Arxiu municipal Arxiu municipal

(1)

Plaça Verdaguer, 2 PER 2020 107 10 - Pàgina 1 de 25 08960 - Sant Just Desvern

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79

c/e: [email protected]

Registre d’Activitats de Tractament (RAT)

Àmbit del tractament Arxiu municipal

Denominació de l’activitat del tractament

Arxiu municipal

Base jurídica - Compliment d’una obligació legal

- Missió en interès públic

Finalitats del tractament - Gestió de la documentació transferida a l’arxiu

com poden ser documents d’alcaldia, llicències d’obra, expedients d’ocupació de la via pública, etc.

- Gestió de préstecs interns als treballadors de l’Ajuntament que sol·liciten accés a un expedient concret.

- Gestió de les consultes a l’arxiu d’externs a l’organisme municipal.

Categories d’interessats - Persona sol·licitant

- Representant legal de la persona sol·licitant - Empleats municipals Categories de dades personals - Dades identificatives: o Nom i cognoms o DNI/NIE/Passaport/Targeta de resident o Adreça postal o Adreça electrònica o Telèfon fix o Telèfon mòbil o Signatura manuscrita o Signatura electrònica Dades de categories especials

Les que puguin contenir els expedients que s’arxiven, en tot cas tot allò que es guarda de categoria especial és per imperatiu legal

Categories de destinataris - Altres administracions públiques i organismes.

Transferències internacionals

No es preveuen

Termini previst de

conservació

Les dades s’eliminaran en els terminis previstos a les taules d’avaluació documental, aprovades per la Comissió Nacional d’Accés Avaluació i Tria Documental i segons la normativa aplicable.

(2)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79

Descripció general de les

mesures tècniques i

organitzatives de seguretat

Veure document de descripció de mesures tècniques i organitzatives de seguretat.

(3)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79

Àmbit del tractament Atenció Ciutadana

Atenció Ciutadana

Base jurídica - Consentiment informat i explícit

- Compliment d’una obligació legal - Missió en interès públic.

- Interès legítim

Finalitats del tractament - Registre d’entrada i sortida de sol·licituds i

documents dels ciutadans presentats a través de l’OAC i dirigits a les diferents àrees municipals, administracions i organismes públics.

- Gestionar el tràmit o servei sol·licitat a l’Ajuntament i donar suport a la tramitació electrònica.

- Gestió d’incidències, reclamacions, queixes, suggeriments, peticions de servei, consultes web i agraïments.

- Gestió de reclamacions de cens electoral.

- Gestió de cita prèvia general i cita prèvia pel Padró d’habitants.

- Representant legal de la persona sol·licitant - Ciutadans i residents

- Organismes autònoms, consorcis i empreses municipals. Categories de dades personals - Dades identificatives: o Nom i cognoms o DNI/NIE/Passaport/Targeta de resident o Adreça postal o Adreça electrònica o Telèfon fix o Telèfon mòbil o Signatura manuscrita o Signatura electrònica

- Dades de característiques personals: o Sexe

(4)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79 c/e: [email protected] o Dades familiars o Data de naixement o Lloc de naixement o Edat o Nacionalitat Dades de categories especials No

Categories de destinataris - Jutjats i Tribunals

- Institut Nacional d’Estadística (INE)

- Altres Administracions Públiques (Administració tributària, Tresoreria de la Seguretat Social, Servei públic d’ocupació estatal, Departament d’Empresa i Ocupació, Consorci d’Inspecció de Treball i Seguretat Social de Catalunya, Consorci Administració Oberta de Catalunya)

Transferències internacionals

No es preveuen.

conservació

Les dades s’eliminaran en els terminis previstos a les taules d’avaluació documental, aprovades per la Comissió Nacional d’Accés Avaluació i Tria documental i segons la normativa aplicable.

organitzatives de

seguretat

(5)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79

Àmbit del tractament Benestar social

Benestar social

Base jurídica - Consentiment informat i explícit.

- Missió en interès públic o en l’exercici de poders públics conferits al responsable del tractament.

- Obligació legal.

Finalitats del tractament - Gestió, coordinació i informació dels ajuts i

dels expedients en matèria de benestar social. - Gestió de polítiques de suport a persones amb

risc d’exclusió social.

- Gestió de beques i ajuts (menjador, extraescolars, etc)

- Atenció i suport a les dones que pateixen discriminació o violència masclista.

- Gestió i tramitació de l’atenció o seguiment de les drogodependències.

- Gestió de la circulació, autonomia personal i integració social i personal de les persones amb discapacitat o mobilitat reduïda.

- Gestió del programa de suport a immigrants.

- Servei d’atenció i assessorament a

immigrants.

- Emissió d’informes d’adequació de

l’habitatge per a autoritzacions de residència per reagrupació familiar i dels informes d’acreditació d’integració social per a residències temporals per arrelament social. - Confecció d’Informes d’arrelament social.

- Representant legal de la persona sol·licitant

Categories de dades personals - Dades identificatives: o Nom i cognoms o DNI/NIE/Passaport/Targeta de resident o Adreça postal o Adreça electrònica o Telèfon fix o Telèfon mòbil

(6)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79

o Signatura manuscrita

- Dades de característiques personals: o Sexe o Estat civil o Dades familiars o Data de naixement o Lloc de naixement o Edat o Nacionalitat o Característiques físiques - Dades de circumstàncies socials:

o Permisos i autoritzacions personals o Situació familiar

- Dades acadèmiques o professionals: o Formació i titulacions o Historial acadèmic o Experiència professional

o Pertinença a col·legis o associacions professionals

o Professió

- Dades econòmiques, financeres i d’assegurances:

o Dades econòmiques de nomina o Dades bancàries

o Reduccions, exempcions, deduccions i altres beneficis

o Plans de pensions o Assegurances

- Dades relatives a infraccions penals o administratives.

Dades de categories especials - Dades de categories especials:

o Salut

Categories de destinataris - Entitats externes col·laboradores amb

l’Ajuntament de Sant Just

- Altres Administracions Públiques i organismes (DGAIA, Consell Comarcal)

- Empreses subministradores (Aigües de

Barcelona, Endesa, Gas Natural) - Jutjats i Tribunals

(7)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79 c/e: [email protected] Transferències internacionals No es preveuen. Termini previst de conservació

Les dades s’eliminaran en els terminis previstos a les taules d’avaluació documental, aprovades per la Comissió Nacional d’Accés Avaluació i Tria Documental i segons la normativa aplicable Descripció general de les

(8)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79

Àmbit del tractament Cultura, educació i esports

Escola Bressol

- Missió en interès públic o en exercici de poders públics

- Compliment d’una obligació legal

Finalitats del tractament - Gestió de l’alumnat de les escoltes bressol

municipals, les preinscripcions (i la seva llista d’espera) i les bonificacions el preu públic de la matrícula.

Categories d’interessats - Progenitor/s de l’infant sol·licitant

- Tutor legal de l’infant sol·licitant

Categories de dades

personals

- Dades identificatives:

o Nom i cognoms de l’infant

o DNI/NIE/Passaport/Targeta de

resident o Adreça postal

- Dades identificatives del/s progenitor/s o Nom i cognoms de l’infant

o DNI/NIE/Passaport/Targeta de resident o Adreça postal o Adreça electrònica o Telèfon fix o Telèfon mòbil o Signatura manuscrita o Signatura electrònica

- Dades de característiques personals de l’infant: o Sexe o Dades familiars o Data de naixement o Lloc de naixement o Edat o Nacionalitat

(9)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79

Dades de categories

especials

- Dades de categories especials: o Salut

- Dades econòmiques, financeres i d’assegurances:

o Dades econòmiques de nòmina o Dades bancàries

Categories de destinataris - Altres administracions públiques i organismes

(Diputació de Barcelona) Transferències internacionals No es preveuen Termini previst de conservació

Les dades s’eliminaran en els terminis previstos a les taules d’avaluació documental, aprovades per la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental i segons la normativa aplicable. Descripció general de les

seguretat

(10)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79

Àmbit del tractament Gestió econòmica

Gestió econòmica

- Compliment d’una obligació legal

- Missió en interès públic o en l’exercici dels poders públics conferits al responsable del tractament.

Finalitats del tractament - Gestió d’impostos, liquidació de taxes i

pagaments que es realitzen a l’Ajuntament. Reintegrament d’impostos i taxes municipals - Requeriments de pagament en període voluntari

i/o executiu.

- Gestió de les operacions econòmiques derivades de la comptabilitat. Ordenació del pagament d’obligacions

- Autorització del pagament de factures, un cop hagin estat registrades i comptabilitzades - Control i fiscalització del pressupost anual. - Acreditació de la realització d’un ingrés a la

tresoreria municipal.

- Comunicació de dades bancàries, prèviament conformades per l’entitat bancària, per realitzar els pagaments als creditors i creditores, per part de la Tresoreria General de l’Ajuntament. - Tramesa a les entitats bancàries de les ordres de

transferència per fer front a les obligacions contretes.

- Foment de l’ordenació real del municipi, la promoció urbanística i gravació la tinença de sol urbanitzable sense urbanitzar a través de la recaptació d’aquest tribut.

- Gestió de modificacions i actualitzacions de dades tributàries.

- Emissió de certificats i informes tributaris, providències de constrenyiment, execució forçosa de deutes tributaris.

- Subvencions a tributs.

(11)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79

- Inspecció i supervisió dels organismes autònoms, empreses municipals i altres entitats amb incidència en les matèries d’Hisenda Municipal.

Categories d’interessats - Contribuents

- Representants legals - Creditors/es - Beneficiaris - Proveïdors de l’Ajuntament Categories de dades personals - Dades identificatives: o Nom i cognoms o DNI/NIE/Passaport/Targeta de resident o Número de la Seguretat Social o

mutualitat o Adreça postal o Adreça electrònica o Telèfon fix o Telèfon mòbil o Signatura manuscrita o Signatura electrònica o Empremta dactilar o Imatge o Nom d’usuari o Identificador personal o Número de registre personal - Dades de característiques personals:

o Sexe o Estat civil o Dades familiars o Data de naixement o Lloc de naixement o Edat o Nacionalitat o Característiques físiques - Dades de circumstàncies socials:

- Dades economicofinanceres i d’assegurances: o Dades econòmiques de nòmina

(12)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79

o Dades d’informació comercial

especials

- Dades de categories especials

o Salut

Categories de destinataris - Altres Administracions Públiques

(Administració Tributària, Diputació de Barcelona) Transferències internacionals No es preveuen Termini previst de conservació

(13)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79

Àmbit del tractament Padró Municipal d’Habitants

Padró d’Habitants

Base jurídica Compliment d’una obligació legal

Finalitats del tractament - Gestió del padró municipal d’acord amb les

finalitats establertes a la Llei de bases de règim local i altra normativa local aplicable

- Acreditar la residència i el domicili habitual i la vinculació d’una persona al municipi com a part integrant de la població.

- Usos amb finalitats històriques, estadístics i científics

- Utilitzar de les dades del PMH, inclòs el telèfon, per tal que l’Ajuntament pugui comunicar-se amb les persones empadronades en el municipi, respecte a les relacions jurídic-administratives derivades de competències municipals.

Categories d’interessats Ciutadans i residents al municipi

Categories de dades personals - Dades identificatives: o Nom i cognoms o DNI/NIE/Passaport/Targeta de resident o Adreça postal o Telèfon fix o Telèfon mòbil o Signatura manuscrita

- Dades de característiques personals: o Sexe

o Data de naixement o Lloc de naixement o Edat

o Nacionalitat

Dades de categories especials No

Categories de destinataris - Institut Nacional d’Estadística (INE)

(14)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79 c/e: [email protected] Transferències internacionals No Termini previst de conservació

Permanent. Encara que es produeixi la baixa del padró, és necessari conservar les dades a efectes històrics, estadístics i científics

(15)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79

Àmbit del tractament Recursos Humans

Recursos Humans

- Execució d’un contracte

- Compliment d’una obligació legal - Missió en interès públic

Finalitats del tractament - Gestió del personal

- Seguiment de l’activitat laboral - Formació del personal

- Gestió i resolució d’incidències

- Atorgament de llicències, permisos o bestretes - Gestió del registre dels usuaris de recursos

informàtics

- Confecció de la nòmina del empleats a efectes de

l’abonament de les contraprestacions

econòmiques pel seu treball - Control d’accés a les instal·lacions

- Seguiment del compliment de l’horari laboral del personal

- Organització dels processos selectius - Avaluació dels candidats

- Informació sobre la convocatòria i resultats - Gestió dels usuaris de la intranet

- Documentar els processos de prevenció i promoció de la salut del personal segons la normativa reguladora

- Planificar actuacions de millora

- Representant legal de la persona sol·licitant - Personal que ocupa lloc de lliure designació - Empleats municipals

- Candidats dels processos de selecció d’accés a l’ocupació pública

- Estudiants en pràctiques o becaris - Col·laboradors formatius

- Beneficiaris

- Candidats presentats a procediments de provisió de llocs de treball.

(16)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79 c/e: [email protected] Categories de dades personals - Dades identificatives: o Nom i cognoms o DNI/NIE/Passaport/Targeta de resident o Número de la Seguretat Social o mutualitat o Adreça postal o Adreça electrònica o Telèfon fix o Telèfon mòbil o Signatura manuscrita o Signatura electrònica o Empremta dactilar o Imatge o Nom d’usuari o Identificador personal o Número de registre personal o Targeta sanitària

o Geolocalització

- Dades de característiques personals: o Sexe o Estat civil o Dades familiars o Data de naixement o Lloc de naixement o Edat o Nacionalitat o Característiques físiques o Informe d’aptitud psicològica - Dades de circumstàncies socials:

- Dades acadèmiques o professionals: o Formació i titulacions o Historial acadèmic o Experiència professional

o Professió

- Dades d’ocupació professional: o Lloc de treball

o Dades no econòmiques de nòmina o Historial laboral

(17)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79

o Dades de seguiment de l’activitat laboral o Permisos i llicencies

o Faltes i sancions

o Situació de desocupació o Cos i escala

o Categoria i grau

- Dades economicofinanceres i d’assegurances: o Dades econòmiques de nomina

o Dades bancàries

especials

- Dades de categories especials o Afiliació sindical o Salut

o Dades biomètriques

Categories de destinataris - Entitats bancàries

- Altres administracions públiques (Administració tributària, Tresoreria de la Seguretat Social, Servei públic d’ocupació estatal, Departament d’Empresa i Ocupació, Consorci d’Inspecció de Treball i Seguretat Social de Catalunya, Consorci Administració Oberta de Catalunya)

- Jutjats i Tribunals

- Altres participants en processos judicials

- Mútues col·laboradores amb la Seguretat Social Transferències

internacionals

No es preveuen

conservació

Les dades s’eliminaran en els terminis previstos a les taules d’avaluació documental, aprovades per la Comissió Nacional d’Accés Avaluació i Tria Documental i segons la normativa aplicable.

seguretat

(18)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79

Àmbit del tractament Seguretat ciutadana i protecció civil

Seguretat ciutadana i protecció civil

Base jurídica - Compliment d’una obligació legal. Segons

l’article 6.2 e) RGPD en missió d’un interès públic o exercici de poders públics.

Finalitats del tractament - Gestió de la seguretat del trànsit i videovigilància.

- Gestió de la seguretat i videovigilància de les dependències municipals i via pública.

- Gestió de les incidències i vicissituds que es produeixen des del moment de la detenció de qualsevol persona, fins a la seva llibertat o posada a disposició judicial i/o a d’altres cossos de seguretat amb l’objectiu de garantir els seus drets constitucionals.

- Gestió del permís d’armes accionades per aire o altre gas comprimit.

- Col·laboració amb l’Administració de Justícia i d’altres administracions públiques.

- Comunicació a l’autoritat judicial la comissió de determinats presumptes fets delictius.

- Gestió de les activitats de manteniment i gestió de la mobilitat i la circulació a la via pública. - Recepció de sol·licituds d’activitats que es

realitzen a la via pública.

- Manteniment del municipi lliure de residus sòlids abandonats.

- Intervenció de mercaderies o animals que, per les seves característiques, incompleixin la normativa vigent.

- Deixar constància de la recepció, custòdia i devolució en el seu cas, dels objectes trobats i liquidació de les despeses ocasionades i recompenses.

- Gestió de les sancions de trànsit, tramitació de les multes de trànsit, enviament de notificacions de les sancions al ciutadà i notificació a la DGT de la retirada de punts del carnet.

(19)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79

- Sanció d’infraccions comeses en matèria de circulació, convivència ciutadana, llei de l’espectacle, protecció i tinença d’animals, protecció ciutadana, armes.

- Gestió i manteniment dels càrrecs i grups operatius en cas d’activació de qualsevol emergència i/o simulacre, mitjançant la creació de llistes dels grups operatius. Enviament de missatges, alertes i informació.

- Gestió del dipòsit de vehicles.

Categories d’interessats - Persones que circulen per les vies públiques i que

accedeixen a les dependències municipals. - Persones infractores - Persones detingudes - Persones sol·licitants - Agents - Tercers implicats Categories de dades personals - Dades identificatives: o Nom i cognoms o DNI/NIE/Passaport/Targeta de resident o Número de la Seguretat Social o mutualitat o Adreça postal o Adreça electrònica o Telèfon fix o Telèfon mòbil o Signatura manuscrita o Signatura electrònica o Empremta dactilar o Imatge o Nom d’usuari o Identificador personal o Número de registre personal o Targeta sanitària

o Geolocalització

- Dades de característiques personals: o Sexe o Origen racial o Vida sexual o Salut o Estat civil o Dades familiars o Data de naixement o Lloc de naixement

(20)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79 c/e: [email protected] o Edat o Nacionalitat o Característiques físiques o Informe d’aptitud psicològica - Dades de circumstàncies socials:

o Comissió d’infraccions administratives - Dades acadèmiques o professionals:

o Formació i titulacions o Historial acadèmic o Experiència professional

o Professió

- Dades d’ocupació professional: o Lloc de treball

o Dades no econòmiques de nòmina o Historial laboral

o Dades de seguiment de l’activitat laboral o Permisos i llicencies

o Faltes i sancions

o Situació de desocupació o Cos i escala

o Categoria i grau

- Dades economicofinanceres i d’assegurances: o Dades econòmiques de nomina

o Dades bancàries

especials

Si, depenen de cada un dels casos poden haver dades d’origen racial, de salut com proves de drogues o alcoholèmia o informes de lesions.

Categories de destinataris - Jutjats i Tribunals

- Altres Administracions Públiques i

organismes (Servei Català de Trànsit, Direcció General de Trànsit)

- Cossos i forces de seguretat de l’Estat - Advocats

(21)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79 c/e: [email protected] - interessats Transferències internacionals

No es preveuen, tot i que si hi ha una petició judicial d’algun país de fora de la UE es podria donar el cas que es transferissin dades. En tot cas no és habitual.

conservació

seguretat

(22)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79

Àmbit del tractament Urbanisme

Gestió urbanística

Base jurídica - Compliment d’una obligació legal aplicable al

responsable del tractament. - Missió en interès públic.

Finalitats del tractament - Gestió de les sol·licituds per l’atorgament de

subvencions per la rehabilitació d’edificis

d’habitatges i supressió de barreres

arquitectòniques a la població de Sant Just Desvern.

- Gestió de llicències d’obres menors per la construcció de guals i de llicències d’ús privatius del domini públic per a l’entrada de vehicles a les finques.

- Gestió de llicències d’obres menors per l’afectació a l’arbrat públic o privat.

- Gestió de sol·licituds d’informes tècnics sobre l’arbrat; tala, transplantament, substitució, altres. - Gestió de sol·licituds de certificats de dades dels

immobles o de la finques.

- Gestió dels nomenaments de contractistes. - Gestió de comunicacions de primera utilització i

ocupació.

- Gestió de sol·licituds de llicència d’obres menors per connexió a la xarxa de clavegueram.

- Gestió de les comunicacions prèvies d’obres

Categories d’interessats - Persona sol·licitant o interessada

- Representant legal de la persona sol·licitant o interessada. Categories de dades personals - Dades identificatives: o Nom i cognoms o DNI/NIE/Passaport/Targeta de resident o Adreça postal o Adreça electrònica o Telèfon fix o Telèfon mòbil o Signatura manuscrita o Signatura electrònica

(23)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79 c/e: [email protected] Dades de categories especials No

Categories de destinataris - Altres Administracions o organismes públics per

previsió legal o pel previ consentiment de la persona interessada.

- Organismes autònoms, consorcis i empreses municipals. Transferències internacionals No es preveuen. Termini previst de conservació

seguretat

(24)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79

Descripció general de les mesures tècniques i organitzatives de seguretat Sistemes informàtics

L’arquitectura dels sistemes d’informació de l’Ajuntament es distribueix en dos centres de processament de dades (CPD): el CPD de producció i el CPD de recuperació de dades. El CPD de producció i el CPD de recuperació de dades estan ubicats en diferents edificis. La

connectivitat enter els dos CPD’s es realitza per fibra òptica dedicada propietat de l’Ajuntament i un sistema de seguretat basat en tecnologia WIMAX.

La estructura dels servidors és de servidors virtuals i servidors físics.

La seguretat perimetral es realitza amb sistemes de tallafocs (firewalls) que permeten l’accés remot a traves de xarxes privades virtuals (VPN)

Sistemes d’accés al sistema

Els accessos de persones i equips a la xarxa de l’Ajuntament es gestionen amb sistemes de servei de directoris (AD) i totes les aplicacions corporatives tenen els seus sistemes de control d’accessos i permisos integrats o no amb l’AD de l’ajuntament.

Controls de seguretat

Totes les connexions a la xarxa es controlen per AD per AD per la seva adreça MAC (Media Acces Control).

Es disposa d’un sistema d’Anti-virus de distribució i actualització en la xarxa d’àrea local. Copies de seguretat

Es realitzen còpies de seguretat de tot el amb polítiques de retenció definides per l’Ajuntament.

Els equips

Tots els equips disposen de sistemes operatius degudament actualitzats. WIFI i internet

En les dependències municipals existeix una xarxa Wifi securitzada per us intern de persones treballadores de l’ajuntament

(25)

Telèfon 93 480 48 00 Fax 93 480 48 79