MANUAL DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES CS-STAB-02-P02

MANUAL DEL PROCESO

DE ADMINISTRACIÓN DE

BIENES MUEBLES

CS-STAB-02-P02

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Contenido

1. INFORMACIÓN BÁSICA ... 2

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ... 4

3. ROLES ... 4

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ... 5

5. DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO ... 7

6. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES ... 8

6.1. PROPÓSITO ... 8

6.2. ALCANCE ... 8

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ... 8

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1.

INFORMACIÓN BÁSICA

Proceso ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES

Código del Proceso CS-STAB-02-P02

Descripción

PROPÓSITO:

Gestionar la administración de los bienes muebles permanentes para uso de dos o más Instituciones Públicas, así como la administración y gestión de los bienes para transferencia.

DISPARADOR:

 Disposición de la Máxima Autoridad

 Proceso de Regularización de Bienes Inmuebles

 Adquisición de mobiliario para los Edificios donde funcionen dos o más Instituciones Públicas.

 Disposición del Subdirector Técnico de Administración de Bienes.

ENTRADAS:

 Acta de entrega recepción interna de bienes permanentes y para transferencia.

 Memorando y Expediente del bien inmueble (cuando este contenga bienes muebles).

ACTIVIDADES PRINCIPALES:

 Supervisar y controlar los bienes muebles para uso de dos o más Instituciones Públicas, en coordinación de los administradores de edificios a cargo de INMOBILIAR.

 Gestionar la contratación de seguros para los bienes muebles.

 Gestionar el resguardo, bodegaje y/o movilización de los bienes muebles correspondientes.

 Elaborar el Informe Técnico de Constatación Física y Gestión de bienes muebles.

 Entregar los bienes muebles para uso de la Institución a la Dirección Administrativa.

 Elaborar el Informe previo a la enajenación de bienes muebles.

3 PROCESO RELACIONADO

 Subproceso de Recepción de Bienes Muebles.

 Regularización de Bienes Muebles.

 Subproceso de Recepción de Bienes Inmuebles.

 Contratación y Compras Públicas

 Enajenación y Disposición de de Bienes. Productos/Servicios del

proceso

Informe previo disposición de bienes muebles Bienes muebles administrados

Tipo de Proceso Sustantivo. Responsables del

proceso Director Nacional de Administración de Bienes Muebles. Tipo del cliente Cliente Interno y Externo.

Marco Legal

 Ley 106, Ley en Beneficio de las Instituciones Educativas Fiscales, del 29 de diciembre de 1995.

 Ley sobre armas, municiones, explosivos y accesorios.

 Ley de Administración de Bienes Muebles.

 Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas.

 Decreto Ejecutivo Nro. 1791- A del 19 de junio de 2009.

 Decreto Ejecutivo Nro. 52 del 22 de julio de 2013.

 Decreto Ejecutivo Nro. 641 del 25 de marzo de 2015

 Decreto Ejecutivo No. 906, del 3 de octubre de 2011.Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público.

 Normas de Control Interno.

 Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público.

 Acuerdo 025-CG, Reglamento para el Control Administrativo de los Bienes no considerados Activos fijos, del 5 de septiembre de 1996.

 Normativa de Contabilidad Gubernamental.

 Reglamento de Chatarrización de Bienes Inservibles, Sector Público.

 Reglamento a la Ley sobre armas, municiones, explosivos y accesorios.

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2.

LINEAMIENTOS DEL PROCESO

El proceso de Administración de Bienes Muebles requiere considerar los siguientes lineamientos:

 El proceso se dispara por medio de: el Proceso de Regularización de Bienes Inmuebles, cuando el inmueble transferido a INMOBILIAR contenga bienes muebles en su interior, disposición de la Máxima Autoridad cuando sean transferidos a IMOBILIAR bienes muebles independientes o solicitud de la Dirección Administrativa solicite la recepción de bienes muebles que hayan sido adquiridos por INMOBILIAR para atender las necesidades de los Edificios donde funcionen dos o más Instituciones Públicas tales como Centros de Atención Ciudadana, Plataformas Gubernamentales, entre otros.

 Las actividades para el seguimiento y control de los bienes muebles entregados para el uso de dos o más Instituciones Públicas incluirán la gestión del mantenimiento de los mismos.

 Los bienes muebles administrados para transferencia, serán dispuestos para uso de la Institución o para enajenación de los mismos.

 El Informe Técnico de Constatación Física y Gestión de Bienes Muebles, deberá contener el análisis correspondiente de los bienes muebles para el mejor uso en beneficio del Gobierno Central, sean transferidos para una Institución pública o su enajenación.

 El Informe previo a la Enajenación de Bienes Muebles, deberá incluir el precio de mercado así como el precio de venta al público de los bienes muebles en el caso de que el Subdirector Técnico de Administración de Bienes defina la venta de los mismos.

3.

ROLES

Administrador de Edificio propiedad de INMOBILIAR.- Ejecuta el proceso de administración de Bienes Inmuebles aplicable para Edificios, en base al Modelo de Gestión y los procesos administrativos que demanda el inmueble a él encomendado. En el caso de edificios que alberguen a dos o más Entidades Públicas, es el encargado del Equipo Administrativo para la ejecución de dicho proceso. Adicionalmente, en los casos de que el mobiliario del inmueble administrar se adquirido por INMOBILIAR, el será el responsable de control y cuidado de los mismos.

Analista de Administración de Bienes Muebles.- Ejecuta los procesos de administración de bienes muebles como la constataciones físicas, ingreso de información en la base de datos, etiquetación de los bienes muebles, entre otros..

5 Director Administrativo.- Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas.

Director Nacional de Administración de Bienes Muebles.- Gestiona la recepción y administración de aquellos bienes muebles que son transferidos a INMOBILIAR, considerando su estado, uso y valor comercial.

Director Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes.- Gestiona la enajenación, disposición, venta, donación, remate, permuta, transferencias y otras asignaciones de los bienes muebles e inmuebles que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR.

Especialista de Administración de Bienes Muebles.- Supervisa y ejecuta los procesos de administración de bienes muebles en los edificios para su transferencia y de uso permanente, utilizando la herramienta electrónica de la Base de Datos, así como la coordinación con los administradores de cada Edificio.

Experto de Administración de Bienes Muebles.- Coordina y organiza los procesos de la gestión de administración de bienes muebles transferidos a INMOBILIAR.

Subdirector Técnico de Administración de Bienes.- Formula, ejecuta y emite la Política Pública para la administración de los Bienes Inmuebles del Sector Público. Coordina los procesos de administración de Bienes Muebles e Inmuebles que son asignados a INMOBILIAR para su posterior uso, disposición o enajenación, supervisando la gestión de sus direcciones nacionales.

4.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Acta entrega - recepción.- Documento único que evidencia la entrega y recepción de: bienes inmuebles, bienes muebles, consultorías, contratación de obras, entre otros. Además de definir el responsable por el bien recibido.

Bienes muebles.- Son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, manteniendo su integridad, adicional son entregados para la administración y/o control temporal de la Institución.

Bienes permanentes para uso de dos o más entidades públicas.- Son aquellos bienes legalmente adquiridos para uso de las entidades públicas; y, que son administrados por INMOBILIAR.

6 Bienes administrados para transferencia.- Son aquellos bienes disponibles para atender los requerimientos de las entidades públicas; y, que pueden ser sujetos de arriendo, o disposición. Chatarrización.- Proceso técnico-mecánico de desintegración total de los bienes en las empresas siderúrgicas o fundidoras autorizadas, de tal forma que quede convertido definitiva e irreversiblemente en materia prima para su uso en otra actividades económicas.

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6.

PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES

6.1.

PROPÓSITO

Determinar las actividades que permitan gestionar la administración de los bienes muebles permanentes para uso de dos o más Instituciones Públicas y los administrados para

transferencia.

6.2.

ALCANCE

El proceso abarca desde la recepción de: la disposición de la Máxima Autoridad, la solicitud por parte de la Dirección Administrativa o la recepción del expediente de bienes inmuebles (que contengan muebles) hasta la entrega de los bienes muebles al Administrador del Edificio, emisión del Informe Previo a la Enajenación de Bienes Muebles o entrega de bienes muebles a la Dirección Administrativa para uso institucional.

6.3.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO

Y/O REGISTRO Disponer recepción de bienes muebles Subdirector Técnico de Administración de Bienes

Una vez recibidos los memorandos ya sea de la Dirección Administrativa, Dirección Nacional de Regularización de Bienes o de la Máxima Autoridad, el Subdirector dispara el subproceso de Recepción de Bienes Muebles mediante la sumilla del memorando.

Memorando sumillado Subproceso de Recepción de Bienes Director Nacional de Administración de Bienes Muebles

El subproceso de recepción de bienes culmina con la suscripción del acta de entrega-recepción interna de los bienes muebles recibidos. Acta entrega-recepción interna Gestionar entrega de bienes al Administrador del Edificio Director Nacional de Administración de Bienes Muebles

Si los bienes muebles recibidos son adquiridos para uso de dos o más Instituciones Públicas, el Director gestiona la entrega de los mismos al Administrador del Edificio, mediante la suscripción del acta entrega recepción interna. Acta entrega-recepción interna Disponer el seguimiento y Director Nacional de Administración de

Una vez entregados los bienes muebles al Administrador del Edificio, el Director

9 control de los

bienes

Bienes Muebles dispone al Experto dar inicio al seguimiento y control de los bienes muebles, mismo que deberá incluir la gestión del mantenimiento constante de los mismos y el aseguramiento de los bienes muebles. Elaborar cronograma de visitas Experto de Administración de Bienes Muebles

El Experto elabora el cronograma de visitas para dar seguimiento y control a los bienes muebles correspondientes, solicita la revisión del Director y una vez aprobado dispone la ejecución del mismo al Analista.

e-mail

Dar

acompañamiento al Administrador del Edificio para

el descargo de bienes

Analista de Administración de

Bienes Muebles

El Analista dará acompañamiento al Administrador del Edificio verificando la correcta entrega y suscripción de actas de recepción hacia los representantes de cada Institución Pública ocupante del Edificio. N/A Ejecutar cronograma de seguimiento y control a los bienes Analista de Administración de Bienes Muebles

El Analista ejecutará el cronograma de seguimiento y control de los bienes muebles conforme lo dispuesto por el Experto. N/A Gestionar contratación de seguros Director Nacional de Administración de Bienes Muebles

El Director gestionará con el funcionario encargado de la asignación de pólizas de seguro de INMOBILIAR, la contratación de pólizas para la protección de los bienes muebles adquiridos y dispondrá al Experto la elaboración de TDR´s y contratación de seguros. e-mail Gestionar TDR´s y contratación de seguros Experto de Administración de Bienes Muebles

El Experto elaborará las especificaciones técnicas, así como el levantamiento de os bienes muebles a ser asegurados para la contratación de pólizas de seguro para los bienes muebles correspondientes, solicitará la

10 aprobación del Director y Subdirector

Técnico, una vez aprobados solicitará la Certificación Presupuestaria a la Dirección Financiera para finalmente solicitar a la Dirección Administrativa la contratación de las pólizas a través del Portal de Compras Públicas.

Solicitar resguardo del bien a la DNABI Director Nacional de Administración de Bienes Muebles

Si los bienes muebles recibidos se encuentran dentro de un inmueble transferido a INMOBILIAR, el Director solicitará el resguardo y la seguridad respectiva a la Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles o coordinará el traslado a una de las bodegas de INMOBILIAR del bien mueble en caso de tener una característica especial. e-mail Gestionar bodegaje y movilización Director Nacional de Administración de Bienes Muebles

Si los bienes muebles recibidos no se encuentran dentro de un inmueble transferido a INMOBILIAR, el Director coordinará con el Director Administrativo el espacio necesario para embodegar los bienes, de no existir espacio en la Institución para la tal fin, dispondrá al Experto gestione los TDR´s para la contratación de bodegaje y movilización de los mismos.

e-mail Gestionar TDR´s y ejecutar la movilización y/o bodegaje Experto de Administración de Bienes Muebles

El Experto elaborará los TDR´s para la contratación de bodegaje, solicitará la aprobación del Director y Subdirector Técnico, una vez aprobados solicitará la Certificación Presupuestaria a la Dirección Financiera para finalmente solicitar a la Dirección Administrativa la contratación de los servicios a través del Portal de Compras Públicas.

11 Elaborar Informe Técnico de Constatación Física y Gestión Especialista de Administración de Bienes Inmuebles

El Especialista coordinará la elaboración del Informe de Constatación Física y Gestión, este documento deberá contener al menos la siguiente información:

 Análisis técnico de la recepción de los bienes, tomando en cuenta su estado y conservación.

 Análisis del mejor uso y provecho de los bienes muebles, ya sea para uso Institucional, venta de los bienes o chatarrización de los mismo.

 Análisis referencial del valor de los bienes muebles recibidos.

 Análisis del costo beneficio de la administración de los bienes muebles versus su enajenación.

 Recomendación del mejor destino final para los bienes muebles.

 Si la recomendación fuera una transferencia gratuita a otras Entidades Estatales, deberá contar con al menos un acercamiento hacia la Institución elegida y su pronunciamiento al respecto de la aceptación de los bienes. De igual forma si la recomendación fuera para uso de la Institución. El Informe debe ser enviado al Experto y

Informe de Constatación Física y Gestión

12 Director para su revisión y validación.

Revisar Informe y Remitir

Experto de Administración de

Bienes Muebles

El Experto revisa el Informe y de no tener observaciones lo remite al Director para su validación.

Informe de Constatación Física y Gestión Revisar Informe y Remitir Director Nacional de Administración de Bienes Muebles

El Director revisa el Informe y de no tener observaciones, lo suscribe y remite al Subdirector Técnico de Administración.

Adicionalmente, el listado de los bienes muebles que podrían ser utilizados por otra Entidad Pública deberá ser puesto en conocimiento de las entidades para solicitar algún bien mueble.

Informe de Constatación Física y Gestión Revisar y aprobar Informe Subdirector Técnico de Administración de Bienes

El Subdirector revisa el Informe y de no tener observaciones y estar de acuerdo con las recomendaciones del mismo, define la ejecución de las acciones propuestas para el mejor destino final de los bienes. Informe sumillado Ejecutar acciones propuestas Director Nacional de Administración de Bienes Muebles

El Director lidera la ejecución de las actividades propuestas con su equipo de trabajo. N/A Entregar bienes Director Nacional de Administración de Bienes Muebles

Si la acción a ejecutarse es la entrega de los bienes muebles para uso Institucional, el Director coordina la entrega de los mismos con la Dirección Administrativa y suscribe el Acta entrega recepción interna.

Acta entrega-recepción Interna Disponer elaboración de Informe para enajenación de bienes Director Nacional de Administración de Bienes Muebles

Si la acción a ejecutarse es la disposición de los bienes, el Director dispondrá al Experto se coordine las actividades necesarias para la elaboración del Informe previo a la enajenación de bienes.

13 Coordinar elaboración de Informe Experto de Administración de Bienes Muebles

El Experto coordina la elaboración del Informe con su equipo de trabajo, para lo cual deberá:

 Contactar a la Entidad que recibe los bienes en el caso de transferencia gratuita.

 Cotizar con la Empresa proveedora siderúrgica de servicios de chatarrización si fuere el caso y definir todo el procedimiento con la misma, incluyendo los costos y tiempos de operación.

 Valorar los bienes muebles a ser vendidos si fuere el caso, ya sea a través de su propio personal o a través de la contratación de estudios profesionales en la materia en caso de bienes muebles especiales.

 Definir el costo de la venta de bienes si fuere el caso considerando la mejor forma de ejecutar el procedimiento y cotizando cada uno de los requerimientos necesarios para llevar a cabo el proceso.

N/A Elaborar Informe previo enajenación de bienes Especialista de Administración de Bienes Muebles

Con la información obtenida el Especialista elabora el Informe Previo a la Enajenación de Bienes Muebles, en dicho informe se establece el precio base.

El Informe debe ser enviado al Experto y Director para su revisión y validación.

Informe Previo a la Enajenación de

14 Revisar Informe y Remitir Experto de Administración de Bienes Muebles

El Experto revisa el Informe y de no tener observaciones lo remite al Director para su validación.

Informe Previo a la Enajenación de Bienes Muebles Revisar Informe y Remitir Director Nacional de Administración de Bienes Muebles

El Director revisa el Informe y de no tener observaciones, lo suscribe y remite al Director Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes para su ejecución.

Informe Previo a la Enajenación de

Bienes Muebles

7.

ANEXOS

o Guía para el levantamiento del inventario de los Bienes Muebles de Larga Duración, Bienes Muebles Sujetos a Control Administrativo y de Bienes Muebles de Consumo en los edificios administrados por INMOBILIAR y transferidos mediante Leyes y/o Decretos Ejecutivos.

o Manual del Proceso de Administración de Bienes Muebles.

o Informe Técnico de Constatación Física de Bienes Muebles.

o Guía de procedimiento para la elaboración de Informe Técnico de Constatación Física de Bienes Muebles.

15 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN

Acciones Nombre Cargo Firma Fecha

Elaborado

Por: Mgs. Paola González

Directora de Procesos y Cultura Organizacional Aprobado

Por: Mgs. Fabián Moscoso

Subdirector Técnico de Administración de Bienes Validado

Por: Mgs. Fabián Moscoso

Subdirector Técnico de Administración de Bienes

CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización