Patrimonial y las requeridos por los activos inventariados físicamente. Además, la Oficina de Control Patrimonial no le informó a la Gerencia de Administración, que diariamente se le venía alcanzando la relación de etiquetas con códigos de barras faltantes.
xiv. Mediante Oficio Nº 113-2008-GAF/JNE del 19 de marzo del 2008, se le informó que a la fecha se viene ubicando bienes no inventariados.
xv. A través del Oficio Nº 116-2008-GAF/JNE del 26 de marzo de 2008, la Entidad mostró su preocupación por el retrazo del avance de inventario y la entrega de información para la conciliación contable y patrimonial, con miras a la presentación del software del inventario del Mobiliario Institucional-SIMI a la SBN, que vencía el 31 de marzo de 2008, en vista del incumplimiento del cronograma de trabajo y la falta de entrega de dicha información.
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xvi. En respuesta, por Carta Nº MSA-034-2008 del 24 de marzo de 2008, se acordó efectuar la verificación del avance del inventario a las 4:00 pm del 27 de marzo de 2008, con la participación de la Comisión de Supervisión del Inventario Físico. En dicha ocasión, el señor César Morales de la Oficina de Control Patrimonial se ausentó hasta las 6:45 pm, cuando todos se retiraron, se apersonó ante la Comisión y le solicitó que fuera al sótano en el que se encuentran algunos bienes dados de baja, que aún siendo reiterados definitivamente según Resolución Nº 237-2007-AMD/JNE el 28 de diciembre de 2007, se encuentran incluidos en la base de datos proporcionada por la Oficina de Control Patrimonial, razón por la cual también dicha oficina solicitó la impresión de las etiquetas con código de barras. Esta misma situación se encontraban 6 computadoras personales que fueron registradas como bienes dados de baja por no haber sido inventariados. Adicionalmente, cuando su representante legal solicitó verificar los bienes existentes en la azotea del edificio de la Entidad, los ambientes estaban cerrados y no se pudo realizar la verificación. Después de verificar algunos bienes, se advirtió que las etiquetas preliminares y pre numeradas se despegaron por su mala calidad y la Comisión los consideró como no inventariados, aunque posteriormente se verificó que sí fueron inventariados.
xvii.Por Carta Nº MSA-035/2008 del 27 de marzo, en respuesta al Oficio Nº 116-2008-GAF/JNE, entregó a la Gerencia de Administración y Finanzas los siguientes documentos: dos (2) ejemplares del inventario físico valorizado de bienes depreciables al 31 de diciembre de 2007, un (01) cd-rom con la base de datos contable y el reporte de bienes depreciables al 31 de diciembre de 2007, tres (3) files con los reportes de sobrantes, faltantes y propuestas a baja de los bienes no depreciables con código SBN, conteniendo 432 bienes sobrantes y 764 faltantes, debido a que la base de datos del inventario no se encuentran actualizados, bienes adquiridos en el ejercicio 2006 con código patrimonial.
Como respuesta a su Carta Nº MSA-034/2008 del 24 de marzo de 2008, la Oficina de Control Patrimonial le entregó una segunda base de datos de los bienes patrimoniales, habiendo procedido a su inmediata conciliación patrimonial del inventario con los siguientes resultados: 432 bienes sobrantes y 764 bienes faltantes por tener códigos patrimoniales diferentes, justificando la impresión de una cantidad importante de nuevas etiquetas con código de barras que fueron impresas a solicitud permanente del Contratista para atender el etiquetado de los bienes inventariados en campo y descartas las etiquetas impresas con información contenida en la base de datos de la Oficina de Control Patrimonial.
Igualmente, se comunicó a la Entidad la inexistencia de etiquetas con código de saneamiento patrimonial (etiqueta 01) para la toma del inventario físico al barrer, cuyo registro sólo existe en la base de datos, mas no pegados en los bienes inventariados, lo que dificultaba la conciliación patrimonial de acuerdo al cronograma de trabajo del Contratista.
Las etiquetas pegadas en cada activo diferían con la base de datos del inventario fueron emitidas irresponsablemente por el señor César Morales de la Oficina de Control Patrimonial, con un serio desorden, desactualización y discrepante con la
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situación física real de los bienes etiquetados e inventariados; siendo imposible proseguir con la conciliación patrimonial. Por tanto, se solicitó la ampliación del contrato por quince (15) días calendario, a partir del 28 de marzo de 2008 hasta el 13 de abril de 2008. Esta solicitud fue prácticamente denegada por la Gerencia de Administración y Finanzas que sólo le otorgó cinco (5) días y luego dos (2) días adicionales, en forma desordenada, con oficio y vía notarial con amenazas de resolver el contrato suscrito. Debido a estos hechos, se solicitó la asignación de un personal a tiempo completo para dar solución a este serio impase, a fin de culminar la conciliación patrimonial.
xviii. En respuesta a su Carta Nº MSA-035/2008, a través del Oficio Nº 139-2008-GAF/JNE del 31 de marzo de 2008, la Gerencia de Administración y Finanzas de la Entidad le indicó que luego de la reunión sostenida el 29 de marzo de 2008 (fecha errada) se suscribió el Acta de verificación firmada por ambas parte y le comunicó que la información que entregó con Carta Nº MSA-035/2008 no puede ser aceptadas como válida y como un compromiso asumido contractualmente, sino hasta la revisión y confirmación por el personal usuario, por lo que la misma se considera sólo en calidad de “ingresada para su revisión”. De otro lado, se negó el apoyo del personal solicitado por el Contratista.
xix. Mediante Carta MSA-036/2008 del 03 de abril de 2008, informó a la Entidad sobre los hechos ocurridos en la verificación física con la participación de los miembros de la Comisión de Supervisión del Inventario del 27 de marzo de 2008, en la que el señor César Morales llevó a los miembros directamente al sótano a verificar como bienes existentes e inventariados los 6 equipos de cómputo, a pesar que éstos fueron dados de baja oficialmente el 28 de diciembre de 2008, razón por la cual no deben formar parte de la base de datos, pero debido a su desconocimiento técnico de la administración de bases de datos, la mantuvo desactualizada, lo que retrasó el cumplimiento del servicio. Adicionalmente, informó a la CPC María Elena Carrera, Gerente de Administración y Finanzas, que desde el inicio del inventario se incurrió en entrega tardía e incompleta de las etiquetas pre numeradas provisionales (etiqueta 2), así como de las etiquetas con código de barras (etiqueta 1), lo que impidió que cumpla el servicio, por lo que reiteró su solicitud de ampliación de plazo por 15 días calendario.
xx. En atención a su misiva, por Oficio Nº 146-2008-GAD/JNE del 04 de abril de 2008, la Entidad le indicó que debía dirigirse al señor Eudoro Llamas, encargado de la Oficina de Control Patrimonial, y no al señor César Morales, para dar solución a los impases surgidos, pero no emitió solución alguna. El servicio se coordinó con el señor Llamas, pero el señor César Morales es la persona que tiene bajo su control toda la información y la situación en la que se encuentra la base de datos del inventario de la Entidad, e igualmente le negó la prestación del personal de la Oficina de Control Patrimonial para la verificación y dar solución conjunta a los serios errores generados por el señor César Morales.
xxi. A través del Oficio Nº 060-2008-OL-GAF/JNE del 16 de abril de 2008, la Oficina de Logística le comunicó que al haber vencido el plazo para la ejecución del servicio el 08 de abril de 2008, se le otorgó 5 días calendario, bajo apercibimiento de resolver el contrato.
