Atendiendo a la imputación contable de los diferentes materiales en la determinación del coste del producto

Control de existencias Control de existencias

Necesidad

Necesidad del del control control de de existencias. existencias. No No es es posible posible efectuar efectuar un un control control eficaz eficaz de de lala producción

producción sin sin completarlo completarlo de de algún algún modo modo con con el el de de las exilas existencias. stencias. Cuando Cuando éstas éstas excedenexceden de lo

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mismo principio tiene aplicación tiene aplicación al caso al caso de la de la producción por producción por partidas o partidas o tandas ; tandas ; el materialel material excesivo que

excesivo que se lleva se lleva al al lugar de lugar de montaje montaje se deja se deja a veces a veces fuera de fuera de su sitio, su sitio, se extravía se extravía oo acaba

acaba por por encontrar encontrar el el camino de camino de la la sección sección de recuperación de recuperación aprovechable , aprovechable , resulta resulta ruinosoruinoso tratarlo de ese modo.

tratarlo de ese modo.

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En cadenas de montaje, donde se usa se usa a diario una misma pieza, este a diario una misma pieza, este tipo de despilfarrotipo de despilfarro no ocurre fácil

no ocurre fácilmente; pero en mente; pero en donde donde no exista no exista un control un control adecuado , hay adecuado , hay que tener que tener exceso deexceso de existencias

existencias para que lpara que la cadena a cadena de montaje no de montaje no se quede sise quede sin materiales . n materiales . De no De no revisarse conrevisarse con cuidado las existencias y la entrega de materia prima , ésta se aplica con frecuencia cuidado las existencias y la entrega de materia prima , ésta se aplica con frecuencia indebidamente , sobre todo en

indebidamente , sobre todo en empresas que producen empresas que producen en masa. En una cadena en masa. En una cadena de montaje ,de montaje , cada

cada tarea tarea puede puede requerir requerir seis seis tornillos tornillos de de 3/8 3/8 x x 3 3 pulgadas pulgadas y y cuatro cuatro de de 3/8 3/8 x x 3-1/4 ; 3-1/4 ; ésteéste último puede

último puede sustituir sustituir al primero, pero al primero, pero el de el de 3 pulgadas 3 pulgadas resulta corto resulta corto y no y no puede reemplazarpuede reemplazar al de 3-1/4

al de 3-1/4 . No es . No es fácil para el fácil para el inexperto, distinguir entre inexperto, distinguir entre las dos las dos longitudes longitudes , y el , y el carretillero ,carretillero , de no

de no existir un existir un control control adecuado , adecuado , puede fácilmente puede fácilmente entregar entregar los mas los mas largos largos cuando secuando se necesiten

necesiten los los más más cortos. cortos. Esto Esto acaso acaso no no acarrea acarrea dificultades dificultades mientras mientras no no se se agotan agotan loslos primeros , pero

primeros , pero , llegado , llegado este caso este caso , toda , toda la cadena la cadena puede quedar puede quedar parada hasta quparada hasta que seane sean repuestos

repuestos . . Naturalmente Naturalmente , , tal tal contrariedad contrariedad es es también también posible posible cuando cuando hay hay un un control control dede existencias , pero es

existencias , pero es mucha más fácil si se mucha más fácil si se prescinde de él . prescinde de él . Es difícil imaginarse Es difícil imaginarse cómo podríancómo podrían computarse

computarse los costes los costes con exactitud con exactitud sin un sin un control inteligente control inteligente de las de las existencias de existencias de materiales.materiales.

La protección

La protección contra el contra el robo robo no es no es la finalidad la finalidad principal del principal del control de control de las existencias las existencias ,, pero es

pero es una de una de ellas ; ellas ; más intemás interesante resante es lles llamar la amar la atención atención de los de los jefes responsabjefes responsables les acercaacerca de las

de las pérdidas pérdidas y las y las costumbres dilapidadoras . costumbres dilapidadoras . Este servicio Este servicio se obtiene se obtiene fácilmente por fácilmente por mediomedio de un sistema eficaz de control de existencias.

de un sistema eficaz de control de existencias.

Clases

Clases de existencias. de existencias. Habitualmente Habitualmente se dividen se dividen éstas en éstas en cuatro grupos cuatro grupos principales principales ::

v

v Materias primas,Materias primas, que que comprenden comprenden los los materialesmateriales constitutivos del producto en su parte principal.

constitutivos del producto en su parte principal.

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v Productos en Productos en curso curso de fabricación de fabricación ,, o o materiales materiales que que hanhan sido

sido objeto de manipulación objeto de manipulación , pero que , pero que aun no forman aun no forman parteparte del producto terminado.

del producto terminado.

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v Productos acabados,Productos acabados, que que , , como su como su nombre innombre indica, sondica, son productos terminados y listos para su entrega al comprador.

productos terminados y listos para su entrega al comprador.

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v Accesorios ,Accesorios , materiales auxiliares materiales auxiliares para elaborar para elaborar el el producto,producto, o que

o que constituyen una constituyen una parte insignificante parte insignificante de los de los materialesmateriales que aquél exige .

que aquél exige . Los accesorios se iLos accesorios se incluyen a veces ncluyen a veces en lasen las materias

materias primas primas , , pero pero parece parece más más práctico práctico asignarlesasignarles distintas categorías .

distintas categorías .

Las materias primas, son todos los materiales o piezas en que el fabricante no ha intervenido . El metal laminado , las piezas de fundición , la madera, el caucho , el algodón y muchos otros artículos entran en este grupo. Debe recordarse que un producto terminado o elaborado en una empresa puede servir de primera materia a otra. Por ejemplo , el coque , la piedra caliza y el mineral de hierro constituye materias primas para el fabricante de acero ; si éste lamina los lingotes , el metal en chapa es su producto elaborado , que , a su vez, constituye materia prima para el fabricante de carrocerías . Los conjuntos parciales ( submontajes ) y las piezas compradas a una empresa distinta pueden considerarse materias primas , o , en algunos casos , piezas compradas ; esto , sobre todo cuando el fabricante produce tales piezas , pero contrata la elaboración de parte de ellas a otros proveedores por falta de capacidad productiva. El material que no ha sufrido alteraciones de gran importancia , desde su llegada , suele llamarse también materia prima . Los tableros secados a horno pueden clasificarse aún como materia prima.

Los productos en curso de fabricación , como indica su nombre son materiales semielaborados , o en espera de montaje. De hecho , el término se aplica a veces materiales que se hallan en cualquier fase previa a su entrega al almacén o al momento en que se notifica al departamento de control que están dispuesto para su expedición . Es forzar algo la

acepción el calificar de “en curso” a un frigorífico , tan solo el hecho de no haberse declarado listo para expedición ; pero así ocurre en muchas empresas.

Cuando el producto está en condiciones de expedición , se clasifica en elaborado o acabado. Esto no significa que esté embalado para darle salida , sino que ya no requiere más operaciones mecánicas.

Los accesorios  son artículos tales como aceite para máquinas, papeles esmerilado , ruedas de esmeril y , a veces , clavos , herramientas pequeñas, tales como cuchillos , y otros similares . Generalmente no son cargados específicamente al producto , sino que entran en el coste del mismo como gasto de fabricación indirecto.

Fases esenciales del control de existencias . Resulta siempre más fácil para el estudiante abarcar el conjunto de una técnica administrativa una vez comprendidas las fases que lo integran . En el control de existencias , éstas pueden clasificarse así:

1. Establecimiento de registros que den una idea exacta del estado actual de cada artículo en todo momento .Estos registros no constituyen un fin en sí mismo ; la labor burocrática no debe complicarse más de lo necesario para asegurar un control adecuado.

2. Fijar una determinada cifra o nivel mínimo de existencias que al ser alcanzado, indicará la necesidad de ser un pedido; y además las actividades en que podrá resultareconómica  su obtención .

Para darse cuenta de la importancia de éstos dos trámites, conviene hablar de ellos con algún detalle. Tal vez sea útil considerar primero la cifra de existencias que

requerirá un pedido, y luego la cantidad  que debe pedirse , dejando en tercer lugar los

registros o anotaciones  . El nivel de existencias indicado de la necesidad de un pedido de cualquier producto, es aquél en que dichas existencias dejan reducidas a la cantidad prevista como razonable para durar hasta que sea recibido el pedido y los productos se hallen en condiciones de empleo . A veces se establecen dos niveles ; el normal para hacer los pedidos y un mínimo de prevención , en que se toman medias para asegurarse de que el material pedido estará dispuesto par la fecha de entrega convenida. El momento específico de reponer existencias no es siempre uniforme , sino que varía según las condiciones de explotación. Influyen en él varios factores a saber :

1. el tiempo requerido para el trabajo de oficina que ocasiona el pedido

2. el que dura la obtención del producto o su entrega , cuando procede de un punto lejano

3. la cantidad de un producto que habitualmente se consume.

El primer concepto es relativamente constante , a menos que marchen con retraso los departamentos de control de producción o de compras. El segundo varía con las condiciones generales del mercado y la cantidad de trabajo que el proveedor tenga ya comprometido . Por ejemplo, se necesitan comúnmente noventa días para suministrar acero en chapa ; pero en algunos casos es necesario una margen de seis meses o más para obtener la entrega.

En cuanto a las cantidades consumidas generalmente , pueden fijarse en 1.000 unidades de existencia como nivel para hacer pedidos , cuando el consumo sea de 500 mensuales; pero el nivel de pedido deberá variarse si el consumo aumenta hasta 750 unidades al mes. En otras palabras : el nivel del pedido se expresa a una cifra de unidades determinada por la cantidad consumida durante cierto período , y ha de dejar suficiente tiempo , como margen de seguridad , para la entrega de los artículos a que se refiere.

La cantidad que ha de encargarse en un momento dado será la que proporcione un repuesto adecuado para atender necesidades normales y permita obtener el precio mínimo por unidad. Este precio puede conseguirse del proveedor pidiendo cantidades de 900 artículos , los cuales , a un ritmo usual de producción , se consumirán en el transcurso de dieciocho meses . El coste de almacenaje , seguro , intereses sobre el capital inmovilizado , depreciación , posible cambio de moda o estilo , etc., pueden aumentar de tal modo el coste total por unidad en un pedido tan grande , que acaso resultará más económico hacer pedidos de 2000 artículos.

Estas cifras son puramente hipotéticas , y no guardan relación alguna con la realidad.

En cada caso habrá que atenerse a los hechos para fijar la cantidad que conviene pedir.

El libro de existencias  o unas fichas equivalentes sirven , por lo general , de antecedentes para llevar el control . Hay muy distintos tipos de uso, que varían desde seis a ocho columnas , con detalles sobre pedidos hechos , gestiones para su distribución y existencias en almacén y pendientes de entrega , a la hoja sencilla de dos columnas para entradas y salidas (véase Richard H. Lansburgh y Wm. R. Spriegel, Industrial Management,

páginas 535 – 540, con de hojas de seis y de diez columnas, y una tabla de control muy práctica y clara. John Wiley & Sons , Inc., 1940 ) . A veces no ce lleva ninguna hoja de existencia en almacén ,, sino que se cuelga en el exterior de cada cajón de almacén a simple tarjeta con dos columnas . En ellas se anotan las entradas y las salidas. Llegado el momento de hacer el pedido , el empleado de almacenes avisa a la persona competente, quién encarga la cantidad apropiada . En la práctica la hoja de control de existencias con cuatro columnas es probablemente la más usada. La figura 44 a reproduce una hoja se seis columnas. No hay uniformidad en cuanto a la disposición de estas hojas ; algunas casas prescinden de la columna de precio o valor unitario. Cuando la hoja se usa únicamente para fines de control , la columna del costo no es necesaria . Las cabeceras no son uniformes , pero generalmente comprenden : pedidos de almacén ,

Aplicaciones y disponibilidades. La columna depedidos  se refiere a material encargado , y generalmente incluye el número del pedido , su fecha , la cantidad de artículos ,En almacén 

indica el saldo de existencias , que se incrementa al llegar una expedición y disminuye al despachar materiales para su consumo o uso. Aplicaciones  son las existencias comprometidas ya para un encargo determinado , aunque no se hayan despachado todavía .

Disponibilidades  quiere decir que cierta cantidad de material existe en almacén o está encargada , sin haberla asignado aún a trabajos pendientes. En otras palabras : encargos +  En almacén  – Aplicaciones =Disponibilidades .Esta última columna es muy importante para el departamento de control de producción .

La ficha de existencias con seis columnas suele tener las ya indicadas en la de cuatro , más una para entradas y otra para salidas .Estas dos columnas adicionales constituyen una reseña más competa.

Además del registro de existencias , un control cuidadoso de material exige que no se efectúe ninguna salida sin presentación de una hoja regular de entrega que consigne e departamento que lo ha de recibir y e uso que no se destina , esto es , el pedido a cual se ha de cargar. La figura 44 b  expone una forma sencilla de hoja de entrega. Las copias de ésta , después de llenadas en el almacén , se envían al departamento de costes y el encargado del libro de existencias , o bien se conserva la hoja en el departamento de almacenes.

El libro de existencias puede sustituirse por un fichero visible que , por medio de apéndices móviles , muestra a simple vista la situación relativa del material comprendido en una ficha determinada . El fichero visible es un excelente medio de registrar datos de control de existencias en empresas industriales , y sirve asimismo para almacenes , casas de suministros para fábricas o cualquier otro tipo de negocio con existencias abundantes

Atendiendo a la imputación contable de los diferentes materiales en la determinación del coste del producto

- Materiales directos: son aquellos que pasan directamente a formar parte del producto final, es decir, son fácilmente identificables con un producto determinado

- Materiales indirectos: serán todos los elementos destinados y utilizados en la fabricación de un producto, diferentes de los materiales directos. El coste derivado del consumo de estos materiales se considera como gastos generales de fabricación, que han de imputarse al producto a través de diversos criterios de reparto

La contabilidad de costos utiliza un sistema de inventario permanente, para controlar, en todo momento, las entradas y salidas de elementos en almacén, y poder determinar la cantidad consumida en el proceso para calcular el coste del producto. El inventario permanente consiste en un registro donde se anotan todas las entradas y salidas de materiales, de tal forma que la empresa cuenta con información permanente de las unidades de cada material que existen en su almacén.

Logística de materiales y just-in-time.

El control de materiales se extiende desde el momento en que se realiza el pedido hasta que se incorporan al proceso productivo. Por tanto, dentro del mismo se puede distinguir las fases de: compras, recepción, almacén y entrega.

Estas funciones se asignan a tres departamentos: compras, recepción y almacén, que, en determinados casos, se integran dentro de uno mismo. La contabilidad de costes se encarga de elaborar la información necesaria para la coordinación de los tres departamentos para la confección y presentación de informes para la toma de decisiones.

En el movimiento y control de estos materiales y su ciclo dentro de la empresa van a intervenir los siguientes departamentos:

- Departamento de compras: su función se basará en proporcionar los elementos necesarios para el proceso de producción que se deban adquirir en el exterior, en la cantidad necesaria y al mínimo coste.

El departamento de compras será el responsable del precio de los materiales en el momento de su incorporación al proceso productivo, aunque determinados costes (financieros y energía) no se pueden relacionar con este departamento. Para realizar su función debe disponer de los controles de información necesarios para conocer canales alternativos de proveedores, precio de mercado de los elementos, etc. a fin de realizar las compras al mínimo coste y con el nivel más alto de calidad.

- Departamento de ventas: se encargará de estudiar la apariencia externa del producto, así como su competitividad en el mercado. Analizará las cantidades requeridas según demanda y fijará el precio de venta de los outputs final conjuntamente con el departamento financiero.

- Departamento de producción: será el encargado de decidir las distintas fases que ha de tener el proceso de producción, analizará la composición de los outputs, y determinará qué materiales han de utilizarse, en qué cantidad y cuál será su forma de conversión.

- Departamento de control de calidad: se centrará en la inspección y cumplimiento de las condiciones planificadas en el resto de los departamentos, en los materiales adquiridos y en la producción final, garantizando la calidad del producto final y de todos sus elementos integrantes.

- Departamento de costes: calculará el coste de cada una de las distintas fases del proceso productivo, el coste total de la producción y el coste individual de cada producto.

Todas las empresas deben considerar como aspectos prioritarios de su política de aprovisionamientos, temas relacionados con el almacenaje y movimiento interno de materiales, tiempos de fabricación, utilización de maquinaria especializada, asegurar que los distintos productos estén disponibles cuando se necesiten, identificación correcta de los diversos materiales a utilizar, etc. La mayoría de estos aspectos van a estar condicionados con las funciones desarrolladas por dos departamentos: el de compras y el de almacén.

Desde el punto de vista contable, la valoración de los elementos inventariables se puede realizar atendiendo a diversos criterios, entre los que destaca los valores de entrada en almacén y los valores de salida del mismo. Para valorar los materiales, se han de cumplir los siguientes principios contables:

- Principio de prudencia: las existencias se valorarán al coste más bajo entre el principio de mercado o el coste de producción.

- Principio del precio de adquisición: como norma general, todos los materiales se contabilizarán por su precio de adquisición, cuando sean adquiridos en el exterior o por coste de producción, cuando sean transformados por la propia empresa.

- Principio de la empresa en funcionamiento: se considerará que la gestión de la empresa tiene prácticamente una duración ilimitada, por lo que el valor de las existencias está relacionado con la actividad ilimitada de la empresa.

- Principio de registro: todas las operaciones relacionadas con la entrada y salida de materiales han de estar registradas en cuanto nazcan los derechos en obligaciones que los mismos originen.

- Principio de uniformidad: adoptado un criterio de aplicación de los principios contables, éste se mantendrá en el tiempo y deberá aplicarse a todos los elementos patrimoniales que tengan las mismas características.

- Principio del devengo: la imputación de ingresos y gastos deberá hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan y con independencia del momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de ellos.

- Principio de correlación de ingresos y gastos: el resultado del período se calcula detrayendo del total de los ingresos, los costes asociados a los mismos, incorporando aquellos beneficios y quebrantos no relacionados claramente con la actividad de la empresa.

- Principio de no-compensación: no podrán compensarse las partidas del activo y del pasivo ni la de ingresos y gastos.

- Principio de importancia relativa: podrá admitirse la no-aplicación estricta de alguno de los principios contables, siempre y cuando la importancia relativa en términos cuantitativos de la variación que este hecho produzca sea escasamente significativa.

2. Valoración de las entradas en almacén

Para los materiales que la empresa adquiere en el exterior, la norma establece que deben valorarse por su precio de adquisición, que comprenderá el precio de compra más todos los costes originados de la función de compra Sólo se incluirán los impuestos no recuperables directamente por la Hacienda. Se deben, así mismo, se deben deducir los descuentos por volumen, pero nunca los descuentos por pronto pago, dado su carácter financiero.

Cuando los materiales son fabricados por la propia empresa, en su valoración deben incorporarse el consumo de todos los factores utilizados para la obtención de los mismos, es decir, de los costes directos más una parte proporcional de los indirectos consumidos por la empresa.

Valoración de las salidas de almacén

Elegir un criterio de valoración para la salida de materiales se plantea como consecuencia de los diferentes precios de adquisición de cada una de las distintas partidas y, sobre todo, de su incidencia en el proceso contable, por la valoración de los consumos en el proceso productivo y por el valor de las existencias finales, así como para la valoración del resultado. Dentro de los métodos de valoración de las salidas, encontramos los siguientes:

- Método FIFO (First In, First Out): para valorar los elementos en almacén, se supone que las primeras unidades en entrar son las primeras en salir. Según este método, las existencias finales quedan valoradas al precio de las últimas entradas, con lo cual se produce un incremento de costes indirectos que se imputan al material. Las unidades consumidas, por tanto, se valoran al precio de las entradas más antiguas. En situación inflacionista el resultado del período se incrementará en términos monetarios.

- Método LIFO (Last In, First Out): es un método basado en el principio de adquisición. Supone que las últimas unidades que entran en el almacén so las primeras en salir, por lo que los consumos de materiales están valorados con relación a las últimas unidades adquiridas, mientras que las existencias finales tienen un menor valor según las primeras entradas. En situación inflacionista el resultado del período no aparecerá sobrevalorado, debido a que los consumos se han valorado a precios actuales, comparándose ingresos actuales con costes actuales. Esto supondrá un beneficio real, no inflado por los efectos de la inflación. Las existencias en Balance quedan valoradas a precios más bajos, y éste es el gran inconveniente de este método puesto que en determinadas ocasiones, no se reflejará su valor real.

- Método HIFO (Higher In, First Out): supone que las unidades que primero se consumen son aquellas que se encuentran valoradas a precios más elevados. El principal problema que supone este método es que este precio más elevado no responda a la realidad y sea origen de una deficiente actuación de la política de adquisición de materiales.

- Método NIFO (Next In, First Out): se trata de valorar las primeras materias consumidas basándose en el precio de entrada de las próximas. Es el método más adecuado en épocas de fuerte inflación al anticiparse a la depreciación monetaria. La valoración del coste de las salidas se realiza a precios de reposición, por lo que la empresa sé esta anticipando a la inflación. Es un método poco aplicado.

- Método del coste medio ponderado: se basa en determinar un precio unitario ponderado de las materias, dividiendo el coste total de varias entradas por su cantidad total y en aplicar este precio a las salidas. Este método es aplicado por empresas que almacenan sus productos durante largo tiempo. Se distinguen varias modalidades:

- Precio medio ponderado continuo. Se calcula el coste medio de las entradas y del stock inicial después de cada entrada.

- Precio medio ponderado simple. Se calcula el coste medio de las entradas y del stock inicial al finalizar el período.

- Coste medio de las entradas. No se considera el stock inicial del período.

- Método del precio estándar: Supone la valoración, tanto de las entradas como de las salidas al mismo precio teórico o estándar calculado por la empresa. Al final del ejercicio la empresa debe determinar las desviaciones existentes con los precios reales, que se imputará al resultado del período.

3. Los diferentes procedimientos de control de existencias

1. El pedido cíclico: es un método basado en la revisión de los materiales en un ciclo regular o de forma periódica

2. El método mín-máx: se basa en la suposición de que los elementos deben presentarse a niveles mínimos y máximos

3. El método de doble compartimento: se utiliza cuando los materiales son económicos. Se trata de un método sencillo y de mínimo trabajo. Dentro de los almacenes se establecen dos compartimentos. En uno de ellos, se coloca la cantidad de materiales que se consumen entre un pedido y otro. En el segundo, se mantienen los materiales que se pueden consumir entre que se tramita una orden de compra hasta que el pedido se recibe más el stock de seguridad 4. El sistema de pedido automático: consiste en un sistema de almacén que se basa en la solicitud automática de un nuevo pedido de materiales cuando el almacén alcance una determinada cantidad

5. El plan ABC (distinguir del método de coste ABC): se utiliza cuando la empresa dispone de un número considerable de artículos distintos con valores diferentes. El Plan ABC es un método de clasificación sistemática de los elementos y de determinación del grado de control de cada uno de ellos.

El coste de los materiales utilizados en un período específico se calcula de forma inicial, multiplicando el coste unitario de cada artículo por el uso del mismo estimado para cada período. La clasificación de los artículos se realiza de forma descendente, consumiéndose primero los de mayor valor. Para su determinación, se realizarán los siguientes cálculos:

- Determinación del porcentaje del coste de cada tipo de artículo con respecto al coste total de todos los materiales

- Determinación del porcentaje de unidades de cada tipo de artículo con respecto al total de unidades

Los artículos clasificados como A tendrán un mayor valor y serán los primeros en incorporarse al proceso productivo; tendrán las siguientes características: cantidad pequeña de existencias de seguridad, revisión frecuente, pedidos frecuentes, registros detallados y alto nivel de suspensión. Los artículos C se caracterizan por: cantidad grande de existencias de seguridad, fidelidad estricta con los puntos de pedido predeterminados con poca revisión, pocos pedidos al año y no es necesario un sistema de inventario permanente. Los artículos B se sitúan con características intermedias entre A y C.

El control de materiales de un artículo de alto valor será diferente del control de un artículo de bajo valor. De esta manera, el plan ABC es una forma sistemática de agrupar los materiales en clasificaciones separadas y de determinar el grado de control de cada grupo.

El costo total de los materiales que van a ser utilizados en un período específico, es lo que se calcula inicialmente. Este valor se determina multiplicando el costo unitario de cada artículo por el uso total estimado para el período. Una vez tabulados los costos de consumo total para cada artículo, se listan en orden descendente, el más alto comienzo primero y el más bajo al final.

Luego se calculan dos porcentajes: el porcentaje del costo de cada articulo contra el costo total (el costo total de cada articulo se divide por el costo total de todos los artículos) y el porcentaje de unidades de cada artículo contra el total de unidades (número total de unidades de cada artículo dividido por el número total de unidades para todos los artículos) Finalmente los artículos se dividen en tres categorías. Por ejemplo, el siguiente análisis se toma de la tabla que aparece a continuación, un ejemplo del plan ABC:

10% de los artículos = 72% del costo de consumo = A 28% de los artículos = 25% del costo de consumo = B 62% de los artículos = 3% del costo de consumo = C

Los artículos que se clasifiquen como A tendrán las siguientes características de control:

- Cantidad pequeña de existencias de seguridad - Revisión frecuente

- Pedidos frecuentes - Registros detallados - Alto nivel de suspensión

Por el contrario, los artículos colocados bajo C tendrán las siguientes características de control:

- Cantidad grande de existencia de seguridad

- Fidelidad estricta con los puntos de pedido predeterminados con poca revisión - Únicamente uno o dos pedidos al año

- No es necesario un sistema de inventario perpetuo

- Es eficiente un bajo nivel de suspensión

Las características de control de los artículos colocados bajo B, por lo general se encuentran entre las que se aplican a los artículos clasificados como A y C

En conclusión, debería notarse que el plan ABC es un esquema de clasificación que permite decidir que herramientas debe utilizarse en el control de inventarios. Por ejemplo, los artículos clasificados como B pueden ser analizados corrientemente sobre una base de fin de trimestre;

los artículos A necesitan un análisis individual y más elaborado; por su parte un control básicamente menos estricto y más económico puede ser mejor aplicado a los artículos clasificados como C.

Corresponde a un kardex o registro detallado que incluye:

1.- Nombre del material

2.- Nivel de inventarios mínimo para reordenar.

3.- Fechas de entrada, salida, devolución, etc. del material con su correspondiente saldo (entrada devoluciones al almacén-salidas-devoluciones al proveedor=saldo o existencia).

4.- Puede llevar un control de pedidos realizados y por recibir, con sus respectivas fechas compromiso.

5.- Responsable(s) del pedido, calidad, etc...

Este registro se lleva en los almacenes de materiales.

El objetivo de la gestión de existencias

El objetivo de la gestión de existencias para un articulo individual debe dar respuestas a las siguientes preguntas básicas:³

¿Cuando debe lanzarse una orden de pedido de dicho artículo?

¿Qué cantidad del artículo debe pedirse en cada una de estas órdenes de pedido?

Clasificación de los sistemas de gestión de existencias

Los sistemas de gestión de existencias se clasifican en modelos de situaciones de existencias.

El criterio de clasificación de estos modelos se hará en base al grado de conocimiento de la demanda.³

Pueden darse dos situaciones para el grado de conocimiento de la demanda:

1. La demanda futura es conocida con exactitud, no existiendo incertidumbre en cuanto a su evolución. En este caso se dice que la demanda es conocida con certidumbre.

2. En el periodo considerado la previsión de la demanda no garantiza un valor concreto, en la mejor de las situaciones, se espera un valor medio, alrededor del cual es previsible cierta variabilidad. En este caso se dice que la demanda es conocida en términos probabilísticos.

[editar] Modelos deterministas: demanda independiente

Los modelos deterministas son aquellos que suponen una demanda aproximadamente

constante y conocida con certidumbre. Este modelo responde a la pregunta sobre el momento en el que hay que lanzar la orden de pedido. Como la demanda es conocida y no varía en el tiempo, será suficiente conocer el tiempo de espera para saber el momento exacto en que debe ser lanzada la orden de pedido.

Por lo tanto la pregunta que nos queda responder en los modelos deterministas es la referente a la cantidad de pedido. Para contestarla determinamos el llamadolote económico de pedido .

Costes de la gestión de existencias

Los costes más relevantes que se tienen en cuenta en la gestión de existencias son:³

 Coste de aprovisionamiento:

- Coste del pedido.

- Coste de emisión de pedido.

 Coste de almacenaje.

 Coste asociado a la existencia de demanda insatisfecha.

Funciones de las existencias

Figura 2: Existencias

Su función es la de servir de instrumento de regulación de toda la cadena logística, con el fin de conseguir un flujo de materiales continuo. Las siguientes funciones de las existencias nos las indican los autores ya nombrados anteriormente.¹

La función de las existencias es conseguir: