INSTITUTO P OLITECNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN UNIDAD TEPEPAN
SEMINARIO:
LA AUDITORIA INTERNA COMO INSTRUMENTO PARA LA TOMA DE DECISIONES GERENCIALES
TEMA:
ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICABLE AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA
INFORME FINAL PARA OBTENER EL TITULO DE CONTADOR PÚBLICO
PRESENTADO:
MARCOS GARCIA HERNANDEZ
PRUDENCIO GARCIA MEZA
EVELYN J IMENEZ LOPEZ
GUADALUPE F ABIOLA LOPEZ LAZARO
EDUARDO LOPEZ VALVERDE
RAMON MARTINEZ F LORES
CONDUCTOR DEL SEMINARIO: C.P. CARLOS MARTINEZ ESTRELLA
AGRADECIMIENTOS
AL I.P.N.
Gracias por ayudarme a hacer posible un logró más; el cual no será el último pero quizá el más importante.
Gracias por la fe que depositarón en mí y por darme todo sin esperar a cambio más que el orgullo de hacer de mí un triunfador
A LA E.S.C.A.
Como una muestra de agradecimiento y gratitud ilimitada, por su apoyo. Hoy veo llegar una meta más en mi vida.
También te doy las gracias y me lleno de orgullo al dedicarte esta realidad tan hermosa que me ha permitido alcanzar: Mi formación profesional
AL PROF ESOR:
Para quién ha sabido guiar mis pasos hacia el conocimiento y sembrado en mí la vocación de servir y ser cada día mejor en todos los aspectos.
Para quién la principal satisfacción ha sido verme convertido en un profesionista, y al que nunca podré defraudar. Con cariño y admiración.
CONTENIDO
OBJ ETIVO 6
INTRODUCCION 7
CAPITULO I
1. ANTECEDENTES, ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL CRÉDITO Y LA COBRANZA
1.1 Origen y Evolución 9
1.2 Antecedentes en México 11
1.3 Definiciones 13
1.4 Objetivo del Crédito y la Cobranza 14
CAPITULO II
2. CONTROL INTERNO
2.1 Definición 17
2.2 Objetivos 17
2.3 Elementos 18
2.4 Componentes 19
2.5 Control Administrativo y contable 27
2.6 COSO 37
2.7 COCOA 41
CAPITULO III
3. EL CREDITO Y LA COBRANZA
3.1 Importancia y Clasificación 44
3.2 Factores básicos del crédito 46
3.3 Títulos de Crédito 47
3.4 Clasificación de los títulos de Crédito 49
3.5 Tipos de operaciones con garantía 51
3.6. Ventajas del crédito 53
3.7 Desventajas del crédito 54
3.8 Valuación del riesgo de crédito 54
3.9 Determinación de grupos de riesgo 57
3.10 Limites de crédito 57
3.11 Políticas de crédito y cobranza 58
CAPITULO IV
4. INICIO DEL P ROCESO CREDITICIO
4.1 Solicitud de crédito 62
4.2 Investigación del crédito 63
4.3 Fuentes de información 64
4.4 Efectos de la investigación del crédito 69
4.5 Alcance de la investigación 69
4.6 Información insuficiente 70
4.7 Costo de la investigación 70
4.8 Análisis y otorgamiento del crédito 70
4.8.1 Análisis financieros para efectos del crédito.
4.8.2 Método de tendencias
4.8.3 Método Dupont
CAPITULO V
5. ADMINISTRACION DE LA COBRANZA Y COSTO FINANCIERODE LAS CUENTAS POR COBRAR.
5.1 La respuesta de la Administración 79
5.2 Sistema de la Cobranza 81
5.3 Métodos de cobranza 82
5.4 Haciendo que la incomodidad del cliente trabaje para usted 86
5.5 Aspectos legales de la Cobranza 90
5.6 Análisis de Antigüedad de saldos 94
5.7 Análisis de la Rotación de cartera 95
5.8 Promedio de antigüedad de las Cuentas por Cobrar. 96
5.9 Costo financiero de las cuentas por cobrar 97
5.10 Factoraje 100
CAPITULO VI
6. EL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZA
6.1 Organización 105
6.2 Concepto de Organización 105
6.3 La estructura de la organización Lineal y Staff 113
6.4. Localización del Departamento de Crédito y Cobranza 117
6.5 Diversos enfoques de la función de crédito 119
6.6. Relación con otros departamentos: 124
CAPITULO VII.
CASO P RÁCTICO 131
CONCLUSIONES 167
BIBLIOGRAFÍA 169
OBJ ETIVO
El objetivo principal es el mostrar el desarrollo que debe tener el departamento de crédito y cobranzas, partiendo de la visión del crédito, sus antecedentes y conceptos más básicos.
Además se dará a conocer a fondo los pormenores del crédito y la cobranza y cuales son los más apropiados y principales tipos de acuerdo a su importancia y a las necesidades de quienes los solicitan y de quienes los otorgan. Además es conveniente sintetizar las ventajas del crédito y la cobranza y que beneficios proporcionan cuando se conceden.
Es de suma importancia realizar y dar a conocer un esquema de las herramientas y técnicas de la gestión de cobro y a su vez verificar los sistemas de control. Es recomendable llevar un control interno en toda empresa para poder lograr los objetivos y metas deseadas y así obtener mejore resultados.
INTRODUCCION
El presente trabajo de investigación trata sobre el estudio y evaluación del control interno aplicable al departamento de crédito y cobranza de la empresa Calcemex, S.A. de C.V.
Esta empresa se dedica a la fabricación de calcetines para dama, caballero y niños, es una empresa líder en el mercado, veremos su historia, sus objetivos, su misión, que reportes utiliza para llevar acabo su control con que departamentos esta relacionado, su organigrama, el proceso de cobranza que utiliza, sus niveles de distribución etc.
Calcemex es una empresa que se creo en el año de 1960 y fue fundada por Gerardo C., Carlos C., Arhon C., desde sus inicios esta empresa se dedico ala fabricación de calcetines y nadie suponía que estaba predestinada a ser la empresa líder en la fabricación de estos productos en el mercado mexicano.
Durante estos años la trayectoria de la empresa siempre fue en ascenso hasta convertirse en lo que es ahora lo cual constituye un orgullo para los socios de la misma, para el personal para la industria mexicana de calcetería.
Muchos problemas ha tenido que enfrentar, la empresa durante todos estos años de consolidación y crecimiento, problemas de tipo micro y macroeconómico de fluctuaciones políticas en el país y de altibajos en el poder adquisitivo de la población así como contracciones en el mercado, pero la empresa ha salido adelante gracias al trabajo constante que como ejemplo siempre se ha puesto desde los niveles directivos hacia todos los niveles.
Dicho trabajo consta de seis capítulos y un caso práctico, en el primer apartado se menciona en forma breve los antecedentes, origen y evolución del crédito y la cobranza, el cual constituye su marco de referencia.
El segundo capítulo comprende todo lo referente al control interno, su objetivo, sus elementos, componentes y como se maneja el control administrativo y contable así también se menciona el Coso y Cocoa.
El tercer capítulo esta enfocado principalmente al crédito y cobranza se estudia la importancia, clasificación, factores básicos, se mencionan los títulos de crédito además se enumeran las ventajas y desventajas que nos proporcionan.
En el cuarto capítulo se menciona el proceso crediticio, la solicitud de crédito, la investigación del crédito, fuentes de información para el otorgamiento del crédito, efectos de la investigación así como también el costo de la investigación.
El quinto capítulo se refiere a la Administración de la cobranza y costo financiero de las cuentas por cobrar, se mencionaran los sistemas y métodos de cobranza, aspectos legales de la cobranza, el análisis de la antigüedad de saldos y de la rotación de cartera así como también el promedio de la antigüedad y costo financiero de las cuentas por cobrar y por último el factoraje financiero.
En el sexto capítulo se destaca la función del departamento de Crédito y Cobranza, su localización, su función su estructura, la función del crédito como proceso administrativo y su relación con otros departamentos.
En el caso práctico se destaca lo más relevante que tiene el departamento de crédito y cobranza ya que éste forma parte de un ente económico.
A través de los seis capítulos y el caso practico los puntos que se engloban son los siguientes: Los documentos de crédito, la evaluación de riesgos, los límites y las políticas de crédito, los cuales nos darán una adecuada visión de la situación actual en nuestro departamento, determinando los riesgos inherentes a nuestra cartera. Es necesario además que se tome en cuenta la importancia de la solicitud entre otros.
Es importante mencionar que esta investigación se desarrollo partiendo y siguiendo de los pasos que constituye el departamento de crédito y cobranza en cuanto a su estudio y evaluación del control interno, evaluando el grado de eficacia y eficiencia que involucran en esta área.
CAPITULO I
I. ANTECEDENTES, ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL CRÉDITO Y LA COBRANZA
1.1. ORIGEN Y EVOLUCION.
Existen diferentes versiones sobre la iniciación de las operaciones crediticias, pero el crédito nació a finales de la comunidad primitiva, y es tan antiguo como la civilización. Las operaciones mercantiles en forma de trueque constituían la forma más común de comercio, en la antigua Mesopotámica encontramos un estilo de comercio más estructurado, en donde ya se otorgaban créditos incluyendo intereses moratorios para las personas que se atrasaran en sus pagos, los egipcios realizaban esta práctica de manera común en sus operaciones mercantiles, así comos fenicios, griegos y chinos.
Con los romanos era más complejo debido a que se incluían castigos corporales a los deudores morosos, además de los prestamistas existían los banqueros, que actuaban como cambistas y mercaderes en metales preciosos y también cobraban los créditos de sus clientes cuando los deudores radicaban en el extranjero, pagando a su vez las deudas de sus clientes locales a los acreedores radicados en otros lugares, pero no practicaban operaciones de préstamos. Con los griegos existía un documento similar a la letra de cambio y la carta de transferencia que servía para no portar dinero, debido a las grandes distancias recorridas, porque estos pueblos establecían ya operaciones de comercio internacional, así como exportaciones, aunado a esto, el comercio marítimo contribuyó a la formación de sociedades mercantiles, en donde el comercio conseguía un prestamista que a la vez fungía como una especie de seguro.
Antes de la era cristiana, en la antigua Roma encontramos los primeros signos del desarrollo crediticio.
Sabemos que sus réditos fluctuaban entre el 40% y 75% y aun cuando parezcan elevados, se debe considerar que, por las circunstancias de aquella época, el prestamista corría grandes riesgos. En sus comienzos, el préstamo se efectuaba en especies, y fue hasta la aparición y el empleo de la moneda cuando surgieron los primeros signos crediticios de una manera ya tabulada.
La historia de la cobranza y posteriormente el crédito comenzó con el intercambio de unos bienes por otros, a lo cual posteriormente se le llamó trueque y, después, con equivalentes a la moneda como el cacao. La intermediación financiera apareció y floreció en diferentes regiones a medida que las actividades agrícolas o comerciales se fueron arraigando y generalizando en diferentes partes del mundo.
La existencia de una gama de opciones de pago cada vez mayor para facilitar al consumidor la adquisición de bienes es producto de una evolución natural del comercio en una sociedad cada vez más globalizada susceptible de integrar de manera pronta los avances ocurridos en cualquier latitud del mundo en beneficio del desarrollo de los negocios propios de la región.
Además de los prestamistas se generalizaron los banqueros, su actividad era distinta, pues actuaban como cambistas y mercaderes de metales preciosos, cobraban los créditos de sus clientes cuando los deudores radicaban en el extranjero, y se encargaban a su vez de pagar las deudas de sus clientes locales a los acreedores radicados en otros lugares, pero no practicaban operaciones de préstamo. Fue hasta el siglo XII cuando aparecieron los bancos así como los conocemos en la actualidad.
En el comercio griego se institucionalizó un documento similar a la letra de cambio y a la carta de transferencia, tan utilizados por los romanos. Existen bases fehacientes de transacciones comerciales internacionales de pueblos antiguos como Siria, Cartago y Egipto. Los griegos y los romanos utilizaron la letra de crédito para evitar el transporte material de dinero, pues en su caminar de población a población existían graves riesgos de frecuentes asaltos a las caravanas de mercaderes; por ello, cuando un mercader tenia que viajar, depositaba los fondos con el banquero de sus cuidad, y éste le extendía un documento que pagaba su corresponsal en el sitio de destino.
El comercio marítimo incrementó tremendamente el proceso evolutivo del uso del crédito. El movimiento de exportación e importación requirió dinero ajeno para desarrollar las transacciones en ultramar. Por lo tanto se originaron situaciones en las que el comerciante se asociaba con comisionistas, quienes proporcionaban fondos para realizar la travesía, y tenían obligación de acompañar las mercancías durante el viaje para encargarse personalmente de venderlas. Este tipo de comercio se desarrollaba como sociedad mercantil, en la cual prestamistas y comerciantes se convertían en auténticos socios y dueños de la mercancía. Esta situación llevó a crear una combinación de préstamos de dinero y una especie de seguro, de tal manera que si la embarcación naufragaba, el deudor quedaba exento de la obligación de solventar el crédito recibido. Durante la Edad Media, con el desarrollo del comercio mediterráneo y la prosperidad de las grandes ciudades comerciales surgen importantes empresas bancarias; la Taula de Cambios, de Barcelona, fundada en 1401; el Banco de Venecia, en 1407; el Banco de San Jorge de Génova, en 14096 y el Monte Vecchio de Venecia, en 1482.
En el presente, el crédito y la cobranza han evolucionado para incluir toda una gama de formas de pago como efectivo, cheques, tarjetas de débito, de crédito y las desarrolladas bajo el concepto de exclusividad propio de una cadena comercial.
1.2. ANTECEDENTES EN MEXICO.
Los primeros vestigios del crédito en México se encuentran entre los aztecas, al arribar los españoles a lo que hoy es el territorio de México, éste se hallaba dominado en su mayor parte por la llamada Triple Alianza. Integrada por el reino azteca, el de Texcoco o Acolhuacan y el de Tlacopan o Tacaba.
Fundamentalmente, la organización social y económica de estos pueblos obedecía al patrón azteca, por eso, lo que se diga acerca de los habitantes de Tenochtitlán es, en líneas generales, aplicable a los demás habitantes del territorio dominado por ellos.
Al finalizar el siglo XV, la economía de los aztecas había alcanzado un notable desarrollo, las transacciones comerciales, muy incrementadas, se realizaban no solo mediante trueques, sino como verdaderas operaciones de compraventa, cuyos instrumentos de cambio eran distintos tipos de monedas que, auque no acuñadas, desempeñaban el papel de estas. Las diferentes especies de moneda empleadas por los aztecas eran:
1. Cacao, diferente del que se usaba en el consumo cotidiano
2. Pequeñas telas de algodón destinadas exclusivamente a la adquisición de mercancías, denominadas jatoguachtli.
3. Piezas de cobre, muy parecidas a moneda acuñada.
También se encuentran referencias del crédito en la historia del imperio azteca. Sahún habla de la celebración de préstamos en dinero “al logro”. Por su parte, la legislación azteca reconocida las deudas y consignaba, como penas para los deudores morosos, la cárcel e incluso la esclavitud.
Después de la conquista de los españoles la primera institución de crédito fue el monte de Piedad de animas en 1775, siendo sus primeras operaciones los préstamos prendarios, la custodia de depósitos judiciales y la venta pública en la subasta de prendas no rescatadas del préstamo; de la Nueva España quedó la Casa de Moneda y el Nacional Monte de Piedad, así como el Banco de Avío, que fue la primera institución de apoyo empresarial que otorgaba préstamos a industriales y a compañías mercantes y textiles para la adquisición de maquinarias
El crédito indudablemente ha contribuido grandemente al desarrollo del comercio, ya que antiguamente los productos no salían de manos del vendedor, hasta en tanto que éste recibía su importe, ya fuera en efectivo o a base de trueque (intercambio de mercancías). El comercio por tanto tuvo auge gracias al crédito, logrando salir de la estrechez en que se encontraba.
Antes de la Primera Guerra Mundial, Inglaterra estaba en una posición prominente frente al resto del mundo, con ello la Libra era fácilmente aceptada en el comercio mundial y los Banqueros Londinenses
poseían un conocimiento técnico de los negocios internacionales bastante extenso, razón por la cual Inglaterra tenía la primacía en estas operaciones.
Durante el período que medió entre el fin de la Primera Guerra Mundial y el comienzo de la segunda, los bancos norteamericanos tuvieron una creciente participación en el Comercio Internacional, lo que permitió la expansión de los créditos comerciales hacia América.
Posteriormente, la Segunda Guerra Mundial trajo como una de sus consecuencias el que, al cerrarse las fronteras de algunos países, los importadores recurrieran a otros en busca de nuevas fuentes de abastecimiento para mantener sus negocios y al mismo tiempo satisfacer la demanda de sus clientes de determinados productos, en vista de lo cual, cada país buscó mercados de compra, que cubrieran sus necesidades, produciéndose la demanda de toda clase de mercancías, razón por la que el mercado para los vendedores tuvo un incremento que posiblemente haya sido el mayor de la historia.
Debido a esto, compradores y vendedores que nunca habían tenido contacto entre sí, se encontraron negociando la compra y la venta de materias primas y artículos manufacturados, no teniendo tiempo para investigaciones crediticias, lo que ocasionó muchos trastornos, y los vendedores se vieron en la necesidad de demandar el establecimiento de créditos comerciales bancarios que les garantizaran el pago de sus mercancías antes de embarcarlas.
Fue de esta manera que nacieron los créditos comerciales, como un medio de pago de mercancías o servicios, ofreciendo el Banco Emisor su propio crédito y prestigio, en lugar del crédito del comprador, que puede ser bueno pero no tan conocido en el país del vendedor.
Día a día el Comercio Internacional aumenta, debido a diversas causas, siendo una de las más importantes las facilidades que otorgan los Bancos tanto para acercar compradores con posibles vendedores, como para fines de reembolso de las operaciones, dependiendo del tipo de arreglo entre comprador y vendedor.
1.3. DEFINICIONES.
Cobr anza
Se describe a la cobranza como la acción de cobrar, lo cual a su vez, significa percibir uno la cantidad que otro le debe. En otras palabras, en su uso más común, se refiere al sucesor del cacao: el dinero, el cual es recibido a cambio de un bien o un servicio. 1
De la cobranza también desde tiempos inmemorables surgió el concepto de crédito, el cual seguramente apareció como algo similar a lo que hoy llamamos fiar.
El recupero de los créditos por medio de las cobranzas es una función vital para las finanzas de una empresa; tal es así que hasta hace no mucho tiempo se descuidaba un poco el primer aspecto para centralizar el interés en este último objetivo.
El volumen de las ventas se verá afectado por una recolección de fondos atrasados, porque las cuentas vencidas dan lugar a la detención de los pedidos, razón por demás valedera para exigir que los compromisos se cancelen en término.
Cobranza es el concepto de solicitar del deudor y recibir el pago respectivo. En el caso de una empresa que vende mercancía o proporciona servicios, por medio de la función de cobranza, se solicita de los clientes el pago del precio convenido, con la intención de conseguir la pronta y total recuperación de todos los lados pendientes. Utilizando conceptos jurídicos, el objetivo funcional de la cobranza es el de poder lograr la terminación o el cumplimiento del contrato de compraventa o de suministros que se han celebrado entre las partes.
Dentro del área de finanzas, en las empresas es de vital importancia la administración de las cuentas por cobrar, es por ello que es importante conocer su significado.
A continuación se presentan algunos conceptos de diferentes autores:
“Las cuentas por cobrar no son más que créditos que se otorgan a los clientes, al concederles un tiempo razonable para que paguen los artículos comprados.” 2
“Las cuentas por cobrar son el total de todo el crédito extendido por una empresa a sus clientes, por consiguiente esta cuenta de balance general, representa cuentas no pagadas adeudadas a la empresa”. 3
1 VILLASEÑOR FUENTE, Emilio. Elementos de Administración del Crédito y Cobranza. Cuarta edición, Trillas, México, 2001, 924 pp.
“Cuando se venden bienes a crédito se dice que el vendedor extiende crédito comercial al comprador.
El crédito comercial resulta de la creación de una partida de activos que se denominan cuentas por cobrar en los libros de la empresa”. 4
. Cr édito
La palabra Crédito proviene del latín creditum, de credere que significa asentamiento, es decir, aprobación de lo que ha propuesto un tercero.
El crédito es el derecho que uno tiene a recibir de otro alguna cosa, por lo común dinero, préstamos, descuentos, anticipos, y otras operaciones financieras similares, hechas con o sin garantía, en atención al valor de ésta, y al buen nombre de aquel que figura. Al crédito se la ha asignado la palabra confianza debido a que se trata de un acto de buena voluntad por parte del acreedor en creer en el deudor. 5
La operación de crédito se define como la entrega de un valor actual, sea dinero, mercancía o servicio, sobre la base de confianza, a cambio de un valor equivalente esperando en un futuro, pudiendo existir adicionalmente un interés pactado.
Crédito, en comercio y finanzas, es el término utilizado para referirse a las transacciones que implican una transferencia de dinero que debe devolverse transcurrido cierto tiempo. Por tanto, el que transfiere el dinero se convierte en acreedor y el que lo recibe en deudor; los términos crédito y deuda reflejan pues una misma transacción desde dos puntos de vista contrapuestos. 6
1.4. OBJ ETIVO DEL CREDITO Y LA COBRANZA.
El crédito es la necesidad comercial ya que tiene como objetivo facilitar la obtención de bienes y servicios para la producción de otros satisfactores o para su consumo inmediato facilitando el flujo de bienes y servicios, para el fabricante la obtención de un crédito equivale a la inversión en medios de producción, para el distribuidor mayorista ayuda a la ampliación de ventas e incremento de ganancias debido a los pagos que hace a un plazo mayor de lo que cobra, para el consumidor final implica la posibilidad de adquirir más artículos o bien artículos que de contado no podría obtener.
4 F.J. Weston / E. F. Brigham.
El objetivo de la cobranza se cierra en el círculo de la venta, el cual se expresa de la siguiente manera:
PEDIDO
COBRO AUTORIZACIÓN DEL COBRO.
ENTREGA FACTURACION
Cerrar él círculo de la venta por cerrarlo no es el único objetivo de la cobranza, ya que es posible lograrlo siendo agresivo y amenazador. La cobranza debe ser hecha de tal manera que el cliente se sienta estimulado y por lo tanto satisfecho debido a la atención que recibió de todo el personal de la empresa, y lograr con esto que siga comprando los productos que se necesita y mantener la relación exitosa por muchos años.
La cobranza tiene como objetivo principal y universal cobrar oportunamente, él secundario varía dependiendo las características y políticas de la empresa que pueden ser rígidas o tolerantes.
El objetivo de la cobranza es recuperar el dinero de una venta realizada a crédito, obteniendo recursos propios para mantener las finanzas sanas dentro de la empresa
.
La cobranza debe ser:
Adecuada: Para cobrar bien, es preciso considerar al deudor de acuerdo al cumplimiento en sus pagos y la importancia que tenga el mismo para la compañía.
Cobro del dinero Cobro oportuno Conservar el
cliente
Oportuna: Debido a las personas físicas y personas morales tienen compromisos financieros con otras empresas, es muy importante que la cobranza sé efectúe en el día y la hora señalada, pues si se realiza después, pudiera darse el caso que no tuviéramos recursos disponibles para cubrirlos.
Completa: Es responsabilidad del departamento de crédito y cobranza de recuperar en su totalidad la cartera, no dejando partidas de pequeño monto, que pueden ser porque el cliente lo hace intencionalmente con el objeto de que se olviden con el tiempo, o porque sé auto aplican descuentos por pronto pago improcedentes y hacer con esto que dichas partidas sean sujetas a un ajuste, o bien sean canceladas.
CAPITULO II
2.CONTROL INTERNO
2.1 DEFINICIÓN
El Control interno, es un proceso ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa las tres siguientes categoría de objetivos: 7
) Efectividad y eficiencia de las operaciones.
) Suficiencia y confiabilidad de la presentación de informes financieros.
) Acatamiento y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
También comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración.
2.2 OBJ ETIVOS DEL CONTROL INTERNO
Los objetivos básicos son:
1. Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.
2. Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administración.
3. Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.
4. Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
Efectividad del control interno
I. Depende del funcionamiento efectivo de todos los componentes para proveer certeza razonable sobre el logro de una o más de las categorías de objetivos.
ü Alcance o logro de los objetivos de las operaciones.
ü Información confiable y útil.
ü Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.
II. Es un proceso que hace parte de los demás sistemas y procesos de la empresa incorporando en la función de administración y dirección adyacente a estos.
III. Es concebido y ejecutado por personas de todos los niveles de la organización a través de sus acciones.
IV. Proporcionar una seguridad razonable más que absoluta de que se lograrán los objetivos definidos.
2.3 ELEMENTOS
Organización
Dirección
Ø Asignación de responsabilidad.
Ø Segregación de funciones.
Ø Coordinación.
Sistemas y procedimientos
Ø Manuales de procedimientos.
Ø Sistemas.
Ø Formas.
Ø Informes.
Personal
Ø Selección.
Ø Capacitación.
Ø Eficiencia.
Ø Moralidad.
Ø Retribución.
Supervisión
Ø Interna.
Ø Externa.
Ø Autocontrol.
Técnica de elementos básicos del sistema de contr ol inter no
Elemento de organización.
Un plan lógico y claro de las funciones organizacionales que establezca líneas claras de autoridad y responsabilidad para las unidades de la organización y para los empleados y que segregue las funciones de registro y custodia.
Elementos sistemas y procedimientos.
Un sistema adecuado para la autorización de transacciones y procedimientos seguros para registrar sus resultados en términos financieros.
Elementos de personal.
Practicas sanas y seguras para la ejecución de las funciones y obligaciones de cada unidad de personas, dentro de la organización.
Personal, en todos los niveles con la aptitud, capacitación y experiencia requeridas para cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.
Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al personal.
Elementos de supervisión.
Una efectiva unidad de control independiente, hasta donde sea posible y factible, de las operaciones examinadas o procedimientos de autocontrol en las dependencias administrativas y de apoyo logístico.
2.4 COMPONENTES
El control interno consta de cinco componentes interrelacionados que se derivan de la forma como la administración maneja el ente, y están integrados a los procesos administrativos los cuales se clasifican en: 8
A. Ambiente de control.
B. Evaluación de riesgo.
C. Sistema de Información contable y comunicación.
D. Actividades de control.
E. Supervisión y Monitoreo.
El control interno no consiste en un proceso secuencial, en donde alguno de los componentes afecta solo al siguiente, sino en un proceso multidireccional repetitivo y permanente en el cual mas de un componente influye en los otros conforman un sistema integrado que reacciona dinámicamente a las condiciones ambientales.
De esta manera el control interno difiere por ente, tamaño, por sus culturas y filosofías de la administración. Así mientras todas las entidades necesitan de cada uno de los componentes para mantener el control sobre sus actividades, el sistema de control interno de una entidad generalmente se percibirá muy diferente al de otra.
A. Ambiente de contr ol.
Consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad del personal con respecto al control de sus actividades. Este puede considerarse como la base de los demás componentes del control interno a proveer disciplina y estructura para el control e incidir en la manera como:
§ Se estructura las actividades del negocio.
§ Se asigna autoridad y responsabilidad.
§ Se organiza y desarrolla la gente.
§ Se comparten y comunican los valores y creencias.
§ El personal toma conciencia de la importancia del control.
Los factores del ambiente de control incluyen: Integridad y Valores Éticos, Compromiso de Ser Competentes, junta directiva o comité de auditoria, filosofía y estilo operacional de la gerencia, estructura organizacional, asignación de autoridad y responsabilidad, políticas y prácticas de los recursos humanos.
Factores de ambiente de control.
o La integridad y los valores éticos.
o El compromiso a ser competentes.
o Las actividades de la junta directiva y el comité de auditoria.
o La mentalidad y éxito de operación de la gerencia.
o La estructura de la organización.
El ambiente de control tiene gran influencia en la forma como se desarrollan las operaciones, se establecen los objetivos y se minimiza los riesgos. Tiene que ver igualmente en el comportamiento de los sistemas de información y con la supervisión en general.
Int egr id ad y valor es éticos. Tienen como propósito establecer los valores éticos y de conducta que se espera de todos los miembros de la organización durante el desempeño de sus actividades, ya que la efectividad del control depende de la integridad y valores del personal que lo desempeña, y le da seguimiento.
La participación de la alta administración es clave en este asunto, ya que su presencia dominante fija pautas a través de su ejemplo. La gente imita a sus líderes.
Compr omiso de ser competente. Los empleados deben poseer las destrezas y el conocimiento esencialmente para el desempeño de su trabajo. La gerencia debe comprometerse a contratar empleados con niveles apropiados de educación y experiencia y a proporcionarles la supervisión y la capacitación adecuada.
J unta dir ectiva o comité de auditoria. El ambiente de control de una organización está influido por la efectividad de su junta directiva y el comité de auditoria. Los factores que pesan sobre la efectividad de la junta o del comité de auditoria, influyen la medida de su independencia frente a la gerencia, la experiencia y el nivel de sus miembros, el nivel al que ésta plantea y adelanta asuntos difíciles con la gerencia y su interacción con los auditores internos y externos.
El comité de auditoria de la junta directiva debe estar compuesto de directores externos que no sean empleados de ningún nivel de la organización. Esto permite o autoriza al comité de auditoria para que sea efectivo en la vigilancia de la calidad de los informes financieros de la organización.
Filosofía y estilo oper acional de la ger encia. La filosofía de la gerencia y el estilo operacional también se refleja en la forma como la organización es manejada. Con frecuencia los controles en una organización informal son implementados mediante contacto directo entre él empleados y la gerencia.
Una organización más formal establecerá políticas escritas, informes de desempeño e informes de excepción para controlar sus diversas actividades.
Estr uctur a or ganizacional. Una estructura organizacional bien diseñada proporciona una base para la planificación, la dirección y las operaciones de control. Esta divide la autoridad, las responsabilidades y los deberes entre los miembros de una organización al manejar aspectos como la toma de decisiones centralizadas y descentralizadas y una distribución apropiada de deberes entre los diversos departamentos.
La estructura organizacional de una entidad debe separar apropiadamente las responsabilidades de autoridad transacciones, registrar transacciones y custodiar los activos.
B. Evaluación del r iesgo por la empr esa.
La gerencia debe identificar cuidadosamente los factores que afectan el riesgo de que los objetivos de la organización no sean alcanzados y luego tratar de manejar esos riesgos.
Toda entidad enfrenta una variedad de riesgos provenientes tanto de fuentes externas como internas que deben ser evaluadas por la gerencia.
La gerencia establece objetivos generales y específicos e identifica y analiza los riesgos de que dichos objetivos no se logren su capacidad para:
Salvaguardar sus bienes y recursos.
Mantener ventaja ante la competencia.
Construir y conservar su imagen.
Incrementar y mantener su solidez financiera.
Mantener su crecimiento.
C. Sistemas de infor mación contable y de comunicación.
Para ayudar a la gerencia a cumplir los objetivos de la organización se necesita información en todos los niveles. El sistema de información contable y la forma como se comunican a lo largo de la organización las responsabilidades del control interno en la presentación de informes financieros son de gran importancia para los auditores.
Un sistema de información contable de una organización consiste en los métodos y registros establecidos para registrar, procesar y resumir e informar las transacciones de una entidad y dar cuenta de los activos, pasivos y patrimonio relacionados.
Un sistema de información de contabilidad debe:
1) Identificar y registrar todas las transacciones válidas.
2) Describir oportunamente las transacciones con suficiente detalle para permitir su clasificación apropiada de las transacciones en la presentación de informes financieros.
3) Medir el valor de las transacciones en una forma que permita registrar su valor monetario apropiado en los estados financieros.
4) Determinar el periodo en el cual ocurrieron las transacciones para permitir el registro de las transacciones en el periodo de contabilidad apropiado.
5) Presentar apropiadamente las transacciones y las revelaciones relacionadas en los estados financieros.
D. Actividades de contr ol.
Las actividades de control son políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices de la gerencia se llevan a cabo. Estas políticas y procedimientos promueven acciones relacionadas con los riesgos que enfrenta la organización.
Son aquellas que realiza la gerencia y demás personal de la organización para cumplir diariamente con las actividades asignadas. Está actividades están expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos.
Incluyen actividades preventivas, detectivas y correctivas tales como:
♠ Aprobación y autorización.
♠ Reconciliación.
♠ Segregación de funciones.
♠ Salvaguarda de activos.
Indicadores de desempeño.
♠ Fianzas y seguros.
♠ Análisis de registros de información.
♠ Verificación.
♠ Revisión de desempeños operacionales.
♠ Seguridad física.
♠ Controles sobre procesamiento de información.
Tipos de contr oles.
Detectivos Pr eventivos Cor r ectivos
Pr opósito Car acter ísticas Pr opósito Car acter ísticas Pr opósito Car acter ísticas Diseñado para
detectar hechos indeseables.
Detienen el proceso o aíslan la causa del riesgo o las registran.
Diseñado para prevenir resultados indeseables.
Están
incorporados en los procesos de forma
impersistible.
Diseñado para corregir efectos de un hecho indeseable.
Es el
complemento del detectivo al originar una acción luego de la alarma.
Detectan la manifestación incurren Cía.
de un hecho.
Ejercen una función de vigilancia.
Reducen la posibilidad de
que se
detecten.
Pasivos construidos dentro del sistema
Corregir las causas del riesgo que se detecta.
Corregir la evasión o falta
de los
preventivos.
Actúan cuando se evaden los preventivos.
Guías que están en existencia a las causas.
Ayuda a ka investigación y corrección de causas.
No evitan las causas las personas involucradas.
Más barato evita costos de correcciones.
Permite que la alarma se escuche y se remedie el problema.
Conscientes y obvios mide efectividad de controles preventivos.
Impedimento que algo suceda mal.
Mucho más costoso.
Revisión de desempeño.
Estos controles incluyen revisiones del desempeño real, en comparación con presupuesto, proyecciones y desempeño de periodos anteriores, relaciones entre si de conjuntos de información diferentes y revisiones globales de desempeño. Las revisiones de desempeño proporcionan a la gerencia una indicación global de la forma como el personal en los diferentes niveles está logrando los objetivos de la organización.
Pr ocesamiento d e infor mación.
Las dos categorías de los controles del procesamiento de información incluyen actividades de control general, que se aplican a todas las actividades de procesamiento de información, y las actividades de control de aplicación, que se aplican solamente a una actividad particular. Ejemplo de actividades de control general incluirían aquéllas que restringen el acceso a todo el sistema de información de contabilidad.
Un aspecto importante de los controles del procesamiento de información es la autorización apropiada de todo tipo de transacciones. La autorización de las transacciones puede ser general o especifica. La autorización general ocurre cuando la gerencia establece criterios para la aceptación de un tipo de transacciones y autorización especifica cuando las transacciones son autorizadas individualmente.
Contr ol en los sistemas de infor mación.
Los sistemas están diseminados en todo el ente y todos ellos atienden a uno o más objetivos de control.
Existen controles generales y controles de aplicación sobre los sistemas de información.
Contr oles gener ales: Tienen como propósito asegurar una operación y continuidad adecuada, e incluyen el control sobre el centro de procesamiento de datos y su seguridad física, contratación y mantenimiento del hardware y software, así como la operación propiamente dicha. También se relacionan con las funciones de desarrollo y mantenimiento de sistemas, soporte técnico, administrativo de base de datos, contingencia y otros.
Contr oles de aplicación: Están dirigidos hacia el interior de cada sistema y funcionan para lograr el procesamiento, integridad y confiabilidad, mediante la autorización y validación correspondiente.
Los sistemas de información y tecnología son y serán un medio para incrementar la productividad y competitividad.
Infor mación y comunicación: Para poder controlar una entidad y tomar decisiones correctas respecto a la obtención, uso y aplicación de los recursos es necesario disponer de información adecuada y oportuna.
Los estados financieros constituyen una parte importante de esa información y su contribución es incuestionable.
Sistemas de información como herramienta de control y Sistemas de información según las necesidades del negocio.
Sistema de manufactura Sistema de recursos humanos
Sistema de Sistema de Sistema de Información comercial información general indemnizaciones
Sistema de información Sistema de
De tesorería proveedores
Elementos de la comunicación.
1. Comunicación formal de objetivos, metas, políticas, funciones, responsabilidades, autoridad.
ü Manuales, circulares, instructivos, directivas y periódicos.
2. Comunicación informal de asuntos importantes.
ü De doble vía, vertical y horizontal.
ü Coordinación de actividades.
3. Canales de comunicación abiertos.
ü Externos e internos.
ü Imagen corporativa, clima.
Los sistemas integrados a la estructura. Los sistemas están integrados o entrelazados con las operaciones.
Los sistemas integrados a las operaciones. Son medios efectivos para la realización de las actividades de la entidad.
La calidad de la información. Constituye un activo, un medio y hasta una ventaja competitiva en todas las organizaciones importantes, ya que está asociada a la capacidad gerencial de las entidades.
La información para actuar como un medio efectivo de control, requiere de las siguientes características oportunidad, actualización, razonabilidad y accesibilidad.
La comunicación. A todos los niveles de la organización deben existir adecuados canales para que el personal conozca sus responsabilidades sobre el control de sus actividades. Estos canales deben comunicar los aspectos relevantes del sistema de control interno, la información indispensable para los gerentes, así como los hechos críticos para el personal encargado de realizar las operaciones críticas. Los canales de comunicación con el exterior, son el medio a través del cual se obtiene o proporciona información relativa a clientes, proveedores, contratistas, entre otros.
E. Super visión y monitor eo.
Los sistemas de control están diseñados para operar en determinadas circunstancias.
Las funciones de controlar.
Controlar se define como un proceso que compara lo ejecutado con lo programado. El propósito del control es tomar una acción correctiva para asegurar el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
El monitoreo: Es un proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo. Es importante monitorear el control interno para determinar si éste está operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones. Puede lograrse el monitoreo realizando actividades permanentes o mediante evaluaciones separadas. Las evaluaciones separadas son actividades de monitoreo que se realizan en forma no rutinaria, como las auditorias periódicas efectuadas por los auditores internos.
El monitoreo ocurre en el curso normal de las operaciones e incluye actividades de supervisión y dirección o administración permanente y otras actividades que son tomadas para llevar a cabo las obligaciones de cada empleado y obtener el mejor sistema de control interno.
Para un adecuado monitoreo se deben tener en cuenta las siguientes reglas:
☺ El personal debe obtener de que el control interno esta funcionando adecuadamente.
☺ Si las comunicaciones externas corroboran información generada internamente.
☺ Se deben efectuar comparaciones periódicas de las cantidades registradas en el sistema de información contable con el físico de los activos.
☺ Si el personal es cuestionado periódicamente para establecer si entiende y cumple con el código de ética las normas legales y si desempeña regularmente actividades de control.
☺ Si son adecuadas efectivas y confiables las actividades del departamento de la auditoria interna.
2.5 CONTROLES ADMINISTRATIVO Y CONTABLE.
Dos subdivisiones de control interno son reconocidas en auditoria. 9
1. El administrativo.
2. El contable.
El control administrativo incluye, pero no se limita, al plan de organización y procedimientos y registros que conciernen procesos de decisión que conducen a la autorización de transacciones por de los administradores y representan el punto de partida para establecer el control contable sobre las transacciones.
El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se relacionan con la salvaguarda de activos y la contabilidad de los registros financieros y por lo tanto están diseñados para proporcionar seguridad razonable que:
a) Las transacciones se ejecutan de conformidad con autorización general o especifica de la administración.
b) Que las transacciones se registran conforme se requerían 1) para permitir la adecuada preparación de los estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o cualquier otro criterio aplicable a tales estados, y 2) para mantener un adecuado control de los activos.
c) Acceso a los activos tan sólo se permite con la debida autorización de los administradores.
d) Periódicamente se comparan los registros de activos con los existentes y se toman las medidas apropiadas respecto a cualquier diferencia que pudiera existir.
La definición de control administrativo indica que estos controles podrán extenderse más allá del proceso que conduce a la autorización de las transacciones. Tales controles incluyen los registros utilizados para evaluar la actuación del personal (como podría ser la cantidad de visitas a clientes que realice un vendedor) en estudios de análisis de mercado y en los reportes de control de calidad. Estos tipos de controles no tienen (o sí acaso tienen) poco impacto sobre los registros financieros de la compañía. Sin embargo la definición también reconoce que las dos subdivisiones de control interno no son mutuamente excluyentes puesto que algunos controles administrativos conducen a la autorización de transacciones, que es el punto de partida para el control contable.
La definición de control contable se centra en dos objetivos generales: 1) la salvaguarda de los activos y 2) la confiabilidad de los registros financieros y cuatro objetivos operativos. Cualquier control administrativo que directamente afecte cualesquier de estos aspectos se considera un control contable.
Aclar ando lo q ue es el contr ol contable.
El auditor deberá comprender perfectamente bien qué es el control contable. A continuación pretendemos aclarar un poco más su significado.
Salvaguar da de los activos.
Incluye cualquier medida de cautela tomada por la administración para impedir que algo indeseable le ocurra a los recursos de la compañía. Tales medidas se podrán aplicar a todas las pérdidas independientemente que surjan de “actos fortuitos” o de malas decisiones de negocios. Esta interpretación se extiende más allá del proceso contable.
Una interpretación más estrecha, pero más significativa, consiste en limitar este elemento a medidas tomadas por la administración para proteger a la compañía de pérdidas resultantes de ejecutar y registrar transacciones, y de la custodia de activos relacionados. Las pérdidas en tales casos, podrá deberse a errores intencionales o no intencionales. Dentro de los errores no intencionales se incluyen los errores
“honestos”, como el subestimar las facturas de venta aplicado sin pleno conocimiento precios unitarios incorrectos, o pagar salarios de más a los trabajadores aplicando tarifas de salarios incorrectos, pero sin conocimientos de causa. Los errores intencionales se consideran irregularidades. Consisten de desfalcos (o robos) que conducen a pérdidas por abuso de confianza o pérdidas atribuibles a la falsificación de registros, como el hecho que se sobreestimen las utilidades netas. En términos llanos, un error intencional generalmente está asociado con el fraude.
Confiabilidad de los r egistr os financier os.
Los registros financieros proporcionan la base para informar 1) internamente a los administradores y 2) externamente a los accionistas y de más personas interesadas. Aun cuando ambos usos son importantes, deberá reconocerse que el auditor reporta sus hallazgos a los accionistas. Por lo tanto, para fines de auditoria, la confiabilidad en los registros financieros se aplica primordialmente a la información externa.
En este contexto, la información externa es más amplia que el contenido exclusivo de los estados financieros. Incluye toda la información financiera que se incluye en el informe anual (aspectos financieros sobre clientes, resúmenes comparativos, etc.) y de más formas de información financiera (reportes intermedios y respecto a utilidades). El término registros financieros es sinónimo de registros contables dentro del párrafo de alcance del dictamen del auditor, de datos contables dentro de la definición por tanto tiempo conocida de control interno y datos contables correspondientes dentro de la clasificación de evidencias probatoria.
SEGURIDAD RAZONABLE:
Es la administración quien es responsable de establecer y mantener un sistema de control interno contable. La administración normalmente busca una seguridad razonable, más que absoluta, de los objetivos del sistema que se habrán de alcanzar. Dos factores significativos apoyan esta conclusión.
En primer término debe reconocerse que el costo del sistema no deberá superar los beneficios que se esperan obtener. El criterio de costobeneficio es crítico dentro del proceso administrativo de toma de decisiones. Esto se complica por el hecho de que la relación de costobeneficio involucra estimaciones y criterios, y no mediciones precisas. En contraste, los administradores de negocios al detalle, hasta la fecha, han decidido que un sistema de personal de vigilancia similar no compensa los beneficios que podrían lograrse al evitar pérdidas por robos. Sin embargo, muchas tiendas, han instalado estratégicamente cámaras de televisión de circuito cerrado y aparatos electrónicos sensoriales en un esfuerzo de afrontar este problema.
El segundo factor se refiere a llegar a comprender que el procedimiento de control no debe tener un efecto adverso significativo sobre la eficiencia o rentabilidad. Por ejemplo, una compañía podría eliminar pérdidas por cheques malos aceptando exclusivamente cheques certificados o de caja de sus clientes. Sin embargo, por razón de su posible afecto adverso sobre las ventas, muchas compañías piensan que bastará requerir la identificación de quien suscribe un cheque como seguridad razonable contra este tipo de pérdida.
TRANSACCIONES.
Estas incluyen el intercambio de activos y servicios entre una empresa mercantil con terceros, así como el uso y consumo de tales activos y servicios dentro de una compañía. Las transacciones constituyen los componentes básicos de operaciones dentro de los negocios. Por lo tanto, constituyen el elemento base de control contable.
Diferentes tipos de controles podrán requerirse para distintos tipos de transacciones. Por lo tanto, el establecimiento de controles y el interés del auditor en ellos se centran en tipos o clases específicos, tales como ventas, compras, etc. Además, el auditor se muestra preocupado acerca de procedimientos específicos de control que pertenecen a cada función (o paso) involucrado en el flujo de transacciones para cada clase. Por ejemplo, al realizar ventas a crédito en una compañía manufacturera, deberán existir controles para aprobar el crédito, surtir la orden y embarcarla, así como en la facturación al cliente.
