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Administración de compras e inventarios. Sesión 4: Sistemas de información

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Academic year: 2021

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Administración de compras e

inventarios

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Contextualización

En esta semana nos dedicaremos a analizar la importancia de los almacenes, que son un elemento importante en toda organización. Gracias a las actividades del almacén es posible mantener el control sobre el material, recibir y entregar mercancía y mantener una sana vinculación con las áreas de compras, producción, tráfico y contabilidad, entre otras.

De igual forma se revisará la responsabilidad del almacén identificando sus principales actividades, así como los requisitos necesarios para su buen funcionamiento.

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Introducción

En cualquier tipo de organización se requiere de un resguardo-almacenaje y custodia física de todos los materiales que se ocupan en alguna orden de fabricación o de consumo interno para la misma operación de la empresa. Cabe mencionar que es útil para llevar a cabo un excelente desempeño en el control de existencias y salidas de materiales que se reciben en la organización.

La expectativa de cualquier cliente interno es esperar que el producto solicitado le sea entregado de forma correcta, sin daños, en el tiempo justo y a un costo razonable. En muchas ocasiones, hemos escuchado la frase: “el cliente siempre tiene la razón”, por tal motivo al no darles lo que desean o requieren, la empresa puede verse afectada directamente en cualquier proceso interno. Hoy en día, los negocios avanzan de forma rápida y ágil a tal grado que nos asombran en sus técnicas de ventas, producción y administración.

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Importancia de los almacenes

El almacén es un medio para lograr economías potenciales y para aumentar utilidades de una organización.

El almacén debe seleccionar y reclutar de una manera estricta y adecuada al personal desde el jefe del área, hasta el puesto operativo básico. Sin embargo, en nuestro medio social y cultural, de cualquier compañía, esta área es considerada para personas de bajo nivel de instrucción y de educación.

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Almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimientos de materiales (materias primas) o productos terminados (García, 1993).

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Las razones por las que existen los almacenes son dos:

• Porque se suscita un desequilibrio en los ritmos de aprovisionamiento y de la producción.

• Cuando existe una distribución interna demandada por la operación misma de la empresa.

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Organización y administración

de un almacén

La manera en cómo se puede organizar y administrar un almacén depende, entre otros factores, de:

• Tamaño de la organización o empresa • Organización de la empresa (sistema

centralizado, descentralizado o mixto) • Diversidad en la producción

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Dentro de las actividades más comunes que debe coordinar el almacén están:

• La recepción de materiales (maniobras de carga y descarga) • El registro de entradas y salidas (recepción y embarques)

• Almacenamiento de materiales (resguardo, control, inventario y custodia)

• Control de los materiales (control del inventario)

• Informar constantemente a los departamentos de compras, ventas y producción sobre las existencias reales y actualizadas de las materias primas, productos terminados, refacciones, consumibles, entre otros.

• Vinculación con las áreas de compras, producción, tráfico y contabilidad.

Organización y administración

de un almacén

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Organización y administración

de un almacén

Para un buen manejo y planeación de un almacén se requiere:

• Conocer los artículos que se almacenarán.

• Contar con áreas suficientes y disponibles para la recepción, almacenamiento y entrega (mostrador y rampas de descarga), así como para maniobras de carga y descarga (montacargas).

• Identificar las dimensiones, peso y características por unidad de los materiales o productos existentes.

• Conocer la frecuencia del consumo de cada uno de los materiales (control de inventarios).

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Conclusión

Para finalizar con esta sesión recordemos la importancia de los almacenes para poder resguardar toda la materia prima en toda empresa; la finalidad de su existencia es para proteger los materiales, generar utilidades y administrar correctamente los niveles de stock solicitados por el área de producción.

Finalmente, es importante resaltar que dejando de lado las condiciones ambientales del almacén, en todo momento deberá observarse de forma estricta y siguiendo al pie de la letra las normas de seguridad e higiene estipuladas como política interna de la organización

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Referencias

 Calimeri, M. (1979). Las Compras: cómo programarlas, organizarlas y controlarlas. Barcelona: Editorial Hispano Europe.

 Cruz, L. (1999). Compras, principios generales. México: Compañía Editorial Continental.

 Martínez, E. (1999). Gestión de compras. Madrid: Fundación Confemetal  S.a. (2012) Almacén y sus funciones. Consultado el 26 de marzo de 2013 de

http://www.youtube.com/watch?v=A42x7mwzVVs

 S.a. (2011) Definición, función y clases de almacén. El diario de un logístico..

Consultado el 26 de marzo de 2013 de

http://eldiariodeunlogistico.blogspot.mx/2011/09/definicion-funcion-y-clases-de-almacen.html

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Referencias

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