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CAPITULO I EL PROBLEMA
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En las últimas décadas las diferentes organizaciones, tanto de los países desarrollados como subdesarrollado, vienen enfrentando diversos y numerosos problemas. La competencia, oferta y demanda son tan fluctuantes que han sido algunos de los inconvenientes más frecuentes a los cuales han hecho frente. Por ello se hace imperante la necesidad de buscar nuevas formas de colocar bienes y servicios dentro de los diferentes mercados. Una de las maneras implementadas por las organizaciones para resolver estas dificultades ha sido el realizar ventas a crédito, con el fin de facilitar la adquisición de dichos bienes y servicios; para así mantener y aumentar los niveles de ingresos.
Esta modalidad de venta denominada crédito, genera una situación sumamente importante para las empresas, la cual consiste en entregar un bien o prestar un servicio otorgando plazos para la cancelación del o de los mismos, permitiéndole al cliente disfrutar de éstos de manera inmediata y pagar posteriormente según lo acordado entre las partes. Naturalmente que este sistema de pago origina por otro lado una situación no menos importante llamada cobranza, que según MONTAÑO (1996, P.76) consiste
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en el proceso administrativo que tiene por objeto y función recuperar el importe de las ventas en la fecha de vencimiento.
Esta situación crediticia genera lo que se conoce como cuentas y efectos por cobrar que Redondo A. (1996, P. 44) define como las partidas constituidas por los créditos a favor de la empresa originados por las ventas, prestación de servicio y demás operaciones normales. Estas cuentas están vinculadas directamente a las cobranzas y son las herramienta empleadas directamente para realizar las mismas en los plazos pautados.
Las organizaciones venezolanas, no son ajenas a esta realidad y en los últimos años han venido experimentando múltiples cambios fundamentalmente negativos, afectando de manera contraproducente sus operaciones, especialmente en el aspecto económico.
Esta situación se ha originado por la severa crisis política, social y económica acaecida en el país. Por lo tanto, existe un bajo poder adquisitivo que incentiva las compras a crédito, no solamente en el intercambio comercial entre detallista y consumidor final; sino que también se refleja en toda la cadena de comercialización, esta forma de adquirir bienes y servicios.
Entonces se hace necesario que las compañías implementen sistemas de financiamiento y cobro de las cuentas pendientes.
Ahora bien, para referirse al crédito y cobranza, es fundamental establecer procedimientos, normas y políticas que van a regir tal sistema, así como también diversos aspectos de primordial interés que influyen directamente en el desarrollo y cumplimiento de objetivos y metas (crédito y cobranza) planteadas por la organización y en general de toda la actividad administrativa.
Entretanto, la empresa objeto de estudio se encarga de producir repuestos y componentes para la industria del envasado, con énfasis en el sector alimenticio. Tiene como misión elaborar productos de la más alta calidad a precios competitivos en el mercado, que satisfagan las necesidades de los clientes y que contribuyan al proceso de sustitución de importaciones y al desarrollo de la industria nacional.
MATUSA C.A. fue constituida única y exclusivamente para atender a empresas POLAR, pero el escenario crítico que presenta Venezuela, sobre todo en el aspecto económico, ha creado la necesidad de expandir las operaciones y aumentar la cartera de clientes.
Desde sus inicios MATUSA, C.A. mantiene solamente relaciones comerciales con empresas POLAR, sin embargo en el último año han incrementado su cartera de cliente entre las cuales se encuentra PDVSA y CEMENTOS CATATUMBO.
Según la Contadora de la empresa MATUSA C.A.; la generación de utilidades no es su razón primordial, ya que esta fue creada para reducir costos a la empresa matriz y no brindar beneficios económicos. La rentabilidad se reduce a cubrir gastos operativos.
De tal forma, se plantea la necesidad de comprobar si los procedimientos de créditos y cobranzas son los más idóneos, así como también las normas, políticas, controles contables, canales de comunicación y demás; realizando entonces una evaluación exhaustiva del actual sistema de crédito y cobranza, para así detectar las posibles fallas o debilidades y sobre todo si se adecua a una cantidad mayor de clientes y naturalmente si cumple con los requerimientos de los mismos.
Esta investigación está dirigida específicamente hacia la evaluación del crédito y de las cuentas por cobrar, en su totalidad, desde el momento en que se realiza la venta hasta el momento en que se cobra, lo cual implica directamente la detección de errores en emisión, plazos, malos cálculos, retrasos, entre otros, todo lo concerniente a la facturación de las cuentas por cobrar.
MATUSA C.A. con la evaluación del sistema de crédito y cobranza espera obtener la suficiente información y conocimiento que disipen la incertidumbre que manifiestan sobre si el sistema que utilizan es el
conveniente, para que puedan implementar las medidas correctivas convenientes de ser necesario y prepararse para la apertura a nuevos mercados y no ser abatidos por la improvisación y ejecución de malos procesos que ocasionarían un fracaso inminente.
2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Por las razones antes expuestas, se formulan las siguientes interrogantes con base en el sistema de crédito y cobranza específicamente de la empresa MATUSA, C.A.
¿Cuáles son los procedimientos establecidos para llevar a cabo el crédito y la cobranza de MATUSA C.A.?
¿Cuáles son las normas de crédito y cobranza de MATUSA C.A.?
¿Cuáles son las políticas de crédito y cobranza de MATUSA C.A.?
¿Cómo es el control contable para el registro de los créditos y cobranza de MATUSA C.A.?
¿Qué tipo de canales de comunicación se utiliza para el procedimiento de cobranza de MATUSA C.A.?
¿Cómo es la rotación de las cuentas relacionadas al crédito y la cobranza para el año 1999 en lo que respecta al 2000 de MATUSA C.A.?
3. OBJETIVOS:
OBJETIVO GENERAL:
“Evaluar el sistema de crédito y cobranza de la empresa MATUSA C.A.”
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Describir los procedimientos establecidos para llevar a cabo el crédito y la cobranza de MATUSA C.A.
Evaluar las normas de crédito y cobranza de MATUSA C.A.
Evaluar las políticas de crédito y cobranza de MATUSA C.A.
Evaluar el control contable para el registro de los créditos y cobranza de MATUSA C. A.
Determinar los canales de comunicación para el procedimiento de cobranza de MATUSA C.A.
Establecer comparación de las cuentas relacionadas al crédito y cobranza para el año 1999 y 2000.
4. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN:
A través de los años, las organizaciones han desarrollado diferentes procedimientos para evaluar las actividades organizacionales, buscando con ello la optimización en la ejecución eficiente de la empresa. Es importante el control y evaluación del sistema de crédito y cobranza, porque las mismas constituirán la mayor fuente de ingreso, debido a que las ventas se realizan la mayoría de las veces o si se quiere en su totalidad a crédito, además se requerirá un proceso contable, financiero y administrativo mucho más confiable, conformando principalmente estos aspectos, la base que otorga importancia a esta investigación.
Por otra parte, los conocimientos en el área de crédito y cobranza, dan pie a un proceso efectivo que sirva de apoyo a la adopción de innovadores sistemas de control, que proyecten resultados positivos evidentes.
La necesidad de realizar la investigación esta dada por la preocupación e inquietud que tiene la gerencia de MATUSA, C.A., de
conocer si su sistema de crédito y cobranza es el más idóneo y sobre todo si se adecua a los requerimientos exigidos por el mercado.
Debido al futuro aumento de la cartera de clientes, la empresa debe estar preparada para lograr llevar exitosamente las nuevas cuentas que se aperturarán con toda seguridad, manteniendo y mejorando todos los procesos que tienen relación directa con las cuentas por cobrar comerciales de la empresa desde el momento que se otorga el crédito y facturación hasta el momento del proceso de gestión de cobro y recepción del dinero.
La investigación busca despejar la incertidumbre manifestada; a través de los resultados se obtiene información y conocimiento de la situación actual que facilitan la toma de medidas correctivas viables por parte de la empresa, modificaciones, mejoras o cambios que sean necesarios para optimizar los procesos.
Por otra parte, los conocimientos en el área de crédito y cobranza, dan pie a un proceso efectivo que sirva de apoyo a la adopción de innovadores sistemas de control, que proyecten resultados positivos evidentes. Cabe destacar que esta investigación abre la posibilidad de ampliar estudios concernientes a la evaluación de procesos, sirviendo de apoyo a futuras investigaciones relacionados con procesos gerenciales.
5. DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
La investigación se realizará en la empresa productora de repuestos y componentes para la industria del envasado MATUSA C.A., ubicada en la Carretera La Cañada (Fondo Planta Polar), Municipio San Francisco, del estado Zulia.
El tiempo de realización de la investigación dos (02) semestres lo cual comprende desde Septiembre de 2000 hasta Julio de 2001.
