INTRODUCCIÓN...6 INICIO DE SESIÓN...7

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I

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INTRODUCCIÓN...6 INICIO DE SESIÓN ...7 MENU PRINCIPAL ...8 MENÚ DE MAESTROS...8 MENÚ DE PRESUPUESTO...8

MENÚ DE PROCESOS DIARIOS...8

MENÚ DE CONSULTAS...8 MENÚ DE REPORTES...8 MENÚ DE CONFIGURA...8 MENÚ DE VENTANA...9 SALIR...9 BARRA DE HERRAMIENTAS ...10 . ...12 MENU MAESTROS ...13 DATOS DE LA COMPAÑÍA...14 PAÍSES...17 ESTADOS...19 CIUDADES...21 IDENTIFICADORES...23 CENTROS DE COSTO...25

MATRIZ DE KONTROL POR PROYECTO...29

VALIDACIONES POR COMPRAS...30

VALIDACIONES POR CONSUMO...31

VALIDACIONES DE CIERRE DE OBRA...33

PUESTOS...34 EMPLEADOS...36 ALMACENES...38 ÁREA...41 ÁREA-CUENTA...42 LAB´S...44 TIPOS DE MOVIMIENTOS...45 MONEDAS...56 TIPO DE CAMBIO...58 EMBARQUE...60 A,B,C A REGIONES...61 REGIONALIZACIÓN DE PRECIOS...62 POR PROVEEDOR INSUMO...63 POR REGIÓN INSUMO PU ...65

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IMPORTACIÓN DE PRECIOS REGIONALIZADOS PU...66

IMPORTACIÓN DE PRECIOS POR PROVEEDOR –REGIÓN...67

RETENCIONES...68 LUGAR DE COMPRA...70 DÍAS DE COMPROMISO...71 MENU DE PRESUPUESTO ...72 ...73 ASIGNACIÓN DE REQUISITORES...74 ASIGNACIÓN DE COMPRADORES...76 ASIGNACIÓN DE INSUMOS...78

SE REPITE EL PROCESO LAS VECES QUE SEA NECESARIO...78

TIPOS DE INSUMO...79

GRUPOS DE INSUMO...81

INSUMOS...83

EXPLOSIÓN DE MATERIALES...85

ADITIVAS Y DEDUCTIVAS...87

ADITIVAS Y DEDUCTIVAS CANTIDAD...89

ADITIVAS Y DEDUCTIVAS PRECIO...91

ESCALATORIA DE PRECIOS...93

AUTORIZACIÓN DE ESCALATORIA DE PRECIOS...95

IMPRESIÓN DE ADITIVA/DEDUCTIVA...96

IMPRESIÓN DE EXPLOSIÓN DE MATERIALES...99

ABC DE PRESUPUESTOS ADMINISTRATIVOS...101

CAPTURA DE PRESUPUESTO...103

CAPTURA DE PRESUPUESTOS ADITIVAS Y DEDUCTIVAS...105

CAPTURA DE PRESUPUESTOS ADITIVAS Y DEDUCTIVAS AUTOMÁTICA...107

PROCESO DE AUTORIZACIÓN DE PRESUPUESTOS...109

REPORTE COMPARATIVO VS PRESUPUESTO...110

REPORTE COMPARATIVO PPTO.ADM.VS COMPRADO...112

REPORTE COMPARATIVO PPTO.ADM.VS COMPRADO ACUMULADO...114

MENU DE PROCESOS DIARIOS ...119

ANTICIPOS...121

ABC Anticipos Proveedor ...121

Reportes Anticipo Proveedor...125

Generación Anticipos Proveedor ...128

Reporte Estado de Cuenta Proveedor...130

REQUISICIONES...132

CUADRO COMPARATIVO...137

GENERACIÓN DE O.C. ...139

ÓRDENES DE COMPRA...143

AUTORIZACIÓN DE ORDEN DE COMPRA...151

ENVIAR EMAIL ORDEN DE COMPRA...153

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AJUSTES /CANCELACIÓN O.C...157

AJUSTES O.C.- TOLERANCIA...160

ENTRADAS DE ALMACÉN...162

TRASPASOS A OTRO C.C. ...165

INSUMOS RECIBIDOS POR ORDEN COMPRA...168

MOVIMIENTOS NOINVENTARIABLES...170

Mantenimiento Remisión ...171

Recepción de Insumos ...174

Recepción Global de Insumos ...177

Consulta Remisión...179

Relación de Modelos CC ...185

Reporte Remisión: ...186

ABC Interface a Contabilidad ...188

Definición de Transferencia Póliza ...191

Proceso de Generación de Póliza ...193

Proceso de Desactualización de Póliza...194

MENU DE CONSULTAS ...195 REQUISICIONES...196 ÓRDENES DE COMPRA...198 ENTREGAS PROGRAMADAS...201 ANÁLISIS DE COMPRAS...203 INSUMOS EXCEDIDOS...205

REQUISICIONES POR COMPRADOR...207

ANÁLISIS CONSOLIDADO PROVEEDOR...209

COMPORTAMIENTO DE PROVEEDORES...211

FLUJOS COMPROMETIDOS...213

ANÁLISIS CONSOLIDADO %C.C. ...222

COMPARATIVO VSPRESUPUESTO...224

COMPARATIVO VS PPTO POR EL TIPO DE INSUMO...226

COMPARATIVO VS PPTO POR GRUPO DE INSUMOS...228

COMPARATIVO VSPPTO POR INSUMO...230

ANÁLISIS DE INSUMOS...232

ANALÍTICO POR ORDEN DE COMPRA...234

MENU DE REPORTES ...236

ESTATUS DE REQUISICIONES...237

CUADRO COMPARATIVO...240

PREFORMA MATERIAL POR RECIBIR...242

RESUMEN DE FLUJOS COMPROMETIDOS...244

REPORTE DE FLUJOS COMPROMETIDOS...246

ÓRDENES DE COMPRA...249

ÓRDENES DE COMPRA POR CONTRATISTA...251

REQUISICIÓN...253

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COMPARATIVO DE PROVEEDORES...259

RELACIÓN DE ORDEN DE COMPRA–FACTURA...262

COMPARATIVO VSPRESUPUESTO...265

PRESUPUESTO VS COMPRADO VS GASTADO...269

PRESUPUESTO VS COMPRADO VS GASTADO POR TIPO...272

CONSECUTIVO DE ÓRDENES DE COMPRA...275

ENTREGAS PROGRAMADAS...278

CONSOLIDADO DE COMPRAS...281

AANÁLISIS DE COMPRAS...284

ANALÍTICO DE COMPRAS POR PROVEEDOR...287

ESTADÍSTICO MENSUAL POR PROVEEDOR...290

ANALÍTICO DE COMPRAS POR INSUMO...294

ESTADÍSTICO DE ÚLTIMOS PRECIOS...297

RELACIÓN DE INSUMOS RECIBIDOS...300

RESUMEN DE COMPRAS...306

REGISTRO DE COMPRAS...309

RELACIÓN DE COMPRAS PENDIENTES POR COMPRADOR...312

EVALUACIÓN DE COMPRADORES ...315

MENU DE CONFIGURA...316

IMPRESORA...317

USUARIOS...318

NIVELES SEGURIDAD...320

RELACIÓN PROG/NIVEL...320

PASSWORD EN PROCESOS...324

ACTUALIZA UNIVERSAL...325

ACTUALIZA UNIVERSAL MULTICOMPAÑÍA...326

LIBERADOR DE INSTANCIAS...330

CONFIGURACIÓN DEL IDENTIFICADOR...331

ARMADO DEL IDENTIFICADOR...332

NIVELES SEGURIDAD POR IDENTIFICADOR DE CC ...333

RELACIÓN IDENTIFICADOR CCNIVEL IDENTIFICADOR POR CC ...334

MENU DE UTILERIAS...336

CAMBIO DE ESTATUS O.C...340

MENU AYUDA...341

MENU DE VENTANA ...342

MENU SALIR...343

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Sistema Integral de Ordenes de Compra Introducción

El módulo de compras se diseñó con el motivo de ser una herramienta computacional con la cual se evitará efectuar manualmente el trabajo tedioso y repetitivo que le ocasiona la elaboración y control de las órdenes de compra y su seguimiento.

Este sistema se encuentra enlazado con los Sistemas de Precios Unitarios, Inventarios, Contabilidad y Proveedores EnKontrol. Con esta comunicación se evitarán dobles y hasta triples capturas, ya que al momento de capturar las requisiciones y órdenes de compra se comparten los catálogos de insumos y proveedores y se actualizan los acumulados para comparar el presupuesto de control Vs lo comprado y así inmediatamente permitir al usuario tomar decisiones.

Es conveniente que el Sistema de Compras sea solamente utilizado por personal relacionado y autorizado del área de compras.

Con este sistema el usuario manejará con oportunidad las requisiciones y órdenes de compras contando así con un amplio rango de confiabilidad.

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Inicio de Sesión

Para iniciar la sesión en el módulo debemos dar doble click en el acceso directo que corresponde al sistema de compras:

Inmediatamente aparecerá la pantalla de acceso del sistema en la cual nos solicitará los datos principales para identificarnos y abrir las bases de datos.

Estos datos son:

• Empresa: El sistema es multicompañía, debemos introducir el número

de la empresa a la que deseamos acceder para que sea abierta la base de datos correspondiente.

• Usuario: Corresponde al número del usuario, el cual debió haber sigo

registrado previamente en el sistema.

• Password: Esta es la clave de acceso configurada por el administrador. Está compuesta por una contraseña (password) confidencial y personal. Al teclearlos correctamente será desplegada la pantalla principal que contiene el menú principal como se muestra a continuación:

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MENU PRINCIPAL

Describiremos brevemente las opciones del menú principal: Menú de Maestros

A través de este menú definimos las tablas de inicio del sistema y le damos mantenimiento a los catálogos que nos facilitan la operación diaria. Tablas como ciudades, países, estados y catálogos como los tipos de movimientos y proveedores son indispensables para iniciar la operación del sistema.

Menú de Presupuesto

A través de este menú definimos las tablas que nos permiten compartir información con el sistema de Precios Unitarios, en él también establecemos el acceso de los diferentes compradores a los centros de costo para establecer responsabilidades de control y seguimiento. Facilita la puesta en marcha de las comparaciones contra el presupuesto de control capturándolo y dándole mantenimiento.

Menú de Procesos Diarios

Este menú nos permite la captura de las requisiciones y órdenes de compra así como sus cancelaciones y modificaciones. También, en caso de no contar con el Sistema de Inventarios EnKontrol, nos facilita la captura de las entradas y traspasos al almacén, permitiendo así darle seguimiento y control a nuestras órdenes de compra.

Menú de Consultas

Nos permite desplegar en pantalla diferentes formatos de nuestros movimientos como son: entregas programadas, insumos excedidos, etc.

Menú de Reportes

De la misma manera que las consultas, nos facilita la visualización de datos, pero la diferencia está en que nos da la opción de enviarlos a la impresora. Menú de Configura

Nos permite definir los niveles de acceso al sistema y las opciones de menú a que se tiene derecho según lo establecido en las funciones operativas. También nos facilita la administración de los usuarios, passwords o contraseñas y sus niveles de acceso para asegurar nuestra información. También nos facilita seleccionar y administrar las características de las impresoras tanto locales como de red, que tengamos disponibles en el sistema.

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Menú de Utilerías

Esta opción nos brinda una utilería gráfica de concurrencia de usuarios, así como un reporte de conexión de los mismos.

Menú de Ayuda

Esta opción solo proporciona información de Copyright así como la versión del sistema.

Menú de Ventana

Nos facilita la configuración en nuestra pantalla de las diferentes ventanas desplegadas simultáneamente durante nuestra operación diaria, de tal manera que podamos administrarlas y visualizarlas de la manera más adecuada.

Salir

Esta opción no es un menú, es la decisión del usuario para cerrar la aplicación y salir totalmente del sistema.

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Barra de Herramientas

Los iconos de la barra de herramientas nos permiten realizar las siguientes actividades:

Configura la Impresora: Seleccionar y configurar las impresoras tanto

locales como de red para utilizarse como dispositivos de salida según convenga en cada momento del proceso diario. Al presionar este botón se despliega el cuadro de diálogo:

Debemos seleccionar la impresora que deseamos y presionar el botón OK. Si necesitamos ajustar la definición de la impresora oprimimos el botón Setup y entramos al menú correspondiente. Si no deseamos hacer cambios oprimimos el botón Cancel.

Salir: Al oprimir este botón el sistema asume que deseamos Salir del Sistema, pero nos envía la ventana de confirmación:

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Si en verdad desea terminar su sesión de trabajo con esta aplicación presione el botón Aceptar, en caso contrario presione el botón Cancelar.

NOTA: En la esquina superior derecha se encuentra el botón marcado con una X. Al presionar este botón la sesión

se termina automáticamente sin confirmar. Tenga precaución al utilizar esta opción ya que puede perder datos que no hayan sido grabados a la base de datos.

Otros iconos que se despliegan en la barra de herramientas durante las sesiones de trabajo en las ventanas de captura son:

Envía a Imprimir el reporte o catálogo seleccionado mostrándonos en la mayoría de las veces una vista preliminar.

Agrega un renglón en blanco que nos permite la introducción de datos para dar de alta un registro en la base de datos, también se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas.

Nos permite Modificar información de un registro grabado previamente en la base de datos. También se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas.

Grabar la información de la ventana activa en la base de datos. Por ejemplo

Al dar de alta el registro para su uso posterior. También se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas.

Cancela la información introducida hasta la última grabación en la base de datos. Regresando a la posición inicial de captura en el cuadro de diálogo. También se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas.

Borra el renglón de la base de datos. Se debe tener cuidado con el uso de este botón ya que puede perder información importante. Cuando el registro en cuestión tiene asociadas otras transacciones en la base de datos, el sistema NO nos permite borrarlo para mantener la consistencia. También se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas.

Busca información en la base de datos mostrándonos los catálogos,

facilitando así la selección de las claves o códigos correctos en los campos de captura de los cuadros de diálogo. Se tiene la opción de las teclas rápidas: F1, CtrlF1 y/o ALT+F1 dependiendo de la opción a la que se ingrese La pantalla mostrada varía de acuerdo al catálogo en cuestión.

Salir o cerrar la última ventana abierta. Este botón nos facilita regresarnos a

la ventana inmediata anterior abierta, cerrando correctamente la ventana actual. En la ejecución de reportes mientras nos muestra la vista preliminar, este botón nos facilita desplazarnos a la página anterior para revisar su

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contenido antes de enviarlo a imprimir. Se encuentra a la derecha del botón

de Siguiente Página.

En la ejecución de reportes este botón nos facilita desplazarnos a la Siguiente

Página para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir.

Este botón nos permite Aumentar el tamaño (Zoom In) de la vista preliminar para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir.

Este botón nos permite Disminuir el tamaño (Zoom Out) de la vista preliminar para revisar su contenido y formato antes de enviarlo a imprimir.

Exportar para mandar el documento a un archivo con formato específico

Cabe destacar que cada vez que se selecciona una opción dentro de cualquiera de los menús, aparece una serie de iconos debajo de la barra de menús y al mismo tiempo un menú adicional en la parte superior izquierda de la ventana denominado

Edición o Reporte, las opciones desplegadas bajo este último menú, corresponden

a cada uno de los iconos presentados, de esta manera el usuario cuenta con dos opciones para realizar una misma operación.

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MENU MAESTROS

Este menú está diseñado para dar de alta todos los datos referentes a la empresa, tales como: Nombre o Datos de la Compañía, Países en los que realizan operaciones, Centros de Costo que utiliza, Puestos y Empleados, Almacenes, Proveedores y Monedas que utiliza en sus operaciones.

Al momento de entrar en algunas de las opciones de este menú, se encenderá un menú adicional llamado Edición que varía según la opción

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Datos de la Compañía

Se despliega una ventana donde aparecen el Nombre de la Compañía, dirección, así como tres campos donde es posible insertar la leyenda para la Orden de Compra, sobre alguna descripción específica o comentario que se desee, mismos que aparecerán impresos en los contra recibos.

La ventana descrita se presenta a continuación:

En esta ventana se encuentran diversos campos que a continuación se explicaran.

• Leyenda de la orden de compra: Corresponde a una leyenda general

que será incluida al ser impresa la orden de compra.

• Leyenda I.V.A.: Representa una leyenda que será incluida al imprimirse

la orden de compra. Dicha leyenda refiere al IVA de la orden de compra.

• Sesión Única por Usuario: Al seleccionarlo esta opción el Sistema

EnKontrol llevará una bitácora de procesos especiales que le permitirá saber lo siguiente:

(15)

I. Hora, Nombre, Sistema, Dirección de red y Nombre del equipo de computo desde donde se realizan cambios y/o modificaciones a pólizas de subsistemas y/o eliminación total de éstas

• Valida Presupuesto Requerido: Al seleccionar esta opción el sistema

comienza hacer la validación del presupuesto desde que se empiezan hacer las requisiciones.

• Captura Precio Traspaso: Si se selecciona esta opción, al realizar los

traspasos, nos permitirá capturar precio sobre los insumos traspasados

• Validar tope de IVA: Si se selecciona esta opción, le estamos indicando

al sistema que el porcentaje de IVA a utilizar para las órdenes de compra será tomado de lo establecido en el campo “Tope de IVA” de esta misma ventana.

• Tope del IVA: En este campo defines el tope del porcentaje de IVA a

utilizar para las órdenes de compra

• Periodo del Tipo de Cambio: Al seleccionar esta opción empiezas a

definir el período en que se actualizara el tipo de cambio. Los períodos son Mensuales, Diarios y Semanales.

• Detecta Tipo de Cambio Vigente: Al seleccionar esta opción cuando

haya vencido el período del T.C. abre una ventana donde te permite capturar el nuevo T.C.

• Concepto Factura Automático en OC: Al seleccionar esta opción

cuando se realice el contra recibo tomará el concepto de factura que se haya capturado al momento de realizar la orden de compra.

• Valida Password Proceso para Autorización de Requisiciones: Al

seleccionar esta opción pide un password de proceso para autorizarlas.

• Valida fecha de entrega: Al seleccionar esta opción el sistema afecta la

ventana de requisición ya que desde allí te permite capturar la fecha de entrega con 7 días posteriores a la fecha de elaboración de la requisición. En caso contrario pide Password.

• Sustituir Universales: Al seleccionar esta opción permite hacer la

sustitución de los catálogos de las Bases de Datos. Debe seleccionarse esta opción en la(s) Base(s) de Dato(s) origen(es) y Destino(s).

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• Tipo Validación Ppto. excedido: Mediante este combo se especifica cómo se realizará la validación cuando se exceda el presupuesto al generar una orden de compra, esta validación puede ser

I. Con una clave o password.

II. Con un aviso. III. Sin validación.

• Obliga Área-Cta.: Al seleccionar esta opción, cuando se capture una

orden de compra, una requisición o se realice un ajuste/cancelación de una orden de compra, será obligatorio especificar un área cuenta.

• Ruta OC para PDF: Nos permite definir el lugar donde serán buscadas

las órdenes de compra cuando éstas deseen enviarse vía correo electrónico.

• Metodo de Envío de E-mail: es el método de envió del Email, si el envía

el correo sale de la PC del usuario se selecciona Outlook, pero si sale de un servidor se selecciona Correo externo (SMTP), abre la siguiente pantalla para configurar la cuenta de correo que se va a usar.

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Países

Al seleccionar la opción Países, el sistema da la posibilidad de registrar los países donde se localizan los proveedores con los cuales tendrá operaciones la empresa, la ventana desplegada en este caso se presenta a continuación:

El procedimiento para dar de alta un nuevo país es el siguiente:

• Agregar: Esto se hace por medio de el icono que aparece en la barra de

herramientas, o por medio del menú Edición, esta misma operación que puede realizarse con las teclas rápidas Alt+A

• País: En este parámetro se debe escribir el nombre del país deseado (15 caracteres como máximo).

• Nacionalidad: En este parámetro se debe escribir el nombre de la

nacionalidad del país que se está registrando (27 caracteres como máximo).

• Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en

forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl+G

• Modificar/Borrar: Si después de grabar un país se quiere modificarlo,

solo hay que seleccionarlo y en el menú Edición elegir la opción Modif./Borrar, ó por medio del las teclas rápidas Alt+M y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas en forma de Lápiz.

(18)

• Borrar: Si el país seleccionado no cuenta con algún registro que haga referencia a él (Ej. estado o ciudad), es posible borrarlo por completo seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B y/o dando un click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

El nuevo país ha quedado grabado .y siguiendo el mismo procedimiento se pueden registrar tantos países como sean necesarios.

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Estados

El sistema da la posibilidad de anexar todos los estados donde se localizan los proveedores con los cuales la empresa tiene operaciones, para poder hacer esto, es necesario haber registrado en la opción anterior el país al cual pertenece el estado deseado.

El procedimiento para registrar nuevos estados es de manera similar al caso anterior:

herramientas, o por medio del menú adicional Edición, esta misma operación que puede realizarse con las teclas rápidas Alt+A

• Estado: En este campo se teclea el nombre del estado deseado (5

caracteres como máximo).

• Descripción Estado según INEGI: En este campo se teclea el nombre

del estado deseado (5 caracteres como máximo)

• País: Menú descendente se selecciona el país al cual pertenece el estado a registrar.

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• Modificar/Borrar: Si después de grabar un estado se quiere modificarlo, solo hay que seleccionarlo y en el menú Edición elegir la opción Modif./Borrar, ó por medio del las teclas rápidas Alt+M y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas en forma de Lápiz.

• Borrar: Si el estado seleccionado no cuenta con algún registro que haga

referencia a él (Ej. ciudad), es posible borrarlo por completo seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B y/o dando un click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

El nuevo estado ha quedado registrado, siguiendo el mismo procedimiento se pueden registrar tantos estados como sean necesarios.

(21)

Ciudades

Seleccionando la opción Ciudades del menú Maestros se desplegará la ventana siguiente:

El procedimiento para dar de alta ciudades es el siguiente:

• Ciudad: En este campo hay que escribir el nombre de la ciudad deseada

(25 caracteres como máximo).

• Estado: Menú descendente donde se selecciona el estado al cual

pertenece la ciudad a registrar.

• Modificar/Borrar: Si después de grabar un ciudad se quiere modificarlo,

• Borrar: Si la ciudad seleccionada no cuenta con algún registro que haga

referencia a él (Ej. estado), es posible borrarlo por completo seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B

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y/o dando un click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

La nueva ciudad ha quedado registrada, siguiendo el mismo procedimiento se pueden registrar tantas ciudades como sean necesarias.

(23)

Identificadores

Un identificador permite agrupar varios centros de costos, con el fin de concentrar información útil en consultas y reportes. Es en esta opción de

Identificadores del menú Maestros donde estos se administran, al entrar se

desplegará la ventana siguiente:

El procedimiento para dar de alta identificadores es el siguiente:

• Identificador: En este campo hay que escribir la clave del identificador.

• Descripción: En este campo capturamos la descripción larga del

identificador.

• Modificar/Borrar: Si después de grabar un identificador se quiere

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opción Modif./Borrar, ó por medio del las teclas rápidas Alt+M y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas en forma de Lápiz.

• Borrar: Si el identificador seleccionado no cuenta con algún registro que

haga referencia a él, es posible borrarlo por completo seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B y/o dando un click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

El nuevo identificador ha quedado registrado, siguiendo el mismo procedimiento se pueden registrar tantos identificadores como sean necesarios.

.

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Centros de Costo

En esta opción el sistema permite registrar todos los centros de costo utilizados por la empresa. A continuación se presenta la ventana desplegada para efectuar su registro:

El procedimiento para agregar nuevos centros de costo es el siguiente:

• Agregar: Se puede agregar un “renglón” con el icono que se encuentra

en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas y otra opción sería desde el menú Edición

• Centro de Costo: Clave correspondiente al centro de costo que se va a

registrar. Es importante señalar que este campo cuenta con tres espacios alfanuméricos; sin embargo, se recomienda utilizar solo números para facilitar su orden y utilización, es necesario llenar los tres espacios del campo. Se puede definir por rangos, por ejemplo Edificación, Urbanización, Administrativos, etc. También se recomienda dejar números libres entre centros de costo para una posible adición posterior de centros de costo del mismo rango.

• Descripción: En este campo se define el “nombre “ del centro de costo al

que se hará referencia con la clave arriba asignada, se permiten máximo 40 posiciones alfanuméricas.

• Descripción Corta: Se escribe una abreviación de la descripción

(máximo de 15 caracteres), misma que aparecerá en la impresión de algunos reportes.

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• Moneda: Tipo de moneda que manejara el Centro de Costo.

• Tipo de IVA: Esta opción afecta el modulo de IVA

I. Por Definir II. Acreditable III. No Acreditable

• Porcentaje de IVA: Se define el porcentaje de IVA para el CC, en caso

de no utilizarlo el sistema lo toma el porcentaje desde la ventana de Datos Compañía

• Validar Tope de IVA: No te permite pasar del IVA definido para el CC o

en caso de no estar definido lo busca en Datos Compañía.

• Porcentaje de IVA: Se define el porcentaje de IVA para el CC, en caso

de no utilizarlo el sistema lo toma el porcentaje desde la ventana de Datos Compañía.

• CC base para Multi CC: Si se tiene habilitado este check se indica que el

Centro de Costo es el base para poder crear órdenes de compra donde en cada partida se le pueda especificar un centro de costo diferente

• Estatus: Es un menú desplegable con cuatro opciones, de las cuales se

debe de seleccionar una de acuerdo a lo siguiente:

I. No Utiliza Presupuesto: Si no es necesario comparar y controlar

las compras que se realizan en ese centro de costo con el presupuesto definido.

II. Valida Presupuesto: Si es necesario comparar las compras con el

presupuesto para que sean autorizadas.

III. Valida Presupuesto Global: Si es necesario comparar y controlar las compras con el presupuesto a nivel global, para que sean autorizadas.

• Presupuesto Global: Este campo se establece el monto

total del presupuesto a aplicar para el CC

IV. Presupuesto Terminado: Si el presupuesto para ese centro de

costo indica que ya no es necesario realizar más compras, se selecciona la opción.

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• Valida Presupuesto Anual: Si se tiene habilitado este check se validará que no se rebase el presupuesto anual de compra para el centro de costos.

Valida presupuesto mensual: Si se tiene habilitado el check

box de Valida Presupuesto Anual, entonces se desplegara este check box, solo se ocupa cuando no se tiene el Presupuesto de Obra, es decir este presupuesto es administrativo.

• Valida por obra: Si se tiene habilitado este check se indica que centro de

costo requerirá la captura de la obra (en el detalle de las partidas) cuando se cree una orden de compra para dicho centro de costo.

• Valida Vigencia: Valida la vigencia del Centro de Costo.

I. No

II. Con Password

A. Fecha inicio de vigencia B. Fecha fin de vigencia III. Sin Password

A. Fecha inicio de vigencia B. Fecha fin de vigencia

• Identificador: Es una clasificación que se le da al centro de costos en cuestión, en base a este se podrán filtrar los centros de costos en las consultas y reportes. El identificador default es el 99-99-99-99.

• Región compras: Mediante este campo se puede especificar si el Centro

de Costos pertenece a una región y así poder manejar listas de precio distintas para cada región.

Los siguientes campos se usan cuando se tienen los sistemas de BI, Programa de Obra o para validaciones de requisiciones y compras por proyecto, salidas de almacén, cuentas para pagos electrónicos a Proveedor, correo electrónico del proveedor, Validación de Pólizas por Clasificador, Actualización de Pólizas por Clasificador, Reporte de Pólizas por Clasificador , Listado de Pólizas por Clasificador, Selección de obra por clasificadores, Escalatoria de Precios, Proyectos, Estructura por Proyecto, Comparativo por Proyecto, Reporte de Avance Proyecto vs Real Promedio, Comparativo Real vs Comprometido, Comparativo por Proyecto por Sector, Evaluación del Comprador.

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• Región: Es la región a que pertenece el Centro de Costos

• Localidad: Es la localidad a que pertenece el C. C.

• Plaza: A que pertenece el Centro de Costos

• Desarrollo: Es el desarrollo a que pertenece el Centro de Costos

• Tipo de Proyecto: Al que pertenece el C.C.

• Proyecto: Es el proyecto a que pertenece el Centro de Costos

• Disponible 1: Campo disponible para uso de clasificador de Centro de

Costos

• Disponible 2: Campo disponible para uso de clasificador de Centro de

Costos

• Disponible 3: Es Campo disponible para uso de clasificador de Centro de

Costos

forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl+G.

El nuevo Centro de Costo ha quedado registrado, siguiendo el mismo procedimiento se pueden registrar tantas Centros de Costos como sean necesarios.

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Validaciones por compras

Esta opción del sistema dependiendo el proyecto seleccionado nos permite definir todos aquellos centros de costo que deseamos que validen sus compras respecto a la explosión de insumos de kontrol del módulo de precios unitarios.

El procedimiento es el siguiente:

• Proyecto: En este campo se establecerá la clave del clasificador que

estemos utilizando, según lo definido en el módulo administrador.

Una vez que se haya definido el clasificador, pulsaremos el icono de procesar, ubicado sobre la barra de herramientas, a fin que sean desplegados todos aquellos centros de costo pertenecientes a dicho criterio

• Valida por obra: Mediante esta opción, le indicaremos los centros de

costo que validarán por obra tanto para requisiciones como para compras, o sea aquellos centros de costo que irán al módulo de precios unitarios a fin de validar el presupuesto vs lo requisitado o comprado.

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Validaciones por consumo

Esta opción del sistema nos permite definir las validaciones de cada centro de costo por obra para la elaboración de salidas de almacén respecto a la explosión de

insumos de kontrol del módulo de precios unitarios. se debe indicar el proyecto y dar click en procesar para que aparezca la información y posteriormente seleccionar de cada Obra la validación deseada en la casilla correspondiente

• Búsqueda por: Nos permite definir la forma en que se utilizarán los

filtros de búsqueda. Sus posibles valores son:

CC: Si esta opción es seleccionada, los valores que podrán capturarse como filtros serán:

• Proyecto: Representa el identificador del centro de costo.

El sistema localizará todos los centros de costo que correspondan al filtro establecido

• CC inicial: De los centros de costo localizados según el clasificador, podrá identificarse el primer centro de costo

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que queremos que aparezca en la pantalla de resultado de la búsqueda

• CC final: De los centros de costo localizados según el

clasificador, podrá identificarse el último centro de costo que queremos que aparezca en la pantalla de resultado de la búsqueda

Obra: Mediante este filtro podremos elegir una obra sobre la que

deseamos establecer la validación

Una vez establecidos los filtros, utilizaremos el icono de procesar, localizado sobre la barra de herramientas. En ese momento aparecerán las obras o centros de costo (dependiendo del filtro utilizado)

• Obra: Si la opción es seleccionada, la validación se llevará a cabo

mediante obra

• Sector: Si la opción es seleccionada, la validación se llevará a cabo

mediante sector

• Frente: Si la opción es seleccionada, la validación se llevará a cabo

mediante frente

• Partida: Si la opción es seleccionada, la validación se llevará a cabo mediante partida

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Validaciones de cierre de obra

Las validaciones para el cierre de algún proceso o cierre de obra parcial se lleva a cabo desde esta ventana en la cual se procesa por proyecto y a cada obra se le puede ir cerrando el proceso correspondiente, tales como: Requisición, Orden de compra, Vales de salida, etc., con lo cual se bloqueará cualquier elaboración del proceso indicado.

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Puestos

Al seleccionar la opción Puestos del menú Maestros se despliega la ventana siguiente:

El procedimiento para el registro de puestos es el siguiente:

en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas ALT+A y otra opción sería desde el menú Edición

• Puesto: En este campo se debe teclear el número que identificará a dicho

puesto, como en el caso de los centros de costo, es recomendable definir los números de puestos por rangos o áreas, como gerencias, jefaturas, etc.

• Descripción: debe escribirse el nombre del puesto, el cual aparecerá en

la impresión de documentos que hagan referencia al mismo.

• Modificar/Borrar: Si después de grabar un puesto se quiere modificarlo,

(35)

• Borrar: Si el puesto seleccionado no cuenta con algún registro que haga referencia a él, es posible borrarlo por completo seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B y/o dando un click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

(36)

Empleados

En esta ventana se permite registrar a todos los empleados involucrados en operaciones de compra y definir su grado de libertad para autorizar requisiciones y su importe. La ventana para el registro de empleados se presenta a continuación:

La ventana cuenta con 2 secciones: Datos generales:

• Empleado: En este campo se introduce el número con el que se desea

identificar al empleado, dicho número debe estar formado con un máximo de siete dígitos.

• Nombre: Se escribe el nombre del empleado.

• Puesto: Se introduce el número del puesto al que se asignará el

empleado, dicho número debió haber sido definido en el registro de puestos. Se tiene una opción de Búsqueda en la base de datos que funciona sencillamente, te posicionas en el campo y le das click en el icono en forma de binoculares que aparece en la barra de herramientas, la

(37)

búsqueda también se hace desde el menú Edición y/o con las tecla rápida F1

• Teléfono: En este campo debe indicarse el número telefónico del

empleado.

• Password: Debe llenarse con una clave de cuatro posiciones

alfanuméricas como máximo, la cual será utilizada para reconocer si ese empleado está facultado para autorizar requisiciones.

• Monto Autoriza: Se introduce el monto total por cada compra que el

empleado tiene derecho a autorizar, siempre que no existan restricciones en este aspecto es recomendable introducir una cantidad muy grande con el fin de no tener obstáculos futuros para las compras. Este campo permite introducir 14 dígitos incluyendo dos decimales.

Almacenes: en esta ventana se le dan los permisos al empleado de los almacenes que puede accesar, dicho número debe estar formado con un máximo de tres dígitos

• Almacén: En este campo se registra el almacén al que puede acceder el

empleado.

• Descripción: Nombre del almacén asignado al empleado.

Pueden agregarse tantos renglones como almacenes deseen asignársele al empleado.

(38)

Almacenes

Antes de hacer el registro de empleados, es necesario dar de alta los almacenes con los que cuenta la empresa, al seleccionar la opción Almacenes se despliega la ventana siguiente:

La ventana cuenta con 2 secciones:

El proceso para dar de alta almacenes es el siguiente: Datos generales:

• Almacén: Es un campo numérico de 3 dígitos, se refiere al número con el

que será identificado el almacén.

• Descripción: Se introduce el nombre mediante el cual se hará referencia

al almacén.

• Validar C.C.: Mediante esta opción se puede determinar la manera en la

que se validara el centro de costos en el almacén, se tienen varias opciones:

(39)

B. Si validar C. Sugiere

• Dirección: Se escribe la calle y colonia en la que se encuentra ubicado el

almacén.

• Responsable: Se escribe el nombre de la persona que estará a cargo del

almacén.

• Teléfono: Se indica el número telefónico del almacén.

• Producto Terminado: Se indica si el almacén es de producto terminado.

• Materia Prima: Se indica si se trata de un almacén de materia prima.

• Habilitar Salidas por: Se indica el tipo de salidas que se van a capturar.

A. Vales B. Consumo C. Chequera

Se repite el proceso cuantas veces sea necesario.

Almacén_CC: en esta ventana se relacionan los centros de costo al almacén que le

corresponda para registrar sus movimientos de entradas y salidas, dicho número debe estar formado con un máximo de tres dígitos.

(40)

En la sección superior se selecciona el almacén y se mueve del lado izquierdo inferior a la derecha él o los centros de costo que pertenecen al almacén.

Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl+G

Se repite el proceso cuantas veces sea necesario

(41)

Área

Para las empresas constructoras de obra civil e industrial son los frentes que utilizan para controlar la obra; para las empresas de vivienda serán las manzanas del proyecto.

El procedimiento para dar de alta una Área es el siguiente:

• Centro de Costo: Es el número que identificará a la obra a la que hará referencia el Área.

• Área: Es el número con el que se identifica el área.

• Descripción: Nombre del área

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Área-Cuenta

En esta opción se deben establecer aquellas entidades dentro del presupuesto de control que permitirán realizar los acumulados de consumos. Estos recibirán las asignaciones a través de las salidas de almacén para comparar los costos de obra reales contra los presupuestados.

en la barra de herramientas, ó con las teclas rápidas ALT+A y otra opción sería desde el menú Edición.

• Centro de Costo: es el número que identificará a la obra a la que hará referencia el Área y la Cuenta.

• Área: Para las empresas constructoras de obra civil e industrial son los frentes que utilizan para controlar la obra; para las empresas de vivienda serán las manzanas del proyecto.

• Cuenta: Para las constructoras de obra civil e industrial, son las partidas

del presupuesto de control; para vivienda serán los lotes de las casas a construir.

(43)

• Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl+G

.

(44)

LAB´s

Significa Libre a Bordo. Al seleccionar la opción LAB´s del menú Maestros el sistema permite definir las diferentes formas de embarque de los insumos, en este caso se despliega la siguiente ventana:

El procedimiento para registrar LAB´s es el siguiente:

• Número: Este campo corresponde al número (máximo tres dígitos) con el

que se quiere identificar al LAB en cuestión.

• Descripción. se refiere al nombre o concepto con el que se identificará dicho LAB.

(45)

Tipos de Movimientos

Los tipos de movimientos son una forma de clasificar la naturaleza de una compra, en el sistema ya están definidos cuatro rangos:

1 –25 Cargos (Facturas)

26 – 50 Cargo Rojo (Notas de Crédito) 51 – 75 Abonos (Pagos)

76 - 99 Abonos Rojos (Cancelación de pagos, rebote de cheques)

Es importante señalar que los tipos de movimientos deben reflejar las operaciones de recepción de documentos de proveedores más repetitivas o de mayor volumen de transacciones. Gracias a los tipos de movimiento, el sistema automatiza la elaboración de pólizas de contabilidad derivadas de la recepción de documentos en el módulo de proveedores.

NOTA En la configuración de los tipos de movimientos debe ser capacitado el personal de contabilidad. El personal de compras y cuentas por pagar es opcional.

Al seleccionar la opción Tipos de Movimientos del menú Maestros se despliega la ventana siguiente:

A continuación se describe el procedimiento para registrar tipos de movimientos:

(46)

• Tipo de Movimiento: En este campo se introduce el número correspondiente al movimiento de acuerdo a los rangos descritos.

• Naturaleza: El sistema automáticamente proporciona el campo. Se

tienen definidos como estándar los tipos de movimiento 24 para Saldos Iniciales y el 51 para Pago de Factura.

• Descripción: En este campo se escribe el nombre o una descripción corta

con la cual se identificará al movimiento en cuestión.

• Referencia: En este campo se permite definir si el tipo de movimiento

validará o no contra una orden de compra.

• TM Bancos: Tipo de Movimiento de Bancos.

• TM Pagos: Es el tipo de movimiento configurado para los pagos.

• I.V.A.: da la posibilidad de elegir que el sistema solicite cantidades

monetarias con el IVA desglosado, para ello se selecciona la opción Sí, por el contrario, si se desean manejar montos totales se selecciona la opción No.

• Afecta Compra: En esta opción se determina si el tipo de movimiento

será considerado o no, para la declaración anual de los 50 principales proveedores que se presenta ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

• Es Factura: En este campo se indica si el movimiento referido implica un

control por medio de factura o no.

• Valida el monto recibido de la O.C.: al: Existen 4 opciones:

I. Recibir Contra-recibido II. Autorizar la Factura III. Generar el pago

IV. Valida remisión

(47)

ABC de Proveedores

El sistema permite crear una lista con la información general de todos los proveedores de la empresa. Para ello se despliega la siguiente ventana

Esta opción cuenta con 6 opciones

El procedimiento para dar de alta un proveedor es el siguiente:

Datos Generales: Es una pestaña donde aparecen varios campos a llenar.

• Proveedor: se refiere al número que se asignará al proveedor; se sugiere

hacer una agrupación por rangos, por ejemplo proveedores de materiales, proveedores de mano de obra, proveedores de servicios.

• Persona Física: Si se tiene habilitado este check, separa la captura del nombre, apellido paterno y apellido materno.

• Filial: Si se tiene habilitado este check, indica si dicho proveedor es o no

filial de otra firma

• Factoraje: Si se tiene habilitado este check, indica que al proveedor se le

(48)

• Nombre: se debe ingresar el nombre del proveedor de acuerdo a su Cédula Fiscal.

• Dirección: En este campo se ingresa la dirección fiscal del proveedor.

• Calle: En este campo se ingresa la calle del proveedor.

• Colonia: En este campo se ingresa la colonia del proveedor.

• Ciudad: Menú descendente y se refiere a la ciudad a la que pertenece el

proveedor y que debe estar ya registrada en la base de datos.

• Delegación o Municipio: En este campo se ingresa la delegación o

Municipio del proveedor.

• Nombre Corto: En este campo se especifica un nombre corto (máximo

veinte caracteres) para identificar al proveedor.

• Tipo de Tercero: Permite catalogar a los proveedores de acuerdo a si es

un proveedor nacional, extranjero, o proveedor global, lo anterior para efectos del I.V.A.

• Tipo de Operación: Permite catalogar a los proveedores de acuerdo al

servicio que proporcionan, lo anterior para efectos del I.V.A.

• Tipo de Proveedor: Permite catalogar a los proveedores para filtrarlos

en futuros reportes.

• Código Postal: En este campo se introduce el código postal del

proveedor.

• RFC: En este campo se introduce el registro federal de contribuyentes del proveedor. Este último dato es importante ya que el sistema lo utiliza para evitar el registro de un proveedor por más de una vez.

• Confir. Pago: Menú descendente y es para seleccionar el medio de la

confirmación del pago al proveedor.

• Nac o Ext.: Se indica si el proveedor es Nacional o Extranjero.

• No. Pyme: Campo informativo en el que se captura numero de Pyme si

es Pequeña y mediana empresa.

• Tipo Soc: El campo Tipo Soc contendrá el tipo de razón social de cada entidad Moral, tal como:

(49)

- S.A.

- S.A. de C.V

- S. de R.L. de C.V. - Etc.

• Estatus General: En este campo se hace referencia al status en el cual

se encuentra el Proveedor

I. Vigente: Proveedor con el cual se esta trabajando actualmente

(ACTIVO).

II. Cancelado: Proveedor con el que no se esta trabajando más y al

seleccionarlo no te permitirá realizar la compra.

III. Habilitado Con Password: Proveedor especial, que se encuentra restringido a los usuarios de compras

• Nacionalidad: En este campo se introduce la nacionalidad del proveedor

para efectos del I.V.A.

Otros Datos En esta pestaña se despliegan una serie de campos para ingresar datos

(50)

• Responsable: En este campo se registra el nombre de la persona con el que se contactará en esa compañía.

• Teléfono 1, Teléfono 2 y Fax: En estos campos se registran los

números correspondientes.

• Lada: En estos campos se registra el número de lada correspondientes a los teléfonos.

• Cuenta Bancaria: En este campo se registra el # de cuenta de

proveedor. Campo Informativo.

• Límite de Crédito: Ene este campo se refiere al monto total acumulado

de compras que proporciona el proveedor, siempre que no existan restricciones se recomienda sea una cantidad muy grande (máximo 17 dígitos). Se recomienda utilizar una cantidad grande, mientras se captura el presupuesto real (por ejemplo: 1´000,000.00).

• Tipo de Movimiento Base: se refiere a la operación más común que se

tiene con ese proveedor en particular.

• Descuento: En este campo se indica el porcentaje de descuento que

otorga el proveedor por cada compra, mismo que no afecta en operaciones del sistema, es simplemente información que se utiliza en el cuadro comparativo de proveedores.

• Condiciones de Pago: Este campo se refiere a los días de plazo para

pagar.

• Moneda: En este campo se define que moneda maneja el proveedor.

• C.U.R.P.: En este campo se graba el CURP del proveedor.

• Beneficiario: se ingresa el nombre del beneficiario para la emisión de

cheques.

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Clasificación: aquí se registran los datos para el pago por factoraje.

• Tipo de Pago: Si se tiene habilitado el Check de Factoraje se activan los

campos para capturar los datos para el pago con factoraje.

• Institución: Es la institución Bancaria en la cual se le acreditará al proveedor el pago de las facturas.

• Cuenta Cheque: Es la cuenta de cheques a la cual se le abonará al

proveedor el pago de las facturas.

• Clave Banco: Clave del Banco donde tiene la cuenta el proveedor

• Plaza Banxico: Numero de plaza del bancos

• Tipo Cuenta: Puede ser TDD, Cheques, Clabe

forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+G

Retenciones Aquí se registran las retenciones que por default se le generarán al proveedor en cada orden de compra que se le registre.

(52)

• Concepto: Es el concepto o nombre con el que se identifica la retención, esta se toma del catálogo de retenciones.

• Porc Ret: Es el porcentaje de retención que se calculará al momento de

generar una orden de compra para este proveedor, para cada concepto.

• Opcional: La retención puede ser eliminada en la orden de compra solo si

la columna Opcional así lo indica. Si NO es opcional, no podrá ser eliminada.

Se repite el procedimiento para agregar más proveedores. Cuenta Depósito

A cada proveedor al cual se le realicen los depósitos (pagos de facturas) vía electrónica se le deberá registrar la cuenta bancaria, estableciendo correctamente los datos para que el depósito sea transparente y correcto.

Las instituciones bancarias de las cuentas de pago de proveedor se deben dar de alta en el catálogo de bancos aún cuando la Compañía no tenga una relación directa con la institución bancaria

(53)

• Clasificador: Menú descendente que muestra las variables que en

determinado momento se pueden configurar para un clasificador en específico.

• Activo: Si se tiene habilitado el Check, está activo el clasificador.

• Consc Dep: En este campo se registra en automático un consecutivo de

las cuentas para depósito.

• Clave: En este campo se registra el clasificador del Centro de Costo.

• Banco: En este campo se registra el banco para el depósito.

• Moneda: En este campo se registra la moneda del banco.

• Tipo Cuenta: Menú descendente que muestra las variables que en

determinado momento se pueden configurar. A. Chequera

B. Plástico C. Transferencia

(54)

• Sucursal: En este campo se registra la sucursal de la cuenta bancaria.

• Dirección Sucursal: En este campo se registra la dirección de la

sucursal bancaria.

• Plaza: En este campo se registra la plaza de la sucursal.

• Clabe: En este campo se registra la clave de la cuenta bancaria.

• Plástico: En este campo se registra el numero del platico si en el campo

Tipo de Cuenta se selecciono Plástico.

• Default: Si se tiene habilitado el Check, está la cuenta como default.

• Activa: Si se tiene habilitado el Check, está activa la cuenta.

Correo Electrónico

En esta ventana se deberán registrar las cuentas de correo electrónico tanto para el aviso de Pago vía Transferencia Electrónica (Pago Batch).

(55)

• Clasificador: Menú descendente que muestra las variables que en

determinado momento se pueden configurar para un clasificador en específico.

• Activo: Si se tiene habilitado el Check, está activo el clasificador.

• Consc Ct: En este campo se registra en automático un consecutivo de las

cuentas para correo electrónico.

• Clave: En este campo se registra el clasificador del Centro de Costo.

• Plaza: En este campo se registra la plaza de la sucursal.

• E-mail@: En este campo se registra la dirección de correo electrónico del

proveedor.

• Orden Compra: En este campo se registra el tipo de correo que se va a

enviar.

A. Orden de Compra B. Pagos Batch

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Monedas

Antes de registrar a los proveedores de la empresa, es necesario elaborar la lista de monedas con las cuales se efectuarán operaciones. Se despliega la ventana siguiente:

El proceso para el registro de monedas es el siguiente:

• Moneda: Este campo es el número (máximo cuatro dígitos) que

identificará a la moneda.

• Descripción: En este campo se escribe el nombre de la moneda.

• Tipo de Cambio: En este campo se introduce la equivalencia en moneda

nacional de alguna moneda extranjera. Se debe tener especial cuidado en actualizar el tipo de cambio, además se recomienda definir al tipo de cambio en moneda nacional como la unidad (1.00) para facilitar la conversión de otras monedas.

(57)

• Id Moneda: Es una clave numérica con la cual se identifica la moneda, por ejemplo: moneda = 1, es moneda nacional; moneda <> 1, se trata de una moneda extranjera.

Se repite el proceso para dar de alta las monedas que sean necesarias.

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Tipo de Cambio

Esta pantalla la utilizamos parta definir el tipo de cambio al que manejamos cada una de las monedas dadas de alta en el menú de Monedas. La ventana que se despliega es la siguiente:

• Moneda: Menú descendente donde seleccionas la moneda extranjera.

•

• Fecha: Es la fecha del tipo de cambio.

• Tipo de Cambio: En este campo se coloca el cantidad que representará

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• Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl+G

En la pantalla aparece la clave del usuario que capturó el tipo de cambio, así como la fecha y la hora de la última modificación.

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Embarque

Mediante esta opción se da alta el lugar donde se va a dejar el material en la obra. La ventana que se despliega es la siguiente:

Para dar de alta el embarque se hace de la siguiente manera:

• Centro de Costo: Se introduce el número del CC al que se realizará el embarque.

• Embarque: En este campo se introduce el # que se le asignará al

embarque.

• Descripción: En este campo se introduce la descripción del embarque.

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A,B,C a Regiones

Mediante esta opción se dan de alta las regiones que se van a utilizar para las columnas de la ventana de la lista de precios; en esta ventana se muestran los centros de costo asignados a cada región. La ventana que se despliega es la siguiente:

Para dar de alta la región se hace de la siguiente manera:

• Descripción: En este campo se introduce la descripción de la región.

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(63)

Por Proveedor Insumo

Mediante esta opción se dan de alta los precios por región por proveedor, Se capturan precios por Proveedor-Insumo-Región, La ventana que se despliega es la siguiente.

Para dar de alta la lista de precios se hace de la siguiente manera:

• Proveedor: Se captura el número de proveedor para la lista de precios.

• Insumo: Es la clave del insumo perteneciente a la lista de precios.

• Fecha vigencia: Identifica la fecha hasta que el precio estará vigente.

• Región: Aparecerá la descripción de la región en columnas, tantas

columnas como regiones se tengan definidas, para cada región se deberá capturar el precio que tendrá en la lista de precios correspondiente.

(64)

Adicionalmente esta ventana cuenta con algunas funciones que a continuación se describen:

• Autorizar lista de precios: Se utiliza mediante un password para

autorizar el uso de la lista de precios, ya que cuando se da de alta o se modifica algún precio se pone con un estatus de no autorizado.

• Filtrar: Mediante este botón se establecen criterios para filtrar la

información en la ventana de la lista de precios. Al oprimir el botón aparece esta ventana:

La información se puede filtrar: A. Por Estatus.

B. Por Rango de Insumo C. Por Nivel

D. Por Proveedor

• Región a imprimir: Mediante esta función se indica la región de la cual

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Por Región Insumo PU

En esta ventana se capturan los precios por insumo-región la cual se llevara a cabo mediante la selección y combinación de Tipos de insumo, Grupos de insumo y Regiones, además de establecer correctamente la vigencia.

Esta captura servirá para poder actualizar en el modulo de Precios Unitarios el ABC de Precios de Insumos.

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Importación de Precios Regionalizados PU

En esta ventana se pueden importar los insumos en base a un archivo de texto, los precios por insumo-región en lugar de la captura.

Para importar la Lista de Precios PU se hace de la siguiente manera:

• Ver Formato Archivo: Con esta opción aparecerá la descripción del

LAYOUT, archivo texto que se va a importar para la lista de precios PU.

• Carga Archivo: Con esta opción se importa el LAYOUT, archivo texto que

contiene la lista de precios PU.

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Importación de Precios por Proveedor –Región

En esta ventana se pueden importar los insumos en base a un archivo de texto los precios por proveedor-insumo-región en lugar de la captura

Para importar Precios por Proveedor-Región se hace de la siguiente manera:

• Ver Formato Archivo: Con esta opción aparecerá la descripción del

LAYOUT, archivo texto que se va a importar para la lista de precios PU.

• Carga Archivo: Con esta opción se importa el LAYOUT, archivo texto que

contiene la lista de precios PU.