Disseny i desplegament d un sistema CiviCRM aplicat a la gestió de voluntariat dins del projecte Code Club Catalunya

(1)

Pérez Serra, Raquel Curs 2018-2019

Director: LAIA ALBÓ GRAU EN ENGINYERIA EN SISTEMES AUDIOVISUALS

T r e b a l l d e F i d e G r a u

GRAU EN ENGINYERIA EN

(2)

Disseny i desplegament d’un sistema

CiviCRM aplicat a la gesti ´o de voluntariat dins del projecte Code Club Catalunya

Raquel P´erez Serra

TREBALL FI DE GRAU

GRAU EN ENGINYERIA EN SISTEMES AUDIOVISUALS ESCOLA SUPERIOR POLITECNICA UPF

ANY 2019

DIRECTORA DEL TREBALL

Laia Alb´o

Departament de Tecnologies de la Informaci´o i les Comunicacions

(3)

(4)

A tothom amb qui gaudeixo de la vida.

For all who I enjoy my life with.

:)

(5)

(6)

Agra¨ıments

Agraeixo, per una banda, a la Martina Mayrhofer la oportunitat de formar part en aquest projecte i l’esforç dedicat. I per altra banda, a la Laia Albó per tota la implicació i suport al llarg del projecte; disponible en tot moment i d’una forma molt transparent i pròxima. De tu aprenc, entre d’altres coses, que a part de dir les coses a millorar també cal felicitar la bona feina.

(7)

(8)

Resum

En aquest treball s’ha dissenyat i desplegat un sistema gestor de clients basat en web que permet administrar una base de dades de voluntariat dins del programa Code Club Catalunya. L’objectiu és facilitar el registre automatitzat de persones voluntàries a l’organització i agilitzar la seva gestió, fins ara manual. Code Club Catalunya és un projecte que pretén apropar la programació als infants oferint tallers gestionats per voluntariat en hores extra-escolars. Els Code Clubs es realitzen en diferents espais (escoles, biblioteques, . . . ) i involucren diferents actors (voluntariat, gestors dels espais, . . . ). Aix´ı doncs, el que aporta aquest treball és una adaptació del gestor de codi obert CiviCRM a les necessitats del projecte Co- de Club, permetent gestionar els diferents perfils d’usuaris aix´ı com facilitant els processos de registre per a participar en el projecte (entrega documents, gestió de correus electrònics. . . ). Per tal d’arribar a la solució de disseny final, s’ha seguit una estructura c´ıclica, amb dues iteracions d’avaluació amb usuaris finals.

Abstract

A web-based customer management system has been designed and deployed for the Code Club Catalunya to streamline their management of volunteers. The Code Club Catalunya project offers after-school workshops for children. The volunteer- managed workshops are held in a variety of spaces including schools and libraries, and involve multiple actors such as volunteers and managers of the spaces. The deployed customer management system, an adaptation of the open source Civi- CRM manager, streamlines the management of actors involved in the project. The system supports the management of actors by profile and improves the volunteer registration process (delivery documents, management of emails). A cyclical structure comprising two evaluation iterations with final users was used to achieve the final design of the solution.

(9)

(10)

Sumari

´Index de figures xii

´Index de taules xiv

Appendix xiv

1 INTRODUCCI ´O 1

1.1 Context . . . 2

2 AN `ALISI DE LA NECESSITAT 5 2.1 Objectius . . . 5

2.2 Requeriments del projecte . . . 5

2.2.1 Requeriments funcionals . . . 6

2.2.2 Requeriments no funcionals . . . 8

3 PLANIFICACI ´O I FASES DEL PROJECTE 11 4 DISSENY 15 4.1 Disseny del sistema . . . 15

4.2 Estudi de solucions . . . 26

4.2.1 Estudi de tecnologies . . . 26

4.2.2 Tecnologia escollida . . . 28

5 IMPLEMENTACI Ó 35 5.1 Gestió de persones usuàries . . . 37

5.2 Gesti´o de correu electr`onic . . . 38

5.3 Gesti´o de documents . . . 40

6 PRIMERA AVALUACI Ó 47 6.1 Avaluació modalitat qüestionari en l´ınia i reunió . . . 47

6.2 Resultats: descripci´o de les millores . . . 47

7 IMPLEMENTACI ´O DE LES MILLORES 57

(11)

8 SEGONA AVALUACI ´O 63

8.1 Disseny prova . . . 63

8.1.1 Tasques a realitzar . . . 63

8.1.2 Instruments . . . 63

8.2 Participants . . . 65

8.2.1 Procediment . . . 65

8.3 Resultats de la prova d’avaluaci´o . . . 65

9 CONCLUSIONS 71 9.1 Treball futur . . . 71

A ANNEXOS 75 A.1 Formularis d’inscripci´o del voluntariat i de les biblioteques. . . 75

A.2 Exemples fitxes de contactes. . . 79

A.3 Entrega de documents necessaris del voluntariat i de la biblioteca. 81 A.4 Exemple de com es guarda l’entrega de documents en la fitxa d’un contacte. . . 83

A.5 Q¨uestionari primera avaluaci´o. . . 84

A.6 Respostes primera prova d’avaluaci´o. . . 94

A.7 Cronograma de les plantilles de correu electr`onic. . . 99

A.8 Tasques ha realitzar del rol de persona usu`aria. . . 110

A.9 Tasques ha realitzar del rol de biblioteca. . . 112

A.10 Q¨uestionari rol voluntariat. . . 114

A.11 Q¨uestionari rol biblioteca. . . 118

A.12 Full de consentiment. . . 122

A.13 Respostes segona prova d’avaluaci´o. . . 124

(12)

´Index de figures

1.1 Elements dels Code Clubs [2]. . . 3

1.2 Fragment dels passos a seguir del primer projecte amb Scratch anomenat ’Grup de Rock’ (http://codeclubcat.org/materials/curriculum/) [2]. . . 3

3.1 Model iteratiu de disseny de software seguit al llarg del treball . . 14

4.1 Mapa de rols de persones usu`aries. . . 17

4.2 Mapa de casos d’ús amb les relacions d’especialització, extensió, composició i afinitat. . . 24

4.3 Model de successi´o per a l’activitat extraescolar dins del projecte “Code Club a les Biblioteques”. . . 25

4.4 Caracter´ıstiques m´es destacades de CiviCRM; en blau aquelles que s’utilitzen en el projecte (blau fosc com a requeriment principal, blau clar com a requeriment secundari) . . . 31

4.5 Mapa conceptual dels diferents components que disposa CiviCRM, en lletra de color negra els que s’utilitzen (CiviCase i CiviEvent potser (segon requeriment) i en blanc els que no. . . 33

5.1 Mapa conceptual dels diferents elements necessaris per al bon funcionament de CiviCRM. . . 35

5.2 Dibuix esquem`atic de la pantalla inicial de Drupal. . . 37

5.3 Zoom en la pantalla inicial de CiviCRM. . . 37

5.4 Relacions de la BBDD que guarda les dades dels contactes. . . 39

5.5 Captura de pantalla dels diferents formats en que es pot escriure un correu electr`onic i de la opci´o per a adjuntar un fitxer. . . 41

5.6 Captura del llistat de plantilles de correu electr`onic del sistema. . . 42

5.7 Captura d’exemple missatge ’Av´ıs de formaci´o pr`evia’. . . 43

5.8 Relacions de la DDBB que guarda les dades dels documents. . . . 45

6.1 Visualització de la configuració de la connexió entre Drupal i Ci- viCRM de les persones voluntàries. . . 51

(13)

6.2 Visualització de la configuració de la connexió entre Drupal i Ci- viCRM de les biblioteques (notar que no disposem de una opció

reservada). . . 51

6.3 Captura de la cerca per a poder exportar el que es demana. . . 53

6.4 Exemple de la cerca per a obtenir el que es demana. . . 53

6.5 Exemple de la cerca per obtenir el que es demana. . . 55

7.1 Millores visualment destacades del formulari d’inscripci´o com a persona volunt`aria. . . 58

7.2 Millores visualment destacades del formulari d’inscripci´o com a biblioteca. . . 58

7.3 Correu electrònic automàtic final del formulari d’inscripció com a persona voluntària. . . 59

7.4 Correu electrònic automàtic final del formulari d’inscripció com a biblioteca. . . 60

7.5 Captura final de l’entrega de documentaci´o necess`aria del voluntariat. . . 61

7.6 Captura final de l’entrega de documentaci´o necess`aria de les biblioteques. . . 61

8.1 Gr`afic respostes preguntes primera tasca. . . 67

8.2 Gr`afic respostes preguntes segona tasca. . . 67

8.3 Gr`afic respostes preguntes visi´o global. . . 68

A.1 Formulari inscripci´o persona volunt`aria (fotografia 1) . . . 76

A.5 Formulari d’inscripci´o biblioteques (fotografia 1) . . . 78

A.6 Formulari d’inscripci´o biblioteques (fotografia 2) . . . 78

A.7 Dades d’un contacte voluntari (fotografia 1) . . . 79

A.8 Dades d’un contacte voluntari (fotografia 2) . . . 80

A.9 Dades d’un contacte biblioteca . . . 80

A.10 Captura formulari ’Documentaci´o necess`aria del voluntariat’ (fotografia 1). . . 81

A.11 Captura formulari ’Documentaci´o necess`aria del voluntariat’ (fotografia 2). . . 82

A.12 Captura formulari ’Documentaci´o necess`aria de les biblioteques’. 82 A.13 Captura d’exemple fitxa de contacte. . . 83

(14)

´Index de taules

3.1 Diagrama de Gantt inicial . . . 12 3.2 Diagrama de Gantt final . . . 13 4.1 Llistat dels principals tipus de rols que interactuen, breu descrip-

ci´o i les corresponents interaccions. . . 16 4.2 Resposta del sistema a la tasca ’Utilitzar la plataforma’. . . 18 4.3 Resposta del sistema a la tasca ’Inscriure’s com a biblioteca o com

a persona volunt`aria’. . . 18 4.4 Resposta del sistema a la tasca ’Entregar els documents’. . . 19 4.5 Resposta del sistema a la tasca ’Utilitzar les tres diferents gestions

persones usu`aries, correus electr`onics o documents’. . . 19 4.6 Resposta del sistema a la tasca ’Modificar el formulari d’inscrip-

ció, ja sigui de biblioteques o persones voluntàries’. . . 19 4.7 Resposta del sistema a la tasca ’Utilitzar la gestió de persones

usu`aries’. . . 19 4.8 Resposta del sistema a la tasca ’Cercar una persona usu`aria en

concret’. . . 20 4.9 Resposta del sistema a la tasca ’Modificar alguna dada d’una per-

sona usu`aria en concret’. . . 20 4.10 Resposta del sistema a la tasca ’Crear un grup per tenir les perso-

nes participants de un Code Club en concret totes agrupades’. . . . 20 4.11 Resposta del sistema a la tasca ’Utilitzar la gestió de correus electrònics’. 21 4.12 Resposta del sistema a la tasca ’Enviar un correu electrònic a una

persona usu`aria o col·lectiu en concret’. . . 21 4.13 Resposta del sistema a la tasca ’Enviar un correu electr`onic amb

un format concret utilitzant una plantilla’. . . 22 4.14 Resposta del sistema a la tasca ’Afegir una plantilla nova’. . . 22 4.15 Resposta del sistema a la tasca ’Utilitzar la gesti´o de documents’. . 22 4.16 Resposta del sistema a la tasca ’Visualitzar els documents entre-

gats per una persona usu`aria en concret’. . . 23

(15)

4.17 Resposta del sistema a la tasca ’Afegir la sol·licitud d’un document necessari, ja sigui pel conjunt de biblioteques o persones

volunt`aries. . . 23

4.18 Comparativa open source CRM, en groc els que han aparegut en tres o m´es dels quatre estudis. . . 28

4.19 An`alisi del compliment dels requeriments, en groc el que compleix tots els requeriments. . . 28

5.1 Llistat de plantilles de correus electr`onics necess`aries . . . 40

6.1 Millores i modificacions en la visi´o de persona usu`aria. . . 49

6.2 Millores i modificacions en la visi´o de persona gestora. . . 50

(16)

Cap´ıtol 1

INTRODUCCI ´ O

Avui en dia, les tecnologies de la informació (TIC) són cada cop més presents en tots els moments de la nostra vida: a l’escola, a casa, al carrer, als espais de lleure, a la feina, etcètera.

En concret, incorporar noves tecnologies a la feina es beneficiós. Com expli- quen Garc´ıa-Canal i Sánchez en les respectives publicacions [4] i [9], els avantatges de les TIC dins les empreses són molts, entre ells:

• Milloren l’efici`encia interna de l’empresa.

• Milloren en la qualitat de servei dels actuals clients.

• Defineixen nous mercats y noves oportunitats de mercat.

A més, i igual d’important que la resta, però en aquest cas és la raó de pes del meu projecte

• Les TIC desencadenen una major agilitat en la gesti´o.

Cal destacar que el fet d’utilitzar tecnologia dins de l’empresa no substitueix tre- balladors, sinó que les TIC són complementàries a la feina d’aquests [4].

Per altra banda, en els últims anys, han sorgit moltes iniciatives per acostar les TIC als més petits. En la nostra zona geogràfica hi ha diverses activitats extra- escolars per ensenyar a programar a nens i nenes a partir de 5-8 anys. Activitats com: campus i casals especialitzats en la creació de videojocs, el coneixement de l’electrònica, la robòtica, la impressió 3D, la programació i la tecnologia, jornades d’activitats per aprendre noves tecnologies o campaments tecnològics d’estiu.

Com a conseqüència de l’augment de nombre d’activitats, augmenta també el nombre de centres especialitzats en ensenyar els infants aquest món. Citilab¹,

1https://www.citilab.eu/formacio-tecnologia-informacio-comunicacio/

(17)

Codelearn², Petits Enginyers³o Scratch Barcelona⁴s´on alguns d’ells.

1.1 Context

En l’apartat anterior s’han donat exemples d’activitats per ensenyar a programar, per`o totes elles plantejades com a activitat extraescolar de pagament. N’hi ha de gratu¨ıtes, una d’elles ´es la que ofereix Code Club Catalunya en els seus tallers.

Code Club Catalunya [2] és una xarxa d’activitats gratu¨ıtes de programació, anomenades Code Clubs, per a nens i nenes de 9 a 12 anys i té com a objectiu oferir a cada infant de Catalunya la possibilitat d’aprendre a programar.

Els Code Clubs estan gestionats per persones voluntàries i es duen a terme com a activitat extraescolar en escoles, centres c´ıvics, biblioteques, entre d’altres; i és Code Club Catalunya qui s’encarrega de gestionar i promoure tota aquesta xarxa arreu de Catalunya. Gestionen, com veiem en la figura 1.1, la participació per part del voluntariat, la preparació dels projectes i la cerca de llocs de reunió; on, després d’un seguit de processos, s’hi reunirà el voluntariat i infants per aprendre a programar.

La metodologia i material utilitzats per a dur a terme l’activitat consta d’una sèrie de cursos amb els passos a seguir detallats per a l’infant com es veu en la figura 1.2, quan aquest té algun dubte pot sol·licitar l’ajuda de la persona voluntària.

El programari utilitzat en els cursos és Scratch, per introduir els conceptes més elementals de la programació; HTML i CSS, per introduir els conceptes bàsics; i Python, per ampliar tots els conceptes anteriors.

La idea original de Code Club Catalunya prov´e dels Code Club United King- dom (UK), una comunitat que va sorgir l’any 2012 al Regne Unit amb l’objectiu de que tots els infants tinguessin l’oportunitat d’aprendre a programar, indepen- dentment de qui siguin o d’on vinguin. Actualment hi ha uns 12.000 Code Club actius en tot el m´on, repartits en uns 160 pa¨ısos i 180.000 infants aprenent a programar cada setmana.

Per altra banda hi ha el projecte Code Club a les biblioteques, és una iniciativa del Servei de Biblioteques de la Generalitat, que juntament amb Code Club Catalunya [2] i les universitats: Universitat Oberta de Cataunya (UOC), la Facultat d’Informàtica de Barcelona de la Universitat Politècnica de Catalunya (UPC-FIB), la Universitat de Girona (UDG), la Universitat Pompeu Fabra (UPF), la Univer- sitat de Barcelona (UB-Biblioteconomia) i el centre adscrit a la UPF, Elisava;

col·laboren per impulsar la idea dels Code Clubs. D’aquesta forma, es dinamit- zen i modernitzen les biblioteques; ja que ens els ´ultims anys no es un espai tan

2https://codelearn.cat/blog/

3https://www.petitsenginyers.com

4https://scratch.barcelona

(18)

Figura 1.1: Elements dels Code Clubs [2].

Figura 1.2: Fragment dels passos a seguir del primer projecte amb Scratch anomenat ’Grup de Rock’ (http://codeclubcat.org/materials/curriculum/) [2].

freqüentat pels infants i adolescents. Com, també, es promou la participació d’estudiants universitaris com a resultat de la manca de voluntaris per a realitzar l’activitat. Per a promoure aquesta participació s’ofereix als estudiants la possibilitat de rebre crèdits universitaris a canvi de la participació en el voluntariat.

L’actual gestor de Code Club Catalunya i del projecte Code Club a les biblioteques és l’entitat Colectic [10]. Colectic és un projecte cooperatiu sense ànim

(19)

de lucre que treballa per la transformació social a través de la participació, l’apre- nentatge i la socialització de les TIC. Aix´ı doncs, entenen la tecnologia com una eina facilitadora i possibilitada per l’autonomia de les persones. Promouen l’ús del programari i maquinari lliure i situen la seva activitat en el marc de l’economia solidària.

Colectic va néixer el 2017, però ja en el 1992, un grup de professionals de l’educació del Raval (Barcelona) va constituir l’Associació per a Joves Teb amb l’objectiu d’obrir un espai de lleure que ha anat avançant amb el binomi tecnologia i comunitat. Al llarg de la seva història ha guanyat premis i reconeixements, per exemple, Medalla d’honor de la ciutat de Barcelona l’any 2013. Alguns del seus projectes són: el disseny i desenvolupament de la pàgina web de la tercera edició del Mobile Social Congress; WEMIN, un projecte que promou un model d’integració pioner per a dones migrants i refugiades; la redacció i publicació de continguts del web de WomanLiderTic, una trobada anual de dones que ocu- pen llocs de lideratge en empreses tecnològiques a nivell internacional; o el Pla d’Iniciació Professional, una formació especialitzada en ’Auxiliar de muntatge i manteniment d’equipaments informàtics’ per donar accés al mercat laboral a joves en risc d’exclusió social a través del domini de les TIC.

Aix´ı doncs, aquest treball neix de la necessitat d’incorporar un sistema de gestió de voluntariat dins del projecte “Code Club a les Biblioteques”, ja que actualment aquesta gestió es fa manualment i suposa una càrrega de feina important i feixuga. És una sola persona de l’entitat de Colectic qui s’encarrega de cercar voluntaris i biblioteques que vulguin participar, qui coordina la disponibilitat de voluntaris amb les biblioteques per dia i hora per a realitzar el Code Club, qui els demana les dades necessàries, i que gestiona els diferents correus electrònics que tot això comporta. Com s’ha dit anteriorment, un dels avantatges d’incorporar les TIC en l’àmbit laboral és que aquestes porten una major agilitat en la gestió, i això és el que s’espera en aquest cas; ja que actualment també cal sumar-hi a la problemàtica l’increment en el nombre de voluntariat.

Aquest projecte es durà a terme amb la col·laboració de l’entitat Colectic, ja que, com ja he dit, és l’actual gestor de Code Club Catalunya. Per tant, és un treball desenvolupat en i per a un entorn real i on s’espera que el resultat final s’utilitzi amb usuaris i usuàries reals.

(20)

Cap´ıtol 2

AN ` ALISI DE LA NECESSITAT

En aquest cap´ıtol s’analitza la necessitat amb deteniment i es defineixen els objectius i requisits del problema.

2.1 Objectius

El principal objectiu és facilitar la gestió del voluntariat de Code Club Catalunya, ja que és un projecte que ha anat creixent i cada vegada té més persones invo- lucrades. Això fa que per a poder realitzar i planificar una activitat extraescolar en concret cal una comunicació entre els interessats i una sèrie de documents per formalitzar-la. Aix´ı doncs, podem definir aquests objectius amb tres fites diferents:

• Dissenyar una gesti´o de persones usu`aries.

• Dissenyar una gesti´o de correus electr`onics.

• Dissenyar una gesti´o dels documents.

2.2 Requeriments del projecte

En aquest apartat es fa un an`alisi de requeriments, per tal de definir i documentar les necessitats del projecte d’acord amb les stakeholders, que s´on les encarregades de Code Club Catalunya, la coordinadora de Code Club Catalunya i la tutora del treball. Els requeriments es distribueixen en funcionals i no funcionals.

(21)

2.2.1 Requeriments funcionals

Els requeriments funcionals consisteixen en la declaraci´o dels serveis que oferir`a el sistema. En aquest cas tenim uns serveis principals i uns de secundaris, els quals es realitzarien un cop enllestits els principals, per a millorar el servei.

Pel que fa a requeriments funcionals principals els podem dividir en tres sec- cions: gestió de persones usuàries, de correu electrònic i de documents.

Gesti´o persones usu`aries

1. El sistema ha de comptar amb una gesti´o de persones usu`aries.

Aquestes es diferenciaran entre biblioteques, on realitzar l’activitat, i persones volunt`aries o estudiants, que condueixen i donen suport durant la classe extraescolar. Mitjanc¸ant un formulari que hauran d’omplir per formar part del voluntariat de Code Club Catalunya s’introduiran a la base de dades.

Aix´ı doncs, es disposarà de dos formularis diferents. Per una banda, el formulari per a biblioteques on es demanarà les següents dades: nom de la biblioteca, persona de contacte, adreça, correu electrònic, si ha participat en edicions anteriors i disponibilitat horària. I per altra banda, al formulari per a persones voluntàries i estudiants es demanarà altres dades com:

nom, document d’identificació nacional, correu electrònic, telèfon de contacte, localitat, si ha participat en edicions anteriors, disponibilitat horària, tres preferències de biblioteca on dur a terme els Code Clubs, quina expe- riència té amb activitats amb nens i nenes, amb Scratch i de programació, si es tracta de persona voluntària beneficiada amb crèdits universitaris o no i;

en el cas de persona beneficiada amb crèdits, universitat on estudien i quins estudis cursen. Aquests dos grups de persones usuàries es guardaran dins la base de dades amb una dada afegida, anomenada “Actiu”. Aquesta dada s’haurà d’actualitzar any rere any, ja que es podria donar el cas que una persona usuària deixés de voler participar com a voluntari en cert moment.

2. El sistema ha de poder fer certes agrupacions.

El conjunt de persones usuàries un cop dins la base de dades s’han de poder agrupar segons uns paràmetres amb la finalitat de facilitar l’assignació de persones voluntàries a les diferents biblioteques i l’enviament de correus i la rebuda de documents. Agrupacions de:

(a) Totes les biblioteques.

(b) Totes les persones volunt`aries i estudiants.

(c) Persones vinculades amb una biblioteca en concret.

(d) Persones volunt`aries que estudien en una mateixa universitat.

(22)

(e) Persones volunt`aries que no es beneficien amb cr`edits.

(f) Persona volunt`aria no assignat a cap biblioteca.

(g) Biblioteques amb cap persona volunt`aria assignada.

(h) Persona volunt`aria que no ha entregat la documentaci´o.

(i) Biblioteques que no han entregat la documentaci´o.

Gesti´o de correus electr`onics

3. El sistema ha de tenir una gesti´o de correus electr`onics.

Aquesta ha de permetre enviar correus per les agrupacions esmentades en el requeriment 2; per exemple, un correu al voluntariat per informar-los de la realització d’una sessió de formació. També, ha de tenir unes plantilles de correu electrònic per facilitar la redacció de cadascun d’ells i crear una l´ınia comuna.

Gesti´o dels documents

4. El sistema ha de comptar amb una gesti´o de documents.

Aquests documents són diferents depenent de les persones usuàries del sistema de gestió. Per una banda, Colectic demana a les biblioteques un certificat d’assistència i un informe final de valoració. Per altra banda, Colectic demana al voluntariat una confirmació de participació en una formació, un document de comprom´ıs de col·laboració amb la biblioteca, un document amb un quadre de seguiment d’activitats (d’entrega voluntària), qüestiona- ri d’avaluació final; i en el cas de ser persona voluntària sense benefici de crèdits (és a dir, que no està assegurat per la seva universitat), un comprom´ıs de voluntariat firmat per tal d’estar assegurat per l’entitat Colectic.

Requeriments secundaris que millorarien el servei 5. El sistema podria comptar amb una gesti´o d’activitats.

Conseqüentment, es tindria un control més acurat de cada extraescolar que es du a terme; a part del control a nivell de persones usuàries anteriorment esmentat.

6. El sistema podria comptar amb una gesti´o m´es automatitzada.

Com a conseqüència del punt 5, s’aconseguiria una gestió més automatitzada de correus, com el recordatori de la sessió d’activitat als voluntaris corresponents.

(23)

2.2.2 Requeriments no funcionals

Requeriments del producte

El producte ha de facilitar la gesti´o de Code Club Catalunya, i no pas, dificultar-la.

Per aix`o, ´es necessari que compleixi:

1. Bon comportament i fiabilitat.

El sistema ha de ser capaç de gestionar el volum de dades de manera esca- lable i eficient, per tant, no hi ha d’haver confusions o pèrdua de persones usuàries, correus electrònics o documents, en la gestió de cadascuna d’elles.

2. Bon rendiment i velocitat

La velocitat de les gestions s’ha de agilitzar gr`acies al sistema, aix´ı doncs, el sistema ha de ser capac¸ d’accedir a les dades de la BBDD en un temps raonable.

3. Bona usabilitat

Ha de resultar un sistema ´util per a les diferents persones que l’utilitzen:

biblioteques, voluntariat i, en especial, les persones gestores de Code Club Catalunya (stakeholders).

Requeriments organitzatius

Aquests requeriments es deriven de les pol´ıtiques i procediments existents en la organitzaci´o, en aquest cas, Colectic que ´es el gestor de Code Club Catalunya actual (4 i 5) i la universitat (6).

4. Implementaci´o.

(a) Caldria utilitzar preferiblement una tecnologia de codi obert, ´es a dir, de programari lliure i gratu¨ıta.

(b) Es proposa la utilitzaci´o d’un sistema de Gesti´o de Relacions amb Cli- ents, Customer Relationship Management (CRM) que

i. disposi d’una bona gesti´o de voluntariat.

ii. que funcioni sobre Drupal, un gestor de contingut; ja que en un futur volen tenir la plataforma web en aquest gestor.

5. Utilitzaci´o d’un llenguatge inclusiu, tant en la documentaci´o com en el propi producte/sistema.

(24)

6. Entrega.

La entrega està prevista per a principis de juny; per això la planificació del projecte es repartirà al llarg de principis d’any fins a finals de maig.

En el moment de l’entrega cal entregar aquesta mem`oria a la universitat i coincidir`a amb l’entrega del producte enllestit a Code Club Catalunya.

Requeriments externs 7. Legals i `etics.

El sistema no divulgarà informació personal sobre el col·lectiu de persones usuàries a operadors externs.

(25)

(26)

Cap´ıtol 3

PLANIFICACI ´ O I FASES DEL PROJECTE

Al comenc¸ar el projecte es van realitzar unes reunions pr`evies amb les stakeholders per poder estructurar i planificar el temps i les diferents tasques del projecte.

A la Taula 3.1 es mostra el diagrama de Gantt, el qual és una representació de com es va planificar distribuir les tasques del projecte al llarg del temps. En l’eix vertical hi ha les activitats a realitzar i en l’eix horitzontal la l´ınia del temps (on les setmanes van numerades segons el número de setmana de l’any). Aquest

és el diagrama de Gantt inicial i consta, en primer lloc, d’un estudi i disseny inicial i aprovació d’aquest, en segon lloc, la implementació d’aquest disseny en un prototip (en un web local, per exemple) i l’avaluació d’aquest, en tercer lloc, la im- plementació d’aquest prototip en la plataforma real i definitiva, i finalment, també consta de la redacció de la memòria que es realitza paral·lelament als anteriors tres punts. Però aquest no és el diagrama de Gantt final, ja que en la implemen- tació del prototip, la instal·lació del programari va caldre fer-la en la plataforma real per motius tècnics. Aix´ı doncs, el diagrama de Gantt final és el de la Taula 3.2. Aquest consta, en primer lloc, d’un estudi i disseny inicial, en segon lloc, la instal·lació i configuració de la tecnologia, en tercer lloc, la implementació de les tres gestions (gestió d’usuaris, gestió de correu electrònic i gestió de documents), en quart lloc, una primera avaluació de la implementació, en cinquè lloc, la incor- poració de les millores adients en el sistema, i en sisè lloc, una segona i última avaluació. A més, paral·lelament als sis anteriors punts també es fa la redacció de la memòria.

El diagrama de Gantt final plasma com s’ha estructurat el treball final de grau.

Aquest segueix el següent cicle de vida (figura 3.1). Es tracta d’un model de disseny de software c´ıclic amb: el disseny, la implementació i l’avaluació, i aquest s’inicia amb l’anàlisi de requeriments i necessitats i conclou amb les conclusions i l’anàlisi del treball futur [8].

(27)

Taula 3.1: Diagrama de Gantt inicial

(28)

Taula 3.2: Diagrama de Gantt final

(29)

Figura 3.1: Model iteratiu de disseny de software seguit al llarg del treball

Aix´ı doncs, en els següents cap´ıtols es veurà com s’han realitzat iteracions del cicle: en el cap´ıtol 4 tenim el disseny, en el 5 la implementació, el 6 la primera avaluació i el segon disseny i implementació i el cap´ıtol 7 la segona avaluació.

(30)

Cap´ıtol 4 DISSENY

En aquest cap´ıtol es planteja l’assoliment dels objectius i requeriments, esmentats anteriorment. Per una banda, es fa un an`alisi complet de com ha de ser el sistema,

és a dir, definir com aquest s’ha de comunicar amb la persona usuària. Per l’altra banda, es fa un estudi de solucions i explicació detallada de la tecnologia que s’utilitzarà.

4.1 Disseny del sistema

Abans de començar la implementació, cal realitzar un anàlisi complet de com serà el sistema, amb la finalitat de definir com s’ha de comunicar el sistema i la persona usuària, quines parts del sistema pot controlar cada persona usuària o com ho farà.

En primer lloc, per entendre el perfil de les persones usuàries que utilitzen el sistema disposem del model de rols de persones usuàries. Per a definir aquest model cal definir aquelles persones usuàries que necessiten d’alguna manera o altra entrar en contacte amb el sistema i agrupar-los segons una col·lecció abstracta de necessitats, interessos, expectatives, comportaments i responsabilitats que carac- teritzen una relació entre una classe o tipus de persones usuàries i el sistema [1].

Tenim tres rols de persones usuàries diferents: les persones gestores de Code Club Catalunya, les biblioteques i el voluntariat; i cadascun d’ells té unes interaccions diferents amb el sistema (taula 4.1). Per tenir una visió més completa dels rols definim un mapa per representar les relacions que tenen (figura 4.1).

En segon lloc, per per entendre les funcions del sistema disposem del model de tasques i casos d’ús. Per a definir el model de tasques i casos d’ús cal una descripció narrativa de cadascuna de les tasques per cada persona usuària en cada rol espec´ıfic. Aquesta descripció narrativa es divideix en el model d’acció de la persona usuària, on es mostra les accions de cadascuna d’elles, i el model de resposta del sistema, on es mostra la resposta del sistema a les accions de cada

(31)

Taula 4.1: Llistat dels principals tipus de rols que interactuen, breu descripci´o i

(32)

Figura 4.1: Mapa de rols de persones usu`aries.

(33)

persona usu`aria [1].

Els casos d’ús del nostre sistema segons els diferents rols són els següents:

Tasca del conjunt de rols de ‘biblioteques i persones volunt`aries’:

• Utilitzar la plataforma (taula 4.2).

Acci´o de la persona usu`aria Resposta del sistema

presentar les diferents tasques que pot realitzar escollir i seleccionar la tasca desitjada

mostrar la tasca seleccionada Taula 4.2: Resposta del sistema a la tasca ’Utilitzar la plataforma’.

Tasca del conjunt de rols de ‘biblioteca/volunt`aria interessada’:

• Inscriure’s com a biblioteca o com a persona volunt`aria (taula 4.3).

Acci´o de la persona usu`aria Resposta del sistema presentar el formulari emplenar les dades del formulari

guardar les dades i incorporar-les a la seva base de dades enviar un correu de confirmaci´o a la persona usu`aria amb les dades que ha introdu¨ıt

Taula 4.3: Resposta del sistema a la tasca ’Inscriure’s com a biblioteca o com a persona volunt`aria’.

Tasca del conjunt de rols de ‘biblioteca/volunt`aria realitzadora de Code Club’:

• Entregar els documents (taula 4.4).

Tasques del conjunt de rol ‘persona gestora de Code Club’:

• Utilitzar les tres diferents gestions persones usu`aries, correus electr`onics o documents (taula 4.5).

• Modificar el formulari d’inscripci´o, ja sigui de biblioteques o persones volunt`aries (taula 4.6).

Tasques del conjunt de rol ‘persona gestora de persones usu`aries’:

(34)

presentar els diferents documents necessaris carregar els documents demanats

guardar els documents en la persona usu`aria corresponent dins la base de dades

enviar un correu de confirmaci´o a la persona usu`aria amb les dades que ha introdu¨ıt

Taula 4.4: Resposta del sistema a la tasca ’Entregar els documents’.

presentar les tres opcions de gesti´o seleccionar la gesti´o que es desitgi

mostrar les opcions de la gestió seleccionada Taula 4.5: Resposta del sistema a la tasca ’Utilitzar les tres diferents gestions persones usuàries, correus electrònics o documents’.

presentar les dades possibles a modificar del formulari modificar les dades desitjades

guardar la modificaci´o del formulari

Taula 4.6: Resposta del sistema a la tasca ’Modificar el formulari d’inscripci´o, ja sigui de biblioteques o persones volunt`aries’.

• Utilitzar la gesti´o de persones usu`aries (taula 4.7).

• Cercar una persona usu`aria en concret (taula 4.8).

• Modificar alguna dada d’una persona usu`aria en concret (taula 4.9).

• Crear un grup per tenir les persones participants de un Code Club en concret totes agrupades (taula 4.10).

presentar les opcions dins la gestió de persones usuàries seleccionar l’opció que es desitgi

mostrar l’opci´o seleccionada

Taula 4.7: Resposta del sistema a la tasca ’Utilitzar la gesti´o de persones usu`aries’.

(35)

presentar les opcions de cerca afegir els elements de cerca (nom, tipus de

contacta,...) de la persona que busca

consultar a la base de dades segons els elements de cerca i mostrar els resultats Taula 4.8: Resposta del sistema a la tasca ’Cercar una persona usu`aria en concret’.

mostrar la persona usu`aria en concret que s’hagi cercat pr´emer sobre la dada a modificar

permetre modificar la dada modificar la dada

guardar la dada en la DDBB

Taula 4.9: Resposta del sistema a la tasca ’Modificar alguna dada d’una persona usu`aria en concret’.

mostrar les opcions de tipus de contactes seleccionar el contacte ‘grup’

mostrar els par`ametres del grup (nom, per exemple)

emplenar els par`ametres del grup

guardar els par`ametres i permetre afegir persones al grup

buscar les persones desitjades i afegir-les

guardar el grup amb el nom i les persones membres

Taula 4.10: Resposta del sistema a la tasca ’Crear un grup per tenir les persones participants de un Code Club en concret totes agrupades’.

Tasques del conjunt de rol ‘persona gestora de correus electr`onics’:

• Utilitzar la gesti´o de correus electr`onics (taula 4.11).

• Enviar un correu electr`onic a una persona usu`aria o col·lectiu en concret.

(taula 4.12).

• Enviar un correu electr`onic amb un format concret utilitzant una plantilla

(36)

(taula 4.13).

• Afegir una plantilla nova (taula 4.14).

presentar les opcions dins la gesti´o de correu electr`onics

seleccionar l’opci´o que es desitgi

Taula 4.11: Resposta del sistema a la tasca ’Utilitzar la gesti´o de correus electr`onics’.

mostrar la persona usu`aria/col·lectiu en concret que s’hagi cercat per a enviar el correu electr`onic

mostrar les accions que pot realitzar sobre aquella persona usu`aria/col·lectiu

seleccionar enviar correu electr`onic

mostrar els elements a emplenar del correu electr`onic

emplenar els elements

guardar els elements i enviar el correu a la persona/col·lectiu escollit

Taula 4.12: Resposta del sistema a la tasca ’Enviar un correu electr`onic a una persona usu`aria o col·lectiu en concret’.

Tasques del conjunt de rol ‘persona gestora de documents’:

• Utilitzar la gesti´o de documents (taula 4.15).

• Visualitzar els documents entregats per una persona usu`aria en concret (taula 4.16).

• Afegir la sol·licitud d’un document necessari, ja sigui pel conjunt de biblioteques o persones volunt`aries (taula 4.17).

(37)

Acci´o de la persona usu`aria Resposta del sistema un cop seleccionat la persona/col·lectiu

que volem enviar el correu electr`onic

mostrar l’opció de enviar correu electrònic utilitzant una plantilla prémer l’opció

mostrar les plantilles disponibles seleccionar la plantilla desitjada

mostrar els elements de la plantilla seleccionada revisar els elements i pr´emer enviar

enviar el correu plantilla escollit a les persones/col·lectiu escollit

Taula 4.13: Resposta del sistema a la tasca ’Enviar un correu electr`onic amb un format concret utilitzant una plantilla’.

mostrar l’opci´o d’afegir plantilla seleccionar l’opci´o afegir plantilla

mostrar els elements de la plantilla a emplenar seleccionar la plantilla desitjada

mostrar els elements de la plantilla seleccionada emplenar els elements de la plantilla

guardar la plantilla dins la DDBB Taula 4.14: Resposta del sistema a la tasca ’Afegir una plantilla nova’.

presentar les opcions dins la gesti´o de documents seleccionar l’opci´o que es desitgi

Taula 4.15: Resposta del sistema a la tasca ’Utilitzar la gesti´o de documents’.

Per tenir una visió més completa de les tasques i casos d’ús definim un mapa per representar les relacions que tenen entre ells (figura 4.2).

En tercer lloc, per entendre com es desencadena una activitat extraescolar dins del projecte “Code Club a les Biblioteques” es modelitza el treball en forma de model de successi´o. On es fa una representaci´o que detalla les accions, el seu

(38)

Acció de la persona usuària Resposta del sistema un cop seleccionat la persona usuària

de qui volem visualitzar les documents

mostrar l’opci´o de mostrar els documents necessaris

escollir l’opci´o de mostrar el documents

mostrar els diferents documents carregats Taula 4.16: Resposta del sistema a la tasca ’Visualitzar els documents entregats per una persona usu`aria en concret’.

mostrar l’opci´o d’afegir document necessari seleccionar l’opci´o d’afegir document

mostrar els par`ametres del nou document a emplenar

emplenar els par`ametres per un nou document

guardar el document a la DDBB

Taula 4.17: Resposta del sistema a la tasca ’Afegir la sol·licitud d’un document necessari, ja sigui pel conjunt de biblioteques o persones volunt`aries.

ordre, bucles , branques i trencaments i s’identifiquen triggers; desencadenants d’accions [1]. En el model de successions de la figura 4.3 s’il·lustra els passos que desencadenen l’inici de l’activitat extraescolar, i per tant, els passos que ha de realitzar el sistema creat mitjanc¸ant CiviCRM [1].

(39)

Figura 4.2: Mapa de casos d’ús amb les relacions d’especialització, extensió, com- posició i afinitat.

(40)

Figura 4.3: Model de successi´o per a l’activitat extraescolar dins del projecte

“Code Club a les Biblioteques”.

(41)

4.2 Estudi de solucions

En aquest apartat es fa una sèrie de propostes com a solució del problema i s’es- colleix la més adequada.

4.2.1 Estudi de tecnologies

En aquest subapartat es fa un estudi de les diferents tecnologies possibles per a complir els diferents objectius i requeriments de l’anterior apartat. Recordem l’especificació del requeriment no funcional número 4: pel que fa a la implemen- tació, caldria utilitzar preferiblement una tecnologia de codi obert, és a dir, de programari lliure i gratu¨ıta. A més, en concret, és proposa la utilització d’un sistema de gestió de relacions amb clients, un CRM, que disposi d’una bona gestió de voluntariat i que funcioni sobre Drupal i sigui de codi obert.

Aix´ı doncs, en primer lloc, què és un CRM? Una completa i bona definició de Customer Relationship Management ens la exposa Kincaid en el seu llibre [6]. Un CRM, o gestió de relacions amb clients, és l’ús estratègic d’informació, processos, tecnologia i persones per gestionar la relació del client amb la empresa (màrqueting, vendes, serveis i suport) al llarg del cicle de vida del client. És a dir, CRM inclou totes les funcions que toquen directament al client durant tota la seva vida en l’empresa; inclou funcions com màrqueting, vendes, serveis al client i suport del producte. A més, es tracta d’un impacte estratègic, no pas, d’un impacte operacional, per tant, els beneficis són a llarg termini.

Amb aquesta definició de CRM queda evident que un CRM és el que demana la nostra necessitat. Amb la finalitat de gestionar tot allò que es relaciona amb els clients i recopilar tot el coneixement dels clients en un sol sistema. En aquest cas, els clients són les persones voluntàries i les biblioteques.

En segon lloc, el que ens interessa conèixer són els diferents softwares CRM que estan en ús. Donat que el sistema ha de ser gratu¨ıt i de codi obert, podem dividir els CRM en tres grups:

• CRM de propietat privada, per tant, s´on versions pagades i de codi privat.

• CRM de propietat lliure, per`o amb versions il·limitades de completa funcionalitat.

• CRM de codi obert, i per tant, codi disponible i lliure.

El grup que interessa en aquest cas és el darrer, però abans, fem un cop d’ull al primer grup per a conèixer els CRM més coneguts al mercat. Segons un estudi de Capterra en data de desembre del 2018¹ (un servei web que té com a objectiu

1https://www.capterra.com/customer-relationship-management-software

(42)

ajudar a les empreses a trobar solucions de software mitjançant revisions vàlides d’usuaris/àries i investigacions independents a través de centenars de categories de programari comercial) en el ‘top cinc’ segons els número total d’usuaris i usuàries tenim:

1. Zoho CRM - tot i que disposa d’una edici´o gratu¨ıta amb certes restriccions, es tracta d’una empresa de titularitat privada.

2. SAP CRM - no ´es gratu¨ıt t´e un preu de a partir d’uns $58 al mes.

3. Salesforce - no ´es gratu¨ıt t´e un preu de a partir d’uns 25eal mes.

4. OracleOracle Sales Cloud - no ´es gratu¨ıt t´e un preu de a partir d’uns $65 al mes.

5. Dynamics CRM - no ´es gratu¨ıt t´e un preu de a partir d’uns $115 al mes.

Ara s´ı, estudiem els CRM de codi obert. Centrem-nos primer, en la comparativa de quatre estudis de CRMs de codi obert. Veiem una taula 4.18 comparativa entre: Par Research, una plataforma de descobriment B2B (business-to-bussines) que ofereix bones pràctiques, guies de compra, revisions, classificacions, compa- racions, investigacions, comentaris i anàlisis de programari i serveis empresari- als², ens dona el top ten de open source CRM software; Medium, una plataforma de periodisme social, amb una col·laboració h´ıbrida de persones i publicacions aficionades i professionals³ens dona 8 alternatives open source al CRM Salesfor- ce (com hem vist, un CRM molt utilitzat) en l’any 2017; OpenSource, on Scott Nesbitt, un usuari de programari lliure de codi obert durant molt temps i escriptor de diversos blogs⁴ ens dona el top sis de les open source CRM durant el 2016;

i CrmSearch, on Chris Bucholtz, comercialitzador de continguts, especialista en relacions d’analistes, editor i escriptor; i acutalment centrat en CRM i Business Finance⁵ens ofereix el top ten de sistemes CRM open source.

Per tant, dels CRM de programari lliure, destaquen: CiviCRM, Espo CRM, Fat Free CRM, Suite CRM i Vtiger. D’aquests, vegem a la taula 4.19 quins compleixen els requeriments per complet, per tant, quins disposen d’una bona gesti´o de voluntariat i d’una funcionalitat sobre Drupal.

Finalment, CiviCRM és el sistema que s’adapta a la nostre necessitat i, per tant, compleix els requeriments i ens serà útil per aconseguir els objectius de manera satisfactòria.

2https://www.predictiveanalyticstoday.com/top-free-open-source-crm-software/

3https://medium.com/@sunawang/8-open-source-crm-alternatives-to-salesforce- 215059cbf8b5

4https://opensource.com/business/16/2/top-6-open-source-crm-tools-2016

5http://www.crmsearch.com/top-10-open-source-crm-systems.php

(43)

Comparativa /

CRM Par Research Medium OpenSource CRMSearch

Bitrix24 - 2 - -

CentraView - - - 8

CiviCRM 8 7 x 10

Compiere - - - 6

Epesi 5 - - -

Espo CRM 7 5 x -

Fat Free CRM 9 8 x -

Odoo CRM 3 - - -

Opentaps - - - 7

Oro CRM - 6 x -

Splendid CRM 10 - - 3

Sugar CRM 2 - - 1

Suite CRM 4 1 x -

Vtiger 1 3 - 2

X2CRM 6 - - -

XRMS - - - 9

Xtuple - - - 4

Zurmo - 4 x -

Taula 4.18: Comparativa open source CRM, en groc els que han aparegut en tres o m´es dels quatre estudis.

CRM /

Requeriment CiviCRM Espo CRM OpenSource CRMSearch

Gesti´o de

voluntariat S´ı No No espec´ıficament No

Funcionalitat

sobre Drupal S´ı S´ı, t´e una extensi´o

per a CMS Drupal 7 No No

Taula 4.19: An`alisi del compliment dels requeriments, en groc el que compleix tots els requeriments.

4.2.2 Tecnologia escollida

Després de comparar i fer un balanç de les possibles tecnologies ha utilitzar, Ci- viCRM és la més adecuada en aquest projecte.

Per una banda, perqu`e ´es la sorgida de l’estudi de tecnologies i per tant, la que s’espera que s’adapti millor a la necessitat del projecte. Per altra banda, hi ha moltes altres raons per confiar i escollir CiviCRM.

(44)

CiviCRM ofereix suport mitjançant la seva pròpia viquipèdia, anomenada Ci- viCRM Documentation⁶i un llibre en l´ınia⁷on hi pots trobar documentació per a administradors/ores, usuaris/àries i desenvolupadors/ores. En concret, també ofereix suport per als desenvolupadors. Els desenvolupadors són aquells que volen modificar o ampliar el nucli del programari que l’equip de CiviCRM distribueix i manté. Aquests disposen de recursos en l´ınia, un canal de xat IRC (Internet Re- lay Chat)⁸que proporciona conversa en temps real, un fòrum anomenat CiviCRM Stack Exchange⁹, que pot donar suggeriments per a solucions simples; entre d’altres fòrums addicionals de suport¹⁰, i esdeveniments periòdics de formació com CiviCon (conferencies), un cop a l’any el CiviDay o ’CiviCRM meet-up groups’.

També disposa d’una iniciativa iniciada l’agost del 2010 anomenada Make It Hap- pen (MIH); aquesta ha ajudat a donar suport a molts usuaris/àries i consultors/ores per a diverses noves funcions. El programa funciona quan una organització defi- neix les especificacions i el pressupost requerit d’una duna funcionalitat. L’orga- nització s’encarrega de buscar patrocini i suport i finalment es comença a treballar i incorporar la funcionalitat en el programari bàsic per a que tothom se’n pugui beneficiar.

CiviCRM és un gestor utilitzat per moltes empreses, i per tant, fiabilitat per part de les empreses. Empreses sense ànim de lucre, com Amnist´ıa Internacional o la caritat de recerca de càncer de sang de del Regne Unit, Bloodwise.

Radio Televisió Espanyola ja el 2014 posava èmfasis en CiviCRM en la següent not´ıcia¹¹ on destaca que “qualsevol usuari amb coneixements mitjans o avançats en informàtica es capaç de utilitzar-lo”, que “existeix una amplia comunitat que millora i desenvolupa el software - tenen un gestor de incidencies-, pots trobar videotutorials i guies per aprendre a utilitzar-lo” i que “potser molts dels dubtes que es presentin a l’usuari ja estàn resposts en el foro de la comunitat CiviCRM”.

CiviCRM és un sistema textbfutilitzat en la nostra zona geogràfica, l’empresa Ixiam¹² és una consultoria tecnològica de Barcelona on realitzen eines de codi obert amb entitats que busquen generar un impacte social i ho fan amb CiviCRM.

Tot seguit, una descripció i explicació de la tecnologia que s’utilitza. Tenim, per una banda, Drupal, necessari per a la instal·lació de CiviCRM; i per l’altre, el propi CiviCRM.

6http://wiki.civicrm.org

7https://docs.civicrm.org

8http://freenode.net

9https://civicrm.stackexchange.com

10http://forum.civicrm.org

11http://www.rtve.es/noticias/20140130/civicrm-herramienta-software-libre-ayuda-ong- gestionar-datos/865740.shtml

12https://www.ixiam.com/es

(45)

Drupal

Drupal¹³ es un sistema de gesti´o de contingut (Content Management System), modular, gratu¨ıt i de codi obert, escrit en PHP. Permet construir diferents formats de p`agines web, adaptant-se a les necessitats particulars de cada cas.

Com s’ha dit, Drupal és un sistema modular; és a dir, consta de mòduls, que afegeixes segon convingui. Els mòduls són elements que permeten afegir noves funcionalitat a Drupal per adaptarlo a les necessitats de cada lloc web; són plu- guinsque amplien les funcionalitats. Els mòduls es divideixen en dos grans grups:

els Core Modules, que venen per defecte a Drupal; i els Contributed Modules, que no venen per defecte i són desenvolupats per la comunitat que dona suport a Dru- pal. En aquest projecte, CiviCRM és el mòdul utilitzat per excel·lència de Drupal;

entre d’altres que s’aniran describin en pr`oxims cap´ıtols.

CiviCRM

CiviCRM¹⁴ es tracta d’un gestor de relacions amb clients (Custom Relationship Management) de codi obert constru¨ıt com un mòdul de CMS i es por utilitzar amb totes les plataformes CMS de codi obert principals, com ara Drupal. Està basat en web i dissenyat per gestionar informació sobre els membres i donants, registrar esdeveniments, gestió de correu electrònic, entre d’altres: a més, és utilitzat, en especial, per organitzacions sense ànim de lucre. CiviCRM està constru¨ıt utilitzant PHP, Smarty, jQuery and JavaScript pur, i es connecta a una base de dades MySQL.

Per entendre millor què és CiviCRM, cal destaca el concepte de Constitu- ent Relationship Management (CRM), que és l’equivalent sense ànim de lucre de Customer Relationship Management. Com s’explica en el llibre de [5] CRM és el conjunt de processos i tecnologies de suport utilitzades per iniciar i millorar les relacions amb els components. La gestió de relacions amb els components impli- ca tots els fluxos de treball, processos i informes que una organització utilitza per aconseguir els seus objectius.

CiviCRM agrupa diferents caracter´ıstiques com podem observar en la figura 4.4 i, a continuaci´o, una breu descripci´o de cadascuna d’elles.

• La gesti´o de contactes permet emmagatzemar autom`aticament totes les dades de contacte en un sol lloc, creant un registre unificat i complet per a cada component.

• CiviCRM ´es configurable i personalitzable. La llic`encia de codi obert de

13https://www.drupal.org

14https://civicrm.org

(46)

Figura 4.4: Caracter´ıstiques m´es destacades de CiviCRM; en blau aquelles que s’utilitzen en el projecte (blau fosc com a requeriment principal, blau clar com a requeriment secundari)

(47)

CiviCRM permet trobar un programador adequat per adaptar-la a una instal·laci´o espec´ıfica a les necessitats de cada empresa.

• La gestió de membres permet a les persones f´ısiques registrar-se i pagar la seva membres´ıa en l´ınia, rebre avisos automàtics de renovació de membres i rebre correus electrònics només per membres.

• La integraci´o de comptes permet exportar totes les transaccions financeres i importar-les al programari de comptabilitat.

• La gestió de casos permet a les organitzacions crear, gestionar i realitzar un seguiment de fluxos de treball senzills o sofisticats de gestió de casos. Per exemple, registrar els resultats d’una conversa telefònica amb un component.

• La gesti´o d’esdeveniments proporciona un conjunt complet d’eines per exe- cutar esdeveniments i registrar l’assist`encia d’un component en el seu registre d’activitat.

• El màrqueting per correu electrònic permet crear i gestionar llistes de correu massives. També permet segmentar les llistes, fer proves i controlar les estad´ıstiques.

• La gestió de la contribució permet provar i fer un seguiment de les contribucions, enviar informes sobre les dades en un procés de flux de treball elegant i intu¨ıtiu.

• CiviCRM permet crear campanyes de promoci´o i rastrejant el progr´es dels esdeveniments, enviaments, activitats i contribucions d’una campanya.

• La recaptació de fons entre iguals permet als membres i donantes poder obtenir fons en nom de la pròpia organización a través de campanyes personals.

• CiviCRM permet crear informes triant un dels 40 informes est`andrd o con- figurant i creant-n’he un de personalitzat per avaluar l’impacte de l’organitzaci´o.

• CiviCRM ´es pot integrar amb els seg¨uents CMS: Drupal, Wordpress i Jo- omla.

Com exposa Tereso en el seu recull de sistemes de codi obert de CRM per a petites i mitjanes empreses, i relacionat amb les caracter`ıstiques de CiviCRM; el sistema inclou uns components opcionals que proporcionen un millor servei de suport a

(48)

Figura 4.5: Mapa conceptual dels diferents components que disposa CiviCRM, en lletra de color negra els que s’utilitzen (CiviCase i CiviEvent potser (segon requeriment) i en blanc els que no.

(49)

les persones usu`aries [11]. En la figura 4.5 seg¨uent les tenim representades amb algunes de les seves funcionalitats.

A banda, cal donar especial èmfasis a l’extensió CiviVolunteer que ofereix CiviCRM; per ara no s’utilitzarà, ja que no disposa de tanta documentació com la resta; però es tindrà en compte per més endavant.

(50)

Cap´ıtol 5

IMPLEMENTACI ´ O

En aquest cap´ıtol es veu detalladament com s’ha implementat el disseny esmentat anteriorment. Aquest s’ha fet seguint les pautes que podem trobar a la web de CiviCRM i amb l’ajut de desenes de v´ıdeo tutorials que hi ha per Internet, tant en p`agines oficials de CiviCRM com a Youtube.

Per una banda, hi ha un anàlisis del elements necessaris a nivell de sistema per a què funcioni i, per altra banda, una mostra en detall del funcionament del sistema una vegada implementat (separat en els tres apartats de gestió).

Pel que fa els elements necessaris per a que el sistema pugui funcionar, equiva- len als requeriments d’instal·laci´o del sistema, el qual ´es CiviCRM. Es poden veure en la figura 5.1. Aix´ı doncs, el sistema creat utilitza el servidor extern i-MSCP

Figura 5.1: Mapa conceptual dels diferents elements necessaris per al bon funcionament de CiviCRM.

(51)

(Internet Multi Server Control Panel)¹. Aquest és un projecte de codi obert que permet la gestió d’entorns d’allotjament compartit en servidors Linux. Proporcio- na, per una banda, un interf´ıcie d’usuari web, tant per administrador, distribu¨ıdor i clients i, per altra banda, una gestió de servidors sense cap intervenció manual, com ara MySQL o MariaDB. Aquest servidor és propietat del gestor de Code Club: Colectic. En aquest servidor cal instal·lar el programari, Drupal i CiviCRM.

Un cop feta la instal·lació és necessària una configuració inicial. Aquesta, però, no és definitiva, ja que a mesura que es van fent implementacions aquesta con- figuració s’ha d’anar retocant. Alguns dels paràmetres de la configuració inicial són:

• Selecci´o dels components que volem utilitzar; inicialment, CiviMember i CiviMail.

• Personalització del menú de preferències.

• Definici´o de les prefer`encies alhora de fer cerques en el buscador.

• Configuraci´o de la p`agina inicial de CiviCRM, anomenada Dashboard.

• Configuració de l’adreça de correu electrònic principal on s’enviarà còpies de cadascun dels correus que s’envi¨ın.

A més, el sistema creat també disposa d’una BBDD i un correu electrònic corpo- ratiu,que són proporcionats per Colectic.

Abans d’entrar en detall en com s’ha desenvolupat cada una de les tres gestions (persones usuàries, correu electrònic i documents) coneixem a nivell general l’entorn on és treballa; CiviCRM i Drupal. La pantalla inicial de Drupal conté una barra superior que permet crear continguts de la web i modificar-los, una segona barra personalitzable amb dreceres, una capçalera amb el menú dels diferents continguts creats per a la web i el cos on veiem l’element escollit en el menú (vegeu figura 5.2).

Per altra banda, la pantalla inicial de CiviCRM és similar a la de Drupal, però la barra superior conté aquells elements que possibiliten la gestió de contactes (Contacts), de correu electrònic (Mailings), d’administrador (Administer) i ajuda (Support) (vegeu figura 5.3).

Ara veiem com s’ha desenvolupat el sistema per a cada gestió: la gestió de persones usuàries, la gestió de correu electrònic i la gestió de documents.

1https://sourceforge.net/projects/i-mscp/

(52)

Figura 5.2: Dibuix esquem`atic de la pantalla inicial de Drupal.

Figura 5.3: Zoom en la pantalla inicial de CiviCRM.

5.1 Gesti´o de persones usu`aries

Els elements que calen en l’apartat de gesti´o de persones dins de CiviCRM s´on:

• Dos formularis d’inscripci´o, un per les biblioteques i un altre per les persones volunt`aries i/o estudiants.

• Una base de dades amb totes les persones usu`aries.

Aix´ı doncs, pels formularis d’inscripció és necessari afegir el mòdul Webforms a Drupal. Aquest mòdul té moltes funcionalitats, entre elles, i les que utilitza el sistema, és poden dividir en tres grans grups: de connectivitat, de configuració i de correu electrònic.

(53)

En quant la connectivitat; permet crear el formulari amb connexi´o a CiviCRM, per a guardar les dades al sistema i a la nostra base de dades connectada amb aquest autom`aticament.

En quant la configuració del formulari; facilita la creació de formularis amb dades i estructura predeterminades, permet personalitzar la informació web un cop completat i enviat el formulari; per exemple un missatge d’agra¨ıment, i permet guardar un registre dels formularis complerts accessible des del mateix contenidor on s’ha creat el formulari.

En quant a correu electrònic (i per tant, millora la gestió de correu electrònic plantejada pel projecte), permet generar un correu de electrònic al destinatari de- terminat encarregat de la gestió de Code Club Catalunya per a que pugui tenir un registre a la bústia de correu de qui s’ha registrat i les dades que ha introdu¨ıt.

També permet generar un correu electrònic a l’usuari que completa el formulari amb la finalitat de agrair-li la inscripció o informar-lo dels següents passos o avisos. En personalitzar cadascun dels formularis (formulari d’inscripció del voluntariat i de les biblioteques), aquests queden com podem veure en l’annexA.1.

Un cop l’usuari ha omplert el formulari les seves dades es guarden en una fitxa pr`opia d’usuari dins de CiviCRM de la forma com es veu en l’annexA.2.

Finalment, en la mapa conceptual de la figura 5.4 podem veure les relacions amb què es guarden les dades introdu¨ıdes. En primer lloc, una persona usuària dins el sistema s’anomena ’contacte’. Un contacte pot ser de dos tipologies, o de tipus ’organització’, i per tant, són les nostres persones usuàries biblioteques, o de tipus ’individual’, que són les nostres persones voluntàries. En segon lloc, el sistema té tres tipus de dades per a guardar en cada tipologia: tags, dades personalitzades o relacions. Aquests tres tipus de dades han estat utilitzades com més han convingut. Aix´ı doncs, tenim un tag tipus disponibilitat horària i un tag tipus persona activa, tenim una relació tipus ’interessat en’ i unes dades personalitzades guardades en quatre grups: tipus ’formulari biblioteca’, tipus ’formulari voluntariat, tipus ’experiència i coneixements previs’ i tipus ’drets d’imatge i protecció de dades personals’. Finalment, totes aquestes dades amb la tipologia corresponents es guarden en el contacte corresponent un cop enviat el formulari d’inscripció.

5.2 Gesti´o de correu electr`onic

Pel que fa a la gestió de correu electrònic, ja tenim del l’apartat anterior els correus electrònics automàtics de confirmació d’inscripció que s’envien a la gestió de Code Club i al usuari inscrit. Ara cal enviar correus per les agrupacions, esmentades en el requeriment 2; i generar plantilles de correus electrònics per a facilitar la redacció de cadascun d’ells i crear una l´ınia comuna.

Per una banda, les agrupacions per a enviar correus a un conjunt de persones

(54)

Figura 5.4: Relacions de la BBDD que guarda les dades dels contactes.

(55)

usuàries es poden fer mitjançant la zona de cerca d’aquestes. Aix´ı doncs, acotar la cerca segons convingui. Des de la cerca avançada podem mostrar les persones usuàries que pertanyen a un mateix grup: que tinguin la mateixa disponibilitat horària o preferència de formació obligatòria, persones beneficiades amb crèdits universitaris, persones que estudien en una mateixa universitat; i també altres cerques per: nom, correu electrònic, adreça, localitat, etc. Un cop feta la cerca només cal seleccionar aquelles persones usuàries que volem enviar el correu electrònic i emplenar el que ens demana el sistema en referència al correu electrònic. El sistema emplena per defecte l’origen i el dest´ı del correu electrònic, i permet escollir una plantilla (que pots modificar al moment) o escriure un correu nou. A més, permet afegir-hi documents adjunts (figura 5.5). En quant a l’estructura del correu electrònic, el correu electrònic es pot escriure en format HTML o format de text pla.

Per altra banda, les plantilles de correus electrònics necessàries són les esmentades a la taula 5.1.

Tipus de correu

electrònic Destinatari Freqüència

Informar de coincid`encia Persona volunt`aria i biblioteca en concret

Cada vegada que hi hagi un possible Code Club donada la coincidència entre la disponibilitat i posició geogràfica de persona voluntària i biblioteca Informar de formació prèvia Voluntariat Quan hi hagi una formació Confirmar entrega certificat

antecedents delictes sexuals Voluntariat i biblioteques Quan h`agim rebut el correu de confirmaci´o

Sol·licitar un document Voluntariat i biblioteques En el procés de formalitzar l’activitat extraescolar Taula 5.1: Llistat de plantilles de correus electrònics necessàries

A la figura 5.6 observem com es guarden el llistat de plantilles dins del sistema.

I en la figura 5.7, un exemple de la maquetaci´o d’un correu electr`onic.

5.3 Gesti´o de documents

L’entrega de documents es fa mitjançant el mateix mòdul de formulari que en la gestió de persones usuàries. En l’annexA.3 veiem el formulari de Documentació necessària de les biblioteques i del voluntariat. Com en el cas de la inscripció

(56)

Figura 5.5: Captura de pantalla dels diferents formats en que es pot escriure un correu electr`onic i de la opci´o per a adjuntar un fitxer.

(57)

Figura 5.6: Captura del llistat de plantilles de correu electr`onic del sistema.

(58)

Figura 5.7: Captura d’exemple missatge ’Av´ıs de formaci´o pr`evia’.

(59)

de les persones usuàries, els documents també es guarden en la base de dades, ho veiem en l’annexA.4 i; en el mapa conceptual de la figura 5.8 veiem la rela- ció amb què es guarden aquestes dades dins del sistema. S’utilitza la tipologia

’dades personalitzades’ com en l’apartat de gestió de persones usuàries i s’agru- pen en tipus ’documentació necessària de les biblioteques’ i tipus ’documentació necessària del voluntariat’.

(60)

Figura 5.8: Relacions de la DDBB que guarda les dades dels documents.

(61)

(62)

Cap´ıtol 6

PRIMERA AVALUACI ´ O

En aquest cap´ıtol hi ha una primera avaluació, de modalitat ’qüestionari en l´ınia i reunió’, del sistema i seguidament, com a conseqüència, una descripció de les millores a introduir en el sistema atesos els resultats.

6.1 Avaluació modalitat q üestionari en l´ınia i reunió

Per una banda, es fa una primera avaluaci´o de la implementaci´o amb la finalitat de analitzar si es compleixen els requeriments i objectius esmentats en el cap´ıtol 2 i detectar els possibles errors i millores.

Aquesta primera avaluació consta de dues parts; un qüestionari en l´ınia men- tre es visiona una gravació de les diferents funcions del sistema , i una reunió.

L’avaluació té com a finalitat obtenir informació sobre l’opinió, experiències, expectatives o millores respecte a l’implementació inicial, per tant, el qüestionari i la reunió es faran als stakeholders (coordinadora de Code Club i tutora del treball), ja que són elles qui coneixen el sistema actual, les seves limitacions i les necessitat que en manquen.

Aix´ı doncs, en aquesta reunió les stakeholders manifestaran la seva visió i cr´ıtica sobre el sistema. Per a poder treure tot el profit possible de la reunió;

entre 3 o 4 dies abans les stakeholders reben el q¨uestionari amb l’enllac¸ al v´ıdeo¹ (vegeu annexA.5)

6.2 Resultats: descripci´o de les millores

Un cop realitzat el q¨uestionari en l´ınia i recollides les respostes (vegeu annexA.6), en les seg¨uents figures hi ha un llistat de les millores i modificacions que s’han

1https://forms.gle/ENADyzDPAKLDnQCS6